• Author / Uploaded
• ener

Citation preview

INTRODUCCIÓN

La organización de un evento requiere una amplia planificación y una serie de preparativos, ya que gran parte del trabajo suele realizarse a escasos meses de la celebración del evento. En la mayoría de las ocasiones, la organización parece que funciona como un reloj, ya que los eventos se desarrollan sin problemas y de acuerdo con el programa. La planificación anticipada es la clave para que un evento sea todo un éxito. Cada evento se desarrolla en torno a una temática y un objetivo en el que se basarán la organización, el público objetivo o los participantes, los invitados y el enfoque de marketing del evento. En términos generales, un evento, como por ejemplo, una conferencia regional para una comunidad técnica en concreto, atraerá a participantes que llevan a cabo actividades comerciales dentro del sector, así como a patrocinadores que sacan partido de la publicidad de sus productos durante el evento. Además, la temática del evento o del seminario también determinará el tipo de los canales de marketing que se utilizarán con fines publicitarios. Esto también se aplica al equipo de organización que necesitará la temática del evento para identificar de forma correcta los participantes y las empresas objetivo a las que se les presentarán el evento. En nuestro caso, nuestro evento será la organización de un festival gastronómico, el cual se centrará en platos típicos de Huancayo. Región que cuenta con numerosas costumbres y platos que aún falta por conocer y degustar.

PLANIFICACION DE UN EVENTO GASTRONÓMICO 1.

OBJETIVO DEL EVENTO: Los objetivos del evento son:  Exponer al público en general la producción agroalimentaria y la oferta gastronómica de la ciudad de Huancayo.  Destacar, difundir y potenciar las cualidades de las materias primas locales utilizadas en la cocina huanca y su zona de influencia.  Desarrollar la gastronomía local como producto turístico  Potenciar la formación profesional del sector  Formular y proponer circuitos gastronómicos y rutas alimentarias  Jerarquizar la exposición con clases de cocina y actividades culturales.  Reunir la prensa general, turística y especializada en gastronomía  Impulsar un acontecimiento de primer nivel para la ciudad, que se sume a los atractivos turísticos que Huancayo tiene durante el año. El Festival Gastronómico de Huancayo se desarrolla en los ámbitos de la exposición propiamente dicha que incluye actividades de promoción, degustación

y

venta,

charlas,

clases,

espectáculos,

actividades

culturales y los concursos. Factibilidad Para la ejecución de esta feria gastronómica contamos con: recursos económicos, humanos, sociales y técnicos; lo cual nos ayudará a promocionar y dar a conocer los platos típicos con éxito alrededor del mundo.

Justificación La realización de esta feria se la hizo con el fin de promocionar las comidas típicas y populares de la provincia de Imbabura; este tipo de feria va dirigida para todo tipo de personas locales, nacionales y gente extranjera que desee degustar y conocer las tradiciones gastronómicas de Huancayo y alrededores. Lugar: Campo de Marte - Lima 2.

NOMBRAR COMITÉ ORGANIZADOR Coordinador General  Es el responsable general del desarrollo del evento. Supervisa las labores de las Comisiones, y es el enlace de éstas con la máxima autoridad de la institución responsable del Evento. Comisiones de Trabajo Son equipos de personas que contribuyen a cumplir los pasos del Evento sistematizadamente. Comisión de Logística   Transporte  Alojamiento  Alimentación  Secretaría  Servicios Generales Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que operativisa y hace posible la ejecución del evento.

Distribución y medidas de stands

Lista de requerimientos tecnológicos

Cantidad 1

Equipo Computador

1

Pieza musical al inicio del evento

1

Proyector

2

Micrófono

4

Extensiones

2

Amplificador

2

Equipos de audio difusión Lista de requerimientos materiales

Cantidad 4

Equipo Mesas largas

5

Sillas (invitados)

6

Manteles de color blanco

6

Cubre mantel

5

Cubre sillas

1

Atril

8

Ramos de flores pequeñas

50

Copas (invitados y anfitriones)

3

Champan

Señalización externa del lanzamiento A las afueras del “Campo de Marte” se ubicaran gigantografías, en las que se identificaran los siguientes aspectos:

 Nombre de la feria  Logotipo  Slogan  Auspiciantes Señalización interna del lanzamiento  Par una fácil ubicación del lugar de lanzamiento y la identificación del grupo expositor se procederá a ubicar la respectiva señalización, esta estará ubicada  desde la puerta de ingreso al “Campo de Marte” y esto será para

un fácil acceso al evento.

