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MANUAL MICROSOFT OFFICE EXCEL

NIVEL AVANZADO

Nivel Avanzado

CONOCER Y APRENDER MICROSOFT OFFICE EXCEL

MS Excel 1. PRESENTACIÓN Microsoft Excel es un programa de hoja o planilla de cálculo. Partiendo desde cero con la hoja de cálculo Microsoft Excel, el alumno en este curso podrá desarrollar habilidades de análisis, diseño y programación de problemas básicos que surgen en el día a día en nuestras empresas. Se utilizará el paradigma de orientación a objetos, diagramas (de flujo o actividad) y un lenguaje de alto nivel con el fin de llevar a la práctica los conocimientos obtenidos en clase.

2. OBJETIVO GENERAL Al terminar el curso Microsoft Excel Nivel Avanzado, el alumno debe ser capaz de alcanzar el máximo rendimiento con esta herramienta de trabajo, gracias al profundo conocimiento del más alto nivel. Y control de todas sus funcionalidades, tanto las contenidas en el programa, como las adquiridas mediante su relación con otras aplicaciones, lenguajes de programación o bases de datos.

3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Al finalizar el curso el estudiante podrá: − Asimilar conceptos de programación tales como variables, ciclos, módulos, funciones, procedimientos, orientación a objetos, etc. − Analizar y resolver problemas de Negocios, ingeniería y Comerciales mediante alguna técnica de diagramas y análisis. − Resolver ejercicios de problemas básicos de Situaciones Laborales mediante el desarrollo de programas simples en un lenguaje de programación de alto nivel. − Introducir nuevos Métodos de Reporte mediante el uso del Pivot Table y DashBoard.

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ÍNDICE

Excel Avanzado A. Introducción a Excel Avanzado B. Formato de Tablas  Creación de Tablas como Base de Datos  Alineación de Textos  Bordes y Rellenos  Margenes de Tablas  Concepto de Express Sheet’s Practicas y Examen

C. Validación de Data  Validaciones de Listas y Estructuras  Elaboración de Listas Desplegables  Personalización de Celdas usando Validaciones  Transformación de Datos  Elaboración de Grupos de Celdas Practicas y Examen

D. Formato Condicional  Crear Condiciones  Uso adecuado de Conditional Formatting  Formulas del Formato Condicional  Manejo y Uso de los Icon’s Set, Data Bar, Color Scales Practicas y Examen

E. Formulas Avanzadas  Formulas Anidadas (IF, OR, AND)  Formulas Avanzadas ( Indirect, SumProduct, Index, Match,…)  Formulas avanzadas de Busqueda (Lookup, VLookup, HLookup)  Formulas de Base de Datos (DvCount, DvAverage, DVSum)  Creación y edición de Hipervínculos  Sintaxis Formulas Avanzadas Compuestas ( IF + Concatenate, Substitute, …) Practicas y Examen

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F. Tablas Dinámicas  Reportes Dinámicos  Formatos y edición del Pivot Table  Actualización automatica de Tablas  Uso de Formulas Dinámicas Practicas y Examen

G. Tablas y Gráficos dinamicos  Cración de Libros Dinámicos a través de Pivot Table  Combinaciones Dinamicas de Tablas y Gráficos  Análisis de Data Dinámica a través del uso de Gráficos y Herramientas Dinámicas  Creación y edición de Tablas y Gráficos Dinamicos de Data Externa  Tip’s Especiales para el uso adecuado de las Tablas Dinámicas Practicas y Examen

H. Introduccion al DashBoard  Concepto de Tablero de Control  Transformaciones Dinámicas del Tablero de Control  Concepto de DashBoard  Gráficos Especiales para DashBoard  Elaboración y Edicion de DashBoard Practicas y Examen

I.

DashBoard VS Gráficos Dinámicos  Uso adecuado del DashBoard  DashBoard + Gráficos Dinámicos  Presentaciones a través de DashBoard Practicas y Examen

J.

Macros & Visual Basic Aplication (Básico)  Introducción Aplicaciones Macro (VBA)  Asignación de Macros utilizando Botones Programados  Uso adecuado de los Macro Box & Icon’s  Protección del Libro Excel Practicas y Examen

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INTRODUCCIÓN EXCEL AVANZADO LOS DOCUMENTOS

DE

EXCEL

SE LES CONOCE COMO LIBROS.

UN

SOLO LIBRO PUEDE ALMACENAR HASTA

HOJAS COMO QUEPAN EN LA MEMORIA, Y ESTAS HOJAS SE APILAN COMO LAS PÁGINAS DE UN BLOC DE NOTAS.

EN EXCEL

A ESTAS

HOJAS

COLUMNAS) O LAS HOJAS DE GRÁFICOS

SE LE LLAMAN HOJAS DE CÁLCULO (HOJA DE CÁLCULO TIPO FILAS Y

(UNA

HOJA ESPECIAL QUE CONTIENE UNO O VARIOS GRÁFICOS).

LA MAYORÍA DE LAS VECES, AL REALIZAR TAREAS EN HOJAS DE CÁLCULO EN VERSIONES ANTERIORES DE EXCEL (BUENO, EXCEPTO PARA LAS VERSIONES MUY ANTIGUAS), CADA HOJA DE TRABAJO UTILIZA UNA CUADRÍCULA CON 65,536 FILAS Y 256 COLUMNAS. CADA

EXCEL LE ASIGNA A LAS FILAS UNA NUMERACIÓN A PARTIR DE 1 Y ASIGNA LETRAS A LAS COLUMNAS A PARTIR DE A. DESPUÉS DE QUE EXCEL AGOTA LAS LETRAS DEL ALFABETO, LA COLUMNA CONTINÚA CON LAS LETRAS AA, AB, Y ASÍ SUCESIVAMENTE, ASÍ QUE LA COLUMNA 1 ES A, COLUMNA 26 ES Z, COLUMNA 27 ES AA, EN LA COLUMNA 52 SE AZ, COLUMNA 53 ES BA, Y ASÍ SUCESIVAMENTE. PARA LAS FILAS EN EXCEL, LOS NÚMEROS DE FILA VAN EN RANGOS DE 1 A 65,536. EXCEL AUMENTA EL NÚMERO DE FILAS Y COLUMNAS EN UNA ÚNICA HOJA DE MANERA SIGNIFICATIVA. UNA HOJA DE CÁLCULO AHORA TIENE 1, 048, 576 FILAS Y 16.384 COLUMNAS. LAS FILAS ESTÁN NUMERADAS DESDE 1 HASTA 1, 048, 576 Y LAS COLUMNAS ESTÁN ETIQUETADOS DE LA A A XFD. LA INTERSECCIÓN DE UNA FILA Y UNA COLUMNA SE DENOMINA CELDA. HOJA DE CÁLCULO DE

USTED PODRÍA PREGUNTARSE ACERCA DE LA CANTIDAD DE MEMORIA DEL SISTEMA QUE NECESITA PARA DAR CABIDA A TODAS LAS FILAS Y COLUMNAS. LA MEMORIA REAL QUE USTED NECESITA DEPENDE DE LA CANTIDAD DE DATOS QUE ALMACENA EN EL LIBRO Y EL NÚMERO DE LIBROS ABIERTOS. LA BUENA NOTICIA ES QUE EL NUEVO EXCEL LE PERMITE TRABAJAR CON MÁS MEMORIA QUE LAS VERSIONES ANTERIORES. EXCEL 2003, POR EJEMPLO, UTILIZA SÓLO HASTA 1 GB (GIGABYTE) DE MEMORIA, INCLUSO SI SU SISTEMA TENGA MÁS MEMORIA DISPONIBLE. A PARTIR DE EXCEL 2007, LA MEMORIA DISPONIBLE ESTÁ LIMITADA POR LA MÁXIMA CANTIDAD DE MEMORIA QUE LA VERSIÓN DE WINDOWS (XP, VISTA O WINDOWS 7) PUEDA UTILIZAR. FÓRMULAS UNA CELDA EN EXCEL PUEDE CONTENER UN NÚMERO, UN TEXTO, UNA FÓRMULA, O NADA EN ABSOLUTO. USTED YA SABE LO QUE SON LOS NÚMEROS Y LOS TEXTOS, PERO EL CONCEPTO DE UNA FORMULA PUEDE SER UN POCO BORROSO. UNA FÓRMULA ES EL LENGUAJE QUE LE DICE A EXCEL COMO Y LA FORMA DE HACER UN CÁLCULO USANDO LA INFORMACIÓN ALMACENADOS EN OTRAS CÉLULAS. POR EJEMPLO, PUEDE INSERTAR UNA FÓRMULA QUE LE DICE A EXCEL PARA AGREGAR LOS VALORES EN LAS PRIMERAS 10 CELDAS DE LA COLUMNA A Y PARA MOSTRAR EL RESULTADO DE LA CELDA QUE CONTIENE LA FÓRMULA.

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1.1. ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL

ILUSTRACIÓN 1: PANTALLA INICIAL MS EXCEL

LA VENTANA DE MS EXCEL ESTÁ COMPUESTA DE LOS SIGUIENTES ELEMENTOS: 1. BOTÓN DE OFFICE: ES UNA NUEVA CARACTERÍSTICA QUE INCORPORA MS EXCEL, LA CUAL INTEGRA TODAS LAS FUNCIONES BÁSICAS PARA CONFIGURAR UN DOCUMENTO (GUARDAR, IMPRIMIR, ARCHIVOS RECIENTES, ETC.). 2. BARRA DE TÍTULOS: LA BARRA DE TÍTULOS MUESTRA EL NOMBRE DE LA APLICACIÓN Y EL NOMBRE DE LA HOJA DE CÁLCULO. 3. BARRA DE MENÚ: LA BARRA DE MENÚS MUESTRA TODOS LOS MENÚS QUE SE ENCUENTRAN DISPONIBLES EN EXCEL. EL CONTENIDO DE CUALQUIER MENÚ PUEDE VERSE AL HACER CLIC EN EL NOMBRE DEL MENÚ CON EL BOTÓN IZQUIERDO DEL RATÓN. 4. BARRA DE FORMULAS: MUESTRA INFORMACIÓN YA INGRESADA, O A MEDIDA QUE SE VA INGRESANDO, EN LA CELDA ACTIVA O ACTUAL. EN LA BARRA DE FÓRMULAS TAMBIÉN PUEDE EDITARSE EL CONTENIDO DE UNA CELDA. 5. GRUPO DE PORTAPAPELES: MUESTRA TODAS LAS APLICACIONES Y FUNCIONES CON QUE CUENTA EXCEL PARA REALIZAR TARES DE COPIADO Y PEGADO. 6. GRUPO DE FUENTES: MUESTRA TODAS LAS APLICACIONES Y FUNCIONES CON QUE CUENTA EXCEL PARA EDITAR EL TIPO DE LETRA CON QUE ESTÉ TRABAJANDO EN ESE MOMENTO, ASÍ COMO TAMBIÉN PUEDE PERSONALIZAR UNA SECCIÓN DEL DOCUMENTO Y DE LOS DATOS. UNAPEC | Decanato de Ingeniería [Eddy Alcántara, Domingo Martínez, Angel Garrido]

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7. GRUPO DE ALINEACIÓN: ESTE GRUPO ES UTILIZADO PARA APLICAR ALINEACIONES ESPECIFICAS A LOS DATOS QUE INTRODUCIMOS EN LAS CELDAS, AL IGUAL QUE CUENTA CON LA DISPONIBILIDAD DE APLICAR ALINEACIONES MÚLTIPLES A LOS DATOS. 8. GRUPO DE FORMATO DE NÚMERO: ESTE GRUPO ES UTILIZADO PARA CAMBIAR EL ASPECTO DE SUS DATOS Y DE SUS NÚMEROS. PUEDE ESPECIFICARLE A EXCEL COMO QUIERE QUE LE MUESTRE EL CONTENIDO QUE CADA CELDA. 9. GRUPO DE ESTILOS: ESTE ES UNA NUEVA CARACTERÍSTICA EN LA CUAL USTED PUEDE PERSONALIZAR SUS HOJAS DE CÁLCULO AGREGÁNDOLE ESTILOS CON COLORES Y BORDES PREDETERMINADOS ASÍ COMO TAMBIÉN CREAR SUS PROPIOS ESTILOS.

10. GRUPO

DE

CELDAS:

ESTE ES UN GRUPO QUE PUEDE UTILIZARLO PARA PERSONALIZAR CELDAS, ASÍ COMO

TAMBIÉN INSERTAR Y ELIMINAR RANGOS DE CELDAS Y CREAR FORMATOS ESPECÍFICOS PARA DETERMINADAS CELDAS VARIANDO SU FORMA Y TAMAÑO. 11. GRUPO DE MODIFICAR: EN ESTE GRUPO USTED PUEDE PRINCIPALMENTE AGREGAR FILTROS A DETERMINADAS CELDAS SEGÚN SU CONVENIENCIA, AGREGAR FORMULAS COMUNES DE CÁLCULO, BORRAR FORMATOS NO DESEADOS DENTRO UN DETERMINADO RANGO DE DATOS, ETC. 12. BARRA DE HERRAMIENTAS PERSONALIZADA: ALGUNOS COMANDOS DE LOS MENÚS TIENEN IMÁGENES O ICONOS ASOCIADOS. ESTAS IMÁGENES TAMBIÉN PUEDEN APARECER COMO ATAJOS EN LA BARRA DE HERRAMIENTAS. 13. BARRA DE DESPLAZAMIENTO: ESTOS BOTONES LE PERMITEN DESPLAZARSE FÁCILMENTE A DENTRO DE LA HOJA DE CÁLCULO DE EXCEL. SE UTILIZAN PARA VISUALIZAR CONTENIDOS Y DESPLAZARSE HACIA CUALQUIER DIRECCIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO DE UN LIBRO.

14. ZOOM: BOTONES UTILIZADOS PARA AMPLIAR Y REDUCIR LA VISTA DEL DOCUMENTO A TRABAJAR 15. BOTONES DE PRESENTACIÓN: SE UTILIZAN PARA CAMBIAR LA VISTA DE LA HOJA DE CALCULO 16. HOJAS DEL LIBRO: MUESTRA TODAS LAS DIFERENTES HOJAS CON QUE SE ENCUENTRA TRABAJANDO ACTUALMENTE EN EXCEL 17. BARRA DE ESTADO: MUESTRA ES ESTADO ACTUAL EN QUE SE ENCUENTRA LA HOJA DE CÁLCULO QUE ESTEMOS TRABAJANDO. 1.2. TIPOS DE DATOS EN

UNA HOJA DE CÁLCULO LOS DISTINTOS VALORES QUE PODEMOS INTRODUCIR SON:

VALORES

CONSTANTES, ES

DECIR, UN DATO QUE SE INTRODUCE DIRECTAMENTE EN UNA CELDA. PUEDE SER NÚMERO, FECHA, TEXTO U HORA.

