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• Raul Amaya

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El informe económico de la empresa Una vez terminado el ejercicio contable es conveniente, a efectos internos de la empresa, la presentación de un Informe que, junto a los Estados Financieros, presente una detallada información que explique, amplíe y complemente lo que dichos estados recogen . Al mismo tiempo exponer, comentar y analizar el proceso de la gestión empresarial del ejercicio y establecer las comparaciones oportunas y convenientes con otros ejercicios El objetivo que se pretende con este articulo es facilitar al contable un sencillo y simple modelo que le sirva de Guia para la realización de una Informe de la actividad realizada por la

empresa.

INFORME ECONOMICO-FINANCIERO EMPRESA: XXXX EJERCICIO: XXX 1º.- Introducción - Referencia a la empresa objeto del informe : Nombre,fecha constitución y actividad - Motivos por lo que se hace el informe - Referencia a hechos destacables de ejercicios anteriores y que han podido tener repercusión en la marcha de la empresa 2º.- Bases de presentación de los documentos contables. ( Aquí seguir lo que se indica en la Memoria del P.G.C ) 3º.- Resultado del ejercicio. - Indicar el resultado antes de impuestos. -Señalar cómo se ha calculado el Impuesto de Sociedades a pagar - Indicar el Resultado a distribuir y la propuesta de distribución del mismo Aquí se puede incluir los resultados obtenidos en últimos ejercicios ( tres al menos ) y mostrar en valores absolutos y porcentajes las diferencias entre ellos comentando los motivos /causas que dieron lugar a los mismos. También se puede incluir en este apartado algunos ratios de rentabilidad de la empresa en esos ejercicios , tales como - Rentabilidad económica - Rentabilidad financiera - Rentabilidad de las Ventas - Rentabilidad neta de la empresa. Y hacer los comentarios oportunos sobre sus resultados. 4º.- Balance de Situación del ejercicio.

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a) Indicar las normas de valoración que se han seguido (Ver lo que indica el P.G-C en la Memoria) b) Presentar de forma esquemática el Balance del ejercicio y de otros ( al menos tres ) de ejercicios anteriores Con los datos expuestos calcular los ratios de estructura del activo y del pasivo del Balance así como los correspondientes ratios financieros y de endeudamiento y compararlos con los mismos datos de los Balances de los ejercicios anteriores. c) Detallar las Cuentas del Inmovilizado que han tenido variación con respecto al ejercicio anterior - Cuentas de Gastos de establecimiento - Cuentas de Inmovilizado Inmaterial - Cuentas de Inmovilizado material - Cuentas de inversiones financieras y dar una pequeña aclaración de estas variaciones d) Detalle de la cuenta de existencias indicando cómo se ha realizado el proceso para el cálculo de las mismas. e) Detalle, si fuera procedente, de los saldos de las cuentas de Clientes f) Dentro del epígrafe Deudores indicar y explicar los saldos de las partidas Administraciones Públicas y Provisiones. g) Detalle de la composición de los Fondos Propios, explicando los motivos de su variación. h) Detalle de las cuentas de Subvenciones y Provisiones (si las hubiera) i) Detalle de las cuentas de Deudas a largo plazo, indicando el motivo de su origen y situación de las mismas j) Detalle-en lo que se considere necesario- de las Cuentas de Deudas a corto plazo. k) Presentación del Cuadro de Financiación del ejercicio 5º.- Cuenta de Pérdidas y Ganancias. Presentación de la cuenta de Pérdidas y Ganancias del Ejercicio y de algunos (al menos tres ) ejercicios anteriores. Con los datos presentados elaborar las comparaciones en valores absolutos y en porcentajes de los datos del ejercicio con los anteriores y realizar los ratios correspondientes: - de rotación - de repercusión de las Cuentas de Compras y Gastos en la Cifra de negocios - de rentabilidad/utilidad. 6º.- Previsiones para el ejercicio entrante. Hacer un Presupuesto bien hecho para el ejercicio entrante requiere una amplia información de todos los sectores de la empresa para conseguir que las desviaciones del mismo con la realidad sean las mínimas

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Por eso en este apartado se pueden “señalar “las líneas generales de actuación de la empresa para el nuevo ejercicio. 7º.- Conclusiones

NOTA.- En el siguiente enlace su puede ver un modelo más completo de informe o memoria de la actividad de la empresa. http://www1.us.es/pautadatos/publico/personal/pdi/3959/12374/Memoria.pdf

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Manual de Informe de Seguimiento Técnico y Económico

“PROYECTO SUMA” PERÚ

INFORMES La justificación de la financiación recibida constituye un acto obligatorio de la OdB, con objeto de acreditar la realización de las actividades, el cumplimiento de las condiciones impuestas, efectividad en la ejecución de los gastos

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aprobados y la consecución de los objetivos previstos en el acto de concesión de la financiación. La correcta justificación de la financiación es requisito previo para solicitar los siguientes desembolsos a)

