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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA “DR. FEDERICO RIVERO PALACIO” PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN ADMINISTRACIÓN SECCION B, TRAYECTO IV

PAQUETES ADMINISTRATIVOS

PROFESORA

AUTORES:

VALENTINA CASTILLO RONDON LEOPOLDO

19.388.628

20.412.590 GONZALEZ HELENA PAQUETES ADMINISTRATIVOS Es un sistema administrativo que contiene datos con respecto a todas las operaciones o actividades efectuadas por una organización u empresa. Es una herramienta que facilita a los administradores a tomar decisiones y desarrollar sus funciones. Estos sistemas son diseñados para las actividades de seguimiento, control, toma de decisiones y las actividades administrativas de la gerencia. Proporcionan reportes periódicos en vez de información instantánea sobre las operaciones. Estos sistemas establecen estrategias para la obtención de información financiera, a fin de lograr el control del personal de una empresa. Se llama software administrativo a los programas de contabilidad o paquetes administrativos, destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. Los sistemas administrativos guardan una estrecha relación con la Ofimática por cuanto son aplicaciones que complementan el equipo diseñado para procesar información dentro de una organización. Ambos conforman la tecnología de punta que facilita el trabajo de los administrativos. IMPORTANCIA Los paquetes administrativos, nos permiten desarrollar actividades con mayor facilidad, conociendo de antemano la función de cada una para poder desempeñarlas exitosamente. Nos permiten acomodar y ordenar un proceso, todo se logra ya que el diseña con anticipación las directrices a seguir y se encarga de la gestión de control de la empresa u organización. TIPOS DE PAQUETES ADMINISTRATIVOS  FINANCIERA Sistema de información orientado a proporcionar información a terceras personas relacionadas con la empresa  FISCAL

Sistema de información orientado a dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones  ADMINISTRATIVA Servicio de información al servicio de las necesidades administración, destinada a facilitar las funciones de planeación

de

la

PAQUETES ADMINISTRATIVOS PARA LA GESTIÓN PÚBLICA: Son software libre que puede ser usado, modificado y distribuido sin restricciones, lo que promueve la participación y difusión del conocimiento entre sus usuarios, evita que se realicen copias ilegales (ya que en nuestro caso se puede hacer libremente) y a la hora de trabajar con o para la Administración en temas relacionados con la informática no favorece a ninguna empresa o individuo, ya que en principio toda persona que tenga acceso a un PC puede utilizar y conocer el software libre en las mismas condiciones. CARACTERÍSTICA La gran mayoría del software libre es gratuito, lo que reduce los costes generados por el pago de licencias. Además, las modificaciones o adaptaciones de programas pueden ser realizadas por personal propio o contratado a empresas de la industria local del software, de modo que el dinero invertido en el trabajo no acabe en otros países. VENTAJA En una organización pública puede ser interesante disponer de distintos tipos de distribuciones según el público al que vayan dirigidas: Administradores de sistemas, Personal interno de la organización, Ciudadanos. Y la función que vayan a cumplir: Sistemas servidores de propósito general, Sistemas servidores especializados, Sistemas de usuario final o de escritorio. SAINT Sistema Administrativo Independiente Saint nació por iniciativa de un grupo de estudiantes universitarios que decidieron hacer una tesis dirigida a la administración de empresas. Los profesores motivaron el proyecto y a medida que se iba materializando, se observaba que el programa tenía aplicaciones directas en el día a día de cualquier empresa y/o usuarios del mercado de trabajo. Después de aprobadas las tesis y recibidos los diplomas, la idea cobro vida pero ahora con miras estrictamente comerciales.

