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• THALIA YAJAIRA RIMAC VEGA

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“El mejor Centro de Cómputo” MS PROJECT AVANZADO

Project 2016 MS PROJECT AVANZADO

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Contenido

SESIÓN 01.- ORGANIZACIÓN Y FORMATO DE UN PROYECTO ...... 3 Creación de Filtros Ordenar y Agrupar la Información Creación de Vistas Personalizadas Tablas Personalizadas Esquemas Aplicación de Formato al Proyecto Ejercicios Propuestos SESIÓN 02.- TRABAJAR CON CAMPOS PERSONALIZADOS ........ 35 Utilizar Campos Personalizados Personalizar Campos Definir Fórmulas Personalizadas Ejercicios Propuestos SESIÓN 03.- CODIGOS EDT ....................................................... 51 Personalizar los códigos EDT Ver los Códigos de Estructura de Descomposición del Trabajo Crear los códigos EDT personalizados Modificar el Código EDT de una Tarea Cambiar la Numeración de los Códigos EDT Ejercicios Propuestos SESIÓN 04.- IMPORTAR Y EXPORTAR INFORMACIÓN DE UN PROYECTO ................................................................................ 66 Exportar datos de MS Project a Excel Importar datos de Excel a MS Project Grabar Información en un CUBO OLAP Grabar información en una base de datos Access Ejercicios Propuestos SESIÓN 05.- INFORMES DEL PROYECTO ................................... 74 MS PROJECT AVANZADO

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Crear Informes Generales Crear Informes de Actividades Actuales Crear Informes de Costos Crear Informes de Asignaciones Crear Informes de Carga de Trabajo Crear Informes Personalizados Gráfico de Curva S Ejercicios Propuestos SESIÓN 06.- MACROS EN PROJECT ........................................... 88 Usar Macros Grabar Macros Ejecutar Macros Asignar un acceso directo para ejecutar macros Ver y editar código de una macro Ejercicios Propuestos SESIÓN 07.- INTRODUCCION A PROJECT SERVER .................... 98 Conceptos básicos Arquitectura Servidor de aplicaciones Web de proyecto Project Server Interface Objetos de negocio Bases de datos y la capa de acceso a datos Publicación y programación del lado del servidor

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SESIÓN 01.- ORGANIZACIÓN Y FORMATO DE UN PROYECTO Ms Project 2016 proporciona filtros predefinidos para ver aspectos específicos de tareas y recursos. Si ninguno de estos filtros se ajusta a sus necesidades, puede crear un nuevo filtro o modificar un filtro existente. Filtros predefinidos: Estos son filtros incluidos en Microsoft Project. Se utilizan para filtrar tareas o recursos, por ejemplo tareas que están incompletas o recursos sobre asignados. Filtros personalizados: Estos son filtros que usted diseña según las necesidades propias de su proyecto. Auto filtros: Cuando están activados, aparecen como flechas en la parte superior de cada columna en la vista hoja. Utilice esta opción para filtrar rápidamente los elementos de una columna. Hay momentos donde es necesario ver sólo un determinado tipo de información en su proyecto. Por ejemplo desea ver sólo los hitos de su proyecto o ver las tareas que aún no han comenzado. Si el proyecto tiene muchas tareas e implica muchos recursos los filtros pueden ser muy útiles para ver un rango específico de información. Los filtros permiten mostrar sólo la información que le interesa y ocultar el resto. Puede filtrar los datos de una tarea o recurso utilizando los filtros predefinidos de Project. Si ninguno de los filtros satisface sus necesidades puede crear un nuevo filtro o modificar un filtro existente.

Creación de filtros 1. En la pestaña Ver, en el grupo Datos, seleccione un filtro de la lista de filtros. Para aplicar un filtro que no está en la lista, haga clic en Más filtros. • Para seleccionar un filtro de tareas, haga clic en Tarea, clic en un nombre de filtro en la lista de filtros y a continuación haga clic en Aplicar. • Para seleccionar un filtro de recurso, haga clic en Recurso, clic en un nombre de filtro en la lista de filtros y a continuación haga clic en Aplicar. No se pueden aplicar filtros de tareas en una vista de recursos o filtros de recursos en una vista de tareas.

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Universidad Nacional de Ingeniería Facultad de Ingeniería Mecánica Centro de Cómputo 2. Si aplica un filtro interactivo escriba los valores solicitados y a continuación, haga clic en Aceptar. 3. Para desactivar un filtro, haga clic en Sin filtro en la lista de filtros.

Aplicar un color a tareas filtradas mediante un resaltado Al filtrar tareas o recursos puede aplicar un resaltado. Las tareas o recursos resaltados aparecen junto a otras tareas no filtradas pero con un color diferente. 1. En la pestaña Ver, en el grupo Datos haga clic en un filtro en la lista de filtros y a continuación haga clic en Más filtros. 2. Seleccione un filtro en la lista de filtros y a continuación haga clic en resaltar. Sugerencia: Para aplicar un color diferente a las tareas resaltadas, utilice un estilo de texto diferente. Haga clic en la pestaña formato y a continuación haga clic en Estilos de texto. En la lista de Elementos a Cambiar seleccione Tareas Destacadas y luego seleccione opciones de formato.

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Crear un filtro personalizado 1. En la pestaña Ver, en el grupo Datos haga clic en la lista de filtros y a continuación haga clic en Más filtros.

2. Realice una de las siguientes acciones: • Para crear un filtro de tareas, haga clic en Tareas y a continuación haga clic en Nuevo. • Para crear un filtro de recurso, haga clic en Recursos y a continuación haga clic en Nuevo. 3. Escriba el nombre del nuevo filtro en el cuadro Nombre. 4. Si desea que el filtro aparezca en la lista de filtros en el grupo Datos en la pestaña Ver seleccione la opción Mostrar en menú. 5. En la columna Y/O , realice una de las siguientes acciones: • Para mostrar las filas, que cumplen ambas condiciones haga clic en Y. • Para mostrar las filas, que cumplan una condición u otra haga clic en O. 6. En la columna Nombre de Campo seleccione el campo que desea filtrar. 7. En la columna Prueba seleccione el operador que desee utilizar para que coincida con el valor del campo seleccionado.

