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Universidad de Costa Rica Facultad de Ingeniería Escuela de Ingeniería Civil

Guía de uso e implementación de la norma MasterFormat 2004 en la elaboración de especificaciones técnicas y otros documentos constructivos.

Informe de Trabajo de Graduación para obtener el grado de Licenciado en Ingeniería Civil

Elaborado por: Luis Francisco Alpízar Barrantes

Mayo 2007

iii Alpízar Barrantes, Luis Francisco Guía de uso e implementación de la norma MasterFormat 2004 en la elaboración de especificaciones técnicas y otros documentos constructivos. Proyecto de Graduación – Ingeniería Civil, - San José, Costa Rica: L. F. Alpízar B. 246h: 24 ils. – 27 refs.

Resumen La falta de estandarización de los planos y especificaciones técnicas es un problema que frena el avance de la industria de la construcción costarricense hacia un nivel superior de calidad, eficiencia y productividad. La Cámara de Consultores en Arquitectura e Ingeniería de Costa Rica (CCAI) pretende solucionarlo en parte mediante la traducción y adopción de la norma MasterFormat 2004, diseñada para organizar especificaciones técnicas y otros documentos constructivos escritos. El presente trabajo consiste en una guía para utilizar correctamente dicho estándar, e implementarlo en una empresa consultora genérica. En el texto se sintetizan primero los aspectos generales sobre la estructura, funcionamiento y temas relacionados con el MasterFormat, y posteriormente se describe un procedimiento de implementación sencillo y a corto plazo, que implique un mínimo de inversión económica y de recurso humano. Con el presente trabajo, se pretende llenar un vacío de información en español, gratuita y de calidad, específicamente desarrollada para Costa Rica, de una norma elaborada para Estados Unidos y Canadá. Se espera que este sea un aporte importante al proceso de divulgación y capacitación requerido para que el estándar tenga éxito en el país. NORMALIZACIÓN;

MASTERFORMAT;

DOCUMENTOS

TÉCNICAS.

Ing. Roberto Fernández, M. Eng.C.E., M.B.A. Escuela de Ingeniería Civil

CONSTRUCTIVOS;

ESPECIFICACIONES

iv

Miembros del Comité Asesor Director: Ing. Roberto Fernández Morales, M. Eng.C.E, M.B.A. Asesor: Ing. Mauricio Arce Lara, M.B.A, MSc. Asesor: Ing. Manuel Martínez Guevara

v

Dedicatoria

A Dios, quien me ha dado inteligencia, salud y perseverancia para culminar con éxito esta carrera. A mis padres, quienes me han enseñado los principios que han hecho de mí una persona de bien, y me han brindado su apoyo incondicional en todo momento. A Stephanie, quien me ha acompañado en los últimos años de mi carrera dándome su cariño y buenos consejos. A todos los amigos que conocí a través de estos años de universidad, a cuyo lado superé grandes obstáculos y dificultades.

vi

Agradecimientos A los miembros del Comité Asesor: Ing. Roberto Fernández, Ing. Mauricio Arce e Ing. Manuel Martínez, a quienes agradezco el valioso tiempo del que dispusieron para atender mis consultas y hacer oportunas sugerencias al manuscrito, así como la libertad y confianza depositada en mi persona para que pudiese desarrollar mis ideas tal y como las concebí, sin imponerme nunca una manera particular para hacer las cosas. A los ingenieros Luis Chasí y Luis D’Ezpeleta, por su anuencia a colaborar en todo momento. Al Construction Specifications Institute (CSI), que a través del señor Roger Grant hizo la valiosa donación de la mayoría de libros utilizados en este proyecto, sin los cuales no hubiese sido posible la realización del mismo.

vii

Índice General Capítulo 1: Introducción ........................................................................................................................1 1.1 Presentación .......................................................................................................................................1 1.2 Deficiencias de los documentos constructivos utilizados en Costa Rica...............................1 1.3 El MasterFormat en el contexto costarricense.............................................................................6 1.3.1 El MasterFormat como parte de la Estrategia Nacional de Normalización ..................6 1.3.2 Antecedentes de utilización del MasterFormat.................................................................10 1.4 Solución propuesta..........................................................................................................................11 1.5 Objetivos ............................................................................................................................................12 1.5.1 Objetivo general ......................................................................................................................12 1.5.2 Objetivos específicos...............................................................................................................12 1.6 Delimitación y alcance del estudio .............................................................................................13 1.6.1 Alcances ....................................................................................................................................13 1.6.2 Limitaciones...............................................................................................................................14 Capítulo II: Organización de los documentos constructivos: Introducción al MasterFormat.....15 2.1 Ciclo de vida de un proyecto.......................................................................................................15 2.2 Documentos constructivos ............................................................................................................16 2.3 Orden jerárquico de los documentos constructivos ................................................................21 Capítulo III: Aspectos generales del MasterFormat .........................................................................23 3.1 Origen y desarrollo de las normas del CSI ..................................................................................23 3.2 El concepto de “Manual de Proyecto” ......................................................................................25 3.3 Estructura del MasterFormat ..........................................................................................................25 3.3.1 Definición y organización general........................................................................................25 3.3.2 Sistema de numeración ..........................................................................................................27 3.3.3 Asignación de títulos ...............................................................................................................30 3.3.4 Contenido de las Secciones ..................................................................................................31 3.3.4.1 Formato de Sección ........................................................................................................32 3.3.4.2 Formato de Página ..........................................................................................................37 3.4 Otras aplicaciones del MasterFormat .........................................................................................41

viii 3.5 Recursos tecnológicos disponibles para los usuarios del MasterFormat ............................. 45 3.6 UniFormat: Otra estructura de organización desarrollada por el CSI .................................. 58 3.6.1 Fundamentos del UniFormat ................................................................................................. 60 3.6.2 Aplicación de diseño: Descripción Preliminar de Proyecto ........................................... 63 Capítulo IV: Caso particular: Divisiones 00 y 01 ............................................................................... 67 4.1 División 00: Requerimientos para Procuraduría y Contratación............................................ 67 4.1.1 Desglose y explicación de contenidos............................................................................... 67 4.1.1.1 Información Introductoria .............................................................................................. 69 4.1.1.2 Requerimientos para Procuraduría.............................................................................. 69 4.1.1.3 Requerimientos de Contratación................................................................................. 75 4.2 División 01: Requerimientos Generales ....................................................................................... 77 4.2.1 Desglose y explicación de contenidos............................................................................... 77 Capítulo V: Medidas previas a la implementación ......................................................................... 85 5.1 Elección del especificador: Perfil de la persona adecuada para el puesto..................... 87 5.2 Registro de materiales y proveedores ........................................................................................ 88 5.2.1 Propuesta para la elaboración de un catálogo electrónico público ......................... 90 5.3 Especificaciones maestras .......................................................................................................... 102 5.3.1 Elaboración de Secciones .................................................................................................. 103 5.3.2 Elaboración de Documentos.............................................................................................. 106 5.3.3 Actualización de especificaciones maestras.................................................................. 108 Capítulo VI: Pasos para elaborar un Manual de Proyecto ........................................................... 109 6.1 Generalidades............................................................................................................................... 109 6.2 Estudios preliminares..................................................................................................................... 113 6.2.1 Requerimientos regulatorios................................................................................................ 113 6.2.2 Requerimientos del Propietario .......................................................................................... 117 6.3 Anteproyecto ................................................................................................................................ 118 6.4 Planos de construcción y especificaciones técnicas ........................................................... 119 6.4.1 Evaluación y selección de productos .............................................................................. 124 6.4.2 Principios y procedimientos básicos para redactar una Sección .............................. 126 6.4.2.1 Métodos de especificación ........................................................................................ 126

ix 6.4.2.2 Uso apropiado del lenguaje ....................................................................................... 132 6.4.3 Coordinación entre planos y especificaciones.............................................................. 143 6.4.3.1 Introducción al National CAD Standard .................................................................. 146 6.5 Asesoría para licitación y adjudicación................................................................................... 148 6.6 Control y ejecución ...................................................................................................................... 149 Capítulo VII: Conclusiones y Recomendaciones ...........................................................................153 7.1 Conclusiones.................................................................................................................................. 153 7.2 Recomendaciones ....................................................................................................................... 154 Bibliografía ...........................................................................................................................................157 Anexos .................................................................................................................................................161

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Índice de Figuras Figura 2.1: Ciclo de vida del proyecto ...................................................................................................16 Figura 3.1: Listado de Divisiones que conforman el MasterFormat. .................................................27 Figura 3.2: Niveles de detalle de un código MasterFormat. ..............................................................28 Figura 3.3: Listado de Partes, artículos y párrafos principales del SectionFormat. ........................36 Figura 3.4: Numeración de artículos, párrafos y subpárrafos en una Sección. .............................39 Figura 3.5: Programa de cómputo MasterWorks..................................................................................47 Figura 3.6: Programa de cómputo SpeckLink.......................................................................................48 Figura 3.7: Base de datos ARCAT.............................................................................................................50 Figura 3.8: Base de Datos 4Specs. ...........................................................................................................50 Figura 3.9: Base de datos Sweets. ...........................................................................................................51 Figura 3.10: Base de datos First Source...................................................................................................51 Figura 3.11: Hoja de datos First Source ...................................................................................................52 Figura 3.12: Hoja de datos Spec Data....................................................................................................53 Figura 3.13: Especificación ManuSpec...................................................................................................55 Figura 3.14: Catálogo disponible en First Source..................................................................................56 Figura 3.15: Dibujo disponible en First Source CAD ..............................................................................57 Figura 4.1: División 00..................................................................................................................................68 Figura 4.2: Formulario para oferta. ..........................................................................................................74 Figura 5.1: Vista en pantalla del catálogo de productos propuesto...............................................89 Figura 5.2: Ejemplo de Ficha de Referencia Técnica..........................................................................93 Figura 5.3: Ejemplo de Ficha Específica .................................................................................................96 Figura 6.1: Lista de verificación para coordinar Secciones de un Manual de Proyecto.......... 124 Figura 6.2: Referencias basadas en códigos MasterFormat ........................................................... 144 Figura 6.3: Lista de verificación para coordinar planos con especificaciones. ......................... 146

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Índice de tablas Tabla 3.1: Temas con ubicación especial en MasterFormat .............................................................29 Tabla 3.2: Secciones de niveles 1 y 2 de UniFormat. ...........................................................................61 Tabla 5.1: Resumen de costos de publicaciones del CSI...................................................................86 Tabla 6.1: Listado de servicios profesionales de consultoría............................................................110 Tabla 6.2: Listado de especialidades de diseño. ...............................................................................120

1

Capítulo 1: Introducción 1.1 Presentación El presente trabajo consiste en una guía de buenas prácticas para la implementación y uso de la norma MasterFormat 2004 (MF), en la elaboración de los documentos constructivos escritos que se producen en una empresa consultora dedicada el diseño de edificaciones (planos, especificaciones, documentos contractuales y documentos para licitación). Con este proyecto se busca brindar un aporte al proceso de divulgación y capacitación sobre dicho estándar, que espera ser adoptado próximamente por el Instituto de Normas Técnicas de Costa Rica

(INTECO) como norma nacional. Se hace énfasis en que con el fin de

simplificar la redacción del texto, la guía está enfocada a un área particular del diseño, la cual constituye el grueso de la inversión actual en construcción. Sin embargo, se debe tener presente que el MF es aplicable a todo tipo de proyectos, y los principios aquí expuestos pueden ser extendidos a obras distintas a las edificaciones. La redacción de una guía de este tipo, con un texto fácil de entender y de aplicar, planteó el problema de resumir el amplio bagaje de conocimientos existentes sobre un estándar que ha sido desarrollado y utilizado durante un periodo de cerca de cuarenta años en Estados Unidos y Canadá, además de adaptar tal información al contexto costarricense. Por lo tanto, en este manual, se ha optado por un texto con forma de tutorial, que primero sintetiza los aspectos generales sobre la estructura y funcionamiento del MF, y luego se describe un procedimiento sencillo para conseguir la implementación del mismo con un mínimo de inversión. Además, se espera que la guía sea útil como documento de consulta para todos los potenciales usuarios de la norma en las distintas aplicaciones en que sus principios organizacionales pueden ser utilizados. 1.2 Deficiencias de los documentos constructivos utilizados en Costa Rica Hasta hace unas décadas, los procedimientos utilizados para el diseño y construcción de edificaciones en Costa Rica eran relativamente simples y seguían un esquema tradicionalista. La poca variedad de materiales y especialistas que tomaban parte en este tipo de proyectos, así como su cotidianeidad facilitaba que fuesen desarrollados con éxito utilizando metodologías bastante rudimentarias, poco innovadoras y en desuso en los países desarrollados.

2 Hoy en día, la construcción ha experimentado un auge insospechado en el pasado y es una actividad clave en la economía nacional. Las inversiones públicas y privadas en edificaciones se cuantifican en el orden de los cientos de millones de dólares cada año. Lujosos hoteles, residencias, condominios, edificios de oficinas, naves industriales y hasta hospitales encabezan la demanda constructiva privada, mientras que el sector público constantemente requiere de proyectos urbanísticos, escuelas, colegios, hospitales y bancos, entre otros. Aunado a esto, la gran cantidad de ramas del conocimiento que convergen en el diseño y construcción de los edificios modernos provoca que dichos proyectos sean mucho más complicados que en el pasado. La incorporación de sistemas electrónicos, nuevos materiales, aspectos legales, procesos de gestión de calidad, aspectos financieros y otros, hacen del diseño y construcción actividades multidisciplinarias, donde participan profesionales tan diversos como arquitectos, ingenieros, abogados y administradores de proyectos, entre otros. Se tiene entonces una situación bastante desafiante para las empresas costarricenses dedicadas al diseño y construcción de edificaciones. Por un lado, los proyectos que constituyen el grueso de la inversión son mucho más complejos y exigen un nivel superior de calidad, eficiencia y productividad. Por el otro, los procesos tradicionales con los que se ha venido trabajando son incompatibles con tales requerimientos. Si las empresas no toman medidas para ser más competitivas en un mercado cada vez más globalizado, la competencia proveniente del exterior y las mismas exigencias del mercado terminarán por ahogarlas. Esto porque los inversionistas exigirán eventualmente que los productos y servicios que se ofrecen a nivel nacional se equiparen con los estándares internacionales. En caso de no encontrar quien satisfaga sus requerimientos, podrían recurrir a compañías extranjeras o desistirían de invertir en Cosa Rica. Con un panorama tan competitivo como el que se supone por la eventual aprobación de tratados como el TLC y similares, que permitirían a empresas y profesionales foráneos ejercer en igualdad de condiciones con los nacionales, si no se toman medidas, el panorama no es muy halagüeño para los nuestros. Un ejemplo muy importante de las prácticas anticuadas que frenan el avance de la industria de la construcción hacia un nivel superior de desarrollo, lo constituye el hecho de que no se haya estandarizado la forma en que se organizan y presentan los principales documentos utilizados para construcción; es decir los planos y especificaciones. La falta de una nomenclatura y codificación uniforme en estos documentos dificulta en gran medida la comunicación entre los participantes de un

3 proyecto, y genera conflictos tanto en la etapa de diseño como en la de construcción. Durante el diseño, el trabajo se divide entre un amplio número de especialistas (ingeniero estructural, eléctrico, mecánico, arquitecto y otros), cada uno de los cuales realiza una parte del mismo y producen sus planos y especificaciones. Al final del proceso, se integran todos los documentos en uno solo. Sin embargo, debido a que cada diseñador utiliza un sistema de clasificación y nomenclatura diferente, es sumamente difícil que todas las partes concuerden una con la otra, y puedan ser integradas de una forma ágil y rápida, produciendo un resultado de calidad. Normalmente existen traslapes y omisiones de información, así como descoordinación e incongruencias entre documentos. Como resultado, cuando el contratista los utiliza para construir el edificio, son necesarias consultas, modificaciones y modificaciones constantes, además de que se aumenta la probabilidad de errores o interpretaciones erróneas. Todo esto genera retrasos y pérdidas de diverso tipo y magnitud al consultor, al contratista y principalmente al dueño de la obra. Otro de los problemas provocados por el hecho de que existan múltiples formatos y estructuras de organización para los planos y especificaciones, es que los contratistas pierden tiempo valioso en familiarizarse con estos en cada proyecto en que trabajan. Si se estandarizan tales documentos, se facilitaría al constructor la ubicación de la información y el desarrollo de metodologías automatizadas para agilizar labores como presupuestos, planificación y control de calidad en obra, entre otras. Además, se disminuirían las disputas entre el inspector y el contratista, porque sería más difícil que este último dejase pasar información importante. La falta de estandarización en planos y especificaciones se origina en el hecho de que en Costa Rica, tradicionalmente no se distingue con claridad entre las funciones de uno u otro documento, lo cual ha generado que se distorsionen sus alcances. Esto se constata en el Artículo 17 del Reglamento para la Contratación de Servicios Profesionales de Consultoría en Ingeniería y Arquitectura, donde se definen los planos y especificaciones de la siguiente manera: (Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos [CFIA], 1988 a) “Planos de construcción y especificaciones: Se entiende por planos de construcción el conjunto de elementos gráficos y escritos que definen con claridad el carácter y la finalidad de una obra, y que permiten construirla bajo la dirección de un profesional

4 responsable. De acuerdo con la índole de cada proyecto, estos planos deben comprender

los

aspectos

de

distribución,

de

estructuración

e

instalaciones,

respaldadas por sus respectivos cálculos. Las especificaciones técnicas deberán formar parte de los planos de construcción ya sea dentro del juego de planos o como un documento suscrito adjunto”. De la cita anterior se entiende que las especificaciones técnicas pueden ser parte de los planos, lo cual es una concepción que puede inducir a errores en ambos documentos constructivos, ya que no se define con claridad los alcances de cada uno. Por su naturaleza, los planos son documentos donde se debe presentar la información de una manera esencialmente gráfica. Estos definen la geometría del proyecto, incluyendo sus dimensiones, forma y detalles. Las especificaciones, por su parte, son documentos escritos que definen la naturaleza de los materiales que deben ser utilizados, así como los procedimientos que deben seguir los contratistas para realizar su labor. Ambos se complementan, y pueden ser visualizados utilizando la analogía de una película, donde los planos son las imágenes y las especificaciones el sonido. Esta situación ha provocado un recargo en las funciones de los planos, ya que se ha dado la tendencia entre diseñadores y constructores de utilizarlos como el documento constructivo por excelencia, relegando a las especificaciones a un segundo y hasta tercer plano, a pesar de ser tan importantes como su complemento gráfico. El problema de la estandarización de los planos y las especificaciones debe ser resuelto entonces en forma separada, según las necesidades específicas de cada documento. En Costa Rica ya se están tomando medidas al respecto, las cuales están siendo realizadas en conjunto por la empresa privada y el Gobierno. A nivel privado,

existe un proyecto, liderado por la Cámara de Consultores en Arquitectura

e Ingeniería (CCAI), y avalado por el CFIA, que consiste en la traducción y adopción de las normas más utilizadas en Estados Unidos de Norteamérica y Canadá para la organización estándar de documentos gráficos (planos) y escritos (especificaciones, documentos contractuales y documento para licitación), denominadas National CAD Standard (NCS) y MF, respectivamente. El Gobierno por su parte, ha respaldado esta iniciativa, ya que el organismo normalizador nacional (INTECO), a través de su Comité Nacional del Sector Construcción, consciente del valor del MF, aprobó la utilización de éste como norma nacional tan pronto como la CCAI lo haya traducido, lo cual, dará mayor reconocimiento a la misma.

5 Este proyecto promete cambios muy positivos para el sector construcción, porque el MF no solo es útil para organizar documentos constructivos escritos, sino que está diseñado para ordenar y codificar todo tipo de información relacionada con la construcción, por lo cual en sus países de origen, ha probado ser una eficiente herramienta de comunicación entre todos los participantes de esta industria. Sin embargo, la traducción del MF está lejos de ser la solución al problema de los planos y especificaciones deficientes. La norma por sí sola no dice mucho, ya que ésta no es más que un listado de títulos y números que permiten organizar la información de manera sistemática. Lo que le ha dado éxito en Estados Unidos y Canadá, ha sido que todas las empresas ligadas con la construcción lo utilizan como un lenguaje común. Para llegar a esto, es necesario que la norma sea aceptada masivamente, a través de una adecuada campaña de divulgación y educación que dé a conocer los beneficios de la misma, así como su correcta utilización y limitaciones. Esta no es una tarea fácil, ya que a través de cerca de cuarenta años de uso ininterrumpido en Estados Unidos y Canadá, se ha generado un acervo bibliográfico muy amplio con respecto al tema. Inclusive, la entidad creadora de la norma, denominada Instituto de Especificaciones de la Construcción (CSI, por sus siglas en inglés), brinda seminarios y cursos de capacitación a los profesionales. Todos estos recursos son bastante onerosos e implican una importante inversión en las empresas para capacitarse antes de poder utilizar el MF correctamente. Además, han sido desarrollados exclusivamente con base en la realidad norteamericana, lo cual no garantiza que las ideas allí expuestas sean aplicables a la forma en que se hacen las cosas en Costa Rica. Si a esto se le añade el hecho de que en el ambiente de la construcción normalmente las personas se muestran reacias al cambio, por los costos y contratiempos que generan, se vislumbra que difícilmente se pueda lograr una aceptación generalizada desde el inicio. Con el fin de proveer al público con información de calidad y a bajo costo que instruya en el uso de la nueva norma, se ha preparado la presente guía, que pretende ser una herramienta útil para profesionales, empresas, instituciones del Estado y centros educativos, entre otros. De esta manera, se espera contribuir a una rápida aceptación del MF por todos los participantes del amplio sector de la construcción. La necesidad de esta guía se identificó desde el primer momento en que el autor leyó sobre el proyecto de la CCAI y se intentó conocer más sobre el tema, pero no se pudo obtener

6 más que descripciones generales disponibles en Internet. Conforme el trabajo avanzó, tal necesidad se ratificó al detectar que entre los potenciales usuarios de la norma, prevalecía el desconocimiento, y los pocos que manifestaban saber algo manejaban conceptos erróneos. Incluso, entre los estudiantes universitarios y profesores, de quienes se puede suponer tienen acceso a la información más actualizada, se encontró que no conocían sobre el MF ni sus usos. 1.3 El MasterFormat en el contexto costarricense 1.3.1 El MasterFormat como parte de la Estrategia Nacional de Normalización Actualmente, en el globalizado mundo productivo, o se avanza hacia decisiones y operaciones para elevar la calidad de los productos y servicios, o simplemente el rezago y la indiferencia en el mercado, constituirán la sentencia que postergará las aspiraciones de desarrollo de cualquier empresa, organización privada o pública, y por último de cualquier país. Y ¿cómo es que esta condición, convertida en necesidad exigente de nuestros tiempos, está siendo asumida y asimilada en los países de todo el mundo? La respuesta se encuentra en lo que internacionalmente se conoce como la normalización; esto es, los procesos que incluyen la formulación, publicación, divulgación e implementación de normas técnicas. Las normas técnicas se conciben para asegurar que los procesos, los productos o los servicios, utilicen los avances del conocimiento técnico y científico disponible para mejorar su calidad, al tiempo que se cumple con las expectativas de compradores y consumidores, y se resguarda y garantiza la seguridad de los mismos, la protección del medio ambiente y la sostenibilidad de los recursos naturales. (INTECO, 2004) Para ser más competitivos, los sectores productivos nacionales deben prepararse mediante el desarrollo de sistemas de aseguramiento de la calidad, pues la sociedad de consumo exigirá eventualmente que los productos y servicios que se ofrecen a nivel nacional se equiparen con los estándares internacionales. Un pilar fundamental para el desarrollo de estos sistemas es la adopción y utilización de normas técnicas.

7 Específicamente en el sector de la construcción, existen iniciativas tanto del Gobierno como del sector privado para brindar a las empresas las herramientas que les permitan ser más eficientes y por ende más competitivas. En el sector privado, por ejemplo, los esfuerzos en pro de orientar la industria de la construcción hacia la normalización se llevan a cabo en aspectos que abarcan desde los planos y especificaciones, hasta la coordinación modular entre productos manufacturados y diseños. Con respecto al uso del MF, en nuestro país la idea original surgió por medio de un proyecto de la CCAI para la traducción y adopción de la norma, para lo cual, esta entidad firmó durante el año 2004 un convenio para establecer una representación del CSI en Costa Rica. Hasta el momento, esta representación, a la que se le denomina “Capítulo Costa Rica del CSI”, está trabajando únicamente en la traducción oficial al español del MasterFormat. Sin embargo, se espera que luego de que esta traducción esté concluida, se pueda hacer lo mismo con el NCS y otras normas complementarias al MF, como el formato de Sección (SectionFormat) y el formato de página (PageFormat), los cuales brindan las reglas para organizar el texto y dar formato a las páginas que conforman un libro de especificaciones. Esta iniciativa de tipo privado, se integra con los esfuerzos del Gobierno a través del “Sistema Nacional para la Calidad”. Este fue creado mediante la Ley Nº 8279, publicada en la Gaceta del 21 de mayo del 2002, y su objetivo es establecer el marco estructural para las actividades vinculadas al desarrollo y demostración de la calidad, que contribuya a mejorar la competitividad de las empresas nacionales y proporcione confianza a la transacción de bienes y servicios. Independientemente del país, un “Sistema Nacional Para la Calidad”, debe estar conformado por otros órganos o subsistemas que se encarguen de las labores de gestión metrológica, acreditación, reglamentación técnica y normalización voluntaria. En Costa Rica, para llevar a cabo estas funciones, la Ley creó los siguientes subsistemas: 1. Laboratorio Costarricense de Metrología. 2. Ente Costarricense de Acreditación. 3. Órgano de Reglamentación Técnica. 4. Ente Nacional de Normalización (ENN).

8 De estas cuatro entidades, es el ENN el que tiene relación directa con la implementación del MF como norma técnica en Costa Rica, ya que según la Ley, entre sus funciones están: •

Encauzar y dirigir la elaboración de las normas para el desarrollo socioeconómico nacional, incluso la adopción de normas internacionales y la armonización en ámbitos supranacionales.

•

Promover la participación nacional ante las organizaciones internacionales y regionales de normalización.

•

Difundir la aplicación adecuada de las normas a las actividades productivas y comerciales, tanto en el sector público como en el privado.

•

Promover el establecimiento de acuerdos y convenios de colaboración con entidades nacionales, extranjeras o internacionales.

•

Organizar actividades de formación y difusión y colaborar con ellas.

•

Comercializar las normas nacionales e internacionales y las publicaciones técnicas.

•

Promover la agrupación de los interesados en el desarrollo de la normalización nacional y coordinarlos.

•

Realizar cualquier otra actividad compatible con las actividades de normalización.

La Ley Nº 8279 dispone que cada cinco años, el Poder Ejecutivo conceda el reconocimiento como ENN a la entidad privada, sin fines de lucro, que cumpla con los requisitos para realizar tal función. Actualmente, la entidad que funge como ENN es el INTECO, el cual obtuvo esta distinción en el año 1995. Este es una asociación privada, sin fines de lucro, con personería jurídica y patrimonio propio creada en el año de1987. Como encargado de todo el proceso de normalización en Costa Rica, INTECO define cada año un programa de proyectos para la elaboración de normas nacionales, denominado Plan Nacional de Normalización (PNN). En este documento se armonizan las necesidades de los diversos sectores productivos, entre si, contemplando la visión estratégica, política y económica del país. Una vez definido el PNN, INTECO cuenta con distintos comités, cada uno representando un sector específico de la industria. Estos comités, denominados Comités Técnicos Nacionales (CTN), están conformados por expertos y delegados del sector al que representan (productores, consumidores e intereses generales), lo cual busca asegurar que los intereses generales de cada industria sean los que prevalezcan en las normas que se creen o adopten. Uno de estos comités, es el Comité Técnico Nacional del Sector Construcción, el cual tiene relación directa con el proyecto de traducción del MF. Este Comité, designó a un grupo de

9 representantes, para que en conjunto con la Comisión de Traducción de la CCAI, conformaran el Subcomité de Nomenclatura y Codificación. Este Subcomité se encargará de hacer la revisión final a la traducción realizada por la CCAI e incorporarán el MF como norma nacional. Para motivar la adopción de esta norma y de las demás que abarca el proyecto de traducción de la CCAI, es importante que el público reconozca las ventajas que la normalización como política nacional tiene para los distintos componentes de la sociedad. A nivel de país, la normalización es un instrumento eficaz para: •

Aumentar la productividad, reduciendo desperdicios y rechazos.

•

Mejorar la producción en cuanto a la calidad, cantidad y regularidad.

•

Proteger al consumidor.

•

Lograr el establecimiento progresivo de catálogos con los productos nacionales de calidad.

•

Disminuir litigios, gracias al establecimiento de requisitos de calidad en forma conjunta entre proveedor y cliente.

•

Participar en los mercados internacionales con productos que cumplan los requisitos que ellos exigen.

•

Facilitar la transferencia de tecnología, permitiendo la selección e incorporación de tecnología adecuada a las unidades productivas del país.

Para los usuarios: •

Da garantías de calidad, seguridad e intercambiabilidad.

•

Posibilita comparar ofertas, desde el punto de vista de calidad, con base en normas.

•

Facilita la formulación de pedidos.

•

Permite mayor cumplimiento de los plazos de entrega.

•

Facilita el acceso a datos técnicos, antes dispersos e inciertos.

•

Sirve de base técnica para licitaciones.

Para el productor: •

Permite la organización racional de operaciones, ya que puede normalizar y controlar desde la materia prima hasta el producto terminado.

•

Logra la reducción de desperdicios y rechazos, gracias a que racionaliza el tipo y cantidad de materiales a emplear y optimiza la producción.

10 •

Aumenta la productividad como resultado de la racionalización de los factores de producción.

•

Reduce los gastos administrativos, ya que se pueden hacer las cosas bien desde la primera vez, evitando así desperdicios, reprocesos y rechazos.

•

Disminuye costos al aumentar la productividad.

De esta manera, queda claro como el MF no constituye un esfuerzo aislado del sector privado para solventar un problema específico, sino que viene a formar parte de una estrategia nacional de desarrollo. 1.3.2 Antecedentes de utilización del MasterFormat Con respecto al conocimiento a nivel nacional sobre el tema del MF, se ha encontrado que este es prácticamente nulo. Únicamente existen unas pocas empresas consultoras que lo utilizan de manera interna para organizar sus especificaciones, principalmente, sin desarrollar por completo el concepto de Manual de Proyecto, que comprende la organización de especificaciones junto con los documentos contractuales y para licitación. Este uso limitado no permite desarrollar la idea principal del estándar, que es la de proveer de un sistema de organización que al ser conocido y utilizado por todos los participantes de la industria, permita el ágil manejo de la información. Adicionalmente, se encontró que la versión más utilizada de la norma es la de 1995, mientras que la que se está traduciendo es la del 2004, la cual tiene cambios significativos con respecto a la primera. Acerca de este tema, el cambio de una versión a otra causó mucho revuelo en el sector de la construcción norteamericano en su momento, ya que aunque la más reciente incluye una serie de mejoras y ampliaciones que le dan mayor alcance, su implementación implicaba recodificar las bases de datos de las empresas, por lo que muchos se mostraron poco anuentes al cambio. Sin embargo, desde su publicación a la fecha, el MF 2004 ha sustituido casi en la totalidad del mercado a su predecesor y la aceptación es generalizada. Es importante mencionar que el hecho de que en Costa Rica se vaya a introducir directamente el MF 2004 constituye una ventaja, ya que se podrá enseñar la versión mejorada de la norma en un medio inexplorado. Esto permitirá poder implementar las lecciones aprendidas en Estados Unidos y Canadá a través de los años, para no cometer los errores en los que ellos pudieron haber incurrido en su momento. Esto sin embargo, constituye

11 uno de los grandes retos y responsabilidades que recaen sobre esta guía, ya que se debe transmitir ese conocimiento de forma tal que sea captado adecuadamente por las personas. Finalmente, el presente trabajo no cuenta con ningún tipo de antecedentes documentados a nivel nacional. La información teórica se obtuvo principalmente de la bibliografía distribuida por el CSI, así como de entrevistas a los integrantes del Capítulo Costa Rica. 1.4 Solución propuesta En el presente trabajo, se aborda el problema de enseñar una norma desconocida en Costa Rica y que además fue desarrollada para un medio con condiciones distintas, mediante un repaso de la forma en que esta se originó, para luego adentrarse en los detalles sobre su estructura y contenido. Esto permitirá a los lectores entender los conceptos en los que se basa el funcionamiento del estándar, para que conforme su conocimiento se amplíe, puedan aplicarlos de manera creativa a la solución de sus problemas particulares, e inclusive desarrollar estrategias propias de implementación, de tal manera que se adapten mejor a sus necesidades y condiciones particulares. Posteriormente, se avanza de los conceptos generales hacia una estrategia propuesta por el autor para implementar el MF en la elaboración de documentos constructivos en una empresa consultora típica de Costa Rica, con una inversión mínima de recursos monetarios y humanos. Tal estrategia se divide en dos partes: primero se exponen las acciones y medidas de preparación a nivel de empresa que se deben realizar antes de entrar de lleno a la utilización del MF, y luego se explica una rutina para afrontar la preparación de los documentos constructivos. Las metodologías descritas en estos Capítulos se desarrollaron con base en un combinación de las “buenas prácticas de especificación” promovidas por el CSI, la forma de trabajo que sigue una empresa de diseño típica y la visión particular del autor sobre como se debe realizar tal proceso. La forma de estructurar esta guía se basó en la retroalimentación provista por las entrevistas a varios profesionales durante la etapa de recopilación de información, las cuales dieron una idea clara de las carencias de información que deben ser solventadas. Los Capítulos de la misma se han dispuesto de la siguiente manera:

12 1. Introducción: Se explican los motivos que dan origen a la guía, la forma en que esta se estructura, así como los objetivos, alcances y limitaciones de la misma. 2. Organización de los documentos constructivos: Introducción al MasterFormat: Se describe el campo de acción principal del MF, que consiste en los documentos constructivos. Se introduce al MF como estructura organizacional de los mismos. 3. Aspectos generales del MasterFormat: Se sintetiza y expone toda la información recopilada respecto al MF, se explica su funcionamiento y otros temas relacionados. 4. Caso particular: Divisiones 00 y 01: Estas Secciones albergan información distinta a lo que comúnmente se conoce como “especificaciones técnicas”, por lo cual se explican aparte. La División 00 contiene documentos contractuales y condiciones para licitación, mientras que la División 01 contiene requerimientos generales que aplican a distintas Secciones. 5. Medidas previas a la implementación: Se describen las acciones que deben ser realizadas antes de utilizar de lleno el MF en una empresa consultora. 6. Pasos para elaborar un Manual de Proyecto: Se describe un procedimiento particular para elaborar un Manual de Proyecto a lo largo de las fases que comprende el servicio de consultoría en Costa Rica. 7. Conclusiones y Recomendaciones. 8. Anexos: Constituyen información recopilada en la bibliografía o desarrollada por el autor que se considera de utilidad para las personas interesadas en la utilización del MF. 1.5 Objetivos 1.5.1 Objetivo general Elaborar una guía que facilite el proceso de instrucción de los nuevos usuarios del MF sobre los

alcances,

limitaciones

y

correcta

utilización

del

mismo,

así

como

brindar

recomendaciones prácticas para obtener el máximo provecho de su uso en la elaboración de documentos constructivos. Todo esto, tomando como base la bibliografía producida en los Estados Unidos, producto de su propia experiencia, y trasladando sus conceptos al contexto costarricense. 1.5.2 Objetivos específicos a. Describir la estructura del MF, las reglas básicas para entender su sistema de nomenclatura y numeración así como su campo de acción.

