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Administración y Programación de Proyectos

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Conceptos de Proyectos y Administración de Proyectos.

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Definir un proyecto usando MS PROJECT.

Microsoft Project y la Administración de Proyectos INTRODUCCIÓN

Microsoft Project, es una herramienta de administración de proyectos eficaz y flexible que puede utilizarse para controlar proyectos simples o complejos. Le ayudará a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso. Esta aplicación permite organizar la información, basado en la duración de las tareas, sus costos asociados y sus recursos tanto de trabajo como materiales del proyecto, para que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir así los objetivos planteados.

La versión 2013 tiene 3 diferentes versiones. Project Standard y Project Professional son las versiones base, la profesional difiere de la estándar en que tiene algunas opciones adicionales, además de poder conectar al Project Server. Project Pro para Office 365 es el mismo software que el Project Professional 2013, para poder usarse se tienen que suscribir.

La administración de proyectos, es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo. Un plan de proyecto puede ser sencillo (Por ejemplo: una lista de tareas y sus fechas de comienzo y fin escritas en un archivo en Word o en MS Outlook), o puede ser complejo (Por ejemplo: miles de tareas y recursos, y un presupuesto del proyecto de millones de nuevos soles).

La mayoría de los proyectos comparten actividades comunes, como la división del proyecto en tareas de fácil manejo, la programación de las tareas, la comunicación entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa el trabajo.

GESTIÓN DE PROYECTOS ¿Qué es un Proyecto? Es un sistema cuidadosamente seleccionado de actividades definidas para utilizar los recursos (tiempo, dinero, recursos humanos, materiales, energía, espacio, provisiones, comunicación, calidad, riesgo, etc.) para resolver los objetivos predefinidos.

Un proyecto es un esfuerzo temporal, único y progresivo, empleado para crear un producto o un servicio también único. Esta temporalidad y unicidad diferencia a los proyectos de las operaciones, que son trabajos funcionales en curso permanente o semipermanente y que crean el mismo producto o servicio una y otra vez. A continuación se muestra el ciclo de vida de un proyecto.

Planificar

Planificar Proyecto

Ejecución

Cierre

Ejecutar Ciertas tareas

Actualizar Progreso

Reportes

Reprogramar

¿Proyecto Completado?

Cierre

¿Qué es la Gestión de Proyectos? Es la disciplina que organiza y administra recursos de manera tal, que el proyecto pueda culminar con el trabajo requerido en el tiempo, y costos programados. En tal sentido, la programación es una técnica que permite planear el desarrollo de un proceso en el tiempo y establecer un modelo de referencia para controlar su ejecución.

UTILIDAD DE LAS APLICACIONES DE MS-PROJECT 2013 MS-Project es una herramienta de administración de proyectos eficaz, que proporciona la combinación perfecta de uso, poder y flexibilidad, de forma que su administración sea más eficiente y efectiva. 

Informa y controla el trabajo, la programación y las finanzas del proyecto, manteniendo la sintonía entre los equipos de proyecto y la productividad.

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Realiza un seguimiento y análisis eficaz de los proyectos con una mayor compresión de la programación y la repercusión de los cambios. Aprovecha las ventajas de un mayor control financiero y de análisis más exhaustivos.

Cambios en la versión 2010: 

Interfaz de Usuario Microsoft® FluentTM (Cinta de Opciones). Ahora se tiene una localización de comandos similar a la que conocíamos en Excel, Word y PowerPoint 2007, lo que le permitirá encontrar sus herramientas favoritas de

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manera más fácil con nuevos gráficos y barras de herramientas y comandos organizados en pestañas y grupos. 

Vista de Microsoft® Office Backstage™. Un sitio central para controlar sus proyectos. Guardar, Compartir, Imprimir o Publicar sus Proyectos desde una Ubicación Única. Contiene los mismos comandos que el menú Archivo anterior, también administre aquí sus conexiones de Project Server.

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Barra de Herramientas de Rápido Acceso. Permite agregar las nuevas funcionalidades y comandos que necesita en un sólo lugar.

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Comandos con “Un Clic Derecho”. Permite encontrar comandos más comúnmente utilizados de manera rápida únicamente con “Un Clic Derecho”, dependiendo sobre qué parte se le da el clic derecho sobre una tarea.

