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• Freddy Delacruz Castro

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Módulo 5

Valoración Documental Docente: Mag. Soledad Carol Arteaga Paniagua

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Pasos a seguir para el estudio del módulo:

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Lea y estudie el texto de las unidades 1, 2 y 3

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Puede realizar técnicas de subrayado y resumen para facilitar el estudio del material.

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Realice las actividades de aprendizaje del material de estudio.

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Elabore el trabajo individual que está publicado en el aula virtual.

•

Recuerde participar en la videoconferencia, a través del aula virtual.

•

Las consultas académicas, puede realizarla al docente vía correo electrónico o chat. El correo electrónico del docente es [email protected]

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Las consultas sobre la metodología de educación a distancia o herramientas tecnológicas puede realizarlas a su tutor vía correo electrónico. El correo del tutor es [email protected]

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Aprendizajes esperados:

Al finalizar el módulo, usted habrá alcanzado las siguientes competencias:

• Reconocer los valores Documentales de temporal o permanente. • Establecer criterios para realizar la Selección Documental. • Reconocer los procesos de Transferencia y eliminación de documentos.

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Índice

Presentación UNIDAD 1: La Selección Documental 1.1 Selección documental 1.2 Objetivos de la Selección 1.3 Identificación del objeto de la selección documental 1.4 Normas de aplicación

UNIDAD 2: Los valores documentales y las tres edades de los documentos 2.1 Valoración Documental 2.1.1 Valor temporal 2.1.2 Valor permanente 2.3 Las edades de los documentos 2.4 Plazo de vigencia

UNIDAD 3: Criterios para la Selección Documental y sus procedimientos 3.1 Criterios para la selección documental 3.2. Transferencia 3.3. Eliminación 3.4 Programa de Control de Documentos Archivísticos

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Presentación

El presente módulo desarrolla los elementos teóricos del proceso de Selección Documental que tiene como base la valoración documental, para determinar los valores de permanente o temporal de las series documentales que gestionan las entidades públicas o privadas. Para un mejor estudio hemos divido este módulo en tres unidades. La unidad 1 La Selección Documental La unidad 2 Los valores documentales y las tres edades de los documentos La unidad 3 Criterios para la Selección Documental y sus procedimientos Asimismo, brindar los conocimientos de los procesos de la selección documental que son la transferencia y eliminación documental, así como la elaboración del Programa de Control de Documentos Archivisticos.

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UNIDAD 1 Los valores documentales y las tres edades de los documentos 1.1 Selección documental

La Selección Documental es el proceso que requiere tener conocimientos técnicos archivísticos, sobre la identificación de las series documentales que se han determinado en la Guía de Organización de Documentos, para proceder a evaluar y valor cada una de las series documentales.

Esto permitirá la determinación el valor de cada una de las series documentales, los cuales pueden ser de valor temporal o permanente, el cual quedara registrado en el Programa de Control de Documentos Archivísticos.

Este proceso cuanta con los procesos transferencia y eliminación, los cuales se ejecutarán de acuerdo con los tiempos de retención que se han establecido en el Programa de Control de Documentos Archivísticos.

Es un proceso que consiste en identificar, analizar y evaluar todas las series documentales de cada entidad para determinar sus períodos de retención, en base a los cuales, se formulara el Programa de Control de Documentos Archivísticos.

1.2 Objetivos de la Selección Entre los principales objetivos tenemos: a) Garantizar la conservación de los documentos de valor permanente. b) Permitir la eliminación periódica de documentos, de acuerdo del Programa de Control de Documentos Archivísticos. c) Programar la transferencia de documentos de a lo establecido en el Programa de Control de Documentos Archivísticos.

Es importante reconocer que la selección documental se basa en determinar los valores documentales de permanente o temporal, lo que permitirá realizar las transferencias y proponer las eliminaciones de las series documentales.

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1.3 Identificación del objeto de la selección documental El objeto de trabajo de la selección documental son las series documentales que son gestionadas por las sección o subsecciones de una entidad sea esta publica o privada.

