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• Javier Andrés Acevedo García

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DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD Y FINANZAS MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DCyF AGOSTO

2018

Morandé 71, Piso 1º, Santiago de Chile; Teléfono (56-2) 449 4196; www.dcyf.cl ; e-mail contacto: [email protected]

Preparado por: Cecilia León Vicencio Revisado por:

Jefe Subdepartamento Organización y Métodos

Aprobado por: Subdirector

0

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF

Tabla de contenido INTRODUCCIÓN ............................................... 4 OBJETIVOS ................................................... 5 ESTRUCTURA ORGANICA........................................ 6 CAPITULO I: .................................................. 8 PROCESOS ADMINISTRATIVOS PRESUPUESTARIOS .......................................... 8 1.1

FORMULACION ANTEPROYECTO DEL PRESUPUESTO MOP ....... 8

1.1.1

INSTRUCCIONES PARA ANTEPROYECTO ...................... 8

1.1.2

PRESENTACIÓN DEL PRESUPUESTO MARCO .................. 8

1.1.3

PREPARACIÓN DE INFORME PARA ANÁLISIS DE ANTEPROYECTO.. 9

1.1.4 PREPARACIÓN Y ENVÍO DE ANTEPROYECTO AL MINISTERIO DE HACIENDA ................................................... 10 1.1.5

DISCUSION DEL ANTEPROYECTO MOP ...................... 10

1.2

GENERACIÓN DEL PRESUPUESTO .......................... 10

1.2.1

ENVÍO PROYECTO DE PRESUPUESTO MOP AL CONGRESO ...... 10

1.2.2

DISTRIBUCIÓN LEY PRESUPUESTO MOP ..................... 11

1.2.3

GENERACIÓN LEY PRESUPUESTO MOP EN SICOF ............. 11

1.2.4

INGRESO AL SICOF DECRETOS DE ASIGNACIÓN ............... 12

1.3

ASIGNACIÓN PRESUPUESTO REGIONAL (APR) AUTOMATIZADO .. 13

1.3.1

SOLICITUD DE FONDOS ................................... 13

1.3.2

AUTORIZACIÓN DE ASIGNACIÓN PRESUPUESTO REGIONAL ..... 13

1.3.3

ELIMINACIÓN APR ....................................... 14

1.3.4

MÚLTIPLE DESCARGA .................................... 14

1.4

FORMULACION DEL PRESUPUESTO DCyF .................... 15

1.5

SOLICITUD DE COMPROMISO DE FONDOS (TD:5) .............. 19

CAPITULO II:.................................................. 22 PROCESOS ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS ................................................... 22 2.1

CAJA AUTORIZADA ...................................... 22 1 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF 2.2

INGRESO DEL "APORTE FISCAL Y TRANSFERENCIA” ........... 22

2.3.

INGRESO RECEPCIÓN DE “SERVICIO DEUDA PÚBLICA” ......... 25

2.4

GIRO DE "ENDEUDAMIENTO" ............................... 26

2.5

GIRO DE "FONDO UNICO PRESTACIONES FAMILIARES" (FUPF) .. 28

CAPITULO III: ................................................. 32 PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE INGRESOS .................................................. 32 3.1

INGRESOS RECIBIDOS POR CAJA, PROVENIENTES DE: .......... 34

3.1.1 VENTA DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS CON EMISIÓN DE FACTURA AFECTA AL I.V.A. .............................................. 34 3.1.2

VENTA DE ABONOS DE PEAJES A INSTITUCIONES PÚBLICAS ..... 34

3.1.3

VENTA DE PERMISOS DE SOBREPESO Y SOBREDIMENSION (NC y N.R.) 35

3.1.4 I.V.A.

INGRESOS VARIOS POR LOS CUALES NO SE EMITE FACTURA AFECTA A 36

3.1.5

VENTA DE ACCIONES O RECEPCIÓN DE DIVIDENDOS ........... 37

3.2

CIERRE DE CAJA ........................................ 38

3.3

RECEPCIÓN Y CUSTODIA DE ACCIONES Y PAGARÉS ........... 41

3.4

DEVOLUCIÓN DE ACCIONES ................................ 42

3.5

DEVOLUCION DE PAGARÉS Y RECEPCIÓN DE INGRESOS ......... 44

3.6

LICENCIAS MÉDICAS ...................................... 45

CAPITULO IV: ................................................ 58 PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE PAGO ........................................................... 58 4.1

OBLIGACIÓN DEVENGADA Y PAGO ........................... 58

4.2 DEVENGAMIENTO DE HECHOS ECONÓMICOS AL CIERRE DE UN EJERCICIO CONTABLE .......................................... 65 4.3.

REMESAS DE LA CAJA AUTORIZADA ......................... 68

4.4

CESION DE CREDITO, FACTURA – MERITO EJECUTIVO Y OTROS .. 72

4.5

PODER ................................................. 87

CAPITULO V:................................................. 89 PROCESOS DE REGULARIZACIONES CONTABLES ........................................... 89 5.1

INTERFASE DE REMUNERACIONES ........................... 89

2 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF 5.2

CONVENIOS DE PRESTAMOS EXTERNOS ....................... 97

ANEXOS ...................................................... 98

3 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF

INTRODUCCIÓN La Dirección de Contabilidad y Finanzas, tiene como Misión proporcionar servicios financieros, contables, presupuestarios y de remuneraciones, oportunos y confiables al Ministerio de Obras Públicas, orientados a satisfacer a nuestros clientes, cautelando el interés fiscal, con procesos innovadores y participativos, con el personal competente y comprometido, en un grato ambiente de trabajo. Es así como se han definido objetivos estratégicos, los cuales corresponden a: ‫ﺑ‬

Facilitar y asesorar al MOP en el proceso presupuestario, y promover su ejecución eficaz y oportuna.

‫ﺑ‬

Desarrollar procesos que respondan a los estándares apropiados a las necesidades de los clientes MOP en los ámbitos financieros, contables, presupuestarios y de remuneraciones.

‫ﺑ‬

Contribuir a salvaguardar el interés fiscal, en el ámbito de competencias de la DCyF.

‫ﺑ‬

Generar estándares de eficiencia en la provisión de productos estratégicos DCyF, incorporando mejoramiento continuo y automatización a los procesos claves de la DCyF.

Estos objetivos deben ser traducidos y materializados a través de los procesos y procedimientos implementados, para lo cual es preciso que éstos queden definidos y sean la base sobre la cual se uniformen criterios y faciliten el flujo de la información, de tal forma que apoyen eficientemente al personal involucrado, directa o indirectamente. En el presente Manual se describen los procesos principales para lo cual se han desarrollado cinco capítulos, que a continuación se mencionan: -

Capítulo I Procesos Administrativos Presupuestarios. En él se describen aquellos procesos relacionados con el Presupuesto MOP, desde su formulación y presentación al Ministerio de Hacienda hasta su utilización en el financiamiento de las distintas actividades desarrolladas por el Ministerio.

-

Capítulo II Procesos Administrativos Financieros. Su contenido incluye los procesos de la caja autorizada, su interactuar con las Direcciones MOP y, los giros a la Tesorería General de la República, entre otros.

-

Capítulo III Procesos Administrativos de Ingresos. Comprende la recaudación de ingresos por venta y/o servicios. La recepción y custodia de acciones y pagarés, en favor del MOP. Incluyendo también la recuperación de Licencias Médicas, entre otros.

-

Capítulo IV Procesos Administrativos de Pago. Comprende y describe el proceso de pago desde su instancia de devengado hasta su pago efectivo al

4 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF cliente, externo o interno. Menciona además, los subprocesos asociados como remesas, poderes, cesión de créditos y otros. -

Capítulo V Procesos Administrativos de Regularizaciones Contables. Incluye la descripción detallada de los procesos de regularizaciones contables más relevantes como la contabilización de la interface de remuneraciones y los convenios de préstamos externos.

OBJETIVOS El presente Manual tiene los siguientes objetivos: 

Entregar una metodología que describa los pasos y operaciones que deben seguirse para el desarrollo, lo más fluido posible, de una tarea determinada asegurando razonablemente la existencia de contraposición de funciones, entre unidades elaboradoras y visadoras, de operaciones contables y presupuestarias.



Reducción de costos (tiempo y esfuerzo) de operación, al uniformar los métodos.



Servir como herramienta a la capacitación.



Herramienta de trabajo para normar y precisar las funciones de los funcionarios DCyF, principalmente, delimitando a su vez las responsabilidades y logrando mediante su adecuada implementación la correspondencia funcional entre puestos y estructura.



Material de apoyo que presente la estructura orgánica y funcional formal real, así como los tramos de control, responsabilidad y los canales de comunicación que permitan una funcionalidad administrativa de la institución.



Constituirse en una Guía de Trabajo de fácil consulta.

5 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF

ESTRUCTURA ORGANICA De acuerdo al Decreto MOP N° 252 de 09.10.1991, que estableció la Organización y Funciones de la Dirección de Contabilidad y Finanzas del Ministerio de Obras Públicas. Las Resoluciones Exentas DGOP N°5086/2014, N° 611/2015, N° 911/2015 y 4172/2017 que Aprueban y Modifican la Organización Interna y Descripción de Funciones Generales y Especificas de la Dirección de Contabilidad y Finanzas. ORGANIGRAMAS A.- DCYF NIVEL CENTRAL

6 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF

B.- DCYF NIVEL REGIONAL

7 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF

CAPITULO I: PROCESOS ADMINISTRATIVOS PRESUPUESTARIOS 1.1

FORMULACION ANTEPROYECTO DEL PRESUPUESTO MOP

1.1.1

INSTRUCCIONES PARA ANTEPROYECTO

MINISTERIO DE HACIENDA 1.

En el mes de junio, publica en su sitio web Institucional, los formularios e instrucciones de llenado, para la confección del anteproyecto del presupuesto del año siguiente, de los Ministerios y Servicios Públicos, según las instrucciones del D.L. 1.263/75.

2.

El Ministro de Hacienda comunica por Oficio al Sr. Ministro de Obras Públicas, los lineamientos generales, formularios e instrucciones, para la preparación del anteproyecto definiendo el marco presupuestario con los montos de Aporte Fiscal para “Gastos en Personal” y “Resto”, al que deberá ajustarse y el nivel total de gasto permitido.

DIRECCIÓN DE PLANEAMIENTO

1.1.2

3.

Obtiene del sitio web de DIPRES, los formularios e instrucciones del anteproyecto de presupuesto y pone a disposición de los Servicios MOP en su página de intranet, a través de una “sala de trabajo”.

4.

Efectúa estimación del Presupuesto de Inversión, para adecuarse a los montos informados por el Ministerio de Hacienda, como asimismo, una estimación de los ingresos que financiarán el presupuesto de gastos. Las definiciones de inversión son elaboradas a partir de las indicaciones de los Servicios en las que previamente se ha considerado la visión regional.

5.

La estimación de ingresos la elabora cada servicio y la informa a Planeamiento para la construcción de la matriz general que equilibra ingresos y gastos.

PRESENTACIÓN DEL PRESUPUESTO MARCO

DEPARTAMENTO DE FINANZAS DCYF 6.

Prepara y presenta, con la información del Ministerio de Hacienda, sobre el monto de "Remuneraciones" y "Resto", el marco de Presupuesto al Director DCYF, correspondiente a los: 

St. 21 Gastos en Personal.

8 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF 

St. 22 Bienes y Servicios de Consumo.



St. 23 prestaciones previsionales, en base a la información estimada de indemnizaciones para trabajadores, D.F.L. N° 1 del 16.01.2003, Código del Trabajo, provista por los Servicios.



St. 24 Transferencias corrientes, en base a la información estimada de las transferencias con organismos externos, provista por los Servicios.

DIRECTOR DE CONTABILIDAD Y FINANZAS 7.

Informa a las autoridades del MOP, la conformación del marco de presupuesto de gasto corriente que, posteriormente la Dirección de Planeamiento, incorpora a la matriz de ingresos y gastos preliminar.

DIRECCION DE PLANEAMIENTO

1.1.3

8.

Emite proposición al Sr. Ministro del MOP, posterior al análisis conjunto con DCyF, de la matriz de ingresos y gastos ajustada a los lineamientos de la Dirección de Presupuesto; quien realiza los últimos ajustes de acuerdo a sus áreas de interés.

9.

Se realiza reunión en conjunto con la Dirección de Contabilidad y Finanzas para informar lineamientos y cifras de marco de ingresos y gastos, para que los Servicios construyan su detalle analítico para el anteproyecto.

PREPARACIÓN DE INFORME PARA ANÁLISIS DE ANTEPROYECTO

DEPARTAMENTO DE FINANZAS DCYF 10.

Informa por oficio y/o correo electrónico, los antecedentes indicados en el punto 9., a los Servicios MOP y el marco al cual deberán ceñirse, en la confección del anteproyecto de presupuesto, indicándoles el plazo disponible para la entrega del anteproyecto de presupuesto marco y de expansión.

DIRECCIONES MOP 11.

Preparan su anteproyecto presupuesto marco y de expansión con sus respectivas justificaciones y lo disponibilizan por medio del set de formularios definidos para el proceso, en la sala de trabajo de la intranet, habilitada por la Dirección de Planeamiento para estos efectos. En paralelo elaboran dos carpetas con toda su propuesta, para revisión de la Dirección de Planeamiento y DCyF, respectivamente

9 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF DIRECCIONES DE PLANEAMIENTO Y CONTABILIDAD Y FINANZAS.

1.1.4

12.

Recibe las carpetas con información del anteproyecto de presupuesto marco y expansión, con las justificaciones respectivas.

13.

Analiza y revisa la consistencia de la información, las justificaciones y cuadraturas del presupuesto, informando a cada Dirección si existen diferencias, para su corrección hasta que se ajusten a las cifras comunicadas y a los parámetros que la autoridad ha definido para el periodo.

PREPARACIÓN Y ENVÍO DE ANTEPROYECTO AL MINISTERIO DE HACIENDA

DIRECCIONES MOP 14.

Con el visto bueno de la dirección de Planeamiento y DCyF, ingresan la información definitiva al sitio Web de la DIPRES.

DIRECCION DE PLANEAMIENTO

1.1.5

15.

Revisa el correcto Ingreso del anteproyecto de presupuesto por servicio MOP, en sitio web de DIPRES.

16.

Prepara, en conjunto con la DCyF, el oficio conductor y el set de documentos con la propuesta de anteproyecto presupuesto MOP a DIPRES, la que es sancionada por el Ministro M.O.P.

DISCUSION DEL ANTEPROYECTO MOP

17.

1.2

En el contexto de las reuniones de comisiones técnicas, los sectorialistas de la DIPRES, realizan reuniones con cada uno de los Servicios del MOP, a fin de aclarar dudas y/o solicitar mayor información. A estas reuniones asisten representantes de la DIRPLAN y de la DCYF.

GENERACIÓN DEL PRESUPUESTO

1.2.1 ENVÍO PROYECTO DE PRESUPUESTO MOP AL CONGRESO

MINISTERIO DE HACIENDA. 10 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF 1.

Envía el anteproyecto de Ley de Presupuesto y que corresponde a la proposición que hace el Ministerio de Hacienda conjuntamente con el MOP, al Congreso Nacional.

2.

El 30 de noviembre vence el plazo para que el Congreso despache el proyecto, tras lo cual el Presidente de la República promulga la Ley de Presupuestos.

1.2.2 DISTRIBUCIÓN LEY PRESUPUESTO MOP

SUBDEPARTAMENTO GESTIÓN PRESUPUESTARIA Y FINANCIERA – DEPTO. FINANZAS 3.

Publicada la Ley de Presupuesto para el Programa “Administración y Ejecución de Obras Públicas” (0201), confecciona Resolución Exenta DGOP que distribuye el presupuesto en los diferentes programas que la componen: DGOP (0209), Fiscalía (0210) y DCYF (0213).

4.

Remite la Resolución, señalada en el punto anterior, a la DGOP para su aprobación y tramitación.

DIRECCIÓN GENERAL DE OBRAS PÚBLICAS 5.

Recibe Resolución que informa el desglose del presupuesto 0201 en las Direcciones que la conforman.

6.

Revisa, numera y firma Resolución.

7.

Una vez tramitada es despachada a quienes corresponda.

1.2.3 GENERACIÓN LEY PRESUPUESTO MOP EN SICOF

SUBDEPARTAMENTO GESTIÓN PRESUPUESTARIA Y FINANCIERA 8.

Procede a registrar en el SICOF, módulo Control Presupuestario – Comprobantes – Ingreso Comprobantes Ley de Presupuestos para el año por cada servicio MOP.

9.

Recibe la Resolución DGOP e ingresa al SICOF la información de cada una de las Direcciones que la componen, al módulo Control Presupuestario – Comprobantes – Ingreso Comprobantes.

10.

Solicita a las distintas Direcciones MOP, confeccionar la Reasignación Presupuesto Regional (RAPR), para aperturar a nivel del Clasificador

11 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF presupuestario vigente, los montos contenidos en Presupuestos y/o Resolución DGOP.

la

Ley de

DIRECCION MOP 11.

Confecciona RAPR con desglose a nivel de asignación de los subtítulos requeridos.

12.

Remite RAPR Financiera.

al

Subdepartamento

Gestión

Presupuestaria

y

SUBDEPARTAMENTO GESTIÓN PRESUPUESTARIA Y FINANCIERA 13.

Recepciona RAPR de las Direcciones MOP, el cual contiene el desglose de la información correspondiente a los subtítulos requeridos e ingresa la información al SICOF, a nivel de asignación.

1.2.4 INGRESO AL SICOF DECRETOS DE ASIGNACIÓN

DIRECCIÓN DE PLANEAMIENTO 14.

Solicita al Ministerio de Hacienda los Decretos de Asignación que corresponden a las Iniciativas de Inversión.

MINISTERIO DE HACIENDA 15.

Prepara los Decretos de Asignación solicitados por la Dirección de Planeamiento.

16.

Remite un ejemplar de los Decretos de Asignación al MOP.

SUBDEPARTAMENTO GESTIÓN PRESUPUESTARIA Y FINANCIERA 17.

Recibe copia de los Decretos de Asignación, correspondientes a las Iniciativas de Inversión.

18.

La Dirección de Planeamiento, los Ingresa en SAFI y los disponibiliza para su descarga en SICOF.

19.

Se descarga en SICOF los decretos de asignación de iniciativas Módulo Control Presupuestario – Comprobantes – Carga Decretos desde el SAFI

12 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF 20.

1.3

Ingresa transitoriamente, las aperturas presupuestarias como Fondos sin Asignar si llegado fin de mes de enero, aún no han llegado los Decretos de Asignación tramitados.

ASIGNACIÓN PRESUPUESTO REGIONAL (APR) AUTOMATIZADO

Respaldo Documental: Circular DCyF N° 20 de 03.12.2010 http://colabora.mop.gov.cl/sites/dcyf/oym/Documentos%20compartidos/CIRCULARES/CIRCULA RES%202010/Circular%20Nº%2020%202010.pdf

1.3.1 SOLICITUD DE FONDOS

DIRECCION MOP 1.

Confecciona en el SAFI, Asignación de Presupuesto Regional (APR) a fin de autorizar los recursos a las diferentes regiones (valores en pesos).

2.

Remite la Asignación de Presupuesto Regional (APR) al Subdepartamento Gestión Presupuestaria y Financiera en estado “Enviado a Trámite”.

1.3.2 AUTORIZACIÓN DE ASIGNACIÓN PRESUPUESTO REGIONAL

SUBDEPARTAMENTO GESTIÓN PRESUPUESTARIA Y FINANCIERA 3.

Recepciona APR en original (en estado “Enviado a Trámite”).

4.

Se descarga APR en SICOF, a través de Módulo Control Presupuestario – Comprobantes – Carga APR desde el SAFI.

5.

Se ingresa Región, Dirección y N° de APR, se selecciona APR y presiona “Carga de APR”. Una vez descargado, desaparece y en descripción inferior aparece frase “Comprobante(s) Generado(s)”

6.

Revisión y posterior visación de APR descargada, Módulo Control Presupuestario – Comprobantes – Consulta/Mantención Comprobantes, se ingresa Región y N° de APR descargada, “Consultar”, el documento está en estado “Ingresado” y se presiona “Modificar”. Luego, se revisan los datos comparándolo con APR en papel. 13 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF 7.

Una vez revisada la APR, se graba, existiendo la opción de visar el documento en la misma pantalla o dejarlo en estado “cuadrado” para ser visado en la pantalla de “autorización”

8.

En el evento, de que la APR no se haya visado en pantalla anterior, se autoriza en el Módulo Control Presupuestario – Comprobantes – Autorización de Comprobantes.

9.

Una vez visada la APR en el SICOF, se aprueba automáticamente en SAFI.

1.3.3 ELIMINACIÓN APR

En caso de eliminación de la APR, a solicitud de la Dirección correspondiente, deben realizarse los siguientes pasos:

1.

Descarga de APR en SICOF, a través de Módulo Control Presupuestario – Comprobantes – Carga APR desde el SAFI. Se ingresa Región, Dirección y N° de APR, se selecciona y presiona “Carga de APR”.

2.

Para eliminar APR descargado, Módulo Control Presupuestario – Comprobantes –Consulta/Mantención Comprobantes, se ingresa Región y N° de APR descargado a eliminar, “Consultar”, el documento está en estado “Ingresado” y se presiona “Eliminar”, se despliega la pantalla del comprobante y nuevamente se presiona “Eliminar”.

3.

Eliminada la APR en el SICOF, se elimina automáticamente en SAFI.

1.3.4 MÚLTIPLE DESCARGA

La descarga se puede realizar por más de un APR, dejando como Dirección “Ministerio de Obras Públicas” y/o dejando el campo “Número Documento”, en blanco. Se seleccionan para descarga los APR recepcionados en papel, y continúa con el proceso normal explicado anteriormente.

Múltiple descarga APR MOP

Múltiple descarga APR por Dirección

OBSERVACIONES

14 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF



1.4

Para las APR que se generan en el Nivel Central, pero que corresponden a devoluciones de Regiones, deben ser ingresadas en forma manual, tanto en el SICOF, como su correspondiente aprobación en SAFI.

FORMULACION DEL PRESUPUESTO DCyF

Respaldo Documental: Circular 14 de 2014 http://colabora.mop.gov.cl/sites/dcyf/oym/Documentos%20compartidos/CIRCULARES/CIRCU LARES%202014/Circular%20N°%2024%202014.pdf

DIRECCIÓN DE PLANEAMIENTO – MOP – INTERNO MOP 1.

En el mes de abril, mediante Ordinario u otro medio, la Dirección de Planeamiento solicita Levantamiento de Necesidades de “Estudios Propios”, el cual se coordina a través de DIRPLAN.

2.

En los meses de mayo o junio, por medio de Oficio y/o correo electrónico, solicita información respecto a: estimación de fondos por concepto de Ingresos Propios (Subtítulo 06, 07, 08, 10, 11 y 15) y del Subtítulo 29 (Adquisición de Activos No Financieros), en el plazo señalado, adjuntando los formatos correspondientes, los que deben ser llenados, para la confección del anteproyecto del presupuesto del año siguiente, de los Servicios Públicos.

3.

Mediante correo electrónico la SDIT, solicita información de necesidades de los Subtítulos 29.06 y 29.07 y envía formato de Planilla de Requerimiento.

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION – DCyF 4.

Recepciona Oficio y/o correo electrónico de la Dirección de Planeamiento, relativo a solicitudes de Estudio Inherente o del Giro Propio, Estimación de Ingresos Propios y Equipamientos para el año siguiente.

5.

Recepciona correo en que la SDIT, solicita nuestros requerimientos de los Subtítulos 29.06 y 29.07

15 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF 6.

Solicita al Subdepartamento de Gestión Presupuestaria el inicio del proceso de Formulación del Presupuesto de la Dirección de Contabilidad y Finanzas.

SUBDEPARTAMENTO DE GESTIÓN PRESUPUESTARIA 7.

Comunica, a través del Jefe Departamento de Administración, por medio de correos electrónicos, a los diversos Centros de Responsabilidad al interior del Servicio, el inicio del Proceso Formulación Presupuestaria DCYF del año siguiente y solicita información de los requerimientos presupuestarios del St. 29, en el plazo indicado, adjuntando los formularios correspondientes, los que deben ser llenados, en el caso que corresponda, con el fundamento de los requerimientos. En relación a las necesidades de “Estudios Propios”, efectúa reuniones de trabajo con los Jefes de Proyectos, Jefes de Departamento o Unidades que requiera dicho concepto, o bien se solicita mediante correo electrónico el Levantamiento inicial, para lo cual deberán completar la Ficha pertinente.

