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• Miguel Ortiz

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Sistema de información financiera Un sistema de información contable, con frecuencia llamado simplemente un sistema de información, es la combinación del personal, los registros y los procedimientos que usa un negocio para cumplir con sus necesidades rutinarias de información financiera. Debido a que cada negocio tiene necesidades de información diferentes cada uno usa un sistema de información contable distinto. Por ejemplo, una Joyería obtiene los ingresos mediante la venta de sus existencias, por lo que el administrador de la tienda normalmente desea tener un nivel exacto y actualizado de existencia disponible para la venta al minuto. Sin embargo un medico obtiene sus ingresos proporcionando servicios y no existe inventario alguno, o muy poco que controlar. El médico necesita conocer el tiempo utilizado con cada paciente. Por lo tanto la joyería y el médico necesitan sistemas de información diferentes para contestar los tipos especiales de preguntas que se presentan en la operación de su negocio. Para administrar y evaluar un negocio es importante tener una comprensión básica de los sistemas de contabilidad. El sistema de contabilidad es el pegamento que mantiene juntas las diversas partes de una organización. Ayuda a los gerentes a cumplir exitosamente con sus responsabilidades. Desde luego que el probable comprador del negocio examine el sistema de contabilidad para comprender como funciona la organización. Tampoco querrá que sus empleados se aprovechen de usted manipulando el sistema de contabilidad para encubrir robos. Los propietarios de negocios que no están familiarizados con los sistemas de contabilidad son víctimas de esta práctica con una alarmante frecuencia. Diseño y Puesta en Marcha del Sistema de Contabilidad El sistema de información contable se inicia con un diseño. El gerente y el diseñador estudian las metas y la estructura organizacional de la empresa. También identifica las necesidades de información de la gerencia, analizando en detalles tareas de procesamiento de información. El diseñador tiene que tomar en

cuenta el personal que operara el sistema, los documentos e informes a producir y el equipo que se utilizará. Casi todos los sistemas de información usan una computadora, al menos para algunos trabajos. Algunas firmas de contadores públicos se especializan en el diseño y la instalación de sistemas contables para sus clientes. Instalación del Sistema de contabilidad La instalación incluye seleccionar y capacitar a los empleados para operar el sistema, probar el sistema y modificarlo y seguir según sea necesario. En el caso de un sistema grande la instalación puede requerir meses o incluso años.

Modelo básico del Procesamiento de la Información Procesar la información significa recopilar, organizar y procesar información y comunicarla a los usuarios de los estados. Además los gerentes usan la información contable. Por ejemplo, se podrían analizar las cuentas por cobrar para identificar a los grandes clientes, que recibirán privilegios especiales.

¿Cómo se relaciona el modelo básico de procesamiento de información con un sistema de contabilidad?

1. La fuente de información para el sistema de contabilidad son los documentos que producen las operaciones del negocio, como es el caso de las facturas y los cheques cancelados.

2. Para organizar y procesar la información se necesita el análisis de la operación, el asiento en el diario, y el pase al mayor y la preparación de la hoja de trabajo.

3. El resultado es información, es decir, los estados financieros.

Sistema de Información Efectivo

Un sistema de información bien diseñado debe ofrecer 

Control Un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables. Por ejemplo, la mayor parte de las compañías ejercen controles estrictos sobre los desembolsos efectivos para evitar robos mediante pagos no autorizados. También el mantener registros exactos de las cuentas por cobrar es la única forma de asegurar que los clientes se les facture y que reciban los cobros a tiempo. El sistema de contabilidad controla los activos en grados diferentes. Por lo general el control sobre el efectivo es más estricto que el control sobre los suministros y los gastos pagados por adelantado, debido a que el efectivo es más susceptible de robos.



Compatibilidad Un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal y las características especiales de un negocio en particular. Por ejemplo una compañía quizás este organizada mediante regiones geográficas mientras que otra empresa lo este por líneas de productos. El sistema de contabilidad para la primera compañía, acumulara los ingresos y los gastos por regiones. El sistema de la segunda agruparía los ingresos y los gastos por productos. Es posible cualquier combinación de acumulación de información por regiones y por productos y se buscara la que sea más adecuada para el negocio. La pauta de compatibilidad significa diseñar el sistema de información teniendo en cuenta el factor humano.