13 b. Guiar al usuario en la ubicación de la información en la estructura del MF. c. Establecer un procedimiento sencillo y a corto plazo para implementar el MF en una empresa consultora, utilizando un mínimo de inversión económica y de recurso humano. d. Brindar recomendaciones a los usuarios que deseen conocer más de otras aplicaciones y recursos existentes para complementar el MF. e. Colaborar con el proceso de divulgación y capacitación requerido para que el MF sea aceptado y utilizado ampliamente por el sector de la construcción. 1.6 Delimitación y alcance del estudio 1.6.1 Alcances El presente trabajo se elaboró con base en la recopilación exhaustiva de información relacionada con el MF y sus aplicaciones, disponible en Estados Unidos y Canadá, la cual resultó ser muy amplia. Debido al desconocimiento de esta norma que prevalece entre consultores y constructores nacionales, se decidió que la información presentada se enfocaría a transmitir una visión general sobre el tema. Por lo tanto, aunque se exploran una amplia variedad de aspectos relacionados con la norma, no se agota la investigación con respecto a ninguno de ellos. Esto porque se pretende que como primer texto explicativo del MF para un mercado fuera de sus países de origen, no se abrume al lector con una gran cantidad de información, que aunque interesante y necesaria, podría desestimular a los potenciales usuarios. Se deja entonces la puerta abierta a los lectores para que investiguen sobre los temas que les generen más interés y se colocan las bases para que se realicen posteriores trabajos de investigación que ayuden a difundir y mejorar la aplicación del MF. Aunque se prestó particular atención a la adaptación de la norma al medio costarricense para facilitar así la interpretación de un texto diseñado para otras condiciones y legislación, se debe tener presente que particularmente los aspectos legales son muy distintos entre Costa Rica y los Estados Unidos. El análisis que se hace de las secciones del MF destinadas a documentos para licitación, contractuales y permisos, se limita al punto de vista práctico de la ingeniería y la arquitectura y no analiza de lleno las diferencias legales de fondo entre ambos países. Es importante recalcar que aunque el MF 2004 fue concebido para ser aplicado en cualquier tipo de proyecto de infraestructura, la presente guía se enfoca a empresas consultoras

14 dedicadas al diseño de edificios, ya que el desarrollo de una metodología que abarque todas las áreas de especialización de la consultoría, resultaría sumamente complicado. 1.6.2 Limitaciones Es evidente que ninguna guía o manual puede responder a las preguntas de todos los usuarios, por lo cual se considera conveniente señalar las siguientes limitaciones: •

Esta guía no puede dar respuesta a todas los aspectos referentes a la aplicación del MF, aunque proporcione los criterios más importantes que deben ser tomados en cuenta para su aplicación en la organización de documentos constructivos.

•

La experiencia con respecto al uso del MF a nivel nacional es muy poca, por lo que la información presentada en la guía se basa casi en su totalidad en documentación elaborada en los Estados Unidos.

•

La ausencia total en el país de literatura con respecto al tema y el elevado costo económico de la misma en el extranjero limitó el número de fuentes bibliográficas que pudieron ser consultadas.

•

Debido a que en el momento en que se elaboró este trabajo la traducción oficial del MF no estaba disponible aún, se debió trabajar únicamente con la versión en inglés, por lo que las traducciones de muchos términos aquí presentadas podrían no coincidir con las del documento oficial, una vez que este salga a la luz pública.

15

Capítulo II: Organización de los documentos constructivos: Introducción al MasterFormat 2.1 Ciclo de vida de un proyecto Un proyecto es el resultado de la integración de una serie de etapas distintas que abarcan desde su concepción hasta que se encuentra en funcionamiento. Para analizar la forma en que se desarrolla la elaboración de los documentos utilizados en la construcción, es necesario entender estas etapas, a las que en conjunto se les denomina “ciclo de vida del proyecto”. La definición de un ciclo de vida facilita el control sobre los tiempos en que es necesario aplicar recursos de todo tipo al proyecto. Si el proyecto incluye subcontratación de partes a otras organizaciones, el control del trabajo subcontratado se facilita en la medida en que esas partes encajen bien en la estructura de las fases. El control de calidad también se ve facilitado si la separación entre fases se hace corresponder con puntos en los que ésta deba verificarse (mediante comprobaciones sobre los productos parciales obtenidos). Según el American Institute of Architects ([AIA], 1992), en un proyecto de construcción pueden distinguirse cinco fases: planeación, programación, diseño, construcción y operación. (Ver Figura 2.1) •

Planeación. Esta etapa inicia con la concepción, que consiste en el surgimiento de la idea de realizar el proyecto, como respuesta a una necesidad específica de una entidad (individuo, institución o empresa). Dicha entidad, que de aquí en adelante se llamará “dueño” o “propietario”, luego de tomar la decisión de realizar el proyecto, busca la asesoría de uno o varios profesionales en la materia, a los que se les denomina “consultor”. Una vez que la necesidad o problema ha sido identificado, el dueño y el consultor analizan en forma conjunta alternativas para solucionarlo. Por ejemplo, ante la necesidad de una empresa de tener un lugar para sus oficinas, se pueden analizar las alternativas de alquilar, construir o remodelar. En esta fase se definen los requisitos generales, se establece el presupuesto preliminar y se hacen los estudios de factibilidad y viabilidad ambiental, entre otros.

•

Programación. Es la etapa en la que se definen con detalle los requisitos del proyecto en términos de alcance, calidad, costo y tiempo. En el programa se definen las necesidades de dueño y se establecen los objetivos y pautas a seguir por los diseñadores. El programa es usado en las etapas posteriores por el dueño, diseñadores

16 y administradores de proyecto, para evaluar la conveniencia de las soluciones de diseño propuestas. •

Diseño: Es el período durante el cual las necesidades establecidas en el programa son trasladadas a planos y especificaciones. Las soluciones detalladas a los requisitos del programa, estimados de costos actualizados y cronogramas revisados se presentan al dueño para su aprobación conforme el diseño avanza. Al final de la etapa, se cuenta con los planos y especificaciones definitivas, con los cuales se solicitan ofertas y se otorgan los contratos de construcción.

•

Construcción: Este es el período durante el cual los planos y las especificaciones son implementados para construir una estructura que cumpla con todos los requerimientos inicialmente planteados. Luego de que el proyecto es terminado y puesto en servicio, este está listo para ser utilizado por el usuario final.

•

Operación y Mantenimiento: Esta es la fase más prolongada del ciclo de vida de la edificación, durante la cual es operada para cumplir con los objetivos del dueño. Finaliza cuando el edificio es sacado de funcionamiento y removido del sitio, para así iniciar nuevamente con la fase de planeación de un proyecto que vendrá a sustituir al anterior. Figura 2.1: Ciclo de vida del proyecto

Operación y Mantenimiento

Planeación

Construcción

Programación

Diseño Fuente: El autor.

2.2 Documentos constructivos La finalización exitosa de la fase constructiva de un proyecto depende primordialmente de que durante esta y las etapas que le anteceden se de una buena comunicación entre los

17 diseñadores y los demás participantes de la obra. Esto se puede lograr en gran parte mediante un completo y coordinado conjunto de documentos constructivos. Los documentos constructivos se definen por el CSI (2005) como “el conjunto de documentos escritos y gráficos preparados o ensamblados por un ingeniero o arquitecto que permiten construir la misma, administrar el contrato de construcción y que además son utilizados para obtener permisos de las autoridades con jurisdicción sobre el proyecto”. En los Estados Unidos, los documentos constructivos se dividen en dos grupos principales: •

Documentos para procuraduría.

•

Documentos para contratación.

Se considera importante explicar el término “procuraduría”, ya que este no es común en el medio nacional y se utiliza con frecuencia en la División 00 del MF. Esta palabra desciende del verbo “procurar”, que significa “hacer esfuerzos por conseguir una cosa”, por lo tanto, en construcción, la procuraduría se define como el proceso mediante el cual una empresa constructora hace una oferta formal al dueño de un proyecto con el fin de asumir su construcción. De aquí que se pueda definir a los documentos para procuraduría como “aquellos utilizados para solicitar ofertas por parte de contratistas potenciales”. Estas ofertas pueden realizarse ya sea mediante un proceso licitatorio o por negociación directa entre el propietario y un oferente. Para entender mejor las diferencias entre uno y otro proceso, estos se describen a continuación: a. Obtención de ofertas mediante licitación En un proceso licitatorio, los eventuales contratistas son invitados a preparar y presentar sus ofertas, indicando en un formato predefinido el costo y el tiempo requerido para ejecutar el proyecto. Mediante este método se determina el menor costo para llevar a cabo el trabajo. El objetivo de una licitación es asegurar que el costo del proyecto es razonable y consistente con las condiciones prevalecientes del mercado de la construcción. La licitación se da a múltiples niveles. Por ejemplo, en respuesta a la apertura de un proceso licitatorio, los eventuales contratistas solicitan a su vez ofertas para porciones del proyecto a un grupo de subcontratistas y proveedores. En proyectos muy complejos, inclusive los subcontratistas pueden solicitar ofertas de sub-subcontratistas y otros proveedores. Una vez que los contratistas participantes del proceso tienen

18 preparada su oferta, esta es sellada y entregada confidencialmente para que sea examinada y comparada con las demás. La forma de elegir el ganador de una licitación toma en cuenta una serie de criterios como: experiencia y atestados del contratista, condición financiera, experiencia y calificación del personal a cargo de la obra, monto de la oferta y plazo de entrega, entre otros. Sin embargo, en proyectos de obra pública, normalmente se asigna un mayor peso a los dos últimos aspectos, ya que por regla general, el Estado busca el menor precio posible. Por otra parte, los concursos para proyectos privados pueden ser tan formales o informales como el propietario prefiera. Es importante recalcar que los concursos para obra privada no necesitan ser abiertos al público, como si lo pide la Ley para los proyectos del Estado, sino que pueden estar restringidos a un grupo de contratistas elegido por el dueño o recomendados por la empresa consultora. Un proceso licitatorio puede ser bastante complejo, pero en términos generales se pueden distinguir las siguientes actividades: 1. Invitación a concursar, donde se publica o informa a los eventuales contratistas sobre el proyecto. 2. Distribución o venta de los documentos que explican las pautas del proceso de licitación. 3. Reuniones previas al proceso para explicar a los concursantes en qué consiste el proyecto y los términos del contrato. 4. Resolución de consultas y aclaraciones que surjan durante el proceso. 5. Resolución de propuestas de cambio hechas por los concursantes para modificar los requisitos de algunos componentes o sistemas del proyecto. 6. Resolución a peticiones de interpretación de términos del cartel. 7. Inclusión de adendas. 8. Actividades de presupuestación por parte de los concursantes 9. Preparación de ofertas y documentos suplementarios. 10. Recepción de ofertas. 11. Apertura de ofertas. 12. Revisión de cumplimiento de requisitos. 13. Resolución de apelaciones. 14. Tabulación y calificación de ofertas. 15. Anuncio del ganador.

19 b. Obtención de ofertas mediante negociación En una negociación se produce un proceso de diálogo, oferta, compromiso y trato entre dos o más partes, con el objetivo de llegar a un acuerdo o contrato. El proceso inicia con la elección del potencial contratista y la invitación para que cotice el trabajo a realizar. Seguidamente este hace una oferta y el propietario o sus asesores responden aceptando o haciendo una contraoferta. Luego de varias discusiones, se llega a un acuerdo final y se procede a redactar y firmar el contrato de construcción. Este proceso, más simple que una licitación, toma el lugar de esta bajo las siguientes condiciones: •

El contrato puede ser otorgado sin necesidad de un proceso licitatorio.

•

El propietario y el contratista han establecido un nivel de confianza tal que hace el concurso innecesario.

•

El contratista cumple con los requerimientos del propietario en capacidad, tiempo y costo para construir el proyecto.

La negociación puede ser tan formal o informal como el dueño del proyecto desee, sin embargo normalmente es mucho más simple que una licitación y en el más riguroso de los casos, es igual de compleja. Lo que determina la complejidad del procedimiento es la cantidad de reglas y procedimientos que se impongan al o los oferentes. Independientemente del método de procuraduría utilizado, el proceso siempre finaliza con la adjudicación y firma del contrato de construcción. En general, los documentos para procuraduría consisten en: •

Requerimientos para procuraduría. Son las condiciones que definen a los oferentes o contratistas potenciales los procedimientos que deben seguir para preparar y someter sus ofertas a consideración. En Costa Rica normalmente se les conoce como las “condiciones para licitación”.

•

Condiciones contractuales. Son los documentos que definen los procesos, derechos, responsabilidades, y relaciones entre las partes que firman el contrato de construcción. En Costa Rica normalmente se les llama “documentos contractuales” y están constituidos por las “condiciones generales” y “condiciones específicas”.

•

Especificaciones técnicas. Son los documentos que definen los requerimientos cualitativos para productos, materiales y mano de obra con los que debe realizarse el proyecto.

20 •

Planos. Son las descripciones gráficas del trabajo que debe ser desarrollado por el constructor.

Su

contenido

se

complementa

con

las

indicaciones

de

las

especificaciones técnicas. •

Modificaciones. Son cambios o anexos hechos a los documentos originales de un proyecto con el fin de clarificar, adicionar, o cambiar una o varias partes del mismo. Si los cambios son hechos luego de la firma del contrato se les llama “modificaciones”, mientras que si son hechos antes, se les llama “adendas”.

•

Otro tipo de información disponible que peda ser de utilidad para presupuestar el proyecto (por ejemplo: estudios geotécnicos, planos de estructuras existentes en el sitio, y otros).

Luego de la adjudicación del contrato, los requerimientos para procuraduría son removidos del conjunto de documentos, y los restantes (planos, especificaciones, condiciones contractuales, y otros), junto con el contrato de construcción firmado, pasan a formar los documentos para contratación. Desde el punto de vista legal, esto es muy importante, ya que las actuaciones del constructor, el consultor y el propietario están regidas en primera instancia por los documentos contractuales. Es importante que el concepto de “documentos constructivos” y “documentos para procuraduría” sea entendido completamente por el lector, porque básicamente el MF es un sistema de nomenclatura y clasificación para organizar la parte escrita de estos. En Costa Rica, la palabra “procuraduría” no es muy conocida con el significado que le da el CSI, y normalmente se hace referencia a la “licitación” cuando se desea indicar el procedimiento formal para obtener ofertas de varios contratistas. Sin embargo, la metodología y documentos utilizados en las licitaciones nacionales son muy similares a los que maneja el CSI. Las principales diferencias se encuentran en la nomenclatura utilizada para referirse a cada uno de ellos, pero las funciones se mantienen. Así, el equivalente nacional de los documentos para procuraduría se denomina “cartel de licitación”. Este a su vez, a pesar de que no existe uniformidad de criterio entre diseñadores sobre lo que debe contener, normalmente está compuesto de tres partes: •

Pliego de condiciones para licitación y documentos contractuales (condiciones generales y específicas).

•

Planos.

•

Especificaciones técnicas.

21 Las especificaciones técnicas corresponden a la información contenida en el Grupo de las Especificaciones; el pliego de condiciones para licitación y documentos contractuales son análogas al contenido de la División 00; y la función de los planos permanece invariable. 2.3 Orden jerárquico de los documentos constructivos Las discrepancias entre los documentos

constructivos de tipo contractual es una de las

causas más comunes de disputas entre las partes involucradas en un proyecto de construcción. Una de las metas intrínsecas del presente trabajo es que, mediante la aplicación de una metodología estándar que ordene tales documentos, se logren eliminar o por lo menos disminuir estos problemas. No obstante, se debe ser consciente de que siempre existe la posibilidad de que esto suceda, por lo tanto, es importante conocer el orden de precedencia entre los distintos documentos contractuales. En Costa Rica no existe una normativa que indique claramente el orden jerárquico entre los distintos documentos que conforman un contrato de construcción. Sin embargo, este muchas veces se indica en algún sitio del cartel de licitación o del contrato. Como norma no escrita, se utiliza el siguiente orden: 1. Contrato. 2. Especificaciones. 3. Planos. En forma más específica, si la discrepancia se da entre los documentos escritos (contrato y especificaciones), el orden de precedencia es el siguiente: (Peurifoy & Oberlender, 2002) 1. Órdenes de cambio. 2. Contrato. 3. Adenda. 4. Oferta del contratista. 5. Condiciones suplementarias del contrato. 6. Condiciones generales del contrato. 7. Especificaciones técnicas. Con respecto a los documentos gráficos o planos, el orden de importancia es el siguiente: (Peurifoy & Oberlender, 2002) 1. La forma geométrica gobierna sobre las cotas (en caso de que las dimensiones sugieran que un elemento tiene una forma diferente a la representada. Por ejemplo, si

22 la figura representada en el plano es un rectángulo, pero sus lados tienen las cuatro cotas iguales, lo que sugiere que es un cuadrado, se debe dar prioridad a la figura e interpretar que es un rectángulo). 2. Los dibujos de detalles gobiernan sobre los dibujos generales. 3. Las órdenes de cambio gobiernan sobre los planos originales. 4. Los planos originales gobiernan sobre los planos de taller. Lo anterior constituye una recomendación para tratar de solventar un problema que es afrontado a menudo por los contratistas y que puede llevarlos a costosas disputas. Como regla general, éstos deben tratar siempre que encuentran un conflicto, error o discrepancia entre los documentos escritos y gráficos que conforman el contrato, de comunicarlo al inspector y al propietario de inmediato antes de proceder a realizar la actividad que no está clara. La búsqueda de la conciliación debe de prevalecer siempre en estas situaciones, ya que una actitud defensiva y legalista por lo general produce costosos resultados. El diseñador del proyecto debe tener claro que es su responsabilidad el producir documentos constructivos claros y sin errores. Es aquí donde el MF aparece como un instrumento de gran ayuda para que asuma esta obligación adquirida con su cliente.

23

Capítulo III: Aspectos generales del MasterFormat 3.1 Origen y desarrollo de las normas del CSI El MF surgió oficialmente en la década de los años sesenta en los Estados Unidos, como respuesta a la urgente e impostergable necesidad de tener una norma de uso nacional para codificar las especificaciones técnicas de los proyectos de construcción. El problema inició durante la década de los 30, cuando el uso de especificaciones detalladas incrementó notablemente por motivo de la depresión económica, ya que había muchos oferentes para los pocos proyectos de construcción que se desarrollaban y se necesitaba definir claramente las responsabilidades del contratista antes de escoger la mejor oferta. Esta tendencia continuó durante los años 40, cuando el Departamento de Defensa envió a concurso público múltiples proyectos requeridos por el desarrollo de la Segunda Guerra Mundial. Junto con la creciente demanda de proyectos, la mayor sofisticación de los materiales y métodos constructivos provocó que las especificaciones se volvieran altamente complejas. Esto, combinado con el hecho de que cada ingeniero o arquitecto organizaba sus especificaciones de la forma que mejor le pareciera, provocó una situación caótica. En los proyectos militares, los cuales eran altamente confidenciales, se otorgaban los contratos de diseño y construcción en forma separada a múltiples empresas, con el fin de evitar que alguna de ellas llegara a conocer en qué consistía el proyecto en su totalidad. Cada quien realizaba su parte, pero nadie sabía a ciencia cierta qué era o cómo luciría el proyecto terminado. Esta forma de trabajo requería que tanto diseñadores como constructores trabajaran con planos y especificaciones estandarizadas, para que la comunicación entre ellos fuese fluida. Bajo estas condiciones, en 1948 surgió el CSI, con el propósito principal de estandarizar y mejorar los documentos constructivos. Varios años más tarde, en 1961, se presentó el primer borrador de un documento titulado “Formato y Disposición de Especificaciones y Documentos Relacionados”, el cual consistía de 22 capítulos o “Divisiones”. Dos años más tarde, en setiembre de 1963, el CSI publicó una modificación al documento original, titulada “Formato CSI para Especificaciones de Edificios”, el cual establecía 16

24 Divisiones que agrupaban distintos temas relacionados a los que se les llamaba “Secciones”. En total contenía 314 Secciones organizadas en forma alfabética dentro de 16 Divisiones. Esta norma creció en aceptación y llegó a convertirse en el estándar para la industria de la construcción, por lo cual fue necesario que el CSI publicara en 1978 una revisión mayor del documento original, al cual llamó por primera vez “MasterFormat- Lista Maestra de Títulos de Secciones de Especificaciones”. El MasterFormat como tal, luego de su publicación en 1978, ha sido revisado y actualizado en 1983, 1988, 1995 y 2004. Durantes las primeras tres revisiones su estructura permaneció muy similar, utilizando el sistema de 16 Divisiones. Los cambios realizados se enfocaron hacia la adición de nuevos productos y la integración de los distintos participantes de la industria. Sin embargo, luego de 1995 se reconoció la necesidad de reestructurarlo, debido a que se había sobrepasado la capacidad del mismo. No era posible expandir las Divisiones existentes para más ítems, y algunos sectores de la industria como electricidad y telecomunicaciones amenazaban con crear sus propias Divisiones, debido a que no encontraban un espacio apropiado para sus necesidades. Por lo tanto, en la versión del 2004 se realiza una revisión mayor de la norma. Entre los principales cambios realizados están los siguientes: •

Se pasa de las tradicionales 16 Divisiones a 50, con el fin de dar espacio a nuevas categorías que reflejan el avance tecnológico y los nuevos requerimientos de la industria de la construcción en la actualidad y los años venideros.

•

Se brinda especial énfasis a la incorporación de actividades presentes durante todo el ciclo de vida de un proyecto de construcción.

•

Se expande el sistema de numeración, lo que permite crear espacio para especificar prácticamente cualquier tema requerimiento del proyecto.

Se debe tener claro que no es suficiente indicar a un diseñador que “utilice el MasterFormat”, ya

que

aunque

este

es el

documento “estrella” del

CSI, existen

otras normas

complementarias que han sido desarrollados paralelamente por este Instituto, cuyo uso es indispensable en la elaboración de documentos constructivos y otras aplicaciones. Estos son: UniFormat (UF), SectionFormat (SF) y PageFormat (PF). En conjunto, las cuatro publicaciones forman lo que se ha denominado “Formato del CSI”.

25 3.2 El concepto de “Manual de Proyecto” Antes de entrar en detalle con las explicaciones sobre la forma en que está estructurado el MF, es necesario conocer primero el concepto de “Manual de Proyecto”, con base en el cual el CSI desarrolló esta norma. En Norteamérica, antes y durante el desarrollo del MF, el conjunto de documentos a los que se les denominaba “especificaciones”, normalmente contenían mucho más información de la que ese nombre implicaba. Por ejemplo, era común mezclar las condiciones de la licitación, las condiciones del contrato, el contrato mismo y demás documentos que no eran especificaciones, junto con estas. Por tal motivo se decidió poner juntos al conjunto de documentos escritos utilizados en un proyecto de construcción y denominarlos “Manual de Proyecto”. Aunque

originalmente

el

MF

fue

planteado

como

un

sistema

para

organizar

especificaciones, este pronto evolucionó hasta convertirse en la base organizativa del libro que contiene la porción escrita de los documentos constructivos. Es decir, el MF es en cierta forma, el índice de un Manual de Proyecto estándar. 3.3 Estructura del MasterFormat 3.3.1 Definición y organización general En palabras sencillas, el MF consiste en un conjunto de títulos numerados cuyo objetivo primordial es nombrar los capítulos y secciones que componen un Manual de Proyecto. En Costa Rica normalmente los títulos de las partes en que se divide una especificación técnica se definen libremente según cada oficina, y por lo general se utilizan nombres como: acabados arquitectónicos, especificaciones estructurales, especificaciones eléctricas, muebles, etc. Esto origina que todos los libros de especificaciones sean distintos, lo cual dificulta su elaboración y lectura. El MF lo que hace es establecer títulos predefinidos, los cuales permitan organizar un Manual de Proyecto utilizando siempre la misma estructura. A cada uno de estos “títulos numerados” se les conoce con el nombre de “Sección” o “Documento”, dependiendo del tipo de información que contengan. Las Secciones son los títulos que se utilizan para describir requisitos técnicos para productos, materiales, mano de obra, y otros que permitan la construcción del proyecto. Por su parte, los Documentos son títulos que se utilizan para nombrar los documentos contractuales y para licitación, los cuales

26 son redactados normalmente por abogados. Las explicaciones brindadas en el resto del presente Capítulo se enfocan hacia las Secciones, que constituyen la gran mayoría en el MF, y corresponden con lo que se conoce comúnmente como “especificaciones técnicas”. Los Documentos son discutidos con mayor detalle en el Apartado 4.1, como un tema especial. Los títulos de cada Sección han sido diseñados para especificar o contener información relativa a “resultados de trabajo”, los cuales se definen como “aspectos permanentes o temporales de los proyectos de construcción, logrados a través de la manipulación de materiales, productos y maquinaria, mediante la aplicación de distintas habilidades y procedimientos”. Por lo tanto, contrario a la creencia de muchas personas de que el MF sirve para especificar materiales y productos por sí solos, el sistema de organización se basa en las distintas funciones que estos cumplen, por lo que es posible que un producto se encuentre en distintas Secciones de un Manual de Proyecto, debido a que tiene diferentes aplicaciones. Por ejemplo, las láminas de madera contrachapada o “plywood” se pueden especificar en la Sección “03 11 00- Encofrado de Concreto”, por su función como formaleta o en la Sección “06 26 00- Empanelado con Lámina”, si su uso es para elaborar paredes de paneles. Las Secciones y Documentos a su vez se agrupan en Divisiones, que son el equivalente a los capítulos de un Manual de Proyecto. El MF se compone de 50 Divisiones, las cuales se clasifican según el tema que desarrollan en “Grupos” y “Subgrupos”. Los dos Grupos principales son: •

Grupo de Requerimientos para Procuraduría y Contratación.

•

Grupo de Especificaciones.

El primer Grupo, “Requerimientos para Procuraduría y Contratación” no tiene Subgrupos y alberga únicamente a la División 00, titulada de la misma forma, la cual contiene Documentos. El Grupo de las Especificaciones por su parte, contiene Secciones y se divide en cinco Subgrupos: •

Requerimientos Generales – División 01.

•

Construcción de Instalaciones – Divisiones 02 – 19.

•

Servicios para las Instalaciones – Divisiones 20 – 29.

•

Sitio e Infraestructura – Divisiones 30 – 39.

•

Equipo para Procesos – Divisiones 40 – 49.

27 En la Figura 3.1 se puede apreciar la estructura de Divisiones, Grupos y Subgrupos que conforman el MF. Figura 3.1: Listado de Divisiones que conforman el MasterFormat. GRUPO DE REQUERIMIENTOS PARA PROCURADURÍA Y CONTRATACIÓN División 00-Requerimientos para Procuraduría y Contratación GRUPO DE ESPECIFICACIONES Subgrupo de Requerimientos Generales: División 01-Requerimientos Generales Subgrupo de Construcción de las Instalaciones: División 02-Condiciones Existentes División 03-Concreto División 04-Mampostería División 05-Metales División 06-Madera, Plásticos, y Materiales Compuestos División 07-Protección Térmica y Contra la Humedad División 08-Aperturas División 09-Acabados División 10-Especialidades División 11-Equipos División 12-Amueblado División 13-Construcción Especial División 14-Equipos de Transporte División 15-(Reservado para expansión futura) División 16-(Reservado para expansión futura) División 17-(Reservado para expansión futura) División 18-(Reservado para expansión futura) División 19-(Reservado para expansión futura)

Subgrupo de Sitio e Infraestructura: División 30-(Reservado para expansión futura) División 31-Movimiento de Tierras División 32-Mejoras Exteriores División 33-servicios Públicos División 34-Transportes División 35-Vías Acuáticas y Construcción Marina División 36-(Reservado para expansión futura) División 37-(Reservado para expansión futura) División 38-(Reservado para expansión futura) División 39-(Reservado para expansión futura) Subgrupo de Equipo para Procesos: División 40-Integración de Procesos División 41-Equipo para Procesamiento y Manejo de Materiales División 42-Procesos de Calefacción, Enfriamiento y Secado División 43-Equipos para Procesos de Purificación, Almacenaje, y Manejo de Gases y Líquidos División 44-Equipo para Control de Polución División 45-Equipo para Industrias Específicas de Manufactura División 46-(Reservado para expansión futura) División 47-(Reservado para expansión futura) División 48-Generación de Energía Eléctrica División 49-(Reservado para expansión futura)

Subgrupo de Servicios para Instalaciones: División 20-(Reservado para expansión futura) División 21-Control de Fuego División 22-Fontanería División 23-Calefacción, Ventilación y Aire Acondicionado División 24-(Reservado para expansión futura) División 25-Automatización Integrada División 26-Electricidad División 27-Comunicaciones División 28-ProtecciónEelectrónica y Seguridad División 29-(Reservado para expansión futura) Fuente: CSI (2004) y el autor.

3.3.2 Sistema de numeración La componente numérica del binomio código-título utilizado para identificar las Secciones del MF se divide en dos partes; primero, una base de seis pares de dígitos, mediante la cual se asignan los tres primeros niveles de clasificación; segundo, una combinación de dígitos y letras que permiten disponer de los niveles 4 y 5 para Secciones con información muy específica. Los primeros seis dígitos siempre están presentes en cualquier código, sin importar el nivel de clasificación al que pertenezca, mientras tanto, la segunda parte es opcional.

28 En un código de nivel 5, los dos primeros dígitos representan la División (nivel 1), mientras que el segundo y tercer par representan los niveles 3 y 4, respectivamente. Posteriormente, el nivel 4 se asigna añadiendo un punto decimal y dos dígitos adicionales. Finalmente, el nivel 5 se alcanza poniendo un segundo punto decimal y cualquier combinación de caracteres definida por el usuario. En la Figura 3.2 se ilustran los distintos niveles de un código. Figura 3.2: Niveles de detalle de un código MasterFormat.

Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4

Nivel 5

04 70 10 . 00. PC

14

Fuente: El autor.

La ventaja de este sistema de numeración es que permite “leer” la ubicación de una Sección con base en los dígitos utilizados para cada nivel. Para esto se deben seguir una serie de reglas y convenciones expuestas a continuación: •

El primer par de dígitos corresponde a la División a la que pertenece la Sección y puede ser un número entre 00 y 49.

•

El segundo par de dígitos indica el nivel 2, y puede ser cualquier número entre 01 y 99. Si se utiliza un 00 significa que este nivel no está asignado y por lo tanto el número es de nivel 1. Cuando esto pasa, el tercer par de números deben ser también dos ceros, de la forma “XX 00 00”. Los códigos con esta forma tienen un significado especial, ya que su título es el mismo que el de la División a la que pertenecen. Tales códigos se han incluido con el fin de dar a los usuarios que preparan Manuales de Proyecto la flexibilidad de escribir Secciones con un nivel de detalle tan general como el de una División. Una aplicación de esto es en proyectos sencillos o de pequeña escala donde no se necesita un elevado nivel de detalle. Dentro de cada División, los códigos de la forma “XX X0 00” son utilizados para agrupar a otros de nivel 2 que tratan sobre el mismo tema pero en forma más detallada. Esto es para que el orden de la clasificación sea más fácil de entender y de consultar. Por ejemplo, el código “07 50 00” agrupa a “07 51 00”, “07 52 00”, “07 53 00”,…, “07 59 00”.

29 Existen algunas excepciones a esta convención como los códigos “07 25 00”, “11 15 00” y “11 65 00”, los cuales no terminan en cero, pero sí agrupan a otros que no podían pertenecer al código de nivel 2 terminado en cero anterior ni posterior. Aunque el propósito principal de estos “códigos resumen” sea el de asistir a la estructura organizacional, también pueden ser utilizados para denominar Secciones, tal como cualquier otro código. •

El tercer y cuarto par de dígitos utilizados para indicar los niveles 3 y 4 respectivamente, pueden ser cualquier número entre 00 y 99.

•

Los pares de dígitos de nivel tres y cuatro que terminan en cero no deben ser utilizados para agrupar otros códigos de su mismo nivel, como en el caso del nivel 2. Por lo tanto, no se debe pensar que un código como el “11 14 43” es una subclase de “11 14 40”.

•

Mediante el nivel 5, los usuarios pueden incluir codificaciones propias adicionales con el fin de diferenciar variaciones de un mismo ítem. Entre las palabras más comunes utilizadas para esta codificación están: nombre del cliente, nombre de proveedor, tipo de proyecto, nombre del proyecto, o para diferenciar entre varias presentaciones de un mismo material. Por ejemplo, para diferenciar un mismo tipo de concreto premezclado de dos proveedores nacionales distintos, se puede utilizar el nivel 5 de la siguiente forma: “03 21 36.00.HOL” y “03 21 36.00.CMX”. En el ejemplo anterior se observa además que para alcanzar el nivel 5 no es necesario partir de un código de nivel 4, sino que puede ser de cualquier nivel inferior. Simplemente se le ponen ceros a los niveles no asignados y se le incluye la codificación de nivel 5 deseada. De esta manera, un número como el “03 21 36”, de nivel 3 pasó a nivel 5 como “03 21 36.00.HOL”. Es importante dejar claro que los códigos y títulos de nivel 5 son sólo para uso interno de las empresas, mientras que los que se incluyen en un Manual de Proyecto deben limitarse a niveles del 1 al 3, y como máximo al 4.

•

En la estructura de organización del MF, las Secciones que componen una División se agrupan por tema. A los temas que se repiten en todas las Divisiones, se les han asignado códigos similares con el fin de facilitar su ubicación. En la Tabla 3.1 se puede observar cada uno de estos temas con su respectivo código. Tabla 3.1: Temas con ubicación especial en MasterFormat Tema Operación y Mantenimiento Resultados de Trabajo Comunes Tablas Puesta en Servicio Fuente: El autor

Código XX 01 00 XX 05 00 XX 06 00 XX 08 00

30 3.3.3 Asignación de títulos Como ya se ha indicado, en la estructura del MF cada código debe ser complementado con su correspondiente título. En el documento publicado por el CSI, titulado “MasterFormat 2004 Edition: Master List of Numbers and Titles for the Construction Industry”, se presenta una amplia variedad de estas parejas, brindando al usuario la flexibilidad de escoger entre Secciones de niveles que van desde el 1 hasta el 4. Sin embargo, en ocasiones se podría necesitar de una Sección que no está incluida en el listado. En este caso, es permitido crear una nueva. Al hacer esto, se debe interpolar o extrapolar de las existentes, procurando mantener la estructura original. Por ejemplo, considere la secuencia de Secciones extraída de la División 03, que se muestra a continuación: 03 20 00

Refuerzo del Concreto

Nivel 2

03 21 00

Acero de Refuerzo

Nivel 2

03 21 13

Acero de Refuerzo Galvanizado

Nivel 3

03 21 16

Acero de Refuerzo Recubierto con Epóxico

Nivel 3

En este caso, se puede ver que entre las opciones disponibles de acero de refuerzo, no existe el acero sin recubrimiento. Esta situación puede tener dos posibles soluciones. Primero, si en el proyecto no se utiliza ni acero de refuerzo galvanizado ni recubierto con epóxico, no tiene sentido llegar hasta el nivel tres. Basta entonces con especificar el acero que se requiere en la Sección “03 21 00”. La otra opción es en el caso de que sí se utilice alguno o ambos de los aceros recubiertos. Sería válido entonces crear una nueva Sección que podría llamarse “03 21 19- Acero de Refuerzo sin Recubrimiento”. Adicionalmente, si lo que se requiere no es especificar las características del acero de refuerzo como material, sino que el usuario está interesado en una aplicación del MF para fines de presupuestos, sería válido distinguir los grosores en que se distribuye este material en el mercado. Se podrían utilizar entonces códigos de nivel 4 “03 21 00.03” y “03 21 00.04” para distinguir entre varillas de acero número 3 y número 4, respectivamente. Para crear nuevas Secciones, el usuario tiene a su disposición rangos predefinidos de códigos de los niveles 2, 3 y 4 que fueron dejados sin asignar para tal fin. Estos son todos aquellos que no aparecen en el listado o que tienen la indicación de “No asignado”. Sin embargo, los usuarios deben abstenerse de utilizar las Divisiones reservadas para futuras expansiones. De la

31 misma manera, tampoco se deben crear grupos, subgrupos o Divisiones aparte de las originales, ni dar nuevos nombres a las Secciones. En los niveles 3 y 4, se encuentran disponibles para dar espacio a nuevas Secciones los pares de dígitos del 00 al 09 y los que terminan en cero (10, 20, 30,…, 90). Además, se puede observar que en las Secciones de niveles 3 y 4 incluidas en el Listado del MF, por lo general el segundo de estos dígitos es un múltiplo de tres; esto fue hecho deliberadamente con el fin de proveer de espacio para interpolar nuevas Secciones entre dos existentes. Al crear un Manual de Proyecto, se debe tener en cuenta que este puede ser organizado de muchas maneras. El especificador puede usar, según su criterio, una combinación de todos o algunos de los distintos niveles de detalle disponibles. Lo importante es evitar el exceso de títulos y subdivisiones que no aportan mayor claridad al documento. Por ejemplo, un Manual de Proyecto podría incluir los títulos de nivel 1 como identificación de capítulos y presentar la información en Secciones de niveles 3 y 4, sin necesidad de utilizar el nivel 2. Opcionalmente, se podrían utilizar únicamente Secciones de nivel 2 y algunas pocas de nivel 3. Esta decisión debe ser tomada por el especificador con base en su experiencia. Entre las ventajas de utilizar Secciones muy específicas (niveles 3 y 4) para dividir temas muy amplios en varios subtemas de menor tamaño, se tienen las siguientes: •

La tarea de ensamblar un Manual de Proyecto es facilitada ya que el especificador se puede concentrar en áreas limitadas de información.

