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MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal

DA/GA/02-02/ 02

PROCEDIMIENTO RECUPERACiÓN DE FALTANTES POR DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO DEL ALMACÉN

-

MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal

Nombre del Procedimiento:

RECUPERACiÓN

DE FAL TANTES

POR DIFERENCIAS

EN EL INVENTARIO

2 28

De: [ Pag:

j

DEL ALMACÉN DAlGAl024J2/

íNDICE

PAG.

OBJETIVO

3

POlÍTICAS DE OPERACiÓN

5

DESCRIPCiÓN NARRATIVA

10

DIAGRAMADE FLUJO

15

FORMATOS E INSTRUCTIVOS

22

ANEXO

25

LlNEAMIENTOS DE CONTROL DE INVENTARIOS FíSICOS, PARA ACLARACiÓN DE DIFERENCIAS

02

. '

n

MANUAL ADMINISTRATIVO

:

Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal

1..

Nombre del Procedbniento:

RECUPERACiÓN

DE FAL TANTES

POR DIFERENCIAS

EN EL INVENTARIO

~:

3

~

28

DEL ALMACÉN DAlGAl02-02/

OBJETIVO

~

02

MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal Nombre del Procedimiento:

RECUPERACiÓN

DE FAL TANTES

POR DIFERENCIAS

EN EL INVENTARIO

4

[ De: Paq: DEL ALMACÉN

28

j

DAlGAl02-02/02

OBJETIVO

Establecer las actividades que se deberán llevar a cabo para la recuperación de los faltantes detectados en los resultados de los inventarias físicos de los almacenes, con el propósito de mantener un control adecuado y actualizado de los bienes propiedad del Organismo.

.

MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal Nombre del Procedimiento:

RECUPERACiÓN

DE FAL TANTES

POR DIFERENCIAS

EN EL INVENTARIO

De: [ Pag:

5 28

DEL ALMACÉN DAlGAl02-02/

POLíTICAS DE OPERACiÓN

02

mr

MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal

~ ~

~ 28

Nombre del Procedimiento: RECUPERACION DE FALTANTES POR DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO DEL ALMACÉN DAlGAl02-02/02

POlÍTICAS DE OPERACiÓN

·

Para efectos de las presentes Políticas, se entenderá por el titular del Almacén a: El Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes, en el Almacén Central que depende de la Gerencia de Abastecimientos. El Jefe de la Unidad Departamental de Recursos Materiales, en los Almacenes Modulares, que depende de la Gerencia Modular. El Jefe de la Unidad Departamental de Acopio y Custodia de Bienes a Enajenar, en los Centros de Acopio, que dependen de la Gerencia de Comercialización, Enajenación y Licitación de Bienes. El Jefe de la Unidad Departamental de Control de Centros de Reconstrucción, que dependen de la Gerencia de Mantenimiento. El Jefe de la Unidad Departamental de Control de Calidad en el denominado Módulo de Palestina, que depende de la Gerencia de Planeación y Desarrollo Tecnológico.

· El Gerente Modular, el Jefe de la Unidad Departamental de Recursos Materiales, el Jefe de Oficina de Refacciones y Herra.mientas y auxiliares de Almacén serán los responsables de las existencias en los almacenes modulares. ·

·

El titular del Almacén será responsable de aclarar ante la Unidad Departamental de Control de Almacenes, las diferencias sobrantes o faltantes determinadas en los inventarios físicos de refacciones, herramientas y materiales, practicados bajo la coordinación de la Gerencia de Abastecimientos. Invariablemente las diferencias resultantes del inventario practicado en los Almacenes del Organismo, deberán ser aclaradas ante la Contraloría Interna.

·

El titular del Almacén, tendrá un plazo perentorio de 8 días calendario, posteriores a la fecha de la entrega de los Listados de Diferencias, para aclarar las diferencias resultantes de la comparación, entre el recuento físico y los saldos de existencias registradas en el kárdex del sistema de almacenes.

·

Las diferencias faltantes, que no sean plenamente aclaradas por el titular del Almacén, ante la Unidad Departamental de Control de Almacenes, serán turnadas a la Contraloría Interna, para que en el ámbito de su competencia, se dictamine la procedencia del cobro o la restitución física de las refacciones, herramientas y materiales faltantes. En todos los cambios o sustituciones del titular del Almacén, deberá practicarse inventario físico de las existencias a la fecha de la toma de posesión, aplicando para el efecto el procedimiento establecido; asimismo, se instrumentará el acta administrativa para hacer constar los resultados obtenidos y las diferencias que se determinen serán aclaradas por el titular saliente.

MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal

~ ~

1 28

Nombre del Procedimiento: RECUPERACiÓN DE FALTANTES POR DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO DEL ALMACÉN DAlGAl02-02/02

·

El titular del Almacén que deje de ocupar el cargo, deberá aclarar todas las diferencias que correspondan al período de su gestión y que se encuentren pendientes a la fecha de su cambio o sustitución; para tal efecto, su jefe inmediato deberá solicitar de la Gerencia de Abastecimientos, un informe pormenorizado de la situación que guarda el proceso de aclaración y las diferencias pendientes, asimismo, deberá proporcionar al titular saliente, las facilidades necesarias para que se concluya el proceso.

·

La Unidad Departamental de Control de Almacenes, dependiente de la Gerencia de Abastecimientos, será responsable de coordinar las actividades programadas para la toma física de los inventarios en los Almacenes del Organismo y de supervisar la correcta aplicación del procedimiento establecido para el efecto, hasta la determinación de las diferencias o variaciones resultantes.

·

La Contraloría Interna, además de supervisar selectivamente el levantamiento de los inventarios en la red modular y en las áreas de almacén, que dependen de la Dirección de Operación y de la Gerencia de Comercialización, podrá supervisar de manera invariable, todos los recuentos físicos que se practiquen en el Almacén Central.

·

La Unidad Departamental de Control de Almacenes, será el área responsable de procesar la información derivada de los inventarios y de efectuar la comparación ~ntre las existencias físicas y el kárdex del sistema de Almacenes.

·

El titular del Almacén, será responsable único del resultado de la toma física del inventario, que se efectúe en el área a su cargo.

·

Los Directores de Area, Gerentes de Área, Modulares y de Comercialización, deberán abstenerse de promover o autorizar transferencias o cambios de adscripción de los titulares de Almacén, hasta que el proceso de aclaración de diferencias resultantes de inventarios físicos quede concluido.

·

En caso de renuncia Voluntaria o de rescisión de contrato, que regula la relación laboral con el titular del Almacén, los Directores de Área y Gerentes de Área, Modulares y de Comercialización, deberán notificar en forma inmediata a ¡as Gerencias de Abastecimientos y Administración de Personal, los movimientos de baja para los efectos procedentes.

·

La Contraloría Interna, solicitará la comparecencia del titular del Almacén que no haya presentado o concluido, las aclaraciones de las diferencias determinadas en el inventario físico del área bajo su cargo, para el efecto y previo análisis de las circunstancias, determinará lo conducente.

~

MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal

~ ~

~ 28

Nombre del Procedimiento: RECUPERACiÓN DE FALTANTES POR DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO.DEL ALMACÉN DAlGAl02-02/02

·

La Contraloría Interna, establecerá de común acuerdo con el titular del Almacén que no haya aclarado las diferencias faltantes a su cargo, las acciones a seguir para restituir al Organismo, las refacciones faltantes o su importe, según catálogo de precios actualizado a la fecha de este trámite.

·

En caso de que se convenga la restitución en especie de los bienes faltantes, el titular del Almacén responsable, deberá acreditar su entrega al Almacén Central del Organismo con el original de la factura debidamente requisitada y a nombre de Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal, las refacciones herramientas o materiales en reposición, deberán ser nuevas, de la misma especificación técnica, calidad y marca igualo equivalente. (En el supuesto de optar por la restitución de las diferencias faltantes), la Gerencia de Abastecimientos informará a la Dirección Jurídica, Contraloría Interna y a las Gerencias de Contabilidad y de Administración de Personal.

·

La Gerencia de Administración de Personal, en coordinación con la Gerencia de Abastecimientos, será el área responsable de elaborar el convenio respectivo, para la restitución de las diferencias de inventario faltantes, no aclaradas por el titular del Almacén, estableciendo los términos que estipulan las leyes aplicables.

·

En caso de que el titular del Almacén en falta, manifieste su negativa para atender o continuar el proceso de aclaraciones, o no esté de acuerdo en los términos y condiciones propuestos para restituir las diferencias faltantes, la Contraloría Interna formulará el dictamen respectivo y de manera adjunta al expediente integrado al efecto, lo turnará a la Dirección Jurídica.

