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UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA VICERRECTORADO ACADEMICO COORDINACION DE EVALUACION ACADEMICA CENTRO LOCAL PORTUGUESA – 16 SEDE

PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA DE CUENTAS POR COBRAR CLIENTES DE LA EMPRESA PASTIALIMENTOS, C.A.

Tutor

Autor

Prof. María Milena Roa

Econ. Guerrero Rafael

Informe de Pasantía presentado para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública

Araure, mayo de 2020

2

NDICE

Pág. 1.

INTRODUCCION CAPITULO I EL PROBLEMA Planteamiento del Problema

05 05

1 1.

Objetivos General y Específicos

06

2 1.

Justificación

07

3 1.

Alcances y Limitaciones

07

2.

CAPITULO II MARCO TEORICO Identificación y Referencia de la Organización

08 08

1 2.

Bases Teóricas

09

2 2.

Definiciones Básicas

19

3.

CAPITULO III MARCO REFERENCIAL Diseño de la Investigación

20 20

1 3.

Diagnóstico

23

2 3.

Factibilidad de la Propuesta

24

CAPITULO IV FORMULACION DE LA PROPUESTA CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ANEXOS REFERENCIAS

25 30

1

4 2

3 3

3 4 5

3

INTRODUCCION La presente investigación tiene como propósito indagar sobre los proceso administrativos – Contables de la empresa PASTIALIMENTOS, C.A. conocer inicialmente a través de un diagnostico descriptivo la situación actual de la compañía, la posición en la que se encuentran los inversionista u accionistas de la misma frente a un posible cambio o mejoramiento en los lineamientos correspondiente a las normativas interna. Es importante destacar que aunque el estudio al que nos referiremos tiene una connotación contable debido a que corresponde a un requisito en la formación académica para optar al título de Contador Público, no podemos dejar de hacer una mención especial a la situación economía actual, a la recesión mundial y al proceso hiperinflacionario actual que presenta Venezuela. Debido que el tema central se refiere a las cuentas por Cobrar Clientes, considerando que el Banco Central de Venezuela como ente regulador del Sistema Monetario no ha diseñado una política adecuada para estabilizar el sistema monetario y financiero del país, logrando que no haya disponibilidad de la moneda de curso legal a nivel nacional, lo que imposibilita la cobranza por concepto de ventas de Bienes o Servicios proveniente de las actividades propias

de cada compañía a nivel Nacional.

Nos

dirigiremos en Lineamientos para procedimientos de Control Interno que reduzca los plazos de cobranza, convirtiéndolas en el corto plazo en medidas extrema como consecuencia del entorno Económico-Político por una parte. Por otra parte,

diseñaremos un Libro

Electrónico de Cuentas por cobrar donde cada Hoja contenga la información mensual de los saldos deudores de cada clientes, llevándolo a un resumen global que nos permita evaluar las variaciones mensuales y el comportamiento de cada uno de los principales clientes y así con una información precisa y oportuna podamos tomar una decisión correcta en el entorno financiero de la compañía.

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CAPITULO I EL PROBLEMA

1.1

Planteamiento del Problema La inflación se define como un proceso de aumento continuo y generalizado de los

precios de los bienes y servicios que se comercializan en la economía.  La intensidad del proceso inflacionario está relacionada con la magnitud que alcanza la tasa de variación del indicador que se utilice. Sin embargo, la calificación de muy baja, baja o alta dependerá del contexto y la realidad que vive cada país. A escala internacional los estudiosos de la economía coinciden en que tasas de inflación de un dígito (menos de 10% anual) son aceptables, sin embargo, es necesario considerar las características y los niveles de desarrollo de cada país. La inflación se considerará severa cuando la tasa anual esté cerca de 100% o más. Cuando las tasas de variación anuales son elevadas, durante una serie consecutiva de años, se origina una espiral, un círculo vicioso, en donde la inflación estimula más inflación y las tasas pueden llegar a superar los tres dígitos. En la actualidad Venezuela se encuentra en una aspiral creciente por los niveles hiperinflacionarios. Cuando la población tiene más dinero, aumentos de salarios u otra vía, la tendencia natural es comprar más bienes, lo cual puede provocar una demanda que no guarda relación con los que se ofrece en el mercado, ocasionando generalmente un aumento en los precios de los productos. Dado que la inflación se produce por un desbalance entre la cantidad de dinero circulante y el nivel de actividad económica, el Banco Central de Venezuela, como autoridad monetaria, debe aplicar políticas que permitan mantener un volumen de bolívares

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en circulación acorde con el desempeño económico en su conjunto, a fin de lograr la estabilidad de los precios. En los estados financieros de las entidades se reflejan una serie de partidas con unas características relacionadas con la inflación. Algunas se protegen de la inflación: las no monetarias, no monetarias (Propiedad, planta y equipo, Inventario entre otros). En esta investigación nos enfocaremos en una partida monetaria de alta liquidez como es las Cuentas por Cobrar que en un alto porcentaje los  movimiento de ingreso de las finanzas de cualquier organización. Actualmente el país atraviesa un déficit de dinero o cuasi dinero, lo que nos imposibilita ser más eficientes en el manejo contable de nuestros recursos. Es por ello que debemos reinventarnos constantemente

y establecer nuevos lineamientos de

control interno de las cuentas por cobrar para el manejo de los recursos líquidos.

La

empresa Pastialimentos, C.A. Requiere la creación de un departamento Administrativo – Contable y establecer los lineamientos de control interno de sus cuentas contables.

1.2 Objetivo General y Específicos 

Objetivo General:

Establecer lineamientos del control interno de las cuentas por cobrar Clientes para el manejo eficiente de los recursos financieros de la Empresa Pastialimentos, C.A.

 -

Objetivos Específicos:

Describir los procesos Administrativos contables para los integrantes del área de cuentas por cobrar fijando las responsabilidades pertinentes a cada cargo.

