• Author / Uploaded
• kathia

Citation preview

SISTEMA ORGANIZATIVO DE LA EMPRESA FARMACIAS CHAVEZ

EQUIPO 3 - TURNO MAÑANA MARIA CINTHIA MAMANI QUIROZ KATHIA GARRON SANCHEZ GUADALUPE DELGADILLO ALGARAÑAZ MATERIA DOCENTE

COD.: 8245580 COD.: 8219305 COD.: 7790139

: ORGANIZACIÒN Y SISTEMAS “G” : ING. JULIO CARDOZO SUAREZ SEPTIEMBRE 2019

SISTEMA ORGANIZATIVO DE LA EMPRESA FARMACIA CHAVEZ ÍNDICE GENERAL PROYECTO DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS 1.1

Generalidades 1.1

. Antecedentes............................................................................................................ .

1.2

.

Descripción

del

problema........................................................................................... 1.3

.

Objetivo

General........................................................................................................ 1.4 . Objetivos Específicos................................................................................................. 1.5 . Justificación................................................................................................................ 1.6 . Metodología............................................................................................................... 1.2

Marco Teórico 1.7 . Conceptos de la asignatura debidamente analizados y desglosados......................

2 Diagnóstico Empresarial 2.1 . Diagnóstico del área operativa................................................................................. 2.2 . Diagnóstico del área administrativa........................................................................... 2.3 . Diagnóstico del área comercial.................................................................................. 2.4 . Diagnóstico del área financiera.................................................................................. 2.5 . Diagnóstico del área gerencial................................................................................... 2.6 . Diagnóstico del área de RR.HH................................................................................. 1.3

Organización 2.7 . Formalidad................................................................................................................. 2.8 . Tipo de organización................................................................................................. 2.9 . Departamentalización................................................................................................ 2.10

.

Organigrama.............................................................................................................. 2.11

. Principios de la

organización..................................................................................... 2.11.1 Definición de puestos.........................................................................................

2.11.2 Unidad de mando............................................................................................... 2.11.3 Autoridad-responsabilidad................................................................................. 2.11.4 Direccióncontrol................................................................................................. 3 Manuales........................................................................................................................... 3.1 . Manual de organización............................................................................................. 3.2 . Manual de funciones.................................................................................................. 3.3 . Manual de procedimiento........................................................................................... 3.4 . Reglamento interno.................................................................................................... 3.5 . Manual de seguridad industrial.................................................................................. 3.6 . Manual de manejo ambienta...................................................................................... 3.7 . Manual de bioseguridad, etc..................................................................................... 4 Descripción de los Procesos en forma de diagrama de Flujos o Cursogramas ...... 4.1 . Dirección................................................................................................................... 4.2 . Ventas ..................................................................................................................... 4.3 . Compras................................................................................................................... 4.4 . Cobranzas.................................................................................................................. 4.5 . Operaciones.............................................................................................................. 4.6 . Otros (según la empresa y el rubro) 1.4

Conclusiones y Recomendaciones...............................................................................

Bibliografía............................................................................................................................. Anexos....................................................................................................................................

2

Generalidades

1.1. Antecedentes Cuando la década de los 80’s entraba a su segunda mitad, una profesional joven y muy soñadora dio el paso inicial a un proyecto largamente anhelado en su Portachuelo natal. Era el 26 de enero de 1988 cuando la doctora Ana María Chávez abrió por primera vez Las puertas de la Farmacia Chávez. Un sueño nacía en la Cañoto y Mercado, el sueño de servir a la sociedad, a la comunidad con una farmacia que sea diferente. Una empresa que tenga como objetivo la salud, que no tenga clientes, sino amigos, que sea la más completa y económica del mercado y los cruceños quedamos agradecidos. Convirtiéndose no sólo en una gran farmacia, sino parte de nuestras vidas. Dinámica Pasaron los años y el mundo vivía una nueva era, eran tiempos de transformación, con una dinámica de cambio. La sociedad entera se tornaba en una vorágine de consumo, había más personas y más necesidades… y en Chávez supimos entender el momento y adaptarnos sin perder nuestra esencia, ni el servicio a las personas. Así, en 2006 inicia el proyecto “Cadena de Farmacias Chávez” con una visión de expansión que nos permitiría llevar nuestra energía positiva a cada vez más personas. Una a una, las sucursales de Chávez empezaron a pintar el rostro de Santa Cruz con amarillo y azul. Crecimos en personal, infraestructura, logística, pero sobre todo en alegría por servir cada día mejor a más mujeres, hombres, niños y personas de la tercera edad de nuestra querida sociedad. Servicios Empezamos a desarrollar nuevos productos y servicios como la tarjeta “Sano y Feliz” para beneficiar a personas mayores de 50 años con descuentos en medicamentos, “Aló Chávez” para llevar nuestro servicio hasta la puerta de nuestra gente, o la unidad de