Es importante recordar que las series documentales son las agrupaciones documentales con una misma característica, que son la de tipo documental, función, proceso o procedimientos, que están gestionadas en una sección y que reflejan los procesos y/o funciones de estas, asimismo se tiene series documentales que son de apoyo a la gestión administrativas las cuales se agrupan dentro de la serie correspondencia. Como, por ejemplo:

Abastecimiento: Serie: Procesos de adquisiciones Serie: correspondencia: Subserie:

cartas Resoluciones Directorales

1.4 Normas de aplicación En las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos (SNA), aprobado por Resolución Jefatural N° 075-85, establecieron los procesos archivísticos que deben realizarse en el tratamiento de la documentación en los archivos administrativos del Sector Público Nacional, precisando su concepto, alcance. La Norma SNA.04: Selección Documental da el siguiente:

La selección es un proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar todas las series documentales de cada entidad para predeterminar sus períodos de retención, en base a los cuales se formulará el Programa de Control de Documentos Archivísticos. El Programa de Control de Documentos Archivísticos es un instrumento que contiene los plazos de retención para la transferencia y/o eliminación de todas las series documentales de cada entidad. •

Resolución Jefatural N° 073-85/AGN-J, Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos.

•

Resolución Jefatural N° 442 - 2004/AGN-J, que aprueba el Reglamento de Infracciones y Aplicación de Sanciones del Sistema Nacional de Archivos.

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•

Directiva N° 008/2019-AGN-DDPA "Directiva para la formulación del Programa de Control de Documentos Archivísticos Archivísticos de las Entidades Públicas"

•

"Directiva N° 002/2019-AGN-DDPA "Normas para la transferencia de documentos archivísticos de las Entidades Públicas"

•

"Directiva N° 001/2018-AGN-DAI "Normas para la eliminación de documentos de archivos del Sector Público"

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UNIDAD 2 Los valores documentales y las tres edades de los documentos 2.1 Valoración Documental Michel Duchein dice que es “... esencial para la valoración de los documentos, saber exactamente quién lo ha producido, en qué circunstancias, en el marco de qué proceso, con qué fin, para qué destinatario, cuándo y cómo ha sido recibido por éste, y por qué vías ha llegado a nosotros ...”

2.1.1 Valor temporal El valor temporal al que se le denomina también valor inmediato o primario, el documento lo adquiere cuando se encuentran en la primera y segunda fase del ciclo vital, es decir durante la tramitación, la vigencia y el plazo precaucional (Manuel Vásquez: Manual de Selección Documental). Este valor implica que la documentación cumplirá sus plazos establecidos, y una vez culminado se podrá realizar la propuesta de eliminación ante el Archivo General de la Nación.

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El valor temporal a su vez presenta aspectos o facetas que deben tomarse en cuenta en el momento de la valoración de los documentos y que son:

a. Administrativo Este valor o faceta es en relación con el cumplimiento de acciones puntuales que no generan ninguna implicancia posterior, este documento se gestiona para cumplir con una acción específica, como pueden ser cuando se solicita de la oficina de Tesorería a la Oficia de Abastecimiento el requerimiento de materiales, este documento para la Oficina de Tesorería es un trámite administrativo.

b. Legal Este valor tiene que ver con las gestiones que permiten reconocer derechos y obligaciones tanto a los servidores, funcionarios, ciudadanos, entidades y organizaciones públicas y privadas, pero que en su contexto legal señalan tiempos de prescripción, es decir tiempos donde su accionar culmina y ya no puede volver a tener acciones, sino que incluso debe iniciarse nuevos tramites independientes de este.

c. Contable Son los documentos que contienen información relacionada con actividades ingresos o que sustentan egresos de dineros, en las entidades, organizaciones públicas o privadas, personas naturales o jurídicas, y que al cumplir con los trámites correspondientes de acuerdo con normas que lo regulan prescriben.

d. Fiscal Estos justifican, explican o comprueban el cumplimiento de obligaciones tributarias. Es de utilidad e importancia para el sector económico del Estado.

2.1.2 Valor permanente

Este valor sutilidad histórica y social, por la información que contiene es relevante para la sociedad por ser testimonio de origen, desarrollo y evolución de un acontecimiento, sirve como fuente para futuras investigaciones; son los documentos que se encuentran en la última etapa del ciclo de vida de los documentos.

Las facetas de este valor son las siguientes:

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Informativo

Valor Permanente

Testimonial

Histórico

a. Testimonial Como evidencia por que revelará el origen, organización, evolución, cambios y desarrollo de un país, entidad o persona, es decir deja constancia de los hechos y circunstancias significativas relacionadas con la existencia de un país, de una Entidad, una Comunidad o personas.

b. Informativo Revelará los fenómenos sociales e Institucionales, permite la reconstrucción o elaboración de cualquier actividad de la administración de personas naturales o jurídicas.

c. Histórico Es de consulta cultural o de investigación, los documentos contienen información que permiten conocer la historia de la comunidad, entidad y personas jurídicas o naturales que conforman un país.