SERVICIOS HIGIÉNICOS Comisión Técnico Entre sus responsabilidades se pueden mencionar:  Elaborar las normas para la presentación de trabajos en el evento, y seleccionarlos en función de éstas.  Revisar el temario a desarrollar.  Determinar metodología de trabajo.  Coordinar la reproducción y distribución de las ponencias. Comisión de Promoción, Relaciones Públicas y Protocolo  Atiende las actividades que abarcan la promoción y difusión del evento.  Se encarga de las relaciones interinstitucionales que derivan de la ejecución del Evento.  Todo lo relacionado con protocolo y asistencia de los participantes en el evento.

RESPONSABLES DE CADA CARGO

COORDINADOR GENERAL

COMITÉS

COMITÉ DE FINANZAS

COMITÉ DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS Y PROMOCIÓN

Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo. Buscar los recursos económicos que sean necesarios. Abrir las cuentas bancarias. Efectuar los pagos.

Seleccionar todo lo concerniente a alimentos y bebidas: desayunos, almuerzos, cenas, refrigerios. Organizar los horarios. Seleccionar el menú.

Diseñar y elaborar el logotipo. Promoción interna y externa. Diseño y compra de todo el material promocional. Elaborar los instructivos.

3.

COMITÉ

COMITÉ

COMITÉ DE

TÉCNICO

LOGÍSTICO

PROGRAMAS

Desarrollar, coordinar y mantener vigentes los productos y herramientas de información. Proponer, evaluar, coordinar y realizar control de calidad de los productos.

Seleccionar entre los diversos temas propuestos aquellos que se impartirán durante el evento. Encargarse de la búsqueda, selección e invitación de participantes.

Prepara un cronograma de actividades estableciendo fechas topes. Estructurar el programa social. Escoger los temas a tratar y las actividades a realizarse.

DETERMINAR EL NÚMERO Y EL TIPO DE ASISTENTES AL EVENTO 

Participantes: Personas que asisten al evento en calidad de público. Acompañantes: No están directamente relacionados con el evento, acompañan a ponentes, delegados o invitados especiales. Expositores o participantes: Son los encargados de hacer las presentaciones de los platos típicos durante el evento. Delegados: Asisten al evento en representación de una empresa, institución o grupo particular. Invitados Especiales: Personas que por su prestigio, reconocimiento científico, social o político, le confieren notoriedad al evento. 4.

SELECCIONAR EL LUGAR O LUGARES DE REALIZACIÓN  Ciudad Sede.  Instalaciones específicas donde se realizará el evento:

5.



Capacidad 



Comodidad



Iluminación



Equipos



Acceso

ELABORAR CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 

Objetivo

Actividad

Realizar un listado de lo que se va a necesitar para el evento

Desarrollar la lista de todos los recursos que necesitará para cada comisión. Investigar los precios de todos los requerimientos que se necesitará para el desarrollo del evento. Dar a conocer el presupuesto general de los elementos que necesitan las comisiones.

Gestionar los costos estimados de los recursos de cada comisión.

Informar el resultado obtenido sobre el presupuesto general.

Elaboración de un Elaboración de un registro contable. registro contable que permite llevar los gastos e ingresos de los recursos del evento. Asignar fondos Otorgar el dinero para las diversas que cada actividades. comisión requiere para la adquisición de los recursos. Informe de Gastos que se resultados. realiza.

Período de tiempo 09/11

Coordinación Comisión de logística y comisión técnica.

13/11

Comisión de logística y comisión técnica.

14/11

Comisión de logística y comisión técnica. Comité de relaciones públicas. Comité técnico.

15/11

16/11

30/11

Comisión de logística y comisión técnica. Comité de relaciones públicas. Comité técnico. Comisión de logística y comisión técnica. Comité de relaciones públicas. Comité técnico.

7.

ELABORAR

PRESUPUESTO

Y

DETERMINAR

FUENTES

FINANCIAMIENTO 

Valor Total Actividad Alquiler del local Capital Aporte de organizadores Maestro de ceremonias Invitaciones Dossier Carpetas Oficio Señalización Porta identificaciones Identificación autoridad Champagne Copas de cristal Hojas volantes Gigantografías Imprevistos servicio de catering TOTAL

Cantidad 1  

 

  6 1 50 10 20 2 5 50 5 10 50 200 2 25%   1  

valor unitario 300 200 150 3 2 1 1 3 1 1 4 0,5 0,15 50 300

($) 300 300 1200 150 150 20 20 2 15 50 5 40 25 30 100 500 300 3207

DE

8.

