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• Katherine Johana Ricra Palacios

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“Año de la Consolidación del Mar de Grau”

UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS (Universidad del Perú, Decana de América)

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

E.A.P. ADMINISTRACIÓN

REINGENIERÍA DEL PROCESO DE ALMACENAJE EN LA EMPRESA PROMOCIONES 1021 S.R.L PROFESOR

: José Luis Montalvo Mejía

ALUMNOS

: Cing Huamaní, Carla Esther Capristano Villanueva, Yenni Carrasco Mestanza, Ana María Huaman Apaza, Sandra Monica Negreiros Pérez, Nicole Abigail Ricra Palacios, Katherine Johana

CICLO

:

AULA /TURNO :

VII 404 / Noche

Ciudad Universitaria, julio del 2016

0

REINGENIERÍA EN EL PROCESO DE ALMACENAJE – PROMOCIONES 1021

Contenido RESUMEN EJECUTIVO .................................................................................................................... 3 INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 4 MARCO EMPRESARIAL .................................................................................................................. 6 I.

RESEÑA HISTÓRICA............................................................................................................ 6

II.

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA .......................................................................................... 6

III.

PRODUCTOS A DISTRIBUIR ............................................................................................ 7

IV.

UBICACIÓN DE LA EMPRESA ......................................................................................... 8

MARCO TEÓRICO ........................................................................................................................... 9 GESTIÓN DE ALMACENES .......................................................................................................... 9 INVENTARIOS ............................................................................................................................ 9 TIPOS DE ALAMACENES........................................................................................................... 10 BUENAS PRÁCTICAS DE ALMACENAMIENTO .......................................................................... 10 EMBALAJES .............................................................................................................................. 10 MEJORA DE PROCESOS............................................................................................................ 11 V.

PROCESOS CANDIDATOS AL REDISEÑO ........................................................................... 13

VI.

PRIORIZACIÓN DE PROCESOS ...................................................................................... 11

VII.

PROCESO SELECCIONADO ........................................................................................... 14

ANÁLISIS Y DIAGNOSTICO DEL PROCESO SELECCIONADO .......................................................... 15 V.

MISIÓN DEL PROCESO ..................................................................................................... 15

VI.

CLIENTES EXTERNOS E INTERNOS Y SUS EXPECTATIVAS ............................................. 15

VII.

AMEBA DEL PROCESO ................................................................................................. 15

VIII.

PROBLEMAS PRINCIPALES DEL PROCESO.................................................................... 16

IX.

DIAGRAMA DE NIVELACIÓN ........................................................................................ 17

X.

DIAGRAMA DEL FLUJO DE INFORMACIÓN DEL PROCESO ............................................... 18

XI.

DIAGRAMA DE ANÁLISIS DEL PROCESO – DAP ............................................................ 19

XII.

ASPECTOS TECNOLÓGICOS DE SOPORTE .................................................................... 20

XIII.

INDICADORES DEL PROCESO ACTUAL ......................................................................... 21

XIV.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ...................................................................... 22

1 GESTIÓN DE PROCESOS

REINGENIERÍA EN EL PROCESO DE ALMACENAJE – PROMOCIONES 1021

MEJORA DEL NUEVO PROCESO ................................................................................................... 23 XV.

NUEVA MISIÓN DEL PROCESO .................................................................................... 23

XVI.

BENCHMARKING ......................................................................................................... 23

XVII.

NUEVO MODELO EN EL PROCESO ........................................................................... 20

XVIII.

HABILITADORES DEL NUEVO PROCESO ................................................................... 20

XIX.

DEFINIR INDICADORES DEL NUEVO PROCESO ............................................................ 21

XX.

NUEVOS ASPECTOS ORGANIZACIONALES Y TECNOLOGICOS...................................... 23

XXI.

PLANEAR IMPLEMENTACIÓN ...................................................................................... 24

XXII.

PLAN DE IMPLEMENTACIÓN ...........................................Error! Bookmark not defined.

