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• Anahi Gallegos Cano

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PROCEDIMIENTO DE CAJA CHICA CAPITULO I – ASPECTOS GENERALES Artículo 1: Objetivos El presente procedimiento tiene los siguientes objetivos: a) Asegurar el correcto funcionamiento y administración de las Cajas Chicas del Organismo. b) Establecer adecuados procedimientos administrativos para la asignación, utilización, reposición y rendición de Caja Chica. c) Establecer las funciones y responsabilidades que deben cumplir los responsables en el manejo, administración y presentación de los documentos que respaldan las rendiciones de las transacciones efectuadas. Artículo 2: Alcance Será de aplicación obligatoria en todas las áreas del Organismo que soliciten, administren y rindan fondos para el funcionamiento de Caja Chica, así como aquellas que aprueben la apertura, autoricen ciertos gastos, informen sobre la existencia de determinados bienes y realicen el control de la rendición. Artículo 3: Definiciones y Conceptos Concepto de Caja Chica La Caja Chica es un fondo asignado a determinadas áreas del Organismo, que tiene como objetivo principal cubrir los gastos menores, no previsibles y/o urgentes y que no pueden ser provistos en tiempo y forma a través del proceso habitual de adquisiciones y contrataciones. De este modo, se garantiza el normal funcionamiento de las áreas, evitando que sus actividades programadas se paralicen o posterguen debido a la falta de ciertos bienes o servicios que son considerados críticos para el cumplimiento de las mismas. Otros Conceptos Con la finalidad de facilitar el uso y comprensión del presente Procedimiento a continuación se definen algunos de los términos más utilizados: a) Documentación sustentatoria: documentos que sustentan las operaciones, tanto internas (solicitud de apertura, acreditación de inexistencia de artículos en stock, etc.) como realizadas con terceros (facturas, recibos, remitos, tickets, tickets factura, presupuestos). b) Bienes de Uso: son aquellos bienes que no se consumen en el primer uso que de ellos se hace, tienen una duración superior a un año y están sujetos a depreciación.

c) Responsable/Subresponsable de Caja Chica: personas designadas mediante acto administrativo suscripto por el Gerente General del Organismo para administrar los fondos de caja chica de su área. Artículo 4: Gastos Permitidos La Caja Chica se utilizará para atender gastos de menor cuantía que no tengan el carácter de previsibles y/o que por razones de urgencia deban ser atendidos de inmediato, tales como: a) Para todas las Cajas Chicas: 1) Útiles de oficina y escritorio, siempre y cuando no existan los artículos requeridos en stock y se haya obtenido la certificación de su inexistencia, a través de la consulta al responsable de suministros. 2) Arreglo y adquisición de cerraduras y otros elementos de seguridad. 3) Fotocopias para uso oficial cuando no se disponga de una fotocopiadora en el área, en forma permanente o transitoria. 4) Gastos de servicio de comunicaciones: fax, telefonía fija, Internet, (siempre que no se trate de abonos periódicos) cuando por razones de urgencia no puedan ser realizados por medios propios. Artículo 5: Gastos Prohibidos No podrá utilizarse la Caja Chica en gastos que sean previsibles y que no tengan el carácter de urgentes, ni en aquellos que individualmente superen el importe de S/. 1,000.00 (mil nuevos soles). A modo meramente enunciativo, no podrán aplicarse los fondos en los siguientes conceptos: 1) Gastos personales de funcionarios o empleados. 2) Compras de bienes inventariables. 3) Servicios periódicos y otras adquisiciones que reúnan las características de regulares y continuas, por cuanto ello significaría eludir el trámite normal que rija para las adquisiciones y contrataciones, tales como: suscripciones, alquileres, servicio de limpieza, provisión de agua de mesa envasada, servicios de mantenimiento, otros. 4) Servicios por provisión de energía eléctrica, gas, agua corriente, telefonía básica y celular, video cable, internet. 5) Impuestos y tasas municipales. 6) Compra de comestibles (alimentos, bebidas ni productos para su elaboración, servicios de catering, vajilla y utensilios). 7) Apertura de cuentas corrientes, cajas de ahorro y plazos fijos.