-

Formular los requisitos para la concesión de créditos de clientes y el monto máximo de créditos.

-

Establecer políticas de cobro para las cuentas por cobrar.

-

Elaboración de Libro Electrónico de Cuentas por Cobrar Clientes.

6

1.3 Justificación Esta propuesta nace por la iniciativa particular por uno de los socios de Pastialimentos, C.A. quien en búsqueda de mejorar los procedimientos Administrativos Contables, acuden en la solicitud de asesoramiento para diseñar formas de registro de la cuentas por cobrar Clientes, ya que estas le permiten a los socios conocer los saldos deudores de los clientes que por lo general se le despacha mercancía correspondientes al sector alimentación, evitando arrastrar saldos incorrectos que tienen dichas cuentas. Este proyecto va a determinar los problemas  ocasionado como consecuencia de no llevar una estructura organizativa establecida y procedimientos administrativos, al mismo tiempo plantea soluciones que mejorarán directamente los procesos contable, frente a la inexistencia de un sistema informático. La elaboración de un control interno persigue el cumplimiento de objetivos deseados, mediante la creación de un departamento de cobranza y establecimiento de

los

lineamientos administrativos contables ajustados a la situación inflacionaria actual que presenta el país.

1.4 Alcances y Limitaciones Esta investigación busca como se ha mencionado inicialmente el establecimiento de lineamientos de control interno para la empresa Pastialimentos, C.A. La cual tendrá un radio de acción limitado debido a la renuencia de los socios en invertir en un sistema Informativo que permita llevar un mejor control de los procesos Administrativos – Contable. Nos enfocaremos especialmente en un diseño sencillo de control poco especializado, con algunos elementos preciso que nos permitan alcanzar los objetivos

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propuestos por la organización a nivel financiero cada vez que esté en la búsqueda de la información financiera actualizada. Otro aspecto importante que se considera en esta investigación es el corto tiempo que se dispone y la inexistencia de personal que sirva de apoyo en la ejecución del diseño, haciendo que la recolección de la información sea lenta y que la base de dato sea consistente con datos reciente sin obtener histórico precisos.

CAPITULO II MARCO TEÓRICO 2.1 Identificación y Referencias de la Organización - Identificación: Pastialimentos, C.A. fue creada el 23 de septiembre de 2014 con un capital accionario de Bs 1.000.000,00. Con mi 1.000 acciones nominativas distribuida en dos accionistas principales. a) Denominación:

Pastialimentos, C.A. b) Objeto: La compañía tiene por objeto la comercialización, distribución y representación de alimentos nacionales e importados, elaboración, producción y empaquetado de productos alimenticios de consumo humano y animal; la compra, venta, importación y exportación al mayor de materia prima, granos, cereales y productos manufacturados; servicios de transportes y entrega de todos nuestros productos en todo el territorio nacional y para mejor cumplimientos de su objeto social podrá realizar cualquier acto lícito de comercio, relacionado con el objeto detallado. c) Domicilio:

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Calle 192B, Local Nro. 104-121, Sector Unión, Naguanagua – Estado Carabobo, Venezuela:

2.2 Bases Teóricas 2.2.1 Control: El control es un proceso administrativo muy ligado con la planeación, es la fase a través del cual se evalúan los resultados obtenidos en relación con lo planeado a fin de corregir desviaciones y errores para mejorar continuamente. Es la función que permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura organizacional. Es un proceso llevado a cabo por la junta directiva, la gerencia y otros miembros del personal de una organización que debe estar diseñado para dar una seguridad razonable en relación con el logro de los objetivos previamente establecidos en los siguientes aspectos básicos: efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de los reportes financieros y cumplimiento de las leyes, normas y regulaciones que enmarcan la actuación administrativa.

2.2.2 Control Interno. Es el conjunto de actividades puesta en práctica en una empresa para que, sustentadas en métodos sistemáticos se logren alcanzar los siguientes objetivos. 

1. Proteger o salvaguardar los activos y evitar su mala utilización.



2. Evite que sean contraídos pasivos indebidamente.

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

3. Aumentar las eficiencias en las operaciones.



4. Alcanzar exactitud y contabilidad en la información financiera.



5. Lograr que se cumplan las políticas establecidas en la empresa.

2.2.3 Elementos de Control Interno. Para alcanzar estos objetivos, el sistema de control interno debe estar sustentando en los siguientes elementos: 

1. Organización de la Empresa: La organización está conformada por una serie de elementos a través de los de los cuales se logra que las actividades de la empresa se desarrollen en forma armoniosa y sistemática. Estos elementos son:



a. Dirección: En toda empresa deben existir la persona o personas que la dirijan y asuman la responsabilidad de las políticas y decisiones tomadas al ejecutarlas.



b. Coordinación: Este elemento de control interno persigue el objetivo de establecer una relación armoniosa y sincronizada entre los diferentes centros de actividades, para evitar la duplicidad de funciones o la imposibilidad de realizar un determinado paso debido a que el anterior no ha sido cumplido.



c. División de Funciones: Es uno de los elementos claves del control interno. Gira en torno a la previsión de que jamás debe permitirse que en una sola persona tenga a su cargo la totalidad del proceso en la realización de una transacción comercial. Para ello, debe lograrse que cada operación pase por varias personas diferentes cuyas funciones no tengan realizaciones entre sí. con ellos se logra que los funcionarios que realizan la transacción, no puedan intervenir en el registro de la misma ni tengan la custodia del bien involucrado.

De esta forma, al intervenir varias personas en el proceso de cada transacción, los errores voluntarios e involuntarios serán detectados con mayor rapidez. 

Asignación de Responsabilidad: Es también fundamental. Los nombramientos de personal para cada actividad y la jerarquía que se le concede debe ser comunicado

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con claridad. Así se lograra que toda transacción sea previamente autorizada por el funcionario designado. 