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Copiado y pegado tipo Excel – fácil y mejorado. Permite copiar a y desde Excel manteniendo el formato.

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Copiar fácilmente el listado EDT1 desde MS Word, es muy común que en el avance de la planificación la Estructura de Desglose del Proyecto que incluye todas las tareas se defina primero en otro software de uso menos específico tal como Word y luego se desee usar esta lista en Project. En las versiones anteriores era posible copiar y pegar tareas pero Project no mantenía la estructura definida en otros archivos mediante tabulaciones. Es decir, que a partir de esta versión, cualquiera puede hacer la EDT en Word y luego se copia directamente a Project, y se mantienen todos los niveles de la EDT.

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La Vista de Escala de Tiempo (Timeline). Se despliega de manera automática debajo de la Cinta de Opciones, nos muestra un resumen general y conciso de todo el proyecto. Se integran tareas con sólo dar un dar un clic derecho o “arrastrándolas” y “soltándolas”. Se puede imprimir la escala de tiempo para un reporte resumido o copiar y pegar en otra aplicación o en un correo electrónico.

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Tareas Desactivadas. Se ha incorporado una funcionalidad que permite desactivar tareas y aun así conservarlas en su programación. Las tareas desactivadas conservan la información crítica y no se borran del proyecto, pero desaparecerán del Organizador de Equipo y no afectarán a la disponibilidad de recursos, planificación del proyecto, o cómo se programen otras tareas

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Organizador de Equipo Interactivo. Ésta es una de las mejores novedades de Project 2010. La vista de Organizador de Equipo le permitirá interactuar con su cronograma de nuevas maneras; con un vistazo, sabrá en qué trabaja cada miembro del equipo y podrá transferir tareas de un miembro del equipo a otro. Vea y asigne trabajo de manera conveniente, cuando un recurso está sobre asignado, sólo arrastre la tarea de un recurso a otro y la sobre asignación desaparecerá.

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EDT - Estructura de Descomposición de trabajo (WBS Work Breakdown Structure)

4

Cambios en la versión 2013: En la versión 2013, Microsoft ha reescrito completamente los informes, los informes que aparecían en versiones anteriores ya no se han incluido. Ahora el usuario tiene un completo dominio sobre los informes y gráficos (tipo Excel 2013). Así como en los otros productos del Office 2013, Project también tiene habilitada la opción para grabar directamente en la nube, haciendo uso de su cuenta de correo y si tiene disponible el OneDrive (llamado antes Skydrive).

INICIAR SESION EN MICROSOFT PROJECT 2013  En Windows 7, de un clic sobre el botón de inicio,  Digite Project en el cuadro de búsqueda y seleccione Project 2013 como se observa en la siguiente imagen.

3

1. 2.

3.

1

Clic en botón Inicio. En cuadro de búsqueda digitar PROJECT 2013 Clic en Project 2013

2

5



Cuando se cargue Project la pantalla que visualizará es la siguiente:

2

1. Clic para un proyecto nuevo. 2. Clic para abrir un proyecto usado recientemente. 3. Clic para abrir otros proyectos. 4. Clic para abrir alguna de las plantillas de ejemplo.

1

4 3



Clic en Proyecto en blanco para empezar un nuevo proyecto.

ENTORNO DE MS-PROJECT 2013 1 3 2 7

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5

4

VISTA DIAGRAMA DE GANTT

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1. Barra de acceso rápido. 2. Escala de tiempo. 3. Cinta de opciones. 4. Tabla entrada. 5. Diagrama de Gantt. 6. Campos de la tabla entrada. 7. Escala temporal. 8. Vista activa. 9. Vistas rápidas. 10. Zoom.

6

Cintas de opciones en Microsoft Project 2013 Cinta Tarea

Cinta Recurso

Cinta Crear Informe

Cinta Proyecto

Cinta Vista

Cinta Formato (Depende de la vista activa, en este caso la vista Diagrama de Gantt)

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El calendario del Proyecto Todas las actividades del proyecto son programadas en función a un calendario laboral, donde se especifican los días y horas que los recursos asignados a las tareas deben trabajar, los tiempos de descanso normales (como, por ejemplo fines de semana y noches) y días de descanso especiales (festividades) y días en los que ese trabaja de un modo diferente (por ejemplo 4 horas o 12 horas). Todo nuevo proyecto tiene un calendario laboral predeterminado (Estándar) , que no siempre es el que deberá emplearse por lo que deberá configurar dicho calendario. En MS Project existen 3 calendarios base que están predefinidos, estos son: 

Calendario Estándar.

