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MS PROJECT GESTION Y CONTROL DE PROYECTO POR COMPUTADORA SESION 01

ING. JOSE LI GAVIDIA

MS PROJECT

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Ing. José Martín Li Gavidia ING. JOSE LI GAVIDIA

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MS PROJECT CODIGO CURSO 511.2016 Correo: [email protected] RPC: 949703665 MOVISTAR 949909050 ING. JOSE LI GAVIDIA

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MS PROJECT • MS-Project es una herramienta de administración de proyectos eficaz, que proporciona la combinación perfecta de uso, poder y flexibilidad, de forma que su administración sea más eficiente y efectiva. Informa y controla el trabajo, la programación y las finanzas del proyecto, manteniendo la sintonía entre los equipos de proyecto y la productividad. Realiza un seguimiento y análisis eficaz de los proyectos con una mayor compresión de la programación y la repercusión de los cambios. Aprovecha las ventajas de un mayor control financiero y de análisis más exhaustivos.

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Versiones de MS Project • VERSION ESTÁNDAR: Aplicación de escritorio en la cual puede crear, modificar y hacer seguimientos a los proyectos. • VERSION PROFESIONAL: Incluye todo lo de la versión estándar mas características adicionales como por ejemplo desactivar tareas. Adicionalmente, la versión Profesional puede conectarse al Project Web App (PWA), una interfase web basada en Microsoft Project Server. • VERSION PROJECT PRO PARA OFFICE 365, versión online de MS Project.

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Definición de proyecto • Esfuerzo temporal para crear un producto, servicio o resultado único. • Temporal porque un proyecto tiene un principio y final definidos. • El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto. • Un proyecto puede generar: • Un Producto: puede ser un componente de otro elemento, una mejora de un elemento o un elemento final. • Un servicio o la capacidad de realizar un servicio, por ejemplo una función de negocio que brinda apoyo a producción o distribución. • Un resultado, tal como una conclusión de un documento, por ejemplo un proyecto de investigación. ING. JOSE LI GAVIDIA

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Ejemplos de Proyectos • El desarrollo de un nuevo producto, servicio o resultado. • Implementación de un cambio en la estructura, los procesos, el personal o el estilo de una organización. • Desarrollo o adquisición de un sistema de información nuevo o modificado (hardware o software). • La realización de un trabajo de investigación cuyo resultado será adecuadamente registrado. • Construcción de un edificio, planta industrial o infraestructura. • La implementación, mejora o potenciación de los procesos y procedimientos de negocios existentes. ING. JOSE LI GAVIDIA

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La Dirección de Proyectos • Según el PMI (Project Management Institute), la dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.

• Es la aplicación e integración adecuadas de los 47 procesos de la dirección de proyectos, agrupados de manera lógica, categorizados en cinco Grupos de Procesos.

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La Dirección de Proyectos • Estos cinco Grupos de Procesos son: • Inicio, • Planificación, • Ejecución, • Monitoreo y Control, y • Cierre.

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La Dirección de Proyectos

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Ciclo de Vida de un Proyecto

Fuente: PMBOK, PMI® ING. JOSE LI GAVIDIA

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Iniciando MS Project en Windows 7

1. 2. 3.

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Clic en botón Inicio. En cuadro de búsqueda PROJECT 2013 Clic en Project 2013

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digitar

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Iniciando MS Project en Windows 8 y 8.1 1

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1. 2. 3.

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Clic en botón Inicio o tecla Windows. En la pantalla de Inicio digitar PROJECT 2013 Clic en Project 2013

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Iniciando MS Project en Windows 10 3

1. 2. 3.

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Clic en botón búsqueda en Windows. En recuadro de búsqueda escribir PROJECT Clic en Project 2013

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Pantalla de Inicio de MS Project 2013

1. Clic para un proyecto nuevo. 2. Clic para abrir un proyecto usado recientemente. 3. Clic para abrir otros proyectos. 4. Clic para abrir alguna de las plantillas de ejemplo (Necesita conexión a internet).

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Entorno de MS Project 2013 1. Barra de acceso rápido. 2. Vista Escala de tiempo. 3. Cinta de opciones. 4. Tabla entrada. 5. Diagrama de Gantt. 6. Campos de la tabla entrada. 7. Escala temporal. 8. Vista activa. 9. Vistas rápidas. 10. Zoom.