2 GESTIÓN DE PROCESOS

REINGENIERÍA EN EL PROCESO DE ALMACENAJE – PROMOCIONES 1021

RESUMEN EJECUTIVO La siguiente investigación se basa en elaborar una propuesta de mejora del proceso de recepción y almacenaje de productos en la Empresa Promociones 1021 S.R.L, la cual realiza distribuciones integrales a diferentes sectores del mercado. En primer lugar se detalla un marco teórico donde se describe los conceptos que conciernen al área de almacenaje, su gestión e importancia,

enfocado

brindar

un

mejor

alcance

sobre

los

procedimientos. Asimismo, se explica la importancia de la gestión por procesos y la mejora continua en las empresas. Posteriormente se describe el análisis del proceso y de las causas encontradas del problema principal del incumplimiento con sus estándares en el tiempo de servicio. Finalmente, el estudio propone mejoras al proceso, concluyendo en los beneficios encontrados al utilizar las diferentes herramientas en la investigación y recomendaciones a seguir para el desarrollo a futuro del proceso.

3 GESTIÓN DE PROCESOS

REINGENIERÍA EN EL PROCESO DE ALMACENAJE – PROMOCIONES 1021

INTRODUCCIÓN En los últimos años ha surgido una nueva tendencia en el desarrollo de las empresas y que ha sido el resultado de los cambios cada vez más rápidos dentro del entorno de la misma. La reingeniería viene a dar la pauta para nuevos cambios en la forma de operar de las empresas. La reingeniería no solo es automatizar procesos existentes, sino presentar nuevos procesos que rompan con los actuales, logrando mejorar la forma de hacer las cosas. Los Gerentes de las empresas del futuro deberán apoyar a que el personal de los diferentes niveles tome decisiones y por lo tanto estén debidamente facultados para ello. Siendo importante el pensar en una nueva estructura organizacional que nos permita visualizar una nueva serie de perspectivas para la empresa y sus empleados. En la actualidad la gestión de almacén es definida como un proceso de la función logística que trata la recepción, el almacenamiento y el movimiento dentro de un mismo almacén hasta un punto de consumo de cualquier producto, así como el tratamiento e información de los datos generaos. (Price Waterhouse Coopers, s.f.). La gestión de almacén es uno de los aspectos fundamentales del sector comercial, tan importante como las instalaciones y la calidad de los productos y servicios de la empresa. De hecho, el costo de posesión y mantenimiento de un almacén esta frecuentemente entre un 2% y un 5%. (Frazelle, 2002). Una adecuada gestión de almacén impacta directa y positivamente en la satisfacción del cliente, aumenta la eficacia y disminuye las pérdidas económicas, o cual redunda en el incremento de la productividad de la empresa.

4 GESTIÓN DE PROCESOS

REINGENIERÍA EN EL PROCESO DE ALMACENAJE – PROMOCIONES 1021

De ahí que el presente trabajo describe la problemática que enfrenta la empresa “Promociones 1021” dentro de la gestión de almacén, describiendo sus causas y consecuencias, considerando que las mercaderías almacenadas son consideradas como existencias dentro de los activos de toda organización. Éstos cobran mayor importancia en una empresa que compra y distribuye ya que es parte del CORE del negocio. Se puede, entonces, proponer de manera justificada, un rediseño en la gestión de almacén de “Promociones 1021”, puesto que la misma resultaría en beneficios como: 

Aprovechamiento de la economía de escala, al poder almacenar altos volúmenes permitiendo obtener mejores precios y descuentos por cantidad.



Oferta de un mejor servicio a los clientes, satisfaciendo su demanda al contar con todos los productos solicitados a bajos precios.



Rapidez en la entrega de los pedidos.



Disminución de las roturas en el stock de inventario.



Menor daño a los productos.



Menor número de errores en la selección.



Manejo eficiente de un mayor número de productos.



Mayor uso de las instalaciones existentes.



Minimizar las operaciones de manipulación y transporte.



Confiabilidad en el inventario.

En este sentido, las buenas prácticas de almacenajes aseguran que los productos que son distribuidos mantengan la calidad y satisfagan los requerimientos del cliente, disminuyéndose los productos no conformes.

5 GESTIÓN DE PROCESOS

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MARCO EMPRESARIAL “PROMOCIONES 1021” I.

RESEÑA HISTÓRICA

Promociones 1021 SRL se inicia en 1994 como distribuidor de abarrotes y productos para limpieza para atender a concesionarios y comedores en empresas e instituciones diversas en la ciudad de Lima. Con estos clientes se dio la oportunidad de abastecer productos especializados para este mercado, por lo que empezamos a manejar nuevas líneas y simultáneamente ampliamos la base de clientes en el rubro institucional comprendido por restaurantes, hoteles, discotecas, casinos, cines, empresas de catering, oficinas entre otros.

