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• John Jairo Vega Forero

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

INDICADORES DE LOGROS 1. 2. 3. 4.

Identifica los aspectos que deben tenerse en cuenta para la organización de eventos. Demuestra destrezas para la organización de eventos y viajes. Realiza siempre el trabajo con calidad y eficiencia. Aplica las normas para la organización de eventos y viajes.

INTRODUCCION

Frecuentemente los directivos de las empresas realizan viajes de negocios y programan eventos especiales en la empresa, los cuales requieren una cuidadosa planeación para lograr excelentes resultado. El trabajo del asistente administrativo para estas ocasiones se multiplica; deben desarrollarse las labores cotidianas y las relacionadas con la programación, realización y finalización del evento o el viaje. ORIGEN EVOLUCIÒN DE LOS EVENTOS EN EL MUNDO

No sabemos con certeza en qué momento exacto de la historia se originaron los eventos en el mundo, solo podemos partir de la Grecia clásica donde se daba gran importancia al ocio, y el tiempo libre donde lo dedicaban a la cultura, diversiones, religión y deporte. Los desplazamientos más destacados eran los que realizaban con motivo de asistir a los Juegos Olímpicos de la Edad Antigua en la ciudad de Olimpia, a las que acudían miles de personas y donde se mezclaban religión y deporte. También existían peregrinaciones religiosas, como las que se dirigían a los oráculos de Delfos y de Dódana. Pero no todo inicio ahí también a finales del siglo XVI surge la costumbre de mandar a los jóvenes aristócratas ingleses a hacer el Grand Tour al finalizar sus estudios con el fin de complementar su formación y adquirir ciertas experiencias. En el año de 1681 en la ciudad de Roma se llevo a cabo el primer Congreso Internacional de Medicina, este hecho se dice que dio el origen de convenciones y congresos, por ser el primer evento bien organizado y estructurado. Sin embargo lo que verdaderamente impulso los eventos fue la Revolución Industrial, pues con la invención de la maquina a vapor se iniciaron muchos desplazamientos para aprovechar el tiempo libre. Cada vez ha evolucionado más la organización de eventos a nivel mundial pues hoy en día existen muchas asociaciones y organizaciones que están avanzando en el mercado, ahora encontramos eventos científicos, tecnológicos, deportivos, culturales, donde se activa la creatividad y la innovación. EVENTOS En general para organizar cualquier evento o reunión es necesario seguir unos pasos básicos, para que su realización tenga éxito y se desarrolle sin contratiempos. EVENTO SOCIAL Cuando planeamos un evento social, estamos creando un objetivo general que conlleve a una síntesis y a unas conclusiones. Es importante resaltar que un evento es único e irrepetible, aunque tenga un orden de ideas para su desarrollo como lo es el protocolo, donde se organiza el programa y el tratamiento que se

tendrá para el acontecimiento. Al momento de elegir el tipo de evento social que ideamos realizar, se debe tener en cuenta el presupuesto, para así poder proyectar los contenidos y precios que se tendrán para el proceso de este. Cuando ya tengamos establecido el tipo de evento, por ejemplo una fiesta de 15 años, es primordial saber cómo se hará el homenaje a la quinceañera, su vestido y quienes van a ser los invitados, a los cuales es fundamental enviarles la invitación, donde se indique el lugar, la fecha, el traje que se debe llevar y si hay lluvia de sobres. También es importante saber cuál es el menú que se va a ofrecer, cuantas personas son entre adultos y niños, cuantos meseros se necesitaran, es elemental el aforo para saber qué espacio utilizaremos y cuál será el montaje de las mesas, además de la ubicación de toda la logística, las flores, la decoración, etc. Es una parte vital durante el desarrollo del evento social el brindis donde se unen las familias, para que haya una comunicación abierta y una integración. Aunque para muchas personas esto no es importante, pero lo que realmente divierte y satisface a todos los asistentes es la hora de la rumba, donde la orquesta y la animación hacen del evento social la parte más importante. En conclusión el principal objetivo del evento social es la integración de las personas, durante su desarrollo se conectan varios factores que hacen que todo llegue a feliz término logrando que el homenajeado y los demás asistentes queden con un buen recuerdo y una gran satisfacción de este suceso. EVENTOS EMPRESARIALES A través de los tiempos el desarrollo de los eventos empresariales ha evolucionado creando espacios de integración, trabajo en equipo y transformaciones dentro de una organización. Existen diferentes tipos de eventos empresariales como: Los desayunos de trabajo que tienen un objetivo específico para mejorar o cambiar situaciones y/o productos dentro de la empresa. Las jornadas de capacitación o seminarios para desarrollar un estudio profundo sobre una determinada materia. Las convenciones que generalmente son de vocación privada y para su realización necesitan al menos 50 participantes y una duración mínima de dos días, estas convenciones tienen una visión de un lanzamiento de marca, producto o imagen corporativa, la motivación del personal y avances que se tengan en algún proyecto. Los workshops que son Talleres de trabajo para profesionales de un mismo rubro, actividad o profesión, en un ámbito dialogado y de intercambio informativo entre colegas. Existen otras actividades de mayor integración entre el personal de una organización como lo son las jornadas recreativas. Las compañías para despedir cada año realizan una integración entre los trabajadores para su diversión denominadas las fiestas de finalización de año. Las organizaciones buscan la oportunidad de hacer un lanzamiento de producto marca o servicio, para hacer un reposicionamiento de los anteriormente mencionados. Las empresas para su gestión tienen formas de trabajo que son privilegiadas como lo son las reuniones que se pueden realizar dentro o fuera de la ciudad sede de la empresa. Legalmente cada año dentro de la empresa se realizan las juntas de accionistas dependiendo el tipo de organización, en ellas también se pueden planear los actos de inauguraciones para darse a conocer al público. Hay actos donde la parte privada y pública realizan una firma de convenios, a veces hay asistencia de público como la prensa.

