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• Gissel Rodriguez Mora

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Contenido UNIDAD I.- ADMINISTRACIÓN DEL CAPITAL DE TRABAJO...............................................................................................2 1.1 ADMINISTRACIÓN DEL EFECTIVO Y VALORES NEGOCIABLES ...................................... 2 ADMINISTRACIÓN DEL EFECTIVO .............................................................................................................................................. 2 FACTORES ESPECÍFICOS PARA DETERMINAR LAS NECESIDADES DE EFECTIVO ............................................................. 2 SALDO DE EFECTIVO ÓPTIMO ................................................................................................................................................. 2 NIVEL ÓPTIMO DE LOS SALDOS PRECAUTORIOS ............................................................................................................... 2 TÉCNICAS PARA REDUCIR LAS NECESIDADES DE EFECTIVO ............................................................................................... 2 DISMINUCIÓN DE LA NECESIDAD DE LOS SALDOS PRECAUTORIOS ............................................................................ 2 VALORES REALIZABLES............................................................................................................................................................. 3 INVERSIONES DE VALORES NEGOCIABLES EN BOLSA ..................................................................................................... 3  FLUJO DESCONTADOS DE CAJA ..................................................................................................................................... 4 COMPARACION DE LOS METODOS ............................................................................................................................................. 4 CONTROL DE TESORERIA ............................................................................................................................................................. 5 OBJETIVOS DE MANTENER EFECTIVO EN TESORERÍA .................................................................................................... 5 ACCIONES CONTABLES .............................................................................................................................................................. 5 INFORME DE TESORERIA .......................................................................................................................................................... 6 ACCIONES RELATIVAS A PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS .................................................................................. 6 VERIFICACIÓN DE LA EFICIENCIA DEL CONTROL ............................................................................................................ 7 CONTROL DE INGRESOS DE EFECTIVO ................................................................................................................................. 7 CONTROL DE EGRESOS DE EFECTIVO ................................................................................................................................... 8 CONTROL DE SALIDA DE EFECTIVO ...................................................................................................................................... 8 COSTO DE RENDIMIENTO DE FLOTACIÓN DE FONDOS. .................................................................................................. 8 OBJETIVOS DEL CONTROL DE FLUJOS DE EFECTIVO ...................................................................................................... 8 FONDOS DE CAPITAL .................................................................................................................................................................. 9 CICLO DEL FLUJO DE EFECTIVO ............................................................................................................................................... 9 1.2 ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR ................................................................. 10 OBJETIVO ...................................................................................................................................................................................... 10 PERIODOS DE CRÉDITOS ........................................................................................................................................................... 10 DETERMINACIÓN DE CAPACIDAD PARA OTORGAMIENTOS DE CRÉDITO ........................................................................ 11 RIESGO DE CRÉDITO ................................................................................................................................................................... 14 1.3 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS .................................................................................. 14 INVENTARIO DE UNA EMPRESA DE TRANSFORMACIÓN ...................................................................................................... 14 INVENTARIO DE UNA EMPRESA COMERCIAL ......................................................................................................................... 14 PUNTOS DE VISTA FUNCIONALES CON RESPECTO A NIVELES DE INVENTARIOS ........................................................... 15 CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS DE INVENTARIOS .............................................................................................................. 15 ROTACIÓN DE INVENTARIOS ..................................................................................................................................................... 15 DELEGACIÓN DE RESPONSABILIDADES.................................................................................................................................. 16 PLANEACIÓN DE INVENTARIOS................................................................................................................................................. 16 IMPLANTACIÓN SISTEMÁTICA DE ACTIVIDADES ................................................................................................................... 17

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UNIDAD I.- ADMINISTRACIÓN DEL CAPITAL DE TRABAJO. 1.1 ADMINISTRACIÓN DEL EFECTIVO Y VALORES NEGOCIABLES ADMINISTRACIÓN DEL EFECTIVO El efectivo se compone de dinero contable y de depósitos a la vista en forma de cuentas de cheques en los bancos. Los motivos para mantener los saldos de efectivo en una empresa son:   

Saldos de transacción. Se guardan con el fin de afrontar necesidades de rutina. Saldos de precaución. Sirven para afrontar necesidades imprevistas ocasionadas por el aumento en los costos de administración, operación y producción, huelgas, etcétera. Saldos de especulación. Permite aprovechar oportunidades que se puedan presentar fuera del curso normal de las operaciones de una empresa.

FACTORES ESPECÍFICOS PARA DETERMINAR LAS NECESIDADES DE EFECTIVO Para determinar las necesidades de efectivo, se debe:  

Sincronizar las entradas y salidas de efectivo lo mejor posible, mediante un presupuesto de efectivo que refleje la exactitud del pronóstico para cada uno de los subperiodos (normalmente de un mes) que componen el horizonte de planeación (por lo menos de un año). Estimar los costos de saldos insuficientes y excesivos, así como los costos asociados con el manejo y la administración del efectivo, además de analizar el nivel de la aversión de la empresa a la incertidumbre de sus flujos.

SALDO DE EFECTIVO ÓPTIMO Si se minimiza el costo total, es decir, los costos de los saldos insuficientes y excesivos, el saldo óptimo aparece en ese punto. Si el saldo de efectivo real es mayor que el óptimo, se debe reducir invirtiendo el sobrante y viceversa. NIVEL ÓPTIMO DE LOS SALDOS PRECAUTORIOS El nivel óptimo de los saldos precautorios depende de la experiencia histórica de la empresa con respecto a necesidades imprevistas. Éstas y los beneficios netos que puedan rendir los saldos precautorios ociosos llevan a incurrir en faltantes. El nivel óptimo de estos saldos se obtiene cuando se maximizan los beneficios netos que se derivan del mantenimiento de los mismos. TÉCNICAS PARA REDUCIR LAS NECESIDADES DE EFECTIVO ACELERACIÓN DE LA COBRANZA Cualquier método que acelere la cobranza disminuye las necesidades de efectivo de la empresa. Los métodos para acelerar las cobranzas son:   

Facturación inmediata. Este sistema en facturar con oportunidad y exactitud. Descuentos por pronto pago. La oferta de un descuento acelera la cobranza, porque los clientes suelen aprovecharlas. Procedimientos mecánicos. Como por ejemplo, utilización de computadoras.

RETRASO DE LOS DESEMBOLSOS Toda acción que pueda retrasar el desembolso de recursos disminuye la necesidad de los saldos de efectivo. Los métodos para retrasar los desembolsos son:   

Demora de los pagos. Consiste solamente en demorar el pago hasta la fecha límite del mismo. Flotación. Es la diferencia entre el saldo del banco y el saldo en libros de la cuenta de cheques. Pagos de sueldo menos frecuentes.

DISMINUCIÓN DE LA NECESIDAD DE LOS SALDOS PRECAUTORIOS Los métodos para disminuir la necesidad de los saldos precautorios son:   

Sistema de sobregiros. El banco otorga un crédito automáticamente a la empresa aprobando los cheques que excedan el saldo de la cuenta; por este servicio el banco carga intereses por el dinero que se aporte para cubrir el faltante. Líneas de crédito. Es un préstamo negociado al que se puede recurrir en cualquier momento. Inversiones temporales. Son sumas de efectivo que se colocan a muy corto plazo.

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VALORES REALIZABLES Los valores realizables son las inversiones temporales en las cuales el director de finanzas puede invertir temporalmente los saldos de efectivo. Estos valores realizables deben cubrir los siguientes aspectos:   

Liquidez. la liquidez varía entre los diferentes valores: a medida que aumenta el grado de liquidez también aumenta la rapidez con que un valor se puede convertir en efectivo. Riesgos. Este aspecto se refiere a que el director de finanzas no debe invertir en un valor de dudosa disponibilidad al término de un periodo. Volatilidad de los precios. Un instrumento financiero cuyo precio sea muy volátil expone a la empresa a una pérdida potencial en caso de que el precio baje desde la fecha en que se adquirió a la fecha en que haya necesidad de convertirlo en efectivo.

