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INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COSTA RICA E S C U E L A

D E

I N G E N I E R Í A

E N

C O N S T R U C C I Ó N

PRO GR A MAC IÓ N D E PROY E C TO S TEORÍA Y PRÁCTICAS INTRODUCCIÓN AL MS-PROJECT 2007

CURSO BASICO

Ing. Juan Carlos Coghi M. MAE, MAP

ABRIL 2009

P RO G R A M AC I Ó N D E P ROY E CT O S CON MS-PROJECT 2007 CURSO BÁSICO

Este manual ha sido elaborado con fines didácticos para la enseñanza de la Programación de Proyectos. Para ello se ha dividido el tema en tres capítulos; el primero concerniente con los conceptos introductorios y generales de la administración de proyectos; el segundo relacionado con conceptos y técnicas de programación de proyectos; y el último tema está desarrollado para introducir, hacer comprender y utilizar la herramienta de programación Microsoft Project 2007 en su nivel básico. Se advierte que los temas que aquí se han incorporado están acompañados de una explicación más detallada, con ejemplos y prácticas en las lecciones presenciales que serán parte del curso.

Ing. Juan Carlos Coghi M., Profesor Escuela de Ingeniería en Construcción Instituto Tecnológico de Costa Rica

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II

Tabla de contenido CAPÍTULO III – PROGRAMACIÓN UTILIZANDO MS-PROJECT 2007 .................................... 1 1.

Introducción. ............................................................................................................................... 1

2.

Conociendo project 2007 .......................................................................................................... 2

3.

Creando o abriendo un archivo................................................................................................ 3

4.

Calendarización de un proyecto ............................................................................................... 3

5.

Definir el calendario del proyecto ............................................................................................ 4

6.

Modificar un calendario base .................................................................................................... 5

7.

Crear un calendario nuevo ........................................................................................................ 7

8.

Aplicar un calendario base al proyecto.................................................................................... 8

9.

Agregar tareas al proyecto ......................................................................................................... 9 9.1 Agregar o modificar columnas .................................................................................................... 10 9.2 Insertar o eliminar tareas ............................................................................................................ 11 9.3 Crear subtareas........................................................................................................................... 11 9.4 Crear un hito o punto de control .................................................................................................. 12 9.5 Crear una nueva tarea repetitiva ................................................................................................. 12 9.6 Tarea de resumen del proyecto ...................................................................................................... 13 Práctica 1 ........................................................................................................................................... 14

10.

Definir la duración de las tareas ............................................................................................. 16 10.1 Cambiar unidad predeterminada de las duraciones de un proyecto .............................................. 17 10.2 Insertar duraciones en una tarea ................................................................................................ 18 10.3 Duraciones transcurridas........................................................................................................... 19 10.4 Combinación de duraciones usando minutos, horas, días, semanas y meses ................................. 19 Práctica 2 ........................................................................................................................................... 21

11.

Vínculos y relaciones entre tareas .......................................................................................... 23 11.1 Relación Fin – Comienzo ......................................................................................................... 23 11.2 Relación Fin – Fin................................................................................................................... 24 11.3 Comienzo a Comienzo .............................................................................................................. 24 11.4 Comienzo a Fin........................................................................................................................ 24 11.5 Establecimiento de las relaciones en Project ................................................................................ 25 11.6 Posposición de tiempos en tareas ................................................................................................ 26

12.

Delimitaciones en las tareas .................................................................................................... 27 12.1 Establecer las fechas de comienzo y de fin para una tarea ........................................................... 28 12.2 Establecer una fecha límite para una tarea ................................................................................ 29 12.3 Ruta y tareas críticas de un proyecto .......................................................................................... 30

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12.4 Resaltar la ruta crítica en su plan de proyecto ............................................................................ 31 12.5 Mostrar únicamente la ruta crítica............................................................................................. 31 12.6 División de tareas ..................................................................................................................... 33 Práctica 3 ........................................................................................................................................... 33 13.

Agregar recursos a un proyecto .............................................................................................. 35 13.1 Agregar recursos que no son de la empresa. ................................................................................ 36 13.2 Agregar recursos a una tarea ..................................................................................................... 38 13.3 Establecimiento de las unidades de recursos a una tarea ............................................................. 40 13.4 Programación condicionada por el esfuerzo ................................................................................. 41 13.5 Programación NO condicionada por el esfuerzo ......................................................................... 41 13.6 Manejo y verificación de los recursos ........................................................................................... 43 13.7 Utilización de las horas extra. .................................................................................................. 47 13.8 Nivelación de los recursos de forma automática. ......................................................................... 48

BIBLIOGRAFÍAS .......................................................................................................................................... 59

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CAPÍTULO III – PROGRAMACIÓN UTILIZANDO MS-P ROJECT 2007

1. INTRODUCCIÓN. Como se ha mencionado en otros capítulos de este manual, el objetivo primordial es dar a conocer aspectos básicos para comprender y utilizar el MS-Project 2007 para crear y dar seguimiento a proyectos de todo tipo. Este programa es una sólida herramienta de administración de proyectos con la dosis adecuada de funcionalidad, potencialidad y flexibilidad, provocando mayor eficacia y eficiencia. Algunas razones para utilizar este programa son: 

Administrar y comprender de forma eficaz las programaciones de proyectos estableciendo expectativas realistas con los equipos de proyectos, la administración y los clientes, para elaborar programaciones, asignar recursos y administrar presupuestos.



Obtener productividad al instante por su relativa facilidad de utilización al contar con guías, ayudas, etiquetas inteligentes y asistentes.



Coordinar la información existente integrándose fácilmente con otros programas de Microsoft Office como por ejemplo convirtiendo listas de tareas y presupuestos realizados en Excel, y enterando a los equipos de trabajo sobre los planes mediante el Outlook.



Crear diagramas y gráficos para informes que también pueden convertirse en plantillas para diagramas de Visio y gráficos de Excel utilizando los datos de Project.



Comunicación efectiva de la información en diversos formatos dependiendo de las necesidades de los participantes de un proyecto. Puede aplicar formato e imprimir programaciones, copiar imágenes a Word para documentos formales, a Excel para hojas de cálculo o gráficos personalizados, o a PowerPoint para presentaciones concisas.



Obtener un mayor control de recursos mediante la asignación fácil de éstos a las tareas y ajustar sus asignaciones para resolver posibles conflictos de distribuciones. Controlar las finanzas asignando presupuestos a los proyectos y programas y mejorar las estimaciones de costos con los Recursos de costo.



Acceso rápido a la información que necesita agrupando datos de Project por campos predefinidos o por campos personalizados. Esto supondrá un ahorro de tiempo mediante la consolidación de datos, pudiendo localizar y analizar rápidamente una información determinada.



Seguimiento de proyectos en función de sus necesidades más relevantes utilizando un amplio conjunto de indicadores predefinidos o personalizados tales como porcentaje de realización, presupuesto frente a valor acumulado real. Puede realizar el seguimiento del rendimiento de un proyecto a lo largo de su duración conservando instantáneas del mismo en hasta 11 líneas de base.



Personalizar programa de acuerdo con las necesidades específicas de su proyecto. Puede modificar barras de herramientas, fórmulas, indicadores gráficos e informes.

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2. CONOCIENDO PROJECT 2007 Antes de iniciar con la creación de un proyecto, es fundamental conocer el ambiente de trabajo de MS-Project 2007. Este ambiente difiere en algunos aspectos con respecto a versiones anteriores que podrán ser fácilmente detectados por aquellos que ya han utilizado esas versiones. Para empezar, Project muestra la ventana principal compuesta por diferentes vistas y barras de herramientas de acuerdo a la figura Nº 1. Podría ser que se encuentre algunas otras barras de herramientas o vistas diferentes a lo que muestra la figura lo cual no es de asustarse. Luego aprenderá a ocultarlas o visualizarlas. Por defecto, cuando se abre Microsoft Project aparece el Diagrama de Gantt. Si esto no ocurre haga clic en Ver > Diagrama de Gantt De las primeras herramientas, usted visualizará el Panel “Guía de Proyecto” que se localiza al lado izquierdo de la ventana y cuyo propósito es ayudar a establecer los pasos para crear un proyecto. Esta guía por lo general aparecerá una vez que abra el programa o bien podrá ser visualizada utilizando la Barra de Menús > Ver > Activar Guía de Proyectos. Junto a esta guía aparecerá la barra de herramientas con el mismo nombre cuya división se compone de cuatro secciones: Tareas, Recursos, Seguimiento e Informes. Como anteriormente se dijo, la utilización de esta guía ofrecerá una ayuda que podrá utilizar el estudiante en cualquier momento pero que no es el propósito fundamental de este curso. Por ahora aprenderemos sistemáticamente a utilizar algunas herramientas básicas que nos permitirá crear un proyecto.

Barra de menús

Barra de herramientas formato

Barra de título

Barra de herramientas estándar

Barra de herramientas y Panel “Guía de Proyectos”

Barra de vistas

Tabla de entrada (Plan de Proyecto) Barra de estado

Vista Diagrama de Gantt

Figura Nº 1. Ventana principal de Project 2007

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3. CREANDO O ABRIENDO UN ARCHIVO Ahora sí, comencemos abriendo MS-Project. Usted podrá comparar su configuración con la figura Nº 1. Cierre el panel “Guía de Proyectos” utilizando el botón ocultar como en cualquier otro programa que usted a utilizado. Esto permitirá ver mayor información de las diferentes tablas y vistas del programa. Si aparece solamente la Barra de Menús o un proyecto ya iniciado, proceda de la siguiente manera:  Inicie el programa  En la Barra de Menús haga clic en el menú Archivo  Utilice la opción Nuevo

Figura Nº 2. Menú Archivo

4. CALENDARIZACIÓN DE UN PROYECTO Es fundamental en todo nuevo proyecto que se defina la calendarización del mismo. Un plan de proyecto debe de contener la información y condiciones reales o esperadas. Estos datos y condiciones se establecen en el cuadro de diálogo de la figura Nº 3. Para encontrarlo siga los siguientes pasos:

 Vaya al menú Proyecto  Haga clic en la opción Información del proyecto…

Figura Nº 3. Cuadro de diálogo: Información del proyecto...