PERIODICIDAD

Informes de Seguimiento Bimestral El periodo comprendido es de 02 meses calendarios. a) Informe técnico y financiero del proyecto, suscrito por la OdB. b) Relación numerada de los gastos realizados en el periodo acompañados de sus respectivos convenios, facturas, recibos, nominas, tributos y demás documentos probatorios, cuyo importe haya sido abonado con cargo a la financiación concedida Estos deberán remitirse en el plazo de 20 días una vez transcurridos dos meses desde la entrega o desembolso del aporte del Proyecto SUMA. Informe Final Al cumplirse el periodo de ejecución del proyecto en el plazo máximo de un mes a contar desde la fecha de finalización, y en los modelos establecidos, que comprende: a) Informe técnico y financiero del proyecto, suscrito por la OdB. b) Relación numerada de los gastos realizados del último periodo de ejecución y un consolidado final de toda la ejecución del proyecto. c) Convenios, facturas, recibos, nóminas, tributos y demás documentos de valor probatorio con validez en el tráfico jurídico del último Informe Económico, cuyo importe haya sido abonado con cargo a la financiación concedida. Los originales de dichos documentos o su copia legalizada quedarán depositados en la OdB durante un período de al menos cuatro años. d) Acreditación de cierre de las cuentas bancarias exclusivas para el proyecto b)

CONTENIDO

Informe Técnico, este informe muestra con el máximo detalle los objetivos alcanzados, los resultados obtenidos y las actividades realizadas, sobre los que aportará datos relevantes y fuentes de verificación objetivas.

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Informe Económico, que comprenderá toda la documentación que justifique los gastos efectuados con cargo a la intervención que se financia. Para tales efectos de justificación se seguirán obligatoriamente los modelos de Informes establecidos (anexos al convenio de colaboración). Así mismo se establecerá un cronograma para la presentación de informes que deberá de cumplirse rigurosamente. ADJUDICACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Para la adquisición de bienes y contratación de servicios se tendrá en cuenta el importe del gasto a realizar para el proceso de adjudicación más conveniente. Si el gasto a ejecutar, es menor a S/ 2000.00 se procederá con el gasto, teniendo en cuenta que el precio debe ser el del mercado. 1.

Si el gasto es a partir de S/2,000.00 será necesario realizar un proceso de selección de acuerdo a los siguientes criterios : 2.

• Se deberá solicitar un mínimo de tres proformas de otros tantos proveedores. • La elección entre las proformas presentadas, que deberán adjuntarse en el Informe Económico, se realizará conforme a criterios de eficiencia y economía Anexo 10 y 11. En el caso que la propuesta económica más ventajosa no haya salido aprobada, se deberá aportar las propuestas recibidas, y justificación de la oferta seleccionada. ADQUISICIÓN DE BIENES INVENTARIABLES (ACTIVO FIJO) Para que un bien sea considerado inventariable (activo fijo) deberá cumplir las siguientes condiciones de modo indistinto: CRITERIOS Naturaleza Valor Económico No tiene deterioro rápido por uso, El valor mínimo corresponde a 1/8 de independientemente de su costo. la Unidad Impositiva Tributaria vigente Tienen como mínimo una vida útil de al momento de la adquisición u 02 años. obtención, (para el año 2009 la IUT equivale a S/ 3550), lo que vendría a ser S/ 443.75. Con respecto a la adquisición de este tipo de bienes se deberá tener en cuenta lo siguiente:

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a)

Los bienes se deberán destinar al fin concreto para el que se concedió la financiación por un periodo no inferior a veinte años en caso de bienes inscribibles en registros públicos y tres años para el resto de bienes.

b) En el caso de bienes inscribibles en un registro público, deberá hacerse constar de ser posible en la escritura o documento pertinente esta circunstancia (vinculación al proyecto), así como el importe de la financiación concedida. REQUISITOS GENERALES PARA LA EJECUCIÓN Y JUSTIFICACIÓN DEL GASTO •

Todos los gastos imputados al proyecto deberán corresponder a la naturaleza de la actividad financiada (rubro del presupuesto) y realizarse dentro del plazo de ejecución del proyecto.

•

En ningún caso el costo de adquisición de los gastos financiables podrá ser superior al valor de mercado.

•

Los gastos imputados al proyecto deberán ser acreditados mediante facturas y demás documentos de valor probatorio equivalente (boletas, recibos por honorarios, tickets, etc). Se tomará como criterio general el cumplimiento de la Ley de Comprobantes de Pago y su respectivo reglamento1.

•

Acreditación del pago de los servicios o bienes adquiridos. Deberá de adjuntarse al comprobante de pago una copia del cheque o constancia de transferencia realizada para la cancelación. En el caso de realizarse en efectivo este deberá corresponder a los retiros efectuados a la cuenta bancaria.

•

Los documentos justificativos del gasto deben ser auténticos, a cuyo efecto deberá presentarse el documento original.

•

Todos los documentos justificativos deberán contar con la Diligencia de la entidad beneficiaria (SELLO DEL PROYECTO) de acuerdo al siguiente modelo: CONVENIO Nº 07-CO1-054 "Fomento de alianzas público-privadas para el desarrollo con empresa/s u fundación/es empresarial/es (APPs)" Co-financiado por la AECID/CODESPA Convocatoria de convenios 2007 Acción 1 Perú

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Decreto Ley N° 25632. Ley Marco de Comprobantes de Pago / Resolución de Superintendencia Nº 007-99/SUNAT Reglamento de Comprobantes de Pago

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•

La fecha de las facturas y justificaciones de los gastos con cargo a la financiación deberán de encontrarse comprendidas entre la fecha de inicio y fin de ejecución del proyecto.