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Universidad Nacional de Ingeniería Facultad de Ingeniería Mecánica Centro de Cómputo 8. En la columna Valor(es) seleccione los valores que desea hacer coincidir o escriba el valor en el cuadro encima de la tabla de criterios de filtro. 9. Para agregar varios criterios al filtro complete varias filas en la tabla de criterios. 10. Si desea que el filtro muestre las filas de resumen para los resultados del filtro seleccione la casilla de verificación Mostrar filas de resumen relacionadas. Notas • No puede aplicar filtros de tareas para vistas de recursos o aplicar filtros de recursos a las vistas de tareas. • Si escribe tres o más criterios dentro de un grupo de expresiones, las declaraciones Y se evalúan antes de las declaraciones O. A través de múltiples grupos de expresiones, sin embargo, las condiciones se evalúan en el orden en que aparecen. • Para agrupar los criterios de tal forma que se evalúen juntos y no con otros criterios, deje una línea en blanco entre los conjuntos de criterios y a continuación seleccione un operador en la columna Y/O de la fila en blanco. • Escribir un valor “Es igual o No” es igual para un filtro, puede utilizar un carácter comodín, como un signo de interrogación (?) para buscar cualquier carácter individual o un asterisco (*) para buscar cualquier número de caracteres. El Nombre de campo especificado debe contener un valor de texto, como el Nombre en lugar de un valor numérico como Duración. Modificar un filtro existente 1. En la pestaña Ver, en el grupo Datos, haga clic en la lista de filtros y a continuación haga clic en Más filtros. 2. Realice una de las siguientes acciones: • Para modificar un filtro de tareas, haga clic en tarea, haga clic en el filtro que desea modificar y, a continuación, haga clic en Editar. • Para modificar un filtro de recurso, haga clic en recurso, haga clic en el filtro que desea modificar y, a continuación, haga clic en Editar.

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Universidad Nacional de Ingeniería Facultad de Ingeniería Mecánica Centro de Cómputo 3. Modificar las configuraciones del filtro mediante los controles en el cuadro de diálogo Definición de filtro.

Utilizar Auto filtros para filtrar rápidamente Puede aplicar un Auto filtro a campos en cualquier hoja. Además de los filtros estándar, Project proporciona Auto filtros, visible en la parte superior de cada columna en la vista hoja. Aplicar y quitar auto filtros 1. En la pestaña Ver, en el grupo Datos, haga clic en la flecha para ver la lista de filtros y a continuación haga clic en Mostrar Auto filtro. 2. Haga clic en la flecha Auto filtro junto al encabezado de la columna que contiene la información que desea mostrar y a continuación haga clic en un valor para filtrar la tabla. 3. La flecha de Auto filtro y el encabezado del campo se vuelve azul. 4. Para aplicar una condición adicional basada en un valor de otra columna, repita el paso 2 para la otra columna. 5. Para quitar el filtrado en una fila específica, haga clic en Borrar Todos los Filtros en la lista Auto filtro para ese campo. 6. Para desactivar el Auto filtro haga clic en Mostar Auto filtro nuevamente. Si la información cambia en una de las filas en su vista, puede actualizar su configuración de Auto filtro haciendo clic en la flecha y volviendo a seleccionar los valores de filtrado. Crear un Auto filtro personalizado 1. Active los Auto filtros. 2. Haga clic en una flecha de Auto filtro, elija Filtro y a continuación haga clic en Personalizar. 3. Haga clic en el operador que desee utilizar en el primer cuadro y, a continuación, escriba o seleccione el valor que desea hacer coincidir en el segundo cuadro. • Por ejemplo, para coincidir con una fecha específica en un campo de fecha, haga clic en el operador igual en el primer cuadro y a continuación seleccione la fecha que desea hacer coincidir en el segundo cuadro.

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Universidad Nacional de Ingeniería Facultad de Ingeniería Mecánica Centro de Cómputo • Para aplicar dos condiciones en un Auto filtro realice una de las siguientes acciones: • Para mostrar filas en su vista que cumplan ambas condiciones haga clic en el operador y el valor que desee en la segunda fila de cuadros y a continuación, haga clic en Y. • Para mostrar filas en su vista que cumplan una condición u otra, haga clic en el operador y el valor que desee en la segunda fila de cuadros y a continuación haga clic en O. 4. Para guardar la configuración de Auto filtro haga clic en Guardar. Si ya tiene aplicado un filtro predefinido, las condiciones establecidas para el Auto filtro son incluidas como condiciones adicionales para el filtro actual. Cuando se guarda una opción de Auto filtro, el filtro se guarda con otros filtros en su archivo y está disponible sólo a través del cuadro de diálogo Más filtros.

Ordenar y Agrupar la Información Puede utilizar Project 2016 en grupos categorizar y reportar información de proyecto en una variedad de formas. Agrupación también le permite ver datos acumulados información de resumen de tareas, recursos, o asignaciones en hoja Vistas. Agrupar tareas o recursos por un criterio 1. En la ficha Ver, en el grupo Vistas de tareas o Recursos de vistas, haga clic en la vista que desee. • Grupo de tareas, seleccione una vista de hoja, como la vista Diagrama de Gantt, hoja de tareas o uso de tareas. También puede agrupar las tareas en la vista Diagrama de red. • Para agrupar recursos, seleccione una vista de hoja, como la vista Hoja de recursos o uso de recursos.

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2. En la ficha Ver, en el grupo de datos, haga clic en el grupo que desee en el cuadro Agrupar por. 3. Para devolver la vista a su estado no agrupada, en el cuadro Agrupar por, haga clic en Sin agrupar. Agrupar tareas o recursos por varios criterios 1. En la ficha Ver, en el grupo Vistas de tareas o Recursos de vistas, haga clic en la vista que desee. • Grupo de tareas, seleccione una vista de hoja, como la vista Diagrama de Gantt, hoja de tareas o uso de tareas. También puede agrupar las tareas en la vista Diagrama de red. • Para agrupar recursos, seleccione una vista de hoja, como la vista Hoja de recursos o uso de recursos.

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Universidad Nacional de Ingeniería Facultad de Ingeniería Mecánica Centro de Cómputo 2. En la ficha Ver, en el grupo de datos, haga clic en Más grupos en el cuadro Agrupar por. 3. Realice una de las siguientes acciones: • En grupos, haga clic en tarea o recurso, seleccione un criterio de agrupación y, a continuación, haga clic en Editar. • En grupos, haga clic en tarea o recurso y a continuación, haga clic en nuevo para crear un nuevo grupo. 4. En el Grupo por fila, en la columna Nombre del campo, haga clic en uno de los campos que desea utilizar para agrupar las tareas o recursos. 5. En la Entonces por fila (debajo de la Grupo por fila), en la columna Nombre del campo, haga clic en un campo adicional que desee utilizar para agrupar las tareas o recursos. 6. En la columna orden, haga clic en ascendente o descendente para cada campo. 7. Para seleccionar opciones de formato para cada campo, haga clic en la columna Nombre del campo en el Grupo por Entonces por fila o y luego, en grupo estableciendo para, haga clic en las opciones que desee en los cuadros fuente, el fondo de la celda y patrón. 8. Añadir más niveles de agrupación completando filas adicionales Por entonces. 9. Haga clic en Guardar y, a continuación, haga clic en aplicar. 10. Para devolver la vista a su estado no agrupada, en el cuadro Agrupar por, haga clic en Sin agrupar. Asignaciones de grupo 1. En la ficha Ver, en el grupo Vistas de tareas o Recursos de vistas, haga clic en la vista que desee. Para agrupar las asignaciones, seleccione la vista uso de tareas o uso de recursos. 2. En la ficha Ver, en el grupo de datos, haga clic en Más grupos en el cuadro Agrupar por. 3. En grupos, haga clic en tarea o recurso, seleccione un criterio de agrupación y, a continuación, haga clic en Editar.