Flexibilidad Las

organizaciones

evolucionan,

desarrollan

nuevos

productos

se

deshacen de operaciones no rentables y ajustan las escalas de remuneración de los empleados. Con frecuencia los cambios en el negocio requieren cambios en el sistema de contabilidad. Un sistema bien diseñado cumple con las pautas de flexibilidad si puede asimilar esos cambios sin necesidad de una revisión completa.

En la mayor parte de las organizaciones es raro que se cambie por completo los sistemas. Por ejemplo puede ponerse en práctica un año un sistema para el control del efectivo y al año siguiente un sistema para el control de los inventarios.

Relación Aceptable de Costo / Beneficio En un sistema de contabilidad se puede obtener control, compatibilidad y flexibilidad pero eso cuesta dinero. En algún punto el costo del sistema supera sus beneficios.

Visión General de un Sistema de Información Contable El propósito de un sistema de información contable es elaborar los estados financieros y los demás informes usados por los gerentes, acreedores y personas interesadas en evaluar los negocios. Las compañías usan las computadoras para suplir necesidades específicas.

El sistema de contabilidad de una compañía quizás utilice la computadora para las cuentas por cobrar y los ingresos de efectivo y un sistema manual para el resto de

sus operaciones. Muchas grandes compañías tienen sistemas totalmente computarizados y muchos negocios pequeños usan sobre todo sistemas manuales.

Código de comercio Capítulo III De la contabilidad Mercantil

Artículo 33 El comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado. Este sistema podrá llevarse mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor le acomoden a las características particulares del negocio, en todo caso deberá de satisfacer los siguientes requisitos mínimos:

A. Permitirá reconocer las operaciones individuales y sus características, así como conectar dichas operaciones individuales con os documentos comprobatorios originales de las mismas;

B. Permitirá seguir la huella desde las operaciones individuales a las acumulaciones que den como resultados las cifras finales de las cuentas y viceversa.

C. Permitirá la preparación de los estados que incluyan la información financiera del negocio;

D. Permitirá y seguir la huella entre las cifras de dichos estados, la acumulación de las cuentas y las operaciones individuales,

E. Incluirá los sistemas de control y verificación internos necesarios para impedir la omisión del registro de operaciones, para asegurar la corrección

del registro contable y para asegurar las correcciones de las cifras resultantes.

Artículo 34 Cualquiera que sea el sistema de registro que se emplee, se deberá llevar debidamente encuadernados, empastados y foliados el libro mayor y, en el caso de las personas morales el libro o libros de actas. La encuadernación de estos libros podrá empastarse a posteriori, dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio; sin perjuicio de los requisitos especiales que establezcan las leyes y reglamentos fiscales para los registros y documentos que tenían relación con las obligaciones fiscales de los comerciantes.

Artículo 35 En el libro mayor se deberá anotar, como mínimo por lo menos una vez al mes, los nombres o designaciones de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del período de registro inmediato anterior, el total de movimiento de cargo o crédito a cada cuenta en el periodo y su saldo final. Podrá llevarse mayores particulares por oficinas, segmentos de actividad o cualquier otra clasificación, pero en todos los casos deberá existir un mayor general en que se concentren todas las operaciones de la entidad.

Artículo 36 En el libro o libros de actas se harán constar todos los acuerdos relativos a la marcha del negocio que tomen las asambleas o juntas de socios, y en su caso, los consejos de administración.

Artículo 37 Todos los registros a que se refiere este capítulo deberá de llevarse en castellano, aunque el comerciante sea extranjero. En caso de no cumplirse este requisito el

comerciante incurrirá en una multa no menor de $ 25,000.00, que no excederá del 5% de su capital y las autoridades correspondientes podrán ordenar que se haga la traducción al castellano por medio de perito traductor debidamente reconocido, siendo por cuenta del comerciante todos los costos originados por dicha traducción.

Artículo 38 El comerciante deberá conservar, debidamente archivados, los comprobantes originales de sus operaciones, de tal manera que puedan relacionarse con dichas operaciones y con el registro que de ella se haga, y deberá conservarlos por un plazo de diez años.

Código fiscal de la federación

Artículo 28 Las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales están obligadas a llevar contabilidad, observar las siguientes reglas:

I. Llevará los sistemas y registros contables que señale el reglamento de este código, los que deberán reunir los requisitos que se establezca dicho Reglamento.