II.

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

Promociones 1021 SRL es una empresa que brinda soluciones integrales de abastecimiento al mercado Institucional ofreciendo productos y servicios que satisfagan las necesidades de nuestros clientes. o Misión: Nuestro objetivo es brindar un servicio de calidad, seguridad y comodidad a los clientes reflejados en ‘’Soluciones Integrales de Abastecimiento’’ a través del compromiso y esfuerzo de nuestros colaboradores. o Visión: Ser la empresa líder en proveer soluciones integrales de abastecimiento, con productos y servicios innovadores creando valor continuo para nuestros clientes y colaboradores.

6 GESTIÓN DE PROCESOS

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o Datos de la Empresa: a) Razón Social: Promociones 1021 S.R.L Ltda b) Ruc: 20254014843 c) Gerente General: Javier Serrano Herrera d) Apoderada: Fanny Herrera Reyes e) Dirección: Jr. Dante 424 Surquillo

III.

PRODUCTOS A DISTRIBUIR

-

Limpieza y equipamiento

-

Seguridad ocupacional

7 GESTIÓN DE PROCESOS

REINGENIERÍA EN EL PROCESO DE ALMACENAJE – PROMOCIONES 1021

-

IV.

Productos para Food Services

UBICACIÓN DE LA EMPRESA

La sede principal de Promociones 1021 se encuentra ubicado en el Jr. Dante 432- Distrito de Surquillo -Lima

8 GESTIÓN DE PROCESOS

REINGENIERÍA EN EL PROCESO DE ALMACENAJE – PROMOCIONES 1021

MARCO TEÓRICO GESTIÓN DE ALMACENES La gestión de almacenes se define como el proceso de la función logística que trata la recepción, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo de cualquier material – materias primas, semielaborados, terminados, así como el tratamiento e información de los datos generados. La gestión de almacenes tiene como objetivo optimizar un área logística funcional que actúa en dos etapas de flujo como lo son el abastecimiento y la distribución física, constituyendo por ende la gestión de una de las actividades más importantes para el funcionamiento de una organización. El objetivo general de una gestión de almacenes consiste en garantizar el suministro continuo y oportuno de los materiales y medios de producción

requeridos

para

asegurar

los

servicios

de

forma

ininterrumpida y rítmica.

INVENTARIOS Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa. Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.

9 GESTIÓN DE PROCESOS

REINGENIERÍA EN EL PROCESO DE ALMACENAJE – PROMOCIONES 1021

TIPOS DE ALMACENES Los almacenes pueden clasificarse de diversas maneras, ya sea según sus objetivos comerciales, según el sector industrial al cual pertenece, según el tipo de artículo que almacena, entre otras clasificaciones. Sin embargo, según Anaya existen dos grandes grupos de almacenes. 

Almacenes industriales o fabriles

Tiene como misión depositar materias primas, componentes o semiterminados de los productos necesarios para poder atender a un proceso de producción 

Almacenes comerciales

También llamados de productos terminados. Depositan artículos con destino al mercado. Dentro de los almacenes comerciales son frecuentes en las empresas tres tipos de almacenes: de picking o menudeo, de pack y de volumen o cantidades.

BUENAS PRÁCTICAS DE ALMACENAMIENTO Las buenas prácticas de almacenamiento (BPA), constituyen un conjunto los almacenamientos de importación, distribución, dispensación y expendio de productos farmacéuticos y afines, respecto a las instalaciones, equipamientos y procedimientos operativos, destinados a garantizar el mantenimiento de las características y propiedades de los productos.

EMBALAJES El embalaje o empaque es un recipiente o envoltura que contiene productos de manera temporal principalmente para agrupar unidades de un producto pensando en su manipulación, transporte y almacenaje. Otras funciones del embalaje son: proteger el contenido, facilitar la manipulación, informar sobre sus condiciones de manejo, requisitos legales, composición, ingredientes, etc. Dentro del establecimiento

10 GESTIÓN DE PROCESOS

REINGENIERÍA EN EL PROCESO DE ALMACENAJE – PROMOCIONES 1021

comercial, el embalaje puede ayudar a vender la mercancía mediante su diseño gráfico y estructural.

