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• Claudia Yadira Yepes Castañeda

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¿QUÉ ES UNA NÓMINA? La nómina se define como el documento que reciben los trabajadores de una empresa mes a mes o de forma quincenal, y que es el recibo de salario que la empresa da al trabajador reflejando la cantidad económica que el empleado recibe a cambio de su trabajo.

En otros términos, la nómina es un documento con validez legal que refleja por escrito el salario de los trabajadores. El recibo individual justificativo del pago de salarios, comúnmente conocido como nómina, sirve, por un lado para que el empresario justifique el pago del mismo y por otra, para dar a conocer al trabajador las diversas partidas que integran, tanto su retribución como sus deducciones.

PARTES DE LA NÓMINA Conocer la estructura de una nómina es una consulta muy repetitiva por partes de estudiantes que apenas se inician en estos temas, así que trataremos de esbozar de una forma muy general las partes que componen una nómina. La nómina está conformada por tres partes a saber. El devengado, las deducciones y las apropiaciones. El devengado, es el valor total de ingresos que obtiene un empleado en el mes o en la quincena. Este valor está compuesto por el salario básico, horas extras, recargos diurnos y nocturnos, dominicales, festivos, comisiones, auxilio de transporte, etc. Las deducciones son los valores que se le descuenta de la nómina al trabajador. Entre estos valor se tienen los aportes a salud y pensión que el corresponden al

empleado. Las libranzas, los embargos judiciales, fondo de solidaridad pensional cuando fuere el caso, la retención en la fuente si hubiere lugar a ello, y cualquier otro descuento autorizado por el empleado. Consulte: Deducciones de nómina. Debemos tener claridad en el sentido que la empresa no puede descontar del sueldo del empleado valores que no estén autorizados por el mismo trabajar, por ley o autoridad judicial competente. Es común que algunas empresas, cuando un trabajador le resulta un faltante, se lo descuenta al trabajador “por la derecha” de sueldo, algo que la ley de forma enfática prohíbe si no se tiene la autorización del empleado. El resultado de restar las deducciones al total devengado, es lo que conocemos como el neto a pagar, que es lo que efectivamente recibe el trabajador. Las apropiaciones, son los valores que la empresa deba pagar, como es la salud y pensión en el porcentaje que el corresponde, riesgos laborales, los aportes parafiscales (Sena, Cajas de compensación y el Instituto de bienestar familiar), las prestaciones sociales (Prima de servicios, cesantías, intereses sobre cesantías, dotación, vacaciones). Consulte: Apropiaciones de nómina. Se llama apropiaciones porque a diferencia del devengado que debe pagarse al finalizar el mes, las apropiaciones se pagan en los primeros días del siguiente mes o un año después dependiendo del concepto, por lo que se deben apropiar

(provisionar) para poder contar con los recursos suficientes a la hora de tener que pagar esos valores. Toda nómina está conformada por estas tres partes, pero no en todas las nóminas se deben pagar todos los conceptos mencionados aquí, puesto que algunos dependen de los monto del ingreso del empelado como es el caso del fondo de solidaridad pensional y la retención en la fuente, o los créditos por libranza que no todos los empleados lo tienen.

LIQUIDACIÓN DE LA NÓMINA Mensualmente o quincenalmente según sea el periodo de pago acorado, la empresa debe proceder a liquidar su respectiva nómina para determinar los diferentes conceptos que adeuda al trabajador y los que debe descontarle o deducirle. A continuación se expone un ejemplo sencillo de la liquidación de una nómina. Para hacer el ejercicio más ágil y comprensible, el ejemplo se trabajará con un solo empleado, el cual tenga derecho al Auxilio de transporte, a horas extras y a comisiones para analizar el efecto que estos conceptos tienen en los diferentes conceptos que se deben liquidar.

Tabla de contenido 

Ejemplo de una liquidación de nómina en el año 2019



Liquidación. o

Seguridad social a cargo del empleador.

o

Prestaciones sociales.

o

Aportes parafiscales.

o

Neto a pagar al empleado.