8.

Estudia, analiza y determina estimación de los ingresos propios (datos que obtiene del Balance), que forman parte del anteproyecto de presupuesto, de necesidades de Activos No Financieros, de Estudios del Giro Propio.

9.

Completa formularios correspondientes, con los datos del punto anterior, para la aprobación de Autoridades Superiores.

JEFES DE DEPARTAMENTOS, DIRECTORES REGIONALES, JEFES DE PROYECTOS, JEFE DEL SUBDEPTO. ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS U OTROS CENTROS DE RESPONSABILIDAD. 10.

Estudia, analiza y determina los requerimientos.

11.

Completa formularios con los requerimientos respectivos.

12.

Remite al Subdepartamento de Gestión Presupuestaria, dentro de los plazos, por medio de correo electrónico, la información.

SUBDEPARTAMENTO (ADMINISTRACIÓN) 13.

DE

GESTIÓN

PRESUPUESTARIA

Recepciona correos electrónicos de los Jefes de Departamento, Directores Regionales, Sub-departamento Abastecimientos y Servicios, Jefes de Proyecto, Jefes de Unidades y otros, con información de los requerimientos de Estudios Propios y/o del Subtítulo 29.

16 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF 14.

Confecciona consolidado con información del punto anterior, para aprobación Autoridades Superiores.

15.

Prepara Propuesta Ordinario al Departamento de Presupuesto y Gestión, de la DIRPLAN, de Jefatura Superior, adjuntando Formularios que contienen información sobre: “Estudios Propios del Giro del Servicio”, “Estimación de Ingresos Propios y Requerimientos del ST 29 del año siguiente, Justificación del Levantamiento de Necesidades y Fichas”, y remite al Jefe de Departamento de Administración, para su despacho. Además, por medio de correo electrónico envía la misma información a Encargados Transversales Ministeriales definidos por DIRPLAN.

16.

Envía para aprobación de las autoridades, Planilla de Requerimiento de Necesidades de los Subtítulos 29.06 y 29.07, la cual debe ser enviada a la SDIT.

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION – DCyF 17.

En los meses de junio o julio se realiza un levantamiento de necesidades internas de los restantes Subtítulos, para ello, envía correo electrónico los diversos Centros de Responsabilidad al Interior de la Dirección y en específico al Jefe Subdepartamento Gestión de Abastecimiento y Servicios1, con instrucciones respecto a la preparación de la información de respaldo para la Elaboración del Anteproyecto del Presupuesto del año siguiente del Servicio, remitiéndoles archivos con indicaciones, y los respectivos Formatos, que deben ser llenados en el plazo señalado, con las justificaciones correspondientes según Marco y Extra marco (expansión) definida para el Servicio. Así mismo remite requerimiento a la Jefatura del Departamento de Planificación y Control de Gestión para confección de los Formularios A-1 y H con definiciones estratégicas y a otras unidades de ser requerido en el proceso.

SUBDEPTO. ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS 18.

Elabora Plan Anual de Compras del Nivel Central

19.

Centraliza todos los requerimientos del Nivel Central.

20.

Remite información Subdepartamento de establecidos.

centralizada de los requerimientos al Gestión Presupuestaria, en los plazos

1

En el Nivel Central, el Subdepartamento de Gestión de Abastecimientos y Servicios, perteneciente al Departamento Administración, es quien definirá y proyectará los Gastos Operacionales.

17 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF

JEFE DEPARTAMENTO DE FINANZAS DCyF. 21.

Informa en junio o julio a Director/a DCyF, Subdirector, Jefe Departamento Administración y Jefe Subdepartamento Gestión Presupuestaria, sobre los marcos presupuestarios del Gasto Corriente – Gastos en Personal (ST 21) y Bienes y Servicios de Consumo (ST 22), para Formular el Proyecto de Presupuesto.

DIRECTOR/A PLANEAMIENTO FINANZAS DCyF 22.

–

DIRECTOR/A

CONTABILIDAD

Y

Emite y envía Ordinario a Jefe Departamento Administración en junio o julio Instrucciones de la Formulación del Proyecto de Presupuesto MOP para el año siguiente, incluyendo instrucciones sobre: 

Marco Asignado



Marco Expansión 1



Marco Expansión 2 (si procede)



ST. 21, 22, 23, 24, 25, 29, 31 y Consideraciones Generales



Habilitación y disponibilidad de formularios en Sala de Trabajo de DIRPLAN en Intranet



Plazos y claves de ingreso de información a la Sala de Trabajo de DIRPLAN

SUBDEPARTAMENTO GESTIÓN PRESUPUESTARIA 23.

A petición del Jefe Departamento de Administración prepara el marco asignado y expansión, correspondientes a la DCYF, en todo lo concernientes a los Formularios A-2 y A-3.

24.

Elabora Anteproyecto de Presupuesto DCyF que levantamiento de necesidades presupuestarias NC y NR.

25.

Confección de Formularios A-2, A-3, B-1 y J, Justificaciones y Fichas.

26.

Revisión de los Formularios A-1 y H.

27.

Remite la información del punto 26 y 27 anterior a la DIRPLAN.

28.

Ingreso de archivos en la Sala de Trabajo de DIRPLAN de todos los Formularios del Anteproyecto de Presupuesto del Servicio, Anexos, Fichas y Justificaciones.

incluye

el

18 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF 29.

Confección y entrega de Carpetas por Oficio a DIRPLAN, Director/a DCyF, Jefe Departamento de Finanzas y Jefe Departamento de Administración.

Nota:

1.5

1.

Los documentos e instrucciones de la DIPRES, de la Formulación Presupuestaria, pueden ser consultados directamente en el sitio www.dipres.cl

2.

Los Formularios, Fichas y Justificaciones, que respaldan la Formulación Presupuestaria del Servicio, se encuentran en el Departamento de Administración – Subdpto. Gestión Presupuestaria

SOLICITUD DE COMPROMISO DE FONDOS (TD:5) Respaldo Documental: Circular 14/2009. Eliminó la obligatoriedad de imprimir el TD:5, para su aprobación en DCyF. http://colabora.mop.gov.cl/sites/dcyf/oym/Documentos%20compartidos/CIRCULARES/CIRCU LARES%202009/Circular%20Nº14%202009.pdf

SOLICITUD DE COMPROMISO PRESUPUESTARIO DIRECCIÓN MOP 1.

Confecciona la Solicitud de Compromiso de Fondos (SCF) en el SAFI, indicando los datos de región, Dirección MOP, número y fecha del documento, glosa, aperturas presupuestarias, valor y otros datos relevantes.

SUBPTO. ELABORACIÓN DOCUMENTOS CONTABLES - AREA VISACIÓN PRESUPUESTARIA Y SUBDPTO. CONTABILIDAD Y FINANZAS, NIVEL REGIONAL. 2.

Transfiere Comprobante de Compromiso al SICOF desde el SAFI, ingresando al módulo Contabilidad – Cierre y otros procesos – Centralización Contable – Contabilización de Compromisos, dejando el documento en estado pre-visado.

AUTORIZACIÓN DE LA SOLICITUD COMPROMISO DE FONDOS 3.

Verifica si el Comprobante de Compromiso, que se procesa, tiene saldo disponible de presupuesto.

19 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF 4.

Si dispone de saldo de presupuesto, autoriza el Comprobante de Compromiso en el módulo Contabilidad - Comprobantes - Visación de Comprobantes - Autorización de Comprobantes.

5.

Traspaso automático de la Visación del SICOF al SAFI, del Comprobante de Compromiso, cambiando al estado “aprobado”.

6.

Si no dispone de saldo de presupuesto, en la asignación mencionada en la SCF, verifica el motivo con el Subdepartamento Gestión Presupuestaria y Financiera - Departamento de Finanzas.

SUBDEPARTAMENTO GESTIÓN PRESUPUESTARIA Y FINANCIERA – DEPARTAMENTO FINANZAS. 7.

Verifica si, para la asignación presupuestaria que se consulta, hay un decreto de presupuesto en trámite o un memorándum modificatorio del presupuesto.

8.

Comunica al Subdpto. Elaboración de Documentos Contables, el resultado de la consulta.

SUBDPTO. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS CONTABLES – AREA DE VISACIÓN

9.

Si la confirmación del saldo de presupuesto es positiva, realiza acción señalada en el punto Nº 4.

10.

Si el Subdepartamento Gestión Presupuestaria y Financiera comunica que no hay decreto presupuestario en trámite, ni memorándum modificatorio del mismo, se realiza consulta a la Dirección MOP que remitió la Solicitud de Compromiso de Fondos.

11.

En caso que persistan los problemas en el saldo presupuestario, se efectúa análisis para verificar existencia de contabilizaciones erróneas.

SUBDPTO. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS CONTABLES 12.

Efectúa nuevamente análisis para verificar existencia de contabilizaciones erróneas, comparando saldo de presupuesto entre SAFI y SICOF, determinando si corresponde a: 

Error de Contabilización en DCyF, el cual se corrige a través de un traspaso (TD.3) realizado por el Subdpto. Elaboración de Documentos Contables.



Error en SAFI, proveniente del Servicio MOP, en este caso debe corregirse desde su origen. 20 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF DIRECCIÓN MOP 13.

Si hay cambios que introducir a la SCF comunica que un funcionario va a efectuar la corrección y, si no hay cambios, ni decreto de presupuesto en trámite, ni memorándum modificatorio del presupuesto, solicita la eliminación de la SCF.

AREA VISACIÓN PRESUPUESTARIA, SUBPTO. ELABORACION CONTABLE 14.

Dependiendo del origen de la anomalía, se corrige el saldo de presupuesto para autorizar la SCF y realiza acción señalada en el punto Nº 4.

15.

Si no hay cambios que solucionen el presupuesto para dar curso a la SCF, se anula en el módulo Contabilidad - Comprobantes – Consulta Mantención Comprobantes.

16.

Envía correo a la Dirección MOP señalando la SCF anulada en SICOF.

21 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF

CAPITULO II: PROCESOS ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS 2.1

CAJA AUTORIZADA SOLICITUD DE CAJA MENSUAL DIRECCIÓN MOP (Unidad de Programación) 1.

2.

Confecciona el programa de caja mensual, a nivel nacional, con la información que recepciona de sus Direcciones Regionales. Este programa de caja mensual se presenta en versión Región/Subtítulo. De acuerdo al calendario anual, remite el programa de caja mensual, mediante un oficio, al Subdepartamento Gestión Presupuestaria y Financiera.

SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DE CAJA MENSUAL SUBDEPARTAMENTO GESTIÓN PRESUPUESTARIA Y FINANCIERA 3. 4.

5.

6.

7.

8.

9.

2.2

Recibe el programa de caja mensual con el oficio de la Unidad de Programación de las distintas Direcciones del MOP. Con la información de las peticiones de caja de las Direcciones MOP, confecciona un cuadro consolidado de Gastos Programados, por Subtítulo y Dirección, el cual sirve de base para confeccionar el Programa de Caja del Ministerio de Hacienda, elaborándose este último por Direcciones Generales y presentando además, un Resumen MOP. Envía Oficio al Ministerio de Hacienda, el día 20 de cada mes, el cual debe contener la solicitud de Aporte Fiscal, con la estimación del Saldo Bancario del mes. El primer día hábil del mes, la Tesorería General de la República, en su sitio web, Menú “Clientes Institucionales”, informa el monto mensual de aporte fiscal y transferencias, para el financiamiento de los Gastos Programados. Conocido el financiamiento para el mes, se Ingresan las cajas al Menú SICOF Control Presupuestario – Explotación – Control de Caja – Ingreso Solicitudes de Caja. Revisa la información ingresada al sistema y se visa, quedando a disposición de las regiones y nivel central para cursar los respectivos pagos. Remite a través de Oficio, firmado por el del Jefe de Departamento Finanzas DCYF, la caja autorizada a todos los Programadores.

INGRESO DEL "APORTE FISCAL Y TRANSFERENCIA” Corresponde a los montos definidos en la ley de presupuesto de cada año y que puede tener modificaciones posteriores vía decreto, que aprueba el Ministerio de Hacienda-DIPRES. El monto del aporte fiscal se recibe mensualmente en base a la Caja requerida mes a mes por los Servicios

22 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF M.O.P., para dar cumplimiento a la ejecución financiera mensual del Presupuesto.

SOLICITUD DE NECESIDADES SERVICIOS M.O.P. 1.

Los Servicios M.O.P., con excepción de la Superintendencia de Servicios Sanitarios y el Instituto Nacional de Hidráulica, en base a la Programación de Gastos que realizan mensualmente, de los Subtítulos de gasto (21, 22, 23, 24, 26, 29, 31, 32, 33, y 34), solicitan las necesidades de caja canalizando su petición vía Departamento de Finanzas DCyF.

SUBDEPARTAMENTO GESTIÓN PRESUPUESTARIA Y FINANCIERA – DEPTO. FINANZAS DCyF 2.

Consolida las necesidades indicadas en el punto anterior y efectúa la petición de caja al Ministerio de Hacienda-DIPRES.

3.

DCyF se informa de dicha autorización mediante la página web de TESGRAL con acceso restringido de usuario, revisando que se ha efectuado la transferencia de fondos respectiva.

COMUNICACIÓN APORTE FISCAL Y TRANSFERENCIA MINISTERIO DE HACIENDA 4.

La DIPRES, autoriza los montos indicados en el N° 2)

5.

Comunica a la Tesorería General de la República el financiamiento autorizado para el mes siguiente.

TESORERÍA GENERAL DE LA REPUBLICA 6.

Recibe el aviso y pone la información a disposición, el primer día hábil, a través página web de TESGRAL sobre el monto de aporte fiscal y transferencia, autorizadas para el mes

SOLICITUD GIRO DE APORTE FISCAL Y TRANSFERENCIA SUBDEPARTAMENTO GESTIÓN PRESUPUESTARIA Y FINANCIERA 7.

Se informa de dicha autorización mediante la página web de TESGRAL con acceso restringido de usuario, revisando que se ha efectuado la transferencia de fondos respectiva. 23 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF 8.

Recepciona el Programa de aporte fiscal y transferencia del mes para el MOP, por concepto de Resto y Remuneraciones.

9.

Imprime calendario mensual de Ingresos de aporte fiscal y transferencias.

DISTRIBUCIÓN GIRO DE APORTE FISCAL Y TRANSFERENCIA SUBDEPARTAMENTO GESTIÓN PRESUPUESTARIA Y FINANCIERA 10.

Imprime, desde el sitio web de la Tesorería General de la República, copia del giro donde consta fecha de depósito en la cuenta corriente MOP y hace la distribución a las diferentes Direcciones MOP

11.

Envía mediante GDR copia del giro y la distribución del aporte fiscal recibido al Subdepartamento de Tesorería – Departamento de Finanzas.

INGRESO AL SICOF GIRO DE APORTE FISCAL Y TRANSFERENCIA Circular 05 de 29.04.2015, Incorpora funciones al Subpto. Tesorería, Visar TD:1, TD:3 y TD:20

SUBDEPARTAMENTO DE TESORERÍA 12.

Recepciona GDR con la documentación sustentante verificando que los antecedentes remitidos vengan en su totalidad.

13.

Timbra y firma GDR y emite recibo de ingreso, devolviendo la copia de la GDR a la Unidad remitente.

14.

Verifica valores e imprime cartola bancaria.

15.

Emite Recibo de Ingreso.

16.

Ingresa al módulo Tesorería – Recaudación – Apertura y Recaudación diaria – Ingreso de Recaudación y ajuste, para reflejar el depósito directo efectuado por la Tesorería General de la República.

17.

El analista efectúa cierre de caja, generando contabilización a través de Comprobante de Ingreso SICOF (TD:1).

18.

Incluye la GDR en el Comprobante de Ingreso (TD:1) del día, generado por el cierre de la caja (5.2.)

19.

Despacha al Subdepartamento Elaboración Documentos Contables, Comprobante de Ingreso diario adjuntando documentación de respaldo de los ingresos.

20.

Una vez al día, ingresa al módulo Contabilidad - Explotación Comprobantes - Visación Comprobantes y dentro de él al menú 24 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF "Autorización de Comprobantes" donde visa el comprobante de Ingreso.

2.3.

INGRESO RECEPCIÓN DE “SERVICIO DEUDA PÚBLICA” Son ingresos correspondientes a créditos otorgados al Estado de Chile, normalmente por el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), canalizados a través de la Tesorería General de la República. OBTENCIÓN DE FONDOS MINISTERIO DE HACIENDA 1.

Entrega los fondos por concepto de Servicio de la Deuda Pública, de acuerdo a la Caja Autorizada, a la Tesorería General de la República.

TESORERÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA 2.

Recibe el aviso del Ministerio de Hacienda y emite dos documentos: el Comprobante de Ingreso Fiscal (CIF) y el Formulario “Giro Directo y Comprobante de Egreso” (Form.73) (“Giro Directo y Comprobante de Egreso” (Form.73)).

3.

Envía 1 copia del CIF y 1 copia del “Giro Directo y Comprobante de Egreso” (Form.73) a la Dirección de Planeamiento del MOP.

DIRECCION DE PLANEAMIENTO - MOP 4.

Recibe copias del Comprobante de Ingreso Fiscal (CIF) y el Formulario “Giro Directo y Comprobante de Egreso” (Form.73) (Form. 72 ).

5.

El Jefe Presupuesto y Gestión-DIRPLAN informa por escrito a la DCyF, Departamento de Finanzas, Subdpto. Gestión Presupuestaria y Financiera, que se encuentran depositados en el BancoEstado, recursos financieros, para que se proceda a registrar la disponibilidad de estos fondos, adjuntando la copia amarilla del “Giro Directo y Comprobante de Egreso” (Form.73)” (Form. 72) y Comprobante de Ingreso Fiscal (CIF) con monto en dólares y tipo de cambio.

CONTROL DE DEUDA PÚBLICA SUBDEPARTAMENTO GESTIÓN PRESUPUESTARIA Y FINANCIERA 6.

Toma conocimiento del CIF y “Giro Directo y Comprobante de Egreso” (Form.73) y, obtiene fotocopias de los formularios y los archiva en el Subdpto.

7.

Confecciona memorándum, lo envía al Subdpto. Elaboración Documentos Contables – Departamento de Contabilidad, para su contabilización.

25 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF

INGRESO AL SICOF SUBDEPARTAMENTO ELABORACIÓN DOCUMENTOS CONTABLES 8.

Recibe GDR con la documentación sustentante verificando que los antecedentes remitidos vengan en su totalidad.

9.

Coloca media firma, fecha y hora de recepción, devolviendo la copia de la GDR a la Unidad remitente.

10.

Incorpora la información del formulario “Giro Directo y Comprobante de Egreso” (Form.73) (copia amarilla) al sistema, para lo cual emite un comprobante de traspaso computacional ingresando al módulo Contabilidad - Explotación – Comprobantes – Ingreso - Ingreso de Comprobantes, en la cual señala el ente y el período contable y, con acción –“ingresar” despliega otra pantalla, donde emite el traspaso que regulariza el depósito directo efectuado por la Tesorería General de la República, ingresando para ello los datos requeridos por la pantalla desplegada.

11.

Ingresa al módulo Contabilidad – Explotación – Comprobantes – Visación Comprobantes y dentro de él al menú Autorización de Comprobantes, donde visa el comprobante de traspaso.

12.

Imprime el documento contable, en el módulo Contabilidad Comprobantes – Impresión Masiva Comprobantes – Impresión Comprobantes Visados.

13.

Envía a firma del Jefe del Subdpto. el comprobante de traspaso visado.

14.

El Jefe del Subdpto. firma el comprobante de traspaso visado.

15.

Distribuye el comprobante de traspaso visado, enviando el original del comprobante al Subdpto. Rendición de Cuentas – Departamento de Contabilidad.

SUBDPTO. RENDICIÓN DE CUENTAS

2.4

16.

Recibe el original del comprobante de traspaso.

17.

Archiva el comprobante para rendición de cuentas, a la Contraloría General de la República.

GIRO DE "ENDEUDAMIENTO" SOLICITUD INGRESO DE FONDOS SUBDEPARTAMENTO GESTIÓN PRESUPUESTARIA Y FINANCIERA 1.

El Director del Servicio correspondiente solicita, por oficio y/o correo electrónico, al Departamento de Finanzas Públicas de la Tesorería 26 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF General, efectuar giro de la Cuenta Especial, para depositar en la cuenta MOP. 2.

Una vez realizada la operación, el Departamento de Crédito Externo de la Dirección MOP, comunica por memorándum el monto del depósito y el préstamo al Departamento de Finanzas DCyF, adjuntando la copia amarilla del “Giro Directo y Comprobante de Egreso” (Form.73), con monto en dólares y tipo de cambio.

REGISTRO Y VISADO DE INGRESO SUBDEPARTAMENTO TESORERÍA 3.

Recepciona GDR con la documentación sustentante verificando que los antecedentes remitidos vengan en su totalidad.

4.

Timbra y firma GDR y emite recibo de ingreso, devolviendo la copia de la GDR a la Unidad remitente.

5.

Verifica valores e imprime cartola bancaria.

6.

Emite Recibo de Ingreso.

7.

El analista efectúa cierre de caja, generando contabilización a través de Comprobante de Ingreso SICOF (TD:1).

8.

Una vez al día, ingresa al módulo Contabilidad - Explotación Comprobantes - Visación Comprobantes y dentro de él al menú "Autorización de Comprobantes" donde visa el comprobante de Ingreso.

9.

Una vez al día, ingresa al módulo Contabilidad - Explotación Comprobantes - Visación Comprobantes y dentro de él al menú "Autorización de Comprobantes" donde visa el comprobante de Ingreso.

10.

Ingresa al módulo Tesorería – Recaudación – Apertura y Recaudación diaria – Ingreso de Recaudación y ajuste, para reflejar el depósito directo efectuado por la Tesorería General de la República.

11.

Incluye la GDR en el Comprobante de Ingreso (TD:1) del día, generado por el cierre de la caja (5.2.)

12.

Despacha al Subdpto. Elaboración Documentos Contables, Comprobante de Ingreso diario adjuntando documentación de respaldo de los ingresos.

SUBDEPARTAMENTO ELABORACIÓN DOCUMENTOS CONTABLES 13.

Posteriormente, en mismo módulo, ingresa al módulo Contabilidad Comprobantes - Impresión Masiva Comprobantes y dentro de él en el menú "Impresión Comprobantes Visados" e imprime el documento contable.

27 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF 14.

Envía a firma del Jefe del Subdpto. Tesorería, el comprobante de Ingreso visado.

15.

El Jefe del Subdpto. Tesorería, firma el comprobante de Ingreso y lo devuelve a Elaboración documentos Contables para su distribución.

16.

Distribuye el comprobante de Ingreso, enviando el original del comprobante al Subdpto. Rendición de Cuentas.

SUBDPTO. RENDICIÓN DE CUENTAS 17.

18.

2.5

Recepciona el original del comprobante de Ingreso, con el siguiente respaldo: a)

Recibo de Ingreso emitido por Subdpto. Tesorería DCyF.

b)

Guía de Remisión (G.D.R.) manual, del Jefe Subdpto. Gestión Presupuestaria y Financiera al Jefe del Subdpto. Tesorería.

c)

Memorándum original del Jefe Presupuesto y Gestión-DIRPLAN.

d)

Giro Global y Comprobante de Egreso (Form. 72) de la Tesorería General de la República.

Archiva el comprobante para rendición de cuentas a la Contraloría General de la República.

GIRO DE "FONDO UNICO PRESTACIONES FAMILIARES" (FUPF)

Cerrado el proceso de pago de remuneraciones de un mes determinado, el Departamento de Remuneraciones de la Dirección de Contabilidad y Finanzas-MO.P., informa al Departamento de Finanzas, sobre los montos de Asig. Familiar cancelada a los funcionarios y trabajadores del M.O.P. para su recuperación. EMISIÓN LISTADO CARGAS FAMILIARES DEPARTAMENTO REMUNERACIONES- SUBDPTO. VISACIÓN Y GESTIÓN DEL PROCESO DE REMUNERACIONES 1.

Cerrado el proceso de pago de remuneraciones de un mes determinado, se descarga la información del sistema de remuneraciones.

2.

Informa vía mail sobre los montos de Asig. Familiar cancelada a los funcionarios y trabajadores de todos los Servicios M.O.P., al Subdpto. Gestión Presupuestaria y Financiera.

3.

