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• Diego Balmori

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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME 1. Objetivo: Establecer los lineamientos que permitan asegurarse de que el producto que no sea conforme con los requisitos, se identifique y controle para prevenir su uso o entrega no intencional. También establece los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del producto no conforme. 2. Alcance: Aplica al proceso de identificación de los productos no conformes (PNC en adelante), en las operaciones de Cervecería Caseros Mexicanos S.A. de C.V. (CCM en adelante). 3. Responsabilidades: En general, cuando un empleado de CCM detecte cualquier posible incumplimiento de un requisito, o cuando prevea que pudiera llegar a producirse, se lo comunicará al responsable del control de ese requisito, el cual tomará, si procede, las medidas a su alcance para corregir, minimizar o evitar el posible impacto. A continuación, dicho responsable se lo comunicará al Representante de Calidad, estudiando ambos la conveniencia de iniciar alguna Acción Correctiva o Preventiva encaminada a eliminar la causa que ha generado ese incumplimiento o para evitar que llegue a producirse. El Representante de Calidad es el responsable de establecer las acciones correctivas y/o preventivas necesarias, siguiendo las indicaciones de este procedimiento. 4. Descripción del Procedimiento: A. Identificación de un producto no conforme en el Proceso de Envasado: El PNC del proceso de envasado se identifica cuando los productos correspondientes han dejado ésta área y han sido almacenados o están en preparación para ser despachados. Su identificación corresponde al personal de bodega y de despacho, Cervecería Caseros Mexicanos S.A. de C.V. Av. Tláhuac No.128 Col. Santa Isabel Industrial, CP. 09820 Iztapalapa, CDMX, México (55) 26486888 / 89 [email protected]

quienes informan de la situación al Jefe de Logística y Distribución, quien a su vez informa al Encargado de Envasado para que registre esto como una No Conformidad en el respectivo Registro de NC. Se considera como no conforme cuando un producto no cumple con alguno de los siguientes parámetros: Embalaje, pesaje, etiquetado y cualquier otra especificación que no cumpla con los requisitos del cliente, registrados en la nota de venta, factura, boleta y/o guía de despacho. Los requisitos de cada producto se encuentran definidos en las fichas técnicas de CCM. B. Tratamiento del PNC en el proceso de Envasado Reproceso: Se realiza cuando el defecto identificado en el producto puede ser corregido mediante el reproceso o una nueva ejecución del proceso ejemplo: faltó que se realizara alguna acción en el envasado como pegado de etiqueta o el producto fue mal etiquetado o mal impresión de lote, entre otras cosas. La forma de corrección consta de la reimpresión de lote y fecha en etiqueta o volver a etiquetar el envase. El Encargado de Envasado registra estos PNC en el Registro de No Conformidades, Acción Correctiva y Preventiva. En el caso de que un producto quede inutilizable será dispuesto en la sección del almacén para Producto no conforme e identificado como producto no conforme. Una vez que se registre el número de cantidades defectuosas, se decidirá si se cursa una no conformidad. La decisión sobre la característica de “inutilizable” para un producto, recae en el Gerente de Producción y el Beer Sommelier. Identificación de un producto no conforme en área de Bodega Todo producto dañado en su embalaje o que su composición física o química haya sido alterada por manipulación inadecuada o mal almacenamiento, corresponde a un producto no conforme, para el cual se llena el registro No Conformidad Acción Correctiva y Preventiva. El Gerente de Producción, según el estado del producto dañado, decide si procede realizar un re etiquetado del producto o sólo su disposición en la bodega de mermas. Cervecería Caseros Mexicanos S.A. de C.V. Av. Tláhuac No.128 Col. Santa Isabel Industrial, CP. 09820 Iztapalapa, CDMX, México (55) 26486888 / 89 [email protected]

Identificación de un producto no conforme en el Proceso de Despacho Estos PNC son identificados cuando están siendo cargados, segregados o en cualquier otra actividad posterior al almacenaje y antes de la entrega al cliente, en estos casos, se llena el registro No Conformidad Acción Correctiva y Preventiva. El Gerente de Producción, según el estado del producto dañado, decide si procede realizar un re etiquetado del producto o sólo su disposición en la bodega de mermas. Tratamiento del PNC en el proceso de Despacho El PNC se debe tratar bajo una de las siguientes formas: A. Reparación: Se realiza cuando el defecto del producto puede ser corregido en el acto por personal de bodega. Si el producto no puede ser reparado o corregido, se consideran las indicaciones del punto b) (siguiente). B. Reemplazo de producto: Si el producto no puede ser corregido, se procede a cambiar el producto por otro de igual característica. Si el producto no puede ser reemplazado, porque no existe stock en bodega, se consideran las indicaciones del punto c) (siguiente). C. Liberación: El Gerente de Producción o quien éste designe en su ausencia, autoriza bajo concesión del cliente, la entrega del producto que no cumple con algunos de sus respectivos requisitos. Esta concesión queda registrada en la factura o boleta de venta, mediante una breve explicación de la desviación del producto y la posterior firma de aprobación del cliente. Para efectuar esta concesión, el cliente ha sido informado previamente de la situación de desviación. Todo producto ingresado a Zona Producto No Conforme, debe quedar detallado en el Inventario de Producto No Conforme, su ingreso, causa de su ingreso, código, su liberación o eliminación.