Ejemplo de una liquidación de nómina en el año 2019 Para ilustrar el proceso de liquidación de la nómina supondremos los siguientes datos: Concepto

Valor

Salario básico

1.000.000

Comisiones

100.000

Horas extras

50.000

Auxilio de transporte

97.032 (2019)

Total devengado

$1.247.032

Liquidación. La liquidación de la nómina se hace por parte, agrupando los conceptos que son relacionados, y tal vez le resulte útil consular el artículo que hemos llamado Partes de la nómina. A continuación se liquidan los conceptos que están a cargo del empleado, es decir, los pagos que corren por su cuenta y que deben ser descontados de su nómina. Deducciones de nómina. (Conceptos a cargo del empleado) Concepto

Valor

Salud (4%)

1.150.000 * 0.04 = 46.000

Pensión (4%)

1.150.000 * 0.04 = 46.000

Nota. Para efectos de la seguridad social no se tiene en cuenta el Auxilio de transporte.

Aparte de los conceptos anteriores, a los trabajadores que tengan libranzas y otro tipo de obligaciones, se les debe hacer la respectiva liquidación.

Seguridad social a cargo del empleador. Luego continuamos con los aportes a seguridad social que están a cargo del empleador. Tenga en cuenta que en algunos casos no se pagan los aportes a seguridad social. Concepto

Valor

Salud (8.5%)

1.150.000* 0.085 = 97.750

Pensión (12%)

1.150.000 * 0.12= 138.000

Riesgos laborales (Según tabla)

1.150.000*.00522 = 6.003

Aportes parafiscales

Prestaciones sociales. Seguidamente se liquidan los conceptos que hacen pare de las prestaciones sociales.

Concepto

Valor

Prima de servicios

1.247.032 * 0.0833 = 103.915

Cesantías

1.247.032 * 0.0833 = 103.915

Intereses sobre las cesantías

103.143 * 0.12 = 12.470

Vacaciones

1.000.000 * 0.0417 = 41.700 (Ver nota 6)

Notas aclaratorias: 1. El artículo 192 del C.S.T contempla que para el cálculo de las vacaciones no se tiene en cuenta el valor de las horas extras. 2. Para el cálculo de las Prestaciones sociales dentro de la base se debe incluir el Auxilio de transporte, excepto para las vacaciones. Solo se debe tomar el salario básico, puesto que en vacaciones no tendrá ni horas extras, comisiones ni trabajo suplementario. 3. Según la sentencia de septiembre 16 de 1958, de la Corte suprema de justicia, la base para el cálculo de la prima de servicios debe ser el salario promedio, lo que significa que se deben incluir tanto las comisiones como el trabajo suplementario y las horas extras. 4. Para el cálculo de las cesantías se debe tomar el salario promedio, lo que supone la inclusión de las comisiones, horas extras y trabajo suplementario. 5. Para el cálculo de las vacaciones, por costumbre se provisional el 4.17% lo que corresponde exactamente a 15 días de salario, pero se debe tener en cuenta que a la hora de pagar la vacaciones se debe pagar aproximadamente 18 días de salario, toda vez que la norma habla de 15 días hábiles de descanso, lo que por lo general significan 18 días calendario. Recordemos que los domingos y festivos no son días hábiles. El sábado es día hábil solo si en la empresa se labora ese día, de lo contrario tampoco es día hábil. 6. Para el calculo de las vacaciones hemos excluido las comisiones porque solo tenemos los datos de un mes, pero si estas hacen parte del salario en todos los meses, entonces estamos ante un salario variable y en tal caso debemos promediar el salario incluyendo las comisiones. Consulte: ¿Para calcular las vacaciones cuándo hay que promediar el salario?

Aportes parafiscales. Los aportes fiscales también se deben liquidar, aunque alguna empresas no están obligadas a pagarlos todos. Concepto

Valor

Cajas de compensación familiar

1.150.000 * 0.04 = 46.000.

I.C.B.F. (3%).

1.150.000 * 0.03 = 34.500.

1.150.000 * 0.03 = 34.500.

1.150.000 * 0.02 = 23.000.

Nota. Para el cálculo de los Aportes parafiscales se toma el valor total de la nómina mensual de la empresa excluyendo el Auxilio de transporte que no es factor salarial, y siempre considerando que la esté obligada a liquidar ICBF y Sena, pues no se debe perder devisa que estos conceptos, en algunos casos desaparecieron.

Neto a pagar al empleado. Para determinar el valor neto que se debe pagar al trabajador, es preciso sumar todo lo que ha ganado por cada uno de los conceptos, y luego restar las deducciones de nómina, que en el ejemplo aquí trabajado corresponde únicamente a los aportes a salud y pensión. Total devengado 1.247.032 (-) Salud 46.000 (-) Pensión 46.000 Neto pagado $1.155.032. Descargue plantilla en Excel para hacer la nómina y consulte cómo se contabiliza la nómina una vez liquidada.

