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PROCEDIMIENTO PARA CONTROLAR Y DIRIGIR UNA REUNION El director: Es aquel que manda, suponiendo una relación de mando-obediencia; es quien ordena, guía y dispone un emprendimiento. Así existen directores en escuelas y otros institutos de enseñanza, directores médicos, directores de tesis, directores teatrales, de cine o de orquesta, directores de museos, etcétera. Para ejercer correctamente el rol de director se requiere capacidad de liderazgo, preparación acabada sobre el tema que se dirige, empatía e inteligencia social y crítica, carácter estable y sereno, y dominio de su persona. Muchas veces los cargos directivos recaen en personas que los obtienen por concursos en base a sus méritos y capacidades personales; y en otros solo por la antigüedad, sin tomar en cuenta si están preparados para la tarea. Característica: -Es una persona con grandes habilidades para escuchar a los otros; sabe oír, poner atención y seguir lo que el otro le está compartiendo, de tal manera que puede parafrasear lo que un estudiante le está compartiendo. Al igual que el saber escuchar, hace parte de sus características la discreción y la confidencialidad, saber guardar la información que recibe, pero también informar aquello que pueda estar interfiriendo en la vida del estudiante y le pueda causar daño grave. - Posee cualidades y habilidades como la empatía, la sensibilidad, la sabiduría para aconsejar sin imponer su punto de vista; puede discernir para orientar al otro en una situación difícil; es propositivo y creativo, y en síntesis, es un adulto cercano a sus estudiantes, sin confundirse con ellos o dejar de lado su posición de adulto. - Sabe ‘leer’ la realidad de sus estudiantes para acercarse a ellos y brindarles apoyo cuando requieren algo o están pasando por una situación difícil en sus vidas. - Denota habilidades para ser mediador, lo que le permite contribuir a la resolución de los conflictos que se presentan entre los estudiantes, entre ellos y los profesores, entre estos y los padres de familia, y entre los estudiantes y los padres de familia. - Es un modelo para los estudiantes, es decir, les modela comportamientos y maneras de ser, modos de resolver los problemas, formas de interactuar con los demás. Atribuciones: a) Planificar, organizar, dirigir, ejecutar, supervisar y evaluar el servicio educativo. b) Conducir la elaboración, ejecución y evaluación del Proyecto Educativo Institucional, Plan Anual de Trabajo y Reglamento Interno, de manera participativa. Participantes: La palabra participante es ampliamente usada en nuestro idioma para dar cuenta de aquel individuo u organización que participa en alguna actividad, acción, tarea, entre otras alternativas.

Tipos de Participantes: 1. El instructor antes de iniciar su curso debe percatarse de la cantidad de personas que van a participar en el, es por eso que al momento de impartir un curso es importante tener en cuenta al participante ya que para el va dirigido, es necesario tomar en cuenta sus características ya que existen diferentes tipos de participantes.

2. El que participa demasiado: Esta conducta en un participante se considera positiva, pues generalmente aporta información productiva y útil para el desarrollo del tema y bien canalizada puede enriquecer el aprendizaje del grupo. 3. Cerrado o silencioso: Esa conducta es más delicada que la del contreras abierto, pues no externaliza la causa de su desacuerdo. Es más problemático, usa la comunicación no verbal para manifestar su inconformidad. 4. El contreras silencioso: Puede también contagiar al grupo con sus actitudes o causarles malestar. Y muchas veces contagiar al grupo con más facilidad que el abierto. Se manifiesta en la forma de sentarse y sobre todo con los movimientos de desacuerdo. 5. El experto: Es el personaje que sabe tanto o más que el instructor sobre la materia objeto de estudio. Puede ser muy valioso para el desarrollo del curso si el instructor lo pone de su lado y lo sabe aprovechar. 6. El platicador: Es la persona que constantemente interrumpe ya sea charlando con sus vecinos o por medio de expresiones o ruidos que distraen la atención del grupo 7. El distraído: Para ubicar al distraído hay que estar muy atento en todos los detalles, ya que esta conducta se puede esconder cuando aparentemente una persona está atenta tomando notas, pero su atención está en otro asunto distinto al tema tratado. 8. El dormido: Este es un caso grave pues es indicio de que el participante está agotado o que como instructor no estamos haciendo lo correcto. Característica: 1. Conducta se considera positiva, Aportan información, Productivos para el desarrollo del curso, Enriquecer el aprendizaje del grupo, Fomenta participación del grupo. 2. Se compromete en muchas actividades con todo el grupo, Evitan adquirir el compromiso de realizar la actividad, Falla al final en las actividades, “Te agradezco tu participación, pero la participación debe ser de todos”. 3. Se abstiene a expresar sus puntos de vista por temor al ridículo “Nos gustaría que participes ya que tus aportaciones son muy valiosas para el grupo”

