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PRESTAMOS BANCARIOS

INDICE INTRODUCCION PROPOSITO DE LA GUIA CONCEPTO, NATURALEZA Y REGISTRO CONTABLE OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA PROCEDIMIENTOS BASICOS DE CONTROL COLOCACION DE RECURSOS EVALUACION Y ANALISIS DE LA ADMINSTRACION DE PRESTAMOS BANCARIOS PRÉSTAMOS BANCARIOS Y EL AMBIENTE DE PROCESO ELECTRONICO DE DATOS (P.E.D.) TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA RECOMENDABLES A LOS PRESTAMOS BANCARIOS PRESENTACION Y DISCUSION DEL BORRADOR DEL INFORME INFORME FINAL SEGUIMIENTO

GUIA DE AUDITORIA INTERNA No. 13 PRESTAMOS BANCARIOS

INTRODUCCION La presente guía de auditoría interna, relacionada con préstamos bancarios, emitida por la Comisión de Auditoría Interna del Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores destaca el punto fundamental de enfocar la importancia de lla evaluación del control, la administración y registro de los créditos que se manejan en una institución bancaria. El crédito bancarios, que se administra a través del Departamentos de Cartera, constituye uno de los rubros importantes de las instituciones bancarias, las cuales garantizan que los objetivos de préstamos se cumplan y que mediante su adecuada administración y control permitan tanto la

disminución de riesgos en toma de decisiones financieras, así como el incremento de la eficiencia operativa de la institución. El auditor interno debe conocer plenamente las políticas y procedimientos aplicados en los préstamos bancarios, que se tienen establecidos en la administración de la cartera de créditos de una institución bancaria, para recomendar la conveniencia de la utilización o modificación de los mismos. En esta guía se incluyen los propósitos de la misma, el conepto, naturaleza y registro contable de los préstamos bancarios, los objetivos de auditoría interna, los procedimientos básicos de control, la evaluación de la dministración de crédito, los aspectos relacionados con los sistemas de procesamiento electrónico de datos, las técnicas y procedimientos de auditoría, la discusión del borrador del informe preliminar, el informe final y su seguimiento.

PROPOSITOS DE LA GUIA Los propósitos de esta guía son los siguientes: A. Establecer el concepto, naturaleza y registro contable de los préstamos bancarios. B. Definir los objetivos de auditoría interna. C. Determinar la metodología recomendable en la ejecución del trabajo de auditoría interna, a través de técnicas y procedimientos aplicables. D. Establecer la comunicación del resultado de la auditoría.

CONCEPTO, NATURALEZA Y REGISTRO CONTABLE CONCEPTO: En términos generales, se puede decir que los créditos surgen de la trasmisión, mediante escritura pública, de fondos monetarios por parte de una persona individual o jurídica denominada acreedor a favor de otra que se llama deudor, a la cual se le reconocen caracterísiticas de solvencia moral y económica futura, obligándose ésta a realizar uno o varios pagos en fecha predeterminada. NATURALEZA: De acuerdo a su naturaleza los préstamos bancarios, en general se clasifican en: A. Fiduciarios (cambio personal) B. Prendario (garantía prendaria)

C. Hipotecarios (garantía hipotecaria ) REGISTRO CONTABLE: Los registros contables que se encuentran relacionados con los préstamos bancarios, tienen como objetivo, presentar en los Estados Financieros el monto real de la deuda y los intereses causados, contemplando asimismo, las reservas crediticias, a fin de responder a eventuales pérdidas, para que su análisis sea eficiente y adecuado, en la toma de decisiones financieras. Los préstamos bancarios se clasifican a corto plazo (1 año) y a largo plazo (más de 1 año). OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA Los objetivos básicos que persigue son: Garantizar que el destino de los préstamos esté acorde con las políticas de crédito establecidas. Garantizar que los saldos por préstamos bancarios, tanto en moneda nacional, como extranjera que se muestren en los estados financieros, se presenten adecuadamente, y de acuerdo a los lineamientos que establece la Superintendencia de Bancos. Promover la eficiencia operativa de los renglones que conforman los préstamos bancarios, evaluando las políticas y procedimientos aplicados, y que permitan manejar, medir y controlar los riesgos crediticios. Cumplimiento de metas, planes, políticas, procedimientos escritos, leyes y reglamentos relacionados con los préstamos bancarios. PROCEDIMIENTOS BASICOS DE CONTROL El auditor interno debe asegurarse que el banco, opere de manera adecuada y eficiente, verificar la existencia de políticas, procedimientos contables y administrativos aplicables a la institución. Los cuales deben ser establecidos por la administración, mismos que servirán para medir tanto la capacidad de colocación y recuperación de los recursos de la institución; así como para efectuar un adecuado programa de auditoría, recomendando como mínimo los siguientes:

