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PRESENTACIÓN La Organización Documental es un proceso que busca mejorar la calidad dentro de las empresas. Por ende, se encuentra inmersa tanto la comunicación interna como la externa, siendo éstas una parte fundamental para llegar a generar información elemental en la competitividad de la institución.

Por consiguiente, la Organización Documental es el principal centro de eficiencia y mejora continua en los procesos y funciones de las organizaciones que habitualmente realizan trámites con documentos, ya que permite replantear acciones y estrategias en el uso de los sistemas de información, con el fin de obtener resultados óptimos en los problemas organizacionales.

Por lo tanto, durante esta semana de estudio se presentarán los conceptos fundamentales como: clases de archivo, características y clasificación de documentos, según los principios archivísticos establecidos por la ley, y así llevar acabo la Organización Documental para acceder a la información de manera oportuna y eficiente en las empresas.

Resultado de Aprendizaje: Clasificar los documentos de archivo aplicando los principios archivísticos y la legislación vigente. Menú

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TABLA DE CONTENIDO

1. DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN ............................................................................. 5 2. IMPORTANCIA DE LOS CONCEPTOS ARCHIVÍSTICOS EN LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL ............................................................................................................... 5 2.1. Archivo .................................................................................................................. 6 2.2. Patrimonio Documental ......................................................................................... 7 3. CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS ......................................... 8 3.1. Clasificación de Documentos en la Organización Documental ............................. 8 3.2. Clasificación de documentos de archivo ............................................................. 10 3.2.1. Documentos de archivo ................................................................................ 10 3.2.2. Ordenar los documentos de archivo en series y subseries ........................... 11 3.2.3. Foliación ........................................................................................................ 12 3.3. Ordenación Documental ...................................................................................... 13 3.4. Clasificación de Documentos de Apoyo .............................................................. 18 3.4.1. Documento de apoyo .................................................................................... 18 3.4.2. Ordenar los documentos de apoyo en asuntos o temas ............................... 19 4. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL ............................................................................. 20 5. PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS .............................................................................. 21 5.1. Principio de Orden Original ................................................................................. 21 5.2. Principio de Procedencia ..................................................................................... 22 GLOSARIO .................................................................................................................... 24 BIBLIOGRAFÍA.............................................................................................................. 26 WEB GRAFÍA ................................................................................................................ 27 IMÁGENES.................................................................................................................... 28 CRÉDITOS .................................................................................................................... 30

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TABLA DE FIGURAS

Figura 1. Clases de Archivo en la Organización Documental .......................................... 7 Figura 2. Clasificación de documentos en la Organización Documental ......................... 9

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1. DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN Se puede entender por organización como el proceso donde se desarrolla un conjunto de gestiones orientadas hacia la clasificación y descripción de documentos en una empresa o institución, sea pública o privada; siendo éste el eje fundamental de los métodos archivísticos. Por consiguiente, dicho proceso permite la integración de la gestión documental, la cual se encarga de ubicar de manera física los documentos según las relativas series y subseries, a partir del orden preliminarmente establecido.

Imagen 1. Aplicación de la Organización documental.

2. IMPORTANCIA DE LOS CONCEPTOS ARCHIVÍSTICOS EN LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Según lo establecido en la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos y el acuerdo No. 042 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación del 31 de Octubre de 2002, se definen los diferentes conceptos utilizados en el lenguaje archivístico, los cuales son esenciales para establecer las actividades y reglas prácticas en el proceso de organización de archivos en diferentes estancias de la administración pública interesada.

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Es por eso que es importante conocer y aplicar los siguientes conceptos archivísticos, de acuerdo a la normatividad vigente, ya que es la herramienta que orienta el desarrollo de los procedimientos para la organización documental.

2.1. Archivo

Es la acumulación y unión de documentos de cualquier fecha, forma y soporte material, los cuales son almacenados por una persona natural en una entidad pública o privada, con el objetivo de conservarlos para el uso de la información en un momento dado.

Imagen 2. Conservación de documentos en el Archivo.

En la Organización Documental existen diferentes tipos de archivo según la entidad a la que pertenecen, los cuales se explican a continuación.

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Figura 1. Clases de Archivo en la Organización Documental

2.2. Patrimonio Documental Es la acumulación y unión de documentos almacenados, que por su valor histórico o cultural, representa una gran importancia en la evolución y registro de la información. De esta manera, la sociedad cuenta con memorias de todo tipo de documentos históricos y culturales, permitiendo conservar la información a través del tiempo.

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Imagen 3. Patrimonio documental.

3. CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS La organización de los documentos, a partir del momento en que son fundados o recibidos, tiene como esencia la localización vertiginosa y segura de la información buscada, así como la conservación de los documentos.

