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Gerencia de Desarrollo Humano

Curso Aanzado Microsoft Project

Microsoft PROJECT CURSO AVANZADO Microsoft Project es una herramienta de administración que permite crear planes de proyectos, comunicar esos planes con otros y administrar cualquier cambio al proyecto.

Objetivos: Al finalizar el curso los participantes serán capaces de: Planear y administrar proyectos, generar reportes acerca de los proyectos con la ayuda Microsoft Project.

Temario:

Páginas

Capitulo 1 Diferentes Vistas (Presentaciones) de La Programación y Filtros Conceptos Básicos Tipos de Vistas Filtros personalizados

3

Capitulo Seguimiento del Progreso del Proyecto Conceptos Básicos Configuración de un Plan Previsto Actualización de Información Introducción de las Fechas reales de Comienzo y Fin de una Tareas Indicación del Progreso de una Tarea en Forma de Porcentaje Seguimiento del Proyecto

7

Capitulo 3 Trabajo con Proyectos Múltiples Consolidación de archivos de proyecto Proyecto Principal y subproyectos Consolidación de proyectos para crear un fondo de recursos Compartición de recursos entre proyectos Creación de una plantilla

11

Capitulo 4 Importación y Exportación de Archivos Conceptos Básicos Apertura de un archivo de otra aplicación Guardar un Archivo de Proyecto con un Formato de Archivo Diferente Conversión de Archivos

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Capitulo 5 Copia y Desplazamiento Conceptos Básicos Copia y Desplazamiento de un campo Copia de la información de un campo a Múltiples campos Copia o desplazamiento de una fila Copia o desplazamiento de una columna Copia de la información de otras aplicaciones Copia de información de tipo texto de otra aplicación Copia de una imagen de otra aplicación Copia de texto de Microsoft Project en otra aplicación Copia de una imagen de Microsoft Project en otra aplicación

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Capitulo 6 Objetos Vinculados e Incrustados Conceptos Básicos Vinculación e Incrustación de objetos en Microsoft Project Vinculación e Incrustación de objetos desde Microsoft Project Manipulación de objetos Edición de objetos

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Capitulo 7 Automatización del Trabajo Conceptos Básicos Creación y Eliminación de una Macro Ejecución e Interrupción de una Macro Asignación y Anulación de Teclas de Método Abreviado de una Macro

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CAPITULO Diferentes (Presentaciones) Vistas de la Programación y Filtros

A) Conceptos Básicos. En Microsoft Project, se utilizan las presentaciones para introducir, cambiar y mostrar la información acerca de las tareas y recursos del proyecto. Utilizando diversas presentaciones, podrá ver la misma información del proyecto de maneras distintas mientras se organiza el proyecto, las tareas de la programación y los recursos, y el seguimiento del progreso. Las presentaciones predefinidas de Microsoft Project incluyen formatos utilizados tradicionalmente por los profesionales de la administración de proyectos, como diagramas de Gantt y diagramas PERT, así como formatos especializados para la entrada de datos y su visualización. Podrá trabajar con las presentaciones predefinidas o crear sus propias presentaciones para usos específicos. Utilizando la presentación que satisfaga sus necesidades, podrá realizar muchas tareas de administración de proyectos de manera más eficaz. Por ejemplo, podrá: Introducir y editar tareas e información de recursos en una lista, en un formato o gráficamente. • Ajustar con precisión la programación utilizando representaciones visuales de las asignaciones de tareas y recursos. • Realizar el seguimiento del proyecto utilizando presentaciones especializadas. • Mostrar e imprimir exactamente la información que desee revisar. • Producir diagramas, gráficos y tablas de alta calidad para mostrar información específica acerca del proyecto. Microsoft Project viene con una amplia variedad de presentación de tareas y presentación de recursos. Utilice una presentación de tareas cuando desee introducir, mostrar o imprimir información acerca de una tarea. Utilice una presentación de recursos cuando desee introducir, mostrar o imprimir información acerca de un recurso. Para crear una presentación ajustada exactamente a sus necesidades, podrá cambiar la información presentada o modificar su aspecto. Por ejemplo, podrá mostrar un subjuego de tareas o recursos de un proyecto, resaltar la información específica y cambiar el nivel de detalle que se muestra.

B) Tipos de Vistas En Microsoft Project, podrá utilizar tres tipos básicos de presentaciones para mostrar la información del proyecto: •

Una presentación de hoja se parece a una hoja de cálculo o a una tabla de información. Hoja de Recursos

Hoja de Tareas

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Diagrama de Gantt: presentación híbrida que muestra una hoja y un diagrama

•

Una presentación de diagrama o de gráfico muestran la información de manera gráfica.

•

Una presentación de formulario facilita la introducción de información acerca de tareas y recursos específicos. Formulario de Recursos

Formulario de Tareas

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El diagrama de Gantt y la presentación Uso de recursos incluyen, ambas, presentaciones de hoja. Una presentación que ocupe toda la ventana Project es una presentación de sección única. Puede combinar dos presentaciones de sección única para crear una presentación combinada, en la que dos presentaciones comparten la ventana Project. La presentación Entrada de tarea, que consta del diagrama de Gantt por encima del formulario de tareas, es un ejemplo de una presentación combinada. En una presentación combinada, la información de la sección inferior sólo está relacionada con la tarea o recurso seleccionados en la sección superior.

C) Filtros Personalizados En Microsoft Project, podrá controlar la información que se muestra en la presentación. Para cada presentación de hoja, diagrama y gráfico, excepto el diagrama PERT, hay un filtro que determina qué tareas o recursos resalta Microsoft Project. Un filtro contiene instrucciones, llamadas criterios, que especifican las condiciones bajo las cuales aparecerá una tarea o recurso. Podrá cambiar el filtro aplicando a una presentación cuando desee ver una información diferente en el formato actual.

Microsoft Project suministra filtros de tareas (que el usuario soló podrá aplicar a las presentaciones de tareas), y filtros de recursos (que el usuario soló podrá aplicar a las presentaciones de recursos). Cuando aplique un filtro, Microsft Project aplicará el filtro nuevo en lugar del filtro antiguo. Una presentación de hoja, que contiene una lista de tareas o recursos, queda más definida en una tabla. Una tabla es un grupo de columnas de información relacionadas. Por ejemplo, la Tabla de Costos está compuesta por columnas relacionadas con los costos del proyecto. La columna que se ve en la presentación de hoja depende de la tabla que se aplique.

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Hoja de Tareas

Tabla de Entrada Tabla de Costos Tabla de Seguimiento Tabla de trabajo

Microsoft Project suministra tablas de las tareas (que el usuario sólo podrá aplicar a presentaciones de tareas), y a tablas de recursos (que el usuario sólo podrá aplicar a las presentaciones de recursos). Cuando aplique una tabla, Microsoft Project aplicará la tabla nueva en lugar de la antigua.

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CAPITULO Seguimiento del Progreso del Proyecto

A) Conceptos Básicos Crear la programación es sólo el primer paso para la administración exitosa del proyecto. En Microsoft Project, también puede seguir el progreso del proyecto. Mediante el seguimiento del progreso se puede: • • •

Identificar y resolver los problemas que se produzcan. Generar informes de estado para la administración y los participantes en el proyecto. Conservar datos históricos que le ayuden a planificar proyectos futuros de una manera más precisa.

En Microsoft Project, puede seguir la información acerca de la programación con diferentes niveles de detalle. Si sólo está interesado en las fechas programadas, puede seguir solamente las fechas de comienzo y fin de sus tareas. Por ejemplo, puede guardar hasta cinco planificaciones previstas para comparar las fechas programadas. La información de planificación provisional es útil para el mantenimiento de datos históricos, a fin de poder planificar proyectos futuros similares con más exactitud. Si está interesado en otros aspectos del proyecto, como los costos y el uso de los recursos, puede seguir el proyecto con un mayor grado de detalle. El seguimiento del proyecto es un proceso que consta de tres pasos: • • •

Crear una planificación prevista basada en la programación preliminar. Actualizar periódicamente la programación para reflejar el progreso del proyecto. Comparar la información actualizada de la programación con la planificación prevista para determinar hasta que punto se ajusta el progreso del proyecto a lo planificado.

