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Contenido Ajuste de los detalles de los recursos ................................................................................ 3 Especificación de costos basados en tasas de personal y materiales ..................................................... 4 Aplicar perfiles a las asignaciones ........................................................................................................................ 9 Distribuir horas mediante perfiles personalizados ....................................................................................... 11 Establecer tiempos de trabajo, vacaciones y días festivos para el proyecto ...................................... 12 Resolución de conflictos entre recursos .......................................................................... 15 Redistribuir asignaciones de recursos............................................................................................................... 16 Uso de tiempo extra ................................................................................................................................................ 22 Asignar un medio tiempo parcial de persona a una tarea ........................................................................ 24 Creación de Hitos...................................................................................................................................................... 25 Seguimiento del proyecto ................................................................................................ 28 Definir y guardar una línea base ......................................................................................................................... 29 Actualizar una línea de base ................................................................................................................................. 30 Seguimiento del porcentaje completado de las tareas .............................................................................. 31 Mostrar la ruta crítica de su proyecto ............................................................................................................... 32 Mostrar la ruta crítica en otras vistas de tareas............................................................................................. 32 Campos personalizados ......................................................................................................................................... 33 Fast-tracking ............................................................................................................................................................... 40 Crashing........................................................................................................................................................................ 42 Valor acumulado................................................................................................................ 45 Análisis de valor acumulado ................................................................................................................................. 46 Mostrar valor acumulado ....................................................................................................................................... 47 Interpretar valor acumulado ................................................................................................................................. 48 Algunos consejos sobre el uso del valor acumulado .................................................................................. 50 Informes ............................................................................................................................. 53 Crear un informe de proyecto.............................................................................................................................. 54 Cambiar los datos de un informe ....................................................................................................................... 55 Cambiar el aspecto de un informe ..................................................................................................................... 56 Página 1 de 92

Crear un informe propio ........................................................................................................................................ 60 Compartir un informe.............................................................................................................................................. 61 Informes visuales....................................................................................................................................................... 62 Crear la curva s del valor planeado .................................................................................................................... 63 Trabajar con varios proyectos .......................................................................................... 66 Vincular proyectos para crear un proyecto maestro ................................................................................... 68 Evite los nombres de recursos duplicados en proyectos vinculados .................................................... 69 Comparar proyectos ................................................................................................................................................ 70 Proteger proyecto con contraseña..................................................................................................................... 72 Organizar proyectos ................................................................................................................................................ 73 Plantillas ............................................................................................................................. 75 Empezar con una plantilla ..................................................................................................................................... 76 Guardar un archivo de proyecto como plantilla ........................................................................................... 77 Guardar un archivo de proyecto como PDF ................................................................................................... 78 Guardar y publicar un proyecto en Project Web App ................................................................................. 79 Macros ................................................................................................................................ 81 ¿Qué son las macros? .............................................................................................................................................. 82 Crear una macro ........................................................................................................................................................ 83 Ejecutar una macro................................................................................................................................................... 84 Modificar una macro ............................................................................................................................................... 85 Eliminar macros ......................................................................................................................................................... 86 Insertar dibujos en su proyecto ....................................................................................... 88 Insertar una flecha .................................................................................................................................................... 89 Insertar un círculo ..................................................................................................................................................... 90 Inserte un cuadro de texto .................................................................................................................................... 91 Cambiar el color de un dibujo ............................................................................................................................. 92

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Ajuste de los detalles de los recursos

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Especificación de costos basados en tasas de personal y materiales En la mayoría de los proyectos, los costos de recursos de personal (también llamados recursos de trabajo) son los que componen la mayor parte de los costos. Si tiene planeado realizar un seguimiento de estos costos en su proyecto, deberá comenzar por especificar tasas de pago para el personal involucrado. A continuación, cuando asigne este personal para trabajar en tareas, Microsoft Project usará dichas tasas para calcular el costo de sus asignaciones. A continuación se explica cómo especificar tasas de pago de personal: 1. Haga clic en Vista > Hoja de recursos.

2. Si no puede ver la tabla Entrada, haga clic en Ver > Tablas > Entrada.

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3. En el campo Nombre del recurso, especifique el nombre de la persona o seleccione el nombre en caso de que dicha persona ya figure en la hoja de recursos. 4. En el campo Tipo, asegúrese de que se muestre Trabajo.

5. En el campo Tasa estándar, escriba la tasa de pago estándar para dicha persona. Por ejemplo, 25,00 USD/h o200,00 USD/día. Presione la tecla de tabulación para ir a este campo en caso de que no se muestre. 6. Si tiene previsto realizar un seguimiento de las horas extra de su proyecto y el personal puede trabajar horas extra, especifique la tasa de horas extra en el campo Tasa horas extra. 7. En el campo Acumular, la acumulación predeterminada de costos es Prorrateo, aunque puede seleccionarInicio o Final para acumular costos de recursos basados en tasas al inicio o al final del proyecto. NOTA

La configuración de la acumulación de costos determina cuándo Microsoft Project

calcula los costos totales para los recursos basados en tasas asignados a las tareas. 1. Asignación del recurso a una tarea. Microsoft Project calcula automáticamente el Costo de recursos para dicha asignación. SUGERENCIA

Para especificar más de una tasa por recurso, vea Especificación de tasas

variables para recursos de material o de personal al final de este artículo. Especificación de tasas unitarias para los materiales Para realizar un seguimiento de los costos de los materiales que necesitará para completar el proyecto (denominados recursos de material), puede calcularlo a partir de las tasas unitarias especificadas. Por ejemplo, puede especificar una tasa unitaria para el cemento o el hierro de refuerzo que se va a utilizar para el proyecto de construcción. 1. Haga clic en Vista > Hoja de recursos.

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2. En el campo Nombre del recurso, escriba el nombre del recurso de material o seleccione el recurso de material en caso de que ya se hayan especificado los recursos. 3. Para especificar un nuevo recurso de material, haga clic en la flecha del campo Tipo y seleccione Material.

1. En el campo Material, especifique el nombre de la unidad. Por ejemplo, especifique lit (para los litros), cu.m(para los metros cúbicos) o ea (para cada uno). 2. En el campo Tasa estándar, especifique la tasa unitaria para el recurso de material. Presione la tecla de tabulación para ir a este campo en caso de que no se muestre. 1. En el campo Acumular, la acumulación predeterminada de costos es Prorrateo, aunque puede seleccionar Inicio o Final para acumular costos de recursos basados en tasas al inicio o al final del proyecto.

2. Asignación del recurso a una tarea. Microsoft Project calcula automáticamente el Costo de recursos para dicha asignación. Especificación de tasas variables para recursos de material o de personal En caso de que un conjunto simple de tasas de pago estándar y de horas extra no sea suficiente para una persona, o si tiene más de una tasa para un recurso de material, puede usar las tablas de tasas de costos para especificar tasas variables (denominadas tasas mixtas). Por ejemplo, puede especificar tasas variables para el tipo de trabajo que el recurso vaya a realizar, la ubicación del trabajo, el nivel de habilidades para el trabajo en tareas específicas o para mostrar las tasas de distintos grados de material, o para llevar un seguimiento de los cambios de tasas de materiales. 1. Haga clic en Vista > Hoja de recursos.

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2. Haga clic con el botón secundario en el recurso de material o de trabajo y seleccione Información.

3. En el cuadro Información del recurso, haga clic en la pestaña Costos.

1. En Tablas de tasas de costo, haga clic en la pestaña A (Predeterminada). 2. Para un recurso de trabajo, lleve a cabo lo siguiente: a. En la columna Tasa estándar, escriba una tasa. b. En la columna Tasa horas extra, especifique una tasa (opcional). c. Especifique tantas nuevas tasas estándar y de horas extra como necesite en las filas siguientes. Página 7 de 92

3. Para recursos de material, lleve a cabo lo siguiente: a. En la columna Tasa estándar, escriba una tasa. b. En la columna Tasa estándar de la fila siguiente, especifique una nueva tasa o un porcentaje de cambio. Por ejemplo, escriba +10% para incrementar la tasa anterior en un 10%. c. Especifique tantas nuevas tasas o cambios de tasa como necesite en las filas siguientes. 4. En la columna Fecha efectiva, especifique las fechas en las que surtirán efecto las nuevas tasas. 5. Para especificar conjuntos de tasas adicionales para un recurso de material o de personal, escriba las fechas en las que surtirán efecto las tasas en el resto de pestañas (B, C, D o E). NOTA 

También puede especificar costos por uso para los recursos de material o de trabajo en las tablas de tasa de costo. Estos costos son costos puntuales que no están basados en las tasas. Por ejemplo, una tasa de entrega de materiales. Especifique un importe de costo en la columna Costo por uso del recurso de material o de trabajo.