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Universidad Nacional de Ingeniería Facultad de Ingeniería Mecánica Centro de Cómputo 4. Seleccione la casilla de verificación asignaciones del grupo, no de las tareas o asignaciones de grupo, no de recursos. 5. Haga clic en Guardar y a continuación, haga clic en aplicar. 6. Para devolver la vista a su estado no agrupada, en el cuadro Agrupar por, haga clic en Sin agrupar.

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Creación de Vistas Personalizadas Cómo crear vistas personalizadas en Project Professional

Para crear una nueva vista debemos:

Ingresar a la ficha Vista de acuerdo a la vista que queremos elegir, podemos seleccionar el grupo de Vista de tareas o Vista de recursos.

En este caso usaremos el grupo de Vista de tareas y en Otras vistas seleccionamos Más vistas.

Este cuadro de dialogo muestra todas las vistas generadas por el programa, nosotros daremos un click en el botón Nueva….

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Tenemos dos alternativas: a).- La vista combinada, donde podemos usar dos vistas al mismo tiempo.

Elegimos las vistas Gráfico de Recursos y Uso de Recursos.

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Universidad Nacional de Ingeniería Facultad de Ingeniería Mecánica Centro de Cómputo Al presionar el botón Aceptar el programa nos muestra el catálogo de vistas donde ya se encuentra la Vista 1.

Al presionar el botón Aplicar aparecen las dos vistas horizontalmente.

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Universidad Nacional de Ingeniería Facultad de Ingeniería Mecánica Centro de Cómputo b).- Vista única, con ella podemos crear una sola vista.

Elegimos Vista única y presionamos el botón Aceptar.

Al presionar el botón Aceptar, el programa nos muestra el catálogo de vista donde ya se encuentra la Vista 2.

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Universidad Nacional de Ingeniería Facultad de Ingeniería Mecánica Centro de Cómputo En este cuadro de dialogo digitamos el nombre de la vista, seleccionamos la pantalla, el grupo, el tipo de filtro y marcamos resaltar filtro y mostrar en el menú.

Ahora cuando ingresemos a la ficha Vista y nos ubiquemos en el grupo Vistas de tareas y usemos la barra del icono Diagrama de Gantt, observaremos que la Vista 2 se encuentra como una alternativa de vista y al elegir esta opción nos muestra la tabla Entrada.

Debemos crear nuevas tablas e incluso nuevos campos para tener una vista con nuevas

alternativas

de

las

que

ya

existen.

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Universidad Nacional de Ingeniería Facultad de Ingeniería Mecánica Centro de Cómputo Crear Tabla Cada una de las vistas está formada por varias tablas, para crear una nueva tabla primero nos situamos en la vista donde queremos agregar la tabla y luego: •

Ingresarnos a la ficha Vista / grupo Datos / icono Tablas.

•

Al desplazarse seleccionas la opción Más tablas.

Este cuadro de dialogo es para seleccionar tablas de tareas o de recurso nosotros queremos crea una tabla de tarea, marcamos tarea y presionamos el botón Nueva.

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Cómo crear vistas personalizadas en Project Professional Las Vistas personalizadas son una forma extremadamente potente para transmitir información crítica cuando se utiliza una gran cantidad de campos personalizados de empresa (ECF). Porque EEC, por definición, no se incluye en vistas predeterminadas, puede agregarlos a vistas predeterminadas o crear sus propias vistas personalizadas en el plan del proyecto y agregarlos allí. Este artículo describe cómo crear una vista personalizada y agregarle EEC para que la vista está disponible para todos los usuarios como parte de la plantilla Global de empresa y, a continuación, continúa describir cómo crear un administrador de proyecto creado vista personalizada donde la vista puede copiarse fácilmente de un proyecto a otro por la PM. Nota: Crear una vista en la PWA para que coincida con una vista en Pro de proyecto está fuera del alcance de este artículo. Los pasos para crear tablas y vistas son idénticos en proyecto 2016, sin embargo, el método de acceso es diferente debido a la cinta de opciones. Encontrará imágenes de cómo acceder a las tablas y vistas al final de este artículo. Administrador crea nueva vista en la plantilla Global de empresa

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Universidad Nacional de Ingeniería Facultad de Ingeniería Mecánica Centro de Cómputo El administrador de Project Server es la persona que realice cambios en la plantilla Global de empresa y crear la nueva vista. 1. Ir a URL PWA. 2. Haga clic en configuración del servidor > Información Global de empresa.

3. Haga clic en el botón Configurar Project Professional. 4. Project Pro abrirá y desprotegerá la plantilla Global de empresa. La barra de título muestra Microsoft Project: Checked out empresarial Global y se verá como un plan de vacío.

5. Ir a Vista > Tabla > más grandes

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6. En el cuadro de diálogo más tablas, se copie una tabla existente y realizar modificaciones al mismo. Aquí, haga clic en la tabla que desea copiar y elija Copy…y, a continuación, introduzca un nuevo nombre de la tabla.

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7. En la tabla sección se enumeran las filas, puede cortar y copiar filas para moverlos y insertar o eliminar filas. Esto es donde podemos agregar cualquier EEC creados seleccionando el nombre del campo desplegable.

8. Para agregar un ECF, haga clic en la flecha desplegable de un campo nuevo o existente y seleccionar el ECF. En este ejemplo, se han quitado varios campos predeterminados y hay tres EEC todos comenzando con "EPM" que puedo añadir. Su entorno tendrá EEC más que se puede utilizar aquí en esta lista.

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9. Una vez seleccionado, se pueden modificar cómo se alinean los datos en el campo, el ancho, título, título alineación y contenedor de encabezado. El nombre del campo se utilizará como el título, a menos que especifique un valor en el campo título. Como práctica recomendada, el nombre del campo ECF debe ser corto y descriptivo mientras satisface el campo título sin alterarse. Esto evitará confusiones cuando un usuario pregunta sobre una columna de Project Professional que tiene un nombre diferente en la tabla ECF que ve el administrador. 10. Si desea que la nueva tabla que se mostrarán en la vista > menú de tabla, active la casilla Mostrar en el menú.

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11. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios en la nueva tabla. 12. A continuación, creará la nueva vista y agregar la nueva tabla que acabamos de crear. 13. Ir a Vista > más Vistas… y elija Copiar una vista existente. Para esta demostración utilizaremos la vista Diagrama de Gantt. 14. Cambiar el nombre de la vista en el campo nombre, a continuación, haga clic en el menú desplegable para la tabla y seleccione la tabla que hemos creado anteriormente. Puede configurar un filtro y la agrupación si te gusta. Si vas a la molestia de crear una vista personalizada para la plantilla Global de empresa, te gustará desea marcar la casilla Mostrar en el menú. A continuación, haga clic en Aceptar.

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15. Ahora se mostrará su nueva vista en vistas > más vistas y en los principales puntos de vista lista.

