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SISTEMAS DE INFORMACION 1EN LAS ORGANIZACIONES

RAUL RUBIANO MORA

Trabajo presentado como primera actividad de la Actividad 3

DIRECTOR JAVIER ORTEGATE BECERRA

UNIVERSIDAD DE SANTANDER – UDES MODULO DE SISTEMAS DE GESTION PARA EDUCACION MEDIADOS POR TIC MAESTRIA EN GESTION DE LA TECNOLOGIA EDUCATIVA VILLAVICENCIO - META 2016

TABLA DE CONTENIDO

Pag. INTRODUCCION

3

SISTEMAS DE INFORMACION

4

CONCLUSIONES

8

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

9

INTRODUCCION

El presente trabajo presenta un informe ejecutivo sobre los sistemas de Gestión de las Instituciones Educativas. En el mismo se hace un informe que contiene las características dadas en el capítulo 3 del LEM y un bosquejo concerniente a la Institución Educativa Instituto Agrícola Guacavía del municipio de Cumaral, departamento del Meta.

Las figuras muestran los procesos propios del Instituto Agrícola Guacavia.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Se define un sistema de información (SI) como “Un conjunto de elementos orientados a administrar datos, procesados y almacenados para su posterior uso con la finalidad de cumplir un objetivo”. Actualmente, los SI son aplicaciones de un determinado software que apoya la ejecución de procesos direccionados a la automatización del flujo de la información.

En una organización se requiere del SI por la necesidad de un intercambio de información permanente entre la organización y el entorno o medio en el cual dicha organización interactúa con otras organizaciones, entidades o comunidades. Dado el alto volumen de información que se requiere procesar, almacenar y/o transmitir se hace necesario de sistemas automatizados que faciliten estos procesos.

Para que sea posible el funcionamiento de un SI se requiere de: -

Personas o funcionarios que manejen dichos sistemas. Los datos o información procesada. Los usos que se les dan a dichos datos los cuales determinan las actividades y técnicas de trabajo. Los recursos informáticos y de comunicación como medios de entrada, salida, procesamiento y almacenamiento de datos (pc, disco duro, memoria usb, impresora, escáner, video beam, tablero digital, dvd) y el software (archivos: documentos, imágenes, video, audio, entre otros).

Las organizaciones, al igual que la IE Instituto Agrícola Guacavía, desarrolla diversos procesos que requieren de Sistemas de Información, muchos de los cuales se encuentran sistematizados y en línea garantizando la consecución y cumplimiento de los objetivos misionales de la Institución:

Procesos de apoyo: programa contable: Proceso que diligencia la información contable desde la disponibilidad presupuestal, Certificado de Disponibilidad Presupuestal p, contratación, Certificado de Registro Presupuestal, orden de pago, control de inventarios, cuentas por pagar, registro de ingresos y de gastos, Recibos de caja, control presupuestal y elaboración de informes contables.

Actividades Estratégicas: Registro de información en el SIMAT, SIGCE, DIAN, Familias en Acción, Icfes, entre otros, son fidelización de clientes y sistemas de tomas de decisiones.

Actividades Claves: Programa Pegasus para la presentación de resultados académicos (boletines periódicos): formato en Excel para el seguimiento de asistencia y registro de notas periódicas de los estudiantes, son el proceso de la Gestión de la producción, automatización industrial, es el resultado de las ventas realizadas.

Los SI son procesos que no se generan en un solo día, ni para un día. Según Pressman, Roger (1999), en su documento ingeniería del Software, un enfoque práctico, el SI es el resultado de una serie de etapas en las cuales interactúa los usuarios del sistema para generar los resultados requeridos del proceso. De modo que plantea varios enfoques para la construcción de varios sisemas de información, a saber:

Procesos Estratégicos:

Revisión por Rector, Coordinador, Administrati vos

Procesos Misionales:

á P i,o lD p ñ B E v u c r d A a m g e y s n íó t b If G

Evaluación, Análisis y mejora del proceso

Planeación estratégica

Gestión de calidad

Enfoque tradicional: Presenta unos pasos de desarrollo del sistema en forma lineal, y sus etapas son: Especificación, Análisis, Diseño, implementación y puesta en marcha. Su desventaja radica en que si hay errores en la etapa de análisis, puede quedar invalidado el trabajo posterior.

Enfoque basado en prototipos: Buscan identificar mejor los requerimientos y funcionalidad de las aplicaciones informáticas, debido a que en un proyecto de software pueden ocurrir fallas en la especificación de requisitos de entrada o salida de la interfaz para el usuario. De esta manera los usuarios del sistema la utilizan para comunicar mejorías en los requerimientos del software buscando que estas sugerencias permitan mejorar su programación.

