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Procedimiento de Inspecciones Planeadas e Inopinadas 1. OBJETO Establecer los estándares para la planificación, ejecución y seguimiento de inspecciones de seguridad planeadas e informales. 2. ALCANCE Aplica para todas las áreas de la empresa, tanto operativas como administrativas. 3.- DEFINICIONES Condición Insegura (Subestándares/No-conformidad): Cualquier desviación o no cumplimiento respecto a las normas o requisitos establecidos y aceptados para lograr mantener la marcha de los procesos productivos, con un nivel de pérdidas mínimas. Acción Preventiva: Es aquella acción tomada para eliminar las causas de las potenciales Condiciones Inseguras, Subestándares o No-conformidades. Acción Correctiva: Es aquella acción tomada para eliminar las causas de las Condiciones Subestándares o No-conformidades.

4.- ASPECTOS CRÍTICOS DE LAS INSPECCIONES Existe una gran diferencia entre VER las condiciones físicas y de funcionamiento operacional que presenta E-M-A y OBSERVAR con actitud inquisitiva e imaginación objetiva cualquier anormalidad. ...¿constituye esto un peligro?, ...¿el trabajo se está realizando según la calidad requerida? ...¿qué podría ocurrir?

5.- MODELO PARA LA EJECUCIÓN DE INSPECCIONES 5.1

CLASES DE INSPECCIÓN La detección, análisis, evaluación y eliminación de las condiciones inseguras,

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subestándares o no conformidades, puede ser llevada a cabo a través de dos clases de inspecciones, a saber:

5.1.1

INSPECCIONES INFORMALES Se trata simplemente de la preocupación que demuestra la gente al realizar sus actividades normales. Los trabajadores tienen una responsabilidad en comunicar los defectos y las condiciones subestándares, ellos son los primeros en ver las cosas que ocurren, por lo cual pueden a llegar a ser muy eficaces en la identificación de potenciales de pérdidas. Un enfoque muy positivo es que los trabajadores que detectan condiciones subestándares o no conformidades deben tomar las medidas de control a su alcance e informar a su jefatura directa para que ella tome las acciones definitivas. Es una actividad que efectúa de modo natural y constante la supervisión de operaciones y los trabajadores al mismo tiempo que desarrolla su trabajo habitual, en este tipo de inspecciones se detecta lo que "salta a la vista", esto es lo que cae dentro de su campo visual y resalta en su camino, recorrido o lugar de trabajo.

5.1.2

INSPECCIONES PLANEADAS Es una actividad operativa que se realiza de modo sistemático y permanente, con el fin de detectar, analizar y controlar los riesgos incorporados a las Áreas (medio ambiente, iluminación, ventilación, ruido), Equipos/Maquinarias (componentes; partes de estructuras dañadas, partes sospechosas de falla interna, partes mal montadas o soportadas, partes con falta de lubricación, controles e indicadores de posición/operación, partes de fuentes de potencia, componentes sustituidos o modificados, derrames y manchas de fluidos, partes con signos de fugas o filtraciones), Materiales/Insumos (materias primas, instalaciones de sustancias peligrosas, explosivos), como así también Evaluaciones de Orden y Aseo, Inspecciones originados por Organismos Fiscalizadores de Salud y Ambiente que pueden afectar el funcionamiento de los procesos productivos, comprometiendo los resultados. Las Inspecciones Planeadas pueden tomar las siguientes formas: A. INSPECCIONES PLANEADAS GENERALES Es un recorrido planificado a través de un área completa, con un enfoque amplio e integral. Los supervisores/trabajadores que participan

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miran todo y cada cosa para buscar exposiciones a pérdidas, dedicando total atención a la inspección. (No se realiza como algo adicional al trabajo operacional que se ejecuta). Se utilizan listas de verificación para garantizar que se puede realizar una inspección completa; dentro de este tipo de inspecciones se encuentran las de Orden y Aseo. B. INSPECCIONES PLANEADAS ESPECÍFICAS Son las inspecciones en las que intervienen varios niveles de la administración, tanto operativa como de asesoría. Los encargados de este tipo de inspecciones pueden ser encargados especialistas como ser: de control de calidad, de ambiente, mecánicos, eléctricos, especialista en seguros, etc. Uno de sus mejores usos consiste en el control periódico de las condiciones físicas y de funcionamiento operacional, durante los cuales ellos evalúan las condiciones reales y de ser necesario tomar medidas de control inmediatas.