Una vez especificadas las tasas del recurso de material o de trabajo, puede cambiar las tasas de recursos de cualquier asignación aplicando otra tabla de tasa de costo en la vista Uso de tareas (haga clic con el botón secundario en el recurso asignado > Información > pestaña Costos).



Puede agregar la columna Tabla de tasas de costo a la vista Uso de tareas si va a usar las tablas de tasas de costo de forma regular. En la vista Uso de tareas, haga clic en la flecha que se encuentra junto al encabezado Agregar nueva columna y seleccione Tabla de tasas de costo.



El cambio de la tasa estándar para un recurso en la tabla de tasas de costo predeterminada (en la pestaña A (Predeterminada)) afecta al costo de las tareas completadas que tienen el mismo recurso asignado. Para evitar este problema, cambie las tasas estándar de las otras tablas de tasas de costos (B, C, D o E) no aplicadas de forma predeterminada.

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Aplicar perfiles a las asignaciones Una vez que hemos definido una tarea en Microsoft Project y le hemos asignado un recurso, Project calcula el trabajo de la tarea según la fórmula Trabajo = Duración X Unidades de asignación, por defecto la distribución del trabajo a lo largo de la duración de la tarea es "Uniforme" es decir, distribuye por partes iguales el trabajo en la duración de la tarea, si nos interesa esta distribución se puede modificar. En la vista "Uso de tareas" haz doble clic en el recurso, te aparecerá la ventana "Información de la asignación", en el campo "Perfil de Trabajo" puedes seleccionar la distribución del trabajo que más te convenga, por defecto está en Uniforme, pero puedes optar por:       

Creciente Decreciente Dos picos Pico inicial Pico final Campana Campana achatada

El perfil por defecto es uniforme con lo que si por ejemplo suponemos una tarea de 3 días de duración con un recurso asignado y 12 horas de trabajo la distribución sería de 8 horas para el primer día, 4 para el segundo y 0 para el tercero (suponiendo un calendario estándar de 8 horas laborables al día). A continuación se muestran los tipos de perfiles PERFIL DE TRABAJO

WORK CONTOUR

FORMA

Uniforme

Flat

-----

Creciente

Back Loaded

Decreciente

Front Loaded

Dos Picos

Double Peak

Pico Inicial

Early Peak

Pico Final

Late Peak

Campana

Bell

Campana Achatada

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Distribuir horas mediante perfiles personalizados 1. Cámbiese a la vista de Uso de recursos

2. De doble clic sobre la actividad del recurso

En la imagen de arriba dimos doble clic sobre la tarea Estudio de alternativas tecnológicas 3. En el campo Perfil de trabajo seleccione el que requiera ó modifique manualmente en el lado derecho directamente sobre las horas la distribución que necesite.

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Establecer tiempos de trabajo, vacaciones y días festivos para el proyecto Puede usar el calendario del proyecto para reflejar los días y horas laborables generales del proyecto, así como los período no laborable normales (por ejemplo, fines de semana y noches) y días de descanso especiales (como los días festivos).

Agregar un día de descanso para un recurso 1. Haga clic en la pestaña Proyecto y, en el grupo Propiedades, haga clic en Cambiar calendario laboral.

2. En el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral, en la lista Para calendario, haga clic en el recurso cuyo calendario desea cambiar. 3. Haga clic en la pestaña Excepciones. 4. Escriba un nombre descriptivo para la excepción, por ejemplo, Día de descanso, y las horas de comienzo y fin durante las que se producirá la excepción. 5. Si la excepción se repetirá en toda una parte de la programación, haga clic en Detalles. 6. Bajo el Patrón de periodicidad, seleccione una frecuencia desde Diaria hasta Anual y, a continuación, seleccione cualquier detalle adicional sobre el patrón de periodicidad. NOTA Los detalles del patrón de periodicidad cambian, dependiendo de si desea crear un patrón

diario, semanal, mensual o anual. 7. En Intervalo de repetición, seleccione la hora de comienzo de la excepción mediante el cuadro Comienzo y, a continuación, seleccione Terminar después de o Terminar el. 8. Escriba o seleccione la información correspondiente, según la hora de finalización seleccionada.  

Si seleccionó Terminar después de, escriba o seleccione el número de repeticiones de la tarea. Si seleccionó Terminar el, escriba o seleccione la fecha en la que desea que finalice la tarea repetitiva.

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Agregar un día festivo al calendario del proyecto 1. Haga clic en la pestaña Proyecto y, en el grupo Propiedades, haga clic en Cambiar calendario laboral.

2. En la lista Para calendario, haga clic en el calendario que desea cambiar. El calendario del proyecto actual muestra (Calendario del proyecto). El valor predeterminado es Estándar (Calendario del proyecto). También puede seleccionar la opción 24 horas o Turno de noche. 3. En el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral, haga clic en la pestaña Excepciones. 4. Escriba un nombre descriptivo para la excepción, por ejemplo, Festividad de la empresa, y las horas de comienzo y fin durante las que se producirá la excepción. 5. Si la excepción se repetirá en toda una parte de la programación, haga clic en Detalles. 6. Bajo el Patrón de periodicidad, seleccione una frecuencia desde Diaria hasta Anual y, a continuación, seleccione cualquier detalle adicional sobre el patrón de periodicidad. Los detalles del patrón de periodicidad cambian, dependiendo de si desea crear un patrón diario, semanal, mensual o anual. NOTA Los detalles del patrón de periodicidad cambian, dependiendo de si desea crear

un patrón diario, semanal, mensual o anual. 7. En Intervalo de repetición, seleccione la hora de comienzo de la excepción mediante el cuadro Comienzo y, a continuación, seleccione Terminar después de o Terminar el. 8. Escriba o seleccione la información correspondiente, según la hora de finalización seleccionada. 

Si seleccionó Terminar después de, escriba o seleccione el número de repeticiones de la tarea.



Si seleccionó Terminar el, escriba o seleccione la fecha en la que desea que finalice la tarea repetitiva.

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Agregar días festivos y de vacaciones de repetición 1. Haga clic en Proyecto > Cambiar período laborable.

2. En la lista Para calendario, haga clic en el calendario que desee cambiar. o Para días festivos, use el calendario de proyectos actual. Contiene las palabras (Calendario de proyectos) al final del nombre. o Para días de vacaciones, use el calendario de recursos del usuario. Tiene el mismo nombre que dicho usuario. 1. En la pestaña Excepciones, agregue un nombre, una fecha de inicio y una fecha de fin para cada día festivo o día de vacaciones. 2. Haga clic en Detalles. 3. En Patrón de repetición, seleccione la frecuencia de repetición del día festivo o de vacaciones. 4. En Intervalo de repetición, agregue el primer día no laborable en el cuadro Inicio. 5. Haga clic en Finalizar después de o Finalizar el. o Finalizar después de: elija cuántas veces se repite. o Finalizar el: seleccione cuándo finaliza la repetición.

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Resolución de conflictos entre recursos

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Redistribuir asignaciones de recursos ¿Parte de los recursos de trabajo tienen demasiado trabajo asignado? Los conflictos o sobreasignaciones de recursos pueden resolverse mediante la característica de redistribución de recursos de Project. La redistribución retrasa las tareas o tarea dividida de forma tal que los recursos asignados a dichas tareas ya no estén sobrecargados. Cuando se redistribuye, Project no cambia las asignaciones a las tareas. Project redistribuye solo los recursos de trabajo, recursos genéricos y recurso comprometido. No distribuye los recursos material, recursos de costos ni recurso propuesto. NOTA

A causa de estos cambios en las tareas, la redistribución puede retrasar la fecha de

finalización de algunas tareas y, en consecuencia, la fecha de finalización del proyecto. SUGERENCIA

Los recursos sobreasignados se marcan de color rojo en las vistas de recursos, incluido

el Organizador de equipo. En el gráfico de Gantt, los recursos sobreasignados se indican mediante una cifra roja en la columna Indicadores. Antes de realizar la redistribución, es posible que desee modificar algunas opciones de configuración.



Prioridades de tareas,

que indican la importancia de una tarea y si está disponible

para su redistribución. 

Prioridades de proyectos,

que determinan si un proyecto está disponible para su

redistribución. 

Opciones de redistribución,

que le ayudan a especificar de qué forma Project

determina qué tareas se redistribuyen y en qué grado.

Distribuir el trabajo del proyecto mediante redistribución 1. Haga clic en la pestaña Recursos. 2. En el grupo Redistribuir, haga clic en una de las opciones siguientes.

3. Redistribuir selección Use esta opción para redistribuir solo las tareas seleccionadas. Para seleccionar varias tareas contiguas, seleccione la primera tarea de la selección y, a continuación, presione MAYÚS mientras selecciona la última tarea de la selección. Para seleccionar varias tareas que no son contiguas, seleccione cada tarea presionando CTRL mientras selecciona la tarea. Esto resulta útil cuando puede ser aceptable sobreasignar recursos en ciertas tareas del plan del Página 16 de 92

proyecto, pero los administradores del proyecto desean resolver la sobreasignación para otras tareas específicas. 4. Redistribuir recurso Use esta opción para redistribuir solo las tareas con recursos específicos asignados. Haga clic en Redistribuir recurso y, a continuación, seleccione el recurso que tiene asignadas las tareas. Use CTRL para seleccionar varios recursos. Si el recurso seleccionado está trabajando en tareas que tienen varios recursos, las demás asignaciones no se moverán.

