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“PROGRAMACIÓN EVENTO COMERCIAL Y DISEÑO DE LA CAMPAÑA DE DIFUSIÓN”

Presentado por: NIDIA ESPERANZA PARRA GOMEZ SINDY LILIANA OSORIO PISCIOTTI

Presentado al Instructor: ROBERTO GARCIA PEDROZA

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA Tecnología en Gestión de Mercados Modalidad Virtual Ficha 2010659 2021

CONTENIDO 1- PROGRAMACIÓN DE UN EVENTO COMERCIAL Determinar el tipo de evento a realizar Establecer los requerimientos del evento Construir el presupuesto y la financiación del evento. Contratar los insumos, materiales y equipos que necesitará Elaborar el protocolo del evento. Formular el plan de relaciones públicas del evento Diseñar la campaña de difusión del evento Difundir el evento comercial Evaluación del evento comercial 2- PLAN DE PRESENTACIÓN DE PRODUCTOS Y SERVICIOS Elabore un plan de presentación de los productos o servicio de su proyecto formativo. Elabore un documento con imágenes sobre las piezas publicitarias necesarias para difundir el evento. 3. CELEBRACIÓN DE UN CONTRATO COMERCIAL Planear el proceso de negociación de acuerdo con el código de ética. Realizar el proceso de negociación con otro aprendiz, con un encuentro sincrónico mediante la utilización de la herramienta tecnológica Skype o vía Collaborate, esta actividad estar supervisada por el instructor y cada aprendiz o grupo realizará un informe ejecutivo sobre los temas abordados en el encuentro sincrónico. Formalizar el proceso de negociación a través de la elaboración de un contrato de compra-venta de productos o servicios.

TIPO DE EVENTO A REALIZAR: FERIA ZONA ROSA DE LA CIUDAD DE BARRANCABERMEJA. Intimy.co, será participe en el evento que se llevará a cabo el día 30 de abril del presente año, horario de 9:00 am a 12:00 Pm en la Zona rosa de la ciudad de Barrancabermeja, contaremos con la participación de 5 marcas reconocidas, quienes presentarán y darán a conocer sus nuevos productos. La Feria es un espacio en el que todas las marcas son bienvenidos, y en donde sus visitantes encontrarán las marcas más representativas, lanzamientos e innovaciones de una gran variedad de productos. Intimy.co, empresa dedicada a la elaboración de ropa íntima femenina, marca reconocida en el mercado, quiere dar a conocer nuevos diseños, modernos y funcionales, por ende, se tomó la decisión de participar en esta gran feria que tiene muy buena acogida nacional, gran número de visitantes; Para que sea una actividad donde podamos cumplir con los objetivos propuestos hemos dispuesto la siguiente planeación y programación para llevar a cabo dicho evento. REQUERIMIENTOS DEL PRE-EVENTO RECURSOS FÍSICOS:  Sitio: Zona rosa comercial de Barrancabermeja  Disponibilidad de 3 días, evento durará 3 horas  Alquiler de Stand con medidas de 2mts x 1 mts estructura metálica con instalaciones eléctricas  Sistema de Iluminación: estructuras, sistema eléctrico y cableado necesario.  Pendones, publicidad, vallas  Productos para exhibir  Alquiler vehículo (tipo camioneta incluye conductor y combustible) RECURSOS HUMANOS:  Coordinador quien se encargará de la organización.

 Asesor comercial para el stand que dispone de ubicar los productos y guiar al personal al stand. RECUERSOS LOGÍSTICOS De acuerdo con las normativas, el personal para montaje y desmontaje del stand es responsabilidad de las empresas expositoras. Intimy.co contratará:  Durante este horario los visitantes tendrán ingreso gratuito, donde podrán aprovechar para compartir en familia y conocer todas las novedades del evento. JAMC producciones, es la empresa que realizará el montaje y desmontaje de stand para Intimy.co, iluminación y electricidad. Se contrata con personal capacitado, 1 inspector logístico, 2 acompañantes.  Personal de la empresa instalara la valla publicitaria.  SEGUMAX, compañía de seguridad, apoyará el evento, al ingreso.  Bomberos Voluntarios, apoyará el evento, 3 horas, 9:00am 12:00pm, 1 ambulancias, 2

enfermeros, se instalarán cerca del evento.