MEJORA DE PROCESOS El rediseño y reingeniería de los procesos que se orientan a la satisfacción de los requerimientos y a la eficiencia de los recursos debe estar orientada a los objetivos de la empresa. Por ello, se debe tener un claro entendimiento de las actividades, estrategia y servicios y productos que ofrece la empresa, de manera que, se esté alineada la mejora de los procesos con la misión de la empresa. Adicionalmente, debe existir una congruencia de los procesos entre áreas, ya que estas no son aisladas, más bien se complementas y trabajan en sinergia. Es así como resulta vital los procesos estratégicos y la estructuración sólida de los objetivos y cultura de la empresa. De esta manera, en la mejora de los procesos se estaría siempre orientando a los propósitos mayores de la empresa, dando soporte y apoyo a las metas de la empresa. Por otro lado, al entender la mejora de los procesos como parte de un programa de calidad total en la empresa, se expone la idea de que ante las necesidades de la empresa de incursionar ante nuevos mercados y desafíos, las empresas pueden optar por dejar proyectos de mejora a los empleados. En estos proyectos, los propios empleados encuentran la sinergia y la responsabilidad, como la autoridad, bajo su trabajo. Por ello existe gran importancia en la mejora continua y en el programa de calidad en la gestión y motivación propia de los empleados. Al tener empleados que toman la responsabilidad y la autoridad propia de proyectos de mejora, se puede lograr mejoras internas en la empresa, llevadas en base a sus experiencias y conocimientos de exigencias y limitaciones.

11 GESTIÓN DE PROCESOS

REINGENIERÍA EN EL PROCESO DE ALMACENAJE – PROMOCIONES 1021

Finalmente, se puede entender que existen dos realidades, la estandarización y el proceso de mejora continua, estos que en conjunto con la identificación de oportunidades de mejora logran mantener un proceso de mejora continua. Además, la mejorar de los procesos tiene como objetivo estandarizar las nuevas prácticas, que son puestas a ejecución por los trabajadores. Estas mejoras son solo posibles mediante la identificación de las oportunidades de mejora, lo que es realizado por las personas. Por ello, debe existir un respeto y motivación al trabajador, de todo nivel de la organización, en la mejora continua de las operaciones en el mismo trabajo realizado, lo que da la capacidad al trabajador de contribuir y dar un gran aporte al trabajo que resulta en grandes beneficios para la empresa. Es así como se determina que, para tener un sistema de gestión de mejora continua de los procesos, es vital tener un recurso humano que de soporte las mejoras, encontrando oportunidades de mejora y ejecute de manera eficaz y apropiada las mejoras.

12 GESTIÓN DE PROCESOS

REINGENIERÍA EN EL PROCESO DE ALMACENAJE – PROMOCIONES 1021

V.

PROCESOS CANDIDATOS AL REDISEÑO

A. Proceso de Almacenaje y Recepción de Mercadería Es el proceso por el cual se controlan las existencias de la empresa, manteniendo un orden y garantizando el correcto almacenaje de los productos para asegurar su calidad. Así mismo, en este proceso se realizan las entregas de mercaderías al área de Distribución para la posterior entrega al cliente. Pasos: 1. Verificación de los documentos de venta del proveedor 2. Pre- Recepción de mercaderías 3. Verificación de mercaderías 4. Ingreso de mercadería al almacén 5. Acomodo de mercadería en almacenes 6. Ingreso de los productos al Kardex 7. Control de Inventarios 8. Picking

B. Proceso de Distribución Son las actividades que se realizan para la entrega de productos hacia el consumidor final. Este proceso es responsable del aumento el valor tiempo y el valor lugar de un bien. Pasos: 1. Programación de los despachos 2. Verificación de la movilidad 3. Verificación de mercadería a despachar 4. Carguío de camiones 5. Transporte de mercaderías

13 GESTIÓN DE PROCESOS

REINGENIERÍA EN EL PROCESO DE ALMACENAJE – PROMOCIONES 1021

C. Proceso de Gestión de Ventas Es la secuencia emprendida por el Ejecutivo de venta para tratar con los clientes y los clientes potenciales que tiene por objeto producir en estos el deseo de compra. Pasos: 1. Planificación de la Gestión Comercial 2. Cotizaciones 3. Visitas a clientes 4. Proceso de OC 5. Seguimiento de la atención de las OC 6. Coordinación de entregas especiales

14 GESTIÓN DE PROCESOS

VI.