5. Redistribuir todo Use esta opción para redistribuir todos los recursos de todas las tareas del plan de proyecto. 6. Opciones de redistribución Use esta opción para modificar la configuración que usa Project para la redistribución. Vea la sección sobre cómo modificar la configuración de redistribución en este artículo.

7. Borrar redistribución

Use esta opción para deshacer los efectos de la redistribución anterior.

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8. Siguiente sobreasignación Use esta opción para ir a la siguiente tarea con recursos sobreasignados. Use esta opción para ver más fácilmente los efectos de la redistribución en tareas específicas.

Modificar configuración de redistribución Es posible modificar la redistribución para especificar de qué forma Project determina qué tareas se redistribuyen y en qué grado. 1. Haga clic en la pestaña Recursos. En el grupo Redistribuir, haga clic en Opciones de redistribución.

2. En el cuadro de diálogo Redistribuir recursos, en Redistribución, seleccione cómo desea realizar la redistribución. Automática Si elige la redistribución automática, desactive la casilla de verificación Borrar valores de redistribución antes de redistribuir. Cuando esta casilla está desactivada, Project redistribuye únicamente las asignaciones nuevas y no redistribuidas. Esta casilla de verificación está activada de forma predeterminada, pero cuando se produce la redistribución automáticamente, dejarla activada puede ralentizar considerablemente el trabajo de la programación, ya que se redistribuyen todas las tareas. En el cuadro Buscar sobreasignaciones con el criterio, haga clic en el período de tiempo o base que desee utilizar para detectar sobreasignaciones. Por días es el valor predeterminado. Este valor establece el punto en el que debe intervenir la redistribución: cuando tenga una sobreasignación justo de un minuto, un día, una semana o un mes. Manual La redistribución manual (el valor predeterminado) se produce solo al hacer clic en Redistribuir todo. La redistribución automática se produce instantáneamente al cambiar una tarea o un recurso. Utilice la redistribución automática si desea volver a programar tareas cuando se asigne más trabajo a los recursos del que se puedan ocupar. 3. En Ámbito de la redistribución de, seleccione la redistribución del proyecto completo o solo las tareas de un intervalo de tiempo específico. 4. En el cuadro Orden de redistribución, seleccione el orden de redistribución que desee: o Seleccione Sólo identificador para redistribuir las tareas en orden ascendente según sus número de Id. antes de tener en cuenta cualquier otro criterio. o Seleccione Estándar para examinar primero las dependencias predecesor, el margen de demora, las fechas, las prioridades y las restricciones para detectar si se deben redistribuir las tareas y cómo llevar a cabo esta acción. (Éste es el valor predeterminado.) Página 18 de 92

o

Seleccione Prioridad, estándar para comprobar las prioridades de las tareas en primer lugar y solo después examinar los criterios estándar. 5. Para evitar que se retrase la fecha de fin del proyecto, active la casilla de verificación Redistribuir solo conforme al margen de demora disponible. NOTA Si activa esta casilla de verificación, puede que reciba mensajes de error que indiquen que

Project no puede redistribuir toda la programación. Quizá Project no redistribuya la programación porque no exista el margen de demora necesario en una programación para volver a programar las asignaciones sin agotar el tiempo del margen de demora. 6. Para que la redistribución se ajuste cuando un recurso trabaje en una tarea independiente del resto de los recursos que trabajen en la misma tarea, active la casilla de verificación La redistribución puede ajustar asignaciones individuales. 7. Si desea redistribuir para interrumpir tareas mediante la creación de divisiones en el trabajo restante de las tareas o las asignaciones, active la casilla de verificación La redistribución puede crear divisiones en el trabajo restante. Si se asigna un recurso a varias tareas a la vez y se sobrepasa lo que puede controlar la programación del recurso, se puede dividir una tarea que aún tenga trabajo pendiente y se puede trabajar en ella cuando lo permita la programación del recurso. 8. Para incluir los recurso propuesto, active la casilla de verificación Redistribuir tareas con el tipo de reserva propuesta. 9. Para permitir que la redistribución cambie manualmente tareas programadas, active la casilla de verificación Distribuir tareas programadas manualmente. 10. Si desea borrar los resultados de la redistribución anterior antes de volver a redistribuir, haga clic en Borrar redistribución. 11. Si realiza la redistribución manualmente, haga clic en Redistribuir todo y si lo hace automáticamente, haga clic en Aceptar. NOTA







Para borrar la redistribución inmediatamente antes de emprender cualquier otra acción, haga clic en Deshacer Redistribuir. Si no deshace la redistribución, también puede hacer clic en Borrar redistribución para borrar los resultados de la redistribución anterior. Si redistribuye tareas de proyectos que se programan a partir de una fecha de finalización, se aplican los valores de retraso negativos desde el final de la tarea o asignación y, por tanto, se adelanta la fecha de finalización de la tarea o de la asignación de recursos. Para ver los cambios realizados en las tareas después de la redistribución, en la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en la parte inferior del botón Diagrama de Gantt y, a continuación, en Más vistas. Haga clic en Gantt de redistribución y, a continuación, en Aplicar.

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Establecer las prioridades de las tareas Establecer la prioridad de las tareas permite especificar la importancia de una tarea y su disponibilidad para la redistribución. El valor de prioridad que especifique es un valor subjetivo comprendido entre 1 y 1000, que permite especificar el nivel de control que tiene sobre el proceso de redistribución. Por ejemplo, si no desea que Project redistribuya una tarea en particular, establezca su nivel de prioridad en 1000. De manera predeterminada, los valores de prioridad se establecen en 500; es decir, un nivel medio de control. Las tareas que tienen una prioridad inferior se retrasan o dividen antes que las que tienen un nivel más alto. 1. En el campo Nombre de tarea, haga doble clic en el nombre de la tarea cuya prioridad desee cambiar y, a continuación, haga clic en Información de la tarea. 2. Haga clic en la pestaña General y, a continuación, escriba o seleccione una prioridad en el cuadro Prioridad.

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Establecer las prioridades de los proyectos Asimismo, puede establecer la disponibilidad de todo un proyecto para su redistribución estableciendo su prioridad. Por ejemplo, si comparte recursos con otro proyecto que actúa como grupo de recursos y no desea redistribuir las tareas en uno de los archivos que comparte, establezca el nivel de prioridad de dicho archivo compartido en 1000. 1. Haga clic en la pestaña Proyecto. En el grupo Propiedades, haga clic en Información del proyecto. 2. Escriba o seleccione una prioridad en el cuadro Prioridad.

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Uso de tiempo extra Con Microsoft Project se puede reducir la duración de las tareas mediante la asignación de horas extras a los recursos que la realizan. Cuando se añaden horas extras a un Recurso en una Tarea, no se añaden más horas de Trabajo a la Tarea, sino que se está indicando que del total de horas de Trabajo de la Tarea, una cantidad son de horas extras. Por tanto, lo primero que se añaden son las horas de Trabajo de la Tarea, a través de la Duración (si tenemos un Calendario Estándar, entonces multiplica por 8 h cada día de Duración) o directamente a través del Trabajo. A continuación se asigna el/los Recurso/s a la Tarea, indicando para cada uno de ellos el reparto de las horas de Trabajo antes asignadas a la Tarea. Se observará que asignará un máximo de 8 horas diarias por Recurso si se tiene un Calendario Estándar. Y finalmente se asigna a cada Recurso de la Tarea la cantidad de Trabajo en Horas Extras que se considere. Microsoft Project lo asigna de la siguiente forma: cada día, la cantidad de Horas normales (no Extras) de Trabajo por Recurso no puede superar 8h. al día; la cantidad de Horas Extras de Trabajo por Recurso al día NO tiene límite; y, la cantidad de Horas Extras se reparte Uniformemente entre los días de trabajo de la Tarea.

Para asignar hora extra a una actividad 1. De un clic en la pestaña vista y luego active la casilla Detalle

2. En el formulario inferior de un clic en el lado derecho y seleccione la vista trabajo Página 22 de 92

3. Seleccione la tarea en la parte superior que le aplicará la hora extra y en la columna Trabajo horas extra seleccione el recurso y asigne las que requiera. 4. De un clic en aceptar

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Asignar un medio tiempo parcial de persona a una tarea Supongamos que desea asignar tiempo parcial de alguien a un proyecto. Puede establecer cuánto tiempo desea que una persona pase con el cuadro Asignar recursos. 1. En el diagrama de Gantt, seleccione la tarea. 2. Haga clic en la pestaña Recurso > Asignar recursos. 3. En el cuadro Asignar recursos, elija los recursos que desea asignar y haga clic en Asignar recursos. En el ejemplo siguiente, Amy es el recurso. Al introducir 50% en el cuadro Unidades, se le asigna ahora para trabajar el 50 por ciento en la tarea “Construir la valla”. Bob también está en la tarea pero dado que la columna Unidades está en blanco, a Bob se le asigna automáticamente el 100 por cien a la tarea.