COLOCACION DE RECURSOS: Revisar que el banco cuente con políticas de crédito de corto, mediano y largo plazo aprobadas por un Comité de créditos y el consejo de Administración. Verificar que los préstamos bancarios sean otorgados previo a los análisis de estados financieros, y la debida autorización de la Administración, mediante actas o resoluciones emitidas. Constar que el banco tenga procedimientos de revisión para la concesión de préstamos y que éstos sean aplicados consistentemente.

Comprobar que las instituciones bancarias cuenten con políticas, procedimientos y un reglamento sobre prórrogas y renovaciones de los créditos. Analizar el activo crediticio de la empresa, mediante el balance de las cuentas de los registros auxiliares, contra los saldos del libro de mayor general, tomando las medidas correctivas en las diferencias detectadas. Evaluar que todos los préstamos otorgados y los intereses acumulados por estos, se reflejen adecuadamente en los estados financieros. De acuerdo a lineamientos que establece la Superintendencia de Bancos. Verificar que el banco se adhiera a políticas apropiadas de contabilidad con relación a contemplar las provisiones contra pérdidas potenciales. Considerar que los préstamos estén debidamente clasificados de acuerdo a su naturaleza en: fiduciarios, prendarios, hipotecarios, la combinación de éstos y otros que se consideren necesarios en la institución bancaria. Revisar que el banco cuente con garantías reales respecto a préstamos de corto, mediano y largo plazo. Evaluar que el banco revise constantemente las tasas de interés fijadas por la Administración, procurando que las tasas sean competitivas. Verificar que el departamento de cartera no desembolse los fondos sin que haya sido documentada completamente la operación y suscritos los acuerdos contractuales. Observar que los bienes muebles e inmuebles que estén en garantía de préstamos hipotecarios y/o prendarios, estén valuados por un perito debidamente autorizado en la materia para no otorgar préstamos que rebasen un porcentaje legal del valor del bien. Constatar que los bienes dados en garantía para obtener créditos hipotecarios y/o prendarios tengan póliza de seguros, para garantizar el pago de los mismos. Comprobar que los préstamos otorgados a una sola persona individual o jurídica, de caracter privado, que figure como deudor o codeudor, no podrá exceder del 20% del patrimonio de una institución bancaria. Determinar que los préstamos otorgados a familiares, empleados o funcionarios de la institución bancaria, llenen los requisitos establecidos en el reglamento emitido y autorizado por la Administración. Comprobar que la institución mantenga información de sus deudores y garantes del crédito (incluye: codeudores, fiadores, avalistas), sobre los aspectos siguientes:

A. Para personas jurídicas: a. Denominación o razón social y nombre comercial b. Número de identificación tributaria (NIT) c. Nombre del representante legal d. Actividades económicas a que se dedica e. Dirección de la sede social B. Para personas individuales: a. Nombres y apellidos completos b. Número de identificación tributaria (NIT) c. Actividad y ocupación principal d. Dirección particular, comercial, si la tuviere e. Número de cédula de vecindad, o de pasaporte si se trata de f.