Los valores realizables más comunes son: Bonos de tesorería. Son los valores a más corto plazo emitidos por la tesorería de Estados Unidos, con vencimientos típicos de 90 y 128 días; en México son los llamados Cetes, Certificados de tesorería, emitidos por la SHCP a 28, 91, 182 y 360 días. Los bonos T son instrumentos de gran liquidez, pues os e presentan riesgos de incumplimiento al constituir una obligación directa del gobierno. La volatilidad del precio es muy pequeña debido a su vencimiento a corto plazo. Aceptaciones bancarias. Son cheques pagaderos en alguna fecha futura, garantizados en cuanto a su pago por parte del banco en la fecha en cuestión. Se originan normalmente en el comercio internacional y su liquidez es muy alta. Su riesgo de incumplimiento es relativamente pequeño, puesto que el banco está obligado a hacer el pago en caso de incumplimiento por parte de quien expidió el cheque. Papel comercial. Consiste en pagarés no garantizados de grandes empresas, como la General Motors Acceptance Corporation, subsidiaria financiera de la General Motors. A pesar de que el papel es poco líquido, el riesgo se considera muy bajo porque sólo es emitido por las empresas más acreditadas. La volatilidad del precio es mayor que la de otros instrumentos de corto plazo debido a su mercado limitado. INVERSIONES DE VALORES NEGOCIABLES EN BOLSA La inversión de valores negociables en bolsa parte de la administración financiera del capital de trabajo, que tiene por objeto coordinar los elementos de una empresa para aumentar su patrimonio mediante el manejo óptimo de sobrantes de efectivo de tesorería para su inversión en valores cotizados en bolsa. Los motivos por los cuales las empresas o los accionistas pueden invertir son básicamente tres: 

Motivo de seguridad. La conversión de valores protege a la empresa contra pagos y desembolsos imprevistos, y le ayuda a obtener un rendimiento. Por lo tanto, los valores invertidos deben ser convertibles inmediatamente en efectivo, para poder hacer frente a demandas inesperadas de dinero de fondos.

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Motivo transaccional. La inversión en valores se realiza para efectuar pagos futuros programados, así como para obtener algún rendimiento. Por consiguiente, los valores negociables deben tener como vencimiento una fecha que coincida con la fecha programa del pago. Motivo especulativo. En este caso, la inversión en valores se efectúa con excedentes o superávit de efectivo, es decir, efectivo no destinado a un desembolso para obtener rendimientos atractivos.

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Flujos netos de efectivo Son la diferencia entre entradas y salidas continuas e intermitentes de efectivo, después de impuestos y participación. Se clasifica en diversas categorías, a saber:        

Flujos continuos de entrada de efectivo Flujos intermitentes de entradas de efectivo Flujos continuos de salida de efectivo Flujos intermitentes de salida de efectivo Flujos netos de efectivo corriente nominal o sin inflación Flujos netos de efectivo constante con inflación Flujos netos de efectivo a valor presente Flujos netos de efectivo incremental

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FLUJO DESCONTADOS DE CAJA

Los métodos del flujo de efectivo descontados toman en cuenta tanto la magnitud como la oportunidad de los flujos de efectivo esperados en cada periodo de la vida de un proyecto. Los métodos del flujo de efectivo descontado permiten aislar las diferencias en la oportunidad de los flujos de efectivo para diversos proyectos al descontar estos flujos de efectivo a sus valores actuales. Los tres principales métodos del lujo de efectivo descontados son:   

Método de la tasa interna del rendimiento Método del valor presente neto Índice de rentabilidad

COMPARACION DE LOS METODOS Los modelos de efectivo que se describieron anteriormente difieren más que nada en la importancia atribuida a diversos costos que afectan sus soluciones. Los modelos Baumol Miller- Orr otorgan importancia crítica a los costos sugeridos de transferencia entre la cuenta de efectivo y la cartera de inversiones, a la vez que pasan por alto la alternativa de pedir prestado y se concentran en la liquidación de inversiones para satisfacer las necesidades de pagos en efectivo. Los kodelos Beranek y White-Norman, por el contrario, le dan relevancia critica a los costos que surgen de la escasez de efectivo (el costo de pedir prestado, desde un punto de vista), mientras que los costos de las transacciones solo son considerados indirectamente. Asimismo, estos últimos modelos ignoran la alternativa de liquidar las inversiones para satisfacer necesidades de efectivo. Un modelo que contenga directamente las posibilidades de pedir prestado de mantener una cartera de activos líquidos sería conveniente, porque no queda claro si la liquidación de las inversiones es siempre preferible a pedir prestado o viceversa. De todos los modelos, la versión de Miller-Orr es la más fácil de aplicar, aunque no sea por otra razón que la sencillez de sus reglas de decisión. De hecho, es más probable que los modelos de decisión se utilicen cuando su aplicación es fácilmente comprendida por la gerencia. Además, el periodo de planificación del modelo de decisión Miller-Orr abarca un lapso más prolongado, por lo que no tiene que ser revisado tan a menudo como los modelos White-Norman y Beranek. En las versiones de Beranek y White-Norman la información debe ser introducida en el modelo debe tomarse una decisión cada vez que se considere una transferencia entre efectivo valores. Aunque esta característica debe contarse como una desventaja de estos modelos, podría generar mejores decisiones si los mismos fueran más sensibles a las condiciones existentes en el momento. En cambio, el modelo Miller-Orr tiene un elemento de flexibilidad que no debe ser subestimado. Las mayores probabilidades de que los saldos de efectivo aumenten o disminuyen durante un periodo prolongado pueden ser incorporadas al cálculo de los valores de las variables de decisiones. Por lo tanto, si un negocio está sujeto a tendencias estacionales, los límites de control optimo pueden ser ajustados para cada estación usando diferentes valores para p y q, que son las probabilidades de que aumente o disminuya el efectivo, respectivamente. El modelo Miller-Orr se basa en el supuesto de que los saldos de efectivo se comportan como si fueran generados al azar. Si este tiempo es erróneo, el supuesto seria de poco uso para la gerencia. Si el tiempo en que se producen los egresos de efectivo (y quizás hasta los ingresos de efectivo) puede ser controlado significativamente por la gerencia, entonces puede ser más apropiado un modelo del tipo Beranek White-Norman. En este caso, la gerencia no debe tener mucha dificultad para formar las distribuciones de probabilidades subjetivas, que son necesarias para estos modelos. En realidad, es probable que sea cierto que los flujos de efectivo son parcialmente aleatorios y parcialmente controlables, por lo que la aplicabilidad de cualquiera de los modelos solo puede ser determinada probándolos con datos reales. Debe recordarse que no se pretende que los modelos de decisión que hemos expuesto sean aplicados ciegamente. Por supuesto, existen dificultades para estimar los parámetros y las probabilidades, como se ha indicado.

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CONTROL DE TESORERIA El control de tesorería es una función que forma parte de la administración del capital de trabajo; su objetivo es coordinar los elementos de una empresa para maximizar su patrimonio y reducir el riesgo de una crisis de liquidez mediante el manejo optimo del efectivo en caja bancos y valores negociables en bolsa, para el pago normal de pasivos y desembolsos imprevistos. Esta diversidad de actividades implica tomar ciertas acciones contables necesarias para lograr el correcto registro de las mismas por lo que los funcionarios del area deben:     

Coordinar los elementos de la empresa, entre los cuales se incluyen elementos humanos técnicos, materiales e inmateriales Maximizar el patrimonio capital contable o valor de la empresa, con base a una intercompensacion de tipo riesgo rendimiento. Reducir el riesgo de una crisis de liquidez, es decir, minimizar la probabilidad de que la empresa no pueda pagar sus deudas, compromisos, pasivos, etc., mediante el manejo optimo del efectivo en caja , bancos y valores negociables en bolsa, tales como cetes, bondes, bondis, obligaciones, etc. Realizar el pago normal de pasivos, deudas y compromisos a cargo de la empresa por sus operaciones normales tales como gastos, costos, impuestos, pago a proveedores y a acreedores, etc. Efectuar desembolsos imprevistos, es decir desembolsos de efectivo para el pago de deudas, compromisos y pasivos a cargo de la empresa por operaciones extraordinarias o eventuales, ajenas a sus operaciones normales.