•

En el caso de que la OdB no pueda desprenderse temporalmente de algún documento original justificativo del gasto, se deberá presentar un certificado motivado con las causas que impiden presentación de los originales, asimismo indicará donde se encuentran depositados dichos documentos. En este caso, será necesario que se aporte una copia del documento legalizada por notario, quien dará expresamente fe de que en el original del documento se ha hecho constar de modo fehaciente que dicho gasto ha sido financiado por el proyecto, total o parcialmente, en la cuantía que se especifique. Anexo 04.

•

Los justificantes del gasto para la rendición económica de la financiación deberá de mantenerse en custodia de la OdB por lo menos durante 04 años, que se computarán desde el momento en que se presente el Informe Final del proyecto.

GASTOS FINANCIABLES Los gastos vinculados a la ejecución del proyecto que han sido previstos en el Presupuesto. Los gastos financiables son: 1.

Arrendamiento de terrenos o inmuebles

Se justificará con cargo a esta partida el arrendamiento de inmuebles, terrenos o locales comerciales destinados a la realización de actividades exclusivas del proyecto. Documento de justificación: • Contrato de arrendamiento donde figure la identificación del arrendador, el precio y la forma de pago. • Comprobante de pago que acredite el alquiler de locales (para actividades puntuales) • Acreditación del pago en efectivo, transferencia o cheque. • Recibo donde se muestre el cumplimiento del pago del 12% por el Impuesto a la Renta de 1era Categoría (por parte del arrendador)2. El pago de alquiler no cubre garantías. 2.

Construcción y/o reforma de inmuebles e infraestructura

Se justificará con cargo a esta partida los gastos ligados directamente a trabajos de construcción y reforma, contemplados en el proyecto en inmuebles de propiedad de la OdB: mano de obra, materiales y su transporte, informes técnicos obligatorios, licencias, tasas, seguros obligatorios y dirección de obra. Documento de justificación: 2

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Artículo 23° del Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto a la Renta

• Comprobante de pago que acredite la compra del bien o servicio. • Acreditación del pago en efectivo, transferencia o cheque. • En los gastos imputados a construcción de inmuebles deberá especificarse régimen de propiedad y la titularidad de la propiedad a nombre de la OdB, en caso de local alquilado el consentimiento del propietario. 3.

Equipos, material y suministros

3.1

Equipos: Se considera equipo a los activos fijos, distintos a terrenos y edificios, que se comprarán como parte del proyecto y que constan en el presupuesto: maquinaria, mobiliario, equipos informáticos, elementos de transporte y otro equipamiento.

3.2

Materiales y suministros: se considera a los bienes fungibles (que se consumen con el uso) necesarios para la ejecución del proyecto.

Documento de justificación: • Comprobante de pago que acredite la compra del bien o servicio. • Acreditación del pago en efectivo, transferencia o cheque. • Contrato de servicio, si es el caso. • Documentación del proceso de selección (Adquiridos por Selección), si es el caso. 4.

Personal En esta partida se incluirán los gastos derivados del pago de sueldos que estén vinculados a la ejecución del proyecto, mediante convenio laboral, tanto fijo como eventual, o mediante un contrato de servicios. Documentación que debe aportarse: Prestación personal de servicios – Régimen Laboral General •

Contrato laboral (que tenga fecha de inicio y fin de la relación laboral), firmada por el empleado y el empleador. Si la categoría profesional que figura en el convenio es de naturaleza administrativa pero el trabajador realiza funciones y tareas directamente relacionadas con el proyecto, deberán reflejarse en el propio convenio o en Anexo al mismo las funciones que realmente desempeña el trabajador. • Boletas de pago (firmada por el empleado y empleador mensualmente.)

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•

Liquidaciones de CTS

•

Planilla de pago AFP.

•

PDT 601 – Planilla Electrónica.

• Acreditación de los desembolsos efectuados por pago de sueldos, obligaciones y beneficios (efectivo, transferencia o cheque). 5.

Servicios Técnicos

En esta partida se incluirán los servicios requeridos para la realización de capacitaciones, seminarios, informes, publicaciones, control de gestión u otras necesidades, contempladas en la formulación o en sus modificaciones debidamente autorizadas, que no impliquen relación laboral Documentación que debe aportarse:

6.

•

Contrato de locación de servicios (que tenga fecha de inicio y fin del servicio prestado), firmada por el Locador y el Comitente. Se deberá reflejarse en el convenio o en Anexo el servicio que realizará como producto final del convenio suscrito y que esté relacionado directamente a actividades ligadas al proyecto.

•

Recibo por honorarios profesionales firmada por el Locador.