 Calendario Turno Noche.  Calendario 24 Horas. El calendario predeterminado de un proyecto es el calendario Estándar cuyos días de trabajo son de lunes a viernes y el horario es de 9am a 1pm y de 3pm a 7pm., estos días y horas de trabajo se pueden modificar y adaptar a nuestras necesidades. La definición del calendario debe hacerse antes de indicar la fecha de inicio y el llenado de las tareas del proyecto.

Crear y Configurar un Calendario Laboral 1

2

1. Clic en ficha PROYECTO. 2. Ubicar el grupo Propiedades. 3. Clic en Cambiar tiempo de trabajo.

A continuación aparecerá la siguiente ventana.

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1. 4

2. 1

3. 2

3

4.

5.

Calendario que se está personalizando. Pestaña Excepciones: ahí se definen las excepciones. Pestaña Semanas laborales: ahí se defines los días laborales y los horarios. Para crear nuevos calendarios base. Para definir las opciones de calendario de Project.

5

Ejemplo 01 (Guarde el archivo con el nombre de Calendario01) Establecer para su proyecto, el calendario laboral de lunes a sábado, de 7:00am a 12:00 m y 01:00 pm a 04:00 pm. Las excepciones son: la empresa no trabajará el día 28 y 29 de Julio y el día 24 trabajará de 7am a 7pm. (No olvidar el establecer las opciones de calendario de Project.)

Estableciendo los días de la semana que se trabajaran y los horarios:

1 3

4

2

5

1. Clic en Semanas laborales. 2. Doble clic en Predeterminado. 3. Seleccionar de Lunes a Sábado. 4. Clic en la tercera opción para que el usuario pueda colocar el horario de trabajo. 5. Indicar las horas de trabajo. Usar mejor formato de 24 horas.

9

Estableciendo las excepciones: 1. Clic en Excepciones. 2. Colocar las excepciones. 3. Indicar las fechas correspondientes a las excepciones.

1

2

3

Indicando que el día 24/07/2015 se trabajará de 7am a 7pm.

2

1. Doble clic en Trabajo de 12 horas. 2. Clic en Periodos laborables. 3. Indicar el rango de horas. 4. Clic para Aceptar y salir.

1 3

4

Para terminar la definición del calendario, tenemos que ingresar a modificar las opciones de calendario de Project e igualarlo con lo definido en el calendario del proyecto. 1

2

3

5

4

1. Definir primer día de la semana. 2. Hora de ingreso. 3. Hora de Salida. 4. Horas de trabajo por día. 5. Horas de trabajo por semana. (6 x 8). 6. Días del mes, esto se tomara cuando se defina una tarea con duración en meses.

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10

Ejemplo 02 (Guarde el archivo con el nombre de calendario02) Establecer el calendario laboral de lunes a viernes, de 7:00am a 12:00 pm y 03:00 pm a 06:00 pm y sábado de 07:00 am a 12:00 pm.

Siguiendo el mismo proceso de definición del calendario, primero se define el horario de 7-12 y 3-6pm para los días lunes a viernes:

Para el día sábado, se selecciona sábado y se indica el horario de trabajo:

Las opciones de calendario de Project serán:

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Creación de nuevos Calendarios Base Como se ha indicado MS Project trae configurado 3 calendarios base. Si se desea crear nuevos calendarios base se siguen los mismos pasos para crear un calendario, la diferencia es que tiene que dar clic en el botón Crear Calendario: 1 5

3 2

4

1. Clic para crear nuevo calendario base. 2. Clic para crear el calendario. 3. Clic para indicar el nombre. 4. Clic para terminar la creación del nuevo calendario.

Visualizará que ya se ha creado el nuevo calendario, ahora solo tendrá que seguir los mismos pasos para definir las excepciones, semanas laborales, y si este calendario será el calendario del proyecto, entonces definir las opciones de calendario de Project.

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Establecer información preliminar del Proyecto Cuando inicie un nuevo proyecto en Microsoft Project, deberá especificar: 

Calendario del proyecto



Fecha de comienzo o Fin del Proyecto.