2. Procedimientos de Control Interno: Para que los elementos de control interno anteriormente descritos cumplan su función, es necesario establecer los procedimientos que permitan alcanzar tales objetivos. Estos procedimientos se refieren a:



a. Planificación y Sistematización: El control interno se verá fortalecido en la medida en que se planifique con anticipación todas las actividades y se cuenta con los procedimientos a seguir en cada actividad.



b. Formas y Registros: Junto con el manual de procedimientos, debe activarse la utilización de formularios procurando que, sin llegar a una proliferación exagerada sean los necesarios para alcanzar los objetivos tales como: facturas, notas de despacho, recibos, notas de créditos, notas de débito, informes de recepción, etc.

En cuanto al registro, es recomendable la utilización, en la medida posible, de equipos electrónicos, por la seguridad y prontitud con que se puede disponer información y resultados. 

c. Informes: La efectividad del sistema del control interno deben medirse por los resultados prácticos que proporcionan. las frecuentes elaboraciones de informes tales como balances, estados de resultados, de costos de producción, de ventas, de gastos, etc., en formas comparativas y el análisis de las variaciones obtenidas, son procedimientos que afianzan la confiabilidad del control interno.



3. Factor Humano: La idoneidad del factor humano con que cuente la empresa, es fundamental para el buen funcionamiento del control interno. los principales elementos que deben tenerse en cuenta con relación a el factor humano son:



a. Selección y Entrenamiento: La política que la empresa tenga para seleccionar el personal que contrata y los programas de entrenamiento que pongan en práctica, son fundamentales para lograr una mejor ejecución de las funciones asignadas.

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

b. Eficiencia: Este elemento está íntimamente relacionado con el proceso de selección y entrenamiento. La efectividad de un trabajo será tanto mayor, cuanto mejor esté preparado.



c. Moralidad y Honradez: que posee un trabajador, es el más seguro pilar sobre el que descansa el control interno.

Detectar el grado de fortaleza o debilidad que una persona posee en este aspecto no es fácil. Sin embargo, la realización de pruebas psicotécnicas al ser seleccionadas y, luego, la ejecución de un adecuado seguimiento de sus actuaciones, irán conformando una idea de lo que esa persona es en ese sentido. 

d. Remuneración: todo lo dicho debe estar completamente con una acertada política de promoción y remuneración del personal. Al ser reconocido su labor a través del mejoramiento de su remuneración, será un excelente estímulo para que se convierta en el mejor guardián de los intereses de la empresa.

 2.2. 4 Las Cuentas. La cuenta no es otra cosa que un medio contable con instrumentos de operación, mediante el cual podemos subdividir, el activo, el pasivo y el capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas características de afinidad y la cual nos permite graficar todos los aumentos y disminuciones que ocurren en los diversos elementos de la ecuación. La forma y el contenido de la cuenta van a variar de acuerdo de una empresa a otra. Y principalmente va a depender del tipo de sistema contable que se esté utilizando para registrar las transacciones.  Podemos enumerar algunos de los métodos para hacer registros de dato dentro de una empresa.  

1. Libros empastados (donde se utiliza una hoja para cada cuenta). 



2. Libro de hojas movibles (tipo carpeta de gancho, donde se pueden ir agregando hojas de acuerdo de las transacciones). 



3. Tarjetas sueltas

para las

cuentas

contabilidad.

12

donde hay que emplear máquinas de



4. Sistemas de tarjetas o cintas para computadoras (este sistema lo utiliza empresas grandes donde existen volúmenes importantes de operaciones y para lo cual tienen que valerse de procesamiento electrónico de datos, por medio del computador). 

Sin embargo cualquiera que sea el método a utilizar toda "cuenta" presenta características comunes:  

1.  En la parte superior se coloca el nombre y un código para diferenciarla de otra cuenta que exprese con claridad su contenido "vehículo, mobiliario, caja, banco, efecto por pagar, etc.". 



2.  En la columna de fecha se describe el día mes y año en que ocurre la operación que se va a registrar en la cuenta el año y el mes no es necesario repetirlo sino cuando varía. 



3.  En la columna denominada descripción se describe en forma breve pero clara el motivo que ha originado el aumento o disminución de la cuenta, por ejemplo venta de contado. Cobro de Comercial Fajardo, C.A., pagó a sueldos, etc. 



4.  En la columna del "debe" se anotan los importes en términos monetarios que significan cargo o débito para la cuenta. 



5.  En la columna del "Haber" se anotan los importes en términos monetarios que represente abono o crédito para la cuenta. 



6. En la columna de saldo señalaremos lo que va quedando en la cuenta en término monetario, después de cada cargo o abono. 



7. En la columna de "folio" se presenta una referencia donde señalaremos el libro de contabilidad de donde proviene la operación que se está realizando

Parte de que consta una cuenta.    Titular: Es el nombre de la cuenta; es lo que nos indica que estamos registrando en ella, es decir, donde hemos titulado compra, registraremos solo la mercancía comprada; donde hemos titulado ventas sola la mercancía vendida; donde titulamos banco solamente el movimiento de nuestras cuentas en los bancos, etc.  13

