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Curso virtual ADMINISTRACIÓN PARA EJECUTIVOS

UNIDAD II APLICACIONES DE LA PLANIFICACIÓN

CAPACIDAD: Comprende y aplica el proceso, los principios, naturaleza y características de la planificación y los tipos de planes de acuerdo a su alcance y a su relación con otras actividades de la empresa, y es capaz de aplicarlo en su práctica laboral.

2.1 DEFINICIÓN:

La planificación es la primera fase del proceso administrativo.

Empecemos por definir:

¿Qué es el proceso administrativo?

Las diversas funciones que el administrador realiza, en conjunto, constituyen el proceso administrativo. Dichas funciones son:

Fuente: http://www.gestiopolis.com/canales7/mkt/admini1.jpg

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2.2 NATURALEZA DE LAS FASES (FUNCIONES) ADMINISTRATIVAS:

Cada una de las fases del proceso administrativo, supone una serie de acciones detalladas, de manera general, en el siguiente cuadro:

Cuadro 1 Desarrollo de las fases del proceso administrativo

Las empresas surgen con el propósito de ofrecer bienes y/o servicios a cambio de rentabilidad. Las funciones administrativas las dotan de la operatividad necesaria para el logro de dicho propósito.

Estas funciones, se realizan en forma sucesiva y a la vez cíclica, dotando, de esta manera, de dinamismo y continuidad a todo el proceso.

Cuadro 2 Naturaleza cíclica del Proceso Administrativo Fuente: http://blog.rhred.com/wp-content/uploads/2008/09/esquema_ce_adm_3.jpg

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Cada una de las funciones administrativas constituye una fase del proceso, tienen personalidad propia, pero influyen, repercuten y trascienden en la siguiente.

Siendo un proceso permanentemente dinámico que responde a un entorno de la misma característica; el paso entre una fase y otra es casi imperceptible; sin embargo en cada una de ellas se desarrollan una serie de acciones que las caracterizan y las diferencian.

LA PLANIFICACIÓN O PLANEACIÓN, FASE QUE INICIA EL PROCESO, ES LA QUE MARCA LA PAUTA DE ACCIÓN PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES EN LAS FASES SUCESIVAS.

Es de suma importancia su eficiente realización ya que, un error en esta etapa podría conducir a la empresa a realizar esfuerzos innecesarios o a resultados poco favorables. Las cuatro funciones administrativas están estrechamente vinculadas entre sí, logrando entre ellas una relación de interacción constante, esto permite una mayor consistencia en las decisiones tomadas durante su ejecución y garantiza la continuidad del proceso.

La interrelación entre las etapas del proceso administrativo permite mayor adaptación y rapidez de respuesta de la empresa hacia los cambios del entorno, con el cual mantiene una relación dual, interactiva y de retroalimentación constante.

Cuadro 3 Interrelación entre las fases del Proceso Administrativo

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Como se dijo en la Unidad I, la supervivencia de las organizaciones depende de su capacidad para adaptarse y responder a los cambios que presenta el entorno.

En la primera fase del proceso: LA PLANIFICACIÓN, la empresa fija sus objetivos en función a sus aspiraciones y a las exigencias de su entorno y plantea las actividades necesarias para el logro de dichos objetivos.

En la segunda fase del proceso: LA ORGANIZACIÓN, la empresa toma como insumo los objetivos y actividades planteadas en la primera fase y de acuerdo a ellos asigna los diferentes recursos, responsabilidades y grados de autoridad para su ejecución.

En la tercera fase del proceso: LA DIRECCIÓN, el líder a través de la motivación y de un sistema de comunicación eficaz, velará porque la organización en pleno tenga claros los objetivos y enrumbe sus actividades hacia su logro, para lo cual se fundamenta en el planteamiento hecho en las fases anteriores.

En la cuarta fase del proceso: EL CONTROL, se identifican los errores y las desviaciones que podrían estar alejando a la empresa de los objetivos y se corrigen oportunamente para cerrar el ciclo de manera óptima.

Una vez que el ciclo termina, la empresa se planteará nuevos objetivos de manera que el proceso se repite de manera indefinida.

En esta unidad nos concentraremos en el desarrollo de las actividades para la primera fase:

PLANIFICACIÓN.

Fuente: www.democracialocal.org

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2.3 PROCESO DE PLANIFICACIÓN:

Como se dijo en la página 1 (Cuadro 1), el proceso de planificación consiste en tres grandes pasos:

1. Establecimiento de Objetivos. 2. Programación de actividades necesarias para el logro de dichos objetivos. 3. Establecimiento de plazos.