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En el cuadro de diálogo se deberán definir las diferentes opciones de contenido necesarias para el proyecto. Estas son:  Fecha de comienzo: Dependiendo del tipo de tareas y sus relaciones, el programa automáticamente estará en posibilidades de calendarizar automáticamente hacia adelante todas las tareas calculando sus fechas de inicio y terminación considerando las fechas más tempranas de inicio. Por defecto Project utiliza la Fecha de hoy como la de comienzo. En caso de establecer otra fecha puede hacerlo utilizando el botón de calendario que aparece al lado izquierdo del cuadro de llenado.  Fecha de fin: Opcionalmente es posible establecer el día de finalización del proyecto para que Project ejecute la programación arrancando de esta fecha hacia atrás y calendarizando las fechas de inicio y fin de las tareas. Las tareas que no tienen restricciones se programarán lo más tarde posible, en lugar de hacerlo lo más pronto posible.  Programar a partir de: Permite activar alguna de las dos opciones anteriores, fecha de comienzo o fecha de fin.  Fecha de hoy: es la fecha que se ha establecido en el sistema y que utilizará Project por defecto para utilizar en la Fecha de comienzo. Esta fecha es la misma que contiene el sistema operativo de su computador. Verifique que esté bien.  Calendario: Todo proyecto tiene asociado un calendario en el cual se define las jornadas laborales y el horario. Project trae por defecto tres calendarios bases que define tres jornadas diferentes. Más adelante aprenderemos a hacer nuevos calendarios o modificarlos y también veremos que alas tareas y recursos se les puede asignar calendarios diferentes. Para iniciar utilice la fecha de comienzo del día de hoy y use el calendario estándar. Cuando haya terminado haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

5. DEFINIR EL CALENDARIO DEL PROYECTO Como se mencionó, Microsoft Project proporciona tres calendarios base. Estos calendarios son plantillas de calendario que se pueden aplicar a un conjunto de recursos, de tareas o al proyecto en general.  Estándar: está establecido de lunes a viernes, de 9:00 a.m. a 7:00 p.m. con una hora libre a medio día. Este es el calendario predeterminado que utiliza el programa para el proyecto, las tareas y los recursos.  Turno de Noche: El calendario laboral está establecido desde las 11:00 p.m. hasta las 8:00 a.m. cinco días a la semana, con una hora libre de 3:00 a 4:00 de la mañana.  24 horas: está determinado para períodos de 24 horas todos los días de la semana, sin detenerse. Para modificar cualquiera de estos calendarios según las necesidades del proyecto siga los siguientes pasos:  En la Barra de Menús haga clic en el menú Herramientas  Busque la opción Cambiar calendario laboral... y haga clic en ella  Inmediatamente aparecerá el cuadro mostrado en la figura Nº 4

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Figura Nº 4. Cuadro de diálogo: Cambiar calendario laboral...

En este momento usted debe decidir si modifica el calendario base o va a crear uno totalmente nuevo. Haga clic en el botón Opciones y verifique las jornadas de trabajo y los horarios predeterminados. Si las características no varían conforme a sus necesidades simplemente de Aceptar. En caso contrario para hacer el cambio de calendario, es recomendable saber cuáles son los días de descanso que afectan la programación y las jornadas y horas de trabajo que se van a implementar en el proyecto. Se debe tener en cuenta que el calendario del proyecto es diferente al de las tareas y los recursos. Aunque en casi todo proyecto, estos tres calendarios coinciden.

6. MODIFICAR UN CALENDARIO BASE En el desplegable del cuadro llamado Para calendario, seleccione el nombre del calendario base que desea modificar. Seleccione la tarjeta Excepciones en donde definirá los días feriados o no laborables asignándole un nombre y las fechas correspondientes en los campos “Comienzo” y “Fin”. Estas excepciones no necesariamente tienen que durar un día, usted puede escribir la duración de varios días, semanas o meses.

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Cada excepción podrá tener patrones de comportamiento de repetición y de periodo laborable. Esto se puede configurar haciendo clip en el botón de Detalles... e indicando la información de la excepción tal y como lo muestra la figura Nº 5. Para terminar haga clic en Aceptar.

Figura Nº 5. Cuadro de diálogo: Detalle de periodo de excepción.

Seleccione la tarjeta Semanas laborables para definir un horario laboral diferente al predeterminado. Especifique un nombre y defina la fecha o fechas en que regirán los nuevos horarios. Para cambiar los horarios, haga clic en Detalles y aparecerá el cuadro que se muestra en la figura Nº 6. Realice los cambios que sean necesarios en cada uno de los días tomando en cuenta las tres opciones definidas para resolver cualquier situación especial. En el siguiente cuadro escriba las características de esta semana y por último haga clic en Aceptar.

Figura Nº 6. Cuadro de diálogo: Detalle de cambios de horario.

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Usted podrá observar que cada uno de los cambios que hizo aparece resaltado con un color diferente según el tipo de información que usted haya ingresado. La figura Nº 4 es muestra de ello. Compruebe sus cambios haciendo un recorrido por su calendario he identifique con los colores a que obedecen. Esto le permitirá verificar que las consideraciones de calendarización están buenas. En el cuadro de diálogo del calendario, puede observar la convención que utiliza Project para cada caso marcando con el mouse las fechas que desea verificar.

7. CREAR UN CALENDARIO NUEVO Lo más recomendable que cada vez que vaya a crear un nuevo proyecto, establezca un calendario donde se defina los días que se van a trabajar, días que tiene un mes, horas a la semana, etc. Para esto lleve a cabo los siguientes pasos:  Desde la Barra de Menús haga clic en el menú Herramientas  Busque la opción Opciones... y haga clic en ella  Aparecerá el cuadro mostrado en la figura Nº 7 con una serie de tarjetas.  Seleccione la tarjeta Calendario  Defina las condiciones para el proyecto  Cuando haya terminado, dé clic en Aceptar.

Figura Nº 7. Cuadro de diálogo: Opciones tarjeta Calendario

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Ahora prosiga a ejecutar estos nuevos pasos:  Desde la Barra de Menús haga clic en el menú Herramientas  Busque la opción Cambiar calendario laboral..., haga clic en ella y de nuevo aparecerá el cuadro mostrado en la figura Nº 4  Oprima el botón Crear calendario  Inmediatamente visualizará el cuadro mostrado en la figura Nº 8  Escriba el nombre del nuevo calendario  Seleccione la opción Crear nuevo calendario base o active la opción hacer una copia del calendario base si desea adaptar un calendario existente  Haga clic en Aceptar  En la tarjeta Semanas laborales escriba un nombre que identifique el calendario y la duración  Haga clic en Detalles y defina las condiciones de cada día. Refiérase a la figura Nº 6.

Figura Nº 8. Cuadro de diálogo: Crea nuevo calendario base

Cuando toda la información haya sido ingresada, el calendario aparecerá con otro color diferente al que tenía inicialmente. Se debe tener cuidado de cambiar el calendario de todo el proyecto. De lo contrario cometería uno de los errores que con más frecuencia se dan al establecer los cambios solo para una sola semana.

8. APLICAR UN CALENDARIO BASE AL PROYECTO Para aplicar un calendario diferente al “estándar” y que los cambios tengan efectos para todo el proyecto, es necesario seguir los siguientes pasos:  Desde la Barra de Menús haga clic en el menú Proyecto  Busque la opción Información del proyecto..., haga clic en ella y de nuevo aparecerá el cuadro mostrado en la figura Nº 3  En el cuadro desplegable Calendario, seleccione el nombre del calendario base que se aplicará al proyecto. En este caso “Copia de Estándar”  Haga clip en Aceptar y el nuevo calendario será asignado al proyecto.

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9. AGREGAR TAREAS AL PROYECTO Como se indicó al inicio de este capítulo, por defecto aparecerá la vista del Diagrama de Gantt. En todo caso si esto no está ocurriendo, en la Barra de Menús haga clic en Ver > Diagrama de Gantt. También si fuera necesario, cierre el panel de “Guía de Proyecto” para contar con una mejor vista del Diagrama de Gantt. Se puede apreciar que a la izquierda de su monitor (Ver figura Nº 9), se encuentra un área similar a la cuadrícula de MS-Excel donde existen columnas y filas. Esta área la denominaremos “Tabla de Entrada” y se usa para incorporar la información del Plan de Proyecto. Posteriormente veremos que Project contiene diferente tablas ya predeterminadas y que también podemos diseñar las que consideremos que se ajusten a nuestras necesidades del plan de proyecto.

Figura Nº 9. Tabla de Entrada

Esta tabla contiene columnas nombradas para recibir diferente tipo de información. Estas columnas son:  La columna uno se identificada con el signo e informa sobre eventos, restricciones, estado y otros aspectos relacionados con cada una de las tareas. Esto se irá explicando conforma transcurra el aprendizaje.  La columna “Nombre de la Tarea” y como el título lo indica sirve para dar nombre a cada una de las tareas del plan de proyecto.  En la columna “Duración” se ingresar el periodo total del tiempo de trabajo activo que es necesario para completar una tarea, normalmente considerado desde el inicio hasta el fin de esa tarea. En forma predeterminada Project utiliza el día, pero puede cambiarse a minutos, horas, semanas o meses. Cuando se ingresa una tarea, automáticamente se asigna el valor de 1 día con un signo de pregunta. Esto equivale a que esta duración debe de revisarse y asignarse.  En las columnas “Comienzo” y “Fin”, aparecerán de forma automática las fechas relacionadas con cada tarea desde el momento en que deben de iniciarse hasta el momento que deben de finalizar. Estas columnas pueden configurarse para que se muestren de diferentes formas entre ellas que aparezca la hora tanto de inicio como de finalización. (Ir a Barra de Menús > Herramientas > Opciones… > tarjeta Vista y desplegar opciones de Formato de fecha.  “Precedencias” es la columna que de forma predeterminada se utiliza para vincular las tareas unas con otras. Para realizar ese vínculo nos debemos preguntar cual o cuales tareas se ejecutarán antes para que se inicie la tarea que se está analizando. Se coloca entonces en la columna

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de Precedencias el número de esas tareas que se localiza en la barra vertical izquierda que contiene la secuencia numérica. También puede visualizarse la columna de “Sucesoras” si se desea analizar la tarea pensando más bien en cual o cuales tareas le seguirán.  La columna “Nombres de los recursos” se utiliza para asignar y mantener visibles los recursos de tipo material, trabajo y costo. Luego se verán otras formas de asignar estos recursos.

9.1 Agregar o modificar columnas Para agregar o modificar columnas basta con seguir los pasos que a continuación se describen y que van relacionados con la figura Nº 10:  Señale el título de la columna en donde ingresará la nueva columna.  Con el botón derecho del mouse busque Insertar columna...  En el cuadro de diálogo que aparece (Ver figura Nº 10) busque en Nombre de campo la palabra “Sucesora”.  Luego dele Aceptar. Aparecerá de inmediato la nueva columna llamada “Sucesora”.  Podrá repetir este procedimiento cuantas veces desee agregar otras columnas.

Figura Nº 10. Cuadro de diálogo: Insertar columna

Cuando cree el esquema de una programación del proyecto, simplifica la organización de tal forma que el proyecto es más sencillo de crear, administrar y mantener. Tome en cuenta lo siguiente: 

Desglose las tareas en el nivel de detalle en el que desee realizar el seguimiento. Debería desglosarlas en un mayor detalle en las áreas de más riesgo.



Asegúrese de que las tareas tienen claros criterios para su finalización.



Defina las tareas que sean breves comparadas con la duración total del proyecto. Las tareas más breves le permiten calcular más fácilmente el tiempo y los recursos.

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

Evite definir elementos tales como vacaciones o cursos como tareas.

Una vez comprendido lo anterior puede proceder a realizar la lista de tareas de su proyecto usando el campo Nombre de tarea. Por cada tarea que nombre presione Entrar.

9.2 Insertar o eliminar tareas Para insertar una tarea entre tareas existentes, seleccione la fila donde desee que aparezca una nueva tarea. En la Barra de menús > Insertar > Nueva tarea y a continuación, especifique el nombre de la tarea en la fila insertada. Los identificadores de la tarea se reenumeran automáticamente después de la inserción. Del mismo modo podrá eliminar tareas seleccionando la fila o filas deseadas y buscar en la Barra de menús > Edición > Cortar tarea. Puede también usar el botón derecho del mouse para realizar esta misma función seleccionando la fila donde desee que aparezca una nueva tarea y hacer clic en Nueva Tarea o Eliminar Tarea.