•

Acreditación del pago en efectivo, transferencia o cheque. Funcionamiento

En esta partida se incluirán gastos de funcionamiento de electricidad, agua, comunicaciones, mantenimiento, seguridad, limpieza, alquiler de sedes. Se podrá imputar hasta un máximo del 1% del importe total cofinanciado por SUMA. Documento de justificación: • Comprobante de pago que acredite el gasto. • Convenio en caso de Alquiler de sede. • Acreditación del pago en efectivo, transferencia o cheque. 7.

Viajes Deberán justificarse las dietas (alimentación, movilidad local, hospedaje) y gastos de viaje del personal vinculado a la ejecución de las actividades del proyecto (por ejemplo: viáticos para asistir a cursos, seminarios, desplazamientos de los beneficiarios, viajes del personal local, etc.), desplazamientos menores a 30 días. No se podrán justificar con cargo a esta partida las dietas y gastos de viaje de los/las profesionales con convenio de locación de servicios y de aquéllos que realicen colaboraciones esporádicas. Este gasto se presenta bajo 2 tipologías INDIVIDUALES Y COLECTIVOS Documentación que debe aportarse:

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Para la Liquidación de Gastos INDIVIDUALES, se deberá adjuntar: • Liquidación de dietas según el Anexo 01. Adjunto a esta deberá de ir todos los comprobantes sustenta torios del gasto, con una relación de gastos en Excel Anexo 02:  Factura expedida por el establecimiento hotelero, donde sólo se

computarán los gastos de alojamiento y desayuno.  En el caso se haya comprado un paquete de viaje que incluye varios gastos, aportar la factura expedida por la agencia de viajes. Ésta deberá desglosar con suficiente detalle todos los conceptos de gasto recogidos en la misma, tales como desplazamiento, alojamiento, manutención, etc., indicando los importes individuales y el detalle que corresponda a cada tipo de gasto.  Movilidades locales, los gastos de movilidad en la zona de ejecución

del proyecto que no cuenten con comprobante de pago serán rendidos por recibo de movilidad, autorizados por Proyecto SUMA. Anexo 03, el monto por recibo no podrá exceder de S/30.00. Para la Liquidación de Gastos COLECTIVOS, se deberá adjuntar:  (Liquidación) Anexo 01 Resumen por viaje/actividad con la suma de gastos, desglosada por los tres conceptos (Alimentación, Hospedaje, Movilidad). Aparecerán número de participantes, número de días y fechas, y medios de transportes utilizados. Firmada por el responsable OdB.  Hoja firmada por todos los participantes.  Relación de gastos en Excel Anexo 02.  Justificantes correspondientes (sellados). 8. Gastos Financieros En esta partida se incluirán gastos de bancarios de la cuenta bancaria aperturada para la ejecución del Proyecto. Documentos de Justificación  Documento bancario (extractos). GASTOS NO FINANCIABLES En ningún caso serán gastos financiables: 1. Los gastos que no se encuentran considerados en el presupuesto 2. Los intereses deudores de las cuentas bancarias. 3. Los intereses, los recargos y las sanciones administrativas y penales.

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4. Los gastos de procedimientos judiciales. 5. Las indemnizaciones. La financiación tampoco podrá ser utilizada para gastos y atenciones protocolarias al no considerarse estos gastos como vinculados a la ejecución del proyecto (almuerzos, recepciones, regalos, flores, entradas a espectáculos, etc.). FONDOS (Uso de la cuenta bancaria) •

Se procederá a la apertura de una cuenta bancaria exclusiva, a nombre del proyecto. En esta cuenta se depositarán los fondos del proyecto y realizarán todas las operaciones directamente relacionadas con su ejecución. (Cuenta corriente moneda nacional a nombre de la OdB). • Los extractos bancarios correspondientes a esta cuenta deberán acompañarse a los informes de económicos que se presenten. • Los intereses, ingresos financieros o de cualquier carácter generados por los fondos ingresados en esa cuenta bancaria serán reinvertirlos en el proyecto, previa coordinación con el Proyecto SUMA. • Los cambios de dólares a moneda local que realice el socio local siempre se celebrarán en instituciones financieras oficiales (bancos), nunca en el mercado negro. Los correspondientes justificantes bancarios de los cambios forman parte de la rendición económica que deberá ser adjuntada al Informe Económico. • Los movimientos bancarios deberán de contar con el respectivo documento que acredite tanto el ingreso como egreso de dinero. • Deberá realizarse Conciliaciones Bancarias entre el saldo no ejecutado del Proyecto y el saldo efectivo en la cuenta. Cada informe económico deberá contar con dicha conciliación. • En el caso que el socio local adelantase fondos para continuar la ejecución, los reembolsos realizados desde la cuenta del proyecto deberán de contar con el suficiente detalle de modo que pueda ser identificable los gastos reembolsados. SOLICITUD DE TRANSFERENCIAS La solicitud de fondos para la ejecución del proyecto deberá: • Corresponder a la ejecución de actividades previstas. • Ser detallada por partidas y sub partidas de acuerdo al presupuesto aprobado. (Anexo 05 y 06) PRÁCTICAS CONTABLES 1. Registro en Libros Los movimientos económicos generados por el proyecto deberán de ser registrados en la contabilidad institucional de las OdB, pudiendo el personal del Proyecto SUMA tener acceso a información como: análisis de cuenta,