 Seguridad del evento con la policía nacional.  Servicio de cathering. RECURSOS TECNOLOGICOS  Servicio de Pantalla Led: Pixeles pitch 6 mm, (o de mejor resolución), out door, medidas 3 mts x 2 mts. Video procesador con entradas de video digital. RECURSOS PARA PROMOCIÓN Y DIFUSIÓN  Servicio de difusión radio, tv y redes sociales  Invitaciones por correo electrónico, base de datos empresarial.  Voz a voz  Vallas  Plegables  El personal contará con camisetas estampadas con logo de la empresa  Volatería

CONSTRUIR EL PRESUPUESTO Y LA FINANCIACION DEL EVENTO DESCRIPCION Lugar Alquiler de Stand con instalaciones eléctricas Servicios y transporte Alquiler vehículo (tipo camioneta doble cabina incluye conductor y combustible) Servicio de cathering Servicio de cathering Alquiler de equipos Alquiler Servicio de pantallas led Sistema de Iluminación: estructuras, sistema eléctrico y cableado necesario Publicidad Camisas estampadas con logo de la empresa servicio de difusión (radio, tv, redes sociales) Pendones, folletos, vallas Muestras Muestras gratis para publico Surtido de mercancía Mercancía para surtir el stand Decoracion Decoración y ambientación del stand Mano de oba Coordinador del evento Asesor comercial para el stand

VALOR UNITARIO

VALOR TOTAL

$1.800.000

$220.000

$800.000

$2.400.000

$12.000

$1.800.000

$2.500.000

$2.500.000

$3.500.000

$3.500.000

$60.000

$180.000

$2.000.000

$3.000.000

$3.200.000

$3.200.000

$5.000

$2.250.000

$25.000.000

$25.000.000

$1.100.000

$1.100.000

$110.000 $60.000

$330.000 $540.000

FINANCIACION DEL EVENTO El financiamiento del evento será por parte de recursos propios de los organizadores, quienes deciden realizar una inversión en el desarrollo del negocio; entre familiares y conocidos. También se evaluará algunos contactos con patrocinadores y proveedores. CONTRATAR LOS INSUMOS, MATERIALES Y EQUIPOS QUE SE NECESITARÁ

RESUPUESTO DESCRIPCION Lugar Alquiler de Stand con instalaciones eléctricas Servicios y transporte Alquiler vehículo (tipo camioneta doble cabina incluye conductor y combustible) Servicio de cathering Servicio de cathering Alquiler de equipos Alquiler Servicio de pantallas led Sistema de Iluminación: estructuras, sistema eléctrico y cableado necesario Publicidad Camisas estampadas con logo de la empresa servicio de difusión (radio, tv, redes sociales) Pendones, folletos, vallas Muestras Muestras gratis para publico Surtido de mercancía Mercancía para surtir el stand Decoracion Decoración y ambientación del stand Mano de oba Coordinador del evento Asesor comercial para el stand

UNIDAD

TIEMPO

CANTIDAD

VALOR UNITARIO

VALOR TOTAL

stand

3

1

$1.800.000

$5.400.000

Servicio

3

1

$800.000

$2.400.000

servicio

3

150

$12.000

$5.400.000

Servicio Servicio

3 3

1 1

$2.500.000 $3.500.000

$2.500.000 $3.500.000

unidad

3

$60.000

$180.000

horas

3

$3.000.000

$3.000.000

Servicio

1

$3.200.000

$3.200.000

150

$5.000

$2.250.000

$25.000.000

$25.000.000

unidad

3

Servicio

1

1

$1.100.000

$1.100.000

días días

3 3

1 3

$110.000 $60.000

$330.000 $540.000

TOTAL

$54.800.000

ELABORAR DEL PROTOCOLO DEL EVENTO Protocolo antes del evento  Establecer el lugar y el horario en la que se llevará a cabo el evento  Conocer el público que va a asistir ya que se habrá enviados su invitación o notificación.  Diseñar un programa de presentación del evento para así llevar un orden.

