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• Clinton Paricahua Coaquira

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Proceso de Dirección en la empresa

ÍNDICE DE CONTENIDOS Introducción……………………………………………………………………

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Dirección en la empresa……………………………………………………… 05 Comunicación organizacional………………………………………………... 06 Motivación y satisfacción laboral……………………………………………. 09 Planificar, organizar, liderar y controlar…………………………………….. 12 Metodología para la evaluación de la eficiencia………………………….

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Conclusiones………………………………………………………………….. 17 Bibliografía……………………………………………………………………… 18

El proceso de la dirección en la empresa

INTRODUCCIÓN “la dirección es el proceso de planear, organizar, liderar, controlar y analizar los esfuerzos de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos para lograr objetivos organizacionales establecidos.” Mescon.

“Todo trabajo directamente social o colectivo requiere en mayor o menor medida una dirección que establezca un enlace armónico entre las diversas actividades individuales y ejecute las funciones generales que brotan de los movimientos del organismo productivo total, a diferencia de las que realizan los órganos individuales. Un violinista se dirige él mismo, pero una orquesta necesita un director” Carl Marx. Ah medida que el hombre iba evolucionándose y por tanto civilizándose a ido requiriendo que la dirección sea parte de su cotidianeidad, sin embargo las raíces teóricas surgen a fines del siglo XIX, por la necesidad de la economía predominante de ese entonces la “capitalista” esta estaba enfocada en buscar métodos de administración que respondiese a los intereses colectivos, iniciando así un estudio y desarrollo teórico practico de la dirección. En todas las fases de producción es necesario de una dirección eficaz, capaz de ejecutar funciones generales necesarias e imprescindibles para establecer la unidad que permita la eficiencia e interrelación entre los diferentes procesos que acompañan la vida misma de la empresa. De las definiciones anteriores se extrae que es enjundioso de una dirección adecuada para un progreso colectivo, en consiguiente, el presente trabajo monográfico tendrá como finalidad el abarcar más a detalle el proceso de dirección así como el papel de los directivos en la empresa.

DIRECCIÓN EN LA EMPRESA

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La dirección es la parte esencial y central de la administración, a la cual se deben subordinar y ordenar todos los demás elementos. En efecto, si se previene, planea, organiza, integra y controla, es únicamente para actuar de manera eficiente. De nada sirven técnicas complicadas en cualquiera de los otros elementos, si no se logra una buena ejecución, la cual depende de manera inmediata, y coincide temporalmente, con una buena dirección, en tanto serán todas las demás técnicas útiles e interesantes en cuanto permitan dirigir y realizar mejor. De todas las etapas de la mecánica administrativa la central es la dirección; por ello puede afirmarse que es la esencia y el corazón de lo administrativo. Las funciones de dirección ocupan un lugar prominente, en la teoría y la práctica de la dirección de la producción y servicios, manifestándose en ellas la esencia y el contenido de la actividad de dirección en cualquiera de sus niveles. El surgimiento y posterior desarrollo de la dirección está determinado por el efecto inevitable de la división y profundización de la división social del trabajo y de la especialización del trabajo en la esfera de la dirección y su formación como sistema, constituye todo un proceso necesario, complejo y variado, derivado de la producción y los servicios, y de la dirección de los mismos. El proceso de dirección se lleva a cabo con la realización de diversas funciones que reflejan su contenido y en gran medida determinan su estructura. Para convertir en realidad determinados objetivos que se tracen los diferentes niveles de dirección, resulta necesario establecer cuáles son las funciones que se requieren para ello y si

estas están dirigidas hacia el logro de esos

objetivos. Las funciones de dirección se caracterizan por su flexibilidad, variabilidad e interdependencia producto del propio dinamismo del objeto de dirección y de su sistema organizativo. De estos se desprende que: a medida que se van desarrollando y transformando los sistemas, surgen nuevas funciones, otras se extinguen o transforman, o dejan de tener importancia y cambian, enmarcándose una tendencia a incrementar el grado de complejidad, ya que las funciones constituyen el contenido de dirección.

