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Introducción a los Sistemas de Información en las Organizaciones

Katterin Nayibe Rubiano Quiroga Universidad de Cundinamarca

Nota de Autor

Estudiante especialización en gestión de sistemas de información gerencial semestre 1. Estudiante de contaduría pública en la Universidad de Cundinamarca extensión Ubaté. E-mail: [email protected] – [email protected]

Introducción a los Sistemas de Información en las Organizaciones Teoría de Sistemas

Construya a partir de la revisión de la lectura 1: Teoría de sistemas y del ejemplo de análisis Alfacomputadores una definición de sistema de información.

Para construir una definición acertada de Sistema de información debemos saber primero ¿Qué es un sistema? para lo cual Ramirez citado por Mogollon (2015) señala que un sistema es un “conjunto de elementos dinámicamente relacionados entre sí que realizan una actividad para alcanzar un objetivo, operando sobre entradas y proveyendo salidas procesadas. Se encuentra en un medio ambiente y constituye una totalidad diferente de otra”. A su vez Wiener (1948) citado por acosta (2000) en Mogollon (2015) afirma que los sistemas reales se describen de forma natural como pares de entrada-salida, esto es un sistema, reacciona ante unas entradas o estímulos dando una determinada respuesta que se manifiesta en una serie de salidas. Pero entonces ¿Qué es una entrada y una salida? Ramirez citado por Mogollon (2015) Plantea que una entrada es todo aquello que recibe o importa el sistema de su mundo exterior. Un ejemplo de ello en una compañía serían los materiales que reciben una empresa manufacturera de prendas de vestir, los insumos, telas, botones y accesorios. Y a su vez plantea que una salida es el resultado de la operación o procesamiento de un sistema, permitiendo su exportación al medio exterior; siguiendo con el ejemplo nuestra salida en ese caso sería la prenda terminada y confeccionada lista para ser distribuida. Complementando nuestra definición existe otro factor asociado a nuestro sistema como lo es el entorno en el que se encuentra que en este caso sería la competencia, Así mismo se debe tener en cuenta que el sistema funciona como un todo y para ello la información que se utilice debe

Introducción a los Sistemas de Información en las Organizaciones estar revisada, ordenada y clasificada y de esta forma relevante, actualizada y rápida con el fin de que sea útil para la toma de decisiones, para la implementación de nuevos procesos, para retroalimentar los errores encontrados con el fin de mejorarlos y convertirlos en una ventaja competitiva para la organización.

Tomando como referencia la propuesta realizada Ramírez(2002) en la Lectura I: Teoría de sistemas y las explicaciones de la Lectura II: Introducción a los sistemas de información en las organizaciones, describa los elementos y los componentes que conforman un sistema ejemplificándolos con el caso Alfacomputadores.

De acuerdo a la Lectura No. 2 Introducción a los sistemas de organización los componentes que conforman un sistema son: Tecnologías de la información y la comunicación (TIC)

Hardware. Siendo los dispositivos de entrada y salida serían los equipos computarizados utilizados en las diferentes áreas de empresa Alfacomputadores. Sofware. El software se identifica mediante la utilización del sistema operativo Windows, programas como Word, Excel, facturación, contabilidad.

Talento humano. Usuarios administrativos. Los usuarios administrativos para Alfacomputadores es la gerencia debido a que son los encargados de la toma de decisiones con el fin de generar ventajas competitivas para la empresa. Usuarios del conocimiento. Los usuarios del conocimiento se ven reflejados por el

Introducción a los Sistemas de Información en las Organizaciones departamento de contabilidad siendo los encargados de verificar los precios de compra y venta en la empresa de forma que sean positivos para la rentabilidad de la compañía.

Usuarios operativos. Estos se ven representados en el departamento de pedidos, al ser los encargados de emitir la información requerida al hacer el pedido a los proveedores; además de este se encuentra el departamento financiero quien verifica los precios de compra y realiza los ajustes pertinentes en caso de ser necesario a los precios de venta.

Usuarios de tecnología: En ella se encuentran los creadores de la página web, y su interacción con los clientes por medio de ella cuando realizan un determinado pedido y las mejoras que se deben realizar en ella.

Datos. Bases de datos de información sobre los clientes, el inventario de cantidades existentes en el almacén, informes de ventas realizadas semanalmente, pedido de computadores a proveedores, facturas de compra y venta. Procesos. En los procesos se encuentran los directores del departamento de ventas, pedidos, compras y financiero. Siendo los encargados de cada una de las dependencias de la organización. Según Ramirez citado por Mogollon (2015) los componentes que conforman un sistema son: Elemento. Para la empresa Alfacomputadores un elemento serían los departamentos de ventas, pedidos, compras y el departamento financiero ya que son pequeñas distribuciones de la empresa