Cuando compare la programación actual con el plan previsto en forma regular, podrá identificar las discrepancias, conocidas como variaciones entre el progreso planificado y el actual. Si detecta las variaciones en un momento poco avanzado del proceso, podrá ajustar los problemas de la programación antes que se conviertan en críticos. La planificación prevista proporciona una base para la comparación de costos, trabajo y fechas programadas que permiten seguir el progreso del proyecto. Mediante la comparación entre el plan previsto y la información actual, puede seguir el progreso del proyecto para asegurarse de que las tareas cumplen la programación, los recursos realizan el trabajo en el tiempo asignado y los costos no exceden el presupuesto. Cuando se establece un plan previsto, Microsoft Project guarda la información del proyecto en los campos correspondientes a las fechas, costos y trabajos previstos. Por ejemplo, cuando configuran el plan previsto, Microsoft Project copia la información de los campos “Comienzo” y “Fin” en los campos “Comienzo previsto” y “Fin previsto”. Después de crear un plan previsto, puede modificarlo para ajustar los cambios del proyecto como la combinación, adición y eliminación de tareas. Página 8

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B) Configuración de un Plan Previsto Una vez completado el proceso inicial de creación de la programación introducción de tareas, establecimiento de las relaciones, asignación de recursos y verificación y ajuste de la programación estará preparado para configurar el plan previsto. Mediante la comparación de la información del plan previsto con la programación hasta la fecha del proyecto, puede identificar y resolver discrepancias, y planificar de forma más precisa proyectos futuros.

1) En el menú Herramientas, elija Seguimiento y, a continuación, elija Guardar línea de base. 2) Asegúrese de que se ha seleccionado el botón Proyecto completo. 3) Elija Aceptar.

C) Actualización de Información. Después de crear una programación y establecer un plan provisional, podrá actualizar la programación tan frecuentemente como desee para seguir el progreso. Para actualizar la programación, evalúe el estado de cada tarea y actualice la información pertinente de la programación. Puede seguir toda la información incluida en el plan provisional, mínimamente o en detalle. Seguimiento mínimo Si sólo desea seguir las fechas de comienzo o de fin de cada tarea, compare las fechas de comienzo o de fin con las fechas previstas de comienzo y de fin. Seguimiento detallado Si precisa seguir la programación con cierto grado de detalle, puede seguir algunas o todas las siguientes variables del proyecto: • • • • •

Fechas de comienzo y de fin de las tareas Porcentaje completado de cada tarea Duración de las tareas Costo del proyecto, de las tareas individuales y de los recursos Horas de trabajo en que se ha completado cada tarea

Los resultados de la información del seguimiento detallado pueden usarse para seguir el progreso de las tareas, controlar los costos y planificar el personal del proyecto, así como para planificar futuros proyectos más eficazmente.

Barras de Progreso

Cuando actualice la duración real de una tarea, el porcentaje de la tarea completada o la duración restante de la tarea, Microsoft Project actualizará los otros dos valores automáticamente. Por lo tanto, sólo necesita introducir información de uno de estos valores por cada tarea.

D) Introducción de las Fechas reales de comienzo y fin de una tarea. Página 9

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Es importante realizar un seguimiento de si las tareas comienzan o finalizan a tiempo. Las tareas que comienzan o terminan tarde puede desorganizar la programación al retrasar las fechas de comienzo o fin de las tareas relacionadas. Las tareas que comienzan o finalizan antes de lo previsto liberan recursos que pueden trabajar en otras tareas posteriores de la programación. En cualquier caso, asegúrese de comprobar la disponibilidad de los recursos asignados a las tareas para que puedan comenzar antes, ya que esos recursos pueden haberse asignado a otras tareas al mismo tiempo. Al introducir una fecha real de comienzo o fin de las tareas, la correspondiente fecha de la tarea cambia. Las fechas previstas, en cualquier caso, no se ven afectadas por los cambios en las fechas reales o programadas. 1) 2) 3) 4)

En la tabla de Gantt, seleccione la tarea que desee actualizar. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y, a continuación, elija Actualizar Tareas. En Estado Real, escriba las fechas en los cuadros Comienzo y Fin, Elija Aceptar.

Si algunas tareas comenzaron o finalizaron en el tiempo previsto, puede configurar la información real de comienzo y fin de todas ellas a la vez. Seleccione las tareas que hayan comenzado o finalizado al mismo tiempo. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y, a continuación, Actualizar Proyecto. Seleccione el botón de opción Tareas seleccionadas y, a continuación elija Aceptar.

D) Introducción del Progreso del Proyecto de una Tareas en Forma de Porcentaje Es posible indicar cuánto se ha progresado en una tarea mediante la introducción del porcentaje que ha sido completado con respecto a la duración total de la tarea. En aquellas tareas con una duración relativamente corta, el seguimiento del progreso no merece ser efectuado en detalle; aunque en las tareas de duración más extensa, la indicación del porcentaje de la tarea que se ha completado es una ayuda para seguir el grado de progreso real frente al plan previsto. Una tarea con cero por ciento completado significa que no ha comenzado y con un 100 por ciento completado significa que ha concluido.

Microsoft Project calcula el porcentaje completado de una tarea de resumen según el grado de progreso de sus subtareas.

1) En la tabla de Gantt, seleccione la tarea en la que desee actualizar el grado de progreso. 2) Haga clic en el botón Información de la barra de herramientas Estándar. O elija Información acerca de la tarea en el menú Insertar. 3) En el cuadro Porcentaje Completado, escriba un número entero comprendido entre 0 y 100. 4) Elija Aceptar. De manera predeterminada, Microsoft Project indicará el porcentaje de la tarea que se ha completado en el diagrama de barras de Gantt, en forma de una línea delgada y negra, horizontal justo en medio de cada barra de tarea.

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Para indicar el progreso en una tarea repetitiva, agregue una columna de % Completado a la tabla de Gantt y escriba el número en esa columna.

Puede usar el mouse (ratón) para introducir el porcentaje completado aproximado de una tarea en el diagrama de barras de Gantt. Desplace el puntero hacia el margen izquierdo de la barra de tareas hasta que se transforme en un signo de porcentaje. Arrastre hacia la derecha hasta alcanzar el porcentaje completo que desee. Es posible cambiar el porcentaje completado de una tarea arrastrando la barra de progreso. Puede usar los botones de la barra de herramientas seguimiento para actualizar el progreso de una tarea y realizar otras funciones de seguimiento. En el menú Ver, elija Barras de Herramientas. En el cuadro Barras de herramientas, seleccione Seguimiento y, a continuación, elija el botón Mostrar.

F) Seguimiento del Progreso. Cuando se configura una planificación prevista y después se actualiza la programación, es posible comparar la planificación prevista con el grado de progreso real para identificar las variaciones. Las variaciones previenen acerca de aquellas áreas del proyecto que no se comportan como estaba planeado. Aquí se muestran algunas variaciones que deben buscarse cuando se compare la programación actualizada con la planificación prevista: • • • •

Las tareas que no comienzan o acaban en su debido momento. Las tareas que no progresan al ritmo esperado. Las tareas que precisan más o menos trabajo del programado. Las tareas que están por encima o por debajo del presupuesto.

Fechas Reales de comienzo y fin

Presentación de Gantt y Seguimiento

100% 50%

Porcentaje Completado de la Tarea

Fechas de Comienzo y fin de Previstas Mediante el uso de una planificación prevista, también es posible identificar variaciones comparando los costos previstos con los costos programados a medida que el proyecto avanza. Los costos programados reflejan la imagen del costo último a medida que el proyecto progresa. Puede utilizar la información de línea de base para realizar una proyección de los costos. Esto le ayudará a detectar potenciales desfases de los costos antes de que se conviertan en críticos. Las variaciones en la programación pueden ser tanto favorables como desfavorables, dependiendo del tipo de gravedad de la variación. El que una tarea que empiece o termine antes de lo programado, por ejemplo, es normalmente una buena noticia, pero también puede indicar que los recursos no están asignados de la forma más eficaz.

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Cuando encuentre variaciones en la programación, ajústela de varias maneras para recoger las diferencias entre su estimación original y el progreso real. Por ejemplo, puede: • • • • • • • •

Ajustar las relaciones entre tareas. Asignar horas de recursos adicionales. Reasignar los recursos. Aumentar la disponibilidad de los recursos. Eliminar o combinar algunas tareas. Ajustar el presupuesto. Aumentar la duración de las tareas. Extender los límites.