Adicionalmente y producto de reliquidaciones u otros movimientos de funcionarios y trabajadores que modifique los valores de asignaciones familiar, se envía complemento. 28 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF INFORMES SUPERINTENDENCIA SEGURIDAD SOCIAL Y TESGRAL. SUBDEPARTAMENTO DEPTO. FINANZAS

GESTIÓN

PRESUPUESTARIA

Y

FINANCIERA-

4.

Recepciona archivo Excel con información de asignación, con identificación del mes y montos cancelados por tramo.

5.

Con la información confecciona dos informes, solicitados por la Superintendencia de Seguridad Social: -

El Informe Financiero Mensual, correspondiente a valores de Ingresos y Gastos, y

-

El Informe Estadístico del Sistema Único de Prestaciones Familiares, D.F.L. N° 150, de 1981, correspondiente al número de asignaciones familiares, según tipo de asignación y valor de ellas.

6.

Archiva el la documentación indicada precedentemente..

7.

En los meses de informes:

Junio y Diciembre, se confeccionan otros dos

- El Informe Nº Causante de Asignación Familiar por Calidad, y - El Informe Nº Beneficiarios de Asignación Familiar. 8.

Confecciona oficio a la TGR con la información de la asignación familiar.

9.

El oficio con los informes adjuntos, una vez firmado por el Jefe Departamento de Finanzas, se envía a la Tesorería General de la República, por ventanilla para su aprobación.

OBTENCIÓN DE FONDOS TESORERÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA 10.

Recepciona Anexos N° 2 y 3 y el oficio, remitido por el Subdpto. Gestión Presupuestaria y Financiera.

SUBDEPARTAMENTO GESTIÓN PRESUPUESTARIA Y FINANCIERA DEPTO. FINANZAS 11.

Con el depósito en el BancoEstado confirmado, efectúa la distribución del giro por Direcciones del MOP.

12.

Confecciona una GDR manual y adjunta los anexos de la asignación familiar, remitiéndola posteriormente al Subdpto. de Tesorería para su inclusión en el Comprobante de Ingreso (TD:1) del día.

INGRESO AL SICOF 29 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF SUBDEPARTAMENTO DE TESORERÍA 13.

Recepciona GDR con la documentación sustentante verificando que los antecedentes remitidos vengan en su totalidad.

14.

Timbra y firma GDR y emite recibo de ingreso, devolviendo la copia de la GDR a la Unidad remitente.

15.

Verifica valores e imprime cartola bancaria.

16.

Emite Recibo de Ingreso.

17.

Ingresa al módulo Tesorería – Recaudación – Apertura y Recaudación diaria – Ingreso de Recaudación y ajuste, para reflejar el depósito directo efectuado por la Tesorería General de la República.

18.

El analista efectúa cierre de caja, generando contabilización a través de Comprobante de Ingreso SICOF (TD:1).

19.

Una vez al día, ingresa al módulo Contabilidad - Explotación Comprobantes - Visación Comprobantes y dentro de él al menú "Autorización de Comprobantes" donde visa el comprobante de Ingreso.

20.

Incluye la GDR en el Comprobante de Ingreso (TD:1) del día, generado por el cierre de la caja.

21.

Despacha al Subdpto. Elaboración Documentos Contables, Comprobante de Ingreso diario adjuntando documentación de respaldo de los ingresos.

SUBDEPARTAMENTO ELABORACIÓN DOCUMENTOS CONTABLES 22.

Jefe del Subdpto., o subrogante, recepciona el Comprobante de Ingreso a través libro de despacho desde el Subdpto. de Tesorería, en el cual estampa firma y fecha.

23.

Jefe del Subdpto., o subrogante, revisa el comprobante y documentación constatando que la contabilización corresponda en las cuentas, montos y Direcciones MOP.

24.

Ingresa al módulo Contabilidad - Comprobantes - Visación Comprobantes -Autorización de Comprobantes, donde visa el comprobante de ingreso.

25.

Imprime el documento contable (TD:3) visado.

26.

El Jefe del Subdpto. Elaboración Documentos Contables firma el comprobante

27.

visado y lo envía al Subdpto. Rendición de Cuentas.

30 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF RESGUARDO DE LA DOCUMENTACIÓN: SUBDPTO. RENDICIÓN DE CUENTAS 28.

Recepciona el original del comprobante de traspaso (TD:3), con la documentación de respaldo.

29.

Archiva el comprobante para rendición de cuentas a la Contraloría General de la República.

31 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF

CAPITULO III: PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE INGRESOS

EMISIÓN FACTURA O RECIBO INGRESO SUBDEPARTAMENTO DE TESORERÍA 1.

El cliente que paga ingresos a esta unidad, origina esencialmente dos tipos de operaciones, la que genera la emisión de una FACTURA y la que genera la emisión de un RECIBO DE INGRESOS. Cualquiera de las dos, pero no las dos por una operación.

2.

Las operaciones que dan origen a una FACTURA se incluyen en la contabilización automática del LIBRO DE VENTAS, mediante la emisión, el último día hábil de cada mes, del “Comprobante Traspaso Ventas” por facturación, TD:90, que registra el devengamiento de estos ingresos. Este Comprobante (TD:90) se genera en el Subdepartamento de Tesorería y se visa en el Subdepartamento Gestión Contable. La recaudación de los fondos cobrados con emisión de facturas, se contabiliza en un “Comprobante de Ingresos” (TD:1), a través de la cuenta "Valores por Depositar" (todos los valores recibidos directamente en caja van a Valores por Depositar como cuenta de cargo).

3.

Las operaciones que dan origen a RECIBOS DE INGRESO, son captaciones o recaudaciones de fondos cuyos conceptos de ingresos, se reciben en la cuenta " Valores Recibidos" (sólo los recibidos por Guía de reintegro o ingreso SAFI y GDR manual, los demás van directamente a Ingresos de Operación como cuenta de abono) y requieren un mayor análisis para determinar las contabilizaciones definitivas, situación que se registra a través de un "Comprobante de Traspaso" (TD:3).

Nota: Definiciones 

Orden de Pago (SAFI), debe acompañar a todos los egresos que se paguen con financiamiento sectorial y exista ejecución presupuestaria, y



Guía de Remisión, que acompaña a los egresos con financiamiento o aportes extrasectoriales y cuando no existe ejecución presupuestaria, Ej.: canje de retenciones de contratos, devolución de retenciones de contratos o apertura de FIAR, entre otros.

REGULARIZACIÓN CUENTA "VALORES RECIBIDOS"

SUBDEPARTAMENTO ELABORACIÓN DOCUMENTOS CONTABLES

32 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF 4.

Recibe diariamente, del Subdepartamento de Tesorería DCYF, el “Comprobante de Ingreso” (TD:1, impreso en papel blanco), visado en SICOF, junto a toda la documentación de respaldo.

5.

Clasifica la documentación para su contabilización, por ejemplo: Facturas, Recibo de Ingresos, formulario de sobrepeso, planillas de remuneraciones, etc.

6.

Ingresa al módulo Contabilidad – Comprobantes - Consulta – Mantención de comprobantes, obtiene la información de la recaudación incluida en el “Comprobante de Ingreso” (TD:1) pre-visado, lo cual le permitirá regularizar la cuenta contable "Valores Recibidos".

7.

Emite un “Comprobante de Traspaso” (TD:3), ingresando al módulo Contabilidad - Comprobantes y dentro de él al menú "Ingreso", desplegándose una pantalla "Ingreso de Comprobantes" donde se deben ingresar: tipo de documento, fecha, descripción, glosa, cuenta contable, región dirección, valores a debitar o acreditar, contra cuenta, apertura presupuestaria y descripción de movimiento. Indica el ente contable (región) y el período de contabilización, debiendo indicar al sistema que ingresará datos, y despliega otra pantalla “comprobante Contable”. Incorpora todos los datos relativos a la regularización de la cuenta contable "Valores Recibidos", efectuando la contabilización del “Comprobante de Traspaso” (TD:3), respectivo.

8.

Imprime el Comprobante de Traspaso (TD:3), el Comprobante de Ingreso (TD:1) desde SICOF visado, a través del módulo Contabilidad - Comprobantes - Impresión Masiva Comprobantes y dentro de él en el menú "Impresión Comprobantes Visados", desplegándose una pantalla para impresión masiva de comprobantes, donde se ingresa la información requerida e imprime el “Comprobante de Traspaso” (TD:3).

9.

El Jefe del Subdpto., firma y timbra el o los traspasos contables (TD:3).

10.

Dispone para envío al Subdpto. Rendición de cuentas.

SUBPTO. RENDICIÓN DE CUENTAS. 11.

Recepciona el original del comprobante de Ingreso, con los respaldos respectivos:

12.

Archiva el comprobante para rendición de cuentas a la Contraloría General de la República.

33 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF

3.1 INGRESOS RECIBIDOS POR CAJA, PROVENIENTES DE: 3.1.1 VENTA DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS CON EMISIÓN DE FACTURA AFECTA AL I.V.A. La Resolución del S.I.I. N° 005561 de 04.10.2000, autoriza la eximición de la obligación de emitir “facturas y boletas de ventas y servicios, no afectos o exentos de IVA”. Los productos y servicios por los cuales el M.O.P. tiene la obligación de emitir factura afecta a Impuesto al Valor Agregado, son los siguientes:  Venta de antecedentes sectorial y aportes.  Arriendo de maquinaria.  Ley 20.285 de Transparencia.

CLIENTE EXTERNO 1.

Se dirige a la Caja - Subdpto. de Tesorería DCYF, para efectuar el pago de una compra, por ejemplo, de antecedentes o de una prestación de servicio.

SUBDPTO. TESORERÍA DCYF 2.

Solicita información al cliente, sobre el producto y/o servicio que comprará, el tipo de pago que realizará y el E-RUT y cedula de identidad de quien está autorizado por la empresa para efectuar estos trámites en representación de ésta, si es Cliente habitual. Si no lo es, le solicita además, el nombre, domicilio, razón social, etc.

3.

Ingresa al módulo Ventas y Facturación Explotación - Ingreso de Factura opción: Ingreso de Facturas, incorporando código de la región, pulsar el botón “Ingresos” para desplegar una pantalla auxiliar, en la cual ingresa los datos personales del cliente y los relativos a la factura.

4.

Genera la factura y la actualiza con cuenta corriente, imprime el documento.

5.

Ingresa al módulo Tesorería – Explotación - Recaudación - Apertura y Recaudación Diaria, opción: Ingresos de Recaudación y Ajustes, para incorporar los datos relativos al ingreso.

6.

Timbra dos ejemplares de la factura como constancia del ingreso efectuado y entrega una al Cliente, y la segunda respalda el TD:1, del proceso de cierre diario de Caja.

3.1.2 VENTA DE ABONOS DE PEAJES A INSTITUCIONES PÚBLICAS

34 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF Este procedimiento aplica sólo plazas de peaje fiscales, para el Nivel Central y Nivel Regional. CLIENTE EXTERNO 1.

Se dirige a Caja - Subdpto. de Tesorería, para efectuar la compra de abonos de peajes (no generan factura).

SUBDPTO. TESORERÍA DCYF 2.

Recibe la recaudación de cheque de institución fiscal por la venta de los abonos de peajes.

3.

Ingresa al módulo Tesorería - Explotación – Recaudación - Apertura y Recaudación Diaria, opción: Ingresos de Recaudación y Ajustes, incorporando los datos de la venta, efectuando la impresión del recibo de Ingreso (copia tesorería y cliente), que genera la transacción de recaudación.

4.

Timbra y firma ambos recibo de ingreso y entrega documento al Cliente y archiva, transitoriamente, copia tesorería de este recibo, para el proceso de cierre de la caja (entregando los abonos de peajes comprados)

SUBDPTO. ELABORACIÓN DOCUMENTOS CONTABLES 5.

Recepciona los comprobantes contables (TD:1) visados, junto con la documentación sustentante y firma libro de correspondencia.

6.

Jefe del Subdpto. recibe comprobantes contables pre-visados y asigna a elaborador.

7.

Revisa la documentación sustentante básica y complementaria, en base a lo indicado en el Manual de Rendición de Cuentas.

8.

Si en la revisión se detecta falta de documentación sustentante, se solicita al Servicio MOP que remita los antecedentes.

9.

Si esta correcto contabiliza a través de TD:3, y envía al Jefe del Subdpto. para su firma, en estado pre-visado por sistema.

10.

El Jefe del Subdpto. Revisa, firmas e imprime y adjunta documentación sustentante.

11.

Envía TD:3 al área Visación presupuestaria para cambiar el estado de las Guías de Ingreso y Reintegro en SAFI.

12.

Envía a Subdpto. Rendición de Cuentas.

3.1.3 VENTA DE PERMISOS DE SOBREPESO Y SOBREDIMENSION (NC y N.R.)

CLIENTE EXTERNO 1.

Se dirige a caja de Subdpto. Tesorería DCyF, para efectuar la cancelación del Permiso por Sobrepeso o Sobredimensión, obteniendo 35 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF los formularios (tres ejemplares) del sitio web: www.mop.cl, en link “servicios para usuarios” – servicios de información para usuarios.

SUBDPTO. TESORERÍA DCYF 2.

Recibe el formulario de Permiso por Sobrepeso o Sobredimensión, que corresponde al comprobante de pago en tres ejemplares y la recaudación de los valores respectivos.

3.

Con el formulario de comprobante de pago del Permiso por Sobrepeso o Sobredimensión, ingresa información al módulo Tesorería Explotación - Recaudación y dentro de él al menú "Apertura y Recaudación Diaria".

4.

Genera el recibo de Ingreso, imprime y entrega el original al Cliente y archiva, transitoriamente, la copia del formulario de comprobante de pago y la del recibo de ingreso para el proceso del TD:1 cierre de la caja, conjuntamente con los demás documentos sustentantes.

5.

Timbra el formulario de Permiso por Sobrepeso o Sobredimensión, entrega original al Cliente y archiva, transitoriamente, copia del formulario, para adjuntar al Recibo de Ingreso como respaldo al cierre diario de Caja.

3.1.4 INGRESOS VARIOS POR LOS CUALES NO SE EMITE FACTURA AFECTA A I.V.A. Estos ingresos corresponden a: 

Reintegros de remuneraciones.



Reintegros por licencias médicas.



Multas de contrato y otras.



Reintegros varios por intereses, consumos básicos, telefónicos.



Otros.

RECEPCIÓN DE INFORMACIÓN CLIENTE EXTERNO 1.

Si es Cliente externo o interno (notas de débito-crédito por devolución Vta. Antecedentes) al MOP hace llegar cheque/efectivo/vale vista, con documentación sustentante a la Dirección MOP, a través de sus Unidades dependientes, quién confecciona la Guía de ingreso SAFI o Guía de Reintegro SAFI y/o Guía de Remisión (GDR). La dirección MOP envía estos antecedentes a Caja-Subdpto. Tesorería DCyF.

SUBDTO. TESORERÍA 36 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF 2.

Recibe, custodia e ingresa el cheque, efectivo o vale vista y determina si de acuerdo a la índole de los documentos recibidos, corresponde facturar. Si corresponde facturar, solicita en Caja la generación de la factura y continua procedimiento de facturación, de acuerdo a instrucciones vigentes. En caso de valores recibidos vía transferencia, se solicita comprobante de depósito o comprobante de transferencia y se verifica en cartola.

3.

Si no corresponde facturar, se emite recibo de ingreso.

4.

Recibe la recaudación de cheque de institución fiscal por la venta de los abonos de peajes.

5.

Ingresa al módulo Tesorería - Explotación – Recaudación - Apertura y Recaudación Diaria, opción: Ingresos de Recaudación y Ajustes, incorporando los datos de la venta, efectuando la impresión del recibo de Ingreso (copia tesorería y cliente), que genera la transacción de recaudación.

6.

Timbra y firma ambos recibo de ingreso y entrega documento al Cliente y archiva, transitoriamente, copia tesorería de este recibo, para el proceso de cierre de la caja (entregando los abonos de peajes comprados)

7.

Recibe la GDR con la documentación sustentante, para ingreso de la información al sistema.

8.

Ingresa al módulo Ventas y Facturación - Explotación - Ingreso de Factura, opción: Ingreso de Facturas, incorporando código de la región, pulsar el botón “ingresos” para desplegar una pantalla auxiliar, en la cual ingresa los datos personales del cliente y los relativos a la factura.

9.

Genera la factura con cuenta corriente, imprime el documento y hace entrega de la factura con todas sus copias a la Subdpto. Tesorería.

10.

Recibe la factura e ingresa al módulo Tesorería - Explotación – Recaudación - Apertura y Recaudación Diaria, incorporando los datos de la factura y los relativos al cheque. Genera el Recibo de Ingreso pero no lo imprime.

11.

Timbra todos los ejemplares de la factura, como constancia del pago efectuado y entrega la copia de la GDR junto al original triplicado y cuadruplicado de este documento al Cliente, el duplicado se envía al Subdpto. de Gestión Contable, para respaldar el cumplimiento tributario y el quintuplicado se mantiene en archivo transitorio para respaldar el TD:1, del proceso de cierre diario de Caja.

3.1.5 VENTA DE ACCIONES O RECEPCIÓN DE DIVIDENDOS

DIRECCION MOP

37 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF 1.

Otorga poder al Subdpto. Tesorería DCYF, para que efectúe los trámites de venta de acciones o recepción de dividendos y, reciba el cheque y la factura correspondiente.

2.

Emite y envía GDR con Resolución que autorizó la operación de venta de acciones o recepción de dividendos, a Subdpto. Tesorería DCYF.

SUBDPTO. TESORERÍA 3.

Recibe la GDR con la documentación sustentante.

4.

Ingresa al módulo Tesorería - Explotación – Recaudación - Apertura y Recaudación Diaria, incorporando los datos de la documentación sustentante y el cheque, y solicitando la impresión, generando la transacción de recaudación y el recibo de ingreso, en original y copia.

5.

Timbra el recibo de ingreso y entrega el original a la Dirección MOP y archiva, transitoriamente, la copia para el proceso de cierre de la caja.

3.2 CIERRE DE CAJA CIERRE DIARIO DE CAJA (ARQUEO) SUBDPTO. TESORERÍA - CAJA 1.

Cajero a cargo, cierra la Caja al final del horario de atención de público.

2.

Verifica si hay información pendiente para ingresar.

3.

Si hay información pendiente para cerrar la caja, por ejemplo: la emisión de la factura efectuada por la Caja y existe una petición oficial de pago con posterioridad, dicha factura queda pendiente y no impide el cierre oficial de la caja (facturas devengadas). Posteriormente, cuando se Recibe el ingreso, se entra al módulo Tesorería - Recaudación y dentro de él, al menú "Apertura y Recaudación Diaria" y en la Subdpto. Tesorería Diaria, a la opción: Ingresos de Recaudación y Ajustes, donde ingresa la transacción de recaudación incorporando los medios de pago.

4.

Si no hay información pendiente por ingresar, inicia la rutina del proceso de cierre, consultando el arqueo por pantalla, mediante el módulo Tesorería – Recaudación, "Apertura y Recaudación Diaria" y desde allí a la opción: Arqueo de Caja, donde accesa y obtiene la información sobre los “Documentos Pagados” y los “Medios de Pago”.

5.

Ordena todos los documentos recibidos durante la atención oficial, al finalizar los distintos procesos de ingresos.

6.

Efectúa el arqueo físico del dinero y de los documentos valorados y verifica con los documentos de respaldo si son equivalentes, si lo están confirma con el arqueo computacional.

7.

Si no están cuadrados los documentos físicos con el arqueo computacional, verifica que dichos documentos correspondan con los detalles computacionales de éstos, verificando cada tipo de ingreso. Se determinan las diferencias y se procede a su corrección computacional, siempre que no corresponda a una recaudación de factura, a través del módulo Tesorería - Recaudación y dentro 38 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF de él en el menú "Apertura y Recaudación Diaria", en el cual ingresa a la Subdpto. Tesorería, a la opción "Selección de Transacciones" y allí efectúa la corrección que corresponda. 8.

Para corregir datos no valorizables, se hará por medio de Notas de Crédito. En el caso de emitir guía de despacho manual: por fuerza mayor, las correcciones se harán igualmente por documentos manuales y su incorporación al SICOF se efectuará correctamente con posterioridad.

9.

Si el arqueo está cuadrado, se cierra la atención computacional de la Caja, para lo cual ingresa al módulo Tesorería - Recaudación y dentro de él al menú "Apertura y Recaudación Diaria", opción "Cierre de Atención".

10.

A continuación se procede a efectuar la “Asignación de Depósito”, con el acceso al módulo de Tesorería - Cierre y centralización - Centralización por oficina, donde se debe indicar el día a centralizar. Al confirmar la información se despliegan tres opciones:

11.

-

Asignación depósitos

-

Centralización recaudación

-

Centralización egresos.

Al aceptar con un clic en la opción “Asignación depósito”, señalada en el punto 10 anterior, se despliega la pantalla “Distribución depósitos” donde se elige la Dirección MOP, respecto de la cual se asignará el depósito, y además se despliegan dos opciones: -

Depósitos

-

Flujo de Caja.

Al aceptar con un clic en la opción “Depósitos”, se despliega la pantalla “Detalle de depósitos”, en la cual se ingresa la información requerida. Al concluir el ingreso de los datos requeridos, se despliega una ventana “Lista de valores detalle de depósitos”, donde con un ticket () se señala la línea seleccionada para depósito y se confirma con la opción aceptar, posteriormente, en la pantalla “Detalle de depósitos” se confirman los totales nuevamente con la opción aceptar. Finalizada la secuencia operativa de los depósitos de la Dirección MOP receptora de los fondos (efectivo, cheques, vales a la vista, etc.) se acepta definitivamente la operación, con lo cual se está en condiciones de repetir la secuencia operativa para la siguiente Dirección MOP que haya recibido fondos, y así hasta asignar todas las Direcciones del día. Terminadas todas las Direcciones se obtiene como resultado que el “total de los depósitos en tránsito” ha sido “traspasado a Banco” y los valores correspondientes se incluyeron en el Comprobante de Traspaso (TD:3) respectivo, por los ingresos recibidos en el día. 12.

Para efectuar la “Centralización de la recaudación”, se debe ingresar al módulo Tesorería: Cierre y centralización Tesorería - Centralización por oficina, de donde con un click, en el ícono aceptar, se concreta efectivamente la centralización de recaudación referida.

13.

Para efectuar el “Cierre diario y centralización”, se debe ingresar al módulo Tesorería: Recaudación - Apertura y Recaudación Diaria, pantalla “Subdpto. Tesorería”, donde se opta por “Cierre diario y centralización” y al aceptar “SI” se activa automáticamente el “Cierre y centralización Tesorería” - “Centralización 39 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF por oficina”, generando Comprobante de Ingreso (TD:1) el que queda en condiciones de imprimirse. Para imprimir el Comprobante de Ingreso (TD:1), se debe ingresar al módulo Tesorería - Recaudación - Apertura y Recaudación Diaria, donde se opta por “Consulta comprobantes generados”, para desplegar la pantalla “Comprobante generados por Caja”, donde se elige la opción “Comprobante” para examinar visualmente el TD:1 generado, la impresión se logra con la opción “Imprimir” y después de seleccionar la impresora se acepta. 14.

Para imprimir el TD:3, salir de “Asignación de depósito” efectuada por Cajero, se deriva a la opción “Centralización recaudación”, en la cual al marcar con un clic el ícono “Aceptar” genera el Comprobante de Traspaso (TD:3). Salir hasta el módulo Tesorería para entrar en “Cierre y Centralización” y optar por “Consulta de comprobante por oficina”, en cuya pantalla se ingresa el código de la Región, la fecha del día en operación y con Ctrol F-11 o icono Ejecutar Consulta, con la opción “Comprobante” se expande el TD:3 y con un click en el ícono “Imprimir”, se elige la impresora a usar y se acepta para imprimir el respectivo TD:3.

15.

Para complementar el Comprobante de traspaso (TD:3), en el módulo de Tesorería se ingresa a la opción “Consultas e Informes” para obtener el “Movimiento diario de Banco”, para acceder a la pantalla respectiva, para ingresar los datos de la Dirección MOP en proceso y la fecha de operación (del día hábil siguiente). Después de aceptar, se debe elegir la impresora e imprimir. El proceso descrito en el párrafo anterior, debe repetirse para cada Dirección MOP asignada en el proceso de depósito.

16.