•

Es más fácil la coordinación de las distintas Secciones durante su preparación.

•

El contratista puede tener mayor control de cada aspecto durante las etapas de licitación y construcción.

Por otro lado, las desventajas de utilizar múltiples Secciones de niveles 3 y 4 son: •

La información tiende a repetirse.

•

El mayor número de Secciones muy específicas aumenta el tamaño del documento final.

•

Se dificulta mucho más la inclusión de referencias cruzadas entre las distintas Secciones.

3.3.4 Contenido de las Secciones El arreglo de los temas contenidos en un documento técnico en una manera ordenada y comprensible es importante por muchas razones. Por ejemplo, cuando un especificador está

32 describiendo un determinado producto o proceso, es menos propenso a pasar por alto algún tema si sigue un orden predefinido. De manera similar, el contratista, presupuestista, inspector y otros participantes del proceso constructivo podrán encontrar la información más fácilmente dentro de cada Sección si esta se encuentra ordenada en forma consistente. Una Sección de un Manual de Proyecto podría ser vista como el equivalente a un capítulo de un libro, pero con una gran diferencia; mientras el capítulo se compone únicamente de párrafos, la información contenida en una Sección se puede subdividir en: párrafos, subpárrafos, artículos, cláusulas, encabezados, categorías y unidades, las cuales pueden llevar al lector a cierta confusión. Típicamente, una Sección está compuesta de dos tipos de información: técnica y no técnica. La información técnica comprende: materiales, métodos de fabricación, destrezas de la mano de obra, procedimientos de instalación, pruebas, programas de ejecución y métodos de preparación, entre otras. La información no técnica puede incluir: alcance del trabajo, procedimientos de entrega de materiales, muestras de productos, planos de taller, permisos, garantías, procedimientos de limpieza, condiciones de trabajo y otros. Con el fin de uniformizar la forma y el fondo de la información presentada en las Secciones de una especificación, el CSI desarrolló y promovió el uso de dos formatos complementarios al MF, titulados SectionFormat y PageFormat (formato de Sección y formato de página, respectivamente). De esta manera, mientras el MF provee el marco mediante el cual se organiza información de un Manual de Proyecto, el SF da las pautas a seguir para organizar el contenido de cada Sección y el PF le da uniformidad visual al texto presentado en cada página. 3.3.4.1 Formato de Sección El SF es una norma para organizar consistentemente el texto contenido en una especificación. Este consiste en un listado de posibles títulos para identificar las unidades de información contenidas en una Sección, por lo que en cierta forma puede ser visto como una lista de verificación para el especificador, mediante la cual se revisan los posibles temas que podrían incluirse, minimizando así el riesgo de omitir información importante. En general, los beneficios que brinda su uso son: •

Se reduce la posibilidad de omitir o duplicar información en un Manual de Proyecto.

•

Facilita la coordinación de la información presentada.

33 •

Facilita las labores de los usuarios de las especificaciones al localizar información similar en la misma parte de cada Sección.

•

Facilita la redacción de nuevas especificaciones, ya que al disponer la información en tres partes claramente definidas se pueden utilizar documentos base y luego modificarlos según las necesidades particulares.

A continuación se presenta un resumen de las principales ideas contenidas en esta norma. a. Estructura El SF subdivide la información contenida en una Sección en tres segmentos denominados “Partes”. Estas son: PARTE 1-General:

Aquí se describen los procedimientos para llevar a cabo el trabajo que se

especifica en la Sección, así como su relación con otras

Secciones del Manual de Proyecto. Esta es una extensión de los temas cubiertos en la División 01(Requisitos Generales), pero de una forma más específica, desarrollando la información que atañe únicamente a la Sección. PARTE 2-Productos: Describe en detalle los productos, materiales, equipos, sistemas o montajes que se incorporarán en el proyecto. PARTE 3-Ejecución: Describe en detalle las acciones requeridas para incorporar en el proyecto el producto especificado. Puede incluir la descripción de labores como preparación, instalación, limpieza y protección. Si una Sección no requiere el uso de algunas de las partes, entonces se deberá incluir el título junto con las palabras “No Usada” debajo de la misma, para aclarar que el no uso fue intencional. Al igual que los niveles de los códigos del MF, la información dentro de una Sección sigue una jerarquía, que es la siguiente: •

Las tres Partes.

•

Cada Parte está compuesta por uno o más artículos, donde se entiende por “artículo” como un tema específico desarrollado dentro de una parte.

•

Cada artículo se compone de uno o más párrafos.

•

Cada párrafo se compone de subpárrafos y estos a su vez de oraciones.

34 Al preparar una Sección, se debe tomar en cuenta que el grado de subdivisión de la información presentada en la misma depende de la complejidad del tema tratado, así como de las preferencias del especificador. No obstante, se debe tener presente que lo más importante es que el documento final sea suficientemente claro. b. Titulación de artículos Al utilizar el SF como guía para asignar los posibles títulos para los artículos y párrafos de una Parte, el especificador debe seleccionar el título más apropiado o modificarlo según sea el tema que quiera desarrollar. Sin embargo, algunas veces puede ser necesario crear nuevos títulos, si los existentes no se ajustan a sus necesidades. Esto está permitido siempre que se mantenga la estructura original y no se generen títulos que traslapen o contradigan información existente. Por ejemplo, en la Parte 3-Ejecución, el SF incluye un párrafo titulado “Erección, Instalación, Aplicación, Construcción”. Si lo que se desea especificar son ventanas de madera, el título utilizado debería ser “Instalación”, ya que la palabra “Erección” es aplicable a una Sección de acero estructural, pero no a ventanas de madera. De igual forma, en una Sección relacionada con movimientos de tierra, ninguna de los términos provistos aplica, pero se puede deducir que un término que conserve la idea principal sería “Excavación”. El listado de títulos que comprende el SF (ver Figura 3.3) se organiza en varios niveles de detalle, diferenciando cada nivel mediante el uso de mayúsculas y sangrías. La intención de esto no es dar la idea de que existe una estructura de niveles dentro de cada parte, como sucede dentro de las divisiones del Master Format, sino simplemente es una forma de agruparlos por tema. Si se desea, títulos subordinados a otros, tales como “Planos de Taller y Muestras”, que pertenecen a la categoría “Entregables” podrían ser usados como identificadores de párrafos dentro de un artículo, o como título de un artículo, tal y como se muestra a continuación: •

Usados como identificadores de párrafos dentro del artículo Entregables: 1.6 Entregables A. Planos de Taller: Serán provistos por el contratista detalles a gran escala de los miembros estructurales… B. Muestras: Se deben proveer de muestras de 25 cm. de largo del acero usado para…

35 •

Usados como título de artículo, luego de eliminar la categoría Entregables como título agrupante: 1.6 Planos de Taller A. Serán provistos por el contratista detalles a gran escala de los miembros estructurales… 1.7 Muestras A. Perfiles de aluminio: Se deben proveer de muestras de 25 cm. de largo de cada perfil…

Adicionalmente, se permite que el texto dentro de cada párrafo sea acortado mediante el uso de una sola palabra, sin necesidad de verbos. Esto porque la función de los párrafos es identificar y describir los requisitos relevantes de cada título de artículo, por lo que a veces una simple palabra puede cumplir esa función. Por ejemplo: A. Agua: Potable.

36 Figura 3.3: Listado de Partes, artículos y párrafos principales del SectionFormat. PARTE 1 GENERAL

PARTE 2 PRODUCTOS

PARTE 3 EJECUCIÓN

RESUMEN Contenido de la Sección Productos suplidos pero no instalados en esta Sección Productos instalados pero no suplidos en esta Sección Secciones relacionadas Autorizaciones Precios unitarios Procedimientos de medida Procedimientos de pago Alternativas REFERENCIAS DEFINICIONES DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA Requisitos de diseño Requisitos de desempeño ENTREGABLES Datos de productos Planos de taller Muestras Aseguramiento de la calidad/Control de entregables Datos de diseño, reportes de ensayos, certificados, instrucciones del fabricante, reportes de campo del fabricante, criterios de calificación. Entregables de cierre ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD Calificaciones Requisitos regulatorios Certificaciones Muestras de campo Modelos Reuniones pre-instalación ENTREGA, ALMACENAMIENTO Y MANEJO Empaque, transporte, manejo, y descarga Aceptación en el sitio Almacenamiento y protección Manejo y disposición de desechos CONDICIONES DEL SITIO/PROYECTO Requisitos ambientales del sitio/proyecto Condiciones existentes SECUENCIACIÓN PROGRAMACIÓN GARANTÍA Garantía especial PUESTA EN MARCHA DEL SISTEMA INSTRUCCIONES DEL PROPIETARIO PUESTA EN SERVICIO MANTENIMIENTO Materiales extra Servicio de mantenimiento

FABRICANTES PRODUCTOS EXISTENTES MATERIALES UNIDADES MANUFACTURADAS EQUIPO COMPONENTES ACCESORIOS MEZCLAS FABRICACIÓN Ensamblaje en taller Tolerancias de fabricación CONTROL DE CALIDAD DE LA FUENTE Pruebas, inspecciones Verificación de desempeño

INSTALADORES REVISIÓN Verificación de las condiciones en el sitio PREPARACIÓN Protección Preparación de superficies ERECCIÓN INSTALACIÓN APLICACIÓN CONSTRUCCIÓN Técnicas especiales Interfase con otros trabajos Secuencia de operaciones Tolerancias en el sitio REPARACIÓN/RESTAURACIÓN REINSTALACIÓN CONTROL DE CALIDAD EN EL SITIO Pruebas de campo, inspección, servicios de campo de los fabricantes AJUSTES LIMPIEZA DEMOSTRACIÓN PROTECCIÓN TABLAS/LISTADOS

Fuente: CSI (1997) y el autor.

37 3.3.4.2 Formato de Página Esta es una norma que uniformiza la forma en que se dispone el texto en las páginas de una especificación, lo cual favorece las tareas de preparación, revisión y publicación del Manual Proyecto, además de que facilita al usuario la lectura del mismo. El PF fue diseñado pensando en satisfacer tres objetivos fundamentales: •

Presentar el texto claramente y con una densidad adecuada para su fácil lectura, rápida comprensión, y sin obscurecer u ocultar el mensaje principal.

•

Proveer un estándar adecuado para elaborar cualquier tipo de especificaciones.

•

Proveer un formato de página flexible y compatible con la mayoría de procesadores de palabras y equipos de reproducción.

Como esta norma fue publicada en conjunto por el CSI y su institución análoga en Canadá, denominada Construction Specification Canada (CSC), muchas veces se presentan dos opciones para cada aspecto de formato; una según la usanza del CSI y la otra según el CSC. Las recomendaciones que se presentan a continuación corresponden a las utilizadas por el CSI, sin embargo es posible utilizar las otras, siempre que se mantenga la consistencia en todo el documento. a. Márgenes de página Las especificaciones deberán ser impresas en papel tamaño A4 o carta, en una o ambas caras de la página y encuadernadas en el borde izquierdo. Se recomienda utilizar los siguientes márgenes: •

Margen encuadernado (izquierdo): 20-30 mm

•

Margen sin encuadernar (derecho): 13-20 mm

•

Margen superior e inferior: no menos de 13mm ni más de 30 mm

b. Disposición de páginas Todas las Secciones deberán comenzar en una página de la derecha y esa página deberá iniciar la numeración en 1. El texto de una página típica deberá estar ordenado, limpiamente enmarcado por los márgenes y su disposición deberá evitar: •

Que la última línea de texto de de un párrafo o subpárrafo aparezca sola en la parte superior de la página siguiente.

38 •

Que la primera línea de un párrafo o subpárrafo, o el título de una Parte, artículo o párrafo aparezca solo en la parte inferior de una página.

•

Listas que tengan un solo ítem continuado en la siguiente página.

•

Grandes bloques de texto en una página, sin separación adecuada o subdivisiones.

c. Encabezados •

La primera página de una Sección deberá tener centrado en el encabezado el código y título de esta. En la primera línea se deberá leer la palabra “SECCIÓN” con su respectivo código, y más abajo estará el título en letras mayúsculas separado por el espacio de una línea.

•

La segunda y demás páginas de la Sección no tendrán ningún encabezado.

d. Pie de página •

En la última línea de cada página (pie de página) deberá ir centrado el número de la Sección seguido de un guión y el número de la página.

•

Si se desea, el título de la Sección puede ser alineado al margen derecho del pie de página, mientras que la identificación del proyecto por nombre, número o ambos junto con la fecha se alinean a la izquierda.

•

Si se desea incluir información adicional como el nombre del propietario, el ingeniero o el arquitecto, se debe incluir una segunda línea en el pie de página.

e. Uso de los títulos de la División Los títulos de las Divisiones principales deben incluirse en la tabla de contenidos, como un instrumento que ayuda a guiar al lector. Estos no deberán aparecer más ni en los encabezados de las Secciones ni en otras partes del Manual de Proyecto. f. Señalización de la Partes Las distintas Partes de una Sección deberán ser distinguidas mediante un título que contenga la palabra “PARTE”, seguida del número y nombre de esta, todo en letras mayúsculas. Esta titulación deberá alinearse con el margen izquierdo de la página y separarse dos líneas del texto precedente. El título de los artículos que pertenecen a cada Parte no debe ser espaciado mediante sangría.

39 g. Señalización de artículos y párrafos Se debe dejar el espacio de una línea entre: •

El título de una Parte y el título de su primer artículo.

•

El titulo de un artículo y los párrafos siguientes.

•

Párrafos consecutivos.

Sin embargo, no se deben dejar espacios entre un párrafo y sus subpárrafos ni entre subpárrafos. Los artículos se identifican mediante el número de la Parte a que pertenecen, seguidos de un punto decimal y el número de párrafo, iniciando en 1 o 01. Por ejemplo, el tercer artículo en PARTE 2 PRODUCTOS es 2.3 o 2.03. La numeración del artículo es seguida de una sangría y luego el título del artículo, que será escrito en letras mayúsculas y sin puntuación al final. El título de un artículo no deberá estar seguido de texto en la misma línea. Los párrafos se identifican mediante una letra mayúscula, iniciando con la letra A, o mediante una numeración común, iniciando en 1. La sangría para el texto que pertenece a un artículo será de 7 espacios para los párrafos y 3 espacios más para cada nivel inferior. En la Figura 3.4 se muestra la numeración de los distintos niveles de detalle de una Sección, junto con la sangría recomendada. Figura 3.4: Numeración de artículos, párrafos y subpárrafos en una Sección. PARTE 1 GENERAL 1.1 ARTÍCULO A. Párrafo 1. Subpárrafo a. Subpárrafo 1) Subpárrafo Fuente:

(Nivel 1) (Nivel 2) (Nivel 3) (Nivel 4) (Nivel 5)

Fuente: CSI (1999) y el autor.

h. Fin de la Sección Al final de cada Sección deberán leerse las palabras “FIN DE SECCIÓN”, centradas, dos líneas debajo de la última línea de texto, sin paréntesis ni otro tipo de adornos.

40 i. Listas y tablas Cuando se necesite incluir tablas, listas o formularios, no es necesario acatar rígidamente las sangrías y numeración del resto del documento. La información tabular deberá ubicarse preferentemente dentro de los límites del nivel al que pertenece el texto. Se puede utilizar un tamaño diferente de letra si esto facilita su ubicación o lectura. Si no es posible que una tabla tenga cabida dentro de los márgenes del texto a que corresponde, se le puede ubicar al final de la Parte 3, con una apropiada referencia en el texto. Los siguientes principios de formato deberán ser aplicados a todas las tablas: •

Evitar tener en una página unas pocas líneas de una tabla antecediendo o precediendo otra tabla.

•

Nunca seccionar un ítem de una tabla en dos páginas.

•

Se deben repetir los títulos de las tablas si estas ocupan más de dos páginas.

•

Cuando el espacio lo permita, se debe utilizar alguna numeración o identificación para referenciar las tablas.

•

Cuando sea necesario incluir múltiples listas de gran tamaño, estas pueden ser impresas y ubicadas juntas en un lugar aparte del mismo para evitar interrumpir el texto bruscamente.

j. Recomendaciones adicionales •

No hacer uso excesivo de subniveles, ya que esto es un signo de pobre organización.

•

El uso frecuente de subniveles más allá del tercer nivel indica que el artículo o párrafo es demasiado largo debería subdividirse en varios temas.

•

Se debe evitar por completo el subrayado de texto, ya que el énfasis visual se alcanza mediante uso de mayúsculas, espaciamiento y puntuación.

•

Se debe evitar el uso de caracteres poco comunes o extraños, tales como los números romanos y caracteres griegos.

•

Se recomienda utilizar tamaño de letra entre 10 y 12.

Para ilustrar cómo lucen distintas Secciones una vez aplicadas las recomendaciones del PF y SF, estas se pueden observar el Anexo 3. Sin embargo, si quedan dudas, se recomienda consultar la versión vigente de ambas normas, donde se brinda una descripción más

41 detallada de los temas aquí expuestos. En el disco compacto que acompaña este trabajo se incluye la versión en formato PDF de ambos documentos. 3.4 Otras aplicaciones del MasterFormat Aunque la principal aplicación del MF es la titulación y la organización de cualquier combinación

de

requerimientos

de

procuraduría,

requerimientos

contractuales

y

especificaciones para crear Manuales de Proyecto, los participantes de la industria de la construcción pueden adaptar sus principios organizacionales a tantos usos como su creatividad les permita. Entre las aplicaciones más populares se encuentran: organización de bases de datos de productos para construcción; presupuestos; creación de referencias entre planos y especificaciones; administración y mantenimiento de edificaciones; y como instrumento para la aplicación de los principios del desarrollo sostenible en el diseño y construcción (corriente denominada “Construcción Sostenible” o “Green Building”); entre otras. a. Organización de bases de datos técnicos y de materiales para construcción La aplicación más conocida del MF aparte de la organización de Manuales de Proyecto es talvez la organización de bases de datos con información sobre empresas, productos y materiales para la construcción. Éste ha dado excelentes resultados y actualmente los principales catálogos de este tipo en Estados Unidos se organizan con códigos MF. Sin embargo, es necesario entender que la norma no fue diseñada específicamente para este uso y eventualmente podría provocar problemas si no se conocen sus limitaciones. La principal de estas limitaciones consiste en que el MF es básicamente un listado de “resultados de trabajo”, por lo cual no existe una única localización o código para cada material o producto. Esto significa que si un producto puede ser utilizado para múltiples propósitos o resultados de trabajo, éste puede ubicarse en múltiples Secciones. Por ejemplo, las láminas de madera contrachapada o “plywood” podrían ser ubicadas en la División 03 por su función como formaleta para concreto, en la División 06 si se usa como acabado de paredes internas, o en la División 27 si se le dispone como tablero telefónico. Esto podría ser una característica indeseable si por ejemplo, se tiene un programa para presupuestos en el que se admite un código único para cada ítem. Sin embargo, los usuarios del MF han aprendido a adaptarse a estas limitaciones con el fin de aprovechar los beneficios que trae la utilización de un sistema de clasificación único

42 para todo el mercado. De esta manera, los fabricantes y proveedores pueden relacionar sus productos con los resultados de trabajo en los que son utilizados. Entre las soluciones usadas para solventar este problema están: •

Decidir arbitrariamente en cuál Sección ubicar el ítem (normalmente en la que se utiliza más).

•

Almacenar el ítem varias veces en la base de datos, pero con códigos diferentes.

•

Crear extensiones de niveles 4 o 5 para distinguir entre productos distintos.

Adicionalmente, existe un sistema de clasificación que fue diseñado para organizar información en distintos órdenes, ya sea por resultados de trabajo, partes de la edificación, herramientas, servicios, etc. Este se denomina OmniClass, y consiste en un conjunto de tablas, de las cuales el MF es la Tabla 22, la cual permite ordenar resultados de trabajo. Para clasificar productos se dispone de la Tabla 23. Es importante que el lector conozca esto para que expanda así sus horizontes y no perciba al MF como la solución única a todos los problemas. Para obtener información adicional sobre el OmniClass se puede visitar la página Web: http:// www.omniclass.ca. b. Presupuestos En labores de presupuestos, usualmente el MF se utiliza para codificar los materiales y hacer reportes de cantidades y costo de cada uno de ellos. Sin embargo, este enfoque puede ser a veces muy detallado y complicado de visualizar, por lo que se utiliza en conjunto con otro de los formatos del CSI, denominado UniFormat. Este sistema de clasificación, del cual se ampliará la explicación posteriormente, subdivide la edificación en sus elementos funcionales (techo, cimientos, paredes y otros) en vez de resultados de trabajo, lo cual facilita hacer comparaciones de costo entre elementos similares, así como las labores de planificación y asignación de recursos. c. Referenciación entre planos y especificaciones Esta aplicación no fue creada por los usuarios, sino que es parte de los objetivos para los que fue diseñado el MF. Gracias a la utilización de los códigos numéricos, es posible que los

planos

estén

referenciados

en

las

especificaciones,

lo

cual

disminuye

considerablemente el texto que aparece en estos y ayuda a utilizar menos simbología. Por ejemplo, no es necesaria la inclusión de las conocidas “Tablas de Acabados” con

43 simbologías para cada tipo de piso, pintura, cubierta de techo, etc. Simplemente se incluye una etiqueta con el código de la Sección donde cada acabado se especifica. Este tipo de referencias cruzadas permite planos más “limpios”, es decir con menos texto, ya que únicamente se pueden observar los códigos numéricos que referencian a las especificaciones, donde se explica cada aspecto con detalle. Este método de enlace entre objetos de los planos y las especificaciones ha estimulado además, el desarrollo de software especializado para crear planos vinculados con las especificaciones en forma automatizada, de modo que un cambio en un documento se ve reflejado en el otro. d. Administración y mantenimiento de edificaciones Debido a que la nueva versión del MF toma en cuenta las actividades de todo el ciclo de vida del proyecto, éste se puede utilizar como guía para que los encargados de administrar y dar mantenimiento a las edificaciones planifiquen sus tareas y ordenen sus datos. Además, en caso de realizar reparaciones o remodelaciones, se pueden utilizar las especificaciones

originales

como

referencia

para

conocer

con

exactitud

las

características de los materiales que se deben utilizar. e. Implementación de “Green Building” La utilización del MF como herramienta para facilitar el diseño y construcción sostenible es una aplicación que ha tomado una importancia especial en los últimos años, debido los problemas ambientales que se han empezado a manifestar cada vez con mayor fuerza, producto del uso irracional de los recursos naturales. Para que tengan éxito, los principios de la construcción sostenible deben aplicarse desde la etapa del diseño, con medidas como: uso de arquitectura adecuada al clima de la zona, escogencia de artefactos de bajo consumo (principalmente agua y electricidad), escogencia de materiales que generen poca contaminación tanto cuando son producidos como cuando son utilizados, especificación de medidas para mitigar los impactos ambientales producidos durante la etapa constructiva y otras. Estas medidas se alcanzan en su mayoría mediante las especificaciones técnicas, las cuales intervienen básicamente de tres formas:

44 1. Especificación de procedimientos de protección ambiental En las especificaciones es donde se establece como requisito técnico del proyecto, el cumplimiento de medidas para proteger el ambiente. Para esto se utiliza la División 01, en la cual se describen los requerimientos administrativos y de procedimientos que aplican a todo el proyecto. Aquí existen distintas Secciones especialmente creadas para describir requerimientos ambientales especiales, referentes a aspectos como: eficiencia en el uso de recursos (materiales y energía), técnicas de construcción y reutilización de materiales. Estas Secciones fueron desarrolladas en coordinación con el programa “Leadership in Energy and Environmental Design” (LEED), el cual certifica la sostenibilidad de las construcciones en Estados Unidos. 2. Inclusión de materiales “amigables con el ambiente” Junto con los procedimientos de protección ambiental que se especifican en la División 01, es necesario además incorporar requerimientos específicos para cada material, para lo cual se utilizan las Divisiones 02 a 49. La construcción sostenible exige el uso de materiales que cumplan con requisitos especiales, como por ejemplo baja toxicidad, mínima emisión de sustancias contaminantes, reciclabilidad, durabilidad, etc. Para asegurar que estos se especifican de la manera adecuada es fundamental el uso del SF en la preparación del Manual de Proyecto, con lo cual se tiene un esquema ordenado a seguir para establecer inequívocamente los requisitos técnicos de cada material. 3. Especificación de procedimientos de instalación y manejo adecuados El completo desarrollo de la Parte 3 de cada Sección (Ejecución), es fundamental para asegurar que el producto sea manipulado e instalado adecuadamente. Las especificaciones deben indicar la instalación, protección, manejo y limpieza adecuada de cada material (incluso materiales convencionales), para asegurar que el trabajo es llevado a cabo de una manera consistente con las metas ambientales del proyecto. La incorporación de “materiales ecológicos” por sí sola no necesariamente hace a un proyecto “sostenible”, ya que si estos no funcionan como es debido por causa de mal uso o instalación impropia, no se habrá cumplido el objetivo.

45 3.5 Recursos tecnológicos disponibles para los usuarios del MasterFormat Debido al fácil acceso a las computadoras y al Internet que existe hoy en día, el MF ha sido utilizado para automatizar diversas tareas realizadas por las empresas del mercado de la construcción. A continuación, se presentan las formas más representativas en las que se ha combinado este estándar con los recursos tecnológicos. Esto se hace con el fin de incentivar el desarrollo de instrumentos similares en Costa Rica, ya que se considera que se tienen las condiciones adecuadas para ello. a. Especificaciones maestras Según el CSI (2005), para elaborar un Manual de Proyecto existen dos caminos: se redacta partiendo desde cero, o se editan Secciones y Documentos previamente escritos a los que se denomina “especificaciones maestras”. Obviamente, la segunda opción es la más atractiva, ya que minimiza el trabajo y permite obtener resultados más rápidamente. Entre las empresas dedicadas al desarrollo y comercialización de este tipo de especificaciones están: •

ARCOM, Inc.: Su base de datos de especificaciones se denomina “MasterSpec” y está diseñada para cubrir una amplia gama de áreas de la ingeniería y la arquitectura. Su sitio Web es: http://www.arcomnet.com.

•

SpecText: Es una base de datos muy similar a la de ARCOM, publicada por The Construction Sciences Research Foundation, Inc. (CSRF), la cual es una organización independiente creada originalmente por el CSI. Está diseñada para ser utilizada en conjunto con el programa de edición de especificaciones denominado EditSpec, y se encuentra disponible en el sitio Web: http://www.spectext.com.

•

Kalin Associates: Su producto se denomina “Green Specs and Master Shortform Specifications”. Este consiste en especificaciones especialmente diseñadas para realizar “Green Construction” y especificaciones de tipo “shortform”, que son una versión más resumida de las especificaciones comunes, especialmente utilizada para proyectos pequeños. Su sitio en Internet es: http:// www.kalinassociates.com.

Además, existen también consultores dedicados en forma individual a desarrollar especificaciones maestras para empresas. Un gran número de estos se encuentran asociados en un grupo denominado “Specifications Consultants in Independent Practice”.

46 En su sitio Web, http://www.scip.com, es posible encontrar un listado de todos los agremiados dedicados a brindar este servicio. Finalmente, es posible encontrar especificaciones maestras en forma gratuita. El sitio Web http://www.arcat.com permite a sus visitantes crear sus propios Manuales de Proyecto mediante una selección de las Secciones que se desea incluir. Sin embargo, actualmente este sitio utiliza la versión anterior del MF y debido a que se dedica a la propaganda de diversas empresas, las especificaciones producidas son comerciales y hacen referencia a los productos y marcas que allí se anuncian. Una excelente fuente de especificaciones maestras gratuitas no comerciales, es la base de datos denominada “Unified Facilities Guide Specifications (UFGS)”. Esta es publicada en conjunto por el U.S. Army Corps of Engineers (USACE), el Naval Facilities Engineering Command (NAVFAC), el Air Force Civil Engineer Support Agency (AFCESA), y la National Aeronautics and Space Administration (NASA). El objetivo es brindar a los diseñadores que trabajan con estas entidades el listado de especificaciones maestras que deben ser utilizadas en todos sus proyectos. Todas las Secciones de esta base de datos están en formato PDF y pueden descargarse del sitio http:// www.wbdg.org/ccb. b. Especificaciones asistidas por computadora Una variación de las bases de datos de especificaciones maestras lo constituyen las especificaciones asistidas por computadora. Estas integran las bases de datos con un programa de computación que permite al usuario automatizar las labores de edición del documento. Los sistemas más sencillos, se basan en mejoras a los programas procesadores de texto tradicionales. Básicamente lo que se hace es tomar una especificación maestra, se borran los párrafos que no se requieren y se insertar texto en espacios predefinidos. Algunos de estos programas son: •

Masterworks: Es distribuido por la empresa ARCOM, Inc., para ser utilizado en conjunto con la base de datos MasterSpec. Se encuentra disponible en el sitio http://www.arcomnet.com. En la Figura 3.5 se puede observar la forma en que luce este programa en la pantalla de la computadora, donde el texto con colores es como se ve antes de ser editado.

47 Figura 3.5: Programa de cómputo MasterWorks.

Fuente: Disponible [4 de febrero 2007] http://www.arcomnet.com

•

EditSpec: Publicado por el CSRF para ser utilizado con la base de datos de especificaciones

maestras

SpecText.

Está

disponible

en

el

sitio

http://www.spectext.com. •

SpecsIntact: Este software es el complemento de la base de datos de UFGS. Fue creado por la NASA y permite al usuario modificar las especificaciones maestras para crear sus propios Manuales de Proyecto. Es de carácter gratuito y se puede descargar en el sitio http:// www.wbdg.org/ccb.

48 •

Manu-Spec: Este software permite la creación de especificaciones de productos de marcas específicas, a diferencia de las de carácter general descritas anteriormente. No obstante, es compatible con las bases de datos Masterspec y SpecText. Se puede adquirir en el sitio Web: http://www.reedconstructiondata.com.

Adicionalmente, en los últimos años han surgido algunos programas un poco más complejos, los cuales integran más funciones y cuya característica principal es su mayor interactividad con el usuario. En estos, el fabricante además actualiza constantemente la base de datos de especificaciones maestras, lo cual es un servicio de gran utilidad. Los más populares son: •

SpecLink: Desarrollado por la empresa Building Systems Design (BSD). A diferencia de los programas de edición en los que básicamente se borra texto y se añaden datos, en este el usuario inicialmente no ve el texto de la especificación maestra, sino que dispone de una especie de “checklist” de donde selecciona las Secciones que necesita. Posteriormente, cada Sección se edita de manera similar, seleccionando los párrafos que se desea incluir. Cuando se selecciona un párrafo que es incompatible con otros, el programa en forma automática hace la indicación, lo cual permite que el documento final esté completamente coordinado. Finalmente, se le hacen las revisiones definitivas al documento agregando los datos requeridos y se guarda en formato Word, listo para ser impreso. En la Figura 3.6 se puede observar cómo luce SpecLink en la pantalla de la computadora. Figura 3.6: Programa de cómputo SpeckLink.

Fuente: Disponible [4 de febrero 2007] http:// www.bsdsoftlink.com/speclink/speclink.htm

49 •

Linx: Este programa, desarrollado por ARCOM, es un complemento de MasterSpec, y se diferencia de SpecLink en que utiliza el enfoque de “edición por borrado” utilizado en los programas más simples. Linx optimiza este proceso mediante una interfase de pregunta-respuesta, mediante la cual el especificador responde una serie de preguntas con base en las que el programa elimina el texto irrelevante de la especificación maestra. Una vez que un elemento de una especificación es removido, el programa automáticamente elimina todo el texto subordinado a este. Cuando finaliza la edición preliminar, todo el texto que va a ser borrado aparece junto con el que se desea incluir para que el usuario haga su revisión final antes de guardar el documento. El documento generado se exporta al software de procesamiento de texto del usuario para la edición final y la impresión. Es recomendable que el usuario posea MasterWorks para esta edición final, lo cual constituye una de las grandes diferencias con SpecLink, ya que este último es capaz de realizar todo el proceso sin necesidad de exportar documentos inconclusos a otros programas.

c. Bases de datos de materiales y proveedores La industria de la construcción, ha utilizado el MF como estructura para organizar extensas bases de datos de productos y materiales de construcción, así como de proveedores y fabricantes. Estas se pueden encontrar especialmente en Internet, y por lo general son de acceso gratuito, ya que los productos y empresas que allí se anuncian pagan una tarifa por tal servicio. Todas son muy similares entre sí y básicamente consisten en un archivo ordenado con base en la estructura del MF. A continuación se muestran imágenes de las más comunes: (Ver Figuras 3.7, 3.8, 3.9 y 3.10)

50 Figura 3.7: Base de datos ARCAT.

Fuente: Disponible [4 de febrero 2007] http:// www.arcat.com

Figura 3.8: Base de Datos 4Specs.

Fuente: Disponible [4 de febrero 2007] http:// www.4specs.com

51 Figura 3.9: Base de datos Sweets.

Fuente: Disponible [4 de febrero 2007] http:// www.sweets.construction.com.

Figura 3.10: Base de datos First Source.

Fuente: Disponible [4 de febrero 2007] http:// www.reedfirstsource.com

52 De los anteriores, el catálogo First Source se considera el más completo de todos. Este es escrito por especialistas del mercado y permite a los usuarios realizar búsquedas por: •

Producto.

•

Código MasterFormat.

•

Nombre del fabricante.

•

Palabra clave.

Una vez localizado el producto, el catálogo ofrece una serie referencias cruzadas a documentos con datos sobre cada producto. Estos documentos son: •

FIRST SOURCE: Como su nombre lo indica, es una hoja de datos que funciona como fuente preliminar de información y contiene datos básicos como: direcciones y teléfonos de fabricantes y distribuidores, nombres comerciales del producto y descripciones de las características generales del mismo. (Ver Figura 3.11) Figura 3.11: Hoja de datos First Source

Fuente: Disponible [4 de febrero 2007] http:// www.reedfirstsource.com

53 •

SPEC-DATA: Son hojas de información técnica detallada con un formato estándar que facilita la evaluación y comparación

las características técnicas de los

productos. (Ver Figura 3.12)

Figura 3.12: Hoja de datos Spec Data.

54 Figura 3.12 (Continuación)

Fuente: Disponible [4 de febrero 2007] http:// www.reedfirstsource.com

55 •

MANU-SPEC: Son especificaciones preeditadas del producto, creadas por los mismos fabricantes y listas para ser incluidas directamente en el Manual de Proyecto. (Ver Figura 3.13)

Figura 3.13: Especificación ManuSpec.