9.3 Crear subtareas En este punto ya se debe haber establecido la secuencia de la lista de tareas, por lo tanto el programa está preparado para organizar las tareas con una estructura jerárquica desde la perspectiva más amplia a la más detallada. (Vea la figura Nº 11)

Barra de herramientas formato Tarea resumen

Subtareas Aplicar o anular sangría para jerarquizar tareas Figura Nº 11. Listado de tareas y subtareas

Las tareas se dividen en dos tipos: 

Tarea de Resumen: Son tareas con un nivel superior al de las otras tareas. Normalmente estas tareas representan las actividades en los que se compone el proyecto. Ejemplo: preliminares, placas, vigas, etc.

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

Subtareas: Son tareas que figuran por debajo de las tareas de resumen. Estas son tareas reales asignadas a recursos. A su vez estas subtareas pueden ser tareas de resumen de otras subtareas. Ejemplo: vigas corona, vigas de entrepiso, vigas banquinas, etc.

Las subtareas se identifican porque se sitúan con una sangría y forman tareas de resumen. Para convertir una tarea en una subtarea:  Señala la tarea que vaya a modificar  En Proyecto haga clic en Esquema  Clic en Aplicar Sangría. Se aplicará sangría a la tarea señalada. La tarea superior se convertirá en una tarea de resumen. Las tareas de resumen aparecen en Negrilla y se muestran en el área del gráfico como una barra negra. Para aplicar y quitar sangrías ya deben estar escritas todas las tareas resumen. Existen otras formas más ágiles de aplicar sangrías a las tareas:  Señale toda la fila de la tarea que vaya a convertir en una subtarea  Haga clic en el botón derecho del Mouse  Clic en Aplicar sangría Para anular la sangría simplemente seleccione la tarea que desee, repita el anterior procedimiento pero al final haga clic en Anular Sangría. Otra forma es utilizando la Barra de herramientas Formato y al extremo izquierdo de primero encontrará dos flechas. Estas sirven para aplicar y anular sangrías.

9.4 Crear un hito o punto de control Un hito es un punto de referencia que marca un evento importante de un proyecto y se usa para supervisar el progreso del proyecto. Todas las tareas que tengan una duración cero se muestran automáticamente como un hito. También puede marcar como hitos otras tareas de cualquier duración usando el cuadro “Información de tarea...” que aprenderá a usar posteriormente. Puede crear hitos en el proyecto para representar tareas externas. Por ejemplo, una de las tareas del proyecto requiere una aplicación que otra empresa está desarrollando. Puede crear un hito con duración cero en el proyecto para representar la finalización de esa aplicación.

9.5 Crear una nueva tarea repetitiva En algunos casos, se da cuenta de que hay tareas que se repiten durante todo un proyecto. Dependiendo de su naturaleza, puede especificarlas como tareas regulares o como tareas repetitivas (Ejemplo, la reunión semanal sobre el estado del proyecto). Si la tarea no se repite a intervalos regulares, especifíquela como haría con cualquier otra tarea cada vez que aparece. Si no se repite a intervalos regulares, especifíquela como una tarea repetitiva.  En la tabla de entrada del Diagrama de Gantt, seleccione la fila debajo de donde desea que aparezca la tarea repetitiva.  En el menú Insertar, haga clic en Tarea repetitiva. (figura Nº 12)

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 En el cuadro Nombre de tarea, especifique el nombre de tarea.  En el cuadro Duración, especifique la duración de una única repetición de la tarea.  En Patrón de repetición, haga clic en Diario, Semanal, Mensual o Anual.  Especifique la frecuencia de la tarea y active la casilla de verificación junto a cada día de la semana en el que debería tener lugar la tarea.  En Intervalo de repetición, especifique una fecha de comienzo en el cuadro Comienzo. Si no especifica ninguna fecha en el cuadro Comienzo, Project usa la fecha de comienzo del proyecto.  Haga clic en Terminar después de o Terminar el. o

Si ha hecho clic en Terminar después de, especifique el número de repeticiones de la tarea.

o

Si ha hecho clic en Terminar el, especifique la fecha en la que desea que finalice la tarea repetitiva.

 En Calendario para programar esta tarea, seleccione un calendario de recursos si desea aplicar un calendario a la tarea. Si no desea aplicar un calendario, asegúrese de que se ha seleccionado Ninguno en la lista Calendario.

Figura Nº 12. Cuadro de diálogo: Insertar tarea repetitiva Figura Nº 12. Cuadro de diálogo: Insertar tarea repetitiva

9.6 Tarea de resumen del proyecto También puede mostrar un proyecto como tarea de resumen en la lista de tareas. Una tarea de resumen del proyecto muestra el proyecto completo en una única fila con su propia barra de tareas de resumen. Como relevancia, la tarea de resumen del proyecto indica la duración, la fecha de inicio y finalización, total sobre recursos de presupuesto entre otros. La tarea de resumen de todo el proyecto podrá mostrase siguiendo los siguientes pasos:  Haga clic en Herramientas y buscar Opciones

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 Clic en la tarjeta Vista  En Opciones de Esquema active la opción Mostrar Tarea de resumen de proyecto (Ver figura N 13)

Resumen del proyecto

Figura Nº 13. Cuadro de diálogo: Opciones tarjeta Vista

_____________________________________________________________________________

Práctica 1 Le han asignado construir una cancha de tenis bajo techo. El área de construcción es de 703 m2 (37 m x 19 m) con una superficie de techo de 820 m2. Cuenta con 8 columnas de acero (4 por lado). Usted cuenta con todas las especificaciones de los materiales a utilizar. Como parte de su trabajo está la planeación del proyecto utilizando MS-Project. Las tareas que usted ha identificado y clasificado como importantes son: 1. Limpieza del terreno

2. Construcción de terraza

3. Instalaciones provisionales

4. Trazado y topografía

5. Excavación de fundaciones

6. Construcción de placas y pedestales

7. Columnas de acero

8. Vigas de acero

9. Estructura de techo

10. Cubierta y hojalatería

11. Losa de concreto

12. Marcado de cancha

Abra un nuevo proyecto y nómbrelo Práctica 1. Una vez abierto elimine cualquier vista o Panel que se localice dentro del área de trabajo para visualizar mejor su proyecto.

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En la Tabla de entrada, introduzca los nombres de las tareas del proyecto. Al final debe de obtener una vista similar a la figura Nº 14.

Figura Nº 14. Introducción de tareas Proyecto Ejemplo 1

Figura Nº 14. Tareas del Proyecto “Ejemplo 1”

Agrupe las tareas de manera tal que queden subordinadas en una tarea de mayor jerarquía. Su Tabla de entrada debe de visualizarse tal y como se muestra en la figura Nº 15.

Subtareas       

Tareas resumen

Movimiento de tierras Limpieza de terreno Construcción de terraza Fundaciones Excavación de fundaciones Construcción de placas y pedestales Estructura de acero Columnas de acero Vigas de acero Estructura de techo

Figura Nº 15. Tareas y subtareas del Proyecto “Ejemplo 1”

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Agregue la Tarea Resumen de proyecto y cambie el formato de fechas de comienzo y fin por un formato que incluya también la hora. Por último agregue un hito como tarea de finalización de proyecto y nómbrelo “Fin del proyecto”. El resultado debe de ser semejante a la figura Nº 16. No olvide Guardar el Proyecto.

Figura Nº 16. Tareas del Plan de proyecto

_____________________________________________________________________________

10. DEFINIR LA DURACIÓN DE LAS TAREAS Dado que la precisión de una programación depende en gran medida de la especificación precisa de la duración, el dedicar un poco de tiempo al desarrollo de la duración es algo que compensa. Tenga presente seguir algunos consejos para obtener esa duración con la exactitud que se merece: 1. Comenzar por recopilar información básica. La información que puede ayudarle a estimar cuánto tardarán algunas tareas en completarse puede proceder de: 

Su propia experiencia. Básese en las veces en que ha realizado tareas similares en este u otros proyectos.



La experiencia de los integrantes de su equipo. Consultando con los recursos que hayan sido responsables de determinados tipos de tareas, o bien si ya cuenta con su equipo de trabajo, que sus integrantes desarrollen sus propias duraciones para las tareas asignadas de este proyecto.

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

Proyectos anteriores. Revise otros proyectos creados y controlados por usted u otros jefes de proyecto.



Estándares y referencias del sector. Busque información sobre la duración de las tareas aplicada a su sector.



Agregar un porcentaje a cada duración. Se denomina búfer y consiste en agregar tiempo adicional a la programación por si es necesario. Si no es preciso, este búfer permite que las tareas posteriores comiencen antes.

2. Agregar una tarea de búfer. Agregue una pequeña "tarea de búfer" a cada una de las principales fases del proyecto, o bien agregue al proyecto en su conjunto una tarea de búfer de tamaño variable. 3. Crear un hito. Cuando desee identificar un evento significativo en la programación, como la finalización de una fase, cree un hito en el proyecto. 4. Estimar las duraciones. Puede modelar un proyecto mediante el mejor y el peor de los escenarios a fin de estimar de forma precisa las duraciones de la programación. También puede obtener los cálculos comparando las duraciones optimistas, pesimistas y esperadas. Este método se suele llamar análisis PERT. 5. Especificar una duración. Tras determinar cuánto tiempo tardará una tarea en realizarse, llega el momento de especificar una duración. Especifique una duración estimada si aún no sabe con certeza cuánto tiempo tardará una tarea en llevarse a cabo. 6. Interrumpir el trabajo en una tarea. Si dos tareas coinciden, puede detener el trabajo en aquella que se inicie primero, comenzar con la segunda y, una vez finalizada ésta, volver a comenzar con la primera tarea. 7. Crear un calendario. Para identificar los períodos laborables y no laborables de una tarea específica, cree un calendario. Por ejemplo, es posible que una máquina necesaria para llevar a cabo una tarea esté disponible sólo algunos días de la semana. Puede identificar el período laborable en un calendario de tareas y programar la tarea en consecuencia. 8.

Asignar un calendario a una tarea. Después de crear un calendario de tareas, aplíquelo a la tarea o tareas para las que lo ha creado.

10.1 Cambiar unidad predeterminada de las duraciones de un proyecto En Microsoft Office Project, la unidad de duración predeterminada es el día, pero puede cambiarla a minutos, horas, semanas o meses (Ver figura Nº 17). Si desea cambiar a otras unidades realice el siguiente procedimiento:  En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en Programación.  En Opciones de programación para, haga clic en una unidad de duración de la lista Mostrar duración en.  Para usar automáticamente la misma configuración en todos los proyectos futuros, haga clic en Predeterminar.

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Figura Nº 17. Cuadro de diálogo: Cambio de duración predeterminada

10.2 Insertar duraciones en una tarea Ahora bien, teniendo claro como obtener las duraciones lo más realistas posible se procede a asignar a cada tarea esta duración. Como ya se había mencionado anteriormente, en el momento en que escriba una tarea, Project le asignará una duración estimada de 1 día, simplemente para tener algo que mostrar en el Diagrama de Gantt. Las duraciones pueden ser escritas en: 

Minutos (m o min)



Horas (h o hr)



Días (d o dí)



Semanas (s o sem)



Meses (me o ms)

En el campo duración de cada tarea, escriba el periodo estimado que se demorará para ejecutarse (Si quiere puede agregarle un signo de interrogación para indicar que es la duración estimada). Pulse Enter cada vez que asigna una duración hasta completar totas las correspondientes a las tareas del proyecto. Con este procedimiento se irán creando las barras del diagrama de Gantt. Las fechas del diagrama se calcularán automáticamente, según las fechas que se definieron en la información del proyecto. Mientras no se hayan configurado las dependencias de tareas vinculando predecesoras y sucesoras, la fecha de todas las tareas será la misma que la fecha desde la que se va a programar el proyecto.