Posteriormente, efectúa la centralización de los egresos, para lo cual se ingresa a la opción "Centralización Egresos", al confirmar con un clic el ícono Aceptar, se despliega una pantalla "Centralización Egresos" donde elige la Dirección MOP respecto de la cual centralizará los egresos, al confirmar la anterior información con un clic el ícono Aceptar, se realiza efectivamente la centralización referida. Esta función la efectúa el Jefe o subrogante del Subdpto., cuando cierra Tesorería.

DEPÓSITO BANCARIO DE INGRESOS JEFE DE LA SUBDPTO. TESORERÍA 17.

Toma conocimiento de la cuadratura en pantalla, mediante el módulo Tesorería - Explotación – Recaudación - Apertura y Recaudación Diaria, desde allí a la opción: Arqueo de Caja, donde accesa y obtiene la información sobre el arqueo diario y verifica la pantalla de dicha cuadratura.

18.

Envía TD:3, visado en SICOF, en borrador junto con asignación de depósitos y el comprobante de ingreso TD:1, visado en SICOF al Subdpto. Elaboración Documentos Contables, para revisión y/o regulaciones contables o presupuestarias que correspondan.

19.

La cuadratura, deberá corresponder al arqueo físico de los valores recibidos.

40 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF ENCARGADO DE DEPOSITOS 20.

Chequea los depósitos con el arqueo físico de valores y obtiene el visto bueno del jefe de la unidad.

21.

Se dirige al BancoEstado con el dinero en efectivo, cheques y/o vales vistas, para depositar en la cuenta corriente del MOP.

22.

Recibe del BancoEstado los comprobantes de depósito y efectúa una conciliación del detalle, con los mismos y los envía al Subdpto. Elaboración Documentos Contables NC. En el Nivel Regional los entrega al Jefe del Subdpto. Contabilidad y Finanzas.

BANCOESTADO 23.

Recibe el efectivo, cheques y/o vales vista. Emite comprobante de depósito.

24.

Hace entrega de los comprobantes de depósito al Encargado de Depósitos, como constancia de la recepción de los ingresos y su depósito en la (s) cuenta (s) corriente (s) del MOP.

SUBDEPARTAMENTO ELABORACIÓN DOCUMENTOS CONTABLES 25.

Recibe los comprobantes de depósitos por el BancoEstado y los adjunta al Comprobante de Ingreso.

26.

Imprime TD:3 desde SICOF y obtiene del Subdpto. Tesorería firma y timbre del funcionario Visador y,

27.

Lo remiten al Subdpto. Rendición de Cuentas, con los respaldos respectivos.

SUBPTO. RENDICIÓN DE CUENTAS. 28.

Recepciona el original del comprobante de Ingreso, con los respaldos respectivos:

29.

Archiva el comprobante para rendición de cuentas a la Contraloría General de la República.

3.3 RECEPCIÓN Y CUSTODIA DE ACCIONES Y PAGARÉS

CUSTODIA ACCIONES Y PAGARÉS DIRECCIÓN MOP 1.

Recibe o rescata acciones y/o pagarés.

2.

Emite un Oficio/Memorándum en duplicado para remitir los documentos valorados a custodia. 41 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF 3.

Envía el original del Oficio/Memorándum con los documentos valorados adjuntos, para su custodia al Subdpto. Tesorería DCyF y archiva copia 1 del Oficio.

NOTA:

Los pagarés deben estar extendidos en forma nominativa a nombre de MINISTERIO DE OBRAS PUBLICAS.

SUBDEPARTAMENTO TESORERÍA 4.

Recibe el Oficio/Memorándum custodiarlos.

con

los

documentos

valorados

para

5.

Revisa datos de los documentos respecto de su legalidad e integridad. Si los documentos valorados están correctos acepta su tramitación, de lo contrario, devuelve los antecedentes a la Dirección MOP.

6.

Fotocopia el Oficio/Memorándum y los documentos (acciones y/o pagarés).

7.

Procede a custodiar el original del oficio/Memorándum portador y los documentos valorados.

8.

Remite por libro, fotocopia del Oficio/Memorándum portador con fotocopia de los documentos valorados al Departamento Contabilidad – Subdpto. Elaboración Documentos Contables, para su contabilización.

9.

Archiva y custodia documentación valorada.

CONTABILIZACIÓN DE ACCIONES Y PAGARÉS DEPARTAMENTO CONTABILIDAD – SUBDEPARTAMENTO ELABORACIÓN DOCUMENTOS CONTABLES 10.

Recibe fotocopias del oficio portador y fotocopia de los documentos valorados y procede a su contabilización en un Comprobante de Traspaso TD:3)

SUBDEPARTAMENTO TESORERÍA 11.

Trimestralmente, emite un Memorándum informando el Inventario de Acciones y/o Pagarés.

3.4 DEVOLUCIÓN DE ACCIONES

DECISIÓN DE VENTA DE ACCIONES

DIRECCIÓN MOP 1.

Emite una Resolución de venta de acciones y envía la Resolución solicitando la devolución de las acciones en custodia en el Subdpto. Tesorería, si decide vender por su propia cuenta. 42 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF 2.

Por el contrario, si decide que lo haga la Dirección de Contabilidad y Finanzas, remite la Resolución de Venta de Acciones y poder notarial autorizando a funcionario designado para encargarse de la venta (Res. (Ex.) DCyF N° 190/2011), designando a este funcionario para su tramitación.

DEVOLUCIÓN DE ACCIONES A DIRECCIONES MOP SUBDTO. TESORERIA: 3.

Recibe la Resolución de Venta de Acciones, más el requerimiento de devolver los documentos custodiados o el poder notarial indicado en el punto2.- qué venta por parte de la DCyF.

4.

Revisa los datos de la resolución en cuanto a su legalidad, conformidad e integridad para determinar si está correcta o no. Si la resolución está sin errores acepta su tramitación, de lo contrario, devuelve los antecedentes a la Dirección MOP.

5.

Extrae del archivo de custodia las acciones solicitadas para su venta o devolución y emite un Memorándum, en triplicado, para remitir los documentos valorados a la Dirección MOP, si se devuelven y una copia para el Departamento contabilidad - Subdpto. Elaboración Documentos Contables, a objeto de emitir el Comprobante de Traspaso (TD:3) que registre la eliminación de las acciones del sistema.

6.

Envía el original del Memorándum con las acciones a la Dirección MOP.

7.

Archiva la copia 2 del Memorándum y la resolución enviada por la Dirección MOP, requiriendo las acciones para su venta.

8.

En el caso de que lo solicitado sea efectuar la venta de las acciones por DCyF, el Subdpto. de Tesorería, procederá a venderlas y depositar los fondos obtenidos, para ingresarlos al presupuesto de la Dirección solicitante. (seguir procedimiento venta acciones)

9.

Una vez efectuadas las operaciones indicadas en los puntos anteriores, procede a archivar la documentación que respalde la tramitación hecha por DCyF

CORREDOR DE BOLSA

10.

El Encargado de la adjudicación y venta de títulos de acciones, nombrado a través de resolución, busca corredores de bolsa que efectúen la venta. (BancoEstado)

11.

Solicita poder específico a funcionario con atribuciones para actuar en representación del Servicio MOP, para efectuar los trámites de venta de acciones.

12.

Obtiene la firma de las autorizaciones para efectuar el trámite. Traspaso de dominio.

43 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF 13.

Efectúa la venta de los documentos.

14.

Deposita o transfiere los valores, en las cuentas corrientes informadas, (sectorial).

15.

Emite factura – liquidación de la transacción.

3.5 DEVOLUCION DE PAGARÉS Y RECEPCIÓN DE INGRESOS

COBRANZA DE PAGARÉ POR DCYF

CLIENTE 1.

Presenta y entrega un Vale Vista en la Dirección MOP para la cancelación y recuperación de Pagaré en custodia en Subdpto. de Tesorería DCYF.

DIRECCIÓN MOP 2.

Emite una Guía de Remisión (GDR) manual, le adjunta el Vale Vista y la envía solicitando, además, la devolución del Pagaré en custodia a la Subdpto. Tesorería.

SUBDEPARTAMENTO TESORERÍA 3.

Recibe la GDR con el Vale Vista y la petición de entrega de Pagaré y extrae del archivo de custodia el Pagaré. Emite un Recibo de Entrega, en duplicado, para remitir el pagaré.

4.

Remite Recibo de Entrega del pagaré a la Dirección MOP - Cliente.

DIRECCIÓN MOP- CLIENTE 5.

Recibe el Recibo de Entrega y complementa los datos del Cliente y remite copia del documento a la Subdpto. Tesorería.

REGISTRO EN SICOF ENTREGA DE PAGARÉ

SUBDEPARTAMENTO TESORERÍA. 6.

Recibe el Recibo de Entrega ya complementado por la Dirección MOP - Cliente e ingresa, en la pantalla, al módulo Tesorería - Explotación - Recaudación y dentro de él al menú "Apertura y Recaudación Diaria" opción: Ingresos de Recaudación y Ajustes y, en la pantalla desplegada, ingresa los datos requeridos relativos al Pagaré y Vale Vista, generando con ello el Recibo de Ingreso. 44 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF 7.

Con los antecedentes en la mano, verifica si la operación de recaudación corresponde.

8.

Timbra el Recibo de Ingreso y remite el original de ese Recibo con el Pagaré a la Dirección MOP - Cliente.

9.

Por otro lado, archiva transitoriamente la copia 1 del Recibo de Ingreso conjuntamente con los demás documentos sustentantes, en espera del proceso de cierre de la caja.

10.

Envía al Subdpto. Elaboración Documentos Contables, duplicado 1 del "Recibo de Entrega" complementado, a fin de que se emita el Comprobante de Traspaso (TD: 33), (porque su tratamiento se asocia a un documento en garantía) para ingresar al sistema la entrega del Pagaré.

Nota: En el caso de los “PAGARES” los dineros no se encuentran consignados, pues la Notaría que emite dicho documento no es una Institución Financiera, ni tampoco cauciona fondos de futuras obligaciones. Dicho lo anterior, como el pagaré no registra la cuenta de algún banco para su cobro, se debe solicitar al deudor que pague el monto correspondiente al pagaré, y en caso de negativa del deudor, se debe practicar el protesto del pagaré ante notario, y proceder al cobro judicial, mediante una gestión preparatoria de reconocimiento de deuda. (Esta gestión debe ser realizada por un abogado). De esta forma, el juicio se inicia con la demanda, a la cual sirve el pagaré como fundamento de ella y, con el que se da inicio a un procedimiento, que tiene por objeto pagar la deuda o crédito contenido en él.

Fuente Documental: Centro de Documentos, Subpto. Organización y Métodos: “Consultas Frecuentes y Jurisprudencia” Código N° 17149. http://colabora.mop.gov.cl/sites/dcyf/oym/Documentos%20compartidos/CONSULTAS%20FRECUENTE S%20AÑO%202017/17149%20Procedimiento%20de%20cobro%20de%20pagaré%20a%20la%20vista. pdf

3.6 LICENCIAS MÉDICAS

RECEPCIÓN LICENCIA MÉDICA FUNCIONARIO MOP 1.

El trabajador debe presentar la Licencia Médica (L.M.), debidamente firmada, en la Oficina Administrativa de su Servicio, dentro de 3 días hábiles, contados desde la fecha de inicio de la Licencia Médica Fuente Legal, Art. N° 11 (D.S.) N° 3/84 del M.S.

DIRECCIONES MOP - Oficinas Administrativas

45 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF 2.

Recepciona la licencia médica de los funcionarios y efectúan su trámite ante las instituciones de salud correspondiente, dentro de los 3 días hábiles siguientes a su recepción, previamente el Encargado de la tramitación de Licencia Médica, revisa lo siguiente: 

Que la entrega del Formulario L.M., se efectúe dentro de los tres días hábiles desde el inicio de la licencia.



Revisar que el documento cuente con los datos necesarios, tales como: identificación del trabajador, tipo de licencia, firma del trabajador, duración de la licencia, lugar de reposo, tipo de reposo, identificación y firma del profesional que otorga la licencia, que todos los campos estén llenos, que no tenga ningún tipo de enmendadura, que el sello se encuentre debidamente pegado.



Desprende del formulario la sección "Recibo para el Trabajador", anotando en éste, la fecha de recepción, su firma y timbre, entregando esta colilla al trabajador, la que servirá para acreditar la entrega de la Licencia.



Ingresa los datos de la licencia médica al Sistema de Recursos Humanos, (módulo de licencias médicas).



Completa los siguientes datos en el formulario de Licencia Médica: individualización, afiliación previsional, e indicación de las Licencias anteriores de que haya hecho uso en los últimos 6 meses.

Fuente Legal, Art. N° 12, D.S. N° 3/84 del M.S., modificado por Art. N° 1, N° 9 D.S. N° 306/89 del M.S.

3.

Registrar la licencia médica en el Sistema de RR.HH. MOP, módulo de licencias médicas, (personal habilitado mediante clave).

4.

Grabando la información ingresada en el Sistema de RR.HH., éste proporciona la base de cálculo, la cual se imprime y adjunta a la LM.

5.

Fotocopia por ambos lados, la licencia médica, la cual debe quedar archivada.

6.

Envía el original por libro a la Institución de Salud a la cual pertenece el trabajador, FONASA o ISAPRE, para su tramitación y autorización. Nota: El plazo máximo, desde la recepción de la licencia en esa Unidad y su tramitación interna en el MOP, no puede superar los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha en que recibió el documento.

PERSONAL A HONORARIOS

46 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF Las Oficinas Administrativas al recibir las licencias médicas del personal contratado a honorarios, deben considerarlas como justificación de la inasistencia, archivando una fotocopia de dicha licencia médica, el pago de los días no trabajados por ese concepto corresponderá, solamente en el caso de encontrarse estipulado en el Convenio. El original de licencia médica debe ser devuelto al interesado, para que éste proceda a presentarla en la Institución de Salud, dentro de los dos días siguientes a la fecha de emisión de ella siempre que esté dentro del período de su vigencia.

TRAMITACION LICENCIAS MEDICAS EN LAS DISTINTAS INSTITUCIONES DE SALUD 7.

Recepción Licencia Médica en Institución de Salud. La Licencia Médica (electrónica o en papel) es recepcionada; en la ISAPRE correspondiente o en el establecimiento determinado por la COMPIN en cuyo ámbito de competencia se encuentre ubicado el lugar de desempeño del trabajador para los funcionarios afiliados a FONASA, instituciones de salud que al recibirla deben estampar la fecha de recepción en la licencia y en el Libro de Despacho de Licencias Médicas del Servicio MOP respectivo. Fuente Legal, Art. N°13 - Inciso 2°, D.S. N°3/84 del M.S., modificado por Art. N°1, D.S. N°2.087/93 del M.S.

8.

Notificaciones de Licencias Médicas al empleador y trabajador. Las instituciones de salud, están obligadas a comunicar al funcionario y al empleador, del estado de la licencia médica, es decir si fue: autorizada, rechazada, ampliada, reducida. ISAPRES La ISAPRE debe notificar al trabajador, en el plazo de 2 días hábiles, una vez resuelto su pronunciamiento, por carta certificada, al domicilio consignado en el respectivo Contrato de Salud y al del Empleador. Fuente Legal, Art. N° 36 - Inciso 2°, D.S. N° 3/84 del M.S., modificado por Art. N° 1, N° 28 D.S. N° 306/1989 del M.S.

COMPIN Las COMPIN, deben entregar su resolución, mediante un procedimiento ágil y oportuno, que puede consistir en una notificación personal o carta certificada. Cada Servicio de Salud, deberá establecer el procedimiento de notificación. Fuente Legal, Circular N° 1.588/97 de la SUSESO.

DOMICILIO MOP 47 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF Las Oficinas Administrativas, deberán velar que los funcionarios del MOP, al afiliarse a cualquier institución de salud (ISAPRE o FONASA), en su contrato de salud, señalen como domicilio del empleador: “MOP/Dirección de Contabilidad y Finanzas”, la región en que se desempeñe el funcionario.

AUTORIZACIÓN DE LA LICENCIA MÉDICA POR INSTITUCIÓN DE SALUD Fuente Documental: Centro de Documentos, Subdpto. Organización y Métodos: “Consultas Frecuentes y Jurisprudencia” Código N° 17071. http://colabora.mop.gov.cl/sites/dcyf/oym/Documentos%20compartidos/CONSULTAS%20 FRECUENTES%20AÑO%202017/17071%20%20%20Instrucción%20sobre%20aprobació n%20de%20licencias%20médicas.pdf

FUNCIONARIO 1.

Debe informar a la Oficina Administrativa de su Servicio, de la Resolución de autorización de la Licencia Médica por parte de FONASA o ISAPRES.

OFICINAS ADMINISTRATIVAS 2.

Ingresan en el Sistema de Recursos Humanos (módulo de licencias médicas), las Resoluciones emitidas por las Instituciones de Salud, de las Licencias Médicas, de los días efectivamente autorizados.

3.

Dicta Resolución Exenta mensual de todas las Licencias Médicas autorizadas en el mes, reconociendo el beneficio. Además en aquellos casos en que superados los plazos legales de pronunciamiento, se han recibido los valores correspondientes al 100% del subsidio y/o las cotizaciones de los días de reposo.

4.

Procesan y archivan de acuerdo a procedimientos de control interno implementados Nota: En forma progresiva, Contraloría General de la República ha realizado el proceso de convergencia del Sistema de Contabilidad General de la Nación, hacia las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP), en este nuevo contexto las licencias médicas rechazadas total o parcialmente no son contabilizadas.

DEVENGADO LICENCIAS MÉDICAS SUBDEPARTAMENTO CONTABILIDAD DCYF.

GESTION

CONTABLE

–

DEPARTAMENTO

DE

En concordancia con la Nota precedente, esto es operando bajo las normas NICSP, sólo se contabiliza la instancia Devengado de las licencia médicas (LM) en estado

48 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF “Aceptadas” total o parcialmente, ingresadas por los Servicios MOP al Sistema de Recursos Humanos. 5.

6.

Un Analista del Subdpto., a lo menos dos (2) veces al mes, ingresa al Sistema de Recursos Humanos, Menú: Administración de Personal Licencias Médicas - Informes - Planilla Licencias Médicas, y realiza dos acciones: 

Emite “Planilla de Licencias Médicas”, en este caso para devengar se consideran sólo las LM en estado “Aceptada”.



Genera la contabilización de las licencias médicas aceptadas total o parcialmente, emitiendo traspaso contable (TD:15), en estado previsado.

Informa a través de correo electrónico, al Subdpto. Elaboración de Documentos Contables y/o a regiones de la generación de TD:15 para su Visación y adjunta Planilla de Licencias Médicas, en estado Aceptada o se entrega por mano (libro). El correo indica los siguientes antecedentes:

SUBDEPTO. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS CONTABLES 7.

El Jefe Subdpto. Elaboración de Documentos Contables recepciona correo electrónico, informando la generación de TD:15, para su Visación y adjunta 49 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF “Planilla de Licencias Médicas”, en estado Aceptada o recepciona en papel y por mano, dicha información. 8.

Ingresa al SICOF, Menú: Contabilidad - Comprobantes - Visación de Comprobantes - Autorización de Comprobantes y procede a la Visación del TD:15.

Nota: Los TD:15 se visan, pero no se imprimen quedando la información disponible en SICOF.

RECHAZO O MODIFICACIÓN DE LICENCIA (FUNCIONARIOS AFILIADOS A UNA ISAPRE).

MÉDICA

POR

ISAPRE

SI LA ISAPRE RECHAZA O MODIFICA LA LICENCIA MÉDICA: OIRS DCYF 1.

Recibe las resoluciones emitidas por la ISAPRE con la notificación del rechazo o modificación de la licencia médica.

2.

Registra antecedentes en Planilla de Control.

3.

Despacha por libro a los Servicios MOP.

OFICINA ADMINISTRATIVA 4.

Recibe resolución de notificación recibida desde la OIRS DCyF.

5.

Comunica al trabajador por escrito de esta situación.

6.

Solicita al trabajador pronunciamiento sobre si se acogerá a apelación o no.

TRABAJADOR

50 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF 7.

Recibe de la oficina administrativa, oficio de notificación del rechazo o reducción de la licencia médica.

8.

Devuelve copia en la que debe expresar si continúa o no con los procesos de apelación.

9.

También debe Presentar en el más breve plazo, una fotocopia del pronunciamiento de la ISAPRE de modificación o rechazo de la Licencia Médica, en la Oficina Administrativa de su Servicio, en caso que cuente con los antecedentes antes de la notificación que realiza el Servicio MOP.

PRIMERA INSTANCIA DE APELACION DEL TRABAJADOR 10.

Debe apelar por escrito ante la COMPIN correspondiente al domicilio que indicó en el contrato de salud, dentro de los 15 días hábiles siguientes contados desde la recepción del pronunciamiento de la ISAPRE.

11.

Debe dejar copia del recibo de apelación presentado ante la COMPIN, en la Oficina Administrativa de su Servicio, para que ésta efectúe el seguimiento correspondiente.

COMPIN 12.

Conocerá el reclamo en única instancia, y en un plazo máximo de 10 días, contados desde la fecha de presentación del reclamo, emitirá una resolución, que se notificará al reclamante y a la ISAPRE para su cumplimiento en el plazo, condiciones y modalidades, que fije la misma resolución.

SEGUNDA INSTANCIA DE APELACIÓN DEL TRABAJADOR TRABAJADOR 13.

Si la COMPIN no aceptara la apelación, el funcionario tiene la posibilidad de apelar ante la Superintendencia de Seguridad Social (SUSESO) en forma presencial o bien a través de su sitio web: www.suseso.cl en link “Formulario Web para Apelar o Reclamar”, donde puede adjuntar los documentos escaneados dependiendo del tipo de apelación Fuente Legal, Circular N° 2434 de 04.02.2008 – SUSESO

Nota: No hay plazo para presentar una apelación a las resoluciones de COMPIN ante la SUSESO, el límite lo constituye la caducidad del plazo para hacer efectivo el pago del Subsidio por incapacidad laboral. La respuesta de la apelación se emitirá en un tiempo promedio de 30 días, salvo que la complejidad de la situación reclamada requiera de una investigación más exhaustiva ante la COMPIN, ISAPRE, Comisiones Médicas de la Superintendencia de AFP y el propio interesado.

51 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF RECHAZO O MODIFICACIÓN DE LICENCIA (FUNCIONARIOS AFILIADOS A FONASA).

MÉDICA

POR

COMPIN

Se repite el procedimiento del punto 1 al 9, de los funcionarios afiliados a ISAPRE. Cabe agregar que las licencias rechazadas por la COMPIN en primera instancia, de inmediato deben ser apeladas a la SUCESO. Si la COMPIN, rechaza o modifica la licencia médica: TRABAJADOR 1.

Apelará a la brevedad ante la Superintendencia de Seguridad Social, de acuerdo a lo señalado en el punto 13.

2.

De los trámites efectuados, el funcionario debe informar a la Oficina Administrativa de su Servicio, presentando copia de su apelación y del pronunciamiento de la Superintendencia de Seguridad Social.

LICENCIAS MÉDICAS AUTORIZADAS POR LA COMPIN SUPERINTENDENCIA DE SEGURIDAD SOCIAL (SUSESO).

O

POR

LA

FUNCIONARIO AFILIADOS A ISAPRE Y FONASA 1.

Debe informar a la Oficina Administrativa de su Servicio, de la Resolución de autorización de la Licencia Médica ya sea del COMPIN o SUSESO, producto de la Apelación.

OFICINAS ADMINISTRATIVAS 2.

Ingresan en el Sistema de Recursos Humanos (módulo de licencias médicas), las Resoluciones emitidas por las Instituciones de Salud, de las Licencias Médicas.

3.

Dictan una Resolución Exenta mensual de todas las Licencias Médicas autorizadas en el mes, reconociendo el beneficio.

4.