PRIORIZACIÓN DE PROCESOS

CRITERIOS Impacto en la empresa

Impacto en la estrategia

Susceptibilidad al cambio

Impacto en costos

Impacto en clientes

Total

20%

10%

10%

30%

30%

100%

Gestión de Ventas

4

3

2

3

4

3.4

Distribución

2

2

3

3

4

3

Almacenaje y Recepción de Mercaderías

4

3

4

4

3

3.6

PROCESOS

11

VII.

PROCESO SELECCIONADO

ALMACENAJE Y RECEPCIÓN DE MERCADERÍAS  JUSTIFICACIÓN DE LA SELECCIÓN Elegimos este proceso, porque es uno de los más importantes de la empresa ya que por este medio se controlan las existencias con las que la organización cuenta para ejecutar sus actividades comerciales. La calidad de los productos entregados inicia justamente en este proceso, es por ello que se debe garantizar el mantenimiento de la misma.

14

REINGENIERÍA EN EL PROCESO DE ALMACENAJE – PROMOCIONES 1021

ANÁLISIS Y DIAGNOSTICO DEL PROCESO SELECCIONADO V. MISIÓN DEL PROCESO «Realizar todas las actividades correspondientes al área que permitan garantizar el mantenimiento y el ejercicio de control de las existencias de la empresa Promociones 1021.»

VI.

CLIENTES EXTERNOS E INTERNOS Y SUS EXPECTATIVAS

CLIENTES

EXPECTATIVAS

Clientes Internos Contar con los Equipos de Seguridad Ocupacional necesarios Disponer de las herramientas para el muestreo Área de Almacenes

Sistema de Gestión actualizado para el ingreso de productos Registros habilitados para los controles Medios de transporte entre almacenes y zona de despacho

Clientes Externos Productos en buen estado Encargado de Distribución

Cantidades que coincidan con el Consolidado de Despacho Certificados de Calidad en caso sean necesarios

GESTIÓN DE PROCESOS

15

VII.

AMEBA DEL PROCESO

15

VIII. PROBLEMAS PRINCIPALES DEL PROCESO Problema principal La falta de control de los inventarios de los almacenes genera que existan diferencias

de

inventario,

ocasionando

la

emisión

errónea

de

documentos de ventas, entregas parciales (que representan un sobre costo en la distribución).

Lo que se genera debido a ello Pérdida de existencias de la empresa, que son costos adicionales a lo presupuestado.

Otros problemas del proceso o No se respetan los horarios de atención de almacén o Algunos productos se quedan en el lugar para mercaderías de tránsito y no se derivan a su lugar establecido de almacenaje o Personal no autorizado dispone de los almacenes o Se saltan los procesos de solicitud de muestras

¿Qué problemas más pueden registrarse? Promociones 1021 puede empezar a generar pérdidas por el robo y/o extravío de mercaderías. Los clientes pueden verse afectados consecutivamente por faltantes de stock (en caso de diferencias de inventarios) lo que vulnera la imagen institucional de Promociones 1021.

16

IX.

DIAGRAMA DE NIVELACIÓN

17

X.

DIAGRAMA DEL FLUJO DE INFORMACIÓN DEL PROCESO

18

REINGENIERÍA EN EL PROCESO DE ALMACENAJE – PROMOCIONES 1021

XI.

DIAGRAMA DE ANÁLISIS DEL PROCESO – DAP

Nº DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES 1

Verificación de documentos de venta y OC

2

Organiza equipo y personal para realizar la recepción

3

Caminar al área de recepción de los productos

4

Tiempo de espera por la recepción de los productos

5

Recepción de los productos

6

Verifica ejemplar contra datos de la remisión y OC

7 8 9 10 11 12 13 14 15

Cuenta ejemplares Realiza muestreo aleatorio Recibe los productos Envía productos a almacén Caminar a tarima Colocar los productos en tarima Ingresar productos al kardex del sistema Recibe consolidado de despacho Realiza el picking según consolidado Verifica cantidades y productos con el encargado de distribución Firma consolidado de despacho

16 17

TOTAL

TIEMPO (Minutos)

z x

Observación

2

x

2 x

1 x

x

10 20

x x x x

5 2 2 7 10 2 10 10 2 20

x x x x x x x

8

x

1

114 19

GESTIÓN DE PROCESOS

XII.