Introducción a los Sistemas de Información en las Organizaciones pero todas hacen parte de la misma organización. Relación. De acuerdo a la información de la empresa Alfacomputadores la relación que se presenta en ella se da cuando un departamento transfiere o necesita ayuda de otro para realizar determinadas actividades por lo menos el departamento de pedidos requiere información del almacén para verificar existencias para poder realizar el pedido con el proveedor y finalmente el departamento financiero verifica los precios de compra para así ajustar los precios de venta. Objetivo. El objetivo del sistema de la empresa en análisis es mantener buenos precios para los clientes y así mismo la rentabilidad de la compañía. Entrada. Ramirez citado por Mogollon (2015) Plantea, “que es todo aquello que recibe o importa el sistema de su mundo exterior” para Alfacomputadores las entradas serian, el abastecimiento de la empresa por proveedores externos y la realización de pedidos, la información sobre los clientes y proveedores, los departamentos de la empresa porque estos son subsistemas de ella. Salida. Ramirez citado por Mogollon (2015) manifiesta que, “es el resultado de la operación o procesamiento de un sistema, permitiendo su exportación al medio exterior”, En Alfacomputadores la salida es cuando el pedido está listo y está en manos del transportista quien lo lleva a su lugar de destino ósea el cliente. Ambiente. El ambiente está representado por las fuentes externas del sistema es decir lo que lo rodea

Introducción a los Sistemas de Información en las Organizaciones como la competencia, los impuestos cambiantes en el área en la que se desarrolla la empresa y los factores externos que de una u otra forma afectan positiva o negativamente a la empresa. Totalidad Es el funcionamiento de todo el sistema en conjunto como un todo desde el momento en que el cliente realiza el pedido hasta el momento en el que es recibido por este, y es una interacción conjunta de todos los elementos, componentes y departamentos de la organización con el fin de cumplir objetivos. Realice un gráfico en el cual se represente los tipos de sistemas de información que se evidencian en el caso de Alfacomputadores. Utilice la propuesta presentada por Laudon y Laudon 2012 en la Lectura II: Introducción a los sistemas de información en las organizaciones.

Procesos Estratégicos

Gerencia

• Sistema de informacion gerencial

general Procesos del negocio

Procesos de apoyo

Departamentos administrativos, ventas, pedidos y compras

Departamento financiero

• Sistema decisional

• Sistemas de informacion transaccionales

Diagrama 1. Estructura jerárquica de Alfacomputadores basada en los niveles en una empresa Laudon y Laudon (2012)

Introducción a los Sistemas de Información en las Organizaciones Gerencia general. Procesos estratégicos. Básicamente en la gerencia general la cual esta como principal en la pirámide es en la que se toman la principales decisiones de la compañía; de donde se dirige y hacia dónde va, ejercer cada uno de los proyectos y planes que se hubieran trazado, tomar decisiones en forma de ventajas competitivas. Por lo tanto la información que se proporcione a este nivel debe estar lo suficientemente completa con el fin de que sea útil y las decisiones se tomen de forma acertada, proporcionando la información más relevante de la compañía, mediante proyecciones a corto mediano y largo plazo, incrementar ventas reduciendo costos y aumentando la productividad por medio de la innovación son unos de los procesos estratégicos más importantes. Departamentos Administrativos. Procesos del negocio. En los procesos del negocio se encuentra el departamento de ventas, compras y pedidos. Los cuales son los encargados de la operación del negocio de velar por el cumplimiento y el desarrollo de la misión de la compañía, en ella se encuentra el personal que gestiona la toma de decisiones, evaluar resultados sobre cómo mejorar los procesos implementados de forma que sean positivos para la compañía y se transformen en ventajas competitivas para ella. Departamento financiero. Procesos de apoyo. Los proceso de apoyo son los que como su nombre lo indica apoyan los demás; ayudan a gestionar y cumplir los objetivos de la organización en cumplimiento de la misión de la empresa de forma eficaz y eficiente y así la información que se genere en ella sea lo

Introducción a los Sistemas de Información en las Organizaciones suficientemente importante para que sea útil para la gerencia general, el departamento administrativo, de ventas, pedidos y compras.

Elabore un gráfico que represente la cadena de valor de la empresa Alfacomputadores, de acuerdo a la propuesta de Porter (1985) que se presenta en la Lectura II: Introducción a los sistemas de información en las organizaciones.

Infraestructura V. Agregado Actividades de Apoyo

Recursos humanos Desarrollo de tecnología Adquisiciones

Logística de entrada

Operaciones

Logística de salida

Marketing y ventas V. Agregado

Actividades primarias Diagrama 2. Modelo de la cadena de valor de Alfacomputadores Porter (1985). Actividades primarias. Logística de entrada. En la empresa Alfacomputadores nuestra logística de entrada es la recepción del pedido de computadores por parte del proveedor. Operaciones. En las operaciones se encuentra la información que proporciona el almacén sobre la disponibilidad de equipos. Logística de salida. En el caso de nuestra empresa la logística de salida se da cuando la mercancía se encuentra lista y será distribuida por el transportista.