Procesan y archivan de acuerdo a procedimientos de control interno implementados

REPITE PROCEDIMIENTO DE DEVENGADO LICENCIAS MÉDICAS

LICENCIAS MÉDICAS DEFINITIVAMENTE RECHAZADAS O REDUCIDAS

- Agotadas todas las instancias a las cuales el trabajador tiene derecho a apelar y suponiendo que éstas le hayan sido desfavorables, la licencia médica no aceptada, le obliga al trabajador a hacer devolución o reintegro de las remuneraciones, considerándolas como días de inasistencia. El empleador (M.O.P.) adoptará todas las medidas conducentes para el inmediato reintegro de dichas sumas. 52 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF - Las Unidades de Personal/RRHH, de cada Servicio, deberán informar al Departamento de Remuneraciones de la DCYF, respecto del descuento que proceda ante el rechazo final de la licencia médica efectuada por los Organismos de Salud y Superintendencia de Seguridad Social, según proceda. El reintegro que corresponda, debe ser informado al trabajador afectado. - En los casos en los cuales el trabajador debe realizar la devolución o reintegro de las remuneraciones indebidamente percibidas, cuenta con la instancia ante la Contraloría General de la República, para solicitar la condonación de la deuda o en su defecto, el pago de ésta en parcialidades. - En caso que la C.G.R. condone o autorice el pago en parcialidades, el Servicio-MOP, debe remitir estos antecedentes a la DCyF, para proceder a efectuar los ajustes contables que permitan reflejar estas situaciones en la contabilidad. (Estos casos se deben considerar también en el Sistema de RR. HH) - Si la solicitud no es acogida por la C.G.R., el Servicio- MOP deberá proceder a emitir una resolución que ordene el descuento respectivo en las remuneraciones del trabajador. Es importante tener en cuenta que, si una Licencia Médica es rechazada o reducida, no puede ser compensada con Feriado Legal, ya que son dos beneficios del trabajador que cumplen distintos objetivos; el primero se regula en el ámbito de los derechos a la previsión social y el segundo es un derecho estatutario que asiste al trabajador, cuya finalidad es el descanso.

COMO CALCULAR LOS DIAS DE INASISTENCIA DE UNA LICENCIA MEDICA RECHAZADA Las licencia médicas se otorgan por días seguidos, incluyendo sábados, domingos y feriados, por cuanto cuando la institución de salud previsional procede al rechazo parcial del periodo de licencia y para efectos de efectuar el descuento de las remuneraciones del trabajador, se busca en el mes calendario correspondiente, si parte de los días rechazados corresponden a días inhábiles y se procede a rebajar estos, de lo contrario se descuentan en su totalidad, ejemplos: 1)

Caso 1: Licencia médica otorgada entre el jueves 06-04-17 y el 12-04-2017, con rechazo de 2 días (martes 11 y miércoles 12 de abril) son días hábiles por cuanto se descuentan 2 días.

2)

Caso 2: Licencia médica otorgada entre el jueves 17-04-17 y el 28-04-2017, con rechazo de 7 días (sábado 22 al viernes 28 de abril) en ese intervalo de tiempo hay 5 días hábiles por cuanto se descuentan solo 5 días y no 7.

Fuente Documental: 1)

Centro de Documentos, Subpto. Organización y Métodos: “Consultas Frecuentes y Jurisprudencia” Código N° 17136. http://colabora.mop.gov.cl/sites/dcyf/oym/Documentos%20compartidos/CONSULTA S%20FRECUENTES%20AÑO%202017/17136%20Descuento%20Licencia%20Médi ca.pdf

2)

Dictámenes C.G.R. 16831/2012 y 19736/2014. 53 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF LICENCIAS MÉDICAS RECHAZADAS O REDUCIDAS

DIRECCIONES MOP - OFICINAS ADMINISTRATIVAS 1.

Efectúa seguimiento a las licencias médicas reducidas o rechazadas, con los listados señalados en el punto 20 y conforme a lo instruido en Ord. Nº 2652/2017 de la SS.OO.PP. y en el Instructivo de Licencias Médicas dado a conocer por Circular DCyF N° N° 12 de 25.10.2012.

2.

Emite documento de notificación por las licencia médicas rechazadas o reducidas.

3.

Envía a través de correo certificado, dichas notificaciones, al (los) interesado(os), dejando evidencia de tal acto a través de firma en dicho documento de notificación, asimismo quedará en el mismo, expresado su deseo de apelar o no a las siguientes instancias (instituciones de salud). Nota: Si la apelación, una vez que el/la funcionario/a ha recurrido a todas las instancias, fuera definitivamente rechazada, le queda la opción de recurrir a la Contraloría General de la República, para solicitar su condonación o en su efecto el pago en cuotas. El Servicio debe enviar la respuesta al Departamento de Remuneraciones NC o Subdpto. Administración NR, para que proceda conforme a lo ordenado por este organismo contralor

4.

Emite la Resolución que ordena el descuento de los días de inasistencia, considerando los dictámenes de C.G.R. N° Dictámenes C.G.R. 16831/2012 y 19736/2014, si el funcionario ha tomado la decisión de no apelar.

DEPARTAMENTO REMUNERACIONES (N.C.) - SUBDPTO. ADMINISTRACIÓN Y REMUNERACIONES (N.R.) 5.

Recibe resolución del Servicio-MOP informando la cantidad de días de inasistencia a deducir de las remuneraciones más próximas a descontar.

6.

Para el descuento respectivo, sigue procedimiento existente para las inasistencias en general.

7.

Debe realizar la contabilización a la cuenta contable de recuperación de licencias médicas.

ELIMINACIÓN DE SALDOS IRRECUPERABLES DE LICENCIAS MÉDICAS DIRECCIONES MOP - OFICINAS ADMINISTRATIVAS 8.

Deben agotar todas las instancias de cobro a los funcionarios por las licencias médicas rechazadas o reducidas, notificándoles a través de carta certificada a su domicilio, de la deuda que mantiene con el Estado. Finalmente, si no hubiere una respuesta al respecto, queda la instancia de 54 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF recurrir al Consejo de Defensa del Estado, quien se hará parte de esta cobranza. No obstante, finalmente es aplicable lo instruido en Dictamen Nº 23.294/85, de la Contraloría General de la República, sobre agotamiento de medios de cobro a que alude Ley 18382, Art. 19, que permite a instituciones y organismos descentralizados y a las empresas del estado, castigar en su contabilidad los créditos incobrables. DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD Y FINANZAS En forma progresiva, Contraloría General de la República ha realizado el proceso de convergencia del Sistema de Contabilidad General de la Nación, hacia las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP), en este nuevo contexto las licencias médicas rechazadas total o parcialmente no son contabilizadas.

RECUPERACION DE LICENCIAS MÉDICAS SUBDEPARTAMENTO TESORERÍA 1.

Se recepciona en el Subdpto. de Tesorería DCyF Nivel Central, los montos de las licencias médicas recuperadas de funcionarios del nivel central y regional, por las siguientes vías: a.

Cheques retirados directamente en las Instituciones de Salud.

b.

Depósitos o transferencias realizadas directamente por Instituciones de Salud.

2.

Emite comprobante de contabilización (TD:1) y adjunta los respaldos recibidos de las instituciones de salud.

3.

El traspaso (TD:1) junto con los anexos recibidos desde las instituciones de salud, son remitidos al Subdpto. Elaboración Documentos Contables para efectuar la contabilización a través de traspasos (TD:3).

4.

Envía detalles de recuperaciones al Subdpto. Gestión Contable para su ingreso en el Sistema de Recursos Humanos.

5.

Una vez que el Subdpto. Gestión Contable informa que los fondos recuperados de las instituciones de salud, correspondientes a regiones, se remiten vía transferencia electrónica a las cuentas subsidiarias de remuneraciones, correspondientes a cada región.

NIVEL REGIONAL SUBPTO. DE ADMINISTRACIÓN Y REMUNERACIONES 6.

A medida que se recepcionan los valores, ya sea del nivel central o regional, el Subdpto. de Administración y Remuneraciones, emite guías de remisión con detalle de las recuperaciones por funcionario y cheques para ser depositados en la cuenta sectorial. 55 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF 7.

Ingresa al Sistema de Recursos Humanos y emite Voucher por Servicio, con la información ingresada por el Subdpto. Administración y Remuneraciones, con información del Listado (correo con archivo Excel) de FONASA y/o reporte con detalle de las licencias médicas que pagan ISAPRES en la Región.

SUBDEPARTAMENTO GESTION CONTABLE 8.

Periódicamente recibe detalle de Instituciones de Salud, de las recuperaciones realizadas en el Subdpto. Tesorería, de valores registrados en Traspaso de Ingreso (TD:1).

9.

Registra recuperación de cada una de las LM en Sistema de RR.HH.

10.

Genera traspaso contable (TD:3) en el Nivel Central y/o Regiones, según corresponda.

11.

Genera archivo Excel con resumen y detalle de recuperaciones ingresadas en el Sistema de Recursos Humanos.

12.

Envía Correo a Subdpto. Elaboración de Documentos indicando detalle y resumen de recuperaciones de licencias médicas, ingresadas al Sistema de Recursos Humanos, correspondientes al Nivel Central, información que queda como respaldo del Comprobante de Traspaso (TD:3) Generado para su Visación.

13.

Envía Correo a Subdpto. Elaboración de Documentos indicando los valores a distribuir a regiones de recuperaciones de licencias médicas, correspondientes a regiones. Se copia correo electrónico a Regiones, para conocimiento de la información sobre las licencias médicas recuperadas y procedan a la Visación de los traspasos contables (TD:3), respaldando dichos documentos con los antecedentes enviados.

14.

Se informa a regiones y las oficinas administrativas de cada servicio, sobre las licencias médicas a las cuales se les registraron recuperaciones en el Sistema de Recursos Humanos y que se encuentran en un estado distinto al “Aceptado”. Este dato es de suma relevancia, porque significa que estos valores no han sido DEVENGADOS contablemente y por ende no se pueden contabilizar las recuperaciones ingresadas.

15.

Del Sistema de Recursos Humanos, Menú: Administración de Personal Licencias Médicas - Informes - Planilla Licencias Médicas, obtiene listados por año, desde el año 2012 hasta el 2018, (desde 45 días atrás), la información filtrada y preparada es enviada a través de correo electrónico, al Subdpto. Análisis financiero – Depto. Finanzas, el informe se denomina “Informe Nacional de Licencias Médicas Pendientes por Recuperar”, dirigido a 56 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF Jefa Subdepartamento Análisis Financiero. Esta información se utiliza como insumo para realizar la cobranza de los valores de licencias médicas.

SUBDEPARTAMENTO ANALISIS FINANCIERO – DEPARTAMENTO FINANZAS 16.

Se recibe a través de correo electrónico, de la Jefa del Subdpto. Gestión Contable - Dpto. Contabilidad, archivo en Excel “Informe Nacional de Licencias Médicas Pendientes por Recuperar”, dirigido a Jefa Subdepartamento Análisis Financiero. Esta se utiliza como insumo para realizar la cobranza de los valores de licencias médicas.

17.

La información recibida se clasifica por institución de salud. Nota: Cuando se impetra el derecho a cobro se solicita pronunciamiento de la institución de salud y los documentos de respaldo, contienen: RUT del funcionario, número de Licencia Médica, días a pagar, monto totalizado, entre otros.

18.

Emite oficios ordinarios con la información clasificada, y los envía a firma del Jefe de Finanzas.

19.

El Jefe de Finanzas firma original y una copia.

20.

Distribuye; el original lo envía a la institución de salud y la copia al Dpto. Auditoria.

21.

Archiva oficios.

57 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF

CAPITULO IV: PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE PAGO 4.1

OBLIGACIÓN DEVENGADA Y PAGO

SOLICITUD DE PAGO DIRECCIÓN MOP 1.

Confecciona la Orden de Pago a través del SAFI o la Guía de Remisión (GDR) manual, dependiendo de los fondos y/o del tipo de gasto (sectorial o extrasectorial), en original, indicando los datos de dirección operativa; centro de responsabilidad, si lo tiene, región, número, fecha y monto del documento a pago, apertura presupuestaria BIP o código de obra, comprobante de compromiso, número de contrato SAFI, número de documento tributario, RUT, Beneficiario, entre otros datos relevantes.

2.

Adjunta la documentación sustentante del pago a la Orden de Pago SAFI o GDR manual y obtiene las firmas de los funcionarios con atribuciones y prepara para su despacho, ya sea por libro o con otra copia del documento conductor del pago, para la recepción.

3.

Envía la Orden de Pago SAFI o GDR manual con los documentos sustentantes adjuntos al Área Visación Presupuestaria - Subdpto. Elaboración Documentos Contables, Departamento de Contabilidad en el Nivel Central, y al Subdpto. Contabilidad y Finanzas en el Nivel Regional.

RECEPCIÓN SOLICITUD DE PAGO Y DEVENGO DE PAGO

SUBDEPARTAMENTO ELABORACIÓN DOCUMENTOS CONTABLES

4.

Recepciona la Orden de Pago SAFI o GDR con la documentación sustentante del pago.

5.

El área de Visación efectúa una pre-revisión, devuelve la documentación enviada por la Dirección MOP, con una nota de observación en la misma Orden de Pago SAFI o GDR, cuando detecta falta de integridad de la documentación, producto de la revisión efectuada.

6.

Verifica en la página del SII, valides y los antecedentes de la boleta o factura.

7.

Si la documentación está completa, el funcionario que está recepcionando la documentación, estampa timbre registrando; fecha, hora, iniciales y media firma en la misma Orden de Pago SAFI o GDR, y devuelve la copia recepcionada, en caso que el despacho no se efectúe por libro.

8.

El área Visación Presupuestaria - recepciona la documentación, ordena los antecedentes y los ingresa al SICOF, Módulo Control de Pago - Gestión de Documentos – Ingreso de Documentos por Pagar, y efectúa la carga 58 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF automática digitando el Nº de la Orden de Pago SAFI, descargando de esta forma los datos especificados en la misma, para iniciar la etapa de devengamiento del pago. Los antecedentes que digita son: Unidad de pago, región, dirección, periodo y asigna un elaborador y revisor, ingresando las iniciales de éstos.

9.

Verifica existencia de inconsistencias presupuestarias y de caja y/o compromiso con el Subdpto. Gestión Presupuestaria y Financiera Departamento de Finanzas, para solucionar los sobregiros.

10.

Rechaza la documentación a pago por los saldos insuficientes de: presupuesto y/o caja autorizada y/o de compromiso, que no fueron aprobados.

11.

El Jefe del Subdpto. Elaboración de Documentos Contables revisa y autoriza la devolución de los antecedentes de pago estampando la firma para su envío al Servicio a través del DOB, previa firma del Jefe del Departamento de Contabilidad.

12.

Una vez firmados por el Jefe del Departamento de Contabilidad, se procede a devolver los antecedentes de pago, conjuntamente con el DOB ya firmado, al Servicio MOP correspondiente. Luego continúa con los pasos indicados en los puntos 18, 19 y 20.

13.

Para las GDR manuales, el área Visación Presupuestaria - Recepción de Documentación, genera una Hoja Excel extra sistémica, de Asignación de Trabajo (HAT), a través del sitio colabora de intranet, considerando el día en que cada documento a pago se asignó a cada elaborador. Luego ingresa al SICOF y digita.

SUBDEPARTAMENTO ELABORACIÓN DOCUMENTOS CONTABLES

14.

El funcionario elaborador recepciona, revisa y analiza la documentación sustentante en cuanto a su integridad, legalidad y conformidad y los respaldos necesarios para respaldar los pagos (referenciar M-5). Para ello realiza 59 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF consultas sistémicas de apoyo; presupuestarias, mayores auxiliares, decretos y resoluciones, contratos, aportantes, honorarios, FIAR, garantías, etc., o en papel; resoluciones, convenios de mantención y reparación y del Registro de Atribuciones, cuando la materia de pago y su situación lo ameriten, con el propósito de apoyar su análisis. 15.

Si la documentación no está conforme, el funcionario elaborador llama y envía correo, a la unidad responsable de la Dirección MOP, para solucionar el problema.

16.

Si la Dirección MOP no soluciona lo objetado en un tiempo determinado, el elaborador confecciona el Documento de Observación (DOB) en original y copia, indicando las observaciones por las cuales se devuelve el pago y lo entrega al Jefe del Subdpto. Elaboración para su revisión.

17.

El Jefe del Subdpto Elaboración revisa y firma el DOB y lo envía al Jefe del Departamento Contabilidad, para su envío a la Dirección que remitió los antecedentes para el pago.

18.

El funcionario elaborador elimina la orden de pago desde el Menú, Selección Mantención Elaboración documentos de Pago, y archiva la Orden de Pago SAFI o GDR de la documentación objetada. Considerar que si no se elimina documento restringe presupuesto y la caja.

19.

El Encargado del área Visación Presupuestaria elimina en SICOF y consecuentemente de SAFI, la orden de pago y luego despacha y archiva el DOB y devuelve la documentación a pago, adjuntándola al DOB numerado, a la Dirección MOP afectada, registrando el envío en un libro de despacho, dejando copia archivada.

20.

Si la documentación está conforme, el funcionario elaborador aprueba la documentación a pago analizada en cuanto a su integridad, legalidad y conformidad. Especial interés debe existir para los Controles de Factoring y devengados

21.

El funcionario elaborador, ingresa al módulo Control de Pago - Gestión de Documentos - Selección Mantención Documentos - “Modificar”, consulta por la Orden de Pago SAFI para su devengo y en la pantalla desplegada registra los datos faltantes o modifica si es necesario, como cuentas contables y/o presupuestarias correspondientes de acuerdo a su contabilización, y demás datos necesarios y requeridos por el sistema.

60 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF

22.

En caso de las GDR manual, el funcionario elaborador ingresa al SICOF al Módulo Control de Pago - Gestión de Documentos menú Selección Mantención Documentos, en la pantalla desplegada registra todos los datos necesarios para la contabilización del devengado. En adelante el procedimiento es igual a los pagos cursados a través de órdenes de pago. Nota: La Guía de Remisión manual, acompaña a los egresos con financiamiento o aportes extrasectoriales y sin ejecución presupuestaria, Ej.: canje de retenciones de contratos, devolución de retenciones de contratos o apertura de FIAR, pagos del Subt. 23 y 26 cursados sin existencia de presupuesto.

23.

Chequea por cada documento a pago los saldos de: presupuesto, caja autorizada y de compromiso, en forma computacional, desplegándose la información en pantalla con los mensajes pertinentes, si los hubiere, con el objeto de verificar si los saldos son suficientes como para cursar el pago.

24.

Si el documento está correcto, el elaborador graba y automáticamente se asigna un número (CIM) interno por cada documento a pago.

25.

Ingresa al módulo Contabilidad – Cierre y otros procesos – Transacciones por contabilizar y, registra el ingreso de datos centralizando los documentos incorporados al sistema, por cada elaborador, quedando dichos documentos en estado pre-visado.

26.

Envía las Órdenes de Pago SAFI y/o G.D.R. manual con la documentación sustentante, al Subdpto. Revisión Documentos Contables.

EN NIVEL CENTRAL: SUBDPTO. REVISION DOCUMENTOS CONTABLES 27.

Recibe flujos constantes de Órdenes de Pago SAFI y/o G.D.R. manual con la documentación sustentante, del Subdepartamento Elaboración Documentos Contables. 61 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF 28.

Los revisores, verifican que la documentación sustentante: 

Tenga correctamente presupuestaria(s)



Existan saldos de caja y presupuesto.



Que exista correspondencia con los datos de las fuentes sistémicas, ej. Honorarios con los convenios y resoluciones dispuestas en el sistema.



Contenga las firmas autorizadas y/o con atribuciones.



Esté de acuerdo a lo indicado para; los gastos compartidos, aportes, garantías, entre otros.



Corresponda, de acuerdo a los Planes Anuales de capacitación.



En el caso de los contratos, que correspondan: las garantías, las resoluciones de nombramiento Inspector fiscal, cambios de estado, fechas de vencimiento, y causas judiciales, entre otros.

asignada

la(s)

cuenta(s)

contable(s)

y

29.

Los revisores autorizan en el módulo Contabilidad - Comprobantes - Visación de Comprobantes y dentro de él en el menú "Autorización de Comprobantes" y le asigna automáticamente la numeración correlativa única regional (CUR), con lo cual el documento queda en estado visado.

30.

Imprime los Traspasos Obligación Devengada (TD:6) visados y adjunta la documentación sustentante, para firma del funcionario que tiene asignada esta función por resolución.

31.

El Revisor confecciona a través del SICOF, Nómina de Pago Autorizados para los Tipo de pago; 1(cheque), 2 (depósito-transferencia) y 3 depósito honorarios, donde se detalla en forma correlativa los TD:6, con su correspondiente numeración (N° CUR), por Servicio MOP. También confecciona Nómina de pago autorizada con transferencia para pago de viáticos.

32.

Los revisores entregan, varias veces dentro del día, al Jefe del Subdpto. Revisión Documentos Contables las nóminas indicadas en el punto 30.

33.

El Jefe recibe la documentación y efectúa revisión y procede a autorizar en el SICOF, Modulo Control de Pagos- nomina Pago – Genera Nóminas de Pago.

34.

Toma Nómina sin la documentación es entregada al Jefe del Subdpto. Tesorería varias veces al día.

35.

Firma TD:6 y TD:8 y egresos directos le informa por correo al Subdpto. Rendición de cuentas, quienes retiran la documentación.

36.

Envía correo electrónico al Subdepartamento Rendición de Cuentas, notificando de la disponibilidad de la documentación sustentante de los pagos autorizados en el día, en forma correlativa.

EN NIVEL REGIONAL 37.

Envía documentos visados con documentación sustentante a función Tesorería para emisión del cheque. 62 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF

DEPÓSITO, TRANSFERENCIA O GIRO Y ENTREGA DE CHEQUE.

SUBDEPARTAMENTO DE TESORERÍA A.- En caso de pago con cheque: 38. Ingresa al Módulo de Tesorería “Pagos internos – generación masiva – selección documentos a pago”, seleccionando los documentos que se autorizaron para pago mediante nómina, corroborándolos con la nómina recepcionada y el monto disponible de la cuenta corriente. 39. Ingresa al Módulo de Tesorería “Pagos internos – generación masiva – emisión computacional cheques” y selecciona documentos a pago, imprimiéndose los cheques nominativos a nombre de los beneficiarios. 40. Revisan los cheques impresos y firman dos giradores autorizados. 41. Ingresa al Módulo de Tesorería “Pagos internos – generación masiva – impresión comprobante de egreso”, generándose en forma automática los Comprobantes de Egreso TD:2, pre-visado por cada pago. 42. Los funcionarios con perfil Visador, proceden a Visar en el SICOF los documentos a pago. 43. Entrega del cheque al beneficiario, contra presentación del Carnet de Identidad y poder en caso que corresponda, en caso de terceros con poder notarial. 44. Si las cuentas corrientes; sectoriales, extrasectoriales, FNDR y remuneraciones están incorporadas al convenio Cheque Seguro, se debe informar a Bancoestado, los rangos de cheques emitidos (subir y autorizar el Bancoestado)

B

En caso de pago con depósito en BancoEstado: 45. Ingresa al Módulo de Tesorería “Pagos a través de banco - generación mantención nóminas”, seleccionando los pagos autorizados y, se conforma y emite la “Nómina de Pagos a Través de Banco”, que es generada en el Sistema. 46. Se sube archivo “Planilla de Pago de Proveedores” TXT, a portal Bancoestado, para su autorización y provisión, por parte de los giradores o apoderados autorizados. 47. Una vez aprobada la recepción de “Planilla de Pago de Proveedores” por el BancoEstado, se ingresa al Módulo de Tesorería “Pagos a través de banco – consulta/ contabilización nómina”, procediendo a contabilizar cada una de las nóminas. 48. Emisión en forma automática en el Módulo de Tesorería el Comprobante de Egreso Pagos a través de BancoEstado TD:20.

63 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF 49. Impresión de TD:20, para envío a Subdpto. Rendición de Cuentas, junto con la impresión de la nómina. (transitoriamente en papel en blanco)

BANCOESTADO 50. Con “Planilla de Pago de Proveedores”, deposita en cuenta corriente al beneficiario que tenga convenio para depósito automático en BECH o envía los fondos globales al Banco al que pertenece la cuenta corriente. 51. Imprime comprobante de traspaso con el cargo global en cuenta corriente del MOP por el monto total de la “Planilla de Pago de Proveedores. Este comprobante se imprime una vez provisionado por ambos apoderados.

C.-

En Caso de Pago a Través de Transferencia: 52. Recibe nómina de pago autorizado tipo de pago transferencia; a)

Giradores autorizados ingresan al portal BancoEstado, menú transferencias, cuentas propias, menú preparar, selecciona no. De cuenta cargo y abono. Da aceptar

b)

Verifica los datos y digita cantidad a transferir. Da aceptar

c)

Verifica nuevamente los datos del unto b)

d)

Selecciona la dupla que autorizaran transferencia.

53. Los apoderados seleccionados proceden a autorizar en el portal del BancoEstado estado. 54. Segundo apoderado imprime el comprobante de la transferencia. 55. En SICOF ya existe el egreso directo, por tanto ingresa a menú tesorería, pagos internos, selección mantención de egresos, digita RUT del pago, y verifica valor transferido, modificando la fecha de pago, si es que corresponde, e ingresa el N° de la transferencia. Para ello copia y pega desde el sitio BancoEstado estado o en SICOF. 56. Graba la(s) transacción(es), generando el TD:2 previsado y luego se imprime dicho traspaso. 57. Los funcionarios con perfil Visador, procede a Visar en el SICOF los documentos a pago.