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COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL La comunicación, en cualquier empresa, es equivalente al sistema circulatorio del ser humano, puesto que lleva sangre a todos los partes del cuerpo humano, en una empresa es el medio de transmisión de ideas, de entablar compañerismo, de anunciar progresos o fracasos, si estos no se dieran la empresa simplemente no existiría porque es un proceso que involucra a todos los miembros de la organización. Por ende los directivos deben tener las cualidades para utilizarlas, siempre con el fin de mejorar el sistema empresarial. Proceso de comunicación SUPERVISOR

TRABAJADOR

Contribuye al conocimiento y comprensión de los propósitos del modelo y al desarrollo del trabajador y la mejora de los procesos. La comunicación capacita al gerente para obtener datos para la toma de decisiones, para ayudarse a identificar problemas y saber qué acciones son necesarias. Por lo que la comunicación es un medio, no un fin; hace posible el proceso administrativo, ayuda a que la planeación administrativa sea bien ejecutada, que se ejecute eficazmente y sea seguida con diligencia, y que el control administrativo sea aplicado con efectividad.

Según Reyes Ponce “La organización es la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales o humanos de un organismo, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados”

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De esta definición se extrae lo siguiente: 

Es estructural, se refiere a que las relaciones varían según determinadas

funciones.  Por esto mismo, afirma el cómo deben ser la relaciones jerárquicas.  Todo esto se hace para llegar a un fin deseado. Para Harold Koontz “organizar es la identificación y calificación de la actividades requeridas, el agrupamiento de actividades necesarias para alcanzar los objetivos, el asignar a un gerente con la autoridad (delegación) necesaria para supervisarlo y las medidas para la coordinación en forma horizontal (en el mismo nivel organizacional o similar) y en forma vertical en la estructura de la organización” Un concepto muy exacto de lo que es la comunicación interna es aquel que dice: “la Comunicación Interna es contar a la Organización lo que la Organización está haciendo” esta frase en su simplicidad explica de manera exacta la definición de la comunicación en un ámbito interno de la organización. En conclusión: la comunicación interna es el proceso que permite a los miembros de la organización, transmitir el estado, los acontecimientos y probabilidades que ocurren en la misma, esta se da de diferentes maneras, sea de forma vertical (ascendente o descendente) horizontal o diagonal, según las funciones que cumple cada miembro en la organización.

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En la imagen anterior se muestran los tipos de comunicación organizacional que son comunicación ascendente, comunicación descendente, comunicación horizontal y comunicación diagonal.

MOTIVACIÓN Y SATISFACCIÓN LABORAL

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La dirección eficiente de una organización en busca de un trabajador motivado, que sienta orgullo, entusiasmo y diversión en su labor, así como el utilizar métodos y técnicas gerenciales acordes a las características de la misma, contribuye al éxito. Desde el punto de vista social, en los últimos 50 años se han desarrollado transformaciones más aceleradas de las formas de satisfacer las necesidades del hombre y las capacidades de la fuerza de trabajo, que en toda la historia anterior de la humanidad. Llevado por este radical proceso, sin atender las diferencias regionales, de hecho se ha producido un cambio agregado de técnica, conocimiento, actuación y pensamiento. El desarrollo de los recursos humanos, las nuevas tecnologías, el progreso de la ciencia y la dirección se entremezclan y apuntan en el mismo sentido, el papel activo es, en todo orden, del hombre, y se centra en la solución de problemas, la creatividad y la innovación. La transformación de la cultura organizacional que exige el mundo actual es un reto para nuestro sistema empresarial. La cultura de una organización, puede definirse como, “Una forma aprendida de hacer en la organización, que se comparte por sus miembros, constan de un sistema valores y creencias básicas que se manifiesta en: normas, actitudes, conductas, comportamientos, la manera de comunicarse, las relaciones interpersonales, el estilo de liderazgo, la historia compartida, el modo de dar cumplimiento a la misión y la materialización de la visión, en su interacción con el entorno, en un tiempo dado”.