2.3 Las edades de los documentos Es necesario determinar las edades de los documentos dentro del ciclo de vida del documento, que permitirá determinar su valor. Esta denominación se le da al conjunto de etapas o edades

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por las que pasa el documento, desde su producción hasta el momento en que se determinará su eliminación o conservación permanente. Las edades de los documentos están compuestas por tres edades:

a. Primera edad Corresponde a la génesis del documento, el trámite y gestión del documento, su uso y consulta son muy frecuentes. Encontramos los archivos de gestión y periféricos, algo muy importante en la actualidad es que a partir de esta edad ya se tenga en consideración los valores para cada serie documental existente.

b. Segunda edad Está conformada por aquella documentación que su gestión o trámite concluyó o no continuó, es decir que su valor temporal desciende y se mantiene de acuerdo a la tabla general de retenciones en el Archivo central, la consulta de esta documentación es poco frecuente.

c. Tercera edad Son aquellos documentos que son considerados como permanentes o históricos, es decir documentos que por su valor no serán jamás eliminados y que son útiles para la investigación, como testimonio y sirven para la reconstrucción de la historia de una persona natural o jurídica y de un país.

2.4. Plazo de vigencia Todo documento se inicia en su ciclo vital, en la etapa Pre-archivística con el trámite o la gestión y este tendrán un tiempo para su realización.

El trámite, entonces viene a ser las diferentes unidades en que se divide una acción administrativa hasta llegar a su conclusión. En el mismo se acumulan los antecedentes necesarios para la acción administrativa o jurídica que se pretende con un documento. En esta

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etapa se encuentra muy activo. Es requerido por el iniciador, por distintas oficinas y por las autoridades de la institución. Los antecedentes presentados no son soporte de derechos como el documento vigente. El trámite a veces se encuentra en manos del archivero o de un oficinista, secretaria. En todos los casos, sin embargo, ha de cumplir según pautas emitidas por la institución para su realización.

Pero como se anoto este documento en trámite, aun no surte efectos legales o administrativos. Esto se da cuando el documento, es resuelto favorablemente o lo contrario. Sea cual sea el resultado sus efectos para cualquier acción, comienzan desde el momento que indica que señala, que se debe cumplir el resultado de este, empieza su vigencia

Primeramente, definimos Vigencia como la fuerza que tiene un documento para obligar, testimoniar o informar, a su actualidad.

Conociendo que es la vigencia, debemos definir lo que es el Plazo de Vigencia, que es lo que interesa a un trabajo de selección.

Plazo de Vigencia, de acuerdo con la definición, dada por la Dra. Aída Mendoza, es todo el tiempo que los documentos deben ser guardado en el archivo central, después de cuyo término se le asignará otro plazo, precaucional de conservación. En este plazo el documento surte sus efectos de acuerdo con lo expresado en su texto, sustentado derechos y obligaciones y es utilizado para exigir el cumplimiento del documento, es decir obliga, certifica, comunica, ejecutar una determinada acción.

Este plazo en la mayor parte de los casos se puede medir, por ejemplo, una ley, que señala que, a partir de la publicación de esta, podrán presentar su solicitud para acceder a un derecho, con conformidad a como lo señala esta norma. Es decir, cualquier solicitud hecha antes de la fecha establecida no sute efecto alguno, porque en ese día empezó su vigencia. El inicio de la vigencia entonces es indiscutible, es el paso que cierra al trámite y abre la misma por haberse dado una acción administrativa concreta.

La acción administrativa, manifestada a través de un documento, tiene una vigencia, y que una vez cumplida la misma, no ejecutará efecto alguno y para esto debemos tener en cuenta los siguientes elementos para determinar la conclusión del plazo de vigencia:

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a. Porque se vence el plazo establecido en el mismo documento. Ej. Un trabajador contratado, podrá ejercer sus derechos hasta cuando termine el contrato, pues este tiene la fecha señalada del término de este.

b. Porque se produce un documento que modifica o anula el mismo. Así pasa con los documentos dispositivos o normas que rigen la organización interna de una institución.

c. Cuando los documentos informativos pierden vigencia cuando el destinatario se entera de su contenido.

d. Los documentos contables, están en vigencia hasta que sean revisadas o auditadas por el órgano de control de control pertinente, tal como lo efectúa la Contraloría General de la República, al efectuar el control financiero de la administración financiera.

e. Las memorias e informes tendrán vigencia, hasta cuando sean reemplazados por otros actuales.

f. Los documentos que respaldan derechos adquiridos Continuarán vigentes hasta que sean reemplazados por otro, que los derogan o modifican. Ejemplo, por ejemplo, el derecho de una persona a percibir una pensión del estado, pero si se deroga la ley en que se amparaba este beneficio, esa persona dejara de percibirlo.