El grupo de programadores y diseñadores tardaron 3 años en preparar el proyecto final. Su propósito, desde sus inicios fue satisfacer las necesidades administrativas de la pequeña y mediana empresa por considerar que este era un sector desasistido desde este punto de vista. Actualmente, la empresa tiene sede en Venezuela, Chile, Argentina, Colombia y Canadá y cuenta con más de 40000 clientes en Venezuela y el mercado latinoamericano. La actual Junta Directiva de Saint está conformada sólo por directores. No existe Presidente de la Junta, es una mesa redonda compartida. Todo esto les ha permitido crecer de una empresa local a una con alcance internacional, incorporando nuevos especialistas y expertos en diversas áreas, con el propósito de formar un equipo de trabajo inter y multidisciplinario, manteniendo niveles mínimos de rotación de personal. Este programa que se adapta a cualquier empresa, sea grande o pequeña, ya que su base de datos, menú y módulos son configurables, donde el usuario puede añadir o eliminar las opciones que necesite, dependiendo de la complejidad de la empresa. El programa Saint controla las operaciones contables de una o varias empresas con reportes adecuados a las exigencias de compañías manejadas eficazmente que cumplen con la normativa legal y fiscal y satisface los requisitos de cualquier institución financiera. Cuenta con un poderoso instrumento que permite gestionar la información desde el punto de vista comercial, es un sistema de clasificación de asientos que se denomina tipos de asiento haciendo más fácil la agrupación de la información contable al momento de generar un comprobante contable. Requerimientos para instalar SAINT en la PC.  Para instalar SAINT es necesario:  Microcomputador IBM o compatible con 640 Kb de memoria RAM (minimo)  Monitor a color, blanco y negro o monocromático.  Unidad de disco flexible de 3 ½ o 1,44 Mb.  Disco duro (10 Mb disponible)  Sistema operativo DOS 3.0 o mayor.  Impresora de 80 columnas. CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO:  Genera automáticamente todos los asientos y requeridos por la normativa legal y fiscal  Control de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.

formularios

 Manejo de retención de impuestos.  Planificación de cobranzas (por cobrador o por zona o área geográfica configurable).  Ajuste de inventario. TIPOS DE SAINT SAINT ADMINISTRATIVO. Adaptable a cualquier tamaño de empresa, ya que su base de datos, menú y módulos son configurables, donde el usuario puede añadir o eliminar las opciones que necesite, dependiendo de la complejidad de la empresa. SAINT EMPRESARIO. Este es un conjunto de programas en una sola presentación que incluye, SAINT administrativo, SAINT contabilidad, SAINT nomina y el StarMenú (menú, agenda, directorio telefónico, procesador de palabras.

SAINT FARMACIA. Adaptable al tamaño de cualquier farmacia, ya que su base de datos, menú y modulo de ventas son configurables. El usuario puede eliminar o añadir las opciones que necesite dependiendo de la complejidad de la farmacia. SAINT LICORERIAS. Este programa se adapta al negocio de la venta de licores con el control especial de los impuestos a los licores y de los diferentes tipos de empaques para la venta (cajas o botellas), con todas las ventajas del SAINT administrativo estándar. SAINT LITE WINDOWS PARA EMPRESAS PEQUEÑAS. Este programa incluye: Facturación de productos y servicios, control de compras, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, calculo de comisión y control de vendedores, interfaz grafica fácil de usar, ajuste de precios, ajuste de IVA, manejo de tarjetas de crédito, precios referenciales en moneda extranjera, Envió de facturas y presupuestos vía email o FAX. SAINT MEDICO. Este programa maneja información relacionada a los consultorios y los pacientes, historias médicas, exámenes físicos y emisión de récipes y recetas. (Configurables). También incluyen opciones de control de cita de pacientes, presupuestos, recibos de honorarios médicos, gráficos, vademécum y baremos, entre otras cosas. SAINT MICROLITE WINDOWS.

Este programa contiene emisión de presupuestos, facturas, control de ventas, control de inventario, entre otras cosas. El sistema es multiusuario y esta diseñado totalmente para Windows 95/98/NT/2000. SAINT TALLAS Y COLORES. Este sistema administrativo esta adaptado a empresas que comercializan productos que deben ser controlados por tallas y colores o bidimensionalmente (zapaterías, textiles, etc.) Con todas las ventajas del SAINT administrativo estándar. SAINT NOMINA. Este sistema es configurable a cualquier tipo de industrias (petrolera, de la construcción, educación, comercial, etc.) Elabora nominas, calcula vacaciones, utilidades, liquidaciones, intereses sobre prestaciones, consultas, reportes, formas de impresión configurables, gran cantidad de reportes configurados y un generador de reportes. SAP Es un Sistema Informático que abarca todos los aspectos de la administración Empresarial Este Sistema Comprende Muchos Módulos Integrados, Cada modulo realiza Una función diferente, pero esta diseñado para trabajar con otros módulos, este sistema permite a directivos y empleados procesar información con mayor efectividad, de forma que puedan tomar decisiones de negocio bien fundamentadas. Esta solución cubre todas las operaciones esenciales necesarias para dirigir PYMES, incluyendo las siguientes: ADMINISTRACIÓN Ofrece herramientas que le permiten personalizar y realizar copias de seguridad de los datos, definir tipos de cambio de divisas, configurar permisos y alertas y acceder a información procedente de software externo a SAP. CONTABILIDAD FINANCIERA Gestiona todas sus transacciones financieras, incluyendo el libro mayor general, configuración y mantenimiento de cuentas, asientos en el diario, ajustes en divisa extranjera y presupuestos. VENTAS Y DISTRIBUCIÓN Le ayuda a crear presupuestos, introducir pedidos de clientes, configurar entregas, actualizar balances de inventario y gestionar todas las facturas y cuentas por cobrar. COMPRAS