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16. Elija Archivo > Cerrar y elija Guardar y verificación en la plantilla Global de empresa. 17. Cerrar proyecto Pro. 18. Ya hemos creado la nueva tabla y ver la plantilla Global de empresa, ahora estará disponible para cualquier administrador de proyecto que cierra y reabre el proyecto Pro

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Universidad Nacional de Ingeniería Facultad de Ingeniería Mecánica Centro de Cómputo una vez incorporada a la plantilla Global de empresa. Esto extraerá los cambios de la plantilla Global de empresa a la aplicación cliente. Crear vistas personalizadas para su visualización privada 1. Como un Gerente de proyecto, podrá todavía a crear sus propias vistas que son específicas de un plan y moverlos de su plan de abrir a la plantilla global (diferente de la plantilla Global de empresa) en el equipo local para que esté disponible para todos los otros planes. Otros jefes de proyecto que pueden modificar su plan será capaces de ver la vista personalizada. 2. El proceso para crear nuevas tablas y vistas es idéntica la descripción anterior, excepto el administrador de proyectos no tendrán acceso a editar la plantilla Global de empresa. El Gerente de proyecto simplemente abrirá un nuevo plan y comenzar a crear una nueva tabla o vista nueva inmediatamente. 3. Una vez que se ha creado la vista, vaya a herramientas > Organizador y seleccione la ficha vistas. 4. Seleccione la vista que acaba de crear y seleccione Organizador y seleccione la ficha vistas.

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Universidad Nacional de Ingeniería Facultad de Ingeniería Mecánica Centro de Cómputo 7. Puede copiar la vista II demostración de la plantilla global al archivo de proyecto para hacer esa opinión allí.

Crear vistas personalizadas en proyecto 2016 1. Los pasos son idénticos para crear vistas personalizadas en Project 2007. 2. Para crear nuevas tablas, vaya a la ficha Vista, grupo de datos y elegir tablas > tablas más.

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3. Para crear una nueva vista, vaya a la ficha Vista, grupo vistas de tareas y elegir el diagrama de Gantt > más vistas.

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Tablas Personalizadas

En Microsoft Project 2016 puede agregar columnas para personalizar cualquier tabla existente en el diagrama de Gantt ver y guardar como una tabla personalizada para uso futuro. Muchas veces necesitará agregar una columna a un plan de proyecto o tabla existente — por ejemplo, trabajo, porcentaje completado o tal vez una columna de texto personalizado para agregar comentarios. En cada archivo de Project 2016, la última columna de la derecha tiene la etiqueta agregar nueva columna. En esta columna, puede seleccionar un tipo de columna y el nombre de una lista desplegable o escribir un nombre nuevo personalizado para crear automáticamente un nuevo campo personalizado. Paso 1: Encontrar Agregar Nuevo encabezado de columna En la vista Diagrama de Gantt, en la tabla, desplácese a la derecha. El título de la última columna es Agregar Nueva columna. Paso 2: Elegir el campo que desea agregar como una columna Escriba un nombre personalizado: digite directamente en el encabezado de la columna Agregar nueva columna. Si no existe el nombre del campo, Project creará automáticamente un nuevo campo.

Paso 3: Mover la columna recién agregada

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Universidad Nacional de Ingeniería Facultad de Ingeniería Mecánica Centro de Cómputo Simplemente arrastre el encabezado de la columna para mover o cambiar la posición en la tabla. En cualquier momento puede hacer clic en el encabezado de columna y luego hacer clic en ocultar columna para quitarlo de la tabla. Paso 4: Guardar como una tabla personalizada A. En la ficha Ver, en el grupo de Datos, haga clic en la flecha en Tablas para ver más opciones. B. En la lista desplegable Tablas, haga clic en Guardar campos como una nueva Tabla. C. En el cuadro de diálogo Guardar como Nueva tabla, escriba el nombre personalizado (en este ejemplo, la tabla de comentarios) y, a continuación, haga clic en Aceptar. Después de guardar una tabla nueva, el nombre de la tabla se mostrará como una opción en la lista de tablas en la sección personalizada.

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Esquemas

Es un método para organizar las tareas Al organizar las tareas de un proyecto, puede agrupar aquellas tareas que compartan características o que se van a completar en el mismo intervalo de tiempo bajo una tarea de resumen. Los jefes de proyecto suelen llamar a las tareas de resumen "tareas hamaca". Puede usar las tareas de resumen para mostrar las fases y sub fases principales del proyecto. Las tareas de resumen esquematizan los datos de sus sub tareas, que son las tareas agrupadas en un nivel inferior. Puede aplicar la sangría a las tareas en todos los niveles que sea necesario para reflejar la organización del proyecto. Existen dos métodos de organización de la lista de tareas: Con el método arriba-abajo, primero se identifican las fases principales y, a continuación, se detallan las fases en tareas individuales. Este método proporciona una versión del plan tan pronto como haya decidido las fases principales. Si alguna de las tareas no se ajustan a ninguna de las fases que ha definido, probablemente falte alguna fase. Con el método abajo-arriba, se enumeran primero todas las posibles tareas y, a continuación, se agrupan en fases. Cuando haya decidido el método para organizar las tareas, puede comenzar a aplicar el esquema a las tareas de resumen y sub tareas en Project. Crear tareas de resumen y sub tareas Para crear un resumen de las tareas, aplique o anule la sangría para crear tareas de resumen y sub tareas. De forma predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y sin sangría y las sub tareas, debajo de ellas, con sangrías aplicadas. Tenga en cuenta que una tarea de resumen también puede ser una sub tarea de otra tarea superior. 1. En la vista de Diagrama de Gantt, haga clic en la fila de la tarea a la que desea aplicar la sangría como sub tarea o anular la sangría como tarea de resumen.

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Universidad Nacional de Ingeniería Facultad de Ingeniería Mecánica Centro de Cómputo 2. En la cinta de opciones, en el grupo de tareas, haga clic en Aplicar sangría para aplicar la sangría a la tarea, de modo que se convierta en una sub tarea.

Con el mouse puede aplicar o anular la sangría a una tarea rápidamente. Sitúe el puntero sobre la primera letra del nombre de la tarea. Cuando el puntero cambie a una flecha doble, arrástrelo hacia la derecha para aplicar la sangría a la tarea o arrástrelo hacia la izquierda para anular la sangría de la tarea. La asignación de recursos a tareas de resumen puede crear duraciones y valores de asignación impredecibles. Si tiene el mismo recurso asignado a la tarea de resumen y a su sub tarea, no podrá resolver una sobreasignación si la tarea de resumen se programa automáticamente. Además, los campos como % compl. suelen usarse en tareas de resumen para indicar el progreso realizado en todas sus sub tareas. Sin embargo, si hay una asignación en la tarea de resumen, el campo % compl. se usa para hacer un seguimiento del progreso realizado en las sub tareas y del progreso de dicha asignación de resumen. Bajo estas circunstancias, es posible que Project no pueda realizar un seguimiento del progreso específico de forma precisa. •

Para deshacer el esquema, anule la sangría de todas las sub tareas y tareas de resumen de nivel inferior hasta que todas las tareas tengan el mismo nivel de esquema.