“Ventas corporativas” para trabajar en función a la salud y bienestar del área empresarial, con precios justos para el bolcillo de nuestra gente. Creamos servicios diferentes motivados por nuestro espíritu de compromiso, es así empezamos a brindar estudios de densitometría ósea, atención médica y mediciones de presión gratuitas para los pacientes que así lo necesiten. Crecimiento Nacional Renació el sueño de expandirse a nivel nacional, por lo que en 2008 se inaugura la primer sucursal de farmacias Chávez fuera del departamento de Santa Cruz, inaugurando la sucursal Prado en la ciudad de Cochabamba y desde entonces no dejamos de crecer. En 2014 se inaugura la primer Chávez en Trinidad, proyectando muchas más latitudes para nuestro crecimiento a nivel nacional. Frescos y renovados Porque si bien no cambiamos nuestra esencia, crecimos para estar más cerca de ti, nos adaptamos para estar a tono una vez más de los tiempos que vivimos y sentirnos frescos y renovados para lo que viene. Porque el sueño debe continuar y con salud podemos conseguir todo lo que nos propongamos para el bienestar de nuestro país y nuestra sociedad. Descripción del problema ¿Cómo podemos obtener el control adecuado en el registro de los medicamento y accesorios, ventas, compras, egresos, ingresos, consulta particulares de manera que la necesidad de la institución se reduzca y pueda realizar una atención más eficientes a los clientes? 1.3 Objetivo General Crear Estrategias que permitan mejorar el servicio que brinda la farmacia Chávez logrando posesionarla en la mente de los consumidores y Ser líderes del mercado nacional y en la preferencia del corazón de cada boliviano, con una excelente y responsable gestión comercial y administrativa. 1.4 Objetivos Específicos 

Encontrar alternativas para la captación de clientes para las nuevas sucursales



Proveer crecimiento multiplicativo a nuestro negocio



Diversificación de mercado y ampliación de gama de productos



Sentar liderazgo en los mercados seleccionados

1.5 Justificación Una buena presencia un buen servicio, son clave para alcanzar el éxito empresarial, parte de aquí la necesidad de crear un espacio propio que define o marque la diferencia, en el área comercial, la base de un buen fruto son la base de un buen cimiento utilizados en su crecimiento, el proceso de una institución son las estrategias y acciones ejecutadas mediante el proceso de su desarrollo siendo la imagen parte esencial para lograr dicho crecimiento. Misión Constituirnos en la cadena de farmacias más representativa de la región, con un alto crecimiento en nuestra participación dentro del mercado farmacéutico local mediante la apertura de nuevas sucursales. Diferenciándonos por la rapidez, eficiencia, atención personalizada a nuestros clientes y una excelente gestión administrativa y comercial. Visión Ser una institución líder, reconocida y distinguida en el mundo farmacéutico de toda Bolivia, por proveer grandes facilidades y por el compromiso con la satisfacción de nuestros clientes, logrando así una mejor posición del mercado y poder enfrentar mercados nacionales e internacionales. Valores El logro de nuestros objetivos será dependiente directamente de nuestro compromiso con los valores claves de la vida cotidiana: 

Respeto y Desarrollo Integral de nuestros Colaboradores



Integridad, Moral, Economía y Austeridad



Dedicación y Pasión por Servir al Cliente



Creación de Valor Social

2.1

Metodología

Fuentes de información Secundaria La fuente secundaria se compone por la información bibliográfica analizada y especializada en el tema de estudio, además de utilizar fuentes digitales, entre otras, con el fin de dar realce científico a la investigación. Tipo de investigación

Tipo de investigación es descriptiva dado que inicia con el diagnóstico de la farmacia Chávez.

3

Marco Teórico

2.1 Antecedentes En la empresa no se han desarrollado trabajos de investigación semejantes al tema del presente proyecto, por lo tanto para dar sustentos y poder desarrollar la investigación, se han analizado trabajos por distintos autores. ANALISIS EXTERNO  MICROENTORNO

Para comenzar, se debe tener en cuenta el liderazgo de costos.  En este punto se debe conocer el costo que ofrecen todas las empresas que dan el mismo servicio y ofrecer el precio más competitivo que te sea posible. Esto hace que cualquier empresa pueda cobrar menos por sus servicios y de esta forma atraer a un mayor número de personas.

La diferenciación.  Se debe conseguir que los clientes o las personas que sepan de la empresa tengan un concepto diferente de la misma.  Debe hacerse una diferenciación que atraiga a los clientes casi por completo y que distinga la empresa de cualquier otra del mercado. El enfoque del negocio.  Se debe tener en cuenta cuales son las bases de la empresa, ya que se debe enfocar toda la energía en la venta de un solo producto en vez de intentar vender varios. , es decir ofrecen productos o servicios en un mercado no saturados, ya que es menos probable tener éxito si se vende algo que todos venden. La responsabilidad. Esto quiere decir que todos los puntos de cada área de trabajo saben perfectamente qué deben hacer y cómo manejar cualquier tipo de problema.  Se deben expresar claramente las estrategias y los logros que se quieren conseguir en cada una de las áreas. Los recursos. En este punto se deben conocer los materiales y los recursos que se van a usar para cada cosa.  Una vez que se acabe este proceso, es muy común que algunas áreas se quedan con recursos insuficientes. La colaboración entre las áreas. Este es otro de los puntos importantes para la estrategia. Requiere mantener una comunicación abierta y constante entre todas las partes de la empresa, para que todos puedan saber lo que están haciendo otras áreas. Esto puede hacer que todos entreguen lo que se espera de ellos de una manera más eficaz. LAS CINCO FUERZAS PORTER  Nos hablan de cómo usar la estrategia competitiva y además determinan la rentabilidad que se pueden tener en el mercado a largo plazo.   Las primeras 4 de estas fuerzas van combinadas con otras cuestiones antes nombradas y que dan origen a la quinta. Amenaza de la entrada de los nuevos competidores. Es una de las fuerzas más famosas y que se usa en la industria para detectar empresas con las mismas características económicas o con productos similares en el mercado. Este tipo de amenazas puedes depender de las barreras de entrada. Hay 6 tipos de barreras diferentes: la economía de escalas, la diferenciación, el requerimiento de capital, el acceso a canales de distribución o las ventajas de los costos independientes. Poder de negociación de los proveedores. Proporciona a los proveedores de la empresa, las herramientas necesarias para poder alcanzar un objetivo.

