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PLAN PARA EL RETIRO DE MATERIAS PRIMAS

COD: PRMP-001 FECHA DE ELABORACION: Mayo 2015 Página 1 de 19

PLAN PARA EL RETIRO DE MATERIAS PRIMAS

ELABORADO POR: DEPARTAMENTO DE LA CALIDAD

REVISADO Y APROBADO POR: LUZ MARY PIÑEROS DIRECTORA DPTO DE CALIDAD MAYO 2015

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TABLA DE CONTENIDO

Pagina INTRODUCCION OBJETIVOS ALCANCE DEFINICIONES 2. EQUIPO RECALL 2.1. RESPONSABILIDADES 3. DESARROLLO DEL PLAN DE RETIRO 3.1. IDENTIFICACION Y CLASIFICACION DEL INCIDENTE 3.1.1. INCIDENTE DE CALIDAD DE LA MATERIA PRIMA 3.1.2 INCIDENTE DE HIGIENE Y/O FITOSANITARIO EN LA MATERIA PRIMA 3.1.3 INCIDENTE DE SEGURIDAD DE LA MATERIA PRIMA 4 PROTOCOLO DE PROCEDIMIENTO DE RETIRO 4.1. RECEPCION DEL RECLAMO 4.2. CONVOCAR EL EQUIPO DESIGNADO PARA EL RETIRO 4.3. EVALUAR EL RIESGO/PELIGRO 4.4. ELEMENTOS DE PROCESO RECALL 4.5. DECISIÓN DE RETIRO 4.6. VERIFICACION DE LA EFECTIVIDAD DE RETIRO. 4.7. DESTINO Y CONTROL DE LAS MATERIAS PRIMAS RECUPERADAS 4.8. CIERRE DEL RETIRO 5. 6.

FLUJOGRAMA PROCESO DEVOLUCIONES ANEXOS

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INTRODUCCION

La creciente oferta por parte de las industrias de alimentos y la competencia por proveer alimentos, concaracterísticas innovadoras y de deleite para el sector consumidor, ha generado la globalización de los mercados cada vez más exigentes y consumidores más informados, el gran desafío al cual se ve enfrentadas las industrias y los gobiernos, hoy día, es a garantizar la calidad e inocuidad de los alimentos comercializados. Para mantener estas garantías, es necesario controlar y gestionarlos diferentes procesos que intervienen en la elaboración de los alimentos con el objeto de prevenir incidentes alimentarios. En este contexto,CONDESHCOL LTDA, dentro de su proceso de gestión de calidad y responsabilidad por asegurar la inocuidad de las materias primas que provee en el sector productor de alimentos, ha creado EL PLAN PARA EL RETIRO DE MATERIAS PRIMAS. Para ello se ha definido previamente roles y responsabilidades dentro de la organización, el objeto, responder de forma rápida, coordinada y correctaante una situación fortuita o eventual Recall. El plan está conformado por un equipo de técnicos y profesionales con capacidad de aportar la información con las características ya mencionadas. Dentro del manejo preventivo, sefortalece el programa de saneamiento básico,se establece el control de registros necesarios para una el seguimiento de trazabilidad se fortalecen las capacitaciones al personal manipulador en temas de B.P.M. y elaboración con el fin minimizar los riegos.

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OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL: Recuperar de forma oportuna y eficaz, materias primas producidas o productos comercializados por la empresa, sin importar el punto al que se hayan sido despachados.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

 Detectar procesos erróneos de elaboración que puedan afectar la inocuidad del producto.  Controlar de forma absoluta los procesos de recepción de materias primas para el control de calidad, inocuidad y alérgeno de las mismas.  Capacitar y sensibilizar a todo el personal que interviene en la cadena de proceso.  Controlar la trazabilidad de los diferentes procesos internos y externos.

ALCANCE

El plan aplica a todas las materias primas procesadas, empacadas, etiquetadas, almacenadas, comercializadas y distribuidas en destino final por CONDESHCOL LTDA.