Gestiona y mantiene contratos y transacciones de proveedores, incluyendo la emisión de órdenes de compra, la actualización de los datos del stock, el cálculo del valor de los artículos importados, la gestión de devoluciones y créditos y el procesamiento de pagos. INTERLOCUTORES COMERCIALES Controla toda la información sobre sus clientes, distribuidores y proveedores, incluyendo perfiles, resumen de contactos, saldos de cuentas y análisis de las oportunidades de ventas. TRANSACCIONES BANCARIAS Se ocupa de todas sus actividades financieras, como recibos en efectivo, emisión de cheques, depósitos, anticipos, pagos con tarjeta de crédito y conciliaciones bancarias. GESTIÓN DEL ALMACÉN Se ocupa de sus niveles de estocaje, la gestión de artículos, los listados de precios, los acuerdos de precios especiales, las transferencias entre almacenes y las transacciones de stocks. ENSAMBLAJE Ofrece herramientas de gestión de productos que definen la lista de materiales a múltiples niveles y crean órdenes de trabajo al tiempo que le permiten verificar e informar sobre la disponibilidad de cualquier producto y material. CONTROLLING Le permite definir centros de beneficios y reglas de reparto de gastos generales, así como generar informes de pérdidas y ganancias para cada centro. ELABORACIÓN DE INFORMES Crea valiosos informes para casi cualquier aspecto de su empresa, incluyendo deudas de clientes y proveedores, ventas, cash flow, resúmenes de contactos con clientes, contabilidad, stocks en almacén, balances financieros, cálculo de precios, actividad de los clientes y mucho más. PAQUETES ADMINISTRATIVOS ESTADISTICOS Un paquete estadístico es un programa informático que está especialmente diseñado para resolver problemas en el área de la estadística. Existen muchos programas que no son especialmente estadísticos pero que pueden hacer algunos cálculos aplicables en estadística aplicada. Estos programas han impulsado y siguen

impulsando enormemente la labor de los investigadores que desean utilizar la estadística como apoyo en su trabajo. La potencia de cálculo de un ordenador puede ayudar a un investigador a realizar cientos o miles de contrastes de hipótesis en un tiempo muy reducido. Asimismo puede calcular decenas de modelos de regresión en un tiempo muy corto y después quedarse con el más apropiado de ellos. En los programas más complejos se necesita tener conocimientos de programación, así como para realizar los cálculos más laboriosos. Por ejemplo si se desea realizar una operación dada a una columna concreta, lo más frecuente es que se pueda hacer esto por ventanas, sin embargo, si deseamos hacer esto mismo para todas las columnas de nuestro documento, que pueden ser centenares, es posible que necesitemos programar un bucle en la sintaxis del programa. Otro inconveniente está en que en estadística a menudo nos pueden salir resultados contradictorios entre tests distintos. Un programa informático se dará cuenta de ello y nos avisará de algún modo, pero tendrá que ser el usuario el que decida a cuál de los test hacer caso, y esto en ocasiones es complejo, sobre todo si no se está familiarizado a fondo con la estadística o se tiene poca experiencia. Los programas estadísticos mas utilizados son:              

Epi Info 7 OpenEpi DynStats SPAD Stata Statgraphics Redatam Minitab Matlab S-PLUS LISREL WinQSB Excel PSPP PAQUETES ADMINISTRATIVOS OFIMATICOS

Los paquetes ofimáticos son programas que disponen todas las herramientas que se necesitan para llevar el control de una oficina. Éstos pueden contener Procesador de texto, Hoja de Cálculo, Base de

Datos, Presentaciones gráficas, e incluso herramientas de retoque fotográfico y diseño gráfico y programación Web. Paquetes ofimáticos: Open Office Es el paquete ofimático freeware más completo y más conocido GNU ya que su código fuente se basa del paquete ofimático de Sun, Star Office. Dispone de todo tipo de herramientas y es compatible, además con Windows con otros sistemas operativos, disponible en castellano y compatible con MS Office 2000. Altamente recomendable. EasyOffice Freeware Otro paquete ofimático compatible con MS Office y con filtros de creación PDF, está en inglés, aunque se pueden conseguir filtros en castellano. Dispone de los clásicos programas de procesador de textos, hoja de cálculo, y demás, que incluso te puedes descargar por separado para no bajarte todo el paquete (unos 33 MB.). Disponible para Windows. Los paquetes ofimáticos son programas que disponen todas las herramientas que se necesitan para llevar el control de una oficina. Éstos pueden contener Procesador de texto, Hoja de Cálculo, Base de Datos, Presentaciones gráficas, e incluso herramientas de retoque fotográfico y diseño gráfico y programación Web Siag Office Otro paquete ofimático Freeware que ofrece un procesador de textos, hoja de cálculo y navegador Web. Está basado para Unix y en MacOS X. Andrew User Interface System Se trata de otro paquete ofimático Freeware, dispone de todo tipo de programas ofimáticos, además de editores de lenguajes de programación. Además de estar disponible el programa en sí, se puede disponer el código fuente en C y C++.