 Conocer el lugar donde se presentará el producto, como que servicios hay, el personal de seguridad que hay, sitios de información general etc  Revisar que todo esté en orden conforme la agenda del evento. Protocolo durante el evento  Distribuir el trabajo entre los encargados del evento.  Tener una adecuada presentación personal.  Tener una buena disponibilidad y atención con los invitados.  Expresarse de manera clara y concreta.  Ubicarse en la entrada del stand para recibir cordialmente a las personas.  Tener listo los productos a ofrecer. En el post-evento es cuando debemos alargar el engagement al máximo:  Conseguir que nos sigan en redes sociales  Que compren los productos que se presentaron en el evento  Que la marca gane posiciones  Que hayamos conseguido concienciar o un aprendizaje por parte de nuestra audiencia, si ese era el objetivo FORMULAR EL PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS DEL EVENTO DEFINIR OBJETIVOS, VISIÓN Y MISIÓN Objetivo General El objetivo general es ofrecer prendas sexys, sofisticadas y seductoras de alta calidad y diseños innovadores de línea general o personalizados según requerimientos del cliente, siendo una alternativa de negocio diferente que puede sobresalir en el mercado de la moda femenina. Así mismo el objetivo de la empresa es consolidarse en el mercado, a través de las ventas on line y por catálogo, además se pretende distribuir las prendas de lencería en diferentes boutiques y almacenes de la ciudad de Bogotá para de esta manera generar oportunidades de negocio para pequeños comerciantes y expandir la marca por toda la ciudad.

Objetivos Específicos 

Proponer un valor agregado al producto para demostrar una innovación frente a competencia.



Identificar variables en el mercado con respecto a la competencia para acertar un factor diferenciador frente a esta y lograr así mantener el posicionamiento adicionando una ventaja competitiva.



Expandir el mercado, dando a conocer los productos y servicios en el ámbito regional y nacional.

Misión.

Intimy.com.

es una empresa colombiana, dedicada a la comercialización y venta de

lencería femenina con adornos decorativos, que ofrece prendas de alta calidad y diseños únicos a precios cómodos, para la mujer de hoy sofisticada que busca resaltar la sensualidad y seducción en su intimidad. Visión. Para el año 2024 ser una empresa posicionada a nivel nacional en el mercado de lencería femenina sexy, garantizando que nuestra marca sea reconocida por sus prendas de alta calidad y diseños sofisticados, siempre cumpliendo con las expectativas y requerimientos de nuestros clientes cautivando sus emociones y aportando al desarrollo económico del país. PERFIL DEL DEL CLIENTE La mujer actual es por naturaleza muy ocupada, sin embargo, en lo que a belleza y verse bien se refiere, las mujeres dedican no solo tiempo sino recursos, en el caso de la lencería, se ha convertido en una prenda esencial y a la que se le presta mayor atención, por lo que se ha determinado que el perfil del consumidor inicial de lencería femenina con adornos decorativos debe contar con las siguientes características: o Mujeres de todas las razas, delgadas y curvys con edades entre 20 y 80 años, o Estudiantes y/o trabajadoras o Con nivel de ingresos mensuales igual o superiores a un salario mínimo

o Que les guste usar lencería económica pero sofisticada, sexy y fina o Interesadas en el cuidado y presentación y que busquen mejorar su status personal. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES CRONOGRAMA DEL EVENTO ACTIVIDADES Elaboración de un plan de actuación, tiempos de ejecución, designación de responsables y montaje. Elaboración de campañas de promoción y comunicación. Selección de productos a comercializar en la feria. Definir el número de invitados, delegados, ponentes y acompañantes. Selección de tipos de montajes y tamaños Impresión de invitaciones, pendones

