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SECRETARIA DE SALUD SUBSECRETARIA DE SERVICIOS DE SALUD DIRECCION GENERAL DE SALUD REPRODUCTIVA

MANUAL PARA EL MANEJO DEL TARJETERO DE CONTROL DE USUARIOS DE PLANIFICACION FAMILIAR

MANUAL PARA EL MANEJO DEL TARJETERO DE CONTROL DE USUARIOS Y USUARIAS DE PLANIFICACION FAMILIAR

Impresión, febrero 1986 Primera reimpresión, marzo 1988 Segunda reimpresión, mayo 1996

DIRECTORIO

Dr. Juan Ramón de la Fuente Ramírez

SECRETARIO DE SALUD Dr. José Narro Robles SUBSECRETARIO DE SERVICIOS DE SALUD Dr. Rafael Camacho Solís SUBSECRETARIO DE REGULACION Y FOMENTO SANITARIO Lic. Javier Bonilla Castañeda SUBSECRETARIO DE COORDINACION Y DESARROLLO Lic. Jorge Tamayo López Portillo OFICIAL MAYOR Dr. Gregorio Pérez-Palacios DIRECTOR GENERAL DE SALUD REPRODUCTIVA Lic. Alberto Pérez Blas DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL

1996 Secretaría de Salud Primera Edición Impreso en Español México, D.F. ISBN

INDICE

I.

PRESENTACION

1

ANTECEDENTES

2

INTRODUCCION

4

OBJETIVOS

6

EL TARJETERO

7

1. 2. 3.

4. II.

III.

PAGINA

Descripción Dónde se debe manejar el tarjetero Organización y manejo 3.1 Sección de Citados (as) 3.2 Sección de Inasistentes 3.3 Sección de Bajas Temporales Depuración

7 9 9 10 12 17 19

LA TARJETA

22

1. 2.

22 23 24 42

Descripción Instrucciones para el llenado 2.1 Anverso de la tarjeta 2.2 Reverso de la tarjeta

INTEGRACION DEL TARJETERO AL SISTEMA ESTATAL DE INFORMACION BASICA (SEIB)

ANEXOS

47 52

PRESENTACION

La evaluación es la fase que cierra el ciclo del proceso administrativo; por tal motivo, es indispensable contar con fuentes primarias de información que permitan obtener datos confiables para realizar una evaluación objetiva. Sin embargo, la confiabilidad de los datos se basa en el buen registro de ellos en los niveles donde se genera la información; de ahí la necesidad de brindar un mayor adiestramiento a quienes manejan los formatos del sistema oficial de información, tanto primarios como de concentración y finales.

El porcentaje de cobertura de mujeres en edad fértil es uno de los indicadores básicos para evaluar el avance en la prestación de servicios de planificación familiar; para calcular este indicador se requiere saber el número exacto de usuarios(as) que se mantienen activos(as) en cada unidad médica, al corte de la información.

La Dirección General de Salud Reproductiva de la Secretaría de Salud, antes Dirección General de Planificación Familiar, tiene gran interés en proporcionar al personal responsable de la información, este instructivo para el manejo adecuado del Tarjetero de Control de Usuarios, con el fin de que pueda servirles como material de consulta así como para la capacitación en servicio del nuevo personal que debe realizar esta labor. Actualmente sólo a través del correcto manejo de este tarjetero se obtiene el dato de usuarios(as) activos(as), el cual es básico para la evaluación sistemática del desarrollo del Subprograma de Planificación Familiar. Por ello, es indispensable mantener actualizado el tarjetero que se maneje en cada servicio de planificación familiar en las unidades médicas de consulta externa de la Secretaría de Salud, en todas las entidades federativas del país.

Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

ANTECEDENTES El tarjetero para el control de usuarios(as) de métodos anticonceptivos es un instrumento que se ha venido utilizando desde el inicio del Programa de Planificación Familiar, allá por 1974, en las unidades médicas de la Secretaría de Salud; el objetivo principal ha sido obtener el dato del número de personas que se mantienen protegidas con los métodos anticonceptivos que se otorgan en la institución. Durante algún tiempo, en algunas unidades médicas se dejó de actualizar el tarjetero; esto ocurrió mientras se manejó como fuente primaria para la información de este programa la F-IDA. En ese entonces, el procesamiento de la información se realizaba en el nivel nacional a través de un programa de cómputo que permitía llevar un registro individual para cada uno de los aceptantes que ingresaban; al finalizar cada trimestre, se podía obtener el dato exacto del número de usuarios(as) que permanecían activos(as) en cada unidad médica, con la consecuente concentración por jurisdicción sanitaria y por entidad federativa. Con este sistema, en el nivel aplicativo no podían calcular de manera local este dato y tenían que esperar a que del nivel nacional se les comunicara. En 1990, al consolidarse el Sistema Estatal de Información Básica (SEIB), como el único instrumento para el registro de las actividades de todos los programas de la SSA, volvió a cobrar vigencia el manejo del tarjetero para el control de los usuarios(as). Durante los más de cuatro lustros que tiene de uso este tarjetero, se han realizado algunas modificaciones para adecuarlo, de acuerdo con las circunstancias del programa. Para incrementar la calidad del servicio, en los últimos años se amplió la gama de anticonceptivos que se ofrecen en las unidades médicas de la SSA, lo cual ha implicado adiciones y adecuaciones en los formatos para el registro de datos, a fin de obtener las variables que se requieren para el seguimiento del programa. En 1996, el SEIB tuvo algunas modificaciones y actualmente se denomina Sistema de Información en Salud para Población Abierta (SISPA). La Dirección General de Salud Reproductiva, tuvo la oportunidad de aprovechar esta circunstancia y se incluyeron los espacios básicos adecuados a las necesidades actuales de información de planificación familiar.

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Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

El Tarjetero de Control de Usuarios, por ser una de las fuentes primarias del SISPA tiene algunas modificaciones, las cuales se señalan en este manual; ellas son:

a)

En la definición de usuario(a) activo(a) se específica que los varones que han adoptado la vasectomía se consideran activos para el método quirúrgico, desde la realización del procedimiento quirúrgico hasta que el usuario vasectomizado cumpla 65 años de edad. Y queda sin efecto la indicación del manual anterior que señalaba la baja del usuario a los 50 años de edad, porque se había considerado sólo la vida fértil de su pareja.

b)

Se asigna la clave “S” para las usuarias que adoptan como método anticonceptivo los implantes subdérmicos.

c)

Para el hormonal inyectable se establecen dos claves: la “I” (Latina) para la inyección bimestral y la “Y” (Griega) para la inyección mensual (Cyclofem).

d)

Se mencionan los cambios pertinentes en cuanto a la integración del Tarjetero de Control de Usuarios en el Sistema de Información en Salud para Población Abierta (SISPA).

Todo ello, con el objetivo final de mejorar la calidad de la información, y de que en cada unidad médica se puedan obtener datos confiables, para realizar la evaluación sistemática que permita medir el avance en el servicio de planificación familiar.

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Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

INTRODUCCION

El Tarjetero para el Control de Usuarios (TCU) de métodos anticonceptivos, se considera un valioso instrumento del que disponen las unidades médicas de la Secretaría de Salud (SSA), porque permite obtener de manera fácil y rápida gran cantidad de datos referentes a las personas que reciben el servicio de planificación familiar. El tarjetero, además de servir para el control en las citas de las personas usuarias, mensualmente se convierte en la fuente de información única para obtener el número de usuarios(as) activos(os) en cada unidad médica; dato que debe anotarse mensualmente en el Informe de Actividades de la Unidad Médica (primero y segundo niveles de atención), del Sistema de Información en Salud para Población Abierta (SISPA). Por otra parte, de registrarse correctamente, en sus tarjetas se encuentra mucha información de importancia que también puede ser aprovechada para trabajos de investigación, aunque el principal objetivo sea la evaluación sistemática del servicio de planificación familiar que es uno de los pilares fundamentales del Programa de Salud Reproductiva.

El presente manual tiene el propósito de introducir y habilitar al lector en el manejo correcto del TCU y de los elementos que lo componen, ya que este tarjetero se debe utilizar en todas las unidades médicas de consulta externa de la SSA en el país, en las cuales se lleve el control de los usuarios de los métodos anticonceptivos que se otorgan en la institución, y no se debe manejar en aquellas unidades donde sólo se proporcione el método pero no se continúe con el control del usuario. Por ejemplo, en aquellos hospitales o módulos donde sólo se realizan los procedimientos quirúrgicos, oclusión tubaria bilateral en mujeres o vasectomía en hombres con la técnica tradicional o bien, se lleva a cabo la inserción del dispositivo intrauterino postevento obstétrico o en el intervalo intergenésico de mujeres que son referidas de otra unidad médica y regresarán, ya como usuarias, para su control a la unidad que las refirió, no se requiere manejar un TCU. Se considera que la existencia de un manual para el manejo correcto del tarjetero, permite al personal que ya lo conoce

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Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

hacer más fácil y de mayor provecho esta actividad y por lo tanto, mejorar la calidad de la información. Además, al personal de nuevo ingreso este manual le facilitará el aprendizaje sobre el funcionamiento correcto del tarjetero.