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1. DEFINICIONES 1.1.RECALL: al retiro de productos considerados como de potencial riesgo para la salud del consumidor y/o cuando presenten faltas en la información del etiquetado, o incumplimiento de la legislación vigente. El objetivo de este procedimiento es proteger la salud y nutrición de la población, garantizado el suministro de productos sanos e inocuos. 1.2. ALIMENTO: toda sustancia o mezcla de sustancias naturales o elaboradas que, ingeridas por el hombre, aporten a su organismo los materiales y la energía necesarios para el desarrollo de sus procesos biológicos. 1.3. ALERGENO ALIMENTARIO: alimento, ingrediente o derivado alimentario que provoque hipersensibilidad alimentaria. 1.4. ALIMENTO ADULTERADO: es aquel que ha experimentado por intervención del hombre, cambios que le modifican sus características o cualidades propias sin que se declaren expresamente en la etiqueta. 1.5. ALIMENTO CONTAMINADO: es aquel que contenga microorganismos, virus, parásitos, sustancias extrañas o deterioradas de origen mineral, orgánico o biológico, sustancias radioactivas o sustancias toxicas en cantidades superiores a las permitidas por la legislación vigente, o que presuman de ser nocivas para la salud, cualquier tipo de suciedad o excrementos, aditivos no autorizados por las normas vigentes o en cantidades superiores a las permitidas. 1.6. ALIMENTO FALCIFICADO: es aquel que se designe, rotule o expenda con nombre o calificativo que no corresponda a su origen, identidad, valor nutritivo o estimulante y cuyo envase o rotulo tenga cualquier diseño o información ambigua, falsa o que pueda incurrir a error respecto a los ingredientes que componen el alimento. 1.7. LISTERIA MONOCYTOGENES: bacteria asociada con los suelos, que puede contaminar alimentos basados en productos tanto animales como vegetales.es una bacteria que se desarrolla intracelularmente y es causante de la Listeriosis patógeno causante de infecciones alimentarias más violentas.

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1.8. ANALISIS DE RIEGO: es el proceso que caracteriza los efectos adversos, evalúa sus probabilidades, determina a sus consecuencias y analiza las formas en que los riesgos en que los riesgos pueden ser mitigados. 1.9. PELIGRO: agente biológico, físico o químico con el potencial de causar un efecto adverso para la salud cuando está presente en el alimento a niveles inaceptables. 2. RETIRO DE ALIMENTOS EN EL MERCADO: es una acción correctiva que realiza la empresa elaboradora de un producto que, a criterio de la autoridad sanitaria, está incumpliendo la norma vigente. 2.1. RIESGO: probabilidad de que un hecho negativo ocurra. 2.2. RECUPERACION DE MERCADO: en ingles se le denomina “Withdrawal” remoción del producto de la distribución cuando este se viola una ley en un nivel técnico menor (no supone riesgo para la salud), o cuando no cumple las especificaciones técnicas o estándares de calidad del productor. No incluye productos que han sido contaminados o adulterados. 2.3. RECUPERACION DEL STOK: la recopilación por parte de una compañía del producto de las instalaciones de sus distribuidores o de las bodegas, el que no ha sido comercializado aún o no ha salido del control directo de la compañía y del que no se ha entregado ninguna parte para su venta o uso. 2.4. CODEX ALIMENTARIUS: la comisión del Codex Alimentarius fue creada por la FAO y la OMS para desarrollar normas alimentarias, reglamentos y otros textos relacionados tales como códigos de prácticas bajo el programa conjunto FAO/OMS de normas alimentarias. El codex Alimentarius o Código Alimentario es el punto de referencia internacional habitual para autoridades sanitarias, responsables, gubernamentales del control de los alimentos. Fabricantes, científicos y defensores de los consumidores. Las materias principales de este programa es la protección de la salud de los consumidores, asegurar unas prácticas de comercio claras y promocionar la coordinación de todas las normas alimentarias acordadas por las organizaciones gubernamentales y no gubernamentales.

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2. EQUIPO RECALL El equipo está conformado por representantes de las siguientes áreas de la empresa: Gestión Administrativa: Representante legal: Camilo Botero Gerente Administrativo: Cesar Luis Morales Figueroa Departamento Gestión de Calidad: Jefe Control de Calidad: Ing., Luz Mary Piñeros Departamento de Contabilidad: Contador: Armando Dimate 2.1. RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO Representante Legal:Como Representante Legal de la Empresa, preside el equipo para dar manejo a los incidentes de seguridad que impacten a la empresa, es el responsable de decidir el retiro de un producto y su destino. Autoriza al gerente para dar la información en entrevista o medios de comunicación. Gerente administrativo: Debe estar familiarizado con todos los procesos de manufactura, coordinador de equipo de retiros, responsable de organizar el análisis del incidente, la logística del retiro de producto y los ensayos de trazabilidad y retiro del producto, es quien se contacta con los clientes, maneja la relación comercial en el proceso del incidente y declara ante los medios de comunicación. Jefe Control de Calidad:Debe ser quien coordine la recuperación de la información asociada a los lotes afectados y elabore el informe que posteriormente entregara, al cliente, el Gerente General. Contador: debe ser quien estime los costos de las opciones que el equipo está discutiendo, establecer los códigos contables con el fin de rastrearlos y manejar el sistema para reembolsar a los clientes si fuera necesario. ELABORADO POR: DEPARTAMENTO DE LA CALIDAD

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3. DESARROLLO DEL PLAN DE RETIRO