Poder de negociación de los compradores. Cuando los clientes cuentan con un producto que tiene varios sustitutos en el mercado o que puede llegar a tener un costo más alto que otros productos si tu producto llega a tener un costo más alto que otros similares en el mercado.   Amenaza en tus ingresos por productos sustitutos. Una empresa comienza a tener serios problemas cuando los sustitutos de los productos comienzan a ser reales, eficaces y más baratos que el que vende la empresa inicial.  Esto hace que dicha empresa tenga que bajar su precio, lo que lleva una reducción de ingresos en la empresa. – la barrera de uno puede ser una oportunidad para otro- : 

La economía de escalas. Los volúmenes altos en las empresas permiten que los costos se reduzcan, lo que ofrece la posibilidad de volver a ser competitivos en el mercado.



La diferenciación de productos. Si se es capaz de posicionar el producto claramente en el mercado ofreciendo algo diferente se puede revalorizar ante los ojos de los compradores, buscando tu producto al vero de mejor calidad y buscar una mejor calidad en sus productos.



Las inversiones de capital.  La empresa puede mejorar su posición con una inyección de capital en sus productos lo que puede hacer que sobreviva ante empresas más pequeñas simulares.



Desventaja de costos.  Esta barrera juega a nuestro favor cuando las otras empresas no pueden emular el precio de nuestros productos por que cuentan con costos más elevados.



Acceso a los Canales de Distribución. Cuando una empresa cuenta con varios canales de distribución es complicado que puedan aparecer competidores y sobre todo que los proveedores acepten el producto.  



Política gubernamental.   Ya que en muchos puntos, las políticas gubernamentales son las que impiden la llegada de nuevos competidores en todos los sentidos. Esto está regulado por leyes muy estrictas

.  MACROENTORNO(Modelo PESTLE)

P

Políticas - Gobierno - Clima publico - Tendencia electorales - Políticas gubernamentales - Conflicto - Iniciativas, bonos, incentivos

T

Tecnología - Infraestructura física - Infraestructura tecnológica - Tecnología emergente - Investigación - Tecnología de la información y comunicación - Patentes - Acceso tecnológico

PESTLE Economía E - Tendencias - Crisis - Ciclo económicos - Políticas de innovación

L

Legislación - Antimonopolio - Metodologías gubernamentales - Derecho internacional - Reglamentación nacional - Decretos municipales

Socio-culturales - Demografía - Estilo de vida - Actitudes y opiniones - Imagen corporativa - Aspectos éticos

S

E

Ecología - Problemas medioambientales - Procesos de producción - Tipo de consumo - Amigabilidad medioambiental - Políticas medioambientales - Regulación

Utilizando la técnica PESTLE describiremos el entorno en que se desarrolla Farmacias Chávez, describiendo el entorno y analizando los factores políticos, económicos, socioculturales, tecnológicos, ecológicos y legales.

Políticos. Aquellos factores asociados a la clase política que puedan determinar e influir en la actividad de la empresa en el futuro: 

Las diferentes políticas del gobierno municipal, departamental y nacional. Es esencial entender los alcances de cada uno, en especial con lo que se deriva de los materiales que son adquiridos por los Hospitales y nosocomios de salud ya que cada instancia es diferente de la otra en cuanto a relación y dependencia.



Las subvenciones públicas dependientes, sean municipal, departamental o nacional.



La política fiscal de las diferentes regiones, especialmente en lo que se refiere a las importaciones ya que una inmensa mayoría de los productos son importados.



Las modificaciones en los desarrollos autonómicos de cada región, la autonomía de cada región no es alcanzable a todos ya que hay diferentes niveles autonómicos, sean municipales o departamentales.



Posibles cambios de dirección política en los gobiernos, y sus ideas sobre la sociedad y la empresa, en épocas donde los ajustes económicos son necesarios, la política de salud puede cambiar totalmente y son factores muy cercanos a las variaciones de políticas de salud.

Económicos. Consiste en analizar, pensar y estudiar sobre las cuestiones económicas actuales y futuras nos pueden afectar en la ejecución de nuestra estrategia. Hay que pensar en cuestiones como las siguientes: 

Los ciclos económicos de nuestro país, y además, los ciclos económicos de países vecinos que básicamente son los que tienen los laboratorios y suplen la mayoría de los medicamentos de nuestro país.



Las políticas económicas del gobierno en lo referente a importación y control de medicamentos.



Los tipos de interés de acuerdo a la estabilidad bancaria nacional y así también el costo de las cartas de crédito para las importaciones.



La inflación y los niveles de renta y así también las trabas de importación que hacen que productos perecederos estén bloqueados en aduana o sin refrigeración adecuada.



Los factores macroeconómicos propios de cada país.



Los tipos de cambio o el nivel de inflación que han de ser tenidos en cuenta para la definición de los objetivos económicos de la empresa.