Con la consolidación del SEIB, actualmente SISPA, como sistema único de información para todos los programas de la SSA, el manejo del TCU cobró mayor importancia; mediante este instrumento las unidades aplicativas pueden obtener información veraz y oportuna respecto al número de personas que se registran como activas. A diferencia de otros programas, en el de planificación familiar el dato más importante no es el número de consultas impartidas, sino el número de usuarios activos; esto es, las personas que estén haciendo uso de algún método anticonceptivo en la fecha en que se haga un corte en la información, pues ello permite medir la cobertura alcanzada.

El presente manual consta de tres capítulos: en el primero, se describe la estructura y la organización que debe tener un tarjetero, así como el manejo de las diferentes secciones que lo integran; en el segundo, se explican los lineamientos para el llenado de los incisos de la tarjeta de control de usuarios (PF-5) y, a manera de ejemplo, se muestra la secuencia del registro en la tarjeta de las atenciones proporcionadas a una usuaria desde el ingreso, pasando por cambios de métodos anticonceptivos, hasta el final que deberá tener esa PF-5; en el tercer capítulo se establece la relación del tarjetero con el SISPA. Para mayor facilidad en el manejo del TCU se presentan dos esquemas; en la figura número uno se muestran las secciones que integran el tarjetero y el tipo de separadores que se requieren en cada sección; en la figura número dos se presenta el TCU sólo con los separadores de cada una de las secciones señalando el tiempo de permanencia de las tarjetas en cada una de ellas. Por último, se presenta un ejemplo con el sistema de paloteo para sacar la cuenta del número de usuarios activos por método anticonceptivo; al final se localiza la sección de anexos en la que se presenta la hoja 2 de 8 del Informe de Actividades de la Unidad Médica del primer nivel de atención del SISPA,

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Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

así como la del segundo nivel; el anverso y el reverso de la tarjeta, y un cuadro sinóptico en el que se explica el movimiento de los tarjetas según la sección del TCU en la que se localicen.

OBJETIVO GENERAL

El objetivo general del manejo del TCU es obtener información veraz y oportuna de las actividades de planificación familiar realizadas en las unidades médicas de la Secretaría de Salud, a fin de facilitar la evaluación sistemática del desarrollo del programa en los diferentes niveles de la organización, para una adecuada toma de decisiones administrativas.

OBJETIVOS ESPECIFICOS •

Conocer el número de usuarios(as) activos(as) que controla la institución y su distribución por método anticonceptivo utilizado.

•

Obtener información sobre las características sociodemográficas y ginecobstétricas de las usuarias del programa.

•

Obtener información sobre la frecuencia con la que cambia de método un usuario o usuaria.

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Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

•

Conocer el número de usuarios(as) con cita para un día determinado y detectar los o las que no cumplieron con la cita que tenían programada, a fin de realizar las visitas domiciliarias de reconquista.

•

Conocer el total de usuarios y usuarias que causan baja definitiva del programa.

I.

EL TARJETERO

1.

Descripción

El tarjetero, desde el punto de vista físico, es una caja donde se colocan las Tarjetas de Control de Usuarios (PF-5). Las medidas de estas tarjetas son de, aproximadamente, 20 x 14 cm. (media hoja carta).

Lo importante es que esta caja sea resistente. Puede ser fabricada de madera, metal, acrílico o cartón; comprarse ya hecha o adaptarse aprovechando cajas de galletas, de zapatos o de algún otro producto, reforzadas con cinta adhesiva o engomada.

Los elementos que integran el tarjetero son: las tarjetas de control de usuarios (PF-5), los separadores para las secciones y los separadores de las tarjetas. Para la primera sección los separadores deben de ser por orden cronológico, y para las demás secciones, por orden alfabético (figura 1).

FIGURA No. 1

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Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

SEPARADORES DEL TARJETERO DE CONTROL DE USUARIOS Q R

I

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Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

2.

Dónde se debe manejar el tarjetero

En cada módulo, consultorio o unidad médica de la SSA donde se otorgue el servicio de planificación familiar y se lleve el control de usuarios de métodos anticonceptivos (consulta externa), debe existir un tarjetero y mantenerse constantemente actualizado. En las unidades médicas hospitalarias donde solamente se proporciona el servicio a las personas que son referidas de la consulta externa, para cirugía (oclusión tubaria bilateral, OTB, o vasectomía) o para inserción del dispositivo intrauterino (DIU), y por lo tanto no se les seguirá proporcionando el control, no se requiere manejar este tarjetero; pero sí, que esté funcionando el sistema de referencia y contrarreferencia de usuarios(as) de planificación familiar. Asimismo, para el control de las mujeres que acuden a un hospital de la SSA para recibir atención por algún evento obstétrico (parto, cesárea o aborto) y que antes de su egreso hospitalario aceptan usar algún método anticonceptivo (OTB, DIU u hormonales), deberán referirse a la unidad de consulta externa más cercana a su domicilio, con objeto de que ahí abran una tarjeta PF-5 a su nombre y posteriormente se siga contabilizando como usuaria activa de acuerdo con las anotaciones que contenga dicha tarjeta.

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Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

3.

Organización y manejo

El tarjetero consta de tres secciones y una subsección: 1) citados(as), 2) inasistentes (aquí se ubica la subsección denominada quirúrgicos) y 3) bajas temporales. 3.1

Sección de Citados(as)

En esta sección se localizan las tarjetas de los usuarios y usuarias de cualquier método, siempre y cuando tengan anotada una cita cuya fecha no ha cumplido aún.

El objetivo de esta sección es conocer cuántos y cuáles son los usuarios(as) que tienen una cita a futuro. Pero además, facilitar la organización diaria de la consulta de planificación familiar, conociendo qué personas se encuentran citadas, para solicitar o sacar del TCU los expedientes clínicos antes de que se inicie la consulta del día.

Las tarjetas que se archivan en esta sección se colocan en orden cronológico. Para lo cual se ocupan mínimo 24 separadores, uno por cada mes hasta acompletar dos años (ver figura No. 1). En los dos primeros meses, el actual y el siguiente, también pueden emplearse separadores por semana o por día, esto dependerá del tipo de unidad médica y del número de tarjetas que se manejen en el módulo, consultorio o servicio. Cuando por el volumen de tarjetas que contenga un tarjetero se requieran separadores por semana o por día, al terminar un mes los separadores que se hayan desocupado se utilizarán para el mes siguiente. De igual manera, en el caso de los separadores por mes, al terminar el mes que se está trabajando el separador se pasa al último lugar del siguiente año.

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Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

Al finalizar la consulta del día, las tarjetas que deben guardarse en esta sección son aquellas que tienen anotada una nueva cita, con fecha posterior a la de este día de consulta. Con el fin de hacer más fácil y rápida su localización, las tarjetas se intercalan de acuerdo con el año, mes y día de la cita futura; esto es, la fecha en que la persona usuaria habrá de regresar a su próxima atención. Las tarjetas podrán ser removidas de esta sección por los motivos que a continuación se mencionan:

a)

Todos los días, antes de iniciarse la consulta, se sacan las tarjetas de los usuarios(as) citados(as) para esa fecha.

b)

Cuando algún usuario o usuaria se presenta antes de la fecha de la cita que tenía anotada en su carnet solicitando la atención y ese mismo día se le otorga.

c)

Con el propósito de obtener algún dato de ellas. Esto sucede, por ejemplo, cada mes, o bien cuando se tiene que efectuar un corte en la información para conocer el total de tarjetas que se encuentran en esta sección y cuántas hay por cada uno de los métodos utilizados, a fin de obtener el dato de usuarios(as) activos(as).

d)

También se examina esta sección del tarjetero, cuando se realiza una supervisión o investigación. Sin embargo, no siempre será necesario sacar las tarjetas de su lugar. Esto dependerá del procedimiento que emplee la persona encargada del manejo del tarjetero, así como del motivo específico por el que se consulte la sección.

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Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

e)

Finalmente, la baja definitiva de un usuario o usuaria es motivo de retiro de la tarjeta correspondiente.

A fin de que la persona responsable de informar el dato de usuarios(as) activos(as) tenga presente cuáles tarjetas debe contabilizar para obtenerlo, se debe recordar la siguiente definición: USUARIO(A) ACTIVO(A): Persona que, en el momento de efectuarse un corte en la información, tiene una tarjeta PF-5 a su nombre en la unidad médica, por lo que se registra como usuaria o usuario de algún método anticonceptivo; tiene una cita por cumplir en el futuro o una inasistencia no mayor de tres meses.