OBJETIVOS DE MANTENER EFECTIVO EN TESORERÍA Objetivo operacional. Se basa en la necesidad de que la empresa realice sus operaciones normales en forma ordinaria, de tal manera que pueda prestar sus servicios o elaborar sus productos en el periodo por medio de la programación de las salidas de efectivo, coordinándolas con sus ingresos. Objetivo precaucional. Este propósito está motivado por las urgencias, imprevistos, operaciones contingentes o eventuales, situaciones anormales, tales como huelgas, incendios, o bien, cuando los flujos de efectivo no son los esperado. Los fondos de efectivo precautorios pueden obtenerse de préstamos bancarios o de la venta de valores fácilmente negociables, tales como Cetes, Bondes, etcétera. Objetivo especulativo. En este caso se mantiene efectivo para aprovechar oportunidades, tales como compras al contado con buenos descuentos, etcétera. Los fondos destinados a especular pueden obtenerse mediante préstamos bancarios, venta de valores fácilmente negociables u otras operaciones similares. Objetivo compensatorio. Se refiere a que la empresa está obligada con instituciones de crédito a mantener un saldo mínimo determinado en su cuenta normal o maestra de cheques, con motivo de los servicios que le proporciona la institución bancaria. ACCIONES CONTABLES Registro de Ingresos en Efectivo. Esta función implica el estudio y la evaluación de la concentración eficiente y oportuna de todos los fondos cobrados por la empresa, para ser depositados en cuentas de cheques normales, maestros o de productividad Los objetivos de la administración de ingresos de efectivo son:     

Centralizar el control y la responsabilidad sobre las entradas de fondos de efectivo. Depositar los fondos en cuentas de cheques. Aplicar eficientemente los fondos de efectivo. Mantener relaciones óptimas con instituciones de crédito para obtener los financiamientos que requiera la empresa. Realizar transferencias eficientes y oportunas de inversiones de valores negociables a fondos de efectivo.

De esta manera, para llevar el control correcto del registro de las entradas de efectivo o ingresos es necesario contar con la documentación adecuada para ello, como son los comprobantes, recibos, estados de cuenta y conciliaciones bancarias actualizadas para que las diferencias que existan en caja y bancos se investiguen y se conozca la razón de las mismas para consultar cualquier movimiento de los auxiliares de cada una de las cuentas bancarias. De esta forma se facilita el control y la revisión del efectivo en caja y bancos, siempre y cuando toda la información este actualizada.

Registro de Egresos de Efectivo El flujo de efectivo y su administración es importante es importante, ya que es el rubro que genera más movimientos en una empresa. Las salidas de efectivo son vitales debido a que si no se lleva un estricto control de ellas, la empresa puede invertir o gastar de más.´

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Estos egresos de efectivo deben ser estudiados, evaluados y controlados de manera eficiente para optimizar rendimientos y maximizar el patrimonio o valor de la empresa: Los objetivos que persigue la administración de los egresos son:    

Mantener efectivo disponible en caja y bancos el mayor tiempo posible Maximizar el plazo entre la fecha de pagos en efectivo y la fecha en que se reduce el saldo bancario mediante cheques. Conservar el efectivo flotante en bancos donde se requieren saldos compensatorios Realizar transferencias eficientes y oportunas de fondos de efectivo sobrantes a inversiones en valores negociables en bolsa.

El control de las salidas en efectivo tiene como fin pagar en las fechas pactadas, lo, más tarde posible, a menos que se obtenga un descuento que produzca un rendimiento aceptable. Conservar activos flotantes en los bancos, es decir, los fondos que aparentemente permanecen en depósito bancario durante el periodo que transcurre entre la fecha de emisión del cheque y la fecha en que se cobra, reduce el saldo de la institución bancaria, especialmente donde se requieren saldos compensatorios. INFORME DE TESORERIA Todas las empresas presentan informes periódicos de sus situaciones tanto económicas como políticas, por área o departamento. De la empresa depende la periodicidad de estos informes, así como su contenido y presentación. Por otra parte, quienes los elaborar saben que los reportes no pueden ser demasiado grandes o contener información que no sea relevante para ese periodo. Los reportes deben contener información concreta acerca del presupuesto y que sea comprensible para todos los integrantes del área: los movimientos mas sobresalientes de las cuentas, las recuperaciones de las inversiones efectuadas y otras operaciones similares, así como un comparativo de lo que se tiene en ese momento con lo que se esperaba, para apreciar el desempeño de la empresa durante ese periodo y tener conocimiento de lo que se debe modificar antes del siguiente periodo de verificación. Los reportes de tesorería deben especificar perfectamente sus presupuestos, las clasificaciones de cada una de las inversiones a corto y largo plazo, así como lo que existe cuando se realizan los cortes de caja y bancos, los cual representa un balance, un estado de situación financiera y un estado de resultados, que muestran los ingresos y los egresos más importantes. También, según el reporte de que se trate, suelen incluirse hojas de registro y papeles de trabajo. Lo importante de estos reportes es que con base en ellos pueden tomarse decisiones que afectaran a toda la empresa, por lo cual deben ser entregados en el momento en que se solicitan. Es necesario recordar que aunque cada empresa realiza este tipo de registros y movimientos con base en reglamentos y estatutos. No son iguales entre ellos, ya que diversas empresas tienen distintas necesidades

ACCIONES RELATIVAS A PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Control interno del ciclo de tesorería. El ciclo de tesorería de una empresa incluye aquellas funciones que actúan sobre la estructura y el rendimiento de capital. Dicho ciclo se inicia con el reconocimiento de las necesidades de efectivo, continua con la distribución del efectivo disponible entre las operaciones productivas y otros usos, termina con la devolución del efectivo a los inversionistas y a los acreedores. Funciones específica. Las actividades que desarrollan los integrantes de esta área se pueden resumir de la siguiente manera:     

Relaciones con sociedades financieras y de crédito Relaciones con accionistas Administración del efectivo y los inversionistas Acumulación, cobro y pago de interese y dividendos Operaciones de inversión y de financiamiento

Para saber si el control interno que se lleva a cabo en una determinada empresa es eficiente, es necesario que se verifique y evalué en forma periódica los saldos registrados de efectivo, inversiones, financiamiento y capital, así como las actividades de transacciones relativas mediante el uso de técnicas tales como:

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Conciliación de saldos y movimientos registrados con los saldos y movimientos informados Actuación oportuna sobre las quejas de inversionistas y acreedores Conciliación de los saldos del mayor con los auxiliares, ya sea manualmente o por computadora Verificación periódica de los informes de actividad con la documentación de respaldo Verificación periódica de los saldos en libros

VERIFICACIÓN DE LA EFICIENCIA DEL CONTROL Es necesario realizar un estudio y evaluación adecuados del control interno existente, que sirvan como base para determinar el grado de confianza y de eficiencia que este proporciona a la empresa para cumplir con sus objetivos. Por lo tanto, periódicamente debe verificarse y evaluarse los saldos registrados de efectivo, inversiones, financiamiento y capital, y las actividades de transacciones relativas. A través de la estructurara de control interno de una entidad se puede lograr un estudio adecuado. Dicha estructura consiste en las políticas de los recursos monetarios y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de lograr los objetivos específicos de la organización. La estructura del control interno puede constar de los siguientes elementos:   

El ambiente de control El sistema contable Los procedimientos de control

Ambiente de control. Representa la combinación de factores que afectan las políticas y procedimientos de una entidad, fortaleciendo o debilitando sus controles. Estos factores son los siguientes:       

Actitud de la administración hacia a los controles internos establecidos Estructura de la organización Funcionamiento de consejo de administración y sus comités Métodos para asignar autoridad y responsabilidad Métodos de control administrativo para supervisar y dar seguimiento al cumplimiento de la políticas y procedimientos Políticas y prácticas de personal Influencias externas

Sistema contable. Consiste en los métodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar y reproducir información cuantitativa de las operacio0nes que realiza una entidad económica. Para que el sistema contable sea útil y confiable, debe contar con métodos y registros que:     

Identifique y registres únicamente las transacciones reales. Describan oportunamente todas las transacciones con suficiente detalle, de manera que se puedan clasificar adecuadamente. Cuantifiquen el valor de las operaciones en unidades monetarias. Registren las transacciones en el periódico correspondientes. Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los estados financieros.