4. Constantemente pregunta cosas fuera del tema, Pregunta cosas sin importancia, Tiene un afán por llamar la atención “Claro con todo gusto te apoyo donde puedes buscar dicha información” Secretario: Persona que está empleada en una oficina para escribir la correspondencia, ordenar y guardar los documentos y realizar otros trabajos administrativos. Su Funciones: 1- Gestión de agenda Es responsabilidad de la secretaria mantener al día la agenda de la persona para la cual trabaja. Allí debe reflejar todos sus compromisos laborales y, en ocasiones, personales. 2- Atención al público La atención al público es de las tareas más fundamentales que debe realizar la secretaria. Debe responder llamadas y registrar el motivo de las mismas, así como todos aquellos datos que le permitan a su empleador hacer un efectivo seguimiento del asunto. 3- Gestión de documentos Además de ser la persona que recibe y gestiona la correspondencia de su jefe, una secretaria escribe, lee, responde y archiva la mayoría de las cartas, notificaciones, memorandos y correos electrónicos de su empleador. 4- Manejo de información sensible (interna y externa) Entre las funciones que distinguen a una buena secretaria figura manejar adecuada y eficientemente toda información sumamente importante para la operación de la empresa o institución en la que trabaja. 5- Organización de la oficina La secretaria debe operar y mantener en operación los equipos y el mobiliario de la oficina: teléfonos, fotocopiadoras, impresoras, proyectores, muebles, archivadores, entre otros. 6- Elaboración de presentaciones Normalmente un ejecutivo debe presentar sus reportes en forma de presentaciones que resuman y jerarquicen la información. Para esta tarea suele pedir ayuda a su secretaria. 7- Vigilancia administrativa También es responsabilidad de una secretaria estar pendiente de que se cumplan las políticas y los procedimientos necesarios para cuidar los bienes de la empresa o institución en la que se desempeña.

Tipo y uso de preguntas técnicas para controlar reuniones. 1.Dificultades. 2.Conflictos. Para ello es necesario poseer la noción general de las siguientes técnicas para erradicarlas. DIFICULTADES En el trabajo en equipo, como en cualquier reunión, pueden surgir dificultades que pongan a prueba al equipo. Cuando surgen dificultades, por graves que éstas sean, es fundamental que el director no trate de "maquillar" la situación. Si en sus ámbitos respectivos surgen dificultades deben comunicarlas inmediatamente para que el equipo pueda tomar las medidas oportunas. Para ello es fundamental que la filosofía que impere en el equipo la de ante los problemas no buscar culpables sino soluciones. Los problemas hay que afrontarlos con decisión, tomando las medidas necesarias por drásticas que sean (en estos momentos no valen las contemplaciones). Si hacen falta más recursos (humanos y/o técnicos) hay que solicitarlos a la dirección. Si el problema es grave (pone en peligro el proyecto, impide que se puedan cumplir los plazos establecidos, etc.) hay que ponerlo inmediatamente en conocimiento de la dirección. CONFLICTOS En el desarrollo de un equipo de trabajo es frecuente que en algún momento puedan surgir conflictos personales, lo que en si no tiene mayor importancia ya que es normal que en una relación intensa y prolongada entre personas surjan ocasionalmente roces. El problema se presenta cuando este conflicto termina generando un enfrentamiento grave entre dos o más miembros del equipo. Es imposible coordinar y avanzar en una reunión cuando dentro del equipo hay enfrentamientos. Para que un equipo de trabajo sea eficiente es absolutamente necesario que sus miembros estén perfectamente compenetrados. Todos los participantes, pero especialmente el director, están obligados a velar porque exista una buena armonía, un buen ambiente de trabajo, lo que reducirá considerablemente las posibilidades de enfrentamientos. Inicialmente el director dará un margen prudencial a los miembros enfrentados para que ellos mismos resuelvan sus diferencias (a los participantes siempre hay que tratarlos como adultos).