También se considera usuaria activa a la mujer que aceptó la oclusión tubaria bilateral (método quirúrgico) asista a no a la consulta posteriormente, mientras no cumpla 50 años de edad; en el caso del hombre que aceptó la vasectomía se considera como usuario activo, desde la fecha de la realización del procedimiento quirúrgico, hasta que él cumple 65 años de edad.

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Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

3.2

Sección de Inasistentes

En esta sección se localizan las tarjetas de los usuarios y usuarias de cualquier método, (excepto quirúrgico, porque cuando un usuario o usuaria de este método no acude a su cita, la tarjeta pasa a la subsección de quirúrgicos), que no acudieron a la consulta de su última cita. Las tarjetas que se encuentran en la sección de inasistentes permanecerán en este lugar durante tres meses, como máximo, a partir de la fecha de la cita incumplida. Las razones de la existencia de esta sección son:

a)

Conocer cuántas y cuáles son las personas que no cumplieron con su última cita, y que aún no han transcurrido más de tres meses de la inasistencia.

b)

Dar oportunidad para que las personas se presenten de manera espontánea al servicio, durante el tiempo en que sus tarjetas se encuentren en este apartado.

c)

Durante los tres meses que como máximo estarán las tarjetas en la sección, se da lugar para que se realicen las visitas domiciliarias de reconquista.

Las tarjetas que se archivan en esta sección se colocan por orden alfabético. Para esto, es conveniente emplear separadores por abecedario. Las tarjetas pueden guardarse en estricto orden alfabético (apellido paterno, materno y

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Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

nombre), o catalogarse simplemente por la primera letra del primer apellido del usuario; esto dependerá del número de tarjetas que se manejen en esta sección.

Al terminar la consulta del día, las tarjetas que se encuentran sin tener anotada una cita futura, porque la persona usuaria no se presentó a la consulta, serán archivadas en esta sección.

Las tarjetas pueden ser removidas de la sección de inasistentes por varias causas:

a)

Al presentarse a consulta una persona que no había cumplido con su última cita, y su tarjeta se encuentra en esta sección porque la inasistencia es menor de tres meses. Si se le programa otra consulta, la tarjeta se archivará en la Sección de citados(as).

b)

Cuando la tarjeta de una persona, que no se presentó a su última cita, ya cumplió tres meses en esta sección. En tal caso, guárdese en la Sección de bajas temporales.

c)

Las tarjetas podrán sacarse de aquí en forma provisional cuando se requiera obtener algún dato. Por ejemplo: para registrar el número de activos(as) por método en los informes mensuales del SISPA; durante las visitas de supervisión; para obtener datos a fin de realizar las visitas domiciliarias, o para investigaciones de tipo muestral y otros.

d)

Cuando se certifique como un caso de baja definitiva.

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Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

El responsable del manejo del tarjetero debe revisar periódicamente (cuando menos una vez al mes) la sección de inasistentes con el fin de mantenerlo actualizado. Una vez cumplidos los tres meses de espera, las tarjetas de las usuarias y usuarios de métodos temporales (DIU, oral, inyectable, condón) que estén en esta sección deberán pasarse a la sección de bajas temporales. Las tarjetas que desde la primera consulta no tienen anotado un método, ya no se pasan a bajas temporales sino que se anexan al expediente clínico en calidad de bajas definitivas. El responsable del manejo del tarjetero debe notificar oportunamente a la trabajadora social o a la persona responsable de la realización de las visitas domiciliarias, los datos para la localización de la persona inasistente, los cuales pueden obtenerse de la tarjeta de control. Además, debe asegurarse que los resultados de estas visitas queden debidamente anotados en el inciso D) VISITAS DOMICILIARIAS de la tarjeta correspondiente a cada persona visitada.

3.2.1 Subsección de Quirúrgicos

Al final de la sección de inasistentes se localiza la subsección de quirúrgicos. En ella se guardan las tarjetas de las y los usuarios que han adoptado un método permanente y que no tienen anotada una cita para consulta con fecha futura, ya sea porque no asistieron a la última que tenían programada o porque en la última que recibieron ya no se les programó otra cita.

La finalidad de esta subsección es conocer cuántas personas son usuarias del método quirúrgico y se encuentran como activas, no obstante que no tengan programada una cita con fecha futura.

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Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

Las tarjetas deben permanecer en este apartado siempre y cuando no tengan anotada una cita a futuro para que las personas usuarias se presenten a consulta; deben permanecer en esta subsección hasta que causen baja definitiva; esto es, más de 20 años. En el caso de las mujeres con OTB la baja ocurrirá hasta que la usuaria cumpla 50 años de edad, y en el de los hombres con vasectomía, hasta que el vasectomizado cumpla los 65 años de edad. Una vez transcurrido el tiempo límite, para cualquiera de los dos casos citados, la persona usuaria causará baja definitiva y su tarjeta se anexará al expediente clínico respectivo, no sin antes haber anotado en el inciso E) BAJAS de la tarjeta, la nota de: "50 años de edad" (en tarjetas de usuarias con OTB), “65 años de edad” (en tarjetas de usuarios con vasectomía), o "límite de edad fértil” de la mujer o del hombre, según el caso.

Las tarjetas que integran la subsección de quirúrgicos estarán intercaladas por orden alfabético de acuerdo con las siguiente circunstancia: •

Al terminar la consulta del día, las tarjetas de las o los usuarios del método quirúrgico que recibieron atención de planificación familiar pero que no se les dio una cita futura, serán colocadas en esta subsección.

•

También se archivarán aquí las tarjetas de los usuarios(as) de este método que no hayan acudido a la cita que tenían programada, ya que las tarjetas de usuarios y usuarias con método quirúrgico no pasarán a la sección de inasistentes; se pondrán directamente en la subsección de quirúrgicos.

Las tarjetas guardadas en este lugar podrán ser retiradas de aquí por las siguientes causas:

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Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

-

Al presentarse a consulta un usuario(a) del método quirúrgico que tenía una cita programada y no acudió a ella en la fecha establecida. Al suceder esto, si se le da nueva cita, su tarjeta pasa a la sección de citados; si no se le da cita se vuelve a guardar en esta subsección.

-

Cuando se quiere obtener datos de los contenidos en las tarjetas que aquí se guardan; como por ejemplo, mensualmente para contabilizar a los usuarios(as) activos(as) por método, para llenar el Informe del SISPA. En ocasiones también es necesario retirarlas de su lugar para tomar datos relacionados con aspectos de supervisión o de investigación.

-

Otro motivo por el que sale de esta subsección la tarjeta es para darla de baja, porque la usuaria con OTB cumple 50 años de edad, o porque el usuario con vasectomía cumple 65 años de edad; en ambos casos, después de sacar la tarjeta y escribir lo conducente en ella, se guardará en el expediente clínico.

3.3

Sección de Bajas Temporales

En esta sección se colocan las tarjetas de las personas usuarias de cualquier método, excepto los de quirúrgico, que por algún motivo causaron baja temporal como activas.

El propósito de esta sección es cumplir con el tiempo de espera que se requiere para determinar si la usuaria o el usuario vuelve a considerarse como activa(o), o se da de baja definitiva.

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Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

Las tarjetas que contiene esta sección también permitirán conocer cuántas y cuáles son las personas que temporalmente han dejado de ser activas por haberse ausentado del servicio de planificación familiar dela SSA, un tiempo mayor de tres meses y menor de tres años.

Las tarjetas que se encuentran en esta sección estarán archivadas por orden alfabético, permanecerán en este lugar hasta que cumplan tres años como máximo. Este periodo se cuenta a partir de la fecha de la última cita incumplida o de la última consulta otorgada en la cual ya no se programó otra cita. Las causas para intercalar tarjetas en la sección de bajas temporales son:

a)

Que hayan transcurrido tres meses a partir de la fecha de la última inasistencia de la persona usuaria. En este caso, se saca la tarjeta de la sección de inasistentes.

b)

Determinación tomada entre el médico y la persona usuaria en la última consulta por: embarazo de la usuaria (con o sin método), indicación médica, motivos personales del usuario o usuaria (incluso deseo de embarazo).

Las causas por las que podrán sacarse las tarjetas de la sección de bajas temporales son las siguientes:

a)

Al presentarse a consulta una persona usuaria que tenía una inasistencia mayor de tres meses y menor de tres años, por lo que su tarjeta se encuntra en este lugar. Si se le vuelve a dar cita, la tarjeta irá en la sección de citados de acuerdo con la fecha programada.

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Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

b)

Al cumplirse el plazo de tres años en que la tarjeta permaneció en este sitio, se anexa al expediente clínico de esta persona, no sin antes haber anotado en el inciso E) BAJAS de la tarjeta, la leyenda inasistencia de tres años. En el caso de que la persona a la que corresponde una de estas tarjetas (que ya tiene baja definitiva), se presente nuevamente al servicio de planificación familiar, se llenará una nueva tarjeta para control de usuarios y, en la Hoja Diaria de Consulta Externa del SISPA, la consulta se anotará como de primera vez.