Desarrollo del proceso A continuación se presenta un estudio de Motivación y Estimulación, realizado en una empresa productiva, el cual ofreció elementos significativos para los planes de acción a desarrollar por esta organización. Para el diseño e inicio del trabajo se partió de los diferentes análisis obtenidos mediante el proceso de consultoría. Este permitió conocer la importancia que en esta empresa tenía la satisfacción laboral, la motivación y la estimulación

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personal, lo que se ponía en evidencia en la misión, la visión, las direcciones principales de trabajo y el análisis de fuerzas internas y externas que se había realizado. En relación con la percepción de los trabajadores sobre sus principales necesidades, se puede plantear que los factores de motivación en el contexto laboral de esta empresa son el salario, las condiciones adecuadas de locales de trabajo y del comedor, la alimentación, los medios de protección, la transportación, las posibilidades de acceder a vivienda, el disponer de la información necesaria, las posibilidades de promoción y la organización de la producción, las cuales están asociadas a la satisfacción de necesidades básicas. Cuando un trabajador experimenta estas necesidades, su conducta estará motivada fundamentalmente por obtener “aquello” que le satisface y, por lo tanto, estará motivado por los factores antes mencionados; en esta Empresa el 67% de los encuestados manifiesta este tipo de necesidades. Conviene considerar estos resultados como una señal de alerta, teniendo en cuenta el alto porcentaje que representa. Vistos los resultados anteriores desde otro ángulo, se tiene lo siguiente: 

39% de los encuestados otorga baja puntuación a la libertad e iniciativa que tienen para la programación de su trabajo y su influencia en la



eficiencia del mismo. 32% evalúa con baja puntuación la claridad en cuanto al conocimiento



en cualquier momento del nivel de eficiencia que logran en su trabajo. 16% evalúa como baja la influencia de su trabajo en la vida y trabajo de



otras personas. 21% otorga la mayor calificación a las posibilidades de realizar su



trabajo de principio a fin y ver sus resultados finales. 32% otorga baja puntuación a las habilidades y conocimientos que pueden aplicar para el desarrollo de su trabajo.

Factores motivacionales Existen numerosas listas de “resortes” o motivos que supuestamente inducen el comportamiento; de hecho, buena parte de los estudios sobre la motivación humana, sobre todo en las primeras etapas de investigación, se han

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concentrado en identificar qué es lo que mueve al hombre a actuar, en la suposición de que, identificados los motivos principales del comportamiento seria fácil actuar sobre aquel. Y aunque se ha avanzado mucho en este terreno también ocurre que a mera identificación de los factores motivacionales no garantiza una eficaz practica motivacional, ya que, como han mostrado estudios empíricos y teorías posteriormente formuladas, es mucho más importante comprender los mecanismos y las formas a través de los cuales los motivos se combinan y actúan, en un proceso que es difícilmente perceptible y mucho menos generalizable. Por ello, se ha optado por facilitar una relación de necesidades bastante simplificada y estructurada en grupos:

Necesidades

Organicas sociales Psicologicas

Fisiologicas seguridad Afiliacion estima poder logro competencia autorrealización

Necesidades orgánicas: son unas necesidades básicas derivadas de la condición animal del hombre y orientadas a la supervivencia. Incluyen las fisiológicas o vegetativas y la necesidad de seguridad en sentido estricto. Necesidades sociales: derivadas de la naturaleza de hombre como ser social, que le lleva a vivir en grupo y socializarse. Incluye un conjunto de necesidades de tipo afectivo, de relación y participación, que pueden sintetizarse en la necesidad de afiliación.

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Necesidades psicológicas: Conjunto de necesidades relativas al ego, producto de la naturaleza exclusiva y compleja de la psique humana y de la autoconciencia del yo.

