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• Freddy Torres

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

MSC. MARIANA DICADO ALBAN

QUE ES UN EVENTO El término evento proviene del latín eventus y, de acuerdo al diccionario de la Real Academia Española (RAE), tiene tres grandes usos. En varios países latinoamericanos, un evento es un suceso de importancia que se encuentra programado. Dicho acontecimiento puede ser social, artístico o deportivo. Por ejemplo: “El evento de esta noche enfrentará a los dos mejores equipos del torneo”, “El próximo mes se celebrarán tres eventos en la Facultad de Derecho”, “El concierto de los Rolling Stones ha sido el evento más popular del año”, “Ya no quedan entradas para el evento de poesía del viernes”.

ETAPAS DE UN EVENTO PRE-EVENTO       

Definición Del Programa Información Al Personal Del Lugar Cuenta Maestra Ultimar Detalles, Cambios Y Ajustes Investigación Planificación Organización

1.- Se debe efectuar un briefing con el cliente para establecer sus necesidades y expectativas. 2.- El organizador de eventos debe efectuar un análisis diacrónico (pasado, misión original, su desarrollo) – sincrónico (misión actual, estilo gerencia, la estructura, su tecnología y el clima organizacional). 3.- Seleccionar la fecha: ésta no debe coincidir con días feriados y/o festivos, ni con otros eventos importantes próximos a realizarse, tomando en cuenta la disponibilidad de los participantes y/o invitados especiales. 4.- Seleccionar el(los) lugar(es) de realización (espacio físico), teniendo en cuenta la capacidad, la comodidad, iluminación, equipos de sonido, proximidad, etc. 5.-Seleccionar transporte, alojamiento, alimentos y bebidas de los invitados, ponentes y/o participantes 6.- Definir:  

Los Objetivos y políticas del evento: es esencial la fijación comprensiva de los objetivos para determinar el tema, el alcance y el programa. Tipo de Técnica y nombre del evento de acuerdo a los fines y a la naturaleza del mismo.

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7- Nombrar al Comité Organizador  

Coordinador General: es el responsable de coordinar, planificar y dirigir a los integrantes de evento. Las Comisiones: son equipos de trabajo que contribuyen a cumplir los pasos del evento sistematizadamente.

8.-Fijar sede provisional del comité organizador. 9.-Seleccionar el temario, temas o puntos definidos que se trataran en el evento a desarrollar. 10.-Determinar el número y el perfil de los asistentes al evento: invitados especiales, participantes, ponentes y acompañantes. (Se estimará tomando en cuenta la magnitud y las posibilidades tanto del espacio físico como de recursos financieros). 11.- Elaborar el Cronograma General de Actividades y el Programa para Damas y Acompañantes. 12.- Estimar los Recursos Humanos, Materiales y Técnicos (Inventario Hipotético de Recursos). 13.-Elaborar el Presupuesto (estimación de costos y gastos que genere la realización del evento, más un 10% de gastos imprevistos).

EVENTO        

Recibimiento y registro Montaje de salones y mesas Atención a participantes Manejo de personas vip Atención a acompañantes Control y supervisión Reunión diaria con empleados Desarrollo y Dirección

Es donde se van a ejecutar todas las actividades que se planificaron durante el Pre- Evento. Va a consistir en la reunión de todas las personas involucradas en el mismo, en el lugar y hora estimada guiadas por la programación que el comité organizador preparó como evento.

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POST-EVENTO        

Revisión cuentas y facturación Despacho de material Cartas de agradecimiento Evaluación Se realiza el cumplimiento de los compromisos adquiridos. Se cancelan los pagos pendientes. Se reproduce y se hace el envío del material y de las conclusiones del evento. Se redactan y envían cartas de agradecimiento a todas las personas que hicieron posible la realización del evento.

Se evalúa el evento, a través de la medición de los resultados generales, para medir si lo planificado se cumplió o no. Se recopila y archiva la información correspondiente al evento (memoria y cuenta).

EVENTOS SOCIALES

Suceso importante y programado que puede abarcar cualquier área social, artística, deportiva y los mismos pueden presentarse como seminarios, talleres, conferencias, inauguraciones, exposiciones entre otros.

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Tipos de eventos sociales Bodas Una boda o casamiento es una ceremonia religiosa o civil, mediante la cual se celebra el comienzo del matrimonio. Generalmente una boda es un rito que formaliza la unión entre dos personas ante una autoridad externa que regula y reglamenta el procedimiento, el cual genera compromisos contractuales u obligaciones legales -según las legislaciones- entre las partes o contrayentes.

Cumpleaños y aniversarios Sin duda son los eventos más frecuentes, porque se repiten una vez al año. Pueden ser tan grandes como se deseen, por ejemplo, la gente suele celebrar con más ahínco ciertas edades (los 30 se celebran más que los 29, por ejemplo).

Reuniones familiares Las reuniones familiares tienen el único (y gran objetivo) de juntar a toda la familia en un mismo sitio. Ahí se reúnen parientes que tal vez lleven años sin verse, lo que les da a este tipo de eventos un aire único.

Catas de vinos y degustaciones Las catas de vino, y las degustaciones en general, están de moda. No es de extrañar, porque es la excusa perfecta para probar vinos y alimentos de gran calidad y encontrarse con gente interesante.

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Cócteles Los cocteles son una gran alternativa a las cenas formales de brazos caídos. Los cócteles normalmente se llevan a cabo alrededor de 5 o 6 de la tarde y de ejecución para sólo dos horas. Los cócteles se sirven cerveza y vino, junto con varios aperitivos, tapas o aperitivos. No hay que tener un buen motivo para organizar un coctel, basta con un grupo de amigos que quieran verse y pasar un buen rato.

Cenas intimas En este tipo de eventos solo hay una pareja, por lo que, a priori, son los más fáciles de organizar. Solo se necesita una mesa, unas velitas, luz tenue y una música adecuada.

Estos son, en resumen, los tipos de eventos sociales más habituales que puedes celebrar. En nuestro próximo post hablaremos de los eventos empresariales.