TIEMPO DIA DIA DIA 2 3 4

DI A1

OBSERVACIONES DIA 5

 

 

 

 

 

6 HORAS

 

 

 

 

 

5 HORAS

 

 

 

 

 

8 HORAS

 

 

 

 

 

5 HORAS

 

 

 

 

 

3 HORAS

papelería, folletos,  

 

 

 

 

3 HORAS

 

 

 

 

4 HORAS

 

 

 

 

5 HORAS

Diseño gráfico de publicidad   y difusión Presupuesto  

DISEÑAR LA CAMPAÑA DE DIFUSIÓN DEL EVENTO

- Se promocionará a través de las redes sociales como Facebook, Instagram, Twitter, MySpace y Google+

- Invitaciones por correo electrónico, base de datos empresarial. - Voz a voz - El personal contará con camisetas estampadas con logo de la empresa. - Vallas publicitarias - Folletos DIFUNDIR EL EVENTO COMERCIAL

Creando una página web: En la actualidad todo gira alrededor de internet, entonces no cabe duda de que lo mejor es plasmar lo que se va a realizar en una página web. En ella se puede compartir temas de interés para el público, tanto para ir animando a aquellos que ya han confirmado su asistencia a la feria como para aquellos que necesitan más información para poder decidirse a dar el paso. Emailing: cómo promocionar un evento trabajando la base de datos. En ningún plan de difusión de un evento o feria debería faltar una estrategia que permita trabajar, de forma combinada, la base de datos existente de la empresa y las nuevas incorporaciones, traídas de la web del evento. Redes sociales: Las redes sociales tienen un gran poder para viralizar noticias. Crear un evento e incentivar a los usuarios a que asistan a él es muy sencillo. Nosotros probamos a realizar un concurso en Facebook usando Cool Tabs en el cual sorteamos entradas para la feria, y la respuesta de nuestra audiencia la verdad es que fue inmejorable. Concursos y sorteos suelen dar resultados favorables en estos canales. Propuestas personalizadas e invitaciones en persona: Aunque vivimos en plena era digital, hay métodos tradicionales que todavía funcionan y dan buenos resultados. Visitar universidades, empresas o asociaciones en persona y ofrecer invitaciones cara a cara a quienes visites puede tener un efecto muy positivo en esa audiencia. Las llamadas telefónicas a los contactos de la base de datos que no han respondido a las campañas de emailing son otra alternativa a considerar.

EVALUACIÓN DEL EVENTO COMERCIAL EVALUACION DEL EVENTO NOMBRE

 

EDAD

 OCUPACION

 

 

FECHA DE ENTRADA

 

 

FECHA DE SALIDA

 

 

  EN UNA ESCALA DEL 1 AL 5, SIENDO EL 5 EL MÁS ALTO, ¿CÓMO CALIFICARÍAS LA FERIA?  

 

 CALIFICACION

1

2

3

4

5

TENIENDO EN CUENTA TU EXPERIENCIA COMPLETA EN LA FERIA, ¿QUÉ POSIBILIDADES TIENES DE RECOMENDARLO A TUS AMIGOS O COMPAÑEROS DE TRABAJO?

 

 

 

 

 

 

¿CÓMO CALIFICARÍAS EL FERIA?

 

 

 

 

 

 

¿CÓMO CALIFICARÍAS LA ORGANIZACIÓN DE LA FERIA?

 

 

 

 

 

 

¿QUÉ TAN ÚTIL FUE EL PERSONAL DE LA FERIA?

 

 

 

 

 

 

PREVIO A LA FERIA, ¿CUÁNTA INFORMACIÓN TE FUE PROPORCIONADA PARA ASESORARTE?

 

 

 

 

 

 

  ¿COMO TE ENTERASTE DE LA FERIA?