Sugerencia

A veces, al asignar recursos a una tarea, la duración o la longitud de la

tarea puede cambiar de manera inesperada. Si esto ocurre, active la configuración condicionada por el esfuerzo de la tarea. La configuración de la tarea o del recurso también podría estar causando cambios de programación inesperados. Para comprobarlo, mire todos los factores de programación que pueden afectar a la tarea. Página 24 de 92

Creación de Hitos Un hito es un punto de referencia que marca un evento importante de un proyecto y se usa para supervisar el progreso del proyecto. Todas las tareas que tengan una duración cero se muestran automáticamente como un hito. También puede marcar como hitos otras tareas de cualquier duración.

Agregar un hito Antes de que el proyecto se ponga en funcionamiento, probablemente deseará marcar sus objetivos principales con hito. La manera más rápida de crear un hito es agregar una tarea sin duración al plan del proyecto. 1. Haga clic en la pestaña Vista y, a continuación, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. Escriba el nombre del hito en la primera fila vacía o seleccione una tarea que desee convertir en un hito. 3. Escriba 0 en el campo Duración y, a continuación, presione Entrar. El símbolo del hito forma ahora parte del Diagrama de Gantt.

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Agregar un hito con una duración A veces un hito lleva tiempo. Por ejemplo, el proceso de aprobación al final de una fase puede tardar una semana, de modo que ese hito debería tener lugar con el tiempo como una tarea normal. 1. Haga clic en la pestaña Vista y, a continuación, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. Escriba el nombre del hito en la primera fila vacía o seleccione una tarea que desee convertir en un hito. 3. Seleccione el hito y, a continuación, haga clic en Tarea. En el grupo Propiedades, haga clic en Información de tarea.

4. Haga clic en la pestaña Opciones avanzadas y, a continuación, especifique la duración del hito en el cuadro Duración. 5. Active la casilla Marcar la tarea como hito y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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En el Diagrama de Gantt, el símbolo del hito aparece en el último día de la tarea. No aparece como una barra, aunque tenga duración.

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Seguimiento del proyecto

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Definir y guardar una línea base Si su jefe le pregunta por los progresos realizados en un proyecto en comparación con el plan original, seguro que lo último que le apetece decir es "no lo sé". Para evitar esta situación, antes de avanzar en un proyecto, defina y guarde un plan previsto a modo de instantánea de la programación original. 1. Haga clic en Proyecto > Establecer línea base > Establecer línea base.

2. Seleccione la línea base que desea definir. SUGERENCIA Si lo desea, puede seleccionar hasta 11 líneas base para un único proyecto. Se recomienda esta opción cuando es necesario comprobar con frecuencia el estado del proyecto. 3. Haga clic en Proyecto completo. No necesita realizar ningún paso especial para guardar la línea base. Cuando guarde su proyecto, la línea base se guardará con él.

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Actualizar una línea de base Si agrega una tarea a su proyecto después de que se haya establecido una línea base, podrá agregar la nueva tarea a esta línea base. 1. Seleccione la nueva tarea que desea agregar a la línea base. Si contiene subtareas, asegúrese de seleccionarlas también. 2. Haga clic en Proyecto > Establecer línea base > Establecer línea base y seleccione la línea base que desea actualizar.

3. En el cuadro de diálogo Establecer línea base, seleccione la línea base que desea actualizar. 4. En Para, haga clic en Tareas seleccionadas. 5. Para agregar subtareas, haga clic en una de las siguientes opciones de Resumir líneas base para especificar cómo desea agregar las subtareas a las tareas de resumen correspondientes. o

Para todas las tareas de resumen

Se resumen los datos de línea base

actualizados de las nuevas tareas para todas las tareas de resumen asociadas, no solo para las más próximas. o

De subtareas a tareas de resumen seleccionadas

Solo se actualizan los datos

de línea base para las tareas de resumen seleccionadas. Por lo general, elegirá esta opción para que solo reflejen los nuevos datos resumidos las tareas de resumen más próximas.

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Seguimiento del porcentaje completado de las tareas Controlar el progreso puede parecer complicado, pero le mostramos una forma rápida de mostrar el porcentaje completado con la barra de progreso del diagrama de Gantt. 1. En el diagrama de Gantt, haga clic en una tarea y haga clic en Tarea y el porcentaje completado que desee mostrar.

Por ejemplo, para mostrar una tarea como completada al 25%, haga clic en Tarea > 25% completado. 2. Para ver el progreso de una tarea, señale la línea oscura del interior de la barra.

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Mostrar la ruta crítica de su proyecto Todas las tareas son importantes, pero solo algunas de ellas son críticas. La ruta crítica es una cadena de tareas vinculadas que afectan directamente a la fecha de finalización del proyecto. Si una tarea de la ruta crítica está retrasada, se retrasa todo el proyecto. 1. Haga clic en Vista > Diagrama de Gantt. 2. Haga clic en Formato y seleccione la casilla de verificación Tareas críticas.

Mostrar la ruta crítica en otras vistas de tareas Puede ver la ruta crítica en cualquier vista de tareas resaltándola. 1. Haga clic en la pestaña Vista y seleccione una vista del grupo Vistas de tareas. 2. En la pestaña Vista, seleccione Crítico en la lista Resaltar. La ruta crítica se muestra en amarillo. 3. Para ver solo las tareas de la ruta crítica, haga clic en la flecha Filtrar y seleccione Crítico.

SUGERENCIA

En un diagrama de red, las tareas de la ruta crítica se muestran automáticamente en

rojo. No es necesario resaltarlas.

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Campos personalizados Puede crear o agregar campos a una tabla para personalizar los datos del proyecto que muestra Microsoft Project 2013. Si es programador, puede usar también los campos para modificar Project 2013 y adaptarlo a las necesidades de su organización. Si desea agregar un campo a una vista, haga clic en la pestaña Formato. En el grupo Columna, haga clic en Insertar columna.

Un campo contiene un tipo de información y forma parte de una tabla, de una vista de formulario o del área de fase temporal de una vista de uso. Project 2013 tiene varios tipos de campos: 

Campos de tareas y de fases temporales de tareas.



Campos de recursos y de fases temporales de recursos.



Campos de asignaciones y de fases temporales de asignaciones.

NOTA Algunos campos solo estarán disponibles si usa Project Professional.

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Ejercicio 1: Crear un campo personalizado que muestra unos semáforos de colores en función de la proximidad de una fecha de finalización de una tarea a la fecha actual. 1. De un clic a campos personalizados desde la pestaña proyecto

2. Seleccione en el lado derecho Número y cambie el nombre de uno de ellos que se muestre en la lista a Próximo a finalizar.

3. De un clic en el botón fórmula y escriba la siguiente: [Fin]-[Fecha actual] 4. Acepte los mensajes y aplicándola también opcionalmente a las Filas de resumen de grupo y tarea.

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5. En Indicadores gráficos del formulario anterior de campos personalizados Número4, introducir los siguientes Criterios y por este orden: 

Menor o igual que 4 (en rojo)



Menor o igual que 6 (en naranja)



Mayor que 6 (en verde)

tal como se muestra en la imagen siguiente

Importante: Ms Project aplica los criterios de la lista para cada fila de tareas empezando por el de más abajo y terminando por el de más arriba. Nota.- Se puede marcar la opción que Las filas de resumen hereden los criterios de las filas que no son de resumen, si queremos que también se muestren semáforos en las cabeceras o tareas de resumen.

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Ejercicio 2: Mostrar el avance de una tarea hasta la fecha actual 1. De un clic a campos personalizados desde la pestaña proyecto

2. Seleccione en el lado derecho Número y cambie el nombre de uno de ellos que se muestre en la lista a avance.

3. De un clic en el botón fórmula y escriba la siguiente:

4. De un clic en aceptar e inserte el campo en una tabla si desea. 5. Para convertir los datos a porcentaje, haga lo siguiente: Página 36 de 92



Genere otro campo personalizado de tipo texto y asígnele el nombre de % de avance actual y escriba la siguiente fórmula

Nota: Número 1 es el campo avance que generó en los pasos anteriores. 

Inserte el campo en su tabla

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Ejercicio 3 Mostrar un mensaje para las tareas que no tienen recursos asignados 1. De un clic a campos personalizados desde la pestaña proyecto

2. Seleccione en el lado derecho Marca y cambie el nombre de uno de ellos que se muestre en la lista a Recursos asignados.