La tasa de desempleo en relación con la disponibilidad de posibles nuevos empleados dentro del nivel de instrucción requerido por la empresa.

Socioculturales. En este caso, lo que nos interesa reflexionar es sobre qué elementos de la sociedad pueden afectar en nuestro proyecto y cómo están cambiando. Buscamos identificar tendencias en la sociedad actual. 

Cambios en los gustos o en las modas que repercutan en el nivel de consumo.



Cambios en el nivel de ingresos.



La conciencia por la salud.



Cambios en la forma en que nos comunicamos o nos relacionamos.



Cambios en el nivel poblacional, tanto a nivel de natalidad, como de mortalidad o esperanza de vida. 

Tecnológicos. Este punto es más complejo, puesto que, aunque los cambios tecnológicos siempre han existido, la velocidad con la que se producen hoy día es realmente vertiginosa. Nos interesa la reflexión sobre como las tecnologías que están apareciendo hoy pueden cambiar la sociedad en un futuro próximo. 

Los agentes que promueven la innovación de las TIC



La inversión en I + D de los países o continentes



La aparición de nuevas tecnologías relacionadas con la actividad de la empresa que puedan provocar algún tipo de innovación



La aparición de tecnologías disruptivas que cambien las reglas del juego de muchos sectores



La promoción del desarrollo tecnológico que llevará a la empresa a integrar dichas variables dentro de su estrategia competitiva



Velocidad de los cambios, y acortamiento de los plazos de obsolescencia 

Ecológicos. Estos factores puede parecer que a priori sólo afectan a las empresas de sectores muy específicos, pero en realidad es todo lo contrario. Nos interesa estar al tanto no sólo sobre los posibles cambios normativos referidos a la ecología: 

Leyes de protección medioambiental



Regulación sobre el consumo de energía y el reciclaje de residuos



Preocupación por el calentamiento global



Concienciación social ecológica actual y futura



Preocupación por la contaminación y el cambio climático

Legales. Estos factores se refieren a todos aquellos cambios en la normativa legal relacionada con nuestro proyecto, que le puede afectar de forma positiva o negativa. Por supuesto, si estamos inmersos en un negocio internacional, nos interesará estudiar los aspectos legales tanto del país de origen como de destino. 

Licencias



Leyes sobre el empleo



Derechos de propiedad intelectual



Leyes de salud y seguridad laboral



Sectores protegidos o regulados

ANÁLISIS ESTRATÉGICO – MATRIZ FODA ANÁLISIS DEL ENTORNO OPORTUNIDADES

AMENAZAS

1. Apuesta por diferenciación tanto en productos como en servicios.

1. Desconocimiento de los pacientes de los servicios profesionales farmacéuticos.

2. Servicios y atención profesional para conseguir la fidelización del cliente 3. Confianza en los farmacéuticos 4. La accesibilidad que tiene y su comodidad. 5. La formación y motivación del personal.

2. Falta de desarrollo normativo especifico en atención farmacéutica 3. Cambios en las políticas gubernamentales referidas a la regulación farmacéutica. 4. Incremento en los Costos a través de tarifas energéticas y distribuidores de medicamentos. 5. Competencia muy agresiva

FORTALEZAS

ESTRATEGIAS OFENSIVAS 1. Poder de negociación de los proveedores.

1. Establecer horarios especiales

2. Poder de negociación de los compradores.

2. Introducción de nuevas líneas de productos.

3. Inversiones de capital.

3. Incrementar las ventas y servicio mediante la entrega a domicilio

4. Acceso a Distribución

los

Canales

ESTRATEGIAS DEFENSIVAS 1. Definir la estructura orgánico organizacional con la que debe contar la farmacia 2. Aumentar la cartera de productos para ampliarse en el mercado y alcanzar una mayor participación.

de 3. Establecer convenios con entidades públicas y privadas para lograr una mayor aceptación de los productos que se ofrecen en la farmacia.

4. 5. Negociación directa con los clientes 5.

4. Captar nuevos mercados con el uso de tecnología de punta.

DEBILIDADES 1. Entrada competidores 2. Ingresos sustitutos.

de por

los

ESTRATEGIAS ADAPTATIVAS

ESTRATEGIAS DE SUPERVIVENCIA

nuevos

1. Adquirir nuevos equipos para enfrentar mejor la competencia.

productos

1. Establecer un programa de promoción y publicidad para captar nuevos clientes.

2. Incorporar nuevos servicios acorde a la farmacia.

3. Clientes de paso lo que obliga a una atención rápida.

3.

4. Trabajo de forma aislada y en pequeños equipos que dificultan la alianza del sector.

4.

5. Vender productos a mayor precio o a menor precio los perjudica.

3. Establecer alianzas estratégicas con los proveedores. 4. 5. 5.

ANÁLISIS DEL ENTORNO OPORTUNIDADES

2. Implementación de un plan de capacitación para el personal.

AMENAZAS

1. En Bolivia de cada 10 1. Amplio crecimiento en seguro y medicamentos que se consumen aseguramiento universal de la seis son genéricos lo que representa población Boliviana. el 63 por ciento del mercado total. 2. Alto uso de medicina alternativa. 2. Crecimiento en el número de población. 3. Trabas comerciales en el acceso de medicamentos genéricos. 3. El 60% de los clientes cuentan con una tarjeta de débito lo que les 4. Las personas desconfían si el permite usarla como forma de pago. medicamento tiene otro nombre comercial aun cuando el contenido es 4. La mayoría de las personas están el mismo. acostumbradas a adquirir 5. Productos agotados por laboratorios medicamentos económicos. 5. El número de enfermedades va en aumento día a día.