Debe: El debe es la parte izquierda de la cuenta, donde se anota todo lo que el titular de la cuenta recibe. Cuando el cliente va a un negocio y le compra mercancía a crédito, este señor le dice: "cárgueme en cuenta"; cargar en la cuenta es anotar en el debe, también se dice debitar o adeudar.    Haber: Es la parte derecha de la cuenta, donde se anota todo lo que el titular de la cuenta entrega; cuando el anterior cliente, aquel que le compró a crédito le paga, le dice "abóneme a mi cuenta"; abonar en la cuenta es abonar en el haber, también se puede acreditar.    Saldo: Es la diferencia entre los movimientos deudor y acreedor. Existen dos clases de saldos, saldo deudor y saldo acreedor.  2.2.5 Clasificación de las cuentas. Las cuentas en primer lugar se clasifican en Grandes grupos: Cuentas Reales: Este grupo estará representado por los bienes, derecho y obligaciones de la empresa, es decir, lo integran el activo, pasivo y el capital, está se denomina cuentas reales porque el saldo de esta cuenta representa lo que tiene una empresa en un momento dado, es decir, lo que posee, lo que debe, y lo cual puede ser comprobado por el bien o por el documento existente; por eso algunos autores señalan como cuentas palpables. Además, las cuentas reales tienen las características de ser cuentas de carácter permanente es decir, que su saldo se traspasa de un saldo a otro, las cuentas reales van a conformar el estado financiero como lo es el "Balance general". Cuentas Nominales: Tienen como característica principal es que son cuentas temporales, estas duran abiertas lo que dura el ejercicio contable de la empresa, y al finalizar este, son cerradas y su resultado es traspasado a la cuenta capital quien es en definitiva la cuenta que va ser afectada por los beneficio o pérdida del negocio. Las cuentas nominales se crean cada ejercicio de la empresa para registrar los ingresos, los costos, gastos, pérdidas y en consecuencia poder determinar los resultados obtenidos por la empresa en ese ejercicio, por ello se le conoce como cuenta de resultados. Además de las cuentas reales y nominales encontramos también las cuentas Mixtas y las cuentas de Orden. 14

Cuentas Mixtas: Son aquellas cuentas cuyo saldo en una fecha determinada está formado por una parte real y otra parte nominal, sin embargo al cierre económico todo su saldo debe ser de naturaleza real como por ejemplo, algunos pre pagados o diferidos. Cuentas de Orden: Son aquellas cuentas que controlan ciertas operaciones o transacciones que no afectan al activo, el pasivo, el patrimonio o las operaciones del periodo, pero de una u otra forma, las transacciones que las generaron implican alguna responsabilidad para la empresa y en consecuencia, es necesario establecer cierto tipo de control sobre ellas. Las cuentas de orden son presentados al pie del balance general, las deudoras debajo del total del activo y las acreedoras debajo del total del pasivo y patrimonio. Las cuentas de orden se caracterizan por denominarse tanto la deudora como la acreedora de igual forma, pero con la diferencia que a la cuenta acreedora, se le agrega el sufijo per-contra. Cuentas por Cobrar: Suarez y Mujica (2006) en su libro Fundamentos de la Contabilidad I dice: las cuentas por cobrar se originan cuando se realiza una venta a crédito y representan el monto total que adeudan los clientes por concepto de las actividades operativas propias de la empresa; están representadas por facturas. Aumentan por el debe y disminuyen por el haber. Su saldo es deudor. Brito. J. (1.994), refiere que las cuentas por cobrar Son derechos legítimamente adquiridos por la empresa que llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibirá a cambio efectivo o cualquier otra clase de bienes o servicios. (pág. 333). Clasificación de las cuentas por cobrar. Atendiendo a su origen, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas en: 1) Provenientes de ventas de bienes o servicios. 2) No provenientes de venta de bienes o servicios. Cuentas por cobrar provenientes de ventas de bienes o servicios.

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Este grupo de cuentas por cobrar está formado por aquellas cuyo origen es la venta a crédito de bienes o servicios y que, generalmente, están respaldadas por la aceptación de una "factura" por parte del cliente. Las cuentas por cobrar provenientes de ventas a crédito son comúnmente conocidas como "cuentas por cobrar comerciales" o "cuentas por cobrar a clientes" y deben ser presentadas en el balance general en el grupo de activo circulante o corriente, excepto aquellas cuyo vencimiento sea mayor que el ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, en la mayoría de los casos, es de doce meses. En aquellas empresas donde el ciclo normal de operaciones sea superior a un año, pueden incluirse dentro del activo circulante, aun cuando su vencimiento sea mayor de doce meses, siempre y cuando no sobrepase ese ciclo normal de operaciones, en cuyo caso deberán ser clasificadas fuera del activo circulante, en el grupo de activos a largo plazo. Cuando el ciclo de operaciones de una empresa sea superior a un año, y que, como se comentó anteriormente, este hecho permita presentar dentro del activo circulante cuentas por cobrar con vencimiento mayor de doce meses, es necesario que éstas aparezcan separadas de las que vencerán antes de un año. Si se hace caso omiso de esta norma y se presentan ambos grupos en una sola cuenta, este hecho debe ser revelado mediante notas al balance. Cuentas por cobrar no provenientes de ventas a créditos. Como el título indica, se refiere a derechos por cobrar que la empresa posee originados por transacciones diferentes a ventas de bienes y servicios a crédito. Este tipo de cuentas por cobrar deberán aparecer clasificadas en el Balance General en el grupo de Activo Circulante, siempre que se espere que vayan a ser cobradas dentro del ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, como se ha comentado, generalmente es de doce meses. De acuerdo con la naturaleza de la transacción que las origina, las cuentas por cobrar no provenientes de ventas de bienes o servicios, pueden ser clasificadas a su vez en dos grupos: 16



1) Cuentas por cobrar que representan derechos por cobrar en efectivo.

2) Cuentas por cobrar que representan derechos por cobrar en bienes diferentes a efectivo.

Cuentas por cobrar no provenientes de ventas que se cobran en efectivo. Estas cuentas por cobrar se refieren a derechos que serán cobrados en efectivo. El origen de estas cuentas por cobrar es muy variado.