extranjeros domiciliados en el país

g. Fotocopia de la patente de comercio Observar que las escrituras que amparan los préstamos estén custodiados en archivos de metal, con clave, llave y que exista control dual. Revisar que la institución cuente con una clasificación de su clientela (cliente A o B) para conocer la situación financiera y capacidad de pago de la misma, así como referencias crediticias comprobables. RECUPERACION DE RECURSOS Integrar los saldos de los créditos, de acuerdo a su antigüedad o Categoría, según requerimiento de la Superintendencia de Bancos. Confirmar con los clientes los saldos de capital e intereses pendientes de cancelar a determinada fecha. Verificar que se realice la valuación mensual de la cartera crediticia, con base a las disposiciones emitidas por la Superintendencia de Bancos. Comprobar que la institución bancaria cuente con un departamento de cobros o una sección de administración de préstamos para la recuperación de la cartera morosa vencida y en cobro

administrativo para su coordinación con el departamento jurídico para la recuperación de los préstamos en cobro judicial. Constatar que la institución practique la distribución oportuna de los avisos de cobro y la comunicación a los diferentes niveles de la entidad, sobre los clientes que presenten mora en sus pagos. Revisar que todo préstamo que se considere de dudosa recuperación deberá provisionarse en un 100% de la pérdida estimada. Verificar que los bienes recibidos en pago de los préstamos concedidos, exista un informe mensual sobre la situación de los mismos y promocionar directa o indirectamente la venta oportuna de los activos a través de corredores especializados. Comprobar que los activos extraordinarios de la institución sean vendidos conforme lo indica la ley de Bancos. Revisar que el banco cuente con garantías reales respecto a préstamos de corto, mediano y largo plazo.

EVALUACION Y ANALISIS DE LA ADMINISTRACION DE PRÉSTAMOS BANCARIOS El auditor interno debe realizar periódicamente pruebas para verificar que las políticas y procedimientos establecidos en la empresa le permitan alcanzar la mayor eficiencia y efectividad en las operaciones o funciones relacionadas con la institución y el desempeño de todo el sistema financiero para detectar problemas financieros de las instituciones a medida que van surgiendo y antes de que puedan ser detectados por otros medios. Las pruebas mínimas a observar son: A. Que exista funcionario responsable de la administración de la cartera de créditos, con capacidad para supervisar, adecuadamente los valores de la empresa, que tome decisiones financieras ágiles y oportunas en la administración de los préstamos de acuerdo a las circunstancias del mercado financiero. B. Evaluar los procedimientos de elaboración, destino y el adecuado análisis de los informes relacionados con el manejo de las operaciones crediticias. C. Verificar la existencia de análisis de coeficientes financieros bancarios claves y otros datos financieros generados por entidades de actividad similar. D. Revisar aspectos fiscales relacionados con los préstamos bancarios. E. Establecer si existen procedimientos operativos adecuados para los préstamos concedidos por la institución bancaria.

F. Comprobar que exista autorización por parte de la Administración de la institución, para otorgar préstamos y que las mismas se realicen con empresas legales de reconocida solvencia y solidez financiera. G. Revisar los aspectos legales, financieros, de liquidez, tasas de crecimiento, sensibilidad en las tasas de interés, para conocer el ámbito crediticio de la institución. H. Determinar que la recuperación de la cartera de créditos sea efectiva, mediante políticas y procedimientos adecuados. I.

Examinar las políticas existentes para afrontar los problemas de fluctuación del tipo de cambio, para el manejo de los créditos en moneda extranjera.

J.

Verificar las políticas relacionadas con los análisis financieros mediante la evaluación de riesgos crediticios y su incidencia en los resultados de la institución.

PRÉSTAMOS BANCARIOS Y EL AMBIENTE DE PROCESO ELECTRONICO DE DATOS (P.E.D.) El auditor interno debe establecer si en la empresa se cuenta con programas de computación (software) y equipo (hardware), mediante el cual descansen controles internos para el manejo de los préstamos bancarios, de existir estos, debe efectuar una revisión evaluación de los controles, sistemas, procedimientos de informática, de los equipos de cómputo, su utilización, eficiencia y estructura se seguridad en el procesamiento de la información, lo cual puede realizar, efectuando lo siguiente: A. Evaluación administrativa del procesamiento electrónico de datos de préstamos bancarios: Objetivos de la Administración Políticas y procedimientos Organización del Departamento Funciones, niveles de autoridad y responsabilidad del área de procesos electrónicos y/o logística Integración de los recursos materiales y técnicos Costos y controles presupuestales Controles administrativos del área de procesos B. Evaluación de los sistemas, procedimientos y la eficiencia en el uso de la información relacionada con los préstamos bancarios.

