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• Juan Egara

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MATRIZ DE COMUNICACIÓN POR PROCESOS P R O C E S O

GESTION DEL DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

QUE COMUNICA

QUIEN LO COMUNICA

A QUIEN LO COMUNICA

POR QUE MEDIO

CON QUE FRECUENCIA

REGISTRO

* Registro de Asistencia a Capacitaciones

Misión, Visión Política, Objetivos de Calidad.

*Comité Coordinador *Comité Operativo

A toda la Entidad

Charlas, reuniones, concursos, folletos, instructivos, pagina Web

Trimestral

Requisitos de los Clientes

*Comité Coordinador *Comité Operativo

A toda la Entidad

Verbal, charlas y conferencias

Cada vez que se establezcan nuevos requisitos

Mapa de Procesos de la Alcaldía

*Alcalde *Representante de la Direcciòn *Comitè Operativo

A toda la Entidad

Cartelera y verbal Pàgina Web

Despliegue de Objetivos

*Comité Coordinador *Comité Operativo

A Dueños de Procesos

Desempeño y resultados de la Medición del Sistema

*Representante de la Direcciòn *Dueños de cada Proceso

Al Comité Coordinador

Metodología y canales de Comunicación del Sistema

*Alcalde *Representante de la Direcciòn

Cambios en la Legislación Vigente

* Alcalde

* Actas de Reuniones de divulgaciòn. * Registro de asistencia * Divulgación de Procedimientos e instructivos * Actas de Reuniones

En la implementaciòn del MECI Cada vez que haya un cambio de versión

* Cartelera de cada área de trabajo e intructivos * Pagina Web

Cada vez que exista un cambio en la versión del despliegue de objetivos

* Lista de Distribuciòn

Reuniones del Comité Coordinador

De acuerdo a la periodicidad de cada indicador de Gestiòn.

* Actas del Comité Coordinador * Matriz de Despliegue de Objetivos (Indicadores de Gestiòn)

A toda la Entidad

* Cartelera y verbalmente * Pàgina Web

Cada vez que haya un cambio en los canales de comunicación de la Entidad

* Matriz de Comunicación divulgada en Cartelera * Matriz de Comunicaciones divulgada en la Pàgina Web * Actas de Comité

*Comité Coordinador *Comité Operativo

Reuniones, verbalmente Notas internas, capacitaciones.

Cada vez que se publique una nueva ley * Actas de comité. o normatividad o se presente un cambio * Registro de Asistencia. en la Legislación aplicable a la Entidad

* Escrito * Medios Electronicos

MATRIZ DE COMUNICACIÓN POR PROCESOS P R O C E S O

GESTIÒN JURÌDICA

GESTIÒN JURÌDICA

GESTIÓN DE LA PLANEACION

QUE COMUNICA

QUIEN LO COMUNICA

A QUIEN LO COMUNICA

POR QUE MEDIO

Alcalde (Secretaría de Planeacion)

* Equipo de Direccionamiento * Equipo Bàsico

Divulgación del Plan de Desarrollo

Secretaría de Planeación

* Audiencias Pùblicas * Pagina Web *Clientes Internos y * Reuniones Externos * Documento Plan de Desarrollo

Modificaciones al Plan de Desarrollo

Alcalde

Concejo Municipal

Establecimiento del Plan Operativo Anual de Inversiones

*Secretaría de Planeación

* Alcalde *Secretario de Hacienda

Otorgamiento o Negación de Licencias o permisos

Oficina Juridica

Notificación de Auto de inicio de Tràmite

Oficina Juridica

Acto Admitivo que resuelve el recurso.

Conformación de Grupos para el Establecimiento del Plan de Desarrollo

Reuniones

CON QUE FRECUENCIA

REGISTRO

*Acta de Reuniòn Cada vez que se va a formular el Plan de * Registro de Asistencia Desarrollo * notas internas

Cada vez que se formule el Plan de Desarrollo

* Registro de Asistencia. * Actas de Reuniòn *Acto Administrativo que acoge el Plan de Desarrollo

Reuniones de Concejo Municipal

Cada vez que se requiera modificacion

* Acuerdos *Actas de Reuniones

Reuniones Comité Técnico

Anualmente cada vez que se modifique.