Son diversos los elementos para establecer cuando pierde su vigencia la acción manifestada a través de un documento, y esto debe ser conocido por el archivero que, al evaluar una documentación, tendrá en cuenta si sus efectos han terminado o siguen vigentes y por cuanto tiempo. Pero incluso sabiendo, cuando ha terminado la vigencia de un documento, este no podrá ser objeto de eliminación, hasta que deje de ser verdaderamente útil a una entidad, y será tanto el archivero como los funcionarios que trabajan con esa documentación, quienes tendrán que señalarle un tiempo prudencial, a ese documento, antes de ser transferido o eliminado. Es lo que se conoce como el plazo Precaucional.

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Actividades de aprendizaje

Desarrolle las siguientes actividades que le servirán para el estudio de los temas aprendidos. • Elabore un ejemplo de serie documental por cada faceta o valor. • Realizar un análisis de la SNA 04 de las normas del sistema nacional de archivo.

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UNIDAD 3 Criterios para la Selección Documental y sus procedimientos 3.1 Criterios para la selección documental Estos criterios requieren de revisar y analizar aquellos documentos que permitan dar a conocer el origen de los documentos a través de las funciones, procesos, procedimientos, actividades o acciones que los generaron, muchos de estos en cumplimiento de marcos de leyes, reglamentos, normas y procedimientos. La identificación de los valores de los documentos busca establecer los periodos de retenciones en los diferentes niveles de archivo, cuyo fin es la conservación y preservación de la documentación de valor permanente. Para la identificación de los valores de los documentos se requiere • Conocimientos técnicos especializados. • Conocer los términos de prescripción legal de las series documentales, esto a a través de las normas de cada sector y sistema administrativo. • Analizar el flujo de la documentación gestionada por la Administración. • Conoces los ámbitos culturales, sociales, financieros, estadísticos entre otros que permitan reconocer el valor de la información que se gestiona. • Experiencia del Archivero para asesorar a los gestores administrativos sobre el desarrollo de la valoración y elaboración del Programa de Control de Documentos Archivísticos. 3.2. Transferencia Las transferencias se realizarán de acuerdo con lo que se ha determinado en la Tabla General de Retención de Documentos Archivísticos, que indica los periodos que debe mantenerse la documentación en cada nivel de Archivo existente en el Organismo productor, para lo cual es necesario realizar los inventarios de transferencia que permitirán conocer y llevar el control de la documentación que ha sido transferida a otro nivel de archivo existente en el Sistema Institucional de archivo. Si la transferencia se tiene que realizar hacia el Órgano rector del Sistema Nacional de Archivos, la norma estipula que debe ser realizada por el Órgano de Administración de Archivos del Sistema Institucional de Archivo. Es decir, en el Programa de Control de Documentos Archivísticos quedara establecido no solo los valores de los documentos, sino los tiempos de retención de las series documentales en cada nivel de archivo existen, para lo cual la documentación debe estar organizada para realizar su transferencia, esta debe además realizarse de acuerdo con el inventario establecido por las normas archivísticas.

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El inventario de registro que acompaña el formato de inventario de transferencia, no quiere decir que debo registrar documento por documento que compone la serie correspondencia, o los documentos que componen un expediente, sino la descripción de los contenidos a nivel de series.

3.3. Eliminación Este es el procedimiento más delicado para realizar dentro del procedimientos de selección, pero que realizándolo de acuerdo con los valores establecidos en el de Programa de Control de Documentos Archivísticos, nos permitirá realizarlo de una forma adecuada y sin arriesgar el patrimonio documental con valor de permanente existente en la entidad u organización pública o privada. Este procedimiento es a nivel de propuesta a través de la coordinación del Órgano de Administración de Archivos encargado del Sistema Institucional de Archivos, y la cual será llevada a cabo por el Órgano Rector del Sistema Nacional de Archivos, que en el Perú es el Archivo General de la Nación. Es el Archivo General de la Nación quien aprueba la eliminación, como ente responsable del Sistemas Nacional de Archivos quien dará la aprobación a través de una Resolución para su ejecución. Este debe realizarse de acuerdo con el formato indicado por la norma, en el cual se debe solo consignar información a nivel de series documentales.