El cuadro sinóptico (anexo No. 1) que acompaña a este documento, tiene como propósito el de auxiliar a la persona responsable del manejo del tarjetero para que conozca rápidamente cuándo es correcto efectuar un movimiento de la tarjeta (guardarla o retirarla), de conformidad con la sección del tarjetero de que se trate, sin tener que recurrir a la descripción detallada del texto de este instructivo, por lo que se sugiere sacar una copia de este cuadro y tenerla junto al tarjetero para consulta de quienes hagan algún movimiento de las tarjetas. Asimismo, es conveniente tener junto al tarjetero un cartel con la figura No. 2, en el cual se indica de manera gráfica el tiempo de permanencia de las tarjetas en cada sección, incluyendo la subsección de quirúrgicos.

4.

Depuración

Cada mes, antes de llenar el Informe de Actividades de la Unidad Médica (del SISPA) debe efectuarse la depuración de la seccion de inasistentes (incluyendo la subsección de quirúrgicos) y de la de bajas temporales del tarjetero, ya que de esta revisión saldrán las tarjetas para bajas temporales y para bajas definitivas.

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Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

Causará baja definitiva del servicio de planificación familiar la persona que, de acuerdo con la sección en que se encuentre, su tarjeta de control señale:

•

Sección de Inasistentes. En la primera consulta no recibió un método anticonceptivo y ya pasaron tres meses de la cita a la que no se presentó. Se da el trámite de baja definitiva a la tarjeta, sin tener que pasarla por la sección de bajas temporales.

•

Subsección de Quirúrgicos. La usuaria con OTB cumplió 50 años de edad o el usuario con vasectomía, los 65 años de edad ( se estima que las tarjetas correspondiente a esta subsección permanecerán ahí más de 20 años).

•

Sección de Bajas Temporales. No se presentó la persona durante los tres años posteriores a la fecha de su última consulta (en la cual ya no fue citada), o de su última cita incumplida.

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Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

•

Todas las secciones. Se comprobó la defunción de la persona usuaria.

FIGURA NO. 2

TIEMPO DE PERMANENCIA DE LAS TARJETAS EN CADA SECCION DEL TARJETERO

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Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

Hasta que transcurran tres años a partir de la fecha de la última cita no cumplida, o de la última consulta en la que ya no se le dio cita a la persona. Hasta que la usuaria con OTB cumpla 50 años de edad o el usuario con vasectomía, los 65 años de edad.

Hasta que transcurran tres meses a partir de la fecha de la última cita a la cual ya no asistió la persona usuaria.

BAJAS TEMPORALES QUIRURGICOS

Mientras la persona usuaria, de cualquier método, incluyendo los quirúrgicos, tenga una cita programada con fecha futura.

INASISTENTES CITADOS (AS)

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Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

La permanencia de las tarjetas en los apartados de inasistentes y bajas temporales, será menor a la señalada si la persona se presenta a consulta antes del plazo fijado y se le programa una nueva cita.

II.

LA TARJETA

1.

Descripción

La Tarjeta de Control de Usuarios (PF-5, anexo 2) que se describe en este documento consta de cinco incisos:

a)

Identificación del usuario o usuaria y método anticonceptivo adoptado.

b)

Fecha de citas y consultas.

c)

Datos de localización, ginecobstétricos y sociodemográficos.

d)

Visitas domiciliarias.

e)

Bajas.

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Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

2.

Instrucciones para el llenado

De acuerdo con el tipo de unidad de que se trate, el llenado y manejo de esta tarjeta lo realiza la enfermera, el médico o la persona designada en el consultorio; en ocasiones esto se hace en coordinación con el personal encargado del archivo clínico.

La tarjeta se llena a partir de la primera consulta de planificación familiar que se otorgue a un solicitante de este servicio, el cual es candidato viable para el uso de algún método anticonceptivo. Al solicitante que ya tenía tarjeta abierta pero causó baja definitiva -por ausentarse tres años o más- y regresa al servicio, también se le llena una nueva tarjeta y en la Hoja Diaria de Consulta Externa del SISPA se anota ésta como consulta de primera vez.

Cuando la persona usuaria se presenta a consulta y no tiene cita para ese día, para localizar la tarjeta de control a su nombre primero habrá que solicitarle su Carnet de Citas, pues de no llevarlo se dificultará la búsqueda. Si no lo trae consigo, con un buen interrogatorio que se le haga bastará para localizar su tarjeta; para esto, es importante saber si la última cita que tenía corresponde a una fecha anterior o posterior a la presente; y si era anterior, cuántos meses o años han pasado. No se debe olvidar que después de tres años de la fecha de una cita no cumplida o de la de última consulta en la cual no se dio cita, la tarjeta de control se encontrará en el expediente clínico del solicitante (baja definitiva), por lo que deberá llenarse una nueva tarjeta.

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Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

2.1

Anverso de la tarjeta

A)

IDENTIFICACION DEL USUARIO

A) IDENTIFICACION DEL USUARIO NOMBRE

METODO 1: FECHA DE INICIO

EXPEDIENTE No.

METODO 2: FECHA DE INICIO

METODO 3: FECHA DE INICIO

Utilidad. La información de este inciso permite conocer a quién pertenece la tarjeta y los métodos que ha usado, otorgados por la SSA.

Consta de las siguientes casillas y se llena así:

-

Nombre del usuario. Escriba apellido paterno, materno y nombre del(la) usuario(a), en este orden. Si es mujer, se anota el nombre de soltera.

-

Expediente No. Anote el número que corresponda, según el orden del expediente en la unidad médica.

-

Método 1 fecha de inicio. Anote el nombre del primer método que utilice la persona usuaria (quirúrgico, DIU, pastillas, inyectable mensual, inyectable bimestral, implantes subdérmicos, condón u otro), seguido de la fecha en que inició el uso de éste (día, mes y año).

25

Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

-

Método 2 fecha de inicio. Esta casilla se utiliza en el caso de que el usuario o la usuaria cambie a un segundo método, y se llena igual que la anterior.

-

Método 3 fecha de inicio. Esta casilla se utiliza en el caso de que la persona usuaria cambie a un tercer método, y se llena igual que las dos anteriores.

Cuando el método adoptado sea el quirúrgico, se anota la fecha en la que se realizó la cirugía.

Cuando el método que se use inicialmente sea el condón o algún otro método de apoyo, el cual la persona va usar transitoriamente -sólo en lo que puede adoptar otro que le brinde mayor seguridad- no se anotará éste como primer método, ya que de antemano se estableció que se usará por única vez.

B)

FECHA DE CITAS Y CONSULTAS

B) FECHAS DE CITAS Y CONSULTAS AÑO

ENE

FEB

MAR

ABR

MAY

JUN

19 19 19 19 19 19

26

JUL

AGO

SEP

OCT

NOV

DIC

Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

Utilidad. Permite llevar el registro de las citas y consultas a las que asiste o debe asistir la persona durante su permanencia en el servicio de planificación familiar de la SSA.

Consulta o atención de primera vez.

En la consulta o atención de primera vez anote todos los datos de la tarjeta PF-5 antes de que la persona usuaria abandone el consultorio, porque puede ser la única oportunidad que se tenga para poder llenar la sección de "datos de localización, ginecobstétricos y sociodemográficos", ya que para esto es necesaria su presencia. De lo contrario, para completar esta información tendrá que recurrirse a los datos que se tienen en el expediente clínico.

En cuanto a la consulta o atención de primera vez en la que no se otorgue algún método, registre la consulta en el rubro de “ninguno” de la Hoja Diaria de Consulta Externa del SISPA, después de anotar la clave N en la tarjeta; colóquese ésta en la sección de citados(as) -según la fecha en que se le haya dado la cita a la persona- o bien, en la de bajas temporales si no se programó otra consulta. Esto último es con objeto de que al realizar el conteo cada mes, para obtener el dato de activos(as) según método, estas tarjetas no vayan a causar confusión.

27

Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

CONSULTA DE PRIMERA VEZ: Es la atención que se otorga a una persona que acude al servicio de planificación familiar en una unidad médica de la SSA, en la que no tiene registro previo, adopte o no un método anticonceptivo.

También se considera consulta de primera vez, la que se proporciona a quien ya había sido usuaria o usuario y regresa al servicio después de tres años de no asistir y de haber causado baja definitiva.

Consulta Subsecuente

En una consulta subsecuente en la cual no se prescribe un método a una persona que venía siendo usuaria, cualquiera que sea el motivo por el que va a dejar de utilizarlo y el tiempo que esto durará, anote la clave de ninguno (N), y guarde la tarjeta en la sección de bajas temporales. En el caso de que se le dé una cita, coloque la tarjeta en la sección de citados, en el día correspondiente a la fecha programada para la consulta.

CONSULTA SUBSECUENTE: Es la atención de planificación familiar que se otorga a una persona que acude a solicitar el servicio (con cita o sin ella) en una unidad médica de la SSA, en la que anteriormente ya había recibido una o más consultas.