•

Puede reorganizar fácilmente las fases del proyecto en su programación de esquema. Al desplazar o eliminar una tarea de resumen, automáticamente se desplazan o eliminan todas las sub tareas asociadas.

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Al eliminar una tarea de resumen, Project elimina automáticamente todas sus sub tareas. Para eliminar una tarea de resumen y conservar sus sub tareas, primero tiene que anular la sangría de las sub tareas hasta que estén al mismo nivel que la tarea de resumen.

•

Al reorganizar una lista de tareas, cambiarán los números de esquema de los elementos de la lista. Los números de esquema se actualizan automáticamente al mover, agregar o eliminar tareas, porque reflejan la estructura actual de la lista de tareas. Si está usando un sistema de numeración personalizado especificado manualmente, los números no se actualizan de forma automática. Si desplaza una tarea, deberá ajustar manualmente los números para reflejar la nueva ubicación.

•

La colocación de tareas en orden jerárquico no crea automáticamente dependencias entre tareas. Para crear dependencias entre tareas, éstas deben estar vinculadas. Después de organizar las tareas vinculadas en su programación de esquema, las dependencias entre tareas que ha establecido previamente pueden haber dejado de ser pertinentes, y es posible que tenga que actualizarlas.

Obtener más información sobre cómo se calculan los valores de las tareas de resumen No todos los valores de las tareas de resumen muestran el total combinado de los valores de las sub tareas. Aunque algunos valores de las tareas de resumen (como costo y trabajo) representan los valores totales de las sub tareas, no es el caso de otros valores (como duración y línea de base). Por ejemplo, Project calcula la duración de una tarea de resumen como el tiempo de trabajo total entre la fecha de inicio más reciente y la fecha de finalización más alejada de sus sub tareas.

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Universidad Nacional de Ingeniería Facultad de Ingeniería Mecánica Centro de Cómputo Esta información de la tarea de resumen resume el período entre la fecha de inicio más temprana y la fecha de finalización más reciente de todas las sub tareas incluidas. No muestra la suma de todas las duraciones de las sub tareas. Como Project calcula los valores de las tareas de resumen, la mayoría de ellos no se pueden modificar. Si tiene que cambiar los valores de una tarea de resumen, como la duración, actualice las sub tareas individuales. Los valores de la tarea de resumen se recalculan. ¿Por qué los botones de esquema no funcionan bien? Existen diversos motivos por los cuales los botones de esquema parecen no funcionar correctamente. •

Puede estar intentando anular la sangría de una tarea que ya se anuló tanto como se pudo (o una tarea de primer nivel) En las tareas del primer nivel del esquema no se puede anular la sangría. En su lugar, aplique la sangría a aquellas tareas que desea incluir como sub tareas de la tarea de primer nivel.

•

Puede estar intentando mover una tarea que está contenida dentro de un proyecto consolidado (o un proyecto maestro) Cuando se trabaja con proyectos consolidados o proyectos maestros, no se puede anular la sangría más allá del nivel de la sub tarea de una tarea de resumen.

•

Puede estar intentando aplicar o anular la sangría de asignaciones, no de tareas Las vistas Uso de recursos y Uso de tareas muestran las asignaciones de tareas y recursos con sangrías similares a las de las sub tareas. Aunque las asignaciones se puedan mostrar y ocultar junto con las sub tareas, no se les puede aplicar ni anular la sangría.

•

Puede que esté trabajando en una vista que no usa los botones de esquema Los botones de esquema solo funcionan cuando la vista activa es Diagrama de Gantt, Hoja de tareas o Uso de tareas. Si está usando una de estas vistas y no funcionan los botones de esquema, asegúrese de que se muestran las tareas de resumen.

Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Opciones. En la página Opciones de proyecto, seleccione Avanzadas. En Mostrar opciones para este proyecto, active la casilla Mostrar tareas de resumen del proyecto.

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Puede que las tareas estén ordenadas sin mantener la estructura del esquema Si las tareas están actualmente ordenadas sin la estructura del esquema, no están disponibles los botones de esquema.

Para mantener la estructura de esquema al ordenar las tareas, en la ficha Ver, en el grupo Datos, haga clic en Ordenar y, a continuación, seleccione Ordenar por. En el cuadro de diálogo Ordenar por, asegúrese de activar la casilla Mantener estructura de esquema. •

Puede que las tareas estén agrupadas Para quitar la agrupación, en la ficha Ver, en el grupo Datos, haga clic en Sin agrupar en el cuadro Agrupar por.

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Aplicación de Formato al Proyecto

Las barras de Gantt lucen bastante simples pero se pueden volver confusas a medida que el proyecto se vuelve más complejo. Personalizar las barras en una vista de Gráfico de Gantt es frecuentemente, lo primero que hace un administrador de proyecto, es dar claridad al proyecto para ayudar a resolver los problemas rápidamente. Algunas categorías tienen sólo una forma de inicio (como hito), mientras que otras categorías tienen una forma de inicio, la barra central y forma de término (como tareas de resumen). Para resaltar una sola barra de Gantt cambiando su formato, haga clic derecho en la barra y seleccione un color de relleno. Cambiar las barras de Gantt rápidamente usando un estilo Con un solo clic, puede aplicar un estilo predefinido para todas las barras en una vista de diagrama de Gantt. 1. Aplique una vista Diagrama de Gantt. Con la ficha formato debajo se mostrará la ficha Herramientas de diagrama de Gantt. 2. Haga clic en un estilo en el grupo Estilos de diagrama de Gantt

.

El estilo instantáneamente se aplica a todas las barras de la vista. Crear un nuevo tipo de barra de Gantt Si desea poner de relieve una determinada tarea categoría que no está representado por su propia barra de Gantt, puede crear un nuevo estilo de barra de Gantt. Por ejemplo, puede crear un tipo de barra de Gantt para mostrar la demora disponible o para llamar la atención sobre retrasos de tareas. 1. Aplicar una vista Diagrama de Gantt. Con la ficha formato debajo se mostrará la ficha Herramientas de diagrama de Gantt.

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Universidad Nacional de Ingeniería Facultad de Ingeniería Mecánica Centro de Cómputo 2. En el grupo Estilos de barra, haga clic en la flecha de Formato y, a continuación, haga clic en Estilos de barra.