FORTALEZAS 1. Precios bajos. 2. Alta calidad en servicio al cliente.

ESTRATEGIAS DEFENSIVAS ESTRATEGIAS OFENSIVAS (Maxi – Maxi)

(Maxi – Mini)

Estrategia para maximizar las Estrategia para maximizar tanto las Fortalezas y minimizar las Amenazas. 3. Venta a mayoristas y público en Fortalezas como las Oportunidades. general. 1. Explicar y asesorar a los clientes sobre el uso de los medicamentos 4. Las personas encargadas 1. Ofrecer el 100% de medicamentos naturales que se venden. (A4, F4). cuentan con amplio conocimiento genéricos. (O1, F5.). del negocio. 2. Realizar alianzas con instituciones, 2. Agregar Terminal punto de venta. Centros de salud, Hospitales, clínicas 5. El 90% de los productos que se (O2, O3, F3). y consultorios particulares, para formar venden son genéricos. parte de sus proveedores. (A1, F1). 3. Ofrecer ofertas al público en general en medicamentos de pronta 3. Explicar al público en general sobre caducidad. (O4, F1.) el descuento que se hace a todos los medicamentos aun siendo compra unitaria.(F3,A3)

DEBILIDADES

ESTRATEGIAS ADAPTATIVAS (Mini – Maxi)

1. Falta de publicidad.

2. Alto número de faltantes en Estrategia para ciertos productos. Debilidades y Oportunidades. 3. La oferta de algunos productos no satisfacen la demanda.

minimizar maximizar

ESTRATEGIAS DE SUPERVIVENCIA (Mini - Mini) las Estrategia para minimizar tanto las las Debilidades y las Amenazas.

1. Realizar campañas publicitarias de 4. Falta de Innovación en el manera constante en diferentes medios y mejorar la imagen del acomodo de la mercancía negocio de manera que sea más visible y notorio. (O2, D1). 5. Falta de distribuidores.

1. Incrementar la gama de productos naturales. (A2, D2).

2. Realizar visitas constantes a farmacias, clínicas e instituciones médicas, para dar a conocer el negocio y promocionar los nuevos 2. Mantener un stock considerado de productos con los que se cuenta. (D1, los productos de mayor demanda. A5). (O5, D2, D3). 3. Buscar nuevos proveedores que 3. Acomodar la mercancía de acuerdo satisfagan la demanda requerida. (D3, al tipo de enfermedad. (O5, D4). A5).

3. Diagnóstico Empresarial 3.1 Diagnóstico del área operativa Responsabilidades generales: La dirección técnica del establecimiento y la de la dispensación y recepción farmacéutica en la empresa, velar por el cumplimiento de las políticas de la empresa, ser representante técnico del establecimiento ante cualquier entidad que lo requiera Responsabilidades específicas:  Administración de los recursos físicos; su uso, su mantenimiento y la renovación de los mismos.  Control de las políticas de adquisición, almacenamiento y despacho de los productos para la venta en general.  Representar de forma digna a la empresa en todos los compromisos de índole social o comercial que tenga la entidad  Promover el desarrollo y fortalecimiento de la empresa.  Responsable técnico y administrativo en la dispensación de medicamentos 3.2 Diagnóstico del área administrativa – Emisión, seguimiento, recepción y conservación de los pedidos de los medicamentos incluidos en la guía, de acuerdo a las decisiones de la Comisión de Farmacia y Terapéutica y sobre la base de mantener los stocks adecuados a los consumos. – Emitir y difundir los informes oportunos de consumos de medicamentos, de acuerdo a diferentes criterios: unidades de enfermería, servicios médicos, por patologías, por laboratorios y por

medicamentos. – Remitir a la Dirección Médica los informes oportunos justificativos del estado presupuestario y del cumplimiento del mismo. 3.3 Diagnóstico del área comercial Auxiliar de farmacia y venta El auxiliar de Farmacia es aquella persona que colabora con el profesional farmacéutico en la atención del cliente-paciente, y cumple varias funciones, como la interpretación de las recetas médicas, la dispensación de medicamentos, la facturación a Obras Sociales o el control de stock y los pedidos a las droguerías. El rol del auxiliar calificado es muy importante, y actualmente es un puesto de trabajo muy solicitado debido a la gran cantidad de Farmacias que existen en el país. Es por ello que el curso de Auxiliar de Farmacia tiene una salida laboral muy importante. Responsabilidades generales: Auxiliar de ventas del establecimiento y la de la recepción farmacéutica en la empresa, velar por el cumplimiento de las políticas de la empresa, ser apoyo en el mantenimiento de cada medicamento del establecimiento Responsabilidades específicas:  Representar de forma digna a la empresa en todos los compromisos de índole social o comercial que tenga la entidad.  Llevar el control de stock de medicamentos y demás productos.  Realizar pedidos a la Droguería.  Controlar las fechas de vigencia de los medicamentos, y reportar con antelación la proximidad de los vencimientos.  Dispensar medicamentos y orientar al paciente sobre la manera correcta de uso.  Conocer las distintas formas farmacéuticas y las vías de administración de los medicamentos.  Almacenar correctamente los medicamentos según las normas de conservación.  Colaborar, bajo la supervisión del profesional farmacéutico, en la preparación de formas farmacéuticas.  Conocer las tareas administrativas de la Farmacia.  Identificar y reportar los medicamentos de mayor rotación en el inventario.  Mantener un registro y control de los medicamentos de control y sustancias tóxicas conservando las normas establecidas para tal fin.  Mantener un ambiente laboral sano y optimizar las relaciones humanas con pacientes y compañeros de trabajo.