·

La Dirección Jurídica en el ámbito de sus atribuciones, será responsable de emitir opinión sobre la situación jurídica, del titular del Almacén que no haya aclarado o restituido diferencias de inventario faltantes, con sustento en el expediente y dictamen elaborado por la Contraloría Interna y actuará en consecuencia para dejar a salvo los intereses del Organismo; en caso de presentar denuncia ante las autoridades competentes, deberá informar a las Direcciones de Administración, y de Finanzas el resultado de las gestiones iniciadas, avances y conclusión del proceso.

·

El Titular del Almacén, de la Gerencia de Abastecimientos, deberá verificar que el kárdex del sistema de almacenes, sea debidamente afectado con los movimientos de ajuste derivados del proceso de aclaraciones, correspondiente a las diferencias positivas o negativas identificadas en los inventarios.

MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal

Nombre del Procedbniento:

~ ~

L 28

RECUPERACiÓN DE FALTANTES POR DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO DEL ALMACÉN DAlGAl02-02/02

·

En caso de que el titular del Almacén, responsable de diferencias de inventarios faltantes no aclaradas, efectúe la restitución económica de los bienes, la Gerencia de Tesorería y Recaudación deberá informar lo conducente a la Contraloría Interna, a la Dirección Jurídica y a las Gerencias de Administración de Personal, Contabilidad y de Abastecimientos, para que efectúen los registros y movimientos correspondientes; (en el supuesto de que la recuperación de los bienes faltantes se haya realizado en especie), la Gerencia de Abastecimientos informará lo propio a las Gerencias de Contabilidad y de Administración de Personal y a la Contraloría Interna.

·

Las Gerencias de Administración de Personal, Contabilidad y Abastecimientos, deberán solicitar a la Contraloría Interna o en su caso, a la Dirección Jurídica, informes mensuales sobre el avance de las recuperaciones económicas o en especie, derivadas de los convenios suscritos con los titulares de Almacén; de igual modo, deberán requerir informes periódicos sobre la situación que guardan las diferencias no aclaradas.

·

El Titular del Almacén será responsable de informar oportunamente al Gerente de Área y/o Modular correspondiente, de las anomalías detectadas para los efectos procedentes.

c. JAVIER'A~CHErÁLVAREZ GERENTE DE ABAS~CIMIENTQS

)

MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal Nombre del Procedinúento:

RECUPERACIÓN

DE FAL TANTES

POR DIFERENCIAS

EN EL INVENTARIO

[ De: Pag:

10 28

DEL ALMACÉN DAlGAl02-02/

DESCRIPCiÓN NARRATIVA

~

02

MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal Nombre del Procedimiento:

~q:

~

11 28

~

RECUPERACiÓN DE FALTANTES POR DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO DEL ALMACÉN DAlGAl02-02J02

Unidad Administrativa

Descripción de la Actividad

Tiempo (Días)

UNA VEZ CONCLUIDA LA TOMA FISICA DEL INVENTARIO Y DENTRO DEL PLAZO PERENTORIO DEL MISMO.

GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS (JUD. de Control de Almacenes)

1

Procede a efectuar la conciliación de la toma física del inventario contra el Kárdex electrónico del sistema de almacenes.

4

¿ EXISTEN DIFERENCIAS? NO 2

I Se remite

al fin del procedimiento.

SI

3

Obtiene original y tres copias de " Listado de Diferencias " (valuado a costos promedio) envía original a la Contraloría Interna, 1ra. Copia al Gerente de Área del Almacén correspondiente , 2da. Copia al Gerente de Contabilidad, recaba acuse en 3ra. Copia y archiva.

CONTRALORíA INTERNA

4

Recibe original integra expediente, se remite a la act. 10.

1

GERENTE DE CONTABILIDAD

5

Recibe 2da. Copia del " Listado ", integra expediente, archiva temporalmente y se remite a la actividad 13.

1

GERENCIA DE ÁREA (JUD. de Recursos Materiales)

6

Recibe 1ra. Copia" Listado ", revisa, requisita el formato "Cédula de Trabajo para Aclaraciones", en original y copia, debidamente soportadas con base a los lineamientos para la aclaración de diferencias, envía "Cédula" y documentación soporte original ( Nota de Entrada y Salida, Tarjeta Kárdex Computarizada ) al Gerente de Abastecimientos, recaba acuse en copia y archiva junto con "listado" .

3

GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS (JUD. de Control de Almacenes).