Disponible en los formatos Unix, Linux y Sun. (Suite ofimática). Un paquete ofimático es un conjunto de herramientas y aplicaciones de software encargados de realizar o ayudar en tareas relacionadas a la oficina. (Ver ofimática).

Un paquete ofimático puede incluir: * Procesador de texto. * Hoja de cálculo * Herramientas de presentación multimedia. * Manejo de base de datos (Ver SGBD) * Utilidades varias: agendas, calculadoras, conversores de unidades, etc. * Programas de e-mail, correo de voz, mensajeros. * Herramientas de reconocimiento de voz. Algunos paquetes o suite de oficina * AppleWorks * Corel WordPerfect Office * Lotus SmartSuite * Microsoft Office: actual dominante del mercado * Sun StarOffice * OpenOffice.org: libre y gratuita * Gnome Office: libre y gratuita * StarOffice: libre y gratuita * Papyrus OFFICE Sólo para MacOs: * NeoOffice: libre y gratuito, parte de OpenOffice.org para Mac OS X * MarinerPack * iWork: de Apple * Apple Works: de Apple para uso doméstico * Microsoft Office, versión Mac. Sólo para Linux: * Siag Office * KOffice Existen multitud de paquetes informáticos aparte es éstos, tanto de software privado como de software libre, sin embargo, los más utilizados son estos. A pesar de que SAS y SPSS suelen ser considerados los más potentes, hay muchísimas empresas que utilizan programas mucho menos potentes como Excel. Esto se debe sobre todo a que su uso parece más sencillo, la mayoría de las personas están familiarizadas con él y la mayor parte de las empresas ya tienen instalado Excel en sus ordenadores, mientras que las licencias de SAS y SPSS cuestan varios miles de euros en el país. La finalidad principal de la ofimática en cualquiera de los sistemas que se utilicen, es facilitar la realización de tareas ya existentes para así lograr perfeccionar el trabajo y el desempeño de una empresa, es por eso que implementar paquetes de ofimática en una oficina nos ofrece

ventajas en áreas como la competencia con otras empresas, la posibilidad de idear en una manera mucho mas practica y creativa estrategias de marketing, gestión de clientes, controles de stock además de la organización de toda la parte que respecta al sector administrativo. Para resumir, los paquetes administrativos son herramientas de gran ayuda en cualquier empresa, tanto pública como privada, ya que nos facilitan funciones a desarrollar y captar de una manera más precisa, estos paquetes administrativos contienen datos acerca de todas las operaciones efectuadas en ella, y ayuda a los administradores a tomar decisiones. Estos paquetes como se dice en su definición están diseñados expresamente para las actividades de seguimiento, control, toma de decisiones y las tareas de la gerencia. Con los paquetes administrativos, podemos obtener de manera eficaz, reportes periódicos en vez de información instantánea sobre las operaciones, ya que es un programa que se adapta a cualquier empresa. Se puede decir que estos Paquetes Administrativos, conforman la tecnología de punta que facilita el trabajo de los administrativos. Dentro de estos procedimientos, son diversas las funciones de un administrador es decir, la planeación, organización, dirección y control, consideradas por separado, constituyen las funciones administrativas, cuando se toman como una totalidad para conseguir objetivos, conforman el proceso administrativo. Estas apoyadas con paquetes informáticos efectivos, buscan dar solución y agilizar los procesos administrativos. A continuación, se presenta una lista de los paquetes (Software Licencia - Software Libre), que proporcionan mejores resultados para la gerencia de datos. Paquetes Paquetes Paquetes de Estadísticos Administrativos Ofimática JMP Profit Open Office Minitab Galac Google Docs NCSS A2 Microsoft Office SPSS SAINT Lotus Web S-PLUS 2K8 Windows 7

Paquetes para la gestión pública SAP SIGESP Canaima 2.0 Gespymes SAID