Propiedades del Proyecto (Opcional)

Se recomienda especificar únicamente la fecha de comienzo del proyecto y dejar que Microsoft Project calcule la fecha de fin, una vez introducidas y programadas las tareas. 1 2 2

5

3

4

1. Clic en ficha proyecto. 2. En grupo Propiedades, clic en Información del proyecto. 3. Clic para indicar el calendario del proyecto. 4. Clic para indicar que se programará a partir de la fecha de comienzo. 5. Clic para especificar la fecha de inicio del proyecto.

¡IMPORTANTE! Si el formato de fecha muestra también la hora, debe indicar tanto fecha como la hora

Siga los siguientes pasos para definir las propiedades, de clic en la ficha Archivo,

1

1. Clic en Información. 2. Clic en información del proyecto. 3. Clic en propiedades avanzadas.

2 2

3

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Se visualizará la siguiente ventana donde se tiene que definir datos complementarios del proyecto.

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Administración y programación de tareas en Project Una tarea, es una actividad que tiene un comienzo y un final. Las tareas se superponen, se enlazan, se concatenan en el tiempo hasta alcanzar la finalización del proyecto. Todo proyecto está compuesto por tareas. En MS Project, la duración de las tareas se pueden definir en meses, semanas, días, horas o minutos (las siglas respectivas son: ms, s, d, h, m).

¡IMPORTANTE! En otros programas, por ejemplo S10, a las tareas se les denomina PARTIDAS.

La programación de las tareas en Project puede ser: 

Manual: El usuario es el que define uno de los siguientes elementos: duración, fecha de inicio o fin de la tarea. Los otros 2 elementos se calculan en forma automática. Esta es la forma predefinida de Project para la programación de las tareas.



Automática: El usuario indica solamente la duración y Project se encarga de calcular la fecha inicial y termino en base a la fecha de inicio y la duración indicada.

¡IMPORTANTE! La forma más utilizada para programar las tareas es la AUTOMÁTICA.

Las tareas, sus duraciones y fechas de inicio fin se realizan en la tabla ENTRADA, que se visualiza en la parte izquierda de la vista DIAGRAMA DE GANTT.

TABLA ENTRADA

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Ejemplo Se

definirán tareas

usando

la configuración

por

defecto:

Programadas

Manualmente. (Se usará la fecha de inicio del proyecto 04/05/2015 y el calendario Estándar). Grabar el ejemplo con el nombre de EJEMPLO01. Ingrese lo siguiente en la tabla entrada. Id 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Nombre de la tarea Tarea1 Tarea2 Tarea3 Tarea4 Tarea5 Tarea6 Tarea7 Tarea8

Duración 2d 3d

Tarea9 Tarea10 Tarea11

2d 4d 6d

Comienzo 04/05/2015 06/05/2015

Revisar 1s 11h 45min 1ms

Fin 08/05/2015 12/05/2015

07/05/2015 08/05/2015 11/05/2015 04/05/2015

El resultado será el siguiente.

Notas: Al ingresar la Tarea  1, Project calcula la fecha término de la tarea. 

2, Project calcula la fecha de comienzo.



3, Project calcula la duración



4, Project asume que no hay definido ninguna duración y fechas.



5, Project calcula la fecha de término.



6, Project calcula la fecha de término.



7, Project calcula la fecha de término.



8, Project calcula la fecha de término.



Después de la tarea 8 se deja una fila en blanco.



10, 11 y 12, Project no realiza ningún cálculo ya que se necesitan por lo

¡IMPORTANTE! El campo Modo de Tarea permite cambiar la forma de programación de la tarea.

menos 2 datos para hacer el cálculo del tercero.

16

Convirtiendo la programación manual de la tarea 9 en automática: 1.

2.

Clic en campo Modo de tarea de la tarea 9. Clic en Programada automáticamente.

1 2

El resultado será:

¡IMPORTANTE! Observe que se ha calculado la fecha de comienzo y fin en base a la fecha de inicio del proyecto y la duración de la tarea. La barra de esta tarea en el diagrama de Gantt ha cambiado de color.

Para cambiar la programación de manual en automático, en varias tareas, primero seleccionaremos las tareas 10 y 11, luego:

1.

2.

Clic derecho en cualquiera de las tareas seleccionadas. Clic en Autoprogramar.

2

1 2

Las fechas de comienzo y fin de las tareas seleccionadas se han calculado en base a la fecha de comienzo del proyecto y la duración de las tareas.