PROMOCIÓN DEL EVENTO   Medios de Comunicación  Correo Directo  Publicidad Impresa Plan de Trabajo OBJETIVO

ACTIVIDADES

Gestionar contacto

con medio

de medios

prensa escrita y comunicación

Presentar volantes

de

y el evento hojas Lograr

para volantes.

promoción

8-9 nov.

comunicación en

televisiva escrita. hojas Elaborar

FECHA

CUMPLIR a Contar con los

Contactar

televisiva

META A

mediante

las

del

13-14 nov.

hojas

volantes, que la

evento Entrega de dichas Distribuir

gente asista. las Lograr que

el

15-17 nov.

hojas volantes al hojas volantes al público acuda al público. Elaboración ejecución invitaciones empresas

público. evento. y Elaborar y enviar Lograr que estas de invitaciones.

empresas

a

asistan.

del

ámbito turístico. Entrega de más Distribuir hojas volantes.

más Lograr

hojas volantes.

mayor

audiencia en el evento.

9.

16-17 nov.

DISEÑO Y ELABORACIÓN DE IMPRESOS 

22-24 nov.

EVENTO FESTIVAL GASTRONÓICO “EL BUEN SABOR HUANCAÍNO” Lugar: Campo de Marte Fecha: 11-14 Diciembre 2015 Hora: 15.00 Horas “Este evento se realizará con puntualidad, al cual asistirá la prensa y medios de comunicación”

HOJAS VOLANTES

FESTIVAL GASTRONÓICO “EL BUEN SABOR HUANCAÍNO”

FECHA: 11 De diciembre 2015. Lugar: Campo de Marte Hora: 15.00 pm.

VEN, ¡NO ARREPENTIRÁS!

TE

VEN

Y

DISFRUTA

DE

PLATOS

TÍPICOS, AL ESTILO HUANCAYO.

ESQUEMA – INVITACIONES A EMPRESAS TURÍSTICAS

FESTIVAL “EL BUEN SABOR HUANCAÍNO” TIENEN EL AGRADO DE INVITARLE AL EVENTO “FERIA GASTRONÓMICA EL BUEN SABOR HUANAÍNO” EN LA PRESENTACIÓN DE SUS PLATOS ´TIPICOS CON VARIEDAD DE SABORES Y COLORES. ESPERAMOS SU ASISTENCIA FECHA: 11 DE DICIEMBRE 2015 LUGAR: Campo de Marte HORA: 15.00 pm.

REGLAMENTO GENERAL 1. Lugar y Fecha El Festival Gastronómico, se llevará a cabo en el “Campo de Marte” de la ciudad de Lima, los días 11, 12, 13, 14 y 15 de diciembre de 2015, el acceso al público será libre y gratuito. 2. Participantes y Rubros En todos los casos, la Comisión Organizadora y zona de Influencia, se reserva el derecho de admisión y participación de los solicitantes. 3. Exposición, Patrocinio y Productos Podrán participar como expositores en la muestra: empresas proveedoras, productores, instituciones Patrocinantes relacionados directa o indirectamente con el sector Hotelero-Gastronómico-Turístico y alimentario. Los espacios contratados serán para uso exclusivo del contratante y en ningún caso podrán ser cedidos a terceros sin previa autorización de la Comisión Organizadora. 4. Seguridad y Vigilancia El Festival establecerá personal de vigilancia general para procurar orden y atender imprevistos, desde el 10 de diciembre de 2015 (montaje de la exposición comercial) a partir de las 8:00 hs.; hasta las 12:00 hs. del 16 de diciembre día de desarmado. Durante el desarrollo del Festival, el servicio de vigilancia permanecerá las 24 hs. El Expositor podrá disponer en su stand la vigilancia que estime conveniente, pudiendo contratar este servicio por escrito por intermedio de la Comisión Organizadora hasta el 11 de noviembre del año 2015. 5. Horarios La exposición se abrirá al público miércoles y jueves de 15:00 a 22:00 hs. viernes, sábado y domingo hasta las 23 hs.