EMISIÓN COMPROBANTE DE EGRESO TD:2 Y TD:20

SUBTO. DEPARTAMENTO TESORERIA 58. Autoriza los comprobantes contables de egresos pre-visados, una vez al día y los visa a través del módulo Contabilidad - Comprobantes - Visación de Comprobantes - Autorización de Comprobantes, le asigna automáticamente la 64 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF numeración correlativa única regional, con lo cual el documento queda en estado visado, como también, en el mismo módulo, visa durante el mes los comprobantes de egresos, pagos a través de banco.

SUBDPTO. RENDICION DE CUENTAS 59. Recibe correo electrónico del Subdpto. Revisión Documentos Contables notificando de la disponibilidad de la documentación sustentante de los pagos autorizados en el día, en forma correlativa. 60. Retira del Subdpto. Revisión de Documentos Contables – Depto. Contabilidad, los comprobantes contables de traspaso devengado (TD:6 y TD:8) y egresos directos (TD:2) con la documentación sustentante. 61. Imprime “Nómina de Pago Autorizados para los Tipo de pago; 1(cheque), 2 (depósito-transferencia) y 3 depósito honorarios, que son generadas por el Sistema, que contienen los documentos correlativos de pagos autorizados en el día. 62. Envía al Jefe del Subdpto. Elaboración Documentos Contables “Nómina de Pagos Autorizados con cheque” y “Nómina de Pagos Autorizados con depósito en banco” (ambas nóminas en original y copia), se adjunta documentación sustentante de cada pago a la nómina original. 63. Scanea comprobantes contables de traspaso devengado (TD:6 y TD:8) y egresos directos (TD:2) con la documentación sustentante.

4.2

DEVENGAMIENTO DE HECHOS ECONÓMICOS AL CIERRE DE UN EJERCICIO CONTABLE

Fuente Legal: Circular DCyF N° 16 de 15.11.2017, la cual instruye procedimiento para devengar hechos económicos al 31.12.20XX http://colabora.mop.gov.cl/sites/dcyf/oym/Documentos%20compartidos/CIRCULARES/CIRCULARES %202017/Circular%20N°%2016%20de%202017.pdf

Conforme a las instrucciones anuales impartidas por la Contraloría General de la República sobre cierre del ejercicio contable al 31 de diciembre de cada año, sólo se deben reflejarse las obligaciones que estén totalmente perfeccionadas a través de la instancia del “Devengado”.

Este procedimiento establecido en los cierres contables anuales para devengar hechos económicos, indica que efectivamente se deben generar obligaciones de

65 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF pago hasta el 31 de diciembre, derivadas del cumplimiento satisfactorio de contratos o convenios formalizados a esa fecha. No corresponde arrastre de devengados de años anteriores, éstos deberán ser anulados antes del cierre anual. En concordancia con lo indicado precedentemente, para devengar adquisiciones de bienes y servicios y pagos de obras, se detalla la documentación sustentatoria que respalda dichas operaciones y se incorporan algunos ejemplos de ocurrencia habitual en el MOP.

CUANDO SE ORIGINA EL DEVENGO La obligación se devenga cuando ocurre alguno de los siguientes eventos:   

La recepción efectiva de bienes y servicios Pago por transferencia, y En general, cuando se hace exigible el pago de suma cierta, con documentación de cobro formulada: Estados de Pago, Facturas, etc.

Los documentos con los cuales se cumple la obligación devengada son:     

Guía de Entrega o Recepción Facturas del Proveedor Estados de Pago del Contratista Conocimiento de Embarque (Bill of lading) Boleta de Honorarios, etc.

Ejemplos: 1.

Adquisición de materiales de oficina. Existe orden de compra y resolución que autoriza el pago, pero por motivos de distribución, los materiales serán enviados en enero del año siguiente. No se podrán devengar con presupuesto del año en ejecución, ya que no se han recepcionado los materiales. Se devengarán siempre y cuando los productos sean recepcionados en el período presupuestario en ejecución mediante guía de despacho.

2.

Contrato por servicio de remodelación de oficinas con presupuesto del año, pero los trabajos se realizarán a partir de enero del año siguiente. No se devengará con presupuesto del año.

66 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF Se devengará siempre y cuando los trabajos sean realizados antes del término del ejercicio contable y exista recepción conforme de ellos, en las respectivas Facturas y/o Boletas de Servicio. 3.

Instalación de máquinas y/o equipos de oficina. Existe orden de compra y resolución que autoriza el pago, pero la instalación completa concluye en enero del año siguiente. No se devengará con presupuesto del año en ejecución, ya que no se han concluido completamente las instalaciones. Se devengará con la recepción conforme de los trabajos dentro del período presupuestario en ejecución, mediante guía de despacho.

4.

Contrato de Obra con Resolución en trámite en la Contraloría General de la República, con fecha de ingreso igual o anterior al 31 de diciembre. Se devengará si se adjunta estado de pago (con o sin factura), emitido con las formalidades exigidas y con fecha igual o anterior al 31 de diciembre.

5.

Prestación de servicios mes de diciembre. Se devengará con la Boleta de Honorarios, adjuntando la documentación que acredite que el servicio se encuentra prestado.

I. CONTABILIZACIÓN DE DERECHOS Y COMPROMISOS FINANCIEROS AL 31 DE DICIEMBRE Conforme lo dispone la normativa contable vigente, los derechos y compromisos financieros que se generen hasta el 31 de diciembre de cada año, y que no se encuentren percibidos o pagados, deben contabilizarse como Deudores Presupuestarios y Acreedores Presupuestarios, respectivamente, en el momento en que se hayan materializado las transacciones que los originen, esto es, cuando se devengue o se haga exigible la obligación, considerando su perfeccionamiento desde el punto de vista legal o de la práctica comercial aplicable, con independencia de la oportunidad en que deba verificarse su percepción o pago. Dichas operaciones deben estar además, debidamente respaldadas por la respectiva documentación sustentante. Así, tratándose de ventas de bienes y/o servicios, los antecedentes que sustentan la contabilización como Deudor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas o documentos de cobro emitidos. A su vez, tratándose de compras de bienes, prestaciones de servicio y ejecución de obras, los instrumentos mercantiles que sirven de respaldo al registro del correspondiente - Acreedor Presupuestario estarán constituidos por las guías de despacho, facturas, boletas y estados de pago de contratistas, según corresponda. 67 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF

Sin perjuicio de lo anterior, corresponde contabilizar como devengadas, solamente aquellas transacciones que efectivamente generan obligaciones ciertas por pagar al 31 de diciembre, derivadas del cumplimiento de cláusulas de contratos o convenios formalizados a más tardar a esa fecha.

II. FORMA DE PAGAR LA OBLIGACIÓN DEVENGADA

Aquellas obligaciones devengadas al cierre del ejercicio deberán pagarse con los fondos destinados para tal efecto en el ejercicio siguiente, imputándose al Subtítulo 34 ítem 07, Servicio de la Deuda, Deuda Flotante, de acuerdo a lo previsto por el decreto N° 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda. Para efectos del reconocimiento de la obligación exigible y su contabilización, deberá considerarse la documentación pertinente. III. OBLIGACIÓN DEVENGADA POR IMPORTACIONES

A este respecto, la jurisprudencia del Órgano Contralor, considerando la cuantía de los recursos que implican dichas operaciones y que afectan la ejecución presupuestaria, ha señalado que al momento de finalizar la Apertura de Carta de Crédito o Acreditivo Bancario, cuando ésta sea de carácter irrevocable, que asegure la recepción de los bienes en las condiciones pactadas, entonces es posible reconocer, contablemente la obligación devengada (Aplica Dictamen CGR Nº 3400 de 28.01.1994). Por lo anterior, no será necesario tener el conocimiento de embarque, Carta de Porte o Factura. IV. EXTEMPORANEIDAD DEL GASTO

Los Servicios no deben contraer obligaciones en un ejercicio presupuestario cuando no dispongan de los fondos para pagar. Esto, debido a que la Contraloría General de la República ha observado la irregularidad en que incurren los Servicios MOP al pagar en el año vigente facturas y/o boletas cuyas fechas corresponden al año anterior.

4.3.

REMESAS DE LA CAJA AUTORIZADA Estas pueden por: 1)

Remesas sectorial de caja; aportes, resto y remuneraciones 68 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF 2)

Remesas de pagos a regiones; solo desde N,C, a regiones y corresponden a pagos a proveedores o contratistas, expropiados, conservadores, leyes 19.882 y 20.948

SOLICITUD DE REMESA DIRECCIÓN REGIONAL DCYF, solo para las remesas RESTO 1.

Hasta el penúltimo día hábil del mes, fecha tope, solicita Remesas a través del Menú SICOF, “Control Presupuestario”-“Remesas” – “Ingreso solicitudes de remesas” e ingresa los detalles.

GENERACIÓN COMPUTACIONAL TRANSFERENCIA

SUBDEPARTAMENTO GESTIÓN PRESUPUESTARIA Y FINANCIERA – DPTO. FINANZAS 2.

Recibe solicitud de remesas a través del SICOF, de las Direcciones Regionales DCYF.

3.

Si la petición de remesas se recepciona hasta las 11:30 horas, éstas se enviarán el mismo día, si por el contrario, la petición se recibe después de las 11:30 horas, las remesas se enviarán al día siguiente.

4.

Confronta el valor monto de remesas del correo con la caja autorizada.

5.

Si no corresponde la petición de remesas se informa a través de correo a la Dirección Regional DCYF para llegar a un acuerdo. 69 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF 6.

Se autoriza envío de remesas a través del SICOF, Menú: “Control Presupuestario” – Remesas – “Selección Mantención Solicitud de Remesas”, activándose un correo automático al Subdpto. Tesorería, informando la remesa

RECEPCIÓN DE REMESA

SUBDPTO. TESORERIA 7.

Recepciona correo electrónico del Subdpto. Gestión Presupuestaria y Financiera donde autoriza remesa a las regiones, especificando montos, cuenta corriente y región, etc.

8.

Se imprime correo y se genera en Bancoestado la transferencia.

9.

Repetir opción de transferencia.

10.

En SICOF, Menú: “Tesorería”-“Pagos Internos”- “Generación Masiva”“Contabilización de Remesas”, Ejecutar consulta o Ctrol F-11, se ingresa la información detalla por región, por ej.: números de depósitos y fecha de transferencia.

11.

Una vez completo se procede a generar contabilización automática mediante TD:3 para el nivel central y la respectiva Región, en estado pre-visado, ambos.

12.

A la par SICOF genera y envía correo al Dpto. Contabilidad, y a las respectivas regiones a las cuales se transfirieron las remesas para su gestión.

REGULARIZACIÓN DE REMESA SUBPDTO. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS CONTABLES 13.

Recepciona correo electrónico, informando emisión de TD:3 en estado previsado para su revisión y Visación

70 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF 14.

El elaborador regulariza la transacción ingresando al módulo Contabilidad – Comprobantes – Ingreso Comprobantes, adjuntando los comprobantes de transferencia.

15.

Autoriza la contabilización a través del módulo Contabilidad - Comprobantes Visación de Comprobantes - Autorización de Comprobantes, le asigna automáticamente la numeración correlativa única regional, con lo cual el documento queda en estado visado.

16.

El elaborador imprime los traspasos visados y le adjunta la documentación sustentante, para firma del Jefe.

17.

El Jefe del Subdpto. firma los traspasos visados que adjuntan la documentación sustentante.

18.

Envía al Subdpto. Rendición de Cuentas los documentos firmados.

SUBDPTO. RENDICIÓN DE CUENTAS 19.

Recepciona los comprobantes de traspaso con la documentación sustentante anexada.

20.

Archiva los comprobantes contables.

RECEPCIÓN REGIONAL DE REMESAS

DIRECCIÓN REGIONAL - SUBDEPTO. CONTABILIDAD Y FINANZAS 21.

Recepciona correo y TD:3 elaborado por el N.C., con la información del monto y fecha de las remesas transferidas a la cuenta Corriente Sectorial regional, efectuado por el Subdpto. de Tesorería - Nivel Central. Reciben copia del correo; el Director Regional, Jefe titular y subrogante del Subdpto. Contabilidad y Finanzas, el Tesorero Y Jefe de la UCIR.

22.

Analista contable verifica información del TD:3 emitido por el NC, corrobora valores transferidos en cartola bancaria, visa e imprime traspaso contable (TD:3).

23.

Envía a firma del Jefe del Subdpto. el comprobante de traspaso visado.

24.

El Jefe del Subdpto., firma el comprobante de traspaso.

25.

Distribuye el comprobante de traspaso, enviando el original del comprobante al Subdpto. Rendición de Cuentas y una copia al Encargado de la Conciliación Bancaria.

DIRECCIÓN REGIONAL - ÁREA RENDICIÓN DE CUENTAS NIVEL REGIONAL 26.

Recepciona el original del comprobante de traspaso.

27.

Archiva el comprobante para rendición de cuentas, a la Contraloría Regional.

71 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF 4.4 CESION DE CREDITO, FACTURA – MERITO EJECUTIVO Y OTROS Circular DCyF 08 de 23.06.2017 http://colabora.mop.gov.cl/sites/dcyf/oym/Documentos%20compartidos/CIRCULARES/CIRCULARES% 202017/Circular%20N°%2008%20de%202017.pdf

Circular DCyF-Fiscalia 07 de 05.08.2011 ftp://ftpssd.mop.gov.cl/DOH-4989538-4989538.pdf

I. DEFINICIÓN La cesión de crédito es aquel negocio jurídico por el que un acreedor (cedente) transmite a otra persona (acreedor cesionario) los derechos que el primero ostenta frente a tercera persona, ajena a la transmisión, pero que pasa a ser deudora del nuevo acreedor sin que la relación primitiva se extinga. Bibliografía: http://guiasjuridicas.wolterskluwer.es/Content/Documento.aspx?params=H4sIAAAAAAAEAMtMSbF1j TAAAUNDCyMjtbLUouLM_DxbIwMDCwNzAwuQQGZapUtckhlQaptWmJOcSoAw0u4zzUAAAA=WKE

II. MARCO LEGAL Y NORMATIVA ANEXO N° 1 III. RECEPCIÓN DE LAS FACTURAS EN EL MOP UNIDAD RECEPTORA DE DOCUMENTOS TRIBUTARIOS-OIRS DCYF, NIVEL CENTRAL Y REGIONAL FACTURAS MANUALES 1.

Recibe las facturas de todos los Servicios MOP, a través del SICOF, tanto las correspondientes a proveedores de mercaderías o servicios, como las relativas a obras y consultorías. Las facturas son recibidas tanto en las direcciones regionales, en la DCyF y en algunas oficinas provinciales.

2.

Registra las facturas recibidas en el SICOF – módulo control documentos tributarios, el cual se aplica a nivel nacional.

3.

Genera el Comprobante Recepción Documentos Tributarios, el cual remite junto con la factura al Servicio MOP correspondiente.

4.

El funcionario que ingresa la factura debe estampar un timbre en la copia cedible con la siguiente leyenda: “El MOP se reserva el plazo de 8 días para reclamar en contra de su contenido. En Contratos de Obras o Asesorías, esta factura pudiera estar sujeta a compensaciones, retenciones u otros descuentos según las normas legales y de contratación de obras públicas y consultorías que se reflejaran en los respectivos Estados de Pago”.

5.

La copia cedible se devuelve al contratista, proveedor o consultor, salvo que manifieste que no ha programado cesión de crédito y solicite 72 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF el pago mediante depósito en cuenta bancaria, en cuyo caso la copia cedible se conserva junto al original de la factura,

PASOS PRÁCTICOS EN LA RECEPCIÓN SERVICIOS EN CADA DIRECCIÓN MOP

DE

MERCADERÍAS

Y

DIRECCIÓN MOP RESPECTIVA 6.

Al momento de recibir la mercadería y/o los servicios, el receptor debe verificar que éstos correspondan al contenido detallado en la guía de despacho y/o factura.

7.

Si existen discrepancias debe indicar cuáles son en forma expresa y por escrito en el mismo documento.

8.

La Factura y la Guía de despacho se emiten en los ejemplares siguientes: 

Original-Cliente: Se entrega al comprador (Servicio MOP).



Duplicado SII: Queda en poder del vendedor/proveedor.



Triplicado-Control Tributario: Se entrega al comprador (Servicio MOP).



Cuadruplicado-Cobro Ejecutivo Cedible: Queda en poder del vendedor / Proveedor.

FACTURAS ELECTRÓNICAS

CONTRIBUYENTES ELECTRÓNICOS QUE UTILIZAN LA APLICACIÓN DEL S.I.I Las facturas electrónicas ingresan a la casilla [email protected], siendo éstas recibidas por el nivel central y por cada región. Los Proveedores, Contratistas y Consultores que facturen al Ministerio de Obras Públicas mediante el sistema de facturación electrónica proporcionado por el SII, deberán incluir la información Código de la Unidad de Pago en la Sección “Referencias”, seleccionando “Nota de Pedido de la lista desplegable”, del recuadro “Folio Ref.”. En el recuadro “Razón de Referencia”, se debe ingresar la Descripción de la Unidad de Pago.

CONTRIBUYENTES ELECTRÓNICOS QUE UTILIZAN SOFTWARE DE FACTURACIÓN PROPIO Es requisito que identifiquen, en los documentos tributarios, el Servicio, la región y el lugar en donde se produjo la compra de bienes y/o servicios, es decir, donde serán recepcionados los bienes y/o los servicios. 73 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF

CONTRATISTAS Y CONSULTORES QUE EMITAN ESTADOS DE PAGOS POR AVANCE DE OBRA Las Facturas que se emitan por conceptos de Estados de Pagos no requieren Órdenes de Compra, con la Resolución inicial se autoriza el total del contrato. Por ello, sólo se debe ingresar el Número de Contrato MOP en el campo “Contrato” de la Sección Referencia, para los contribuyentes que utilizan la aplicación proporcionada por el S.I.I.

Aquellos que cuenten con aplicaciones desarrolladas en forma particular, deben incorporar un campo en el archivo XML, en la Sección Referencia. Con todo, en ambos casos se recomienda incorporar el código de la “Unidad de Pago” en la glosa de la Factura para que en todo momento se pueda contar con esta información, por eventuales inconvenientes que pudieran producirse con las alternativas descritas.

RECLAMACIÓN DE LA FACTURA MANUAL O ELECTRÓNICA 1.

En el caso de las facturas manuales, el reclamo se hace por medio de carta certificada o por cualquier otro medio fehaciente, conjuntamente con la devolución de la factura y la o las guías de despacho. El reclamo se entiende hecho en la fecha de envío de la comunicación.

2.

En el caso de las facturas electrónicas, el plazo para aceptarrechazar el documento recibido de un proveedor es de 8 días corridos. El plazo se cuenta desde la fecha de aprobación del documento en SII.

3.

Si no se responde en 8 días corridos desde la recepción de la Factura del proveedor, se presumirá que las mercaderías han sido entregadas o el servicio ha sido prestado. Es decir, si la factura no se rechaza en 8 días se da por recibida irrevocablemente. Nota, el plazo para aceptar-rechazar el documento recibido de un proveedor es de 8 días corridos, tanto para las facturas manuales como electrónicas.

4.

Lo anterior implica que ya no es necesario el acuse de recibo para enviar una Factura a un servicio de Factoring, siempre que hayan pasado 8 días corridos desde la recepción de la factura sin recibir respuesta en contra.

5.

Con la Ley 20.956 de 26.10.2016, nace un nuevo concepto que se llama “RECLAMO”. Este RECLAMO deberá quedar registrado en la 74 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF página del SII y es ahí donde se consultará para saber si la factura ha sido reclamada o no. Esto se hace en la opción del SII Registro de Aceptación o reclamo de un DTE. 6.

El SII entenderá, salvo prueba en contrario, que fue otorgado el “recibo de mercaderías entregadas o servicios prestados” contenido en la factura electrónica y que ha sido irrevocablemente aceptada, cuando haya transcurrido el plazo de ocho días corridos desde la fecha en que el respectivo documento sea recibido por el Servicio de Impuestos Internos, sin que haya sido reclamada dentro de dicho plazo. Para estos efectos, se entenderá que las facturas recibidas o recepcionadas en el Servicio de Impuestos Internos, son aquellas facturas que fueron enviadas por el emisor al Servicio de Impuestos Internos y no fueron reclamadas por éste. (Circular N° 4 SII 11.01.2017). Nota: En la notificación que llega desde SII, incluye un acápite en que se deja constancia si hay declaración jurada de recepción de los bienes y servicios.

IV.

7.

Al no reclamar de su contenido, en los plazos y en la forma señalada, la factura queda aceptada, sin perjuicio de la aplicación de los descuentos, compensaciones y retenciones que correspondan conforme a la normativa legal y a la contratación de obras públicas y de consultoría del MOP.

8.

El reclamo lo debe efectuar cada Servicio MOP en el SICOF y con el envío de correo a OIRS-DCYF conforme a listado de 16 casillas (1 por región), quienes harán el reclamo en el sitio del SII.

CESIÓN DE CRÉDITO MEDIANTE FACTURA MANUAL

REQUISITOS PARA CEDER LA FACTURA La copia de la factura será apta para su cesión cuando se verifiquen las siguientes condiciones: a.

Que haya sido emitida de conformidad a las normas que rijan la emisión de la factura original, incluyendo en su cuerpo en forma destacada la mención "cedible", y

b.

Que en la misma conste el recibo de las mercaderías entregadas o del servicio prestado, con indicación del recinto y fecha de la entrega o de la prestación del servicio y del nombre completo, rol único tributario y domicilio del comprador o beneficiario del servicio e identificación de la persona que recibe, más la firma de este último.

75 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF En el evento que se omitiere consignar en el acto de recibo el nombre completo, rol único tributario o domicilio del comprador o beneficiario del servicio, se presumirá que son los que se consignan en la factura. Si se omitiere consignar el recinto de entrega, se presumirá entregado en el domicilio del comprador o beneficiario del servicio señalado en la factura. Cuando en la copia de la factura no conste el recibo mencionado, sólo será cedible cuando se acompañe una copia de la guía o guías de despacho emitida o emitidas de conformidad a la ley, en las que conste el recibo correspondiente. Para estos efectos, el emisor de la guía o guías de despacho deberá extender una copia adicional a las que la ley exige, con la mención "cedible con su factura".

REGISTRO DE DATOS DE CESIÓN Y ENTREGA

CEDENTE - CONTRATISTA/PROVEEDOR 1.

Debe firmar en el anverso de la copia cedible (cuadruplicado), registrar el nombre completo, RUT y domicilio del Cesionario (Factoring) y proceder a su entrega.

CESIONARIO - CERTIFICACIÓN ANTE MINISTRO DE FE 2.

Certifica la copia cedible de la factura ante Notario Público u Oficial del Registro Civil en las comunas donde no haya Notario, para que sea notificada al obligado al pago de la factura (Servicio MOP). La Ley establece dos formas de notificar al obligado: 

Por carta certificada adjuntando copias de la cesión certificadas por el ministro de fe.



Por entrega presencial con exhibición de copia del respectivo título por parte del Notario Público u Oficial de Registro Civil.

NOTIFICACIÓN POR CARTA CERTIFICADA

SUBDPTO.

ELABORACIÓN

CONTABILIDAD NOTIFICACIÓN

DCYF

-

DOCUMENTOS CONTABLES - DEPTO. DE SERVICIOS MOP - RECEPCIÓN DE

3.

En el nivel central las notificaciones por carta certificada son recibidas en la Unidad Receptora de Documentos Tributarios, desde donde son remitidas al Subdpto. Elaboración Documentos Contables. Si la notificación fuere recepcionada en el Servicio MOP, debe ser remitida el mismo día con todos sus antecedentes al Subdpto. Elaboración Documentos Contables.

4.

En el nivel regional las notificaciones por carta certificada son recepcionadas en la misma Unidad que recibe las facturas y luego son enviadas al Subdepartamento de Contabilidad y Finanzas DCyF. 76 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF 5.

Deben enviar la notificación con todos sus antecedentes el mismo día a la DCyF, dado que la notificación por carta certificada, produce efectos a contar del sexto día siguiente a la fecha del envío al domicilio del deudor registrado en la factura.