. 3. En el botón fórmula escriba la siguiente:

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4. De un clic en aceptar e inserte el campo

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Fast-tracking "consiste en la paralelización de tareas, es decir tareas que inicialmente eran secuenciales, pasan a realizarse en paralelo, de esta forma se comprime la planificación “ El Fast Tracking conlleva un riesgo ya que estamos adelantando tareas que no debería comenzar antes de que finalizasen otras, si es necesario acelerar fechas no tendremos más remedio que asumir el riesgo Imaginemos que tenemos un proyecto con cuatro tareas principales: 

Diseño



Desarrollo



Implantación



Pruebas

Y que la tarea Diseño se compone de las siguientes subtareas: 

Toma de requerimientos



Selección de hardware



Selección de software

En un principio las tareas las podemos tener vinculadas como se muestran en la siguiente imagen:

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Note que en las tareas de Diseño, están vinculadas la "Toma de Requerimientos", "Selección de hardware" y "Selección de software", esto hace que la duración total de la tarea Diseño sea de 7 días, si aplicamos el Fast-Tracking a las tareas de Selección de Hardware y Selección de Software, ya que una vez finalizada la toma de requerimientos esas dos tareas podrían comenzar, la planificación quedaría de la siguiente forma:

Al "paralelizar" las dos tareas vemos como la duración de la tarea diseño se reduce en dos días pasando de 7 a 5 días.

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Crashing Crashing es una técnica utilizada en la gestión de proyectos con el objetivo de acortar la duración de un proyecto. Este objetivo se logra mediante la asignación de un mayor número de recursos a las actividades (dinero, trabajadores, máquinas, etc) de modo de disminuir la duración de las actividades. Por tanto, el concepto crashing involucra un análisis costo beneficio, en el sentido de que un menor tiempo en el proyecto tiene asociado mayores costos para la empresa. Para poder realizar este análisis se requiere conocer: estimaciones de tiempo (duración normal y duración crash) y estimaciones de costo (costo normal y costo crash).

En principio, tiene sentido reducir el tiempo de aquellas actividades que son críticas (holgura igual a cero) debido a que si reducimos el tiempo de una actividad no crítica no reduciremos el tiempo para completar el proyecto. Sin embargo, se debe tener especial cuidado dado que en la medida que reducimos el tiempo en las actividades críticas, algunas actividades que inicialmente no eran críticas pueden pasar ahora a ser críticas. Ejemplo CPM - Crashing Considere el siguiente proyecto donde el tiempo que requiere cada actividad está en semanas:

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Determine: 1. La duración del proyecto a través del método de ruta crítica o CPM. 2. ¿En cuántas semanas como mínimo se puede realizar el proyecto?. 3. ¿Cuál es será el costo del proyecto hasta la semana 29? 4. Dibuje el gráfico de Crashing. En primer lugar utilizamos el método CPM para identificar la ruta crítica.

La ruta crítica (actividades con holgura igual a cero) está conformada por las actividades A-C-FG con una duración total de 33 semanas. Nótese que el costo del proyecto en condiciones normales se obtiene simplemente sumando el costo normal de cada actividad. (En nuestro ejemplo Costo Normal = $9,700). Luego, nos enfocamos en identificar la forma más eficiente de reducir el tiempo para completar el proyecto. Para ello determinamos el costo asociado en reducir la duración de una actividad en una semana la cual sea la más barata. 1. Se reduce la duración a 1 semana de dicha actividad (la más barata) 2. Se vuelve a calcular la ruta crítica y se suma el costo por día de esa semana al monto total. 3. Se vuelve a observar cual es la tarea más barata y a esa se le reduce un día de actividad (siempre y cuando su max crash time lo permita) 4. Se vuelve a calcular la ruta crítica y se incrementa el costo de esa tarea al monto total y así sucesivamente hasta llegar a la semana deseada.

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Se puede concluir que el tiempo mínimo requerido para completar el proyecto es 12 semanas. Conceptualmente esto significa que al menos una ruta crítica tomará ese tiempo y no puede ser reducida más. El siguiente gráfico resume la información anterior:

El gráfico muestra el costo asociado para completar el proyecto en un determinado tiempo. En base a esta información el jefe de proyecto puede buscar la opción que resulte ser más eficiente para las necesidades de la empresa.

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4

Valor acumulado

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Análisis de valor acumulado El valor acumulado es una eficaz característica de seguimiento y presupuesto de Project. A pesar de la gran cantidad de acrónimos intimidantes que lo definen (como AC, CPTR, TPI, VA y similares), no resulta especialmente complicado. El valor acumulado le ayuda a responder a preguntas como “Mirando la cantidad de trabajo realizada hasta ahora en este proyecto, ¿cuánto dinero se suponía que hemos gastado?”, lo cual lleva a otras preguntas como "¿Terminaremos a tiempo?" Un ejemplo sencillo

Supongamos que está trabajando en un proyecto de jardinería para 10

casas en una calle sin salida, y tiene previsto terminar todo el proyecto de las 10 casas en un plazo de 10 meses. Además, tiene que completar el jardín de una casa cada mes. Veamos algunos de los detalles de este proyecto. 

10.000 $ es el presupuesto total para las 10 casas.



Hay presupuestados 1.000 $ para cada casa, lo que significa que planea gastar 1.000 $ al mes en todo el proyecto. Esto incluye el dinero gastado en plantas, herramientas y un jardinero.



Pide su cuenta para un informe después de que hayan transcurrido 2 meses. El contable le dice que se han gastado $1,500 en el proyecto hasta el momento. Piensa "Muy bien, estoy ahorrando dinero”.



Después se da cuenta de su error. Tras un período de 2 meses, se debería haber realizado el 20 por ciento del proyecto, porque 2 meses suponen el 20 por ciento de los 10 meses que había planificado originalmente gastar en el proyecto. Sin embargo, solo se ha realizado realmente un jardín y medio, no 2.



Por tanto, después de dos meses, debería haber gastado el 20 por ciento x 10.000 $ (o 2.000 $) en el proyecto para terminarlo a tiempo, y se deberían haber completado dos jardines —y no 1.500 $ para un jardín y medio. Ahora se da cuenta de que realmente está por detrás del presupuesto. Es hora de hablar con el jardinero.

Este es el truco (y la parte genial) del valor acumulado. Enlaza el tiempo con el dinero porque multiplica la moneda por el tiempo programado (o el porcentaje completado, en la jerga de los directores de proyecto profesionales). ¿La lección?

Como dice el refrán, “El tiempo es oro”. Ahora todavía puede fomentar bastante

su destreza con el valor acumulado. Tiene que leer sobre . . .

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Mostrar valor acumulado Project muestra la información de valor acumulado de dos maneras: con vistas y con informes. Sin embargo, primero tiene que realizar algunas acciones para configurar el valor acumulado para informes. 

Definir una línea base



Definir una fecha de estado



Especificar el método de valor acumulado para el porcentaje acumulado (opcional)

Uso de informes 1. Haga clic en Proyecto > Informes > Más informes. 2. Haga clic en Costos y, a continuación, en Valor acumulado. Uso de vistas 1. Haga clic en Vista > Tabla y, a continuación, en Más tablas.

2. En la lista Tablas, haga clic en Valor acumulado, Indicadores de costo del valor acumulado o Indicadores de programación del valor acumulado. Si no está seguro de qué tabla elegir, seleccione Valor acumulado. 3. Haga clic en Aplicar.

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Interpretar valor acumulado Hay tres valores clave en la raíz del análisis de valor acumulado y necesita bastante conocer al menos tres de estos valores para usar el valor acumulado. Valor planeado

Este es el costo (o costo previsto) presupuestado de tareas estimado al inicio del

(PV)

plan de proyecto, basado en los costos de Recursos asignados a dichas tareas,

Esto también se

le conoce con el

más cualquier coste fijo asociado a las tareas, hasta la fecha de estado que elija.

acrónimo CPTP.

Por ejemplo, el presupuesto planificado total para una tarea de 4 días es de $100 y empieza un lunes. Si establece la fecha de estado al siguiente miércoles, verá que el PV es 75 $. Sin embargo, con este valor, no sabe qué éxito tiene el proyecto.

Costo real (AC)

Esto

Este es el coste real requerido para completar todas las tareas, o parte de ellas,

también se le conoce

hasta la fecha de estado. Por ejemplo, si la tarea de 4 días realmente incurre en

como CRTR.

un costo total de $35 cada uno de los 2 primeros días, el AC para este período es de 70 $ (pero el PV será todavía de 75 $). Sin embargo, con este valor, no sabe qué éxito tiene el proyecto. Por ejemplo, si planificó terminar más trabajo para los mismos $70, eso no suena bien. Tiene que saber (o adivinarlo) el valor acumulado para evaluar por completo la eficiencia del proyecto.