PLANIFICAR, ORGANIZAR, LIDERAR Y CONTROLAR Gestión empresarial es la actividad que busca a través de las personas que ostentan la dirección de la empresa mejorar la eficiencia, productividad y por ende la competitividad de las empresas o negocios. Para ello, la gestión de la empresa emplea las herramientas y técnicas de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc.) de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo de los fines perseguidos por la organización, asegurando la viabilidad de la empresa en el largo plazo. Por lo tanto, la gestión de empresas constituye una actividad, llevada a cabo por los directivos, que incide sobre cuatro niveles funcionales perfectamente definidos: planificar, organizar, liderar y controlar, funciones que tienen que estar presente en todos los niveles departamentales de la organización o empresa. Planificación Planificar consiste en especificar los objetivos que deben alcanzarse y decidir anticipadamente las acciones que deben tomarse para lograr tales objetivos. A través de la planificación se analiza la situación actual de la empresa, se visualiza el futuro de la misma, determinándose los objetivos necesarios y las acciones a realizar para alcanzar dichos objetivos, sin olvidar la determinación de los recursos necesarios para alcanzar dichos objetivos. En definitiva, a través de la planificación se establece la estrategia de la empresa. “Cada vez que usted planea, se arriesga, fracasa, revalúa o hace ajustes, está disponiendo de otra oportunidad para volver a empezar, solo que en mejores condiciones que la primera vez”. J. Maxwell.

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Organización Organizar consiste en ordenar y coordinar los recursos humanos, financieros, físicos y otros que son necesarios para alcanzar los objetivos de la empresa creando las condiciones para que las personas y las cosas trabajen de forma armoniosa y orientada a alcanzar los mejores resultados posibles. “Si no existe organización, las ideas, después del primer momento de impulso, van perdiendo eficacia.” E. Guevara

Liderazgo (dirección) Liderar es estimular a los miembros de la organización para que desempeñen su actividad con altos niveles de rendimiento. El líder, a través de la comunicación permanente, tendrá que dirigir, motivar y comunicarse con los empleados de forma individual y en grupo, ayudándoles en el logro de los objetivos de la organización. “Los líderes no surgen de la nada. Deben ser desarrollados, educados de tal manera que adquieran las cualidades de liderazgo” Warren Bennis

Control Una organización bien gestionada desde las perspectivas de planificación, organización y liderazgo sería ineficiente si no dispusiera de unmecanismo de control y de supervisión del desenvolvimiento y progreso de la empresa, especialmente cuando se están implementando cambios. A través del control,

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se detectan las disfunciones en el cumplimiento de los objetivos de la empresa, pudiendo con ello ponerse en marcha los mecanismos correctores oportunos. Expuestas las cuatro funciones de la gestión empresarial, señalar que éstase nutre de un conjunto de técnicas que se aplican al proceso de planificación, organización, liderazgo y control con el fin de mejorar la productividad, sostenibilidad y competitividad de la misma. Entre estas técnicas podemos señalar, con carácter meramente enunciativo, las siguientes: o o o o o o o o

Análisis estratégico. Análisis organizacional o proceso administrativo. Gestión de tecnología de la información. Gestión financiera. Gestión de recursos humanos. Gestión de operaciones, logística, etc... Gestión del Conocimiento. Gestión del tiempo.

Por lo tanto, si analizamos con detalle lo expuesto hasta ahora, estaremos de acuerdo en que gestionar empresarialmente nuestros despachos constituye una decisión no solo aconsejable, sino me atrevo a decir imprescindible teniendo en cuenta los cambios que ha experimentado nuestra profesión en los últimos años. Pero, en todo caso, obviando la necesidad de su empleo, lo cierto es que la existencia de una planificación estratégica, una adecuada organización de los recursos y un control permanente de los resultados, todo ello pilotado por un claro liderazgo, funciones que actualmente no existen en multitud de despachos, nos llevará a ser más eficientes, productivos y a optimizar mucho mejor nuestros recursos, garantizando con ello la viabilidad de nuestro negocio.

METODOLOGÍA PARA LA EVALUACIÓN DE LA EFICIENCIA Para la evaluación de la efectividad de una capacitación, se propone utilizar indicadores que permitan su determinación numérica, simplificando la evaluación. Ahora bien, los indicadores van a variar de acuerdo con el área a la que se dirigió la capacitación o bien, con su temática.