PARA INTRODUCIR LAS FORMULAS, ES DECIR, UNA SECUENCIA FORMADA POR: VALORES CONSTANTES, REFERENCIAS A OTRAS CELDAS, NOMBRES, FUNCIONES, U OPERADORES, TAMBIÉN EXISTEN CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS QUE SE DEBEN CONTEMPLAR PARA UNA BUENA REDACCIÓN DE LAS MISMAS. LA FORMULAS SON UNA TÉCNICA BÁSICA PARA EL ANÁLISIS DE DATOS. SE PUEDEN REALIZAR DIVERSAS OPERACIONES CON LOS DATOS DE LAS HOJAS DE CÁLCULO COMO *, +, -, SEN, COS, ETC. EN UNA FÓRMULA SE PUEDEN MEZCLAR CONSTANTES, NOMBRES, REFERENCIAS A OTRAS CELDAS, OPERADORES Y FUNCIONES. NOTAS: LA FÓRMULA SE ESCRIBE EN LA BARRA DE FÓRMULAS Y DEBE EMPEZAR SIEMPRE POR EL SIGNO =. UNAPEC | Decanato de Ingeniería [Eddy Alcántara, Domingo Martínez, Angel Garrido]

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FORMATO DE TABLAS VEREMOS LAS DIFERENTES OPCIONES DISPONIBLES EN EXCEL RESPECTO AL CAMBIO DE ASPECTO DE LAS CELDAS DE UNA HOJA DE CÁLCULO Y CÓMO MANEJARLAS PARA MODIFICAR EL TIPO Y ASPECTO Y FORMA DE VISUALIZAR NÚMEROS EN LA CELDA. IMAGINÉMONOS QUE TIENES UN MONTÓN DE INFORMACIÓN DENTRO DE UNA HOJA DE CÁLCULO, Y POR EL VOLUMEN DE LA DATA NO PODEMOS VISUALIZAR CON CLARIDAD CUÁL ES LA INFORMACIÓN MÁS IMPORTANTE Y CUÁL ES LA QUE QUIERO DESTACAR PARA TOMAR DECISIONES. EN ESTA SECCIÓN VEREMOS CÓMO PODEMOS TOMAR EL CONTROL SOBRE LA APARIENCIA DE LA INFORMACIÓN QUE USTED INGRESA EN UNA CELDA, APRENDERÁ A COMO CAMBIAR EL ASPECTO DEL CONTENIDO DE UNA CÉLULA QUE SE CONOCE COMO FORMATO.

APLICANDO FORMATO PRESENTABLE.

1.1.

DE DATOS EN UN RANGO PUEDE HACER QUE SU HOJA DE TRABAJO SEA MÁS LEGIBLE Y

FORMATO DE CELDAS

PARA CAMBIAR LA FORMA EN QUE EXCEL MUESTRA NUESTROS DATOS DEBEMOS REALIZAR LOS SIGUIENTE PASOS: A. SELECCIONE LAS CELDAS A LAS QUE DESEA DAR FORMATO. B. HAGA CLIC EN EL BOTÓN DERECHO FORMATO DE CELDAS…

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A. PARA SELECCIONAR UN FORMATO ELIJA EL GRUPO DE FORMATO DE NÚMERO

B. SELECCIONE LA PESTAÑA NÚMERO C. EN CATEGORÍA SELECCIONE: PERSONALIZADA. D. PARA ESTO ESCRIBA UN VALOR EN LA CELDA, POR EJEMPLO, SI DESEA VERLO EN COLOR AZUL ESCRIBA ENTRE CORCHETES. EJEMPLO: [AZUL]

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E. OBSERVE QUE LOS VALORES INGRESADOS EN LAS CELDAS SE VISUALIZARÁN EN COLOR AZUL. F. SI ADEMÁS DESEA INGRESAR UNA CONDICIÓN, POR EJEMPLO, QUE SE VISUALICEN EN COLOR AZUL TODOS NÚMEROS CON 2 DECIMALES CUYOS VALORES MAYORES O IGUALES A 10, CASO CONTRARIO QUE SE VISUALICEN EN COLOR ROJO. LAS CONDICIONES SE ESCRIBIRÁN ASÍ: [AZUL][>=10]#,00;[ROJO] #,00. PARA SEPARAR UNA CONDICIÓN DE OTRA SE USA EL SEPARADOR DE LISTAS QUE SE SUGIERE SEA EL PUNTO Y COMA.

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A CONTINUACIÓN MOSTRAMOS MÚLTIPLES EJEMPLOS PARA FORMATEAR CELDAS EN VARIOS ESTILOS Y FORMAS:

Personalizar los formatos de las celdas en Microsoft Excel Símbolos de moneda

Estilo de moneda

Números como porcentajes

Estilo porcentual

Pocos dígitos detrás del separador

Reducir decimales

Más dígitos detrás del separador

Aumentar decimales

CÓDIGOS BÁSICOS DE FORMATO DE NÚMERO

# PRESENTA ÚNICAMENTE LOS DÍGITOS SIGNIFICATIVOS; NO PRESENTA LOS CEROS SIN VALOR. 0 (CERO) MUESTRA LOS CEROS SIN VALOR SI UN NÚMERO TIENE MENOS DÍGITOS QUE CEROS EN EL FORMATO. ? AGREGA LOS ESPACIOS DE LOS CEROS SIN VALOR A CADA LADO DEL SEPARADOR, PARA ALINEAR LOS DECIMALES. TAMBIÉN PUEDE UTILIZARSE ESTE SÍMBOLO PARA LAS FRACCIONES QUE TENGAN UN NÚMERO DE DÍGITOS VARIABLE.

Personalizar los formatos de las celdas en Microsoft Excel Para ver 1234,59 como 1234,6 8,9 como 8,900 ,631 como 0,6 12 como 12,0 y 1234,568 como 1234,57 44,398, 102,65 y 2,8 con decimales alineados 5,25 como 5 1/4 y 5,3 como 5 3/10, con los símbolos de división alineados 12000 como 12.000 12000 como 12 12200000 como 12,2

Use este código de formato ####,# #.000 0,# #,0# ???,??? # ???/??? #,### #, 0.0,,

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2.1.1. ADICIÓN DE BORDES A UNA CELDA O UN RANGO LAS PERSONAS A MENUDO UTILIZAN LOS BORDES PARA UN GRUPO UN RANGO DE CELDAS SIMILARES O, SIMPLEMENTE, COMO UNA FORMA DE DELINEAR LAS FILAS O COLUMNAS CON FINES ESTÉTICOS. SIN EMBARGO AQUÍ ENCONTRARA MAYOR UTILIDAD Y VERSATILIDAD A LOS BORDES Y RELLENOS DE UNA CELDA O RANGOS DE CELDAS, DE AHORA EN ADELANTE USTED TENDRÁ UNA NUEVA VISIÓN A LA HORA DE APLICAR BORDES A UN RANGO DE CELDAS. PARA AÑADIR BORDES ALREDEDOR DE UNA CELDA O RANGO, PUEDE REALIZARLO DE VARIAS FORMAS POR EJEMPLO: UTILIZANDO EL ACCESO DIRECTO DE BORDES (GRUPO DE FUENTES): 1. SELECCIONE LA CELDA O RANGO. 2. HAGA CLIC EN LA FLECHA EN EL BOTÓN BORDES DEL GRUPO FUENTE. EXCEL LE MUESTRA LOS BORDES EN UN MENÚ DESPLEGABLE. 3. ELIJA UN ESTILO DE BORDE EN EL MENÚ. EXCEL APLICA EL BORDE A SU DE SELECCIÓN. ADEMÁS, EL ICONO DEL BOTÓN BORDES CAMBIA PARA REFLEJAR SU BORDE DE SELECCIÓN. SI

LOS ESTILOS DISPONIBLES EN EL MENÚ NO SON LO QUE USTED

QUIERE,

SIGA

ESTOS

PASOS

PARA

SELECCIONAR OTRAS OPCIONES:

1. EN

LA PARTE INFERIOR DEL MENÚ DE

BORDES.

EXCEL

BORDES,

SELECCIONE

MÁS

LE MOSTRARA EL CUADRO DE DIÁLOGO FORMATO DE

CELDAS CON LA FICHA BORDES SELECCIONADO.

2. SI DESEA CAMBIAR EL COLOR POR DEFECTO, ELEGIR UN COLOR PARA EL BORDE DEL COLOR DESPLEGABLE DE LA PALETA. 3. EN EL ÁREA ESTILO DEL CUADRO DE DIÁLOGO, SELECCIONE UN ESTILO DE LÍNEA. 4. SELECCIONE LA POSICIÓN DE BORDE(S) PARA EL ESTILO DE LÍNEA, HAGA CLIC EN LA VENTANA O HACIENDO CLIC EN UNO O MÁS BOTONES ALREDEDOR DE LA VENTANA DE TEXTO. PARA ANULAR LA SELECCIÓN DE UNA LÍNEA EN LA VENTANA DE TEXTO, HAGA CLIC EN LA LÍNEA. TENGA EN CUENTA QUE SE PUEDE APLICAR BORDES DIAGONALES QUE SE EXTIENDEN A TRAVÉS DE CELDAS Y RANGOS. LOS BORDES DIAGONALES DAN EL EFECTO EN LAS CELDAS COMO SI ESTUVIERAN "TACHADAS". 5. HAGA CLIC EN ACEPTAR PARA APLICAR LOS BORDE(S) DE SU SELECCIÓN. SI

UTILIZA EL FORMATO DE BORDE EN LA HOJA DE TRABAJO, ES POSIBLE QUE DESEE DESACTIVAR LA

CUADRÍCULA DE PANTALLA PARA QUE LOS BORDES SE VISUALICEN DE FORMA MÁS PRONUNCIADOS.

HAGA CLIC EN LA PESTAÑA VER EN LA BARRA DE HERRAMIENTAS Y HAGA CLIC EN LA OPCIÓN DE LÍNEAS DE LA CUADRÍCULA PARA QUITAR LA MARCA DE VERIFICACIÓN.

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2.1.2. ALINEACIÓN DE CONTENIDO DE LAS CELDAS

LAS ALINEACIONES DE EXCEL QUE TRAE POR DEFECTO ES LA SIGUIENTE, LOS NÚMEROS SE ALINEAN A LA DERECHA, EL TEXTO SE ALINEA A LA IZQUIERDA, Y LOS VALORES LÓGICOS (VERDADERO O FALSO) SE CENTRAN EN LAS CÉLULAS. PUEDE UTILIZAR LAS HERRAMIENTAS DE EXCEL PARA CAMBIAR LA ALINEACIÓN POR DEFECTO ALINEACIONES QUE SE APLICAN A TODO O A UNA PARTE DEL CONTENIDO DE LA CELDA. PARA

APLICAR UNA OPCIÓN DE ALINEACIÓN, SELECCIONE LA CELDA O EL RANGO QUE DESEA ALINEAR Y LUEGO

SELECCIONE UNA DE LAS SIGUIENTES OPCIONES EN EL GRUPO DE ALINEACIÓN DE LA CINTA DE OPCIONES DE LA PESTAÑA INICIO. (PASE EL PUNTERO DEL RATÓN SOBRE UNA OPCIÓN DE ALINEACIÓN):

ALINEAMIENTO VERTICAL: LAS OPCIONES SON SUPERIOR, CENTRO Y ABAJO. ALINEACIÓN HORIZONTAL: LAS OPCIONES SON IZQUIERDA, CENTRO Y DERECHA. GUIÓN: LAS OPCIONES SON AUMENTAR SANGRÍA Y DISMINUIR SANGRÍA. MÚLTIPLE HACE SANGRÍA O DISMINUIR SANGRÍA AUMENTA BOTONES O DISMINUYE EL GUIÓN MÁS.

CLIC EN EL

AUMENTAR

ORIENTACIÓN: HAGA CLIC EN EL BOTÓN ORIENTACIÓN PARA MOSTRAR UN MENÚ PREDEFINIDO DE ORIENTACIONES. EXCEL AJUSTA LA ALTURA DE LA FILA PARA MOSTRAR EL TEXTO. SI NO QUIERE QUE ESTE AJUSTE, PUEDE UTILIZAR LA CARACTERÍSTICA COMBINAR PRIMERO (QUE SE DESCRIBE EN BREVE) PARA EVITAR UNA MAYOR ALTURA DE LA FILA EN LA HOJA DE TRABAJO. AJUSTAR

TEXTO: SELECCIONE ESTA OPCIÓN CUANDO SE DESEA UNA ENTRADA DE TEXTO LARGO PARA TOMAR

ÁREA MENOS HORIZONTAL EN LA HOJA.

COMBINAR Y CENTRAR: USTED PUEDE COMBINAR VARIAS CELDAS EN UNA SOLA CELDA, MÁS GRANDE. ESTA CARACTERÍSTICA LE PERMITE DISPONER DE CELDAS DE TAMAÑO DESIGUAL. SI USTED TIENE UNA TABLA QUE SE EXTIENDE POR SEIS COLUMNAS, POR EJEMPLO, PUEDE COMBINAR SEIS CELDAS EN LA PARTE SUPERIOR DE PARA FORMAR UNA ÚNICA CELDA MÁS GRANDE PARA EL TÍTULO DE LA TABLA.

TENGA EN CUENTA LAS SIGUIENTE NORMAS PARA FUSIONAR LAS CELDAS: •SE PUEDEN COMBINAR LAS CELDAS HORIZONTAL O VERTICALMENTE. •COMPRENDER QUE LAS CELDAS SE FUSIONAN - NO EL CONTENIDO DE LAS CÉLULAS – ES IMPORTANTES. CADA VEZ QUE COMBINA LAS CELDAS, RECIBIRÁ UNA ADVERTENCIA SI EL RANGO SELECCIONADO CONTIENE MÁS DE UNAPEC | Decanato de Ingeniería [Eddy Alcántara, Domingo Martínez, Angel Garrido]

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UNA CELDA VACÍA. SI USTED NO DESEA CENTRAR SUS DATOS AL COMBINAR LAS CÉLULAS, O SI DESEA DESUNIR CELDAS, HAGA CLIC EN LA FLECHA EN EL BOTÓN COMBINAR Y CENTRAR Y DESPUÉS ELEGIR LA OPCIÓN CORRESPONDIENTE EN EL MENÚ.

2.2.