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CAPITULO Trabajo con Proyectos Múltiples

A) Conceptos Básicos Con Microsoft Project, existen varias formas de trabajar eficazmente con proyectos múltiples, dependiendo de sus necesidades. Si necesita revisar u obtener informes de un cierto número de proyectos individuales, puede consolidar varios proyectos en una sola ventana. También puede modificar el formato de la información de los proyectos consolidados, resaltando la información que desee enfatizar, sin modificar el formato de los archivos de los proyectos originales. Puede imprimir la información consolidada y guardar el archivo con el proyecto consolidado si necesita usarla de nuevo. Cuando los proyectos comparten los mismos recursos, es posible consolidar los proyectos para crear un fondo de recursos común, de manera que se eviten los conflictos entre recursos. Por ejemplo, cuando se combinan los recursos en un fondo común, es posible observar cuándo se ha programado que un recurso trabaje en dos proyectos al mismo tiempo. (También puede compartir los recursos entre proyectos sin necesidad de consolidarlos, especificando que un proyecto use recursos de otro proyecto.) Ocasionalmente, puede trabajar con un proyecto extenso y complejo que tenga un cierto número de fases. Una forma de organizar este tipo de proyectos consiste en crear un archivo de proyecto separado para cada fase y, a continuación, hacer referencia de estos subproyectos en otro proyecto denominado proyecto principal. Puede consultar la información de resumen acerca de cada subproyecto en el proyecto principal o consultar la información detallada del proyecto consultando las tareas individuales de cada subproyecto. También es posible usar los subproyectos cuando ciertas tareas se repiten en varios proyectos. Puede crear un proyecto plantilla que contenga esas tareas rutinarias y, a continuación, usar la plantilla para crear un subproyecto en cada nuevo proyecto que precise esas tareas. Una plantilla es un archivo de proyecto que contiene la información básica de la programación. Personalícela para ajustarla a las necesidades específicas de cada proyecto. Por último, si sus proyectos son similares, puede crear un archivo plantilla del proyecto (o use el archivo plantilla proporcionado con Microsoft Project), como punto de partida de futuros proyectos.

B) Consolidación de Archivos de Proyectos Con Microsoft Project, puede consolidar los archivos de proyectos individuales en una sola ventana, de forma que sea posible consultar la información acerca de los proyectos que administra como si se tratara de un solo proyecto. Por ejemplo, consolide los proyectos cuando desee dar formato e imprimir un diagrama de Gantt que incluya todos los objetos de sus proyectos, o cuando necesite administrar recursos que trabajen en varios proyectos. Puede crear y guardar un archivo de proyecto consolidado como un nuevo archivo de proyecto con vínculos a los proyectos origen. Si un proyecto se vincula a sus proyectos origen, los cambios en la información del archivo del proyecto consolidado se reflejarán en los correspondiente archivos fuente. Igualmente, si cambia la información en un archivo origen, la información correspondiente en el archivo consolidado también cambiará.

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El cambio de formato de un proyecto consolidado no afecta a los proyectos origen.

Cuando un Proyecto consolidado tiene copias de sus proyectos de origen, las tareas se renumeran.

Cuando se vincula un proyecto consolidado a sus proyectos de origen , las tareas mantienen su numeración original y sus números de identificación

Si no desea que los cambios en el archivo del proyecto consolidado afecten a los archivos origen, cree y guarde un archivo de proyecto consolidado que contenga copia de la información de los archivos origen. Después de crear el archivo de proyecto consolidado puede desvincular los archivos origen o consolidar copias de ellos desde un principio. Cuando un archivo de proyecto consolidado contiene copias de los archivos origen, los cambios realizados en el archivo del proyecto consolidado no se reflejarán en los archivos origen. Consolide los archivos de proyecto cuando desee consultar varias programaciones simultáneamente o administrar recursos compartidos entre varios proyectos. Los archivos de proyectos consolidados aparecen en una ventana a pesar de que cada proyecto es independiente. Puede vincular un archivo de proyecto consolidado con sus archivos de origen para conseguir que los cambios realizado por el proyecto consolidado se reflejen en los archivos de origen. Cuando guarde el proyecto consolidado como un nuevo archivo, los vínculos con los archivos de origen se mantendrán. También es posible crear un archivo con copias de la información de los archivos de origen. En este caso, el archivo del proyecto consolidado no estará vinculado con los archivos de origen.

1) En el menú Herramientas, elija Proyectos múltiples y, a continuación, elija Consolidar proyectos. 2) En el cuadro Nombre de archivo:, escriba la ruta de acceso y el nombre de archivo de cada archivo de proyecto que desee combinar. O elija el botón Examinar, seleccione los archivos de proyectos y, a continuación, elija el botón Agregar. 3) Si desea cambiar el orden en el que se consolidarán los archivos de proyecto en la lista, seleccione un nombre de archivo y, a continuación, haga clic en una flecha de desplazamiento. Los proyectos se consolidarán secuencialmente según el orden indicado en la lista. 4) Elija Aceptar. Página 14

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5) Si desea guardar los proyectos consolidados en un solo archivo de proyecto, haga clic en el botón Guardar de la barra de herramientas Estándar. elija Guardar en el menú Archivo. 6) Escriba el nombre del archivo del proyecto consolidado. 7) Elija Guardar.

C) Proyecto Principal y Subproyectos Puede organizar su proyecto en componentes más pequeños y manejables mediante el uso de subproyectos. Un subproyecto es un grupo de tareas que tiene su propio archivo de proyecto, pero que es representado por una sola tarea dentro de un proyecto mayor, denominado proyecto principal. Use los subproyectos para: • Mantener los detalles de un proyecto separados por el proyecto principal, de forma que pueda concentrarse en la información de resumen. • Reutilizar en varios proyectos las tareas relacionadas. Cree un proyecto plantilla que contenga tareas relacionadas y, a continuación, use esa plantilla para crear un subproyecto para cada uno de los proyectos que la precise, en lugar de introducir las tareas varias veces. • Delega ciertas partes de un gran proyecto a otros administradores de proyectos. • Ahorra memoria de trabajo al mantener cerrados los subproyectos con los que no necesite trabajar. Cuando un subproyecto está cerrado, Microsoft Project calcula solamente la información del proyecto principal, con lo que se reduce la demanda de memoria de su equipo. Los subproyectos se pueden configurar cuando se crea una nueva programación o después, si el proyecto es difícil de manejar. En el proyecto principal un subproyecto aparece como una tarea. La tarea del subproyecto resume la información acerca del subproyecto. En Microsoft Project, puede usar también los subproyectos dentro de otros subproyectos. D) Consolidación de Proyectos Para Crear un Fondo de Recursos Cada proyecto que cree puede tener su propio fondo de recursos o compartir el fondo de recursos de otros proyectos. Cuando administre los recursos que trabajen en más de un proyecto al mismo tiempo o administra proyectos que comparten recursos, puede agrupar esos recursos en un fondo de recursos comunes. Mediante la compartición de recursos entre proyectos, puede: • • • •

Agregar recursos compartidos a un nuevo proyecto rápidamente. Revisar el uso de los recursos y los costos en los proyectos. Identificar los recursos sobreasignados y corregir la causa de la sobreasignación. Imprimir los informes de recursos que proporcionen información acerca del uso de los recursos en los proyectos.

Puede crear fondos de recursos de dos formas en Microsoft Project: puede guardar un fondo de recursos como un archivo independiente cuando se consolidan los proyectos, o pueden crear un fondo de recurso dentro de un archivo de proyectos y guardarlos como parte del proyecto. Cuando se trabaja con varios proyectos que usan un conjunto común de recursos, puede combinar los proyectos para crear un fondo de recursos. Microsoft Project sigue los recursos de todos los proyectos consolidados en un fondo de recursos, de forma que pueda mantener la información precisa acerca del uso de los recursos mientras permanecen como proyectos independientes. Página 15

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1) En el menú Herramientas, elija Proyectos múltiples y, a continuación, elija Consolidar proyectos. 2) En la columna Nombre de archivo:, escriba la ruta de acceso y el nombre de archivo de cada archivo de proyecto que desee combinar. elija el botón Examinar, seleccione los archivos que contengan los recursos que desee consolidar y, a continuación, elija el botón Agregar archivos. 3) Si desea cambiar el orden en el cual los archivos serán consolidados, seleccione un nombre de archivo y, a continuación, haga clic en la flecha de desplazamiento. 4) En Opciones, seleccione Combinar fondos de recursos. Si interrumpe esta opción, necesitará seleccionar Adjuntar a proyectos de origen en Opciones y, a continuación, seleccionar Combinar fondos de recursos. 5) Elija Aceptar.

Puede guardar los proyectos consolidados como un nuevo archivo haciendo clic en el botón Guardar en la barra de herramientas Estándar. Cuando guarde un archivo de proyecto consolidado, también puede guardar el fondo de recursos como un archivo separado.

E) Compartición de Recursos entre Proyectos Cada proyecto que cree puede tener su propio fondo de recursos o compartir el fondo de recursos de otros proyectos. Cuando administre los recursos que trabajen en más de un proyecto al mismo tiempo o administra proyectos que comparten recursos, puede agrupar esos recursos en un fondo de recursos comunes. Mediante la compartición de recursos entre proyectos, puede: • • • •

Agregar recursos compartidos a un nuevo proyecto rápidamente. Revisar el uso de los recursos y los costos a lo largo de los proyectos. Identificar los recursos sobreasignados y corregir la causa de la sobreasignación. Imprimir los informes de recursos que proporcionen información acerca del uso de los recursos a lo largo de los proyectos.