Valor acumulado (VA ó

Este es el valor del trabajo llevado a cabo por la fecha de estado, medida en la

EV)

moneda.

Esto también se le

conoce como CPTR

Por ejemplo, si después de que se haya completado el porcentaje del 60% de 2 días de una tarea, puede prever haber gastado el 60 por ciento del presupuesto total de la tarea, o $60. Si resulta que ha gastado 80$, puede decir con seguridad que ha sobrepasado el presupuesto y que se encuentra por detrás de la programación.

Un tema importante que ejecuta estos términos de valor acumulado comunes es la fecha de estado. El análisis de valor acumulado supone que desea ver el progreso en el proyecto antes de punto específico a tiempo que elija.

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Dado que una imagen vale más que mil palabras, miremos esto de manera gráfica. Este es un gráfico en el que se muestra una acumulación firme del costo a lo largo de la vigencia de un proyecto. La línea de puntos muestra unos gastos fijos durante la vigencia del proyecto.

Una vez que ha comenzado el trabajo en el proyecto, un gráfico de los valores clave del análisis de valor acumulado puede tener el siguiente aspecto.

La fecha del estado determina los valores que Project calcula. El costo real (AC) de este proyecto ha superado el costo presupuestado. El valor acumulado (VA) refleja el valor verdadero del trabajo realizado. En este caso, el valor del trabajo realizado es menor que el importe gastado para realizar dicho trabajo.

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Algunos consejos sobre el uso del valor acumulado Haga esto

Cómo

Tomar medidas

Cuanto antes en el ciclo de vida de un proyecto identifique dichas discrepancias entre los

pronto

costos reales, los costos presupuestados y el valor acumulado, antes puede realizar pasos para poner remedio al problema.

Trabajar más

Dicho y hecho. Cuanto más trabajo realice antes de la siguiente fecha de estado para determinar el valor acumulado, mejor. Puede que no ayude la simple contratación de más trabajadores, pero sí la contratación de trabajadores más baratos. O bien, puede que necesite, "andar de un lado a otro" para averiguar por qué los trabajadores no están siendo productivos. O quizá el problema se produce con los directores que están produciendo maquinaria que necesita más mantenimiento de lo esperado. Podría haber muchos motivos pero lo fundamental es que, usando un "enfoque numérico" con el valor acumulado ayudará a detectar tendencias negativas.

Trabajar de

No ande detrás de los problemas de productividad en las tareas que sean menos

manera más

importantes que otras. Compruebe las tareas en la ruta de acceso crítica primero por el

inteligente

mayor impacto en los números de valor acumulado positivos.

Volver a

Un análisis de valor acumulado al final de un proyecto tiene realmente poco valor. Los

ejecutar sus

orígenes de los problemas del proyecto se encuentran con probabilidad al principio y

informes

probablemente han tenido mucho impacto para corregir sin incurrir en grandes costos y frustraciones por parte de su equipo, director y otras partes interesadas. Habitúese a ejecutar informes de valor acumulado mensualmente, si los va a realizar.

No sufra al

Si ve problemas muy pronto en el proyecto, podría deberse solo a costos de puesta en

principio

marcha, o a los costos de formación, la incorporación de todo el mundo, la colaboración temprana abundante pero necesaria con el equipo y otras tareas domésticas. No pase por alto estos primeros síntomas de problemas, si bien pueden ser más comprensibles en la primera etapa del proyecto que posteriormente.

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Ejemplo: Calcular los parámetros del valor ganado de la siguiente imagen:

(AC)

(PV)

(EV)

1. VC = EV – AC 2. VP = EV – PV 3. IRP = EV /PV 4. IRC = EV / AC

5. VC = 20,000 – 30,000 = -10,000 6. VP = 20,000 – 35,000 = -5,000 7. IRP = 20,000 / 25,000 = 0.8 8. IRC = 20,000 / 30,000 = 0.67

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Resultado:

EV = Earned value - Costo Programado del Trabajo Realizado (CPTR) AC = Actual Cost - Costo Actual (CRTR) PV = Planned value – Valor planeado (CPTP)

VC = Varianza de costo VP = Varianza de programación IRP = Índice de rendimiento de programación IRC = Índice de rendimiento de costo

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Informes

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Crear un informe de proyecto Con Project 2013, podrá crear y personalizar informes gráficos muy llamativos utilizando los datos de cualquier proyecto y sin necesidad de recurrir a ningún otro software. A medida que trabaje en el proyecto, los informes cambiarán para reflejar la información más reciente, sin necesidad de actualizarla manualmente. Haga clic en la pestaña Informe. 1. En el grupo Ver informes, haga clic en el tipo de informe que desee y elija un informe concreto. Por ejemplo, para abrir el informe Información general del proyecto, haga clic en Informe > Paneles de información > Información general del proyecto.

El informe Información general del proyecto combina gráficos y tablas para mostrar en qué punto se encuentra cada fase del proyecto, los próximos hitos y las tareas cuya fecha de vencimiento ya se ha cumplido.

Project proporcione docenas de informes que puede usar directamente, pero no por eso debe sentir que tiene opciones limitadas. Puede personalizar el contenido y el aspecto de cualquier informe, o bien crear uno nuevo desde cero. Página 54 de 92

Cambiar los datos de un informe Puede seleccionar los datos que Project muestra en cualquier parte de un informe. 1. Haga clic en la tabla o gráfico que desee cambiar. 2. Utilice el panel Lista de campos en la parte derecha de la pantalla para seleccionar los campos que desee mostrar y filtrar la información. SUGERENCIA

Al hacer clic en un gráfico, aparecerán directamente, además, tres

botones a la derecha del gráfico. Utilice los botones Elementos de gráfico de gráfico

y Filtros

para seleccionar rápidamente elementos como etiquetas de datos y

filtrar la información destinada al gráfico. Ejemplo En el informe Información general del proyecto, podrá cambiar el gráfico completado al % de manera que se muestren las subtareas críticas en vez de las tareas de resumen de nivel superior: 1. Haga clic en cualquier parte del gráfico % completado. 2. En el panel Lista de campos, vaya al cuadro Filtrar y haga clic en Tareas críticas. 3. En el cuadro Nivel de esquema, seleccione Nivel 2. En este ejemplo, será el primer nivel del contorno que tenga subtareas en vez de tareas de resumen. El gráfico cambia según se seleccionan opciones.

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Cambiar el aspecto de un informe Con Project, puede controlar el aspecto de sus informes, desde un sencillo blanco y negro a una explosión de colores y efectos. SUGERENCIA

Puede hacer que un informe sea

parte de una vista en dos paneles y así ver cómo el informe cambia en tiempo real a medida que trabaja en los datos del proyecto. Si desea más información, consulte Dividir una vista en dos paneles. Haga clic en cualquier parte del informe y luego en Herramientas de informe | Diseño para ver las opciones de modificación del aspecto de todo el informe. Desde esta pestaña, podrá cambiar la fuente, el color o el tema de todo el informe. También podrá agregar nuevas imágenes (incluyendo fotos), formas, gráficos o tablas.

Al hacer clic en elementos individuales (gráficos, tablas, etc.) de un informe, aparecerán nuevas pestañas en la parte superior de la pantalla con opciones para dar formato a esa parte.



Pestaña Herramientas de dibujo | Formato. Formas de formato y cuadros de texto.



Pestaña Herramientas de imagen | Formato. Agregar efectos a imágenes.



Pestañas Herramientas de tabla | Diseño y Herramientas de tabla | Distribución. Configurar y retocar tablas igual que en otros programas de Office.



Pestañas Herramientas de gráfico | Diseño y Herramientas de gráfico | Formato. Configurar y retocar gráficos. Página 56 de 92

SUGERENCIA

Al hacer clic en un gráfico, aparecerán directamente, además, tres

botones a la derecha del gráfico. Haga clic en el botón Estilos de gráfico

para cambiar rápidamente el color o estilo del gráfico.

Ejemplo Supongamos, por ejemplo, que decide renovar el aspecto del gráfico % completado, en el informe Información general del proyecto.

1. Haga clic en cualquier punto del gráfico % completado y luego en Herramientas de gráfico | Diseño. 2. Seleccione un nuevo estilo en el grupo Estilos de gráfico. Al hacerlo, se quitarán las líneas y se agregarán sombras a las columnas.

1. Vamos a darle profundidad al gráfico. Haga clic en Herramientas de gráfico | Diseño > Cambiar tipo de gráfico.

1. Haga clic en Columnas > Columna 3D apilada. Página 57 de 92

1. Agregar un color de fondo. Haga clic en Herramientas de gráfico | Formato > Relleno de forma y seleccione un nuevo color.