Fuente: Disponible [4 de febrero 2007] http:// www.reedfirstsource.com

56 •

CATALOG: Son catálogos de todos los productos que ofrece un fabricante. (Ver Figura 3.14)

Figura 3.14: Catálogo disponible en First Source

Fuente: Disponible [4 de febrero 2007] http:// www.reedfirstsource.com

57 •

First Source CAD: Son dibujos CAD estándar de los productos, los cuales pueden ser insertados en los planos de un proyecto. (Ver Figura 3.15)

Figura 3.15: Dibujo disponible en First Source CAD

Fuente: Disponible [4 de febrero 2007] http:// www.reedfirstsource.com

d. Presupuestos y costos En las aplicaciones de presupuestos y manejo de costos, el MF ha sido integrado en los programas de cómputo principalmente para codificar las bases de datos de materiales y para ordenar el presupuesto en sí. Uno de los programas más representativos encontrados es el CostLink, de la empresa Building Systems Design (BSD). Este programa incluye una base de datos de materiales y

58 fabricantes organizada según MF, y como estructura de subdivisión de trabajo para elaborar el presupuesto utiliza tanto el MF como el UF. Esto permite crear reportes desglosados en productos y materiales o en los componentes de la edificación. Además, la empresa Reed Construction Data también publica bases de datos sobre costos de construcción, conocidas como los “RSMeans Cost Data Books”. Estos libros son ampliamente utilizados en presupuestación porque contienen los costos de distintos ítems de construcción, tales como materiales, mano de obra y maquinaria, entre otros. Cada uno se especializa en costos de distintas áreas de la ingeniería y arquitectura. Se pueden adquirir en el sitio Web: http:// www.reedconstructiondata.com. 3.6 UniFormat: Otra estructura de organización desarrollada por el CSI A pesar de que el MF es por excelencia el sistema de clasificación más conocido y de mayor aceptación desarrollado por el CSI, para muchas aplicaciones cotidianas de diseño y construcción, éste es inadecuado. El MF es sumamente detallado, y permite clasificar hasta el ítem más elemental utilizado en una edificación. Sin embargo, esta característica que lo hace muy atractivo para unos, se convierte algunas veces en una desventaja para otros. Por ejemplo, cuando se necesita preparar una especificación o un presupuesto detallado, al final del proceso de diseño, el MF es muy adecuado, ya que por su completitud permite incluso ser utilizado como lista de verificación para revisar que no se olvidó nada. Sin embargo, sería tedioso, costoso e inapropiado realizar tareas como un estimado de costos, organizar un anteproyecto o planificar la construcción de la obra, utilizando este sistema. Para estos casos, lo que se necesita es una estructura de subdivisión de trabajo basada en elementos mayores que los resultados de trabajo en los que se fundamenta el MF. Como resultado de esta necesidad fue ideado el UniFormat, con el objetivo de servir de sistema de organización en aplicaciones que no requirieran de un grado de especificidad tan alto como el del MF, pero que a su vez fuesen compatibles entre sí. Este consiste en un conjunto de títulos y códigos diseñado para organizar información relacionada con un proyecto de construcción y cuya estructura organizacional se basa en los elementos de un edificio, donde se entiende por “elementos” como los componentes mayores que realizan una función específica, independientemente del método de construcción o materiales utilizados. Son ejemplos de elementos las fundaciones, paredes, sistema de aire acondicionado, techo y sistema de iluminación.

59 Si se comparan los dos sistemas, se tiene que UF fue estructurado de tal forma que facilitara las siguientes actividades: •

Realizar análisis económicos de varias alternativas de construcción, en especial en las etapas tempranas del diseño.

•

Producir y desarrollar modelos de costos de construcción organizados con base en las partes funcionales del edificio.

•

Elaborar descripciones de un proyecto con base en sus elementos funcionales.

•

Servir de guía para el llenado de detalles en los planos.

•

Almacenar y organizar información del mercado de la construcción.

Mientras que el MF es útil para: •

Organizar información en los Manuales de Proyecto.

•

Catalogar información sobre productos mediante los mismos códigos y títulos en los cuales

esos

productos

y

actividades

son

especificados

en

los

documentos

constructivos. •

Construir modelos de costos y organizar los resultados de acuerdo con la forma en que las actividades y los productos se especifican.

•

Vincular los planos con las especificaciones.

•

Organizar información del mercado de la construcción.

Aunque originalmente, el UF fue desarrollado específicamente para elaborar estimados de costos en las etapas tempranas del diseño, actualmente es factible utilizarlo en todas las fases del ciclo de vida de la edificación para múltiples aplicaciones relacionadas con diseño y construcción. Entre las más comunes se encuentran: •

Organización de presupuestos preliminares y definitivos.

•

Organización de Manuales de Proyecto.

•

Elaboración de Descripciones Preliminares de Proyecto.

•

Planificación de la fase constructiva y proyecciones de flujos de caja.

•

Organización de láminas de planos.

•

Análisis de valor.

•

Análisis de costos durante el ciclo de vida del proyecto.

•

Como guía para realizar sesiones de lluvia de ideas en las etapas tempranas de diseño.

•

Como guía para elaborar reportes de avance de obra.

•

Clasificación y almacenamiento de literatura sobre productos.

•

Para organizar el proceso de diseño.

60 De estas, merece especial interés la aplicación denominada “Descripción Preliminar de Proyecto” ya que está relacionada con la elaboración de Manuales de Proyecto, tema central de este trabajo. Esta se expondrá con mayor detalle más adelante, en el Apartado 3.6.2. 3.6.1 Fundamentos del UniFormat UniFormat es una estructura de clasificación similar al MF, organizada en cinco niveles de detalle. El nivel más general (nivel 1) se compone de nueve categorías que son las siguientes: Descripción del Proyecto. A Subestructura. B Envolvente Externa. C Interiores. D Servicios. E Equipos y Amueblado. F Construcción Especial y Demolición. G Trabajos al Sitio. Z General. Las categorías de A hasta E se refieren a los componentes mayores de la edificación (elementos y sistemas), mientras que la F y G se utilizan para describir trabajos y obras fuera de los límites de la misma, tales como mejoras al sitio, caminos de acceso, movimiento de tierras, obras temporales, jardines y otros. La categoría Z tampoco es un elemento del edificio. Esta contiene los requisitos generales de la obra y es análoga a la División 01 del MF. Para su designación se utilizó la última letra del alfabeto con el objetivo de que en caso de la creación de más categorías en el futuro, esta siempre quede de última. La primera categoría, Descripción del Proyecto, es análoga a la División 00 del MF, y contiene la información introductoria, de procuraduría y contratación. Su utilización junto con la categoría Z es opcional, y fue creada para permitir el uso del UF como sistema alterno para organizar Manuales de Proyecto. En la Tabla 3.2 se puede observar el listado de secciones de niveles 1 y 2 del UF.

61 Tabla 3.2: Secciones de niveles 1 y 2 de UniFormat. Nivel 1 Descripción del Proyecto A Subestructura B Envolvente Externa

C Interiores

D Servicios

E Equipos y Amueblado F Construcción Especial y Demolición

G Trabajos al Sitio

Z General

Nivel 2 10 Descripción del proyecto 20 Propuestas, Licitación y Contratación 30 Resumen de Costos A10 Fundaciones A20 Sótanos B10 Superestructura B20 Cerramiento externo B30 Techo C10 Construcción interna C20 Escaleras C30 Acabados internos D10 Equipos para transporte D20 Plomería D30 Calefacción, ventilación y aire acondicionado(HVAC) D40 Protección contra incendios D50 Electricidad E10 Equipos E20 Mobiliario F10 Construcción especial F20 Demolición selectiva del edificio G10 Preparación del sitio G20 Mejoras al sitio G30 Servicios civiles y mecánicos G40 Servicios eléctricos G90 Otras construcciones en el sitio Z10 Requerimientos generales Z20 Contingencias

Fuente: CSI, (1998/2001) y el autor.

Los niveles 2 y 3 se alcanzan al añadir a la letra que indica la clase, dos dígitos adicionales por cada nivel. Las designaciones de letras, números y títulos de los niveles 1, 2 y 3 son fijas y no deben ser modificadas por los usuarios. Para asignar los niveles 4 y 5 se debe añadir un punto decimal y una extensión que puede ser un número de dos dígitos o un código MF, si es aplicable. De esta manera el usuario puede elegir la opción que mejor se adapte a sus necesidades. En caso de utilizar dos dígitos, el nivel 4 se distingue porque el segundo de estos debe ser un cero, para permitir crear los números subordinados de nivel 5 manteniendo el primer dígito igual y sustituyendo el cero por números del 1 al 9. Si por el contrario, se decide utilizar el MF como extensión, el nivel 4 se puede asignar con cualquier código existente. Para crear el nivel 5 simplemente se utilizan códigos del nivel inmediatamente inferior al usado para el nivel 4. Estas ideas se aprecian mejor en el siguiente ejemplo:

62 a. Utilizando la opción de dos dígitos para asignar los niveles 4 y 5. B Estructura externa B 20 Cerramiento externo B 2010 Paredes exteriores B 2010.10 Construcción de pared B 2010.11 Construcción en mampostería de concreto B 2010.12 Construcción en concreto colado en sitio B 2010.20 Recubrimiento externo de paredes externas B 2010.21 Recubrimiento de pintura B 2010.22 Recubrimiento de Cerámica

Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4 Nivel 5 Nivel 5 Nivel 4 Nivel 5 Nivel 5

b. Utilizando la opción de código MasterFormat para asignar los niveles 4 y 5. B Estructura externa B 20 Cerramiento externo B 2010 Paredes exteriores B 2010. 04 20 00 Paredes Exteriores de mampostería B 2010. 04 21 00 Paredes Exteriores de mampostería de arcilla B 2010. 04 22 00 Paredes Exteriores de mampostería de concreto

Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4 Nivel 5 Nivel 5

c. Utilizando una combinación de ambos métodos B Estructura externa B 20 Cerramiento externo B 2010 Paredes exteriores B 2010.10 Construcción de pared B 2010.10. 04 22 00 Paredes de mampostería de concreto B 2010.10. 03 30 00 Paredes de concreto colado en sitio B 2010.20 Recubrimiento externo de paredes externas B 2010. 09 91 00 Recubrimiento de pintura B 2010. 09 30 00 Recubrimiento de cerámica

Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4 Nivel 5 Nivel 5 Nivel 4 Nivel 5 Nivel 5

Nótese que en el caso c, se designó el nivel 4 mediante el sistema de dos dígitos para ilustrar las situaciones en que no existen códigos MF que agrupen subclases como “Construcción de Pared” ni de “Recubrimiento Externo de Pared”. La ventaja de utilizar extensiones con la numeración MF es que se puede visualizar la información de distintas formas con la ayuda de una computadora. Por ejemplo, se puede calcular el costo por metro lineal de determinado tipo de cimentación corrida para evaluar el peso de este elemento con respecto al resto de la obra, o se puede reagrupar la información de todo el presupuesto de acuerdo a su extensión MF y crear una lista de todos los títulos con extensión 03 (concreto) y así obtener el costo o la cantidad total de ese material, lo que es muy útil al realizar análisis de valor.

63 Comparativamente, se podría decir que MF indica qué es el ítem, mientras que UF indica su ubicación en el proyecto. Cuando se utiliza una codificación combinada de ambos sistemas se puede saber en forma simultánea esta información. Los niveles superiores de UF indican solamente la información del “dónde”, pero conforme se asignan niveles más detallados ocurre una mezcla entre el “dónde” y el “qué”, y el elevado detalle provee al diseñador de mayor versatilidad. Debido a que el UF y el MF trabajan sobre la misma información o base de datos, su uso combinado puede generar múltiples beneficios a las personas que deben manipular tal información. De forma similar a los programas de cómputo, estos sistemas definen rutinas distintas de procesamiento, mediante las cuales se filtra la información para crear reportes que atienden una necesidad específica. Finalmente, es importante aclarar que la versión del UF aquí descrita corresponde a la publicada por el CSI con el título: “UniFormat: A Uniform Classification of Construction Systems and Assemblies”. Sin embargo, debido a la aceptación de este formato, el ASTM publicó otra versión conocida como la norma “ASTM E 1557, Standard Classification for Building Elements and Related Sitework-- Uniformat II”. Las diferencias entre ambas son muy pocas, ya que utilizan el mismo sistema de numeración y sus títulos son idénticos hasta el nivel 3. Sin embargo, la ASTM E 1557 no incluye las categorías “Descripción del Proyecto” y “Z-General”. En este trabajo, se prefiere trabajar con la versión del CSI para mantener la consistencia con el resto de bibliografía utilizada. En el disco compacto que acompaña esta guía se incluye una copia de la misma en formato PDF, y en el Anexo 1 se presenta una traducción completa de los títulos hasta nivel 5. 3.6.2 Aplicación de diseño: Descripción Preliminar de Proyecto El proceso de diseño es una compleja, dinámica e intrincada tarea, que tiene por fin simular lo que se quiere construir antes de construirlo, de modo que se pueda encontrar una solución óptima que satisfaga un conjunto de ideas y necesidades planteadas por el dueño del proyecto. Las etapas de estudios preliminares y anteproyecto tienen como objetivo convertir estos conceptos abstractos en una propuesta técnicamente factible, para lo cual es necesario que el diseñador entienda e interprete fielmente las indicaciones de su cliente. Por lo general, al momento de elaborar un programa o lista de necesidades, el dueño maneja ideas bastante difusas sobre las características del proyecto que desea y estas “saltan” a su mente conforme el diseñador le hace preguntas o prepara los primeros bosquejos. Por tal

64 motivo, es importante que el consultor cuente con una metodología que le permita obtener desde el primer momento, la mayor cantidad de información que el propietario y sus colaboradores le puedan dar, para así visualizar el proyecto de la misma manera que éstos. En consecuencia se evitarían interpretaciones erróneas, las cuales posteriormente provocan modificaciones al anteproyecto y encarecen el producto final. Como una forma de facilitar la comunicación entre el cliente y los diseñadores, el CSI (2005), recomienda la utilización de una herramienta denominada “Descripción Preliminar de Proyecto” o “PPD” (por sus siglas en inglés), la cual consiste básicamente en una lista de necesidades organizada de tal forma que permita su posterior utilización como guía de diseño. En su preparación se induce al dueño del proyecto a exponer sus ideas en una forma estructurada, para así proveer a la persona encargada de elaborar las especificaciones con la información necesaria para comenzar esta tarea desde la etapa del anteproyecto, como es recomendado. Debido a que en las etapas iniciales del diseño no se ha realizado la selección de la mayoría de productos y materiales, pero sí se manejan ideas generales sobre las características funcionales y estéticas del proyecto, un sistema de clasificación como el MF, no es el adecuado para organizar una PPD, ya que es demasiado detallado. El CSI recomienda para este fin la utilización del UF. En la preparación de una PPD no solo debe intervenir el dueño del proyecto. Este es el que da las primeras ideas y pautas generales a seguir, pero conforme avanza el diseño, los distintos especialistas deben hacer aportes que permiten definir cada detalle de la nueva edificación. Un ejemplo de cómo se utiliza una PPD para avanzar de una descripción general hasta una más específica, culminando con la elaboración de una especificación técnica es el siguiente: Imagine que inicialmente se le pregunta al dueño del proyecto sobre qué tipo de cubierta de techo desea y éste responde que quiere teja real o algo que luzca semejante. Esta información se guarda en la sección B30 Techo, específicamente en el apartado B3010 Cubiertas de Techo. Posteriormente, durante una reunión de coordinación entre los miembros de equipo de diseño, el ingeniero estructural argumenta que una mayor masa de la edificación requeriría que la estructura en general tenga más refuerzo, por lo que recomienda utilizar un material menos pesado que la teja. El arquitecto, con base en consideraciones estéticas indica que las únicas opciones viables son lámina metálica imitación de teja o teja plástica. Finalmente, con base en el costo se decide que la mejor opción es la lámina metálica imitación de teja de la marca XX y calibre YY. Esta decisión

65 inmediatamente se anota y se indica el código MF del producto elegido. Cuando esta PPD llega a manos del especificador para que prepare el Manual de Proyecto, simplemente revisa los requisitos que debe tener el producto, lo busca en su base de datos de acuerdo al código MF y elabora la especificación. Como puede observarse, el procedimiento es muy simple, pero facilita en gran forma la comunicación entre los diseñadores así como la elaboración del Manual de Proyecto. En resumen, los principales beneficios de utilizar una PPD como herramienta de diseño son los siguientes: •

La estructura del UF, en la cual se basa la PPD, hace el proyecto más entendible para todos

sus

participantes

(dueño,

usuarios

finales,

diseñadores,

administradores,

inversionistas y otros), sin importar si tienen conocimiento técnico o no. Además, el marco organizacional del UF motiva a los participantes a aportar comentarios e ideas más rápido de lo usual, lo que facilita realizar cambios muy temprano en el proceso de diseño, antes de que estos sean más costosos. •

El uso de los niveles 3 y 4 del UF como listas de verificación para que el dueño y los especialistas de cada disciplina definan las características del proyecto, reduce la probabilidad de que el anteproyecto sufra modificaciones de fondo en la etapa de diseño definitivo.

•

La definición de los sistemas básicos del edificio facilita la preparación de estimados preliminares de costos y permite al consultor compararlos con el presupuesto dado por el dueño antes de proceder con el diseño definitivo.

•

La elaboración de una PPD facilita al equipo de diseño la realización de “diseño sostenible”, ya que se pueden llevar a cabo análisis de costos de operación y uso de energía durante todo el ciclo de vida de la estructura.

•

El establecimiento de una rutina para realizar Descripciones Preliminares de Proyecto en una empresa de diseño facilita la certificación en programas de administración de la calidad, como los de la International Organization for Standardization (ISO).

En el Anexo 2 se presenta un ejemplo de cómo se puede elaborar una PPD. En esta se han incluido tres columnas: una contiene el código UF; en otra se hace la descripción cualitativa de cada elemento; y en la tercera se da un espacio para incluir el código MF de los materiales o productos que pueden identificarse. Este formato es solo una sugerencia y puede ser variado para adaptarse a las necesidades específicas de cada diseñador.

67

Capítulo IV: Caso particular: Divisiones 00 y 01 Debido a que la forma y contenido de las Divisiones 00 y 01 difieren considerablemente de las Secciones típicas de un Manual de Proyecto, estas se consideran casos especiales que ameritan ser analizadas por separado. La División 00, titulada “Requerimientos para Procuraduría y Contratación” es la más dispar con respecto al resto de un Manual de Proyecto. Esta constituye un Grupo por sí sola, y es el lugar donde se ubica la información introductoria, los requerimientos para procuraduría y los requerimientos de contratación. Esta División no se compone de Secciones como las del Grupo de las Especificaciones, sino que sus elementos subordinados se denominan “Documentos”, los cuales tienen carácter legal y su objetivo primordial es el de ser utilizadas en el proceso de procuraduría y definir las relaciones contractuales entre las partes involucradas en el proyecto. Por su parte, la División 01 (Requerimientos Generales), aunque pertenece al Grupo de las Especificaciones, tiene algunas diferencias importantes respecto a sus semejantes. Mientras las Secciones incluidas en las Divisiones 02 a 49 albergan información muy específica de productos, materiales y mano de obra, la División 00 se utiliza para especificar aspectos generales del proyecto que aplican a múltiples Secciones. Esto hace que su preparación amerite cuidados especiales por parte del especificador para asegurar la coordinación con el resto del Manual de Proyecto. En este Capítulo se hace una descripción detallada de los Documentos y Secciones más importantes de las llamadas “Divisiones especiales”, brindando énfasis a la información que debe ser desarrollada en cada de ellas, para facilitar así su integración con el resto del Manual de Proyecto. 4.1 División 00: Requerimientos para Procuraduría y Contratación 4.1.1 Desglose y explicación de contenidos. Debido a que la División 00 fue creada para albergar documentos de tipo legal, cuyo contenido y formato no guarda ninguna similitud con el de las especificaciones técnicas, los usuarios del MF podrían pensar que es complicado utilizarla en Costa Rica, ya que la construcción se rige por un marco legal distinto al de los Estados Unidos y Canadá. Sin embargo no es así, debido a que la estructura del estándar se enfoca en atender los

68 conceptos generales, en lugar de los casos específicos, por lo que es sumamente flexible y aplicable a muchas situaciones. Inclusive, para adaptarse a la terminología legal propia de cada país o estado se permite a los usuarios alterar los títulos con sinónimos apropiados, siempre que el concepto se mantenga. En la Figura 4.1 se puede observar de forma general el contenido de la División 00. Figura 4.1: División 00. GRUPO DE REQUERIMIENTOS PARA PROCURADURÍA Y CONTRATACIÓN DIVISIÓN 00 – REQUERIMIENTOS PARA PROCURADURÍA Y CONTRATACIÓN INFORMACIÓN INTRODUCTORIA 00 01 01 Página de Títulos 00 01 05 Página de Certificaciones 00 01 07 Página de Sellos 00 01 10 Tabla de Contenidos 00 01 15 Lista de Láminas de Planos 00 01 20 Lista de Tablas REQUERIMIENTOS PARA PROCURADURÍA 00 10 00 00 11 00 00 20 00 00 21 00 00 22 00 00 23 00 00 24 00 00 25 00 00 26 00 00 30 00 00 31 00

Solicitación Anuncios e Invitaciones Instrucciones para Procuraduría Instrucciones Instrucciones Suplementarias Definiciones Alcances Reuniones Procedimientos Para Sustitución Información Disponible Información Disponible Sobre el Proyecto

00 40 00 00 41 00 00 42 00 00 43 00

Formularios y Suplementos Para Procuraduría Formularios para Licitación Formularios para Propuesta Suplementos de Formularios para Procuraduría 00 45 00 Representaciones y Certificaciones REQUERIMIENTOS DE CONTRATACIÓN 00 50 00 Formularios de Contratación y Suplementos 00 51 00 Notificación de Adjudicación 00 52 00 Formularios para Acuerdo 00 54 00 Suplementos de Formularios para Acuerdo 00 55 00 Notificación para Proceder 00 60 00 Formularios para Proyecto 00 61 00 Formularios para Bonos 00 62 00 Certificados y otras Fórmulas 00 63 00 Formularios para Clarificación y Modificación 00 65 00 Fórmulas de Cierre 00 70 00 Condiciones del Contrato 00 71 00 Definiciones Contractuales 00 72 00 Condiciones Generales 00 73 00 Condiciones Suplementarias 00 80 00 Sin Asignar 00 90 00 Revisiones, Aclaraciones y Modificaciones 00 91 00 Revisiones Anteriores al Contrato 00 93 00 Registro de Clarificaciones y Propuestas 00 94 00 Registro de Modificaciones

Fuente: CSI, (2004) y el autor.

Es importante mencionar que en los Requerimientos para Procuraduría se da la duplicación de algunos Documentos. Esto sucede porque tal proceso puede realizarse mediante licitación o negociación, por lo que se incluyen títulos para cada modalidad por separado aunque su función sea la misma. Así, los Documentos utilizados para licitación se identifican mediante el término “oferta”, mientras que los destinados para negociación hacen referencia a la “propuesta”. Por ejemplo, en la Sección “00 20 00- Instrucciones para Procuraduría”, se incluyen las Secciones “00 21 13-Instrucciones a los Oferentes” y “00 21 16Instrucciones a los Proponentes”, las cuales son análogas. Debido a que la licitación es la forma más compleja de procuraduría y de cierta manera contiene a la negociación, de aquí en adelante será la única modalidad analizada.

69 A continuación se brinda una explicación del

contenido de los Documentos más

importantes, con el fin de que el lector pueda adaptarlos a sus necesidades particulares. 4.1.1.1 Información Introductoria La Información Introductoria consiste en un resumen del contenido del Manual de Proyecto, e incluye los siguientes títulos: 00 01 01 Página de Título del Proyecto. 00 01 05 Página de Certificaciones. 00 01 07 Página de Sellos. 00 01 10 Tabla de Contenidos. 00 01 15 Lista de Planos. 00 01 20 Lista de Tablas. En nuestro país, las certificaciones (firmas de los profesionales responsables del diseño), los sellos (CFIA, INVU, Ministerio Salud y otros), y la lista de láminas incluidas en el juego de planos, son datos que deben incluirse en los planos utilizados para tramitar los permisos de construcción. Por lo tanto, no es necesario incluirlos en el Manual de Proyecto. Sin embargo, se sugiere que en la información introductoria se indique el título del proyecto, los índices de planos, Secciones y tablas, así como una tabla resumen de los profesionales diseñadores, para así preservar la idea principal del CSI de que el Manual de Proyecto es un documento resumen de la información importante. En cuanto a la tabla de contenidos, se recomienda siempre incluir el nombre de los Grupos y Subgrupos, sin importar que el Manual de Proyecto contenga o no Documentos o Secciones dentro de ellos. Si se utiliza una División de un Subgrupo, entonces todas las demás Divisiones deben enumerarse, marcando con las palabras “No utilizada” aquellas que no se desarrollen. Si ninguna de las Divisiones de un Subgrupo se utilizan, entonces éste puede marcarse como “No utilizado” sin indicar su contenido. Solamente las Secciones que se utilizan en el Manual de Proyecto deben enumerarse, y no es necesario incluir las palabras “No utilizada” para las que no se utilizan. 4.1.1.2 Requerimientos para Procuraduría En los Requerimientos para Procuraduría se definen las reglas específicas y procedimientos que gobiernan este proceso, ya sea mediante licitación o negociación. Incluye los siguientes títulos:

70 •

00 10 00 Solicitación: Agrupa los Documentos que sirven para convocar o pedir a potenciales contratistas para que participen de la licitación. Las Solicitaciones pueden ser de dos categorías: invitaciones a concursar o anuncios para concursar. En una invitación se elige un grupo de contratistas, mientras que un anuncio permite participar a cualquiera, por lo que se publica en algún medio de comunicación escrito como periódicos, Internet, afiches, etc. La información básica que debería ser incluida en la Solicitación es la siguiente: a. Identificación del proyecto: Se debe Identificar claramente al propietario y el diseñador que publica los documentos de procuraduría, incluyendo su nombre completo, dirección y número telefónico, así como el nombre del proyecto y la fecha de publicación de los documentos. b. Descripción del trabajo a realizar: Consiste en una breve descripción de las características principales de tamaño y tipo del proyecto a realizar, con el fin de dar al oferente una idea si este se encuentra dentro de sus capacidades. Esta descripción no debe ser detallada sino general, para que el oferente determine si es pertinente obtener los demás documentos para procuraduría. c. Tipo de oferta: Es una breve descripción de la forma en que se calcula la oferta, ya sea mediante suma alzada, costo más margen de ganancia, precio unitario, etc. d. Tiempo de ejecución del proyecto: Este es el tiempo en que debe construirse el proyecto o la fecha para la que se espera que tenga un avance sustancial de las obras. e. Reunión previa al proceso: Indica la fecha, hora y lugar de la reunión previa a la licitación. Se debe indicar si esta es obligatoria para los oferentes. f. Apertura de ofertas: Se debe indicar quién recibirá las ofertas, dónde y cuándo se abrirán y si la apertura será pública o privada. g. Disponibilidad de documentos: Indicar dónde y como se obtienen los documentos para procuraduría, así como su costo. h. Cualidades del oferente: Explica si se requiere que el oferente posea características o calificaciones especiales. i. Garantía de participación: Indica si se necesita depositar una garantía de participación para la licitación así como el monto de esta. j. Derecho del propietario a rechazar ofertas: Se debe incluir siempre una cláusula donde se reserve para el dueño el derecho de rechazar ofertas.

71 k. Leyes y regulaciones aplicables: Si existen leyes y regulaciones con implicaciones directas en la construcción y costo del proyecto, estas deben ser mencionadas. La intención de brindar esta información es que los invitados a cotizar tengan una idea general del proyecto. Normalmente la invitación es muy breve y resume aspectos que son desarrollados con mayor detalle en los Documentos siguientes de la División 00. •

00 20 00 Instrucciones para Procuraduría: Estos Documentos incluyen las instrucciones que los oferentes deben seguir antes y después de entregar su oferta, así como las condiciones que afectan la adjudicación del contrato. La información brindada debe ser más amplia y específica que la de la Solicitación para permitir al oferente preparar adecuadamente su oferta. En las instrucciones a los oferentes se incluye información sobre los siguientes aspectos: a. Documentos: Se debe indicar la disponibilidad de otros documentos o información suplementaria a los datos brindados en la Solicitación. b. Revisión de documentos, sitio y condiciones locales: Se debe explicar que los oferentes son responsables de la revisión de los documentos para procuraduría, el sitio y las condiciones particulares del proyecto. c. Interpretaciones durante el proceso: Se explica cómo se resolverán durante el proceso de procuraduría las discrepancias, ambigüedades y dudas que surjan, así como las instrucciones para obtener tal información. d. Sustitución de productos: Incluye los procedimientos para proponer sustituciones y alternativas a los productos o procedimientos indicados en las especificaciones. e. Tipo de oferta: Se debe explicar con detalle la forma de cotización indicada en la Solicitación. f. Preparación de la oferta: Explica a los oferentes como deben ser preparadas las ofertas, incluyendo instrucciones para llenar formularios provistos en el Manual de Proyecto. Se debe indicar explícitamente las firmas e información extra que debe acompañar a la oferta así como el número de copias requeridas. g. Garantía de participación: Se debe explicar con detalle lo indicado en la Solicitación sobre la garantía de participación. h. Garantía de cumplimiento: Se debe explicar si se debe depositar una garantía de cumplimiento, así como su monto, la forma debe ser depositada y la forma en que se rembolsa.

72 i. Lista de subcontratistas: Si es necesario, se le pide al oferente que haga un desglose de los subcontratistas que utilizará y se indican los requisitos con los que estos deben cumplir. j. Identificación y presentación de la oferta: Se indican los datos con los que se debe identificar la oferta, así como las instrucciones para su entrega y si es necesario o no que esta venga en un sobre sellado. k. Modificaciones o retiro de ofertas: Se debe establecer si las ofertas pueden ser modificadas en el plazo comprendido entre su entrega y apertura, así como las condiciones en las que estas pueden ser retiradas. l. Descalificación de oferentes: Se deben listar las condiciones que motivarían la descalificación de un oferente. m. Leyes específicas aplicables al proyecto: Se explica con mayor detalle la forma en que las leyes indicadas en la Solicitación aplican al proyecto. n. Reunión previa al proceso: Se explica con mayor detalle las particularidades indicadas en la Solicitación. o. Apertura de ofertas: Se explica con mayor detalle las particularidades indicadas en la Solicitación. p. Evaluación y consideración de las ofertas: Se describen los criterios en los que se basa la elección de la oferta ganadora. q. Ejecución de contrato: Se deben estipular las los requisitos y condiciones que regirán la firma del contrato. •

00 30 00 Información Disponible: Es la información que se pone a disposición de los oferentes y que está relacionada con las condiciones específicas del proyecto. Incluye estudios de suelos, reportes geológico-geotécnicos, reportes de condiciones de riesgo, descripciones del sitio, planos de construcciones existentes, información topográfica, presupuesto, estudios de impacto ambiental e información relacionada con permisos y regulaciones, principalmente. Cuando la información no pertenece al propietario, se suelen incluir referencias a esta indicando su disponibilidad y localización para que pueda ser revisada.

•

00 40 00 Formularios y Suplementos para Procuraduría: De acuerdo con las prácticas promovidas por el CSI, en la División 00 deben incluirse formularios para que los oferentes resuman los datos importantes de su oferta y el propietario pueda compararlas más fácilmente. En nuestro país, debido a que cada institución redacta sus propios carteles de licitación, no existe uniformidad en cuanto a los contenidos de

73 una oferta. Un equivalente nacional a los formularios del CSI serían las tablas de pago y otras tablas indicadas en los carteles de licitación donde se pide al oferente que resuma el costo, el tiempo de ejecución y otros datos importantes. La siguiente información debe de incluirse en un formulario para ofertas: a. Identificación del proyecto. b. Nombre y dirección de la entidad a quien se dirige la oferta. c. Nombre y dirección de la entidad que presenta la oferta. d. Declaraciones: Se refieren a cláusulas que el oferente acepta al presentar su oferta. e. Tiempo de vigencia de la oferta. f. Identificación de adendas: Este es un espacio donde el oferente identifica todas las adendas recibidas. g. Precios: Son espacios donde el oferente desglosa el costo del proyecto. h. Ofertas combinadas: Si se aceptan ofertas distintas para diversos componentes, se deben indicar los métodos para combinarlas. i. Alternativas: Estas son las formas en que se debe calcular el costo del proyecto, basadas en la variación de algunas condiciones de ejecución. Estas condiciones pueden ser económicas, con respecto a los materiales y procedimientos, o de otro tipo. Por ejemplo, se puede indicar al contratista que en su oferta incluya tres alternativas: a) Si se utiliza piso de cerámica en vez de piso lujado. b) Construcción del proyecto considerando el pago en dólares, sin reajustes. c) Construcción del proyecto considerando el pago en colones, sin reajustes. j. Holguras o Imprevistos: Es la cantidad de dinero o unidades de un ítem que el contratista incluye puede incluir en la oferta para cubrir el costo de trabajos que no han sido definidos específicamente. k. Precios unitarios: Cuando el costo de un trabajo no puede ser calculado con precisión hasta que es realizado, se solicita al oferente el costo por unidad realizada de este ítem. Un ejemplo típico es el movimiento de tierras. l. Plazo de entrega: Aquí el oferente indica el plazo en el que realizará el trabajo. m. Garantías y multas: Estas son los montos económicos que debe pagar el contratista en caso de no cumplir satisfactoriamente todos los aspectos del proyecto. n. Suplementos: Es una cláusula en donde el oferente acepta que los suplementos requeridos se encuentran en orden. o. Cierre: El cierre de la oferta incluye las firmas, fecha, y sellos del oferente. En la Figura 4.2 se puede observar un ejemplo de un formulario para ofertas típico.

74 Figura 4.2: Formulario para oferta.

Fuente: CSI, 2005. •

00 43 00 Suplementos a los formularios para Procuraduría: En esta División se localizan una serie de formularios que podrían ser necesarios para complementar el formulario para adjudicación. Entre los más importantes están: 1. Formulario para la garantía de participación. 2. Formulario para permisos. 3. Formulario para precios unitarios. 4. Formularios para alternativas. 5. Formulario para petición de sustitución de productos (durante el proceso de licitación). 6. Formulario para estimación de cantidades. 7. Formulario para productos propuestos. 8. Formulario para listar los subcontratistas propuestos. 9. Formulario para indicar rangos de salarios de planilla.

75 10. Formulario para tabla de pagos. 11. Formulario para indicar el cronograma de construcción propuesto. 12. Lista de verificación para presentación de documentos para licitación. •

00 45 00 Representaciones y Certificaciones: Las representaciones consisten en formularios y declaraciones juradas donde la persona que firma la oferta en nombre de la empresa (representante) brinda la siguiente información: 1. Acepta ser el individuo legalmente facultado para representar a su empresa. 2. Experiencia previa de la empresa. 3. Grado de calificación y capacidad de la empresa. 4. Acepta el cumplimiento de los requisitos legales. Las certificaciones son los documentos otorgados por oficinas del gobierno u otras entidades, que dan fe de que la empresa y sus empleados cumplen con lo afirmado en las representaciones. Entre otros documentos se puede incluir: timbres, certificación de personería jurídica, certificación del CFIA de que la empresa está inscrita, certificación de incorporación del profesional responsable, etc.

4.1.1.3 Requerimientos de Contratación Estos contienen información sobre el protocolo a seguir al ejecutar (firmar) el contrato y los derechos, responsabilidades y relaciones entre las partes firmantes del mismo. •

00 50 00 Formularios y Suplementos para Contratación: Contratar es el proceso de aceptar formalmente una oferta mediante la firma de un contrato. Los formularios para contratación deben ser creados por el consejero legal del propietario y típicamente incluyen: notificación de adjudicación, machote del contrato y sus anexos (condiciones suplementarias) y orden de ejecución. Las cláusulas de un machote de contrato por lo general son fijas, y se adaptan a un proyecto específico mediante condiciones suplementarias.

•

00 60 00 Formularios de proyecto: Estos formularios son un instrumento para que el propietario pueda controlar el avance y cierre del proyecto. Los más importantes son: 1. Formularios para garantías. 2. Formularios para certificados. 3. Formularios para aclaraciones y modificaciones. 4. Formularios para cierre del proyecto.

76 •

00

70

00

Condiciones

del

Contrato:

Estas

definen

los

derechos

básicos,

responsabilidades y relaciones entre todos los participantes de la fase constructiva. Normalmente están conformadas por las siguientes partes: 1. Condiciones generales: Por lo general, estas se preparan para aplicar a todos los proyectos que normalmente realiza el propietario. Entre los temas que se desarrollan están: •

Definiciones legales de términos usados en el contrato.

•

Relaciones entre los distintos documentos.

•

Plazo y orden del trabajo.

•

Asignación de contratos y subcontratos.

•

Lugar de entrega de avisos legales.

