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• Briyith trujillo garcia

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P-R-01 Edición: marzo de 2018 PROCESO RECALL

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1. Objetivo Definir las etapas para retirar un producto del mercado de manera rápida y efectiva, cuando se tiene la sospecha o certeza de que viola las leyes alimentarias vigentes o bien que se transgreden los estándares de calidad establecidos por ALIMENTOS PLENOS SAS. 2. Alcance Aplica desde la identificación del problema de inocuidad o calidad, la identificación de su destino, la comunicación, hasta su retiro del mercado. 3. Responsables Se conforma un equipo recall así: Gerente Técnico, Jefe de calidad y Jefe de despacho. El equipo de recall es el encargado de  Establecer pautas de respuesta y acción para los potenciales problemas que pudieran generar una crisis.  Responder a cualquier problema de calidad de producto que pueda requerir su retiro, incluyendo el manejo de toda la información relacionada con el tema, ya sea interna o externa.  Gestionar la comunicación con las autoridades sanitarias, alta gerencia de la empresa y los medios de comunicación.  Dirigir las acciones del recall y/o manejo de crisis cuando ésta ocurre y hasta que la situación se resuelva.  Evaluar la eficacia del plan y proponer las acciones de perfeccionamiento con el fin de prevenir incidentes similares o mejorar la efectividad de ésta si se vuelve a repetir.  Reunirse periódicamente. Los miembros de este equipo se reúnen para discutir el plan, revisarlo, actualizarlo, ponerse al día de los sucesos de la empresa y de la industria relacionada con el recall. 4. Desarrollo ALIMENTOS PLENOS SAS a través de su Auxiliar Administrativo tiene una base de datos de los clientes, la cual se actualiza constantemente. Esta base de datos tiene el nombre del cliente, contacto, teléfono. Las facturas indican los productos despachados a los diferentes clientes y permiten identificar el destino inicial de los productos y de esta manera tomar alguna (s) de las siguientes acciones:

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 Inmovilizar los alimentos implicados para impedir que lleguen al consumidor.  Recuperar efectiva y eficientemente la cantidad total del producto de riesgo del mercado, incluso aquellos que se encuentren en poder de los consumidores  Notificar a todos los interesados del riesgo potencial a la salud (en el tiempo más corto posible). En consecuencia, el inicio y su finalización deberán ejecutarse en el menor tiempo posible con el propósito de minimizar la exposición de los consumidores a los productos que puedan representar un riesgo para la salud. Este procedimiento tiene la explicación de los mecanismos de recall y se pondrán en funcionamiento toda vez que se detecte un problema con algún producto distribuido en el mercado y considerado de riesgo. En consecuencia, si alimentos plenos toma conocimiento o tiene razones para creer que existe un potencial peligro en un producto, deberá adoptar las medidas necesarias para proteger al consumidor. -

Realizar el retiro toda vez que detecte un riesgo Proceder al retiro a requerimiento de la autoridad sanitaria municipal, departamental o nacional dentro del plazo fijado. Responder a la solicitud de informe por parte de la Autoridad Sanitaria en los tiempos establecidos.

Toda decisión de retiro de productos que hayan llegado a la distribución en el mercado, sin importar su motivo, deberá ser notificada a la Autoridad Sanitaria competente.

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4.1.

Procedimiento

El retiro de los productos del mercado contempla las siguientes etapas:

IDENTIFICACIÓN DEL INCIDENTE

EVALUACIÓN DEL RIESGO DECISIÓN DE RETIRO

NO

DOCUMENTAR

SI ESTRATEGIA DEL RETIRO NOTIFICACIÓN DEL RETIRO PROGRESO / MONITOREO FINALIZACIÓN DEL RETIRO INCIDENTE CERRADO

4.1.1. Identificación del incidente: Se puede detectar el problema que afecta la inocuidad del producto y puede venir de:  Denuncias provenientes de:  Consumidores  Organismos gubernamentales y no gubernamentales –ONG Agentes de salud: Médicos (pediatras, toxicólogos, etc.), Médicos Veterinarios, Bioquímicos, etc.  Información de un incidente a nivel internacional donde están involucrados algunos de los productos. Elaborado por: Jefe de Calidad