28

Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

Cuando una persona usuaria, cuya tarjeta se encuentre en la sección de inasistentes o en la subsección de quirúrgicos, se presenta a consulta y se le da una nueva cita, su tarjeta pasará a la sección de citados(as) de acuerdo con la fecha que se le anote en la tarjeta.

Durante la consulta o al final de la misma, el responsable hará las anotaciones en la tarjeta del(la) usuario(a) que recibió alguna atención. Debe recordarse que en el servicio de planificación familiar se considera como consulta, toda atención médica o paramédica que se otorga a una persona que asiste a la unidad aplicativa en demanda de servicio de anticoncepción. Esta atención puede incluir una revisión médica completa, o sólo la entrega de un método anticonceptivo; en ambos casos es necesaria la presencia de la persona usuaria. Se debe recordar que toda consulta o atención de planificación familiar que se registre en el formato primario del SISPA (Hoja Diaria de Consulta Externa), se debe anotar también en la tarjeta PF-5, independientemente de que haya sido o no planificación familiar el programa que originó la consulta.

Los cuadros correspondientes al mes y año de este apartado sirven para dos propósitos fundamentales: a) anotar la fecha en que se otorga la atención, b) anotar la fecha en que se cita al(la) usuario(a) para su próxima consulta.

Para efectuar las anotaciones antes mencionadas utilice el siguiente procedimiento:

1)

En los cuadros en donde convergen el año y el mes, y que representan una determinada fecha, anote el o los dígitos correspondientes al día del mes de la fecha en cuestión.

29

Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

2)

Cuando se trate de una próxima cita, anote el número del día en el ángulo superior izquierdo del cuadro. Si durante el mismo mes se le da otra cita a la misma persona, se anota en el ángulo superior derecho.

3)

Cuando el(la) usuario(a) se presente a consulta (esté citado o no), anote el número del día en el ángulo inferior izquierdo del cuadro y, junto a él, la clave del método anticonceptivo que usa o va a usar, de acuerdo con las siguientes claves: P = Pastillas (hormonal oral)

Q = Quirúrgico (OTB o vasectomía)

Y = Inyectable mensual (hormonal)

C = Condón (preservativo)

I = Inyectable bimestral (hormonal)

A = Otro

S = Implante subdérmico

N = Ninguno

D = Dispositivo Intrauterino 4)

En el caso de la persona que desea adoptar el método permanente, la clave Q se pondrá hasta que se le haya practicado el procedimiento quirúrgico; pero no se anota esta clave cuando, en la consulta externa, la persona acepta que se le programe para la cirugía. Esta misma indicación procede para el registro en la Hoja Diaria de Consulta Externa del SISPA. De igual manera, en al caso de los implantes subdérmicos (método que por primera vez se incluye en el presente instructivo), se anotará la clave S exactamente en la fecha del día en que se realice la inserción del implante y no cuando la mujer manifieste su aceptación para que se le programe la aplicación.

5)

En la consulta de primera vez, como la persona aún no tenía cita, el día que ella se presente se anota como fecha de consulta, tal como se explicó anteriormente. 30

Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

Si en la consulta de primera vez la persona no está usando ningún método anticonceptivo, ni adopta alguno, la atención se registra en la Hoja Diaria de Consulta Externa del SISPA como una consulta de primera vez y en la tarjeta en método se anota la clave N de ninguno. 6)

Cuando un usuario o una usuaria asiste a consulta en dos ocasiones en un mismo mes, esté o no citado, anote la fecha de la primera consulta y la clave del método en el ángulo inferior izquierdo y la segunda, en el ángulo inferior derecho.

7)

Cuando una usuaria o un usuario cambie de método, primero haga la anotación correspondiente en el inciso A) IDENTIFICACION DEL USUARIO, casilla: "método (2 ó 3) fecha de inicio", posteriormente cambie, en el inciso B) FECHAS DE CITAS Y CONSULTAS, la clave del método con que se acompaña la fecha de la consulta en que se efectuó el cambio.

8)

Cuando en una consulta subsecuente la persona manifieste (por cualquier motivo), que dejará de usar el método anticonceptivo durante un tiempo menor a tres años, debe considerarse esta consulta como subsecuente y en la clave de método anote N de ninguno.

Para poder apreciar con mayor claridad las anotaciones más comunes que se realizan en la tarjeta de control, a continuación se presenta el seguimiento que se hace a una mujer, desde el momento que llega por primera vez a solicitar el servicio de planificación familiar: 1.

La señora María Refugio Rodríguez López, de 25 años de edad (su cumpleaños fue el 30 de enero), se presenta por primera vez a consulta de planificación familiar el 8 de febrero de 1992, y se elabora su tarjeta de control. Ella acepta utilizar el dispositivo intrauterino (DIU), pero va a esperar algunos días, a que sea la fecha más apropiada

31

Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

para la inserción, mientras tanto no usará ningún otro método. La fecha de su próxima cita es para el 20 de febrero1.

PROGRAMA DE PLANIFICACION FAMILIAR TARJETA PARA CONTROL DEL USUARIO

A) IDENTIFICACION DEL USUARIO NOMBRE

EXPEDIENTE No.

Rodríguez López María Refugio METODO 1: FECHA DE INICIO

METODO 2: FECHA DE INICIO

723/92 METODO 3: FECHA DE INICIO

B) FECHAS DE CITAS Y CONSULTAS AÑO

1992

ENE

FEB 20 8N

MAR

ABR

MAY

JUN

JUL

AGO

SEP

OCT

NOV

DIC

19 19 19 19 19

2.

La señora se presenta a consulta el día de su cita (20 de febrero), se realiza la inserción del DIU; su tarjeta se saca de la sección de citados. Se anota el primer método en la casilla correspondiente y en el angulo inferior izquierdo

1

En el momento de contabilizar el total de los usuarios y usuarias activos, esta tarjeta y todas las que tengan anotado como último método “ninguno” no se consideran para el conteo porque no corresponden a una persona usuaria

32

Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

del recuadro que señala el mes y el año, se registra el día y la clave del método (D). La fecha de su próxima cita es para el 19 de marzo.

PROGRAMA DE PLANIFICACION FAMILIAR TARJETA PARA CONTROL DEL USUARIO

A) IDENTIFICACION DEL USUARIO NOMBRE

EXPEDIENTE No.

Rodríguez López María Refugio METODO 1: FECHA DE INICIO

METODO 2: FECHA DE INICIO

723/92 METODO 3: FECHA DE INICIO

DIU (T. de Cu) 20-II-92 B) FECHAS DE CITAS Y CONSULTAS AÑO

1992

ENE

FEB MAR 20 19 8N-20D

ABR

MAY

JUN

JUL

AGO

SEP

OCT

NOV

DIC

19 19 19 19 19

3.

Se presenta a consulta el 21 de marzo, dos días después de su cita; su tarjeta se saca de la sección de inasistentes. Se le da la atención y se anota la fecha de su próxima cita, que es para el 22 de mayo de 1992.

33

Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

PROGRAMA DE PLANIFICACION FAMILIAR TARJETA PARA CONTROL DEL USUARIO

A) IDENTIFICACION DEL USUARIO NOMBRE

EXPEDIENTE No.

Rodríguez López María Refugio METODO 1: FECHA DE INICIO

METODO 2: FECHA DE INICIO

723/92 METODO 3: FECHA DE INICIO

DIU (T. de Cu) 20-II-92 B) FECHAS DE CITAS Y CONSULTAS AÑO

ENE

1992

FEB MAR 20 19 8N-20D 21D

ABR

MAY 22

JUN

JUL

AGO

SEP

OCT

NOV

DIC

19 19 19 19 19

4.

Se presenta a consulta el 21 de mayo, un día antes de su cita; su tarjeta se saca de la sección de citados, en ella se tacha la anotación correspondiente a la cita del día 22 por haber quedado invalidada. La fecha de su próxima cita es para el 20 de mayo de 1993.

34

Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

PROGRAMA DE PLANIFICACION FAMILIAR TARJETA PARA CONTROL DEL USUARIO

A) IDENTIFICACION DEL USUARIO NOMBRE

EXPEDIENTE No.

Rodríguez López María Refugio METODO 1: FECHA DE INICIO

METODO 2: FECHA DE INICIO

723/92 METODO 3: FECHA DE INICIO

DIU (T. de Cu) 20-II-92 B) FECHAS DE CITAS Y CONSULTAS AÑO

1992 1993

ENE

FEB MAR 20 19 8N-20D 21D

ABR

MAY 22 21D 20

JUN

19 19 19 19

35

JUL

AGO

SEP

OCT

NOV

DIC

5.

Se presenta a consulta el 19 de abril, un mes antes del día de su cita; su tarjeta se saca de la sección de citados; la usuaria decide cambiar a pastillas por lo que el médico le retira el DIU y le prescribe un hormonal oral (la clave de este método es la P). Se anota el cambio de método, en la segunda casilla METODO 2. Como se le proporcionan dos ciclos de pastillas, la fecha de su próxima cita es para el 23 de junio de 1993. Se tacha la cita del 20 de mayo por quedar cancelada.