7

Recibe original de la documentación, valida la misma, elabora informe de resultados en original y dos copias que contiene : Valuación de Inventarios, Cuadro Comparativo del mes anterior con el resultado del inventario, valuación del inventario por rotación ( Útil o No Útil ), y Cuadro Resumen de Diferencias.

3

8

Elabora oficio en original y copia informando los resultados de las diferencias de inventario para su dictamen final, envía original del oficio junto con el informe de resultados y la documentación soporte de la aclaración al Contralor Interno, 1ra. copia del oficio al Gerente de Área del almacén correspondiente, recaba acüse en copia del oficio y archiva junto con 2da. copia del informe.

9

Recibe 1ra. Copia del oficio, extrae expediente del inventario, integra el documento. Continúa act. 14.

1

10

Recibe oficio junto con el informe y documentación soporte, revisa el resultado de las aclaraciones y determina.

15

GERENCIA DE ÁREA (JUD. de Control de Almac) CONTRALORíA INTERNA

MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal

Nombre del Procedimiento

De: [ Paq:

12 28

:RECUPERACIÓN DE FALTANTES POR DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO DEL ALMACÉN DAJGAJ02-02f02

Unidad Administrativa

Descripción de la Actividad

Tiempo (Días)

¿ SE JUSTIFICARON? SI CONTRALORfA INTERNA

11

Elabora oficio en original y tres copias, envía original al Gerente de Abastecimientos informando la conclusión del caso, 1ra. Copia al Gerente de Contabilidad, 2da. Copia al Gerente de Área que corresponda el Almacén, recaba acuse en tercera copia y archiva.

GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS (JUD. de Control de Almacenes) GERENTE DE CONTABILIDAD

12

Recibe oficio original, extrae expediente e integra el documento, archiva, fin del procedimiento.

13

Recibe 1ra. Copia, extrae expediente integra el documento, archiva, fin del procedimiento.

1

GERENCIA DE AREA CORRESPONDIENTE

14

1

CONTRALORfA INTERNA

15

Recibe 2da. Copia, extrae expediente integra el documento, archiva, fin del procedimiento. NO Cita al Titular del Almacén.

1

.

3

UNA VEZ QUE SE PRESENTA 16

Imismas. Notifica de las diferencias encontradas para que cubra las ¿ESTA DISPUESTO A CUBRIR EL FALTANTE ? NO

17

DIRECTOR JURfDICO

18

IElabora

Dictamen y oficio en original y copia, envía originales junto con la documentación soporte al Director Jurídico, para que determine la situación jurídica del empleado, con base a los resultados enviados por el Gerente de Abastecimientos; recaba acuse en copias y archiva.

Recibe Dictamen, oficio y documentación soporte, analiza y determina la situación juridico-Iaboral a del empleado, considerando lo que más convenga a los intereses del Organismo, e informa a la Contraloría Interna la situación laboral del Titular del Almacén y/o los resultados o conclusiones de los trámites ante las instancias jurisdiccionales correspondientes; archiva documentos. Continúa en la Actividad 32.

8

SI CONTRALORfA INTERNA

19

Acuerda con el Titular del Almacén la forma de pago ó reposición de los bienes, e informa a la Gerencia de Administración de Personal.

2

GERENCIA DE ADMON DE PERSONAL

20

Recibe informe, elabora convenio con el trabajador.

2

MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal

De: [ Paq:

13 28

~

Nombre del Procedimiento: RECUPERACiÓN DE FALTANTES POR DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO DEL ALMACÉN DNGN02-02J02

Unidad Administrativa

Descripción de la Actividad

Tiempo (Días)

¿ LA REPOSICiÓN ES EÑ ESPECIE O PAGO EN CAJA? EN ESPECIE GERENCIA DE ADMON DE PERSONAL

21

Elabora oficio en original y copia indicando al Gerente de Área y/o Modular, que efectuará la reposición de los bienes en su respectivo almacén, recaba acuse en copia y archiva.

GERENCIA DE ÁREA Y/O MODULAR

22

Recibe oficio, verifica que cumplan con las características señaladas en las políticas de éste procedimiento, elabora la Nota de Entrada correspondiente, archiva junto con oficio.

23

3

IElabora

oficio en original y 2 copias, envía original notificando la restitución del bien al Contralor Interno, 1ra. copia al Gerente de Abastecimientos, acusa de recibo en 2da. Copia y archiva, continúa acto26 .

GERENCIA DE ABASTI;CIMIENTOS (JUD. de Control de Almacenes)

24

Recibe 1ra. Copia del oficio, extrae de su archivo el expediente, toma conocimiento e integra la copia al mismo, archiva temporalmente, continúa Act 28.