2.3.1 PRIMER PASO: ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS:

¿QUÉ ES UN OBJETIVO?

Son resultados que se desean

alcanzar en un

período determinado.

Es el punto de partida del proceso de planeación. Fuente: www.mujeresdeempresa.com

La empresa debe declarar, explícitamente, aquello que pretende alcanzar en un período de tiempo.

Debemos tener claro que los objetivos marcarán el camino para la programación de las actividades; por lo tanto, su correcto establecimiento es fundamental.

Reflejan, además, la filosofía de la organización, dándole orientación al desempeño y proporcionando los estándares para su medición.

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CARACTERÍSTICAS QUE DEBE REUNIR UN OBJETIVO:

a) Debe ser claro: El objetivo debe ser de fácil interpretación por toda la compañía (directivos y empleados). Por ejemplo: Si una empres se planteara un objetivo como: Lograr el liderazgo en el mercado. Este objetivo no es claro, ya que existen varias formas en las que la empresa podría lograr el liderazgo: a través de sus costos, de sus precios, de su servicio, de su participación en el mercado, lo cual, no está siendo expresado en el enunciado. El planteamiento correcto sería: Ser el líder en…. (Servicio, costos, precios, etc.)

b) Debe ser concreto: El objetivo debe sugerir, directamente, lo que la empresa desea lograr, sin caer en la ambigüedad. Por ejemplo: Si una empresa se planteara un objetivo como: Aumentar las ventas. Una empresa puede aumentar las ventas en una unidad o en un millón de unidades, por lo tanto debe enunciarse en qué medida se desea tal aumento en las ventas. El planteamiento correcto sería: Aumentar las ventas en un…%, con respecto al período anterior. Aumentar las ventas en…. unidades con respecto al período anterior. Aumentar la facturación de venta en……….dólares, con respecto al período anterior. Obviamente el porcentaje, el número de unidades y la facturación varía en función a las expectativas de la empresa.

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c) Debe ser medible: Un objetivo es, a la vez, un estándar de desempeño. El logro del objetivo será fácilmente identificable siempre que éste haya utilizado en su enunciado, algún indicador.

Por ejemplo: Si una empresa se planteara un objetivo tal como: Mejorar los estándares de servicio al cliente. ¿Cómo saber si se logró el objetivo? No es fácil de medir ya que se utilizó un término ambiguo y relativo como “mejorar”. El planteamiento correcto sería: Lograr un X % de satisfacción del cliente con respecto al servicio. Este objetivo puede ser medido a través de encuestas y/o sondeos.

d) Debe ser realizable y a la vez motivador: El objetivo debe, por sí mismo, significar un reto. Por lo tanto no debe ser tan fácil de realizar que no motive a sus ejecutantes ni tan difícil que los frustre.

Por ejemplo: Si una empresa sabe que, dadas las condiciones del mercado, máximo puede lograr un incremento de facturación del 30% en un período y se planteara un incremento mayor a ese. Los empleados sabrían desde el inicio que es un objetivo imposible de alcanzar; por lo tanto, no se sentirán motivados ni a intentar alcanzarlo.

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¿QUÉ ES UNA META?

Es un logro intermedio que permite el logro de un objetivo.

Por ejemplo: Una empresa se plantea como objetivo vender 50000 televisores en un año. De acuerdo al grado de estacionalidad y a las condiciones del mercado, podría plantearse metas mensuales como las siguientes:

Ene.

Feb.

Mar. Abr.

May. Jun.

Jul.

Ago.

Sep.

Oct.

Nov. Dic.

2000

3000

2000

8000

6000

5000

2200

3000

3000

1800

4000

10000

El logro de las metas mensuales permitirá el del objetivo anual.

2.3.2 SEGUNDO PASO: ESTABLECIMIENTO DE ACCIONES:

Se deben establecer las acciones necesarias para el logro de los objetivos planteados. Éstas deben responder a las preguntas: ¿Qué? ¿Cuándo? ¿Cómo?

Por lo tanto, esta etapa incluye la selección de los medios y recursos adecuados para la ejecución de las acciones. Deben contemplarse las distintas alternativas de acción existentes y, en base a un proceso decisorio, elegir la más adecuada o conveniente, según la situación.

Para que este proceso decisorio sea lo más asertivo tendrá que ser lo más racional y objetivo como sea posible y podrá basarse en los siguientes recursos: a) Experiencia pasada. b) Sometimiento a prueba o experimentación. c) Uso de modelos matemáticos. d) Análisis de posibles efectos de cada curso de acción.