FORMATO DE TABLAS

2.2.1. ESTILOS DE CELDA SI

USTED SE ENCUENTRA CONTINUAMENTE APLICACANDO LA MISMA COMBINACIÓN DE FUENTES, LÍNEAS,

SOMBREADO, FORMATO DE NÚMERO, Y ASÍ SUCESIVAMENTE A LAS CELDAS O RANGOS EN LA HOJA DE CÁLCULO UTILIZANDO LA OPCIÓN DE ESTILOS DE CELDA LE PUEDE AHORRAR BASTANTE TIEMPO. GALERÍA DE ESTILOS DE CELDA CON VARIOS ESTILOS PREDEFINIDOS.

EXCEL 2007

OFRECE UNA

USTED ADEMÁS PUEDE MODIFICAR UN ESTILO

PREDEFINIDO O CREA UN NUEVO ESTILO A PARTIR DE CERO.

UN ESTILO DE CELDA PUEDE INCLUIR CUALQUIER COMBINACIÓN DE LOS ELEMENTOS DE FORMATO SIGUIENTE:      

NÚMERO DE FORMATO FUENTE (TIPO, TAMAÑO Y COLOR) ALINEACIÓN (VERTICAL Y HORIZONTAL) BORDES PATRÓN PROTECCIÓN (CERRADO Y OCULTO)

PARA PODER APLICAR UN ESTILO DE CELDA PREDEFINIDO, ES NECESARIO QUE SIGA ESTOS PASOS: 1. SELECCIONE LA CELDA O RANGO AL QUE DESEA APLICAR EL ESTILO. PUEDE SELECCIONAR UN RANGO CONTIGUO O NO CONTIGUO. 2. HAGA CLIC EN EL BOTÓN ESTILOS DE CELDA EN LA PESTAÑA INICIO DE LAS BARRA DE HERRAMIENTAS. EXCEL MUESTRA UNA GALERÍA DE ESTILOS PREDEFINIDOS.

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3.

ELIJA

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UN ESTILO EN LA GALERÍA, EL CUAL SE DEBE APLICAR INMEDIATAMENTE USTED LO ELIJA.

MUEVE

EL PUNTERO DEL

RATÓN SOBRE

UN

ESTILO EN SU CELDA O RANGO SELECCIONADO.

ESTILO,

EL

EXCEL

OFRECE

UNA

VISTA

PREVIA

SI DEL

ESTILO NO SE APLICA HASTA QUE REALMENTE

USTED LO SELECCIONA (CLIC).

LA

GALERÍA DE

ESTILOS

DE CÉLULAS INCLUYE ALGUNAS CATEGORÍAS DE ESTILOS QUE SE PUEDEN UTILIZAR

COMO UNA GUÍA PARA LA REPRESENTACIÓN DE CIERTOS TIPOS DE DATOS. PARA

RESALTAR

LOS

BUENO, MALO O NEUTRAL.

DATOS

PUEDE

EN

SU

HOJA

DE

POR EJEMPLO, PUEDE UTILIZARLO

CÁLCULO

QUE

SE

CONSIDERA

UTILIZAR LOS DATOS Y LOS ESTILOS DE MODELO PARA REPRESENTAR

CELDAS DE ENTRADA, LAS CELDAS QUE INVOLUCRAN CÁLCULOS (FÓRMULAS), Y ASÍ SUCESIVAMENTE

LA GALERÍA DE ESTILOS DE CELDA ES UN EJEMPLO DE ORIENTACIÓN HACIA RESULTADOS POSITIVOS. LA GALERÍA DE ESTILOS DE CELDA PROPORCIONA DISEÑOS PREDEFINIDOS QUE ES MUY PROBABLE QUE USTED QUEDE SATISFECHOS CON ELLOS. SIN EMBARGO, SI NINGUNO DE LOS ESTILOS DISPONIBLES SON EXACTAMENTE LO QUE QUIERE PERO ESTÁN MUY CERCA, SÓLO TIENE QUE MODIFICAR UN ESTILO EXISTENTE EN LUGAR DE CREAR UN NUEVO ESTILO A PARTIR DE CERO. POR EJEMPLO, USTED PUEDE SER FELIZ CON LA FUENTE DE UN CIERTO ESTILO Y COLOR DE FONDO, PERO NO EL FORMATO DE NÚMERO, O TAL VEZ CON EL FORMATO DE NÚMERO Y TIPO DE LETRA PERO NO EL COLOR DE FONDO. SI ESE ES EL CASO SUYO, SIGA ESTOS PASOS PARA MODIFICAR UN ESTILO EXISTENTE: 1. HAGA CLIC EN EL BOTÓN DE CELDAS EN LA PESTAÑA ESTILO DE CELDA, HAGA CLIC EN UN ESTILO, Y ELIJA MODIFICAR EN EL MENÚ QUE APARECE. EXCEL MUESTRA EL ESTILO DENTRO DE UN CUADRO DE DIÁLOGO.

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2. SI LO DESEA, ESCRIBA UN NUEVO NOMBRE PARA EL ESTILO EN EL CUADRO NOMBRE DEL ESTILO. 3. EN EL ESTILO QUE INCLUYE LA SECCIÓN, HAGA CLIC PARA AGREGAR O BORRAR UNA MARCA DE VERIFICACIÓN JUNTO AL ELEMENTOS DE FORMATO QUE DESEE INCLUIR O NO INCLUIR EN EL MODIFICADO ESTILO. 4. HAGA CLIC EN EL BOTÓN FORMATO. EXCEL MUESTRA EL CUADRO DE DIÁLOGO FORMATO DE CELDAS.

4.

SELECCIONAR LAS FICHAS ADECUADAS Y LAS OPCIONES DE FORMATO QUE DESEE. 6. HAGA CLIC EN ACEPTAR PARA SALIR DEL CUADRO DE DIÁLOGO FORMATO DE CELDAS Y HAGA CLIC EN ACEPTAR PARA CERRAR EL CUADRO DE DIÁLOGO ESTILO. EXCEL ACTUALIZA EL ESTILO DE LA GALERÍA CON LOS CAMBIOS REALIZADOS.

CREACIÓN DE UN ESTILO DE CELDA PERSONALIZADO SI NINGUNO DE LOS ESTILOS DISPONIBLES EN LA GALERÍA ESTILOS DE CELDA SATISFACER SUS NECESIDADES YA SEA DIRECTAMENTE O MEDIANTE LA MODIFICACIÓN DE UN ESTILO, PUEDE CREAR UN ESTILO DESDE EL PRINCIPIO. PARA ELLOS ES NECESARIO SEGUIR LOS SIGUIENTES PASOS PARA CREAR UN ESTILO DE CELDA PERSONALIZADO: 1. HAGA CLIC EN EL BOTÓN ESTILOS DE CELDA EN LA PESTAÑA INICIO DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS, Y LUEGO ELIJA NUEVO ESTILO DE CELDA (EN LA PARTE INFERIOR DE LA GALERÍA). EXCEL MUESTRA EL ESTILO DE EL CUADRO DE DIÁLOGO. UNAPEC | Decanato de Ingeniería [Eddy Alcántara, Domingo Martínez, Angel Garrido]

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2. EN EL CUADRO NOMBRE DE ESTILO, ESCRIBA UN NOMBRE PARA EL ESTILO. 3. COMPLETA

LOS

PASOS 3-6

EN LA SECCIÓN

"MODIFICACIÓN

DE UN ESTILO EXISTENTE," DE INMEDIATO

ANTERIOR A LA PRESENTE SECCIÓN. EXCEL AGREGA EL ESTILO A UNA CATEGORÍA PERSONALIZADA Y CREA UNA NUEVA SECCIÓN DENTRO DE

ESTILOS DE CELDA.

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CONCEPTO DE EXPRESS SHEET’S EXPRESS SHEET’S: NORTEAMERICANO EL

ES

UN

CONCEPTO

CUAL PROPICIA A LA BUENA

PRÁCTICA Y EL USO ADECUADO DE LAS HOJAS DE CÁLCULO. LOS

EXPREES SHEET’S

SE CARACTERIZAN

POR TENER FORMATOS PRÁCTICOS Y RÁPIDOS DE APLICAR PARA ENTREGAR SIEMPRE REPORTES, ANÁLISIS, ETC. SIEMPRE A TIEMPO CON LOS MEJORES EFECTOS VISUALES QUE HACEN QUE SUS DATOS HABLEN POR SI SOLOS.

EXISTEN 10 REGLAS FUNDAMENTALES QUE SE DEBEN DE TOMAR EN CUENTA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PERFECTO EXPRESS SHEET’S Y SON LAS SIGUIENTES: 1. LA MÁS IMPORTANTE: NUNCA EMPEZAR UNA HOJA DE CÁLCULO SIN HABER SIDO CAPAZ DE DEFINIR EN UNA FRASE O MENOS POR QUÉ SE ESTÁ CREANDO LA HOJA DE CÁLCULO. 2. SEGUNDA REGLA MÁS: UNA HOJA DE CÁLCULO DEBE EXPLICARSE A SÍ MISMA. SEIS MESES A PARTIR DE AHORA, OTRA PERSONA NO SERÁ CAPAZ DE DECIRLE LO QUE ESTABA PENSANDO CUANDO CREÓ LA HOJA DE CÁLCULO. USTED NO PUEDE INCLUSO RECORDAR SUS PROPIOS PENSAMIENTOS DE POR QUÉ SE CREÓ. UNA HOJA DE CÁLCULO BIEN DEFINIDA DEBE JUSTIFICAR SU PROPIA EXISTENCIA. 3. DEBE TENER UN TÍTULO. ESTO DEBERÍA AYUDAR A EXPLICAR "SEGUNDA REGLA" Y QUE EL LECTOR PUEDA ENTENDER LO QUE ESTÁ VIENDO. 4. EN LA SECCIÓN NOTA DE UNA HOJA DE CÁLCULO DEBE INCLUIR LA RUTA / NOMBRE / FECHA Y EL NOMBRE DEL CREADOR. 5. AUDITABLE: SIEMPRE QUE SEA POSIBLE, LAS FÓRMULAS DEBEN SER UTILIZADAS EN LA HOJA DE CÁLCULO EN LUGAR DE INTRODUCIR LOS VALORES NUMÉRICOS. ES LA FORMA EN QUE USTED, O ALGUIEN MÁS, PUEDA SEGUIR LA LÓGICA DE LA HOJA DE CÁLCULO. 6. ASUNCIONES: SI APLICA O TRABAJA CON SUPUESTOS MATEMÁTICOS DEBEN SER IDENTIFICADOS EN CELDAS SEPARADAS, NO ENTERRADOS DENTRO DE LAS FÓRMULAS. DE ESA MANERA SE PUEDEN IMPRIMIR SEGÚN SEA NECESARIO. ES MUY FÁCIL OLVIDARSE DE QUE TIENE UNA FÓRMULA QUE DICE (C5 X 200). SI POR EL CONTRARIO, SE DICE (C5 X D7) Y D7 MUESTRA DE 200, ES MENOS PROBABLE QUE OLVIDE LO QUE LOS SUPUESTOS SE INCLUYEN EN LA HOJA DE CÁLCULO. UNAPEC | Decanato de Ingeniería [Eddy Alcántara, Domingo Martínez, Angel Garrido]

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7. ASUNCIONES: DOCUMENTAR SUS SUPUESTOS. UNAS POCAS PALABRAS PARA EL LADO DERECHO DE UNA CÉLULA PUEDE AHORRAR MUCHAS HORAS DE CAZA Y LA EXCAVACIÓN EN UNA FECHA POSTERIOR.

8. FORMATO DE PRESENTACIÓN: TODAS LAS HOJAS DE CÁLCULO, DEBEN SER DISEÑADAS DE MANERA QUE SEA FÁCIL SEGUIR EL FLUJO DEL PROCESO Y RESULTADO. CASI TODAS LAS HOJAS DE CÁLCULO DEBEN SER PRESENTABLES Y ENTENDIBLES PARA LA ALTA DIRECCIÓN SIN FORMATO O EXPLICACIONES ADICIONALES. 9. UTILIZAR LAS FUNCIONES DE NIVEL INTERMEDIO DENTRO DE EXCEL. ESTOS INCLUYEN: SUMA, SUMAR.SI, MACRO, LÓGICA (SI, ENTONCES, DE LO CONTRARIO), AUTO SUMA, EL FILTRADO AUTOMÁTICO SUBTOTAL, LA CLASIFICACIÓN, GRÁFICOS, TABLAS DINÁMICAS, FORMATO AUTOMÁTICO, FORMATO CONDICIONAL Y DE AUDITORÍA DE FÓRMULAS. NINGUNA DE ESTAS FUNCIONES ESTÁN EN EL NIVEL AVANZADO O PARTICULARMENTE DIFÍCIL. SI NECESITA AYUDA SOBRE CÓMO USARLOS, POR FAVOR VERIFIQUE EN ESTE MANUAL COMO USAR FORMULAS AVANZADAS E INTERMEDIAS; Y EN CASO DE NO ENTENDER PÍDALE AL PROFESOR UNA EXPLICACIÓN MÁS DETALLADA, UTILICE LA FUNCIÓN DE AYUDA DE EXCEL, O BUSCAR LA FUNCIÓN EN LA WEB. EL USO DE ESTAS FUNCIONES LE AHORRARÁ UNA GRAN CANTIDAD DE TIEMPO Y HACEN DE SUS HOJAS DE CÁLCULO MÁS EXACTAS. 10. LA PRUEBA DE SENTIDO COMÚN. MIRA LA HOJA DE CÁLCULO COMO SI USTED NO LO CREA. QUÉ, RESPONDER A LA PREGUNTA? ¿SE PUEDE SEGUIR LA LÓGICA? ¿EL RESULTADO PARECE BIEN? SI TODO ESTO ES SÍ, ENTONCES PREGUNTAR QUÉ DECISIÓN SE TOMARÁ A PARTIR DE CONOCER ESTA INFORMACIÓN. SI NO PUEDE CONTESTAR A ESTO, VOLVER AL PASO UNO.

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VALIDACIÓN DE DATA

CREAR UNA LISTA DE ENTRADAS VALIDAS ESTA HERRAMIENTA PERMITE QUE EXCEL SUPERVISE EL INGRESO DE INFORMACIÓN EN UNA HOJA DE CÁLCULO SOBRE LA BASE DE UN CONJUNTO DE CRITERIOS PREVIAMENTE ESTABLECIDOS. PUEDE CREAR UNA LISTA DE ENTRADAS QUE SE ACEPTARÁN EN UNA CELDA DE LA HOJA DE CÁLCULO Y A CONTINUACIÓN, RESTRINGIR LA CELDA PARA QUE ACEPTE ÚNICAMENTE LAS ENTRADAS DE LA LISTA MEDIANTE EL COMANDO DEL MENÚ DATOS OPCIÓN VALIDACIÓN. EL USUARIO QUE INTRODUZCA LOS DATOS PUEDE HACER UNA SELECCIÓN EN LA LISTA. PARA TRABAJAR CON VALIDACIÓN DE DATOS LOS DATOS DEBEN ESTAR EN LA MISMA HOJA, DEBE SELECCIONAR LA O LAS CELDAS A VALIDAR. PARA CREAR UNA LISTA RESTRINGIDA DE DATOS USTED DEBE SEGUIR LOS SIGUIENTES PASOS: 1. SELECCIONE LA CELDA A VALIDAR. 2. IR A LA PESTAÑA DATOS 3. EN EL GRUPO HERRAMIENTAS DE DATOS 4. OPCIÓN VALIDACIÓN DE DATOS

PRESENTA EL SIGUIENTE CUADRO DE DIÁLOGO:

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7. EN LA PESTAÑA CONFIGURACIÓN EN CRITERIO DE VALIDACIÓN EN LA OPCIÓN PERMITIR: SELECCIONAR LISTA.