Procedimientos de control. Es aquel que establece la administración para proporcionar una seguridad razonable de lograr los objetivos específicos de la entidad. Aunque el hecho del que existan formalmente políticas o procedimientos de control no necesariamente significa que operen eficazmente. Algunos procedimientos de control, tales como documentación, cuestionarios, memoranda, etc., están incluidos dentro del ambiente de control y sistema contable.

CONTROL DE INGRESOS DE EFECTIVO Actividad que estudia y evalúa la concentración eficiente y oportuna de todos los fondos cobrados por la empresa para ser depositados en cuentas de cheques normal, maestra o productiva, en instituciones bancarias.

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Los objetivos de la administración de ingresos de efectivo son:      

Centralizar el control y la responsabilidad de las entradas de fondos de efectivo. Depositar de inmediato los fondos en cuentas de cheques Aplicar eficientemente los fondos de efectivo Minimizar las necesidades de fondos de efectivo. Mantener relaciones óptimas con instituciones de crédito para obtener los financiamientos que requiera la empresa. Realizar transferencias eficientes y oportunas de inversiones de valores negociables a fondos de efectivo.

CONTROL DE EGRESOS DE EFECTIVO Actividad que se dedica al estudio, evaluación y control eficiente de salidas o desembolsos de efectivo de una empresa para optimizar rendimientos y maximizar el patrimonio o valor de la empresa. Objetivos    

Mantener el efectivo disponible en caja y bancos el mayor tiempo posible. Maximizar el plazo entre la fecha de pagos en cheques y la fecha en que se reduce el saldo en el banco mediante cheques. Conservar efectivo flotante en bancos donde se requieren saldos compensatorios (flotación). Realiza trasferencias eficientes y oportunas de fondo de efectivo sobrantes a inversiones en valores negociables en bolsa

CONTROL DE SALIDA DE EFECTIVO Primera regla: como ya se mencionó anteriormente, se debe pagar en las fechas pactadas, lo más tarde posible, a menos que se obtenga un descuento que se produzca u rendimiento aceptable. COSTO DE RENDIMIENTO DE FLOTACIÓN DE FONDOS. Flotar fondo equivale a contar con fondos que aparentemente permanecen en depósito bancario durante el periodo que transcurre entre las la feche de emisión del cheque y la fecha en que se cobra y se reduce el saldo en la institución bancaria. El ciclo o periodo de flotación se obtiene sumando el retraso del envío y entrega del cheque, más el retraso en recibir el depósito del cheque por parte del acreedor, más el retraso de la fecha de cobro en el banco y la reducción del saldo en la institución bancaria. Por lo tanto flotación de fondos es la diferencia entre el saldo en caja y bancos de la empresa y el saldo que se muestra en los libros de la institución bancaria. nalizar la necesidad de pronosticar la secuencia pecuniaria, con referencia a sus fuentes y usos de un periodo futuro especifico de una empresa, con objeto de controlar las inversiones a corto y largo plazos de una entidad económica. El término de flujo de efectivo apareció en la década de los cincuenta en conferencias y trabajos realizados por los estudiosos de la administración en Alemania occidental. OBJETIVOS DEL CONTROL DE FLUJOS DE EFECTIVO Mejor manejo de fondos: Procurar, de acuerdo con las circunstancias, mantener los menores saldos posibles, sin afectar la estabilidad financiera, mediante la implantación de medidas de control e información de las aplicaciones de efectivo, hasta obtener resultados congruentes con el estudio que proporciones su análisis de flujo. Inversiones en valores: En concordancia con el punto anterior, la administración debe estar en posibilidad de aplicar disponibilidades en inversiones a corto o a largo plazos. Inversión en activos de operación: Este objetivo implica la necesidad de reducir la circulación de efectivo, ya que por medio de estudios estadísticos se ha demostrado que con la inversión en activos de operación se obtiene una redituabilidad mayor. Economías generales por pagos anticipados: Cuando se cuenta con excedentes de efectivo, es importantes pensar en pagos anticipados para disminuir las obligaciones, siempre y cuando ello represente un ahorro frente a otras alternativas. Dividendos por pagar: El programa que se establezca para estos desembolsos es afectado en forma determinante por un buen estudio de los pronósticos de efectivo. Políticas de crecimiento: las estrategias de desarrollo juegan un papel muy importante en las empresas, y si se cuenta con información adecuada de las futuras aplicaciones del efectivo, se puede escoger el momento propicio para su logro cuando se eligen los tipos de

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financiamiento más adecuados, se pueden tomar las alternativas idóneas, tales como capital propio, ajeno o mixto a corto o largo plazo, etcétera. Obtención de préstamos: para solicitar el monto adecuado es necesario contar con una información tan sólida como la que proporcionan los pronósticos de efectivo, pues estos responden a las preguntas tradicionales de: ¿Cuánto? ¿Por cuánto tiempo?, ¿forma de pago? Y otras similares. Coordinación entre cobros y pagos: Conjunto de técnicas que permiten coordinar entradas y salidas para mantener un saldo en caja satisfactorio. Base para el presupuesto respectivo (caja): es evidente que los trabajos realizados para efectuar los pronósticos de efectivo son el gran soporte del presupuesto de caja. Pronostico a corto y a largo plazos: A corto plazo el pronóstico señala las entradas y aplicaciones de efectivo por operaciones normales en un año o menos; a largo plazo, sirve para elaborar políticas de expansión o reorganización. FONDOS DE CAPITAL A efectos de aplicar algunas técnicas de flujo de efectivo, es necesario hacer un estudio de fondos de capital, los cuales son:  

FONDOS DE EFECTIVO Esos fondos son porciones de capital de disponibilidad inmediata, que se mantienen normalmente en billetes o activos equivalentes para el pago de obligaciones o la adquisición normal de bienes. FONDOS DE OPERACIÓN Son inversiones en artículos de disponibilidad mediata que, como su nombre lo indica, fueron adquiridos para los trabajos normales de la empresa. Dichos fondos están conformados por el capital de inventarios y activos fijos.

CICLO DEL FLUJO DE EFECTIVO El análisis del flujo de efectivo comprende el estudio y la evaluación del ciclo operativo, del ciclo de pago y del ciclo de transformación en efectivo. Su objetivo es lograr el manejo óptimo de fondos de caja, bancos y valores negociables en bolsa para reducir el riesgo de una crisis de liquidez, mediante la toma de decisiones adecuada. CICLO OPERATIVO El ciclo operativo es el periodo que transcurre entre la compra de materia prima hasta el cobro de efectivo a clientes. Se subdivide a su vez en: 

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Ciclo de transformación de inventarios a clientes, que comprende: o Plazo de consumo: transformación del inventario de materia prima a producción en proceso o Plazo de producción: transformación del inventario de producción en proceso a producción terminada o Plazo de ventas: transferencia del inventario de productos terminados a clientes mediante ventas Ciclo de transformación de clientes a efectivo, que incluye: o Plazo de cobro: transformación de clientes a efectivo, mediante la cobranza

Por lo tanto: Ciclo operativo = plazo de consumo + plazo de producción + plazo de ventas + plazo de cobro

CICLO DE PAGO Periodo que emplea la empresa para liquidar sus cuentas por pagar a proveedores, por compra de materia prima (plazo de pagos), y acreedores diversos por costos de operación en efectivo y por costos de adición como el impuesto sobre la renta, impuesto al activo y participación de utilidades a los trabajadores.