PROGRAMA DE PLANIFICACION FAMILIAR TARJETA PARA CONTROL DEL USUARIO

A) IDENTIFICACION DEL USUARIO NOMBRE

EXPEDIENTE No.

Rodríguez López María Refugio METODO 1: FECHA DE INICIO

METODO 2: FECHA DE INICIO

DIU (T. de Cu) 20-II-92

723/92 METODO 3: FECHA DE INICIO

Pastillas 19-IV-93 B) FECHAS DE CITAS Y CONSULTAS

AÑO

1992 19 1993

ENE

FEB MAR 20 19 8N-20D 21D

ABR

MAY 22 21D 20

JUN

23

19P

19 19 19 19

36

JUL

AGO

SEP

OCT

NOV

DIC

6.

Se presenta a consulta el 26 de junio, tres días después de su cita, su tarjeta se saca de la sección de inasistentes; la usuaria le avisa al médico que no usará ningún método en los próximos seis meses porque su esposo estará ausente; se anota la N de ninguno en la fecha de la consulta. Su próxima cita es para el 9 de enero de 19941.

PROGRAMA DE PLANIFICACION FAMILIAR TARJETA PARA CONTROL DEL USUARIO

A) IDENTIFICACION DEL USUARIO NOMBRE

EXPEDIENTE No.

Rodríguez López María Refugio METODO 1: FECHA DE INICIO

METODO 2: FECHA DE INICIO

DIU (T. de Cu) 20-II-92

723/92 METODO 3: FECHA DE INICIO

Pastillas 19-IV-93 B) FECHAS DE CITAS Y CONSULTAS

AÑO

ENE

1992 19 1993 1994

FEB MAR 20 19 8N-20D 21D

ABR

19P

MAY 22 21D 20

JUN

JUL

AGO

SEP

OCT

NOV

DIC

23 26N

9

19 19 19

1 Al finalizar el mes, y contabilizar las tarjetas para obtener el número de activos por método para el informe mensual del SISPA, esta tarjeta ya no se tomará en cuenta para obtener el número de usuarios activos.

37

7.

Se presenta a consulta el 5 de enero, cuatro días antes de su cita; su tarjeta se saca de la sección de citados; el médico la da de baja por embarazo. No se le da nueva cita y se tacha la anotada para el día 9 porque queda cancelada. Se anota la baja en el inciso E) BAJAS del reverso de la tarjeta y se archiva ésta en la sección de bajas temporales.

PROGRAMA DE PLANIFICACION FAMILIAR TARJETA PARA CONTROL DEL USUARIO

A) IDENTIFICACION DEL USUARIO NOMBRE

EXPEDIENTE No.

Rodríguez López María Refugio METODO 1: FECHA DE INICIO

METODO 2: FECHA DE INICIO

DIU (T. de Cu) 20-II-92

723/92 METODO 3: FECHA DE INICIO

Pastillas 19-IV-93 B) FECHAS DE CITAS Y CONSULTAS

AÑO

ENE

1992

FEB MAR 20 19 8N-20D 21D

19 1993 19 1994

ABR

MAY 22 21D 20

19P

JUN

JUL

AGO

SEP

OCT

23 26N

9 5N

19 19 19 E)

B A J A S

FECHA DE LA BAJA

MOTIVO

5-I-9 4

Embarazo (sin método)

38

NOV

DIC

8.

Se presenta a consulta un año después, el 7 de febrero de 1995; su tarjeta se saca de la sección de bajas temporales; decide adoptar el método quirúrgico. La fecha de la cirugía se programa para el 31 de marzo; mientras tanto su esposo acepta usar preservativos (la clave de este método es la C). En esta ocasión el método de apoyo no se registra como método No. 3, dado que la usuaria está en espera de la intervención quirúrgica.

PROGRAMA DE PLANIFICACION FAMILIAR TARJETA PARA CONTROL DEL USUARIO

A) IDENTIFICACION DEL USUARIO NOMBRE

EXPEDIENTE No.

Rodríguez López María Refugio METODO 1: FECHA DE INICIO

METODO 2: FECHA DE INICIO

DIU (T. de Cu) 20-II-92

723/92 METODO 3: FECHA DE INICIO

Pastillas 19-IV-93

Quirúrgico (OTB) 31-III-95

B) FECHAS DE CITAS Y CONSULTAS AÑO

ENE

1992

FEB MAR 20 19 8N-20D 21D

19 1993 19 1994 1995

ABR

19P

MAY 22 21D 20

JUN

23 26N

9 5N 31 7C

19 19

39

JUL

AGO

SEP

OCT

NOV

DIC

9.

Se presenta para cirugía el 31 de marzo de 1995, tal y como se tenía programado; su tarjeta se saca de la sección de citados. Se le practica la oclusión tubaria bilateral. En la tarjeta se anota el tercer método adoptado así como la fecha de su próxima cita que es para el 29 de abril de 1995.

PROGRAMA DE PLANIFICACION FAMILIAR TARJETA PARA CONTROL DEL USUARIO

A) IDENTIFICACION DEL USUARIO NOMBRE

EXPEDIENTE No.

Rodríguez López María Refugio METODO 1: FECHA DE INICIO

METODO 2: FECHA DE INICIO

DIU (T. de Cu) 20-II-92

723/92 METODO 3: FECHA DE INICIO

Pastillas 19-IV-93

Quirúrgico (OTB) 31-III-95

B) FECHAS DE CITAS Y CONSULTAS AÑO

ENE

1992

FEB MAR 20 19 8N-20D 21D

19 1993 19 1994 1995

ABR

19P

MAY 22 21D 20

JUN

23 26N

9 5N 7C

31 31Q

29

1996 19

40

JUL

AGO

SEP

OCT

NOV

DIC

10. Se presenta a consulta el día de su cita (29 de abril); su tarjeta se saca de la sección de citados. Se le programa cita al año, para control del método y para la toma de la muestra de laboratorio para el examen de Papanicolaou. La fecha de su próxima cita es para el 30 de abril de 1996.

PROGRAMA DE PLANIFICACION FAMILIAR TARJETA PARA CONTROL DEL USUARIO

A) IDENTIFICACION DEL USUARIO NOMBRE

EXPEDIENTE No.

Rodríguez López María Refugio METODO 1: FECHA DE INICIO

METODO 2: FECHA DE INICIO

DIU (T. de Cu) 20-II-92

723/92 METODO 3: FECHA DE INICIO

Pastillas 19-IV-93

Quirúrgico (OTB) 31-III-95

B) FECHAS DE CITAS Y CONSULTAS AÑO

ENE

1992

FEB MAR 20 19 8N-20D 21D

19 1993 19 1994 1995 1996

ABR

19P

MAY 22 21D 20

JUN

23 26N

9 5N 7C

31 31Q

29 29Q 30

19

41

JUL

AGO

SEP

OCT

NOV

DIC

11. El 30 de abril de 1996 la usuaria acude a su cita; su tarjeta se saca de la sección de citados; el médico considera que ya no necesita una nueva cita para planificación familiar, pero le recomienda siga acudiendo periódicamente a fin de que se le realice el examen para la prevención del cáncer cervicouterino y de mama. Esta tarjeta se archiva en la subsección de quirúrgicos, donde permanecerá hasta enero del año 2017, fecha en que la señora cumplirá 50 años de edad.

PROGRAMA DE PLANIFICACION FAMILIAR TARJETA PARA CONTROL DEL USUARIO

A) IDENTIFICACION DEL USUARIO NOMBRE

EXPEDIENTE No.

Rodríguez López María Refugio METODO 1: FECHA DE INICIO

METODO 2: FECHA DE INICIO

DIU (T. de Cu) 20-II-92

723/92 METODO 3: FECHA DE INICIO

Pastillas 19-IV-93

Quirúrgico (OTB) 31-III-95

B) FECHAS DE CITAS Y CONSULTAS AÑO

ENE

1992

FEB MAR 20 19 8N-20D 21D

19 1993 19 1994 19 1995 1996

ABR

19P

MAY 22 21D 20

JUN

23 26N

9 5N 7C

31 31Q

29 29Q 30 30Q

19

42

JUL

AGO

SEP

OCT

NOV

DIC

2.2

Reverso de la tarjeta

C)

DATOS DE LOCALIZACION, GINECOBSTETRICOS Y SOCIODEMOGRAFICOS

C) DATOS DE LOCALIZACION, GINECOBSTETRICOS Y SOCIODEMOGRAFICOS DOMICILIO

TELEFONO

OBSERVACIONES EMBARAZOS

FECHA DE NACIMIENTO PARTOS

ABORTOS

HIJOS VIVOS

MOTIVO POR EL CUAL DESEA PLANIFICAR SU FAMILIA

OCUPACION

EDAD DEL HIJO

CUANTOS HIJOS MAS

MENOR

DESEA TENER

ESCOLARIDAD

La diversidad de datos que contiene este inciso son de gran utilidad para el médico o la enfermera que atiende el servicio de planificación familiar, así como para el investigador, supervisor, trabajadora social, estadígrafo u otro personal relacionado con la prestación del servicio y la evaluación del avance en planificación familiar.

