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• Johanna Castrillon

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PROPUESTA “CASO PIO PIO Y MAS PIO”

PIO PIO y MAS PIO: Es una empresa con variedad de clientes, los cuales requieren puntualidad, eficiencia y despacho exacto, motivo por el cual es muy importante la buena relación empresa–clientes – empresa. El área de la logística de la productora y comercializadora PIO PIO y MAS PIO existe una serie de errores comunes, los cuales son causados inicialmente por falta de sentido de pertenencia con la empresa y segundo la falta de coordinación y buena comunicación. Por tal motivo es de gran importancia centrar la atención en los problemas causados y obtener un panorama general de la situación de la empresa, dando un diagnóstico previo e identificando cuales son las falencias de cada área de la empresa, para que de esta manera se establezcan acciones y estrategias que permitan la solución de los errores presentados y así poder ser una empresa altamente eficiente, productiva y rentable, por lo tanto se hace referencia al área de logística de la empresa como uno de los actores claves en el éxito de esta. Efectuar un diagnóstico acerca de las fallas presentes en cada una de las áreas mostradas en el caso propuesto para la evidencia.

En el caso de operaciones logísticas para la empresa pio pio y mas pio, se observan una serie de errores comunes, los cuales son causas de no cumplir con el objetivo de no tener producción en el lugar adecuado y en el menor tiempo posible, es de vital importancia realizar planes que permitan una organización en las operaciones de cada una de las áreas de la empresa, solo de esta manera se podrán dar resultados positivos en cada uno de los procesos logísticos, minimizando en gran manera los errores presentados, se puede evidenciar una falta de compromiso de la empresas para ser proveedor y también falta de compromiso e irresponsabilidades de algunos de los empleados de la empresa, lo cual ocasiona una perdida de clientes por incumplimiento, despido de personal operativo y supervisores y el posible cierre de la empresa por una baja en ventas y todo esto ocasionado por una descoordinada operativa en los procesos logísticos de la empresa. Algunas de las fallas presentes y de áreas involucradas son las siguientes: 

Inexactitud de los inventarios de la mercancía, se nota claramente que hay inconsistencias en el inventario, no se actualiza día tras día el inventario, por lo tanto, lleva a la empresa a tener varios errores operativos



En el área de despachos de la empresa, lo empleados dan orden de salida de la mercancía y no la registran en este caso que es una empresa que produce lo que comercializa, denotándose también la no producción suficiente de acuerdo a las necesidades y requerimientos por parte de los clientes, por otra parte se debe revisar cuales son los puntos con más demandas y así poder cumplir con los pedidos, además se evidencia que no se actualizan los inventarios y lo más común es que hayan omisiones en los procedimientos y en el cumplimiento por parte de los empleados encargados



En el área de almacenamiento, falta una planeación en temporadas con alto movimiento de mercancías, donde se debe tener una coordinación precisa con el área de producción, donde esta es capaz de cumplir con las cantidades necesarias de producto en el tiempo oportuno de acuerdo a las necesidades de los clientes



En el área de transporte y distribución de productos, se evidencia una falta de organización de las rutas donde se minimicen los tiempos de entrega y se despachen los pedidos adecuados de cada cliente, en el caso logístico de esta empresa se evidencia como los empleados encargados de la entrega de pedidos no llegan a tiempo donde el cliente, la falta de planeación en las rutas y falta de estimación de contratiempos que puedan llegar a afectar la distribución.



En el área de facturación, una vez tomado el pedido de los clientes, no se están alistando las ordenes de salida de producto por negligencia de algunos de los empleados cometiendo errores como el no envío de producto al respectivo cliente, enviar el pedido incompleto por que en el inventario estaba el faltante o se envía lo que no se pide



En el área de sistemas, falta de veracidad en los inventarios. Se evidencia claramente que hay inconsistencia en el inventario, no implementan un software que actualice automáticamente al ingresar y despachar mercancía, ocasionando errores en los despachos e incumplimiento en los mismos.

Establecer

las

posibles

soluciones

para

los

problemas

identificados,

contemplando:  La descripción de los procesos.  Tiempos de respuesta requeridos por los clientes internos y externos.  Costos asociados con la operación, que garanticen el flujo de bienes, servicios y transacciones.

