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Diagrama de Flujo de Compras de una Empresa Industrial y de Servicio

Usuarios

Compras

Proveedor

Almacén de Mat.

Contabilidad

Inicio Disponibilidad de recursos

Solicitud de materiales y servicios

Recepción de solicitudes Sí

Se solicitan cotizaciones, mínimo 3.

Autori zación

Cotización de proveedores

No

Fin Se selecciona la mejor opción

Recepción de factura con OC y entrega de contra recibo

Se elabora orden de compra

Recepción e inspección de los materiales

Envío de OC al proveedor (copia)

Recepción de orden de compra

Devolución

Entrega de documentación aCXP

Recepción de doctos. (CXP)

Sí No Archivo de OC (original p/cxp)

Se prepara pedido y se envía al cliente

Registro salida al depto. corresp. / Consumo

Elaboración de cheque

Recepción de Servicio

Se registra el servicio en formato de conformidad

Provisión para pago

Verificación en sistema OC Surtida

Se hace la salida del material y se notifica al proveedor

Cambio No

Firma Sí

No Fin

Sí

Se entrega el reporte del servicio recibido (firmado) a CXP

Se cancela OC

Entrega de factura c/copia de OC y recepción de contra recibo.

Se entregan cheques a recepción

Entrega de cheques a proveedor

Inicio o Fin de un Diagrama

Realización de una Actividad

Análisis de Situación y Toma de decisión

Documentación (Generación, consulta, etc.)

Auditoria

Realización de una Actividad contratada

Indicación del Flujo del Proceso

Limite Geográfico

Solicitante

Se llena la Solicitud de Compra de Bienes de Consumo (Forma 1) o la Requisición de Bienes de Activo Fijo (Forma 2); una vez que se ha asegurado que no se cuenta con los bienes requeridos en el Dep. De Alm. Gral.

Departamento de Almacén General

Revisa requisición del solicitante de los bienes y consulta controles.

¿Hay existencia de los bienes

solicitados?

Si

Anotar su nombre y firma en el espacio SOLICITANTE de la solicitud o la requisición, recaba firma del Dir. De Área o de Plantel: y recaba en el Dep. De Alm. Gral. El sello de no Existencia en Alm.

Aclara dudas sobre las especificaciones al analista del trámite de compras.

Procedimiento para la salida de Mat. De Consumo del Alm. Gral.

Departamento de Compras. Jefe de Departamento Analista de Tramite de Compras

Recibe Solicitud, registra en control de requisiciones y presenta al jefe de depto. de compras

Dirección Administrativa

Revisa requerimiento y verifica especificaciones

Recibe y revisa la solicitud, consulta disponibilidad de recursos presupuestales determina prioridades; firma la solicitud, asigna analista de trámite de compras y devuelve la solicitud a la secretaria.

¿Hay duda sobre las especificac iones?

Recibe la solicitud de compra de bienes de consumo o requisición de bienes de activo fijo, registra en controles y entrega al analista asignado, recabando acuse de recibido

Solicita aclaraciones de las dudas sobre las especificaciones al personal del área solicitante

No Si

Registra las aclaraciones

No Poner Sello de no Existe en Alm. En la solicitud, recabar la firma del jefe de depto. De Alm. Gral. En la solicitud, registrar en controles y remite el jefe de depto. De compras.

Realiza llamadas a proveedores e informa del requerimiento de los bienes, así como de sus características y especificaciones y solicita cotizaciones de cada uno de los bienes

Recibe cuadro comparativo de cotizaciones, verifica importe de las cotizaciones del cuadro comparativo, firma la solicitud y el cuadro comparativo; y presenta al director administrativo para su autorización. Recibe cuadro comparativo de cotizaciones autorizado y las cotizaciones, así como la solicitud de bienes autorizados.

Recibe y revisa cotizaciones de los bienes y verifica especificaciones y características, así como importes; elabora el cuadro comparativo de cotizaciones incluyendo la conclusión en original y copia, lo firma y lo presenta al jefe de Depto. De compras para revisión.

Recibe cuadro comparativo, cotizaciones y formato de solicitud de bienes; revisa, coteja cifras y en el caso de ser procedente, firma de autorizado en la solicitud y en el cuadro comparativo; y regresa al jefe de Depto. De compras.

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Documentación (Generación, consulta, etc.)

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