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auxiliares contables, registros y libros contables que permitan verificar su cumplimiento. 2. Control de Activos Fijos (Bienes inventariables) Los activos fijos o bienes inventariables comprados con la financiación deberán encontrarse registrados en las cuentas de activo de la OdB, (previa Acta de Entrega del Proyecto SUMA la OdB) (Anexo 09), Sin embargo deberá llevarse un control de dichos bienes. Deberán llevarse un registro donde se mencione a detalle las características de los bienes de activo fijo adquiridos con la financiación. 3. Las Amortizaciones para Valorizar los Aportes de la OdB, en casos de Activos fijos. Se pueden considerar las amortizaciones con las siguientes condiciones:  Que se trate de bienes (maquinaria, mobiliario, equipos, vehículos,etc) distintos de bienes inmuebles (edificios y terrenos).  Que hayan sido adquiridos con fondos propios de la OdB.  Que los bienes se pongan a disposición de la ejecución de la intervención del proyecto, tanto si la adquisición ha ido realizada antes del inicio de la ejecución como durante la misma.  Cálculo de las amortizaciones: A = (VA x M)/VU VA M

= Valor de adquisición del bien = Nº de meses que el bien ha estado a disposición de la intervención. = vida útil del bien en meses. Se computa desde el momento de adquisición del bien. Si el bien es adquirido de segunda mano, la vida útil se podrá computar desde que fue puesto por primera vez en el mercado. VU= (VU de un bien nuevo – tiempo transcurrido desde su puesta en marcha).

VU

 Vida útil de los bienes amortizables: – – – – –

Maquinaria industrial o agrícola y generadores: 120 meses (10 años) Mobiliario de oficina: 120 meses (10 años) Medios de transporte: 60 meses (5 años) Equipos informáticos, fotocopiadoras, faxes, teléfonos, Equipos de radio u otros de similar naturaleza: 48 meses (4 años).

 Cómo se justifican las amortizaciones: - Facturas, originales o copias legalizadas de la adquisición.

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-

Declaración responsable de que el bien ha sido adquirido con fondos propios distintos a los comprometidos en la intervención. (Anexo 08) En la misma declaración responsable se indicará el importe imputado a la financiación y el cálculo realizado para la obtención de este importe.

Ejemplo: Una maquinaria industrial adquirida nueva por la OdB, con fondos propios, el 1 de febrero del 2008, con un valor de adquisición de S/ 20,000. Se pone a disposición de un proyecto cuya fecha de inicio es el 01 de diciembre de 2009 y de duración 18 meses (finaliza el 30 de Junio del 2011 ), durante toda su ejecución. Valor de adquisición Vida útil de la maquinaria Meses del bien a disposición del proyecto

= = =

Amortización con cargo a la financiación

=

4.           

3

S/ 20,000 120 meses 18 meses

20,000 x 18 / 120 = S/ 3,000.00 Las FACTURAS y comprobantes de egreso deberán reunir los siguientes requisitos: 3 Número factura. Datos identificativos del expedidor (nombre, apellidos, RUC, denominación o razón social, y domicilio). La casa comercial que emite la factura deberá de tener N° de RUC habilitado. Datos identificativos destinatarios (La Factura deberá de ir a nombre de la OdB, Como lo establece la Razón Social de la SUNAT, legible). Descripción detallada (precio unitario y total). Deberá reflejarse el IGV. En caso que este incluido deberá reflejarse: “IGV incluido” Lugar y fecha emisión y pago. Firma y sello emisor. Las facturas no deberán tener ninguna enmendadura. Forma de pago: efectivo, transferencia o cheque. Sello de cancelado – pagado. sello del proyecto

Decreto Ley N° 25632. Ley Marco de Comprobantes de Pago / Resolución de Superintendencia Nº 007-99/SUNAT Reglamento de Comprobantes de Pago

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Modelo del Informe: INFORME ________

BIMESTRAL: , Nº:_____Periodo inforiodo: ________al FINAL: 

NOMBRE del PROYECTO:

1 DATOS GENERALES 1.1 OdB: Agrupación (citar otros miembros): 1.2 Localización: País

:

Departamento : Provincia

:

Distrito

:

1.3 Coste total del Proyecto: Aportación de Fondo SUMA: 1.4 Fecha de inicio del Proyecto: Periodo previsto de Ejecución: ______________________ Fecha de Inicio: ___________ Fecha de Finalización: __________ Fecha de elaboración del informe: ________________ Elaborado por : __________________________________________ Firma: ______________________

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2 DESCRIPCIÓN PROYECTO.