3.4 Diagnóstico del área financiera FARMACIAS CHAVEZ, en la actualidad cuenta con un manual de funciones y procedimientos para algunos de los cargos y actividades que hacen parte del área financiera; dentro de las funciones documentadas se encuentran las del Contador, auxiliar de contabilidad y asistente de facturación; dentro de los procedimientos documentados se encontró registro de Tesorería, Causación de facturas, Facturación a clientes y Caja Menor. 3.5 Diagnóstico del área gerencial Responsabilidades generales: Administración del ante cualquier establecimiento, toma dedicaciones finales en todas las áreas de la empresa, velar por el cumplimiento de las políticas de la empresa, ser representante legal del establecimiento entidad que lo requiera. Responsabilidades específicas:  Administración de los recursos físicos; su uso, su mantenimiento y la renovación de los mismos.  Administración de los recursos humanos; contratación, la remuneración, remoción de los cargos, establecimientos de horarios de trabajo y condiciones laborales.  Control de las políticas de adquisición, almacenamiento y despacho de los productos para la venta en general.  Representar de forma digna a la empresa en todos los compromisos de índole social o comercial que tenga la entidad  Establecer parámetros claros para el pago de compromisos económicos.  Controlar los costos y gastos que por el funcionamiento de la empresa se generen y tomar decisiones sobre los mismos.  Administrar el flujo de efectivo y las inversiones que se lleven a cabo con el mismo.  Promover el desarrollo y fortalecimiento de la empresa. 3.6 Diagnóstico del área de Regente Capacitación del personal contratado: Anualmente la empresa aprovecha los seminarios que son realizados por los laboratorios y entes gubernamentales para llevar a los trabajadores y actualizarlos en los decretos y procedimientos. Motivación: Hay productos como son suplementos vitamínicos en los cuales los laboratorios dan un porcentaje al vendedor así mismo la empresa da unas comisiones por venta de artículos específicos. PROCEDIMIENTO

Apartado 5. Reglamentación de medicamentos En este apartado se detalla el marco de reglamentación farmacéutica, los recursos, las instituciones gubernamentales y las prácticas en Bolivia. Marco reglamentario En Bolivia, hay disposiciones legales que establecen los poderes y responsabilidades de la Autoridad Reguladora de Medicamentos (ARM), que en este caso corresponde a la Unidad de Medicamentos y Tecnología en Salud (UNIMED). Ésta forma parte del Ministerio de Salud y Deportes, y algunas de sus funciones se describen en la función La UNIMED tiene su propio sitio web, cuya URL es http://www.sns.gob.bo/unimed. Funciones de la UNIMED Función  Autorización de comercialización / registro  Inspección  Control de importaciones  Concesión de licencias  Control de mercados  Control de calidad  Publicidad y promoción de los medicamentos  Control de los ensayos clínicos  Fármaco vigilancia  Otras: Sistema Único Nacional de Suministro de Medicamentos y  dispositivos médicos, Vigilancia y Control de Sustancias controladas

Autorización de comercialización (registro) En Bolivia, las disposiciones legales exigen una autorización de comercialización (registro) para los productos farmacéuticos antes de salir al mercado y también existen exenciones fiscales o arancelarias para el registro. Inspección reglamentaria En Bolivia existen disposiciones legales para el nombramiento de inspectores farmacéuticos públicos. También existen disposiciones legales que autorizan a los inspectores a inspeccionar las instalaciones en las que se llevan a cabo actividades farmacéuticas. Entidad Inspección  Fabricantes locales  Mayoristas privados  Distribuidores minoristas  Farmacias públicas y depósitos  Farmacias y puntos de dispensación en establecimientos de salud. Concesión de licencias

En Bolivia existen disposiciones legales que obligan a los fabricantes a estar autorizados para sus funciones. También existen disposiciones legales relativas al cumplimiento de las BPM por parte de los fabricantes (nacionales e internacionales). Las BPM son publicadas por el gobierno. Control de mercados y control de calidad En Bolivia existen disposiciones legales para el control de calidad de los medicamentos comercializados. También existe un laboratorio que realiza las pruebas de control de calidad. Este laboratorio hace parte de la ARM y por lo tanto ésta no contrata los servicios en el exterior. 3.7 Diagnóstico del área de RR.HH Ayudar y prestar servicios a la organización, a sus dirigentes, gerentes y empleados.  Describe las responsabilidades que definen cada puesto laboral y las cualidades que debe tener la persona que lo ocupe.