ASPECTOS TECNOLÓGICOS DE SOPORTE

Básicamente se utilizan el Sistema de Gestión Administrativa (versión 2016), la plataforma de correos electrónicos para mantener la fluidez de las comunicaciones y las herramientas que brinda MS Office para la elaboración de los reportes de gestión del área. Entre las funcionalidades del Sistema de Gestión se encuentran: 

Ingresos y salidas de mercadería al Kardex.



Ajustes de inventario



Traslados de mercaderías entre almacenes

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REINGENIERÍA EN EL PROCESO DE ALMACENAJE – PROMOCIONES 1021

XIII. INDICADORES DEL PROCESO ACTUAL En el proceso hay ciertos indicadores para determinar la raíz de los problemas existentes y establecer un rango de gestión permitidos para evaluar la misma. Mediante estos indicadores se espera hacer seguimiento al progreso del área e implementar una gestión por resultados en la misma. Actualmente se cuenta con los siguientes indicadores de medición del proceso: Diferencias de inventario (Físico Vs Sistemas) Indicador orientado a medir las diferencias entre el stock real y el que se indica en el Kardex. Se utiliza para notar qué productos son los que usualmente tienen este problema y poder hallar la causa de la diferencia. Cantidad de productos dañados y/o vencidos Indicador que informa acerca de las existencias de la empresa que ya no pueden ser entregadas al cliente ya que por alguna razón (daño, vencimiento, etc.) no son conformes. Brinda también información de valorización de los productos en esta condición para tener un aproximado de pérdida. Incidencias en el Picking Mide el número de No Conformidades en el subproceso del Picking Rotación de Inventarios Se

determina dividiendo el costo de las mercancías vendidas en el

periodo entre el promedio de inventarios durante el periodo.

GESTIÓN DE PROCESOS

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REINGENIERÍA EN EL PROCESO DE ALMACENAJE – PROMOCIONES 1021

XIV. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES CONCLUSIONES - Luego de haber analizado las 3 áreas de la empresa Promociones 1021, se pudo detectar que el proceso a realizar las mejoras es el de almacenaje de la distribuidora Promociones 1021. - En primer lugar se detectó la falta de control de los inventarios de los almacenes, esto la emisión errónea de documentos de ventas, entregas parciales (que representan un sobre costo en la distribución). - Además la distribuidora Promociones 1021 tiene problemas con algunos productos debido a que estos se quedan en el lugar para mercaderías de tránsito y no se derivan a su lugar establecido de almacenaje, sumado a la desorganización en los procesos dentro del almacén, desde

que no respetan los horarios del área de

almacén hasta el salto de algunos procedimientos de solicitud de muestra. - Todo lo mencionado recae en la falta de control en el área de custodio de la mercadería y en el ingreso y salida del almacén de los productos. RECOMENDACIONES  En primer lugar se debe realizar el proceso de benchmarking y la

utilización de aspectos organizacionales y tecnológicos con la finalidad del proceso de almacenaje mejorado.

GESTIÓN DE PROCESOS

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REINGENIERÍA EN EL PROCESO DE ALMACENAJE – PROMOCIONES 1021

MEJORA DEL PROCESO XV. NUEVA MISIÓN DEL PROCESO «Definir las actividades y lineamientos para el correcto almacenaje de los productos, a fin de asegurar la satisfacción de los clientes del proceso a partir de la identificación de las necesidades de las áreas, cumpliendo con los requisitos correspondientes y, en lo posible evitar riesgos que pudieran afectar la calidad y consistencia del servicio e incluso la seguridad de la organización»

XVI. BENCHMARKING En el mercado son muchos las empresas que poseen herramientas modernas que mejoran el proceso de almacenaje. Una de las empresas más representativas es: Walmart: Esta empresa fue la primera en implementar en toda la compañía el uso de los códigos de barra UPC. Además la empresa en años recientes ha utilizado etiquetas de identificación de radio-frecuencia (RFID, por sus siglas en inglés), códigos numéricos que se analizan desde la distancia para rastrear el movimiento de mercancías a lo largo de la cadena de suministro. Ya que el inventario debe ser manejado tanto por Walmart y sus proveedores.