Puede crear fondos de recursos en Microsoft Project de dos formas: puede guardar un fondo de recursos como un archivo separado cuando se consolidan los proyectos o puede crear un fondo de recursos dentro de un archivo de proyecto y guardarlo como parte del proyecto Mediante la creación de un fondo de recursos, puede identificarse y resolver los conflictos que puedan producirse cuando los recursos son asignados a más de un proyecto: Puede usar los recursos del fondo de recursos en cualquier proyecto.

Puede compartir los recursos de otro proyecto tanto si consolida o no los proyectos, o si crea un archivo del fondo de recursos independiente.

1) En el menú Herramientas, elija Proyectos múltiples y, a continuación, elija Compartir recursos. 2) Elija el botón de opción Utilizar recursos propios y seleccione el archivo de proyecto que contenga los recursos que desee usar en el archivo de proyecto activo. Página 16

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Si no puede seleccionar un archivo de proyecto, necesitará abrir el proyecto que contenga los recursos que desee usar. 3) Si desea que la información del archivo de proyecto activo tenga prioridad cuando el archivo activo y el archivo del fondo de recursos contienen calendarios con el mismo nombre o recursos con los mismos nombres, seleccione el botón de opción El proyecto compartidor tiene prioridad. 4) Elija Aceptar. Ahora los recursos están disponibles en el archivo de proyecto activo y puede asignarlos de la misma forma en que asignaría cualquier otro recurso. Si su proyecto ya tenía sus propios recursos, se combinarán los recursos de ambos proyectos.

F) Creación de una Plantilla Una plantilla es una copia de un conjunto típico de tareas y otras informaciones. Una plantilla es como cualquier otro proyecto, a excepción de que se usa como punto de partida para crear un nuevo proyecto. Cuando los elementos de una programación se repiten en uno o más proyectos, puede usar las plantillas para reducir el tiempo que se tarda en crear un nuevo proyecto y mejorar la precisión y la coherencia. Microsoft Project proporciona archivos de plantillas de muestra, aunque también puede guardar cualquier proyecto existente como plantilla. También se puede usar el asistente de plantillas para crear una nueva programación a partir de la plantilla de programación. Usar una plantilla con varios proyectos: • • •

Usa una estructura similar de tareas. Solicita requisitos de calendario similares. Usa un conjunto de recursos similares.

Use las plantillas para administrar varios proyectos en el que uno de ellos tenga una estructura, unos requisitos de calendario o requisitos de recursos, similares a los demás. Guarde cualquiera de ellos como plantilla.

1) 2) 3) 4)

En el menú Archivo, elija Guardar como. Escriba un nombre para la plantilla en el cuadro Nombre de archivo: Seleccione Plantilla en el cuadro Guardar como tipo: Elija Aceptar.

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CAPITULO Importación y Exportación de Archivos

A) Conceptos Básicos Puede usar la información acerca de la administración de proyectos almacenada en otras aplicaciones, como hojas de cálculo, bases de datos o documentos procedentes de procesadores de texto, mediante la importación de archivos guardados en formatos de archivo diferentes. Puede también exportar archivos de Microsoft Project a otros formatos para poder utilizarlos en otras aplicaciones. Además, es posible convertir los archivos creados con versiones diferentes de Microsoft Project. MPX es un archivo de texto en formato ASCII que puede transferir fácilmente entre aplicaciones que acepten el formato del archivo MPX. MPX es capaz de traducir los siguientes tipos de información: • • • • •

Tareas Asignaciones de recursos y calendarios de recursos Calendarios Base Configuraciones predeterminadas Proyectos completados

Dado que MPX contiene toda la información necesaria para crear un proyecto completo, trabaja especialmente bien en otras aplicaciones de administración de proyectos, MPX puede incluso traducir información acerca de proyectos que no aparecen en la presentación de hoja, como la información detallada acerca de la asignación de los recursos, la información del calendario o la del resumen del proyecto. Los formatos de archivo distintos de Microsoft Project, como el formato ASCII o el formato de archivos de Microsoft Excel, convierten la información de una tarea o de una tabla de recursos de uno a otro formato de archivo y de una sola vez.

B) Apertura de un Archivo de Otra Aplicación Mediante la importación de un archivo, puede incorporar a Microsoft Project información creada con otra aplicación, de forma similar a como se abre un archivo, sin tener que volver a escribir toda la información. Por ejemplo, puede importar información acerca de los costos desde Microsoft Excel a Microsoft Project e insertarla en la presentación adecuada de Microsoft Project.

Es posible importar información de una hoja de Microsoft Excel...

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....a una programación de Microsoft Project. Con Microsoft Project para Windows 95, puede abrir archivos creados con otras aplicaciones guardados en alguno de los siguientes formatos de archivo. También es posible abrir archivos guardados mediante la utilidad de base de datos de Microsoft Project en formato Microsoft Access (.MDB). Para obtener más información acerca del uso de los archivos de Access con Microsoft Project para Windows 95, consulte el archivo BASEDATO.WRI. Para obtener más información acerca del uso del formato de archivo MPX, consulte en pantalla el archivo MPXARCH.WRI. Este archivo se puede abrir en Ayuda. En el menú Ayuda, elija Temas de Ayuda de Microsoft Project y, después, seleccione la ficha Contenido. En la ventana de Ayuda, haga clic en Información de referencia, haga clic en Información técnica y, a continuación, haga clic en Usar formato de archivo MPX.

C) Guardar un Archivo de Proyecto con un Formato de Archivo Diferente Mediante la Exportación de un archivo de Microsoft Project, puede usar la información acerca del proyecto se su programación en otras aplicaciones, sin tener que volver a escribirla. Dependiendo del formato de archivo que especifique, esta información podrá ser leída en otras aplicaciones de administración de proyectos que usen diferentes tipos de información, como hojas de cálculo, procesadores de texto o programas de bases de datos.

Es posible exportar información de una programación de Microsoft Project...

...a una hoja de Microsoft Excel. Si desea incluir información de una programación de Microsoft Project en un documento diferente, como una hoja de cálculo o una base de datos, puede exportar una copia del archivo de proyecto en un formato de archivo. distinto de Microsoft Project. Los formatos distintos de Microsoft Project usan tablas para transferir la información entre aplicaciones. Cuando use formatos de este tipo, deberá preparar primero una tabla de recursos o tareas que contenga la información específica que desee exportar. Página 19

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Si selecciona un formato de archivo para una aplicación que use números en sus cálculos, como una hoja de cálculo o una base de dato, los campos numéricos se cambiarán a las unidades predeterminadas y se exportarán sin las abreviaturas de las unidades temporales. De esta forma, el análisis numérico de los números podrá ser llevado a cabo en la aplicación de destino.

D) Conversión de Archivos Si tiene archivos que hayan sido creados con versiones anteriores de Microsoft Project, puede convertirlos a la versión 4.1 y 4.0. Si desea transferir archivos de la versión 4.1 y 4.0 de Microsoft Project, puede convertirlos a una versión anterior. También podrá: • • • •

Convertir un archivo de la versión 4.1 o 4.0 de Microsoft Project a la versión 3.0 Convertir un archivo de presentación o un archivo de calendario de la versión 3.0 de Microsoft Project a un nuevo archivo de proyecto de la versión 4.1 o 4.0. Convertir archivos de proyectos entre las versiones 1.0 de Microsoft Project y la versión 4.1 para Windows 95 o 4.0 para Windows 3.11. Convertir un archivo de Microsoft Project para MS-DOS a un archivo de Microsoft Project para Windows 95 o Microsoft Project para Windows 3.11

Puede abrir automáticamente archivos de Microsoft Project creados en la versión 3.0 en la versión 4.1 o 4.0, sin necesidad de llevar a cabo ningún proceso de conversión especial.

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CAPITULO Copia y Desplazamiento

A) Conceptos Básicos Con Microsoft Project, podrá: • •

Copiar y desplazar información entre los campos, filas y columnas. Copiar información entre diferentes aplicaciones.

Es posible copiar o desplazar varios campos, filas o columnas adyacentes, en grupo. Copiar es una forma rápida y fácil de introducir información en una presentación de hoja de Microsoft Project. Dado que es posible que varias tareas y recursos tengan un contenido similar, su copia puede agilizar el proceso de introducir información en la programación. En lugar de tener que volver a escribir entradas semejantes, copie la información y edítela a continuación como sea necesario.

Es posible copiar Información

... y pegarla en otras ubicaciones de la programación.

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De manera similar, el desplazamiento es un método fácil de transferir información de una posición a otra. La finalidad de desplazar una tarea puede ser, por ejemplo, corregir la secuencia de las tareas o desplazar una asignación de recursos de una tarea a otra.

Es posible copiar información...