• Evaluar el desempeño del personal, promocionando el desarrollo del liderazgo. • Reclutar al personal idóneo para cada puesto. • Capacitar y desarrollar programas, cursos y toda actividad que vaya en función del mejoramiento de los conocimientos del personal. • Brindar ayuda psicológica a sus empleados en función de mantener la armonía entre éstos, además buscar solución a los problemas que se desatan entre estos. • Llevar el control de beneficios de los empleados. • Distribuye políticas y procedimientos de recursos humanos, nuevos o revisados, a todos los empleados, mediante boletines, reuniones, memorándum o contactos personales. Para llevar a cabalidad las funciones anteriormente descritas, el Departamento de Recurso Humano de la empresa FARMACIAS CHAVEZ, al momento de Seleccionar el personal realiza los siguientes pasos: Preparación y Realización de entrevista. Antes de iniciar la entrevista revisar: • Requisición de personal para entender que se quiere. • Estudio de la hoja de vida para un conocimiento previo del candidato. • Perfil del cargo para orientar la entrevista • Estar definido el salario del candidato. • Responsabilidades del cargo. 4. Organización 4.1 Formalidad Robbins & Judge (2009) afirman “La formalización se refiere al grado en que se encuentran estandarizados los puestos en una organización” (pág.524). Mediante la formalización se logra saber hasta qué nivel el comportamiento de los empleados es guiado por procedimientos y reglas, por lo que, si un puesto está demasiado formalizado hay un limitada libertad para lo que se hace, cuándo se hace y cómo se hace. De esta manera se logra que la producción de la organización sea consistente y uniforme. 4.2 Tipo de organización

Dirección general: El titular de la Farmacia, se encargará de estructurar el plan estratégico de la farmacia y coordinar mensualmente las acciones. Su función parte de marcar objetivos tras haber realizado un FODA. En relación con el equipo, debe coordinarlo, proveerlo de herramientas necesarias, y mediante la organización de reuniones semanales ser capaz de analizar y resolver quejas.  Área de RRHH: en este caso, será quien se encargue de solucionar los problemas de personal, fomentando un buen ambiente entre ellos, además deberá definir los horarios, vacaciones y formación de los mismos. Su rol debe orientarse siempre a cubrir las necesidades de la Farmacia ya sea en la selección del personal como en la gestión del mismo.  Administración: departamento encargado de gestionar la parte de contabilidad y administración de la farmacia, lo que necesariamente requiere de mucha implicación con otros departamentos para funcionar correctamente. Almacén: la personas o personas encargadas de este departamento deber ser capaces de controlar tanto los stocks del almacén como lo de la exposición, teniendo en cuenta no solo el número de unidades, sino también su reposición y la correcta ubicación de los mismos. Área comercial: quienes formen parte de este departamento, controlarán las acciones de venta por categorías y la coordinación del equipo de ventas, además, como objetivo de partida deben realizar un plan de marketing y campañas, paso fundamental para poder definir las acciones comerciales a desarrollar en la Farmacia y plantear el desarrollo de promociones, con las que se va a acompañar dicho plan.

Área de compras: En su lista de tareas figura la gestión de las compras, tanto las directas como las diarias, teniendo como último objetivo, trabajar con presupuestos según una estrategia de compras de producto recomendado, producto promocional y producto estratégico. Área de farmacia: este es el departamento más cercano al cliente, hablamos de los encargados del consejo farmacéutico y de la profesionalización de la farmacia, consiguiendo mejorar la imagen de marca a través de la calidad de los servicios ofertados en la botica. 4.3 Departamentalización. Dentro de lo que se refiere a la estructura organizacional, uno de los aspectos que han tenido mayores cambios y que presenta una gran complejidad para la administración es la departamentalización, que consiste en agrupar las tareas o 18 puestos de la empresa en

departamentos según su homogeneidad e identificación, y además se definen las relaciones de autoridad

4.4 Organigrama

GERENTE GENERAL SOPORTE TECNOLOGICO

ANALISIS DE MERCADO

GERENTE GERENTE SUCURSALES SUCURSALES DEPARTAMENTAL DEPARTAMENTAL ES ES

GERENTE GERENTE SUCURSALES SUCURSALES SANTA SANTA CRUZ CRUZ

GERENTE ADMINISTRATIVO

INVENTARIO INVENTARIO Y Y ADQUISICIONES ADQUISICIONES

JEFE JEFE VENTAS VENTAS DEPARTAMENTAL DEPARTAMENTAL

SECRETARIA SECRETARIA GERENCIA GERENCIA

GERENTE FINANCIERO

GERENTE RECURSOS HUMANOS

CONTROL CONTROL PRESUPUESTARIO PRESUPUESTARIO

JEFE JEFE VENTAS VENTAS SANTA SANTA CRUZ CRUZ

PUNTOS PUNTOS DE DE VENTA VENTA

PUNTOS PUNTOS DE DE VENTA VENTA

PUNTOS PUNTOS DE DE VENTA VENTA

PUNTOS PUNTOS DE DE VENTA VENTA

4.5 Principios de la organización 4.5.1 Definición de puestos Puestos de trabajo farmacéutico Farmacéutico titular: se trata de la persona para la cual ha sido autorizada la instalación y funcionamiento de la oficina de farmacia. Por supuesto, debe contar con la licenciatura de farmacia. Farmacéutico Co-Titular: cuando una farmacia pertenece a más de un profesional. En este caso deben tener una participación no inferior a un 20% del valor total de la oficina de farmacia. El farmacéutico regente: casos especiales en los que es necesario nombrarlo como tal. Se puede dar por casos de defunción, incapacidad legal por sentencia judicial o la declaración legal de ausencia de la persona titular. De esta manera asume como titular el trabajo en farmacias las responsabilidades e incompatibilidades inherentes a la titularidad. Farmacéutico sustituto: nombrado como tal con carácter temporal, asumiendo funciones, responsabilidades e incompatibilidades que están asignadas al farmacéutico titular. Farmacéutico adjunto: nombrado para ejercer conjuntamente como colaborador del titular, regente o sustituto. Con la misma formación que los anteriores, pero sin tener tanto por ciento de la propiedad de la farmacia.