El Lenguaje Unificado de Modelado (UML): Este sistema es el más conocido y utilizado en la actualidad, liderado por sus desarrolladores Booch, Jacobson & Rumbaugh (2000). Su principal función es colocar en un mismo lenguaje tanto a los usuarios del sistema de información como a los desarrolladores del mismo. Es un lenguaje gráfico para visualizar, especificar, construir y documentar un sistema. Es un estándar para elaborar diagramas de software orientado a objetos, que posteriormente evolucionó para utilizarse en el modelado de procesos organizacionales y empresas.

Las organizaciones educativas, entre ellas la IE Instituto Agrícola Guacavía, son administradores de un conjunto de información académicas que necesitan ser debidamente almacenadas y procesadas con eficacia y eficiencia, entre las cuales se destacan: certificados de notas por periodo y finales de un año lectivo vigente, certificado de notas anuales de todos los años que la institución tenga en ejercicio de su labor. Por lo tanto, es necesario que la I.E de un manejo sistemático a todo este flujo de información manejando actividades estratégicas, claves y de apoyo para cumplir con transparencia, organización, rapidez y eficacia el intercambio de la información que atesora en sus archivos. De la misma manera se hace con los procesos contables para permitir tener un control fiscal.

Sea cual fuere el requerimiento, la meta de consolidación, de automatización y modernización de los sistemas de Información necesita de unos componentes básicos para funcionar: el recurso humano del cual hacen parte las personas encargadas de operar las computadoras (personal administrativo y directivos docentes), los especialistas en sistemas de información que son los que analizan, programan y operan los sistemas de información y los usuarios finales que son los clientes o los miembros de la comunidad educativa que son los que hacen el requerimiento de la información. También es un componente fundamental el

equipo físico en el que se procesa la información: memorias, computadores que cumplen la función de dispositivos de entrada, almacenamiento y dispositivos de salida de la información.

El ministerio de Educación Nacional tiene el compromiso de mejorar y fortalecer los sistemas de información del sector educativo en cada uno de sus niveles, con el propósito de tener estadísticas claras, confiables y oportunas que permitan conocer el estado de la educación y facilite la toma de decisiones. Tener sistemas de información sólidos y confiables contribuye a la transformación y modernización del sector educativo. Entre los programas que dispone el MEN, como sistemas de información que apoyan el mejoramiento educativo con la implementación de programas como el SIGCE, el SIMAT, el Sistema HUMANO, entre otros, que fueron diseñados para recepcionar la información de todas las instituciones educativas del país y tener un control o dominio de la información. A través de estos programas el MEN se mantiene al tanto de cada movimiento, a través de ella realiza los seguimientos y orienta al mejoramiento de los procesos, que de otro modo sería muy demorado y tardaría mucho tiempo en realizar.

CONCLUSIONES

Los sistemas de información son una herramienta muy valiosa y necesaria para la gestión educativa en todas las IE, siendo necesario que todas estén integradas y tengan como prioridad transformar y modernizar los canales requeridos de recepción, desarrollo, análisis y entrega de información para brindar de manera eficiente y eficaz una información verídica, inmediata, correcta y oportuna.

Estos SI facilitan la gestión en las Instituciones Educativas, dando herramientas sistemáticas para el mejoramiento continuo en la prestación del servicio de manera eficiente y eficaz.

Las Instituciones Educativas deben converger todos sus procesos de gestión a la sistematización de su información buscando ser día a día más competitivo en un mundo globalizado, pues su responsabilidad está dada en la necesidad de buscar el mejoramiento continuo, modernización y sistematización; sus procesos para la prestación del servicio educativo ya que trabaja con niños y niñas para la obtención de resultados que en nuestro caso es la de formación y transmisión del conocimiento basados en competencias.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

CV-UDES. Sistemas de Gestión Para Educación, Mediados por Tic. Libro Electrónico Multimedial. Cap 3. Recuperado el 20 de Agosto de 2016. De http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/cap3.html CV-UDES. Sistemas de Getion para Educación, Mediados por TIC. Libro Electrónico Multimedial. Cap. 3. Documentos anexos. Recuperado el 20 de Agosto de 2016. De http://aulavirutal.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/Documentos/Anexos/Cap3/ 2.pdf

Ministerio de Educación Nacional. Sistemas de información. Recuperado 20 de Agosto de 2016, de http://www.mineducación.gov.co/1621/w3-propertyvalue-44150.html

MENDOZA, Eduardo – Godoy, Maria. Prototipo de sistema de información transferible a instituciones de formación docente. Universidad Nacional del Nordeste. Recuperado el 20 de agosto de 2016 de http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/Documentos/Anexos/Cap3/ 1.pdf