GENERAL

DEL

GRADO

DE

EJECUCIÓN

DEL

RESULTADO PREVISTO A LA Grado OBSERVACIONES FINALIZACIÓN DEL actual de PROYECTO logro R1 ACTIVIDADES REALIZADAS

Grado de OBSERVACIONES ejecución

R1.A1 R1.A2 RESULTADO PREVISTO A LA Grado OBSERVACIONES FINALIZACIÓN DEL actual de PROYECTO logro R2 ACTIVIDADES REALIZADAS

Grado de OBSERVACIONES ejecución

R2.A1 R2.A2 3 VALORACIÓN GENERAL SOBRE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO:

a) Descripción resumida del proyecto ejecutado, con explicación detallada del proyecto. (200 palabras).

b) Valoración general sobre el grado de participación social e institucional de los colectivos afectados y sobre el mecanismo de ejecución del proyecto (200 palabras).

c) Señalar puntos fuertes y débiles en la ejecución del proyecto y su viabilidad (100 palabras). d) Fuentes de Verificación disponibles (anexos) e) Observaciones y Recomendaciones

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17

4. PRESUPUESTO.

PRESUPUESTO PREVISTO

PRESUPUESTO EJECUTADO EN PERIODO

Fondo SUMA

% % Fondo OB Y Fondo Fondo TOTAL EJECUCI TOTAL EJECUC SUMA OTROS SUMA SUMA ÓN IÓN

PARTIDAS

A. COSTES 1. Terrenos y/o inmuebles 2. Construcción y/o reforma 3. Equipos, materiales, suministros. 4. Personal 5. Servicios Técnicos 6. Funcionamiento (1% máx.) 7. Viáticos 8. Gastos Financieros. TOTAL GENERAL

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OB y otros TOTAL

EL

GASTO ACUMULADO TOTAL

SIN EJECUTAR TOTAL

5. INFORME ECONÓMICO DEL PROYECTO: 5.1. Cuadros económicos 5.1.1. Resumen total de los fondos transferidos al Proyecto Cuenta Bancaria exclusiva del proyecto - Entidad Bancaria: - Nº de Cuenta: - Moneda: Importe recibido

Financiador

FECHAS Py suma OdB….

TOTALES 5.2. Listados comprobantes justificativos Partida (*): ______________ Nº de Fecha Emisor Concepto Nº Factura Orden

VALOR Cofinanciador al que se imputa Moned FONDO OTROS* a Local SUMA *

TOTAL * Presentar hojas relacionadas por cada una de las partidas presupuestarias. (Es decir, una lista para: 1. Terrenos y/o inmuebles, otra para 2. Construcción

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y/o reforma, 3. Equipos, materiales, suministros, 4. Personal, 5. Servicios Técnicos, 6. Funcionamiento, 7. Viáticos) ** Otros, abrir una columna por cada uno de los otros financiadores. El listado de todos los documentos justificativos del gasto correspondiente al aporte efectivo de Fondo SUMA, de la OB, y así como de otros cofinanciadores, incluye los intereses que hayan podido generarse. Los justificantes se relacionarán ordenados separadamente por partidas presupuestarias. Deben incluirse los justificantes por coste total de la intervención. Deben ser relaciones numeradas de los justificantes, nombrados por conceptos de gasto y ordenados por fechas. La numeración debe coincidir con la que figure en cada documento original, justificante del pago realizado, que llevará el correspondiente sello

CONVENIO Nº 07-CO1-054 "Fomento de alianzas público-privadas para el desarrollo con empresa/s u fundación/es empresarial/es (APPs)" Co-financiado por la AECID/CODESPA Convocatoria de convenios 2007 Acción 1 Perú -

Los conceptos expresaran de forma clara y concisa la naturaleza del bien o la contraprestación a que se refieren y figuraran en el idioma español. El total de cada partida deberá coincidir con los totales expresados en los cuadros económicos de ejecución. Cada justificante, factura o recibo, debe estar relacionado individualmente. No se sumarán en un solo concepto varios justificantes aunque sean de la misma naturaleza.

6. JUSTIFICACION DE FONDOS APORTADOS POR OdB U OTRAS FUENTES.  Obligación de justificar todos los fondos En la cuenta de justificación deben estar incluidos los gastos realizados con los fondos aportados al proyecto por las OdBs u otras fuentes:    

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Financiamiento del Proyecto SUMA Fondos de las OdBs. Fondos de otras fuentes(especificar) Valorizaciones que sean en forma de terreno, locales, equipos incluídos vehículos, materiales y servicios.

Se deberá tener en cuenta que:  El listado de documentos de justificación de gastos deben incluir la totalidad de estos, con indicación de la procedencia de los fondos con los que se hayan financiado.  Todos los gastos cargados toral o parcialmente al financiamiento del Proyecto SUMA y aquellos realizados con fondos propios de la OdB u otras fuentes, deben llevar el sello de diligencia y el porcentaje de financiación del Proyecto SUMA, en caso de que ésta no cubra la totalidad.  Las valorizaciones se acreditan con certificación de quién hace la aportación, con el anexo del cálculo realizado (Anexo 07 y Anexo 08) 7. RELACION DE ANEXOS

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ANEXO 01

NORMAS DE SEGUIMIENTO Y JUSTIFICACIÓN DE PROYECTOS Y CONVENIOS DE ONGD (Resolución de 24 de marzo de 2009)

LIQUIDACIÓN DE DIETAS Y GASTOS DE MOVILIDAD

Código Proyecto/Convenio: C07-CO1-054

Datos de quien efectúa el desplazamiento: Don/Dña : Nº DNI : Con domicilio en Se ha desplazado los días del …/…/…….al …/…./…… A (localidad ) Objeto del viaje o desplazamiento:

Gastos realizados: DIETAS ALOJAMIENTO Y MANUTENCIÓN: nº de días 0

importe/día #¡DIV/0!