Oportunidades de registro de las cuentas por cobrar. En términos generales, las cuentas por cobrar se registran en el momento en que se hace el traspaso de propiedad del bien vendido o en que se presta el servicio contratado. Sin embargo, en las ventas a plazo con reserva de dominio, el registro de la cuentas por cobrar debe hacerse en el momento en que se entrega la mercancía vendida, a pesar de que el comprador no pasa a tener la propiedad definitiva de la mercancía hasta que haya terminado de pagada. Control interno de las cuentas por cobrar. Ya se ha comentado que el grupo más importante de cuentas por cobrar es aquel proveniente de las ventas de bienes o servicios. Ello Implica que las cuentas por cobrar es sólo un elemento de todo el ciclo de operaciones que se denomina ciclo de Ingresos en el que están íntimamente relacionadas las operaciones de: 

a- Ventas.



b- Despacho.



c- Facturación.



d- Crédito y Cobranzas.



e- Cuentas por cobrar.

17



f- Caja. Es esta la razón por la que se recomienda que cuando se implanta el control interno, se

haga no sólo para controlar lo relacionado con cuentas por cobrar sino que, simultáneamente, deben quedar también resguardadas el resto de las operaciones mencionadas. Se sugiere a continuación, algunas medidas de control interno que deben ponerse en práctica en tomo al ciclo de ingresos: a) Con respecto a las ventas: 

Todo pedido de clientes debe ser sometido a revisión y aprobación antes del despacho de la mercancía. Esta revisión debe ser hecha por:



a. El departamento de ventas en cuanto a condiciones.



b.  El departamento de crédito en cuanto a la determinación de riesgos.

b) Con respecto a despachos: 

1. Insistiendo en la separación de funciones, las personas encargadas del despacho, deben ser diferentes a las que controlan la mercancía en el almacén.



2.  Los empleados de la sección de despacho no deben tener acceso al almacén.



3.  Las cantidades físicas a despachar deben ser verificadas con las que se mencionan en la nota de despacho al cliente.



4.  Las notas de despacho deben estar pre numeradas y establecer un control sobre la secuencia de las mismas.

c) Respecto a facturación: 

1. Deben estar separadas las funciones del departamento de facturación de las que realizan los departamentos de despacho y cuentas por cobrar.



2.  Se establecerán los controles necesarios para asegurarse de que todas las notas de despacho de mercancías son facturadas.

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

3. Las facturas deben estar pre numeradas llevando un control adecuado de su existencia y uso.



4.  Una vez elaborada la factura se procederá a verificada en cuanto a precio, exactitud aritmética, rebajas etc.

d) En cuanto a crédito y cobranzas. 

El departamento de crédito debe ser independiente de los departamentos de ventas y cuentas por cobrar.



Debe requerirse la aprobación de un funcionario responsable para:



a. Dar de baja en libros las cuentas que resulten incobrables.



b.  Conceder descuentos fuera del período normal o exceso sobre los términos usuales.



Las notas de crédito por devoluciones y rebajas deben estar pre numeradas y su uso debidamente controlado.

Cuando se emitan notas de crédito por concepto de devolución, deben estar respaldadas por un informe de recepción de mercancía devuelta y aprobadas por un funcionario responsable. 

Las facturas deben ser clasificadas por su antigüedad y ser revisadas periódicamente por un funcionario responsable.



Las facturas dadas de baja en libros deben ser adecuadamente controladas y examinadas periódicamente con el objeto de gestionar su cobro.

2.3 Definiciones Básicas

19

Cobranza: Son las operaciones necesarias para transformar un activo exigible en un activo líquido. Es un derecho representado en una cuenta por cobrar a un tercero y que al ser cobrada se convierte en un ingreso de dinero. Objetivos: Es el resultado que se espera lograr después de haber aplicado acciones concretas. Periodo de cobranzas: Son métodos, pautas, estrategias que se establecen en la empresa para el cobro de las cuentas vencidas de sus clientes, y las cuales pueden ir desde una llamada telefónica, visitas, entrega de cuentas vencidas, hasta la aplicación de acciones legales para tal fin. Periodo de crédito: Es la cantidad de tiempo promedio que se requiere para saldar las cuentas por pagar. Política: Es una regla que norma que norma la actuación y que acatándola, permite lograr los fines propuestos. Política de crédito: Son normas y procesos resultados de la evaluación de numerosos factores, que son emitidos por la gerencia que establecen pautas, según la consecuente conclusión de un crédito a determinado cliente. Riesgos: Se refiere a la amenaza de fracaso que la empresa puede presentar en cualquier momento y para la cual debe prepararse para evitarlo.

CAPITULO III MARCO REFERENCIAL 3.1 Diseño de la Investigación 3.1.1 Tipo de Investigación.

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Proyecto Factible. La presente investigación se enmarca bajo la modalidad de un proyecto factible cuya ejecución permitirá la solución de objetivos previamente definidos en atención a las necesidades que tiene actualmente la empresa Pastialimentos, C.A., específicamente en el departamento cobranza. Al mismo tiempo está apoyado en una investigación documental y de campo. Investigación Documental. La Investigación Documental es una técnica que permite obtener documentos nuevos en los que es posible describir, explicar, analizar, comparar, criticar entre otras actividades intelectuales, un tema o asunto mediante el análisis de fuentes de información. Es por eso que el desarrollo de esta investigación se considera documental ya que en esta, se seleccionó y analizó documentos y texto con temas relacionados a la problemática estudiada. Investigación de Campo. De igual manera Hurtado J. (2008) señala que "si son fuentes vivas y la información se recoge en su ambiente natural, el diseño se denomina de campo." Es por esto que se dice que esta investigación es de campo, porque la información se obtuvo directamente en el lugar donde suceden los hechos.

3.1.2 Población y Muestra. Población. Arias F. (2006) define la Población como "un conjunto finito o infinito de elementos con características comunes para los cuales serán extensivas las conclusiones de la investigación".

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La investigación realizada de este estudio se ejecutara con la población de una cantidad estimada de veintisiete (27) clientes Personas Naturales y Jurídicas, quienes son clientes regulares de Pastialimentos, C.A. y a quienes se les otorga una línea de créditos.