Introducción a los Sistemas de Información en las Organizaciones Marketing y ventas. Siendo los elementos más importantes de la supervivencia de la empresa y a pesar de que están relacionados directamente no son lo mismo marketing es el encargados de innovar en nuevos productos establecer precios competitivos y promover la compra de este mediante publicidad, y las ventas se encargan de que sean suficientes cumpliendo objetivos. Actividades de apoyo. Adquisiciones. Compra de computadores con el fin de desarrollar el objeto social de la Compañía. Desarrollo de la tecnología. Se encarga de que los flujos de información en la compañía de den de forma acertada tanto externa como internamente. Manejo de recursos humanos. El manejo de los recursos humanos se da por medio del capital humano de la organización. Infraestructura. Se encarga de las necesidades de infraestructura en la empresa, cambios en la entidad el capital humano y la tecnología.

Describa los modelos que encuentra en el caso Alfacomputadores de acuerdo a la clasificación propuesta en la Lectura III: Modelos.

Los modelos en una entidad son fundamentales y de gran ayuda debido a que permiten que la empresa tenga alternativas, contribuyendo a la toma de decisiones y para que la planificación y ejecución de procesos en la compañía se realice de forma proactiva. En Alfacomputadores encontramos tres tipos de modelos los cuales son el modelo grafico debido a que en la información brindada por dicha empresa esta tiene un organigrama, en el cual

Introducción a los Sistemas de Información en las Organizaciones se especifican jerárquicamente los departamentos de la empresa, y también cuenta con una matriz de los datos que se generan en cada departamento. Departamento administrativo Departamento de ventas

Vendedores

Departamento de pedidos Gerencia general

Compras Departamento de compras Almacen

Contabilidad Departamento financiero Facturacion

Diagrama 3. Organigrama Alfacomputadores

El modelo narrativo debido a que toda organización debe tener estipulada una misión y una visión, además de ello maneja un sistema de pedidos, donde interactúa con los clientes por medio de una página web dándole a conocer a los clientes que tipo de servicio se presta en la compañía por medio de un catálogo de productos y facilidad para realizar pedidos desde la comodidad de su hogar. En última instancia el modelo matemático debido a que Alfacomputadores lo utiliza en el área contable o financiera de la compañía por medio de la presentación y revelación del estado de situación financiera en la empresa.

Introducción a los Sistemas de Información en las Organizaciones Identifique y describa las etapas del proceso, que pedro considero en el caso de Alfacomputadores, tomando como referente los elementos expuestos en la Lectura IV: Análisis de sistemas de información.

El tiempo de entrega de los pedidos es de 15 dias

*Conocimiento de la compañia. *El sistema de informacion actual no es agil. *No existe articulacion en las dependencias de la compañia *Verificar mision, vision objetivos

La empresa requiere que se realice una inspeccion al sistema de informacion actual y ver si es eficaz o modificarlo

Entrevista al director del departamento administrativo

Alfacomputadores es una empresa dedicada a vender equipos de computo a precios competitivos. + Por medio de una pagina web se realizan los pedidos. + El pedido queda registrado y se genera la cotizacion y factura electronica para agilizar el pago. +Actualizacion de bases de datos de almacenes para verificar existencias + Crear una base de datos de proveedores de forma que se agilicen los faltantes.

Se realiza un diagrama de flujo de datos -DFD- de nivel 0 en el cual se muestra el SI actual.

Diagrama 4. Etapas del proceso realizadas en Alfacomputadores y verificación del SI y objetivos planteados. Elaboración propia con la información contenida en el documento.

Introducción a los Sistemas de Información en las Organizaciones Referencias Mogollón, L. (2015). Análisis de sistemas de información lectura de estudio 2.

Introducción a los Sistemas de Información en las Organizaciones Referencias de figuras

Diagrama 1. Estructura jerárquica de Alfacomputadores basada en los niveles en una empresa Laudon y Laudon (2012) Fuente: Elaboración propia basada en Mogollón (2015) Mogollón, L. (2015). Análisis de sistemas de información lectura de estudio 2.

Diagrama 2. Modelo de la cadena de valor de Alfacomputadores Porter (1985). Fuente: Elaboración propia basada en Mogollón (2015) Mogollón, L. (2015). Análisis de sistemas de información lectura de estudio 2. Diagrama 3. Organigrama Alfacomputadores Fuente: Elaboración propia basada en Ejemplo de aplicación Alfacomputadores Adriana, (2015). Alfacomputadores Ltda. Ejemplo de aplicación fundamentos de sistemas de información semestre 1. Diagrama 4. Etapas del proceso realizadas en Alfacomputadores y verificación del SI y objetivos planteados. Elaboración propia con la información contenida en el documento. Fuente: Elaboración propia Mogollón, L. (2015). Análisis de sistemas de información lectura de estudio 4.