9. EN ORIGEN INDICAR EL RANGO QUE CONTIENE LA LISTA UNAPEC | Decanato de Ingeniería [Eddy Alcántara, Domingo Martínez, Angel Garrido]

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10. POR ÚLTIMO DAR CLIC EN ACEPTAR. MENSAJE ENTRANTE PARA CREAR UN MENSAJE ENTRANTE HAGA LO SIGUIENTE: 1. MARCAR LA CELDA EN LA QUE DESEA SE CREE EL MENSAJE ENTRANTE 2. IR A LA PESTAÑA DATOS 3. EN EL GRUPO HERRAMIENTAS DE DATOS 4. DE CLIC EN LA OPCIÓN VALIDACIÓN DE DATOS 5. SELECCIONE LA PESTAÑA MENSAJE DE ENTRADA

ACTIVE MOSTRAR MENSAJE DE ENTRADA AL SELECCIONAR LA CELDA. 7. EN TÍTULO DIGITE UN TÍTULO POR EJEMPLO: MENSAJE DE ENTRADA.

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8. EN MENSAJE DE ENTRADA, DIGITE UN MENSAJE RELACIONADO CON LO QUE VALIDA EN LA CELDA, POR EJEMPLO: EL NÚMERO DE RUC SÓLO PUEDE SER SELECCIONADO DE LA LISTA DESPLEGABLE 9. DE CLIC EN ACEPTAR 10. UN VEZ CONFIGURADO EL MENSAJE ENTRANTE SE VISUALIZARA CUANDO USTED SE POSICIONES EN LA CELDA. MENSAJE DE ERROR PARA CREAR UN MENSAJE DE ERROR HAGA LO SIGUIENTE: 1. IR A LA PESTAÑA DATOS 2. EN EL GRUPO HERRAMIENTAS DE DATOS 3. DE CLIC EN LA OPCIÓN VALIDACIÓN DE DATOS 4. SELECCIONE LA PESTAÑA MENSAJE DE ERROR

ACTIVAR LA OPCIÓN MOSTRAR MENSAJE DE ERROR SI SE INTRODUCEN DATOS NO VÁLIDOS.

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6. EN LA OPCIÓN ESTILO: GRAVE: ESTE ESTILO EVITA LA ESPECIFICACIÓN DE DATOS NO VÁLIDOS.

ADVERTENCIA: PARA MOSTRAR UN MENSAJE VÁLIDOS, SELECCIONE ADVERTENCIA.

INFORMACIÓN: PERMITE VÁLIDOS.

DE ADVERTENCIA QUE NO EVITE LA ESPECIFICACIÓN DE DATOS NO

MOSTRAR UN MENSAJE INFORMATIVO QUE NO EVITE LA ESPECIFICACIÓN DE DATOS NO

7. EN TÍTULO: ESCRIBA EL TÍTULO QUE DESEA QUE SE MUESTRE. 8. EN MENSAJE DE ERROR: ESCRIBA EL MENSAJE DE ERROR QUE DESEA QUE SE DESPLIEGUE SI SE INTRODUCEN DATOS NO VÁLIDOS

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9. CLIC EN EL BOTÓN ACEPTAR

AUDITAR UNA HOJA DE CÁLCULO AL UTILIZAR LAS OPCIONES DE AUDITORIA PUEDE ENCONTRAR ERRORES Y ASEGURAR LA EXACTITUD DE LAS FÓRMULAS EN SUS HOJAS DE TRABAJO COMPLEJAS. CUANDO AUDITA UNA HOJA DE TRABAJO, EL PROGRAMA EXCEL DETERMINA LA RELACIÓN QUE EXISTE ENTRE LAS FÓRMULAS Y LAS CELDAS QUE ESTÁN REFERENCIADAS POR ELLAS. LAS CELDAS PRECEDENTES SON AQUELLAS QUE SUMINISTRAN LOS DATOS A LA FÓRMULA MIENTRAS QUE LAS CELDAS DEPENDIENTES CONTIENEN LAS FÓRMULAS Y SE REFIEREN A OTRAS CELDAS. CUANDO EL PROGRAMA ENCUENTRA LAS CELDAS PRECEDENTES O DEPENDIENTES, APLICA FLECHAS DE SEGUIMIENTO A LAS CELDAS. LAS FLECHAS DE RASTREO MUESTRAN LA RELACIÓN QUE EXISTE ENTRE LA CELDA ACTIVA Y LAS CELDAS RELACIONADAS.

CUANDO

BUSCA LAS

CELDAS PRECEDENTES, DEBE SELECCIONAR LA CELDA DE LA FÓRMULA ANTES DE QUE PROGRAMA PUEDA APLICAR LAS FLECHAS.

DE IGUAL FORMA, PRIMERO DEBE SELECCIONAR UNA CELDA O EL RANGO DE CELDAS QUE CONTIENE LOS DATOS PARA BUSCAR LAS CELDAS DEPENDIENTES. SI DENTRO DE LA CELDA APARECE UN MENSAJE DE ERROR, COMO #DIV/0! O #VALUE!, DEBE SELECCIONAR LA CELDA ANTES DE QUE EL PROGRAMA PUEDA ENCONTRAR UN ERROR. AL BUSCAR LOS ERRORES PUEDE UTILIZAR LAS OPCIONES QUE SE ENCUENTRAN EN: 1. PESTAÑA FÓRMULAS 2. GRUPO AUDITORÍA DE FÓRMULAS 3. DEBE

SELECCIONAR UNA CELDA QUE CONTENGA LA FÓRMULA ANTES DE QUE EMPIECE A BUSCAR LAS CELDAS

PRECEDENTES.

4. DEBE SELECCIONAR LA CELDA O EL RANGO DE CELDAS QUE CONTIENEN LOS DATOS O QUE PROPORCIONAN LOS DAROS A LA FÓRMULA ANTES DE QUE PUEDA ENCONTRAR LAS CELDAS DEPENDIENTES. EJEMPLO: VALIDAR LAS CELDAS QUE PERMITAN VALORES MAYORES A 500 POR DIDÁCTICA HE PINTADO EL GRUPO DE CELDAS EN COLOR AMARILLO, PARA INDICAR QUE ESE GRUPO DE CELDAS SERÁN VALIDADAS. SELECCIONE LAS CELDAS A VALIDAR

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1. PESTAÑA FÓRMULAS 2. GRUPO AUDITORÍA DE FÓRMULAS

4. SELECCIONAR LA PESTAÑA CONFIGURACIÓN 5. EN PERMITIR SELECCIONAR: DECIMAL 6. EN DATOS: MAYOR QUE 7. EN MÍNIMO: DIGITE 500 8. DAR CLIC EN ACEPTAR PARA QUE PUEDA ADMITIR OTROS VALORES DIFERENTES A LA CONDICIÓN IR A LA PESTAÑA MENSAJE ACTIVAR MOSTRAR MENSAJE DE ERROR SI SE INTRODUCEN DATOS NO VÁLIDOS (DEBE ESTAR EL VISTO)

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DE

ERROR

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EN ESTILO: SELECCIONAR ADVERTENCIA, PARA QUE DEJE PASAR PREVIA CONFIRMACIÓN VALORES DIFERENTES A LA CONDICIÓN VALIDADA. EN TÍTULO: DIGITAR ADVERTENCIA. EN MENSAJE DE ERROR: DIGITAR DESEA INGRESAR UN VALOR DIFERENTE A LA CONDICIÓN

LA PANTALLA CONFIGURADA SE VISUALIZARÁ DE LA SIGUIENTE MANERA:

DAR CLIC EN ACEPTAR UNA VEZ VALIDADA INGRESE VALORES POR EJEMPLO INGRESAR EL VALOR DE 40, COMO ESTE NO CUMPLE LA CONDICIÓN DESPLEGARA EL MENSAJE DE ERROR CONFIGURADO ANTERIORMENTE, SE VISUALIZA:

DAR CLIC EN SÍ PARA QUE PERMITA INGRESAR EL VALOR DE 40 INGRESAR LOS VALORES QUE SE MUESTRAN EN LA PANTALLA SIGUIENTE:

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DAR CLIC EN SÍ PARA QUE SE

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INGRESEN LOS VALORES QUE NO CUMPLEN LA CONDICIÓN VALIDADA.

SUMA EN DE CADA UNA DE LAS COLUMNAS Y RASTREAR SUS RESPECTIVAS PRECEDENTES

PARA

CALCULAR LA

ESTO SE DEBE

VISUALIZAR EL GRUPO DE AUDITORÍA DE FÓRMULAS CON LO QUE SE TENDRÁ LA SIGUIENTE PANTALLA:

SI DESEA RODEAR CON UN CÍRCULO LOS DATOS NO VÁLIDOS: 1. IR A LA PESTAÑA DATOS 2. GRUPO HERRAMIENTAS DE DATOS 3. OPCIÓN RODEAR CON UN CÍRCULO DATOS NO VÁLIDOS UNAPEC | Decanato de Ingeniería [Eddy Alcántara, Domingo Martínez, Angel Garrido]

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LOS DATOS QUE NO CUMPLAN LA CONDICIÓN DE VALIDACIÓN SE VISUALIZARÁN:

GRUPOS DE DATOS ESTA FUNCIÓN ES UTILIZADA PARA AGRUPAR MÚLTIPLES DATOS QUE DEPENDEN DE UN ENTE MAYOR U OBEDECEN A UNA JERARQUÍA DE INFORMACIÓN. PARA PODER VISUALIZAR LOS DATOS EN LA FORMA QUE QUEREMOS PODEMOS SEGUIR LOS SIGUIENTES PASOS:

1. SELECCIONAMOS EL RANGO DE CELDAS QUE QUEREMOS ANIDAR COMO GRUPO 2. DAMOS CLIC A LA PESTAÑA DATOS Y SELECCIONAMOS LA OPCIÓN AGRUPAR 3. SE DESPLEGARA UN CUADRO DE DIALOGO EN DONDE EXCEL NOS PREGUNTA DE QUÉ FORMA QUEREMOS AGRUPAR NUESTROS DATOS. SELECCIONAMOS LA OPCIÓN QUE NOS CONVENGA DE ACUERDO A LA FORMA DE NUESTROS DATOS (FILAS Ó COLUMNAS)

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4. AL FINALIZAR EXCEL INCLUIRÁ UN BOTÓN CON SIGNOS LÓGICOS (+ | -) INDICANDO QUE LOS DATOS ESTÁN AGRUPADOS

NORMALMENTE USAMOS ESTA FUNCIONALIDAD PARA INCLUIR DENTRO DE UN MISMO RANGO VALORES QUE SON SEMEJANTES. ESTA FUNCIÓN ES UTILIZADA COMÚNMENTE PARA SIMULAR PROJECT EN EXCEL, EN DONDE PODEMOS COLOCAR DEPENDENCIAS DE ACTIVIDADES.

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FORMATO CONDICIONAL EL

FORMATO CONDICIONAL PERMITE MODIFICAR EL ASPECTO DE DETERMINADAS CELDAS, DE ACUERDO AL

CUMPLIMIENTO O NO DE REGLAS LÓGICAS. SOPORTA HASTA

64 CONDICIONES. POR EJEMPLO: DAR EL COLOR DE FUENTE ROJO Y TRAMA AMARILLA PARA LAS NOTAS MENORES A 7 DE LA COLUMNA NOTA1. PARA INICIAR ACTIVAR EL MENÚ INICIO EN EL BLOQUE ESTILOS SELECCIONE FORMATO CONDICIONAL Y POR ÚLTIMO ADMINISTRAR REGLAS. EXCEL OFRECE ALGUNAS ALTERNATIVAS:

PARA RESOLVER EL EJERCICIO, SELECCIONE LAS CELDAS QUE DESEE RESALTAR. 1. IR AL GRUPO DE ESTILOS, HAGA CLIC EN FORMATO CONDICIONAL, SELECCIONE REGLAS DE CELDAS OPCIÓN ES MENOR QUE

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2. EN APLICAR FORMATO A LAS CELDAS QUE SON MENORES QUE: DIGITE EL VALOR DE 7. 3. EN CON DE CLIC EN LA LISTA DESPLEGABLE Y ELIJA FORMATO PERSONALIZADO… 4. SELECCIONE EN FUENTE EL COLOR ROJO. 5. EN RELLENO SELECCIONE LA TRAMA DE COLOR AMARILLO. 6. CLIC EN ACEPTAR. SI ELIGE ADMINISTRAR REGLAS, SE VISUALIZA EL SIGUIENTE CUADRO DE DIÁLOGO:

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DENTRO DE ESTA PANTALLA SE PUEDEN COLOCAR LAS CONDICIONES, PARA CREAR UNA NUEVA REGLA DE CLIC EN NUEVA REGLA… SELECCIONAR LA OPCIÓN APLICAR FORMATO ÚNICAMENTE A LAS CELDAS QUE CONTENGAN SE TIENE LA SIGUIENTE PANTALLA:

SELECCIONE LAS CONDICIONES QUE DESEA APLICAR AL VALOR DE LA CELDA Y PARA APLICAR EL FORMATO DE CLIC EN EL BOTÓN FORMATO… SE VISUALIZA: UNAPEC | Decanato de Ingeniería [Eddy Alcántara, Domingo Martínez, Angel Garrido]

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DE CLIC EN APLICAR, LUEGO EN ACEPTAR. LOS DATOS DEBEN MOSTRARSE COMO LA ILUSTRACIÓN QUE SIGUE:

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PARA

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NUEVA REGLA… PARA MODIFICAR CONDICIONES DE CLIC EN EDITAR REGLA… PARA ELIMINAR DE CLIC EN ELIMINAR REGLA… AÑADIR OTRA CONDICIÓN BASTA CON PRESIONAR LA OPCIÓN

LAS

BORRAR EL FORMATO CONDICIONAL 1. SELECCIONE LAS CELDAS QUE CONTIENEN EL FORMATO CONDICIONAL. 2. IR AL GRUPO ESTILO HAGA CLIC EN FORMATO CONDICIONAL.