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1.2 ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR Al área de finanzas le corresponde administrar las cuentas por cobrar de la empresa, las cuales no son más que créditos que se otorga a los clientes al concederles un tiempo razonable para que paguen los artículos comprados después de haberlos recibidos. La mayoría de las empresas consideran las cuentas por cobrar como un instrumentó de mercadotecnia para promover las ventas y las utilidades. El ejecutivo de finanzas debe de terminar cuanto debe invertir la empresa en cuentas por cobrar, pues muchas veces se tiende a extender demasiado crédito a fin de ampliar las ventas hasta que se llega a un punto en el que el rendimiento de la invención en cuentas por cobrar no resulta tan atractivo como el de otras inversiones. La administración de cuentas por cobrar forman parte de la administración financiera del capital de trabajo, que tiene por objeto coordinar los elementos de un empresa para maximizar su patrimonio y reducir el riesgo de una crisis de liquidez y ventas, mediante el manejo óptimo de variables tales como política de crédito comercial concedido a clientes y estrategias de cobros. Las cuentas por cobrar que presentan el crédito que conceden la empresa a sus clientes sin más garantía que la promesa de pago en un plazo determinado. La palabra crédito proviene del latín credere, que significa creer tener fe o confianza en que el deudor pagara el importe dela operación. OBJETIVO El objetivo de las cuentas por cobras es estimular las ventas y ganar clientes se tiende a considerarlas como un medio ´para vender productos y así superar a la competencia mediante el ofrecimiento de facilidades del crédito, parte de los servicios de la empresa para favorecer a sus clientes. En cuanto a la administración financiera de cuentas por cobrar, su objetivo es maximizar las utilidades y el rendimiento dela inversión, y cuidar que no se abusen del procedimiento al grado de que el otorgamiento de créditos deje de ser rentable y atractivo con respecto al rendimiento sobre inversión. Para tal fin, la administración financiera deberá definir:    

Cuanto debe invertir en cuentas por cobrar La línea máxima de crédito que se puede otorgar a cada cliente Los plazos máximos de crédito El sistema adecuado de cobranzas

Básicamente, cuentas por cobrar es un instrumento de mercadotecnia para estimular los créditos, al otorgar créditos, la empresa espera venderle a un mayor número de clientes y hacer frente a la competencia. Si esta ofrece créditos, la empresa también tendrá que hacerlo para proteger su posición en el mercado. Sin embargó, es tarea del director de finanzas cuidar que la política que se adopte maximice las utilidades y haga avanzar a la empresa hacia sus objetivos generales. Es necesario evitar el otorgamiento de créditos a clientes potenciales que pudieran tener dificultades para pagar, ya que esto inmovilizaría los recursos de la empresa por largo tiempo no conviene financiar a clientes demasiados riesgosos o que requiera un total de cuentas por cobrar tan considerable que la inversión solo sea rentable marginalmente, por absorber recursos que se podrían usar para financiar otros proyectos más atractivos.

PERIODOS DE CRÉDITOS Es el plazo total otorgado a un cliente para pagar el crédito que le fue concedido. Las condiciones de crédito incluye la duración del periodo durante el que se aplicara descuento (si hay alguno) por pronto pago; por ejemplo, existen políticas de cuentas por cobrar comunes, como venta al contado, neto a 30 días y 2/10 neto a 30 días, entre otras. VENTA AL CONTADO. Si la política de la empresa es vender al contado obviamente no otorga crédito comercial. No habrá costo de cobranza ni de capital, puesto que no se ha invertido dinero para financiar las cuentas por cobrar.es obvio que tampoco habrá costos por morosidad o incumplimiento, la de manera que el costo total de la política de ventas al contado es igual a cero.

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DETERMINACIÓN DE CAPACIDAD PARA OTORGAMIENTOS DE CRÉDITO Las políticas relativas a la administración de cuentas por cobrar implican un equilibrio entre riesgos y rendimiento, en la medida en que la empresa extiende facilidad de pago y concede créditos a los clientes marginales, compromete fondos, lo cual pone en peligro su capacidad para pagar sus propias cuentas. Tales políticas crediticias se reflejan en las decisiones relativas del análisis y determinación de las normas relativas de crédito. La empresa tiene que evaluar a los solicitantes individuales de crédito y considerar las posibilidades de una cuenta incobrable o una cuenta tardía. Tal rendimiento está compuesto por tres etapas: a) Obtener información del solicitante. b) Analizar esta información para determinar el crédito del solicitante. c) Tomar la decisión de crédito

a) OBTENER INFORMACIÓN DEL SOLICITANTE En el momento de la posible venta, la empresa puede solicitar un estado financiero, que es una de las fuentes de información más útiles para el análisis de crédito. Aunque cabe destacar que son preferibles los estados auditados a los estados provisionales. Existen numerosas agencias que ofrecen clasificaciones e informes de crédito. Entre las más conocidas se encuentra Dun & Bradstreet (D&B), la cual brinda sus servicios a sus criptores de un amplio número de empresas mercantiles. Las clasificaciones indican al analista la magnitud estimada del capital contable y proporcionan una evaluación de crédito de las empresas de un tamaño en particular. Además, la agencia suministra informes que contienen breve historia de la empresa, la cual se basa en una encuesta con los proveedores y otras fuentes confiables. Otra fuente de información es la verificación de crédito a través de los bancos. El banco donde el solicitante tiene su cuenta puede proporcionar información sobre el saldo promedio de efectivo, los convenios de préstamos, la experiencia, en ocasiones, información financiera. Con frecuencia la información de créditos se intercambia entre empresas que vendes al mismo cliente, por lo que una empresa puede obtener una verificación mercantil preguntando a otros proveedores sobre un cliente en especial. En ocasiones, el departamento de crédito realiza evaluaciones de calidad de la administración de una empresa y por propia experiencia puede decidir si le otorga el crédito o no al cliente bajo examen. Estas evaluaciones son muy importantes, pues corresponden a la primera de las 8 C del crédito, las cuales se explican a continuación.  Carácter. Probabilidad de que el cliente cumpla en tiempo forma.  Capacidad. Habilidad del cliente para cumplir con el pago, de conformidad con su historial y observación directa sobre el mismo.  Capital. Posición financiera real y tangible del cliente durante el periodo de crédito.  Colaterales. Importe de los bienes del activo ofrecidos por el cliente como garantía del crédito concedido.  Condiciones. Tendencias del entorno económico, legal y político de la empresa del cliente que incide sobre su capacidad de pago.  Cobertura. Seguros que tiene la empresa, o que exige a su cliente para compensar las posibles pérdidas por cuentas incobrables.  Consistencia. Duración, consistencias y permanencia del cliente en los giros mercantiles y actividad que desarrolla.  Categoría. Este factor determina la denominación de cliente bueno, regula, malo, dudoso o nuevo, con base en la investigación de la conducta del mismo en relación con la empresa. Una vez evaluados los factores anteriores, los solicitantes de crédito pueden clasificarse en las siguientes categorías:    

Cliente bueno. Es el que, en forma habitual, paga en la fecha convenida. Cliente regular. El que paga sus facturas fuera de la fecha convenida. Cliente malo. Es aquel que en forma frecuente se atrasa en sus pagos, NO avisa los motivos de su atraso y generalmente, NO cumple lo que promete. Cliente nuevo. Quien aún no ha efectuado operaciones con la empresa.

La información sobre las ocho C se obtiene a partir de:  

Experiencias anteriores con el cliente Sentido común del gerente del crédito

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

Información interna del cliente:  Técnica estadística  Análisis de regresión  Aplicación y uso de la computadora, etcétera

Información externa respecto al cliente:     

Agencias de información de crédito Asociaciones de crédito especializadas Cámaras de comercio Mercado de valores Banco de comercio exterior

Método de probabilidad. Mediante este método se cuantifica la probabilidad de cometer un error, que se considera como la medida de riesgo. La formulación de estimaciones puede incluir muchas técnicas de pronósticos, pero gran parte de la distribución de resultados proviene del proceso de razonamiento subjetivo que lleva acabo el director de finanzas, quien debe conocer y aislar los factores que incluyen en la situación, hacer suposiciones razonables respecto a cada de esas influencias y formular estimaciones específicas de flujo de efectivo. Método de capacidad financiera. Procedimiento mediante el cual la gerencia de crédito de una empresa estudia, evalúa y determina la capacidad financiera o capital de trabajo mínimo que debe tener el cliente para ser sujeto de crédito comercial. Este método toma como base las razones de capital de trabajo y de margen de seguridad, las cuales se obtiene de la siguiente manera: Razón de capital de trabajo= Activo circulante Pasivo circulante Razón de margen de seguridad= Capital de trabajo Pasivo circulante

b) ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN La recopilación de información y su análisis están estrechamente relacionados. Si la información inicial muestra algún porcentaje de riesgo, el analista deberá obtener más información para poder tomar la decisión sobre el otorgamiento de crédito. Ya con los estados financieros en su poder, el analista debe llevar a cabo un profundo estudio de diversas razones, por ejemplo: la rotación de inventarios y cuentas por cobrar, la prueba de ácido, el periodo promedio de pago, la razón de pasivo a capital contable o la razón de cobertura del flujo de efectivo. Además de analizar los estados financieros, el analista debe tomar en cuenta la solidez financiera de la empresa, el carácter de la misma y su administración, así como otros asuntos importantes para después determinar la capacidad del solicitante para hacer frente al crédito comercial. c)