Muestra. Arias F. (2006), dice que "La Muestra es un subconjunto representativo y finito que se extrae de la población accesible". Por ser una muestra muy pequeña y finita, no fue necesario escoger muestra, por lo tanto se trabajó con el 100% de la población. El objetivo real es montar una base de dato precisa sobre los saldos deudores de los clientes a quienes se les otorga una línea de crédito.

Desde allí tomar las políticas

adecuadas para mejorar los procesos de registros contables y controles internos.

Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos. Técnicas. Arias

F.

(2006),

menciona

que

"las Técnicas de

Recolección

de

Datos

son

el procedimiento o forma partícula de obtener datos o información". (pág.67). Las técnicas de recolección de datos que fueron utilizadas en la presente investigación son la Observación Directa y la Entrevista. Arias F. (2006), define a la Observación como "una técnica que consiste en visualizar o captar mediante la vista, en forma sistemática, cualquier hecho, fenómeno o situación que se produzca en la naturaleza o en la sociedad, en función de unos objetivos de investigación preestablecido". (pág. 69) Silva J. (2009) en cuanto a la Observación Directa nos dice: "es la técnica más importante en la investigación, por cuanto conecta al investigador con la realidad, es decir, al sujeto con el objeto o problema (pág. 109). Por esto se puede decir que esta investigación se basa

22

en la observación directa ya que se visitó a la Empresa Grupo Ferre gases C.A., con el fin de observar y así comprender cuál era la problemática que este tenía en el departamento de cobranza.

Instrumentos: Arias F. (2006) define los Instrumentos como: "Es cualquier recurso, dispositivo o formato (en papel o digital), que se utiliza para obtener, registrar o almacenar información". (pág.69). Los instrumentos de recolección de datos que se aplicaron fueron los siguientes: el Registro de Fuentes Documental.

3.2 Diagnóstico: Pastialimentos, C.A. a pesar de ser una compañía que fue creada en el año 2014; se encuentra desprovista de una estructura organizativa (Administrativa – Contable) que le permita llevar a cabo cada una de las actividades correspondiente para ser eficiente y alcanzar los objetivos que se propongan en el futuro. Esta compañía se encuentra relacionada directa e indirectamente con un conjunto de empresa que conforma un grupo (Grupo Arellano) las cuales se encarga de la elaboración de productos de consumo masivo como: -

Harina de Maíz Precocida de la Marca Doña Mirella

-

Secado, Molienda y empaquetado de Café (Doña Mirella)

-

Empaquetado de Arroz (Doña Mirella)

-

Fabricación y empacado de Pastas

-

Fábrica de Licores (Cocuy de Penca)

-

Y Comercialización de diversos productos, incluyendo los antes mencionados.

23

Pastialimentos encargada básicamente de la comercialización tienes a su cargo la distribución de un conjunto de productos y de la Administración teóricamente hablando de las Bodegas Afiliada: -

Bodega Los Guayos

-

Bodega Punta Pacífico

-

Bodega José Alfredo Arellano (El Niño)

-

Bodega Ricardo Urriera

-

Bodega Av. Universidad (José Juan Arellano) Y otros conjuntos de clientes a los cuales se les otorga crédito por los despacho de mercancía. El único registro que se lleva a cabo es un Libro Mayor impreso, sin ninguna secuencia a correlativos o fecha, con deficiencia en las normativas contable con múltiples enmendaduras. Otro aspecto importante a resalta en cuanto al sistema de cobranza. Consiste en que cada Bodega posee un punto de Ventas Bancario Afiliado a Pastialimentos, C.A. como dispositivo para captación de clientes a través de las ventas directa y necesario auditar cada una de las operaciones diaria, contrastándolos con los reportes electrónicos bancarios.

3.3 Factibilidad de la propuesta: 3.3.1 Económica: La propuesta es viable a corto plazo dado que las inversiones no tendrán que desembolsar grandes cantidades de dinero en inversiones de equipos ni sistema. Sin embargo en un futuro próximo tendría que enfocarse en la elaboración de: - Manuales de normas, políticas y procedimientos, - Código de conducta para los trabajadores a fin de controlar el comportamiento inapropiado e incentivos por metas logradas.

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- Costos operativos para la puesta en marcha de los procedimientos formulados. Sin embargo, exponer costos y beneficios de la misma resultaría subjetivo, por cuanto la Gerencia de Administración o Financiera tendrá esa tarea en el momento que se apruebe su implementación. Técnicamente, la empresa dispone de equipos tecnológicos y todos los aspectos técnicos que se requieran para la puesta en marcha de la propuesta. 3.3.2 Operativa: Debe que el diseño se basara en Libros Electrónico para las Cuentas por Cobrar, Inventarios y Despachos en una hoja de Cálculo del sistema Microsoft Excel. Podemos mostrar que actualmente con la poca variedad de ventas de productos se puede llevar de manera eficiente este proceso. Sin embargo, reactivado la economía del país y diversificando de productos y el volumen diario de ventas, será imposible llevar el control interno. La compañía está en condiciones de implementar la propuesta, ya que dispone de la capacidad instalada necesaria para optimizar el control interno del departamento de cuentas por cobrar.

CAPITULO IV FORMULACION DE LA PROPUESTA La presente propuesta trata de procedimientos de control interno en el área de cuentas por cobrar de la empresa Pastialimentos, C.A., en Valencia, Estado Carabobo para optimizar la gestión de Crédito y Cobranza. Los procedimientos de control interno diseñados contribuirán con la empresa, en la identificación del riesgo, ampliación de las decisiones de respuesta al riesgo, reducción de pérdidas operacionales y la promoción de la eficiencia en los procesos, con el fin de garantizar el cumplimiento de sus objetivos para una gestión eficiente en el manejo del crédito y cobranza.