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Por ello, lo primero es definir el área a la que se dirigió la capacitación o su temática, para pasar luego a determinarlos indicadores de efectividad de la capacitación. Muchos de los indicadores recomendados son a la vez indicadores de gestión de los negocios, disposición que es muy conveniente para no incrementar el número de cálculos de indicadores en las empresas. A continuación se describe las áreas o temáticas más comunes y algunos posibles indicadores de eficacia:  Capacitaciones en el tema de servicio al cliente: número de quejas, reclamos o demandas, tiempo de resolución de reclamos, retención de clientes, pérdida de clientes.  En aspectos propios del trabajo: reducción en el tiempo de proceso (duración del trabajo), disminución de errores, aumento de la producción (entendido como el número de “piezas”, “unidades”, “trabajos”, “clientes” u otro dependiendo del negocio).  En términos de mejoramiento de la calidad / mejoramiento de procesos: número de rechazos, número de devoluciones, número de reprocesos, aumento de la producción, aumento de ingresos, aumento de la productividad y otros.  En temas específicos, por ejemplo, seguridad laboral: número de accidentes, de lesiones, de ausencias por enfermedad, de enfermedades crónicas por el trabajo y otras.  En temas de gestión laboral: reducción del ausentismo, satisfacción laboral, número de conflictos, número de sugerencias.  En temas de innovación o desarrollo de productos: número de productos nuevos o patentes, número de nuevos modelos o número de cambios en el diseño, entre otros.  En temas de comercialización de productos: clientes nuevos, volumen de las ventas y más.

Evaluación de la Eficiencia

Para calcular su eficiencia habría que medir la inversión económica, es decir, si la inversión en tiempo y otros recursos consumidos es compensada por el grado de conocimiento adquirido. Para ello es necesario el cálculo de un indicador de costo-beneficio de la capacitación como el siguiente: Indicador = beneficios / costo

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El “costo” de la capacitación es más sencillo de calcular que los “beneficios”. El mismo se determina considerando el costo de las horas-curso, las horas laborales asignadas al estudio (muchas veces adicionales a las horas-curso), la inversión en materiales, el pago de instructores y de cualquier otro recurso que fuera requerido. Los “beneficios” son más difíciles de cuantificar y en algunos casos casi imposibles de medir, por ejemplo, ¿cuánto se ahorra con elevar la moral de los trabajadores? O ¿en cuánto se bajó los niveles de tensión debido al trabajo?, por lo que la sugerencia es tratar de cuantificarlos en alguna medida para tener una aproximación.

Finalmente, es importante recalcar que el beneficio de la evaluación de la eficiencia de los procesos de capacitación, es un tema que debe interesar a la alta gerencia de las empresas, por cuanto está relacionado directamente con el proceso de dirección, ya que evalúa y controla, no solo para capacitar al personal, sino también para evaluar ese proceso. Incluso normativas como la ISO 9000 exigen para los sistemas de gestión de la calidad, la capacitación eficiente del personal, por lo que las empresas con miras a la globalización y al establecimiento

de

estos

sistemas,

deberán

incorporar

metodologías

consecuentemente.

CONCLUSIONES En presente trabajo monográfico, se abordaron temas fundamentales relevantes a la dirección empresarial, que son: la motivación del personal lo que influye directamente en la productividad de la empresa, además de establecer algunas características que un líder debería seguir para influir

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adecuadamente en sus seguidos, dar a conocer la importancia y el papel que juega la comunicación en la empresa, también las definiciones de planificar, organizar, liderar y controlar, que son procesos fundamentales en el crecimiento organizacional. Por otro lado también se planteó los métodos más comunes para determinar la eficiencia en los capacitados o subordinados. Cabe señalar que el presente trabajo monográfico contribuyo significativamente el entendimiento, del proceso de dirección en la empresa, del que se había mencionado en el libro, que me proporciono la Universidad.

BIBLIOGRAFÍA  Fernandez M. (1997) “eficacia organizacional” España – Edit. Díaz de Santos.  Kats S. (2009) “nuevas técnicas para líderes y directivos” España – Edit. Robinbook.

El proceso de la dirección en la empresa

 Hope J. (2006) “el nuevo papel de los directores financieros” España – Edit. Deusto. Electrónicas o http://es.scribd.com/doc/19123887/Procedimiento-Para-Evaluar-La-EficaciaOrganizacional

o http://www.nodo50.org/cubasigloXXI/economia/cruz1_280203.pdf o

http://www.eumed.net/ce/2011b/apbc.htm