II. Los asientos en la contabilidad serán analíticos y deberán efectuarse dentro de los dos meses siguientes a la fecha en que se realicen las actividades respectivas.

III. Llevarán la contabilidad en su domicilio. Dicha contabilidad podrá llevarse en lugar distinto cuando se cumplen los requisitos que señale el Reglamento de este Código.

IV. Llevará un control de sus inventarios de mercancías, materias primas, productos en proceso y productos terminados, según se trate, el cual consistirá en un registro que permite identificar por unidades, por productos, por concepto y por fecha, los aumentos y disminuciones en dichos inventarios. Dentro del concepto se deberá de indicar si se trata de devoluciones, enajenaciones, donaciones, destrucciones, entre otros.

V. Tratándose de las personas que enejen gasolina, diesel, gas natural para combustión automotriz o gas licuado de petróleo para combustión automotriz, en establecimiento para público en general, deberán contar con controles volumétricos y mantenerlos en todo momento en operación. Dichos controles formarán parte de la contabilidad del contribuyente. Para tales efectos, el control volumétrico deberá llevarse con los equipos que al efecto autorice el Servicio de Administración Tributaria mediante reglas del carácter general.

Reglamento del Código Fiscal de la Federación Sección tercera. De la contabilidad

Artículo 26 Los sistemas y registros contables a que se refiere la fracción I del artículo 28 del Código, deberá de llevarse por los contribuyentes mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor convenga a las características particulares de su actividad, pero en todo caso deberá satisfacer como mínimo los requisitos que permitan:

I. Identificar cada operación, acto a actividad y sus características, relacionándolas con la documentación comprobatoria, de tal forma que aquellos puedan identificarse con las distintas contribuciones y tasas, incluyendo las actividades liberadas del pago por la Ley.

II. Identificar las inversiones realizadas relacionadas con la documentación comprobatoria, de tal forma que pueda precisarse la fecha de adquisición del bien o de efectuada la inversión, su descripción, el monto original de la inversión y el importe de la deducción anual.

III. Relacionar cada operación, acto o actividad con los saldos que den como resultado las cifras finales de las cuentas.

IV. Formular los estados de posición financiera.

V. Relacionar los estados de posición financiera con las cuentas de cada operación.

VI. Asegurar el registro total de operaciones, actos o actividades y garantizar que se asienten correctamente, mediante los sistemas de control y verificación internos necesarios.

VII.

Identificar las contribuciones que se deben de cancelar o devolver,

en virtud de las devoluciones que se reciban y descuentos o bonificaciones que se otorguen conforme a las disposiciones fiscales.

CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION FINANCIERA.

Es una técnica que se utiliza para producir sistemáticamente y estructuralmente información cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que les afectan con el objetivo de facilitar a los diversos interesados el tomar desiciones en relación con dicha entidad económica.

Objetivos de la contabilidad:

I. Tener control de las operaciones que realiza una entidad. II. Obtención de estados financieros.

UTILIDAD.- Esta característica la define el IMPC en el boletín A-1, como la cualidad que debe adecuarse al propósito del usuario, en otras palabras, si la contabilidad elaborada por el hombre para satisfacer sus necesidades de informacion, entonces se puede decir que un satisfactor es útil solamente cuando satisface necesidades. La utilidad de la informacion financiera descansa y esta en función de su contenido informativo y de su oportunidad.

SIGNIFICATIVA.- Debe ser significativa ya que representa una cualidad o capacidad de mostrar mediante conceptos técnicamente expresados así como en cantidades o cifras a cerca de la informacion de una entidad económica, en su evolución, en su situación financiera presente, así como sus resultados de las operaciones realizadas y de los demás datos que sean necesarios.

RELEVANCIA.- La informacion debe ser relevante y consistente en seleccionar los elementos de la misma que permita al usuario interpretar la informacion para tomar desiciones en base en ella y así lograr los objetivos particulares de la entidad.

VERACIDAD.- Es una de las cualidades esenciales de la informacion financiera ya que en caso de no contemplarse se puede en la practica desvirtuar completamente la representación de la entidad económica, esto implica el hecho de presentar en los estados financieros eventos, transacciones y operaciones reales correctamente valuados y presentados en los estados financieros, de acuerdo a lo anterior, en la contabilidad deberán incluirse todos los datos de las operaciones realizadas en el periodo en cuestión, de manera relevante y significativa, para que cuando sea susceptible de ser revisada pueda afirmarse que presenta razonablemente la situación financiera de la utilidad en cuestión.