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Otra forma de convertir la programación manual en automática es la siguiente:

2

1. 2. 3. 3

Seleccionar las tareas. Clic en la ficha tarea. En el grupo Tareas, clic en Autoprogramar.

1 2

Para que todas las tareas que ingresamos estén programadas en forma automática haga lo siguiente: 1. Clic en NUEVAS TAREAS. 2. Clic en Programada automáticamente.

2 1

¡IMPORTANTE! De aquí en adelante todas las tareas se programaran automáticamente, es decir, luego de ingresar la duración, se calculara la fecha de comienzo y fin.

Definiendo otros tipos de tareas Hitos: Una forma de establecer controles y saber si se logró el cumplimiento de una tarea en el plazo establecido, es usar Hitos (Milestone en inglés). Un hito es una tarea que tiene una duración de cero (0) días. Ejemplo Se definirá un hito de final del proyecto con una duración de cero (0) días, el resultado se observa a continuación.

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Tareas Periódicas (Tareas Repetitivas) Algunas tareas tienen que ejecutarse en forma regular, por ejemplo, reuniones mensuales para analizar el avance del proyecto o semanales para analizar las ocurrencias. Afortunadamente en Project no se tiene que programar estas tareas en forma separada, se pueden crear tareas periódicas, también llamadas tareas repetitivas. Ejemplo Se desea programar: 

Reuniones Mensuales, que se llevaran el segundo lunes de cada mes.



Reuniones Semanales, que se llevará a cabo cada jueves.

Ejemplo1 Use el proyecto EJEMPLO01. Se agregará la Tarea 12 con una duración de 180 días para que se visualice mejor la programación de las tareas periódicas.

Reuniones Mensuales, que se llevaran el segundo lunes de cada mes: 4 2 3 2

1. Ingresar Tarea 12 con una duración de 180 días. 2. Clic en Ficha TAREA. 3. En el grupo Insertar, clic en Tareas. 4. Clic en Tarea Periódica.

1

A continuación debe ingresar los valores en:

5

6

7

8

9

5. Clic para ingresar el nombre de la tarea. 6. Clic para seleccionar el patrón de repetición. 7. Clic para indicar la frecuencia. 8. Como no se indica Calendario, Project programa la tarea usando el calendario del Proyecto. 9. Clic para crear las tareas periódicas.

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El resultado será:

Ejemplo2 Reuniones Semanales, que se llevará a cabo cada jueves

Siga los mismos pasos que en el ejemplo anterior y defina lo siguiente en la ventana Información de tarea repetitiva: 1. 2. 1

3. 3

2

4

4.

5.

Clic para ingresar el nombre de la tarea. Clic para seleccionar el patrón de repetición. Clic para indicar cada cuantas semanas se repite la reunión, uno (1) representa cada semana. Clic para indicar los días de la semana que habrá reuniones. Clic para que crear las tareas periódicas.

5

El resultado será:

Guarde el proyecto y cierre Project.

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Operaciones con Tareas Insertar tareas Una de las operaciones más comunes en Project es la de insertar tareas. Abrir el proyecto EJEMPLO01.

Insertaremos 1 tarea entre la tarea 9 y 10: 1. 1

2.

Clic derecho sobre la tarea en donde deseo insertar la nueva tarea, en el ejemplo la tarea 10. Clic en Insertar tarea.

2

El resultado será:

Observe que la duración por defecto es de 1 día, el símbolo de interrogación en la duración indica que la duración es estimada. Eliminar tareas El procedimiento para eliminar una tarea es similar al de insertar. Eliminaremos la tarea que insertamos: 1. 1

2.

Clic derecho sobre la tarea que deseamos eliminar. Clic en Eliminar tarea

2

¡IMPORTANTE! Si desea insertar más de una tarea a la vez, solo seleccione la misma cantidad de tareas que desea insertar y luego siga el procedimiento para insertar. Para eliminar varias tareas, seleccione las tareas a ser eliminadas y siga el mismo procedimiento para eliminar.