Es por eso que en la Organización Documental se llevan a cabo dos procesos importantes como lo es la Clasificación, la cual consiste en agrupar los documentos bajo conceptos que reflejan las funciones generales y las actividades concretas de las organizaciones, dentro de una estructura jerárquica y lógica. Y el otro es el proceso de ordenación que es el que establece un orden a los documentos.

3.1. Clasificación de Documentos en la Organización Documental

La clasificación consiste en dar una distribución intelectual y jerárquica a los documentos, agrupándolos en grandes conjuntos. Sin embargo dicha agrupación no es física como tal sino puede ser solo intelectual, la cual es asociada a la gestión de las organizaciones. Menú

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Por ende, la importancia de la clasificación se basa en saber agrupar los documentos de un fondo, de tal forma que se encuentren documentos de lo más amplio a lo más específico, según los principios de procedencia y de orden original. Es entonces que en este proceso se fijan y se reconocen las series que se ajustan al fondo, a la sección y subsección, según la estructura y el nivel jerárquico en las funciones de la organización.

Figura 2. Clasificación de documentos en la Organización Documental

Las acciones que se realizan dentro de la clasificación documental son las siguientes:    

Reconocimiento de elementos administrativos y procesos (según el manual de funciones y procedimientos y el organigrama institucional). Implementación de Tablas de Retención. Conformación de asuntos, subasuntos, series o subseries de cada área. Reconocimiento de tipos documentales de las series. Menú

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   

Separación de los documentos de apoyo. Foliación. Actualización de los inventarios documentales con cada transferencia. Determinar el sistema de ordenamiento.

3.2. Clasificación de Documentos de Archivo La clasificación de documentos de archivo consiste en la identificación de los archivos por series documentales; en donde se refleja la empresa productora de los documentos y a la dependencia o división de donde son originarios, en cumplimiento de un procedimiento administrativo. Por lo que se pueden clasificar mediante los siguientes procedimientos:

Imagen 4. La clasificación de documentos.

3.2.1. Documentos de archivo En principio, los documentos de archivo son registros de información originada o recogida por una persona o entidad en función de sus actividades o razón de ser de la Menú

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empresa, los cuales son de valor administrativo (ej: procesos y actividades administrativas), legal (ej: testimonios ante la ley), jurídico (ej: derechos u obligaciones legales o jurídicas), histórico (ej. Documento de fuente primaria para la historia), contables (ej: documentos de operaciones financieras y contables), que deben ser objeto de protección y conservación de documentos.

Imagen 5. Los documentos son organizados por una persona natural en función de la empresa.

3.2.2. Ordenar los documentos de archivo en series y subseries En este proceso se realiza el reconocimiento y organización de carpetas de todos los tipos documentales concernientes a cada una de las series y subseries encaminadas en la Tabla de Retención Documental del área o unidad, basándose en la fecha del diligenciamiento o de trámite y conservando la distribución que adquirió durante el servicio eficiente.

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El orden en la carpeta según el primer documento que debe aparecer al momento de abrirla, será el de la fecha más antigua y el último, será el documento de la fecha más reciente.

Imagen 6. Los documentos deben tener la fecha para ordenarlos por series y subseries.

3.2.3. Foliación Es el proceso de marcar o enumerar cada uno de los documentos de las series y subseries documentales, advirtiendo para ello la numeración de los folios en la parte superior derecha. La Ordenación de documentos en sus expedientes o folios, sirven de antecedente y fundamento en la gestión administrativa.

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Imagen 7. Ordenación en folios.

3.3. Ordenación Documental

La ordenación establece un bosquejo sobre la secuencia de los documentos, después de la debida clasificación, según el proceso en el tiempo. Este procedimiento finaliza con el espacio físico de los documentos, mediante unidades de instalación como son las cajas, paquetes, legajo o carpetas, a partir de las series establecidas.

De cada serie surge un tipo de ordenación detallada, teniendo en cuenta los siguientes principios:

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Por ende, el proceso de ordenación se aplica:  A los documentos y expedientes dentro de cada serie documental.  A los documentos dentro de cada expediente.

Las acciones que se realizan en la ordenación documental son las siguientes:     

Revisar las relaciones entre las unidades documentales (series, subseries y tipos documentales). Conformar y abrir expedientes Reconocer los expedientes Aplicar el sistema de ordenamiento acordado, ubicando los expedientes en el orden respectivo. Foliación

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Imagen 8. Disposición de los documentos organizados.