*Documento POAI * Actas.

Escrito

Cada vez que un usuario solicite una Licencia o un Permiso.

Resolución que niega u otorga el permiso.

* Usuario Ministerio Publico (Terceros Escrito. Intervinientes)

Cada vez que se expida una Licencia o un Permiso.

Acta de Notificación

Oficina Juridica

* Usuario Ministerio Publico (Terceros Escrito. Intervinientes)

Cada vez que se resuelva el recurso

Acto Administrativo que resuleve el recurso

Cobro Coactivo

Oficina Juridica

* Usuarios Secretaría de Hacienda

Escrito

Cada vez que no se realicen los pagos a la Entidad

Acto Administrativo de Incio del Proceso.

Acciones Judiciales

Alcalde

Oficina Juridica

Escrito, verbal

Cada vez que se presenten procesos judiciales en contra o favor de la entidad.

* Demanda *Contestación de demandas *Expediente.

* usuario

MATRIZ DE COMUNICACIÓN POR PROCESOS P R O C E S O

MEJORAMIENTO CONTINUO

COMUNICACIÓN PUBLICA

GESTION DE LA PARTICIPACION SOCIAL

QUE COMUNICA

Audiencias Públicas

QUIEN LO COMUNICA

Secretaría de Gobierno

A QUIEN LO COMUNICA

* Comunidad en general

POR QUE MEDIO

*Diarios de circulación * Comunicados de prensa * Televisión

CON QUE FRECUENCIA

REGISTRO

Cada vez que se realice una audiencia Pública dentro de la Entidad

* Diarios de publicación

Escrito

Cada vez que se solicite realizar rueda de Prensa

* Comunicado de Solicitud

Escrito o Verbal

Cada vez que se genere una Petición, Queja o Reclamo al Interior de la Entidad

Formato de PQR

Cada vez que se realice una audiencia Pública dentro de la Entidad

* Diarios de publicación

Escrito

Cada vez que se solicite realizar rueda de Prensa

* Comunicado de Solicitud

Escrito o Verbal

Cada vez que se genere una Petición, Queja o Reclamo al Interior de la Entidad

Formato de PQR

* Radio

Ruedas de Prensa

Secretaría de Gobierno

Peticiones, Quejas o Reclamos

* Usuarios Internos y externos de la Entidad

Audiencias Públicas

Secretaría de Gobierno, Oficina de Planecaión

Involucrados en realizar o participar en las Ruedas de prensa.

* Ventanilla única

* Comunidad en general

*Diarios de circulación * Comunicados de prensa * Televisión * Radio

Ruedas de Prensa

Secretaría de Gobierno

Peticiones, Quejas o Reclamos

* Usuarios Internos y externos de la Entidad

Acciones Correctivas, preventivas o * Comité de Calidad de mejora que se lleven a cabo en el * Comitè Operativo Sistema de Gestión de Calidad.

Involucrados en realizar o participar en las Ruedas de prensa.

* Ventanilla única

A los involucrados en las actividades que esta acción implique.

Auditorias Internas de Calidad Preauditoria Cada vez que se levante una acción Auditoria de Certificacion correctiva, preventiva o de mejora

*Formato Plan de Acción, Plan de Mejora.

MATRIZ DE COMUNICACIÓN POR PROCESOS

MEJORAMIENTO CONTINUO

P R O C E S O

QUE COMUNICA

Procedimientos establecidos y documentados para el Sistema de Gestión de Calidad de la Alcaldía

QUIEN LO COMUNICA

* Dueños de Procesos * Representante de la Dirección

A QUIEN LO COMUNICA

POR QUE MEDIO

Por medio de reuniones, A los involucrados copias de procedimientos según correspondan documentados instructivos, sus funciones manuales, Listado Maestro de Documentos

CON QUE FRECUENCIA

REGISTRO

Cada vez que se establezca un procedimiento, una persona nueva o que * Registro de Asistencia haya un cambio de versión