Otros eventos empresariales incluyen mayor participación del público como las ferias empresariales cuya finalidad es hacer negocios mezclando multisectorial y monosector promocionando las tendencias del mercado, dentro de los componentes de una feria están la rueda de negocios donde se Fomenta el intercambio comercial entre empresarios, propiciando encuentros entre clientes potenciales y proveedores, con el objeto de establecer contactos y concretar negocios en el corto, mediano o largo plazo la exhibición que permite a los empresarios a través de un ¨stand¨ mostrar, vender y/o promocionar sus productos o servicios a los visitantes, y las conferencias que son charlas compartidas por conferencistas conocedores del rubro de productos y servicios para compartir hallazgos, innovaciones, consejos prácticos y tendencias del mercado a corto y largo plazo. Establecer contactos comerciales, Comprobar el grado de satisfacción de los clientes reales o potenciales respecto a nuestros productos y los de la competencia, Obtener feedback inmediato en la introducción de nuevos productos y/o mejoras en los ya existentes. Oportunidad inmejorable para identificar posibles proveedores, subcontratistas, representantes, importadores y distribuidores, generar oportunidades de exportación. En Colombia existen varios tipos de eventos empresariales como lo son: Expopartes Bogotá donde se reúnen los fabricantes y distribuidores de todo lo relacionado con automóviles, Colombia moda 2011 que es un espacio comercial incluyente que vincula a todos los jugadores del Sistema de la Moda en Colombia y América Latina, para nosotros los futuros administradores turísticos y hoteleros y la industria están la vitrina turística de anato donde las agencias de viaje colombianas tienen la posibilidad de acceder a una amplia selección de productos y servicios turísticos internacionales, XV congreso nacional de agencias de viajes, ANATO convoca a los agentes de viajes de Colombia y en general a los empresarios de otros subsectores del turismo para conocer y analizar las políticas contenidas en el documento “Plan Estratégico de Turismo” elaborado por el Vice ministerio de Turismo y que contiene el plan de acción del gobierno, y el evento Santander fashion week donde se apoya el desarrollo de las cadenas textil, diseño confección y joyería, bisutería, accesorios. En conclusión los eventos empresariales se presentan como oportunidades ideales para consolidar vínculos, fortalecer equipos de trabajo, recompensar logros, presentar importantes cambios dentro de la empresa. Ya sea una pequeña, mediana o gran empresa, los eventos corporativos son buenas ocasiones que ofrecen interesantes resultados. PROGRAMACION DEL EVENTO Es necesario tomar en cuenta todos los aspectos que corresponden a la organización y que deben realizarse en equipo, mediante la asignación de funciones y tareas para coordinar, ejecutar y evaluar. -

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Nombrar comités para asignar tareas específicas. Elaborar la lista de asistentes, de acuerdo con los objetivos de la reunión. Definir la fecha exacta de realización, para analizar todos los aspectos que puedan en un momento dado contribuir al éxito de la reunión. Determinar el sitio de acuerdo con el número de participantes y objetivos del evento. Coordinar actividades sociales extra-evento: coctel, copa de champaña, recorrido por la ciudad y actos culturales entre otros. Si algunos participantes llegan de otras ciudades, deben tenerse en cuenta: alojamientos, desplazamientos, reservaciones aéreas. Elaborar y distribuir invitaciones: puede hacerse por carta, tarjeta, memorando, correo electrónico o telefónicamente, con tres días de anticipación como mínimo, preferiblemente con ocho días. Hay casos en que las invitaciones se envían un mes o dos meses antes del evento. Disponer de los recursos necesarios: papelógrafo, papel, televisor, computadores, video beam, marcadores, etc. Organizar oportunamente el sitio, teniendo en cuenta: . Número de sillas . Dotación en cada puesto de libreta, lápiz o bolígrafo, carpeta, portátil. . Determinar la duración de cada sesión: de 90 a 120 minutos