8) Cambio de cheques personales o de terceros. 9) Otorgamiento de préstamos personales o anticipos de sueldo y/o viáticos. 10) Pasajes y/o gastos de movilidad y viáticos. 11) Compra de combustible y lubricantes para vehículos oficiales. 12) Pagos de matrículas por cursos, seminarios y otros similares. 13) Regalos, premios, donaciones y arreglos florales de ninguna índole. 14) Compra de medicamentos en general. Artículo 6: Responsabilidades Para la aplicación del presente procedimiento se establecen los siguientes niveles de responsabilidad: a) Gerente General de Administración 1) Implantar, cumplir y hacer cumplir el presente procedimiento en todas las áreas del Organismo. 2) Autorizar la apertura de las cajas chicas en las áreas que lo soliciten siempre que justifiquen su requerimiento y necesidad. 3) Instruir el cierre de las cajas chicas. d) Jefe de Departamento Logística 1) Certificar la inexistencia de bienes en stock, ante la consulta realizada por los responsables o subresponsables de Caja Chica. e) Gerente de Tesorería 1) Otorgar los fondos autorizados a cada responsable de Caja Chica, tanto en la apertura como así también en las reposiciones. 2) Supervisar que las operaciones, funcionamiento, administración y custodia de los fondos de Caja Chica se realicen de acuerdo a los criterios expuestos en el presente Procedimiento. g) Gerente de Presupuesto y Contabilidad 1) Rubricar los libros de cajas chicas 2) Supervisar que las operaciones, funcionamiento, administración y custodia de los fondos de Caja Chica se realicen de acuerdo a los criterios expuestos en el presente Procedimiento. CAPITULO II - AUTORIZACION PARA EL FUNCIONAMIENTO Artículo 7: Solicitud de Caja chica (depósito)

Deberá ser realizada por el máximo responsable de área solicitante de Caja Chica mediante el “Formulario de Requerimiento de Caja Chica” (Anexo A), y presentada al Gerente General de Administración. En dicho formulario se deben considerar los siguientes aspectos: a) Justificación de la necesidad de disponer de una Caja Chica. b) Apellido y nombre, número de documento y legajo del agente que será responsable de la administración, manejo y custodia de estos recursos financieros, así como del o los subresponsables. Artículo 8: Evaluación de la Solicitud de Apertura Deberá ser realizada por el Gerente General de Administración o la persona en quien éste delegue tal facultad, basándose en criterios técnicos y considerando la relevancia, pertinencia, oportunidad y características del área. Artículo 9: Autorización y Vigencia de la Caja Chica Cumplidos los requisitos establecidos en los artículos precedentes, el Gerente General de Administración autorizará las Cajas Chicas solicitadas por el término de un ejercicio presupuestario (enero a diciembre). Artículo 11: Monto Máximo para otorgar a la Caja Chica El monto máximo de cada Caja Chica se establecerá considerando las características del área solicitante y las justificaciones expuestas en la solicitud.

PROCEDIMIENTO DE VIATICOS Y MOVILIDADES I.

OBJETIVO Establecer normas y procedimientos para la solicitud, asignación y otorgamiento y control de viáticos, que constituyen los gastos de viaje por comisión de servicio (en adelante “la comisión”) que se otorgan a los trabajadores bajo las distintas modalidades de contratación de Microglobal SAC.

II.

FINALIDAD Brindar una adecuada y oportuna asignación de recursos para la ejecución de las comisiones de servicios.

III.

ALCANCE La presente directiva será funcionarios y trabajadores.

IV.

de

aplicación

para

todos

los

RESPONSABILIDAD Son responsables de la aplicación y cumplimiento de la presente directiva el personal, los jefes inmediatos (en adelante “el/los responsables”) que soliciten y autoricen el otorgamiento de fondos para gastos por viáticos. La rendición de cuentas es de exclusiva responsabilidad del comisionado que la formula, la falsedad de documentos o información dará lugar a las sanciones que correspondan.

V.

GLOSARIO DE TERMINOS 1. Comisión del servicio: Desplazamiento programado o imprevisto que realiza el comisionado hacia lugares distintos a su habitual lugar de trabajo donde debe desarrollar funciones y/o labores estrictamente indispensables y relacionadas a las actividades propias de Microglobal SAC, debiendo tener carácter eventual o transitorio. 2. Viáticos: Desembolso que tiene por objeto sufragar al comisionado, los gastos de alimentación, hospedaje y movilidad (hacia y desde el lugar de embarque), así como la movilidad utilizada para este desplazamiento en el lugar donde se realiza la comisión de servicios.

3. Comisionado: Trabajador, y/o aquel que no presta servicios y/o no labora en la entidad, el cual estará debidamente autorizado para desplazarse en comisión de servicios, dentro y fuera del territorio nacional. 4. Comprobante de Pago: Documento que acredita la transferencia de un bien, la entrega en uso o la prestación de un servicio. Solo se consideran comprobantes de pago aquellos que cumplan con todas las características y requisitos mínimos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Pago: facturas, recibo por honorarios, boletas de venta, liquidaciones de compra, tickets o cintas emitidas por máquinas registradoras y otros documentos similares que permita su adecuado control tributario y que expresamente este autorizado por la SUNAT. 5. Declaración Jurada: Documento sustentatorio de gasto únicamente cuando se trate de casos, lugares o conceptos por los que no sea posible obtener comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo establecido por la SUNAT. VI.

