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• Laura Catalina

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PROCESO

ASPECTO A COMUNICAR

A QUIEN SE COMUNICA INTERNO

Gestión Gerencial

Planeación Estratégica

Toda la organización

Matriz requisitos del producto

Toda la organización

Identificación de requisitos Reglamentarios, legales

Toda la organización

Reglamentos organizacionales

N/A

Información y resultados de la revisión por la dirección

Lideres de proceso

Manual de calidad

Toda la organización

Compras

Gestion comercial

Desempeño del S.G.I

Toda la organización

REQUISITOS DE COMPRA

N/A

Evaluacion y selección de proveedores

N/A

Inventario

Alta direccion

Publicidad

N/A

Definición de las necesidades de los clientes internos de cada proceso

A los diferentes procesos

Informacion sobre el producto

Toda la organización

Administrativo

Evaluación y seguimiento de la Satisfacción del cliente.

Alos diferentes procesos

Impuestos de renta y patrimonio

Alta direccion

Programa ambiental

Toda la organziacion

Matriz de aspectos e impactos

Toda la organziacion

Programa de auditorias

alta dirección y líder de proceso

Resultados de las evaluaciones de satisfacción del cliente

Respuesta de reclamos y peticiones

Lider de procesos

N/A

Resultado de auditorías internas y externas

Responsables de los procesos

Documentos del Sistema Integrado

Toda la organización

Manual de funciones y perfiles de cargo

Todos los cargos que dependan e la alta dirección

Memorandos

Empleados activos

Resultado de la investigacion de incidentes

Toda la organización

Plan de emergencia

a toda la organización

Matriz de riesgos y peligros

Toda la organización

Recurso Humano

Programa siso

Toda la organziacion

Necesidad de mantenimiento

Compras

Programa de calibracion

Lideres de procesos

Planeación de actividades

Toda la organización

No conformidades en el servicio o producto

Coordinador de HSEQ y Lideres

Investigacion de incidentes

Toda la organización

Resporte de accidentes

Coordinador HSEQ O LIDER DEL PROCESO

INFRAESTRUCTURA

TODA LOS PROCESOS

Seguimiento a resultados de los procesos

Coordinador de HSEQ

PRODUCCION

Necesidades de materia prima

Compras

DISTRIBUCION

Confirmacion del pedido

Comercial

MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

QUIEN SE COMUNICA

RESPONSABLE DE COMUNICAR

CUANDO SE COMUNICA

alta dirección

Cada vez que se actualiza esta disponible

N/A

Alta dirección

cuando se tenga claro los requisitos obligatorios del producto expuestos por la normatividad vigente

Comunidad, clientes, y proveedores

Alta dirección

cuando se tenga por completo la normatividad vigentes aplicables a la organización

Proveedores y clientes

Alta dirección

INDUCCION Y CUANDO SE ACTUALIZEN

N/A

Coordinador HSEQ

Después de avaluado S.G.I

N/A

Coordinado HSEQ

Cada vez que se actualize o en una reinduccion

EXTERNO

Proveedores, clientes y comunidad

N/A

Coordinador HSEQ

Previo o durante la revisión por la dirección

Proveedores

Compras

Cada ves que se realice un pedido a la organización o se realice la compra de materia prima

Proveedores

Compras

Cada vez que se necesite conseguir un proveedor y la evaluacion dos veces al año

N/A

Compras

Cada vez que se necesite

Clientes

Lider del proceso

Cada 3 meses

N/A

Lider de cada procesos

Cuando se detecte la necesidad

Marketing

cuando es interno se comunica cuando halla cambios en el producto y cuando es externo se comunica cuando el cliente este interesado por el producto

Clientes

N/A

Lider del procesos administrativo

Después de cada evaluación de satisfacción. Cuando sea necesario por quejas, sugerencias y reconocimientos.

