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• MARIA ALEJANDRA SOTO ALONZO

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NARRATIVA DEL FLUJOGRAMA DE COMPRAS

El proceso de compras comienza en el departamento de compras cuando el gerente general de uno de los departamentos o de cada planta realiza la requisición de compra de materia prima, servicios, materiales y suministros, entre otros al Jefe del departamento de compras. Este departamento cuenta con dos asistentes una que recibe las solicitudes de los departamentos y otra que recibe los requerimientos de compra de las plantas que tiene la compañía a nivel nacional, del mismo modo cuenta con tres analistas, uno para compras de los departamentos y dos para compras de las plantas, todos con entrenamiento y acceso al sistema de compras y cuentas por pagar con un usuario y contraseña que los identifica, con el código asignado a cada producto pueden cargar las solicitudes de compras; el departamento cuenta del mismo modo con un subgerente que supervisa al personal de compra y se encarga de analizar y aprobar compras por montos inferiores de Bs. 250.000 y con un gerente que se encarga de la aprobación de compras que superen el monto de Bs. 250.000. El asistente de Compras se encarga de recibir todos los requerimientos y éstos son distribuidos por el Gerente General según sea el caso al analista del departamento, quien se encarga de analizar las solicitudes y verificar la existencia de materiales en el almacén mediante un correo que le envía al supervisor de este departamento, en el caso de:

- Existir, el supervisor del almacén emite una respuesta vía electrónica indicando la cantidad disponible con el monto correspondiente para que no se realice la solicitud de compras, una vez que el Gerente de compra está al tanto, de acuerdo con la cantidad y las características de los materiales, contesta vía correo si el departamento solicitante acepta o no el despacho de los productos, en caso de ser favorable el Jefe de almacén autoriza la salida de los bienes para el departamento y/o planta solicitante, los cuales serán entregados por los obreros del almacén.

- De no existir, el Supervisor del almacén se lo comunicará al Gerente de Compra o Subgerente dependiendo del monto de la solicitud vía correo electrónico, quien se encargara de activar el otro mecanismo de búsqueda de materiales. En este caso el Gerente contacta al analista de compra para que realice la preselección en el sistema del listado de los proveedores que se encargan de distribuir los materiales regularmente dependiendo del tipo de material solicitado. El Analista de compra debe verificar en la base de datos si el proveedor está registrado en la base de datos; en caso de que no, el mismo debe cargar en la base de datos del sistema los datos del nuevo proveedor lo que permitirá a la empresa tener un registro del mismo. Luego de ello se realiza la solicitud y se envían vía email a los proveedores seleccionados (mínimo tres), quienes enviaran sus cotizaciones para seleccionar la mejor opción de compra. Se elabora la orden de compra por el analista mediante el sistema computarizado, la cual debe ser revisada y aprobada electrónicamente por el Gerente o Subgerente dependiendo del monto de la compra, para poder enviársela al proveedor. Adicionalmente se realiza y envía a almacén una lista de “mercancía a recibir” la cual contendrá las especificaciones de la mercancía solicitada pero no aparecerán en ella los precios a los cuales se adquirieron. Con dicha lista el supervisor de almacén permitirá el ingreso de la mercancía cuando el proveedor la envíe. En caso que el jefe de almacén devuelva la mercancía por no cumplir con las especificaciones solicitas y lo notifique al departamento de compras, el analista recibe la información y se comunica con el proveedor, para luego seleccionar otra cotización y realizar nuevamente el procedimiento de compras.

Departamento de almacén: La entidad cuenta con un jefe de almacén y dos supervisores quienes verifican y autorizan la entrada de mercancía en las área de almacén y cada supervisor tiene un asistente el cual tiene acceso a través de un usuario y clave de los sistemas generales para que pueden visualizar con el código de factura la compra sin modificar la misma y puede

añadir al inventario la entrada de la mercancía; además el departamento cuenta con cuarenta obreros que se encargan de recibir y almacenar los productos. En este departamento el asistente de almacén verifica la disponibilidad de la mercancía notificando a su supervisor, quien le contestara al analista de compras vía correo electrónico. El Supervisor del almacén recibe lista de la mercancía a recibir, recepciona la mercancía y realiza un conteo de la misma verificando que las cantidades a recibir sean iguales a las ordenadas y se encuentren acordes a lo establecido en la factura otorgada por el proveedor, en caso de haber diferencia devuelve la mercancía y se comunica con el Dpto. de Compras. Además evalúa que las especificaciones establecidas en la lista sean iguales a las de la mercancía recibida. Si la mercancía no cumpliera con estas condiciones no se permite la entrada de dicha mercancía a los almacenes y se notifica a la gerencia del Dpto. de Compras. De igual forma revisa la fecha de vencimiento de los lotes de mercancía adquirida, solo se permite recibir mercancía (plástico) con un año previo al vencimiento.

Si todo ese encuentra en orden se recibe la factura que deberá firmarse y sellarse tanto por el proveedor como por el Jefe de almacén que está conforme con la mercancía, enviándola al departamento de contabilidad. Luego el asistente de almacén debe registrar en el sistema de inventarios la entrada de la mercancía con su respectivo número de factura. Los viernes el jefe de compras envía a contabilidad los costos y gastos de la semana para que éstos clasifiquen y registren los costos que deben o no capitalizarse a los inventarios. Departamento de Contabilidad: La empresa cuenta con 5 auxiliares contables, estos se encargan de las conciliaciones bancarias, de facturas vs. los registros; archivar los soportes contables, verificación de saldos del libro mayor vs. el auxiliar; 3 asistentes contables encargados del registro y arqueo de la cartera de cuentas por pagar; un supervisor de los auxiliares, un supervisor de los asistentes que evalúa y verifican su desempeño y gestión de sus

actividades; y un gerente de departamento encargado de la evaluación general del departamento. En este departamento el asistente recibe la factura, verifica que la factura cumplan con las especificaciones fiscales, efectuando la respectiva retención de IVA, en caso de no cumplir con las especificaciones se remiten al vendedor. Además revisa que la factura incluya todos los gastos y costos de adquisición en caso de que aplique. El proceso de compras y cuentas por pagar culmina cuando se registra la factura en el sistema contable, reconociendo el inventario que ingresó, el pasivo generado y archivando la factura. Al cierre de cada mes el departamento de contabilidad valida con el almacén las recepciones pendientes de registro, y contabiliza las facturas correspondientes contra una cuenta transitoria del rubro de pasivo. El auxiliar contable realiza una conciliación mensual de las notas de devolución entre lo comprado, pagado, lo pendiente por pagar y lo devuelto en libros, verificando que se cumple con el adecuado y oportuno registro de las mismas. En caso de omisión se registra a esa fecha. El resultado de las conciliaciones y verificaciones realizadas por los auxiliares y asistentes contables deben ser reportados al supervisor de contabilidad para que este evalúe la materialidad de dichos resultados en los estados financieros y la toma de decisiones.