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10.3 Duraciones transcurridas Si quiere que una tarea dure una cantidad de tiempo específica, independiente de los días laborales, se puede escribir una duración transcurrida. Este tipo de tareas es utilizado generalmente en actividades que después de iniciadas no pueden detenerse o que son independientes de las programaciones del proyecto, Por ejemplo: Fraguado de Concreto, Secar Pintura, etc. Las duraciones transcurridas se programan 24 horas al día, 7 días a la semana, hasta que finalicen. Para especificar una duración transcurrida se debe escribir una “t” después de la unidad de duración, por ejemplo: 3dt para tres días transcurridos. Duración laboral:

Duración transcurrida:

Figura Nº 18. Diferencia de duración calendario laboral y duración transcurrida

10.4 Combinación de duraciones con minutos, horas, días, semanas y meses De la figuras Nº 4, del tema de cómo definir un calendario para el proyecto se extrae para este ejemplo que los días laborables según el calendario es de lunes a viernes. De la figura Nº 7, de como crear un calendario nuevo, se asignaron las horas que componen una jornada diaria, las horas que componen una jornada de una semana y los días que componen un mes. Con esta información, Project es capaz de realizar las conversiones de tiempo para calcular la duración total del proyecto usando la unidad predeterminada (en este caso “días”).

Figura Nº 19. Jornadas laborales del proyecto

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Un ejemplo de esto puede apreciarse en la figura Nª 20 en donde se comparan diferentes unidades del tiempo aplicadas a diferentes tareas sin que ello afecte la duración que se ha establecido originalmente.

Tarea 1.2. Dur: 1 día Tarea 4. Dur: 10 días

Tarea 5. Dur: 20 días Tarea 1.2. Dur: 8 hr. Tarea 4. Dur: 2 sem.

Tarea 5. Dur: 1 mes

Figura Nº 20. Aplicación de diferentes unidades de tiempo

Para insertar las diferentes unidades basta con poner la duración e inmediatamente agregar las siguientes letras: 

m o min:

Para obtener unidades en minutos



h o hr:

Para obtener unidades en horas



d o dí:

Para obtener unidades en días (*)



s o sem:

Para obtener unidades en semanas



me o ms:

Para obtener unidades en meses

(*) No es necesario indicar la letra si la unidad predeterminada para el proyecto es “días”. Ejemplos: 1h, 3dí, 2s, 1ms, 250min

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_____________________________________________________________________________

Práctica 2 Continuando con lo desarrollado en la práctica 1, asignaremos a cada tarea las siguientes duraciones. Damos como entendido que se han analizado lo suficientemente como para considerar que estas son las más realistas. TAREAS Limpieza del terreno Construcción de terraza Instalaciones provisionales Trazado y topografía Excavación de fundaciones Construcción placas y pedestales Columna de acero Vigas de acero Estructura de techo Cubierta y hojalatería Losa de concreto Marcado de cancha

DURACIÓN 1 3 2 1 5 7 8 5 12 6 4 2

Nota: La información necesaria para ingresar estos datos podría perfectamente copiarse de una hoja Excel que la contenga. Solamente aplique el procedimiento de Copiar una vez señalado el rango de la información. Vuelva a su Proyecto en Project y aplique Pegar en el área que corresponda. Existen otros métodos de importar y exportar información que se verán luego. Ver figura Nº 21.

Figura Nº 21. Copiar datos de Excel

Abra Proyecto

el

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“Práctica 1” y luego guarde de nuevo usando Guardar como y póngale el nombre “Práctica 2”. Digite en la columna Duración, las duraciones de cada una de las tareas. Tenga en cuenta que las “Tareas Resumen” no se les debe asignar ningún tiempo. Project calculará ese tiempo basado en las Subtareas. Cada vez que asigne una duración dele Aceptar. Al final debe tendrá una vista similar a la figura Nº 22.

Figura Nº 22. Copiar datos de Excel

Pruebe cambiando la duración de las tareas de acuerdo a la siguiente tabla y verifique que la barra del Gantt para esta tarea no se ha modificado.

TAREAS Limpieza del terreno Instalaciones provisionales Columna de acero Vigas de acero

DURACIÓN 480 minutos 16 horas 0.4 meses 1 semana

En caso de existir alguna variación debe de revisar el calendario y las jornadas de trabajo según se ha establecido anteriormente. Esto es muy importante pues determina que hemos seguido el procedimiento para planear un proyecto de manera gradual y exacta. No olvide Guardar el proyecto para sucesivas prácticas. _____________________________________________________________________________

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11. VÍNCULOS Y RELACIONES ENTRE TAREAS Es bien conocido en la vida práctica que un gran número de tareas tienen diferentes tipos de relaciones unas con otras. Todo esto depende mucho del momento que unas se vuelven dependientes de otras. El buen uso de las relaciones trae como resultado un buen plan de proyecto. Para establecer el tipo de dependencia entre las tareas de un proyecto, se debe tener en cuenta estas cuatro relaciones: 

Fin a Comienzo (FC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que finalice la tarea predecesora.



Fin a Fin (FF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que no finalice la predecesora.



Comienzo a Comienzo (CC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que comience la tarea predecesora.



Comienzo a Fin (CF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que comience la tarea predecesora. Este tipo de vínculo no se utiliza normalmente, aunque este disponible.

Cuando se establecen estas relaciones también es posible especificar intervalos de tiempo que afectarían las tareas sucesoras retrasándolas o demorándolas en sus fechas de inicio o finalización. Esto se conoce como posposición y existen tres tipos: 

Posposición igual a 0



Posposición mayor que 0



Posposición menor que 0

11.1 Relación Fin – Comienzo La tarea sucesora no puede comenzar hasta que finalice la tarea predecesora. Iniciaremos el aprendizaje utilizando esta relación principalmente porque es una las más usadas y Project ejecuta automáticamente cuando vinculamos una tarea con otra. Las posposiciones de esta relación se representan gráficamente como siguen: A

A

A

B

B Relación FC con posposición = 0

Relación FC con posposición > 0

B Relación FC con posposición < 0

Ejemplos de esta relación:  Los cimientos deben de estar listos antes de iniciar la colocación de las paredes.  Los permisos de construcción deben de estar aprobados antes de iniciar la obra.  Las obras de canalización de aguas deben de estar por finalizar o completamente finalizadas antes de iniciar con el nuevo tramo de carretera.

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11.2 Relación Fin – Fin La finalización de la tarea sucesora está supeditada a la terminación de la tarea predecesora. Las posposiciones de esta relación se representan gráficamente como siguen: A

A

A

B

B

B

Relación FF con posposición < 0

Relación FF con posposición > 0

Relación FF con posposición = 0

Ejemplo de esta relación:  El cableado de internet de las oficinas debe de terminarse antes o al mismo tiempo de terminar con las instalaciones.

11.3 Comienzo a Comienzo La tarea sucesora no puede comenzar hasta que comience la tarea predecesora. Esto permite que se inicie en paralelo pero no es obligatorio. Las posposiciones de esta relación se representan gráficamente como siguen: A

A

A

B

B

B

Relación CC con posposición = 0

Relación CC con posposición > 0

Relación CC con posposición < 0

Ejemplos de esta relación:  La implementación del Plan de Gestión Ambiental debe de iniciarse en tan pronto inicie la construcción pero no antes.  El equipo de airea acondicionado puede comprarse en el momento de recibirse el dinero del financiamiento.

11.4 Comienzo a Fin La tarea sucesora no puede finalizar hasta que comience la tarea predecesora. Este tipo de vínculo no se utiliza normalmente, aunque este disponible. Este concepto se conoce como JIT (Just in time). Las posposiciones de esta relación se representan gráficamente como siguen:

B Relación CF con posposición = 0

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A

A

A B

Relación CF con posposición > 0

B Relación CF con posposición < 0

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Ejemplo de esta relación:  La construcción de una tienda. El final de la construcción está cerca, pero no se conoce la fecha exacta. El dueño no quiere ordenar el inventario hasta que la construcción esté bastante cercana. El fin de las tareas de construcción (B) dictan cuando se ordenan los pedidos de ropa (A).

11.5 Establecimiento de las relaciones en Project Los vínculos de tareas puede generarse en cualquiera de las vista que tiene Project para visualizar el Plan de Proyecto (Barra de Menú >Ver > Calendario, Diagrama de Gantt, Gantt de seguimiento, entre otras). Sin embargo en la Vista de Diagrama de Gantt es donde mejor se observa el efecto de los vínculos. Las dependencias entre tareas se crean siguiendo los siguientes pasos. La figura Nº 23 muestra algunos de ellos y sus resultados:  Ver > Diagrama de Gantt  En la Tabla de entrada de este gráfico por defecto aparece la columna llamada “Predecesoras”. Puede escribir directamente la identificación numérica de la actividad predecesora en la sucesora.  Repita lo anterior para cada una de las tareas.

Figura Nº 23. Vínculos entre tareas

Si una tarea tiene varias actividades predecesoras se señalan todas y se realiza el mismo procedimiento enumerado anteriormente o se escriben todas las identificaciones numéricas de las actividades predecesoras separadas por comas. Hay otros métodos son: 

Se señalan las tareas que desea vincular, entrar en el Menú Edición y dar clic en la opción Vincular Tareas. (ver figura Nº 24)



Busque el ícono de vincular y desvincular tareas en la barra de herramientas Estándar (esta barra puede ser activada colocando el puntero del mouse en la zona de herramientas y con el botón derecho activar Estándar). Ver figura Nº 24.



Desde las Barras del Gantt posicionando el cursor en la tarea predecesora hasta que aparezca una figura con cuatro flechitas, dar clic y mantener apretado el botón izquierdo del mouse, arrastrar hacia abajo o arriba y llevar hasta la tarea sucesora, luego suelte el botón del mouse y ambas tareas quedarán vinculadas. Repita esto con todas.

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Iconos para vincular y desvincular tareas

Figura Nº 24. Vincular mediante el uso de barras de herramientas

11.6 Posposición de tiempos en tareas Como se indicó, cada relación de tareas cuenta con tres opciones de posposición. Existen varias formas de establecer estas posposiciones. Por ahora conoceremos tres de ellas dado que son las más útiles de aplicar mientras nos encontramos en la vista de Diagrama de Gantt. Ejemplo de la aplicación de estas posposiciones se pueden ver en la figura Nº 25. Haciéndolo directamente desde la columna de “Predecesoras” al igual que lo hicimos para relacionar las tareas. La forma de realizar la escritura es: 1. Introduzca el ID de la actividad predecesora. 2. Luego establezca el tipo de relación FC, FF, CC o CF. 3. Indique si el tiempo de posposición es mayor o menor mediante el uso de las operaciones Positivo (+), o negativo (-). 4. Establezca las unidades de tiempo en sus diferentes modalidades (m, h, d, s, me) o en porcentaje.

Figura Nº 25. Uso de las posposiciones de tiempo

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Otros métodos para hacer las relaciones y posposiciones son: 

Haciendo doble clic en la flecha de vínculo entre tareas y aparecerá el cuadro de la figura Nº 26.



Utilizando el cuadro de Información de la tarea... (figura Nº 27) usando el botón derecho del mouse.



Mediante la Barra de Menús > Proyecto > Información de la tarea... > ficha Predecesoras.



Desde la barra de herramientas Estándar utilizando el ícono (similar a una carpeta) de Información de la tarea... > ficha Predecesoras.

Figura Nº 26. Dependencia entre tareas

Figura Nº 27. Relaciones y posposiciones desde el cuadro “Información de la tarea...”