Total S/. 0.00 TRANSPORTE:

Medios de Transporte AVION AUTOBUS TAXI

Importe (se adjuntan facturas o tickets) 0 0 0

Total

S/. 0.00

Total Importe total a liquidar En………… a……………de…………..de…………..

S/. 0.00 Conforme con la liquidación formulada:

Recibí: Nonbre: Administrador

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ANEXO 02

DETALLE DE LA LIQUIDACIÓN DE DIETAS Y GASTOS DE MOVILIDAD

Liquidación

DIETAS ALIMENTACIÓN FECHA

Proveedor

Comprobante Tipo Numero

S/

HOSPEDAJE FECHA

Proveedor

Comprobante Tipo Numero

S/

TOTAL DIETAS

S/.

-

TRANSPORTE AVION FECHA

Proveedor

Comprobante Tipo Numero

S/

BUS FECHA

Proveedor

Comprobante Tipo Numero

S/

TAXI / MOVILIDAD LOCAL FECHA

Proveedor

Comprobante Tipo Numero

S/

TOTAL LIQUIDACION

Responsable de la rendición

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S/.

-

VoBo Administración

ANEXO 03

RECIBO DECAJA

Nº 00001 S/ _____________ Herecibido de:

______________________________________________________________

Lacantidadde: ______________________________________________________________ Por los gastosde: ____________________________________________________________ _______________________________

____________________________________________

Del proyecto : “....................................................................................” Financiado por conveniodeCooperaciónal Desarrollo(C07 -C01-054). En, __________________, ______ de___

__________________ de2009.

Pagadoa: Nombre

: _______________________________

DNI Nº

: _________________________

Firma

: _________________________

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el

ANEXO 04 CERTIFICADO EXPLICANDO EL NO ENVÍO DE DOCUMENTOS ORIGINALES

Por el presente declaramos que estamos haciendo llegar al proyecto Suma, fotocopias legalizadas ante la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo de los justificantes de gasto correspondiente al proyecto “……………….”- Perú financiado por AECID en su convocatoria 2007 (Código: 07CO1-054).

La Legislación Tributaria de Perú especifica que “han de conservarse los libros y registros… que constituyen hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias”. Por este motivo los justificantes deberán quedar en custodia de nuestra institución en la oficina de Lima, Perú.

El no conservar estos registros en caso de que la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (SUNAT), lo requiera constituye infracciones relacionadas con las obligaciones de llevar registros, de permitir el control de la administración tributaria y de informar ante la misma.

En ……….., ….. de ……………… del 20..

Nombre y Firma del Representante Legal

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ANEXO 05

FIC HA DE TRAN SFEREN C IA Títu lo c o rto p ro ye c to " Fo me nto … … Sub p a rtid a p re su p ue sto vC o nstru c c ió n y re fo rm a ; M a te ria le s e q u ip o s y su m in istro s

N º tra n sfe re nc ia

tra nsferenc ia a nte rior Fe c h a

C a ntid a d

Tra n sfe re nc ia a n te rio r J ustific a c ió n %

#¡D IV / 0!

d e b e se r > 95%

N o ta s:

V ºBº D p to Fin a nc ie ro

V ºBº Re p re se n ta n te Le g a l

Firm a

Firm a

So lic itud de tra nsferenc ia Fe c h a so lic itu d

15 / 12 / 2009

D a to s b a nc o b e n e fic ia rio N o m b re b a nc o BA NC O … … . D ire c c ió n A v. Riv e ra N a v a rre te 600, Sa n Isid ro C iu d a d , P a ís Lim a , Pe rú N o m b re b e n e fic ia rio O sB… . N º c u e n ta b e n e fic ia rioA HO RRO S D Ó LA RES N º Nº C C I

C a n tid a d so lic ita d a

26

10,500.00

X

So le s

1

ANEXO 06 PROYECTO "……." 1ra. Solicitud de transferencia de fondos. Partida Construcción y/o reforma

cantidad Varios

Materiales de construcción 4

soles

S/. 5,000

Mano de obra

S/. 2,000

Totales

S/. 7,000

Equipos Materiales y suministros Maquina Industrial

1

S/. 3,500

S/. 3,500

Totales Personal

Totales Servicios tecnicos

Totales Funcionamiento

Totales Viajes

Totales MONTO TOTAL A TRANSFERIR

27

S/. 10,500

Observaciones (Cemento, fierros, para la construcción de una serv higienico Pago de mano de obra correspondiente al mes de Enero

ANEXO 07

CERTIFICADO DE USO DE ……. COMO APORTE DEL PROYECTO

LaOdBs., ………con domicilio en …………………., Certificaque:

Como aporte propio para el desarrollo del Proyecto “……..” Financiado por el Proyecto SUMA, con su convenio de cooperación 07-C01-054, ha asignado para la ejecución del proyecto pora los meses de ………….. a …………., valorizado en …………..( letras…..nuevos soles).