Deducciones de nómina Es común recibir inquietudes de los usuarios respecto a las apropiaciones y las deducciones de nómina, por lo que en éste documento se tratará de dejar claro

en qué consisten las deducciones de nómina y cuáles son. En este documento se desarrollas las apropiaciones de nómina.

Tabla de contenido 

División de la nómina.



Aportes a salud:



Aportes a pensión:



Fondo de solidaridad pensional:



Cuotas sindicales:



Aportes a cooperativas:



Embargos judiciales:



Cuotas de créditos a entidades financieras:



Deudas del empleado con la empresa:



Retención en la fuente:



Comentarios finales.

División de la nómina. Se puede decir que la nómina se divide en tres secciones: Devengado, Deducciones y Apropiaciones. Pues bien, el devengado corresponde a todos los conceptos por los que un empleado recibe una remuneración, como son el salario, horas extras, comisiones, auxilio de transporte, recargos nocturnos, etc. La sumatoria de estos valores conforma lo que se llama total devengado, que es la totalidad de los ingresos que recibe un empleado como remuneración por su trabajo.

Una vez determinado el valor total que un trabajador ha ganado en una quincena o en un mes, se procede a restar los conceptos que por obligación el empleado debe pagar, ya sea a la empresa o a terceros. Estos conceptos se calculan en la respectiva liquidación de la nómina. Entre los principales conceptos que pueden estar a cargo de un trabajador, y que por consiguiente se debe descontar (deducir) del total devengado, tenemos:

Aportes a salud: El trabajador debe estar afiliado al sistema de salud. La cotización por salud que corresponde al 12.5% de la base del aporte, se hace en conjunto con la empresa. Ésta última aporta el 8.5%, y el empleado debe aportar el 4% restante. Ese 4% es el valor que se debe descontar (deducir) del total devengado a cargo del empleado. El aporte de salud es responsabilidad de la empresa, quien debe pagar el respectivo

aporte, tanto el valor que le corresponde a ella, como el valor que le corresponde al empleado. Es por eso que se le deduce de la nómina al empleado este valor, puesto que el empleado no puede cobrar la totalidad de la nómina, y luego ir al otro día a consignar lo que le corresponde por salud, sino que es la empresa la que consigna la totalidad del aporte (12.5%).

Aportes a pensión: El trabajador también debe estar afiliado al sistema de pensiones. La cotización por pensión está a cargo tanto de la empresa como del empleado. Del total del aporte (16%) , la empresa aporta el 75% (12%) y el trabajador aporta el restante 25% (4%). Como el trabajador debe aportar un 4% por concepto de pensión, este valor se le descuenta (deduce) del valor devengado en el respectivo periodo (mes o quincena).

El tratamiento de esta deducción es igual al tratamiento de la deducción por salud, es decir, la empresa es la que hace el pago total incluyendo lo que le corresponde al trabajador.

Fondo de solidaridad pensional: Todo trabajador que devengue un sueldo que sea igual o superior a 4 salarios mininos, debe aportar un 1% al Fondo de solidaridad pensional. Al igual que los conceptos anteriores, éste concepto se resta (deduce) del total devengado del trabajador.

Cuotas sindicales: Las cuotas que los trabajadores sindicalizados deben aportar al sindicato al que estén afiliados, y siempre que medie autorización del empleado, se pueden descontar o deducir de la nómina del empleado. (Vea: Aspectos generales sobre los sindicatos).

Aportes a cooperativas: Las cuotas o aportes que los empleados hagan a las cooperativas legalmente constituidas, pueden también ser deducidas de la nómina del empleado.

Embargos judiciales: Los embargos ordenados por autoridad judicial competente contra los empleados, deben ser descontados de la nómina por la empresa y consignarlos en la cuenta que el juez haya ordenado. Embargo de salarios y prestaciones sociales. Así se procede

Cuotas de créditos a entidades financieras: Las cuotas que el empleado deba pagar a una entidad financiera, para la amortización de un crédito que le haya sido otorgado por libranza, pueden también ser descontadas de la nómina del empleado.

Deudas del empleado con la empresa: Se pueden descontar también de la nómina, el valor que se deba pagar por las obligaciones que el empleado tenga con su empresa, como puede ser un crédito que ésta le haya otorgado, o como compensación por algún perjuicio o detrimento económico que el empleado le haya causado a la empresa. Consulte: Los descuentos de nomina al trabajador deben estar debidamente autorizados.