Luego veremos que el uso de estas y otras formas de introducir información dependerán mucho de lo que usted esté realizando dentro de Project. Nota: Para la creación de tareas en hitos que tienen una duración mayor que cero, se debe de utilizar el cuadro de Información de la tarea... y en la tarjeta de Avanzado encontrará en el extremo inferior izquierdo la casilla de opción “Marcar la tarea como hito”.

12. DELIMITACIONES EN LAS TAREAS Cuando establece una fecha de comienzo o una fecha de fin para una tarea en Project, significa que no desea que esa tarea comience o finalice antes de esas fechas. Se aplican delimitaciones a las tareas para imponer restricciones en la forma de calcular las fechas de comienzo o de fin.

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Hay tres tipos de delimitaciones: Flexibles: Las delimitaciones no tienen fechas específicas asociadas a ellas. El establecimiento de estas delimitaciones le permite comenzar las tareas lo antes posible o lo más tarde posible, finalizando la tarea antes de que termine el proyecto. Semiflexibles: Requieren una fecha asociada que controla la fecha de comienzo o de fin más próxima o última, respectivamente, para una tarea. Estas delimitaciones permiten a una tarea terminar en cualquier momento, siempre que cumpla con la fecha límite de comienzo o de fin. Inflexibles: Requieren una fecha asociada que controla la fecha de comienzo o de fin de la tarea. Estas delimitaciones son útiles cuando necesita que la programación tenga en cuenta factores externos, como la disponibilidad del equipo o de recursos, fechas límites, hitos de contrato y fechas de comienzo o fin.

Tipo de delimitación

Nombre de delimitación

Descripción

Flexible

Lo más tarde posible (LMTP)

Programa la tarea lo más tarde posible, de tal forma que la tarea finaliza antes de que termine el proyecto y sin retrasar las tareas siguientes.

Flexible

Lo antes posible (LAP)

Programa la tarea para que comience la tarea lo antes posible. Es la delimitación predeterminada para aquellas tareas programadas desde la fecha de comienzo del proyecto.

Semiflexible

No comenzar antes de (NCAD)

Programa la tarea para que comience en una fecha especificada, o después de dicha fecha. Use esta delimitación para asegurarse de que la tarea no comienza antes de una fecha especificada.

Semiflexible

No finalizar antes del (NFAD)

Programa la tarea para que finalice en una fecha especificada, o después de dicha fecha. Use esta delimitación para asegurarse de que una tarea no finaliza antes de una determinada fecha.

Semiflexible

No comenzar después del (NCDD)

Programa la tarea para que comience en una fecha especificada, o antes de dicha fecha. Use esta delimitación para asegurarse de que la tarea no comienza después de una fecha especificada.

Semiflexible

No finalizar después del (NFDD)

Programa la tarea para que finalice en una fecha especificada, o antes de dicha fecha. Use esta delimitación para asegurarse de que una tarea no finaliza después de una determinada fecha.

Inflexible

Debe finalizar el (DFE)

Programa la tarea para que finalice en una fecha especificada. Establece las fechas más próximas, programadas y últimas de las fechas de fin que ha especificado y delimita la tarea en la programación.

Inflexible

Debe comenzar el (DCE)

Programa la tarea para que comience en una fecha especificada. Establece las fechas más próximas, programadas y últimas de la fecha de comienzo que ha especificado y delimita la tarea en la programación.

Fuente: Microsoft Project 2007

12.1 Establecer las fechas de comienzo y de fin para una tarea Para conseguir la máxima flexibilidad de programación, se recomienda que permita a Project calcular las fechas de comienzo y de fin basadas en las duraciones y dependencias entre tareas que especifique. Sin embargo, si tiene delimitaciones inevitables, como una fecha de evento, puede establecer manualmente una fecha de comienzo o de fin para una tarea.

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 En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.  Haga clic en la tarea que está programando y, a continuación, haga clic en Información de la tarea.  Haga clic en la ficha Avanzado.  Seleccione un tipo de delimitación en la lista Tipo de delimitación.  Si selecciona una delimitación que no sea Lo más tarde posible o Lo antes posible, especifique una fecha de delimitación en el cuadro Fecha de delimitación, o bien seleccione una fecha en el calendario. Cuando programe el proyecto desde una fecha de comienzo y especifica una fecha en el campo Comienzo de una tarea (o arrastre una barra de Gantt para cambiar la fecha de comienzo), Project establece una delimitación “No comenzar antes del” para la tarea. Si especifica una fecha en el campo Fin de una tarea, Project establece automáticamente una delimitación “No finalizar antes del”. Nota: Las delimitaciones de la tarea también están claramente marcadas en la columna de indicador con un símbolo de restricción (ya sea o ). Sitúe el puntero en el indicador de delimitación para ver el tipo y la fecha de delimitación.

12.2 Establecer una fecha límite para una tarea Puede establecer una fecha límite para una tarea para realizar el seguimiento de la fecha de fin sin bloquear la programación con una delimitación inflexible. Project actualiza la programación según sea necesario, realiza un seguimiento de las fechas límite y muestra un símbolo en la columna del indicador si una tarea finaliza después de su fecha límite. Para establecer la fecha límite para una tarea:  En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.  Haga clic en la tarea en la que está asignando una fecha límite.  Haga clic en Información de la tarea Avanzado.

y, a continuación, haga clic en la ficha

 Especifique la fecha límite en el cuadro Fecha límite.  Haga clic en Aceptar para guardar la fecha límite. Aparece una flecha verde a la barra de la tarea en la vista Diagrama de Gantt.

junto

Project no le notificará si se pasa una fecha límite. Si decide después que ya no desea la fecha límite establecida en esta tarea, puede quitar la fecha límite desactivando el cuadro Fecha límite. Cuando una tarea se pospone a después de su fecha límite, Project calcula la demora negativa para esa tarea. Por ejemplo, si una tarea finaliza un día después de su fecha de fin programada, muestra una demora total de -1d.

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12.3 Ruta y tareas críticas de un proyecto Hasta este momento hemos comprendido lo que son tareas, subtareas, hitos, tareas repetitivas, sus vínculos y los tipos de relaciones que existen. Esto nos ha permitido definir un plan de proyecto, sin embargo es importante conocer que existen dos tipos de tareas cuyo nombre está relacionado de acuerdo a la influencia que tengan sobre la duración del proyecto. a tarea crítica

Se define así a la tarea cuya posible demora provoque el atraso de todo el proyecto. Su holgura o demora permisible por tanto es cero.

La tarea no crítica

Se define como aquella tarea que cuenta con holgura o demora permisible. Si la tarea se atrasa más que el tiempo de la holgura, se convierte en una tarea crítica.

La ruta crítica es un conjunto de tareas críticas interrelacionadas mediante dependencias que controla las fechas de comienzo y fin calculadas para el proyecto. Al concluir la última tarea de la ruta crítica, concluye también el proyecto. Es probable que haya muchas de estas redes de tareas en todo el plan del proyecto. Si conoce y controla la ruta crítica del proyecto, así como los recursos asignados a cada tarea crítica, será capaz de identificar las tareas que pueden afectar a la fecha de fin del proyecto y, de este modo, saber si el proyecto terminará en la fecha prevista. Para ver la cantidad de demora permisible y total de cada tarea, puede aplicar la tabla Programación que la puede activar de dos formas diferentes (Ver figura Nº 28):  Estando en el Diagrama de Gantt, haga clic en Ver >Tabla: Entrada > Programación  O bien, coloque el cursor en la esquina superior izquierda de la Tabla de entrada, haga clic con el botón izquierdo y seleccione Programación.

Figura Nº 28. Tabla: Programación (Vista de holguras o demoras de las tareas)

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12.4 Resaltar la ruta crítica en su plan de proyecto Puede mostrar la ruta crítica en la vista Gantt detallado. Para ello siga los siguientes pasos:  En el menú Ver, haga clic en Más vistas.  Haga clic en Gantt detallado y, a continuación, en Aplicar. También puede mostrar la ruta crítica con el Asistente para diagramas de Gantt.  En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.  Haga clic en Asistente para diagramas de Gantt. que se encuentra en la barra de herramientas de formato.  Siga las instrucciones del Asistente para diagramas de Gantt para aplicar el formato a la ruta crítica.

De forma predeterminada, las barras de Gantt y las líneas de vínculo son rojas. Ver figura Nº 29.

Figura Nº 29. Ruta crítica del proyecto

12.5 Mostrar únicamente la ruta crítica Hay dos formas para visualizar solamente la ruta crítica. Esto ayuda a controlar mejor estas actividades en la fase de la ejecución. La primera es mediante el uso de filtros (ver figura Nº30):

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 En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.  En la lista Filtros, haga clic en Tareas críticas.  Para mostrar de nuevo todas las tareas, en la lista Filtro, haga clic en Todas las tareas.

Figura Nº 30. Filtrado de la Ruta crítica

Otra forma para visualizar rápidamente la lista de tareas en la ruta crítica, es la siguiente (ver figura Nº 31:  En la vista actual, en el menú Proyecto, elija Agrupar por. 

A continuación, haga clic en Crítico. Las tareas de la ruta crítica se muestran juntas bajo el encabezado “Tareas Crítica: Si”.

 Para mostrar de nuevo todas las tareas, en la lista Agrupar por, haga clic en Sin agrupar.

Figura Nº 31. Agrupado de la Ruta crítica

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12.6 División de tareas Una de las ventajas de la división de tareas es que los recursos trabajan cuando tienen tiempo de hacerlo. Esto lo comprenderemos mejor al asignar los recursos. Igualmente, cuando se está creando un proyecto con repetición de tareas en diferentes periodos, no se tiene que programar varias veces la actividad, sino dividir la tarea en los tiempos que se realizará cada una de sus fases (ver figura Nº33). Para dividir una tarea:  Abra el diagrama de Gantt.  En la barra de herramientas Edición haga clic en Dividir Tareas  O bien utilice el

icono que se localiza en la barra Estándar.

 En el diagrama de la vista, coloque el cursor y haga clic en la tarea a dividir y en la fecha que desea que ocurra la división.  Arrastre la barra dividida hasta la fecha en que deseé que esta debe de continua.  Para quitar la división de una tarea, arrastre una parte de la barra de Gantt hasta que toque otra parte.

Figura Nº 33. División de tareas

___________________________________________________________________________

Práctica 3 Continuando con lo desarrollado en la práctica 2, asignaremos a cada tarea los vínculos considerando sus relaciones y posposiciones de acuerdo a lo que el equipo de trabajo estableció: 

La construcción de la terraza se realizará una vez finalizada la Limpieza del terreno.



Las instalaciones provisionales se harán tan pronto se haya terminado con el Movimiento de tierras.



El trazado y topografía se iniciará un día después de iniciado las Instalaciones provisionales.

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

Las fundaciones darán inicio una vez concluido el Trazado y la topografía.



La Construcción de placas y pedestales iniciará cuando Excavación de fundaciones se encuentre en un 60% de avance.



Comenzada la construcción de placas y pedestales, se pretende iniciar 3 días después con las columnas de acero.



Las vigas de acero se ejecutarán después de colocadas las columnas.



Cuando a Vigas de acero le falte un 40% para finalizar, se iniciará la Estructura de techo.



Terminada la Estructura de techos se iniciará la Cubierta y hojalatería.



La Losa de concreto y la Cubierta terminarán igual.



La cancha se marcará siete días (tiempo transcurrido) después de terminada la Losa.



El fin del proyecto será una vez pintada la cancha.