...y pegarla en otra ubicación de la programación. En cualquier presentación de hoja es posible copiar o desplazar la información acerca de las tareas o los recursos introducida en los campos, filas o columnas. A continuación, puede pegar esa información en otros campos, filas o columnas dentro de la misma presentación de hoja o en otra diferente. También es posible pegar la información en otros archivos de Microsoft Project o en otras aplicaciones, como Microsoft Excel o Microsoft Word. Existen dos métodos para copiar y desplazar información de Microsoft Project. Uno de los métodos usa el mouse para arrastrar y colocar la información; el otro usa comandos. Con cualquiera de estos métodos, puede copiar, desplazar y pegar la información de una posición a otra. Es posible copiar o desplazar varios campos, filas o columnas de información de recursos o tareas. La información seleccionada puede copiarse o desplazarse dentro de la presentación de hoja o entre presentaciones de hoja en un archivo del proyecto. También es posible mover o copiar información entre diferentes archivos del proyecto. Si pega campos o columnas en una nueva posición, la información se situará en el área seleccionada, remplazando cualquier información existente. Si pega una fila entera, ésta se insertará entre las filas existentes. Es posible desplazar o copiar múltiples campos, filas o columnas adyacentes, en grupo. También es posible copiar o rellenar el contenido de un campo seleccionado en un cierto número de campos bajo él. Es posible utilizar el mouse para arrastrar la información en los campos, filas o c0olumnas de una posición a otra. Arrastrar proporciona el mismo resultado que copiar o desplazar y pegar con los comandos.

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No es posible reordenar en columnas usando el método de edición de arrastrar y colocar ni con los botones Cortar, Copiar y Pegar de la barra de herramientas Estándar. Para reordenar las columnas, debe definir una nueva tabla o usar el comando Insertar Columna de menú Insertar. A continuación arrastre o copie y pegue el contenido de una columna existente en la nueva columna.

B) Copia y Desplazamiento de Campos, Filas y Columnas Es posible copiar o desplazar un campo individual o un grupo de campos en cualquier presentación de hoja de Microsoft Project. Los múltiples campos seleccionados deben ser adyacentes. A continuación es posible pegar la información en otra posición de la misma presentación de hoja, en una presentación de hoja diferente o en otros archivos de Microsoft Project. Si pega la información en los campos existentes que haya seleccionado, Microsoft Project reemplazará toda la información que hubiera en esos campos. No es posible insertar nuevos campos cuando se pega. En los campos que contienen valores, es posible pegar solamente aquellos campos que acepten valores introducidos o predeterminados. No es posible pegar en aquellos campos que contengan valores calculados, tales como los campos calculados de una tabla de costos. Pegar es lo mismo que escribir la información en una tabla y, por consiguiente, otros campos de la tabla pueden cambiar. Si pega el nombre de una tarea, Microsoft Project creará una nueva tarea con ese nombre y la rellenará con valores predeterminados. Pegar una fecha en un campo de fecha es igual que escribir una fecha en el campo y puede constituir una delimitación para la tarea. Es posible desplazar los campos de información entre las presentaciones de recursos y las de las tareas, siempre que el tipo de información de los campos copiados coincida con el tipo de información de los campos en los cuales se va a pegar. Se puede pegar texto en los campos de texto, valores en los campos de valores, fechas en los campos de fechas y así sucesivamente.

1) Si copia o desplaza campos a otro archivo del proyecto, organice las ventanas de forma que tanto la posición de origen como la de destino sean, al menos parcialmente, visibles en pantalla.

Si va a copiar o desplazar campos a otra tabla del mismo archivo del proyecto, resultará más sencillo si utiliza los botones Cortar, Copiar y Pegar de la barra de herramientas Estándar. 2) Seleccione los campos adyacentes que desee copiar o desplazar. 3) Señale al borde de la selección hasta que el puntero se convierta en una flecha. 4) Arrastre la selección a la nueva posición. Si arrastra dentro de la misma presentación, la ventana se desplazará si fuera necesario. Si arrastra entre dos ventanas, la selección se copiará automáticamente. En Microsoft Project para Windows, si desea copiar (en lugar de desplazar) una selección dentro del mismo archivo del proyecto, mantenga presionada la tecla CTRL mientras arrastra.

Para copiar o desplazar campos usando los comandos del menú contextual, seleccione la información. En Microsoft Project para Windows, haga clic en el botón secundario del mouse (ratón), y elija Cortar o Copiar en el menú contextual. A continuación, seleccione el campo en el que desee pegar la información, haga clic en el botón secundario del mouse y elija Pegar. Página 23

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Si prefiere no utilizar el método de arrastrar y colocar, es posible desactivarlo. En el menú Herramientas, elija Opciones y, a continuación, seleccione la ficha Edición. Desactive la casilla de verificación Permitir arrastrar y colocar. •

Copia de la Información de un Campo a Múltiples Campos

Es posible copiar o rellenar el contenido de un campo seleccionado en los campos que estén directamente bajo él con un solo comando. Por ejemplo, es posible copiar la información acerca de los costos de un campo y rellenar con ella un cierto número de campos de recursos seleccionados a los que aplique dicha información. Para rellenar múltiples campos, la información que desee copiar debe estar en la fila superior de la selección.

Sólo es posible rellenar o pegar en aquellos campos que acepten entradas o valores predeterminados. No es posible rellenar con información aquellos campos que contengan valores calculados, tales como los valores calculados de la tabla de costos. Pegar es lo mismo que escribir información en una tabla, y por consiguiente, otros campos de la tabla pueden cambiar. Es posible rellenar campos no adyacentes con la información copiada. Cada campo que seleccione se rellenará con la información de la fila superior del primer rango seleccionado.

1) Seleccione el campo o el rango de campos (incluso la fila entera) que desee copiar, y todos los campos por debajo de él que desee rellenar con la misma información. El campo que desee copiar debe estar en la fila superior de la selección. En Microsoft Project, es posible seleccionar campos no adyacentes manteniendo presionada la tecla CTRL mientras los selecciona. 2) En el menú Edición, elija Llenar hacia abajo. Página 24

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Es posible eliminar la información con la que se ha rellenado inmediatamente después de hacerlo, eligiendo el comando Deshacer Llenar hacia abajo del menú Edición. •

Copia o Desplazamiento de una Fila

Si copia y pega filas enteras de información entre dos presentaciones de hoja, estas presentaciones de hoja no necesitan tener las mismas columnas, pero deben ser del mismo tipo. Sólo es posible pegar la información acerca de los recursos en una presentación de hoja con una tabla de recursos aplicada y, sólo pegar información acerca de las tareas en una presentación de hoja con una tabla de tareas aplicada. Si pega una tarea o inserta nuevas tareas entre una serie de tareas con relaciones fin a comienzo, las relaciones entre tareas se restablecerán automáticamente.

Orden de tareas y relaciones entre tareas

Las relaciones entre tareas se ajustan Automáticamente cuando se desplaza una tarea. Con las filas se copia o desplaza también la siguiente información: • • • • •

Las subtareas de las tareas de resumen de las filas seleccionadas, sean o no visibles dichas tareas. Las notas adjuntas a las tareas de la filas seleccionadas. Los objetos vinculados o los objetos incrustados adjuntos a las tareas de las filas seleccionadas. La información acerca del subproyecto asociada con las tareas de las filas seleccionadas. Las relaciones predecesora y sucesora entre las tareas de las filas seleccionadas.

1) Si copia o desplaza filas a otro archivo del proyecto, organice las ventanas de forma que tanto la posición de origen como la de destino sean, al menos parcialmente, visibles en la pantalla. 2) Seleccione las filas adyacentes que desee copiar o desplazar presionando MAYÚSCULAS y haga clic en el Nº de tarea o en el Nº de recurso de las filas. 3) Señale el Nº de tarea o el Nº de recurso, o el borde de selección hasta que el puntero se convierta en una flecha. 4) Arrastre la selección hasta la primera fila en la que desee situarla. Página 25

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Si arrastra más allá de lo que muestran las filas en el mismo archivo del proyecto, la presentación se desplazará. Si arrastra entre dos ventanas, la selección se copiará automáticamente. En Microsoft Project para Windows, si desea copiar (en lugar de desplazar), una selección dentro del mismo archivo del proyecto, mantenga presionada la tecla CTRL mientras arrastra.