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Estructura de Tareas y Subtareas Cuando todo lo que tiene en el proyecto es una larga lista de tareas, puede perder de vista panorama general del proyecto. El uso de esquemas ayuda a organizar las tareas en bloques más manejables. Puede aplicar sangrías a las tareas relacionadas para situarlas bajo una tarea más general, creando una jerarquía. Las tareas generales se denominan tareas de resumen o fases; las tareas con sangría que aparecen debajo de la tarea de resumen son subtareas. Las fechas de comienzo y fin de una tarea de resumen se determinan en función de las fechas de comienzo y fin de su primera y última subtarea. La forma predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y las subtareas aparecen con sangrías debajo de ellas. Utilice los controles de esquema (sangría y anulación de sangría) para indicar la estructura jerárquica de la lista de tareas.

Para el siguiente ejemplo, cree un nuevo proyecto y grábelo con el nombre de TAREAS y SUBTAREAS, la fecha de inicio será 02/06/2015, el calendario del proyecto será el Estándar con las horas y días de la semana predeterminados. Establezca la forma de programación del proyecto en Automático. Ingrese las siguientes tareas y duraciones:

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Luego de ingresar las tareas se observará lo siguiente:

La tarea 1 se ha dividido en 4 tareas, estás son la tarea 2,3, 4 y 5. Para convertir estas tareas en subtareas de la tarea 1 (OBRAS PROVISIONALES), siga los siguientes pasos:

2

1. Seleccione las tareas que desee convertir en subtareas. 2. Clic en la Ficha TAREA. 3. En el grupo Programación, clic en Aplicar sangría a la tarea. 4. Tarea de Resumen Creada. 5. Subtareas creadas. 6. Datos resumidos de las subtareas.

3

1

El resultado es el siguiente: 6

4

5

Seleccione desde la tarea 7 hasta la tarea 23 y defínalas como subtareas de la 6 (TRABAJOS PRELIMINARES). El resultado será el siguiente:

¡IMPORTANTE! Para eliminar la sangría que define a una tarea como subtarea, solo seleccione las tareas y de clic en el icono aplicada a las tareas seleccionadas.

, esto anula la sangría

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ESTABLECER DEPENDENCIAS DE TAREAS En el Diagrama de Gantt las dependencias se representan con líneas entre las barras de representación de cada tarea. Las tareas a menudo suceden en secuencia lineal: por ejemplo, se preparan las paredes, se pintan y Después se decoran. Sin embargo, puede haber excepciones en todos los proyectos. Por ejemplo, cuando una persona masilla y lija las paredes para pintarlas, otra persona puede pintarlas. Para crear una secuencia, se vinculan o relacionan las tareas dependientes entre sí y se indica a Microsoft Project en qué consiste esa dependencia.

Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas en Microsoft Project:

Dependencia entre tareas

Descripción La tarea (B) no puede

Fin a Comienzo (FC)

comenzar hasta que finalice la tarea (A).

La tarea (B) no puede

Comienzo a Comienzo (CC)

comenzar hasta que comience la tarea (A).

Fin a Fin (FF)

La tarea (B) no puede finalizar

hasta

que

finalice la tarea (A).

La tarea (B) no puede

Comienzo a Fin (CF)

finalizar

hasta

que

comience la tarea (A).

Ejemplo Abrir el proyecto TAREAS Y SUBTAREAS. Vamos a definir la relación entre las tareas: “CARTEL DE IDENTIFICACION DE LA OBRA 3.60 x 2.40 M.” y la tarea “CASETA PARA LA OBRA Y GUARDIANIA”. La relación o dependencia es FC, es decir la tarea “CASETA PARA LA OBRA Y GUARDIANIA” no puede empezar sino termina la tarea “CARTEL DE

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INDENTIFICACION DE LA OBRA 3.60 x 2.40 M.” y la tarea “CASETA PARA LA OBRA Y GUARDIANIA”. La relación o dependencia se indica en el campo PREDECESORAS. En nuestro caso se debe indicar en el campo predecesoras de la tarea “CASETA PARA LA OBRA Y GUARDIANIA”.

1.

Clic en campo predecesoras de la tarea 3, escriba 2FC y presione ENTER.

1

El resultado será:

Sólo cuando la dependencia es FC, ésta no se visualiza luego de presionar ENTER.

2FC significa lo siguiente: La tarea 3 que es “CASETA PARA LA OBRA Y GUARDIANIA”, le sigue a la tarea 2 que es la tarea “CARTEL DE IDENTIFICACION DE LA OBRA 3.60 x 2.40 M.”. La dependencia entre las 2 tareas es FC, es decir, la tarea “CASETA PARA LA OBRA Y

GUARDIANIA”,

comienza

cuando

termine

la

tarea

“CARTEL

DE

IDENTIFICACION DE LA OBRA 3.60 x 2.40 M.”.