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Las cintas de Opciones Tarea

Recurso

Crear Informe

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Las cintas de Opciones Proyecto

Vista

Formato (Depende de la vista activa, por defecto es la vista Diagrama de Gantt

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Los Calendarios en MS Project • Calendarios Base • Estándar: L-V, 9-1pm / 3-7pm • 24 Horas: L-D, 12am-12am • Turno Noche: L-V, 11pm-3am / 4-8am

• Calendarios de tarea • Calendarios de Recurso

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Configuración del Calendario Laboral…………...(1)

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1. Clic en ficha PROYECTO. 2. Ubicar el grupo Propiedades. 3. Clic en Cambiar tiempo de trabajo.

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Configuración del Calendario Laboral…………...(2) 1. Calendario que se está personalizando, en nuestro caso el estándar. 2. Pestaña Excepciones: ahí se definen las excepciones. 3. Pestaña Semanas laborales: ahí se defines los días laborales y los horarios. 4. Para crear nuevos calendarios base. 5. Para definir las opciones de calendario de Project.

Una excepción es una fecha que no se labora, o se trabaja de modo diferente, por ejemplo de 8am a 8pm. ING. JOSE LI GAVIDIA

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Configuración del Calendario Laboral…………...(3)

Establecer para su proyecto, el calendario laboral de lunes a sábado, de 7:00am a 12:00 m y 01:00 pm a 04:00 pm. Las excepciones son: la empresa no trabajará el día 28 y 29 de Julio y el día 24 trabajará de 7am a 7pm.

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Configuración del Calendario Laboral…………...(4) Solución: 1. Se modificará el calendario estándar para adaptarlo a lo que se necesita. 2. Se configurará los días que se labora y los horarios. 3. Se configurará las excepciones (si existen). 4. Se configurará las opciones de calendario de Project para adaptarlo al calendario del proyecto.

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Configuración del Calendario Laboral…………...(5) 1. Clic en Semanas laborales. 2. Doble clic en Predeterminado. 3. Seleccionar de Lunes a Sábado. 4. Clic en la tercera opción para que el usuario pueda colocar el horario de trabajo. 5. Indicar las horas de trabajo. Usar mejor formato de 24 horas.

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Configuración del Calendario Laboral…………...(6)

1. Doble clic en Trabajo de 12 horas. 2. Clic en Periodos laborables. 3. Indicar el rango de horas. 4. Clic para Aceptar y salir.

1. Clic en Excepciones. 2. Colocar las excepciones. 3. Indicar las fechas correspondientes a las excepciones.

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Configuración del Calendario Laboral…………...(7)

a. Solo se ingresa a estas opciones para configurar en base a lo definido en el calendario del PROYECTO. b. Los días por mes, son días laborables de trabajo no calendario. ING. JOSE LI GAVIDIA

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1. Definir primer día de la semana. 2. Hora de ingreso. 3. Hora de Salida. 4. Horas de trabajo por día. 5. Horas de trabajo por semana. (6 x 8). 6. Días del mes, esto se tomara cuando se defina una tarea con duración en meses.

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Creación de Nuevos Calendarios Base 1. Clic para crear nuevo calendario base. 2. Clic para crear el calendario. 3. Clic para indicar el nombre. 4. Clic para terminar la creación del nuevo calendario.

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Información Preliminar del Proyecto………….(1) • Asignar calendario al Proyecto. • Indicar información complementaria del proyecto en Propiedades. • Indicar fecha de Inicio del Proyecto.

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Información Preliminar del Proyecto………….(2) 1. Clic en ficha proyecto. 2. En grupo Propiedades, clic en Información del proyecto. 3. Clic para indicar el calendario del proyecto. 4. Clic para indicar que se programará a partir de la fecha de comienzo. 5. Clic para especificar la fecha de inicio del proyecto.

Si en la fecha se visualiza también la hora, ésta debe también ser ingresada ING. JOSE LI GAVIDIA

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Información Preliminar del Proyecto………….(3) 1

1. 2. 3. 4. 5.

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Clic en Archivo. Clic en Información. Clic en información del proyecto. Clic en propiedades avanzadas Ingrese los datos que crea conveniente y luego de clic en Aceptar para terminar.