5.2

ETAPAS DE LA INSPECCIÓN Aunque existen varios tipos de inspecciones. El procedimiento es similar para todas. Las etapas son: planear, preparar, ejecutar, registrar, adoptar acciones de seguimiento. Estas se aplican en diferente grado, de acuerdo al tipo de inspecciones. 5.2.1 PLANEAMIENTO El apoyo que presta el INVENTARIO DE ÍTEMS CRÍTICOS es fundamental para el desarrollo de la actividad, considerando que entrega orientación sobre qué Áreas, Equipos/Maquinarias y Materiales/Insumos requieren mayor atención, en función del valor esperado de la pérdida que podrían generar ciertos riesgos asociados a estos ítems críticos. En general se debiera considerar el siguiente criterio para determinar la frecuencia de las inspecciones:  Ítems Súper Críticos: Atención inmediata y control sistemático.  Ítems Altamente Críticos: Atención permanente.  Ítems Moderadamente Críticos: Atención mensual. La asignación de un estándar o norma a la ejecución de las inspecciones debiera considerar, a su vez los siguientes aspectos: * *

Verificar la cantidad de inspecciones que corresponderá a cada miembro de la línea de mando. Definir los requisitos de calidad que se impondrán a estas inspecciones.

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*

Especificar las exigencias de registros, reporte y seguimiento que serán aplicados sobre las condiciones subestándares o no conformidades que se detecten, en función del riesgo que interesan a las operaciones. Todo lo anterior debiera traducirse en un programa calendarizado (matriz) de las inspecciones planeadas.

5.2.2 PREPARACIÓN La estructura de cartillas de inspección o "Check list" juegan un papel fundamental en la detección de condiciones subestándares o no conformidades en terreno, toda vez que entregan una orientación sobre todos los aspectos críticos que no deben pasarse por alto. Es importante que las cartillas de inspección de áreas, equipos/maquinarias, materiales/insumos críticos establezcan los estándares que ellos deben cumplir para un correcto funcionamiento. Etapas básicas de la preparación: *

Revisión de informes de inspecciones anteriores y otros antecedentes disponibles: - Informes de especialistas: inspecciones planeadas, investigación de accidentes, protocolos de recepción, etc. - Ordenes de trabajo. - Informes de novedades.

*

Preparación y/o complementación de cartillas de verificación que utilizará en la inspección (check list): - Listas que serán requeridas. - Estándar a verificar. - Aspectos críticos que no deben pasarse por alto. Decisión de la oportunidad de la inspección y de los requerimientos de asesoría para llevarla a cabo.

*

5.2.3 EJECUCIÓN El hecho que las inspecciones estén básicamente orientadas a detectar Condiciones Subestándares o No-conformidades, no libera a la supervisión de aplicar medidas sobre los actos subestándares que pueden estar co-existiendo con esas condiciones. El registro y reporte de la inspección realizada, es el medio con que cuenta la línea de supervisión y trabajadores para retroalimentar el sistema de control administrativo-operativo con información relevante y

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permitir el seguimiento a la efectividad del control aplicado sobre los riesgos. La tarea de registrar y reportar inspecciones no debe transformarse en una carga difícil de sobrellevar; si así ocurriera, significa que será necesario revisar lo adecuado del sistema burocrático que se ha establecido (formularios y flujos de la información). 5.2.4 REGISTROS El Informe de la inspección debiera consistir, fundamentalmente, en: * Especificación de las condiciones subestándares o no conformidades que se detectaron. * Clasificación del riesgo en cada caso. * Definición de los factores de trabajo que están comprometidos en la generación de las condiciones subestándares o no conformidades detectadas. * Medidas preventivas o correctivas de control requeridas. * Indicación de la acción tomada por el supervisor. * Aprobación de la inspección por el jefe superior del supervisor/trabajador que la ejecutó.

5.2.5 SEGUIMIENTO Cualquiera sea el tipo de inspección que realice la supervisión/trabajador, si no hay seguimiento sobre los compromisos acordados, es imposible comprobar si las medidas de control fueron puestas en práctica y lograron el control requerido sobre el riesgo ya identificado. 5.2.6 EVALUACIÓN La evaluación o auditoria interna del programa de inspecciones planeadas es un mecanismo esencial para producir el mejoramiento de la actuación directiva/operativa en estas actividades y hacer rentable el tiempo que dedican a ellas. 6.- PREPARACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN La preparación de las listas de verificación será de responsabilidad de los encargados de la Inspecciones Planeadas según programa, el cual será revisado y aprobado por el Jefe Directo del área respectiva.

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