Una vez realizado un diagnostico presentando las fallas en cada una de las áreas de la empresa se procede a establecer las posibles soluciones

 Analizar la oferta–demanda para determinar si la cantidad que están vendiendo es más elevada que la que se produce.  Organizar las rutas de acuerdo a la cantidad de clientes por zonas.  Verificar si la cantidad de personal contratado es suficiente para cumplir a cabalidad o si hay necesidad de requerir más empleados.  Implementar un buen software de inventario que actualice automáticamente cada vez que se ingresa y despacha mercancía.  Entregar a las rutas el orden en el que deben despachar la mercancía, con el fin de evitar incumplimientos.  Verificar lo que se despacha antes de entregar el producto  Realizar capacitaciones en trabajo en equipo, solución de conflictos empresariales, servicio al cliente.  Una vez que la orden de pedido es recibida en la empresa debe realizar una comprobación de esa orden verificando toda la información y condiciones del pedido, se consultara la existencia en inventario teniendo en cuenta la mercancía por llegar para comprobar si se puede responder con el pedido

 Realizar un correcto inventario ya que es de vital importancia que este se encuentre actualizado y verifique con varios ciclos para tener información veraz al momento de procesar un pedido, además el departamento de ventas deberá tener acceso a esta información en tiempo real.  Verificar los pedidos que están por entregar, determinando cuales tienen prioridad en el servicio, se confirmara el despacho para después facturar y al instante actualizar la base de datos.  Realizar un correcto alistamiento de producto donde se aclaren las características del transporte del pedido, se debe hacer un informe de retiro de producto, hacer las guías, generar un informe a bodega, verificar el producto y corregir errores (si los hay) y llevarlo a alistamiento.  Enviar y entregar una vez listos los pedidos, estos deberán ser clasificados y revisados, se organizarán las facturas y se coordinara el transporte.  Cargar los pedidos oportunamente donde el pedido es despachado y entregado al cliente, el cliente firmara la factura dejando anotado si hubo alguna novedad en el recibo del pedido.  Realizar una correcta facturación donde se hace entrega de toda la documentación que soporta el precio del producto y sus declaraciones y cláusulas.  Cobrar oportunamente donde se reciba la cantidad de dinero acordado para el pago del producto.  Establecer un plan de rutas adecuado, donde se obtenga el recorrido mas optimo, minimizando tiempos y movimientos y despachando los pedidos correctamente y oportunamente, logrando la disminución en los costos de transporte y los de otras operaciones subsecuentes, garantizando un correcto flujo de mercancías.  Recomendar el uso de tecnologías de la información para actividades de graficación, simulación y creación de sistemas de información, con la respectiva descripción del software o sistemas empleados.

En el proceso de dar solución a un sin numero de falencias, en la empresa es necesaria la implementación de sistemas de información que sean el soporte tecnológico que necesitan las áreas de la empresa PIO PIO Y MÁS PIO y de esta manera poder optimizar y sistematizar procesos internos que minimicen errores y por ende presenten los resultados deseados, por lo tanto, se recomienda el uso de un software el cual permite:  Optimización de rutas, donde se permite una máxima eficiencia en el uso de los recursos logísticos, a partir del uso de un algoritmo avanzado y utilizando herramientas cartográficas en tiempo real, generando la mejor estrategia para el uso de la flota de la empresa, disminuyendo así tiempos, distancias recorridas, uso de gasolina y como consecuencia, se consigue una mejora significativa en el nivel de servicio.  Control de inventarios, este software tiene la capacidad de gestionar eficientemente los inventarios y existencias de mercancías en la empresa, al igual que las entradas y salidas de esta, actualizando en tiempo real los inventarios, lo cual ayuda en gran manera a la empresa a gestionar sus pedidos oportunamente.  Facturación: El software posee la característica de facturar y realizar seguimiento a cada uno de los pedidos, desde el momento en que se originan hasta el momento de la entrega, pago y registro en informes financieros y contables.

Otras de las características importantes del software son: 

Movilidad: El seguimiento a productos de almacén y monitoreo de pedidos a través de dispositivos móviles.

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Búsqueda precisa: Poderoso sistema de búsqueda mediante el escaneo de códigos de barras o filtros basados en múltiples criterios: clientes, productos, etc.

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Apoyo a la gestión de venta: Mejora el servicio y atención a través del control de pedidos.



Integración con proveedores: Eficiencia en los procesos de compra de insumos e integración dinámica con los proveedores.

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Historial de inventario / stock: Historial detallado para cualquier producto o artículo incluyendo gestión de movimientos de stocks, recogida por lotes

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Control de niveles mínimos y máximos: Identificando niveles críticos de inventarios, también cantidades pendientes por despacho y por recibir de compras.

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Informes Inteligentes: Estadísticas de inventarios que facilitan la inteligencia del negocio.

CONCLUSIONES

1. Es necesario poder identificar las falencias del área logística de la empresa, ya que se puede generar un panorama de la problemática y de esta manera enfocar esfuerzos en el diseño de estrategias, que permitan una mitigación y solución de problemas.

2. Dentro del desarrollo de las actividades de la empresa PIO PIO Y MAS PIO, se identifican posibles soluciones, donde se ve contemplado en primera medida la organización de un plan de trabajo, implementación de un sistema de comunicación asertiva de los clientes internos y externos y el uso de sistemas de información que den soporte a las operaciones realizadas en la empresa.

3. Se tiene como factor clave la implementación de un software que, de un soporte a las actividades realizadas en cada una de las áreas de la empresa, dotando a dichas áreas de herramientas tecnológicas que facilitan las labores y minimizan el riesgo de cometer errores dentro de sus procesos.