•

Definición de los alcances de la autoridad del inspector.

•

Órdenes de cambio y trabajo extra.

•

Extensiones del plazo de entrega por retrasos.

•

Derecho del propietario de terminar el contrato.

•

Derecho del contratista de terminar el contrato.

•

Derecho del propietario de apoderarse del trabajo.

•

Obligaciones del contratista.

•

Inspección del contratista.

•

Manejo y arbitraje de reclamos y disputas.

•

Materiales o trabajos defectuosos.

•

Materiales y mano de obra.

•

Inspecciones y pruebas de campo; cómo se administran y quién las paga.

•

Coordinación de contratistas en el sitio.

•

Suspensión de parte o la totalidad del trabajo.

•

Pago de multas por retrasos.

•

Procedimientos para dar aviso de detener el trabajo.

•

Derecho del propietario de retener el pago.

•

Condiciones para garantizar la seguridad pública.

•

Pago final.

•

Seguridad laboral y seguros.

2. Condiciones suplementarias o específicas: Son preparadas especialmente para modificar y expandir las condiciones generales para que se acomoden a los requisitos únicos de cada proyecto.

77 •

00 90 00 Revisiones, Aclaraciones y Modificaciones: En esta división se archivan todos los documentos producto de una revisión, aclaración o una modificación que haya sido propuesta y aceptada, mejor conocidos como adendas. Se debe tener claro que los formularios donde se proponen estos procedimientos se incluyen en la Sección 00 60 00, principalmente, una vez que el trámite prosperó, la modificación se archiva en esta Sección.

4.2 División 01: Requerimientos Generales 4.2.1 Desglose y explicación de contenidos. La División 01, constituye un Subgrupo dentro del Grupo de las Especificaciones. Esta fue incluida con el fin de brindar un lugar a los requerimientos de carácter general que rigen para toda la etapa constructiva, entre los que destacan: 1. Requerimientos administrativos. 2. Requerimientos de procedimiento. 3. Instalaciones temporales. 4. Requerimientos de desempeño. 5. Actividades del ciclo de vida del proyecto. Los Requerimientos Administrativos y de Procedimiento son aquellos relacionados con la administración de contratos, asignación de responsabilidades contractuales y con los métodos para comunicar, controlar y asegurar la calidad. Las Instalaciones Temporales son todas aquellas construcciones o estructuras que son puestos en el sitio del proyecto para usarse sólo durante el período de construcción y ser posteriormente removidas. Los Requerimientos de Desempeño se refieren al funcionamiento que debe tener el edificio o las partes que lo componen una vez construidos. Finalmente, las Actividades del Ciclo de Vida son aquellas relacionadas con las etapas posteriores a la construcción (puesta en servicio, operación, mantenimiento y retiro). En general, la División 01 abarca temas comunes a todo el Manual de Proyecto, sin embargo su nivel de detalle con respecto a este depende de las Secciones a las que hace referencia. Por ejemplo, en el Manual, el nivel de detalle más general se encuentra en las condiciones del contrato, las cuales aplican a todas las actividades del proyecto; posteriormente la División 01 desarrolla tales requisitos de forma más específica, pero simplemente esboza los requerimientos desarrollados en el Grupo de las Especificaciones. Por lo tanto, para evitar la

78 duplicidad de información con otras Secciones o Documentos debe existir una adecuada coordinación. En cuanto al formato de las Secciones de esta División, se tiene que como parte del Grupo de las Especificaciones, éstas deben seguir las recomendaciones del PF y el SF. Sin embargo, normalmente las Partes 2 y 3 del SF (Productos y Ejecución) no se utilizan. A continuación se presenta una lista de las Secciones más utilizadas, junto con algunas recomendaciones sobre el tipo de información que incluyen. Sección 01 10 00 Resumen •

01 11 00 Resumen del trabajo: En esta Sección se describe el trabajo a ser realizado si la totalidad del proyecto se llevará a cabo mediante un solo contrato.

•

01 12 00 Resumen del trabajo por contratos múltiples: Esta se usa si se tiene el caso contrario al de la Sección anterior. La construcción mediante contratos múltiples se da en proyectos que por su complejidad y extensión hacen factible la separación de las obras para adjudicarse por separado.

•

01 14 00 Restricciones de trabajo: Aquí se describen las restricciones que tiene el contratista para trabajar cuando el proyecto se realiza en estructuras existentes o cuando el propietario desea ocupar la estructura parcialmente encontrándose esta aún en construcción.

Sección 01 20 00 Procedimientos de valoración y pago •

01 21 00 Holguras o Autorizaciones: Aquí se estipulan las variaciones permisibles en cuanto al costo del proyecto ya sea por decisiones de diseño que aún no han sido tomadas o por cantidades que no pueden ser determinadas antes del inicio del trabajo. Típicamente, estas autorizaciones se prevén para que el contratista tenga un límite en cuanto al dinero que puede gastar al realizar una actividad antes de que el propietario se desfinancie.

•

01 22 00 Precios unitarios: Incluye los procedimientos referentes a la determinación de los precios unitarios y la medición en campo para su pago. Se define quién es el responsable de realizar la medición de las cantidades a pagar mediante el precio unitario. La forma más práctica de incluir esta información es mediante un cuadro donde se indique el ítem a medir, la unidad de medida, el método de medición, el precio unitario estipulado en el contrato y el responsable de la medición.

79 •

01 23 00 Alternativas: Incluye los requisitos administrativos y de procedimiento para realizar ofertas alternativas, además de los procedimientos de entrega y aceptación. Además, deben definirse claramente los límites del trabajo realizado en cada alternativa.

•

01 24 00 Análisis de valor: Se utiliza para especificar los requisitos generales y de procedimiento para realizar un análisis de valor, incluyendo descripción de los participantes en el análisis, cronograma, costos, forma de evaluación y reportes. Además se debe indicar el método de aceptación y la metodología de implementación de los resultados.

•

01 25 00 Procedimientos de sustitución: Aquí se especifican los requisitos básicos para la consideración de las propuestas de sustitución de productos o procedimientos durante la construcción, incluyendo reglas generales y procedimientos para determinar si un producto es equivalente.

•

01 26 00 Procedimientos de modificación de contrato: Proveen un método que permite al contratista o propietario pedir aclaraciones sobre un ítem del proyecto que ha sido insuficientemente descrito o detallado en los documentos contractuales. El método deberá permitir al diseñador responder con una aclaración que no requiera cambios en el costo o plazo del contrato.

•

01 29 00 Procedimientos de pago: En estos se especifican los requisitos para que un contratista someta a revisión la lista de costos de las actividades realizadas, para así recibir su paga.

Sección 01 30 00 Requerimientos administrativos •

01 31 00 Gerencia y coordinación de proyecto: Contiene los requisitos y procedimientos para coordinar, realizar reuniones y administrar el proyecto.

•

01 32 00 Documentación del progreso de la construcción: Indica los requisitos para que el contratista someta a evaluación los documentos de avance de proyecto, así como los reportes de avance diarios.

•

01 33 00 Procedimientos para presentación de documentos: Se refiere a los requerimientos que deben cumplir los documentos que se presentan como requisito para la aceptación de un producto o actividad, entre los que se encuentran: planos de taller, datos técnicos de productos, muestras, reportes, pruebas de laboratorio, etc. Aquí se indica entre otras cosas el formato, el número de copias a entregar y quién debe guardar tales documentos.

80 •

01 35 00 Procedimientos especiales: Estos son procedimientos que se especifican para proyectos

que

requieren

actividades

excepcionales

o

inusuales

tales

como:

restauraciones, preservaciones, alteración de sitios con valor histórico o cultural y abatimiento de materiales peligrosos. También se indican los protocolos que se deben seguir en construcciones en sitios como cárceles, aeropuertos, hospitales, centrales de energía, y otros similares donde el acceso y las actividades que se realizan deben someterse a las disposiciones de seguridad de la Administración. Sección 01 40 00 Requerimientos de calidad Las Secciones comprendidas entre “01 40 00” y “01 49 00” están destinadas a especificar los procedimientos para controlar, medir y reportar la calidad de la construcción y el desempeño del contratista. Estas brindan un espacio para revisar temas como: requerimientos de la legislación, uso de modelos y réplicas como patrón de referencia de la calidad requerida, calificación de laboratorios, responsabilidad por el costo de las pruebas, y estándares de referencia para realizar las pruebas. Sección 01 50 00 Instalaciones y controles temporales •

01 51 00 Servicios temporales: Aquí se establecen las responsabilidades por la instalación y costo de servicios que van a ser utilizados solamente durante el periodo de construcción, tales como agua y electricidad.

•

01 52 00 Instalaciones para construcción: En esta Sección se indica la cantidad, requisitos de funcionamiento, responsabilidad de instalación, mantenimiento, costo y restricciones de ubicación que deben cumplir las oficinas de campo, instalaciones sanitarias, instalaciones de primeros auxilios y otras instalaciones de carácter temporal utilizadas para dar servicio a los que trabajan en el sitio.

•

01 53 00 Construcción temporal: Las características estructurales de las obras temporales utilizadas para construir el proyecto, tales como puentes temporales, escaleras, rampas, tarimas, pasos y otros se especifican en esta Sección.

•

01 54 00 Ayudas a la construcción: Se entiende por ayudas a la construcción como las herramientas y equipos que se utilizan en distintas etapas y tareas del proceso, como por ejemplo grúas y andamios. Si se requiere que varios subcontratistas compartan el equipo, los procedimientos para esto se estipulan aquí.

•

01 55 00 Acceso vehicular y parqueo: Aquí se incluyen los requisitos para vías de acceso y parqueos de carácter temporal, incluyendo su mantenimiento, control de tráfico y de acceso al sitio. La información debe limitarse a especificar el

81 mantenimiento y control del acceso en general, ya que las restricciones especiales para el acceso del contratista al sitio se especifican en la Sección 01 14 00 (Restricciones de trabajo). •

01 56 00 Barreras y cercas temporales: Estas incluyen todos los procedimientos e instalaciones dedicadas a limitar el acceso al sitio, proteger al público y proteger los espacios existentes de las actividades peligrosas realizadas durante la construcción.

•

01 57 00 Controles temporales: Incluye todas las medidas destinadas a mitigar los impactos

ambientales,

tales

como

controles

de

erosión,

sedimentos,

pestes,

contaminación de agua superficial y otros. •

01 58 00 Identificación del proyecto: Esta comprende los rótulos y demás señales utilizadas durante la construcción para indicar el nombre del proyecto, la empresa constructora, los diseñadores, la entidad financiera y demás entes relacionados.

Sección 01 60 00 Requerimientos de productos •

01 62 00 Opciones de productos: Aquí se especifican los requisitos que deben cumplir los productos alternativos sugeridos por el contratista. Además se estipulan las reglas y procedimientos para determinar si un producto es equivalente al que se indica en planos y especificaciones.

•

01 64 00 Productos proporcionados por el propietario: Esta Sección se utiliza si el propietario va a proveer algunos productos al contratista. Aquí se establecen sus características básicas, así como la forma de entrega y los requisitos de manejo.

•

01 65 00 Requerimientos para entrega de productos: Aquí se indican los requisitos generales de embalaje, transporte, entrega y aceptación de productos.

•

01 66 00 Requisitos de almacenaje y manejo de productos: Estos son los requisitos que debe cumplir el contratista para el manejo y almacenaje de productos en el sitio.

Sección 01 70 00 Requerimientos de ejecución y cierre •

01 71 00 Examen y preparación: El término “examen” se refiere a los aspectos que deben revisarse para determinar si las condiciones previas a una actividad son aceptables. La “preparación” comprende las actividades que deben realizarse antes de proceder a instalar, erigir o aplicar productos.

•

01 73 00 Ejecución: La ejecución se refiere a la forma en que se instala, aplican o erigen productos.

•

01 74 00 Limpieza y manejo de basura: Se especifican los requisitos para limpieza y manejo de desechos durante y al final de la construcción.

82 •

01 75 00 Inicio y ajuste: Incluye lo requisitos administrativos y de procedimiento para la puesta en marcha y ajuste de los equipos y sistemas del proyecto, con el fin de asegurar que las operaciones durante el proceso de pruebas de aceptación sean seguras.

•

01 76 00 Protección de las obras terminadas: Aquí se establece la forma en que deben protegerse las partes de la obra que han sido terminadas, en especial si existen otros subcontratistas trabajando, los cuales al realizar sus labores pueden echar a perder el trabajo de los demás. Se describen los procedimientos para reparar los daños.

•

01 77 00 Procedimientos de cierre: Estas son las actividades de revisión que se realizan al final del proyecto, en las que participan tanto el contratista como el propietario para constatar que todo está en orden. Lo recomendable es que la revisión final se haga mediante una lista de verificación, ya que existen aspectos de otras Secciones que deben ser revisados, como: limpieza final de sitio, formularios de cierre, entrega de documentos de cierre y otros.

•

01 78 00 Documentos para someter a revisión durante el cierre: Se especifican los documentos que el contratista debe presentar al cierre de la obra, tales como: bitácora, garantías, y manuales de operación y mantenimiento. Se debe especificar el nombre y formato del documento que debe ser presentado.

•

01 79 00 Demostración y entrenamiento: Aquí se especifican las actividades que se siguen durante la etapa de demostración de funcionamiento de los sistemas que componen el proyecto. Además se deben incluir actividades de capacitación del personal del propietario.

Sección 01 80 00 Requerimientos de desempeño Estos son los requisitos de desempeño del edificio y los elementos que lo componen. Las Secciones “01 81 00” a “01 89 00” utilizan la misma subdivisión de elementos del UniFormat. Sección 01 90 00 Actividades del ciclo de vida •

01 91 00 Puesta en servicio: Contiene los requisitos generales para que la nueva edificación y sus sistemas entren en servicio, así como las metodologías para evaluar el desempeño de cada sistema y los procedimientos para probar, ajustar y balancear su funcionamiento.

•

01 92 00 Operación de las instalaciones: Si la operación de las nuevas instalaciones es parte del contrato, los requisitos y procedimientos para llevarla a cabo se especifican en esta Sección.

83 •

01 93 00 Mantenimiento de las instalaciones: Al igual que la Sección anterior, si el contrato estipula que el contratista debe brindar mantenimiento a las instalaciones, el alcance de este servicio debe ser claramente estipulado, asignando costos, responsables y frecuencia.

•

01 94 00 Retiro de operación de las instalaciones: Aquí se incluyen las actividades que se realizan al final del ciclo de vida del proyecto (demolición, remoción y otros)

85

Capítulo V: Medidas previas a la implementación La implementación del MF en una empresa consultora no es una tarea que pueda realizarse de un día para otro. Es necesario llevar a cabo una serie de acciones de preparación previa, con el fin de tener los instrumentos necesarios que permitan utilizar la norma de manera ágil en las distintas etapas que comprenden el diseño. A criterio del autor, las medidas mínimas son las siguientes: •

Adquisición de la norma y bibliografía complementaria.

•

Elección de una persona que se especialice en las labores de especificación (especificador).

•

Creación de base de datos de productos para construcción y proveedores.

•

Creación de un archivo de especificaciones maestras.

La primera medida es fundamental. Sin embargo, debido al desconocimiento del MF en el país, la mayoría del público ignora cuestiones básicas como: cuáles son los recursos bibliográficos que debe adquirir, dónde se consiguen y cuál es su costo. Al respecto, el recurso principal e imprescindible es la norma misma. La versión original en inglés de este documento es distribuida por el CSI y puede obtenerse en su página Web: http:// www.csinet.org. Con respecto a la versión en español, según el Ing. Rafael Cañas Ruiz (comunicación personal, 12 febrero, 2007), quien es el coordinador del proyecto de traducción del MF, hasta el momento no se conoce con certeza la forma en que será distribuido en el país. Esto puede ser de dos maneras: a través del INTECO, una vez que se convierta en norma nacional, para lo cual hay que esperar como mínimo hasta julio del presente año; o a través del Capítulo Costa Rica del CSI. Sin embargo, no se conoce el costo que tendría ninguna de las dos opciones. Una alternativa bastante económica, pero con ciertas limitaciones, consiste en la versión gratuita que se encuentra en página del CSI, titulada “MasterFormat™ 2004 Edition: Numbers & Titles”. Este es un archivo PDF que contiene únicamente el listado de títulos y números de las Secciones, es decir, carece del índice por palabra clave ubicado al final del documento y de una columna de comentarios donde se explica brevemente el contenido recomendado de cada Sección. Esta versión se incluye como anexo en el disco compacto que acompaña este trabajo. Adicionalmente, aunque no son indispensables, se recomienda adquirir las normas complementarias al MF que se han discutido en este trabajo, es decir, el UF, PF y SF, ya que aunque se ha hecho un resumen de los aspectos más importantes de las mismas, siempre

86 queda información que no es posible incluir, por lo que es necesario consultar el documento original. También, como recurso de gran valor para comprender la base teórica de cómo los Manuales de Proyecto deben ser preparados y administrados a lo largo del ciclo de vida del proyecto, según la concepción del CSI, se recomienda adquirir la última edición del “Project Resource Manual” (CSI, 2005), el cual es el manual oficial de prácticas de esta institución. La mayor parte del presente trabajo se base en dicho libro, el cual desarrolla en forma mucho más avanzada el tema de la especificación. A continuación, se presenta en la Tabla 5.1 un resumen de los costos de cada uno de los documentos antes mencionados: Tabla 5.1: Resumen de costos de publicaciones del CSI. Texto MasterFormat 2004 (inglés) MasterFormat 2004 (español) PageFormat SectionFormat UniFormat Project Resource Manual

Costo miembros CSI (US $) 109 ---23 31 91 236

Costo no miembros CSI (US $) 159 ---33 44 140 295

Fuente: Disponible [10 de enero 2007] http:// www.csinet.org

Una vez adquiridos el MF y la demás bibliografía, el siguiente paso consiste en elegir a una persona que se especialice en las labores de especificación y elaboración de Manuales de Proyecto, es decir, a un especificador. Esto por cuanto esta es una tarea compleja que demanda la atención especializada de un miembro de la empresa con una serie de requisitos y características particulares. Después de designar al especificador, se debe crear una base de datos de materiales y proveedores organizados según el MF, lo que permitirá realizar las tareas de escogencia de materiales y presupuestación en forma mucho más ágil. Finalmente, se debe es crear un archivo de Secciones y Documentos que puedan ser utilizados como plantilla para la elaboración de Manuales de Proyecto, a los cuales se les denomina “especificaciones maestras”. Esto permite al especificador crear un Manual de Proyecto en muy poco tiempo, ya que en vez de redactar cada documento desde el principio, simplemente edita los existentes. A continuación se explica con mayor detalle cada una de las medidas antes mencionadas.

87 5.1 Elección del especificador: Perfil de la persona adecuada para el puesto El especificador es un integrante del equipo de diseño al que se le asigna la tarea de preparar el Manual de Proyecto. En empresas grandes, pueden haber una o varias personas dedicadas exclusivamente a esta labor, pero en firmas pequeñas la función puede ser ejercida por alguno de los arquitectos o ingenieros del proyecto. Entre las tareas que normalmente realiza el especificador están: coordinar la selección de materiales, equipos y sistemas constructivos acorde con los requerimientos del proyecto; coordinar entre los distintos diseñadores la elaboración de planos y especificaciones; redactar y editar la versión final del Manual de Proyecto; y coordinar el Manual de Proyecto con los planos. En el desarrollo de estas actividades, el especificador debe interactuar constantemente con diversas personas, por lo que la primera característica que debe poseer es la de ser hábil en comunicación verbal y escrita e inspirar credibilidad a los demás. Para esto debe ser capaz de producir oraciones precisas y párrafos bien construidos que sean claros, concisos y fácilmente entendibles para una amplia variedad de personas. También debe ser hábil para la investigación y la lectura, ya que requiere trabajar constantemente con voluminosas cantidades de información. Finalmente, debe tener amplio conocimiento de los productos, materiales y la industria de la construcción en general, así como las prácticas constructivas de campo, ya que la elaboración de una especificación implica indicar a otros cómo deben realizarse los trabajos correctamente. Adicionalmente, el especificador debe poseer o adquirir con el tiempo las siguientes habilidades: •

Ser observador y capaz de trabajar con información detallada.

•

Ser capaz de visualizar objetos tridimensionales.

•

Organizar sus pensamientos y conceptos en un planteamiento ordenado.

•

Ser capaz separar los elementos esenciales de un problema.

•

Ser objetivo e imparcial.

•

Escuchar y entender con precisión a las personas.

•

Trabajar con la gente y lograr tratos justos sin comprometer principios importantes.

•

Expresar ideas y conceptos en forma clara.

Una persona con los rasgos anteriores combinado con una formación profesional en arquitectura o ingeniería, tiene el perfil básico para el puesto. Sin embargo, debe ser

88 consciente de que eventualmente, su trabajo le va a exigir desarrollarse en aspectos adicionales como: •

Adquirir técnicas para desarrollar negociaciones, coordinación y arbitrajes exitosos.

•

Adquirir técnicas de administración y organización.

•

Desarrollar métodos efectivos y eficientes de investigación.

•

Conocer y comprender leyes, códigos y regulaciones relacionadas con la construcción y el diseño.

•

Instruirse en el tema de control y aseguramiento de la calidad.

5.2 Registro de materiales y proveedores Durante la fase de diseño, una de las tareas con mayor influencia en el costo y calidad final del proyecto, lo constituye la selección de productos, materiales y sistemas constructivos. Debido a que existen múltiples factores que deben considerarse para realizar estas decisiones, y a que la variedad de opciones disponibles en el mercado es muy amplia, lo ideal es utilizar el MF como sistema de organización para almacenar datos sobre los productos, de tal forma que al elaborar un Manual de Proyecto se facilite la búsqueda de información importante. Para esto, sería de gran ayuda que el especificador dispusiera de un archivo similar al catálogo First Source, expuesto en el Apartado 3.5 c. Sin embargo, como en Costa Rica por el momento no existe nada parecido, es necesario crear uno para uso interno de la empresa. Es posible que en un futuro cercano, cuando el MF cuente con mayor difusión en el mercado, este tipo de ayudas estén disponibles, pero por el momento solamente son proyectos y se debe partir del hecho de que no existen. En el disco compacto que acompaña este documento se incluye una hoja de Excel que puede ser utilizada como guía para organizar un archivo de información de primera necesidad para el especificador (Ver Figura 5.1). Este incluye algunos códigos y títulos de distintos niveles de la División 03, agrupados mediante menús desplegables para dar mayor facilidad en el manejo y ubicación de datos. Conforme se añade más información de esta y otras Divisiones, el usuario puede seguir la misma metodología de agrupación. En las primeras dos columnas tituladas “Código” y “Título”, se incluyen el código numérico y el respectivo título de la Sección donde se ubica el producto. En la columna “Nombre de Producto” se indica el nombre que tiene el mismo en el mercado, mientras que “Casa

89 Fabricante” y “Distribuidor” se utilizan para identificar quién lo produce y quién lo distribuye. Obsérvese que un mismo producto puede tener distintos distribuidores, por lo cual se pueden utilizar códigos de nivel cuatro o cinco con las iniciales del distribuidor para diferenciarlos. Posteriormente, en las columnas “Unidad de Venta” y “Costo Unitario” se almacenan estos datos que son de gran utilidad para elegir entre un producto u otro, o en la preparación de presupuestos. La siguientes tres columnas; “Ficha Técnica”, “Especificación” y “Archivo CAD”, son hipervínculos a documentos análogos a “Spec-Data”, “Manu-Spec” y “First Source CAD”, respectivamente. Finalmente, la columna “Fecha de Actualización”, es una herramienta de control para mantener actualizados los siempre cambiantes datos del mercado de la construcción. En esta se indica la fecha en que se modificó por última vez la información y a la par existe un indicador que da una señal de alerta cuando el tiempo desde la introducción de los datos es mayor a los 180 días. Adicionalmente, a cada uno de los espacios se les puede añadir comentarios para indicar información importante, como dirección y teléfono de la empresa distribuidora, descuentos aplicables al precio indicado y otros. Figura 5.1: Vista en pantalla del catálogo de productos propuesto.

90 Figura 5.1 (Continuación)

Fuente: El autor

5.2.1 Propuesta para la elaboración de un catálogo electrónico público Como se mencionó anteriormente, en la actualidad no se cuenta en Costa Rica con catálogos electrónicos de productos y proveedores de acceso público, que permitan facilitar las labores de selección y especificación de materiales. Al respecto, el Ing. Rafael Cañas Ruiz (comunicación personal, 12 febrero, 2007), mencionó que en la CCAI existe la idea de desarrollar un proyecto de este tipo, sin embargo por el momento la prioridad es la traducción, por lo que no se piensan realizar acciones concretas a corto plazo. Se estima que por lo menos se debe esperar un año posterior a la publicación del MF para que exista un plan de acción definido. Con el afán de colaborar con el proceso de implementación del MF a nivel nacional, se considera apropiado hacer algunas recomendaciones del enfoque que se le debería dar a dicho proyecto, para que el resultado sea un instrumento de utilidad a la mayor cantidad de personas relacionadas con la industria de la construcción. La mayoría de catálogos disponibles en Estados Unidos simplemente listan materiales y proveedores organizados según el MF. Adicionalmente, algunos presentan “links” a diversos

91 tipos de información que la empresa interesada en vender el producto pone a disposición. Sin embargo, se considera que muchas veces esta información no satisface las necesidades de los diseñadores, ya que los datos técnicos relevantes con base en los cuales estos realizan sus decisiones no se ponen a disposición o se mezclan con otra información irrelevante. Para elegir un producto, aparte del costo, normalmente los diseñadores deben centrar centran su atención en el cumplimiento de tres requisitos básicos: •

Requisitos Obligatorios. Son aquellos exigidos al material o producto y que se encuentran expresados en reglamentos técnicos, códigos, ordenanzas, decretos y otras resoluciones emitidas por las autoridades competentes del Gobierno y por lo cual son de carácter obligatorio.

•

Requisitos Normados. Son aquellos que se indican en las normas nacionales publicadas por INTECO, en relación al material o producto, pero que no tienen carácter obligatorio.

•

Requisitos Relevantes. Son aquellos contenidos en una normas y códigos de diseño internacionales, que gozan de amplio reconocimiento en el mercado (por ejemplo: ASTM, AASHTO y ACI), además de otras publicaciones de carácter técnico emitidos por organismos reconocidos en el sector construcción.

En Costa Rica, estos requerimientos no se encuentran ordenados para cada producto, por lo que es tarea del diseñador averiguar cuáles debe respetar obligatoriamente y cuáles son opcionales. Esto es sumamente complicado, en especial para los ingenieros y arquitectos con poca experiencia en el tema. Si los catálogos enfatizaran tales aspectos, sería mucho más fácil para el especificador hacer comparaciones con base en criterios meramente técnicos, y para los fabricantes y proveedores de productos de calidad superior sería una buena oportunidad para promocionarse. Esta carencia de información produce además que muchos materiales sean especificados de manera deficiente, por lo que fallan cuando son utilizados, debido a errores en la aplicación, instalación o manipulación. Las hojas técnicas contenidas en el catálogo First Source, que se considera de los mejores de su tipo, presentan estas deficiencias, por lo que no son el modelo idóneo a seguir. Lo ideal sería entonces modificarlas para que se ajusten mejor a la realidad nacional. En la investigación realizada, se encontró que en Chile, la Cámara Chilena de la Construcción (CChC), ha desarrollado un servicio denominado “Registro Técnico de Materiales”, el cual es un ejemplo a seguir para solucionar la problemática antes expuesta.

92 Este servicio consiste en una completa base de datos sobre materiales para construcción, que permite a los profesionales del área acceder a información estandarizada de los productos disponibles en el mercado. Estos informes se presentan en el formato de fichas técnicas, en el sitio Web http:// www.registrocdt.cl. Cada ficha entrega ordenadamente una descripción del producto, aplicaciones, información técnica y comercial, recomendaciones de manipulación e instalación, de acuerdo a los requisitos obligatorios vigentes. Estas fichas se organizan de acuerdo a un sistema de clasificación análogo al MF. Esta metodología de realizar fichas técnicas, combinada con la estructura general del catálogo First Source, se visualiza como la forma óptima para elaborar el catálogo de productos para construcción costarricense. Este se estructuraría de la siguiente manera: 1. Se clasifican los productos de acuerdo a la estructura de niveles y subniveles del MF, lo que permite ubicar cada ítem de manera similar a como se hace en First Source. 2. Una vez que se llega al nombre de un producto genérico (título MF), se despliegan una serie de opciones: a. Ficha de Referencia Técnica. Esta identifica las características del producto genérico y brinda información técnica general sobre el mismo. Además, se indican todas aquellas actividades en las cuales el producto es utilizado y los errores comunes que afectan la calidad del resultado final. Para cada una de esas actividades se precisan los requisitos técnicos que el material debe cumplir. Éstos se distinguen entre obligatorios (aquellos expresamente nombrados en algún cuerpo legal vigente), indispensables (aquellos que están normados o que existe consenso entre demandantes y oferentes de su importancia) y relevantes (aquellos en los cuales no hay normativa o que corresponden a productos de alto contenido innovativo). b. Ficha Específica de Producto. Para cada producto genérico se dispone a su vez de una serie de fichas que identifican a las marcas nacionales o extranjeras con las que este se comercializa en el país. Estas fichas deben hacer referencia al mismo tipo de información que se incluye en la Ficha de Referencia Técnica, para que el diseñador pueda realizar comparaciones más fácilmente. Además se puede incluir información técnica adicional, antecedentes de comercialización, garantías, costo y otros datos que se considere pertinentes, eso sí en un orden y formato estandarizado que permita la comparación de varios productos de marcas distintas. La información técnica de cada producto específico debería ser validada por

93 laboratorios reconocidos, con el fin de certificar la información suministrada por la empresa. c. Dentro de cada Ficha Específica, la empresa podrá incluir especificaciones y dibujos en formato CAD listos para descargar y ser utilizados por el usuario en el Manual de Proyecto y los planos. Además se puede incluir un vínculo a la página Web de cada empresa para facilitar la obtención de información adicional. Las Fichas de Referencia Técnica deberían ser elaboradas mediante consenso, tomando en cuenta la participación de las empresas del sector (constructoras, diseñadoras, productores y proveedores), así como de los laboratorios de certificación de materiales como el LANAMME y el organismo normalizador nacional (INTECO). Inclusive las universidades pueden ser de gran ayuda en el proceso, al tener la posibilidad de aportar estudiantes para que en sus proyectos de graduación o práctica profesional colaboren con la elaboración de las fichas. En la Figura 5.2 se presenta el aspecto que estas tienen en el catálogo chileno: Figura 5.2: Ejemplo de Ficha de Referencia Técnica.

94 Figura 5.2 (Continuación)

95 Figura 5.2 (Continuación)

Fuente: Disponible [13 de febrero 2007] http:// www.registrocdt.cl

Por su parte, las Fichas Específicas serían elaboradas por cada empresa, con base en un formato estándar, para que exista homogeneidad entre ellas. Se podría utilizar un estilo similar al de las hojas “Spec-Data”, o el sistema chileno. Lo importante es que para cada producto que se comercializa, se haga referencia a la misma información técnica que se indica en la Ficha de Referencia Técnica del producto genérico (ver Figura 5.3).

96 Figura 5.3: Ejemplo de Ficha Específica

97 Figura 5.3: (Continuación)

98 Figura 5.3: (Continuación)

99 Figura 5.3: (Continuación)

100 Figura 5.3: (Continuación)

101 Figura 5.3: (Continuación)

Fuente: Disponible [13 de febrero 2007] http:// www.registrocdt.cl

Dentro de las ventajas que un sistema así traería a los diseñadores están: •

Otorga información completa, confiable, clasificada y estandarizada para cada uno de los productos registrados.

•

Toda la información se encuentra en Internet, disponible las 24 horas, los 365 días del año, accesible desde cualquier parte del mundo.

102 •

La información presentada en cada ficha se puede imprimir y se complementa con material fotográfico, instructivos, manuales y catálogos, entre otros.

•

Cada ficha entrega vínculos a los sitios Web de las empresas proveedoras.

•

Se dispone de referencias técnicas para numerosos productos, donde se indican los requisitos obligatorios, normados y relevantes que se solicitan a cada material en particular.

•

La información suministrada se actualiza constantemente, según las modificaciones que experimentan los productos y la industria de la construcción.

Por su parte, el proveedor obtiene también múltiples beneficios al publicar sus productos en el catálogo, entre los que destacan: •

La

información

publicada

para

sus

productos

estará

disponible

en

línea

constantemente y puede ser vista desde cualquier parte del mundo por visitantes con intención de compra. •

Actualización constante, rápida, segura y confiable de la información de sus fichas.

•

Al mismo tiempo, una ficha específica puede contener información comercial, convirtiéndola en un poderoso medio de marketing.

•

Clara ventaja competitiva de sus productos si estos superan en calidad a los de la competencia. Actualmente es muy difícil comparar los productos con base en criterios técnicos, por lo que no se reconoce el esfuerzo de las empresas responsables para brindar productos superiores, sino que por lo general la variable costo es la única en ser analizada.

Todos estos beneficios atraerían a numerosas empresas, que gustosamente pagarían por incluir sus productos y publicidad en el catálogo. Estos fondos bastarían para financiar el proyecto y hacer que el acceso al sitio sea gratuito para los usuarios. 5.3 Especificaciones maestras En Costa Rica, este concepto expuesto en el Apartado 3.5a, no es nuevo, puesto que las empresas de diseño normalmente archivan las especificaciones técnicas y los documentos para licitación de proyectos anteriores para reutilizarlos. Sin embargo, debido a que los mismos no se rigen por ningún estándar, su edición no es fácil y con frecuencia contienen errores.

103 Sin duda alguna, la tarea más importante del especificador en el proceso previo a la implementación de MF consiste en crear un archivo de especificaciones maestras con las cuales pueda elaborar los Manuales de Proyecto en poco tiempo. En Estados Unidos y Canadá, las empresas de diseño normalmente conforman sus archivos de dos maneras: adquiriendo especificaciones comerciales (SpecText, MasterSpec y otras similares), o elaborándolas con base en la información disponible. Para el caso de una empresa costarricense, se considera que la segunda opción es la más adecuada, ya que es la más económica y requiere de un esfuerzo similar por parte del especificador. Esta afirmación se basa en el hecho de que las especificaciones comerciales no pueden ser utilizadas directamente, sino que es necesario traducirlas y adaptarlas, lo que exige un trabajo equivalente al de hacerlas nuevas. A continuación se explica el procedimiento para elaborar las Secciones (Divisiones 01-49) y Documentos (División 00) por separado, ya que como se explicó con anterioridad, estos son completamente diferentes, por lo que no es recomendable mezclarlos. 5.3.1 Elaboración de Secciones Para elaborar las nuevas Secciones, el especificador debe utilizar como base el archivo de especificaciones técnicas originales de la empresa, ya que estas contienen gran parte de la información que debe ser desarrollada, solamente que ubicada

en orden distinto. Estas

deben complementarse con una colección de especificaciones maestras gratuitas, como las del UFGS o ARCAT, explicadas en el Apartado 3.5. Estas servirán de guía para organizar cada Sección, en especial si nunca se ha tenido contacto con especificaciones preparadas de acuerdo al formato del CSI. Adicionalmente, se deben recolectar catálogos y datos técnicos de los productos que se van a especificar, para ampliar la información de los documentos originales. Debido a que sería muy difícil, además de innecesario desarrollar todas las Secciones del MF en las nuevas especificaciones maestras, se recomienda empezar con las que serán requeridas con más frecuencia. Para esto debe crearse una lista utilizando como guía las especificaciones originales, ya que permiten identificar los productos de uso común en los proyectos que realiza la empresa. Sin embargo, como normalmente las especificaciones utilizadas en Costa Rica son organizadas mediante títulos que combinan materiales, resultados de trabajo y elementos de la edificación, es necesario traducirlas a títulos de Secciones MF. Para esto se pueden seguir los siguientes pasos:

104 •

En el listado de títulos originales, se marcan los que corresponden directamente a una Sección del MF. Por lo general, estas son todas aquellas que especifican materiales o procedimientos de preparación e instalación. Por ejemplo, el contenido de un título como “Puertas y Ventanas”, incluido en

un capítulo llamado

“Acabados

arquitectónicos” puede ser reubicado directamente en la División 08 (Aperturas). •

Si el contenido de un título de la especificación original se puede descomponer en varias Secciones, entonces se debe hacer un listado de estas. Por ejemplo, el título “Pisos”, donde se entremezclan aspectos como el tipo y compactación de la sub-base, las características del concreto para el contrapiso y las características de la cerámica, puede ser descompuesto en las Secciones “31 23 23-Rellenos”, “03 30 00-Concreto colado en sitio” y “09 30 00-Embaldosado”.