DESARROLLO Antes de iniciar la reunión, deben observarse los siguientes aspectos: -

Si se va adornar el recinto con flores, estas deben ser naturales y colocarse en mesas auxiliares, ubicadas de tal manera que no obstaculicen el recorrido del público. La temperatura ambiente debe ser agradable y adecuada al sitio de la reunión. La Iluminación debe ser óptima. La distribución y ubicación de cada puesto debe ser cuidadosamente planeada. Los baños deben estar impecables. El lugar y el personal para la distribución de refrigerios deben estar previamente definidos. Durante la reunión no deben pasarse llamadas, si es urgente, se toma por escrito y se pasa el mensaje. Si se actúa como secretaria o secretario de la reunión, se lee el orden del día y el acta anterior, y se toma nota para elaborar la nueva acta. Para esto son de gran utilidad las grabadoras.

FINALIZACION Retirados los asistentes, se recogen carpetas, equipos y lo que se haya utilizado. Si se tomó nota para el acta, el secretario o secretaria debe: -

Estudiar detenidamente las actas anteriores que puedan afectar la presente. Aclarar inquietudes con quien haya presidido la reunión. Elaborar una lista por separado de acciones que deben seguirse. Comunicar a los interesados sobre decisiones derivadas de la reunión. Enviar el borrador a las personas encargadas de su revisión, el cual debe digitarse a doble interlinea, con el fin de dejar espacio para hacer correcciones, si es necesario. Agradecer a las personas que colaboraron con la realización del evento.

REUNIONES EMPRESARIALES Las empresas constantemente organizan reuniones con diferentes propósitos; sociales, laborales y académicos o la combinación de dos o más de ellos. En todos los casos, será importante que se establezca con absoluta precisión el objetivo fundamental de la actividad y la manera preferida para su desarrollo. Solo entonces, se podrá iniciar los preparativos y la organización de cada modalidad de reunión.

SOCIALES Y DE TRABAJO Desayuno de trabajo Dura aproximadamente una hora. Es rápido, económico y puede realizarse en la empresa, en un sitio cercano o en la residencia de alguno de los oferentes. Normalmente se sirve jugo, café con leche, pan, mantequilla, mermelada, quesos, huevos; en ocasiones especiales puede ofrecerse un plato típico de la región o del país. Almuerzo de trabajo Tiene una duración de aproximadamente dos horas. Debe ser ligero para continuar el trabajo. Puede presentarse en forma de bufé u ofrecer dos o tres alternativas; dada la limitación de tiempo no se recomienda ofrecer carta de menús. El anfitrión debe llegar antes para recibir a los invitados; en caso especial se nombra a un coordinador para que se encargue de ello.

Si se acostumbra ofrecer almuerzos en la oficina es necesario tener vajillas y todo lo necesario para presentar los diferentes platos. Los invitados a un almuerzo pueden hacerse por teléfono con la suficiente anticipación; el día anterior debe llamarse para recordar y confirmar la asistencia. Coctel y recepción Se pueden realizar en los seminarios, convenciones o foros, con el fin de permitir la integración de los asistentes. No se colocan sillas ni mesas, para que los asistentes circulen libremente por el recinto y puedan intercambiar ideas, opiniones y apreciaciones. No es necesario esperar la llegada de todos los invitados para iniciar el evento. Generalmente se ofrece champaña, vino, coctel, licor fuerte y pasabocas. Su duración es de dos horas aproximadamente. Cena Es más formal y se puede invitar a los cónyuges. Tienen una duración de tres o más horas, iniciando a las 20:00 horas. Puede amenizarse con organista, orquesta o trío. De acuerdo con la ocasión y los invitados u oferentes, puede ser una cena de etiqueta, formal o informal, y según su carácter varia el menú. Después de la cena se ofrece licor fuerte, coñac, whisky o aguardiente. Junta Es una reunión de personas autorizadas y directamente relacionadas con los objetivos de una organización. Determina pautas que deben seguirse en las diferentes áreas: administración, personal, compras, ventas, relaciones industriales, etc. EVENTOS ACADEMICOS Un evento académico se puede decir que es un espacio creado por las empresas, profesionales, etc. Complementando la formación adquirida en la universidad, instituto y/o colegio. Es una oportunidad que tienen los interesados de realizar un trabajo de calidad tanto en su contenido, como en su forma; de tal manera que su contenido se positivo para cada uno de los participantes y se puedan cumplir sus objetivos propuestos por dicho evento.

Los eventos académicos se realizan para que profesionales de ciertas áreas, lugar o afición lo aprovechen y enriquezcan su formación integral.