3. BORRAR REGLAS… 4. BORRAR REGLAS DE LAS CELDAS SELECCIONADAS. DESTACAR GRÁFICAMENTE EL VALOR DE CADA CELDA SELECCIONE

UN RANGO DE CELDAS, Y DENTRO DEL MENÚ DESPLEGABLE DEL BOTÓN

“FORMATO CONDICIONAL” SELECCIONE LA OPCIÓN “BARRAS DE DATOS” Y DENTRO DE ELLA EL COLOR QUE QUIERE UTILIZAR. UNAPEC | Decanato de Ingeniería [Eddy Alcántara, Domingo Martínez, Angel Garrido]

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COMO SE OBSERVA EN LA ILUSTRACIÓN, SU RANGO DE CELDAS OFRECE LA MISMA INFORMACIÓN QUE ANTES PERO GRACIAS A ESTA OPCIÓN DEL FORMATO CONDICIONAL ES MUCHO MÁS SENCILLO IDENTIFICAR LA INFORMACIÓN NUMÉRICA GLOBAL. SELECCIONE OTRO RANGO DE CELDAS, Y DENTRO DEL MENÚ DESPLEGABLE DEL BOTÓN FORMATO CONDICIONAL SELECCIONA LA OPCIÓN ESCALAS DE COLOR Y DENTRO DE ELLA EL RANGO DE COLORES QUE SE VISUALIZA EN LA PRÓXIMA ILUSTRACIÓN,

POR ÚLTIMO SELECCIONA OTRO RANGO DE CELDAS, Y DENTRO DEL MENÚ DESPLEGABLE DEL BOTÓN FORMATO CONDICIONAL SELECCIONA LA OPCIÓN CONJUNTO DE ICONOS Y DENTRO DE ELLA EL RANGO DE ICONOS QUE QUIERE UTILIZAR. UNAPEC | Decanato de Ingeniería [Eddy Alcántara, Domingo Martínez, Angel Garrido]

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UTILIZA

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ESTAS CARACTERÍSTICAS PARA HACER DE TUS HOJAS DE CÁLCULO

INFORMACIÓN SE PUEDA EXPLICAR SOLA.

MÁS

DINÁMICAS Y QUE LA

HOY EN DÍA LAS EMPRESAS PREFIEREN MOSTRAR RESULTADOS

GRÁFICAMENTE YA QUE A LOS EJECUTIVOS SE LES HACE MÁS FÁCIL INDICAR Y MOSTRAR CUALQUIER INDICADOR O RESULTADO.

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FORMULAS AVANZADAS FORMULAS LÓGICAS| FUNCIONES LÓGICAS AND (Y): DEVUELVE VERDADERO SI ARGUMENTOS SON FALSO.

TODOS LOS ARGUMENTOS SON

VERDADERO;

DEVUELVE

FALSO

SI UNO O MÁS

SINTAXIS: AND(valor_lógico1;valor_lógico2; ...) VALOR_LÓGICO1; VALOR_LÓGICO2;... SON DE 1 A 30 CONDICIONES QUE DESEA COMPROBAR Y QUE PUEDEN SER VERDADERO O FALSO. LOS ARGUMENTOS DEBEN EVALUARSE COMO VALORES LÓGICOS (VERDADERO O FALSO), O LOS ARGUMENTOS DEBEN SER MATRICES O REFERENCIAS QUE CONTENGAN VALORES LÓGICOS. SI UN ARGUMENTO MATRICIAL O DE REFERENCIA CONTIENE TEXTO O CELDAS VACÍAS, ESOS VALORES SE PASAN POR ALTO. SI EL RANGO ESPECIFICADO NO CONTIENE VALORES LÓGICOS, LA FUNCIÓN AND DEVUELVE EL VALOR DE ERROR #¡VALUE! IF (SI): DEVUELVE UN VALOR SI LA CONDICIÓN ESPECIFICADA ES VERDADERO Y OTRO VALOR SI DICHO ARGUMENTO ES FALSO. SE UTILIZA PARA REALIZAR PRUEBAS CONDICIONALES EN VALORES Y FÓRMULAS. SINTAXIS: IF (PRUEBA_LOGICA; VALOR_SI_VERDADERO; VALOR_SI_FALSO) PRUBA_LOGICA ES CUALQUIER VALOR O EXPRESIÓN QUE PUEDE EVALUARSE COMO VERDADERO O FALSO VALOR_SI_VERDADERO ES EL VALOR QUE SE DEVOLVERÁ SI PRUEBA_LOGICA ES VERDADERO VALOR_SI_FALSO ES EL VALOR QUE SE DEVOLVERÁ SI PRUEBA_LOGICA ES FALSO OBSERVACIONES: ES POSIBLE ANIDAR HASTA SIETE (7) FUNCIONES IF COMO ARGUMENTO VALOR_SI_VERDADERO Y VALOR_SI_FALSO PARA CONSTRUIR FORMULAS MÁS ELABORADAS. OR (O): DEVUELVE VERDADERO SI UNO DE TODOS LOS ARGUMENTOS SON VERDADERO; DEVUELVE FALSO SI TODOS LOS ARGUMENTOS SON FALSO. SINTAXIS: OR(valor_lógico1;valor_lógico2; ...) VALOR_LÓGICO1; VALOR_LÓGICO2;... SON DE 1 A 30 CONDICIONES QUE DESEA COMPROBAR Y QUE PUEDEN SER VERDADERO O FALSO. LOS ARGUMENTOS DEBEN EVALUARSE COMO VALORES LÓGICOS (VERDADERO O FALSO), O LOS ARGUMENTOS DEBEN SER MATRICES O REFERENCIAS QUE CONTENGAN VALORES LÓGICOS. SI UN ARGUMENTO MATRICIAL O DE REFERENCIA CONTIENE TEXTO O CELDAS VACÍAS, ESOS VALORES SE PASAN POR ALTO. SI EL RANGO ESPECIFICADO NO CONTIENE VALORES LÓGICOS, LA FUNCIÓN OR DEVUELVE EL VALOR DE ERROR #¡VALUE!

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FORMULAS DE INFORMACIÓN| FUNCIONES LÓGICAS FUNCIÓN ISERROR (ESERROR) DEVUELVE COMO VERDADERO SI VALOR ES #¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE? O #NULO)

CUALQUIER VALOR DE ERROR

(#N/A, #¡VALOR!, #¡REF!,

FORMULAS AVANZADAS DE BÚSQUEDA | LOOKUP FUNTION EXISTEN VARIAS FUNCIONES QUE “BUSCAN” INFORMACIÓN ALMACENADA EN UNA LISTA O TABLA, O QUE MANIPULAN REFERENCIAS. PARA UTILIZAR LAS FÓRMULAS, SELECCIONE EN EL MENÚ FÓRMULAS, IR AL GRUPO DE BIBLIOTECA DE FUNCIONES. FUNCIÓN VLOOKUP (BUSCARV) BUSCA UN VALOR ESPECÍFICO EN LA COLUMNA MÁS A LA IZQUIERDA DE UNA MATRIZ Y DEVUELVE EL VALOR EN LA MISMA FILA DE UNA COLUMNA ESPECIFICADA EN LA TABLA. SINTAXIS: VLOOKUP (VALOR_BUSCADO;MATRIZ_DE_COMPARACIÓN;INDICADOR_COLUMNAS;PRECISIÓN) VALOR_BUSCADO ES EL VALOR QUE SE BUSCA EN LA PRIMERA COLUMNA DE LA MATRIZ. VALOR_BUSCADO PUEDE SER UN VALOR, UNA REFERENCIA O UNA CADENA DE TEXTO. MATRIZ_DE_COMPARACIÓN ES EL CONJUNTO DE INFORMACIÓN DONDE SE BUSCAN LOS DATOS. INDICADOR_COLUMNAS ES EL NÚMERO DE COLUMNA DE MATRIZ_DE_COMPARACIÓN DESDE LA CUAL DEBE DEVOLVERSE EL VALOR COINCIDENTE. PRECISIÓN ES UN VALOR LÓGICO QUE INDICA SI DESEA QUE LA FUNCIÓN VLOOKUP BUSQUE UN VALOR IGUAL O APROXIMADO AL VALOR ESPECIFICADO. SI EL ARGUMENTO DE PRECISIÓN ES VERDADERO O SE OMITE, LA FUNCIÓN DEVUELVE UN VALOR APROXIMADO, SI PRECISIÓN ES FALSO, DEVUELVE EL VALOR BUSCADO. SI NO ENCUENTRA NINGÚN VALOR, DEVUELVE EL VALOR DE ERROR #N/A.

A CONTINUACIÓN ENCONTRARAS 5 TIP’S IMPORTANTES PARA QUE REALICES BÚSQUEDAS MAS ROBUSTAS Y A PRUEBA DE ERROR:

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1. UTILIZAR LOS RANGOS CON NOMBRE A NADIE LE GUSTA UN VLOOKUP CON UN MONTÓN DE SIGNOS DE PESO Y REFERENCIAS DE CELDAS. ELLOS NO SE PUEDEN LEER Y SE TORNA DIFÍCIL DE DEPURAR DONDE ESTAMOS EXTRAYENDO LA INFORMACIÓN. POR LO TANTO, UNA MEJOR OPCIÓN ES UTILIZAR RANGOS CON NOMBRE EN FÓRMULAS DE BÚSQUEDA. POR EJEMPLO: VLOOKUP (VALSALESPERSON, TBLDATA, 3, FALSO) ES MUCHO MÁS FÁCIL DE LEER Y DE ENTENDER QUE VLOOKUP (G-5, $B$5:$G$17, 3, FALSO). 2. HACER TABLA / LISTA DE REFERENCIAS ABSOLUTAS CUANDO USTED NECESITA ESCRIBIR LAS FÓRMULAS DE BÚSQUEDA EN UN RANGO DE CELDAS, LA PRÁCTICA HABITUAL ES ESCRIBIR LA FÓRMULA Y LUEGO ARRASTRE DE RELLENO. SI HA SEGUIDO EL PASO ANTERIOR Y UTILIZAR RANGOS CON NOMBRE, DEBE ESTAR BIEN CON ESTE ENFOQUE. PERO SI USTED HACE USO DE REFERENCIAS DE CELDAS, ASEGÚRESE DE QUE LAS REFERENCIAS A LA TABLA SON ABSOLUTAS, DE ESTA FORMA: $B$5: $G$17 EN LUGAR DE B5:G17. USO DE LOS RANGOS CON

NOMBRE O REFERENCIAS ABSOLUTAS ES UNA BUENA TÉCNICA. SIN EMBARGO,

ADOLECEN DE UNA LIMITACIÓN MOLESTA. SI LOS DATOS DE ORIGEN

(DONDE

SE ENCUENTRA LA

INFORMACIÓN) CRECE O SE REDUCE, ES NECESARIO AJUSTAR LAS REFERENCIAS. UNA MEJOR OPCIÓN UTILICE TABLAS).

3. COMPRUEBE SI HAY ERRORES VLOOKUP ES UNA FÓRMULA DE GRAN ALCANCE, BIEN. PERO PUEDE QUE AL BUSCAR UN VALOR QUE NO CORRESPONDA CON LOS DATOS, AHÍ LA FUNCIÓN HACE DE LAS SUYAS. ASÍ QUE HAY QUE MANEJAR ESTO. EL MÉTODO MÁS SENCILLO ES UTILIZAR IFERROR DE FÓRMULA. DE ESTA MANERA: IFERROR (VLOOKUP (...), "OOPS, NO SE HA ENCONTRADO!"). IFERROR ES UNA NUEVA FÓRMULA QUE INCORPORA EXCEL 2007, POR LO QUE SI USTED ESTÁ USANDO LAS VERSIONES 2003 O ANTERIORES Y NECESITA USAR ISERROR, UTILICE LA SIGUIENTE NOMENCLATURA: =IF (ISERROR(VLOOKUP(...)),"¡VAYA, NO HE ENCONTRADO NADA", VLOOKUP(...))

PERO, HAY OTRO PROBLEMA. EL IFERROR NO ES SÓLO LARGA, TAMBIÉN ES FEO E INEFICIENTE, YA QUE CALCULA EL VLOOKUP DOS VECES. POR LO TANTO UN MEJOR ENFOQUE CONSISTE EN UTILIZAR COUNTIF, DE ESTA MANERA: = IF (COUNTIF(COLUMNA, VALOR QUE DESEA BUSCAR)>0, BUSCARV (...), "OOPS, NO SE HA ENCONTRADO!") UNAPEC | Decanato de Ingeniería [Eddy Alcántara, Domingo Martínez, Angel Garrido]

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4. USE 1 Y 0 PARA EL ÚLTIMO ARGUMENTO SI BIEN NO RECOMIENDO ESTO, HE VISTO A MUCHOS HACER ESTO EN LA PRÁCTICA. PUEDES USAR 1 Y 0 PARA EL ÚLTIMO ARGUMENTO DE VLOOKUP PARA HACER LA FÓRMULA MÁS CORTA. LA FÓRMULA DE VLOOKUP= (VALOR, RANGO DE LA COLUMNA #, FALSO) ES IGUAL A = VLOOKUP (VALOR, RANGO DE LA COLUMNA #, 0). DEL MISMO MODO SE PUEDE UTILIZAR 1 PARA TRUE. INCLUSO SE PUEDE OMITIR EL ÚLTIMO ARGUMENTO, SI ES RANGO DE LA COLUMNA

#) RECUERDE,

0,

DE ESTA MANERA:

USTED DEBE COLOCAR UNA COMA

COLUMNA, SI USTED ESTÁ PLANEANDO UTILIZAR ESTE

= BUSCARV (VALOR,

(,) DESPUÉS DEL

NÚMERO DE

.

5. USE VLOOKUP SÓLO CUANDO LO NECESITE ¿SABE

USTED QUE FÓRMULAS COMO

SUMIF

O

SUMPRODUCT

PUEDE SUSTITUIR EFICAZMENTE LAS

FÓRMULAS VLOOKUP? POR EJEMPLO. LA FÓRMULA

= SUMIF (RANGO DE BÚSQUEDA, BÚSQUEDA DE VALOR, RANGO DE LA COLUMNA DE RETORNO) DA EL MISMO VALOR QUE

= VLOOKUP (VALOR DE BÚSQUEDA, RANGO TOTAL, 2, FALSO) DEL MISMO MODO, SI LO QUE DESEA SABER ES SI UN VALOR ESTÁ EN LA LISTA O NO, EL USO DE COUNTIF ES MÁS EFECTIVO. LAS FÓRMULAS DE CÁLCULO COMO SUMIF SON MEJORES, YA QUE NO REQUIEREN EL MANEJO DE ERRORES POR SEPARADO. SI EL VALOR NO SE PUEDE ENCONTRAR, SÓLO DEVUELVEN 0.

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FUNCIÓN HLOOKUP (BUSCARH) BUSCA UN VALOR EN LA FILA SUPERIOR DE UNA TABLA O UNA MATRIZ DE VALORES Y, A CONTINUACIÓN, DEVUELVE UN VALOR EN LA MISMA COLUMNA DE UNA FILA ESPECIFICADA EN LA TABLA O MATRIZ. USE HLOOKUP CUANDO LOS VALORES DE COMPARACIÓN SE ENCUENTREN EN UNA FILA EN LA PARTE SUPERIOR DE UNA TABLA DE DATOS Y DESEE ENCONTRAR INFORMACIÓN QUE SE ENCUENTRE DENTRO DE UN NÚMERO ESPECIFICADO DE FILAS.

USE VLOOKUP

CUANDO LOS VALORES DE COMPARACIÓN SE ENCUENTREN EN UNA COLUMNA A LA IZQUIERDA O DE LOS DATOS QUE DESEE ENCONTRAR.

LA H DE HLOOKUP SIGNIFICA "HORIZONTAL". SINTAXIS HLOOKUP (VALOR_BUSCADO;MATRIZ_BUSCAR_EN;INDICADOR_FILAS; PRECISIÓN) VALOR_BUSCADO ES EL VALOR QUE SE BUSCA EN LA PRIMERA FILA DE LA TABLA. VALOR_BUSCADO PUEDE SER UN VALOR, UNA REFERENCIA O UNA CADENA DE TEXTO. MATRIZ_BUSCAR_EN ES UNA TABLA DE INFORMACIÓN EN LA QUE SE BUSCAN LOS DATOS. UTILICE UNA REFERENCIA A UN RANGO O EL NOMBRE DE UN RANGO. LOS VALORES DE LA PRIMERA FILA DEL ARGUMENTO MATRIZ_BUSCAR_EN PUEDEN SER TEXTO, NÚMEROS O VALORES LÓGICOS. SI

ORDENADO ES

VERDADERO,

LOS VALORES DE LA PRIMERA FILA DE MATRIZ_BUSCAR_EN DEBEN

COLOCARSE EN ORDEN ASCENDENTE:

...-2, -1, 0, 1, 2,... , A-Z, FALSO, VERDADERO; CONTRARIO, BUSCARH PUEDE DEVOLVER UN VALOR INCORRECTO. SI ORDENADO ES FALSO, NECESARIO ORDENAR MATRIZ_BUSCAR_EN.

DE LO NO ES

EL TEXTO EN MAYÚSCULAS Y EN MINÚSCULAS ES EQUIVALENTE. SE

PUEDEN PONER LOS DATOS EN ORDEN ASCENDENTE DE IZQUIERDA A DERECHA SELECCIONANDO LOS

VALORES Y ELIGIENDO EL COMANDO ORDENAR DEL MENÚ

DATOS. A CONTINUACIÓN HAGA CLIC EN OPCIONES Y DESPUÉS EN ORDENAR DE IZQUIERDA A DERECHA Y ACEPTAR. BAJO ORDENAR POR HAGA CLIC EN LA FILA DESEADA Y DESPUÉS EN ASCENDENTE. INDICADOR_FILAS ES EL NÚMERO DE FILA EN MATRIZ_BUSCAR_EN DESDE EL CUAL DEBE DEVOLVERSE EL VALOR COINCIDENTE. SI INDICADOR_FILAS ES 1, DEVUELVE EL VALOR DE LA PRIMERA FILA EN MATRIZ_BUSCAR_EN; SI UNAPEC | Decanato de Ingeniería [Eddy Alcántara, Domingo Martínez, Angel Garrido]

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INDICADOR_FILAS ES 2, DEVUELVE EL VALOR DE LA SEGUNDA FILA EN MATRIZ_BUSCAR_EN Y ASÍ SUCESIVAMENTE. SI INDICADOR_FILAS ES MENOR QUE 1, BUSCARH DEVUELVE EL VALOR DE ERROR #¡VALOR!; SI INDICADOR_FILAS ES MAYOR QUE EL NÚMERO DE FILAS EN MATRIZ_BUSCAR_EN, BUSCARH DEVUELVE EL VALOR DE ERROR #¡REF!

PRECISIÓN ES UN VALOR LÓGICO QUE ESPECIFICA SI HLOOKUP DEBE LOCALIZAR UNA COINCIDENCIA EXACTA O APROXIMADA. SI ES VERDADERO O SE OMITE, DEVOLVERÁ UNA COINCIDENCIA APROXIMADA. ES DECIR, SI NO ENCUENTRA NINGUNA COINCIDENCIA EXACTA, DEVOLVERÁ EL SIGUIENTE VALOR MAYOR INFERIOR A VALOR_BUSCADO. SI ES FALSO, BUSCARH ENCONTRARÁ UNA COINCIDENCIA EXACTA. SI NO ENCUENTRA NINGUNA, DEVOLVERÁ EL VALOR DE ERROR #N/A. OBSERVACIONES SI HLOOKUP NO LOGRA ENCONTRAR VALOR_BUSCADO, UTILIZA EL MAYOR VALOR QUE SEA MENOR QUE VALOR_BUSCADO. SI VALOR_BUSCADO ES MENOR QUE EL MENOR BUSCARH DEVUELVE EL VALOR DE ERROR #N/A.

VALOR DE LA PRIMERA FILA DE MATRIZ_BUSCAR_EN,

FUNCIÓN LOOKUP (BUSCAR) DEVUELVE UN VALOR PROCEDENTE DE UN RANGO DE UNA FILA O COLUMNA O DE UNA MATRIZ. LA FUNCIÓN LOOKUP TIENE DOS FORMAS DE SINTAXIS: VECTORIAL Y MATRICIAL. LA FORMA VECTORIAL DE LOOKUP BUSCA EN UN RANGO DE UNA FILA O DE UNA COLUMNA UN VALOR (VECTOR) Y DEVUELVE UN VALOR DESDE LA MISMA POSICIÓN EN UN SEGUNDO RANGO DE UNA FILA O DE UNA COLUMNA. LA FORMA MATRICIAL DE LOOKUP BUSCA EL VALOR ESPECIFICADO EN LA PRIMERA FILA O EN LA PRIMERA COLUMNA DE LA MATRIZ Y DEVUELVE UN VALOR DESDE LA MISMA POSICIÓN EN LA ÚLTIMA FILA O COLUMNA DE LA MATRIZ.

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FORMULAS DE BASE DE DATOS | FUNCIONES DE DB FUNCIÓN DCOUNT CUENTA LAS CELDAS QUE CONTIENEN NÚMEROS DE UNA COLUMNA DE UNA LISTA O BASE DE DATOS QUE COINCIDA CON LAS CONDICIONES ESPECIFICADAS. EL CAMPO ARGUMENTO ES OPCIONAL. SI SE

OMITE EL CAMPO,

DCOUNT REALIZA UN RECUENTO DE TODOS LOS REGISTROS DE LA BASE DE DATOS QUE COINCIDEN CON LOS CRITERIOS. SINTAXIS: DCOUNT (BASE DE DATOS, CAMPO, CRITERIOS) BASE DE DATOS ES EL RANGO DE CELDAS QUE CONSTITUYE LA LISTA O LA BASE DE DATOS. UNA BASE DE DATOS ES UNA LISTA DE DATOS RELACIONADOS EN LA QUE LAS FILAS DE INFORMACIÓN RELACIONADA SON REGISTROS Y LAS COLUMNAS DE DATOS SON CAMPOS. LA PRIMERA FILA DE LA LISTA CONTIENE ETIQUETAS PARA CADA COLUMNA.

CAMPO INDICA

ESPECIFIQUE LA ETIQUETA DE COLUMNA ENTRE COMILLAS DOBLES, COMO "EDAD" O "RESULTADO", O UN NÚMERO (SIN COMILLAS) QUE REPRESENTE LA POSICIÓN DE LA COLUMNA DENTRO DE LA LISTA: 1 PARA LA PRIMERA COLUMNA, 2 PARA LA SEGUNDA, ETC. CRITERIOS ES

LA COLUMNA QUE SE UTILIZA EN LA FUNCIÓN.

EL RANGO DE CELDAS QUE CONTIENE LAS CONDICIONES ESPECIFICADAS.

PUEDE

USAR CUALQUIER

RANGO PARA EL ARGUMENTO DE CRITERIOS, SIEMPRE QUE INCLUYA COMO MÍNIMO UNA ETIQUETA DE COLUMNA Y AL MENOS UNA CELDA POR DEBAJO DE LA ETIQUETA DE COLUMNA EN LA QUE SE ESPECIFICA LA CONDICIÓN DE LA COLUMNA.

PUEDE USAR CUALQUIER RANGO PARA EL ARGUMENTO DE CRITERIOS, SIEMPRE QUE INCLUYA COMO MÍNIMO UNA ETIQUETA DE COLUMNA Y AL MENOS UNA CELDA POR DEBAJO DE LA ETIQUETA DE COLUMNA PARA ESPECIFICAR LA CONDICIÓN.

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FUNCIÓN DAVERAGE CALCULA EL PROMEDIO DE LOS VALORES QUE HAY EN UNA COLUMNA DE UNA LISTA O DE UNA BASE DE DATOS QUE COINCIDE CON LAS CONDICIONES ESPECIFICADAS. SINTAXIS: DAVERAGE (BASE DE DATOS, CAMPO, CRITERIOS) BASE DE DATOS ES EL RANGO DE CELDAS QUE CONSTITUYE LA LISTA O LA BASE DE DATOS. UNA BASE DE DATOS ES UNA LISTA DE DATOS RELACIONADOS EN LA QUE LAS FILAS DE INFORMACIÓN RELACIONADA SON REGISTROS Y LAS COLUMNAS DE DATOS SON CAMPOS. LA PRIMERA FILA DE LA LISTA CONTIENE ETIQUETAS PARA CADA COLUMNA.

CAMPO INDICA

ESPECIFIQUE LA ETIQUETA DE COLUMNA ENTRE COMILLAS DOBLES, COMO "EDAD" O "PRODUCCIÓN", O UN NÚMERO (SIN COMILLAS) QUE REPRESENTE LA POSICIÓN DE LA COLUMNA DENTRO DE LA LISTA: 1 PARA LA PRIMERA COLUMNA, 2 PARA LA SEGUNDA, ETC. CRITERIOS ES

LA COLUMNA QUE SE UTILIZA EN LA FUNCIÓN.

EL RANGO DE CELDAS QUE CONTIENE LAS CONDICIONES ESPECIFICADAS.

PUEDE

USAR CUALQUIER

RANGO PARA EL ARGUMENTO DE CRITERIOS, SIEMPRE QUE INCLUYA COMO MÍNIMO UNA ETIQUETA DE COLUMNA Y AL MENOS UNA CELDA POR DEBAJO DE LA ETIQUETA DE COLUMNA EN LA QUE SE ESPECIFICA LA CONDICIÓN DE LA COLUMNA.

FUNCIÓN DSUM AGREGA LOS NÚMEROS QUE HAY EN UNA COLUMNA DE UNA LISTA O DE UNA BASE DE DATOS QUE COINCIDE CON LAS CONDICIONES ESPECIFICADAS. SINTAXIS: DSUM (BASE DE DATOS, CAMPO, CRITERIOS) BASE DE DATOS ES EL RANGO DE CELDAS QUE CONSTITUYE LA LISTA O LA BASE DE DATOS. UNA BASE DE DATOS ES UNA LISTA DE DATOS RELACIONADOS EN LA QUE LAS FILAS DE INFORMACIÓN RELACIONADA SON REGISTROS Y LAS COLUMNAS DE DATOS SON CAMPOS. LA PRIMERA FILA DE LA LISTA CONTIENE ETIQUETAS PARA CADA COLUMNA.

CAMPO INDICA

LA COLUMNA QUE SE UTILIZA EN LA FUNCIÓN.

ESPECIFIQUE LA ETIQUETA DE COLUMNA ENTRE COMILLAS DOBLES, COMO "EDAD" O "PRODUCCIÓN", O UN NÚMERO (SIN COMILLAS) QUE REPRESENTE LA POSICIÓN DE LA COLUMNA DENTRO DE LA LISTA: 1 PARA LA PRIMERA COLUMNA, 2 PARA LA SEGUNDA, ETC. UNAPEC | Decanato de Ingeniería [Eddy Alcántara, Domingo Martínez, Angel Garrido]

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CRITERIOS ES

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EL RANGO DE CELDAS QUE CONTIENE LAS CONDICIONES ESPECIFICADAS.

PUEDE

USAR CUALQUIER

RANGO PARA EL ARGUMENTO DE CRITERIOS, SIEMPRE QUE INCLUYA COMO MÍNIMO UNA ETIQUETA DE COLUMNA Y AL MENOS UNA CELDA POR DEBAJO DE LA ETIQUETA DE COLUMNA EN LA QUE SE ESPECIFICA LA CONDICIÓN DE LA COLUMNA.

FUNCIÓN DPRODUCT MULTIPLICA LOS VALORES QUE HAY EN UNA COLUMNA DE UNA LISTA O DE UNA BASE DE DATOS QUE COINCIDE CON LAS CONDICIONES ESPECIFICADAS. SINTAXIS: DPRODUCT (BASE DE DATOS, CAMPO, CRITERIOS) BASE DE DATOS ES EL RANGO DE CELDAS QUE CONSTITUYE LA LISTA O LA BASE DE DATOS. UNA BASE DE DATOS ES UNA LISTA DE DATOS RELACIONADOS EN LA QUE LAS FILAS DE INFORMACIÓN RELACIONADA SON REGISTROS Y LAS COLUMNAS DE DATOS SON CAMPOS. LA PRIMERA FILA DE LA LISTA CONTIENE ETIQUETAS PARA CADA COLUMNA.

CAMPO INDICA

ESPECIFIQUE LA ETIQUETA DE COLUMNA ENTRE COMILLAS DOBLES, COMO "EDAD" O "PRODUCCIÓN", O UN NÚMERO (SIN COMILLAS) QUE REPRESENTE LA POSICIÓN DE LA COLUMNA DENTRO DE LA LISTA: 1 PARA LA PRIMERA COLUMNA, 2 PARA LA SEGUNDA, ETC. CRITERIOS ES

LA COLUMNA QUE SE UTILIZA EN LA FUNCIÓN.

EL RANGO DE CELDAS QUE CONTIENE LAS CONDICIONES ESPECIFICADAS.