Las instrucciones para el llenado del inciso son: -

Domicilio del (la) usuario (a). Anote el domicilio completo y si es necesario, incluya los datos o señalamientos que sirvan para la localización posterior.

-

Teléfono. Anote el teléfono del domicilio del (la) usuario (a), o en donde se le pueda localizar (en caso de que lo haya).

43

-

Observaciones. En este espacio escriba algún dato referente a la persona usuaria, que sea de interés para el médico o el personal paramédico de la unidad: enfermedad; antecedente de uso de método; en el caso de mujeres, autorización o no del esposo, etc.

-

Fecha de nacimiento. Ponga la fecha de nacimiento de la usuaria o del usuario: día, mes y año. Si es una mujer usuaria y ella no recuerda su edad, trate de investigarla por medio de su cumpleaños, su santo, etc. Cuando haya agotado todos los recursos y no logre conocer la fecha de nacimiento, haga un cálculo aproximado de la edad de la mujer y obténgase de esta manera el año en que nació, el cual se anotará antepuesto a la palabra "estimación". En el caso de que sea hombre, anote la edad de éste o la fecha de su nacimiento; si no la recordara proceda igual que para la mujer.

-

Ocupación del (la) usuario (a). Anote sólo una, pero dé preferencia a la mejor remunerada.

-

Embarazos. Anote el número de embarazos que ha tenido la usuaria, incluyendo los interrumpidos (suma del número de partos, más abortos). En el caso de que el usuario sea hombre, anote el número de embarazos de su pareja si la tiene; de no ser así, señálelo y deje los datos en blanco.

-

Partos. Anote el número de partos que ha tenido la usuaria; se incluyen los hijos nacidos vivos y los nacidos muertos. El parto múltiple se toma como uno solo. En el caso de que el usuario sea hombre estos datos serán los de su pareja, si la tiene.

-

Abortos. Anote el número de abortos que ha tenido la usuaria, espontáneos o inducidos. En caso de que sea hombre el usuario, anote los datos de su pareja, si la tiene.

-

Hijos vivos. Anote el número de hijos vivos que tiene el usuario o usuaria, en el momento del interrogatorio.

44

-

Edad del hijo menor. Ponga la fecha de nacimiento y anote entre paréntesis los años cumplidos. Si es menor de un año, anote el número de meses que haya cumplido, seguido de la palabra meses.

-

Cuántos hijos más desea tener. Anote el número de hijos que, aparte de los que ya tiene la persona usuaria, diga que aún quiere tener.

-

Motivo por el cual desea planificar su familia. Especifique si el motivo es con el fin de limitar el número de hijos, de espaciar los nacimientos o por otra causa.

-

D)

Escolaridad. Anote el grado máximo de estudios aprobados en la escuela, que tenga el (la) usuario (a).

VISITAS DOMICILIARIAS

D) V I S I T A S D O M I C I L I A R I A S FECHA

MOTIVO

RESULTADO

Utilidad. Con lo anotado en este inciso se podrá conocer el motivo y el resultado de las visitas domiciliarias que se hayan efectuado a las personas usuarias de métodos anticonceptivos.

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VISITA DOMICILIARIA: Es la visita que realiza la trabajadora social, enfermera de campo u otra persona de la unidad de salud, al domicilio de una persona usuaria, con el propósito principal de reconquista, así como por algún otro motivo de carácter médico, asistencial o de promoción.

El motivo más común de las visitas domiciliarias es el de reconquista. Sin embargo, puede haber otros motivos para efectuar una visita domiciliaria, como por ejemplo: la entrega de resultados de una citología vaginal, para citar a la persona usuaria a algún estudio -como en el caso de los hombres vasectomizados para el espermatoconteo- o algún otro motivo que se juzgue pertinente.

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E)

BAJAS

E)

B A J A S

FECHA DE LA BAJA

MOTIVO

El propósito de este inciso es registrar la fecha y el motivo por el cual se da de baja a un usuario o usuaria, así como el tipo de baja (temporal o definitiva). En ocasiones, la persona decide dejar el programa temporalmente y le da a conocer al médico el motivo de esta decisión que puede ser: por embarazo (con o sin uso de método); deseo de interrumpir el uso de anticonceptivos para lograr un embarazo; si es una usuaria, ausencia del marido; prescripción médica u otro. En estos casos llene la sección E) BAJAS de la tarjeta PF-5 y después guárdela en la sección de bajas temporales. En este lugar permanecerá por tres años como máximo, contados a partir de la fecha de la última consulta, si esta persona no se presenta antes al servicio. Después de transcurridos los tres años se convierte en baja definitiva.

Existen tres motivos por los cuales un usuario o una usuaria causa baja del programa de manera definitiva: muerte, término de la edad fértil de la mujer o del hombre y ausencia del servicio por tres años o más. En todos los casos anótese la fecha y el motivo de la baja en la tarjeta de la persona que se encuentra en esta situación, y después adjúntela al expediente clínico respectivo.

47

III. INTEGRACION DEL TARJETERO AL SISTEMA DE INFORMACION EN SALUD PARA POBLACION ABIERTA

El Tarjetero de Control de Usuarios es un instrumento con el cual la unidad aplicativa obtiene, de manera rápida y económica, la historia básica de los usuarios de métodos anticonceptivos en su ámbito, así como los datos necesarios para realizar la evaluación de los logros de planificación familiar, en términos de usuarios (as) activos (as).

Esta información, aunada a la de nuevos aceptantes, consultas otorgadas, consumo de anticonceptivos y otros, que se obtiene de la Hoja Diaria de Consulta Externa y finalmente se concentra en el Informe de Actividades de la Unidad Médica del primer y segundo niveles de atención del Sistema de Información en Salud para Población Abierta (SISPA), permite evaluar el desarrollo del programa. Además, es de gran relevancia para las unidades administrativas de los niveles jurisdiccional, estatal y nacional, pues a través de ella se pueden hacer las previsiones presupuestales para la adquisición y distribución de papelería, anticonceptivos, material educativo e inclusive, para hacer la programación de metas de usuarios nuevos y activos, de consultas de primera vez y subsecuentes, de cursos de capacitación al personal, promoción entre el público y diseño de campañas de comunicación.

Por esta razón, es necesario aprovechar el dato de usuarios activos -que es el más importante para la evaluación sistemática de la prestación del servicio de planificación familiar- el cual sólo puede obtenerse al través del Tarjetero para el Control de Usuarios y su utilidad no sólo es de provecho en las unidades de salud y en el nivel jurisdiccional, sino también en el nivel estatal y en el nacional. La información que se obtiene al través del Sistema de Información en Salud para Población Abierta (SISPA) de la Secretaría de Salud, permitirá conocer el avance logrado, y contar con las bases que conlleven a la programación de metas de cobertura y de abastecimiento de anticonceptivos y material de curación. Los propósitos anteriormente señalados dependerán, como ha sido siempre, de la calidad y cantidad de la

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información que se recabe. Por lo que respecta al dato de activos (as) por método anticonceptivo que del tarjetero se vaya a obtener, éste tendrá la veracidad y oportunidad según el manejo que se le dé en las unidades de salud; y esto a su vez estará ligado, fundamentalmente, a la supervisión que realice el nivel jurisdiccional.

Como ya se dijo, la vinculación específica que existe entre el Tarjetero de Control de Usuarios y el SISPA, es la determinación del número de usuarios (as) activos (as) según método anticonceptivo, que es uno de los datos de mayor relevancia en la evaluación, porque es indispensable para calcular varios indicadores como son: porcentaje de cumplimiento de meta, porcentaje de cobertura, tasa de retención o prevalencia en el uso de métodos anticonceptivos, productividad por unidad médica y otros. Además, también será de gran ayuda en estudios diagnósticos de salud de mujeres en edad fértil.