Retención en la fuente: Si hubiere lugar, la empresa deberá calcular y retener al empleado el valor correspondiente a retención en la fuente por ingresos laborales. Este valor será declarado y consignado en la respectiva declaración mensual de retención en la fuente. Una vez realizadas todas las deducciones, se obtiene el valor neto a pagar al empleado por concepto de nómina. Ese es el valor que la empresa le debe consignar al empleado al finalizar el mes o la quincena. Una vez hecho el cálculo de los diferentes conceptos, se procede entonces a la respectiva Contabilización de la nómina. Consulte: Retención en la fuente por salarios.

Comentarios finales. Importante: La empresa no puede descontar o retener valor alguno del salario a un empleado sin el consentimiento exprese del mismo, a no ser que medie orden judicial competente. No sobra aclarar que los conceptos aquí expuestos no son todos los que pueden existir, sólo son los más comunes. Además, no todos son obligatorios, algunos empleados pueden que les apliquen unos y otros no. Los únicos que son de obligatorio cumplimiento para todos los empleados son los relacionados con la seguridad social. Respecto a los aportes a la seguridad social, se ha hablado de unos porcentajes que se aplican sobre una determinada base. Determinar con exactitud cual es la base sobre la que se deben calcular los aportes a seguridad social, será un tema que se tratará en una próxima entrega. Aquí se ha expuesto de una forma muy general los diferentes conceptos relacionados con las deducciones de nómina. En los siguientes documentos se pueden conocer con mayor profundidad cada uno de los conceptos expuestos aquí: Nómina, Prestaciones sociales, Aportes parafiscales, Salario, Contrato de trabajo, Seguridad social, Auxilio de transporte.

APORTES A SEGURIDAD SOCIAL Todo trabajador dependiente debe estar afiliado al sistema de seguridad social, al igual que todos los trabajadores independientes que tengan capacidad de pago. Afiliarse al sistema de seguridad social implica hacer una serie de pagos o aportes al sistema, sistema que está conformado por salud, pensión y riesgos laborales.

Tabla de contenido 



Aportes a seguridad social en los trabajadores dependientes o

Afiliación al sistema de seguridad social

o

Porcentajes o tarifas de los aportes

o

Base o ingreso de cotización a seguridad social en los trabajadores dependientes

o

Exoneración de aportes a salud 

Empresas exoneradas



Personas naturales exoneradas

Aportes a seguridad social en trabajadores independientes o

Afiliación al sistema de seguridad de los trabajadores independientes

o

Tarifas o porcentajes de aportes o cotización

o

Ingreso base de cotización en los trabajadores independientes

o



Trabajadores que incurren en costos y gastos para generar sus ingresos



Trabajadores que no incurren en costos y gastos para generar sus ingresos

Exoneración de aportes para los trabajadores independientes

Aportes a seguridad social en los trabajadores dependientes Cuando hablamos de trabajadores dependientes estamos hablando de asalariados, aquellas personas vinculadas mediante contrato de trabajo. En estos trabajadores, la afiliación corre por cuenta de la empresa o empleador, y esta quien debe realizar las respectivas cotizaciones al sistema, deduciendo previamente la parte que le corresponde aportar al trabajador.

Afiliación al sistema de seguridad social

Es la empresa la que tiene que afiliar a sus trabajadores al sistema de seguridad social. El trabajador elige la EPS y el fondo de pensión al que desea ser afiliado. El empleador elige la ARL. El empleador es el responsable tanto de la afiliación, desafiliación y pago de las cotizaciones correspondientes.

Porcentajes o tarifas de los aportes Los aportes a seguridad social corresponden a Salud, Pensión y Riesgos Laborales, que serán aportados de la siguiente forma: Concepto/Responsable Empleador

Trabajador

Total

Salud

8.5%

4%

12.5%

Pensión

12%

4%

16%

Arl

0.522% 6.960%

0%

0.522% 6.960%

a

a

El porcentaje de aportes en riesgos laborales corresponden según el nivel del riesgo al que está expuesto el trabajador en su puesto de trabajo:

Riesgo Tarifa

Actividades

I

Financieras, trabajos de oficina, administrativos, centros educativos, restaurantes.

0.522%

II

Algunos procesos manufactureros como fabricación de 1.044% tapetes, tejidos, confecciones y flores artificiales, almacén por departamentos, algunas labores agrícolas.