1

CONTRALORíA INTERNA

25

Recibe oficio original, toma conocimiento, extrae de su archivo el expediente e integra el documento, archiva temporalmente, continúa Act 27.

1

AL FINALIZAR LA REPOSICiÓN DEL BIEN GERENCIA DE ÁREA Y/O MODULAR ( JUD. de Recursos Materiales)

26

Elabora oficio en original y tres copias, envía original al Contralor Interno indicando que concluyó la reposición del bien, 1ra. Copia al Gerente de Abastecimientos, 2 da. copia al Gerente de Administración de Personal, recaba acuse en 3ra. Copia y archiva.

1

CONTRALORíA INTERNA

27

Recibe oficio, extrae de su archivo expediente e integra, la conclusión del mismo, archiva y se remite al fin del procedimiento.

1

GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS (JUD. de Control de Almacenes)

28

Recibe 1ra. copia, extrae expediente integra, archiva, continúa con la actividad 33.

1

GERENCIA DE ADMON DE PERSONAL

29

Recibe 2da. copia, extrae expediente, integra y archiva.

1

¿ LA REPOSICiÓN ES PAGO EN CAJA? CONTRALORíA INTERNA

30

Indica al Gerente y Titular del Almacén correspondiente, el importe que deberá cubrir -enla caja general del Organismo.

1

. ..

MANUAL ADMINISTRATIVO

.. .

.

Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal

.

Nombre del Procedimiento:

De: [ Paq:

14 28

RECUPERACiÓN DE FALTANTES POR DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO DEL ALMACÉN DAlGA/02-02l02

Unidad Administrativa

Descripción de la Actividad

Tiempo

¿ CADA VEZ QUE SE PRESENTA A PAGAR? GERENCIA DE ÁREA Y/O MODULAR (JUD. de Recursos Materiales)

31

Efectúa el pago por el importe señalado, obtiene recibo de ingresos de la caja en original, fotocopia el mismo y lo entrega a la Contraloría Interna.

1

CONTRALORiA INTERNA

32

Recibe documentación soporte llevado a cabo por la Dirección Jurídica ante las instancias jurisdiccionales correspondientes, hasta su conclusión; y/o fotocopia del comprobante de pago efectuado por el trabajador, extrae de su archivo expediente del caso e integra los documentos.

1

¿ AL CONCLUIR LOS PAGOS ESTABLECIDOS?

GERENTE DE ÁREA Ó MODULAR CORRESPONDIENTE Y GERENTE DE ADMON DE PERSONAL.

33

I Elabora oficio en original y dos copias, envía original al Gerente de Área correspondiente, 1ra. copia al Gerente de Administración de Personal, indicando que concluyó los pagos de conformidad al faltante del inventario; recaba acuse en copia y archiva.

34

Recibe documento, extrae expediente, integra el mismo, dando concluido el caso, archiva definitivamente.

1

MENSUALMENTE GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS Y DE CONTABILIDAD

35

Efectúan conciliaciones.

FIN

4

..

MANUAL ADMINISTRATIVO

'

'O

Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal

De: [ Pag:

15 28

Nombre del Procedimiento: RECUPERACiÓN DE FALTANTES POR DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO DEL ALMACÉN DAlGAl02-02/ 02

DIAGRAMA DE FLUJO

j

MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal

Nombre del Procedbniento:

RECUPERACiÓN

DE FAL TANTES POR DIFERENCIAS

16

Pag: De:

EN EL INVENTARIO

28

DEL ALMACÉN DAlGAl02-02/02

J.U.D. J.U.D.

DE CONTROL DE ALMACENES

DE RECURSOS MATERIALES TITULAR DEL ALMACEN

CONTRALORIA INTERNA

GERENTE DE CONTABILIDAD

6

PROCEDE A EFECTUAR CONCILIAC.DE LA TO MA FIS.CON EL KARDEX ELECTRONICO DE SISTEMA DE ALMACE-

2

RECIBE la.COP LISTADO REVISA,REQUISITA FORMATO "CEDULA DE TRABA JO PARA ACLARACIONES EN ORIG Y COPIA,ENVIA ORG.JUNTO CON DOCUMEN TACION SOPORTE AL GTE DE ABASTECIMIENTOS.

s

4 RECIBE

E

INTEGRA

RECIBE

NES.

9

SE REMITE AL FIN DEL PROCEDo

.