Use el archivo de Excel TAREAS Y SUBTAREAS para que complete el campo PREDECESORAS en todas las tareas. El resultado final será el siguiente:

25

Cambiando el tipo de dependencia entre las tareas Cambiaremos la dependencia entre las tareas 2 y 3 de FC a CC. Esto lo haremos en el diagrama de Gantt. 1. 2. 1

3.

Doble clic en la cabeza de flecha. Clic para cambiar de dependencia a CC. Clic en aceptar

2 3

El resultado será:

Observe que toda la programación ha cambiado, ahora la fecha de finalización de la tarea OBRAS PROVISIONALES es 03/06/15. Adelantar o Posponer (Retardar) el inicio de una tarea En un proyecto es muy frecuente adelantar o posponer el inicio de una tarea. Si el retardo es positivo, la tarea se pospone; y si es negativo, la tarea se adelanta. Se puede adelantar o posponer usando las mismas unidades de la duración, es decir, días, semanas, horas, minutos y meses. En el siguiente ejemplo vamos a posponer el inicio de la tarea “CASETA PARA LA OBRA Y GUARDIANIA” en 2 días

1. 1

2. 2 3

3.

Doble clic en la cabeza de flecha. Clic en retardo e indicar 2d. Clic en Aceptar para que se efectúen los cambios.

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El resultado será el siguiente:

Observe que el diagrama ha cambiado, la predecesora de la tarea 3 ha cambiado para efectuar el retardo del inicio de esta tarea y la fecha de término de la tarea OBRAS PROVISIONALES ha cambiado.

La tarea de resumen del proyecto La tarea de resumen del proyecto permite visualizar información consolidada del proyecto. Por ejemplo si se encuentra en la tabla entrada, observará la duración total del proyecto y la fecha de comienzo y fin del proyecto. Observe: 1

1. 2

2.

3

3.

Clic en ficha o pestaña Formato. En el Grupo Mostrar u ocultar, clic en Tarea de resumen del proyecto. En la fila cero (0), está visualizando la Tarea de resumen del proyecto.

La tarea de resumen del proyecto nos indica que la duración total del proyecto es de 19 días, comienza el 02/06/15 y finaliza el 26/06/15. La tarea de resumen del proyecto Durante la programación de un proyecto podría necesitar dividir una tarea, por ejemplo la tarea con el ID 18 (DEMOLICION DE SOBRECIMIENTOS), que tiene una duración de 5 días, comienza el lunes 15 y termina el viernes 19. Esta tarea se va a reprogramar para que los 3 últimos días de la tarea, se reprogramen para que 1. 2.

empiecen desde el lunes 23.

1

3.

2

4. 4

Clic en Ficha Tarea. En el Grupo Programación, clic en Dividir Tarea. Sin dar clic, desplace el mouse sobre la barra de la tarea 18. Hágalo hasta que ubique la fecha 17/06/2015.

3

27

5

5.

6

6.

Clic y arrastre hacia la derecha hasta que visualice las fechas que se muestran en el cuadro. A continuación suelte el botón del mouse. La Tarea 18 ha sido dividida.

Como visualiza, la tarea 18 ha sido dividida, la nueva fecha de término de esta tarea es el 24/06/2015.

¡IMPORTANTE! Cuando se reprograma una tarea (se usa retardo o divide), no solo las fechas de la tarea (comienzo o fin), se modifican sino también de las tareas que dependen de ella, es decir, todo el proyecto se reprograma.

Visualizar Estadísticas del Proyecto Esta opción es importante debido a que muestra en forma detallada toda la información del proyecto.

1

1.

2

2.

3. 4.

Clic en Ficha proyecto. En el Grupo Propiedades, clic en Información del Proyecto, Clic en Estadísticas. A continuación se visualiza las estadísticas del proyecto.

4

3

Puede observar que se muestra en detalla, la fecha de comienzo, fin, duración total del proyecto, el trabajo total y el costo del proyecto. En el ejemplo, no se visualiza trabajo ni costo ya que todavía no se ha agregado recursos, esto se verá en la siguiente sesión.

28