3.1. IDENTIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DEL INCIDENTE: 3.1.1. Incidente de calidad de la materia prima: Tipo de reclamo acerca de aspectos de calidad del producto en cuanto a:  Materia prima fuera de norma físico-organoléptica.  Presencia de material vegetal.  Cajas deterioradas o en mal estado, sin afectar al producto en aspectos de seguridad, higiene y legalidad. Este tipo de incidente no afectará a la salud del consumidor. Más no procede a retiro. 3.1.2. Incidente de Higiene y/o Fitosanitario en la materia prima: Estos pueden ser:  Presencia de pelos  Presencia de insectos  Presencia astillas de madera y cualquier tipo de materia extraña Este tipo de incidente puede provocar rechazo por parte del cliente, mas no procede a retiro. 3.1.3 Incidente de Seguridad de la materia prima: Tipo de reclamo por problemas en que se vea afectada la seguridad del consumidor. Este incidente es un reclamo porque provoco daños en la producción del cliente coadyuvando a enfermedad o muerte del consumidor final, y por lo tanto implica una operación rápida para el retiro de la materia prima del mercado a través de los canales establecidos, además de gestionar las acciones pertinentes para evitar que esta materia prima participe en otros procesos que serán para el consumo humano. ELABORADO POR: DEPARTAMENTO DE LA CALIDAD

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Presencia de organismos patógenos Intoxicación por pesticidas o agentes químicos. Daños por ingerir astillas de vidrio Presencia de alérgenos no declarados en etiqueta

4. PROTOCOLO DE PROCEDIMIENTO DE RETIRO

4.1. Recepción del reclamo:  Los reclamos de clientes, ya sean incidentes de calidad, seguridad, higiene y/o legalidad, son recibidos por el gerente, jefe de calidad o cualquier persona que tenga contacto con el cliente.  Los reclamos recibidos son informados al jefe de calidad, gerente general, quienes tendrán que decidir rápidamente la clasificación en reclamos de calidad e higiene o en incidentes de seguridad y legalidad para así canalizarlos para su tratamiento de acuerdo al procedimiento de retiro de la materia prima.  Cualquier persona que reciba un reclamo, debe estar consciente de la clasificación de incidentes dadas en el presente procedimiento, para que así la gestión de los mismos sea lo más rápido y eficaz posible.  Si un trabajador de rango menor se informa sobre un incidente con la materia prima debe informar inmediatamente a su jefe directo.  Una vez se ha recepcionado el reclamo se le debe pedir al afectado que llene el formato de reclamos el cual se debe enviar de inmediato bien sea de forma física o virtual y pedir que sea devuelto lo más pronto.

4.2. Convocar el equipo designado para retiro:  El gerente determinara la necesidad de reunir a todo el equipo Recall para comunicar sobre la incidencia, de esta forma los miembros del equipo deberán hacer los aportes y recopilación de la información necesaria para un retiro rápido. ELABORADO POR: DEPARTAMENTO DE LA CALIDAD

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4.3. Evaluar el riesgo/peligro:  Se debe clasificar el incidente y determinar el alcance del mismo el cual indica hasta qué nivel de la cadena de producción pudo afectar, si es necesario detener la producción de la materia prima sospechosa, si es necesario cancelar despachos etc.

4.4. Elementos del proceso Recall:

 Bitácora de acciones: es importante registrar todas las acciones los tiempos y horas desde cuando se hizo la recepción del incidente, cuando se reunió el equipo, cuando se evaluó el riesgo inicial, cuando se detuvo la producción en caso necesario, cuando y como se le notificó a los proveedores es necesario designar una persona en el equipo para que sea la encargada de registrar todas las acciones en el registro bitácora de acciones.  Lista maestra de números telefónicos: es importante tener los números telefónicos de expertos externos que puedan colaborar con la empresa (abogado, compañía de seguros, apoyo científico de expertos en alimentos, compañía de transporte para recuperar la materia prima, listado de clientes, asesores comerciales entre otros.  Registros: monitoreo, donde se puede hallar la posible falla ejemplo falla en el mantenimiento o calibración del equipo, desviaciones en la línea de proceso, higiene y salud del personal. Los números de lotes y fechas de producción. Facturas guías de despachos, registros de recepción para cualquier materia prima que fue utilizada en la elaboración de la materia prima final.

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4.5. Decisión de retiro: La decisión de retirar la materia prima del mercado o de destino es tomada por el gerente general en contacto con el encargado de recibir la materia prima. El retiro se debe realizar dentro de un plazo máximo de 48 horas. Esta decisión se basa en los siguientes eventos.  Quejas formales e informales de los clientes, las que pueden ser recibidas por distintos medios llamadas telefónicas, correos, e-mail, fax.  Frente a alguna amenaza de contaminación que pudiese producirse dentro o fuera de la empresa.  Producto deficiente que haya sido despachado, el cual pueda conducir a problemas de seguridad de los alimentos.  Errores durante los etiquetados, los que pudiesen causar algún problema de fraude económico.