El proceso de ordenación se puede realizar de tres maneras: alfabética, cronológica y numérica, las cuales se explicarán a continuación. Ordenación Alfabética: Se utiliza para los expedientes o documentos relativos a personas y a entidades públicas y privadas. Es decir, series como expedientes personales, correspondencia, temático, entre otras. Su desempeño puede ser secuencial o jerárquico.

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Imagen 9. Ordenación Alfabética de los documentos.

Ordenación Cronológica: Su principal función se fundamenta en la fecha de los documentos; empezando con el año, luego mes y día. Este procedimiento se aplica para documentos financieros o en los que se debe vigilar plazos como por ejemplo, registros de entrada, presupuestos, actas, diarios, memorias, entre otros.

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Imagen 10. Ordenación Cronológica.

Ordenación Numérica: Se trata de adjuntar a cada expediente o documento un número de manera consecutiva, el cual busca servir de elemento localizador. Para el desarrollo de este sistema se debe elaborar una base de datos complementaria de las personas, asuntos, entidades públicas y privadas o lugares, de tal manera que se tenga acceso a su localización al momento de la búsqueda de los documentos.

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Imagen 11. Ordenación numérica.

3.4. Clasificación de Documentos de Apoyo

La clasificación de documentos de archivo consiste en la identificación de los documentos que se deben conservar o generar en las instituciones para el apoyo a las gestiones administrativas y por su grado de importancia en la información que contienen. Se clasifican en:

3.4.1. Documentos de apoyo Algunos ejemplos de este tipo de documentos son los decretos, manuales, resoluciones, instructivos, leyes, entre otros; que por la información que reside, incide en el desempeño de funciones específicas de las tareas administrativas.

Éstos pueden ser creados por la misma entidad o de otra, pero no forman parte de las series documentales de las instituciones ni se trasladan al Archivo Central, por ser de carácter externo.

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Imagen 12. Documento de apoyo para una función administrativa.

3.4.2. Ordenar los documentos de apoyo en asuntos o temas

Aunque los documentos son organizados por áreas, podrían surgir algunos documentos que no se logran colocar dentro de las series y subseries. Estos son los que forman los documentos de apoyo de forma general, teniendo como finalidad de servir de soporte a la gestión. Los documentos de apoyo se organizan en orden alfabético y luego de efectuar su función, el encargado del área los elimina, apoyado por personal delegado, dejando constancia soportada.

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Imagen 13. Los documentos de apoyo sirven de soporte en un momento dado.

4. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL Es el proceso de investigación y estudio de los documentos de archivo para realizar su identificación, delimitación y recuperación, para algún trámite posterior.

Dicho proceso se hace con la ayuda de la normatividad que rige la Descripción Documental que es ISAD-G (Norma Internacional general de Descripción Archivística), la cual constituye la elaboración a nivel general de descripciones archivísticas; que debe aplicarse en conjunto con la norma nacional. Para Colombia se homologa por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC), mediante la NTC 4095. Las acciones que se realizan para la descripción documental son las siguientes:   

Análisis de información y extracción de contenido. Diseño de instrumentos de recuperación como guías, inventarios, catálogos e índices. Actualización permanente de instrumentos.

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Imagen 14. Analizar y describir la información permite gestionar la Organización Documental de forma eficiente.

5. PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS Según lo establecido por la Ley General de Archivo, en la conformación de carácter fundamental de los archivos públicos y privados, el Estado está encargado de la creación, preservación, organización y control de los documentos y registros, según los principios de procedencia, orden original y normatividad archivística. Por lo tanto, una clasificación perfectamente fundamentada, debe apoyarse en la implementación del principio de orden original y de procedencia para reconocer las categorías y grupos que evidencia la estructura jerárquica del fondo; así como el reconocimiento de las funciones delegadas a las oficinas y los asuntos que éstas tramitan.

5.1. Principio de Orden Original

Es la ordenación interna de un fondo documental, que conserva la organización que ha desarrollado durante la prestación del servicio activo, es decir, los documentos deben conservarse en un orden secuencial y cronológico.

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Imagen 15. Se debe conservar el orden cronológico para una búsqueda más eficiente de los documentos.

5.2. Principio de Procedencia

Es la preservación de los documentos dentro del fondo documental al que consecuentemente pertenecen, es decir, se debe respetar y conservar el documento, según la actividad que lo generó y la dependencia responsable de su producción.

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Imagen 16. La importancia del Principio de procedencia de documentos hace que la estructura funcional de una empresa sea eficiente.

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GLOSARIO

Archivo Central: Recoge, organiza, custodia y conserva la documentación administrativa originaria de los archivos de gestión o de oficina; una vez sucedido el periodo de permanencia en los mismos. También se conoce como Archivo General.