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Distribuidores Minoristas

 Actuaciones iniciadas por INVIMA o ICA  Un resultado adverso de una muestra oficial INVIMA o ICA– comunicación de la Autoridad sanitaria competente de información o muestras recolectadas en inspecciones de rutina. 4.1.2. Evaluación del riesgo Conocido en incidente el equipo recall recolecta la información pertinente al producto como nombre, número de lote y se procede a realizar una trazabilidad al interior de la empresa y a definir el riesgo, si es significativo se localizan los clientes de acuerdo a la información sobre el número del lote. Clase I: El producto posee defectos que representan un riesgo grave para la salud de los consumidores, con evidencia documentada de muerte o de consecuencias adversas severas en la salud. El producto no deberá consumirse en ningún lugar, deberán recuperarse incluso los que se encuentren en poder de los consumidores. Clase II: Se aplica a aquellos incidentes en los que existe una probabilidad razonable de consecuencias adversas temporales o reversibles en la salud de las personas al consumir el producto. Clase III: El motivo del retiro no representa un riesgo apreciable para la salud de los consumidores, pero sí constituye una infracción. 4.1.3. Decisión del retiro Evaluado el riesgo el equipo de recall procede a tomar la decisión de la retirada de acuerdo a la clasificación del riesgo, si es Clase I, II o III. 4.1.4. Estrategia del retiro Identificados los productos involucrados en el incidente, se procede a realizar la investigación del destino de los productos y equipo recall definen la forma de retirar el producto, valor del transporte, aislamiento del producto y costo de la operación. 4.1.5. Notificación del retiro Una vez identificado el origen del problema, tipo de riesgo y acciones a realizar para la recolección del producto, Gerencia emite un comunicado explicando el accidente ocurrido, para que el proveedor proceda a dar congelamiento de este. Elaborado por: Jefe de Calidad

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Una vez realizada esta comunicación se debe poner en marcha la recolección a la empresa de los productos involucrados para darles el respectivo tratamiento según las decisiones del equipo recall. Si el producto no se puede devolver a la empresa, se autorizará por parte de la Gerencia su incineración en el país de destino, y se generará un certificado que se adjunta al informe del incidente. 4.1.6. Monitoreo Se registra la actividad en el formato. El Jefe de calidad y el Jefe de Despachos realizarán un registro de las actividades realizadas. 4.1.7. Finalización del retiro Una vez el producto haya llegado a la empresa en su totalidad, el Gerente Técnico y el Jefe de Calidad realizan la investigación de los motivos del incidente y generan un informe al comité de recall, adjuntando el respectivo reporte y registros. Sistema de comunicación Se debe comunicar la solución a los consumidores por parte del Jefe de Calidad en un comunicado que indique:  Explicación de los posibles riesgos que llevaron a decisión de retiro del producto.  Opciones de devolución de dinero o cambio del producto, con indicación precisa del procedimiento dispuesto para cada caso.  Teléfono de contacto gratuito.  Hasta cuándo estará disponible el procedimiento para los consumidores.  Referencia a información publicada en el sitio web de la empresa con información en español en que se indique lista de productos sujetos a retiro y demás información relevante.  El producto objeto del retiro voluntario debe estar claramente identificado, mediante el nombre con el cual fue comercializado.  El aviso debe contemplar un formato y una letra de tamaño claro y legible, de manera de asegurar que los consumidores puedan conocer adecuadamente el proceso que se anuncia.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. - NTC-ISO 9001/2008. Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos - NTC-ISO 9000/2005. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.

Elaborado por: Jefe de Calidad

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