III

2.436%

IV

Procesos manufactureros como fabricación de aceites, 4.350% cervezas, vidrios, procesos de galvanización, transportes y servicios de vigilancia privada.

V

6.960%

Algunos procesos manufactureros como la fabricación de agujas, alcoholes y artículos de cuero.

Areneras, manejo de asbesto, bomberos, manejo de explosivos, construcción y explotación petrolera.

Base o ingreso de cotización a seguridad social en los trabajadores dependientes Las tarifas o porcentajes señalados en el título anterior se deben aplicar sobre una base que determina la ley. El ingreso base de cotización ha de ser el monto del salario del trabajador, excluyendo aquellos pagos que la ley o las partes han considerado como no constitutivos de salario. Consulte: Pagos que no constituyen salario. Entre los pagos que forman parte del ingreso base de cotización tenemos el salario como tal, las horas extras, los recargos nocturnos, dominicales y festivos, las comisiones y los pagos en especie. El ingreso base de cotización no puede ser inferior a un salario mínimo ni mayor a 25 salarios mínimos.

Exoneración de aportes a salud Algunos empleadores están exoneradas del pago de los aportes a salud según el artículo 114-1 del estatuto tributario.

Empresas exoneradas Las empresas o personas jurídicas no deben realizar los aportes a salud que le corresponden (8.5%), por aquellos empleados que devenguen menos de 10 salarios mínimos mensuales. En tal caso sólo deben pagar lo que le deduce el trabajador, esto es, el 4%. La empresa debe pagar los aportes a salud completos por aquellos trabajadores que devenguen 10 salarios mínimos o más.

Personas naturales exoneradas Las personas naturales que contraten empleados no deben realizar el aporte a salud del 8.5% por aquellos trabajadores que devenguen menos de 10 salarios mínimos mensuales. Esta exoneración se aplica únicamente a las personas naturales que contraten a dos o más trabajadores, de manera que si la persona natural tiene sólo un trabajador, debe pagar la totalidad de lo que le corresponde.

Aportes a seguridad social en trabajadores independientes Por trabajador independiente nos referimos a los trabajadores que están vinculados mediante un contrato de prestación de servicios, lo mismo que a comerciantes, profesionales independientes, rentistas de capital, y cualquier otra persona que devengue ingresos y que tenga capacidad de pago, esto es, que devengue mensualmente un salario mínimo o más según la ley.

Afiliación al sistema de seguridad de los trabajadores independientes La afiliación al sistema de seguridad social es responsabilidad del trabajador independiente. Es este quien debe afiliarse por su cuenta y pagar la totalidad de los aportes al sistema. Si el trabajador independiente es contratista, le corresponda al contratante afiliarlo al sistema de riesgos laborales, pero el contratista es quien debe asumir los pagos respectivos.

Tarifas o porcentajes de aportes o cotización Los porcentajes de cotización al sistema de seguridad social en los trabajadores independientes es el mismo, sólo que la totalidad de los pagos debe asumirlos el trabajador independiente: 

Salud: 12.5%



Pensión: 16%



Arl: 0.522% a 6.960%

Ingreso base de cotización en los trabajadores independientes El ingreso base de cotización de los trabajadores independientes está contenido en el artículo 135 de la ley 1753 de 2015. Antes de esa fecha esa base de cotización no estaba reglamentada excepto doctrinalmente. Según esta norma, la base de cotización es el 40% de los ingresos mensualizados del trabajador independiente. Esa base se determina según el tipo de actividad desarrollada por el cotizante.

Trabajadores que incurren en costos y gastos para generar sus ingresos Cuando el trabajador independiente debe incurrir en costos y gastos para generar sus ingresos, puede restar esos conceptos de sus ingresos para determinar el monto sobre el cual debe aplicar el 40%. Supongamos un comerciante que tiene ingresos mensuales de $15.000.000. Este comerciante para poder generar esos ingresos debió comprar insumos, materias primas o mercancías según su actividad. O debió contratar empleados y pagar servicios de transporte, por ejemplo. Todos esos costos y gastos se descuentan de los ingresos, y al resultado se le aplica el 40% para determinar el ingreso base de cotización. Supongamos unos costos y gastos de $10.000.000. En tal caso tendremos: 15.000.000 (-) 10.000.000 (=) 5.000.000 x 40% (=) 2.000.000. En este supuesto, el comerciante debe cotizar sobre $2.000.000. Es importante tener en cuenta que los costos y gastos que se pueden detraer para determinar el ingreso base de cotización, son aquellos que cumplan con los requisitos generales a que se refiere el artículo 107 del estatuto tributario, esto es, que sean necesarios, que sean proporcionales y que tengan relación de causalidad con el ingreso. Aquí es importante anotar que la UGPP hace una verificación de requisitos independientemente de la que hace la Dian, de manera que el hecho que la Dian

no haya cuestionado un concepto, no significa que la UGPP no lo haga, lo que lleva a que lo que para una entidad es procedente para la otra puede no serlo.