   

POR EMAIL   POR INVITACION DIRECTA DE UN ASESOR   POR WHATSAPP   OTRO   ¿QUE PRODUCTOS BUSCABAS? BRASIER PANTY TOP TANGA CACHETERO

 

 

 

 

 

   

HIPSTER

2- PLAN DE PRESENTACIÓN DE PRODUCTOS Y SERVICIOS Elabore un plan de presentación de los productos o servicio de su proyecto formativo.

Elabore un documento con imágenes sobre las piezas publicitarias necesarias para difundir el evento. Folletos

Valla publicitaria.

Camisas

Banner de redes sociales

3. CELEBRACIÓN DE UN CONTRATO COMERCIAL Planear el proceso de negociación de acuerdo con el código de ética. Realizar el proceso de negociación con otro aprendiz, con un encuentro sincrónico mediante la utilización de la herramienta tecnológica Skype o vía Collaborate, esta actividad estar supervisada por el instructor y cada aprendiz o grupo realizará un informe ejecutivo sobre los temas abordados en el encuentro sincrónico. Formalizar el proceso de negociación a través de la elaboración de un contrato de compra-venta de productos o servicios. 1. Análisis: El propósito que se espera alcanzar mediante el proceso de la negociación es dar a conocer nacional e internacionalmente los productos que ofrece

Intimy.com. que

son productos innovadores que van a satisfacer la necesidad de nuestros clientes.

Mostrar a la sociedad, los clientes, los proveedores y los mismos trabajadores de la empresa, que dentro de la empresa se maneja un código de ética que les garantiza el buen funcionamiento de la empresa, y que no se le está engañando, que puede confiar en los productos. 2. Programación  Definir el tiempo, el lugar y la fecha en la que se llevará a cabo la negociación con las personas que participaran.  Realizar un orden del día para la reunión sobre la negociación.  Clasificar y preparar la información que se presentará durante el proceso de la negociación.  Programar actividades que permitan complementar la información para el proceso de negociación y el personal responsable de estas. 3. Ejecución Se llevará a cabo la negociación siguiendo la agenda programada y tomando la respectiva del desarrollo del encuentro entre las partes participantes de la negociación, en este caso la primera parte es Intimy.com.. 4. Cierre Para el cierre de la negociación es indispensable que quede un documento por escrito que confirme todos los acuerdos entre las partes que están participando, de forma que estos sean claramente entendidos por los presentes que firmaran el documento para el trato. Llevar a cabo un proceso de negociación que permita la satisfacción entre ambas partes, se logra si desde el principio estas partes muestran un verdadero sentido de pertenencia con respecto al proceso que se desea lograr; que no se presenten situaciones en donde una de las partes es la que quiere llevar todo el crédito, sino velar por la satisfacción de las dos, ya que esto permitirá a la empresa una mayor participación en el mercado. Por eso es importante que desde un principio en el proceso de la negociación se muestren a la otra parte el manual del código de ética, donde se plasman los valores éticos como la Responsabilidad, la Transparencia, la Honestidad; los cuales deben cumplir todos sus miembros dentro y fuera

de las instalaciones. Conociendo esto, se presentan los productos que puede adquirir la otra parte con la seguridad de que no se presentaran inconformidades, engaños, fraudes, o actos que demuestren poca cultura ética; ya que esto lo único que logrará es que una de las partes se siente defraudada con respecto a la empresa que quiere comercializarle los productos. Implementar el código de ética a los clientes, presentándoles un servicio de calidad, para que este no se sienta engañado, mostrarle que el producto que está adquiriendo puede suplir las necesidades para lo cual lo está buscando. Un cliente que reciba un buen servicio, referencia de forma positiva la empresa así no obtenga en el momento el producto que busca. Formalizar el proceso de negociación a través de la elaboración de un contrato de compraventa de productos o servicios.