•

Cuando se ha finalizado de “traducir” las especificaciones originales, se procede a crear un listado preliminar de Secciones requeridas.

Se recomienda utilizar los títulos y números de nivel 2 como lista de verificación para revisar que la lista creada esté completa, esto porque la cantidad de Secciones es más manejable que si se utiliza todo el MF. Sin embargo, se debe tener en cuenta que las especificaciones maestras pueden contener cualquier combinación de Secciones de los niveles 2 y 3. Algunas sugerencias que se pueden seguir para determinar el nivel de detalle son: •

Una sola Sección puede abarcar el alcance de una División completa. Por ejemplo, en proyectos pequeños, el título “Concreto” de la División 03 puede ser suficiente para especificar los requerimientos para este material.

•

Subdividir una Sección en varias de niveles de detalle mayor puede facilitar el manejo de la información.

•

En algunos casos es útil preparar una Sección nivel 2 y otra de nivel 3 para el mismo ítem, ya que la de nivel 2 puede ser utilizada para proyectos menos complejos, mientras que la de nivel 3 se puede usar para especificar requisitos más detallados.

Una vez que se cuenta con la lista definitiva de Secciones, se debe definir el formato general del texto, para lo cual se utiliza el PF y el SF. Después se prepara una plantilla con la que se elaborarán todas las nuevas especificaciones, la cual deberá contener los títulos de artículos y párrafos usados con mayor frecuencia, para así facilitar el uso de lenguaje consistente a lo largo de todo el Manual de Proyecto. Con todo lo anterior listo, se procede finalmente a desarrollar cada una de las Secciones incluidas en la lista, para lo que se siguen los siguientes pasos:

105 •

Se organiza y clasifica toda la información disponible sobre el ítem a especificar. Entre esta información se encuentran catálogos, datos técnicos, especificaciones gratuitas y las especificaciones originales de la empresa.

•

Se determinan los aspectos que se deben desarrollar en cada Sección, los cuales dependen del tipo y tamaño de los proyectos que se realizan con más regularidad. La idea es que una especificación maestra sea de carácter general, para así poderla aplicar a la mayoría de casos.

•

Se debe confirmar que la información que se va a incluir en la Sección es correcta y manejable. Si la información es muy compleja o el alcance muy amplio, se debe considerar subdividirla en varias de menor alcance. De manera inversa, si se tienen muchas Secciones con muy poca información, se podrían integrar en una sola con mayor alcance.

•

Se ubica la información en la Sección de acuerdo con las tres Partes del SF. Es importante

tener

presente

que

una

especificación

maestra

preparada

adecuadamente debe ser fácil de leer y editar. Para realizar una redacción adecuada se recomienda seguir los principios y procedimientos que se explican en el Apartado 6.4.2. •

Cuando se dejen varias opciones para ser editadas posteriormente, estas deben quedar ordenadas en una secuencia lógica que permita identificarlas y modificarlas en el menor tiempo posible.

•

Se deben incluir notas e instrucciones para asistir a las personas que editan la Sección. Este tipo de información debe ser claramente identificada y separada para que no se confunda con el resto del texto. En general las notas se incluyen para: o

Dar un breve resumen del contenido de cierto apartado.

o

Llamar la atención al especificador sobre aspectos importantes a tomar en cuenta.

Este procedimiento se repite para cada una de las Secciones de la lista y cuando se terminan se hace un índice para controlar las que hay disponibles y la fecha en que fueron creadas. Se debe notar que aquí se ha descrito una metodología para crear un conjunto de especificaciones maestras básico, con el cual se pueden realizar los Manuales de Proyecto de la empresa de manera ágil. Sin embargo, lo ideal es que este archivo crezca conforme se realizan proyectos que demanden la especificación de nuevos productos y procedimientos.

106 5.3.2 Elaboración de Documentos Según se indicó en el Apartado 3.3.1, el contenido de la División 00 consiste simplemente de documentos legales utilizados en el proceso de procuraduría y a los que se les asigna un título y código MF, pero que en su contenido no se rigen por el PF ni el SF. El equivalente de esta División en el argot costarricense de la construcción sería el pliego de condiciones técnicas y legales incluido en un cartel de licitación. Es importante dejar claro la terminología aquí utilizada, ya que algunas personas podrían confundir el “cartel de licitación” con el “pliego de condiciones”. Según se explicó en el Apartado 2.2, se entiende por “cartel” como una unidad compuesta de tres partes: el pliego de condiciones técnicas y legales para licitación, los planos y las especificaciones técnicas. Por lo tanto la diferencia es muy clara. Normalmente, un pliego de condiciones se compone de las siguientes secciones, aunque no están limitadas a ellas: (Fernández, 2004) •

•

•

Condiciones Generales o

Requisitos que deben cumplir los oferentes

o

Información a los interesados

o

Trámite de permisos y responsabilidad profesional

o

Referencias

Condiciones Específicas o

Descripción de los trabajos a realizar

o

Fórmula de la oferta

o

Información general

o

Documentos a presentar

o

Definiciones de términos

Presentación de las ofertas o

Plazo para terminar la obra

o

Programa de trabajo

o

Garantía de participación

o

Garantía de cumplimiento

o

Apertura de las ofertas

o

Derechos del Propietario

o

Resolución de contrato

o

Calificación de las ofertas

107 •

•

Responsabilidades y obligaciones del adjudicatario o

Dirección técnica de la obra

o

Uso del cuaderno de bitácora

o

Servicios temporales y definitivos de agua y luz

o

Pruebas de laboratorio

o

Subcontratos

o

Forma de pago

o

Uso de la propiedad

o

Construcción de la oficinas temporales y bodegas para los materiales

o

Sanciones económicas y bonificaciones

o

Extras, reducciones y modificaciones

o

Fiscalización y supervisión de la obra

o

Arbitraje

o

Materiales de importación

o

Reajustes de precios

o

Aceptación de la obra

o

Corrección de los trabajos después del pago final

Anexos o Adendas

Debido a la similitud entre las metodologías utilizadas en Estados Unidos y Costa Rica para realizar licitaciones, por lo general las partes o secciones en las que se divide un pliego se designan con títulos similares o idénticos a los que se incluyen en las Divisiones 00 y 01. Por esta razón, se considera factible elaborar los nuevos Documentos utilizando como base el pliego de condiciones para licitación original de la empresa. El procedimiento a seguir es muy sencillo y se asemeja al explicado anteriormente para elaborar las Secciones. Primero se debe revisar el pliego e identificar las partes que pueden ser reutilizadas. La mayoría de las veces, es posible simplemente asignar un código a capítulos o secciones completas, ya que su contenido y función coincide plenamente con el de algún Documento de la División 00. Posteriormente, se deben identificar aquellas partes cuyo contenido se puede descomponer en varios Documentos para reorganizarlas. Se debe tener especial cuidado en separar las secciones que pertenecen a la División 01, como por ejemplo “Materiales de importación” y “Pruebas de laboratorio”, y no dejarlos como parte de algún Documento. Cuando se deba reescribir un Documento completo, se recomienda utilizar como guía los machotes que algunas organizaciones profesionales comercializan en Estados Unidos. Una

108 de las más reconocidas es el American Institute of Architects (AIA), la cual tiene a disposición más de 80. Estos pueden ser adquiridos en el sitio Web: http://www.aia.org, y tienen la ventaja de que al ser genéricos podrían traducirse y utilizarse en Costa Rica, previa revisión de un abogado. Una vez que los Documentos están terminados, se debe buscar la asesoría de un especialista en materia legal, para que revise el trabajo realizado y haga las correcciones pertinentes. En el Anexo 3 se pueden observar algunos ejemplos de Documentos que pueden formar parte de un archivo de especificaciones maestras. 5.3.3 Actualización de especificaciones maestras Se debe tener claro que la elaboración de las especificaciones maestras no termina con su archivado, ya que es necesario actualizarlas periódicamente. El objetivo de esto es que cada Sección y Documento se mantenga al día con los cambios constantes que se dan en la construcción. Para realizar esta tarea no es necesario ningún procedimiento complicado, simplemente es cuestión de controlar las fechas en que se creó o modificó el texto y mantener una rutina de revisión constante. Una vez que se detecta una Sección o Documento muy antiguo, se debe seguir el siguiente proceso de revisión: •

Realizar una revisión total del texto e identificar de aspectos que pueden causar problemas en futuros proyectos.

•

Cambiar el texto y las referencias para reflejar los estándares vigentes.

•

Revisar las listas de opciones editables para determinar si es necesario añadir o eliminar alternativas.

•

Revisar si los productos y marcas específicas a los que se hace referencia en el texto siguen vigentes en el mercado.

•

Eliminar errores ortográficos y de redacción.

•

Actualizar la terminología utilizada para reflejar las últimas tendencias y tecnologías del mercado.

•

Revisar y corregir el texto que haya provocado problemas en proyectos anteriores (aplicación de lecciones aprendidas).

109

Capítulo VI: Pasos para elaborar un Manual de Proyecto De la misma manera en que un buen dibujante sistemáticamente separa en capas los dibujos complejos para producir un plano ordenado y de fácil lectura, un especificador debe tener una rutina para adquirir, organizar y utilizar la información necesaria para la preparación de especificaciones consistentes y claras. En este Capítulo se describe una metodología desarrollada por el autor para elaborar un Manual de Proyecto en varias etapas. Tal procedimiento supone que las medidas previas a la implementación descritas en el Capítulo anterior ya han sido llevadas a cabo y pretende servir de guía, principalmente a los diseñadores con poca experiencia, de los pasos que se deben seguir en una labor que puede llegar a ser extremadamente complicada, especialmente en los proyectos grandes o complejos. La estrategia aquí expuesta corresponde a una visión particular, y no pretende restringir la imaginación de algún especificador para variar el procedimiento y adaptarlo a sus necesidades específicas. Es probable que en los próximos años, conforme el MF gane aceptación y se desarrollen recursos tecnológicos que faciliten su aplicación, el procedimiento deba ser revisado y actualizado. 6.1 Generalidades La peor de las prácticas para elaborar especificaciones, pero desgraciadamente la más común en nuestro país, consiste en dar al especificador, cuando el diseño está terminado, un juego de planos para que prepare el respectivo complemento escrito, o peor aún, que cada uno de los diseñadores subcontratados por la empresa consultora (estructural, eléctrico, mecánico y otros) entregue al final del proceso, sus planos y especificaciones para que sean integrados en un solo juego de documentos. Esta práctica dificulta y hasta omite la comunicación entre los diseñadores y pone en segundo plano la verdadera función del especificador, quien en vez de simplemente “cortar y pegar” el texto escrito por otros, debe coordinar la selección de productos y asegurar que al final las especificaciones sean de calidad. De acuerdo con las prácticas promovidas por el CSI (2005), un planteamiento sistemático para elaborar Manuales de Proyecto, debe contemplar la participación del especificador desde las etapas tempranas del diseño y avanzar en forma paralela hasta la conclusión del

110 mismo. Esto permite que las decisiones tomadas por los distintos diseñadores sean implementadas tanto en planos como en especificaciones, de manera simultánea, produciendo al final del proceso documentos completos y coordinados. Debido a que el especificador es un integrante más de la empresa consultora, su trabajo debe ser analizado como parte del servicio de consultoría que esta brinda al dueño del proyecto. Por este motivo, el procedimiento aquí descrito se basa en la normativa que rige la prestación de servicios de consultoría de ingeniería y arquitectura en Costa Rica, es decir, el “Reglamento para la Contratación de Servicios de Consultoría en Ingeniería y Arquitectura” (CFIA, 1988 a) y el “Arancel de Servicios de Consultoría para Edificaciones” (CFIA, 1988 b), denominados de aquí en adelante como “el Reglamento” y “el Arancel”, respectivamente. Según esta legislación, desde el punto de vista del consultor, un proyecto se define como “el conjunto de servicios que presta un profesional o empresa consultora para llevar a cabo todas las fases de una obra, desde su concepción hasta la etapa final” (CFIA, 1988a, capítulo III, artículo 17). Para esto se divide el proyecto en dos fases, cada una de las cuales se subdivide a su vez en una serie de servicios tarifables, los cuales son remunerados con base en un monto mínimo. (Ver Tabla 6.1) Tabla 6.1: Listado de servicios profesionales de consultoría. Fase (1) Planos y Documentos

(2) Control y Ejecución

Servicios Estudios preliminares Anteproyecto Planos de construcción y especificaciones técnicas Presupuesto Asesoría para licitación y adjudicación Inspección Dirección técnica Administración Otros servicios

Tarifa mínima 0.5 % 1.00 o 1.5 % 4.00 % 0.5 % 0.5 % 3.00 % 5.00 % 12.00%

Fuente: Contrato de servicios profesionales para consultoría (CFIA, sin fecha)

En un contrato de consultoría, se debe indicar cuáles de los servicios contenidos en la tabla anterior se van a realizar. El caso más general comprendería todos los servicios de la etapa 1 más uno de la etapa 2. Esto porque la inspección, dirección técnica y administración son servicios mutuamente excluyentes, es decir, si se contrata uno de ellos, no se contrata ninguno de los dos restantes.

111 Cualquiera que sea la combinación de servicios estipulada en el contrato, el primer paso al iniciar con el proyecto, consiste en una o varias reuniones para que el cliente explique al consultor lo que desea. Básicamente se discuten dos cosas: •

Se define el programa de necesidades.

•

El dueño provee al consultor con la mayor cantidad de información necesaria para llevar a cabo el proyecto.

El programa de necesidades, consiste en un resumen que realiza el diseñador de los requerimientos específicos del cliente. Este es, en cierto sentido, el anteproyecto del anteproyecto. Sin éste, el diseñador estaría avanzando con tropiezos entre millones de posibilidades, sin un punto de comienzo y ninguna guía para el diseño. Algunas veces el cliente y sus asesores tienen muy claro sus peticiones, sin embargo, en otras ocasiones conocen poco o nada sobre construcción y diseño, lo que dificulta enormemente el intercambio de información con el consultor, ya que no saben claramente qué pedir o cómo pedirlo. En este caso, si el consultor no tiene la experiencia y pericia necesarias para hacer las preguntas correctas, es propenso a dejar de lado información importante, e inicia el trabajo con una idea distinta a la que su cliente le quiso indicar. Posteriormente, esto es causa de que el diseño sea rechazado y deba corregirse, produciendo sobrecostos innecesarios a ambas partes. La mejor forma de elaborar el programa de necesidades es mediante el instrumento descrito en el Apartado 3.6.2, denominado “Descripción Preliminar del Proyecto”. Posterior a la definición del programa de necesidades, es responsabilidad del cliente brindar toda la información adicional que necesite el consultor. Esto implica entregar estudios básicos (si existen), indicar aproximadamente el presupuesto con el que cuenta, o entregar planos y especificaciones de obras existentes (en caso de remodelaciones). Para compartir toda esta información es posible que se necesite mucho más que una reunión, sin embargo, lo importante es que el consultor tenga lo más claro posible el trabajo que debe realizar y cuente con la cooperación de su cliente. Suponiendo que se ha contratado el servicio de consultoría completo, cuando el diseñador tiene en sus manos toda la información del proyecto, procede a iniciar su trabajo, el cual se desarrolla en las etapas indicadas en la Tabla 6.1. Es importante tener presente que la relación cliente-consultor no debe darse únicamente al inicio y al final del diseño. La comunicación entre ambas partes debe ser vista como una necesidad, ya que muchas veces, la insatisfacción con el trabajo final se debe a que el consultor tomó decisiones

112 importantes sin considerar la opinión de su cliente, por lo que al final se obtienen resultados distintos a lo esperado. Para prevenir esta situación, se recomienda que, adicionalmente al contrato de consultoría, ambas partes lleguen a un acuerdo verbal o escrito, donde se comprometan a comunicarse periódicamente durante el tiempo que tarde el diseño, con el fin de conocer sobre los avances del proyecto y realizar aclaraciones y modificaciones al mismo. Esto puede hacerse mediante el establecimiento de varias reuniones de avance, en las cuales el dueño es informado sobre el estado del proyecto y con base en esto se hacen los adelantos de pago por el servicio de consultoría, de manera similar a como funciona la construcción de una obra. Como sugerencia, se pueden establecer reportes de avance al 25%, 50%, 75%, 90% y 100%, los cuales el cliente firma para hacer constar su conformidad con el trabajo. Este tipo de prácticas previas al inicio de cualquier diseño son recomendables para ambas partes y previenen disputas y malentendidos. Inclusive, aunque no se definen expresamente en la reglamentación nacional, están implícitas en el Reglamento (CFIA, 1988a, artículo 11, inciso A), donde son definidas como responsabilidades del cliente las siguientes: a. Establecer al consultor con claridad el alcance del trabajo. b. Precisar qué espera del trabajo solicitado. c. Proveer al consultor la mayor cantidad de información necesaria para llevar a cabo el estudio requerido. d. No entorpecer ni coaccionar la labor del consultor por razones ajenas al interés del proyecto e. No variar las indicaciones dadas o aceptadas por él, que forman la base del trabajo que desarrolla el profesional. f. Mantener la necesaria comunicación con el consultor en el transcurso del desarrollo del trabajo. Habiendo establecido las normas básicas que cualquier empresa de diseño debe seguir antes de dar inicio con un proyecto, se explican a continuación los alcances generales que tiene cada etapa del servicio de consultoría para la empresa, así como las labores específicas que debe desarrollar el especificador en la elaboración del Manual de Proyecto.

113 6.2 Estudios preliminares Estos deben anteceder a la realización de todo proyecto, y su función es la de identificar los requisitos que este debe satisfacer, así como los recursos disponibles para realizarlo. Además permiten definir y coordinar la realización de los estudios básicos necesarios, en caso de que no existan. En su realización, los estudios preliminares deben contemplar la recopilación y análisis de la información disponible, de las condiciones establecidas por los reglamentos y normas vigentes, y las consultas ante las instituciones del Estado vinculadas con el proyecto, entre otras actividades. La primera responsabilidad del especificador en esta etapa, consiste en participar de la reunión de coordinación con el dueño, para dirigir la preparación del programa de necesidades utilizando como metodología la Descripción Preliminar de Proyecto (PPD), expuesto en el Apartado 3.6.2. Posteriormente, en conjunto con los demás diseñadores debe darse a la tarea de ampliar la PPD con el resultado de los estudios. Cuando la etapa finaliza, la PPD debe contener todos los requerimientos que el anteproyecto debe cumplir. Estos se pueden dividir en: •

Requerimientos regulatorios.

•

Requerimientos del propietario.

A continuación se explica cada uno de ellos para dar una idea más clara de la información específica que debe investigarse durante el desarrollo de los estudios preliminares. 6.2.1 Requerimientos regulatorios Los requerimientos regulatorios corresponden a todas las leyes, reglamentos, normas, códigos y disposiciones específicas del Estado y sus instituciones que afecten el diseño del proyecto. Es obligación del consultor revisar toda la legislación que pueda afectar el proyecto y garantizar que este no será rechazado cuando se soliciten los permisos de construcción por incumplimiento de aspectos propios del diseño. Según lo indica el Arancel (CFIA, 1988b, artículo 4, inciso CH, párrafo b), “los planos de construcción deberán de estar en un todo de acuerdo con los reglamentos vigentes de construcción, tanto de las municipalidades como de otras instituciones que regulan los diferentes servicios públicos”. En esta cita se hace referencia únicamente a los planos, pero como para la legislación, las especificaciones son parte de los planos y del diseño final, esto aplica para ambos documentos.

114 Durante el desarrollo del diseño, ninguna institución controla si el consultor se apega o no a lo que dicta la regulación vigente, ya que esto se revisa cuando se solicitan los permisos de construcción. Aunque la municipalidad de la zona donde se ubica el proyecto es la que tiene la potestad de otorgar tales permisos, la revisión de los requisitos técnicos se hace a través de los visados que deben otorgar otras instituciones del Estado. La municipalidad revisa que los planos constructivos estén visados, lo que a su vez implica que el diseño cumple con los requisitos. Entre las instituciones más comunes que deben otorgar visados o cuyas disposiciones afectan directamente el diseño de los proyectos se encuentran: Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos (CFIA), Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo (INVU), Acueductos y Alcantarillados (AyA), Instituto Nacional de Seguros (INS), Secretaría Técnica Nacional Ambiental (SETENA) y el Ministerio de Salud. Se recomienda que antes de empezar un diseño o a preparar una especificación, el profesional investigue sobre los requisitos puntuales que cada una de estas instituciones revisa. En años anteriores, esto era una tarea bastante difícil, ya que los requisitos no estaban bien definidos, se traslapaban entre una institución y otra o no se publicaban. Actualmente, se han realizado esfuerzos importantes en busca de facilitar el proceso tramitológico de los proyectos, especialmente a partir de la aplicación de la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, Nº 8220 del 04 de marzo del 2002, la cual debe servir de referencia al diseñador en caso de enfrentar los conflictos antes mencionados. Adicionalmente a esta Ley, se han publicado guías con el fin de instruir al diseñador y al dueño del proyecto en los procesos de diseño, tramitación de permisos y construcción. Las más importantes se encuentran en Internet en los siguientes sitios Web: •

http://www.tramites.go.cr. Este sitio, creado por el Ministerio de Economía Industria y Comercio (MEIC) contiene el Manual del Inversionista, que consiste en un manual oficial de los trámites comunes y básicos para la instalación formal de empresas de todo tipo en Costa Rica. Entre los diversos temas que trata, con relación al diseño y construcción se incluyen capítulos con los siguientes temas: Estudio de Prediseño, Evaluación Ambiental ante la SETENA y Visado de Planos y Permisos de Construcción.

•

http://www.tramitesconstruccion.go.cr. El Gobierno, en su preocupación por hacer su gestión más transparente y eficiente, ha

creado este sitio para promover la

simplificación de los trámites y procedimientos dentro de la Administración Pública, esto

115 con el fin de lograr una racionalización y un mejor aprovechamiento de los recursos públicos, una disminución del papeleo, requisitos innecesarios y de los tiempos de espera del administrado. En este portal se puede acceder a los mapas digitales con información sobre zonas de protección, zonas de riesgo, carreteras nacionales, acueductos, oleoductos, alcantarillados, entre otros, para que los desarrolladores de proyectos, profesionales y ciudadanos en general dispongan de información sobre las posibles restricciones a la propiedad y sean tomados en cuenta para el diseño y cumplimiento de la legislación. También contiene información para los involucrados en la tramitología de proyectos de infraestructura tales como hojas cartográficas, flujogramas de proceso de visado y otros sitios de interés. Dentro de las instituciones con ingerencia en los proyectos, el caso de la SETENA merece especial atención. Este es un órgano de desconcentración máxima del Ministerio del Ambiente y Energía (MINAE), cuyo propósito fundamental es el de velar por la armonía de los procesos productivos con el ambiente. Para cumplir con dichos objetivos, esta institución realiza un proceso denominado “evaluación ambiental”, destinado a determinar la viabilidad o licencia ambiental del proyecto. La obtención de este requisito es obligatoria para todos los proyectos, según lo determinó la Sala Constitucional (Voto 1212-02). Por lo general, este procedimiento es el trámite que consume más tiempo al solicitar los permisos de construcción, con periodos que abarcan desde meses, hasta años, dependiendo del tipo de proyecto. Sin embargo, el procedimiento puede (y está diseñado para) realizarse desde las fases tempranas del diseño, en forma paralela con este. Por lo cual, si se realiza de esta manera, al momento de solicitar los permisos de construcción, puede haber concluido o estar muy avanzado. Las evaluaciones de impacto ambiental pretenden determinar cuál es el impacto potencial que generará un proyecto en el ambiente y así prever medidas para prevenirlo, mitigarlo o compensarlo. Por lo tanto la integración de este proceso con el diseño de la obra, es la forma más eficiente de tomar medidas para asegurar la obtención de la licencia ambiental. Por ejemplo, se puede diseñar un hotel con capacidad para 200 personas para ser localizado en una zona con un ecosistema frágil sin tomar en cuenta a la SETENA. Una vez que se cuenta con planos y especificaciones, se procede a obtener los permisos de construcción y se realiza la evaluación ambiental. Es probable que se obtengan todos los visados, pero que no se otorgue la licencia ambiental si se determina que el proyecto impactará la zona profundamente. En consecuencia, este no se construye y se pierde toda

116 la inversión hecha hasta ese momento. Si se hubiese iniciado la evaluación ambiental desde la fase del anteproyecto, es posible haber determinado tempranamente la no viabilidad del proyecto según su concepción original, pero con la posibilidad de modificar el diseño para hacerlo menos impactante. Una vez realizadas las modificaciones recomendadas por la SETENA, se hubiese asegurado la obtención de la licencia ambiental, e inclusive esta podría haber sido otorgado antes de iniciar con la construcción, lo cual es una gran ventaja. Normalmente, las recomendaciones de la SETENA afectan el diseño original de un proyecto en aspectos tales como: •

Tamaño y número de las estructuras a construir.

•

Niveles de ocupación.

•

Ubicación de las nuevas instalaciones y estructuras relacionadas.

•

Porcentaje de áreas verdes.

•

Dispositivos de protección ambiental tales como: filtros, aislamiento acústico, control de los contaminantes en las emisiones, plantas de tratamiento de agua residual, lagunas de retención y otros.

Aparte de la SETENA y los demás requisitos para obtener los visados obligatorios (CFIA, INVU y Ministerio de Salud), existen requerimientos adicionales que los diseñadores deben observar con especial atención, ya que han ganado cada vez más importancia en Costa Rica. Algunos son bastante nuevos, mientras que otros ya estaban presentes de alguna forma en la legislación. Entre los más importantes están: •

Requisitos de seguridad contra incendio y protección a la vida de los ocupantes. Los dispositivos para protección contra incendios, terremotos, inundaciones, huracanes y otras emergencias son cada vez más comunes entre instituciones como el INS y las entidades financieras, con el fin de asegurar su inversión. Un ejemplo de esto es que durante el año 2006, se adoptó a nivel nacional el código estadounidense para protección contra incendios, publicado por la National Fire Protection Agency (NFPA).

•

Requisitos de salud y seguridad ocupacional. Aunque la seguridad y salud ocupacional es un tema que está regulado por distintas leyes y reglamentos como la Ley de Construcciones, el Reglamento de Seguridad en Construcciones y el Reglamento General de Riesgos de Trabajo, tradicionalmente se ha dejado de lado en el diseño y la construcción. Sin embargo, en los últimos años ha adquirido relevancia debido al interés de muchas empresas constructoras de obtener certificaciones de calidad, y como resultado de una mayor conciencia en el sector.

117 A pesar de que es una práctica poco difundida en Costa Rica, la incorporación de requisitos de seguridad ocupacional en las especificaciones técnicas obliga a las empresas constructoras a tomar medidas, lo cual promueve el cumplimiento de la Ley y protege a los trabajadores. Por este motivo es importante que los especificadores se instruyan en el tema. •

Requisitos

de

accesibilidad

a

personas

discapacitadas.

Estos

están

dados

específicamente por la Ley 7600, la cual exige que todos los edificios públicos deben ser accesibles para personas con discapacidad. Por lo tanto, es importante que los diseñadores revisen e incorporen estos requerimientos. 6.2.2 Requerimientos del Propietario Estos consisten en las peticiones específicas dadas por el dueño, de lo que debe ser el proyecto y se determinan inicialmente mediante la elaboración de un programa

de

necesidades, el cual es ampliado conforme el diseño avanza a la fase de anteproyecto. Es común que una vez que el dueño tiene la primera versión del proyecto, añada más requisitos o cambie su idea original. Por lo tanto, durante toda la etapa de diseño debe darse una adecuada comunicación entre el propietario y los diseñadores para facilitar la inclusión de las nuevas ideas. Entre los principales requerimientos del propietario se encuentran los siguientes: a. Requerimientos de funcionalidad Estos

se

relacionan

con

la

función

que

el

proyecto

debe

desempeñar

independientemente de las soluciones ideadas por el diseñador. Se debe tener en mente que, ante todo, el edificio debe satisfacer una necesidad de su dueño, y no se debe permitir que otras consideraciones opaquen la razón de ser original del mismo. Por ejemplo, si un inversionista indica que desea una torre de condominios con espacio para cien familias, y cuenta con un determinado terreno y presupuesto, el arquitecto no puede dar prioridad a sus preferencias y diseñar un edificio con espacio para setenta familias pero que a su gusto es “más bonito”. b. Requerimientos de diseño sostenible Estos se relacionan con la preservación del medio ambiente, el cual se ha convertido un tema de suma importancia en las políticas de desarrollo tanto públicas como privadas. Una forma de enfrentar el altísimo impacto que tiene la construcción sobre nuestro hábitat lo constituye la construcción sostenible, conocida como “Green Building”.

118 La construcción sostenible se inicia con el diseño sostenible, en el cual la toma de decisiones en cuanto a los materiales, sistemas y subsistemas del edificio se basan en la extrapolación del impacto ambiental que cada uno va a generar. El diseño del edificio como un todo debe enfocarse en la conservación de energía y el manejo de desperdicios durante su ciclo de vida, especialmente en las etapas de construcción y funcionamiento. c. Requerimientos estéticos Normalmente, la atención de los ingenieros que participan en el diseño se enfoca a cumplir con las necesidades técnicas y el presupuesto del propietario. Sin embargo, los requisitos estéticos pueden jugar un papel muy importante, dependiendo del tipo de proyecto. Algunos de estos requerimientos son esbozados por el cliente durante la concepción del proyecto, pero conforme el propietario tiene acceso a los avances de diseño, estas características se definen de una forma más específica. Interpretar correctamente lo que quiere el propietario es uno de los mayores retos del diseñador. Este debe tener presente que para cumplir tal responsabilidad se deben realizar constantes ajustes, subordinar las preferencias personales a las del propietario y finalmente diseñar un proyecto que guste y sea funcional. d. Requerimientos de constructibilidad La constructibilidad consiste en una revisión del diseño para determinar si este es práctico de construir con los medios, métodos y productos disponibles. En una revisión de este tipo se identifican las partes del proyecto que pueden ser imprácticas o difíciles de ejecutar, con el fin de recomendar al propietario o al equipo de diseño que busquen otras opciones. Se recomienda que las revisiones de constructibilidad se realicen cuando el proyecto ha sido desarrollado con suficiente detalle como para distinguir las tareas de la fase constructiva, pero antes de que los documentos constructivos estén listos, para así evitar hacerles modificaciones mayores. e. Requerimientos de presupuesto Esta es la principal condición que deben respetar los diseñadores en todo momento, los cuales deben utilizar soluciones que se apeguen al contenido económico disponible, así como realizar evaluaciones constantes para asegurar que el costo final se encuentra en el rango convenido. 6.3 Anteproyecto Una vez finalizados lo estudios preliminares, el especificador debería contar con una PPD donde se incluyan los requerimientos de toda índole que debe satisfacer el proyecto. A partir

119 de este conjunto de condiciones, se procede a elaborar el anteproyecto, que “consiste en la propuesta espacial, técnica y funcional, que define el carácter e identidad de la nueva edificación” (CFIA, 1988 a, Capítulo 3, Artículo 17). El anteproyecto implica una etapa previa de análisis de los requerimientos de la obra (PPD) y la interpretación e incorporación de los estudios básicos a un planteamiento o esquema preliminar para discusión con el cliente. Cumplida esta etapa, se procede a la elaboración de los documentos de presentación, que deben expresar con claridad los elementos técnicos sobre los que el profesional se fundamenta para obtener la solución o respuesta a los requerimientos del cliente y que determinan las particularidades de la obra que debe realizarse. Para ello, el profesional utiliza los medios y técnicas de presentación que considere convenientes,

de

acuerdo

con

las

características

y

complejidad

del

proyecto.

Tradicionalmente estos documentos son únicamente los planos esquemáticos, sin embargo, se recomienda incluir una versión simplificada de la PPD para así proveer al cliente con una versión escrita del proyecto. Las labores del especificador a lo largo de esta etapa son las de facilitar la buena comunicación entre los diseñadores y el cliente mediante una eficiente administración de la PPD. Es su responsabilidad encargarse de actualizar, editar y preparar la versión de este documento utilizada en las reuniones de avance, así como la versión final que acompañará los planos esquemáticos. 6.4 Planos de construcción y especificaciones técnicas Una vez que el anteproyecto es aprobado y se le incorporan los ajustes sugeridos por el propietario, se puede iniciar con el diseño definitivo. El énfasis cambia de aspectos generales a temas más técnicos y específicos. El fin primordial de esta fase es producir un conjunto de planos y especificaciones, los cuales definen con claridad el carácter y la finalidad de una obra, y permiten construirla bajo la dirección de un profesional responsable. Esta etapa se caracteriza porque incorpora más integrantes al equipo inicial de diseño. El anteproyecto normalmente es realizado únicamente por profesionales de la empresa, pero en el diseño definitivo se incorporan consultores externos para que se encarguen de proyectar las partes de la edificación que requieren conocimientos especializados. Entre las áreas de especialización que pueden participar se encuentran las mostradas en la Tabla 6.2.

120 Tabla 6.2: Listado de especialidades de diseño. Acústica Amueblado Arqueología Audio/Video Computación Datos/ Comunicaciones Diseño de interiores Electricidad Equipos para restaurantes Equipamiento médico Estimación de costos Geotecnia

Hidrología Iluminación Ing. Ambiental Ing. Estructural Ing. Mecánica Jardinería/ Paisajismo Manejo de desechos Protección contra incendios Seguridad Señalización Topografía Transportes

Fuente: El autor

Como puede verse, la composición del grupo puede ser muy variada, por lo que es vital que exista buena comunicación y coordinación. En esto el especificador desempeña una función muy importante. Su primera misión, antes de que el trabajo de diseño comience, consiste en preparar un bosquejo o perfil del Manual de Proyecto, el cual es básicamente una versión incompleta del mismo. El bosquejo se utiliza para coordinar el trabajo a realizar por el especificador en la empresa y los consultores externos, ya que aunque estos últimos son completamente responsables de la elaboración de los planos y especificaciones de la parte para la que fueron contratados, es importante evitar el traslape de funciones. Este debe contener un listado de todas las Secciones que van a conformar el Manual de Proyecto, y debe desarrollar parcial o totalmente las Secciones de la División 01 y todas aquellas cuyo contenido requiere de la interacción de varias especialidades. La entrega temprana de una versión preliminar de la División 01 (Requerimientos Generales), es muy recomendable, ya que esta sirve de guía general sobre los temas y requerimientos que deben ser desarrollados en cada Sección particular. Por otra parte, para las Secciones que precisan de la interacción de varias especialidades, como por ejemplo, algunas relacionadas con el sistema eléctrico, en las cuales podría intervenir tanto el ingeniero eléctrico como el mecánico, es mejor que el especificador prepare un borrador con los títulos de los artículos, párrafos y subpárrafos principales, lo distribuya a cada especialista, y posteriormente estos añadan los requerimientos específicos de su área. Seguidamente, lo devuelven al especificador para que lo corrija, edite y lo integre al Manual de Proyecto. Este es usualmente el método más expedito para asegurar la consistencia en lenguaje, formato y estilo de cada Sección.

121 Cuando el bosquejo está listo, se debe realizar una reunión de coordinación entre los integrantes del equipo de diseño y las demás partes involucradas en el proyecto. Ahí se explica en qué consiste el trabajo, la metodología a utilizar, las reglas generales, se asignan las responsabilidades, y se realiza una discusión general para exponer y aclarar dudas. Finalmente, se entrega a los diseñadores el anteproyecto (planos y PPD), el bosquejo del Manual de Proyecto, los cajetines y normas de formato para planos, los borradores de Secciones y División 00, y todo tipo de documentación o información trascendente. A partir de este momento, se da por iniciada la etapa de diseño, la cual puede extenderse por un periodo de tiempo variable, dependiendo de la complejidad del proyecto. Particularmente, las funciones del especificador durante este período son las siguientes: •

Realizar la selección de productos.