Estructura de la Propuesta 25

La propuesta la estructuraremos con base a dos enfoques uno Teórico o Metodológico y Práctico o de registro;

4.1 Lineamientos: a) Creación estructura departamento de cuentas por cobrar, integrado por factores tales como: valores éticos, integridad y la competencia de la personas con la organización. b) La creación de códigos de conductas formalmente escritos, en donde se establezca el comportamiento ético y moral del personal del departamento de cuentas por cobrar. c) El departamento cuentas por cobrar es quien concede el crédito al futuro cliente, luego de realizar la evaluación del mismo. Los documentos que se reciben de los clientes para el otorgamiento del crédito deben ser autorizados por el departamento correspondiente. d) Elaborar una clasificación de clientes, de acuerdo a la antigüedad y la característica de cada uno. e) Establecer los montos máximos y mínimos de crédito para cada cliente, de acuerdo a la clasificación antes mencionada. f) Apertura de un expediente con la documentación de cada cliente, persona natural o Jurídica.

Con una ficha técnica donde indique fu perfil financiero e identificación

completa: Actividad económica de acuerdo a su registro mercantil, Representante Legal, teléfonos, correo, domicilio fiscal entro otros. Solicitar los siguientes documentos necesarios para el otorgamiento del crédito: Para Personas Jurídicas: - Acta de constitución o registro mercantil. - Registro de información fiscal (R.I.F). - Dos (02) referencias bancarias. - Tres (03) referencias comerciales. - Tres (03) facturas de proveedores distintos. Para Personas Naturales: Cédula de identidad vigente (Original y copia). - Registro de información fiscal (R.I.F). Constancia de trabajo vigente. - Ultimo recibo de pago de la empresa donde labora. - Una (01) referencia bancarias con sello húmedo. El departamento cuentas por cobrar verifica los 26

datos y documentos consignados por el cliente tomando como tiempo máximo de verificación de los mismos dos (02) días. Una vez comprobados los datos y los mismos son correctos, es autorizado el crédito a través del jefe del departamento y se notifica dicha decisión al cliente para que proceda a realizar el pedido. Si el cliente no reúne las condiciones exigidas por la gerencia, se le envía una carta por escrito en donde se le explique las razones por las cuales no fue aprobado el crédito.

g) Llevar un registro diario de todas las operaciones de débito y crédito correspondiente a las relaciones comerciales que mantiene Pastialimentos, C.A. Con cada una de las Bodegas (Clientes Interno) y con los clientes Externos Personas Naturales o Jurídicas. Para ellos se elabora un libro Mayor Electrónico el cual arroja los saldos actualizados por cada cliente y un resumen General donde los incluya a todos mostrando el comportamiento mensual y sus variaciones. h) Información y Comunicación: Contribuye al personal del departamento de cuentas por cobrar de empresa, identifique y comunique información pertinente que facilite a los empleados conducir, administrar y controlar sus operaciones. En tal sentido, se propone lo siguiente: - Informar de manera escrita o sobre los cambios administrativos y contables dentro del departamento de cuentas por cobrar al departamento de contabilidad y viceversa, proporcionando información correcta a los empleados con detalle suficiente y de manera oportuna que les permita cumplir eficiente y efectivamente sus responsabilidades. – i) Efectuar reuniones periódicas con la finalidad de conocer la concepción del trabajo que ellos realizan y conocer la manera como desarrollan su labor para detectar de esta forma el grado de conocimiento que tiene , a su vez es importante destacar en estas reuniones las actividades que se consideran inadecuadas y que se encuentras inmiscuida dentro de sus operaciones. j) Establecer canales de comunicación para que los empleados del departamento de cuentas por cobrar, reporten asuntos indeseables sospechados.

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k) Valoración de Riesgos: Es el establecimiento de objetivos, enlazados en distintos niveles y consistente internamente. Es la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos constituyendo una base para determinar cómo se debe administrar los riesgos en el departamento de cuentas por cobrar de fuentes externas e internas. En este sentido, se plantea lo siguiente: - El personal del departamento de cuentas por cobrar deberá tener claro los objetivos de la entidad a fines que se puedan detectar los riesgos y tomar medidas a tiempo para enfrentarlos, y así, implantar mecanismos razonables para anticiparse a los cambios que puedan afectar la organización, ayudando a eludir los problemas que lo impiden y tomando ventajas de las próximas oportunidades. – l) Monitoreo: Ocurre en el curso de las operaciones. Incluye actividades regulares de administración, supervisión y otras acciones personales realizadas en el cumplimiento de sus obligaciones. Se plantea: - Comparar las cuentas por cobrar de la compañía de forma continua con las cuentas por cobrar del control contable con el fin de verificar si las operaciones están siendo llevada correctamente y así iniciar la cobranza. - El personal debe ser evaluado periódicamente para ver si cumple con el código de conducta de la organización y desempeñan regularmente sus actividades en el proceso del departamento de crédito y cobranzas se sugiere que la revisión de las operaciones realizadas sean evaluadas por la persona encargada. m) La organización debe implementar evaluaciones a todo el personal involucrado en el proceso del departamento de crédito y cobranzas las cuales deben estar dirigidas entre otros a las opiniones recogidas por lo clientes y proveedores, asumido a esto la gerencia debe realizar revisiones periódicas a algunos trabajos efectuados por el departamento de cuentas por cobrar. - El personal encargado de recibir el cheque, está en la obligación de verificar los datos del mismo y su adecuado importe, cotejándolo con la factura original que se encuentra en el archivo de la empresa. 4.2 Registro:

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4.2.1 Libro Mayor Electrónico – Cuentas Por Cobrar Clientes: Este debe llevar los principios contables generalmente aceptado, el mismo contiene los registros de todas las operaciones comerciales entre la empresa y el cliente. - Ventas de Productos. - Abonos a través de Punto de Ventas - Transferencias Recibidas. - Abonos en Efectivos - Devoluciones de Mercancía por Deterioro o por error de despacho 4.2.2 Reporte de Punto de Ventas: Es importante que cada Bodega se le efectúe un análisis semanal sobre los abonos correspondientes a Punto de Venta recibidos en las cuentas bancarias. Verificar los abonos efectivos, posibles reversos entre otros. 4.2.3 Registro Contable: El monitoreo del registro se llevara con un formato que exprese cada operación que no esté soportado por alguna factura o nota de entrega y así no deja sin soporte dichas operaciones. No se puede dejar a la memoria humana los datos correspondientes al histórico de las operaciones.