LIST.DIF

éED. T .ACLAR-' NOTA ENTRADA1 NOTA SALIDA-1 .KARDEX.C-1

o

COIIIT

.

PAG.18 ACT. 13

MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal

Nombre del ProcedbnJento:

Pag: De:

17 28

RECUPERACiÓN DE FALTANTES POR DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO DEL ALMACÉN DAlGAl02-02/02

GERENCIADE ABASTECIMIENTOS J.U.D.

DE

CONTROL

DE

ALMACENES

VIENE DE LA PAG.

VIENE

16

PAG.

DE

!8

7 RECIBE ORIG.DE DOCUMENTACION,VALIDA, ELABORA INFORME DE RESULTADOS EN ORIG Y 2 COPIAS

RECIBE OFICIO ORI GINAL EXTRAE EXPE

DIENTE E GRA

CEDULA TRABAJO PARA ACLARA CIONES

INTE

DOCUMENTO.

EXPED.

OFICIO

SE REMITE AL FIN DEL PROCEDIMIENTO.

8

CEDULA TRABAJO PARA ACLARA CIONES

PASA PAG. 18

PASA A LA PAG.16

O

MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal

Nombre del Procedimiento:

RECUPERACiÓN

DE FALTANTES

POR DIFERENCIAS

EN EL INVENTARIO

DEL ALMACÉN

GERENTE DE CONTABILIDAD

INTERNA

CONTRALORIA

18 28

Pag: De:

GERENTE DE AREA CORRESPONDIENTE

16 NOTI F I CA DE LAS DIFER.ENCONTRADAS PARA QUE LAS CUBRA.

13

RECIBE REVISA

14

V

RECIBE 1ra COPIA EXTRAE EXPEDIENTE INTEGRA DOCUMENTO ARCHIVA.

DETERMINA

RECIBE 2da COPIA EXTRAE EXPEDIENTE INTEGRA DOCUMENTO ARCHIVA.

ELABORA OFICIO EN ORIG.Y COPIA, ENVIA ORIG.JUNTO CON DOCUMENTAC.SOPORTE AL DIRECTOR JURIDICO,PARA QUE DETER MINE SITUACION LAB. RECABA ACUSE.

SE-REMITE FIN DEL PROC.

A

SE-REMITE FIN

A

DEL

PROC.

11 ELABORA

Y

TURNA

O

,

---

CITA AL GEREN Y AL TITULAR DEL ALMA11 11 CEN

111 TE

2 3

15

.

.

I

I

MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal

Nombre del Procedimiento:

DIRECTOR

RECUPERACiÓN

JURIDICO

DE FAL TANTES

GERENCIA DE AREA Y/O MODULAR

POR DIFERENCIAS

GERENCIA

Pag: De:

EN EL INVENTARIO

DE

18

DEL ALMACÉN

ADMON

DE PERSONAL Y ABASTECIMIENTOS

CONTRALOR

INTERNO

VIENE

VIENE PAG.

19 28

L

22

20

RECIBE VERIFICA CARACTERISTICAS y ELABORA

RECIBEN INFORME Y PROCEDE A ELABORAR CONVENIO DE LA FORMA DE PAGO.

18 RECIBE OF.DIC.Y DOCUMENTACION SOPORTE ANALIZA,Y DETERMINA SITUACION JURIDICOLABORAL DE EMPLEADO QUE MAS CONVENGA A LOS INTERESES DE LA EMPRESA. INFORMA A CONT.INTERNA AVANCES,SEGUIMIENTO y CONCLUSION.

PAG.18

19 ACUERDA DE PAGO CION DE INFORMA

LA FORMA O REPOSIBIENES E A LA G.A.

DE PERSONAL.

.

23 30 ELABORA Y TURNA 21 ELABORA E INDICA QUE EL TITULAR DEL ALMACEN EFEC. REPOSICION.

INDICA AL GERENTE Y TITULAR DEL ALMACEN CUBRA EL IMPORTE.

PASA PAG.21

2S PASA PAG.21

RECIBE

OFICIO EN ORIG.TOMA CONOCIMIENTO,EXTRAE DE ARCHIVO EXPEDIENTE E INTEGRA DOC. Y ARCHIVA.