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2.3.3 TERCER PASO: DETERMINACIÓN DE PLAZOS:

La fijación de plazos para cada una de las actividades a realizarse sirve como medio de control, de manera que cada una de ellas se lleve a cabo en el momento oportuno.

Para ello se puede hacer uso de:

a) Cronogramas: Una matriz de doble entrada donde se concilian eventos y período de tiempo estimado para su realización.

Cuadro 4 Ejemplo de cronograma Fuente: www.definicionabc.com

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b) Diagrama de Gantt: Semejante al cronograma con la característica particular de que la unidad de tiempo son meses, los que son divididos en cuatro semanas para permitir una visualización mucho más simple.

Cuadro 5 Ejemplo de Diagrama de Gantt Fuente: www.revista.unam.mx

c) PERT (Program Evaluation Review Technique): Esta técnica es utilizada, cuando se presentan múltiples actividades o eventos relacionados entre sí y que se realizan en períodos variables, no necesariamente lineales. Consta de tres componentes básicos: eventos, actividades y relaciones. Emplea redes que reflejan la ruta de cada evento y su tiempo de ejecución. Los eventos son representados por círculos y las actividades para su realización son representadas por flechas.

Cuadro 6 Ejemplo de Diagrama PERT Fuente: www.proyectosfindecarrera.com

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2.4 TIPOS DE PLANES:

Los planes pueden ser clasificados en función a dos conceptos: su relación con las actividades de la empresa y el alcance que pretenden.

2.4.1 EN FUNCIÓN A SU RELACIÓN CON LAS ACTIVIDADES DE LA EMPRESA:

A. PLANES RELACIONADOS CON LOS MÉTODOS:

Procedimientos: Son secuencias, cronológicamente ordenadas, de pasos o tareas específicas que han de realizarse de manera sucesivos. Describen la forma de llevar a cabo una actividad.

Usos comunes: Procedimiento de matrícula, procedimiento de atención de reclamos, etc.

EJEMPLO: PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN DE RECLAMOS

1. Cliente llena solicitud de reclamos. 2. Recepción de solicitudes. 3. Evaluación y análisis de solicitudes. 4. Derivación a departamento correspondiente. 5. Recepción de respuesta. 6. Comunicación al cliente.

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B. PLANES RELACIONADOS CON EL TIEMPO:

Programas: Actividades necesarias, en un período de tiempo, para lograr un objetivo.

Fuente: http://iso90.files.wordpress.com/2010/11/tiempo2.jpg

Usos comunes: Cronogramas, PERT.

EJEMPLO: PROGRAMA PARA REALIZACIÓN DE EVENTO BENÉFICO

1. Búsqueda de auspiciadores. 2. Promoción de evento. 3. Impresión de afiches y volantes. 4. Búsqueda de financiamiento. 5. Búsqueda de local para el evento. 6. Alquiler de equipos y luces.

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C. PLANES RELACIONADOS CON EL COMPORTAMIENTO:

Políticas: Son pautas de acción que la organización establece para delimitar la actuación de sus integrantes, aun cuando no cuente con la rigidez de las reglas. Usos comunes: Cómo tratar al cliente, como manejar los precios frente a un cliente, etc.

EJEMPLO DE POLÍTICAS: 1.

La empresa no acepta devoluciones una vez cancelada la mercadería.

2.

Los problemas de los clientes se resolverán de inmediato.

3.

Los empleados participarán en todas las actividades extra laborales organizadas por la empresa.

COMO SE PUEDE OBSERVAR, ESTAS POLÍTICAS PODRÍAN VARIAR SI LAS CIRCUNSTANCIAS SE PRESENTARAN DIFERENTES A LAS QUE SE ESPERA. ES POR ESTA RAZÓN QUE SE DICE QUE LAS POLÍTICAS SON FLEXIBLES.

Reglas: Son guías específicas de acción. Absolutamente inflexibles. Pretenden guiar el comportamiento en base a acciones específicas para situaciones específicas. Son también llamadas normas.

Usos comunes: Horarios, tratamiento de mermas, devoluciones, etc.

EJEMPLO DE REGLAS: -

El horario de entrada, para todos los empleados, es a las 8 am.

-

Es obligatorio asistir a la empresa con el uniforme de la empresa.

-

En caso de requerir algún permiso deberá gestionarse, en primera instancia con el jefe inmediato superior. COMO SE PUEDE OBSERVAR, LAS REGLAS TIENEN UNA NATURALEZA INNATA DE RIGIDEZ, NINGUNA CIRCUNSTANCIA HARÁ QUE SE DEJEN DE CUMPLIR. SON OBLIGACIONES.