Ente regulador

Lider del procesos administrativo

Cada vez que se solicite por el ente regulador

N/A

Lider del procesos administrativo

al momento de ver la necesidad del personal de la organización ya sea para su refuerzo o nueva incorporación de personal

Comunidad,proveed ores y clientes y Bomberos

Lider del procesos administrativo

cuando se halla analizado y estructurado por completo los aspectos e impactos mas significativos a los q se están expuestos los integrantes de la organización

N/A

Lider del procesos administrativo

cuando se tenga las fechas definidas en el cronograma de auditorias

N/A

Lider del procesos administrativo

Al terminar la evaluación de Satisfacción (semestralmente o anualmente) Previo o durante la revisión por la dirección

Clientes y proveedores,comuni dad

Lider del procesos administrativo

Cuando se halla terminado la investigacion de los reclamos y peticiones

N/A

Lider del procesos administrativo

Al finalizar la auditoría

N/A

Lider del procesos administrativo

Cada vez que haya cambios en la documentacion

N/A

Recurso humano

Información permanente para consulta en la web

N/A

Recurso humano

Cada vez que se necesite

N/A

Recurso humano

Cada 3 meses en capacitaciones de seguridad industrial

Bomberos

gerencia y recursos humanos

Dos veces al año

Coordinador HSEQ

cuando se halla analizado y estructurado por completo los niveles de riesgos a los q se están expuestos los integrantes de la organización

Bomberos

N/A

al momento de ver la necesidad del Recurso humano con personal de la organización ya sea el coordinador hseq para su refuerzo o nueva incorporación de personal

N/A

Coordinador HSEQ

Cuando se necesite

N/A

Coordinador HSEQ

Según el cronograma de actividades Iniciando año Periodos mensuales Cuando sea necesario

N/A

Todo el personal

N/A

Todo el personal

Terminación de cada periodo o año o cuando sea necesario.

N/A

Todo el personal

Cada 3 meses en capacitaciones de seguridad industrial

N/A

Todo el personal

Cunado se presente un accidente

N/A

Líder de cada proceso

N/A

Lider de proceso

Cuando se necesite

N/A

Lider de proceso

Previamente de mandar el pedido

En las reuniones de comité y cuando la alta dirección lo solicite

ÓN INTERNA Y EXTERNA

MEDIO DE DIVULGACION

REGISTROS

INTRANET,REUNIONES DE ACTUALIZACIONES(INTERNO), BLOG(EXTERNO)

ACTAS DE REUNION Y LISTAS DE ASISTENCIA

presentaciones , correos institucionales , actas de asistencias y reunión

actas de entrega , matriz requisitos del producto y ordenes de compra

Presentando la matriz legal y reglamentaria en presentaciones , correos institucionales , actas y reunión(INTERNO),PAGINA WEB(EXTERNO)

ACTAS DE REUNION Y LISTAS DE ASISTENCIA

capacitaciones . Carteleras , intranet , correos institucionales , memorias al personal (INTERNO),PAGINA WEB(EXTERNO)

actas de reunión y asistencia

Informe de revisión por la dirección Reuniones con el personal

Por medio de un Blog

Acta de reunión

Lista de acitivdades en el blog

Presentación, resumen o entrega de copia de informe.

Registro de entrega de copia del informe

Presentación en físico del registro,correo

registros de compra

Lista de chequeo de evaluacion y selección

Registro de la lista de chequeo

Intranet

Registro de inventario

Correos,pagina web

N/A

Caracterizacion de procesos por intranet

Registro de entrega del documento y actualizacion de este

Folletos, pagina Web, correos

ninguno

Reuniones con el personal. Actas. interna por la red.

Actas de reunion

Por correo o personalmente( interno) Radicados,carta,(Externo)

Registro de pago del impuesto

Video

Lista de asistencia

presentaciones , carteleras , en la aprte interna y en la parte externa por medio de la pagina web y correo para Bomberos

Acta de entrega

correos institucionales , presentaciones en físico

cronograma de actividades

Presentación, resumen o entrega de copia de informe.