DECISIÓN DE CRÉDITO Y LÍNEA DE CRÉDITO

Línea de crédito. Cantidad máxima que puede otorgarse a un solicitante de crédito

Una vez que el analista de crédito ha reunido la información y la ha analizado, puede decidir sobre el otorgamiento o no del crédito; por ejemplo, en una venta inicial la primera decisión que se debe tomar es si conviene o no embarcar las mercancías y conceder el crédito, pero si se producen ventas posteriores es conveniente para la empresa establecer una línea de crédito, la cual marca el límite máximo de deuda que se le puede conceder al solicitante. En resumen, este límite representa la exposición máxima de riesgo que la empresa puede permitirse para conceder

una cuenta.

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IMPLANTACIÓN SISTEMÁTICA DE POLÍTICAS DE CRÉDITO Las políticas de la administración de cuentas por cobrar implican encontrar el equilibrio entre el riesgo y el rendimiento. En el grado en que la empresa amplíe plazos y conceda crédito a clientes marginales, estará inmovilizando fondos de cuentas por cobrar, lo que pondrá en peligro su capacidad para liquidar sus propios pasivos. Para establecer políticas referentes a la administración de cuentas por cobrar deben considerarse los flujos anuales de efectivo incrementables y los cambios que muestre la inversión de efectivo en cuentas por cobrar resultante de la variación de las políticas.

Política. Curso general de acción para situaciones recurrentes encaminado a alcanzar objetivos establecidos. Regla que norma la actuación, cuyo acatamiento permite lograr los fines propuestos. 

Una política puede definirse como un curso general de acción para situaciones recurrentes encaminado a alcanzar los objetivos establecidos. Es una regla que norma la actuación y cuya observancia permite lograr los fines propuestos. Las empresas comerciales trazan diferentes políticas, unas se aplican a las actividades de las divisiones, otras a un solo departamento y algunas a una función en particular. Por todo lo anterior, las políticas de crédito deben tener como objetivo:

  Crear una cartera de clientes solventes.

Maximizar las actividades esperadas Concentrarse en cuentas grandes y dudosas

Existen varias políticas de ventas, entre las cuales se pueda mencionar:    

Ventas al contado riguroso Ventas a crédito sin descuento Ventas a crédito con descuento por pronto pago Ventas de contado y a crédito con o sin descuento

El periodo de descuento otorgado es el lapso durante el cual se puede tomar descuento otorgado por pronto pago. Debido a que técnicamente es una política de crédito variable, como el periodo de crédito, por lo común permanece en una cantidad estándar. Para muchas empresas, 10 días es aproximadamente el tiempo mínimo que pueden esperar entre el momento en que la factura es enviada por correo al cliente y el momento en que este puede enviar un cheque por correo. Cambiar el descuento otorgado es un intento por acelerar el pago de las cuentas por cobrar, pero es necesario determinar si acelerar los cobros compensaría en exceso el costo de un aumento del descuento. Si es así, se debe cambiar la política actual de descuentos. DESCUENTOS OTORGADOS POR PRONTO PAGO Los descuentos otorgados por pronto pago son decisiones básicas motivadas por el incentivo de crédito de una empresa, mediante las cuales los clientes cubren sus cuentas por un valor menor al precio de venta de la mercancía si el pago se hace anticipadamente dentro de un cierto plazo, el cual comienza a contar a partir del inicio del periodo de crédito comercial. Otorgado descuentos por pronto pago puede ocasionar:

     

Disminución de cuentas incobrables Ahorro en cuentas incobrables Disminución del plazo de cobros Aumento de la rotación de clientes Disminución de la inversión en las cuentas de clientes Aumento de las utilidades

Para tomar decisiones básicas acertadas de descuentos por pronto pago, existen varios métodos de análisis de decisión, entre los cuales se puede mencionar los métodos que no toman en cuenta el valor del dinero a través del tiempo y aquello que si lo hacen.

PROCEDIMIENTO DE COBRO La empresa determina su política global de percepciones mediante la combinación de los procedimientos de cobro que lleva a cabo. Estos procedimientos incluyen llamadas telefónicas, visitas personales y acciones legales. Una de las principales variables de esta política es el importe gastado en los procedimientos de cobro. Dentro de una escala, mientras mayor sea la cantidad relativa gastada, menor será la proporción de pérdidas por cuentas incobrables y más corto el periodo promedio de cobro, si todos los demás factores permanecen sin cambios. Sin embargo, las relaciones no son lineales. Es probable que los gastos iniciales de cobranza sólo reduzcan en

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forma insignificante las pérdidas por cuentas incobrables. Los gastos adicionales comienzan a tener efecto importante en un punto, pero luego tienden a afectar de manera irrelevante la reducción adicional de estas pérdidas. Por otra parte si se inician los procedimientos demasiado pronto se puede molestar a clientes razonablemente buenos que por algún motivo especial dejan de hacer los pagos en la fecha prevista. RIESGO DE CRÉDITO Se puede conceder crédito a un cliente a pesar de las reservas en cuanto a su solidez financiera, si este otorga una garantía colateral suficiente para satisfacer las reclamaciones en caso de incumplimiento. El producto se entrega a un cliente se puede usar como garantía colateral. Por ejemplo, mediante el sistema de consignación, se retiene el derecho (de propiedad) sobre el producto hasta que el cliente lo vende con una comisión. Puesto que se conserva la propiedad, se puede recuperar en el momento en que el cliente muestre demasiada inestabilidad. 1.3 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS La administración de inventarios merece especial atención por tres motivos. Primero, porque los inventarios comprenden la parte principal del activo total de un gran número de negocios, en especial de negocios minoristas. En segundo lugar, debe considerarse que, como los activos menos líquidos, los errores en su administración no se solucionan rápidamente. Por último, porque los cambios de nivel de inventario tienen efectos económicos importantes. INVENTARIOS Un inventario es la relación clara, ordenada y valorada de los bienes corpóreos comprendidos en el activo circulante de una empresa, que están destinados a la venta, ya sea en forma original, o después de haber sido elaborados y transformados parcial o totalmente. La clasificación de inventarios es como sigue: De una empresa de transformación: Inventario de materia prima Inventario de productos en proceso Inventario de productos terminados De una empresa comercial: Inventario de mercancías INVENTARIO DE UNA EMPRESA DE TRANSFORMACIÓN El Inventario de una empresa de transformación es la relación clara, ordenada y valorada de los bienes físicos comprendidos en el activo circulante de una empresa industrial de transformación. INVENTARIO DE MATERIA PRIMA. Relación clara, ordenada y valorada de los bienes corpóreos adquiridos atreves de proveedores y sobre los cuales se efectuaran actos de transformación, consumo o adaptación posterior. INVENTARIO DE PRODUCTOS EN PROCESO. Relación clara, ordenada y valorada de los bienes corpóreos cuya producción se encuentra en máquinas, aun sin terminar, es decir, no son artículos terminados, sino producción semi terminada o semielaborada. INVENTARIO DE PRODUCTOS TERMINADOS. Relación clara, ordenada y valorada de los bienes corpóreos que son resultado final de una serie de materiales comprendidos en el activo circulante y destinados a la venta después de haber sido elaborados o transformados. INVENTARIO DE UNA EMPRESA COMERCIAL INVENTARIO DE MERCANCÍAS. Relación clara, ordenada y valorada de los bienes corpóreos adquiridos a través de proveedores de la empresa y que están destinados a la venta de la misma forma material en que adquirieron. Este inventario está integrado por la mercancías en existencia que se encuentran en poder de la empresa y que le pertenecen, más las mercancías de su pertenencia y que se encuentran en bodegas y locales ajenos, por concepto de mercancías en tránsito, mercancías en consignación, mercancías pignorados, mercancías dadas a vista, etc.