Abra el Proyecto “Práctica 2”. Establezca los vínculos, el tipo de relaciones y sus posposiciones utilizando cualquiera de los métodos ya aprendidos. Inserte una nueva tarea del tipo “Tarea Repetitiva” antes de la tarea de fin de proyecto. Debe de considerar que las inspecciones se realizarán una vez por semana los días miércoles. La duración de la tarea es cero con el fin de convertirla en hito. Agregue otras tareas después de la tarea “Marcado de cancha”. La tarea sucesora de las nuevas tareas es la tarea Fin del proyecto: Tarea

Duración

Predecesora

Pintura general

22 días

Columnas de acero

Tuberías y registros pluviales

15 días

Excavación de fundaciones

Iluminación eléctrica

15 días

Estructura de techo

Modifique el Gantt a una escala que pueda observar todo el proyecto. Una forma de hacerlo rápidamente es utilizando el ícono representado por una lupa con signos + y – que pertenece a la barra de herramientas Estándar. Si no aparece, es porque se encuentra oculta entre otras barra de herramientas. Trate de reacomodar estas barras.

Puede ajustar el gráfico de Gantt corriendo la Barra Divisoria entre éste y la Tabla de entrada de manera tal que oculte las columnas de Comienzo, Fin, Predecesora, Nombre de los Recursos. Verifique que su proyecto tenga una duración total de 52 días y que ha quedado como el mostrado en la figura Nº 32. De lo contrario revise de nuevo sus vínculos, relaciones y posposiciones. También verifique que la fecha de inicio del proyecto es el 29 de setiembre del 2008.

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Resalte la ruta crítica de su plan de proyecto usando el Asistente para diagramas de Gantt. Si su proyecto ahora está igual al mostrado, Guarde como... usando el nombre “Práctica 3”.

Figura Nº 32. Diagrama de Gantt del proyecto mostrando la ruta crítica.

Ahora pruebe cambiando las relaciones y las posposiciones y observe en el Gantt cuales son las variaciones. Compruebe la duración total del proyecto en cada una. Aplique el filtro Tareas críticas, observe bien y vuelva a su estado normal. Aplique Agrupar por, observe bien y luego vuelva a su estado normal. Vuelva a dejar la información como antes (No guarde estos últimos cambios) para que en lo sucesivo continuemos con la misma práctica. ____________________________________________________________ 13. AGREGAR RECURSOS A UN PROYECTO Un recurso se suele definir como cualquiera de las personas, del equipo y de los materiales utilizados para completar las tareas de las que se compone un proyecto. Otros tipos de recursos que puede agregar al proyecto incluyen: 

Recursos de empresa Cada recurso de empresa forma parte de la lista de recursos de toda la organización; por consiguiente, cada uno de ellos puede compartirse entre varios proyectos. Normalmente, esta lista la administra un administrador y cada jefe de proyecto agrega estos recursos a sus proyectos de acuerdo con sus necesidades. Nota: No se verán en este curso.

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

Recursos que no sean de la empresa Un recurso que no sea de la empresa, o recurso local, no forma parte de la lista de recursos de toda la organización. Ningún otro jefe de proyecto puede utilizar sus recursos que no son de la empresa en los proyectos de los que se encarguen.



Recursos genéricos Estos recursos se utilizan para especificar las necesidades de personal de un proyecto, como los carpinteros y los programadores, o bien un equipo.

Dentro de cada uno de los anteriores recursos, Project reconoce tres clasificaciones diferentes de acuerdo a su uso o característica: 

Recursos de Trabajo: Se definen como aquellos relacionados con el recurso humano o equipo y maquinaria cuya participación en la tarea se mide por la capacidad, el tiempo y el esfuerzo (operario, electricista, fontanero, ingeniero, administrador, back-up, batidora de concreto, equipo informático, etc.).



Recurso de Materiales: Son todos aquellos bienes materiales que son requeridos para completar la tarea y su participación se define de acuerdo al consumo (varilla, cemento, madera, etc.).



Recursos de Costos: Son todos los que no dependen del esfuerzo o de su consumo, que por su naturaleza se pueden asignar a una tarea de manera global. Un ejemplo puede ser contratos ya establecidos, gastos de transporte, viáticos, pasajes, etc.

13.1 Agregar recursos que no son de la empresa.  En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos (ver figura Nº 34).  Como alternativa podrá encontrar en la Hoja de recursos en la Barra de Vistas que se encuentra a la izquierda de su pantalla.  En el campo Nombre del recurso, escriba el nombre de un trabajo, material o recurso genérico.  Si desea designar grupos de recursos, en el campo Grupo del nombre del recurso, escriba el nombre del grupo.  Especifique el tipo de recurso: o

Para especificar si se trata de un recurso de trabajo, en el campo Tipo, haga clic en Trabajo.

o

Para especificar si se trata de un recurso material, en el campo Tipo, haga clic en Material. En el campo Etiqueta de material, especifique la etiqueta (por ejemplo, yardas, toneladas o cajas) del recurso.

o

Para especificar si se trata de un recurso de costo, en el campo Tipo, haga clic en Costo.

 En el campo Capacidad máxima del recurso, escriba el número total de unidades de disponibilidad de este recurso para este proyecto. El valor de capacidad máxima especifica la disponibilidad total de este recurso para este proyecto; por ejemplo, tiempo parcial o múltiplos.  Ejemplos: Si tiene un recurso disponible dos días por semana para el proyecto, puede especificar como capacidad máxima el 40%. Puede usar esta capacidad para especificar las distintas disponibilidades de designación de un recurso. Ahora supongamos que cuenta con un recurso denominado Ingenieros, un solo recurso que representa a tres ingenieros del equipo. Puede especificar la capacidad máxima de Ingenieros como el

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300%. Puede programar a los tres ingenieros a tiempo completo en un momento dado sin sobreasignar el recurso Ingenieros. Puede especificar la capacidad máxima como porcentaje (50%, 100%, 300%) o como número decimal (0,5, 1, 3).

Figura Nº 34. Asignación de recursos desde tabla Hoja de recursos.

Usted podrá establecer diferentes argumentos para cada uno de los recursos que ha determinado en la Hoja de recursos. Para ello puede ir al cuadro de Información del recurso siguiendo los pasos siguientes:  En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.  En el campo Nombre del recurso, seleccione la tarea a la que desea asignar un recurso.  Haga clic en el icono de la barra de herramientas Estándar “Información del recurso”.  Obtendrá el cuadro de la figura Nº 37.

Figura Nº 35. Asignación de recursos desde cuadro Información del recurso.

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13.2 Agregar recursos a una tarea Se puede asignar más de un recurso a una tarea. Es posible asignar a las tareas tanto recursos de trabajo como materiales. Puede asignar recursos a tareas para indicar quién es el responsable de realizar esas tareas. La asignación de recursos a una tarea sirve también para saber cuánto tiempo se empleará en realizar esa tarea y, si realiza un seguimiento de los costos, para saber cuánto costará la tarea. Hay varias formas de asignar los recursos que con el uso de diferentes tablas y vistas de MSProject podrá ir conociendo a futuro. Por ahora veremos las principales y usted escogerá la que mejor se aplique a sus necesidades del plan de proyecto. Primera manera:  En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.  En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desea asignar un recurso.  Haga clic en el icono de la barra de herramientas Estándar “Asignar recursos.  Obtendrá la cuadro de la figura Nº 36.  En el campo Nombre del recurso, haga clic en el nombre del recurso de trabajo o recurso genérico que desea asignar.  En la columna S/D, haga clic en Solicitud o Demanda para especificar si requiere que este recurso se asigne a la tarea para poder realizarla. Esta configuración de recursos se utiliza en el Asistente para la sustitución de recursos. Si hace clic en Solicitud, el asistente asigna el recurso únicamente si no está sobreasignado. Si hace clic en Demanda, el asistente asigna el recurso aunque esté sobreasignado, lo que puede causar problemas de sobreasignación.  Haga clic en Cerrar.

Figura Nº 36. Asignación de recursos utilizando “Asignar recursos”.

Segunda manera:  En el Diagrama de Gantt, haga doble clic sobre la tarea a la que le asignará el recurso.  Aparecerá el cuadro de diálogo Información de la Tarea.

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 Clic en la pestaña Recursos donde aparecerá una tabla en blanco. En esta tabla puede asignar los recursos de cada tarea y la unidad de asignación (ver figura Nº 37).

Figura Nº 37. Asignación de recursos desde cuadro Información de la tarea.

Tercera manera:

 En el diagrama de Gantt desplácese hasta la columna Nombre de los Recursos (ver figura N º 38).  Allí puede escribir los recursos directamente a la actividad. Para asignar la cantidad de recursos, es decir, la capacidad máxima se escriben los números dentro de un corchete y un recurso se separa de otro por medio de punto y coma (en algunos casos dependiendo de la configuración se usa coma).

Figura Nº 38. Asignación de recursos desde la tabla de Entrada.

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13.3 Establecimiento de las unidades de recursos a una tarea Unidades de recursos de trabajo: Las unidades de asignación se escriben en porcentaje o en números enteros según la configuración establecida por el programador y significan la proporción del recurso que se aplica a la actividad (ver figura Nº 39). Ejemplos:  Se tiene una batidora de concreto para chorrear columnas y vigas. La batidora estará ocupada por la mañana en las columnas y por la tarde en vigas. En este caso se utilizará 50% o 0.5 en cada una de las actividades.  Si el recurso es Operadores y hay tres operadores en el grupo que se van a asignar a tiempo completo, especifique el valor de 300%.

Unidades de recurso de materiales: Si los recursos que se están asignando son materiales la unidad de asignación ya no es en porcentaje sino en las unidades como se paga las actividades, Por ejemplo: Para acero la unidad es el Kilogramo o 1 Kg/ml. (ver figura Nº 39). En el campo Unidades, escriba un número que indique la cantidad de material que se va a utilizar para esta asignación y, a continuación, especifique la etiqueta de material.  Ejemplo: Si va a usar 20 metros de madera, escriba 20 metros. Si la cantidad de material utilizado depende de la duración de la tarea, especifique la tasa de uso mediante una barra diagonal (/) y luego un código o abreviatura de duración.  Ejemplo: si se van a usar 20 metros de madera a la semana, especifique 20/semana o 20/s.

Figura Nº 39. Unidades de recursos para cada tarea

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Unidades de recurso de costo: Un recurso de costo proporciona un medio de aplicar un costo a una tarea asignando un elemento de costo (como una tarifa aérea o dietas de alojamiento) a esa tarea (ver figura Nº 39). El valor del recurso de costo no depende del trabajo realizado en una tarea ni de la duración de la misma. A diferencia de los costos fijos, puede aplicar todos los recursos de costo que desee a una tarea. En el campo Costo, escriba un valor que represente el importe del recurso de costo. Un único recurso de costo asignado a diferentes tareas puede tener valores de costo distintos. Por ejemplo, un recurso de costo denominado Tarifa aérea asignado a dos recursos de trabajo diferentes puede tener valores de costo distintos según las ciudades a las que se viaje.