Si el asunto sigue sin resolverse el director intervendrá, hablando con las personas implicadas y exigiéndoles que pongan fin a sus rencillas, advirtiéndoles que no va a tolerar comportamientos que pongan en peligro la reunión. Si el conflicto persiste, tomará cartas en el asunto, informándose previamente con detalle de lo sucedido y adoptando a continuación la decisión que estime oportuna. Si el director no interviene su autoridad frente al resto del equipo se deteriorará, reduciendo su autoridad para gestionar ese grupo humano. Si algún miembro del equipo resulta ser una persona muy conflictiva, el director deberá actuar con rapidez y apartarlo del mismo lo antes posible ya que podría causar mucho daño. Tipos de preguntas y sus usos: Generales: Son las que formula el Director a todo el grupo. Dirigidas: Las que hace el Director a un determinado participante. Redidtribuidas: La formula Un participante al Director y luego éste la dirige al grupo. Redirigidas: Son las que le hace Un participante Al director y éste luego le refiere a Otra persona del grupo. Revertidas: Es la Dirigida por un Participante al Director y éste se la refiere al mismo individuo que la hizo. Usos: Generales: Iniciar una reunión, Cambiar el tópico u orientación de la reunión, Conseguir diferentes opiniones, Reanimar la reunión, Estimular la participación, Clausurar la reunión, Identificar a los participantes. Dirigidas: Orientar a la persona en cierta dirección, Estimular a los tímidos o perezosos, Iniciar una discusión, Determinar si ha habido cambio en la zona de conocimiento, Para aclarar conceptos, ideas y opiniones, Aprovechar la experiencia o conocimientos de un participante, Cuando no hay respuesta a una pregunta general, Proporcionar la interacción entre los participantes, Controlar a los participantes. Redistribuidas: Estimular una discusión, Cuando toman al Director por sorpresa, Cuando hacen una pregunta embarazosa o mal intencionada, Reanimar la reunión, Conseguir distintos puntos de vista en relación a la pregunta, Cuando no se sabe la respuesta, Conseguir interacción. Redirigidas: Aprovechar la experiencia del experto o conocedor del tema. Lograr intervención de tímido si la pregunta es fácil y a su vez estar seguro de que el participante podrá responderla, Controlar a los participantes, Propiciar la interacción. Revertidas: Cuando es hecha con el propósito de colocar al Director en una situación difícil de manejar, Cuando se presiente que el participante que la formula sabe la respuesta a la misma, pero por alguna razón no la ha expuesto, Para que el participante tímido exteriorice su opinión.

En resumen, las preguntas: 1. Elegidas cuidadosamente y formuladas con habilidad. - se deben poder contestar todas. - deben hacerse de manera natural y en un tono que le imprima confianza a quien las va a contestar. - Deben formularse teniendo un propósito definido en la mente. 2. Formularlas considerando las características individuales. 3. Deben ser: - Amistosas: No agresivas. - Claras: Toda pregunta debe ser formulada con claridad con la finalidad de no dejar dudas a los participantes acerca de lo que se quiere. - Estimulantes: No deben ser tan sencillas ni tan difícil que desanime a efectuar un esfuerzo. Deben incitar a pensar.

INTRODUCION Las reuniones son de gran importancia para todas las organizaciones, en particular para aquellas que utilizan equipos de trabajo para realizar actividades diversas. Una gran parte de la eficacia y productividad del equipo de trabajo se obtiene a partir de la efectividad con que se desarrollan estas reuniones. Las reuniones han mantenido una baja reputación y son materia de muchos chistes y dichos. A pesar de que algunos gerentes las ven como improductivas y como una pérdida de tiempo y por lo tanto costosas, también entienden que sus organizaciones no pueden funcionar sin este mecanismo de comunicación. Entre otros defectos, las reuniones pueden estar desenfocadas, pueden tomar mucho tiempo y algunas veces pueden considerarse innecesarias. Todas estas dificultades, sin embargo, no implican que no posean un valor inherente, pero sí que a menudo ellas no se planean o se planean pobremente.

CONCLUSION Cuando se usan correctamente las reuniones pueden ser una poderosa herramienta para ayudarle a su organización a lograr los objetivos que se propone. Cuando los miembros de un grupo o equipo participan, las reuniones aglutinan las habilidades y el expertísimo de los miembros del grupo o equipo y le permiten decidir el mejor curso de acción o la mejor solución de un problema. Si se utilizan incorrectamente, las reuniones pueden convertirse en un desperdicio de tiempo y dinero para la organización. El aspecto más importante es la planeación cuidadosa de la reunión. Desarrolle una agenda y seleccione las ayudas audiovisuales con anticipación. También es necesario que mantenga la reunión controlada, involucre a todos los participantes y conserve el orden.

NIVERCIDAD DE ORIUENTE NUCLEO ANZOATEGUI ESCUELA DE CIENCIA ADMINISTRATIVA (ECA) DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION

ALVARO MAICAN C.I:25389335 FECHA: 07/05/2019

SECCION: 18