Trabajadores que no incurren en costos y gastos para generar sus ingresos Los trabajadores independientes que no deben incurrir en costos y gastos para generar sus ingresos, deben aplicar el 40% sobre la totalidad de los ingresos. Ese puede ser el caso del contador público que es revisor fiscal de una empresa. Si ese revisor fiscal no tiene una auxiliar contable, ni debe incurrir en ningún otro costo o gasto, aplicará el 40% sobre la totalidad de sus honorarios, y el resultado será la base sobre la que debe cotizar, siempre que el resultado no sea inferior a un salario mínimo ni superior a 25 salarios mínimos.

Exoneración de aportes para los trabajadores independientes Los trabajadores independientes no gozan de ninguna excepción, debiendo pagar la totalidad de los aportes. El artículo 114-1 del estatuto tributario no aplica para las cotizaciones que deben realizar los trabajadores independientes a su propio nombre. El trabajador independiente goza de la exoneración pero con respecto a los trabajadores que contrate.

Aportes parafiscales Los aportes parafiscales son una contribución obligatoria que algunas empresas y empleador deben realizar al Sena, ICBF y cajas de compensación familiar, por cada empleado que tenga.

Tabla de contenido 

¿Cuáles son los aportes parafiscales?



Porcentajes de los aportes parafiscales.



¿Quiénes están obligados a pagar aportes parafiscales?



Empleadores que no están obligados pagar aportes parafiscales.



Salario base para pagar los aportes parafiscales (IBC).



¿Qué son los aportes parafiscales? o

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF)

o

Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)

o

Cajas de compensación familiar



Aportes parafiscales en el 2019.



Cómo se realizar los pagos o aportes parafiscales.

¿Cuáles son los aportes parafiscales? En Colombia hay tres pagos o aportes parafiscales que los empleadores deben realizar por sus trabajadores, que son: 

Aportes a las cajas de compensación o subsidio familiar.



Aportes al Instituto colombiano de bienestar familiar.



Aportes al servicio nacional de aprendizaje. Estos son los aportes parafiscales sobre la nómina, que son distintos a las contribuciones al sistema de seguridad social.

Porcentajes de los aportes parafiscales. Los porcentajes que el empleador debe pagar por cada uno de los conceptos parafiscales son los siguientes:

Aporte.

Porcentaje.

Cajas de compensación.

4%

ICBF.

3%

SENA.

2

¿Quiénes están obligados a pagar aportes parafiscales? Todo empleador que tenga por lo menos un empleado vinculado con un contrato de trabajo en cualquiera de sus formas, debe realizar los aportes parafiscales que correspondan. Contrato de trabajo. Sus tipos, clases y formas Hay algunas excepciones que a continuación se señalan, considerando que la obligación es parcial tanto en conceptos como en trabajadores.

Empleadores parafiscales.

que

no

están

obligados

pagar

aportes

Hay algunos empleadores que no deben pagar algunos aportes parafiscales por algunos trabajadores, y están contenidos en el artículo 114-1 del estatuto tributario que podemos resumir de la siguiente forma:

Concepto

Obligado

Cajas de Si compensación. ICBF

SI (Parcialmente)

Por qué trabajadores Por todos. Por aquellos que tengan un sueldo igual o superior a 10 salarios mínimos.

SENA

Si (Parcialmente)

Por aquellos que tengan un sueldo igual o superior a 10 salarios mínimos.

