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Organización, dirección, construcción de un plan de servicios de instalación y configuración de hardware. Max Oliver Carlos Rojas Gómez Administración de Recursos Informáticos Instituto IACC 30-04-2018

Desarrollo

De acuerdo a los contenidos abordados esta semana, defina los servicios de “Organización” y “Dirección” en el área de soporte tecnológico. Puede apoyarse en otras fuentes de información si fuera necesario, realizando la respectiva cita bibliográfica. Suponga que usted es el administrador del área de soporte de una cadena de supermercados de la ciudad de Santiago (en total 15 sucursales). Los supermercados trabajan de lunes a domingo, excepto el 1 de enero, 1 de mayo y 25 de diciembre. Se le solicita que elabore el plan de instalación y configuración de hardware

Antes de explicar los conceptos de Organización y Dirección, hay que dejar claro que ambos son etapas dentro del proceso administrativo. El proceso Administrativo consta de 4 etapas: Planeación, Organización, Dirección y Control

Etapa Nº2 - Organización: Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos mediante la determinación de jerarquías y correlación y agrupación de actividades. Se asignan las actividades en cuanto los cargos involucrados, con sus respectivas responsabilidades y los recursos que se necesitarán para llevar a cabo la tarea de prestación de los servicios con el fin de poder realizar y simplificar las funciones de aprovechamiento de recursos tecnológicos. Se plantea la pregunta ¿cómo se va a hacer dicha actividad?

De manera complementaria a lo pedido detallaré los principios de la Organización:

Principios de la organización 1. Del Objetivo: Todas y cada una de las actividades deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. 2. Especialización: Mientras mas específico y menor sea el campo de accion del individuo, mayor será su eficiencia y destreza. 3. Jerarquía: Se establecen ciertas autoridades desde el mas alto ejecutivo hasta el más bajo. 4. Paridad Autoridad Responsabilidad: A cada grado de responsabilidad debe corresponderle el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. 5. Unidad de Mando: Los empleados no deberán reportar a más de un superior. 6. Difusión: Las obligaciones de cada puesto deben publicarse y difundirse a disposicion de todos los miembros de la organización. 7. Amplitud o Tramo de Control: Se deben establecer grupos pequeños de colaboradores que reporten a un superior para que este pueda realizar sus funciones eficientemente. 8. De la Coordinación: Las unidades de la organización siempre deberan mantenerse en equilibrio, es decir trabajar armónicamente. 9. Continuidad: La estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones cambiantes del medio ambiente.

Etapa Nº3 – Dirección: En esta etapa se define “quien” ocupará dichos cargos, según sus habilidades y capacidades. Quién será el encargado de liderar y motivar al equipo de trabajo,

quien comunicará e informará las consignas y objetivos, quien orientará, quien moderará o coordinará los esfuerzos, quien ejecutará las labores de prestación de servicios tecnológicos.

La dirección es la ejecución de los planes de la estructura organizacional mediante los esfuerzos del grupo a través de la comunicación, la motivación y la supervisión. Se plantea la pregunta ¿Cómo se está haciendo? Con el objeto de cómo se van a ejecutar los planes y actuar como guía de los mismos.

La Dirección está formada por las siguientes etapas: 1. Toma de decisiones: Es el proceso en donde se elije un curso de acción entre varias alternativas. 2. Integración: Se refiere a homogenizar las actividades, considerando la capacitación de las personas y herramientas de trabajo. 3. Comunicación: Intercambio de información entre un emisor utilizando un canal, un mensaje y llegando a un receptor, teniendo una respuesta. 4. Motivación: Conjunto de actividades que impulsan al individuos a una acción. 5. Supervisión: Las actividades se están realizando adecuadamente, según los estándares.

Suponga que usted es el administrador del área de soporte de una cadena de supermercados de la ciudad de Santiago (en total 15 sucursales). Los supermercados trabajan de lunes a domingo, excepto el 1 de enero, 1 de mayo y 25 de diciembre. Se le solicita que elabore el plan de instalación y configuración de hardware

Plan de instalación y configuración de hardware. Los planes de instalación y configuración de hardware irán en función a los reportes del estado a nivel de hardware y software. Estos mismos se realizarán el 2 de cada mes por parte del administrador de hardware de cada sucursal en comunicación directa con el administrador del área de soporte de todas las sucursales, mediante el uso de software analizador de red y en ficheros y datos en la nube del inventario y estado de todas las piezas involucradas en todos los procesos de gestión y utilización de recursos informáticos de las 15 sucursales del supermercado, además de las visitas correspondientes en horarios en que no afecten el funcionamiento de las mismas sucursales o en caso contrario de tratarse de una falla que afecte la cadena de gestion del mismo, acudir inmediatamente para darle solución rápida y oportuna. Los planes de instalación y configuración de hardware serán los siguientes:

1. Mantención periódica preventiva del Hardware de las 15 sucursales: - Se mantendrá un fichero de datos actualizable por el administrador en donde se anote de manera periódica el estado del hardware de todos los equipos involucrados en el supermercado. - Se procede a visitar físicamente la sucursal y aplicar las técnicas de reparación de equipos de cómputo a nivel eléctrico y electrónico, el sometimiento a pruebas por parte de los equipos, con el fín de detectar fallas oportunamente y antes de que ocurran, de tal manera de no interrumpir el proceso productivo de la empresa.

2. Renovación y Actualización de Hardware: Como todos los equipos de computo y tecnología en general tienen una vida útil y una obsolencia, esto sumado a que el avance de la tecnología es cada vez mayor, y los requerimientos de la industria cada vez más exigentes es por

eso que el hardware que hay en un determinado momento o se malogra o queda desactualizado, este plan tiene como objetivo mantener los equipos de computo en corcondancia con las necesidades de las sucursales del supermercado. - Mediante el mismo fichero descrito anteriormente y gracias a herramientas escaneo de software de red como Trogon Network Inventory, indicadoras del estado de salud de cada uno de los componentes de software y hardware de la red se procede a identificar las partes o equipos completos en mal estado y reemplazarlas por partes o equipos de hardware acorde a las tecnologías actuales y los requerimientos de la sucursal. Hardware: 

fabricante del procesador



información de la placa madre, número de serie.



adaptador de red, valores de direcciones IP y MAC, DHCP, DNS, y WINS.



memoria instalada y módulos de memoria



Información sobre disco rígido, placa de video, monitor, dispositivos multimedia.



espacio total y libre de volúmenes del disco rígido



Periféricos como lectores y pistolas de código de barras, impresoras térmicas, servidores de red, routers, cámaras de seguridad, ratones, teclados, entre otros.



Pruebas eléctricas y electrónicas en busca de mal funcionamiento, fugas de energía entre otras. Software:



versión y revisión del sistema operativo. validación



paquetes de actualizaciones de seguridad y revisiones instaladas



nombre del cliente, usuario e identificador de producto operativos



programas instalados en PCs remotas



cantidad de programas instalados en toda la red

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Procesos y servicios en funcionamiento



Programas que inician con Windows. Verificacion de la totalidad de los programas que inician con windows, su procedencia, función y recursos ocupados. Detección de programas espías.



Controladores del sistema y códecs multimedia. Instalaciones de drivers.



Cuentas de usuario y grupos. Diferentes cuentas y diferentes accesos a corde a la segregación de funciones. Clasificación de departamentos con el fín de monitorear la productividad y aumentar la eficiencia.



Firewalls. SNMP. Configuración del Firewall en sus diferentes modos de restricción, compatibilidad con todos los dispositivos y periféricos utilizados en el supermercado.



Correcto funcionamiento de Servidores. Base de datos actualizadas, respaldos programados, delegacion de servicios activada.



Programas de gestión de ventas. Correcto funcionamiento en órdenes de compra, devoluciones, saldo a favor, saldo en contra, notas de crédito, balances, arqueos, más que nada buen funcionamiento del programa gestor de ventas, que esté actualizado, que corra bien en el S.O. utilizado, que no tenga bugs, que suba datos a la nube, etc.



Programas de gestión de inventario. Comprobar con el encargado de inventarios la totalidad de los artículos del supermercado y el correcto funcionamiento del programa de gestion de inventario.



Programas de control de proveedores.



Software de cámaras de seguridad. Cámaras en funcionamiento, fecha y hora correspondiente, suficiente espacio de almacenamiento de videos y respaldo de datos en RAID 1, visualización de cámaras IP en aplicaciones móviles, etc.



Correcta aplicación de Segregación de Funciones en programas de gestión.



Revisión de SLAs



Carpetas compartidas



Análisis de virus, spyware, troyanos.

Bibliografía

Fases y Etapas del Proceso Administrativo. Conceptos generales de la administración. Recuperado el 30 de abril de 2018 de https://www.educatina.com/r?categoria=economia-

y-finanzas&subcategoria=administracion&rama=concepto-generales-de-laadministracion