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Gestión del Alcance del Proyecto • La Gestión del alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar todo el trabajo requerido y únicamente el trabajo para completar el proyecto con éxito. Gestionar el alcance del proyecto se enfoca primordialmente en definir y controlar que se incluye y qué no se incluye en el proyecto. • Los procesos son: • • • • •

Planificar la Gestión del Alcance Recopilar los requisitos Definir el alcance. Crear la EDT/WBS Validar el alcance.

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Creación de la EDT/WBS …………………………….………(1) • EDT=Estructura de descomposición del Trabajo • WBS=Work Breakdown Structure • La descomposición es una técnica utilizada para dividir y subdividir el alcance del proyecto y los entregables del proyecto en partes mas pequeñas y manejables. • El paquete de trabajo es el trabajo definido en el nivel más bajo de la EDT/WBS para el cual se puede estimar y gestionar el costo y la duración • El nivel de descomposición para los paquetes de trabajo varía en función del tamaño y la complejidad del proyecto. ING. JOSE LI GAVIDIA

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Creación de la EDT/WBS …………………………….………(2) • La descomposición de la totalidad del trabajo del proyecto en paquetes de trabajo generalmente implica las siguientes actividades: • Identificar y analizar los entregables y el trabajo relacionado. • Estructurar y organizar la EDT/WBS; • Descomponer los niveles superiores de la EDT/WBS en componentes detallados de nivel inferior; • Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT/WBS; y • Verificar que el grado de descomposición de la EDT/WBS sea el adecuado.

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Creación de la EDT/WBS …………………………….………(3) • La estructura de ETD/WBS se puede crear a través de varios enfoques. Entre los métodos mas habituales se cuentan con el enfoque descendente, el uso de guías especificas de la organización y el uso de plantillas de la EDT/WBS. • Durante la integración de componentes de nivel inferior puede utilizarse un enfoque ascendente.

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Creación de la EDT/WBS …………………………….………(4) • La estructura de la EDT/WBS se puede representar de diferentes maneras, tales como: • Utilizando las fases del ciclo de vida del proyecto como segundo nivel de descomposición, con los entregables del producto y del proyecto insertados en el tercer nivel.

Fuente: Pmbok 5 ed. ING. JOSE LI GAVIDIA

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Creación de la EDT/WBS …………………………….………(5) • Utilizando los entregables principales como segundo nivel de descomposición.

Fuente: Pmbok 5 ed. ING. JOSE LI GAVIDIA

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Creación de la EDT/WBS …………………………….………(6) • Incorporando componentes de nivel inferior que pueden desarrollar organizaciones externas al equipo del proyecto, como por ejemplo trabajo contratado. Así, el proveedor desarrollará la EDT/WBS para el contrato como parte del trabajo contratado.

• La EDT/WBS se pude estructurar como un esquema, como un organigrama, o mediante otro método que represente un desglose jerárquico. • LA EDT/WBS representa todo el trabajo necesario para realizar el producto y el proyecto, e incluye trabajo de dirección del proyecto. • EL trabajo total correspondiente a los niveles inferiores debería corresponder al acumulado para los niveles superiores, de modo que no se omita nada y que no se efectué ningún trabajo extra. Fuente: Pmbok 5 ed. ING. JOSE LI GAVIDIA

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Ejemplos OBRAS DE CONCRETO ARMADO

IGAS RETO

ZAPATAS

MUROS Y TABIQUES DE ALBAÑILERIA

MUROS

SOBRECIMIENTOS REFORZADOS

RIDO: 0 + 30% cm²

OBRA: CONSTRUCCION Y AMPLIACION I.E. DANIEL HOYLE

REVOQUES ENLUCIDOS Y MOLDURAS

TARRAJEO PRIMARIO MORTERO C:A 1:5

TARRAJEO EN MUROS INTERIORES Y EXTERIORES

CIELOS RASOS

PISOS Y PAVIMENTOS

CIELO RASO CON MEZCLA C:A, 1:5

VESTIDURA EN FONDO DE ESCALERA

PISO ACABADO PULIDO Y BRUÑADO E=6"

