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• Katherina Rodríguez Vicencio

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Procedimiento para generación de guías de despacho SAP CODIGO: CGU-CQ-P-79

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CONTENIDO

1. OBJETIVO ………………………………………………………………………. 2. ALCANCE ……………………………………………………………………… 3. DEFINICIONES …………………………………………………………………. 4. RESPONSABILIDADES ………………………………………………………. 5. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD …………………………………………. 6. CONTROL DE REGISTROS …………………………………………………. 7. CONTROL DE MODIFICACIONES ………………………………………….

FORMALIZACION DE PROCEDIMIENTO

ELABORÓ

REVISÓ

_______________________

______________ Felipe Indo L.

_______________ Felipe Indo L.

Jefe de Departamento Químico

Jefe de Departamento Químico

Katherina Rodriguez V. Analista Químico

APROBÓ

FECHA

Octubre 2019

Este documento al ser impreso o estar fuera de Intranet se considera una “COPIA NO CONTROLADA”, a menos que tenga el timbre de control Página 1 de 12 Fecha de Impresión: Octubre 2019

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1. OBJETIVO

Este procedimiento establece los pasos a seguir para la generación de guías de despacho electrónica para el retiro y ventas de insumos de bienes y servicios requeridos por el Departamento Químico; para el normal desarrollo de sus actividades, teniendo en cuenta los valores de AES y los principios de transparencia, ética, costo total, responsabilidad y calidad, a total satisfacción de los clientes externos. 2. ALCANCE

Este procedimiento se enmarca en la creación y emisión de guías de despacho electrónica en SAP para la venta el cual automáticamente se transformará en factura y llegará al proveedor que se realiza la compra. 3. DEFINICIONES  Guía de despacho: guías de despacho es un documento tributario que deben emitirse de forma obligatoria cuando no se emite una factura en el momento de la entrega de bienes o mercancías. Las guías de despacho son así, el documento que verifica y justifica la entrega de la mercancía por parte del vendedor y la recepción por parte del receptor.  Emisor Electrónico: Contribuyente autorizado por el Servicio de Impuestos Internos usuario SAP ara generar documentos tributarios electrónicos.  Receptor Electrónico: Todo emisor electrónico que recibe un documento tributario electrónico.  Receptor No Electrónico: Todo receptor de un documento tributario electrónico que no es emisor electrónico; también se denomina "receptor manual".  Primer período de vigencia: Es el período tributario a partir del cual el contribuyente autorizado como emisor electrónico, podrá emitir documentos tributarios electrónicos. Este período se establecerá en la resolución que lo autoriza como emisor electrónico.  Certificador o Prestador de Servicios de Certificación: Entidad prestadora de servicios de certificación de firmas electrónicas.  Certificado Digital para Uso Tributario: Documento digital firmado y emitido por un Prestador de Servicios de Certificación acreditado ante el Servicio de Impuestos Internos o ante la Subsecretaría de Economía, Fomento y Reconstrucción, que constituye la identificación electrónica de un emisor electrónico y que le permite realizar operaciones tributarias autenticadas (operaciones en las que se asegura en forma certera la identidad del emisor).

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Firma Electrónica: Sustituto digital de la firma ológrafa que está constituido por un conjunto de caracteres que acompaña a un documento tributario electrónico, que se origina a partir del documento y que permite verifica

5. RESPONSABILIDADES Los responsables de llevar un control de las compras realizadas dúrate el mes serán todas las personas que posean una cuenta SAP habilitada. Además, cada usuario deberá tener codificado en almacén el material que despacharán o venderán.

6. RECURSOS

N/A

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6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.

La generación de una guía de despacho debe ser realizada por un usuario al que se le asignaran las transacciones correspondientes.  Guía despacho valorada por venta de materiales de no stock Caso 1 Guía despacho valorada por venta de materiales de no stock:

Para emitir una guía valorada se procede de la siguiente forma, transacción VL01N. Se debe seleccionar la pestaña que indica “Sin referencia a pedido”.

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Luego nos arroja la sgte pantalla, donde debemos completar con los sgtes datos, tal como indica la imagen. Ingresamos el centro donde el cual estamos emitiendo la guía y la clase de entrega, ésta será siempre “Y001”, y la organización de venta es la sociedad emisora, canal de distribución siempre “10” y sector 12 para la venta que no sea eléctrica ni combustible.

 Algo muy importante, el material no stock, debe tener el centro de beneficio en 2893 dato maestro (2893 GUAC-Huasco).  El material tiene que tener las vistas de ventas asignadas y ampliado al centro emisor, el destinatario o cliente debe estar creado en SAP y asignado a la sociedad.

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En destinatario de mercadería ingresamos el cliente SAP si es para una sociedad del grupo se usa el nombre de la sociedad, por ejemplo “CL25” o cliente eventual (Transportes Ferroviario S.A / Cliente N° 10058431), ingresamos la fecha planificada de despacho y la salida real. En este caso usaremos agua desmineralizada, codigo 40.063.298. Al ser un material no de stock no se requiere ingresar el almacén.

En área de posiciones ingresar código de material, cantidad a entregar, en la pestaña picking se debe ingresar el valor , esto para cada material que venderá.

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Para agregar el monto de la venta seleccionamos la posición y ejecutamos doble clic sobre ella, en la pantalla condiciones agregamos la condición “PR00” y el valor unitario.

Una vez completado los datos se debe grabar la entrega, nos despliega un número que debemos tener en cuenta, por ejemplo:

Las entregas de materiales de no stock no se deben contabilizar, por lo que vamos a la IDCP para numerar y enviar la guia al SII para su aprobación.

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El sistema nos trae la guia disponible, si se requiere mas de una, debemos ingresar el último numero de entrega, que es el inicial mas la cantidad de guias a numerar, la clase de mensaje es “YGDE” y en entrega se puede ingresar la entrega grabada anteriormente. Referencia o

correlativo de guia asignada

Referencia o correlativo de guia asignada

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Vamos al monitor de documentos y vemos es status de lo enviado.

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Para imprimir la guia se debe acceder la transaccion YFME Ingresar los datos sociedad organización de venta, canal y sector, ademas de la fecha de los documentos, debemos tambie tildar el recuadro “Leer Documentos emitidos” y en el tipo de doc. Comercial ingresar “J” que son las entregas, ejecutamos y tenemos las guias emitidas ese dia, la seleccionamos la que se requiere imprimir y seleccionamos el boton correspondiente.

Los puntos rojos indican que el documento esta en validación .Vamos al monitor de documentos y vemos es status de lo enviado. Nos aparecerá el siguiente recuadro, el cual indica con los colores rojo (sin autorización del SII) y el color verde (aceptada por el SII):

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Una vez acetada por el SII y estndo con status verde podemos ver, imprimir o enviar a un correo la guia.

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7. CONTROL DE REGISTROS Retención Nombre Registro

Código Medio

Tiempo

Responsable Custodia

Disposición

8. CONTROL DE MODIFICACIONES

Revisión

Fecha

Descripción de las Modificaciones

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