•

Preparar las Secciones del Manual de Proyecto que son responsabilidad de su empresa.

•

Atender las dudas que los consultores externos le expongan durante las reuniones de coordinación, referentes a las Secciones que ellos deben elaborar, y en general, fungir como coordinador del Manual de Proyecto.

•

Una vez que se acerca el final de la etapa, y los consultores externos entregan sus planos y especificaciones, el especificador debe encargarse de revisar y editar cada Sección, coordinarlas entre sí, crear referencias en los planos y dar formato al Manual de Proyecto definitivo.

La primera tarea, selección de productos, es como escoger bienes para cualquier otro propósito. Esta se basa en la evaluación de las características de las opciones disponibles en el mercado con respecto a los requerimientos legales, del propietario y técnicos. El especificador debe realizarla en conjunto con el cliente y el resto del equipo de diseño para asegurarse de que es avalada por todos. Normalmente, en el anteproyecto se realiza una selección preliminar o tentativa, pero es en el diseño final cuando se toman las decisiones definitivas. Si existen muchas alternativas que cumplen con las cualidades requeridas, se pueden escoger productos genéricos para que el contratista tenga la libertad de buscar la opción más económica; pero si se tiene predilección por una marca en especial, entonces esta se indica expresamente. En el Apartado 6.4.1 se explican algunas ideas adicionales sobre este tema. Una vez que se han definido los productos a utilizar, estos pueden ser especificados. Para seleccionar el orden en que deben elaborarse las Secciones, el especificador debe hacerse las siguientes preguntas:

122 •

¿Qué Secciones son requeridas para proseguir con el diseño?

•

¿Qué aspectos son conocidos y pueden ser especificados primero?

Evidentemente, las primeras Secciones que deben ser preparadas son aquellas que contienen información requerida por alguno de los diseñadores para proseguir con su trabajo. Por ejemplo, si se decide que un hospital va a utilizar un determinado tipo de puertas automáticas, es necesario que sus características se especifiquen cuanto antes posible, para que así el ingeniero eléctrico, el arquitecto y otros que necesiten conocer tales datos no se retrasen. Posteriormente, se preparan aquellas Secciones que describen productos o procedimientos con características bien conocidas o que no existe ninguna incertidumbre en cuanto a su utilización. Finalmente, se especifican los productos cuya selección debe o puede postergarse hasta el final, como por ejemplo los acabados arquitectónicos y el amueblado. Después de que el especificador ha decidido el orden en el que va a elaborar el Manual de Proyecto, puede dar inicio con dicha actividad, la cual se divide en dos etapas: •

Recolección de información sobre el ítem a especificar.

•

Redacción de la Sección.

Entre las fuentes más comunes de información se encuentran las siguientes: •

Información producida por el fabricante o vendedor del producto respecto a las características y forma de aplicación. Por ejemplo: manuales, catálogos y fichas técnicas.

•

Folletos, revistas, panfletos, libros y todo tipo de material educativo publicado por asociaciones técnicas y profesionales.

•

Estándares de referencia de amplio uso en el diseño, tales como los de ACI, ASTM, AISC y otros.

•

Recomendaciones brindadas por contratistas y otros consultores, con base en su experiencia.

•

Experiencia personal de los miembros del equipo de diseño.

Se debe revisar también si en el archivo de especificaciones maestras de la empresa se encuentra la Sección que se va a elaborar. En caso positivo, ésta se convierte en el documento base. Se procede a revisarla, compararla con los requerimientos específicos del proyecto, y finalmente se edita incluyendo la información adicional recabada.

123 En caso de que no exista una especificación maestra disponible, debe redactarse la Sección desde el principio, lo cual es la situación más demandante de tiempo. Para esto se sigue un procedimiento bastante mecánico descrito con detalle en el Apartado 6.4.2. Este proceso básicamente consiste en: elegir el formato, elegir el método de especificación, y redactar el texto utilizando normas consistentes de estilo y redacción. Cuando ya se han preparado todas las Secciones (de la oficina y los consultores externos), el especificador debe coordinarlas entre sí y con los planos, con el fin de asegurar consistencia entre los distintos documentos y evitar omisiones y traslapes de información. Para

realizar

la

coordinación

entre

planos

y

especificaciones

existen

algunas

recomendaciones importantes que deben seguirse, las cuales se explican con mayor detalle en el Apartado 6.4.3. Por su parte, para la coordinación entre Secciones no existe un procedimiento definido, y el especificador depende en especial de su pericia y experiencia. La única recomendación consiste en utilizar listas de verificación ya que estas facilitan la organización metódica de los aspectos a revisar. En la Figura 6.1 se muestra un ejemplo de las listas incluidas en el programa MASTERSPEC, pero también es posible que cada empresa las desarrolle con base en sus necesidades y experiencia particulares. Finalmente, cuando el especificador cuenta con los documentos corregidos, estos deben hacerse circular entre el equipo de diseño para su revisión final y aprobación, antes de entregarse al cliente el diseño terminado.

124 Figura 6.1: Lista de verificación para coordinar Secciones de un Manual de Proyecto

MASTERSPEC - SPECIFICATION COORDINATION CHECKLIST

03/03 (R 06/05)

Copyright 2003 and 2005 by The American Institute of Architects (AIA) Exclusively published and distributed by Architectural Computer Services, Inc. (ARCOM) for the AIA SECTION 28 16 43 - PERIMETER SECURITY SYSTEMS

Coordinate the following requirements specified in other Sections of this Project's Specifications with this Section. Expand this list for office and consultant coordination. Copy and mark this list to distribute to appropriate design team members for Project Manual coordination.

References on this Specification Coordination Checklist are to MASTERSPEC Section numbers and titles existing at the time this Section was updated. Refer to the current Consolidated Table of Contents because Section numbers and titles may have changed.




SECTION 08 71 00 - DOOR HARDWARE or SECTION 087111 - DOOR HARDWARE (SCHEDULED BY DESCRIBING PRODUCTS) for access control of the central-station space in the building.






SECTION 26 05 19 - LOW-VOLTAGE ELECTRICAL POWER CONDUCTORS AND CABLES for power wiring for perimeter security.




SECTION 26 05 36 - CABLE TRAYS FOR ELECTRICAL SYSTEMS for product and installation requirements if cable trays are included as a wiring method.





SECTION 26 05 43 - UNDERGROUND DUCTS AND RACEWAYS FOR ELECTRICAL SYSTEMS for ducts, duct banks, handholes, and manholes.




SECTION 26 05 53 - IDENTIFICATION FOR ELECTRICAL SYSTEMS for identification requirements if SECTION 280500 does not specify identification.




SECTION 26 09 23 - LIGHTING CONTROL DEVICES for optional integration of lighting controls with perimeter security system, unless lighting control is specified elsewhere.








SECTION 26 09 43 - NETWORK LIGHTING CONTROLS for optional integration of lighting controls with perimeter security.

SECTION 26 05 26 - GROUNDING AND BONDING FOR ELECTRICAL SYSTEMS for perimeter security system and equipment grounding. SECTION 26 05 33 - RACEWAY AND BOXES FOR ELECTRICAL SYSTEMS for product and installation requirements if raceway wiring method is specified for connecting perimeter security devices and equipment.

SECTION 260548 - VIBRATION AND SEISMIC CONTROLS FOR ELECTRICAL SYSTEMS for seismic-control criteria for perimeter security components.

SECTION 26 33 53 - STATIC UNINTERRUPTIBLE POWER SUPPLY for perimeter security power supply. SECTION 27 51 16 - PUBLIC ADDRESS AND MASS NOTIFICATION SYSTEMS for optional integration with the perimeter security system. SECTION 27 51 23 - INTERCOMMUNICATIONS AND PROGRAM SYSTEMS for optional integration with the perimeter security system. SECTION 28 05 00 - COMMON WORK RESULTS FOR ELECTRONIC SAFETY AND SECURITY for general electrical requirements including supports and for electrical identification, unless SECTION 260529 is included for supports or SECTION 260553 is included for identification.




SECTION 28 05 13 - CONDUCTORS AND CABLES FOR ELECTRONIC SAFETY AND SECURITY for cabling between system components, controllers, and central-station control units.








SECTION 28 13 00 - ACCESS CONTROL for access-control devices. SECTION 28 16 00 - INTRUSION DETECTION for indoor-type intruder detection devices. SECTION 28 23 00 - VIDEO SURVEILLANCE for cameras and monitors that function as motion detectors. SECTION 32 31 13 - CHAIN LINK FENCES AND GATES for attaching perimeter security sensors and for gate access control. SECTION 32 31 13.53 - HIGH-SECURITY CHAIN LINK FENCES AND GATES for attaching perimeter security sensors and for gate access control.

Fuente: Disponible [8 de febrero 2007] http://www.arcomnet.com/masterspec/supdoc04/frame/281643f00.html

6.4.1 Evaluación y selección de productos En la transición del diseño esquemático al final, el especificador en coordinación con el resto del equipo de diseño tiene la responsabilidad de seleccionar los productos que serán utilizados en la obra. Esta es una tarea delicada, con múltiples repercusiones en el costo y calidad final del proyecto. Normalmente, el criterio de selección determinante es el costo. Sin embargo, es importante que existan más elementos de juicio para tomar la decisión más acertada, como por ejemplo los siguientes:

125 •

Disponibilidad. Un producto descrito en una especificación y que está disponible hoy, podría no estarlo unos meses más tarde, cuando el proyecto esté en construcción. De forma similar, algunos productos requieren de un largo tiempo de entrega y podrían no ser apropiados para proyectos con períodos de construcción cortos o cuando la finalización temprana del mismo es muy importante.

•

Fluctuaciones de precio. El diseñador debe ser consciente de que los precios de los artículos pueden ser susceptibles a grandes fluctuaciones entre el momento en que se escribe la especificación y cuando la obra es construida. Si esto ocurre, el dueño podría desfinanciarse y verse obligado a detener la construcción.

•

Mano de obra. Antes de elegir una opción se debe revisar la disponibilidad de mano de obra calificada para aplicar o instalar el producto. Si no se tiene este cuidado, el proyecto podría verse seriamente retrasado.

Otra de las razones que hacen de la selección un tema de cuidado es que el espectro de productos utilizables en un proyecto de construcción es extremadamente amplio. Ningún especificador puede tener un completo e íntimo conocimiento de todos ellos, ni tampoco puede mantenerse al tanto de todos los cambios que constantemente se dan en esos bienes. Incluso cuando el especificador trabaja en una disciplina de diseño específica, los constantes cambios tecnológicos son intimidantes. La sobrecarga de información debido a la siempre creciente complejidad de las tecnologías de la construcción es un enorme reto a vencer. Debe quedar claro de que no existe ninguna receta ni metodología para establecer los criterios de selección. Lo importante es que el especificador trate siempre de instruirse y entender los verdaderos alcances y consecuencias de sus decisiones, ya que de lo contrario es imposible saber qué elecciones hacer. Como guía, el lector puede seguir los siguientes pasos para seleccionar productos: a. Establecer las características generales que debe satisfacer el producto: Estas se definen con base en criterios técnicos, legislación y el gusto del cliente. b. Identificar productos que satisfagan los requerimientos establecidos: Una vez que se han identificado las características que debe tener un producto genérico para ser considerado y evaluado se hace una lista con las opciones disponibles en el mercado. c. Obtener información de los productos disponibles: De cada producto incluido en la lista se debe obtener información específica que permita evaluar su idoneidad y compararlo con las demás opciones.

126 d. Analizar las alternativas con base en la mayor cantidad de criterios posibles: Se evalúan las diferentes opciones, revisando aspectos como: características del producto, antecedentes del fabricante, requisitos de instalación, costos iniciales y de operación, requisitos de mantenimiento, garantía, disponibilidad del producto, fluctuaciones de precio y otros. e. Presentar las opciones al propietario: Una vez identificados y evaluados, se seleccionan los productos idóneos y se le presentan al propietario para que haga la escogencia definitiva. f. Finalmente, se documentan las decisiones tomadas y se incorporan los productos en los planos y las especificaciones. 6.4.2 Principios y procedimientos básicos para redactar una Sección Cuando la selección de los productos que serán especificados ha culminado, el siguiente paso consiste en redactar la especificación de cada uno de ellos, lo cual se puede hacer editando una especificación maestra (caso más sencillo) o escribiéndola desde el inicio. En este apartado se exponen las recomendaciones a seguir para la segunda opción, ya que es el caso más complicado e incluso aplicable para preparar las especificaciones maestras mismas. Para iniciar, el especificador debe disponer del acervo de información recolectada sobre el producto. Hasta este momento, el conocer dónde buscar tal información y cómo identificar y extraer la más relevante, ha constituido la mitad de la batalla. El otro componente de la ecuación consiste en conocer cómo ordenar los datos de acuerdo con las normas que rigen la organización de las especificaciones. Para redactar una Sección se deben seguir básicamente tres pasos: elegir el formato de página y de Sección, elegir el método de especificación y redactar el texto utilizando estilo y vocabulario consistente. El primero fue explicado ampliamente en el Apartado 3.3.4, mientras que las recomendaciones en cuanto al uso adecuado del lenguaje escrito se presentan a continuación. 6.4.2.1 Métodos de especificación El método de especificación es la forma o estilo general en que se describen las características de un producto. Según el CSI (2005), existen cuatro métodos:

127 •

Descriptivo.

•

Por desempeño.

•

Referenciado en estándares.

•

Referenciado en marcas patentadas.

La selección de uno u otro no es sencilla, y depende principalmente del criterio profesional del especificador, quien antes de tomar una decisión, por lo general debe responder a sí mismo las siguientes preguntas: •

¿Qué requiere el propietario?

•

¿Cuál e el método que mejor describe lo que se desea especificar?

•

¿Cuál es el método mas apropiado para el tamaño y complejidad del proyecto?

•

¿Cuál método producirá una construcción de mejor calidad?

•

¿Cuál método contribuirá al menor costo del proyecto?

Es importante dejar claro que no es necesario utilizar el mismo método en todo el Manual de Proyecto. Este puede variar dependiendo del ítem a especificar, o incluso puede utilizarse una combinación de métodos en una sola Sección. A continuación se describe cada uno de los ellos, con un resumen de sus ventajas, desventajas, usos comunes y un ejemplo sencillo. a. Descriptivo Se utiliza para describir productos y métodos en forma genérica, o sea sin hacer uso de nombres patentados (marcas). Ventajas •

Permite especificar exactamente lo que el diseñador quiere decir.

•

Es aplicable a todas las condiciones, métodos y situaciones que se pueden presentar en un proyecto.

•

Permite la libre competencia entre fabricantes y proveedores.

•

Provee una excelente base para asegurar una licitación competitiva.

Desventajas •

Es necesario que el especificador ponga mucha atención en la forma en que describe un ítem para asegurar que en la fase constructiva los resultados son los esperados.

•

Las especificaciones producidas con este método tienden a ser más voluminosas por la verborrea necesaria para describir cada ítem.

128 •

Consume mucho más tiempo del especificador.

•

En proyectos pequeños, las especificaciones pueden llegar a ser muy elaboradas.

•

Algunas veces las especificaciones tienden a ser ambiguas.

Usos comunes Este método es el más adecuado cuando no es permitido utilizar productos de una marca específica, cuando no existen estándares sobre el ítem, o cuando el diseñador desea ejercer un estricto control sobre el trabajo especificado. Ejemplo: A. Agregados para concreto de peso normal: Se deberán utilizar agregados finos y gruesos con las siguientes características: 1. Concreto estructural: El tamaño máximo del agregado grueso no será mayor que: 1/4 de la dimensión menor entre formaletas, 1/3 del espesor de la losa, 3/4 de la mínima separación entre barras de refuerzo, o 19 mm . 2. Concreto no estructural: Se deben cumplir los mismos requisitos que para concreto estructural, excepto que el tamaño máximo del agregado en concreto utilizado para rellenos o recubrimientos deberá ser de 9.5 mm . b. Por desempeño Con este método se especifica un producto o proceso mediante una descripción de los resultados que se esperan obtener con el mismo. En este caso, el contratista es libre de utilizar cualquier material o método, siempre que cumpla con los resultados buscados. La idea principal de este tipo de especificaciones es que no son restrictivas en cuanto a los productos y procesos que pueden ser utilizados por el contratista. Este es libre de utilizar su inventiva e ingenio, lo cual podría resultar en una construcción más eficiente y económica. Ventajas •

Fomenta el desarrollo de nuevas tecnologías porque da libertad al contratista para aplicar su ingenio en la búsqueda de métodos que satisfagan el objetivo que el diseñador pretende lograr.

•

En algunos casos produce especificaciones más cortas.

•

Permite la libre competencia entre proveedores.

•

Es aplicable a todo tipo de proyectos.

129 Desventajas •

Dificulta la comparación de ofertas durante la licitación.

•

Es más difícil de hacer cumplir, porque se necesita definir con claridad la forma en que se miden y evalúan los resultados.

•

Delega las responsabilidades técnicas al contratista, ya que este es responsable de alcanzar los resultados especificados.

•

Su enfoque es hacia sistemas o componentes de la edificación en lugar de resultados de trabajo, por lo cual no concuerda bien con la estructura del MF.

Usos comunes Es útil para algunas Secciones del Manual de Proyecto que describen sistemas, tales como iluminación o aire acondicionado. Debido a que el MF está enfocado a resultados de trabajo, el método es óptimo para usarse con un sistema organizacional como el UF. Ejemplo: D1010 Ascensores: Los ascensores instalados por el contratista deberán cumplir con las siguientes características: A. Capacidad de carga: 2500 kg . B. Velocidad de desplazamiento: 2 m/s . C. Dimensiones de la cabina: 1,5 m de ancho en la puerta, 2 m de profundidad y 2,5 m de altura. c. Referenciado en estándares Con este método se especifican los requerimientos del ítem mediante una referencia a estándares reconocidos, como los publicados por ASTM, INTECO, AASHTO, entre otros, con el fin de evitar redactar de nuevo características descritas en estos documentos. Este método abrevia las especificaciones considerablemente, pero obliga al contratista a consultar constantemente los estándares. Ventajas •

Se basa en normas ampliamente reconocidas y aceptadas en el mercado.

•

No limita la competencia.

•

Reduce la cantidad de texto contenido en la especificación dramáticamente.

130 Desventajas •

La mayoría de estándares disponibles se refieren a productos muy comunes, ya que para los más nuevos no han sido escritos.

•

Los estándares pueden estar desactualizados.

•

Requiere que el consultor investigue y conozca cuidadosamente cada estándar.

•

Las especificaciones que utilizan este método son mucho más difíciles de hacer cumplir en obra, ya que la información se presenta “codificada” y el contratista debe decodificarla, por lo que se puede perder claridad.

•

Obliga al contratista a adquirir múltiples estándares, los cuales pueden ser costosos y difíciles de conseguir.

Usos comunes Este método es utilizado para especificar productos existentes en el mercado cuyo fabricante y marca no son importantes, sino sus características técnicas. También se utiliza en proyectos donde por restricciones administrativas se prohíbe identificar productos mediante alguna marca comercial particular. Para elaborar una especificación, el especificador siempre debe tener presente que: •

El estándar debe ser reconocido en la industria.

•

El estándar debe estar disponible para todas las partes involucradas en el proyecto.

•

El diseñador debe conocer el estándar a la perfección antes de incorporarlo en una especificación.

•

El especificador debe establecer la fecha de publicación del estándar y debe contar con la versión más actualizada.

•

Se debe incorporar el estándar apropiadamente, es decir, debe utilizar una designación que permita distinguir el estándar de otros. Se debe indicar el nombre del estándar en la misma manera en que este está publicado, así como incluir el nombre de la organización que lo publica y la fecha de publicación.

•

Una vez que se elabora la especificación, se deben incluir formas efectivas para controlar que el estándar se cumpla, tales como pruebas de campo e inspecciones.

Ejemplo: A. Cemento Pórtland: El cemento utilizado deberá cumplir con la norma ASTM C 150. El Tipo será el indicado en los planos. En caso de no indicarse, se sobreentiende que es de Tipo 1.

131 d. Referenciado en marcas patentadas Con este método se especifican productos y procedimientos mediante el nombre comercial utilizado por la empresa que lo suple. La especificación de un artículo patentado no deja lugar a sustituciones, pero estas podrían ser hechas si se incluye en la Sección una cláusula que así lo indique. Usualmente se utilizan las especificaciones referenciadas en marcas patentadas cuando es difícil formular una descripción genérica. Si se desea permitir algún tipo de competencia de otras marcas se puede incluir la cláusula “o equivalente”. Sin embargo, es claro que este tipo de especificaciones limitan la competencia severamente, lo cual puede tener implicaciones como: incrementar el costo del proyecto y limitar la innovación e inventiva de los contratistas. Por lo tanto, es recomendable evitar este método siempre que sea posible. Ventajas •

Permite un estricto control de los productos seleccionados.

•

Permite la preparación de especificaciones más detalladas y completas con base en información suministrada por e fabricante del producto.

•

Reduce el tamaño de la especificación.

•

Simplifica la presupuestación ya que reduce las opciones disponibles.

•

Reduce el riesgo del diseñador a que algún producto falle, ya que puede utilizar productos con los que tiene experiencia y confianza.

Desventajas •

Reduce o elimina la competencia.

•

Podría obligar al contratista a utilizar productos con los que tiene poca experiencia.

•

Favorece al algunas marcas comerciales sobre otras.

Usos comunes Las especificaciones referenciadas en artículos patentados normalmente se utilizan en proyecto privados. Sin embargo, estas pueden utilizarse en algunos proyectos públicos dependiendo de las restricciones que la institución dueña de la obra estipule.

132 Ejemplo: 2.1 ACCESORIOS PARA BAÑO a. Fabricante especificado: Bobrick Washroom Equipment. b. Otros fabricantes aceptados: Se aceptan productos equivalentes de los siguientes fabricantes: 1. American Specialties, Inc. 2. Franklin Brass Manufacturing Co. c. Dispensadores de papel higiénico: Bobrick B-172 d. Dispensadores de jabón líquido: Bobrick B-263 6.4.2.2 Uso apropiado del lenguaje Después de que se ha elegido el método o la combinación de métodos de especificación, entran en escena las particularidades con respecto a la forma en que se dispone del lenguaje para expresar las ideas de los diseñadores. El requisito esencial para escribir especificaciones, aparte de conocimiento sobre el contenido técnico de las mismas, es la habilidad de de expresarse con un lenguaje apropiado, el cual debe seguir cuatro principios: •

Ser Claro. Esto significa que se debe evitar la ambigüedad. Es importante considerar las habilidades de lectura del lector de la especificación y utilizar siempre palabras precisas con significados exactos.

•

Ser Conciso. Se deben eliminar las palabras innecesarias, pero con cuidado de no hacerlo en detrimento de la claridad, exactitud o integridad del texto.

•

Ser Correcto. Se debe presentar la información en forma fiel y precisa, por lo cual se requiere de una adecuada escogencia de las palabras que tengan un significado inequívoco.

•

Ser Completo. Se debe tener cuidado de no omitir información importante. Nunca debe preferirse la brevedad a expensas de la completitud.

Para aplicar estos principios de manera apropiada, el especificador debe dominar algunas herramientas fundamentales, entre las que están: gramática, vocabulario, uso de abreviaciones y símbolos, puntuación, uso de mayúsculas y sintaxis, las cuales se presentan a continuación.

133 a. Estilo Este se refiere a la manera particular de escribir o hablar del escritor. Un buen estilo se caracteriza por la precisión, brevedad y claridad. Oraciones largas, complejas y con lenguaje muy adornado no contribuyen a una comunicación efectiva. Para lograr un buen estilo se pueden seguir las siguientes reglas: •

Usar oraciones simples.

•

Mantener la estructura de la oración en modo indicativo (enunciativo) o imperativo.

•

Evitar oraciones complicadas en las cuales la inadvertida omisión u omisión de puntuación podría cambiar el significado a crear ambigüedad.

•

Se deben utilizar términos simples y fáciles de entender.

b. Gramática Concordancia entre sujeto y verbo El sujeto y el verbo siempre deben concordar en número. Se deben evitar las oraciones largas y complicadas para evitar este error. Ejemplo: Incorrecto: Deberá aplicarse dos capas de sellador. Correcto: Deberán aplicarse dos capas de sellador. Preferido: Aplicar dos capas de sellador. En el ejemplo, se cambia el verbo “deberá” por “deberán” para que concuerde con el número plural del sujeto. La opción preferida utiliza una sintaxis diferente que la hace más simple y minimiza la posibilidad de errores. Construcciones paralelas Se debe utilizar el mismo estilo en ambas partes de un sujeto o predicado compuesto. También se recomienda usar el mismo estilo cuando se escriben en serie varios sustantivos, nombres, adverbios o preposiciones. Ejemplo: Incorrecto: Se realizarán inspecciones para determinar la calidad de las soldaduras y la verificación del cumplimiento con las tolerancias especificadas. Correcto: Se realizarán inspecciones para determinar la calidad de las soldaduras y para verificar el cumplimiento con las tolerancias especificadas.

134 Preferido: Realizar especificaciones para determinar la calidad de las soldaduras y para verificar el cumplimiento con las tolerancias especificadas. Términos inapropiados No se deben utilizar frases cuyo objeto no está bien definido, y pueden dar lugar a ambigüedad, como por ejemplo: •

según se permite (¿Por quién?)

•

como es apropiado (¿De acuerdo a qué?)

•

como es aceptado (¿Por quién?)

•

según lo indicado (¿Por quién? ó ¿Dónde?)

•

como sea necesario (¿De acuerdo a quién o qué?)

•

según se requiera (¿Por quién?)

Se debe evitar el estilo “legalista” en el texto, ya que las palabras y frases utilizadas normalmente en los escritos de este tipo no hacen la especificación más compresible, e inclusive pueden provocar errores e interpretaciones erróneas en contratistas con poca preparación académica. Algunas palabras de este tipo son: •

en el cual

•

por tanto

•

de aquí en adelante

•

dar lugar

•

no obstante

•

imputar

•

impugnar

Nunca se deben utilizar artículos como “algún”, “cierto”, “cualquiera” o “todos”, ya que no son precisos. Tampoco se debe utilizar la palabra “tales” o “tal”, en expresiones como por ejemplo: “tales accesorios deberán ser plateados”. No se deben utilizar las siguientes palabras y expresiones: •

“etc”

•

“deberá funcionar como es debido”

•

“También”

•

“a criterio del inspector”

•

“de acuerdo con las mejoras prácticas”

•

“de gran calidad”

135 •

“buenos materiales”

•

“buena calidad”

•

“superficies lisas”

•

“de acuerdo con los estándares de la industria”

•

“cuidadosamente realizado”

•

“productos de un fabricante reconocido”

Palabras innecesarias Se deben eliminar todas aquellas palabras superfluas que no aporten claridad al texto, tales como: •

Contratista: Se debe evitar utilizar al contratista como el sujeto de las oraciones, ya que se sobreentiende que las especificaciones están dirigidas a él.

•

El cual: Se debe reservar para escasas ocasiones el uso de este y otros pronombres. Los pronombres personales no deben ser utilizados del todo. Por ejemplo, en vez de decir: “instale los accesorios de baño, los cuales serán provistos por el propietario”, se debe preferir decir: “instale los accesorios de baño provistos por el propietario”.

c. Sintaxis Las oraciones pueden ser redactadas en dos modos gramaticales: •

Imperativo: Este es el recomendado para redactar instrucciones para la instalación de productos o equipos. El verbo que define la acción a realizar se ubica al inicio de la oración. Este modo es conciso y fácil de entender. Por ejemplo: o Aplicar el pegamento con brocha. o Sustituir las baldosas defectuosas. o Rellenar las celdas con mortero.

•

Indicativo: En este modo se hace uso de la voz pasiva. Estructurar las oraciones de esta manera es menos atractivo porque se puede caer palabrería innecesaria o monotonía. Por ejemplo: o El pegamento será aplicado con brocha. o Las baldosas defectuosas serán sustituidas. o Las celdas serán rellenadas con mortero.

136 d. Vocabulario Las palabras deben ser cuidadosamente seleccionadas y utilizadas con un significado preciso. Una vez que se selecciona una palabra, se debe usar en forma consistente en todas las especificaciones donde se quiera dar a entender la misma idea. Los siguientes son algunos ejemplos de palabras que son mal utilizadas con mucha frecuencia: •

Monto y Cantidad: “monto” debe ser utilizado cuando se refiere a dinero, mientras que “cantidad” cuando se refiere a un número (medida, volumen, área, longitud).

•

Cualquier/ Cualquiera: Esta es una cantidad imprecisa que permite la discreción al contratista. “Repare cualquier fisura” puede significar algunas fisuras seleccionadas por el contratista, mientras que “repare las fisuras” significa todas las fisuras.

•

Y/O: “Y” funciona como un conector de elementos que deben estar juntos. Este también puede ser utilizado para querer decir “más” o “añadido a la cantidad precedente”. “O” es utilizado como para introducir una posibilidad u opción. El término “y/o” representa un híbrido que es utilizado a menudo en documentos legales y de negocios como un atajo gramatical. No se recomienda su uso en especificaciones porque permite al contratista decidir cuando utilizar uno u otro significado.

•

Balance y Remanente: “Balance” debe ser utilizado cuando se habla de dinero, mientras que se prefiere “remanente” para hablar de aquello que sobra.

•

Uno y Ambos: “Uno” implica una escogencia entre dos opciones, mientras que “ambos” se refiere a las dos. Se debe dejar claro si se desea decir “repellar cualquier lado de la pared” o “repellar ambos lados de la pared”.

•

Observar y Supervisar: “Observar” significa mirar o ver la ejecución o desempeño de una actividad, mientras que “supervisar” se refiere a tener control y dirección sobre esa actividad.

•

Parte y Entidad: “parte” normalmente se refiere a uno de los firmantes del contrato, mientras que “entidad” se utiliza para referirse a personas o compañías que participan en le proceso de construcción pero que no son firmantes de este.

e. Puntuación Debido a que las especificaciones son documentos legales, las reglas formales de la puntuación deben ser observadas. Se debe procurar estructurar las oraciones de tal forma que la ubicación errónea de un signo de puntuación no cambie su significado. Una forma de hacer esto es utilizar oraciones y frases cortas, ya que las oraciones largas y complejas ofrecen muchas posibilidades para la confusión y el error.

137 f. Uso de mayúsculas Lo más importante en el uso de mayúsculas es que esta sea consistente en todo el documento. Básicamente se debe utilizar mayúscula en la primera letra de cada oración y de los nombres propios. Por ejemplo, algunas palabras que deben escribirse siempre con mayúscula son: •

Artículo: Cuando se refiere a un artículo de de una Sección o de las condiciones del contrato.

•

Contrato: Cuando se refiere al contrato firmado entre el contratista y el dueño del proyecto.

•

Contratista: Cuando se refiere al contratista como parte firmante del Contrato.

•

División: Cuando se refiere a una División específica del Manual de Proyecto.

•

Dueño o Propietario: Cuando se refiere a la parte firmante del Contrato que es el poseedor del proyecto.

•

Parte: Cuando se refiere a alguna de las Partes estipuladas en el SectionFormat.

•

Planos: Cuando se refiere a la parte gráfica de los documentos constructivos.

•

Manual de Proyecto: Cuando se refiere a la parte escrita de los documentos constructivos.

•

Especificaciones: Cuando se refiere a Secciones contenidas en las Divisiones 01 a 49.

g. Números En general se recomienda el uso de números arábicos en lugar de escribirlos con letras. Se deben seguir los siguientes lineamientos: •

Se deben utilizar numerales en vez de letras siempre que sea posible, ya que estos son más fáciles de identificar. Sin embargo, cuando los números se utilizan para definir tamaño y cantidad en forma conjunta, se utiliza la palabra escrita para la cantidad. Por ejemplo: “tres agujeros de 5 cm de diámetro”.

•

Siempre se deben utilizar numerales para identificar dimensiones, medidas de temperatura, porcentaje y dinero. Por ejemplo: “5 cm por 10 cm”, “25 ºC”, “¢10”.

•

Los decimales se expresan con números, por ejemplo: “5,75 m”. Cuando una cantidad es menor que cero, se debe incluir siempre el cero inicial, por ejemplo: “0,08 cm”.

•

Para mantener la uniformidad en todo el documento, las fracciones deben ser escritas utilizando caracteres del mismo tamaño al resto del texto. Por ejemplo, se debe utilizar “1/4” en lugar de “¼”.

138 •

Se deben omitir los ceros innecesarios cuando se hace referencia a tiempo y dinero. Por ejemplo, “¢200” en vez de “¢200,00” y “9 a.m.” en lugar de “9.00 a.m.”. Sin embargo, si en el contexto se incluyen otras expresiones de tiempo como “9:15 a.m.”, se recomienda escribir “9:00 a.m.” porque es mucho más claro.

h. Unidades de medida En Costa Rica, mediante la Ley 5292 de 1973, se adopta para uso obligatorio en la República, con exclusión de cualquier otro sistema, el Sistema Internacional de Unidades, denominado internacionalmente bajo las siglas "SI". Esta Ley establece que para todo acto legal en que se haga referencia a mediciones de cualquier tipo, será obligatorio y exclusivo el uso de las unidades de dicho sistema. Por lo tanto, las especificaciones técnicas y los demás documentos constructivos deben observar sus lineamientos. Posteriormente, en La Gaceta Nº 151 del 8 de agosto del 2001 se publica el reglamento “RTCR 26:2000 Metrología. Unidades Legales de Medida”, donde se establecen las definiciones y reglas para el uso de las unidades legales de medida. Es recomendable que todo

especificador

conozca

en

detalle

este

Reglamento

para

así

aplicarlo

correctamente. A continuación se hace un resumen de las ideas principales: Reglas para usar los símbolos de las unidades de medida 1. Cada unidad de medida, sus múltiplos y submúltiplos tiene un solo símbolo, y este no puede ser alterado de ninguna forma. No se puede usar abreviaturas, añadir o suprimir letras ni tampoco se pluralizan. Ejemplo: Correcto 30 kg

Incorrecto 30 kgs

5m

5 mt

10

cm3

0,2 V

10 cc 0,2 vt

Los números se escriben a la derecha de los valores numéricos separados por un espacio en blanco. Ejemplo: Correcto 10 V

Incorrecto 10V

5m

5m

450,10 kg

450,10kg

139 2. Luego de un símbolo no debe escribirse ningún signo de puntuación, salvo por la regla gramatical de puntuación, pero se debe dejar un espacio de separación entre el símbolo y el signo de puntuación. Ejemplo: …cuya longitud es 7,1 m . 3. En las unidades derivadas, expresadas como productos o cocientes, el producto se indica por un punto como signo de multiplicación y como signo de división se utiliza la línea horizontal (-) u oblicua (/), o bien potencias negativas. Cuando se emplea la línea horizontal u oblicua y haya más de una unidad SI en el denominador, éstas se escriben entre paréntesis. Ejemplo: N— m Pa— m m/s K— m-1 W/(m— K) 4. Cuando se indican valores de magnitudes con sus desviaciones límites, al indicar un intervalo o al enumerar varios valores numéricos, el símbolo de la unidad se utilizará de acuerdo con el ejemplo siguiente: Correcto

Incorrecto

80; 100 y 150 t

80 t; 100 t y 50 t

(20 ± 2) ºC

20 ± 2 ºC ó 20 ºC ± 2 ºC

5 m ± 8 mm

5 m ± 0,008 m

de 10 Pa a 18 Pa

De 10 a 18 Pa

120 kg a 150 kg

120 – 150 kg

5. En unidades elevadas a una potencia no se permiten combinaciones de palabras con números. Ejemplo: Correcto

Incorrecto

24 m2

24 m cuadrados

140 Reglas para el uso de los nombres de las unidades de medida 1. El nombre completo de las unidades SI se escriben con letra minúscula, salvo en el caso de comenzar una oración. La única excepción es el “grado Celsius”. Ejemplo: Correcto metro

Incorrecto Metro

newton

Newton

ampere

Ampere

2. Las unidades cuyos nombres se deriven de patronímicos, no se deben traducir, deben escribirse tal como en el idioma de origen. Ejemplo: Correcto volt

Incorrecto voltio

ampere

amperio

joule

julio

3. El plural de de los nombres de las unidades se forma siguiendo las reglas corrientes para la escritura del lenguaje. Ejemplo: Correcto 10 newtons

Incorrecto 10 N`s ó 10 Newton

50 gramos

50 gramo

Sin embargo, se recomiendan los plurales irregulares para los siguientes casos: lux, hertz y siemens, que no se ven afectados en plural. 4. Para las unidades SI derivadas que se expresan como productos o cocientes, para indicar división se utiliza la preposición “por” entre los nombres de la unidades, y para indicar multiplicación no se indica ninguna palabra. Ejemplo: Correcto N—m

Incorrecto newton metro

C/s

coulomb por segundo

W/(m—K)

watt por metro kelvin

Se recomienda utilizar los símbolos de las unidades y no sus nombres escritos.