Se precisa que no se paga aportes al SENA e ICBF por los trabajadores que tengan un sueldo inferior a 10 salarios mínimos. Como se puede observar, la exoneración es apenas parcial, y puede consultarla con más detalle en el siguiente artículo. Exoneración de aportes a seguridad social y parafiscales

Salario base para pagar los aportes parafiscales (IBC). El salario base sobre el cual se calculan los aportes parafiscales es la totalidad de los valores recibidos como remuneración por el trabajador, como sueldo básico, comisiones, horas extras y recargos nocturnos. Se exceptúa el auxilio de transporte y aquellos pagos que por expreso acuerdo entre las partes se consideran como no constitutivos de salario. Pagos laborales que no constituyen salario No se deben realizar aportes sobre las prestaciones sociales de ley o prestaciones extralegales que se hayan pactado como no constitutivas de salario. En el caso del salario integral, la base para el cálculo de los aportes parafiscales es el 70% de la totalidad del salario integral, para lo cual el total del salario se multiplica por 0,7. Por ejemplo, si el salario integral es de $10.000.000 mensuales, la base sobre la cual se han de calcular los aportes parafiscales será de $7.000.000 (10.000.000x0,7). Salario integral

En general, todo pago que constituya salario debe formar parte de la base para pagar los aportes parafiscales, y en eso la UGPP es muy estricta.

¿Qué son los aportes parafiscales? Los aportes parafiscales con los pagos que se deben realizar a las entidades ya señaladas que tienen como finalidad financiar actividades sociales que presta el estado por intermedio de estas entidades, que a continuación detallamos.

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar tiene como objetivo propender por el bienestar de los niños de bajos recursos y de la familia en general. Es una entidad encargada de proteger los derechos de los menores de edad que no cuentan con los recursos necesarios para procurarse los cuidados mínimos necesarios, como el suministro de alimentos, vestido, vivienda o educación. Los recursos que financian a esta entidad provienen del aporte que hace toda empresa o empleador obligado a pagar aportes parafiscales, y este aporte es equivalente al 3% del salario de cada trabajador.

Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) El SENA tiene como función capacitar a los colombianos para que adquieran el conocimiento y destrezas necesarias para que logren una adecuada inserción y desempeño en el campo laboral.

El SENA se financia con los aportes que debe realizar toda empresa obligada a ello por cada empleado que tenga, en un porcentaje equivalente al 2% de la nómina. Para el cálculo del aporte al SENA se excluye el auxilio de transporte, al igual que para los demás aportes parafiscales. Es importante aclarar que la obligación de realizar el aporte mensual al SENA del 2% de la nómina, es diferente a la obligación de contratar aprendices por lo que en algunos casos tendrá que hacer las dos cosas. Contratos de aprendizaje

Cajas de compensación familiar Las cajas de compensación familiar se encargan de administrar los recursos aportados por las empresas, y que tienen como objetivo otorgar un subsidio a los trabajadores que tiene beneficiarios con derecho a él. El subsidio familiar consiste en un apoyo económico que la caja de compensación a la que está afiliado el trabajador, otorga al trabajador por cada beneficiario que este tiene, y que consiste en la entrega de elementos como útiles escolares, medicamentos, ropa o calzado. La empresa es la que elige la caja de compensación a la que ha de afiliar a sus empleados. La empresa o empleador que esté obligado a pagar parafiscales debe aportar el 4% sobre el salario base por concepto de aportes a las cajas de compensación familiar.

Aportes parafiscales en el 2019. Para el año 2019 los aportes parafiscales son los expuestos aquí, es decir, se aplican los mismos porcentajes, considerando que no se deben pagar aportes al SENA y al ICBF por los trabajadores que tengan un salario inferior a 10 salarios mínimos mensuales. Es así porque la exoneración de aportes es parcial, debiendo pagar todos los aportes sobre trabajadores que tengan sueldos iguales o superiores a 10 salarios mínimos mensuales.

Cómo se realizar los pagos o aportes parafiscales. Los aportes parafiscales se deben hacer mensualmente por medio de la planilla única o PILA, y es responsabilidad del empleador pagarlos oportunamente dentro de los plazos que fija la ley según el dígito de verificación. La presentación es virtual pero el pago se puede hacer en bancos.

PRESTACIONES SOCIALES Las prestaciones sociales son los dineros o pagos adicionales al salario que el empleador debe reconocer al trabajador vinculado mediante Contrato de trabajo por sus servicios prestados. Es el reconocimiento a su aporte en la generación de ingresos y utilidad en la empresa o unidad económica, conceptos que han sido expresamente considerados por la ley laboral. Las prestaciones sociales se deben provisionar cada vez que se liquida la nómina, sea quincenal o mensualmente.

Tabla de contenido 

Prima de servicios.



Cesantías. o

Intereses sobre las cesantías.



Dotación.



Vacaciones.