Personal técnico En el trabajo en farmacias, ahora sería momento para conocer al personal técnico. Dentro de este grupo de profesionales sanitarios encontramos a los conocidos como auxiliares y técnicos de farmacia y parafarmacia. Su trabajo consiste en la dispensación de los medicamentos a los pacientes, organización del trabajo, control del almacén o informar a los pacientes sobre las características del producto que va a comprar. Auxiliar mayor diplomado: conocidos dentro del trabajo en farmacias como auxiliar de farmacia. Es propio de su cargo el tener a su cargo la organización del trabajo del resto del personal. Siempre debe ser bajo la supervisión del facultativo. Auxiliar diplomado: dedicado a las tareas propias de una oficina de farmacia. Dispensación de los medicamentos o la elaboración de fórmulas magistrales, pero al igual que en el anterior caso, siempre se debe producir bajo la supervisión del facultativo. Técnico en farmacia y parafarmacia: al igual que sus anteriores compañeros, su trabajo en farmacias es el de realizar la vente de productos farmacéuticos, parafarmacéuticas, productos relacionados con la salud humana o animal, productos de cosmética, fitoterapia u otros que existan en la oficina de farmacia. Personal auxiliar en la farmacia El personal auxiliar con el que se completa el equipo de trabajo en farmacias es quién realiza todas aquellas labores propias de la actividad general de la empresa. También puede llegar a colaborar en la preparación de fórmulas magistrales. Por regla general, antes de ser personal auxiliar, ha pasado por el puesto de ayudante, cooperando con el auxiliar en sus funciones. Tal y como informa la ley, la presencia y actuación del personal facultativo es condición y requisito inexcusable para poder dispensar al público medicamentos, siempre teniendo en cuenta el número de farmacéuticos necesarios en función de la actividad de la oficina de farmacia. 4.5.2 Unidad de mando La cadena de mando la podemos visualizar claramente en el organigrama estructural, la misma que desciende de la gerencia general hacia los dos jefes departamentales, como

son el administrativo financiero y el comercial, es allí donde se establecen las relaciones que puede tener el gerente con estos trabajadores, y de igual manera otra cadena de mando desciende de los jefes departamentales hacia sus empleados, lo que quiere decir que si los trabajadores de ventas quieren dirigirse hacia el Gerente General deben primero notificar a sus jefes de planta para que de esta manera ellos puedan hacer llegar dicho pedido o notificación hacia la máxima autoridad.

4.5.3 Autoridad-responsabilidad Responsabilidad y Autoridad en la organización están íntimamente relacionadas. Esto significa que debe delegarse la autoridad adecuada a cumplir con las responsabilidades. Existe una relación entre ambos conceptos por dos razones: I) En primer lugar, si una persona se le da algo de responsabilidad sin autoridad suficiente no podrá desempeñarse mejor y quizás no logre la meta deseada. II) En segundo lugar, si hay exceso de autoridad delegada para un individuo sin cumplir ninguna responsabilidad entonces se hará mal uso de la autoridad delegada de un modo u otro. Definiciones de Responsabilidad Según Davis, “La responsabilidad es una obligación del individuo para realizar las tareas asignadas a la medida de sus posibilidades, bajo la dirección de su líder ejecutivo.” En palabras de Theo Haimann, “La responsabilidad es la obligación de un subordinado para realizar la función solicitada por su superior”. McFarland define la responsabilidad como “las funciones y actividades asignadas a una posición o un ejecutivo”.

Características de la Responsabilidad La esencia de la responsabilidad es la obligación de un subordinado para realizar la tarea asignada. Siempre se origina a partir de la relación de superior a subordinado. Normalmente, la responsabilidad se mueve hacia arriba, mientras que la autoridad fluye hacia abajo. La responsabilidad está en la forma de una obligación permanente. La responsabilidad no se puede delegar. La persona que acepta la responsabilidad es responsable de la realización de las funciones asignadas. Definiciones de Autoridad Según Henri Fayol, “La autoridad es el derecho a dar órdenes y el poder de exigir obediencia.” Según Mooney y Reily, “La autoridad es el principio en la raíz de la organización y por lo importante que es imposible concebir una organización en absoluto a menos que alguna persona o personas que están en condiciones de exigir acción de los demás.” Autoridad, responsabilidad y rendición de cuentas están relacionadas Estos 3 términos necesitan una consideración adecuada, mientras que la introducción de la delegación de la autoridad dentro de una organización. En el proceso de delegación, el superior transfiere sus funciones / responsabilidades a su subordinado y también da autoridad necesaria para llevar a cabo las responsabilidades asignadas. Al mismo tiempo, el superior es responsable por el desempeño de su subordinado. 4.5.4 Dirección-control Una vez trazada los planes, decidida la estructura de la organización el reclutamiento y adiestramiento del personal, el siguiente paso es hacer que avance en la obtención de las metas definidas. A diferencia de la planeación y la organización que ocupan de los aspectos más abstractos del proceso administrativo, la dirección es un