Para copiar o desplazar filas usando los comandos del menú contextual, seleccione la información. En Microsoft Project para Windows, haga clic en el botón secundario del mouse (ratón), y elija Cortar o Copiar en el menú contextual. Después, seleccione la fila en la que desee pegar la información, haga clic en el botón secundario del mouse y elija Pegar. ¿Cuál es el Problema? No deseo desplazar las relaciones de tareas cuando copio o desplazo filas Si copia o desplaza filas en Microsoft Project, la acción predeterminada es la de cambiar y restablecer el orden secuencial de las relaciones entre tareas. Para que esto ocurra, deberán coincidir todos los criterios siguientes: • Que las tareas sean parte de una serie de tareas vinculadas consecutivamente. • Que las relaciones entre tareas sean de tipo fin a comienzo. • Que la casilla de verificación Vincular automáticamente las tareas insertadas o desplazadas esté activada en la ficha Programación del cuadro de diálogo Opciones. No obstante, es posible mantener las relaciones entre tareas entre cualquier tarea predecesora y sucesora, independientemente de la posición a la que se desplace la tarea. Para hacer esto, debe aplicar, al menos, uno de los siguientes criterios: • • •

Que la tarea no esté siendo desplazada desde o pegada en una serie de tareas vinculadas consecutivamente. Que la tarea que está siendo desplazada contenga relaciones entre tareas distintas de la de fin a comienzo. Que la casilla de verificación Vincular automáticamente las tareas insertadas o desplazadas no esté activada en la ficha Programación del cuadro de diálogo Opciones.

De manera predeterminada, la casilla de verificación Vincular automáticamente las tareas insertadas o desplazadas está activada. •

Copia o Desplazamiento de una Columna Es posible copiar o desplazar varios campos, filas o columnas de información de recursos o tareas. La información seleccionada puede copiarse o desplazarse dentro de la presentación de hoja o entre presentaciones de hoja en un archivo del proyecto. También es posible mover o copiar información entre diferentes archivos del proyecto. Si pega campos o columnas en una nueva posición, la información se situará en el área seleccionada, reemplazando cualquier información existente. Si pega una fila entera, ésta se insertará entre las filas existentes. Es posible desplazar o copiar múltiples campos, filas o columnas adyacentes, en grupo. También es posible copiar o rellenar el contenido de un campo seleccionado en un cierto número de campos bajo él. Es posible utilizar el mouse para arrastrar la información en los campos, filas o columnas de una posición a otra. Arrastrar proporciona el mismo resultado que copiar o desplazar, y pegar con los comandos.

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Si desea agregar columnas a la tabla, use el comando Insertar Columnas del menú Insertar. Si desea cambiar la definición de la columna, haga doble clic en el título de ésta. Si desea cambiar la definición de la tabla, por ejemplo, agregar nuevas columnas o eliminar columnas existentes, elija Tabla en el menú Ver y, a continuación, elija Más Tablas. Seleccione la tabla que desee cambiar y elija el botón Editar. Si desplaza una columna de información, Microsoft Project borrará los valores de algunos campos, pero los remplazará por otros valores calculados o predeterminados, si pueden aplicarse.

No es posible reordenar las columnas usando el método de edición de arrastrar y colocar ni con los botones Cortar, Copiar y Pegar. Para reordenar las columnas, debe definir una nueva tabla o usar el comando Insertar columna del menú Insertar. A continuación, arrastre o copie y pegue el contenido de una columna existente en la nueva columna.

1) Si necesita definir una nueva columna en la que pegar la información de la columna, elija Insertar Columna en el menú Insertar. 2) En el cuadro Nombre de Campo, seleccione un campo que sea compatible con el tipo de información que vaya a pegar, que puede ser texto, de fecha, de número, etcétera. A continuación, elija Aceptar. 3) Si copia o desplaza columnas a otro archivo del proyecto, organice las ventanas de forma que tanto la posición de origen como la de destino, sean al menos parcialmente visibles en la pantalla. 4) Haga clic en el título de la columna para seleccionar la columna que desee copiar. 5) Señale al borde de selección hasta que el puntero se convierta en una flecha. 6) Arrastre la sección hasta la columna de destino dentro de la misma presentación de hoja o un archivo del proyecto separado. Si arrastra más allá de las columnas mostradas en el archivo del proyecto, la presentación se desplazará. Si desea desplazar (en vez de copiar) la sección en el mismo archivo del proyecto, mantenga presionada la tecla CTRL mientras arrastra.

C) Copia de Información de otras Aplicaciones Además de copiar información entre diferentes presentaciones de hoja y archivos del proyecto de Microsoft Project, es posible copiar texto o información gráfica entre Microsoft Project y otras aplicaciones. Es posible copiar información de otra aplicación en Microsoft Project. La información que se importa a Microsoft Project se puede colocar bien en una área gráfica o bien en una presentación de hoja. Si se copia y pega la información de otra aplicación en una área gráfica, se convertirá en una imagen estática. Las áreas gráficas de Microsoft Project son: • • •

Diagrama de barras de Gantt Cuadro de objetos del Formulario de tareas Cuadro de objetos del Formulario de recursos

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Si se copia y pega información de texto de otra aplicación en una presentación de hoja, dicha información se comportará como si hubiera sido escrita en Microsoft Project. Las presentaciones de hoja incluidas en Microsoft Project son: • • • •

Porción de la tabla de Gantt Hoja de tareas Hoja de recursos Porción de la tabla de presentación Uso de recursos

La copia y el pegado son diferentes de la vinculación y la incrustación proporcionados por la Vinculación e incrustación de objetos (OLE). Cuando se copia y pega la información entre aplicaciones, no existe ningún vínculo con la información original. •

Copia de Información de Tipo Texto de otra Aplicación Si tiene información de texto de otra aplicación que desee usar en un archivo del proyecto, es posible copiarla en Microsoft Project. La información tipo texto se puede pegar en cualquier presentación de hoja, concretamente en la: Porción de la tabla del diagrama de Gantt Hoja de tareas Hoja de recursos Porción de la tabla de presentación de Uso de recursos La información pegada en el archivo del proyecto debe coincidir con el tipo de información de la tabla. De acuerdo con esto, prepare primero el archivo del proyecto para recibir la información copiada. Asegúrese de que el orden y el tipo de las columnas de la tabla coinciden con el orden y el tipo de la información pegada. De los campos que contienen valores, sólo es posible pegar en aquellos campos que acepten valores introducidos o predeterminados. No es posible pegarlos en campos que contengan valores calculados, como los valores calculados de la tabla de costos. Pegar es lo mismo que escribir información en una tabla, por consiguiente, otros campos de la tabla pueden cambiar.

Es posible copiar información de un documento de Microsoft Word...

...y pegarla en una programación de Microsoft Project. Página 28

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Si copia la información tipo texto en filas vacías, Microsoft Project considerará la información como nuevos recursos o nuevas tareas. Si copia la información en campos que ya contienen información, Microsoft Project reemplazará la información de estos campos por la información pegada.

1) Abra la aplicación de origen y determine el tamaño y el tipo de la información que desee copiar en Microsoft Project. 2) Seleccione y copie la información al Portapapeles usando el equivalente en esa aplicación del comando Copiar. 3) Abra Microsoft Project, el proyecto y la presentación de hoja en la que desee pegar dicha información. 4) Si fuera necesario, aplíquela en una tabla con columnas que coincidan con el orden y el tipo de la información copiada. 5) Si fuera necesario, inserte nuevas filas seleccionando el número de filas que va a insertar y, a continuación, en el menú Insertar, elija Insertar tarea o Insertar recurso. Las filas pegadas reemplazarán a las filas existentes. 6) Para copiar información en nuevos campos o filas, seleccione el primer campo o la primera fila vacía. O seleccione el primer campo de la primera fila vacía tras la última tarea o recurso. O bien, para reemplazar la información existente, seleccione el primer campo en el que desee copiar las filas con la nueva información. 7) Haga clic en el botón Pegar de la barra de herramientas Estándar. O elija Pegar en el menú Edición. •

Copia de una Imagen de otra Aplicación

Si tiene una imagen o cualquier otro tipo de información gráfica en otra aplicación que desee incluir en un archivo de Microsoft Project, copie la información en el Portapapeles y péguela en Microsoft Project. La información pegada en una área gráfica de Microsoft Project desde otra aplicación se convierte en una imagen estática. Las áreas gráficas de Microsoft Project son: • • •

El diagrama de barras de Gantt El cuadro de objetos del Formulario de tareas El cuadro de objetos del Formulario de recursos

Es posible copiar información de un documento de Microsoft Paint

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...y pegarla en una programación de Microsoft Project.

1) Abra la aplicación de origen y seleccione la información que desee copiar en un área gráfica de la programación. 2) Copie la información en el Portapapeles usando el equivalente en aquella aplicación del comando Copiar. 3) Abra Microsoft Project y el archivo del proyecto en el que desee pegar la información. 4) Muestre la área gráfica en la que desee pegar la imagen.