DISPOSICIONES GENERALES 1. DE LA SOLICITUD DE VIATICOS, PASAJES Y OTROS GASTOS a) Dentro del territorio nacional: 







Para la atención oportuna de los viáticos las solicitudes deberán presentarse con una anticipación de 4 días hábiles en comisiones debidamente programadas y de 2 días hábiles de anticipación cuando no son programadas. El requerimiento del viaje será generado a través del Formato 01-Solicitud de Viáticos, Pasajes y otros gastos (Anexo Nº02). La oficina solicitante deberá indicar: o Nombre completo, cargo, condición laboral o contractual del comisionado o Motivo u objeto de la comisión de servicios. o Itinerario y duración del viaje señalando fecha, hora de salida y hora de retorno de la Comisión de Servicio. o Número de cuenta Interbancaria. o Los datos referidos al costo estimado por los días y horas que durara la comisión de Servicios, pasajes y otros según sea el caso. o Meta y centro de costos al que se aplicara el gasto. El Formato 01-Solicitud de viáticos, pasajes y otros gastos (Anexo Nº02) necesariamente deberá ser firmado por el comisionado, el responsable que autoriza la comisión y el

Jefe de la Oficina General de Administración que aprueba la comisión. b) Fuera del territorio nacional: 

La oficina solicitante deberá indicar: o Nombre completo, cargo, condición laboral o contractual del comisionado. o Motivo u objeto de la comisión de servicios. o Itinerario y duración del viaje señalando fecha, hora de salida y hora de retorno de la comisión de servicio. o Forma de pago y número de cuenta bancaria. o Los datos referidos al costo estimado por los días y horas que durara la comisión de servicios, pasajes y otros según sea el caso. o Meta y centro de costos al que se aplicara el gasto o Se acompaña a la solicitud, el sustento de la necesidad y la importancia de las actividades a realizarse motivo del viaje.

2. DEL CALCULO DE VIATICOS Los viáticos comprenden los gastos de alimentación, hospedaje y movilidad (hacia y desde el lugar de embarque), así como la movilidad utilizada para el desplazamiento en el lugar donde se realiza la comisión. a) Dentro del territorio nacional 



Los viáticos y pasajes serán establecidos tomando en consideración el Decreto Supremo Nº007-2013-EF, norma que regula el otorgamiento de viáticos para pasajes en comisión de servicios en el territorio nacional o la norma que lo sustituya. Los viáticos por comisión de servicio que perciba el comisionado estarán sujetos a la escala establecida por día, independientemente de la categoría ocupacional del comisionado, de su relación laboral con la entidad, o del motivo de la comisión; cuando la comisión de servicios tenga una duración superior a cuatro (04) horas y no mayor a (24) horas se le otorgara viáticos por un día; caso contrario, se otorgaran los viáticos de manera proporcional a las horas de la comisión y cuando las comisiones de servicio superan las 24 horas se les otorgará los viáticos por las horas que dure la comisión de servicios. Por ello, se procederá a redondear los minutos a la hora inmediata superior y/u hora inmediata inferior de ser el caso.



Para efectos del cálculo de los viáticos correspondientes a las horas de comisión del servicio, se deberá considerar el tiempo efectivo de la misma integrándose para el caso de traslados aéreos, 03 horas antes de la salida del vuelo y 02 horas posteriores al arribo del vuelo y para el caso de traslados terrestres, 1.5 horas antes de la salida del transporte y 1.5 horas posteriores al arribo del transporte.

b) Fuera del territorio nacional 





El monto de viáticos al exterior por día no excederá los montos fijados en el Decreto Supremo Nº056-2013-PCM o en la norma que lo sustituya. A los viáticos se podrán sumar, por una sola vez, el equivalente a un día adicional por concepto de gastos de instalación y traslado cuando la comisión es a cualquier país de América y de dos días cuando la comisión se realice a otro continente. El importe de los viáticos que se abonaran al comisionado, es el que finalmente se aprueba en la correspondiente Resolución Suprema o Ministerial, según corresponda.

3. DE LOS PASAJES 

Con el Formato 01 – Solicitud de Viaticos, Pasajes y Otros Gastos (Anexo Nº02), también se solicitaran

PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE INFORMACION PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE COMPRAS PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE VENTAS

Anexo A: Formulario de requerimiento de caja chica

Anexo B: Formato 01 – Solicitud de viáticos, pasajes y otros gastos