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PUNTOS DE VISTA FUNCIONALES CON RESPECTO A NIVELES DE INVENTARIOS Existe normalmente controversia entre las diversas áreas funcionales en lo referente a los niveles a los niveles adecuados de inventarios en la empresa. Normalmente, las áreas funcionales involucradas son: finanzas, comercialización, producción y compras. Cada una de ellas considera el inventario de acuerdo con sus propios objetivos. FINANZAS: La responsabilidad básica del administrador es asegurarse de que los flujos de caja se manejen de forma eficiente. El propósito del administrador en lo referente a niveles de inventario debe ser mantenerlos bajos para reducir la cantidad de dinero asignada a los mismos. COMERCIALIZACION: El gerente de esta área o de mercadotecnia se ocupa del nivel de inventarios y productos terminados, ya que su deber es contar con grandes inventarios de cada uno de los productos de la empresa. PRODUCCION: El gerente de producción se encarga del nivel de inventarios de materias primas y de productos en proceso, ya que su capacidad se evalúa no solo con base en eficiencia para surtir los productos terminados, sino también en el hecho de mantener bajos los costos de producción por unidad. A fin de que el gerente de producción realice plenamente sus funciones, debe conservar los inventarios de materias primas en un nivel elevado para evitar demoras en la producción; así mismo, debe esforzarse por mantener un nivel elevado de los inventarios de artículos terminados mediante ciclos cada vez más largos de producción, lo cual reduce los costos unitarios de producción. COMPRAS: El gerente de compras se ocupa en forma exclusiva de los inventarios de materias primas. Su responsabilidad es asegurarse de que la empresa disponga de cantidades adecuadas de las materias primas necesarias para la producción en el momento oportuno. CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS DE INVENTARIOS Los costos asociados con los inventarios se pueden clasificar en: 

COSTOS DE MANTENIMIENTO:  Almacenaje  Seguros  Impuestos de propiedad  Capital comprometido  Depreciación



COSTOS DE ORDENAMIENTO:  Costos de colocar una orden de corrida de producción  Embarque y manejo  Descuentos tomados o pedidos por calidad.



COSTOS RELACIONADOS CON LOS INVENTARIOS DE SEGURIDAD:  Perdidas de ventas  Perdida de crédito mercantil del cliente  Interpretación del programa de producción

ROTACIÓN DE INVENTARIOS La rotación de inventarios es el número de veces que tarda la mercancía en ser convertida en efectivo en un periodo determinado. Se debe considerar que una rotación excesivamente baja puede ser provocada por dos razones: que se tenga existencia suficiente para disponer de las mercancías en cualquier momento, o bien, que se encuentre mercancía obsoleta o de poca demanda. Cuando se presenta una rotación alta es necesario considerar:  

Si el jefe de producción realiza una dotación de materia prima elevada, puede darse el caso de que cierto tipo de esta se agote en el mercado, lo cual probablemente paralice la producción. Por su parte, una elevada rotación de artículos terminados pueden perjudicar a la empresa, pues ello suele indicar que en ocasiones la empresa no surte pedidos en las fechas que lo solicitan los clientes.

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DELEGACIÓN DE RESPONSABILIDADES Debe organizarse la planeación y el control de los inventarios mediante la delegación de las siguientes funciones:          

Requerimiento Compras Registro de existencias Estadísticas y cálculos de puntos de reordena y de lotes económicos Decisiones sobre periodicidad, puntos de reordena y lotes económicos de compras Decisiones sobre las variaciones a normas establecidas en el punto anterior Auditoría y control de los sistemas de organización Custodia de almacenes Programación y control de la producción Pronostico de ventas y producción

Es conveniente establecer fuentes de información y un sistema flexible de comunicación entre todos los departamentos involucrados en la planeación y el control de las existencias. Asimismo, debe diseñarse un sistema continuo y constante de retroinformación de resultados, basado en el análisis y evaluación de la retroalimentación de las medidas correctivas. La delegación de responsabilidades es fundamental en la organización la planeación y el control de los inventarios. PLANEACIÓN DE INVENTARIOS Estructura organizacional Planeación: en lo que se refiere a la planeación, es esencial definir objetivos y políticas; por ejemplo en el caso de las operaciones de compras se requiere la fijación de objetivos y metas específicos, así como la determinación de políticas referentes a cotizaciones, requisiciones, entrada al almacén, etc… También es necesario establecer programas y presupuestos que abarquen íntegramente las transacciones que se desarrollan. Por otra parte, tanto las políticas como los objetivos y metas establecidas deben ser realistas de aplicación práctica, fáciles de comprender y debidamente coordinados en las distintas áreas de la empresa. ORGANIZACIÓN: La organización consiste en determinar obligaciones y responsabilidades que incluyan una distribución adecuada de labores, de tal manera que diferentes empleados intervengan en distintas partes de una misma transacción. Asimismo la organización incluye estableces y estructurar los procedimientos de operación, los cuales deben contener para su trámite, la documentación adecuada que permita su correcta contabilización. Se requiere el uso de organigramas tanto de tipo general como exclusivos de cada división y departamento, así como los diagramas de proceso de las operaciones que se desarrollan. DIRECCIÓN: Cualquier empresa o institución está formada por un conjunto de personas que colaboran para un fin común. Por lo tanto para manejar las relaciones humanas los directivos deben poseer la habilidad necesaria para evaluar y tratar con seguridad a las personas. Deben contar también con personal capacitado para dirigir convenientemente a todos los integrantes de la empresa. La actitud positiva de los subordinados hacia el trabajo es una responsabilidad de la dirección. Si los empleados se encuentran contentos y deseosos de trabajar serian productivos. Un buen departamento de personal que se base en una filosofía de relaciones humanas adecuadas y que contribuya a crear las condiciones idóneas para que los miembros de una organización realicen de la mejor manera sus propios objetivos, que a su vez conllevan hacia el éxito de una empresa es un elemento esencial de la dirección para conseguir eficacia y productividad en los procesos administrativos. CONTROL: Es necesario asegurarse de que los sistemas y procedimientos implantados funcionan de manera prevista y que el manejo de los mismos no sufra desviaciones. Por lo tanto es importante vigilar que se efectúen oportunamente los informes, las conciliaciones de cuentas, la verificación de inventarios físicos y la contabilización de transacciones.

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REQUISICIÓN O SOLICITUD DE COMPRA: También conocida como solicitud de compra puesto que da origen al proceso de requisición, puede realizarse para reponer algún material, servicio especial, etc. El departamento de compras debe estudiar la requisición para comprobar que los bienes o servicios solicitados siguen los lineamientos establecidos por la empresa y evitan las improvisaciones salvo en caso excepcional. Los requerimientos de las necesidades de la entidad tamaño, grado de complejidad y, de manera más significativa del enfoque que se le dé al trabajo de compras ejecutado. La requisición es un documento mediante el cual los departamentos internos (producción, ingeniería, contabilidad y otros) solicitan los bienes y servicios que se necesitan. Cuando se toma una decisión de compra, esta debe expresarse en una requisición revisada y aceptada para su autorización. Las formas para hacer la requisición pueden ser:  

Ordinarios: documento en el cual se describe el pedido de algún material o producto que se utiliza en formas normal y constante. Extraordinarios: Memorando (recordatorio) en el cual se utiliza un artículo o servicio que rara vez se utiliza.