También puede hacer doble clic en la parte de gráfico de una vista Diagrama de Gantt, pero no en barras individuales. 1. En la lista de la barra de Gantt, seleccione la fila situada debajo de donde desee insertar un nuevo estilo de barra de Gantt y, a continuación, haga clic en Insertar fila. 2. En la columna nombre de la nueva fila, escriba un nombre para el nuevo estilo de barra. 3. En la columna Mostrar para Tareas de la nueva fila, escriba o seleccione el tipo de tarea que se desea representar en la barra. Si desea excluir las tareas específicas de una barra tipo, escriba no antes de la tarea de escribir. Por ejemplo, puede definir una barra tipo como no hito para mostrar sólo las tareas que no son tareas hitos. Si desea mostrar una barra de Gantt para tareas de varios tipos (como las tareas que son hitos y crítica), escriba una coma (,) después de la categoría de la tarea en el cuadro de entrada de texto y escriba o seleccione una segunda categoría de la tarea en el campo Mostrar para tareas. 4. En las columnas desde y hasta, escriba o seleccione los campos que desea utilizar para posicionar el inicio y terminar los puntos de la nueva barra de Gantt. Si desea crear un símbolo que representa una única fecha, escriba o seleccione el mismo campo en las columnas desde y hasta. 5. Haga clic en la ficha barras y bajo Inicio, medio y final, seleccione las formas, patrones o tipos y colores de la barra. Para ahorrar tiempo, puede copiar un estilo de barra de Gantt existente que tiene muchos de los atributos que desee y péguelo donde desee. En el cuadro de diálogo Estilos de barra,

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Universidad Nacional de Ingeniería Facultad de Ingeniería Mecánica Centro de Cómputo seleccione la fila que desea copiar y, a continuación, haga clic en Cortar fila. Haga clic en Pegar fila para restaurar la fila cortada, seleccione la fila superior donde desee insertar la fila copiada, haga clic en Pegar nueva fila y, a continuación, modifique la copia. Agregar texto a las barras de Gantt Puede agregar información específica del proyecto, tales como nombres, nombres de los recursos, porcentajes de finalización e iniciación de fechas, a las barras en una vista de diagrama de Gantt. En la mayoría de los casos, deseará agregar texto a ciertos tipos de barras de Gantt. 1. Aplicar una vista Diagrama de Gantt. En la ficha Formato debajo se mostrará la ficha Herramientas de diagrama de Gantt. 2. En el grupo Estilos de barra, haga clic en la flecha de Formato y, a continuación, haga clic en Estilos de barra.

También puede hacer doble clic en la parte de gráfico de una vista Diagrama de Gantt, pero no en barras individuales. 3. En la tabla, haga clic en el tipo de barra de Gantt (como tarea o progreso) que desea agregar texto y, a continuación, haga clic en la ficha texto. 4. En la izquierda, derecha, superior, inferior y dentro de cajas, escriba o seleccione el campo que contiene los datos que desea mostrar en la barra de Gantt. Si desea agregar texto que es único para cada tarea, escriba o seleccione un campo de texto personalizado, como por ejemplo texto1, texto2 o texto3. Texto que se introduce en estos campos desde otros puntos de vista se agrega automáticamente a las barras de Gantt. También puede agregar texto a una barra de Gantt específica. 1. Haga doble clic en una barra única dentro de la parte de gráfico de una vista Diagrama de Gantt, pero no en el espacio entre las barras. 2. En el cuadro de diálogo Barra de formato, haga clic en la ficha Texto de la barra.

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Universidad Nacional de Ingeniería Facultad de Ingeniería Mecánica Centro de Cómputo 3. En la izquierda, derecha, superior, inferior y dentro de cajas, escriba o seleccione el campo que contiene los datos que desea mostrar en la barra de Gantt. Si desea agregar texto que es único para cada tarea, escriba o seleccione un campo de texto personalizado, como por ejemplo texto1, texto2 o Text3. Texto que se introduce en estos campos desde otros puntos de vista se agregará automáticamente a las barras de Gantt. No se puede agregar texto individual a las barras de Gantt sin introducir el texto en los campos de texto personalizado. •

Para cambiar el formato de fechas en las barras de Gantt, haga clic en Diseño en el grupo formato y, a continuación, haga clic en el formato de fecha que desee en el cuadro formato de fecha.

•

Haga clic en las otras barras para agregar información del proyecto, cuidando a las barras y no al espacio que les rodea. Si aparece más de una barra para cada tarea, sólo la información de la barra superior puede mostrarse haciendo clic en la barra en el grupo Estilos de barra.

Cambiar el alto de las barras de Gantt Para hacer las barras en el gráfico, en la vista Diagrama de Gantt, fácil de revisar puede que desee ajustar la altura de las Barras de Gantt. 1. Aplicar una vista Diagrama de Gantt. Con la ficha formato debajo se mostrará la ficha Herramientas del diagrama de Gantt. 2. En el grupo formato, haga clic en Diseño.

También puede hacer doble clic en la parte del gráfico de una vista Diagrama de Gantt, pero no en barras individuales. 1. En el cuadro alto de la barra, haga clic en el tamaño que desee. Cambiar la apariencia de las líneas de vínculo entre las barras de Gantt

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Universidad Nacional de Ingeniería Facultad de Ingeniería Mecánica Centro de Cómputo Al vincular tareas, Project muestra líneas de vínculo (línea de enlace: en el diagrama de Gantt y diagrama de red, la línea que aparece entre dos tareas para indicar una dependencia entre tareas.) 1. Aplicar una vista Diagrama de Gantt. Debajo de la ficha Formato se mostrará la ficha Herramientas de diagrama de Gantt. 2. En el grupo Formato, haga clic en Diseño.

También puede hacer doble clic a la línea de vínculo entre tareas en la parte de gráfico de una vista Diagrama de Gantt, pero no en barras individuales. 1. En vínculos, haga clic en el tipo de línea de vínculo que desea utilizar. Si elige el primer tipo de enlace, no se mostrarán las líneas de vínculo. Si desea cambiar la relación entre las tareas (como cambiar una dependencia de fin a comienzo de tareas a una dependencia entre tareas de comienzo a comienzo) que necesita cambiar el tipo de dependencia de la tarea.

Ejercicios Propuestos En este ejercicio deberá copiar el Gráfico de Gantt y las vistas de la línea de tiempo a otra aplicación. 1. En la columna Nombre de Tarea haga clic en el nombre de la tarea 7, Fase de Lanzamiento Interno (Internal Launch Phase). 2. En la pestaña Tareas, en el grupo Edición, haga clic en Desplazare a Tarea. Las barras de Gantt para la tarea resumen InternalLaunch Phase y sus sub tareas se muestran. Esto es cerca a la imagen que le gustaría copiar.

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Universidad Nacional de Ingeniería Facultad de Ingeniería Mecánica Centro de Cómputo 3. En la vista Gráfico de Gantt, seleccione los nombres de las tareas 7 a la 14. Estas son las tareas de resumen de Internal Launch Phase y sus sub tareas. 4. En la pestaña Tarea, en el grupo Porta papales, haga clic en la flecha cerca a Copiar y luego haga clic en Copiar Imagen

En este cuadro de diálogo puede controlar como Project copia los detalles del plan de proyecto al Porta papeles o lo guarda a un archivo. Estas dos primeras opciones debajo de Visualizar Imagen controlan el tamaño y resolución de la imagen del Gráfico de Gantt que copie; el tercero le permite guardar la imagen copiada como GIF. Las opciones de Copiar y Escala de tiempo le permite afinar lo que desee copiar. Para este ejercicio copie las filas seleccionadas en calidad de resolución de pantalla y dejar la escala de tiempo como se muestra en pantalla. 5. Haga clic en Aceptar Project copia una imagen gráfica del diagrama de Gantt para sólo las filas seleccionadas en la Ventana Porta papeles. 6. En el menú inicio haga clic en Todos los Programas y en el grupo de programas Accesorios haga clic en WorPad.