NOTIFICACIÓN POR ENTREGA PRESENCIAL DEL NOTARIO PÚBLICO U OFICIAL DE REGISTRO CIVIL. 6.

De acuerdo a lo instruido por el Director General de Obras Públicas, mediante Circular N°707, de 08.07.2009, en su rol de representante legal del MOP, se ha delegado en el Jefe del Departamento de Contabilidad Nivel Central y Directores Regionales DCyF, la facultad de representarle para estos efectos legales. Por lo tanto, en este caso, se exigirá copia simple del cuadruplicado de la factura junto con el acta de notificación.

7.

Tratándose de notificaciones que afecten a contratos de Obras, Consultorías y Canje de Retenciones, si el Servicio afectado aún no ha remitido a la DCyF los antecedentes para el proceso de pago, el Departamento de Contabilidad Nivel Central o el Subdepartamento de Contabilidad y Finanzas Nivel Regional, solicitará el envío de una copia del Estado de Pago y el “Certificado de Cumplimiento de Obligaciones Laborales y Previsionales” y Certificado con firma y pie de firma en original emitido por el Inspector Fiscal, indicando que las personas finiquitadas están dentro de la nómina de trabajadores de la empresa y de la obra y que no existen deudas relacionadas con dichos casos a la fecha de emisión del Estado de Pago.

8.

Si la notificación fuere recepcionada en el Servicio, deberá agregar estos documentos a la notificación para su envío a la DCyF.

9.

Igualmente, en los casos de cesión de facturas de todos aquellos contratos donde exista subcontratación, como las contrataciones con empresas de aseo, entre otras, se solicitará el “Certificado de Cumplimiento de Obligaciones Laborales y Previsionales y “Certificado con firma y pie de firma en original emitido por el Inspector Fiscal, indicando que las personas finiquitadas están dentro de la nómina de trabajadores de la empresa y de la obra y que no existen deudas relacionadas con dichos casos a la fecha de emisión del Estado de Pago”.

10.

El Inspector Fiscal del contrato deberá certificar que la empresa contratista o consultora, según corresponda, no registra deudas laborales y/o previsionales incluyendo las del personal desvinculado.

BLOQUEO DE FACTURA Y REVISIÓN DOCUMENTOS PARA FACTURAS ELECTRONICAS Y MANUALES.

FACTURAS MANUALES SUBDPTO. ELABORACIÓN DOCUMENTOS CONTABLES DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD (NIVEL CENTRAL) O SUBDEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y FINANZAS EN REGIONES: 77 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF 11.

Recibe la Carta de Notificación del Ministro de Fe, ya sea notario u Oficial de Registro Civil y Fotocopia de la Copia cedible o cuadruplicado certificada ante notario. (El original del cuadruplicado siempre queda en poder del Cesionario para efectuar el cobro) o “Guía de Despacho, si los bienes y/o servicios son recepcionados con este documento en lugar de la factura, cuyo cuadruplicado debe consignar la firma, nombre y N° de RUT de la persona que realizó el acuse de recibo de la recepción de mercaderías y/o servicios, así como la fecha y recinto en que realizó dicho acuse en este documento.

12.

Verifica si el pago está realizado.

13.

Procede a bloquear las facturas en el Sistema Contable Financiero (SICOF), para evitar cualquier potencial pago al respectivo Proveedor y/o Contratista MOP que realizó la cesión de crédito. Menú Control de Pago – Administración Nómina de Proveedores – Factura Factoring – Se ingresa RUT de factoring y luego N° de factura.

14.

El funcionario DCyF, verifica la integridad de los documentos recibidos. Los antecedentes factibles de recibir con la Notificación son los siguientes:

15.

a)

Copia original de la carta Notificación del Ministro de Fe, ya sea Notario u Oficial del Registro Civil.

b)

Fotocopia de la Copia cedible o cuadruplicado certificada ante notario (El original del cuadruplicado siempre queda en poder del Cesionario para efectuar el cobro).

c)

“Guía de Despacho”, si los bienes y/o servicios son recepcionados con este documento en lugar de la factura, cuyo cuadruplicado debe consignar la firma, nombre y número de RUT de la persona que realizó el acuse de recibo de la recepción de mercaderías y/o servicios, así como la fecha y recinto en que se realizó dicho acuse en este documento.

d)

Eventualmente, otros documentos que se hayan adjuntado a la Notificación, tales como: Contrato de la Cesión de Crédito, Personería de la Sociedad (en caso de obras), etc.

El Elaborador revisa si la factura cedida ya se encuentra en proceso de pago en DCyF y verifica en el SICOF existe “Mandato” y/o medida precautoria sobre los créditos del cedente (Contratista/Proveedor). Nota: En el caso que exista Mandato, la prevalencia la tiene el Cesionario, en atención a que importa una transferencia del dominio.

16.

Examina la correcta emisión de la Factura, incluyendo sus cálculos.

17.

En la eventualidad que se haya emitido un cheque, se solicita su anulación, a través de correo electrónico a Subdepartamento de Tesorería DCyF o al Subdepartamento de Finanzas del Nivel Regional.

18.

En el evento que faltaren antecedentes o tener reparos u observaciones, el Departamento de Contabilidad Nivel Central o 78 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF Subdepartamento de Contabilidad y Finanzas Regional - DCyF, debe interactuar con el Servicio afectado para su solución. 19.

Debe esperar respuesta del Servicio notificado, a más tardar, el día hábil siguiente para agilizar el envío de la documentación a la Fiscalía correspondiente.

PREPARACIÓN OFICIO A FISCALÍA VER ANEXO N° 2

SUBDPTO. ELABORACIÓN DOCUMENTOS CONTABLES DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD (NIVEL CENTRAL) O SUBDEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y FINANZAS EN REGIONES: De acuerdo a Ordinario DGOP N° 819 /2006, Fiscalía de Obras Públicas emite un pronunciamiento legal con respecto a la cesión de crédito. 20.

Emite y remite oficio a Fiscalía MOP, identificando la cesión Merito Ejecutivo, en el que además registrará lo siguiente: a)

Que la factura se encuentra correctamente emitida en cuanto a sus cálculos y formalidades, certificando además, que no ha sido pagada.

b)

Que no existe “Mandato” otorgado por el Cedente (contratista/proveedor) a un tercero. De existir “mandato” sobre los créditos del cedente, debe advertir de ello a Fiscalía, identificando al mandatario con los antecedentes que corresponda.

c)

Que el monto facturado coincide con la cifra a pagar por la prestación del Servicio contratado o mercaderías recibidas, o el contrato de obra o consultoría.

d)

Representar a Fiscalía, si la factura se encuentra sujeta a retenciones, multas, compensaciones u otros, cuando así lo registre el respectivo Estado de Pago, certificando el “Saldo Líquido a Pagar”.

21.

Al oficio a Fiscalía, se adjuntarán el original de la carta de notificación y fotocopia certificada ante notario de la copia cedible y, eventualmente, Guía de Despacho y otros documentos que se hayan adjuntado a la notificación, solo en el caso de facturas manuales.

22.

En caso de facturas electrónicas se adjunta la notificación del Registro Público Electrónico de Transferencias de Créditos y Certificado de Anotaciones del registro, ambos del SII.

23.

Además, si la factura corresponde a contratos de obras, contratos de consultorías, canje de retenciones u otros contratos en que exista subcontratación, debe adjuntar; copia del Estado de Pago, “Certificado de Cumplimiento de Obligaciones Laborales y Previsionales” y Certificado con firma y pie de firma en original emitido por el Inspector Fiscal, indicando que las personas finiquitadas están dentro de la nómina de trabajadores de la empresa y de la obra y que no existen 79 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF deudas relacionadas con dichos casos a la fecha de emisión del Estado de Pago. 24.

En el caso de proveedores, se debe incluir la Resolución que aprueba el contrato ad-referéndum y contrato ad-referéndum (que identifica al proveedor, cedente y autoriza el pago de la factura.

25.

En caso de pago de convenios de servicio debe acompañar orden de compra, y resolución aprobación del convenio y de pago y los certificados emitidos por la inspección del convenio, indicados en el punto anterior. En caso de adquisiciones debe acompañar la Orden de Compra y Acta de Evaluación Contraparte Técnica, que da por aceptado y aprobado el informe técnico del Servicio contratado.

26.

Queda a la espera del Oficio con el pronunciamiento de Fiscalía y toda la documentación, para darle el curso correspondiente.

27.

Se archiva scaneado la documentación (opcional).

RECEPCIÓN PRONUNCIAMIENTO ANTECEDENTES

DE

FISCALÍA

Y

ANÁLISIS

DE

A. CESIÓN DE CREDITO APROBADA FISCALIA MOP 28. Envía oficio de pronunciamiento sin observaciones al Director Nacional

de Contabilidad y Finanzas. DIRECTOR NACIONAL DE CONTABILIDAD Y FINANZAS 29. Director Nacional de Contabilidad y Finanzas despacha oficio de

aprobación de la Cesión de Crédito al Departamento de Contabilidad.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 30. El Jefe recepcióna oficio de Fiscalía con aprobación de la Cesión de

Crédito. 31. Deriva oficio y antecedentes al Subdpto. Elaboración de Documentos

Contables.

SUBDPTO. ELABORACIÓN DOCUMENTOS CONTABLES DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD (NIVEL CENTRAL) O SUBDEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y FINANZAS EN REGIONES: 32. La Encargada de área Visación presupuestaria examina Oficio de

pronunciamiento de Fiscalía MOP y antecedentes adjuntos. 33. Se procede a su “activación”, desbloqueando la factura en el SICOF. 34. Procesa el pago a nombre del Cesionario correspondiente

80 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF B. CESIÓN DE CREDITO OBSERVADA

FISCALIA MOP 35. Envía oficio de pronunciamiento con observaciones al Jefe Subdpto.

Elaboración Documentos Contables.

SUBDPTO. ELABORACIÓN DOCUMENTOS CONTABLES DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD (NIVEL CENTRAL) O SUBDEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y FINANZAS EN REGIONES: 36. Comunica

al Servicio-MOP sobre el pronunciamiento con observaciones, a través de correo electrónico scaneando los antecedentes para las gestiones que procedan, con el fin de recabar la información faltante y reenviar a Fiscalía.

37. Si no hay respuesta dentro de 15 días hábiles, se devuelve toda la

documentación.

PROCESO DE PAGO POR CESIÓN DE FACTURA

38. Corregido lo observado, continua proceso de Devengado y Pago

normal. Para el proceso de pago se contempla solo emisión de cheque.

Nota: El documento debe ser retirado por el interesado o su representante, en la correspondiente Tesorería DCyF con un Poder Notarial y cedula de identidad, previa presentación del cuadruplicado original de la factura (copia cedible), solo para facturas manuales.

V.

CESIÓN DE CRÉDITO MEDIANTE FACTURA - ELECTRÓNICA SUBDEPARTAMENTO GESTIÓN CONTABLE Y SUBDPTO. ELABORACIÓN DOCUMENTOS CONTABLES - DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD (NIVEL CENTRAL) O SUBDEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y FINANZAS EN REGIONES: Las normas del procedimiento de cesión de la factura manual o tradicional son igualmente aplicables para el caso de la Factura Electrónica emitida de conformidad a la ley, por un contribuyente (Art. 9° de la Ley Nº 19.983 y sus modificaciones posteriores).

SUBDEPARTAMENTO GESTIÓN CONTABLE

81 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF 1. Recepciona notificación de la cesión de una factura electrónica a través del Registro Público Electrónico de Transferencia de Créditos, administrado por el Servicio de Impuestos Internos. Nota: De acuerdo a la Ley, se entiende notificada la cesión del crédito al día hábil siguiente de su anotación en el Registro Público Electrónico. 2. Realiza la notificación al Grupo de correo de factoring para bloqueo en SICOF. Nota: Pueden acceder al Registro Público Electrónico de Transferencias de Créditos, del SII: 

La persona deudora de un crédito contenido en una Factura Electrónica.

 

El cedente y cesionario. Cualquier otro interesado en conocer si ha sido cedida una Factura Electrónica.

SUBDPTO. ELABORACIÓN DOCUMENTOS CONTABLES SUBDEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y FINANZAS EN REGIONES:

O

3. Bloquea Factura en el SICOF. 4. Recibe los documentos y procede a verificar en el Sitio del Servicio de Impuestos Internos (SII), si la factura mantiene su condición de cedida y, al volver el pronunciamiento de Fiscalía, se vuelve a consultar el sitio SII. 5. Se revisa si la factura está por pagar; si ello es efectivo, se le adjuntan todos los antecedentes para ser remitidos a Fiscalía. 6. Se le solicitan los antecedentes a los Servicios, si la factura no se encuentra aún para pago, para remitir factura con los correspondientes antecedentes a Fiscalía.

7. Se envía correo electrónico al Subdpto. Tesorería, si el cheque eventualmente estuviere emitido o el Comprobante de Obligación Devengada (TD6) visado, se recurre e informa para detener el pago. 8. A continuación se procede con la rutina descrita a partir del 20, pág. 78) “Preparación oficio a Fiscalía”. Cuando la rutina corresponde a una factura electrónica a Fiscalía se le debe adjuntar el certificado de cesión de créditos.

SUBDTO. TESORERIA 9. Recibe correo electrónico desde el Subdpto. Elaboración Documentos Contables para anulación de cheque, si: a.

Fiscalía MOP rechaza la Cesión de Crédito.

82 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF b.

Si en la última instancia de consulta al SII, se detectara la existiera de más de un factoring., en este caso pueden darse dos situaciones: i.

Si la cesión de crédito corresponde a región, se devuelve a ésta, y

ii.

Si corresponde al Nivel Central, se informa al Departamento de Contabilidad y ellos solicitan anulación de cheque a través de correo.

10. Para facturas electrónicas el Subdpto. Tesorería DCyF, imprime directamente del SII la notificación de la factura. Certificado de Anotaciones del registro de Cesión de Crédito. 11. En el caso de las regiones, solicitan la información al Nivel Central; Subdpto. Tesorería, Subdpto. Gestión Contable o Subdpto. Elaboración Documentos Contables.

VI.

CESIONES DE CRÉDITOS VARIAS, SOBRE UNA MISMA FACTURA SUBDPTO. ELABORACIÓN DOCUMENTOS CONTABLES - DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD (NIVEL CENTRAL) O SUBDEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y FINANZAS EN REGIONES: En cuanto a la cesión de las facturas, no existe máximo legal, o limitación alguna, en cuanto a las veces que una factura pueda ser cedida, basta que cumpla con los requisitos ya explicitados y podrá cederse. 12. Verifica cesión de factura, en el Registro Público Electrónico de Transferencias de Créditos, del SII, si correspondiera a una factura electrónica, toda vez, que de acuerdo con la ley N°19.983, Art.9, inciso segundo, la transferencia se entiende puesta en conocimiento del deudor al día hábil siguiente de aquel en que ella aparezca anotada en el Registro correspondiente.

CESIÓN EN COBRANZA DE LA FACTURA a) Cesión en Cobranza de Factura Manual. La copia de la factura a que se refiere la presente ley, podrá ser entregada en cobranza a un tercero. Para ello, bastará la firma del cedente en el anverso de la copia cedible de la factura, seguida de la expresión “en cobranza” o “valor en cobro” y la entrega respectiva. En tal caso, produce los efectos de un mandato para su cobro, en virtud del cual su portador está facultado para cobrar y percibir su valor insoluto, incluso judicialmente, y tiene todas las atribuciones propias del mandatario judicial, comprendidas también aquellas que conforme a la ley requieren mención expresa. b) Cesión en Cobranza de Factura Electrónica. Para los fines de la cesión a que se refiere el artículo 8° de la ley N° 19.983, referente a la posibilidad de entregar la copia de la factura en cobranza a un tercero, procederá respecto de la factura electrónica de la siguiente manera: 83 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF El cedente deberá solicitar la anotación en el Registro de la cesión en cobro del crédito contenido en una factura electrónica, o la renovación de aquella anotación entregando la siguiente información: -

Identificación del documento cedido, número de RUT del emisor, el tipo, y número de folio del documento.

-

La fecha de cesión en cobro.

-

El nombre completo o la Razón Social, número de RUT y domicilio del cesionario en comisión de cobranza.

Será responsabilidad del deudor de la factura informarse de la cesión de la factura a través del Registro de Transferencias, toda vez, que de acuerdo con la ley N°19.983 art.9, inciso segundo, la transferencia se entiende puesta en conocimiento del deudor al día hábil siguiente de aquel en que ella aparezca anotada en el Registro señalado. Nota: Al ser cedido el crédito de una factura que fue previamente cedida en cobranza, es imprescindible que se revoque previamente la cesión en cobro de la factura. La revocación de una cesión en cobranza debe ser anotada en el registro correspondiente.

SUSTENTO DEL PAGO EN LA CESIÓN DE CRÉDITO Y EN COBRANZA En ambos casos, para efectuar el pago, la DCyF deberá obtener de la página del S.I.I., el certificado de anotación en el registro. Dicho certificado indicará: 

Identificación del documento.



La fecha de la anotación en el registro.



La naturaleza de la anotación (de cesión traslaticia o en cobro).



Identificación del cedente.



Identificación del cesionario.



Identificación del deudor.



La vigencia de la anotación.



El monto del crédito cedido.



La fecha del último vencimiento del crédito.

ANULACIÓN DE CESIÓN DE CRÉDITO a) Anulación Cesión de Crédito de una factura. -

Factura Manual: Cuando la cesión de crédito es anulada se solicita al Cesionario una Resciliación (anulación de contrato). La anulación del contrato se efectúa ante Notario. La Resciliación es bilateral (firmada por 84 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF ambas partes); asimismo, la declaración jurada notarial debe ser de ambas partes. -

Factura Electrónica: Cuando la cesión de crédito es anulada se solicita al Cesionario una Resciliación. El cedente (emisor del documento) deberá presentar el formulario N°2117 en el SII. En este formulario se identifica el tipo de documento involucrado en la cesión (Rut, folio, tipo de documento), adjuntando fotocopia simple de los documentos y el certificado de la cesión. También el cedente debe anexar al documento una Declaración Jurada ante Notario, con su firma correspondiente. Esto queda anotado en el Registro del SII correspondiente.

b) Anulación Cesión en Cobranza. En el caso de la solicitud de anotación de cesión en cobranza de facturas electrónicas, el cedente solicitará dicha anotación (o su revocación) directamente en www.sii.cl proporcionando la identificación del documento cedido y del encargado de la cobranza. Para el caso de cesión en cobranza de facturas manuales la revocación se deberá realizar ante notario por el cesionario.

CEDENTE- PROVEEDOR O CONTRATISTA 1. Comunica por escrito que la cesión quedó sin efecto. 2. Envía Resciliación y adjunta personería jurídica del banco y la empresa

(proveedor).

SUBDPTO. ELABORACIÓN DOCUMENTOS CONTABLES - DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD (NIVEL CENTRAL) O SUBDEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y FINANZAS EN REGIONES:

3.

B.

Repite el mismo procedimiento definido para una cesión de crédito.

OTRAS NOTIFICACIONES (2) Las notificaciones a las distintas Direcciones MOP, de Resoluciones de Tribunales que decretan retenciones, embargos y medidas precautorias sobre sumas de dinero que corresponda percibir a contratistas por Contratos con el MOP, es menester que, una vez notificados, informen de ello a la Dirección de Contabilidad y Finanzas y remitan a Fiscalía MOP los antecedentes.

Igual procedimiento deberá contemplarse respecto de los Oficios relativos a estas materias, que envíen los Tribunales de Justicia, directamente a las Direcciones de este Ministerio.

85 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF Los procedimientos de estas notificaciones tanto en el Nivel Central como en el Nivel Regional, son los mismos que las notificaciones de Cesión de Crédito (ver punto A.) (2) Fuente: Ord. DGOP N° 819 de fecha 06.09.2006

C.

MANDATOS (3) Estos Contratos deben constar en escritura pública y ser entregados en la Dirección operativa correspondiente Requisitos de Mandatos - La escritura pública debe identificar claramente y en forma correcta el Contrato sobre el que recae el Mandato (Resolución con número, Servicio MOP, fecha y materia de la misma) - Quienes suscriben la escritura deben tener poder para representar a las partes y otorgar el mandato correspondiente atendido su monto - Se debe tener a la vista la Resolución del Contrato correspondiente Los procedimientos de estas notificaciones tanto en el Nivel Central como en el Nivel Regional, son los mismos que las notificaciones de Cesión de Crédito (ver punto A.) (3) Fuente: Ord. Fiscalía N° 2295 de fecha 30.07.2007

D.

PRENDAS (4) Prenda Especial de concesiones de Obras Públicas: debe constar de escritura pública.

Requisitos de Prendas: - Se deben tener a la vista los siguientes documentos:  Escritura pública de prenda  Copia autorizada de inscripción de la prenda en el Registro de Prenda Industrial del Conservador de Bienes Raíces  Copia autorizada de la inscripción de constitución de la sociedad - Los antecedentes anteriores deben identificar el objeto de la prenda y el Contrato correspondiente. - Quienes suscriben la escritura deben tener poder suficiente para constituir la prenda.

86 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF Los procedimientos de estas notificaciones tanto en el Nivel Central como en el Nivel Regional, son los mismos que las notificaciones de Cesión de Crédito (ver punto 5.1) (4) Fuente: Ord. Fiscalía N° 2295 de fecha 30.07.2007

E.

OTROS CONTRATOS DE PRENDA (5) Si recaen sobre Contratos en curso pero sobre futuros Estados de Pago, se informa negativamente, solicitando prendar cada Estado de Pago una vez que sea devengado Si recaen sobre cosa presente, o Estados de Pago devengados, deben constar en escritura pública Requisitos de Otros Contratos de Prenda - La Escritura pública debe identificar claramente y en forma correcta el Estado de Pago o la cosa presente sobre la que recae el Mandato (Resolución con número, Servicio, fecha y materia de la misma). - Quienes suscriben la escritura deben tener poder para representar a las partes y otorgar la prenda correspondiente atendido su monto. - Se debe tener a la vista la Resolución del Contrato correspondiente y copia simple del Estado de Pago u otro título de que se trate. Los procedimientos de estas notificaciones tanto en el Nivel Central como en el Nivel Regional, son los mismos que las notificaciones de Cesión de Crédito (ver punto A.) (5) Fuente: Ord. Fiscalía N° 2295 de fecha 30.07.2007

4.5

PODER

ORIGEN

SUBDPTO. TESORERÍA 1.

Entrega formulario tipo del documento Poder Notarial, a la persona natural o jurídica que lo solicite.

PERSONA NATURAL O JURÍDICA 2.

Obtiene formulario tipo del Poder, directamente en Caja Retiro de Cheques – Tesorería DCyF o bien de sitio web de la DCyF www.dcyf.cl, en Link: Formularios Descargables en Formato PDF para tramitar - Poder Notarial Retiro de Cheques. 87 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF Intranet:http://colabora.mop.gov.cl/sites/dcyf/oym/Documentos%20compartidos/FORMUL ARIOS%20DE%20CONSULTAS%20Y%20REQUERIMIENTOS/Formato%20Poder%20Simple%20T esorería.pdf

Web:http://www.dcyf.cl/productosyservicios/Documents/FormatoPoderNotarialTesoreria.p df 3.

Llena el formulario Poder con los datos necesarios y requeridos.

4.

Entrega el formulario Poder en la Caja DCyF, entrega de cheques, dependiente de la Subdpto. Tesorería, para que sea cursado.

GENERACIÓN DEL PODER EN EL SICOF SUBDPTO. TESORERÍA 5.

Recepciona el formulario Poder (uno por persona).

6.

Revisa datos del formulario Poder y se prepara a ingresar al Menú pertinente.

7.

Ingresa al módulo Tesorería – Pagos Internos – Retiros de Cheques – Ingreso Poderes, e incorpora los datos indicados en el formulario Poder.

8.

Registra firma y fecha en el formulario Poder como funcionario responsable del ingreso de la información al sistema.

9.

Archiva el formulario Poder.

Nota: 

Circular DCyF N° 06 de 25.04.17, Modifica Circular DCyF N° 12/2010 nuevo formato de poder notarial.



Circular DCyF N° 12/2010, sigue vigente en las demás instrucciones.

88 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF

CAPITULO V: PROCESOS DE REGULARIZACIONES CONTABLES 5.1

INTERFASE DE REMUNERACIONES

5.1.1 CENTRALIZACIÓN PAGO MASIVO DE REMUNERACIONES SUBPTO. VISACIÓN Y GESTIÓN DEL PROCESO DE REMUNERACIONES 1.

Ejecuta la Centralización Contable de Remuneraciones, una vez terminada la numeración de todos los registros correspondientes al Proceso del mes en curso, a través de la opción Menú: “Remuneraciones” “Remuneraciones” – “Centralización Contable” – “Centralización de Remuneraciones”, acción que transfiere los registros al Sistema Contable Financiero (SICOF).