Cuadro de Clasificación: Es el esquema que refleja la estructura intelectual de los documentos que forman un archivo o un fondo documental. Documentos de Archivo: Son registros de información originada o recogida por una persona o entidad en función de sus actividades o razón de ser de la empresa.

Expedientes: Unidad documental constituida por un conjunto de documentos generados y/o recogidos en una oficina por una persona física o moral, con el fin de comenzar, desarrollar y finalizar una gestión.

Gestión Documental: Es el conglomerado de normas y técnicas que permiten a la empresa gestionar su flujo de documentos a lo largo del ciclo de vida del mismo.

Inventario Documental: Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.

Serie: Se encuentra constituida por documentos derivados de la reiteración de los procesos y prácticas administrativas o técnicos en las oficinas.

Subserie: Es el grupo de unidades documentales que conforman parte de una serie y se jerarquizan y reconocen en forma separada del grupo de la serie por los tipos documentales que cambian de acuerdo con el trámite de cada asunto

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Tablas de Retención Documental: Relación de series con sus apropiados tipos documentales, permitiendo determinar el periodo de duración en cada fase del ciclo vital de los documentos.

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BIBLIOGRAFÍA

Congreso Nacional de la República de Colombia. (2000). Ley General de Archivos.

Bonal Zazo, J. L. (2011). Clasificación y Ordenación. Universidad de Extremadura. Facultad de Biblioteconomía y Documentación.

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WEB GRAFÍA Universidad Surcolombiana. (s.a.) Guía para la Organización de los Archivos de Gestión. Tomado de http://www.usco.edu.co/archivosUsuarios/12/archivo_central/3.%20GUIA%20PARA%20 LA%20ORGANIZACION%20DE%20LOS%20ARCHIVOS%20DE%20GESTION.pdf

Archivo General de la Nación (2013, 15 de marzo) Acuerdo 005 de 2013. Tomado de http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=8261#.

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IMÁGENES Imagen 1. (s.n.) Aplicación de la Organización Documental. http://www.cycnetwork.com/images/cabeceradocumental.jpg

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de

Imagen 2. SENA. 2014. Conservación de los documentos en el Archivo. Imagen 3. (s.n.) Patrimonio Documental. http://periodico.morelos.gob.mx/images/fotos/Fondos_archivo.jpg

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de

Imagen 4. (s.n.) La clasificación documental. Tomada de http://www.safetydoc.es/blog/wp-content/uploads/2011/08/digitalizacion-de-archivos.jpg Imagen 5. SENA. 2014. Documentos de Archivo. Imagen 6. (s.n.) Ordenar los documentos en series y subseries. http://www.archivonorma.com/files/distinguir-series-documentales.jpg

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Imagen 7. SENA. 2014. Ordenación en folios. Imagen 8. (s.n.) Disposición de los documentos organizados. http://4.bp.blogspot.com/_b9MIx5ZGEAM/SDrrJBtqOI/AAAAAAAAAKk/eTwoXNMwKQk/s320/Clasificar.gif

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de

Imagen 9. SENA. 2014. Ordenación alfabética de los documentos. Imagen 10. SENA. 2014. Ordenación cronológica. Imagen 11. (s.n.) Ordenación numérica. https://www.liderpapel.com/resources/img/products/32576g.jpg

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de

Imagen 12. SENA. 2014. Documentos de apoyo. Imagen 13. (s.n.) Ordenación de documentos de apoyo. Tomada de: http://www.archivonorma.com/files/A_fin_de_ano_organiza_tus_archivos_segun_su_vig encia.jpg Imagen 14. SENA. 2014. Descripción documental.

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Imagen 15. (s.n.) Principio de Orden original. http://casus.usal.es/blog/sociocom/files/2013/03/Archivo.png

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de:

Imagen 16. (s.n.) Principio de procedencia de los documentos. Tomada de http://mundoarchivistico.files.wordpress.com/2012/09/foto_home158_b.jpg

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CRÉDITOS Líderes del Proyecto Carlos Fernando Cometa Hortúa Juan Pablo Vale Echeverry Líder de Línea Julián Andrés Mora Gómez

Expertos Temáticos Sandra Milena Montoya López Eliana Del Pilar Ospina Castañeda Asesora Pedagógica Yiced Pulido Cabezas

Editora Luisa Fernanda Boada Téllez

Equipo de Diseño Lina Marcela García López Dalys Ortegón Caicedo Nazly María Victoria Díaz Vera Yisell Noraya Buitrago Rodríguez Liam Pamela Hermida García

Equipo de Programación Luis Fernando Amórtegui García Charles Richar Torres Moreno Carlos Andrés Orjuela Lasso Sergio Alejandro Camacho Hernández

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