GESTIÓN DE PROCESOS

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XVII. NUEVO MODELO DEL PROCESO Operación Nº 1

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

2

Verificacion de documentos de venta y OC Organiza equipo y personal para realizar la recepcion

3

Caminar al área de recepcion de los productos

4 5

Tiempo de espera por la recepcion de los productos Recepciona los productos

6 7 8 9 10 11 12 13

Verifica ejemplar contra datos de la remisión y OC Realiza muestreo aleatorio Recibe los productos Envia productos a almacén Caminar a tarima Colocar los productos en tarima Recibe consolidado de despacho Realiza el picking según consolidado

14 15

Verifica cantidades y productos con el encargado de distribucion Firma consolidado de despacho

Transporte

Inspección/ Verificación

Demoras

Almacén TIEMPO (Minutos)

z x

Observacion

2

x 2 x 1 x 6 20

x x

5 2 7 10 2 10 2 20

x x x x x x x x x

4 1 94

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21 GESTIÓN DE PROCESOS

REINGENIERÍA EN EL PROCESO DE ALMACENAJE – PROMOCIONES 1021

22 GESTIÓN DE PROCESOS

XVIII. HABILITADORES DEL NUEVO PROCESO Los habilitadores que consideramos para el diseño del nuevo proceso de Almacenaje y recepción de pedidos son: -

Tecnologías de la información En este nuevo proceso se necesita de este habilitador que definitivamente ha revolucionado las relaciones de las empresas con su entorno, debido a que las TIC nos permiten integrar en espacios virtuales todas las actividades necesarias del día a día de la empresa. Nunca antes en la Historia había sido tan fácil importar o exportar como lo es ahora gracias a las TIC. Además, estas tecnologías pueden llegar a cualquier empresa sin importar su actividad o tamaño. Específicamente en este caso hablaríamos de un espacio virtual conocido como: Cloud computing, conocido como computación en la nube, es una tecnología nueva que busca tener todos nuestros archivos e información en Internet y sin depender de poseer la capacidad suficiente para almacenar información, toda la información, procesos, datos, etc. se localizan dentro de la red de internet, como en una nube, así todo el mundo puede acceder a la información completa, sin poseer una gran infraestructura.

-

Establecimiento de nuevos líneas acción Esto recae prácticamente en la dejadez y falta de límites en el personal

de

la

distribuidora,

sumado

a

la

incorrecta

desorganización y en el salto de actividades del proceso de almacenaje.

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REINGENIERÍA EN EL PROCESO DE ALMACENAJE – PROMOCIONES 1021

XIX. DEFINIR INDICADORES DEL NUEVO PROCESO "Lo que no se puede medir no se puede controlar, lo que no se puede controlar no se puede administrar". La métrica es muy importante para el funcionamiento de una organización, dado que esta impacta directamente en la actitud y comportamiento de sus miembros, situándolos en un punto de evaluación respecto a los objetivos planteados y alcanzados. Productividad de Almacén: Cantidad de trabajo realizado por unidad de tiempo: 

Líneas de pedido preparadas por hora: Para los preparadores. Igual que en el indicador anterior, hay que individualizarlo y descontar los tiempos de paro.



Diferencias de inventario (Físico Vs Sistemas): Indicador orientado a medir las diferencias entre el stock real y el que se indica en el Kardex. Se utiliza para notar qué productos son los que usualmente tienen este problema y poder hallar la causa de la diferencia.



Cantidad de productos dañados y/o vencidos: Indicador que informa acerca de las existencias de la empresa que ya no pueden ser entregadas al cliente ya que por alguna razón (daño, vencimiento, etc.) no son conformes. Brinda también información de valorización de los productos en esta condición para tener un aproximado de pérdida.



Incidencias en el Picking: Mide el número de No Conformidades en el subproceso del Picking



Rotación de Inventarios: Se determina dividiendo el costo de las mercancías

vendidas

en

el

periodo

entre

el

promedio

de inventarios durante el periodo.