RESERVA. Para cuentas incobrables. Lo que se aporta para eventos futuros por si no nos pagan se registra: 

Gtos. De venta



Gtos. De reserva

Se hace de una experiencia anterior. ESTIMACION. Para cuentas incobrables. Es cuando en una empresa nueva se deja al criterio del CP. (Se cree, se piensa, se va a hacer).

PROVISION Para cuentas incobrables. Solo empresas que normalmente tienen una cartera de clientes y tienen sus experiencias con cada una y por eso se hace un estudio de si hace o no y se hace esa provisión.

COMPARABILIDAD.- Es la cualidad de la informacion financiera para que pueda ser validamente comparada en diferentes etapas de tiempo para una sola entidad o en un consorcio entre dos o más entidades. Para lograr una adecuada comparación de estados financieros se debe cumplir prácticamente al registrar la

informacion financiera, valuarse y registrarse con los mismos métodos, sistemas, procedimientos con la finalidad de poder juzgar la evolución o retroceso de la entidad. Inversión de lento movimiento u obsoletos. CONFIABILIDAD.- La característica que debe tener toda la información financiera, no es confiable por si misma, ya que en la practica esta confianza es adjudicada por los usuarios de la misma información financiera reflejando la información que existe entre los usuarios y la información financiera.

. OPORTUNIDAD.- Esta característica se refiere como su nombre lo indica a que la información que integran los estados financieros se tenga a tiempo para que los usuarios de información puedan analizarla e interpretarla, y se puedan tomar desiciones a tempo para así con esto lograr los objetivos formales planteados con la información de la empresa. Esta característica representa el objetivo más importante de la contabilidad financiera ya que esta a través de los Edos.

Financieros debe presentar razonablemente la situación financiera de una entidad. De acuerdo a lo anterior los estados financieros que prepara la contabilidad

deberán estar basados en acontecimientos reales, verificables y confiables debiendo presentarse de manera tal que estén libres de desviaciones y de informacion de poca importancia relativa.

ESTABILIDAD.- Esta implica que al formular todo estado financiero, se hayan empleado las mismas reglas, procedimientos, para su preparación y que no hayan cambiado con el transcurso de tiempo, para que por consecuencia esta informacion pueda ser válidamente comparada.

OBJETIVIDAD.- La imparcialidad del proceso de cuantificación de las reglas aplicables, métodos y procedimientos del sistema de contabilidad no debe ser deliberadamente distorsionado y susceptible a sentimientos personales, si no por el contrario como resultado de la objetividad con que deben formularse los estados financieros presente razonablemente la situación financiera de una entidad económica de conformidad con las normas de informacion financiera (NIF).

VERACIDAD.- Se refiere a que el sistema de informacion contable puede ser confirmado por otras personas (auditores internos o externos), aplicando pruebas para comprobar la razonabilidad de las cifras que se muestran en los estados financieros. En la practica los auditores que revisan los estados financieros, es otro contador publico que con su independencia de criterio por no tener una dependencia económica puede emitir una opinión técnicamente

llamada

“dictamen” en el cual si no existieran violaciones a las NIF emite un dictamen limpio mencionando en el mismo lo siguiente: “Los estados financieros de la entidad auditada presentan razonablemente la situación financiera de la entidad en cuestión”.

PROVISIONALIDAD.- Esta característica de los sistemas de informacion contable se da en la practica al momento que dadas las características de las necesidades

de informacion que tienen los usuarios para poder conocer los resultados de las operaciones realizadas y conocer la situación financiera que nos revela el balance general de cualquier entidad económica que de acuerdo con las NIF se presupone de existencia permanente (negocio en marcha), y así tomar desiciones en la práctica tiene como consecuencia el hacer cortes convencionales (por lo regular cada fin de mes) para así mostrar los cambios que ha tenido dicha informacion, lo que trae como consecuencia que se presenten operaciones y eventos económicos que le afecten a la entidad y que cuyas repercusiones no terminan en la fecha que marcan los estados financieros.

Esta característica más que deseable es una limitación impuesta por las circunstancias y por las necesidades de la información que tengan los usuarios para tomar desiciones oportunas las cuales en la práctica se presentan periódica y frecuentemente. La relación entre beneficio y costo es una limitación más que una característica de la informacion contable. Los beneficios derivados de la informacion financiera deben exceder del costo de obtenerla.