El horario de limpieza de los espacios comunes será de de 11:00 a 13:00 hs. El horario habilitado para el ingreso de mercadería (alimentos, materias primas, y/o folletería será de 14:00 hs. a 15:00 hs. los días en los que se desarrolle el Festival). Los stands deberán estar habilitados y atendidos desde 15 minutos antes y hasta 15 minutos después del horario de apertura y cierre al público, y deberán ser atendidos por personal del Expositor durante todo el horario mencionado. 6. Entradas, salidas La Comisión Organizadora entregará a los Expositores credenciales que permitirán la entrada al predio para ellos y su personal. Las mismas serán entregadas una vez cumplimentados los pagos y aprobados los planos o fichas técnicas de cada stand, conforme a lo detallado en el Reglamento de Stands. El Expositor, su personal y el que contratare para el armado, construcción o limpieza del stand, están obligados a permitir el examen de los bultos y vehículos que entren o salgan del predio. 7. Bromatología  En caso de que el Expositor, quiera ingresar alimentos a la Exposición Comercial, deberá indicar el lugar de procedencia / elaboración de los alimentos, y la constancia correspondiente de habilitación o el certificado de que está en trámite.  El vehículo en el que se transporten los alimentos deberá presentar la habilitación correspondiente, con los datos del transporte (marca, modelo, patente)  En todos los casos de degustación, los alimentos expuestos en el stand de cada Expositor, deberán estar protegidos del medio ambiente para conservar sus condiciones naturales o de fabricación. Para ello es necesario contar con las instalaciones correctas: heladeras, espacios cerrados de conservación, etc. Para ello el Expositor deberá completar la Ficha de Reserva de Adicionales antes del 16 de noviembre de 2015.

 El personal que represente al Expositor en el stand y que manipule alimentos, deberá tener las condiciones de higiene adecuadas. 8. Publicidad El Expositor no podrá realizar ningún tipo de publicidad fuera del ámbito de su propio stand, y está obligado a respetar las leyes y normas vigentes en materia de publicidad, y a satisfacer por su cuenta el pago de todos los derechos, tasas, etc. de carácter nacional, municipal o de cualquier otra índole, que le correspondiere por la emisión de publicidad. Responsabilidad de los participantes y expositores: los participantes y expositores son los únicos responsables por las características de la mercadería existente en los stands, sea ella para exhibición y/o comercialización. Así responderán de manera exclusiva ante el público en general por cualquier violación a las leyes de defensa al consumidor, publicidad engañosa, defectos de la misma y cualquier otra

alteración

de

la

oferta,

deslindando

a

la

Asociación

de

toda

responsabilidad al efecto. 9. Ventas / Degustación Los Expositores que así lo deseen podrán vender y/o entregar mercadería en consignación dentro del ámbito de la exposición. Queda prohibida la elaboración directa de alimentos dentro de la muestra. El cumplimiento de todos los requerimientos legales e impositivos vigentes pertinentes a la actividad a desarrollar en la exposición será responsabilidad exclusiva del expositor. La Comisión Organizadora responderá cualquier consulta con respecto a este particular que los Expositores le formulen por escrito. 10. Limpieza La limpieza de las áreas comunes de la exposición comercial está a cargo de la Comisión Organizadora. El Expositor estará obligado a mantener en impecables condiciones de aseo su stand y las tareas de limpieza en los stands se realizarán de 12:00hs a 13:00hs. El Expositor podrá contratar el servicio de

limpieza para su stand por intermedio de la Comisión Organizadora hasta el 4 de noviembre de 2015. La Comisión Organizadora no se responsabilizará por mercadería faltante o daños parciales imputables al personal de limpieza.

CONCLUSIONES  La planificación de esta festival nos ha brindado la oportunidad de proyectarnos hacia el futuro con expectativas grandes debido a que hemos obtenido la guía adecuada para poder organizar un evento con las debidas precauciones de que todo se basa en el gusto y bienestar del cliente.  La realización de un evento consta de varias etapas. La primera etapa es la de pre producción, luego la etapa de la producción y finaliza con la etapa post producción.  En la primera etapa se realizan varias actividades como la de planificar, que es organizar de forma teórica las distintas estrategias del proyecto. En este proceso se determina el tipo y objetivo del evento y se designa a un grupo de trabajo para la coordinación y ejecución total del evento. La designación no es aleatoria; los profesionales se eligen teniendo en cuenta sus áreas de especialización. Se continúa con la creación, la investigación y presupuestar el evento.  En la etapa de producción, se confirma, la cual es gestionar la contratación de los diferentes servicios y/ o compra de insumos. Informar: redactar un informe con las acciones a seguir para que el cliente conozca los detalles de la gestión. Organizar: Definir el timing exacto del evento. Montar: Montaje del evento. Ejecutar: Ejecución del evento y desmontar: desmontaje del evento.  En la etapa de análisis post evento que es la evaluación es decir la recolección de información y evaluar los resultados en función de los objetivos propuestos.

BIBLIOGRAFIA Debrett - Nuevo Tratado de Etiqueta y reglas sociales - EDAF, Madrid; 1984. Lopez Nieto, Francisco - Manual de Protocolo - Ariel, 1995. Sánchez Estella, Oscar y Cabero Soto Cristina. Organización de reuniones y eventos. Paraninfo 2012 Ed. Adams. Organización de reuniones y eventos. Editorial Adams y Ediciones Valbuena.