Registro de entrega de informe

Correo,via telefonica

Registro de reclamo satisfecho por el cliente

• Entrega de informe general y por proceso • Envío de informe por correo electrónico • Publicación de resultados en Página Web del SGI

Registro de entrega de copia del informe

listado maestro de documentos,intranet

Registro de entrega del listado maestro.

web y documento de consulta el cual reposa en el En la practica al contratar o archivo de la organización en el momento de ascensos

carte

Lista de entrega

Intranet o reuniones

Registro de asistencia

presentaciones (interno)Correo(externo)

simulacros , instructivos , señalizaciones , actas de asistencia y reunión

presentaciones , carteleras, Correo y via telefonica(externa)

Acta de entrega

Noticiero

Lista de asistencia

Formulario de necesidad de mantenimiento

Registro de formulario

Intranet

Registro del programa

Documentos del S.G.C Comités Reuniones Actas

actas de reunión y asistencia

Reuniones Comités Verbalmente

actas de reunión y asistencia

Capacitacion

Registro de capacitacion

Verbalmente

Registro de accidentes

Informe de Gestin del sistema

Intranet

Intranet

Registro de inventario

Via telefonico o correo

Registro del pedido

COD: FO -MZ-10 VERSION 1

RESULTADO ESPERADO

CONOCER EL MANUAL Y SU IMPORTANCIA FRENTE A LA ORGANIZACIÓN

dar a conocer los reglamentos a los q se están dispuestos nuestros productos para no incurrir en estos mismos

dar a conocer los reglamentos a los q se están dispuestos nuestra organización para no incurrir en estos mismos

conocimiento preciso del personal de la organización y partes interesada.

El personal conozca que actualizaciones.mejoras,fortalezcas o debilidades tiene el S.G.I

Que todo el personal conozca que procedimientos,responsable, docmentos etc.. Se necesita para sostener el sistema de gestion integral

Revisión por la Dirección

Lograr un mayor orden y conocimiento de las necesidades y especificaciones de la materia prima

Que los proveedores sepan su puntjae de evaluacion y cual se selecciono

La alta direccion este comiunicada de los inventario que tiene la empresa tanto de materia prima como de producto finalizado

Que los clientes esten enterados de nuestros productos y los beneficios de este

Que todos los procesos saisfagan los clientes internos para asi cumplir un requisito exacto del producto

Tanto el cliente como la organización sepan muy bien cuales son las caracteirsitcas del producto y que necesidad satisfaga.

Que el personal conoszca la perpestiva de los cliente respecto a nuestros productos

Recibir por el ente regalor los impuestos obligatorios y estos ser comunicados para al ta direccion para ahcer respectivo pago

mayor conocimiento de los empleados al momento de optimizar recursos

dar a conocer los aspectos e impactos mas significativos de la organización para reducirlos en lo mas posible

obtener mayor eficacia en las auditorias planeadas

Los lidéres del ´proceso conoce la percepción del cliente y utiliza la información para efectuar su Revisión del SGI

Que las partes interesadas tengan sus respuestas alos reclamos o peticiones que hallan tenido para asi estar siempre satisfechos

Emprender las acciones apropiadas (Correctivas, preventivas y de mejora)

Que todo el personal tenga acceso a todos los documentos del sistema integrado de gestion

el conocimiento de los parámetros exigidos para cada cargo y sus respectivos requisitos

El personal que tenga memorando que sepan el porque de este

Que las personas sepan que incidentes se encontraron y como se van a prevenir

lograr un mayor orden y conocimiento en caso de algún percance en el que la organización pueda estar dispuesta

lograr mayor conocimiento en los niveles en los q nuestros empleados están expuestos

mejores practicas y métodos para la protección de nuestro personal para evitar accidentes laborales

Saber que se necesita para que la infraestructura este en buen estado

En que tiempo se debe calibrar los equipos de calibracion

El personal este atento a las actividades a realizar para mantener el sistema de gestion integral.

El personal sepa los medios de comunicar para una no confitmada

Que las personas esten concientes de la importancia de investigar incidentes en la organizacion para prevenir futuros accidentes

Que todo el personal sepa de los accidnetes que se estan presnetando en la organización

Que los lideres del proceso siga sus activudades para dar cumplimientos a los objetivos y mets Que se sepa las necesidades que que tiene produccion por materia prima Confimar los pedidos para que no halla una equivocacion.