Cualquiera que sea la forma que adopte la requisición, debe contener los siguientes elementos: 





Principales o Que la confirmación de la compra se realice solamente por medio de una persona autorizada (política) o Descripción analítica de las características que deben de tener los artículos, materiales o servicios: redactada en forma clara y comprensible para evitar malos entendidos. o Fecha para la cual se necesita el abastecimiento de artículos, materiales o servicios. Accesorios o Número de folio impreso de antemano en todas las requisiciones. o Volumen o cantidad del artículo, material o servicio requerido. o Fecha en que se realiza la requisición o Sección y persona que la realiza. o Aprobación y persona que la aprueba. o Número y domicilio del proveedor. o Tipo de transporte, ruta a seguir, lugar en el cual se recibirá. o Condiciones de recepción y entrega. o Cotización o Otras especificaciones particulares que describa el departamento que solicite el abastecimiento. Los fines de la requisición o Conocimiento del departamento de compras de que existe la necesidad de abastecimiento de un bien o servicio. o Indagar a tiempo quien es el mejor proveedor y escogerlo. o Encontrar el producto o servicio de calidad adecuada a precio conveniente. o Llevar un control de requisiciones.

IMPLANTACIÓN SISTEMÁTICA DE ACTIVIDADES A) COTIZACIONES Y ANÁLISIS Cotización y formato. En las industrias que producen un gran volumen de artículos se practica el análisis en forma amplia. Los encargados de a determinación anticipada de costos pertenecen al departamento de compras y realizan informes de dichos costos para tener bases sobre las cuales negociar con los proveedores, quienes deben hacer las cotizaciones en forma analítica. La solicitud debe contener los siguientes datos:  Número de artículos solicitados.  Descripción analítica, exacta y especificaciones de las características que tienen los productos.  Lugar de entrega y transporte.  Tiempo de entrega  Fecha para recibir la cotización.  Condiciones de pago y otras.  Anotación de precio, cantidad y plazo de entrega.  Datos impresos en el formato estándar. El formato debe realizarse por duplicado o con las copias necesarias; el original es para el comprador.

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Análisis. Una de las principales funciones del departamento de compras es obtener las cotizaciones de los posibles proveedores, razón por la cual es necesario elegir un encargado con capacidad para juzgar valores, calidad, tiempo, financiamiento, etcétera, de las diversas cotizaciones, es decir, que sepa realizar un análisis de cotizaciones eficaz. El encargado de este tipo de análisis debe utilizar medios especializados y organizados para reconocer y considerar los planes, con el objetivo de estudiar todas las fuentes de recursos y luego seleccionar la más conveniente para la empresa. Además, al escoger al proveedor debe actuar en forma imparcial, lo cual implica evitar el favoritismo hacia alguno de ellos. B) PEDIDO U ORIGEN DE COMPRA. El pedido de compra es un documento que sirve como herramienta para adquirir productos o servicios destinados a satisfacer necesidades de la compañía; se expresan de forma global todos los aspectos considerados para llegar a tomar la decisión de compra. El siguiente punto a considerar, una vez que se ha acordado la compra con el proveedor, es formular un contrato u orden de compra en el cual se incluya el acuerdo de las partes. C) SEGUIMIENTO DE ORDENES DE COMPRA. La labor del departamento de compras no termina con la expedición de la orden de compra, sino que debe de dar seguimiento a la misma para verificar que el proveedor ha recibido el pedido. Y que los términos referentes sobre precio, calidad, plazos, etc., han quedado claramente estipulados. Y aunque su función principal es supervisar la secuencia del pedido hasta que el proveedor entregue la mercancía o preste el servicio, la obligación de realizar este seguimiento corresponde al departamento o sección que expidió la orden de compra. Sin embargo, en algunas empresas delegan tal obligación en otros departamentos, lo cual es objetable. D) TERMINACION DE LA COMPRA O ABASTECIMIENTO. Se considera que el proceso de compra ha concluido cuando:  Se han recibido los bienes o servicios y se ha satisfecho la necesidad de abastecimiento.  Los bienes están siendo utilizados en la labor de los proveedores ya otorgan el servicio.  Se han cumplido las obligaciones contraídas en el convenio pactado entre el comprador y el vendedor. E) RECEPCION EN EL ALMACEN. Esta función corresponde al almacenista, quien debe cerciorarse de que los materiales los materiales que recibe del proveedor satisfacen lo solicitado, según el procedimiento siguiente. 1.

Comparar las notas de remisión del proveedor con la copia del pedido y solicitud de compra, a efecto de percatarse de que la remesa se ajusta a lo pedido. 2. Revisar físicamente que los materiales que se reciben corresponde a lo especificado en el pedido, en cuanto a la calidad y cantidad. De encontrar satisfactoria la remesa del proveedor, el almacenista debe estampar un sello con los siguientes datos.  Fecha de recepción  Fecha de entrada  Calidad  Observaciones  Firma F) ENTRADA EN ALMACEN. Diariamente, el almacén debe formular un resumen de entradas de materiales, por medio del envió de las notas de ingreso al mismo, a las siguientes áreas.  Original a la contabilidad, anexando las remisiones (copias) a los proveedores.  Duplicado al departamento de compras, para su conocimiento. Triplicado, que quedara en poder del almacenista, debiéndolo aceptar en auxiliar correspondiente. El formulario en cuestión debe ser llenado por el almacenista en lo relativo a las unidades, pero debe dejar que contabilidad controle todos los aspectos relativos a los valores. G) CONSERVACION Y CUSTODIA EN EL ALMACEN. Una vez recibida la mercancía a satisfacción, el almacenista debe guardarla de acuerdo a su naturaleza, en anaqueles o armarios, o estibarla para que sea fácil su manejo y recuento. El control de los materiales en existencia puede llevarse cabo en la propia bodega mediante tarjetas, etiquetas u hojas sueltas, mientras que en contabilidad debe realizarse mediante tarjetas unidades y valores.

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H) VALUACION DE SALIDA DEL ALMACEN. Precio promedio: consiste en dividir el valor final de las existencias entre el total de unidades que entraron, con lo que se obtiene un costo unitario promedio; también se puede determinar el precio promedio sumando la existencia anterior, en unidades, las entradas menos las salidas, y dividiendo el resultado entre las sumas de sus valores correspondientes. Últimas entradas, primeras salidas: esta técnica consiste en valuar las salidas del almacén mediante el empleo de las últimas entradas, hasta agotar las existencias del más reciente. Primeras entradas, primeras salidas (PEPS): se valúan las salidas de materiales a los precios de las primeras entradas hasta agotarlas, luego se valoran los precios de las entradas inmediatas que continúan y así sucesivamente. Esta técnica es muy conocida, mas no resulta aplicable durante los ciclos económicos inflacionarios. Precio fijo o estándar: cuando las fluctuaciones de los precios de la adquisición son mínimas, para evaluar las salidas del almacén es recomendable utilizar la técnica de precio fijo o estándar, mediante la cual se investiga el precio más apegado a la realidad al fin de aplicarlo en un determinado periodo. Precio de reposición o de mercado (aplicable en época de inflación). Esta técnica consiste en valuar los cargos al costo de producción, de las salidas del almacén, a los precios de reposición de dichos materiales, lo cual obliga a utilizar una cuenta que podría llamarse reserva para reposición de inventarios. Esta técnica satisface los problemas de valuación de inventarios durante procesos inflacionarios debido a que permite que la producción absorba los elevados costos actuales. Por lo mismo, dicha técnica reconoce una importante premisa del principio del periodo contable: aplicar a los ingresos actuales sus costos correspondientes. Método detallista. El Boletín C-4 emitido por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos se marca el lineamiento para evaluar los inventarios con el método detallista, el cual consiste en: agrupar los artículos del inventario conforme al margen de utilidad que generan; el inventario se valúa a precio de venta, al gran total se le disminuye el porcentaje de utilidad, quedando por diferencia el precio de adquisición de los productos que conforman el inventario. Este método es utilizado por las empresas comerciales conocidas como empresas de autoservicios. Método del costo identificado. Al igual que el método anterior, esta aceptado en el Boletín C-4 emitido por el IMPC y consiste en determinar el costo de cada una de los artículos que conforman el inventario. Se recomienda su aplicación en las empresas cuya actividad es la compra-venta de bienes de gran valor y que se adquieren en el extranjero, por ejemplo, maquinaria de construcción, aviones, barcos, automóviles, etc. En un auxiliar por cada uno de los bienes que se adquieran, se irán adicionando los valores de:      

Factura de compra Factura por fletes en el extranjero Factura de fletes en el territorio nacional Importe de aranceles por la importación Factura por almacenaje Otros

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