PASA PAG.20

MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal

20 28

Pag: De:

Nombre del Procedimiento: RECUPERACiÓN DE FALTANTES POR DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO DEL ALMACÉN DAlGAl02-02/0

GERENTE DE AREA Y/O MODULAR TITULAR DE ALMACEN J.U.D. DE RECURSOS MATERIALES

CONTRALORIA INTERNA

GERENCIA DE AREA Y/O MODULAR GTE.DE ADMINISTRACION DE PERSONAL

GERENTE DE ABASTECIMIENTOS GERENTE DE CONTABILIDAD

9

VIENE PAG.20

VIENE

VIENE

~

PAG.19

1

PAG.

34

35

RECIBE EXTRAE INTEGRA

19

32

31

EFECTUA PAGO OBn ENE COMPROBANTE Y ENTREGA

EFECTUAN CIONES.

RECIBE E INTEGRA

VIENE PAG.16

O O

VIENE PAG.1?

O

lFOTOCOP

~

'''''''--'''''''

AL CON CLUIR LOS TRAMITES EN D.JUR. O PAGOS ACORDA

~ 33 ELABORA OFICIO DE CONCLUSION DE CASO Y ENVIA ORIG.GTE DE AREA Y IRA GAP.

C.JAVIER GERENTE

CONCILIA

VIENE

VIENE

PAG.18

PAG.20

.

MANUAL ADMINISTRATIVO

'

,

..

Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal

.

lIi:

Pag: De:

21 28

Nombre del Procedimiento: RECUPERACiÓN DE FALTANTES POR DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO DEL ALMACÉN

GERENTE DE ABASTECIMIENTOS JUD. DE CONTROL DE ALMACENES

GERENCIA DE AREA Y/O MODULAR

CONTRALORIA

INTERNA

GERENCIA DE ADMINISTRACION

DE

PERSONAL VIENE PAG.19 29

VIENE PAG.19

26 ELABORA OFICIO EN ORIG.Y 3 COPIAS,ENVIA ORIG.AL CONTRALOR IN. INDICANDO LA CONCLUSION DEL DESC y Ira.COPIA AL GTE DE ABAST.2da G.A.P. ACUSA EN 3ra COPo

24 RECIBE E INTEGRA

RECIBE OFICIO,EXTRAE DE ARCHIVO EXPED,INTEGRA OFI CIO, DANDO POR CONCLUIDO EL CASO

OFICIO EXPEDIENTE

2

O O O 2

28 RECIBE Ira.COPIA EXTRAE DE ARCHIVO EXPEDIENTE,IN TEGRA OFICIO Y ARCHIVA.

SE REMITE A LA ACT.33 PAG.21

RECIBE 2da COPIA DE OFICIO, INTEGRA COPIA A EXPEDIENTE Y ARCHIVA.

MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal

De: [ Pag:

22 28

Nombre del Pro('edbnlento: RECUPERACiÓN DE FALTANTES POR DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO DEL ALMACÉN DAlGAl02-02/ 02

FORMATOS

CÉDULA PARA ACLARACION DE DIFERENCIAS EN INVENTARIO. Almacén Modular

GERENTE MODULAR

Fecha

J.U.D. DE RECURSOS MATERIALES DA / GA /13

...-

Hoja_de_

J. DE O. REFACCIONES y HERRAMIENTAS

PROCEDIMIENTO NOMBRE DEl FORM4TO:

OBJETIVO DEl FORMATO:

DAlGAI 06-011 02 CLASIFICACION DA / GA /13

INSTRUCTIVO DE LLENJ\DO CEDULA PARA ACLARACION DE DIFERENCIAS EN INVENTARIO Presentar las diferencias resultantes de

FECHA

PAG.

la toma física del inventario, así como los argumentos para su aclaración.

24 de 28

1 No.

2

I

DICE

I

JUN 12001

DEBE J\NOTJ\RSE

Almacén Modular

Anotar el Número correspondiente a la Gerencia Modular.

IFecha.

Anotar el día, mes y año de elaboración de la Cédula.

3

de

IAnotar el Número consecutivo y total de hojas de que conste la cédula.

4

IFolio.

Número que identifica los bienes objeto de aclaración.

5

IDescripción.

IAnotar denominación y descripción completa de cada artículo.

6

IUnidad de Medida.

IAnotar la unidad de medida con que se maneje el artículo ( pieza, juego, Kilogramo, etc.).

Comparación: 7

Físico.

Anotar la existencia física de bienes a la toma de inventario.

8

Kárdex.

IAnotar la existencia según kárdex a la toma del inventario .

Diferencias: 9

IPositiva.

IAnotar la cantidad de artículos determinados como sobrantes.