PUEDE

USAR CUALQUIER

RANGO PARA EL ARGUMENTO DE CRITERIOS, SIEMPRE QUE INCLUYA COMO MÍNIMO UNA ETIQUETA DE COLUMNA Y AL MENOS UNA CELDA POR DEBAJO DE LA ETIQUETA DE COLUMNA EN LA QUE SE ESPECIFICA LA CONDICIÓN DE LA COLUMNA.

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FORMULAS AVANZADAS COMPUESTAS | FUNCIONES ANIDADAS EN ALGUNOS CASOS, PUEDE QUE TENGA QUE UTILIZAR UNA FUNCIÓN COMO UNO DE LOS ARGUMENTOS DE OTRA FUNCIÓN. DEVOLUCIONES VÁLIDAS CUANDO SE UTILIZA UNA FUNCIÓN ANIDADA COMO ARGUMENTO, DEBERÁ DEVOLVER EL MISMO TIPO DE VALOR QUE EL QUE UTILICE EL ARGUMENTO. POR EJEMPLO, SI EL ARGUMENTO DEVUELVE UN VALOR VERDADERO O FALSO, LA FUNCIÓN ANIDADA DEBERÁ DEVOLVER VERDADERO O FALSO. SI ÉSTE NO ES EL CASO, MICROSOFT EXCEL MOSTRARÁ EL VALOR DE ERROR #¡VALOR! LÍMITES DEL NIVEL DE ANIDAMIENTO LAS FUNCIONES ANIDADAS UTILIZAN HASTA 64 NIVELES DE FUNCIONES.

UNA FUNCIÓN COMO UNO DE LOS ARGUMENTOS DE OTRA.

EJ.: SUPONGAMOS QUE POR EL TIPO DE CLIENTES QUE

PUEDE

ANIDAR

COMPRAN EN UNA COMPAÑÍA SE DEBEN APLICAR CIERTOS

DESCUENTOS DE ACUERDO A LA FORMA DE PAGO Y LA CANTIDAD DE ARTÍCULOS QUE DEMANDEN. PARA ELLO NOS ENTREGAN LA PONDERACIÓN DE DESCUENTOS:

CLIENTES

FORMA DE PAGO

DESCUENTO

MAYORISTA

CONTADO

20%

MINORISTA

CONTADO

10%

MAYORISTA

CRÉDITO

15%

MINORISTA

CRÉDITO

NO APLICA DESCUENTO

=IF(AND(F5="CONTADO";D21="MAYORISTA");F20*20%;IF(AND(F5="CONTADO";D21="MINORISTA");F 20*10%;IF(AND(F5="CREDITO";D21="MAYORISTA");F20*15%;"No Aplica Descuento")))

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TABLAS DINÁMICAS UN

INFORME (REPORTE) DE TABLA DINÁMICA ES UNA FORMA INTERACTIVA DE RESUMIR RÁPIDAMENTE GRANDES

VOLÚMENES DE DATOS.

UTILICE

UN INFORME DE TABLA DINÁMICA PARA ANALIZAR DATOS NUMÉRICOS EN

PROFUNDIDAD Y PARA RESPONDER PREGUNTAS NO ANTICIPADAS SOBRE LOS DATOS.

UN

INFORME DE TABLA

DINÁMICA ESTÁ ESPECIALMENTE DISEÑADO PARA:

1. CONSULTAR GRANDES CANTIDADES DE DATOS DE MUCHAS MANERAS DIFERENTES PARA EL USUARIO. 2. CALCULAR EL SUBTOTAL Y AGREGAR DATOS NUMÉRICOS, RESUMIR DATOS POR CATEGORÍAS Y SUBCATEGORÍAS, Y CREAR CÁLCULOS Y FÓRMULAS PERSONALIZADOS. 3. EXPANDIR Y CONTRAER NIVELES DE DATOS PARA DESTACAR LOS RESULTADOS Y DESPLAZARSE HACIA ABAJO PARA VER LOS DETALLES DE LOS DATOS DE RESUMEN DE LAS ÁREAS DE INTERÉS. 4. DESPLAZAR FILAS A COLUMNAS Y COLUMNAS A FILAS PARA VER RESÚMENES DIFERENTES DE LOS DATOS DE ORIGEN. 5. FILTRAR,

ORDENAR, AGRUPAR Y DAR FORMATO CONDICIONAL A LOS SUBCONJUNTOS DE DATOS MÁS ÚTILES E

INTERESANTES PARA PODER CENTRARSE EN LA INFORMACIÓN QUE LE INTERESA.

PARA CREAR UN INFORME DE TABLA DINÁMICA, EN LA FICHA INSERTAR, EN EL GRUPO TABLAS, HAGA CLIC EN TABLA DINÁMICA Y, A CONTINUACIÓN, EN TABLA DINÁMICA.

EL EMPLEO DE TABLAS DINÁMICAS SE JUSTIFICA SI LA CANTIDAD DE DATOS A MANEJAR ES IMPORTANTE.

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SI PARTIMOS DE UNA HOJA DE MS EXCEL SE TIENE:

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POR EJEMPLO SI SE REQUIERE UN REPORTE DINÁMICO DE LOS EMPLEADOS POR EL MES, NOMBRE, DEPARTAMENTO, INGRESOS Y EGRESOS SE TENDRÍA:

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PARA AGREGAR LOS DATOS A LA TABLA DINÁMICA BASTA CON ARRASTRARLOS Y COLOCARLOS EN SU ESTRUCTURA DE DISEÑO O SELECCIONARLOS CON UN VISTO EN LA CASILLA DE VERIFICACIÓN DEL CAMPO QUE DESEA AGREGAR. LAS HERRAMIENTAS DE LA TABLA DINÁMICA:

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1. OPCIONES,

QUE CONTIENE:

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EN TABLA

DINÁMICA>OPCIONES>MOSTRAR PÁGINAS DE FILTRO DE INFORMES…, SE

PUEDE ABRIR UN REPORTE EN VARIAS PÁGINAS, SIEMPRE QUE SE ENCUENTRE EN EL DISEÑO COMO UN CAMPO DE PÁGINA.

LA OPCIÓN CAMPO ACTIVO PERMITE

CONFIGURAR UN CAMPO, EXPANDIR O CONTRAER LA INFORMACIÓN DE UN CAMPO ACTIVO. PARA ACTUALIZAR DATOS DE LA TABLA DINÁMICA BASTA CON HACER UN CLIC DERECHO SOBRE LA TABLA DINÁMICA

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Y DAR UN CLIC EN EL ICONO ACTUALIZAR. PARA RESUMIR UN CAMPO, SELECCIONE EL CAMPO, DE UN CLIC DERECHO, OPCIÓN RESUMIR DATOS POR, SELECCIONE POR EJEMPLO PROMEDIO:

SE VISUALIZA:

O PUEDE DAR UN CLIC DERECHO EN CONFIGURACIÓN DE CAMPO DE VALOR.

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SELECCIONE EL CAMPO QUE DESEA Y DE CLIC EN ACEPTAR. LAS OPCIONES DE TABLA DINÁMICA SON MUY ÚTILES AL MOMENTO DE CORREGIR ERRORES POR EJEMPLO EL DE DIVISIÓN PARA CERO, PARA ESTO DE UN CLIC SOBRE LA TABLA DINÁMICA Y ELIJA OPCIONES DE TABLA DINÁMICA, SE VISUALIZA:

ACTIVE CON UN VISTO LA CASILLA DE VERIFICACIÓN PARA VALORES ERRÓNEOS, MOSTRAR: DIGITE EL SÍMBOLO QUE DESEA, POR EJEMPLO: ****. CUANDO EXISTA EL ERROR INDICADO AUTOMÁTICAMENTE SE COLOCARÁN LOS **** EN LA CELDA QUE CONTENGA EL ERROR. FORMULAS EN TABLAS DINAMICAS UNA VEZ GENERADA LA TABLA DINÁMICA, PUEDE APLICAR FÓRMULAS, POR EJEMPLO SE DESEA CALCULAR EL 10% DE LOS INGRESOS DE LOS EMPLEADOS. PARA ESTO REALICE LO SIGUIENTE: EL HERRAMIENTAS DE TABLA DINÁMICA>OPCIONES>HERRAMIENTAS>FÓRMULAS>CAMPO CALCULADO. SE VISUALIZA:

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1. EN LA OPCIÓN NOMBRE INGRESAR EL NOMBRE QUE DESEA PARA EL CAMPO 2. DAR CLIC EN FÓRMULA LUEGO DEL SIGNO = 3. EN CAMPOS SELECCIONAR EL CAMPO QUE DESEA PARA LA OPERACIÓN 4. DAR CLIC EN EL BOTÓN INSERTAR CAMPO POR EJEMPLO: INGRESOS Y MULTIPLICAR POR EL 10%

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6. DAR CLIC EN ACEPTAR. 7. SE OBTIENE EL SIGUIENTE RESULTADO:

DISEÑO:

PERMITE MOSTRAR U OCULTAR SUBTOTALES, OPCIONES DE ESTILO DE TABLA DINÁMICA, ESTILOS DE TABLA DINÁMICA. TABLA DINAMICA A PARTIR DE UNA FUENTE DE DATOS EXTERNA: MS ACCESS PARA TRABAJA CON FUENTES DE DATOS EXTERNAS REALICE LO SIGUIENTE: 1. ABRA UN NUEVO LIBRO EN MS EXCEL 2. IR AL MENÚ DATOS 3. HAGA CLIC EN OBTENER DATOS EXTERNOS 4. DE CLIC EN DE OTRAS FUENTES

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5. SELECCIONE DESDE MICROSOFT QUERY

6. DESPLIEGA: 7. CLIC EN LA PESTAÑA BASE DE DATOS, POR EJEMPLO MS ACCESS DATABASE 8. CLIC EN ACEPTAR 9. DESPLIEGA:

10. SELECCIONAR LA BASE DE DATOS, POR EJEMPLO TASAS REFERENCIALES 11. CLIC EN ACEPTAR 12. DESPLIEGA:

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13. CLIC EN + 14. DESPLIEGA EL CONTENIDO:

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15. CLIC EN –TASAS REFERENCIALES PARA AÑADIR TODOS LOS CAMPOS EN COLUMNAS EN LA CONSULTA. 16. DESPLIEGA:

17. CLIC EN SIGUIENTE 18. SI NO DESEA FILTRAR LOS DATOS DE CLIC EN SIGUIENTE 19. SI NO DESEA ORDENAR LOS DATOS DE CLIC EN SIGUIENTE 20. DESPLIEGA:

21. Seleccione Devolver datos a Microsoft Excel 22. Clic en finalizar 23. Despliega: UNAPEC | Decanato de Ingeniería [Eddy Alcántara, Domingo Martínez, Angel Garrido]

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24. CLIC EN ACEPTAR 25. DESPLIEGA:

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26. SELECCIONE EL LUGAR EN DONDE DESEA SITUAR LA TABLA DINÁMICA 27. DE LA LISTA DE CAMPOS SELECCIONE EL CAMPO QUE DESEA EN LA ESTRUCTURA QUE LE CONVENGA PARA EL REPORTE. POR EJEMPLO: EL CAMPO FECHA PARA AGREGAR A ETIQUETAS DE FILA, ACTIVA REFERENCIAL Y BÁSICA A AGREGAR A VALORES. 28. EL REPORTE DE TABLAS DINÁMICAS DESDE FUENTE EXTERNA SE VISUALIZA:

TABLA DINÁMICA CON CONEXIÓN A UN ORIGEN DE DATOS PARA TRABAJA CON CONEXIÓN A UN ORIGEN DE DATOS REALICE LO SIGUIENTE: 1. ABRA UN NUEVO LIBRO EN MS EXCEL 2. IR AL MENÚ DATOS 3. HAGA CLIC EN OBTENER DATOS EXTERNOS 4. DE CLIC EN DE OTRAS FUENTES

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5. SELECCIONE DESDE MICROSOFT QUERY

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6. DE LA PESTAÑA BASE DE DATOS SELECCIONE

7. INGRESE EL NOMBRE QUE DESEA PARA LA CONEXIÓN 8. SELECCIONE EL DRIVER 9. DE CLIC EN CONECTAR 10. LOCALICE EL DIRECTORIO DEL ARCHIVO

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11. DE CLIC EN ACEPTAR 12. SE VISUALIZA:

13. SELECCIONE LA TABLA Y DE CLIC EN ACEPTAR. 14. ELIJA LA CONEXIÓN, DE CLIC EN ACEPTAR 15. DE CLIC EN SIGUIENTE 16. SI NO DESEA ORDENAR Y FILTRAR DE CLIC EN SIGUIENTE 17. DE CLIC EN FINALIZAR 18. SE VISUALIZA:

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20. SELECCIONE INFORME DE TABLA DINÁMICA 21. ORGANICE LOS CAMPOS POR NIVELES DE INFORMACIÓN, POR EJEMPLO AÑO, TRIMESTRE, MES, FECHA, DÍA.

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TABLAS & GRÁFICOS DINÁMICOS

UN

INFORME DE GRÁFICO DINÁMICO REPRESENTA GRÁFICAMENTE LOS DATOS DE UN INFORME DE TABLA

DINÁMICA (INFORME DE TABLA DINÁMICA: INFORME DE EXCEL INTERACTIVO DE TABLAS CRUZADAS QUE RESUME Y ANALIZA DATOS, COMO REGISTROS DE UNA BASE DE DATOS, DE VARIOS ORÍGENES, INCLUIDOS LOS QUE SON EXTERNOS A EXCEL.). PUEDE CAMBIAR EL DISEÑO Y LOS DATOS MOSTRADOS EN UN INFORME DE GRÁFICO DINÁMICO IGUAL QUE EN UN INFORME DE TABLA DINÁMICA

TERMINOLOGÍA DE GRÁFICOS DINÁMICOS LOS INFORMES DE GRÁFICOS DINÁMICOS TIENEN ALGUNOS ELEMENTOS ESPECIALIZADOS ADEMÁS DE LAS SERIES, LAS CATEGORÍAS, LOS MARCADORES DE DATOS Y LOS EJES DE LOS GRÁFICOS DE MICROSOFT EXCEL HABITUALES.

1. CAMPO DE PÁGINA 2. CAMPO DE DATOS 3. CAMPO DE SERIE 4. ELEMENTOS 5. CAMPO DE CATEGORÍA

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CAMPO DE PÁGINA: CAMPO QUE SE UTILIZA PARA FILTRAR DATOS POR ELEMENTOS ESPECÍFICOS. EN EL EJEMPLO, EL CAMPO DE PÁGINA REGIÓN MUESTRA LOS DATOS DE TODAS LAS REGIONES. PARA MOSTRAR LOS DATOS DE UNA SOLA REGIÓN, PUEDE HACER CLIC EN LA FLECHA DE LISTA DESPLEGABLE JUNTO A (TODAS) Y SELECCIONAR LA REGIÓN. CAMPO DE DATOS: CAMPO DEL ORIGEN DE DATOS SUBYACENTE QUE PROPORCIONA VALORES PARA COMPARAR O MEDIR. EN EL EJEMPLO, SUMA DE VENTAS ES UN CAMPO DE DATOS QUE RESUME LAS VENTAS TRIMESTRALES POR REGIÓN PARA CADA DEPORTE. EL MARCADOR DE DATOS DE PRIMERA CATEGORÍA (TRIM1) LLEGA CASI A 250 EN EL EJE DE VALORES (Y). ESTA CANTIDAD ES LA SUMA DE LAS VENTAS CORRESPONDIENTES A TENIS, SAFARI Y GOLF DURANTE EL PRIMER TRIMESTRE. SEGÚN EL ORIGEN DE DATOS UTILIZADO PARA EL INFORME, PUEDE CAMBIAR LA FUNCIÓN DE RESUMEN A PROMEDIO, CONTAR, PRODUCTO U OTRO CÁLCULO. CAMPO DE SERIE: CAMPO QUE SE ASIGNA A UNA ORIENTACIÓN DE SERIE EN UN INFORME DE GRÁFICO DINÁMICO. LOS ELEMENTOS DEL CAMPO PROPORCIONAN LAS SERIES DE DATOS INDIVIDUALES. EN EL EJEMPLO, DEPORTE ES UN CAMPO DE SERIE CON TRES ELEMENTOS: TENIS, SAFARI Y GOLF. ELEMENTO: LOS

ELEMENTOS REPRESENTAN ENTRADAS ÚNICAS EN EL MISMO CAMPO, Y APARECEN EN LAS LISTAS

DESPLEGABLES DE LOS CAMPOS DE PÁGINA, CATEGORÍA Y SERIE.

EN

TRIM4

MIENTRAS QUE TENIS, SAFARI Y

SON ELEMENTOS DEL CAMPO DE CATEGORÍA

TRIMESTRE,

EL EJEMPLO,

TRIM1, TRIM2, TRIM3 Y GOLF SON

ELEMENTOS DEL CAMPO DE SERIE DEPORTE.

CAMPO DE CATEGORÍA: CAMPO DE LOS DATOS DE ORIGEN QUE SE ASIGNA A UNA ORIENTACIÓN DE CATEGORÍA EN UN INFORME DE GRÁFICO DINÁMICO. UN CAMPO DE CATEGORÍA PROPORCIONA LAS CATEGORÍAS INDIVIDUALES CUYOS PUNTOS DE DATOS SE REPRESENTAN GRÁFICAMENTE. EN EL EJEMPLO, TRIMESTRE ES UN CAMPO DE CATEGORÍA. CÓMO SE REPRESENTAN LOS DATOS EN UN INFORME DE GRÁFICO DINÁMICO UN INFORME DE GRÁFICO DINÁMICO SIEMPRE TIENE UN INFORME DE TABLA DINÁMICA ASOCIADO. AMBOS INFORMES TIENEN CAMPOS QUE SE CORRESPONDEN ENTRE SÍ. SI CAMBIA LA POSICIÓN DE UN CAMPO EN UN INFORME, TAMBIÉN CAMBIARÁ EL CAMPO CORRESPONDIENTE DEL OTRO INFORME. EL EJEMPLO SIGUIENTE MUESTRA LA CORRESPONDENCIA ENTRE CAMPOS EN CADA TIPO DE INFORME:

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1. CAMPOS DE PÁGINA 2. CAMPOS DE DATOS 3. EL CAMPO DE FILA CORRESPONDE AL CAMPO DE CATEGORÍA 4. EL CAMPO DE COLUMNA CORRESPONDE AL CAMPO DE SERIE AL

CREAR UN INFORME DE GRÁFICO DINÁMICO A PARTIR DE UN INFORME DE TABLA DINÁMICA, EL DISEÑO DEL

INFORME DE GRÁFICO DINÁMICO, ES DECIR, LA POSICIÓN DE SUS CAMPOS, ESTÁ DETERMINADO INICIALMENTE POR EL DISEÑO DEL INFORME DE TABLA DINÁMICA. SI CREA PRIMERO EL INFORME DE GRÁFICO DINÁMICO, DETERMINE EL DISEÑO DEL GRÁFICO ARRASTRANDO LOS CAMPOS DESDE LA VENTANA LISTA DE CAMPOS DE TABLA DINÁMICA HASTA LAS ÁREAS DE COLOCACIÓN DE LA HOJA DE GRÁFICO.

MICROSOFT EXCEL CREA AUTOMÁTICAMENTE UN INFORME DE

TABLA DINÁMICA ASOCIADO QUE UTILIZA UN DISEÑO CORRESPONDIENTE.

PARA REALIZAR GRÁFICOS SE CUENTA CON LA HERRAMIENTA GRÁFICO DINÁMICO.

AL SELECCIONAR PRESENTA EL CUADRO DE DIÁLOGO:

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EN DONDE PUEDE SELECCIONAR EL TIPO DE GRÁFICO QUE DESEA. POR EJEMPLO:

PARA ACTUALIZAR DATOS DE LA TABLA DINÁMICA BASTA CON HACER UN CLIC DERECHO SOBRE LA TABLA DINÁMICA Y ACTUALIZAR.

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GRÁFICOS DINÁMICOS | MICROSOFT GRÁFICOS

PUEDE

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LIMITACIONES DE FORMATO

HA TRABAJADO DURO PARA ASEGURAR QUE EL ASPECTO GENERAL Y LA SENSACIÓN DE GIRO EN

EXCEL 2007 SON

MUCHO

MÁS QUE DE

GRÁFICOS

ESTÁNDAR. COMO

RESULTADO,

SE

PERSONALIZAR LOS GRÁFICOS DE PIVOT TAL COMO LO HARÍA UN GRÁFICO ESTÁNDAR DE FORMATO,

CADA ELEMENTO DE UN GRÁFICO DINÁMICO UTILIZANDO LAS MISMAS ACCIONES Y COMANDOS QUE UN GRAFICO COMÚN.

DICHO

ESTO, TENGA EN CUENTA ALGUNAS LIMITACIONES DE FORMATO CUANDO SE TRABAJA CON POCOS

GRÁFICOS DINÁMICOS:

LOS

TIPOS DE GRÁFICOS: USTED NO PUEDE USAR EL GRAFICO

XY (DISPERSIÓN, GRÁFICOS

DE BURBUJAS, O DE

VALORES CARTAS AL CREAR UN GRÁFICO DINÁMICO.

LAS

LÍNEAS DE TENDENCIA: CUANDO SE APLICA UN GRAFICO DE LÍNEAS DE TENDENCIA SE PIERDEN LAS

INFORMACIONES CUANDO LA TABLA DINÁMICA SUBYACENTE CAMBIOS.

ETIQUETA

DE DATOS: LAS ETIQUETAS DE DATOS EN EL GRÁFICO DINÁMICO DEN SER REDIMENSIONADAS. SIN

EMBARGO, USTED PUEDE CAMBIAR LA FUENTE DE UN RÓTULO DE DATOS, Y HACER EL TIPO DE LETRA MÁS GRANDE O MÁS PEQUEÑO INDIRECTAMENTE CAMBIA EL TAMAÑO DE LA ETIQUETA DE DATOS.

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DIFERENCIAS ENTRE INFORMES DE GRÁFICO DINÁMICO Y GRÁFICOS NORMALES NO INTERACTIVOS CON LOS GRÁFICOS NORMALES SE

CREA UN GRÁFICO PARA CADA VISTA DE LOS DATOS QUE DESEE VER.

CON LOS

INFORMES DE GRÁFICO DINÁMICO PUEDE CREAR UN ÚNICO GRÁFICO Y VER LOS DATOS DE DISTINTAS FORMAS CAMBIANDO EL DISEÑO DEL INFORME O LOS DETALLES MOSTRADOS.

SI ESTÁ FAMILIARIZADO CON LOS GRÁFICOS NORMALES, DESCUBRIRÁ QUE LA MAYOR PARTE DE LAS OPERACIONES SON IGUALES EN LOS INFORMES DE GRÁFICO DINÁMICO. SIN EMBARGO, HAY ALGUNAS DIFERENCIAS: EL TIPO DE GRÁFICO PREDETERMINADO PARA UN GRÁFICO NORMAL ES UN GRÁFICO DE COLUMNAS AGRUPADAS, QUE COMPARA LOS VALORES DE LAS CATEGORÍAS. EL TIPO DE GRÁFICO PREDETERMINADO PARA UN INFORME DE GRÁFICO DINÁMICO ES UN GRÁFICO DE COLUMNAS APILADAS, QUE COMPARA LA CONTRIBUCIÓN DE CADA VALOR A UN TOTAL EN TODAS LAS CATEGORÍAS. PUEDE CAMBIAR EL INFORME DE GRÁFICO DINÁMICO POR CUALQUIER TIPO, MENOS XY (DISPERSIÓN), DE COTIZACIONES Y DE BURBUJAS. UBICACIÓN DE LOS GRÁFICOS LOS GRÁFICOS NORMALES ESTÁN INCRUSTADOS DE FORMA PREDETERMINADA EN HOJAS DE CÁLCULO. LOS INFORMES DE GRÁFICO DINÁMICO SE CREAN EN HOJAS DE GRÁFICOS DE FORMA PREDETERMINADA. UNA VEZ CREADO, EL INFORME DE GRÁFICO DINÁMICO SE PUEDE CAMBIAR A OTRA UBICACIÓN EN UNA HOJA DE CÁLCULO. MOVER O CAMBIAR EL TAMAÑO DE LOS ELEMENTOS EN UN INFORME DE GRÁFICO DINÁMICO, NO ES POSIBLE MOVER NI CAMBIAR EL TAMAÑO DEL ÁREA DE TRAZADO, LA LEYENDA, LOS TÍTULOS DE GRÁFICOS NI LOS TÍTULOS DE EJES, AUNQUE SE PUEDE SELECCIONAR UNA DE LAS DISTINTAS POSICIONES PREESTABLECIDAS PARA LA LEYENDA Y MODIFICAR EL TAMAÑO DE FUENTE DE LOS TÍTULOS. EN UN GRÁFICO NORMAL, SE PUEDEN MOVER TODOS ESTOS ELEMENTOS Y CAMBIAR SU TAMAÑO

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CONOCER Y APRENDER MICROSOFT OFFICE EXCEL

INTRODUCCIÓN AL DASHBOARD DEFINICIÓN: UN DASHBOARD

ES UNA INTERFAZ VISUAL QUE PERMITE CONSULTAR DE UN VISTAZO VARIOS PUNTOS DE VISTA

CLAVES DE MEDIDAS PERTINENTES PARA UN OBJETIVO PARTICULAR O DE PROCESOS DE NEGOCIO. ESTOS SE REPRESENTAN A TRAVÉS DE PANELES, SON GENERALMENTE DE CARÁCTER GRÁFICO, PROPORCIONA VISUALIZACIONES QUE AYUDAN A CENTRAR LA ATENCIÓN EN LAS PRINCIPALES TENDENCIAS, COMPARACIONES, Y LAS EXCEPCIONES.

LOS DASHBOARD A REUNIÓN. ESTÁN

MENUDO MUESTRAN SÓLO LOS DATOS QUE SEAN RELEVANTES PARA EL OBJETIVO DE LA DISEÑADOS

CON

UN

PROPÓSITO

ESPECÍFICO

O META,

INHERENTEMENTE CONTIENEN CONCLUSIONES PREDEFINIDAS QUE ALIVIAN AL USUARIO FINAL Y TAMBIÉN MUESTRAN LA INFORMACIÓN PARA QUE PUEDA REALIZAR SU PROPIO ANÁLISIS.

A CONTINUACIÓN MOSTRAMOS UN EJEMPLO DE UN DASHBOARD

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Nivel Avanzado

CONOCER Y APRENDER MICROSOFT OFFICE EXCEL

LA MAYORÍA DE LOS DASHBOARDS ESTÁN DISEÑADOS PARA MOSTRAR LOS INDICADORES CLAVE (KEY PERFORMANCE INDICATORS (KPIS). LA

CLAVE

PARA UNA

COMUNICACIÓN

EFICAZ CON

CIERTAS MEDICIONES, COMO POR EJEMPLO

SUS DASHBOARD ES

EL

DE

PRESENTAR

LOS DATOS DE LA FORMA MÁS SENCILLA POSIBLE. NO HAY NECESIDAD DE ENVOLVERLO EN REGALO PARA LOS OJOS PARA HACERLOS MÁS INTERESANTE. ESTÁ BIEN TENER UN DASHBOARD CON POCOS O SIN COLOR.

UNA DE LAS RAZONES PRINCIPALES DEL POCO USO DE EXCEL PARA CREAR DASHBOARDS ES QUE TAL VEZ MÁS DEL 80% DE LOS USUARIOS DESCONOCEN EL PODER DE EXCEL COMO PLATAFORMA DE DESARROLLO. POCOS USUARIOS CONOCEN O ESTÁN FAMILIARIZADOS CON HERRAMIENTAS TALES COMO

TABLAS DINÁMICAS Y LISTAS (TABLAS EN EXCEL 2007), FUNCIONES TALES COMO DESREF, IMPORTARDATOSDINAMICOS (GETPIVOTDATA) Y

SUMAPRODUCTO LA GRAN MAYORÍA SIGUE USANDO LOS FORMATOS POR DEFECTO DE EXCEL PARA CREAR GRÁFICOS, POCOS USUARIOS INTENTAN USAR LA GRABADORA DE MACROS Y MENOS AÚN INTENTAN APRENDER TÉCNICAS SENCILLAS DE VBA (VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS).

EL PRIMER

PASO PARA CONSTRUIR UN DASHBOARD EN

EXCEL ES SABER

CUÁL ES EL OBJETIVO DEL INFORME, QUE

INFORMACIÓN Y DE QUÉ MANERA SERÁ PRESENTADA.

UNA VEZ QUE SABEMOS PARA QUIÉN, PARA QUÉ Y CÓMO PRESENTAREMOS LA INFORMACIÓN SE NOS PRESENTAN TRES CUESTIONES QUE DEBEMOS RESOLVER: 1. DISEÑO - CÓMO DISEÑAR EL DASHBOARD PARA HACERLO COMPRENSIBLE EN FORMA INTUITIVA 2. DATOS - CÓMO LLEGARÁN LOS DATOS AL CUADERNO EN EL CUAL ESTARÁ UBICADO EL DASHBOARD 3. MECANISMO DASHBOARD.

CÓMO MANEJAREMOS LOS DATOS PARA OBTENER LA INFORMACIÓN QUE MOSTRAREMOS EN EL

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