Informe de actividades de la Unidad Médica (anexos 3 y 4) El Informe de Actividades de la Unidad Médica es el formato final, en el que se registra la información sobre los servicios proporcionados en materia de salud; en él se concentran datos mensuales referentes a las actividades que se realizaron para el desarrollo de los diversos programas de la SSA, tanto en unidades del primer nivel como en las del segundo nivel. Este informe servirá, en el nivel estatal, para conocer el resultado del desarrollo de las actividades de planificación familiar en las unidades de salud, pero de manera particular, en cada jurisdicción sanitaria. A su vez, el nivel estatal retransmitirá esta información al nivel central nacional, en donde se procesará electrónicamente, y junto con la de las demás entidades del país, se obtendrán los logros por entidad federativa y del total nacional. Descripción

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El Informe de Actividades del SISPA se maneja mensualmente en tres áreas: Primer Nivel, Segundo Nivel, y Actividades Realizadas Fuera de la Unidad Médica. Como ya se ha explicado con anterioridad, el TCU se debe manejar en las unidades médicas de la SSA que proporcionen consulta externa de planificación familiar; esto, generalmente, sucede en el primer nivel. Por lo tanto, en el Informe de Actividades de la Unidad Médica del Primer Nivel, cada mes se tienen que anotar los datos del inciso III, PLANIFICACION FAMILIAR. Y en este apartado, los del renglón con clave 1209 corresponden al rubro USUARIOS ACTIVOS, dato que se debe obtener de las tarjetas contenidas en el TCU. En las unidades médicas del segundo nivel donde se proporcione consulta externa de planificación familiar, y donde también se debe manejar el TCU, el dato del rubro usuarios activos corresponde al renglón con clave 2209, del inciso III también.

Instrucciones para obtener el dato de usuarios activos

Para obtener el número de usuarios (as) activos (as) en cada unidad de salud del componente institucional es necesario que el TCU se encuentre actualizado a la fecha del corte del mes que se vaya a informar; de lo contrario puede haber sobrerregistro o subregistro de usuarios (as).

Primeramente se cuentan las tarjetas que se localizan en las sección de citados (as) y después las de la sección de inasistentes (incluyendo la subsección de quirúrgicos). Al hacer la revisión de la sección de inasistentes, se sacan las tarjetas que ya cumplieron los tres meses de estar ahí y se pasan a la sección de bajas temporales. Posteriormente se

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procede al conteo de los (las) usuarios (as) activos (as). Esta operación puede llevarse al cabo de diversas formas; sin embargo, se considera que la más simplificada, pero a la vez efectiva, es la siguiente: se escribe en una hoja de papel, a manera de lista, el nombre de los métodos anticonceptivos que hay en el programa siguiendo el orden que tienen en el informe mensual del SISPA: oral (pastillas), inyectable mensual, inyectable bimestral, implante subdérmico, dispositivo intrauterino (DIU), quirúrgico, preservativo y otro. A continuación se cuentan las tarjetas que se encuentran en las secciones antes mencionadas, para lo cual se irá "paloteando" en la lista, de acuerdo con el último método que aparece en cada una de las tarjetas. Al final se hace la suma; para verificar si es correcta la operación, se obtiene un total, en el que se incluyen las tarjetas con clave de método N de ninguno, que al cotejarse con una cuenta rápida de las tarjetas (pero ya no por método) de las dos secciones, debe coincidir con la suma total.

Deberá tomarse en cuenta que las personas de las tarjetas que aparezcan con clave N (ninguno) significa que no están usando método alguno, y por lo tanto NO se deben contabilizar como usuarias activas.

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Ejemplo para el conteo de usuarios activos:

IIII IIII IIII 14 Oral IIII II Inyectable mensual IIII Inyectable bimestral III Implante subdérmico IIII Dispositivo intrauterino III Quirúrgico IIII Preservativo I Otro Suma de usuarios activos

Ninguno

7 5 3 4 3 5 1 42

2 Total de tarjetas en el tarjetero 44 II

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Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

ANEXOS

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ANEXO No. 1 TARJETERO DE CONTROL DE USUARIOS DE PLANIFICACION FAMILIAR MOVIMIENTO DE LA TARJETA PF-5 SEGUN LA SECCION A LA QUE CORRESPONDE SECCION

OBJETIVO DE LA SECCION - Saber cuántos y cuáles usuarios activos tienen una cita futura.

C I

TIPO DE MOVIMIENTO EN LA TARJETA CUANDO SE GUARDA CUANDO SE RETIRA 1.- Al finalizar la consulta del día, y en la tarjeta del (la) usuario (a) aparece anotada una cita futura.

- Facilitar la organización de la consulta diaria de planificación familiar.

T A

1.- El día que aparece anotado en la tarjeta del (la) usuario (a); antes de iniciarse la consulta. 2.- Al presentarse a consulta un usuario o usuaria, antes del día de su cita anotada en la tarjeta.

D 3.- Para obtener datos (SISPA, supervisión, investigación, etc.).

O S

4.- Por baja definitiva. I N A S

- Saber cuántas personas no cumplieron con su última cita, 1.- Al finalizar la consulta del día, y en la tarjeta y cuáles de ellas ameritan una visita domiciliaria, para no aparece anotada una cita futura (no asistió reconquista. a su cita).

1.- Al presentarse a su consulta un usuario o una usuaria que su tarjeta está en esta sección (tenía una inasistencia menor de tres meses).

- Dar un tiempo de espera prudente (tres meses) para que el (la) usuario (a) se presente a consulta o se le dé de baja temporalmente.

2.- Después de haber cumplido tres meses de permanencia en esta sección.

I S T E

3.- Para obtener datos (SISPA, supervisión, investigación, etc.).

N T E

4.- Por baja definitiva. S

Q U I R U R G I C O S (Subsección)

- Saber cuántos usuarios activos con método quirúrgico, se 1.- Después de una depuración de la sección de 1.- Al presentarse a consulta un usuario o una usuaria de quirúrgico encuentran sin tener una cita futura anotada en la tarjeta. inasistentes, y la tarjeta corresponde a una que su tarjeta está en esta subsección. persona con método quirúrgico. - Dar el tiempo de espera requerido para que el usuario o la 2.- Para obtener datos (SEIB, supervisión, investigación, etc.). usuaria de este método reciba una nueva cita o se le dé 2.- Al finalizar la consulta del día y en la tarjeta de baja en forma definitiva al llegar al término de la edad del (la) usuario (a) del método quirúrgico, no 3.- Por baja definitiva, al cumplir la usuaria de OTB 50 años de fértil de la mujer o del hombre. aparece anotada una nueva cita. edad y el usuario de la vasectomía los 65 años de edad, o sea notificado el fallecimiento de la persona usuaria.

B A

- Saber cuántas mujeres u hombres han dejado de ser 1.- Después de una depuración de la sección de 1.- Al presentarse a consulta una persona cuya tarjeta está en esta usuarios activos por no asistir a consulta (menos de tres inasistentes, siempre y cuando la tarjeta no sección (tenía una inasistencia mayor de tres meses y menor de años). corresponda a una persona con método tres años). quirúrgico. - Dar el tiempo de espera requerido para que la persona, 2.- Al verificar que no ha asistido a consulta durante tres años o antes usuaria, regrese al programa o se le dé de baja en 2.- Al finalizar la consulta del día, y en la tarjeta más. forma definitiva. del usuario o usuaria (excepto de quirúrgico) no aparece anotada una cita futura, pero sí 3.- Para obtener datos. una anotación de baja temporal. 4.- Por baja definitiva.

J A S T E M P O R A L E S

Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

ANEXO No. 2 TARJETA DE CONTROL DE USUARIOS (PF-5)

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Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

ANVERSO REVERSO

C) DATOS DE LOCALIZACION, GINECOBSTETRICOS Y SOCIODEMOGRAFICOS

PROGRAMA DE PLANIFICACION FAMILIAR TARJETA PARA CONTROL DEL USUARIO

DOMICILIO

TELEFONO

OBSERVACIONES

FECHA DE NACIMIENTO

OCUPACION

A) IDENTIFICACION DEL USUARIO NOMBRE

EXPEDIENTE No.

METODO 1: FECHA DE INICIO

METODO 2: FECHA DE INICIO

EMBARAZOS

METODO 3: FECHA DE INICIO

PARTOS

ENE

FEB

MAR

ABR

MAY

JUN

JUL

AGO

HIJOS VIVOS

EDAD DEL HIJO

CUANTOS HIJOS MAS

MENOR

DESEA TENER

MOTIVO POR EL CUAL DESEA PLANIFICAR SU FAMILIA

ESCOLARIDAD

D) V I S I T A S D O M I C I L I A R I A S

B) FECHAS DE CITAS Y CONSULTAS AÑO

ABORTOS

SEP

OCT

NOV

DIC

FECHA

MOTIVO

RESULTADO

1992 19 19 E)

19 FECHA DE LA BAJA

19 19

1

B A J A S MOTIVO

Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

ANEXO No. 3 INFORME DE ACTIVIDADES DE LA UNIDAD MEDICA (PRIMER NIVEL DE ATENCION)

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Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

ANEXO No. 4 INFORME DE ACTIVIDADES DE LA UNIDAD MEDICA (SEGUNDO NIVEL DE ATENCION)

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Tarjetero de Control de Usuarios de Planificación Familiar

RECONOCIMIENTOS

En la elaboración del Modelo para la Evaluación Sistemática del Programa de Salud Reproductiva participaron:

Actuaria Elsa Santos Pruneda Directora de Sistemas Gerenciales

Actuaria Yolanda Varela Chávez Subdirectora de Evaluación

T.S. Berta Martínez Franco Jefe del Departamento de Análisis de la Información

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