Prima de servicios. Toda empresa debe pagar a cada empleado un salario mensual, del cual, quince días se deben pagar por tardar el ultimo día del mes de junio y los restantes quince días en los primeros 20 días del mes de diciembre. Según el artículo 307 del código sustantivo del trabajo, la prima de servicios no constituye salario ni se debe computar como salario en ningún caso, tratamiento

que se le da a las demás prestaciones sociales. En el caso que el empleado opere con un Contrato de trabajo a término fijo inferior a un año, la prima de servicios se calculara en proporción al tiempo laborado, cualquiera que este sea. La base para el calculo de la prima de servicios es el salario básico mas Auxilio de transporte, horas extras comisiones y cualquier otro pago considerado salario. En cuanto al auxilio de transporte, este no es factor salarial, pero por mandato expreso del el artículo 7º de la ley 1ª de 1.963, se considera incorporado al salario para todos efectos de liquidación de prestaciones sociales. Es de tener presente que este tratamiento del auxilio de transporte es solo para las prestaciones sociales, mas no para los aportes parafiscales ni los aportes a seguridad social (pensión, salud R.L.).

Consulte: Fórmula para calcular la prima de servicios.

Cesantías. El trabajador tiene derecho a que se le pague un salario mensual por cada año de trabajo o proporcionalmente a la fracción de año trabajado por concepto de auxilio de cesantías.

Liquidación de las cesantías.

Para liquidar el auxilio de cesantías se toma como base el último salario mensual devengado por el trabajador, siempre que no haya tenido variación en los tres (3) últimos meses. En el caso contrario y en el de los salarios variables, se tomará como base el promedio de lo devengado en el último año de servicios o en todo el tiempo servido si fuere menor de un año. En este caso también se tiene en cuenta el auxilio de transporte como base para el cálculo de las cesantías. La liquidación del las cesantías se hará el último día de cada año o al finalizar el contrato, pero se provisiona mensual o quincenalmente a una tarifa del 8.33% sobre el la base de liquidación. Respecto a los empleados del servicio domestico, la base para las cesantías será la totalidad del salario, incluido el salario es especie, que es típico en estos trabajadores. El auxilio de cesantías debe ser consignado por el empleador antes del 15 de febrero del siguiente año en una cuenta individual de cada trabajador en el fondo que el

empleado elija. De no consignarse oportunamente las cesantías, el empleador

deberá pagar un día de salario por cada día de retraso en la consignación o pago de las cesantías. Sanción moratoria por no consignar las cesantías Como ya se dijo, el auxilio de cesantías se liquida el finalizar el año caso en el cual se consigna en un fondo, o a la terminación del contrato. Sin embargo, es posible hacer liquidaciones parciales de las cesantías siempre y cuando estas sean utilizadas para la construcción o mejoramiento de vivienda o pagos de educación. El empleador debe pagar por concepto de intereses sobre las cesantías un 12% anual, o proporcionalmente al tiempo trabajado. Consulte: ¿Cómo se liquidan la cesantías?

Intereses sobre las cesantías. El empleador debe pagar a sus empleados intereses sobre las cesantías que tenga acumuladas a 31 de diciembre de cada año, a una tasa del 12% anual, y en proporción con el tiempo que se lleve laborando si este es menor a un año. Los intereses se deben pagar a más tardar al 31 de enero, y se pagan directamente al empleado, pues no se deben consignar al fondo de cesantías. Consulte: ¿Cómo se liquidan los intereses sobre cesantías proporcionales?

Dotación. Todo empleador debe suministrar al empleado como dotación cada cuatro meses un par de zapatos y un vestido.

Esta obligación es para con los empleados que devenguen un sueldo de hasta dos salarios mínimos, y tendrán derecho los trabajadores que a la fecha de la entrega de la dotación lleven laborando en la empresa como mínimo 4 meses. Las fechas de entrega de la dotación serán el 30 de abril, el 31 de agosto y el 20 de noviembre de cada año. Está prohibido que el empleador compense en dinero el valor correspondiente a la dotación, aunque es costumbre entre los empleadores, especialmente en oficinas y almacenes en los que no se requiere uniforme, entregar el dinero al empleado con el fin que este adquiera por su cuenta y a su gusto las prendas que ha de utilizar en su lugar de trabajo. Aspectos generales sobre la dotación

Vacaciones. Las vacaciones laborales no son precisamente una prestación social, sino un descanso remunerado. Lo que sucede es que algunas personas por practicidad las incluyen dentro de las prestaciones sociales. Las vacaciones corresponden a 15 días hábiles de descanso remunerado por cada cada año trabajado y para provisionarlas se utiliza el factor 4.17.