13.4 Programación condicionada por el esfuerzo Cuando se asignan recursos a una tarea, Project calcula el tiempo necesario para completar la tarea utilizando dichos recursos. Si asigna varios recursos al mismo tiempo, la duración no cambia de su estimación original. Pero si asigna recursos adicionales a una tarea que ya tiene una asignación, Project calcula el tiempo adicional necesario para esos recursos adicionales. Esto se conoce como programación condicionada por el esfuerzo.  Ejemplo: Si una tarea con una duración de 4 días se asigna a dos recursos, la duración se mantiene en cuatro días, y a cada recurso se le asigna trabajo en la tarea para cuatro días. Sin embargo, si asigna dos recursos adicionales, la duración se reduce a dos días porque se espera que la duración sea la mitad al contar con esos dos recursos. Se identifican tres tipos de tareas que están sometidas a la programación condicionada por el esfuerzo. Estas son: Unidades fijas

Disminuye o aumenta la duración de la tarea cuando se incluyen o eliminan recursos. El esfuerzo varía en términos de la duración de la tarea.

Duración fija

Disminuye o aumenta las unidades de los recursos para completar la tarea en la duración asignada.

Trabajo fijo

Disminuye y aumenta la duración de la tarea cuando se agregan o quitan recursos. El esfuerzo asignado se mantiene fijo aún si cambia la duración de la tarea.

13.5 Programación NO condicionada por el esfuerzo Unidades fijas

Disminuye o aumenta la duración de la tarea cuando se incluyen o eliminan recursos del mismo tipo.

Duración fija

La duración de la tarea se mantiene independientemente de cantidad y dedicación de los recursos.

Nota: El trabajo fijo siempre estará condicionado por el esfuerzo.

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Existen varias formas para conocer, activar o desactivar los condicionamientos de las tareas: a. Para activar o desactivar la programación condicionada por el esfuerzo para todas las tareas nuevas:  En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.  Haga clic en la ficha Programación.  Active o desactive la casilla de verificación Las tareas nuevas están condicionadas por el esfuerzo. b. Para activar o desactivar la programación condicionada por el esfuerzo para una tarea individual:  Seleccione la tarea que desee cambiar.  Haga clic en Información de la tarea Avanzadas.

y, a continuación, haga clic en la ficha

 Desactive la casilla de verificación Esfuerzo realizado.

Otra forma para activar o desactivar la programación condicionada por el esfuerzo para una tarea es el uso combinado del Diagrama de Gantt con la vista de Recursos y predecesoras. Para poder obtener esta combinación, adelantaremos la forma de hacerlo para este caso:  Vaya a la vista Diagrama de Gantt.  Una vez allí, diríjase al extremo inferior del lado derecho de su monitor, por arriba del vértice se encuentra una pequeña barrita. Dirija la flecha del mouse hasta que cambie su apariencia con dos flechas arriba y abajo. (Figura Nº 40)

Figura Nº 40. Abrir vista de Recursos y predecesoras

 Haga doble clic, o bien arrastre hacia arriba hasta que pueda apreciar bien la nueva vista tal y como se muestra en la figura Nº 41.  Puede ir asignando los recursos junto con las unidades para cada una de las tareas. Una vez que introduzca el recurso dele aceptar. Para cada dato que introduzca tiene que dar aceptar para que sea introducido y reconocido.  Una vez introducido el recurso en una tarea, presione el botón siguiente y así sucesivamente para introducir toda la información.  Pruebe agregando o quitando recursos en una tarea al igual que duraciones, activando y desactivando el condicionamiento con esfuerzo, cambiando unidades fijas, duración fija y trabajo fijo.

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Figura Nº 41. Vista combinada Gantt – Recursos y predecesoras

13.6 Manejo y verificación de los recursos La incorporación de recursos en un proyecto puede provocar algunos conflictos durante la etapa de planeación del proyecto y durante la fase de control. Esto amerita una revisión constante cada vez que variamos nuestro plan.

Después de tener todos los recursos asignados se debe verificar que no haya sobreasignaciones. Una sobreasignación significa que el recurso está trabajando en un solo día, mas horas de las que puede. Los principales factores que intervienen a que existan conflictos de este tipo son: 

Limitación de los recursos con que cuenta el proyecto.



Sobreposición de tareas donde participa un mismo recurso.



El adelanto o atraso en la ejecución de una tarea.

Para resolver lo anterior debemos identificar y resolver estos conflictos de sobreasignación aplicando algunas medidas que pueden afectar de alguna manera la duración del proyecto o su costo por tanto la nivelación de los recursos adquiere un carácter de suma importancia. En esencia estas medidas son: 

Contratando más recursos.

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

Nivelando los recursos corriendo las tareas en sobreposición donde dicho recurso participa.



Aumentando la jornada del recurso mediante horas extras en donde existe conflicto.

Para observar las sobreasignaciones y resolverlas manualmente existen varios métodos. El uso de ellos dependerá de la información y vistas que el usuario requiera en el momento. En las figuras siguientes mostramos unas cuantas formas de hacerlo: Primer método: Usando la vista de Hoja de recursos como se mira en la figura Nº 42.  En la Barra de vistas, hacer clic en Hoja de recursos.  Aparecerán todos los recursos del proyecto. 

El recurso sobreasignado se muestra en color rojo. Además en la columna de información se muestra un aviso amarillo con un signo de admiración que una vez que se toca con la flecha del mouse se lee “Este recurso deberá de redistribuirse con el valor Día a Día”

 Una opción para eliminar la sobreasignación es cambiar por ejemplo la capacidad máxima a 200% o más según sea necesario. Esto significa que se debe de contratar o asignar a otra persona para que las tareas en donde hay sobreasignación de recursos se nivelen. Algunas implicaciones de asignar otro personal pueden ser: o

Lo difícil de conseguir a una persona en el momento que tenga disponibilidad en el momento oportuno.

o

Para el nuevo recurso, lo poco atractivo que le pueda ser la tarea para desarrollarla únicamente en el tiempo de la sobreasignación.

o

No estar familiarizado con el proyecto o la tarea como sí lo estaría si esta desde el inicio.

Figura Nº 42. Sobreasignación de recursos en la Hoja de recursos.

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Segundo método: Usando la vista combinada Diagrama de Gantt y Gráfico de recursos como se mira en la figura Nº 43.  En la Barra de vistas, hacer clic en Diagrama de Gantt.  Colocar el cursor sobre una de las tareas que contenga el recurso sobreasignado.  Luego presione la tecla shift (mayúscula) y mantener apretada mientras hace clic en la Barra de vistas sobre Gráfico de recursos.  Aparecerá bajo el Gantt la vista de Gráfico de recursos. Para ir al día de la sobreasignación podrá utilizar el icono de desplazarse a tarea que se localiza en la Barra Estándar.  El recurso sobreasignado se muestra en color rojo. Además en la gráfica aparecerá una o varias columnas en rojo que indicarán las fechas de la sobreasignación. La sobreasignación se presenta después de la capacidad del 100 %. Si la columna muestra, por ejemplo 200 % para un día, implica que el recurso tendrá que laborar el doble de su tiempo para cumplir con la ejecución de la tarea.

Figura Nº 43. Sobreasignación de recursos en el Gráfico de recursos.

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

Esta vista nos permite apreciar las tareas sobreasignadas en el Diagrama de Gantt. Tenemos varia posibilidades de eliminar la sobreasignación: o

Adelantar el inicio de la tarea.

o

Aplazar el inicio de la otra tarea.

o

Asignarle otro recurso.

o

Asignarle tiempo extra.

o

Dividir la tarea.

Tercer método: Usando la vista combinada Uso de Recursos y combinarla si se quiere con el Gráfico de recursos como se mira en la figura Nº 44.  En la Barra de vistas, hacer clic en Uso de Recursos.  Colocar el cursor sobre una de las tareas que contenga el recurso sobreasignado.  Luego presione la tecla shift (mayúscula) y mantener apretada mientras hace clic en la Barra de vistas sobre Gráfico de recursos.  En la vista Uso de recursos podrá modificar las horas de la jornada con el fin de nivelar el recurso.

Figura Nº 44. Sobreasignación de recursos en la vista Uso de recursos.

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13.7 Utilización de las horas extra. Una de las formas utilizadas para controlar la duración de un proyecto, sea en su fase de planeamiento en el caso de sobreasignaciones de recursos, o en su fase de control con el atraso de tareas, es asignando o reponiendo más tiempo a los recursos mediante horas extras. La implicación principal de esta decisión es el costo que esto representa para el proyecto tomando en cuenta que las horas extra siempre son más caras que las horas normales. Para poder ingresar la información de las horas extra puede utilizarse las vistas combinadas del Diagrama de Gantt con la vista de Trabajo del recurso. Siga los siguientes pasos para obtener la tabla de la figura Nº 45:  Vaya a la vista Diagrama de Gantt.  Una vez allí, diríjase al extremo inferior del lado derecho de su monitor, por arriba del vértice se encuentra una pequeña barrita. Dirija la flecha del mouse hasta que cambie su apariencia con dos flechas arriba y abajo. (Figura Nº 40)  Haga doble clic, o bien arrastre hacia arriba hasta que pueda apreciar bien la nueva vista. Es posible que la vista sea igual a la mostrada en la figura Nº 41. En todo caso si no fuera la misma, no se preocupe, siga el siguiente paso.  Sobre la vista inferior Recursos y predecesoras (o la que el aparezca), presione el botón derecho del mouse y busque la opción Trabajo del recurso y obtendrá la tabla como se muestra en la figura Nº 45.  Puede asignar las horas extra diarias que debe de realizar el recurso en la columna “trabajo h extra”

Figura Nº 45. Asignar horas extra a un recurso.

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13.8 Nivelación de los recursos de forma automática. Como se mencionó anteriormente, la solución a la nivelación de los recursos siempre debe ir acompañando de un análisis económico y de tiempo pues son los dos limitantes que siempre aparecen en todo tipo de proyectos. Es por eso que una solución automática es importante analizarla una vez que sea dada. Project utiliza algunos criterios para tomar decisiones en el momento que se le pida resolver un conflicto de recursos: Estándar

Se basa en las relaciones de sus predecesoras, holguras, fechas y prioridades asignadas para decidir cuál de las tareas va a posponer.

Solo identificador

La tarea que tiene el número de identificación mayor es la que Project pospone.

Prioridad, estándar

Toma en consideración la prioridad, las relaciones de sus predecesoras, las holguras, fecha para determinar la tarea a pospones.

Siga los siguientes pasos para resolver el o los conflictos pos sobreasignación de los recursos:  En la Barra de Menús, buscar Herramientas > Redistribuir recursos  Aparecerá el cuadro de diálogo Redistribuir Recursos de la figura Nª 45. En este seleccione las condiciones de redistribución que quiera que se apliquen al proyecto.

Figura Nº 45. Redistribución automática de recursos.

Recuerde, por defecto los recursos están asignados por trabajo en horas, entonces en el cuadro de verificación Buscar sobre asignaciones con el criterio: se debe poner horas.

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Práctica 4 Asignaremos en esta oportunidad los recursos de tipo trabajo, material y de costo a la práctica que hemos seguido haciendo desde el inicio de este manual. Para ello se han analizado cada una de las tareas que componen el proyecto, y el equipo de trabajo ha propuesto que los siguientes recursos son los necesarios para cumplir con los objetivos:

Tarea Limpieza del terreno Construcción de terraza Instalaciones provisionales

Recurso

1

14.000

/ hora

2

11.000

/ hora

Back hoe

1

14.000

/ hora

Vagoneta

3

11.000

/ hora

Módulo bodega 3 x 3

5

50.000

Operario

2

1.200

/ hora

Ayudante

3

1.000

/ hora

1

50.000

/ día

Back hoe

1

14.000

/ hora

Peón

5

800

/ hora

Varilla # 6

720 kilos

900

/ kilo

Varilla # 3

360 kilos

900

/ kilo

3,84 kilos

85.000

Operario

Ayudante

Cubierta y hojalatería

Losa de concreto

Pintura general

Tuberías y registros pluviales

/ m3

40 kilos

950

38,4 m2

1.000

/ m2 / día

2

1.200

/ hora

1.000

/ hora

2

Contrato estructuras

global

lám. Rectangular 3.66

235 lam.