La relación entre beneficio y costo es sin embargo en la práctica sustancialmente un proceso de juicio; aun más los costos no recaen necesariamente en los usuarios que las disfrutan. Ahora bien los beneficios pueden también disfrutarse por los usuarios distintos a aquellos para los que la información financiera fue preparada, por ejemplo, para proporcionar información en los estados financieros proyectados a las instituciones de crédito bancarias a efectos de obtener un crédito a largo plazo con esto se puede decir que el costo financiero de la entidad es positivo por el beneficio que se va a obtener con un crédito que le permita cumplir con otras obligaciones financieras y pagarlo a largo plazo.

EQUILIBRIO EN LAS CARACTERISTICAS CUALITATIVAS

En la práctica contable entre las características cualitativas de un sistemade informacion, se basa en la formulación y logro de los objetivos de los estados financieros, dicho en otras palabras deberá hacer otro equilibrio entre la relevancia y la confiabilidad de la información contable, con la intención de obtener una mayor utilidad. Para lograr lo anterior es necesario analizar con juicio profesional la importancia relativa de las características cualitativas del sistema de información implantado en la entidad ya que son los antecedentes de la contabilidad financiera por lo que en teoría se dice que la información contable, pasando por un proceso de de transformación hasta la obtención de los estados financieros deberá estar diseñada de acuerdo a los fines informativos de cada entidad.

Procesos: Sistema de Computo

Hoja de trabajo

Sistemas de Contabilidad

Definiciones de Sistema de Contabilidad. Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras. Un sistema de contabilidad no es mas que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre. Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura-configuración cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan íntimamente ligada que integre de tal manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma. PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR UN SISTEMA DE CONTABILIDAD 1.

Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas,

etc.) 2.

Preparar una lista de chequeo.

3.

Elaborar informes.

4.

Preparar Catálogo de Cuentas y Manual de Procedimiento

5.

Diseñar formularios para todas las operaciones.

6.

Diseñar reportes.

7.

Preparar los libros.

8.

Balance inicial

Lista de chequeo: es un formulario que posee todos los datos de una empresa

relativos

a:

su

razón

social,

ubicación

física,

actividad

comercial/industrial, cantidad de empleados, equipos, capital, datos generales, etc. Es suministrada por la persona que va a instalar el sistema de contabilidad. Informes: expresan la situación de la empresa. Estos están integrados por: 1.

El Balance General

2.

Estado de Pérdidas y Ganancias

También pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son: 1.

Estado de Costos Estimado

2.

Estadísticas de ventas, etc.

La gerencia los utiliza para evaluar su actuación y determinar su posición financiera cada mes. Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio. Cualidades 

Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa.



Contiene los parámetros de una buena comunicación: claridad,

coherencia, estratificación, etc. Catálogo de Cuentas: contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberán agregarse al sistema. Objetivos 

Permitir que distintos empleados puedan mantener

registros

coherentes con la implementación de un catalogo de cuenta similar. 

Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad

cifras financieras.



Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las

operaciones de una empresa o entidad. Las cuentas en el catálogo deben estar numeradas. La numeración se basa en el sistema métrico decimal. Se comienza por asignar un número índice a cada grupo de cuentas tanto del Balance General como del Estado de Resultado, de la manera siguiente: Balance General 1.

Activo

2.

Pasivo

3.

Capital

Estado de Resultado 4.

Ingreso s

5.

Costos

6.

Gastos

7.

Otro ingresos

8.

Otros gastos

En las cuentas fundamentalmente se anotan las partidas débito y crédito para obtener un balance. La codificación es considerada como una operación preliminar para la clasificación. Manual de procedimiento: es la guía que explica cómo podemos utilizar el catálogo. Nos indica cuales son las cuentas deudoras o acreedoras. Formularios: son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar información en las diferentes áreas de una empresa. Constituyen un elemento que siempre y cuando esté autorizado (firmado) podrá servir como comprobante para garantizar una operación.

Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misión en el mecanismo funcional del régimen contable, como elementos de registro, información y control (facturas, recibos, etc.) Toda operación debe ser respaldada por un comprobante o formulario que permita su apropiada contabilización y que sirva para conocer los diferentes datos. Requisitos de todo formulario: 1.