10

INegativa.

IAnotar la cantidad de artículos determinados como faltantes.

Debe decir: 11

IFísico.

IAnotar la cantidad correcta de artículos a la toma física de inventario.

12

IKárdex.

IAnotar la cantidad correcta de artículos en kárdex a la toma física del inventario.

13

IAclaraciones.

Anotar los argumentos de aclaración para cada una de las diferencias derivadas de la toma física del inventario.

14

IGerente Modular.

IAnotar nombre y firma del Gerente Modular que autoriza.

14

IJUD. de Recursos Materiales. IAnotar nombre y firma del JUD. de Recursos Materiales.

15

IJefe de Oficina de Refacc. y Herramientas.

Anotar nombre y firma del Jefe de Oficina de Refacciones y Herramientas.

j

MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal

Procedimiento:

RECUPERACiÓN DE FALTANTES POR DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO DEL ALMACÉN

LINEAMIENTOS DE , CONTROL DE INVENTARIOS FISICOS PARA ACLARACIÓN DE DIFERENCIAS

De: ( Pag:

DAlGAl02-02l02

25 28

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LlNEAMIENTOS DE CONTROL DE INVENTARIOS FíSICOS, PARA ACLARACiÓN DE DIFERENCIAS.

Con la finalidad de homologar los criterios para la aclaración de diferencias físico contra kardex emanadas del inventario practicado a los almacenes, de refacciones y herramientas, a continuación presentamos lineamientos y actividades a seguir:

1. Concentración de la información. Una vez terminadas las diferentes etapas de la toma de inventario físico, es conveniente que los resultados obtenidos se concentren en una sola unidad administrativa, para el análisis de la información. Obtener de la información en forma completa y ajustada al programa establecido, permitirá que de la misma emerjan en forma fidedigna los informes de evaluación del programa. Por ello, la Gerencia de Abastecimientos, a través de la Unidad Departamental de Control de Almacenes controlará y analizará la información y vigilará que ésta sea remitida en su totalidad. Lo anterior, tiene como objeto emitir un juicio sobre la situación real de las existencias y de las diferencias de los almacenes. El primer aspecto a considerar es el de determinar las diferencias físicas contra los registros en kardex computarizado, tanto la cantidad de artículos como el importe que representa (costo promedio); para ello es necesario elaborar cédula de resultados cuantitativos y cualitativos que permita contemplar las diferencias por articulo en todas y cada una de las líneas, "Listado de diferencias de refacciones y herramientas". 2. Análisis de diferencias. Una vez procesada la información, se determinará el origen de las diferencias físico contra kardex computarizado, utilizando los mecanismos establecidos en los Lineamientos Generales.

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LlNEAMIENTOS DE CARÁCTER GENERAL:

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Errores de clasificación.

Ejemplo: por error se clasificaron piezas, en el folio correspondiendo_ piezas al folio y piezas del folio . (soporte nota de salida clave 59, nota de entrada clave 11).

).-

Errores de localización (doble ubicación por falta de espacio y/o infraestructura).

Ejemplo:

y a) la diferencia en el folio _se debió a que se tenían_piezas en el estante_ _piezas en el piso no tomando en cuenta en el inventario_piezas. (soporte nota de entrada clave 11). b) por error en el folio _ se contó la cantidad en piezas debiendo ser contadas correctamente en juegos, metros, etc. (soporte nota de entrada clave 11 ó nota de salida clave 59). c) por error en el folio _ se contaron _ piezas de más y/o menos debido a que en la bolsa marcaba_piezas. (soporte nota de entrada clave 11 ó nota de salida clave 59). ).-

Duplicidad de información. Ejemplo: por error se registro_piezas en el folio_con la nota de entrada y/o nota de salida_de fecha_o (soporte nota de entrada y/o nota de salida y tarjeta kardex).

).-

Sustracciones.

Ejemplo: violación de las áreas de almacén el día_del de_piezas (soporte acta administrativa y acta judicial).

).-

folio_por

la cantidad

Rotura o descomposición.

Ejemplo: de acuerdo a la fragilidad o consistencia de los materiales susceptibles de descomposición del folio_por_piezas o litros (soporte dictamen técnico y acta administrativa.

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RED.DETRANSPORTEDE"PASAJEROS DEL DISTRITO FEDERAL .'.IJIRECCIQrsJ PEAPMIr-JISTR.l\CIQN GERENCIADE ABASTECIMIENTOS .

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