Para pegar la imagen en el diagrama de barras de Gantt, elija Diagrama de Gantt en el menú Ver. Para mostrar el cuadro Objetos, seleccione una presentación de tareas o recursos. En el menú Ventana, elija Dividir. Haga clic en la presentación de formulario de la sección inferior. En el menú Formato, elija Detalles y, a continuación, elija Objetos. 5) En el menú Edición, elija Pegado Especial 6) En el cuadro Como, seleccione Imagen. 7) Elija Aceptar Si el diagrama de Gantt está activo, la imagen se pegará en el área superior izquierda visible del diagrama de barras de Gantt. Si hay activo un cuadro Objetos, el objeto se pegará en la parte superior izquierda del mismo.

D) Copia de Texto e Imágenes de Microsoft Project en otras Aplicaciones Si tiene campos de información de las tareas o de los recursos de Microsoft Project que desee pegar en otra aplicación, copie la información en el Portapapeles y péguela en la otra aplicación. Si copia información tipo texto para pegarla en otra aplicación, copie los campos de la parte de la hoja de una presentación. Si copia la información desde la presentación Uso de recursos, también puede incluir información de la parte de la escala temporal de la presentación.

Es posible copiar información de una programación de Microsoft Project...

...y pegarla en una hoja de Microsoft Excel.

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1) En Microsoft Project, muestre la presentación y aplique la tabla que contiene la información que desee copiar en la otra aplicación. 2) Seleccione los campos que desee copiar. 3) Haga clic en el botón Copiar de la barra de herramientas Estándar. O elija Copiar en el menú Edición. 4) Abra el documento de destino en el que desee pegar la información de Microsoft Project. 5) Seleccione la área en la que desee insertar los campos. 6) Pegue la información usando el equivalente en la aplicación del comando Pegar. •

Copia de una Imagen de Microsoft Project en Otra Aplicación Es posible copia la información en forma de imagen estática desde la presentación activa de Microsoft Project en el portapapeles y, a continuación, pegarla en otra aplicación. Es posible copiar la imagen de la presentación completa o seleccionar y copiar una parte de la misma.

...y pegarla en un documento de Microsoft Word Es posible copiar y pegar presentaciones completas de Microsoft Project o información acerca de las presentaciones seleccionada, en cualquier aplicación capaz de mostrar información gráfica en forma de imagen. Aunque no sea posible copiar y pegar información seleccionada desde el diagrama PERT de tareas ni desde los formularios de tareas o los formularios de recursos, puede hacerlo desde cualquier otra presentación.

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1) En Microsoft Project, seleccione la información que desee copiar. 2) Haga clic en el botón Copiar de la barra de herramientas Estándar. 3) Si desea copiar la información seleccionada tal y como será impresa, seleccione el botón de opción Para impresora y, a continuación, elija Aceptar. La manera predeterminada es copiar la información para que aparezca en pantalla. 4) Cambie al documento de destino en el que desee pegar la información de Microsoft Project. 5) Pegue la información usando el equivalente del comando Pegar en la aplicación destino. Copiar una Imagen Estática en otra Aplicación 1) En Microsoft Project, seleccione la información que desee copiar. 2) Haga clic en el botón de copiar de la barra de herramientas Estándar. O elija Copiar en el menú Edición. 3) Cambie al documento de destino en el que desee pegar la información de Microsoft Project. 4) Pegue la información usando el equivalente del comando Pegado Especial en la aplicación de destino.

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CAPITULO Objetos Vinculados e Incrustados

A) Conceptos Básicos Existen diversos métodos para intercambiar información entre Microsoft Project y diferentes aplicaciones y documentos. Podrá, por ejemplo: • • •

Vincular o incrustar información en forma de objeto desde otra aplicación en Microsoft Project, o bien desde Microsoft Project a otra aplicación. Editar la información vinculada o incrustada, cambiando su contenido. Manipular el objeto vinculado o incrustado de diversas maneras, por ejemplo incluyendo el objeto en un informe impreso; desplazando o copiando el objeto; convirtiendo el objeto en un objeto de tipo diferente.

Es posible vincular información con cualquier información que acepte vinculación e incrustación de objetos (OLE) o intercambio dinámico de datos (DDE). Un objeto es un conjunto de información que suele estar generado por otra aplicación, denominada aplicación servidora, que se presenta en la aplicación contenedora. El objeto puede aparecer representado en la pantalla en forma de texto, de gráfico o de icono. Al vincular un objeto, la información que aparece en el documento contenedor reside en realidad en el documento servidor separado. Cada vez que la información en el documento servidor cambia, la información vinculada en el documento contenedor refleja dichos cambios de acuerdo con las opciones de actualización que se hayan seleccionado. Por el otra parte, al incrustar un objeto la información del objeto existe sólo en el documento contenedor de Microsoft Project; es decir, no es un documento separado al que se pueda tener acceso de manera independiente. Este objeto sólo puede activarse y editarse abriendo la aplicación servidora desde dentro del archivo de Microsoft Project en el que dicho objeto existe. Ejemplo: Uso de objetos incrustados y vinculados Los cambios que se efectúan en un objeto incrustado no cambian en ningún documento servidor original del cual pueda haberse copiado el objeto. De la misma manera, los cambios efectuados en el documento servidor no se reflejan en el objeto incrustado, ya que no existe ningún vínculo entre ellos. Es posible incluir objetos vinculados o incrustados casi en cualquier lugar de la programación. La presentación resultante del objeto dependerá de: • • • •

El tipo de información y la aplicación servidora. La manera en que el objeto haya sido copiado o generado en la aplicación servidora. La manera en que el objeto haya sido pegado en Microsoft Project. En qué presentación de Microsoft Project ha sido incluido el objeto.

En Microsoft Project, un objeto se representa gráficamente (teniendo el aspecto de una imagen de la aplicación servidora) en el caso de ser insertado en cualquiera de las siguientes áreas gráficas: •

Un diagrama de barras de Gantt. Página 33

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• •

El cuadro Objetos en el formulario de tareas El cuadro Objetos en el formulario de recursos

Al vincularlo a una presentación de hoja, un objeto puede representarse textualmente; es decir, con el mismo aspecto y comportamiento que si el propio usuario hubiera escrito al información en la programación.

B) Vinculación e Incrustación de Objetos en y desde Microsoft Project Es posible trasladar a Microsoft Project información creada en otras aplicaciones incluyéndola como un objeto vinculado o incrustado en el archivo del proyecto, el documento contenedor. Podrá entonces: • • • •

Vincular, o incrustar, un objeto de otra aplicación en un área gráfica de Microsoft Project. Vincular un objeto desde otra aplicación a una presentación de hoja de Microsoft Project. Insertar un documento entero creado en otra aplicación en un archivo de Microsoft, en forma de objeto vinculado o incrustado. Crear un nuevo objeto e incrustarlo en un archivo de Microsoft Project.

Algunos campos son calculados por Microsoft Project y, así como no podrá escribir información dentro de los mismos, tampoco podrá copiar ningún objeto en ellos. Si la selección en la que esté copiando incluye campos calculados, en esos campos no podrá copiarse ninguna información. El tipo de información que se vincule a un archivo de proyecto deberá corresponder al tipo de información de la presentación que acepte al objeto. Por consiguiente, prepare primero la programación para que coincida con la información vinculada y, a continuación, copie y vincule la información. Un objeto puede estar representado en forma de imagen si se lo incluye en un área gráfica de Microsoft Project: • • •

Un diagrama de barras de Gantt El cuadro Objetos en el formulario de tareas El cuadro Objetos en el formulario de recursos Objeto en el diagrama de barras de Gantt

Objetos en el cuadro Objetos del formulario de tareas

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Un objeto puede estar representado en forma de texto si se lo incluye en una presentación de hoja de Microsoft Project: • • • •

Una tabla de Gantt Una hoja de tareas Una hoja de recursos Tabla en la presentación Uso de recursos

Objeto en la tabla de Gantt u hoja de presentación de tareas

Objeto en la Hoja de Recursos

Objeto en la presentación Uso de Recursos

Es posible vincular información de texto con otra aplicación si ésta acepta la vinculación e incrustación de objetos (OLE) o el intercambio dinámico de datos (DDE). •

Vinculación e Incrustación de Objetos desde Microsoft Project

Es posible incluir información creada en Microsoft Project dentro de otra aplicación, copiándola en forma de objeto vinculado o incrustado desde el archivo del proyecto al documento contenedor. Utilizando objetos será posible: Copiar información seleccionada de Microsoft Project, o incluso una presentación entera, y pegarla en forma de objeto en el documento contenedor. Vincular información entre archivos del proyecto o entre diferentes áreas dentro de un archivo del proyecto. Arrastrar información de Microsoft Project en forma de objeto hasta la aplicación contenedora.

D) Manipulación de Objetos Una vez que haya incluido un objeto en el archivo de proyecto, será posible manipularlo de diversos modos. Podrá, por ejemplo: • • •

Imprimir un informe que incluya un objeto de un cuadro Objetos. Buscar un objeto en un área gráfica. Copiar y desplazar un objeto dentro del archivo de proyecto. Página 35

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• •

Convertir el tipo de objeto. Cancelar el vínculo entre un objeto vinculado y su documento servidor.