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3.4 Programa de Control de Documentos Archivísticos

La DIRECTIVA N° 008 -2019-AGN-DDPA: Directiva para la Elaboración Del Programa De Control De Documentos Archivísticos De Las Entidades Públicas, en esta norma se define al Programa de Control de Documentos Archivísticos: El Programa de Control de Documentos Archivísticos (PCDA) es un documento de gestión archivística que establece las series documentales que produce o recibe una entidad pública como resultado de sus actividades precisando el número de años que debe conservarse y los períodos de retención en cada nivel de archivo hasta su transferencia al Archivo General de la Nación.

Por ello el PCDA, tiene como finalidad que todas las entidades u organizaciones públicas o privadas, cuenten con un documento de gestión archivística, que establezca los valores de temporales y permanentes, permita conocer las series documentales cuando deben ser transferidos de un nivel de archivo a otro.

3.2 Conformación del Programa de Control de Documentos Archivísticos El PCDA, está conformado por

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a. Ficha Técnica de Series Documentales

La Ficha Técnica de Series Documentales, es el instrumento principal del PCDA, el cual requiere ser realizado por los gestores administrativos quienes lo sustentaran ante el Comité Evaluador de Documentos, es se elabora por cada una de las series documentales, en la que se debe definir la serie, que normas son las que las sustentan en cuanto a su valor, y las razones que generaron esta serie.

b. Tabla General de Retención Documentos

En esta tabla se lista las series documentales, que se procesa la información que se recoge en los Inventario de Series Documentales a los que se asigna el tiempo en meses, años, estableciendo los periodos de retención de cada serie documental en los niveles de archivo que corresponde, así como que series pueden ser propuestas para su eliminación.

c. Índice Alfabético En este documento se procesa la información de la Ficha Técnica de Series Documentales, que se procesa información del nombre de las series, códigos y asuntos de cada una de forma alfabética.

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Desarrolle las siguientes actividades que le servirán para el estudio de los temas aprendidos. • Elabore un mapa conceptual del proceso de Transferencia • Elabore un ejemplo de pautas para realizar un Programa de Control de Documentos Archivísticos.

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Bibliografía Archivo General de la Nación

DIRECTIVA N° 002-2019-AGN/DDPA: Normas para la Transferencia de Documentos Archivísticos de las Entidades Públicas.

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DIRECTIVA N° 001-2018-AGN/DAI: Normas para la Eliminación de documentos de archivos del Sector Público.

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DIRECTIVA N° 008 -2019-AGN-DDPA: Directiva para la Elaboración Del Programa De Control De Documentos Archivísticos De Las Entidades Públicas.

Arteaga Paniagua, Soledad

Tesis: La Selección de Documentos en los Órganos del Poder Ejecutivo del Estado Peruano – Sede Lima.

Arteaga Paniagua, Soledad

Tesis: Administración Archivística de Calidad en la Toma de Decisiones en la Gestión del Poder Ejecutivo.

Calderón Delgado, Marco A.

Las Nuevas Técnicas en la organización documental en los archivos, Ver el punto La Selección Documental, Págs. 22-26 en Revista del Archivo Nacional.

Cortés, Vicenta

Urgencias Archivísticas actuales: Las transferencias y los expurgos, en Boletín del ANABAD XXX(1980), N°3, JulioSetiembre-Madrid.

Cruz Mundet, José Ramón

Manual de Archivística. Fundación Germán Sánchez Ruiperez: Madrid, 1994.

García de BenedictIs, Ana Virginia

La Selección Documental dentro del proceso de organización de un archivo en Revista del Archivo Nacional Números 1-12, Año LIV-San José –Costa Rica, Enero-Diciembre de 1990.

García de Benedictis, Ana Virginia

La Selección Documental, en Nuestra Palabra. Textos Archivísticos panamericanos, Lima, 1996-Instituto Panamericano de Geografía e Historia.

Heredia Herrera, Antonia

Archivística General. Teoría y Práctica-Servicio de publicaciones de la Diputación de Sevilla, Quinta Edición Actualizada y aumentada.

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