Numeración.

2.

Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control.

3.

Redacción clara, sin errores.

4.

Además del original, emitir las copias necesarias.

5.

Poseer firmas.

Entre los principales formularios tenemos: Facturas Recibo Conduce Órdenes de compra Otros, etc. La factura es un documento con el que se documenta la venta de mercaderías u otros efectos. En él se hacen constar las mercaderías vendidas, en cantidades, precios e importes, las condiciones de pago y otros datos relativos a la operación. Las facturas suelen emitirse por triplicado. El original al cliente y las copias se utilizan para contabilizar la venta en los registros pertinentes. El recibo es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido una determinada suma de dinero en efectivo o mediante cheque a su orden, un pagaré, mercancías u otros bienes. Los recibos por lo general se extienden por duplicado. El original se le da a la persona que hace el pago y la copia es conservada por el que lo recibe.

El conduce es elaborado por el almacén el original y por lo menos dos copias. El original es enviado al cliente junto con la mercancía. Copia a contabilidad/archivo. El propósito de este formulario es detallar la mercancía que se ha despachado del almacén previo a la orden de despacho que recibió el departamento de ventas. La orden de compras es un formulario comercial que identifica la mercancías y/o productos que desea comprar una compañía. La nota de débito se utiliza para contabilizar una partida a favor de la empresa y contra un acreedor o cliente. Puede emitirse en tres ejemplares. El original se envía a la persona que debemos cargar con su importe. El duplicado y triplicado, al igual que la factura se emplean para sus registros en el mayor auxiliar respectivo y en los libros de entrada original. La nota de crédito es una notificación que se envía al cliente a favor de su cuenta. Estas se orientan a favor de los clientes en el Diario de Ventas y las Notas de Crédito a favor de la empresa en el Diario de Compras. El cheque es una orden de pago dada sobre un banco en el cual el librador tiene fondos depositados en cuenta corriente a su orden o crédito en descubierto. En fin, es un medio por el que una persona/empresa ordena a un banco el pago de una suma de dinero, siempre que tenga saldo a su favor o autorización para girar aunque no disponga de saldo. El desembolso de caja es un formulario que se llena cuando hay un egreso de dinero para realizar pagos por distintos conceptos. La requisición de materiales y equipos de oficina es un formulario que la empresa envía a una compañía para hacer un pedido de material. Puede ser interna y tramitarse por el departamento de suministro o externa para ser pedida fuera de la institución. Entre los reportes podemos mencionar: Nomina

Ventas Compras Cheques emitidos Los reportes se harán de acuerdo a lo que la gerencia de la empresa le pida a la persona que instale el sistema de contabilidad. La nómina es la lista de personas que trabajan en una empresa con indicación de su salario. Estados financieros: son aquellos que presentan la situación de la empresa, entre estos tenemos El Balance General; El Estado de Resultado, etc. Los estados financieros resultan de la relación entre los rubros del activo que representan recursos líquidos y las deudas de la empresa a cancelar dentro de los mismos plazos de liquidación del activo. El Balance General presenta la situación de una empresa es decir sus recursos de operación así como sus deudas a coro/largo plazo. El Estado de Resultado explica si la empresa obtuvo algún tipó de beneficio o fracaso durante un período determinado. Los libros de contabilidad: son aquellos en los que se anotan de manera definitiva las informaciones que aportan los formularios. Libros don se asientan las operaciones de la empresa con el fin de cumplir las obligaciones que impone la ley a este respecto y lograr la información o los datos necesarios para conocer su situación y resultados mediante balances y estados demostrativos de ganancias y pérdidas. Los Diarios: en los cuales se registran cronológicamente las informaciones, esto es, el registro diario de las operaciones. Son conocidos también como libros de entra original. El mayor general: aquel que recoge las informaciones que previamente se anotan en el diario. Es conocido como libro de segundas entradas. Es el libro

oficial, ya que sirve de fuente de información para conformar los estados financieros. Existen otros libros como por ejemplo el de inventario que contiene una relación detallada de las existencias finales listas para la venta valoradas al costo. El departamento de contabilidad es el centro de la empresa donde se clasifican, se registran e interpreta toda la información financiera, que mediante el mecanismo de control interno serán recibidas. Control interno: que no es más que un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de: Proteger los activos Verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera Promover la eficiencia de las operaciones. El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno contable. Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia. Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad.