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• Félix Martínez Jansen

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CORPORACIÓN

SOLOPL STICO, C.A. SOLOPLÁSTICO,

Formato: Fecha: 22/09/2011 22/09

Gerencia de Administración MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CAJA CHICA Aprobado por: Ing. Leonardo Torres

Cargo: Gerente General

Fecha: 22/09/2010 22/09/2010

Firma

Elaborado por: Félix Martínez

Cargo: Gerente de Administración

Fecha: 22/09/2010 22/09/2010

Firma

Encargado (a): Ana Cáceres

Cargo: Asistente Administrativa

Fecha: 22/09/2010 22/09/2010

Firma

Rige a partir de: 22 de Septiembre de 2.01 2.011

MANUAL DE CAJA CHICA Con el propósito de atender una serie de pagos menores por medio de los fondos asignados, se emite el presente Manual para regular los procedimientos a seguir en el manejo de la misma, con el objetivo de fortalecer la estructura de control interno y como herramienta de apoyo. DEFINICIÓN DE CAJA CHICA La Caja Chica constituya un fondo fijo asignado para atender pagos en efectivo por gastos menores, exclusivamente para fines de la organización. Este fondo no podrá utilizarse para pagos fraccionados de compras mayores que excedan los límites establecidos en el presente Manual. NORMAS PARA EL MANEJO DE CAJA CHICA 1.- Se autorizan compras y/o pagos en efectivo hasta un máximo de TRESCIENTOS BOLÍVARES (300,00 Bs.) en una sola compra y/o pago de servicio. 2.- Únicamente podrán efectuarse compras y/o pagos que estén comprendidos en los Renglones de los Grupo 1 y 2, según la descripción siguiente: GRUPO No. 1 SERVICIOS NO PERSONALES Correos, telégrafos y servicios de encomiendas. Impresión, encuadernación y reproducción. Fletes. Mantenimiento y Reparación de Equipos de Oficina. Mantenimiento y Reparación de Medios de Transporte.

GRUPO No. 2 MATERIALES Y SUMINISTROS Alimentos para personas. Papelería. Útiles de Oficina. Útiles de Limpieza y Productos Sanitarios. Accesorios y Repuestos en General.

NOTA IMPORTANTE: Para ejecutar en renglones del grupo 1 y 2 que no figuren en el listado arriba identificado deberá solicitar autorización a la Gerencia de Administración.

SANCIONES El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente Manual, por parte del encargado(a) de caja chica y/o quién hace uso de los fondos, dará lugar a sanciones disciplinarias que la organización establezca, así como otras sanciones legales aplicables. USO DE VALES Solicitud de Vale, documento que será emitido por la persona que solicite el efectivo. Para llenar un vale debe tomarse en cuenta las siguientes recomendaciones: 1.- Únicamente los gerentes de departamentos podrán solicitar vale al encargado de caja chica. El vale debe llenarlo con letra clara, el concepto del gasto debe ser el mismo de la requisición de compra, firma del solicitante. LIQUIDACIÓN DE VALES Los empleados que soliciten dinero de caja chica, están obligados a liquidar el vale dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes al recibo de efectivo. 1.- El monto del vale debe liquidarse en un término de setenta y dos horas y no se autorizará un segundo vale sin antes haberse liquidado el primero. 2.- Al liquidar el vale, debe acompañar factura(s) a nombre de CORPORACIÓN SOLOPLÁSTICO, C.A. RIF: J-30286811-4 con el valor y descripción del gasto. 3.- A todo vale deberá acompañarse la requisición de compra. REINTEGRO DE FONDO DE CAJA CHICA El Encargado(a) de Caja Chica solicitará el reintegro del fondo cuando se haya utilizado el 50% como mínimo y el 80% como máximo. El encargado (a) de Tesorería revisará en forma previa la liquidación presentada, así como documentación de soporte adjunta, previo a su reintegro con Vo.Bo. del Gerente de Administración. EL reintegro de liquidaciones parciales se solicitará en formulario previamente elaborado, conteniendo como mínimo la siguiente información: 1.- Deberá existir un control correlativo interno de liquidaciones, por lo que cada formulario tendrá un número de orden secuencial, el cual se colocará en la parte superior derecha. 2.- El período, se completará con las fechas inicial y final de la liquidación, así mismo las fechas de los documentos que se liquidan deben corresponder al período indicado, para delimitar la liquidación. 3.- Anotar correlativamente del número uno (1) hasta el último comprobante de la liquidación en el cuadro detalle.

4.- Se anotará la fecha del documento que ampara el gasto. 5.- Se registrará el número de factura que ampara el gasto, nombre de la empresa, tipo de gasto, el valor total de la factura, el departamento solicitante y el número de requisición de compra respectiva. 6.- Fondo asignado: se anotará el monto total asignado. 7.- Valor de la reposición: se completará con el número de la presente liquidación y su valor. FISCALIZACIÓN Y AUDITORÍA La fiscalización del fondo de caja chica está a cargo de la Gerencia de Administración, la misma podrá ser realizada a través del encargado (a) de Tesorería con previo Vo.Bo.. El proceso de fiscalización comprenderá la realización de un arqueo de caja chica para verificar los fondos, vales y comprobantes de gastos. Dicha fiscalización podrá ser realizada sin previo aviso cuando la Gerencia de Administración la considere pertinente.