CONTRAZOCALOS

ZOCALOS Y ENCHAPES

REVESTIMIENTO DE GRADAS Y ESCALERA

CUBIERTAS

CONTRAZOCALOS

CUBIERT LADRILLO PAS ASENTADO CEMEN

PISO DE CEMENTO PULIDO Y BRUÑADO e=2" S/COLOR

VIGAS DE CIMENTACION TARRAJEO DE MUROS EXTERIORES A PARTIR DE 2º PISO

ETO

VEREDA DE CONCRETO f'c=140 kg/cm² e=4"

COLUMNAS

S RADO Y DO

VIGAS

TARRAJEO DE COLUMNAS

PATIO DE CONCRETO f'c=175 Kg/Cm2

LOSA ALIGERADA

TARRAJEO DE VIGAS

RAMPA DE CONRETO 140 kg/cm² e=4" FROTACHADO Y BRUÑADO

Fuente: www.criticaltools.com

TO RETO PM m²

LOSA MACIZA

PISO ADOQUINADO DE 20 x 15 m x 5 Cm

ESCALERA VESTIDURA DE DERRAMES (1:5)

ETO

PISO DE CERAMICA 30x30 ALTO TRANSITO, ANTIDESLIZANTE

TANQUE CISTERNA BRUÑAS SEGUN DETALLE

O:

ZCLA

TARRAJEO CON IMPERMEABILIZANTE

TANQUE ELEVADO

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CONTRAPISO DE 40mm.

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Ejemplos

Fuente: www.criticaltools.com

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Configuración de la EDT/WBS en Project…. (1) 1

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1. Clic en Proyecto 2. Buscar el grupo Propiedades. 3. Clic en EDT

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Configuración de la EDT/WBS en Project…. (2) 1

3

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1. Clic en Prefijo, si desea incluir uno. 2. Si no se indica SECUENCIA, por defecto la EDT será numérica. Se puede definir los niveles que desee. 3. En caso sea necesario, puede cambiar el separador, por defecto es el punto. 4. Clic en Aceptar para que se apliquen los cambios indicados.

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Configuración de la EDT/WBS en Project…. (3) Se inserta el campo EDT al proyecto y el resultado se visualiza a continuación:

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Programación de las Tareas……………………(1) • Manual: El usuario es el que define uno de los siguientes elementos: duración, fecha de inicio o fin de la tarea. Los otros 2 elementos se calculan en forma automática. Esta es la forma predefinida de Project para la programación de las tareas. • Automática: El usuario indica solamente la duración y Project se encarga de calcular la fecha inicial y termino en base a la fecha de inicio y la duración indicada.

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Programación de las Tareas……………………(2) Por ejemplo si se carga Project, se indica como fecha de inicio el 04/05/2015 y se ingresan las siguientes tareas:

El resultado será:

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Programación de las Tareas……………………(3)

El campo Modo de Tarea permite cambiar la forma de programación de la tarea.

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Programación de las Tareas……………………(4) 1. Clic en campo Modo de tarea de la tarea 9. 2. Clic en Programada automáticamente.

El resultado será:

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Programación de las Tareas……………………(5) Para que todas las tareas sean programadas en forma automática debe hacer lo siguiente:

1. Clic en NUEVAS TAREAS. 2. Clic en Programada automáticamente.

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Definiendo Hitos en Project • Una forma de establecer puntos de control y saber si se logró el cumplimiento de una tarea en el plazo establecido, es usar Hitos (Milestone en inglés). • Un hito es una tarea que tiene una duración de cero (0) días.

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Definiendo Tareas Periódicas…………………..(1) • Algunas tareas tienen que ejecutarse en forma regular, por ejemplo, reuniones mensuales para analizar el avance del proyecto o semanales para analizar las ocurrencias. • Afortunadamente en Project no se tiene que programar estas tareas en forma separada, se pueden crear tareas periódicas, también llamadas tareas repetitivas. Ejemplo Se desea programar: Reuniones Mensuales, que se llevaran el segundo lunes de cada mes. Reuniones Semanales, que se llevará a cabo cada jueves. ING. JOSE LI GAVIDIA

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Definiendo Tareas Periódicas…………………..(2)

1. Clic en Ficha TAREA. 2. En el grupo Insertar, clic en Tareas. 3. Clic en Tarea Periódica.

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Definiendo Tareas Periódicas…………………..(3) 1. Clic para ingresar el nombre de la tarea. 2. Clic para seleccionar el patrón de repetición. 3. Clic para indicar la frecuencia. 4. Como no se indica Calendario, Project programa la tarea usando el calendario del Proyecto. 5. Clic para crear las tareas periódicas.

