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ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL UNIDAD 1. CONCEPTUALIZACIÓN Y NORMATIVA ARCHIVÍSTICA PARA LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

ACTIVIDAD: ENSAYO “IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

ING. PAOLA NATHALI AREVALO ORTIZ

NÚMERO DE CÉDULA DE EXTRANGERÍA 0604798264 2018

Unidad N°1. Conceptualización y Normativa Archivística para la Organización Documental Actividad: Ensayo “Importancia de los Archivos” IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

El archivo es un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión. Este nos permite tomar decisiones, debido a que la información contenida sirve de testimonio para los trámites que pueda requerir la empresa. en los últimos años, su nivel de importancia ha aumentado considerablemente; si se habla de que iniciando el año 2003 al 2006 quizás; se puede deducir que la mayoría de Empresas, organizaciones e instituciones colombianas; el personal que utilizaban para administrar y organizar la documentación y el archivo, era cualquier empleado muchas veces lo imponían como un

“castigo” por decir así, por su mala

conducta o simplemente porque su jefe lo ha dicho, lógicamente el método que usaban estos empleados no era para nada el mejor puesto que no se regían por alguna norma o procedimiento y lo hacían como ellos creían aparentemente ser el mejor método haciendo que todo esto trajera grandes consecuencias como un mal servicio al cliente en cuanto la búsqueda de archivos, o por buscar algún documento y esto podría causar conflictos internos.

En toda organización ya sea pública o privada para la Organización de su archivo deben legalmente tener personal especializado en el manejo del mismo y este personal debe regirse por algunas leyes y decretos que existen en Colombia y que hablan sobre la Organización del archivo. Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es más importante en una empresa o Institución, el individuo debe archivar por el método apropiado para conseguir el archivo. Toda empresa tiende a transformarse en una colección de papeles, anotaciones, fichas, cuestionarios etc. De acuerdo al material de apoyo que me brinda el SENA nos dice “que la importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que tiene para: la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico”, pero, realmente son estos aspectos los que puedan clasificar la importancia del archivo, es decir, falta alguno o sobra alguno mirando el análisis de cada uno de ellos, primero como un punto importante deduzco que el archivo es importante porque nos brinda el servicio para proceder contra algún acto. Los archivos son estratégicos como no para generar ingresos, eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes, son herramientas para poder asegurar una organización que en dado caso de complicaciones legales en un futuro pueda tener problemas. Ahora veamos el archivo desde un punto de vista legal, En la actualidad hay oportunidades reales para recurrir a servicios y procesamiento de documentos y archivos por terceros que sean estratégicos para generar ingresos, eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes y garantizar la seguridad de que sus archivos estén en buenas condiciones y en un lugar seguro ya que viéndolos desde el punto de vista legal estos documentos son nuestras herramientas para poder asegurar nuestra empresa en dado caso de complicaciones legales en un futuro. Esta transformación de un mayor valor empresarial comienza con un socio de eficacia probada que comprenda los desafíos de su compañía.