GESTIÓN DE PROCESOS

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REINGENIERÍA EN EL PROCESO DE ALMACENAJE – PROMOCIONES 1021



Palets recibidos por día: para Recepción de mercancía, no hace falta individualizar el control, puede ser válido el análisis global.



Palets movidos por día: para Carretilleros. Este indicador sí que conviene individualizarlo por persona. Hay que contar los tiempos de paro de carretilla por tener otras dedicaciones los carretilleros. Se puede obtener por día o por hora.



Bultos, cajas ó unidades preparadas por hora: es un complemento ideal para el indicador anterior, es conveniente considerarlos en conjunto.



Absentismo: para todo el personal. Cociente de dividir las horas de presencia real de todos los operarios de almacén, por las horas teóricas que deberían estar. También se puede individualizar para controlar posibles abusos.



Actividad: para el personal directo que se ocupa de las tareas productivas del almacén. Horas en las que se está ocupando de sus tareas

“productivas”

(carga,

descarga,

almacenamiento,

preparación…), dividido por las horas totales de presencia. También es muy conveniente individualizar este control, siendo necesario para obtener el dato global. 

Calidad de preparación: número de líneas con errores en la entrega dividido por el número total de líneas preparadas. Por supuesto este indicador debe ser personalizado y su conjunto nos indicará la calidad total de preparación de nuestro almacén.

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REINGENIERÍA EN EL PROCESO DE ALMACENAJE – PROMOCIONES 1021

XX. NUEVOS ASPECTOS ORGANIZACIONALES Y TECNOLOGICOS La empresa Promociones 1021 debe implantar nuevos controles en el proceso de almacenaje, para ello el nivel de alta directiva deben de realizar cambios organizacionales y tecnológicos, lo cual involucra: Mayor control en el área de custodio: para ello se debe de realizar semanalmente el arqueo virtual (electrónico) y físico, definitivamente esto sería apoyado con la implantación del código de barras. Además la formación recibida por los trabajadores es extensa en cuanto a aspectos técnicos se refiere, pero escasa o nula en lo referente a gestión, organización, procesos operativos, herramientas de lean manufacturing, calidad, seguridad e higiene y medio ambiente. Otro aspecto seria que los trabajadores de la empresa no distinguen los limites en cuanto a relaciones personales con los trabajares de cada área, impidiendo un adecuado desarrollo de actividades y sobre todo impide un adecuado cumplimiento de procesos. Por último se debe mencionar que la zona de entrada y recepción de mercancía no es fija, no se encuentra delimitada, debido a que existe desorganización pues se mezclan materiales destinados a distintos fines y esto conlleva a pérdida de tiempo, caos, incremento de gasto, etc.

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XXI. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN Se ha estructurado como implementación principal el establecer una mejora del proceso, a partir de la planificación de la calidad, el desarrollo de indicadores para su control, procedimientos y estandarización para asegurarla. Para mejorar el proceso seleccionado, hemos considerado sustituir ciertas fases por aspectos tecnológicos ya mencionados. 1. Objetivo •

Solucionar los problemas identificados en el análisis del proceso.

•

Optimizar el proceso de Almacenaje y Recepción de Productos.

•

Asegurar la mejora continua.

2. Actividades •

Definir un equipo de trabajo.

•

Representar el sistema en el que está envuelto el proceso.

•

Identificar el proceso y sus actividades. Representación del proceso.

•

Definir las entradas, salidas y recursos del proceso. Elaborar diagrama de flujo del proceso.

•

Identificar los factores críticos del proceso para cada una de las actividades.

•

Diseñar un control para cada factor crítico.

GESTIÓN DE PROCESOS

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REINGENIERÍA EN EL PROCESO DE ALMACENAJE – PROMOCIONES 1021

•

Implementar la evaluación de indicadores del área de almacén y compartirla con el área a fin de que tomen conciencia en los aspectos que se les evalúa.

•

Implementar base de datos de referidos como recurso.

•

Evaluar desempeño.

•

Estandarización y evaluación continua del desempeño.

•

Elaborar plan de mejora continua.

3. Recursos •

Base de datos de referidos.

•

Procedimientos y estándares ya existentes a reemplazar o modificar

4. Financiamiento •

Este plan de mejora se realizará en el año de Gestión 2017 y será financiado con las utilidades del último trimestre del presente año (2016).

GESTIÓN DE PROCESOS

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