4.2.4 Registro de Efectivo: Se elaboró un reporte de caja para la recepción de efectivo donde se transcribirá las declaraciones semanales de las bodegas y la cobranza efectuadas a los clientes persona natural o jurídica.

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CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Esta investigación evidencia que la EMPRESA Pastialimentos, C.A. no disponen de las bases correctas para controlar las cuentas por cobrar y mantener un flujo constante de efectivo en las cuentas Bancaria que le permitan afrontar imprevistos propio de los procesos inflacionarios. La Organización deben diseñar y fomentar políticas que garanticen el fiel cumplimiento de los métodos de Control Interno, especialmente en el departamento de Cobranza, debido que allí es importante contar con personal altamente Calificado, con conocimientos sólidos en administración y Contabilidad esencialmente; con valores afianzados en la honestidad. En virtud de ellos se recomienda efectuar un proceso de selección del capital humano para la conformación del departamento de cobranza, diseñar un organigrama, descripción de funciones para los miembros del mismo. Existen medidas correctivas que se toma a corto plazo, subsanando deficiencia en la operatividad de las organizaciones. Sin embargo, mencionado inicialmente los socios en 30

este momento no se encuentras dispuesto a invertir en un sistema operativo administrativo contable, lo que imposibilita llevar un mejor control de las operaciones y crecer a ritmos crecientes en una economía de mercado estable. Es importante proyectarse a futuro y considerar aspecto en la variación económico, operativo para la masificación de los procesos de ventas en la comercialización de los productos principales de esta organización.

ANEXOS

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Libro Mayor Electrónico – Cuentas Por Cobrar Clientes:

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Pastialimentos, C.A. RESUMEN CUENTAS POR COBRAR CLIENTES BOLIVARES MES AÑO SALDOS INICIALES NOMBRE O RAZON SOCIAL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27

ABASTO MI GRAN BENDICION BENITEZ ANIBAL BODEGA AVENIDA UNIVERSIDAD BODEGA LOS GUAYOS BODEGA RICARDO URRIERA COMERCI AL EL GRAN PITO, C.A. COMERCI AL EL REY DAVID, C.A. COMERCI AL WM, C.A. - WILMER GOMEZ "LAS PALMAS" DAIFER, C.A. DIMOCA DISTRIBUIDORA VALLE DE YAGUA, C.A. INVERSIONES VIVAS ANGEL LUZ, C.A. INVERSIONES JALYAR, C.A. INVERSIONES LUISYU, C.A. INVERSIONES MP7, C.A. LICORERIA SARCONE LOVERA RAMON MINI MARKERT CHACON OLIVETTI ANTONIO PANAMA LA COMERCIALIZADORA, C.A. PROSPERIDAD - CHINO FUNNI PUNTA PACIFICO REPRESENTACIONES 3059, C.A. SR. VI CENTE BRITO TORTUGA DE ORO, C.A. TORRES AMERICO VALCRO, C.A. VIP KATERING FOOD SERVICES

DESPACHOS ABRIL 2020

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TOTALES

3

ABONOS ABRIL 2020

SALDO CIERRE MARZO 2020

SALDO MES ABRIL 2020

VARIACION

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4.2.2 Reporte de Punto de Ventas FECHA

Pastialiementos, C.A. REPORTE PUNTO DE VENTAS BANCO MONTOS (Bolívares) BVC BOD

TOTAL BOLIVARES

VALOR Bs/$

1

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FECHA

EMPRESA

TOTALES

LOTE

BFC

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PROVINCIAL

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4

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TOTAL $

-

4.2.3 Registro Contable

Pastialimentos, C.A.

NOTA DE CONTABILIDAD No.

CIUDAD Y FECHA POR CONCEPTO DE:

CODIGO

CUENTA

DEBITO

CREDITO

ELABORADO:

APROBADO

CONTABILIZADO

FIRMA Y SELLO DE FUNCIONARIO

N.I.

5

4.2.4 Registro de Efectivo Pastialimentos, C.A.

J-40474058-9

CAJA CHICA

FECHA

TOTAL INGRESO -

TOTAL EGRESO -

SALDO -

EFECTIVO DIFERENCIA FECHA

CONCEPTO

INGRESO

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

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EGRESO

OBSERVACIONES

REFERENCIAS

Arias F. (2006), el proyecto de investigación "Introducción a la Metodología Científica", Editorial Espíteme, 5 Edición. Caracas-Venezuela. Brito j. (1994), Contabilidad "Básica e Intermediaria", editorial centro de Contadores, 2 Edición. Caracas-Venezuela. Escobar O. y Loyo N. (2006), trabajo de grado "creación del proceso y crédito de cobranza en la empresa CAV importaciones C.A." I.U.T.E.P.A.L Puerto Cabello. Tesis no publicada. Hurtado J. (2008), el proyecto de investigación "Comprensión Holística de la Metodología y la Investigación", Editorial Quirón, 6 Edición. Caracas-Venezuela. Suarez M. y Mujica D. (2006), "Fundamentos de Contabilidad I", Editorial Distribuidor Escolar, 4 Edición. Caracas- Venezuela

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