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Producto No Conforme Identificado por el Cliente Corresponde a un producto no conforme identificado por el cliente u originado en dependencias del cliente, dadas, entre otras, las siguientes situaciones: A. Tiempo de entrega del producto fuera de lo solicitado o especificado por él, cantidad y producto fuera de requisitos, error en la facturación entregada al cliente y/o documentación adjunta incompleta. B. Características del producto fuera de las especificaciones acordadas, publicitadas o facturadas. C. Rendimiento del producto por debajo de las características especificadas. El producto es ingresado a Zona Producto No Conforme en nuestras bodegas, y de acuerdo a la situación es revisada por jefe de bodega, jefe técnico o vendedor técnico el cual analiza la causa de su ingreso, verifica su estado y define si el producto debe ser analizado, será liberado o eliminado.

Producto No Conforme identificado por CCM en poder del cliente Si se identifica un producto por número de lote y se sabe que este corresponde a un producto no conforme (por información interna o de los proveedores), CCM comunicará a la brevedad la situación al cliente con el fin que suspenda su uso y negociará la forma de reposición de los productos.

5. Establecimiento de acciones correctivas Las No Conformidades detectadas son analizadas por el gerente de producción junto con el beer sommelier, tratando de determinar las causas que las han motivado, de decidir las acciones correctoras a tomar y de designar a los responsables de ejecutar y realizar el seguimiento correspondiente. Los responsables de la ejecución y del seguimiento deben ser, en todos los casos, personas diferentes.

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Este proceso es documentado en el formato de Acción Correctiva que se presenta en el Anexo I de este procedimiento. En dicho formato se recogen los siguientes datos:

 

Fecha de inicio de la Acción Correctiva (fecha en la que se detecta la No Conformidad o lo más inmediata posible). Datos de la No Conformidad

o o o    

Causas que originan la No Conformidad Descripción de la No Conformidad, incluyendo la información necesaria que permita la trazabilidad entre esta Acción Correctiva y la No Conformidad origen de la misma.

Descripción de la Acción Correctiva propuesta. Responsable de la ejecución de la Acción Correctiva. Plazo de ejecución. Descripción del seguimiento realizado:

o o o  

Origen de la No Conformidad

Responsable del seguimiento Fecha del seguimiento Fecha de implantación de la Acción Correctiva

Conclusiones Firma y fecha del cierre de la Acción Correctiva por parte del responsable.

6. Establecimiento de Acciones Preventivas Además de acciones correctivas, también se establecen acciones preventivas encaminadas a eliminar las causas que potencialmente pueden dar origen a la aparición de No Conformidades.

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Cualquier empleado de CCM que detecte la posibilidad de tomar una Acción Preventiva lo comunica a su inmediato superior. Si la acción está dentro de su competencia, éste valorará la conveniencia de su puesta en marcha, comunicándoselo al Gerente de Producción. El análisis, determinación y seguimiento de las acciones preventivas se realiza siguiendo los mismos pasos que para las acciones correctivas, siendo documentado por el responsable en el formato de Acciones Preventivas que se presenta en el Anexo II de este procedimiento, cuyo contenido es similar al ya descrito para las acciones correctivas. 7. Seguimiento de las acciones correctivas y preventivas Los criterios que se tienen en cuenta a la hora de cumplimentar el Registro de Acción Correctiva y Preventiva (de forma similar) y de realizar el seguimiento de las mismas, son los siguientes:

 

La acción es abierta por el Gerente de Producción o Beer Sommelier, quien también tiene la obligación de cerrar la Acción. Al abrir la acción, el informante:

o

Anota el origen de No Conformidad, su descripción y las causas que la han originado

o o

Detalla la acción propuesta Cumplimenta las siguientes fechas:

  o o  

Fecha inicia Acción (fecha en que se detecta la No Conformidad) Fecha plazo ejecución (tiempo estimado para llevar a cabo la acción)

Designa a la persona responsable de la ejecución de la acción Designa a la persona responsable del seguimiento (que debe ser diferente a la persona responsable de la ejecución)

Cuando a la persona designada como responsable de la ejecución de la Acción se le comunica tal hecho, ésta debe firmar en señal de conformidad y anotar la fecha en la que lo hace. El Responsable del seguimiento (que siempre tiene que ser una persona distinta a la responsable de la ejecución), una vez ejecutada la Acción, realiza un seguimiento de las medidas adoptadas y cumplimenta: Cervecería Caseros Mexicanos S.A. de C.V. Av. Tláhuac No.128 Col. Santa Isabel Industrial, CP. 09820 Iztapalapa, CDMX, México (55) 26486888 / 89 [email protected]

o o o

La descripción del seguimiento realizado La fecha de implantación de la acción La fecha de realización del seguimiento

El informante que también puede ser el responsable de seguimiento de la acción, debe comprobar que la acción ha sido eficaz para eliminar la causa de la No Conformidad y, en su caso, concluye que la Acción se puede cerrar, firmando y anotando la fecha del día en que hace esta comprobación.

8. Registros Los registros generados a raíz de la aplicación de este procedimiento son: a. Registro de Acciones Preventivas b. Registro de Acciones Correctivas

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Anexo I: Registro de Acción Correctiva

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Anexo II: Registro de Acción Preventiva

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