En ……….., ….. de ……………… del 20..

Nombre y Firma del Representante Legal

28

ANEXO 08

DECLARACIÓN GASTOS DE AMORTIZACIÓN Convenio: 07-C01-054 Titulo: “……………” Fecha de inicio1 : …….. Fecha de finalización : …….. OdB : ……………. ………………………., en calidad de Representante legal de la OdB……………., declara responsablemente y certifica que el bien que a continuación se describe y cuya amortización con cargo a la subvención AECID se calcula, ha sido adquirido íntegramente con fondos propios de la OdB que represento, distintos a los comprometidos en la intervención o en otras intervenciones financiadas por la AECI D no habiéndose aplicado a la compra y puesta en funcionamiento del mismo ningún fondo procedente de otros financiadores: Descripción del bien Fecha de adquisición Importe de adquisición (I)

: Maquina Industrial…….(detallar que máquina es) : 01/02/2008 : S/ 20,000

Amortización imputable al período de ejecución de la subvención: Valor de adquisición (VA)

Período en meses completos entre fecha final y fecha de inicio (M) De formulación (en su caso)

S/ 20,000.00

De ejecución TOTAL

Amortización imputable total

-

Vida útil en meses (VU) -

18 18

:

-

Amortización (A) = (VA x M) / VU -

120 120

S/ 3000.00 S/ 3000.00

S/ 3000.00

En ……….., ….. de ……………… del 20..

Nombre y Firma del Representante Legal

1

En caso de justificación parcial de convenios se indicarán las fechas de inicio y fin del periodo informado.

29

ANEXO 09 ACTA DEENTREGA

Convenio: 07-C01-054 Titulo: “……………” Una vez realizadas las oportunas comprobaciones, se procede a la entrega de los siguientes bienes Código

Descripción

Cantidad

Importe

Periodo de Afectación

Que coincide con lo señalado en la factura del proveedor:……….. …………………………… ………………………….(Proveedor/es) En este mismo acto el receptor se compromete a asumir la propiedad de los bienes transferidos por los plazos indicados en cada caso. Y para que así conste se expide la presente Acta de Entrega.

En ……….., ….. de ……………… del 20….

Por el Proyecto Suma:

Por el Receptor:

Nombre y apellido

Nombre y Apellido

30

ANEXO 10 PROYECTO : "….

CUADRO COMPARATIVO DE ADQUISICION DE …… (EN NUEVOS SOLES) PROVEEDORES DESCRIPCION

CANTIDAD

DISTEC- FABRICA

SERVICIOS GENERALES VASQUEZ

SERCOMINF SECURITY

SUSANA PLASENCIA CORONADO

1

700.00

520.00

819.85

400.00

1

500.00

**

**

320.00

1

150.00

340.00

273.28

1

90.00

**

**

Escritorio color marrón de Melamine canto grueso 03 cajones con chapa trampa Estante completo de color marron en melamine 05 divisiones y 02 puertas corredizas en la parte baja 090* 1.75 mts Estante Aereo de color marrón en melamine 0.90 x 0.75 x 0.35 Sillas de fierro con respaldar y cojin acolchado

(**) no cotiza ZONA: ……

__________________________________ VºBº RESPONSABLE DE COMPRA

31

_________________________ VºBº REPRESENTANTE LEGAL

**

ANEXO 11 Nº ..001-2009 PROYECTO : "…….."

ORDEN DE COMPRA Proveedor: Dirección RUC: Teléfono:

SUSANA ELENA PLASENCIA CORONADO Jr. 5 Esquinas Nº 673 Cajamarca 10266155005 (076) 794731 ACTIVIDAD: GASTOS ADMINISTRATIVOS ( EQUIPOS Y MOBILIARIOS UNDAD EJECUTORA) DESCRIPCION

CANTIDAD

PRECIO UNITARIO

TOTAL

1

400.00

400.00

1

320.00

320.00

Escritorio color marrón de melamine canto grueso con 03 cajones, con chapa trampa Estánte completo de color marrón en melamine 05 divisiones y 02 puertas corredizas en la parte baja medidas: 0.90 x 0.75 x 0.35 TOTAL S/

Facturar a nombre de: RUC Dirección

__________________________________ VºBº RESPONSABLE DE COMPRA

32

720.00

…….. ….. ……

_________________________ VºBº REPRESENTANTE LEGAL

ANEXO 12 Certificado de Recepción de Transferencia.

Don……………………………., identificada con Documento Nacional de Identidad Nº ……………………………. en nombre y representación de la OdB ……………………………….con RUC ………………………. y ubicada en ……………………………………………………………………..

CERTIFICA:

Se ha recibo en cuenta Corriente moneda Nacional la suma de S/…………….. (……especificar la cantidad en letras…..) financiación del Proyecto SUMA Perú, a favor del proyecto “……………………………”.

El depósito correspondiente al Financiamiento del proyecto SUMA se realizó en nuestra cuenta corriente moneda nacional Nº …………………. del Banco ……………., el día …… de ………. del 20…...

Atentamente, En ……….., ….. de ……………… del 20….

Nombre y Firma del Representante Legal

33