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Definiendo Tareas Periódicas…………………..(4) El resultado será el siguiente:

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Operaciones con tareas …… Insertar 1. Clic derecho sobre la tarea en donde deseo insertar la nueva tarea, en el ejemplo la tarea 10. 2. Clic en Insertar tarea.

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Operaciones con tareas …… Eliminar 1. Clic derecho sobre la tarea en donde deseo insertar la nueva tarea, en el ejemplo la tarea 11. 2. Clic en Eliminar tarea.

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Definir esquema del proyecto: Subtareas….(1) • Cuando todo lo que tiene en el proyecto es una larga lista de tareas, puede perder de vista panorama general del proyecto. • El uso de esquemas ayuda a organizar las tareas en bloques más manejables. • Puede aplicar sangrías a las tareas relacionadas para situarlas bajo una tarea más general, creando una jerarquía. • Las tareas generales se denominan tareas de resumen o fases; las tareas con sangría que aparecen debajo de la tarea de resumen son subtareas. • Las fechas de comienzo y fin de una tarea de resumen se determinan en función de las fechas de comienzo y fin de su primera y última subtarea. • La forma predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y las subtareas aparecen con sangrías debajo de ellas. • Utilice los controles de esquema (sangría y anulación de sangría) para indicar la estructura jerárquica de la lista de tareas. ING. JOSE LI GAVIDIA

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Definir esquema del proyecto: Subtareas….(2) 1. Seleccione las tareas que desee convertir en subtareas. 2. Clic en la Ficha TAREA. 3. En el grupo Programación, clic en Aplicar sangría a la tarea. 4. Tarea de Resumen Creada. 5. Subtareas creadas. 6. Datos resumidos de las subtareas.

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Definiendo Relaciones entre tareas: Dependencias • Cuando se vinculan tareas en Project, el tipo de vincular predeterminado es Fin a comienzo. Sin embargo, un vínculo de tipo Fin a comienzo no funciona en todas las situaciones. • Project proporciona los siguientes tipos adicionales de vínculos de tareas de modo que pueda diseñar su proyecto de forma realista:

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Definiendo Relaciones entre tareas: Dependencias

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Definiendo Relaciones entre tareas: Dependencias

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Definiendo Relaciones entre tareas: Dependencias

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Forma de Relacionar las tareas en Project 1. Clic en campo predecesoras de la tarea 3, escriba 2FC y presione ENTER.

Cuando la dependencia es FC, está desaparece cuando se presiona Enter.

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Ejemplo de Relacionar Tareas

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Cambiando la dependencia entre tareas 1. 2. 3. 4.

Doble clic en la cabeza de flecha. Clic para cambiar de dependencia a CC. Clic en acepta La dependencia ha cambiado en el campo predecesoras y en el Diagrama de Gantt. La fecha de inicio y termino también ha cambiado

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Posponer o adelantar una tarea 1. Doble clic en la cabeza de flecha. 2. Clic en retardo e indicar 2d. 3. Clic en Aceptar para que se efectúen los cambios.

El resultado es el siguiente:

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Dividir una tarea

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Clic en Ficha Tarea. En el Grupo Programación, clic en Dividir Tarea. Sin dar clic, desplace el mouse sobre la barra de la tarea 18. Hágalo hasta que ubique la fecha 17/06/2015. MS PROJECT

Continúa.. 65

Dividir una tarea

5. Clic y arrastre hacia la derecha hasta que visualice las fechas que se muestran en el cuadro. A continuación suelte el botón del mouse. 6. La Tarea 18 ha sido dividida.

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La Tarea de Resumen del Proyecto – Tarea 0

1. Clic en ficha o pestaña Formato. 2. En el Grupo Mostrar u ocultar, clic en Tarea de resumen del proyecto. 3. En la fila cero (0), está visualizando la Tarea de resumen del proyecto.

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Estadísticas del proyecto 1. Clic en Ficha proyecto. 2. En el Grupo Propiedades, clic en Información del Proyecto, 3. Clic en Estadísticas. 4. A continuación se visualiza las estadísticas del proyecto

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https://goo.gl/xHNl0Y VIDEO COMPLEMENTARIOS DE LA SESION 01

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