Evaluación y análisis de la información Evaluación del sistema operativo Control de los proyectos de programas de desarrollo Control del procesamiento adecuado de las trasacciones de cartera crediticia. Grado de integración y coordinación de las principales aplicaciones del sistema en el área de préstamos bancarios Control de sistemas y su programación Instructivos y manuales actualizados Formas de implantación Seguridad Física Controles de mantenimiento de utilización de los sistemas Flujo gramación de procesos de la cartera crediticia C. Evaluación del proceso de datos y de los equipos utilizados en el área de Cartera Crediticia. Controles de datos fuentes y manejos de cifras Controles de operación del sistema contable Control de entrada y salida de información Control de asignación de trabajo Control de medios de almacenamiento de datos Control de copias (backups) fuera de las instalaciones de la empresa Seguridad de la computación y los planes de recuperación de posibles desastres Que el equipo de computación esté adecuadamente asegurado Procedimientos de verificación del Registro de las Transacciones Que exista autorización previa al cambio de programas

TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA RECOMENDABLES A LOS PRESTAMOS BANCARIOS A continuación se incluyen algunas técnicas y procedimientos que dispone el auditor en el área de préstamos bancarios. Familiarización: El Auditor debe familiarizarse con las operaciones o funciones, relacionadas con el manejo de los préstamos bancarios, considerando los siguientes aspectos: A. Reconocimiento de las políticas, prácticas, presupuestos, manuales de procedimientos específicos del Departamento de Cartera de la empresa. B. Estructura organizacional C. Características del manejo de la cartera crediticia D. Indagar sobre la rentabilidad y costo-beneficio de las operaciones de cartera comercial e hipotecaria E. Inspeccionar la localización y ubicación interna y externa, las características de las instalaciones de cada una de las secciones del Departamento de Cartera.

Narrativas, Entrevista y flujo gramas Por medio de las entrevistas personales y/o flujo gramas de las funciones relacionadas con los préstamos bancarios, el auditor interno logra: A. Estudiar y evaluar las políticas y procedimientos de créditos, las directrices en los manuales o instructivos respectivos, o efectuar entrevistas directas al personal que se lleva a cabo las actividades relacionadas con el manejo y recuperación de los préstamos bancarios, para determinar las fortalezas y las debilidades del control interno existente. B. Conocer cómo se desempeña la dirección financiera, o cómo se ejecutan las diferentes actividades de análisis estratégicos, planificación, acción de política, manejo de recursos humanos, controles y manejo de las funciones inherentes al área de cartera crediticia.

Análisis de Información financiera En análisis de información financiera, debe llenar los requerimientos mínimos del auditor interno para formarse un juicio de las operaciones de los préstamos bancarios, de tal manera que:

A. Obtenga información financiera que maneja la administración de la empresa, con el fin de efectuar un análisis adecuado y que permita conocer la forma en que se administra el Departamento de Préstamos. B. Conozca el análisis de separar coeficientes financieros la calidad de los préstamos de una institución a efecto de emitir una opinión para que la dirección de la empresa tome las decisiones administrativas y financieras necesarias. C. Realice revisiones analíticas que incluyan comparaciones del comportamiento de las tasas de interés activas, las tendencias del crecimiento o disminución de la cartera con períodos anteriores y de la preferencia con datos de entidades que ejecuten las misma actividad financiera. Examen de la documentación e investigación específica El auditor interno al recolectar los datos financieros y la generación de coeficientes financieros, asi como verificar otros datos obtenidos, y conocer el resultado de las entrevistas personales específicas que considere necesarias. A continuación se mencionan algunas: A. Estudiar la información financiera obtenida enfocando su atención primordialmente hacia el nivel y la tendencia de los coeficientes financieros clave para conocer el comportamiento de la cartera comercial e Hipotecarias y evitar los riesgos crediticios. B. Evaluar los manuales o instructivos de políticas y procedimientos de crédito, verificando su actualización y cumplimiento. C. Analizar los registros contables, tanto principales como auxiliares y las formas existentes, para comprobar su funcionalidad en cada una de las transacciones de préstamos bancarios. D. Evaluar el contenido, oportunidad, periodicidad, destino y utilidad de los informes financieros y fiscales relativos a la administración de la cartera crediticia. E. Elaborar si fuese necesario, diagramas de flujo, que muestren el recorrido que sigue la apertura, concesión, registro y recuperación de un préstamo y diagnosticar del control interno. F. Analizar las operaciones crediticias de la empresa mediante la evaluación de la efectividad de los procedimientos y sistemas de la instituciones para administrar los riesgos de crédito, estimar la calidad delos riesgos adquiridos, su clasificación correcta en términos de su recuperación y la creación de reservas suficientes, a fin de cubrir las pérdidas actuales o potenciales. Además verificar la autenticidad de ingreso obtenido y reportado por las operaciones que se manejan con riesgos crediticios y determinar el grado, características y tipos de acumulación de riesgos de cartera.

G. Determinar los costos administrativos del manejo y control de la cartera de crédito, así como estudiar la eficacia y eficiencia del recurso humano. H. Evaluar la razonabilidad de la cartera de la empresa, la situación del mercado financiero, las fluctuaciones en los tipos de cambio que afectan los créditos del exterior en moneda extranjera, para establecer las ventajas o desventajas, desde el punto de vista financiero y fiscal. I.

Investigar las tendencias del mercado financiero para la captación o colocación de recursos de la entidad, a fin de tomar las decisiones financieras oportunas, sin comprometer la liquidez y solvencia de la empresa.

PRESENTACION Y DISCUSION DEL BORRADOR DEL INFORME: El auditor interno, debe presentar un informe relacionado a la auditoría efectuada, el cual tendrá revelaciones sobre las fortalezas y debilidades del control interno, así como errores e irregularidades encontradas, con una cuantificación del costo de las mismas y presentar recomendaciones en borrador, discutirlo con los funcionarios responsables y personal involucrado, a fin de obtener puntos de vista aprovechando su experiencia. En la discusión se logrará: A. Asegurarse que se trate de problemas o errores cuya solución sea factible, en las circunstancias actuales o en un futuro inmediato. B. Cuantificar o estimar las incidencias de estos problemas o errores en las operaciones y resultados de la empresa. C. Relacionar los problemas o errores detectados con los establecidos en otras áreas de la institución. D. Establecer el costo-beneficio de las recomendaciones a sugerir. E. Presentar las fortalezas y debilidades de control y sus recomendaciones de acuerdo a su prioridad.

INFORME FINAL El auditor interno debe presentar por escrito el resultado final de la evaluación del control interno, como evidencia del trabajo ejecutado y debe consistir en una declaración clara y sencilla. El informe debe contener una breve descripción del trabajo realizado, la identificación y cuantificación de las deficiencias encontradas, así como las debilidades en los procedimientos de control; las justificaciones o comentarios del personal involucrado y finalizando con las recomendaciones.

El informe debe enviarse al órgano que reporta, el cual debe considerarse la adopción de las medidas correctivas, siendo importante que las decisiones tomadas en base al informe, tengan seguimiento por parte de auditoría interna. SEGUIMIENTO El auditor interno debe cumplir con lo establecido en sus programas de trabajo, en cuanto al seguimiento de las recomendaciones efectuadas en auditorias anteriores a los préstamos bancarios, por lo que debe tomar en cuenta lo siguiente: Las recomendaciones de auditorías recurrentes Verificar las acciones correctivas realizadas Al verificar que las recomendaciones anteriores no fueron atendidas, se deben tomar las decisiones oportunas de acuerdo a los procesos administrativos de la entidad. Considerar si la Gerencia o el consejo de administración, asumió la responsabilidad de no tomar ninguna medida correctiva sobre los hallazgos reportados. Comunicar los resultados de la auditoría de seguimiento sobre préstamos bancarios al órgano que reporta.