141 Reglas para la escritura de los valores numéricos 1. En el caso de la numeración decimal, la separación de la parte entera de la decimal se hará mediante una coma (,). 2. La parte entera de un número decimal se escribe para su más fácil lectura, en grupos de tres cifras, de derecha a izquierda a partir de la coma, separados entre sí por un espacio (no por un punto, coma u otro). La parte decimal se escribirá también en grupos de tres cifras, de izquierda a derecha, a partir de la coma. Ejemplo: 25 304,02 25,307 42 0,25 3. Los valores numéricos serán expresados, cuando así correspondan, en decimales y nunca en fracciones. El decimal será precedido de un cero cuando el número sea menos que la unidad. Ejemplo: Correcto 1,75 m

Incorrecto 1¾m

0,5 kg

½ kg

i. Uso de encabezados El uso de encabezados al inicio de cada párrafo en una Sección ayuda notablemente a mejorar la legibilidad de las especificaciones porque el lector puede recorrer la página revisando éstos únicamente, sin desviar su atención hacia el resto del texto. Se pueden observar en el siguiente ejemplo: A. Protección contra la Corrosión: Proteger las superficies de los metales galvanizados y no férreos que queden expuestos al ambiente, con una capa de recubrimiento bituminoso tipo XXX. B. Requerimientos Medioambientales: Mantener la humedad y temperatura de la edificación de acuerdo con los requisitos de almacenamiento del Propietario. C. Reparación de Fragmentos Sueltos: Remover todos los fragmentos sueltos de concreto, cerámica y otros materiales utilizados en los pisos.

142 j. Escritura simplificada La escritura simplificada es un método utilizado para reducir los errores gramaticales y ayudar a producir especificaciones claras y concisas. Esta técnica se basa en ubicar el sujeto (ítem a especificar) primero, y luego las palabras claves de la descripción, separadas por dos puntos (:). De esta manera no se desarrolla la estructura gramatical completa de la oración, pero se hace referencia directa a las características importantes del ítem. Aunque este método es aceptado para especificar, a algunas personas podría desagradarles porque no concuerda con las buenas prácticas de la redacción difundidas por la Real Academia de la Lengua Española. Esta técnica normalmente se aplica para describir ítems ubicados en listas como: productos, materiales y estándares de referencia. Su uso en descripciones complejas e instrucciones es muy limitado. Cuando se usa este método, el especificador debe hacerlo saber al lector mediante la inclusión de una cláusula explicatoria en la División 01

o en las condiciones

suplementarias. Un ejemplo de la misma sería: “Estas especificaciones están escritas en modo imperativo y de forma simplificada. Las mismas están dirigidas al Contratista, excepto si se indica lo contrario”. Ejemplo: •

Adhesivo: Aplicar con paleta.

•

Equipo: Instalar aplomado y nivelado.

•

Cemento Portland: ASTM C 150, Tipo I.

•

Agregado: ASTM C 33.

Se debe tener cuidado de no confundir la escritura simplificada con el uso de encabezados, ya que la primera es un método abreviado para escribir el texto de una especificación, mientras que los encabezados son simplemente una ayuda para que el lector de la Sección ubique la información. k. Nivel de detalle El nivel de detalle de una especificación corresponde a la cantidad de información que se especifica con respecto al alcance y complejidad del proyecto, y no debe confundirse con la complejidad del lenguaje.

143 El nivel de detalle debe estar acorde con la complejidad y calidad requerida del proyecto. Por ejemplo, una casa de interés social requiere mucho menos detalle en las especificaciones que un hospital o un hotel de cinco estrellas. No existe una regla para determinar cuanta información debe ser incluida en cada Sección, esta es una decisión que recae en el juicio profesional del especificador. 6.4.3 Coordinación entre planos y especificaciones Las formas en que pueden coordinarse los planos y las especificaciones dependen directamente de la metodología utilizada para organizar ambos documentos. En este trabajo se discuten extensamente el MF y otras normas relacionadas con la elaboración de especificaciones, sin embargo, debido a que está fuera de los alcances del mismo, no se abordan con profundidad metodologías similares para su complemento gráfico. Por tal motivo, se debe analizar la coordinación de manera muy general, partiendo de la premisa que en la empresa consultora se ha implementado el MF, pero no necesariamente se ha adoptado algún estándar en particular para los planos, por lo que podrían estar organizados de múltiples maneras. Dadas estas condiciones, la metodología para vincular un conjunto de especificaciones organizadas de acuerdo al MF y sus respectivos planos, que pueden estar organizados libremente, es mediante el uso de referencias o “keynotes”. Estas consisten simplemente en la inserción de un código MF, ubicado sobre el detalle gráfico que se desea aclarar, el cual indica la Sección donde se explica ese aspecto particular. Su uso constituye una ventaja sobre los métodos tradicionales, ya que entre otras cosas, permiten al diseñador disminuir considerablemente la cantidad de texto en los planos, utilizar menos simbología y realizar las labores de coordinación más rápidamente. Los keynotes es la manera directa en que se relacionan los planos y las especificaciones, y a pesar de ser una idea muy simple, son muy importantes, ya que a través de estos es posible obligar a los contratistas a consultar constantemente el Manual de Proyecto, algo que normalmente no se realiza en Costa Rica y que ayudaría a eliminar muchos errores constructivos. En la Figura 6.2 se observa un plano con referencias en código MF o keynotes, en lugar de explicaciones basadas en texto y símbolos.

144 Figura 6.2: Referencias basadas en códigos MasterFormat

Fuente: CSI, 2005.

Una vez definida la forma en que se relacionan ambos documentos, es posible analizar el procedimiento de coordinación en sí, el cual consta de dos fases: •

Coordinación preliminar.

•

Coordinación final.

La coordinación preliminar es la que lleva a cabo el especificador constantemente durante las reuniones con el equipo de diseño. Allí debe velar porque se cuente con la versión más actualizada del Manual de Proyecto para que así se utilicen los mismos códigos en las referencias elaboradas por cada diseñador. Además, debe asegurarse de que todos conocen del trabajo que realizan sus colegas y los cambios que surgen, para que no se gesten malentendidos posteriores. La idea principal de esta coordinación es hacer que el grupo trabaje como una unidad, mediante el uso de nomenclatura y simbología homogénea. La coordinación final es un poco más complicada y se produce cuando los diseñadores entregan al especificador sus planos y especificaciones terminados. Este debe hacer que el conjunto definitivo de documentos constructivos funcione como una unidad armoniosa, para lo que se recomienda seguir los siguientes pasos:

145 1. Primero, el dibujante junto con los diseñadores de la empresa corrigen y coordinan los planos entregados por los consultores externos, en aspectos meramente gráficos (formato, simbología, concordancia entre cortes, elevaciones y otros), es decir, dejando de lado cualquier referencia a especificaciones, lo cual queda para el final. 2. Mientras tanto, el especificador realiza la revisión, corrección y coordinación final del Manual de Proyecto, únicamente. 3. Cuando los planos y el Manual de Proyecto han sido corregidos por separado, el especificador procede a coordinarlos entre sí, para lo cual debe revisar lámina por lámina y asegurarse de que cada referencia es correcta. En caso de encontrar incongruencias, estas se corrigen inmediatamente y se documentan. 4. Finalmente se entrega al equipo de diseño los planos, el Manual y las correcciones, para realizar la revisión final. Esta consiste en una lectura de ambos documentos como un todo en busca de cualquier error. Terminado esto, la etapa de diseño finaliza y se procede a entregar los documentos constructivos al dueño del proyecto. En la revisión final realizada por todo el equipo de diseño, se debe prestar atención a los siguientes aspectos: •

Omisiones.

•

Traslapes y duplicaciones de información entre disciplinas.

•

Incumplimientos de leyes y regulaciones.

•

Conflictos y discrepancias respecto a la localización de equipos y componentes.

•

Materiales y componentes incompatibles entre sí.

•

Constructibilidad.

•

Inconsistencias de las unidades de medición.

•

Materiales, componentes o equipos incorrectos.

Para la verificación de estos aspectos no existe una metodología definida. Sin embargo, se recomienda la utilización de listas de verificación, las cuales han demostrado ser una herramienta de mucha utilidad. En la Figura 6.3 se puede observar un ejemplo.

146 Figura 6.3: Lista de verificación para coordinar planos con especificaciones.

MASTERSPEC - DRAWING COORDINATION CHECKLIST

03/03 (R 06/05)

Copyright 2003 and 2005 by The American Institute of Architects (AIA) Exclusively published and distributed by Architectural Computer Services, Inc. (ARCOM) for the AIA SECTION 28 16 43 - PERIMETER SECURITY SYSTEMS

In addition to general MASTERSPEC instructions for coordinating Drawings with Specifications, Drawings should indicate the following information related to this Section:




Diagrams of system components and interconnections. Use riser diagram format where appropriate. Supplement with block diagrams and subsystem connection diagrams if required.






Locations and identifications of system devices and equipment, and designations of device types.





Number of, and dimension or size of, each zone of detection of the video motion sensor system.

Zone assignments of individual detection devices.

Coordination of detection patterns of microwave detectors and sensor patterns of adjustable detectors with site plans, site contours, and landscape plans. Power to signal processors, actuators, transmitters, and similar site-deployed devices associated with the security system that require 120V ac to operate. Indicate transfer switch or uninterruptible power supply to the central station where applicable.




Elevations of control panels and annunciators. Identify central- and local-control panels, and indicate zones of coverage at each monitoring or control station.





Wiring paths of power, signal, and data to system components on site plans. Coordinate with site utilities and duct bank systems.





Identification of items to receive tamper switches.

Programmed lighting control override push buttons for security-related lighting zones and control system interfaces on floor and site

plans. Where detection devices include separately mounted auxiliary components, locate such components on plans and show wiring connections.




Precise locations and alignment requirements for photoelectric beam devices. Coordinate with practical equipment limitations as defined by manufacturers.

*****

Fuente: Disponible [8 de febrero 2007] http://www.arcomnet.com/masterspec/supdoc04/frame/281643f00.html

6.4.3.1 Introducción al National CAD Standard La metodología de coordinación expuesta anteriormente es muy simplificada, y no toma en cuenta si la empresa consultora utiliza algún estándar para elaborar y organizar sus planos. Sin embargo, debido a que ambos documentos son complementarios, este debe ser el siguiente paso a seguir. Al igual que para las especificaciones existe una amplia variedad de normas disponibles, donde el MF, PF y SF son una opción, para elaborar planos existen también múltiples normas, una de las cuales se denomina “National CAD Standard” (NCS). Su particularidad es que fue diseñado

para

estandarizar

aspectos

de

organización,

nomenclatura,

simbología,

convenciones de dibujo, y otros temas propios de los planos, en coordinación con especificaciones organizadas de acuerdo al MF. Por tal motivo, y porque la traducción de esta norma es el siguiente proyecto del Capítulo Costa Rica del CSI, se considera importante explicar las características principales de la misma.

147 El National CAD Standard (NCS) es producto de un esfuerzo conjunto a nivel nacional en los Estados Unidos entre distintas instituciones de amplia trayectoria e influencia en el sector de la construcción, que son: National Institute of Building Sciences (NIBS), American Institute of Architects (AIA) y el Construction Specifications Institute (CSI). Esta norma se divide en dos partes: 1. Guía de Nomenclatura para Capas de Dibujos CAD Creada por el AIA, consiste en un sistema jerárquico para organizar y dar nomenclatura a cada una de las capas que conforman un dibujo CAD. Mediante este, el dibujante puede identificar cada capa basándose en el nivel de detalle presentado en la misma. La identificación brindada se compone de cuatro grupos de caracteres que en conjunto forman una cadena alfanumérica. 2. Sistema de Dibujo Unificado Creado por el CSI, es un sistema para organizar y presentar planos y otro tipo de información gráfica. A su vez, este se compone de los siguientes ocho módulos: •

Módulo 1: Organización del Juego de Planos: De manera análoga a como el MF organiza el Manual de Proyecto en Divisiones y Secciones, este permite ordenar un juego de planos asignando código y títulos a cada lámina.

•

Módulo 2: Organización de Lámina: Este cumple una función análoga al SF en el Manual de Proyecto, ya que establece las pautas a seguir para organizar la información en cada lámina. Para esto define el área de dibujo, los títulos, y un sistema de cuadrícula para organizar el espacio de dibujo.

•

Módulo 3: Listas y tablas: Es la norma que define el formato, terminología y organización de contenido de las listas y tablas incluidas en los planos.

•

Módulo 4: Convenciones de Dibujo: Este contiene las convenciones utilizadas en dibujo respecto a temas como: orientación del dibujo, simbología, tipos de línea, escalas, diagramas, notación y referencias cruzadas.

•

Módulo 5: Términos y Abreviaciones: Contiene un listado de términos y abreviaciones estándar para utilizar en los planos. Esto asegura la consistencia y uniformidad en cuando a la forma en que se escriben las palabras.

•

Módulo 6: Símbolos: Contiene símbolos de uso común organizados de acuerdo con el MF.

•

Módulo 7: Notaciones: Contiene recomendaciones para clasificar, usar, dar formato y ubicar notas escritas. Además explica la forma en que estas debe vincularse con el Manual de Proyecto.

148 •

Módulo 8: Convenciones de Códigos: Se utiliza para ordenar en los planos los requerimientos de los códigos y la legislación, para así facilitar las revisiones de cumplimiento de requisitos, que son típicas al solicitar permisos de construcción.

Debe quedar claro que la implementación de un sistema estandarizado para elaborar y organizar planos como el NCS no es un requisito para implementar el MF. Sin embargo, la incorporación en una empresa consultora de este y otros estándares es una herramienta muy valiosa para mejorar la eficiencia y el control de calidad de todo el trabajo que se realiza. Debido a que la explicación aquí brindada es muy superficial, se invita al lector investigar más sobre el tema, ya que la implementación del MF es solo el primer paso para mejorar la calidad de los documentos constructivos en Costa Rica; la estandarización de los planos es el complemento casi obligatorio. 6.5 Asesoría para licitación y adjudicación Con la finalización del servicio de Planos y Especificaciones Técnicas, se considera que la etapa de diseño del proyecto está concluida, ya que tales documentos contienen toda la información necesaria para tramitar y construir la edificación. Sin embargo, el Manual de Proyecto aún se encuentra incompleto, porque carece de la División 00, la cual se prepara únicamente si se contrata el servicio de Asesoría para Licitación y Adjudicación. Según el CFIA (1988a, 1988b), este es un servicio adicional al diseño, que el profesional presta al cliente con el objeto de recomendar la modalidad o procedimiento para la selección del contratista y las condiciones de contratación de la obra. Normalmente, el mismo se suministra en dos etapas. Primero se da la asesoría del proceso de licitación, que incluye: preparación de los documentos necesarios para la publicación del cartel, establecimiento de las condiciones del contrato de construcción, invitación a los contratistas a participar, evacuación de consultas y aclaraciones que formulen los participantes en relación con los documentos contractuales y finalmente, recibo formal de ofertas. En una segunda etapa, se efectúa el análisis y estudio desde el punto de vista técnico de las ofertas recibidas, para así entregar al propietario la mayor cantidad de elementos de juicio, con base en los cuales este toma la decisión más conveniente. Para preparar la División 00, se sugiere que el especificador trabaje en conjunto con el especialista en materia legal de la empresa. Ambos deben reunirse con el cliente para discutir la manera en que éste desea realizar la licitación. Posteriormente, el especificador

149 debe crear un borrador de la División, para lo cual elabora una lista de los Documentos necesarios, revisa las especificaciones maestras y extrae los machotes disponibles. Finalmente, en conjunto con el especialista legal edita o redacta el conjunto de Documentos. Como regla general, se recomienda posponer la elaboración de la División 00 hasta después de que el diseño concluya, incluso si el propietario solicita el servicio de asesoría desde el inicio, ya que en esta es necesario hacer referencia a los planos y las especificaciones. 6.6 Control y ejecución Con la preparación de la División 00, el proceso de elaboración del Manual de Proyecto se da por concluido. Sin embargo, las responsabilidades de la empresa consultora con el proyecto pueden extenderse más allá de la etapa de diseño, y abarcar la fase constructiva. A pesar de que las labores del consultor en esta etapa están por fuera de los alcances de esta guía, se considera importante indicar cómo el MF puede seguir brindando beneficios. Según la legislación costarricense, como continuación del diseño, un profesional en ingeniería o arquitectura puede brindar cuatro tipos de servicios de consultoría durante la fase constructiva de un proyecto: •

Inspección: Se entiende por inspección como la vigilancia o atención que un profesional o grupo de profesionales suministran durante el proceso de ejecución de una obra, con el fin de que ésta se realice de conformidad con las mejores normas de trabajo, los planos de construcción, las especificaciones técnicas y demás documentos que forman parte del contrato. (CFIA, 1988 a, Capítulo 3, Artículo f) La inspección se realiza mediante visitas periódicas al proyecto, donde se deben realizar las siguientes actividades: o Verificación de la calidad de los materiales y proceso de construcción por medio de

pruebas de laboratorio. o Informes periódicos sobre el progreso de la obra. o Aprobación de los materiales y equipos por instalar, propuestos por el contratista de

acuerdo con las especificaciones. o Control de desembolsos respecto al progreso de la obra y determinación del

cumplimiento de los plazos de construcción fijados.

150 o Justificación y autorización de “obras extra” y su aprobación posterior para su pago. o Revisión y aprobación de facturas presentadas por el contratista. o Recibo de las obras conjuntamente con el cliente y elaboración del informe final. •

Dirección técnica: Se entiende por dirección técnica como el servicio de consultoría que incluye además de las labores de inspección, la programación y el control de obra. Mediante este, el consultor se convierte en el profesional responsable de la obra. (CFIA, 1988 a, Capítulo 3, Artículo g)

•

Administración: Este servicio incluye, adicionalmente a la dirección técnica, la responsabilidad en el manejo de los recursos financieros, con sistemas adecuados de control. El administrador se compromete a escoger y suministrar, por cuenta del cliente el personal idóneo, los materiales y equipos especificados y, en general, todo lo necesario para que la obra se realice técnica y económicamente de la manera más favorable para los intereses del cliente. (CFIA, 1988 a, Capítulo 3, Artículo h) Además de velar porque la obra se realice de conformidad con los planos de construcción, las especificaciones técnicas y los reglamentos, el administrador organiza y programa el avance de la obra en todas sus etapas, elabora los presupuestos y los flujos de caja durante el proceso de construcción y administra los recursos financieros por medio del establecimiento de sistemas de contabilidad, controles e informes, que garanticen al cliente un adecuado uso de los recursos económicos.

Dentro de estos servicios, la inspección es la tarea que con mayor regularidad se asigna a los diseñadores del proyecto, ya que por su pleno conocimiento del mismo son los más idóneos para controlar que los aspectos técnicos de la construcción sean llevados a cabo tal y como se indica en los planos y las especificaciones. Para realizarla, el MF constituye una herramienta muy útil, ya que permite la organización de listas de verificación de la misma forma en que están organizadas las especificaciones, por lo que la ubicación y revisión de cada aspecto se facilita notablemente. En el Anexo 5 se presentan algunas listas de verificación para realizar labores de inspección, las cuales pueden ser utilizadas como ejemplo para desarrollar otras similares. Este instrumento facilita notablemente el control de calidad en obra, además de que permite al

151 inspector recordar fácilmente los aspectos más importantes que debe revisar, con base en las especificaciones técnicas. La manera adecuada realizar inspecciones con listas de verificación es la siguiente: •

Se deben leer las especificaciones y revisar los planos con la lista de verificación a mano, con el propósito de distinguir cuáles ítems aplican, cuales no e incluir los que hagan falta.

•

En el encabezado de cada lista se indican los estándares que podrían ser referenciados en cada Sección. Se debe revisar cuales aplican al proyecto, y si el inspector no está familiarizado con alguno de ellos, debe procurar revisarlo para asegurarse de entender lo que pide la especificación.

•

Se debe leer con atención cualquier adenda, modificación, o información complementaria que afecte lo que se especifica en el Manual de Proyecto.

•

Con base en la programación de obra, se deben elegir la listas que se van a utilizar en una jornada de inspección.

153

Capítulo VII: Conclusiones y Recomendaciones 7.1 Conclusiones •

Actualmente en Costa Rica existen serias deficiencias en cuanto a la calidad de los documentos constructivos, lo que constituye un obstáculo para que la industria de la construcción avance a un nivel de productividad superior.

•

La mayoría de esfuerzos en procura de resolver los problemas que aquejan la productividad y eficiencia de la construcción han sido dirigidos a la etapa final del ciclo de vida del proyecto, es decir la construcción, pero no se ha hecho conciencia que la causa de muchos de estos problemas radica en documentos constructivos deficientes.

•

La implementación de sistemas de gestión de calidad en la etapa de diseño, cuando los ajustes y modificaciones son menos costosos, solucionaría gran parte de los problemas que aquejan a los proyectos en la fase constructiva.

•

La adopción de normas como el MasterFormat es parte fundamental para implementar un sistema de gestión de calidad en el diseño.

•

La adopción del MasterFormat por sí solo no solucionará la problemática de los documentos constructivos, es necesario también la estandarización de los planos.

•

El éxito que ha tenido el MasterFormat en Estados Unidos y Canadá se ha debido a que este ha sido adoptado por la mayoría como el “estándar del mercado”.

•

Para lograr que el MasterFormat genere en Costa Rica los mismos beneficios alcanzados en Estados Unidos y Canadá es vital que este sea adoptado por la mayor cantidad posible de diseñadores, para lo que se requiere de una agresiva campaña de divulgación y educación mediante publicaciones y cursos de capacitación.

•

A pesar de que la carrera de Ingeniería Civil de la Universidad de Costa Rica se orienta especialmente hacia el diseño, el programa de estudios no prepara a los estudiantes en metodologías para elaborar planos y especificaciones de calidad.

•

La implementación del MasterFormat en Costa Rica debe ser paulatina, ya que no se puede pretender desarrollar el mismo acervo de conocimiento que en Estados Unidos y Canadá ha tomado más de 30 años reunir.

•

Debido al alto nivel que las ciencias de la computación tienen en nuestro país, se considera que existe un gran potencial para desarrollar en poco tiempo herramientas similares o superiores a las existentes en Estados Unidos y Canadá.

154 •

Por ser un estándar internacional, el MasterFormat es una herramienta que facilitará a los consultores nacionales vender servicios de diseño en otros países.

•

Mediante la implementación del MasterFormat las empresas de diseño y construcción podrán utilizar novedosos programas de cómputo que anteriormente no hubiese tenido sentido adquirir debido a que su funcionamiento se fundamenta en esta norma.

•

Actualmente existe una corriente importante de inversión extranjera, principalmente proveniente de Estados Unidos. La producción de especificaciones con un formato idéntico al que estos inversionistas están acostumbrados a observar facilitará su comunicación con diseñadores y constructores.

•

La estandarización de los documentos constructivos contribuirá a disminuir las disputas y malentendidos entre los participantes de un proyecto de construcción.

•

Para que la implementación a nivel de empresa sea exitosa, se considera fundamental la realización de las medidas previas descritas en este trabajo.

•

Aunque el MasterFormat fue desarrollado para organizar Manuales de Proyecto, sus principios organizacionales son aplicables a diversas tareas de la industria de la construcción, por lo que será de beneficio para todo el sector.

•

La elaboración de especificaciones técnicas es una tarea que tradicionalmente en Costa Rica ha sido relegada a un puesto inferior al de los planos, sin embargo estas son igual de importantes y requieren de conocimiento y dedicación.

7.2 Recomendaciones Las recomendaciones producto de este trabajo se dividen en dos tipos: para las personas encargadas de capacitar y divulgar el MasterFormat a nivel nacional y para los responsables de su implementación en una empresa particular. Para los encargados de la divulgación: •

Incluir en las campañas de divulgación y cursos de capacitación información concisa sobre los alcances reales del MasterFormat, ya que se ha notado que el público en general desconoce o maneja nociones erróneas sobre su aplicación, lo que genera falsas expectativas.

•

Realizar encuestas entre profesionales del diseño para identificar los temas que deben desarrollarse en los cursos de capacitación.

•

Incluir en los cursos de capacitación nociones básicas sobre técnicas de especificación y elaboración de documentos constructivos, ya que se considera que en general los profesionales en diseño tienen un vacío de preparación en este tema.

155 •

Incorporar en la preparación de los cursos de capacitación a un especialista en contratos y aspectos legales de la construcción para analizar a fondo la aplicabilidad de la norma según la legislación costarricense.

•

Gestionar la creación de recursos de acceso público que incentiven la utilización del MasterFormat como sistema de organización, tales como: catálogos de productos, empresas fabricantes y distribuidoras; y bases de datos de especificaciones genéricas preparadas por expertos.

•

Persuadir a las autoridades del Gobierno para que los carteles de licitación de las instituciones públicas se elaboren de acuerdo con el MasterFormat.

•

Se recomienda incluir a la Escuela de Ingeniería Civil de la Universidad de Costa Rica en el plan de implementación del MF a nivel nacional, ya que esta puede colaborar en la generación de conocimiento que fomente la utilización de la norma en las distintas aplicaciones en las que puede ser utilizada. Para continuar el trabajo iniciado con la presente guía, se proponen los siguientes temas como posibles proyectos de graduación: o

Desarrollo de un sistema de gestión de calidad del diseño para una empresa consultora que utilice el MF y otras normas relacionadas.

o

Elaboración de un conjunto de especificaciones maestras de procedimientos, productos y materiales para la construcción que usualmente son ejecutados deficientemente en obra.

o

Diseño de un catálogo electrónico de productos y materiales para la construcción, así como de sus respectivas fichas técnicas, similar al sistema propuesto en el Apartado 5.2.1. Luego del diseño del catálogo y de la estructura de las fichas técnicas,

se puede realizar un proyecto de

elaboración de las fichas para un listado de materiales y productos de uso común. o

Elaboración de un conjunto de documentos machote para utilizarse en la División 00, similares a los que publica el American Institute of Architecs en Estados Unidos.

o

Elaborar listas de verificación para coordinar las Secciones de un Manual de Proyecto entre sí, y para coordinar el Manual con los planos, similares a las expuestas en las figuras 6.1 y 6.3, respectivamente.

156 Para los encargados de la implementación: •

Al adoptar el MasterFormat se debe incorporar el concepto integral de “Manual de Proyecto”, y no utilizar la norma únicamente para organizar las especificaciones técnicas de la empresa.

•

Las empresas consultoras deben adoptar el MasterFormat no solamente para resolver el problema de las especificaciones técnicas deficientes, sino que es posible utilizarlo como parte de todo un sistema de gestión de calidad del diseño, e incluso para obtener una certificación ISO 9000.

•

Se debe exigir al equipo multidisciplinario que participa en el diseño del proyecto (estructural, eléctrico, mecánico, etc.) a que preparen sus especificaciones de acuerdo con el MasterFormat.

•

La adquisición de software especializado para la edición de especificaciones y elaboración de presupuestos se debe posponer para cuando se haya realizado la implementación básica descrita en este trabajo y se posea suficiente experiencia y criterio para realizar una inversión rentable. Programas como el CostLink, SpeckLink y otros similares son costosos, y los beneficios con que se promocionan en Estados Unidos y Canadá no necesariamente son aplicables en Costa Rica, por lo tanto la decisión de adquirirlos debe ser precedida de una evaluación cuidadosa.

157

Bibliografía American Institute of Architects. (1992). The Architect’s Handbook of Professional Practice(7ª ed.). Washington, DC: Autor. American Institute of Architects, National Society of Professional Engineers, American Consulting Engineers Council, American Society of Civil Engineers, Construction Specifications Institute. (1995). AIA Document A521/EJCDC Document 1910-16 Uniform Location of Subject Matter. Washington DC: Autor. Cámara Costarricense de la Construcción. (sin fecha). ¿Estandarización: Es Posible la Construcción Industrializada en Costa Rica? (Informe técnico). Costa Rica: Autor. Clough R. & Sears G. (1994). Construction Contracting (6ª ed.). Nueva York: John Wiley and Sons. Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos. (1988a). Reglamento para la Contratación de Servicios Profesionales de Consultoría en Ingeniería y Arquitectura. Diario Oficial La Gaceta, San José, Costa Rica, del 25 de octubre de 1988. Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos. (1988b). Arancel de servicios Profesionales de Consultoría para Edificaciones. Diario Oficial La Gaceta, San José, Costa Rica, del 25 de noviembre de 1988. Construction Specifications Institute. (1997). SectionFormat: A Recommended Format for Construction Specifications Sections. Alexandria, VA: Autor. Construction Specifications Institute. (1998). UniFormat:

A Uniform Classification of

Construction Systems and Assemblies. Alexandria, VA: Autor. Construction Specifications Institute. (1999). PageFormat: A Recommended Page Format for Construction Specifications. Alexandria, VA: Autor. Construction Specifications Institute. (2004). UniFormat: MasterFormat 2004 Edition: Master list of Numbers and Titles for the Construction Industry. Alexandria, VA: Autor. Construction Specifications Institute. (2005). The Project Resource Manual: CSI Manual of Practice (5ª ed.). Nueva York: McGraw-Hill.

158 Decreto Ejecutivo Nº 29660-MEIC, RTCR 26:2000 Metrología. Unidades Legales de Medida. Diario Oficial La Gaceta, San José, Costa Rica, del 8 de agosto del 2001. Fernández Morales, R. (2001). Texto guía del curso IC-1043 Ingeniería de Costos. Edición propia. San José, Costa Rica. Fernández R. (2003). Uso del CAD 4D como herramienta para mejorar los procesos constructivos. Revista Construcción de la Cámara Costarricense de la Construcción. Número 70, Año 10/2003. Fernández Morales, R. (2004). Notas del curso IC-0704 Construcción I. Edición propia. San José, Costa Rica. Ferris Laporte, V. (2005). Análisis de los impactos generados en una empresa constructora producto de la implementación de un sistema de gestión de calidad. Proyecto final de graduación. Escuela de Ingeniería Civil. Universidad de Costa Rica. Fisk E. & Reynolds W. (2006). Construction Project Administration (8ª ed.). Nueva Jersey: Pearson Prentice Hall. Garfias A. (2001). Gestión de Calidad en el Desarrollo de Proyectos Inmobiliarios. BIT Revista Tecnológica de la Construcción. Chile: Corporación de Desarrollo Tecnológico, setiembre 2001. [Consulta: 14 octubre 2006]. Gómez G. (2005, 10 de setiembre). Master Format casi listo. Diario La Nación, suplemento METRO, p. 11. Instituto de Normas Técnicas de Costa Rica. (2004). Normalización técnica: Herramienta para la Competitividad. San José, Costa Rica: Autor. Ley Nª 5292, Ley del Sistema Internacional de Unidades. Diario Oficial La Gaceta, San José, Costa Rica, del 9 de agosto de 1973. Mahoney, W. (1998). Construction Inspection Manual (7ª ed.). Building News. Mora, G. (2005). En Ruta a la Normalización en la Construcción-Entrevista al Ing. Mauricio Arce, Cámara de Consultores. Boletín Interno del CFIA, octubre 2005. [Consulta: 12 noviembre 2006].

159 Nell H. & Espinoza M. (2003). Registro Técnico de Materiales: Por una Información de Calidad. BIT Revista Tecnológica de la Construcción. Chile: Corporación de Desarrollo Tecnológico, mayo 2003. [Consulta: 25 noviembre 2006]. Peurifoy R. & Oberlender G. (2002). Estimating Construction Costs (5ª ed.). Nueva York: McGraw-Hill. Quirós Espinoza, P. (2006). Administración de proyectos de Construcción a Distancia. Proyecto final de graduación. Escuela de Ingeniería Civil. Universidad de Costa Rica. Rosen H.J. & Regener J.R. (2005). Construction Specifications Writing (5ª ed.). Nueva York: John Wiley and Sons.

161

Anexos

163

Anexo 1: Traducción al español de la lista de títulos y códigos del UniFormat Descripción: Este anexo contiene una traducción completa de los títulos incluidos en el documento titulado “UniFormat: A Uniform Classification of Construction Systems and Assemblies” publicado en el año 1998 por el CSI, el cual es la versión vigente a la fecha. El mismo puede ser utilizado para elaborar Descripciones Preliminares de Proyecto (PPD), organizar presupuestos y otras aplicaciones más expuestas con anterioridad. Debido a que en la publicación del CSI no se asigna numeración a los títulos de niveles 4 y 5, sino que se deja a criterio del usuario, el autor utiliza el sistema de numeración de dos dígitos, explicado en el Apartado 3.6.1. Fuente: CSI, (1998, 2001) y el autor.

175

Anexo 2: Ejemplo de Descripción Preliminar de Proyecto Descripción: Este anexo consiste en una Descripción Preliminar de Proyecto (PPD) para el proyecto hipotético de una sencilla casa de habitación. El objetivo del mismo es servir de ejemplo al lector sobre la manera en que se puede preparar esta poderosa herramienta de diseño, la cual permite al consultor conocer con precisión la idea de su cliente con respecto a un proyecto antes de que el mismo haya empezado a diseñarse. Nótese que algunos componentes se describen en mayor detalle que otros, lo cual ejemplifica el carácter preliminar de este documento. El llenado de la columna “Código MasterFormat” es opcional, sin embargo este nivel de detalle de la descripción permite al especificador esbozar con mayor facilidad el Manual de Proyecto y crear estimados del costo de la obra mucho más precisos. Fuente: CSI, (1998, 2001) y el autor.

181

Anexo 3: Ejemplo de Documentos y Secciones de un Manual de Proyecto Descripción: En este anexo se presentan varios ejemplos de Documentos (División 00) y Secciones (Divisiones 01-49). Los mismos se disponen en un orden tal que asemejan un Manual de Proyecto típico, sin embargo no lo son. El objetivo es ilustrar a grosso modo la forma en que luce tal documento, así como el estilo de redacción y el formato una vez aplicadas las recomendaciones del PageFormat y el SectionFormat. Fuente: Las Secciones originales fueron facilitadas por el Ing. Luis D’Espeleta, de la empresa PIASA Consultores y posteriormente modificadas ligeramente. Por su parte, los Documentos fueron adaptados de las publicaciones del American Institute of Architecs y de la tesis de Pamela Quirós (2006).

213

Anexo 4: Índice para ubicación de temas en el Manual de Proyecto Descripción: Este anexo es una reproducción del documento titulado “AIA Document A521 / EJDC Document 1910-16 Uniform Location of Subject Matter----Information in Construction Documents”, el cual permite ubicar en el Manual de Proyecto algunos temas típicos de los carteles de licitación. Fuente: National Society of Professional Engineers, American Consulting Engineers Council, American Society of Civil Engineers, The American Institute of Architects, Construction Specifications Institute, (1995).

229

Anexo 5: Ejemplo de listas de verificación para inspección de campo Descripción: Este anexo es una reproducción de algunas listas de verificación incluidas en el libro “Construction Inspection Manual”. Las mismas se organizan de acuerdo al MF, y su ventaja es que permiten al inspector ordenar los aspectos a revisar en campo tal y como están escritas las especificaciones. Esto diminuye el riesgo de omisiones o malentendidos entre el inspector y el contratista. Su objetivo principal es servir de ejemplo para el desarrollo de listas similares para Costa Rica. Aunque la codificación de las listas corresponde al MasterFormat 1995, estas siguen siendo aplicables, por lo que al final se incluye una tabla de equivalencias donde se indica el respectivo código en la nueva versión. Fuente: Mahoney, 1998.