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Universidad Nacional de Ingeniería Facultad de Ingeniería Mecánica Centro de Cómputo WordPad se abre y crea un nuevo documento. 7. En WordPad haga clic en Pegar. WordPad pega la imagen gráfica de la vista del Cuadro de Gantt en el nuevo documento.

El Cuadro de Gantt es un formato estándar para mostrar cronogramas y puede mostrar un poco de detalle de cronograma. 8. Regrese a Project. 9. Haga clic en cualquier parte en la vista Línea de Tiempo. 10. En la pestaña Formato, en el grupo Copiar haga clic en Copiar Línea del Tiempo. Las Opciones de Copiar Línea de tiempo aparecen.

11. Haga clic en Tamaño Completo. Project copia una imagen de gráfico de la línea de tiempo al Porta papeles. 12. Regrese a WordPad y luego presione la tecla Enter unas cuantas veces para agregar un espacio debajo de la imagen del Cuadro de Gantt. 13. En WordPad haga clic en Pegar.

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Universidad Nacional de Ingeniería Facultad de Ingeniería Mecánica Centro de Cómputo WordPad pega la imagen del gráfico de la vista de la Línea de tiempo en el nuevo documento. 14. Cierre WordPad sin grabar el documento, regrese a Project y luego haga clic en cualquier parte en la vista del Cuadro de Gantt.

SESIÓN 02.- TRABAJAR CON CAMPOS PERSONALIZADOS

Utilizar Campos Personalizados

Crear un campo de texto personalizado

Las tablas que Project ofrece en la vista hoja a menudo le restringen a determinados tipos de entradas. Por ejemplo, se tiene que introducir un valor numérico en cualquier campo relacionado a costos. Project ofrece un número determinado de campos que se pueden personalizar para sus propios fines y agregarlo en cualquier tarea o tabla de recursos. Existen de texto, costo, número y otros tipos de campos que se pueden personalizar. Un buen acceso directo es crear un campo personalizado en una tabla de consulta.

Una tabla de consulta le permite crear una lista desplegable de valores para ser seleccionados desde un campo personalizado. Es decir, cuando se hace clic en una celda en el campo, puede a continuación, hacer clic en la lista desplegable que aparece y seleccionar de una de las entradas predefinidas. Digamos que desea agregar un campo que indica si un recurso ha completado su entrenamiento. Al crear un campo personalizado con la tabla de consulta ofreciendo las posibles entradas, Sí, No, y Parcial puede hacer el ingreso de datos más rápido previniendo errores de entrada de datos que podrían ocurrir si el campo no tuviera restricciones. De forma predeterminada, sólo las entradas en la tabla de consulta pueden introducirse en el campo.

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Par crear y utilizar un campo de texto personalizado con una tabla de consulta, siga estos pasos: 1. Muestre la tarea o vista de recursos y a continuación muestre la tabla que desea personalizar. Para mostrar las tablas elija Ver Tablas y seleccione uno de la lista que aparece. 2. Haga clic en cualquier encabezado de columna del campo y seleccione Campos Personalizados del menú contextual que aparece. Aparece el cuadro de diálogo Campos Personalizados. 3. Después de seleccionar otro campo de la lista de campos de ser necesario haga clic en cambiar nombre. 4. Escriba un nombre para el campo en el cuadro de diálogo Cambiar Nombre de Campo y haga clic en el botón Aceptar. 5. Nuevamente en la caja de dialogo Campos Personalizados (ver la siguiente figura), haga clic en el botón Consultar. La caja de dialogo Editar Tabla de Consulta aparece como se ve en la siguiente imagen:

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6. Introduzca un valor posible (texto para un campo de texto, una cantidad de dólares para un campo de costo etc.) en la columna valor. Opcionalmente, escriba una descripción para cada valor en la columna de Descripción. 7. Repita el paso 6 para ingresar valores adicionales a este campo. 8. Para definir una de las entradas como el predeterminada para el campo seleccione Usa un valor de la Tabla como Entrada Predeterminada para la casilla de verificación Campo, haga clic en el valor deseado en la lista y haga clic en el botón Establece como Predeterminado. 9. Haga clic en el botón cerrar y a continuación haga clic en Aceptar para guardar la lista y cerrar todos los cuadros de diálogo.

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Universidad Nacional de Ingeniería Facultad de Ingeniería Mecánica Centro de Cómputo 10. Agregue el campo a la ubicación deseada en la tabla (consulte el capítulo 2). La siguiente figura muestra un campo de texto personalizado con una tabla de consulta agregada a la Vista Hoja de Recursos en un proyecto.

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Al asignar recursos es necesario tener conocimientos de una persona en cuenta. Si una persona con menos experiencia o habilidad podría trabajar en una determinada tarea y ahorrarle dinero porque esa persona tiene una baja tasa por hora, ¿no sería agradable poder encontrar esos recursos fácilmente? Project no incluye un campo Habilidad pero le permiten agregar campos propios. Puede utilizar estos campos para cualquier cosa, pero una gran forma de utilizarlos es codificando sus recursos por nivel de habilidad. Puede utilizar un sistema de calificación como A, B y C o usar términos tales como Exp para un trabajador experimentado y Pri por un trabajador de nivel de principiante.

Pasos para agregar un campo personalizado: 1. Mostrar la Hoja de Recursos (o cualquier hoja donde desee ver el campo personalizado). 2. Desplácese hacia la derecha y haga clic en el encabezado de la columna Agregar nueva columna. 3. Escriba un nombre para el campo y presione ENTER.

Puede escribir lo que desee en esta columna para cada recurso en su proyecto. A continuación, puede buscar entradas específicas en este campo usando la función de Búsqueda, o activar un filtro para mostrar únicamente los recursos con un cierto nivel de habilidad en ese campo.

El campo personalizado creado mediante el método anterior utiliza uno de los Texto 1 hasta Texto 30 campos disponibles para personalizar. Puedes personalizar otros tipos de campos como campos de costo. Para acceder a más campos personalizados, haga clic en el encabezado de columna del campo y luego haga clic en Personalizar Campo.

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Personalizar Campos

Project siempre ha incluido un gran número de campos personalizados que se pueden utilizar como desee. El nuevo Project 2016 con su nueva IU facilita la creación de campos personalizados. Existen varios tipos de campos personalizados: •

Costo (hasta 10 campos)

•

Fecha (hasta 10 campos)

•

Duración (hasta 10 campos)

•

Flag (hasta 20 "sí" o "No")

•

Número (hasta 20 campos)

•

Texto (hasta 30 campos)

Un campo personalizado puede contener un valor estático ingresado o puede ser un valor calculado derivado de una fórmula. Este es un ejemplo simple de un campo de texto personalizado aplicado a recursos. Se agregó el campo personalizado Texto1 a la Hoja de Recursos y se renombró el nombre de campo "Educación."

Este campo y los valores que contiene por recursos no tienen efecto sobre el plan del proyecto.

