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• Nancy Malave Acuña

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VENEMEDIOS VENEZOLANA DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN HACEMOS LO MEJOR POR USTED

SEMINARIO – TALLER

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

PONENTE: JOSE RAFAEL NUÑEZ

CONSULTOR EMPRESARIAL ASESOR GERENCIAL EN DESARROLLO ORGANIZACIONAL EMAIL: [email protected] TELÉFONO: 0414 198 11 34

DEFINICIONES

•

Evento: Suceso imprevisto o de realidad incierta, acontecimiento,

eventualidad, hecho, ocurrencias, sucedido, sucedido, suceso. •

Espectáculo: Cualquier acción que se ejecuta en público para divertir o recrear.

•

Simposio: Conferencia o reunión en que se examina y se discute

determinado tema. •

Conferencia: Disertación en público sobre algún punto. A) Doctrinal: (es decir pensamiento)

B) Platica entre 2 o más personas para tratar algún punto. •

Seminario: Adiestramiento en la investigación o en la práctica de alguna disciplina.

•

Curso: Tiempo señalado para asistir y oír ciertas lecciones en lo académico. Todo curso es de 20 horas en adelante.

CLASES DE EVENTOS

 Políticos:

 Campaña Electoral (Captación de Votos, Promoción Publicitaria).  Mitin (Discurso).

 Entrevista en Radio y Televisión.  Entrega de créditos, Títulos de Tierra, etc.

 Balance y Cuentas (Sólo en Instituciones Públicas).  Otros.  Solemnes o Protocolarios:  Natalicios de Próceres.

 Reunión de Presidentes, Ministros, etc.  Desfiles Militares.

 Graduaciones Académicas.

 Reconocimientos a Personalidades.  Ascensos Militares.  Otros.

 Eclesiásticos:  Actos Litúrgicos.

 Actos Eucarísticos.  Actos Ceremoniales.  Bautismo.

 Preparación Teológica (Discipulado, Bachiller, T.S.U., Licenciatura, Nombramientos y otros).  Deportivo:

 Encuentros Deportivos (En los eventos Deportivos conseguimos a narradores y comentaristas en todas las disciplinas).

 Entrega de Premios (Premiación).

 Promoción de Olimpiadas (Locales – nacionales – internacionales y mundiales).

 Farándula:  Miss Venezuela.  Desfiles de Modas.  Presentación de Artistas.  Premiación.  Dar a Conocer una Película o Novela.

 Literario:  Lanzamiento de una Obra Literaria.  Reconocimiento por escribir libros de cualquier género.

 Familiares:  Bodas de Oro.  Bodas de Plata.  Cumpleaños.  Velorios.  Otros.

ETAPAS DE UN EVENTO

 Planeación: El motivo del evento (si es social, cultural, político, etc.)

Fijas fecha, lugar, número de personas, listados de participantes, Costos (con que presupuesto se cuenta).

 Preparación: Asignación de tareas o delegar funciones (hablar de forma

globalizada con los departamentos a crear o utilizar).

 Ejecución: Llevar a la práctica lo preparado o lo que se haya planeado.

 Evaluación: Hacer un análisis del evento, de sus pro y sus contra para

ser más eficientes en una próxima oportunidad (mirar si se llevó a cabo todo lo planeado).

ASPECTOS IMPORTANTES EN LA PREPARACIÓN DE UN EVENTO

Definir departamentos a crear para el evento para el evento a realizar. 1. Administrativo Se designa un director y este a su vez designa coordinadores. 1. Administrativo:

2.

 Finanzas

A) Planifica, organiza y dirige la ejecución del evento.

 Bancos

B) Elaborar un cronograma de actividades.

 Acreedores

C) Hacer cumplir lo pautado con los miembros del equipo.

 Agencia de Viajes

D) Manejo de los demás Departamentos.

Operativo:

 Hotel  Entes Gubernamentales

 Hay que Definir el Tipo de Evento. Ejemplo: Si es una Boda.. Hay que organizar: Tarjetas,

sillete-ría,

salón,

músicos,

números

de

invitados, comida, escoger el menú, otros.  Si es Protocolario. Hablar sobre:

Orden del día, invitados, V.I.P., orador de orden, moderador, si hay algún reconocimiento especial,

otros. 2. Publicidad y Mercadeo. Llevar la comercialización del evento. 

Entradas.

Agencia de



Stand (vitrina comercial).

viajesHotelRestaurantesUniformes



Intercambio Comercial



Publicidad en Radio, prensa,

Afiches, pendones, volantes,

trípticos, y papelería en general.

TV, entrevistas y ruedas de prensa,

carros,

bucetas,

por puesto. 

Difundir la información en las comunidades.



Llevar la promoción del evento y en especial al artista o participante estelar.



Ubica los centros o puntos de ventas donde estarán las boleterías.



Vender el evento y buscar patrocinadores.



Trabajar de forma globalizada con los demás departamentos.

3. Transporte Es el departamento encargado de transportar a los invitados al evento (Artistas, moderador o moderadores).

Es importante la contratación de una buceta o autobús para llevar a cabo el

personal del evento, tales como: Seguridad, protocolo, auxiliares, músicos y otros. 4. Relaciones Públicas y Protocolo.  Este departamento tiene la responsabilidad de manejar la imagen de la institución o el evento.

 Debe conocer todos los detalles del evento y hablar el mismo idioma de los demás departamentos.

 Debe estar pendiente de cualquier aspecto negativo que pudiese ser

anunciado o publicado en TV, Radio y Periódico, para reparar o subsanar el daño.

 Atender al personal que busca o pide información antes y después del evento (escuchar y dar respuestas a las quejas y reclamos). 5. Seguridad. Este

departamento

competentes.

debe

 Bomberos Municipales  Defensa Civil  Cruz Roja  Banda Ciudadana

trabajar

conjuntamente

con

las

autoridades

 Policía Municipal  Alcaldía (Dpto. Eventos y Espectáculos)  Guardia Nacional Es importante hacerles la invitación para evitar o prevenir cualquier imprevisto.

EJEMPLO DE ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

Nombre del evento

_____________________________________

Presentación del artista

_____________________________________

Nombre del artista

_____________________________________

Lugar del evento

_____________________________________

Capacidad de personas

_____________________________________

Nro de stand (vitrinas)

_____________________________________

Costo del evento

_____________________________________

Costo del artista

_____________________________________

Costo del lugar o auditorio

_____________________________________

Costo del hospedaje

_____________________________________

Costo paraje aéreo

_____________________________________

Costo traslado aeropuerto – hotel

_____________________________________

Hotel – evento – evento – hotel

_____________________________________

Hotel – Aeropuerto

_____________________________________

Costo alimentación

_____________________________________

Costo personal para el evento

____________________________________

Costo transporte personal

____________________________________

Costo alimentación personal

____________________________________

Costo administrativo (papelería y otros)

____________________________________

TOTAL COSTO DEL EVENTO ____________________________________

REDUCCIÓN DE GASTOS A TRAVES DEL INTERCAMBIO COMERCIAL

Tiquetes aéreos

____________________________________

Hotel (Alojamiento)

____________________________________

Alimentación

____________________________________

Papelería

____________________________________

Publicidad en radio, televisión y prensa

____________________________________

INGRESOS

Boletería Nro de Boletas ___________

Por valor de _________ c/u Total ____________

Venta de publicidad

________________________________________

Venta de stand (vitrina)

________________________________________

Venta de camisetas y gorras

________________________________________

Costo de producción

________________________________________

Costo del evento

________________________________________ TOTAL GANANCIAS ________________________________________