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• karen hernandez

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La siguiente matriz de riesgos y controles, tiene como objetivo servir como guía en la identificación de riesgos o factores de que considere dentro de la matriz, así como diligenciar información clave tal como la frecuencia del control, el impacto de bajo.

Riesgo y/o Factor de Riesgo Control 1

Pagos por bienes y/o servicios que no han sido ordenados

Todos los pagos son para compras autorizadas

Todos los pagos se realizan para bienes y/o servicios Pagos por valores o cantidades y/o servicios recibidos. facturados que no corresponden con los realmente recibidos

Pagos realizados sin tener los niveles de autorización requeridos.

Todos los pagos deben estar autorizados de acuerdo al monto de la operación

Fallas en el registro de las facturas

Todas las compras tienen asociado un código contable.

Pagos realizados a proveedores no autorizados para facturar

Los pagos únicamente se pueden realizar a proveedores activos y autorizados para facturar

Pagos duplicados

Una vez finaliza el proceso de pagos, se concilian que no se tengan pagos duplicados.

Pagos autorizados por personal que no corresponde

En el sistema se tienen parametrizados los usuarios con permisos para autorizar pagos.

Falta de recursos para realizar el pago de cuentas por pagar

Semanalmente el área de Tesorería realiza un Comité de Flujo de Caja para revisar la situación financiera de la organización y validar los recursos disponibles para los pagos programados.

Pagos que no corresponden con el valor autorizado

Diariamente se concilia que los pagos realizados correspondan los montos autorizados

Perdida de descuentos por falta de oportunidad en los pagos

El sistema genera una alerta de cuentas por pagar, de acuerdo a la fecha de emisión de la factura y a las condiciones pactadas.

Pagos anticipados

El sistema genera un reporte de las cuentas por pagar en el mes.

Desviaciones en los pagos realizados

Las cuentas por pagar antiguas que se encuentran por fuera de los tiempos de pago, son investigadas y solucionadas.

Información de los proveedores inexacta utilizada para procesar pagos.

El Maestro de Proveedores es administrado por un área independiente a compras, pagos y cuentas por pagar.

La realización de ajustes no tiene un nivel de Se realiza un análisis de variación de las compras autorización de acuerdo al monto. realizadas a los proveedores.

Las cuentas bancarias de destino de los proveedores son entregadas al momento de su vinculación por Cuentas por pagar a proveedores inactivos, medio de una certificación bancaria y asignadas sin documentación soporte. únicamente en el Maestro de Proveedores

Los pagos registrados son diferentes a los facturados.

Toda orden de compra tiene asociado un pedido.

ntificación de riesgos o factores de riesgos y/o controles que se pueden tener en el procesos de Cuentas por Pagar dentro de la organiz uencia del control, el impacto del riesgo y las oportunidades de mejora que se pueden identificar frente a los controles establecidos. U

Matriz de Riesgos y Controles para Cue Identificación de Controles Control 2

Todas las facturas deben contar con una orden de compra

Cada área debe certificar los bienes y servicios recibidos

El sistema solicita que se autoricen las operaciones por monto, para poder continuar con el proceso de pago.

Cada ____ días, se genera un reporte para validar la exactitud de las facturas registradas frente al informe generado, identificando facturas que no fueron registradas

Los proveedores son creados por el administrador del maestro, previa documentación soporte y aprobación para su creación, siendo una labor independiente del personal encargado de realizar el pago

Toda factura pagada debe tener un registro de pagado, en señal de que la misma ya fue procesada.

El personal que aprueba la compra o el servicio es independiente de quién aprueba el pago

Se tiene una cuenta especial para el pago a proveedores, en donde se tienen los recursos para sus pagos.

Cada pago realizado tiene el registro de validación entre la información soporte y la registrada en el sistema.

El director de __________________ debe generar cada __________ el reporte de pagos próximos a vencer para ser incluidos en la programación de pagos.

Las cuentas que no se encuentran dentro de los pagos a realizar se encuentra bloqueadas por el sistema y por tanto no se pueden procesar.

Se realiza un proceso de circularización con los proveedores cada dos meses

Toda la información registrada en el maestro de proveedores se encuentra soportada en los documentos entregados por el proveedor y la misma ha sido aprobada por _____________.

El sistema no permite realizar modificaciones a las fechas una vez se ha realizado el registro de las operaciones.

Se tiene un cronograma para la radicación, registro y pago de las facturas, de acuerdo con la política de pagos y las fechas de las declaraciones tributarias, optimizando el proceso.

El archivo plano para la realización de los pagos es encriptado y el mismo no permite hacer modificaciones.

e pueden tener en el procesos de Cuentas por Pagar dentro de la organización. Los casos enunciados no pretenden abarcar todas las de mejora que se pueden identificar frente a los controles establecidos. Un riesgo puede tener más de un control, según se considere.

Matriz de Riesgos y Controles para Cuentas por Pagar Identificación de Controles Control 3

Quienes autorizan los pagos son diferentes a quien solicita la compra y a quien la paga

El sistema cruza la información de la factura y la orden de compra.

El sistema limita la compra de determinados bienes.

Todos los pagos son procesados con facturas originales, no se permiten copias.

El sistema controla automáticamente que no se pague una misma factura dos veces.

Las compras realizadas se encuentran dentro del presupuesto y por tanto tienen asignada la partida para su pago

El sistema genera una conciliación entre el valor de total de pagos y el número de pagos registrados, frente a los pagos que deben ser.

Los descuentos de cada proveedor se encuentra parametrizados en el sistema, de tal forma que se tomen de forma automática.

Las cuentas que presentan diferencia en la conciliación son revisadas y ajustadas, de acuerdo al nivel que corresponde.

De acuerdo al tipo de pago, se tiene asignado los documentos que soportan su registro

Se tiene un cronograma para la radicación, registro y pago de las facturas, de acuerdo con la política de pagos y las fechas de las declaraciones tributarias, optimizando el proceso.

e la organización. Los casos enunciados no pretenden abarcar todas las situaciones, razón por la cual es necesario que se revisen los o ablecidos. Un riesgo puede tener más de un control, según se considere. En la columna de impacto del riesgo, podrá seleccionar el im

para Cuentas por Pagar

Frecuencia del Con Impacto del Riesgo Control 4

El sistema tiene limites de compra para determinados productos

Control 1

Alto

El sistema no permite que se modifiquen las unidades de medida de la orden de compra

Medio

Las diferencias entre las ordenes de compra y las facturas son solucionadas antes de ingresar las facturas. Bajo

El sistema no permite modificar las ordenes de compra, una vez se ha recibido la mercancía.

El área encargada de ________________ verifica que el valor pagado corresponda con lo pactado

Se generan reportes periódicos sobre las compras realizadas, para monitorear su comportamiento

El sistema controla automáticamente que no se pague una misma factura dos veces.

s necesario que se revisen los objetivos del área, sus riesgos y controles. Puede incluir los campos riesgo, podrá seleccionar el impago que usted considere, dentro de una escala de alto, medio o

Frecuencia del Control Oportunidades de Mejora Control 2

Control 3

Control 4