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Universidad Nacional de Ingeniería Facultad de Ingeniería Mecánica Centro de Cómputo Es sólo una manera conveniente para mí de capturar alguna información (sobre los recursos en este caso) que Project por sí mismo no fue capaz de incluir a través de un campo integrado. Debido a que mi campo personalizado "Educación" es un campo en una tabla, se puede usar con características como filtrado y ordenamiento. En el siguiente ejemplo se ha filtrado la lista de recursos para mostrar sólo aquellos recursos con grados avanzados.

En la vista Diagrama de Gantt, arrastre la barra divisora vertical a la derecha para exponer el borde derecho de la tabla.

Digamos que en la lista de tareas, le gustaría marcar determinadas tareas que tienen necesidades de informes adicionales para algunos trabajos de control de calidad interno. Al tratarse de un valor simple "Sí" o "No" por tarea se usará un campo de bandera. Primero creamos el campo personalizado.

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Al escribir el nombre de campo, tan pronto se completa el nombre del campo, Project aplica el valor por defecto de "No" a todas las tareas.

Una vez que ha ingresado los valores que desee, puedo agrupar o filtrar por este campo.

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Para asegurarnos que el campo personalizado tendrá sentido para, también se puede indicar un nombre descriptivo. Con el botón derecho sobre el encabezado de la columna "Flag1" y en el menú contextual que aparece haga clic en

Campos personalizados. El siguiente cuadro

de diálogo aparece:

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Este es el mismo cuadro de diálogo y funcionalidad de campo personalizado que los usuarios de versiones anteriores de

Project están familiarizados. Haga clic en Cambiar nombre,

escriba el nombre de la tarea que desee y a continuación, haga clic en Aceptar.

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Universidad Nacional de Ingeniería Facultad de Ingeniería Mecánica Centro de Cómputo También puede crear campos personalizados “on the fly”. Debido a que todos los campos personalizados son de tipo conocido y mutuamente excluyente (costo, fecha etc.), Project normalmente puede adivinar el tipo de campo personalizado basándose sólo en el texto que introduzca. Digamos que desea incluir valores numéricos para mis tareas señaladas como "Tarea de métricas ISO". Sólo empezaré a escribir un valor numérico en la columna derecha y Project deducirá correctamente que deseo crear un campo numérico personalizado.

Ya que no he usado todavía un campo personalizado de número en este plan de proyecto, Project comienza con el campo personalizado "Número1". Si más tarde agrega otro campo de número personalizado, Project propondrá "Número2" y así sucesivamente. Repitamos el mismo proceso anterior para cambiar el nombre del campo Número1 a algo más descriptivo.

Definir Fórmulas Personalizadas

Hay muchas formas diferentes de reportar el estado de un proyecto en términos de tareas o variación de presupuesto u otras medidas. No hay escasez de funciones en Project que apoyen en la presentación de informes.

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Universidad Nacional de Ingeniería Facultad de Ingeniería Mecánica Centro de Cómputo En este ejercicio, se crea una vista usando campos personalizados para visualmente centrarse en la varianza de un proyecto.

1. En la ficha Ver, en el grupo Vistas de Tareas, haga clic en Otras Vistas y a continuación haga clic en Hoja de Tarea.

Project muestra la vista Hoja de Tareas. Actualmente contiene la tabla de costo. Para ahorrar tiempo, hemos adaptado un campo en este archivo de proyecto el cual contiene una fórmula que evalúa la variación de costo de cada tarea. Analizaremos la fórmula para comprender lo que hace y a continuación los indicadores gráficos asignados al campo.

2. En la pestaña Formato, en el grupo Columnas haga clic en Campos Personalizados.

Aparece el cuadro de diálogo Campos Personalizados. 3. En el campo Tipo situado en la esquina superior derecha del cuadro de diálogo haga clic en la lista desplegable. 4. En la lista haga clic en Overbudget (Number3). Este es el campo personalizado mencionado anteriormente.

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5. En la sección Atributos Personalizados haga clic en Fórmula. El cuadro de diálogo de Fórmulas aparece.

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Al escribir una fórmula use estos botones para insertar campos de Project o funciones en su fórmula.

Dependiendo del valor retornado por la formula, Project mostrará uno de estos tres indicadores gráficos en la columna Overbudget. 6. Haga clic en la primera celda debajo de la columna Imagen (contiene una carita feliz) y luego haga clic en la flecha de la lista desplegable.

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Universidad Nacional de Ingeniería Facultad de Ingeniería Mecánica Centro de Cómputo Aquí puede ver muchos indicadores gráficos que se pueden asociar a los valores de campos. 7. Haga clic en Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo de indicadores Gráficos y luego haga clic en Cancelar nuevamente para cerrar la caja de diálogo “Campos Personalizados”. 8. En la columna Nombre de Tarea haga clic en el signo menos cerca al nombre de Tarea 1, la reunión recurrente del equipo de editores.

La lista de tareas recurrentes se colapsa para mostrar solo las tareas de resumen recurrentes. Para terminar este ejercicio mostrará la columna Overbudget (Número 3) en la tabla Costos.

9. Al lado derecho de la tabla haga clic en Agregar Nueva. Una lista de campos disponibles aparece. 10. En la lista de campos haga clic en Overbudget (Number3) en la lista desplegable. También verá el mismo campo personalizado Number3 (Overbudget) en la lista de campos. Project mostrará la columna Overbudget en la tabla Costos.

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Como la varianza del costo de una tarea cambia de variación, también lo hacen los indicadores gráficos según los intervalos especificados en la fórmula. Este es un formato útil para la identificación de las tareas cuya variación de costo es más alta de lo que quisiera como se indica por las luces amarillas o rojas. Se puede ver que las tareas 31 y 32 y en consecuencia su tarea resumen 30, experimentaron una alta cantidad de variación en dólares y un alto porcentaje sobre la línea de base, según lo indicado por los indicadores rojos de cara triste. Las tareas 33 y posteriores no tienen variación debido a que aún no han comenzado.

Hasta ahora, ha identificado varianza de cronograma y presupuesto en una vista de tareas y presupuesto en una vista de recursos — cada una es una importante medida del estado del proyecto.

Ejercicios Propuestos

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Universidad Nacional de Ingeniería Facultad de Ingeniería Mecánica Centro de Cómputo Calcule el porcentaje planeado de las tareas

MS Project incluye un campo denominado % completado que representa el avance real de una tarea hasta la fecha de estado, sin embargo, no existe un campo complementario que defina el avance planeado. El campo % planeado permitiría comparar el avance real con el avance planeado y obtener indicadores de desempeño. Desearíamos tener lo siguiente:

Nombre de tarea

% completado

% planeado

Variación

Tarea 1

40

45

-5

Tarea 2

25

20

5

Por lo tanto, definamos un campo personalizado para establecer el % planeado. Usemos el campo personalizable Número1 y le llamamos “% planeado num” Nota: La fórmula descrita en este artículo funciona correctamente en Project 2016, en Project 2007 y también en versiones anteriores. Definamos la fórmula del campo personalizado como sigue: IIf([Comienzo previsto]