CONTRATO DE DISTRIBUCION DE PRODUCTOS Entre INTIMY.COM SENSUALIDAD, representante legal de la empresa NIDIA ESPERANZA PARRA GOMEZ identificada con cedula número 1.096.198.436 expedida en la ciudad de Neiva por una parte y quien se denominará EL PRODUCTOR y de otra WANDA PISCIOTTI NOGUERA, representante legal de ENCANTO S.A.S que para los efectos de este contrato se denominará como EL DISTRIBUIDOR, celebramos por medio de este documento un contrato de distribución el cual se regirá por las siguientes cláusulas: PRIMERA: Objeto. INTIMY.COM SENSUALIDAD entregará al ENCANTO S.A.S a título de venta los siguientes productos:

PRODUCTO

REFERENCIA

CANTID AD

Brasier dama

6212.10.00.00

100

6108.22.00.00

100

6108.21.00.00

100

6109.10.00.00

100

Top interior dama tejido de punto en fibra sintética

6109.90.90.00

100

Corpiño

6212.30.00.00

100

Panty dama tejido de punto en fibra sintética Panty dama tejido de punto en algodón Top interior dama tejido de punto en algodón

VALOR UNITARIO $ 20.000 $ 8.000 $ 120.000 $ 15.000

VALOR TOTAL $

2.000.000

$

800.000

$

12.000.000

$

1.500.000

$ 12.000

$

1.200.000

$

$

3.500.000

Body

6212.90.00.00

100

Panty faja

6212.90.00.01

100

TOTAL

35.000 $ 45.000 $ 45.000

$

4.500.000

$

4.500.000

$

30.000.000

y EL DISTRIBUIDOR se obliga a adquirirlos para distribuirlos en Colombia. SEGUNDA: Precio de los productos. El precio de los productos relacionados en el punto anterior será de $30.000.000 (Treinta millones de pesos m/c) el cual será reajustado cada 12 meses por parte de El PRODUCTOR. TERCERA: Autonomía. El DISTRIBUIDOR actuará por su propia cuenta, medios y riesgo, no estará sometido a subordinación laboral como tampoco lo estará el personal que utilice en la ejecución del objeto de este contrato con El PRODUCTOR; tampoco existirá mandato comercial o contrato de agencia comercial. Sus derechos se limitarán, de acuerdo con la naturaleza del contrato. CUARTA: Pacto de lealtad. El DISTRIBUIDOR no podrá comercializar o distribuir productos iguales o similares que compitan con los productos del PRODUCTOR. QUINTA: Propiedad industrial. La Propiedad Industrial, como marcas, nombres y enseñas comerciales patentes de invención y cualquier otra propiedad industrial son del PRODUCTOR y así lo reconoce El DISTRIBUIDOR y su utilización por parte de este último será únicamente para cumplir con el objeto de este contrato. SEXTA: Información técnica y comercial. El PRODUCTOR deberá entregar al DISTRIBUIDOR la información necesaria para que se pueda desarrollar normalmente el objeto de este contrato. SÉPTIMA: Duración. Este contrato tendrá una vigencia de 12 MESES que se prorrogará en periodos iguales si 60 días antes del vencimiento inicial o el de sus prórrogas las partes no hacen manifestación contraria por escrito a la otra. OCTAVA: Remuneración. La diferencia de precios entre el valor que el PRODUCTOR le vendió al DISTRIBUIDOR y el valor con que este último lo comercializa a terceros, será la remuneración del DISTRIBUIDOR. NOVENA: Transporte. Los costos de transporte de la mercancía serán por cuenta del PRODUCTOR. DÉCIMA: Tribunal de arbitramento. En caso de existir conflicto entre las partes en torno a la ejecución y liquidación de este contrato de distribución, deberá agotarse una diligencia de conciliación ante cualquier entidad autorizada para efectuarla, si esta fracasa, se llevará las diferencias ante un Tribunal de Arbitramento al domicilio del PRODUCTOR, el cual será pagado por partes iguales. Para constancia se firma en Barrancabermeja, a los 13 días del mes de febrero del año 2021.

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El PRODUCTOR

El DISTRIBUIDOR