4.6. Verificación de la efectividad del retiro: El monitoreo del progreso del retiro es responsabilidad del gerente quien asigna una persona del equipo para que realice el seguimiento de retiro, la efectividad de estos retiros se puede verificar contactando a los clientes que fueron notificados y asegurarse que recibió la información y que hayan tomados las medidas adecuadas.

4.7. Destino y control de las materias primas recuperadas: La empresa deberá coordinar la logística de recuperación y determinar según la complejidad del caso y los riegos de contaminación.  Si la devolución es inmediata al momento de su entrega, donde no tuvo contacto con exteriores ni algún tipo de manipulación, se destinara un espacio dentro de la empresa y se identificara como materia prima no conforme, luego se debe registrar y evaluar su disposición. La responsabilidad de esta decisión es de CALIDAD.  Si la materia prima retirada fue almacenada en bodegas externas por un periodo de verificación, se debe hacer una evaluación visual para determinar el estado físico de las mismas. Para el caso se debe asignar un espacio de aislamiento. Para ser sometida a los análisis ELABORADO POR: DEPARTAMENTO DE LA CALIDAD

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microbiológicos correspondientes. Esta evaluación es responsabilidad del laboratorio externo BIOTRENDS, de cumplir con los parámetros de calidad se evaluara su disposición responsabilidad de CALIDAD.  si la materia primaes declarada como crítica se debe almacenar en una bodega externa. Mientras se determina su destino para el caso de intervención de la autoridad sanitaria ella misma resuelve:  La destrucción, de manera tal que no sea utilizada para consumo humano.  Reprocesamiento que asegure su inocuidad y aptitud para consumo humano.  En caso de resultar una materia prima importada, realizar la devolución al país de origen.

4.8. Cierre del retiro: Se debe realizar un informe del retiro, esto incluye las medidas correctivas que se hayan implementadoy los respectivos soportes del proceso. Para el caso de intervención de la autoridad sanitaria se debe enviar el reporte incluyendo el destino que tuvo la materia prima con los respectivos soportes. Dependiendo de la complejidad del caso se tendrá como plazo 7 días para incidentes leves y 30 días para incidentes profundos.

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5. FLUJOGRAMA PROTOCOLO DEVOLUCIONES Inicio Recepción del reclamo

Diligenciamiento del formato

Direccionamiento del reclamo Recepción- evaluación

R. telefónico R. virtual R. voz a voz Formato quejas y devoluciones Comercial Gerencia Calidad Reclamación Devolución: Parcial Recall

Autorización

NO

De la Devolución

SI

Canalización del proceso Seguimiento del proceso de devolución Recepción y verificación de la devolución Disposición del producto

Formato disposición prod. no conforme

Analisis causa efecto Plan de mejora Cierre de la devolución

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Inicio

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6. ANEXOS

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FORMATO DE QUEJAS Y DEVOLUCIONES

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Reclamo Nº_______ Fecha:_________________________ Hora:______ Nombre de la empresa que realiza el reclamo:________________________________ Nombre de la persona que efectúa la reclamación: ______________________________ Cargo:_______________________ Área: _____________ Teléfono:_______________ Razón social de la empresa:___________________________________ Correo electrónico:____________________________________ Nombre de la materia prima afectada:_________________________________________ Información específica del producto: Fecha de compra:______________________ Nº de factura de compra:______________ Lote:___________________ fecha v: _____________________f. prod.______________ DESCRIPCION DEL RECLAMO:

Firma quien hace reclamación

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Sello Empresa

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ANEXO Nº 1 BITACORA DE ACCIONES FRENTE A RECALL

Fecha

Hora

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Acción

En Terminada marcha

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No se hizo

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FICHA INSPECCION DEVOLUCIONES

FECHA RECEPCIÓN DE LA DEVOLUCION:

NUMERO ORDEN DEVOUCION:

MATERIA PRIMA O INSUMO:

CLIENTE:.

CANTIDAD:

NÚMERO DE LOTE:

DESCRIPCIÓN DE LA DEVOLUCION:

PROTOCOLO A SEGUIR:

CRÍTICO:

MAYOR:

MENOR:

SUBCLASIFICACIÓN DEL DEFECTO: CARACTERÍSTICAS SENSORIALES OBJETABLES

DISPOSICIÓN DEL PRODUCTO

FÍSICO

QUÍMICO

RECLAMO:

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BIOLÓGICO

FALLAS EN CONTENIDO NETO O CANTIDAD

RECHAZO:

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OTRO, ¿CÚAL?

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TABLA DE RED DE CONTACTOS

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