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D. PLANES RELACIONADOS CON EL DINERO:

Presupuesto: Son estimados, ya sea de ingresos o de egresos de dinero, en un período determinado.

Usos comunes: Cuánto se estima que se invertirá en una determinada campaña o cuánto se espera ganar mensualmente a lo largo de un programa de ventas.

EJEMPLO: PRESUPUESTO DE GASTOS DE PROMOCIÓN

CONCEPTO

COSTO (Expresado en soles)

Movilidad

300.00

Viáticos

200.00

Diseño de volantes y afiches

150.00

Impresión de volantes y afiches Gastos de representación

80.00 250.00

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2.4.2 EN FUNCIÓN A SU ALCANCE:

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA: - Es la de más amplio alcance. - Se proyecta a un plazo más largo (un año). - Es definida por los altos directivos, en coordinación con las áreas ya que abarca la totalidad de la empresa. Fuente: http://hojeandovida.files.wordpress.com/

PLANEACIÓN TÁCTICA: - Se proyecta a un mediano plazo. - Su alcance es a nivel departamento o área. - Se define en cada departamento o área de la empresa, al nivel intermedio. Fuente: http://joseangelf.net/

PLANEACIÓN OPERATIVA: - Se define en el nivel operativo. - Se proyecta a corto plazo, inmediato. - Se realiza para cada actividad o evento.

Fuente: http://cibercafenike1.bligoo.com.mx/

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Definición de plazos: Los plazos están determinados en función del grado de incertidumbre y manejo de variables intervinientes en un determinado período.

a) Largo Plazo b) Mediano Plazo

c) Corto Plazo

Se presenta un escenario de incertidumbre, en el cual, los modelos o proyecciones matemáticas tienen muy poco alcance. Se puede lograr cierto grado de validez con el uso de modelos y proyecciones. Existe un mayor grado de certeza, gracias a la inmediatez de un futuro bastante previsible.

Como se puede apreciar, el planeamiento estratégico señala la línea general de acción. El planeamiento táctico, escoge un camino específico, dentro de las alternativas existentes y en función al contexto de la empresa. El planeamiento operativo señala el detalle de las actividades a realizarse.

EJEMPLO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA, TÁCTICA Y OPERATIVA

OBJETIVO

Incrementar las ventas en un 20%, con respecto al año anterior.

PLANEACIÓN ESTRATEGICA

Luego de haber seguido los pasos previos se selecciona la estrategia de Penetración de mercado.

PLANEACIÓN TÁCTICA

Dentro de las alternativas existentes se escoge penetrar el mercado a través de promociones, en este caso, un sorteo.

PLANEACIÓN OPERATIVA

1. Sondeo de mercado para investigar qué premio atraería al público objetivo. 2. ¿Cuál va a ser la modalidad del sorteo? Con cupones o utilizando la etiqueta del producto u otra modalidad. 3. Búsqueda y elección de proveedores del premio y negociación. 4. Selección de medios de difusión. 5. Selección de lugares donde serán depositados los cupones. 6. Impresión y distribución de los cupones. 7. Selección de la locación en la que será exhibido el premio. 8. Desarrollo del mensaje publicitario, etc.

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2.5 CARACTERÍSTICAS DE LA PLANEACIÓN:

a) Siempre se orienta hacia el futuro. b) Es un proceso continuo y permanente. c)

Busca ser una manera objetiva y racional de tomar decisiones.

d) Es cíclica ya que al terminarse el proceso ya se está iniciando otro. e) Es situacional ya que se basa en el contexto circunstancial de las organizaciones. f)

Permite escoger determinados cursos de acción dentro de un amplio rango de alternativas.

g) Reduce la incertidumbre ya que exige un análisis situacional de la empresa y de sus posibilidades futuras. h) Contribuye a la integración de las áreas de la empresa ya que tiene la facultad de combinar actividades. i)

Es un proceso flexible. Da paso a cambios y correcciones ya que una característica implícita del futuro es que es incierto.

j)

Tiene naturaleza sistémica, ya que involucra a la organización como un todo y a cada una de sus partes coordinadas e interrelacionadas (áreas).

Fuente: http://www.uca.es/planificacion.jpg Área GESTIÓN ADMINISTRATIVA Módulo PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN

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BIBLIOGRAFÍA 

AMARU, Antonio César (2009). Fundamentos de Administración. Teoría general y proceso administrativo. Pearson Educación, México.



CHIAVENATO, Idalberto (2008). Introducción a la Teoría General de la Administración. Mc. Graw Pearson Educación, México.



ROBBINS Stephen; COULTER, Mary (2005). Administración. Pearson Educación, México.

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