E) Edición de Objetos Una vez que haya incluido un objeto en el archivo de proyecto, tendrá posibilidad de: • • •

Editar el contenido del objeto. Actualizar un objeto vinculado. Eliminar el objeto.

La edición de objetos incrustados no tiene efecto alguno sobre el documento servidor original desde el que fue copiado. De igual modo, los cambios efectuados en el documento servidor original no se reflejarán en el objeto incrustado en Microsoft Project.

Un diagrama de Microsoft Excel incrustado en Microsoft Project

Puede abrirse y editarse sin cambiar el documento servidor original de Microsoft Excel. Por otra parte, si se edita un objeto vinculado se cambiará el documento servidor original, así como el objeto vinculado en la aplicación contenedora. Página 36

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Un objeto vinculado de Microsoft Excel en Microsoft Project...

...puede abrirse y editarse en Microsoft Excel . Los cambios se mostraran tanto en la aplicación servidora como en la aplicación contenedora. Si desea editar un objeto vinculado en una presentación de hoja, deberá editar la información desde la aplicación servidora, o bien cancelar el vínculo y, a continuación, editar la información, que ya no será un objeto vinculado, en el archivo del proyecto. • •

Para mantener el vínculo, edite la información desde dentro de la aplicación servidora. De esta manera, la aplicación contenedora aceptará las actualizaciones en la información vinculada según las opciones de actualización correspondientes. Al cancelar el vínculo se eliminará la relación servidor-contenedor, aunque la información se mantendrá intacta. A partir de ese momento podrá efectuar cualquier tipo de cambios en el contenido.

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CAPITULO Automatización de Trabajo

A) Conceptos Básicos Trabajando con Microsoft Project, observará que es posible realizar determinadas tareas de manera rutinaria. Por ejemplo, con frecuencia podrá dar formato a las programaciones de acuerdo con directrices de estilo especificas, o bien imprimir varios informes predefinidos, repitiendo tareas que requieren la ejecución de una serie de acciones. Podrá ahorrar tiempo y esfuerzo automatizando las tareas repetitivas con una macro. Para comenzar a trabajar con macros en necesario aprender a: • •

Crear y Ejecutar una macro para automatizar una secuencia de tareas y agilizar el trabajo. Integrar una macro con Microsoft Project para que funcione como un comando incorporado.

B) Trabajo con Macros Automatizando las tareas comunes con macros podrá mejorar la eficacia general de trabajo. Toda tarea que se repita periódicamente es buena candidata para una macro. Algunas de las tareas cotidianas que pueden automatizarse con macros son: • • • •

Apertura de un Proyecto Edición de un campo Dar formato a una programación Impresión de un informe

Para crear una macro, es necesario grabar una serie de acciones en Microsoft Project. El proceso de grabación de acciones en Microsoft Project es similar a grabar sonidos con una grabadora. Así como este aparato graba sonidos en una cinta, Microsoft Project graba las acciones en una macro. Más tarde podrá ejecutar la macro, dando instrucciones a Microsoft Project para que se reproduzca las acciones que fueran grabadas. La información que Microsoft Project almacena en una macro es un código de Visual Basic. Si está familiarizado con la programación de computadoras quizá desee perfeccionar este código con Visual Basic para aplicaciones. También se puede crear directamente una macro utilizando Visual Basic para aplicaciones.

C) Creación y Eliminación de una Macro Con Microsoft Project es posible crear una macro grabando una serie de acciones. Al describir una macro, asegúrese de que la descripción incluya detalles acerca de cualquier requisito previo necesario para su ejecución. Por ejemplo, la descripción puede ayudar a recordar que debe elegir una presentación, seleccionar un campo o ejecutar otras acciones necesarias antes de ejecutar la macro. Si ya no utiliza una macro podrá eliminarla. Al eliminar una macro: • •

Permitirá que su tecla de método abreviado quede disponible para asignarla a otra macro. Reducirá el número de macros en el cuadro de diálogo Macros, facilitando la búsqueda de macros que se utilicen con frecuencia. Página 38

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Para crear una macro, es necesario grabar una serie de acciones en Microsoft Project. El proceso de grabación de acciones es similar a grabar sonidos con una grabadora. Así como este aparato graba sonidos en una cinta, Microsoft Project graba las acciones en una macro.

...es como grabar sonidos en una grabadora

Grabar una Macro...

Más tarde podrá ejecutar la macro, dando instrucciones a Microsoft Project para que reproduzca las acciones que fueran grabadas

Es como reproducir sonidos en una grabadora

Ejecutar Macro...

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La información que Microsoft Project almacena en una macro es un código de Visual Basic. Si está familiarizado con la programación de computadoras quizá desee perfeccionar este código con Visual Basic Para Aplicaciones. También se puede crear directamente una macro utilizando Visual Basic para aplicaciones.

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Crear Macro 1) Haga clic en el botón Grabar macro de la barra de herramientas de Visual Basic. O bien, elija Grabar macro en el menú Herramientas. 2) En el cuadro Nombre de macro:, escriba un nombre para la macro. El nombre de una macro puede contener letras, números y subrayados. Debe comenzar con una letra o un subrayado, pero no puede contener espacios ni signos de puntuación. 3) En el cuadro Descripción:, escriba la descripción de la macro.

Si tiene previsto grabar acciones que impliquen la selección de campos en una hoja de tareas o de recursos, quizá desee configurar referencias predeterminadas para la macro. Elija el botón "Opciones" y, a continuación, seleccione las opciones de referencias absolutas y relativas de su preferencia en Referencias de fila y Referencias de columna. 4) Elija Aceptar. 5) Ejecute las acciones que desee grabar. Las acciones pueden incluir elegir comandos y seleccionar texto. 6) Al terminar de grabar acciones, haga clic en el botón Detener grabación de la barra de herramientas de Visual Basic. O bien, elija Detener grabación en el menú Herramientas. •

Eliminar una Macro 1) En el menú Herramientas, elija Macros. 2) En el cuadro Nombre de macro:, seleccione la macro que desee eliminar. 3) Elija el botón Eliminar.

D) Ejecución e Interrupción de una Macro Al ejecutar una macro, Microsoft Project efectuará automáticamente las acciones almacenadas en dicha macro. Podrá ejecutar una macro que haya creado para suplir necesidades específicas o alguna de las que proporciona Microsoft Project para automatizar tareas comunes.

Para obtener más información acerca de las macros que proporciona Microsoft Project, vea el archivo en pantalla MUESTRAS.WRI. Si ejecuta una macro por error, o bien si una macro efectúa acciones no previstas, es muy fácil interrumpir la macro. Página 40

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Ejecutar Macro 1) Haga clic en el botón Ejecutar macro de la barra de herramientas de Visual Basic. O bien, elija Macros en el menú Herramientas. 2) En el cuadro Nombre de macro:, seleccione la macro que desee ejecutar. 3) Elija el botón Ejecutar.

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Interunpir Macro 1) Presione ESC. 2) Elija el botón Detener.

E) Asignación y Anulación de Teclas de Método Abreviado de una Macro Uno de los métodos más eficaces para ejecutar una macro es utilizando las teclas de método abreviado. Se pueden asignar teclas de método abreviado a una macro que se desee ejecutar rápidamente, especialmente si dicha macro no está asignada a un botón de la barra de herramientas. Microsoft Project limita el número de teclas de método abreviado que pueden asignarse a las macros. En consecuencia, cuando haya utilizado todas las combinaciones posibles de teclas de método abreviado, quizá desee anular las teclas de método abreviado de las macros que menos utilice. Las teclas de método abreviado que anule quedarán inmediatamente disponibles para ser asignadas a otras macros.

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Asignación de Método Abreviado 1) En el menú Herramientas, elija Macros. 2) En el cuadro Nombre de macro:, seleccione la macro a la que desee asignar teclas de método abreviado de la lista. 3) Elija el botón Opciones. 4) Seleccione una letra para el método abreviado. Escriba una letra en el cuadro Ctrl+. 5) Elija Aceptar. 6) Elija el botón Cerrar.

Algunos comandos utilizan teclas de método abreviado incorporadas. Por ejemplo, para crear un nuevo proyecto podrá presionar CTRL+U. Por consiguiente, no es posible asignar estas teclas de método abreviado a una macro.

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Anulación de Método Abreviado 1) En el menú Herramientas, elija Macros. 2) En el cuadro Nombre de macro:, seleccione una macro. 3) Elija el botón Opciones. 4) En Asignar a, desactive el cuadro Método abreviado. 5) Elija Aceptar. 6) Elija el botón Cerrar.

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Simbolo

Significado Procedimiento

Nota

Sugerencia

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