1. Cambiar los colores de la barra. Haga clic en las barras para seleccionarlas, luego en Herramientas de gráfico | Formato > Relleno de forma y seleccione un nuevo color. 2. Mueva los números que hay fuera de las barras. Haga clic en los números para seleccionarlos y luego arrástrelos hacia arriba. Con solo unos clics, notará una gran diferencia. Y apenas hemos rascado la superficie de las opciones de formato. Página 58 de 92

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Crear un informe propio 1. Haga clic en Informe > Nuevo informe. 2. Seleccione una de las cuatro opciones y haga clic en Seleccionar. 3. Dele un nombre a su informe y empiece a añadir información.

En blanco

Crea un lienzo en blanco.

Utilice la pestaña Herramientas de informe | Diseño para agregar gráficos, tablas, texto e imágenes. Gráfico

Project crea un gráfico donde

se comparan valores de Trabajo real, Trabajo restante y Trabajo predeterminado. Utilice el panel Lista de campos para seleccionar diferentes campos a comparar y utilizar los controles para cambiar el color y formato del gráfico. Tabla

Utilice el panel Lista de campos para seleccionar qué campos se muestran en la

tabla (Nombre, Iniciar, Finalizar y % completado aparecen de forma predeterminada). El cuadro Nivel de contorno permite seleccionar cuántos niveles del contorno del proyecto se mostrarán en la tabla. Puede cambiar el aspecto de la tabla en las pestañas Herramientas de tabla | Diseño y Herramientas de tabla | Distribución. Comparación

Coloca dos gráficos uno junto al otro. En un principio, los gráficos

tienen los mismos datos. Haga clic en un gráfico y seleccione los datos que desee en el panel Lista de campos para empezar a distinguirlos. Cualquiera de los gráficos que cree desde cero son totalmente personalizables. Puede agregar y eliminar elementos o cambiar los datos según sus necesidades.

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Compartir un informe 1. Haga clic en cualquier parte del informe. 2. Haga clic en Herramientas de informe | Diseño > Copiar informe.

3. Pegar el informe en cualquier programa que permita mostrar gráficos. SUGERENCIA

Es posible que tenga que cambiar el tamaño y organizar el informe al

pegarlo en el nuevo lugar.

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Informes visuales En Project 2013, también puede ver datos específicos de proyectos en un informe visual en Excel o Visio, siempre que tenga estos programas instalados. Para ello, haga clic en Informe > Informes visuales, seleccione un informe de Excel o Visio para sus datos de proyecto y haga clic en Ver. Excel creará un archivo de cubo de procesamiento analítico en línea (OLAP) local y mostrará los datos en un gráfico dinámico de Excel o en un diagrama dinámico de Visio.

En el cuadro de diálogo Informes visuales, podrá elegir una de las siguientes plantillas de informes. Plantillas de informes de Excel 

Informe de costo previsto



Informe de trabajo previsto



Informe de costo presupuestado



Informe de trabajo presupuestado



Informe de flujo de efectivo



Informe de valor acumulado a lo largo del



Informe de disponibilidad de trabajo del recurso



Informe de resumen de trabajo de recurso

tiempo 

Informe de resumen de costo del recurso



Informe de trabajo restante del recurso

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Crear la curva s del valor planeado El MS Project nos muestra la Curva S mediante una gráfica, en la cual se representa el Valor Planeado del proyecto (PV), estos datos se obtienen luego de haber establecido la Línea Base del proyecto. Para emitir la Curva S del proyecto realizamos los siguientes pasos: 1. Tenemos que modificar la fecha de estado para que coincida con fecha de fin del proyecto. Para ello vamos a la pestaña Proyecto, nos ubicamos en el grupo de Propiedades y hacemos clic en la opción de Información del proyecto. En la ventana de Información del proyecto en el campo Fecha de estado ingresamos la fecha final del proyecto. (Si no desea mostrar la curva s de todo el proyecto seleccione de fecha de estado otra fecha)

2.

Ahora en la Pestaña crear un informe, nos ubicamos en el Grupo Informes y hacemos clic en la opción Informes visuales.

3. Ahora dentro de los informes de Microsoft Excel seleccionamos el Informe de horas extra de valor acumulado, y clic en Editar Plantilla. Página 63 de 92

4.

Luego seleccionamos el campo Valor planeado, y clic en Editar Plantilla.

5.

Finalmente obtenemos la Curva S del proyecto.

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

Inicialmente la gráfica tendrá como título “Informe de horas extras del valor acumulado”, hay que editarlo para que salga con el título “Curva S del Proyecto”.



Algunas veces la gráfica sale como un punto (�) y no como una curva, para ello en el mismo archivo Excel vaya a la pestaña Uso de la Asignación con VA, y en la columna de Trimestre verificar que cada trimestre se presente con signo (-) para que así muestre la información por semana, luego regresar al libro Gráfico1 y la gráfica se vea como una curva.

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Trabajar con varios proyectos

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Los proyectos pueden escapársele de las manos rápidamente. Sin darse cuenta, un simple proyecto de construcción se convierte en un collage de proyectos más pequeños, como diseño, excavación, cimientos y marketing. Puede tener un mayor control sobre su proyecto si crea proyectos más pequeños en Microsoft Project 2010 y los vincula en un único archivo de Project para mostrar dónde encajan en su proyecto principal. Considere un proyecto principal como una serie de proyectos consolidados que muestran una jerarquía entre varios proyectos relacionados. Los proyectos insertados dentro de un proyecto principal se denominan subproyecto.

Cuando se inserta un subproyecto, un pequeño icono de Project lo distingue de las tareas de resumen que forman parte del proyecto principal. En el proyecto principal, los subproyectos aparecen como tarea de resumen que pueden organizarse fácilmente en un esquema. Haga clic en el signo más situado junto a un subproyecto para expandir sus tareas y poder verlas. Cada subproyecto representa una fase distinta u otro grupo funcional en el proyecto principal.

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Vincular proyectos para crear un proyecto maestro Para ayudar a mantener los proyectos de gran tamaño mejor organizados, puede vincular varios archivos de proyecto entre sí para crear una organización proyecto maestro/subproyecto (conocida también como dependencias externas). Por ejemplo, un proyecto maestro en el campo de la construcción podría tener archivos de subproyecto para tareas de fontanería, electricidad y carpintería. Aquí puede ver cómo: 1. Cree archivos de proyecto independientes para cada subproyecto y, a continuación, abra o cree el proyecto que desee que se convierta en el proyecto maestro. 2. En el proyecto maestro, haga clic en Ver > Diagrama de Gantt. 3. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la fila debajo de la cual desee insertar el subproyecto. Puede insertar un subproyecto en cualquier lugar de la lista de tareas del proyecto maestro. 4. Haga clic en Proyecto > Subproyecto.

5. En el cuadro Insertar subproyecto, seleccione el subproyecto que desee insertar. o

Para insertar varios subproyectos, mantenga pulsada la tecla Ctrl y haga clic en los subproyectos en el orden en que desee insertarlos.

o

En la mayoría de los casos, deseará dejar activada la casilla Vincular a proyecto para que los cambios en el subproyecto aparezcan reflejados en el proyecto maestro y viceversa. Sin embargo, si solamente desea copiar el subproyecto en el proyecto maestro sin vincular los archivos de forma dinámica, desactive la casilla.

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6. Haga clic en Insertar o, para insertar un proyecto en formato de solo lectura, haga clic en la flecha del botónInsertar y, a continuación, haga clic en Insertar sólo lectura. Al insertar un proyecto de solo lectura, se crea un vínculo entre los dos proyectos, pero se evita que actualice el subproyecto desde el proyecto maestro. Sin embargo, si actualiza el archivo del subproyecto directamente, los cambios aparecen reflejados en el proyecto maestro. La opción Insertar sólo lectura solamente se encuentra disponible cuando la casilla Vincular al proyecto está activada.

Evite los nombres de recursos duplicados en proyectos vinculados Si vincula proyectos que tengan recursos con el mismo nombre, se crearán nombres de recursos duplicados, lo que podría resultar confuso. Para evitarlo, desactive la casilla Vincular al proyecto en el cuadro de diálogo Insertar proyecto. A continuación, la primera aparición de un nombre de recurso y su información de recurso, como las tasas de pago o los calendarios de los recursos, sobrescribirán las futuras apariciones. NOTA

Cuando se actualiza un subproyecto no vinculado desde dentro del

proyecto maestro, el cambio no se refleja en el archivo del subproyecto original.

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Comparar proyectos Puede revisar las diferencias entre la versión actual y una versión anterior o posterior del mismo proyecto en un informe detallado. Al comparar proyectos se crea un informe de comparación para mostrar las diferencias entre los dos proyectos, como por ejemplo si se agregaron nuevas tareas. Para comparar los proyectos: 1. De un clic en la pestaña crear un informe y luego en comparar proyecto

2. Seleccione el archivo del otro proyecto a comparar y luego la tabla.

3. Se generará el reporte de los cambios

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Proteger proyecto con contraseña Puede proteger un proyecto (archivo) con una contraseña si así lo desea 1. De un clic en Guardar Como del menú archivo 2. Seleccione la ruta donde lo guardará 3. En el cuadro Guardar Como de un clic en opciones generales

4. Asigne la contraseña y vuelva a repetirla

5. Pulse aceptar

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Organizar proyectos Podemos abrir múltiples ventanas de libros en Project y arreglarlas de manera diferente para tener una mejor visualización de los datos. Para organizar las ventanas de los proyectos que están abiertos sigue los siguientes pasos. Haz clic en el botón Organizar todo que se encuentra dentro del grupo Ventana en la ficha Vista y se mostrará el cuadro de diálogo Organizar ventanas.

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Plantillas

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Las plantillas de proyecto realmente pueden ayudarle a gestionar su trabajo de una manera oportuna y eficiente. Le ayuda a ahorrar tiempo en las tareas que introduce en varias ocasiones y por esto mejora su productividad.

Empezar con una plantilla Dispone directamente de decenas de plantillas de Project correspondientes a Office.com. 1. Haga clic en Archivo > Nuevo. 2. Busque las plantillas en el cuadro o haga clic en la plantilla que desee de la lista siguiente. 3. En el cuadro de diálogo de vista previa, haga clic en Crear.

Asegúrese de que los recursos, las tareas y las duraciones de la plantilla son adecuadas para el proyecto. Naturalmente, tiene toda la libertad para cambiarlos según desee.

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Guardar un archivo de proyecto como plantilla Si guarda como plantilla un archivo de proyecto, no solo estará ganando tiempo. Las plantillas aplican estrategias que han resultado beneficiosas en proyectos anteriores y, de este modo, garantizan el éxito de los proyectos futuros. A modo de ejemplo, estas tareas pueden ser relaciones de tareas de eficacia demostrada, personas o cualquier otro tipo de recursos especialmente productivos, o métodos de visualización y creación de informes para facilitar la comunicación con los cargos superiores en caso de problemas o eventos importantes. Para guardar un proyecto como plantilla, haga lo siguiente: 1. Haga clic en Archivo > Exportar. 2. En la sección Tipos de archivo, haga clic en Guardar proyecto como archivo. 3. En la sección Plantillas, haga clic en Plantilla del proyecto.

4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre de la plantilla. 5. Asegúrese de que la opción Plantilla del proyecto aparece en el cuadro Guardar como tipo. 1. Haga clic en Guardar. 2. En el cuadro de diálogo que se muestra a continuación, active las casillas de los datos que desea quitar del archivo de proyecto y haga clic en Guardar. Por ejemplo, puede excluir el salario de los miembros de un equipo o cualquier otra información de costos. 3. Haga clic en Aceptar.

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Guardar un archivo de proyecto como PDF Cuando guarde su archivo de proyecto como documento PDF o XPS, podrá compartirlo con cualquier otra persona que disponga de un equipo, incluso en el caso de que no tenga Project instalado. 1. Elija la vista que desee. 2. Haga clic en Archivo > Exportar > Crear PDF o XPS. 3. En la lista Guardar como tipo, seleccione Archivos PDF o Archivos XPS y haga clic en Aceptar.

Recuerde que los documentos PDF o XPS son instantáneas de un proyecto, por lo que no podrá cambiarlos ni convertirlos de nuevo en archivos MPP de Project. Sugerencias de formato Project 2013 no admite todas las características de formato de los documentos PDF o XPS, pero puede usar algunas opciones de impresión para cambiar el aspecto de los documentos finales. Haga clic en Archivo > Imprimir y cambie cualquiera de estas opciones: 

Fechas



Orientación



Tamaño de papel



Configurar página

En el cuadro de diálogo Configurar página puede cambiar las opciones de estas pestañas: 

Márgenes



Leyenda



Vista

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Guardar y publicar un proyecto en Project Web App Si decide guardar los cambios de un proyecto en Project Web App, no significa que todos los demás usuarios puedan ver los cambios de forma automática. La publicación permite compartir cambios con los miembros de un equipo y poner a su disposición los datos de un proyecto para generar informes. NOTA No podrá guardar archivos si está usando una versión de evaluación de Project Professional 2013. Guardar un proyecto en Project Web App Compruebe que ha iniciado sesión en Project Web App y que aún no ha guardado el proyecto. Para más información sobre el inicio de sesión, vea cómo iniciar sesión en Project Web App. 1. Haga clic en Archivo > Guardar. 2. En Guardar en Project Server, haga clic en Guardar.

3. Escriba un nombre para el proyecto. La información especificada sobre la organización aparecerá en la columna Nombre de campo personalizado. 4. Haga clic en Guardar. Publicar un proyecto Cuando guarde el proyecto en Project Server por primera vez, deberá publicar la programación correspondiente para que los demás usuarios puedan ver los cambios. 1. Archivo > Información.

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2. Haga clic en Publicar.

o

Si es la primera vez que publica un proyecto, deberá indicar si desea asociarlo con un sitio de SharePoint para poder agregarle documentos (como declaraciones de objetivos), y supervisar los problemas y los riesgos de dicho proyecto.

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Macros

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¿Qué son las macros? Una macro es un conjunto de comandos que se almacenan en un módulo de Visual Basic para Aplicaciones y que se puede ejecutar siempre que sea preciso para llevar a cabo la tarea específica. Las macros se graban del mismo modo que el sonido en una grabadora de casete. Posteriormente, ésta se ejecuta para que repita o "reproduzca" los comandos grabados.

Antes de grabar una macro Antes de grabar una macro, planifique los pasos y comandos que desee que ésta lleve a cabo. Si cometiera un error durante la grabación de la macro, también se grabarán las correcciones que efectúe. Cada vez que se graba una macro, ésta se almacena en el archivo global (Global.mpt) de forma predeterminada, lo que la hace disponible para futuros proyectos. No obstante, es posible seleccionar otra ubicación donde almacenarla con el proyecto.

Ejemplos en los que se puede utilizar una macro Los cálculos complejos que necesitan ser repetidos para variados conjuntos de entradas, una acción particular que se lleva a cabo una y otra vez, etc. Las macros, si se utilizan con eficacia, pueden reducir significativamente la cantidad de tiempo dedicado a la realización de tareas domésticas y de ese modo mejorar la propia productividad.

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Crear una macro 1. Abra su proyecto donde creará la macro 2. En la pestaña Vista de un clic en Macros y luego en Grabar macro

3. Asigne un nombre a la macro 4. Escriba una combinación de teclas si lo desea para ejecutarla 5. Seleccione la ubicación para guardarla 6. Especifique una descripción (opcional) 7. Seleccione los tipos de referencia y pulse aceptar.

8. Realice las actividades que requiera de la macro. 9. Al terminarlas regrese a macros y pulse en detener grabación.

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Ejecutar una macro 1. De un clic en la pestaña vista y luego en Macros de un clic en ver Macros

2. Seleccione de la lista la macro a ejecutar 3. De un clic en el botón ejecutar

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Modificar una macro Para modificar una macro solo se puede mediante el uso del código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA), ya que es el lenguaje interno para la suite de office. Por lo tanto se recomienda que si usted no sabe utilizar dicho lenguaje mejor borre su macro y vuelva a grabarla. Para modificar la macro: 1. De un clic en la pestaña vista y luego en Macros de un clic en ver Macros

2. Seleccione de la lista la macro a modificar 3. De un clic en el botón modificar

Se abrirá el editor de Visual Basic en el cual tendrá que modificar el código de la macro. Página 85 de 92

Por último guarde la macro.

Eliminar macros 1. De un clic en la pestaña vista y luego en Macros de un clic en ver Macros

2. Seleccione de la lista la macro a eliminar 3. De un clic en el botón eliminar

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Insertar dibujos en su proyecto

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Project tiene una característica de dibujo que puede usar para construir simples diagramas o agregar formas o cajas de texto en el área diagrama de Gantt. Por ejemplo podría dibujar un círculo en una tarea importante para llamar la atención en una presentación, o suponga que quiere sugerir el corte de una tarea del proyecto. Puede apoyarse de los dibujos de Microsoft Project.

Insertar una flecha 1. De un clic en la pestaña Formato y en el grupo de dibujo de un clic en la flecha

2. Dibuje la flecha sobre el diagrama de Gantt.

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Insertar un círculo 1. De un clic en la pestaña Formato y en el grupo de dibujo de un clic en óvalo

2. Dibuje en el diagrama el óvalo para representar una tarea importante o para especificar un comentario

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Inserte un cuadro de texto 1. De un clic en la pestaña Formato y en el grupo de dibujo de un clic en cuadro de texto

2. Dibuje sobre el diagrama de Gantt para escribir su nota

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Cambiar el color de un dibujo 1. Seleccione el dibujo y de clic con el botón derecho y de un clic en Propiedades

2. Modifique las propiedades que requiera como color de relleno o líneas.

3. De un clic en Aceptar

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