15.000

Tornillos

2100 un.

6

/ kilo

24.000.000 / lam. / un.

Contrato hojalatería

global

Instalador cubierta

820 m2

1.800

Contrato losa

740 m2

16.000

/ m2

lastre contrapiso

183 m3

18.000

/ m3

Peón Marcado de cancha

₡

Unidad

Vagoneta

Concreto f'c 210 kg/cm2 Construcción placas y Alambre negro # 16 pedestales Paneles formaleta

Estructura de acero

Costo

Back hoe

Trazado y topografía Topógrafo Excavación de fundaciones

Cant. requerida

5

935.000

800

/ hora

/ hora

Pintura

3 cubetas

93.000

Pintor

1

1.200

/ hora

Ayudante

1

1.000

/ hora

15 cubetas

93.000

Pintor

2

1.200

/ hora

Tubo PVC 10 cm

15

9.000

/6m

Registros prefa.

7

16.000

/ un.

Operario

2

1.200

/ hora

Peón

3

800

/ hora

Pintura

Iluminación eléctrica Contrato eléctrico

global

/ cubeta

/ cubeta

5.525.000

Condiciones: 

El recurso humano tendrá un recargo del 50% de su salario cuando labore horas extra.

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

La empresa dispone de un total de 3 operarios, 3 ayudantes 5 peones, 2 pintores.



También la empresa cuenta con 2 Back-hoes y 4 vagonetas.



El resto de los recursos serán proporcionados según sea necesario.



Al topógrafo se le cancelará los servicios una vez concluido su trabajo.



El contrato de losa se cancelará por adelantado.



El contrato eléctrico se pagará al final una vez concluido.



El resto se pagará conforme avance.

Para iniciar con la práctica siga las siguientes instrucciones: Abra el archivo “Práctica 3” y guarde como “Práctica 4”. En la barra de vistas, abra Hoja de recursos y digite cada uno los recursos con sus de la tabla anterior tal y como se le ha enseñado en este manual. Verifique sus resultados con la figura Nº 46.

Figura Nº 46. Recursos del proyecto “Práctica 4”.

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Una vez digitados, inicie a asignarle cada uno de estos recursos a las diferentes actividades usando Información de tareas o bien la vista combinada Diagrama de Gantt con la vista de Recursos y predecesoras tal y como se muestra en la figura Nº41. En este último caso, los costos de contrato deben de cargarse directamente en la columna de “costos” mediante el uso de Información de tareas. En el Diagrama de Gantt, introduzca una columna que se llame “Costo” después de la columna de “Duración”. Verifique sus resultados con la figura Nº 47.

Figura Nº 47. Diagrama de Gantt con Costos “Práctica 4”..

 El costo de la obra es de:

Abra la Hoja de recursos y compruebe que pasa. Resuelva el problema aprobando 4 horas extra por día y agregando medio tiempo del recurso que está en problemas usando la vista combinada de la figura Nº 48.

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Figura Nº 48. Vista combinada Diagrama de Gantt – Trabajo del recurso “Práctica 4”.

 Ahora el costo de la obra es de:

Responda a las siguientes preguntas: 1. ¿La diferencia en el costo del proyecto se debe a? 2. Pruebe aumentando el recurso al doble y no autorice las horas extra. ¿Qué sucede? 3. En caso de ajustarse al recurso que se tenía originalmente ¿Que sucede con la duración de la tarea y del proyecto?

Respuestas: 1. 2. 3.

Que las horas extras son más caras El costo del proyecto se mantiene igual que el original. La tarea duplicó su duración, se volvió crítica y retrasa el proyecto según el plan original.

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14. DIRECCIÓN Y CONTROL DEL PROYECTO Todos los conocimientos adquiridos anteriormente corresponden a la fase de planeación y creación de un proyecto. Antes de seguir con esta nueva fase es importante aprobar la información haciendo un análisis y repaso de todos los pasos que se han realizado. En general se debe de asegurar lo siguiente: 

Fecha propuesta de inicio.



Calendario laboral a utilizar.



Jornadas de trabajo del proyecto.



Horarios.



Excepciones (días feriados o no laborables del proyecto.



Horarios especiales.



Duraciones de las tareas



Esquemas de jerarquización (tareas y subtareas)



Vínculos entre tareas (no deben de quedar sueltas las tareas)



Delimitaciones de algunas tareas especiales.



Posposiciones con el fin de ajustar la duración del proyecto.



Asignación de recursos de trabajo, materiales y de costo de las tareas.



Balance de recursos de trabajo sobreasignados.

Comprobado lo anterior, y tomada la decisión de ejecutar el proyecto, iniciamos entonces la fase de Dirección y Control del Proyecto. Es común, en un número grande de proyectos, que esta fase pierda la importancia real que tiene. La mayoría cree que lo más importante de un plan de proyecto es obtener la duración total del mismo, pero no se percatan que el seguimiento y control de cada tarea es quien conduce a que se cumpla con el tiempo planeado. Al no cumplirse con el plazo se pierda uno de los componentes del éxito: la entrega oportuna y cumplida. Cuando el plan contiene recursos y costos también persiste la misma importancia y su cumplimiento agrega valor al éxito obteniendo un producto acorde a su alcance y costo.

14.1 Dar seguimiento del progreso del proyecto Todo proyecto requiere de una administración. Esto involucra el dirigir y controlar una serie de recursos de tiempo, de trabajo y de dinero. Algunas preguntas que surgen en esta etapa son: 

¿De cuanto tiempo disponemos?



¿Cuanto hemos avanzado?



¿Qué tareas siguen?



¿Cuándo debemos hacer las compras?

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

¿Cuánto dinero hemos gastado?



¿Qué recursos debemos contratar seguidamente?



Otras tantas relacionadas con la información que hemos tomado en cuanta para el proyecto.

El éxito de un buen seguimiento del proyecto está en la regularidad en que se deba de hacer. Los plazos de comprobación se deben de definir de acuerdo a cada proyecto sin embargo estos deben de permitir identificar problemas a tiempo para hacer los ajustes necesarios para corregir cualquier desviación en el plan.

14.2 Línea base del proyecto Ante todo, el plan original desarrollado en la fase de planeación lo vamos a definir como Plan Actual. La línea base de un proyecto se define como la instauración del Plan Actual en un plan que servirá de base de comparación que llamaremos en adelante Plan Previsto. El Plan Previsto o línea base permitirá comparar la situación real del proyecto conforme este avance en su ejecución. Los sucesos que se desarrollan en la marcha del proyecto producen el Plan Real. Una de las tablas que muestra los tres diferentes estados del proyecto la encontrarán en Proyecto > Información del proyecto... > Estadísticas... tal y como se muestra en la figura Nº49.

Figura Nº 49. Estadísticas del proyecto.

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¿Cómo crear una línea base? Se recomienda que guarde el plan realizado hasta el momento e identifíquelo como Plan Original. Luego realice una copia y en seguida identifíquela como Plan Previsto. Una vez realizada la copia abra el archivo y siga los siguientes pasos:  Vaya a la Barra de Menús y escoja la opción Herramientas > Seguimiento.  Allí encontrará la opción Establecer de línea Base... y aparecerá la tabla de la figura Nº50.

Figura Nº 50. Establecer línea base.

 Seleccione “Establecer línea de base” y “Proyecto completo”. Verá que existen otras alternativas que usted podrá utilizar más adelante conforme empiece a conocer más el programa.  Dele aceptar.  Luego vaya a la vista Gantt de seguimiento que encontrará en la Barra de menús > Ver.  Obtendrá una vista tal y como se muestra en la figura Nº 51.

Figura Nº 51. Línea base o Plan Previsto.

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Las barras grises indican el estado previsto del proyecto y las barras de colores indican el estado real del proyecto. En la mayoría de los casos, las condiciones reales difieren de lo previsto por diferentes motivos. El mantener controlado estas variaciones permite hacer las correcciones que sean necesarias para alinear el proyecto a la condición prevista. Es así que para obtener el Plan Real debe de introducirse estos cambios de manera regular mediante las fechas reales de inicio o fin, las duraciones conseguidas en la ejecución de cada tarea, las nuevas delimitaciones, las modificaciones entre vínculos y sus posposiciones, cambios en los costos de la obra e incluso cambios en los recursos. También es importante llevar el control de avance real de cada tarea y del proyecto en general y en la medida que sea necesario actualizar el programa del proyecto. En Project existen varias tablas para introducir esta información que se podrán encontrar en la Barra de Menús > Ver > Tabla: según se muestra en la figura Nº 52. (Como alternativa puede hacer lo mismo señalando el vértice superior izquierdo de la tabla de entrada y apretar el botón izquierdo del mouse) Sin embargo, la tabla de entrada que contiene la vista Gantt de Seguimiento puede ser igualmente útil sobre todo para introducir los cambios identificados en el proyecto. Agregue la columna % Completado con el fin de introducir esta información más fácilmente.

Figura Nº 52. Tabla para introducir información real.

Si por lo contrario se usa la tabla “Variación” (figura Nº 53), esta igualmente permite introducir los datos reales, pero además contiene información que ayuda a identificar las variaciones entre la condición real (columnas de Comienzo y Fin) y las condiciones previstas (columnas Comienzo previsto y Fin previsto) expresadas en diferencia de duración entre comienzo real y comienzo previsto, fin real y comienzo previsto (columnas Variación de comienzo y Variación de fin).

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Figura Nº 53. Tabla: Variación.

La tabla “Seguimiento” (figura Nº 54), contiene una serie de columnas para introducir los cambios que se van desarrollando durante la etapa de ejecución del proyecto partiendo de una posición de cero. Incluye las columnas de comienzo y fin reales, el porcentaje de avance completado hasta la fecha de corte, la duración real, la duración restante (saldo de días para concluir la tarea), el costo real y el trabajo real (o esfuerzo real).

Figura Nº 54. Tabla: Seguimiento.

Una vez actualizadas las tareas del proyecto usted podrá observar una vista similar a la figura Nº 55. Se evidencia un desplazamiento de las tareas y por tanto la duración del proyecto se va a ver afectada. Es aquí donde una regularidad en la actualización de las condiciones reales cobra sentido para prever las correcciones del caso en las futuras actividades. Dado que ya hay poco que hacer en corregir las condiciones anteriores al corte o punto de control del proyecto, es posible solicitar al Project que actualice el programa o plan previsto. Dicha actualización se podrá realizar de la siguiente manera:  Vaya a Herramientas > Seguimiento > Actualizar proyecto... 

Utilice la opción “Reprogramar trabajo restante para que empiece después de:” y Para: “Proyecto Completo”. Figura Nº 56.

 Dele Aceptar. Verá una imagen similar a la de la figura Nº 57.

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Figura Nº 55. Actualización de tareas según situación real.

Figura Nº 56. Cuadro para actualizar el proyecto.

Figura Nº 57. Cuadro “Actualizar proyecto”.

De esta manera queda establecido el nuevo cronograma del proyecto del cual deberá de hacerse las modificaciones futuras para nivelarlo con el plan original o Plan Actual. Es posible, dado algunas variaciones por concepto de cambios de obra, que la nueva programación sea la nueva línea base del proyecto por tanto debe de seguirse los pasos para obtenerla según anteriormente se ha indicado.

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BIBLIOGRAFÍAS

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