2.

Informa vía correo electrónico a las Direcciones Regionales y al Departamento de Contabilidad NC, a fin que procedan a descargar los Registros Contables a SICOF.

3.

Genera los anexos contables del proceso y los deposita en receptorio, denominado “Tabla de Paso”.

4.

Comunica por correo electrónico, a todas las regiones y al Dpto. Contabilidad – Subdpto. Elaboración de Documentos Contables, que la información ya se encuentra disponible en “Tabla de Paso”.

GENERACIÓN DE ARCHIVO DE DEPOSITOS, PAGO CASH Y CHEQUES. 5.

Genera archivos, con información a nivel nacional, correspondiente a:  Depósito de Remuneraciones en la opción de Menú: Remuneraciones – Remuneraciones - Archivos planos – Bancos - Archivos planos Depósitos en Bancos.  Pago de Remuneraciones vía cash, a través de la opción de Menú: Remuneraciones – Remuneraciones - Archivos planos – Bancos -Archivos planos Pago Cash BancoEstado.  De cheque garantizado del Nivel Central en la opción de Menú: Remuneraciones – Remuneraciones - Archivos planos – Bancos - Archivos planos - Nómina de cheques garantizados.

6.

Una vez validados los archivos, se remiten al Subdepartamento de Tesorería DCyF, vía correo electrónico, a fin de que dicha Unidad continúe el proceso con BancoEstado.

7.

Luego, genera archivos de liquidaciones de sueldos con cheques y depósitos, desde la opción de Menú: Remuneraciones –Informes -Informes Pagadores - Liquidaciones de Sueldo; y para el caso de retenciones 89 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF judiciales en la opción de menú: Remuneraciones – Informes - Informes de Pagadores -Liquidaciones de Retención Judicial. 8.

Desde el sistema de remuneraciones se realizan las siguientes operaciones respecto de las liquidaciones de sueldos: a) Se imprimen aquellas que se asocian a cheques y con retenciones judiciales. b) Se genera archivo XML el cual se disponibilizan las liquidaciones en la Web. c) Ejecuta el envío masivo de liquidaciones a través de correo eléctrico.

9.

Desde el Sistema Remuneraciones baja los siguientes archivos, los cuales son enviados al Subdpto. Tesorería: a) Archivo plano (de texto) con planillas pagadoras de N.C. con toda la información necesaria para los depósitos (sueldos y retenciones judiciales). b) Archivo de cheques garantizados para los pagos con cheque (validación). c) Provisión de Fondos, señala al BancoEstado las cuentas de los trabajadores que debo cargar, a nivel nacional. d) Archivo pago Cash, modalidad que consiste en que el beneficiario se presenta, con su Carné de Identidad, en cualquier sucursal del BancoEstado y cobra por caja su remuneración. Es un sistema similar al pago a través de cheque solo que tiene mayor flexibilidad y seguridad.

Región: En el Nivel Regional, el Subdpto. Administración y Remuneraciones debe realizar las siguientes actividades: 10.

Impresión de Informes Pagadores, a través de la opción de Menú: Remuneraciones – Informes - Informes de Pagadores - Nómina de Pagadores de Remuneraciones.

11.

Impresión de liquidaciones de pago con cheque y depósito, Menú: Remuneraciones – Informes - Informes de Pagadores - Liquidaciones de Sueldo.

12.

Impresión de liquidaciones de Retenciones Judiciales, Menú: Remuneraciones – Informes - Informes de Pagadores - Liquidaciones de Retención Judicial.

13.

Generación de archivo plano para depósito de Retenciones Judiciales de la Región, Menú: Remuneraciones – Remuneraciones - Archivos planos – 90 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF Bancos - Archivos planos Depósitos en Bancos, marcando la casilla Ret. Judicial. 14.

Generación de archivo de cheque garantizado de la Región, Menú: Remuneraciones – Remuneraciones - Archivos planos – Bancos - Archivos planos - Nómina de cheques garantizados.

15.

Carga de archivos de Retenciones Judiciales y Cheque Garantizado en la página web del BancoEstado el día hábil anterior al Pago de Remuneraciones.

SUBPTO. VISACIÓN Y GESTIÓN DEL PROCESO DE REMUNERACIONES 16.

Efectúa el cargo de la información del Resumen de Remuneraciones.

17.

Envía los Anexos Contables de Remuneraciones al Subdpto. de Control Presupuestario Pago de Proveedores.

CIERRE DEL MES 18.

Concretadas todas las actividades definidas y calendarizadas para el proceso mensual, el Subdpto. Análisis y Procesamiento de Remuneraciones (SAPR), procede a realizar el cierre mensual de proceso, a través de la opción de Menú: Remuneraciones –Remuneraciones Proceso de cierre - Cierre mes.

19.

Realizada esta actividad, el SAPR informa vía correo electrónico a las DCyF Regionales y usuarios del Nivel Central sobre el cierre mensual del proceso y apertura del mes siguiente.

PROCESO DE DESCUENTOS PREVISIONALES MOP INICIO

El proceso de pago de Descuentos Previsionales en el Departamento de Remuneraciones del Nivel Central y en el Subdepartamento de Administración y Remuneraciones Regional (SARR), inicia el primer día hábil de cada mes.

GENERAR ARCHIVOS PREVISIONALES DESDE SISTEMA DE REMUNERACIONES SUBDPTO. ANÁLISIS Y PROCESAMIENTO DE REMUNERACIONES (SAPR) Y EN EL SUBDEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y REMUNERACIONES, NIVEL REGIONAL

91 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF 20.

Los analistas del Nivel Central y Regional, generan los archivos con información previsional desde el Sistema de Remuneraciones, a través de las siguientes opciones de Menú: a.

Información Previred:

Remuneraciones – Remuneraciones - Archivos Planos Previsionales 20XX - Previsionales Previred, para cotizaciones de salud y pensión, proceso normal y retroactivo.

b.

Información CCLA:

Remuneraciones – Remuneraciones Previsionales 20XX - Fondo Bono Retiro, fondo bono de retiro ley 19882 y compensación (créditos-ahorro-seguros), retroactivo.

c.

Archivos Planos para cotizaciones del productos cajas de proceso normal y

Información TGR:

Remuneraciones – Informes - Informes Previsionales - Aporte 1% Fondo Ley 20305, para cotizaciones del fondo bono post laboral, proceso normal y retroactivo.

CARGAR DATOS DE PAGOS PREVISIONALES

21.

Los analistas del Nivel Central y Regional, cargan los archivos correspondientes a Previred y CCLA, en las aplicaciones de cada institución, las cuales son accesibles a través de las páginas www.previred.cl y www.reonline.cl. Cargada la información, ambas aplicaciones entregan informes (cupones) para el pago de las cotizaciones previsionales y reportes que permiten la revisión de la información. El archivo con la información TGR se reserva para envío a pago vía Tesorería MOP.

REALIZAR CUADRATURA GENERAL DEL PAGO SUBDPTO. ANÁLISIS Y PROCESAMIENTO DE REMUNERACIONES (SAPR) 22.

Solicita extracción de datos al área de informática DCyF, para efectuar la Centralización Contable.

92 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF SUBDPTO. ANÁLISIS Y PROCESAMIENTO DE REMUNERACIONES (SAPR) Y EN EL SUBDEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y REMUNERACIONES, NIVEL REGIONAL

23.

Los analistas del Nivel Central y Regional con los reportes e informes de las tres instituciones (Previred, CCLA y Tesorería General de la Republica), realizan cuadratura de la información que contienen los archivos de pago con la Centralización Contable por RUT, reporte que refleja en forma exacta los registros previsionales descontados en el Proceso de Remuneraciones.

SUBDPTO. ANÁLISIS Y PROCESAMIENTO DE REMUNERACIONES (SAPR)

24.

Los analistas con los archivos resultantes almacenan en el sitio colaborativo de la Dirección.

25.

Informan por correo a las Direcciones Regionales y usuarios del Nivel Central, indicando el link para consultar.

De detectarse inconsistencias en la revisión, estas se ajustan según la naturaleza de cada una, esto es situaciones masivas o situaciones puntuales o específicas. AJUSTAR INFORMACIÓN PREVISIONAL EN SISTEMA DE REMUNERACIONES

26.

Genera nuevamente los archivos previsionales ejecutando la secuencia del proceso desde el comienzo, ante la eventualidad de detectar situaciones masivas que requieran ajustes a la información contenida en el archivo previsional, se procede a corregir la información desde su fuente.

AJUSTAR SITUACIONES EN APLICACIÓN WEB DE INSTITUCIONES

27.

En caso de encontrar situaciones específicas y aisladas que requieran ajustes a la información procesada para el pago previsional, la corrección se realiza directamente en la información de pago previsional que se encuentra cargada en las aplicaciones de las instituciones.

ENVIAR ANTECEDENTES PARA VISACIÓN FINAL

28.

Finalizada la cuadratura, envía los antecedentes al SVGR vía correo electrónico, para su validación final y V°B° para pago.

29.

En el caso de regiones, el analista SARR procede a enviar los antecedentes al Jefe SARR, a fin de que gestione el pago correspondiente.

VISAR EL PROCESO DESCUENTOS PREVISIONALES

SUBPTO. VISACIÓN Y GESTIÓN DEL PROCESO DE REMUNERACIONES y SUBDEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y REMUNERACIONES, NIVEL REGIONAL 30.

Realiza validación y visación final del proceso al nivel de monto, institución, concepto y cuenta contable SICOF, con la finalidad de asegurar la consistencia completa del proceso de descuentos previsionales, utilizando 93 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF para ello la Centralización Contable por RUT y los saldos de las cuentas contables que indica el SICOF.

EJECUTAR PAGO DE DESCUENTOS PREVISIONALES

31.

Envía los respaldos y antecedentes al Subdepartamento de Tesorería DCyF, solicitando la ejecución del pago del proceso de Previsional a las instituciones, a través de las plataformas de Previred, CCLA y TGR.

32.

En el caso correspondiente a las Direcciones Regionales, el pago es ejecutado directamente por el Subdepartamento de Administración y Remuneraciones.

PROCESO DE PAGO DESCUENTOS VARIOS DEL MOP. INICIO SUBDPTO. ANÁLISIS Y PROCESAMIENTO DE REMUNERACIONES (SAPR) Y SUBDEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y REMUNERACIONES, NIVEL REGIONAL

El proceso de Descuentos Varios se inicia el día siguiente hábil al día de pago de remuneraciones de cada mes, considerando el proceso normal y suplementario de remuneraciones. GENERAR INFORME DE DESCUENTOS VARIOS EN SISTEMA DE REMUNERACIONES

33.

Generan los archivos con información de Descuentos Varios desde el Sistema de Remuneraciones, a través de la opción de Menú: Remuneraciones / Informes / Informes de Descuentos Varios.

REVISAR INFORMACIÓN DE DESCUENTOS VARIOS

34.

Realizan revisión del informe de Descuentos Varios con la información de la Centralización Contable por RUT, reporte que refleja en forma exacta los registros de descuentos varios descontados en el Proceso de Remuneraciones.

Utiliza el archivo de la Centralización Contable señalado en la cuadratura de descuentos previsionales.

AJUSTAR INFORMACIÓN

35.

En la eventualidad de que se detecten inconsistencias que requieran modificaciones a la información contenida en el informe de Descuentos Varios, el SAPR debe gestionar la corrección desde su fuente, generando nuevamente la información. 94 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF

GENERAR CUADRATURA DE DESCUENTOS VARIOS

36.

Finalizada la revisión, generan el informe “Cuadratura de Descuentos Varios”, en planilla Excel, el que contiene la información a nivel de acreedor y separada por tipo de pago: transferencias, cheque y pago en línea. En el Nivel Central el informe es remitido al SVGR para su Visación. En el caso de regiones, el analista SARR envía el informe de cuadratura al Jefe SARR para su Visación.

VISAR PROCESO DE DESCUENTOS VARIOS.

SUBPTO. VISACIÓN Y GESTIÓN DEL PROCESO DE REMUNERACIONES y SUBDEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y REMUNERACIONES, NIVEL REGIONAL

37.

Realizan la validación y visación final del proceso, para lo cual utiliza la Centralización Contable por RUT, los saldos de las cuentas contables que indica el SICOF y la información de respaldo enviada por las instituciones acreedoras.

Este proceso implica realizar una cuadratura por monto, institución y cuenta contable, con la finalidad de asegurar la consistencia completa del proceso de descuentos varios. En el caso correspondiente a las Direcciones Regionales, esta validación es realizada por el Jefe del SARR.

EJECUTAR PAGO DE DESCUENTOS VARIOS

38.

El SVGR envía los respaldos y antecedentes al Subdepartamento de Tesorería DCyF, solicitando la ejecución del pago del proceso de Descuentos Varios a las instituciones acreedoras.

En el caso correspondiente a las Direcciones Regionales, el pago es ejecutado directamente por el SARR.

SUBDEPTO. ELABORACION DOCUMENTOS CONTABLES 39.

Ingresa a pantalla al módulo Contabilidad - Comprobantes y dentro de él al menú "Consulta/Mantención de Comprobantes" y revisa los documentos contables. 95 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF 40.

Elaborador Descarga información del módulo SICOF – Traspasos, el TD:21 remuneraciones y TD: 3 de transferencia entre cuentas sectoriales a la cuenta remuneraciones.

41.

Después de la descarga se realizan las revisiones de saldo de presupuesto, caja, compromiso de fondos y control de glosa presupuestaria; viáticos, funciones críticas, horas Extras.

42.

Analiza los errores de los comprobantes y determina si el error es de presupuesto y/o de compromiso presupuestario.

43.

Si el error es por el Compromiso Presupuestario (TD:5), verifica si es causado por el Nº TD:5.

44.

Si el error es porque el Nº TD:5 está erróneo, solicita un nuevo comprobante de compromiso a la Dirección MOP.

45.

Si el error no corresponde al Nº TD:5, corrige directamente en pantalla a través del módulo Contabilidad - Comprobantes y dentro de él en el menú "Consulta-Mantención" desplegándose una pantalla: Consulta de Comprobantes en la cual se ingresan los datos requeridos, trayendo al sistema los comprobantes contables. Al posesionarse sobre el documento contable a corregir y con Acción-Modificar se expande el documento y entonces se efectúa la corrección correspondiente.

46.

Si el error es por falta de presupuesto o inexistencia de apertura presupuestaria, consulta la existencia de documentos presupuestarios en trámite, en el Subdpto. Gestión Presupuestaria y Financiera y en el segundo caso se crea la apertura.

47.

Ajusta el comprobante según los cambios informados.

48.

Ingresa a pantalla al módulo Contabilidad - Comprobantes y dentro de él en el menú "Consulta-Mantención" desplegándose una pantalla: Consulta de Comprobantes en la cual se ingresan los datos requeridos, trayendo al sistema los comprobantes contables. Al posesionarse sobre el documento contable a corregir y con Acción-Modificar se expande el documento y entonces se efectúa la corrección correspondiente al cambio de la apertura presupuestaria.

49.

Para autorizar el comprobante ingresa al módulo Contabilidad Comprobantes - Visación de Comprobantes y dentro de él al menú "Autorización de Comprobantes" y visa el documento pre-visado asignándole automáticamente el sistema una numeración correlativa única regional.

50.

Dentro del mismo módulo Contabilidad - Comprobantes - Impresión Masiva Comprobantes y dentro de él en el menú "Impresión Comprobantes Visados", imprime el comprobante visado y le adjunta la documentación sustentante para firma del Jefe del Subdpto.

96 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF 51.

Visa en el SICOF los TD:21 y deja en su poder la documentación sustentante a la espera del TD:21, el cual es impreso por el Subdpto. Rendición de Cuentas.

52.

Vía correo electrónico solicita al Subdpto. Tesorería que efectúe la transferencia financiera.

SUBDPTO. RENDICIÓN DE CUENTAS

5.2

53.

Diariamente ingresa a SICOF- Menú “Contabilidad”-“Comprobantes”“Impresión Masiva de Comprobantes”- “Impresión Documentos Visados” imprime los TD: 21 visados.

54.

Envía los TD: 21 visados al Jefe Subdpto. Elaboración Documentos Contables, para su firma.

55.

Retira o recepciona TD: 21 visados con la documentación sustentante.

56.

Archiva el comprobante junto con los antecedentes sustentantes.

CONVENIOS DE PRESTAMOS EXTERNOS

GENERACIÓN DE CONVENIOS DE PRÉSTAMOS

DIRECCIÓN DE PLANEAMIENTO - MOP 1.

Envía Convenio de Préstamo Externo, al SUBDEPARTAMENTO GESTIÓN PRESUPUESTARIA Y FINANCIERA (Departamento de Finanzas DCYF).

SUBDEPARTAMENTO GESTIÓN PRESUPUESTARIA Y FINANCIERA 2.

Recepciona, el Convenio de Préstamo Externo.

3.

Incorpora la información del convenio de préstamo externo al sistema, para su generación, ingresando a la pantalla, en el menú Deuda Pública, donde incorpora todos los datos del documento y requeridos por la pantalla desplegada.

RECEPCIÓN INGRESO POR CONVENIO DE PRÉSTAMOS DIRECCIÓN DE PLANEAMIENTO - MOP

97 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF 4.

Remite copia 2 (amarilla) del formulario “Giro Directo y Comprobante de Egreso” (Form.73) (G y CE), de la Tesorería General de la República, adjunto al memorándum, por concepto del ingreso por Convenio de Préstamos, al Subdpto. Gestión Presupuestaria y Financiera.

SUBDEPARTAMENTO GESTIÓN FINANCIERA 5.

Recepciona, la copia 2 (amarilla) del formulario “Giro Directo y Comprobante de Egreso” (Form.73) con el memorándum.

6.

Consulta con la Subdpto. Tesorería si se encuentra depositado en la Cta. Cte. MOP.

7.

Confirmado el depósito, se envía la Guía de Remisión (GDR) con la documentación al Subdpto. de Tesorería, para la contabilización del Ingreso; dejando fotocopia de los antecedentes en el archivo del Subdpto..

8.

Si no estuviera depositado el giro archiva, transitoriamente, la copia 2 (amarilla) del formulario G. y C.E., en espera de la confirmación del depósito.

9.

Cuando confirma que el depósito en la cuenta corriente del MOP se ha efectuado, incorpora la información contenida en la copia 2 (amarilla) del formulario G. y C.E., para lo cual emite un memorándum al Departamento de Contabilidad, para la confección del comprobante respectivo, que sigue todos los pasos de un Ingreso Directo.

SUBDPTO. RENDICIÓN DE CUENTAS 10.

Recepciona el original del comprobante de Ingreso visado.

11.

Archiva el comprobante de traspaso-ingreso (TD:1) visado para rendición de cuentas, a la Contraloría General de la República.

ANEXOS N° 1:

MARCO LEGAL Y NORMATIVA MERITO EJECUTIVO – FACTURAS

N° 2:

FORMATO OFICIO A ENVIAR A FISCALIA M.O.P.

98 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF

ANEXO N° 1 MARCO LEGAL Y NORMATIVA MERITO EJECUTIVO - FACTURAS TIPO

N°

A Ñ O

MATERIA

19.983

2 0 0 4

Regula la transferencia y otorga mérito ejecutivo a copia de la factura. Esta Ley señala que la factura podrá ser transferida en dominio a un tercero (ceder el crédito contenido en la factura) o entregar en cobranza a un tercero.

Decreto Supremo

93

2 0 0 5

Reglamento para la aplicación del Art. 9° de la Ley 19.983.

Res. SII (Ex.)

14

2 0 0 5

Fija nuevos requisitos y establece nuevas características respecto de Tercera Copia obligatoria de facturas.

Res. SII (Ex.)

51

2005

Modificase el párrafo segundo de la letra a) del resolutivo 1° de la Res. (Ex.) SII N° 14/2005.

Modifica Res.(Ex.) SII N° 14/2005

Ley

20.219

2007

Ley miscelánea, Art. 5° “Sustituyese el inciso 2° del Art. 9° de la ley N° 19.983”. En consecuencia, a partir del 01.12.2007, las facturas de compra y venta electrónicas; afectas, exentas o no afectas al IVA, y las “Liquidación Factura Electrónica”, sólo podrán ser cedidas mediante la incorporación de dichas operaciones en el Registro Electrónico de Cesión de Créditos, disponible actualmente en el sitio www.sii.cl, quedando sin efecto la posibilidad de ceder estos documentos electrónicos por otra vía.

Modifica Ley N° 19.983.

Ley

20.323

2009

Con el objeto de facilitar la factorización de facturas por pequeños y medianos empresarios.

Modifica la Ley Nº 19.983

Circular D.G.O.P.

707

2009

Complementa instrucciones contenidas en Ord. DGOP 819/2006, aplicables a las cesiones de crédito.

Ley

MODIFIC A:

99 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF

Res. SII (Ex.)

56

2013

Instrucciones sobre cesión de créditos y contenidos en una factura electrónica y establece procedimiento de anotaciones, correcciones o revocaciones de anotaciones en el Registro Público Electrónico de Transferencias de Créditos

Deroga Circular N° 23/2005 y Circular N° 27/2009

Ley

20.956

2016

Indica que el plazo para reclamar del contenido de una factura es dentro de los 8 días corridos siguientes a su recepción.

Modifica la Ley N°19.983

Circular SII

4

2017

Establece requisitos para efectos de hacer uso del crédito fiscal contenido en la factura electrónica por modificaciones establecidas en la Ley de Mérito Ejecutivo.

Circular DCyF

8

2017

Procedimiento de Factura-Mérito Ejecutivo-Cesión de Crédito.

Deja sin efecto Circular DCyF N° 13/2016

Nota: Las resoluciones y circulares del Servicio de Impuestos Internos están disponibles en: http://www.sii.cl/normativa_legislacion/resoluciones/2017/res_ind2017.htm http://www.sii.cl/normativa_legislacion/circulares/2017/indcir2017.htm Las circulares de la Dirección de Contabilidad y Finanzas, están disponibles en: http://colabora.mop.gov.cl/sites/dcyf/oym/Lists/Resumen%20Circulares%202/AllItems.aspx

100 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF

ANEXO N° 2

ORD. DCyF Nº

/

ANT.: Registro Público electrónico de Transferencia de Crédito del Servicio de Impuestos Internos (SII). MAT.: Envía cesión de Electrónica pronunciamiento legal. INCL.:

Factura para

Factura y antecedentes.

SANTIAGO, DE

:

JEFE DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DCYF.

A

:

SRA. JEFA DIVIDIÓN FUNCIÓN LEGAL, FISCALIA MOP.

De acuerdo con la normativa a seguir en materias de cesión de crédito, instruida por Circular DCyF-Fiscalia N° 07 de 05.08.2011, actualizada por Circular DCyF N° 8 de 23.06.2017 y, para los efectos de contar con un pronunciamiento legal, adjunto al presente la siguiente documentación: DOCUMENTO CONDUCTOR DOCUMENTO N° 1 ADJUNTO

DOCUMENTO N° 2 ADJUNTO

DOCUMENTO N° 3 ADJUNTO

101 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF DOCUMENTO N° 4 ADJUNTO

CEDENTE

CESIONARIO

FACTURA

CORRECTAMENTE

EMITIDA, EN CUANTO A SUS CALCULOS Y FORMALIDADES. EXISTENCIA DE MANDATO

VALOR

FACTURADO

ES

COINCIDENTE CON CIFRA A PAGAR

ANTECEDENTES A CONSIDERAR PROVENIENTES DE CONTRATO DE OBRA O CONSULTARIA: ESTADO DE PAGO INSPECTOR FISCAL VALOR ESTADO DE PAGO RETENCIÓN DEL CONTRATO RETENCIONES PRECAUTORIAS VALOR DE LA FACTURA N° MULTAS LIQUIDO A PAGO

Este Departamento ha tenido a la vista la documentación establecida en Circulares indicadas en párrafo anterior, por lo cual acredita los antecedentes señalados precedentemente.

Saluda atentamente a usted, MCV/luv DISTRIBUCIÓN 

Sra. Jefe Departamento Legal, Fiscalia MOP.



Sr. Jefe Departamento Contabilidad.

102 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos

Manual de Procedimientos Administrativos - DCyF Nº Proceso:

103 MOP – DCyF – Subdepartamento de Organización y Métodos