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Retención en la Fuente – Trabajadores independientes Manual del Usuario

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Retención en la Fuente / Trabajadores Independientes

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CONTENIDO

RETENCION EN LA FUENTE - TRABAJADORES INDEPENDIENTES 1. CONSIDERACIONES GENERALES .......................................................................................... 4 2. MARCO LEGAL ........................................................................................................................ 4 3. NOTAS SAP A IMPLEMENTAR................................................................................................. 5 4. ACTIVIDADES DE PARAMETRIZACION (CUSTOMIZING - IMG) ........................................... 5 4.1. MANTENIMIENTO TABLA/VISTA V_J_1_T059WTK ........................................................... 5 4.2. MANTENIMIENTO TABLA/VISTA FIWT_TAX_AMOUNT ..................................................... 8 4.3. DEFINICION Y ASIGNACION DE CLAVE DE RETENCION IMPUESTOS (TAX KEY)......... 11 4.4. DEFINICION DEL TIPO DE RETENCION Y DEL INDICADOR DE RETENCION ................. 15 4.4.1. TIPO DE RETENCION ....................................................................................................... 15 4.4.2. INDICADOR DE RETENCION ........................................................................................... 18 4.4.2.1. DEFINICION DE LA FORMULA DEL INDICADOR DE RETENCION ............................. 21 5. ACTIVIDADES RELACIONADAS CON EL DATO MAESTRO DEL TERCERO ...................... 24 6. TRANSACCION J1ICOVEND ................................................................................................. 27

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1. CONSIDERACIONES GENERALES La solución dispuesta por SAP para el cálculo y registro de la retención en la fuente a trabajadores independientes está incluida dentro de la Funcionalidad Estándar de Retenciones en la Fuente, disponible en el sistema SAP ERP, la cual gestiona de manera general a través de la definición de Tipos e Indicadores de Retención. Se adiciona una transacción de usuario final que permite el manejo de las diferentes deducciones indicadas por la ley y a nivel de parametrización se crean tablas que manejan información relevante, la cual debe mantenerse actualizada, según lineamientos de ley. En las páginas siguientes se procederá a la explicación de estos tópicos. Aspectos como la definición de los indicadores, la asignación a la compañía, la especificación de las cuentas contables, la inscripción en el dato maestro del tercero, etc., continúan vigentes y atienden al uso del estándar. 2. MARCO LEGAL La funcionalidad habilitada por SAP para el cálculo y registro de la retención en la fuente a trabajadores independientes esta soportada en la siguiente normatividad: Estatuto Tributario – Artículos 383 y 384 Ley 1607 de 2012 Decreto 99 de 2013 Decreto 1070 de 2013 Ley 1111 de 2006 – Artículo 50 Circular DIAN 009 de 2007

Nota

El propósito de este manual de usuario es detallar los pasos a seguir, desde el punto de vista funcional y de parametrización, para tener disponible el cálculo de la retención en la fuente a trabajadores independientes según la normatividad vigente. Debido al dinamismo de nuestro sistema tributario y en ocasiones, a la dificultad en la interpretación de las normas, puede suceder que existan múltiples criterios en el entendimiento de la ley, evento en el cual se sugiere ponerse en contacto con Globalization Services en SAP ([email protected]) a fin de revisar cada caso de manera puntual.

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3. NOTAS SAP A IMPLEMENTAR La ampliación de la funcionalidad estándar se ha realizado mediante Notas, las cuales deben ser revisadas e implementadas en cada compañía, haciendo especial seguimiento a cada una de las actividades detalladas al interior de cada nota, incluyendo la información incorporada en los diferentes anexos señalados en ellas. A continuación se relacionan las diferentes notas liberadas por SAP para cubrir la normatividad relacionada con la retención en la fuente a trabajadores independientes: Nota SAP 1619940 1846506 1900313 1924111 2001135 2021522 2153105

Versión 10 5 3 7 1 4 5

Fecha de creación

Ultimo cambio

11.08.2011 15.04.2013 14.08.2013 10.10.2013 04.04.2014 23.05.2014 08.04.2015

10.04.2014 12.02.2015 21.03.2014 15.01.2015 29.04.2014 15.04.2015 23.06.2015

Dependiendo de los ajustes que se realizan a la funcionalidad, las notas mencionadas pueden sufrir cambios o se pueden generar notas adicionales, por lo que se recomienda revisar continuamente el estatus de las mismas en el portal de SAP (https://support.sap.com/notes) 4. ACTIVIDADES DE PARAMETRIZACION (CUSTOMIZING – IMG)

4.1. Mantenimiento Tabla/Vista V_J_1_T059WTK Esta tabla se crea al momento de implementar las notas detalladas en el apartado anterior. Con el fin de mantener actualizadas las diferentes constantes, se debe mantener de acuerdo a la normatividad vigente. Para revisar / mantener los diferentes valores, ir a la transacción SM30, colocar el nombre de la vista en el campo Tabla/Vista V_J_1_T059WTK y dar clic en el botón “Actual.”:

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Una vez allí, se mantienen las entradas según se muestra a continuación, teniendo en cuenta que la fecha de validez y los valores pueden cambiar de acuerdo a los requerimientos de ley:

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corresponde al 40% del ingreso sobre el cual se realizan las contribuciones al Sistema General de Seguridad Social corresponde al 16% por pensión corresponde al 12.5% por salud corresponde al valor que para la Unidad de Valor Tributario (UVT) indique el gobierno. Tener en cuenta que el valor esta multiplicado por 100. Asi el valor de la UVT para el año 2015 es COP 28.279 corresponde al porcentaje minimo por Riesgos Laborales corresponde al porcentaje maximo por Riesgos Laborales

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corresponde al porcentaje del 27% indicado en el ultimo rango de la Tabla del Art. 384 hace referencia a las 135,17 UVT que deben ser reducidas de la retención, cuando se alcanza el ultimo rango de la Tabla del Art. 384 hace referencia a la deduccion del 10% por concepto de dependientes, con el limite de 32 UVT relacionada con el limite de 100 UVT en la deduccion por pago de intereses por prestamos de vivienda relacionada con la deducción del 25% de renta exenta, con el limite de 240 UVT correspondiente al limite de 16 UVT de la deduccion de pagos por salud prepagada correspondiente al limite de 30% del ingreso, de la deduccion por aportes a fondos de pensiones voluntarias corresponde al limite de 3.800 UVT por año en la deduccion de aportes a pensión relacionado con el limite de la base de cotizacion de 25 salarios minimos a las contribuciones al Sistema General de Seguridad Social 4.2. Mantenimiento Tabla/Vista FIWT_TAX_AMOUNT Esta tabla se crea al momento de implementar las notas detalladas previamente y su objetivo es mantener actualizados los valores de la tabla de retención mínima, según el artículo 384 E.T. Los valores son mantenidos en pesos. Para revisar / mantener los diferentes valores, ir a la transacción SM30, colocar el nombre de la tabla en el campo Tabla/Vista FIWT_TAX_AMOUNT y dar clic en el botón “Actual.”:

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4.3. Definición y Asignación de Clave de Retención Impuestos (Tax Key) El parágrafo 4 del artículo 3 del decreto 099 de 2013 señala que para que aplique la retención mínima de que trata el artículo 384 del Estatuto Tributario el tope de ingresos del año anterior como factor de referencia deberían ser 4.073 UVT. Sin embargo, la DIAN mediante oficio 019738 del 21 de marzo de 2014 aclara que, “…En merito a lo expuesto se concluye que para efectos de aplicar la retención en la fuente mínima a partir del año gravable 2014 a las personas naturales pertenecientes a la categoría tributaria de empleados, el tope de ingresos del año gravable inmediatamente anterior que se debe tener en cuenta, es el tope de ingresos para no estar obligado a declarar de mil cuatrocientas (1.400) UVT y consecuente con lo anterior, los empleados deben informar a sus pagadores o agentes de retención si sus ingresos totales en el año gravable inmediatamente anterior superaron mil cuatrocientas (1.400) UVT.” Con el fin de que la retención en la fuente se calcule según la normatividad indicada arriba, es necesario definir en el sistema una Clave de Retención de Impuestos para ingresos superiores a 1.400 UVT y otra para ingresos inferiores a este valor. Luego dicha clave debe asociarse al correspondiente indicador de retención. La ruta para definir las claves de retención de impuestos (Tax Key) es la siguiente: En el menú de parametrización, al cual se accede a través de la transacción SPRO:

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Se selecciona Clave de País CO – Colombia

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Una vez allí, se define la clave con su correspondiente descripción:

Una vez definidas, se deben asignar a los indicadores de retención previamente configurados (la configuración del tipo e indicador se detalla en el siguiente punto):

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Se selecciona Clave de País CO – Colombia

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4.4. Definición del Tipo de Retención y del Indicador de Retención Se procede a configurar el tipo de retención y el indicador de retención que aplicará para esta clase de retención en la fuente. 4.4.1. Tipo de Retención La configuración del Tipo de Retención se realiza en el ambiente de parametrización, al cual se accede a través de la transacción SPRO, en el siguiente menú:

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Se selecciona Clave de País CO – Colombia

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El siguiente es el detalle de la configuración:

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4.4.2. Indicador de Retención Una vez definido el Tipo, se procede con la creación del (los) indicador (es) de retención en la fuente. Esta configuración se realiza también en el menú de parametrización, al cual se accede a través de la transacción SPRO:

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Se selecciona Clave de País CO – Colombia

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La siguiente es la configuracion que se debe realizar:

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Se debe tener en cuenta que la defiicion del calculo para este indicador se hará a través de Formula, por tanto debe seleccionarse la opcion al momento de la creacion del mismo, tal como se resalta en el grafico. 4.4.2.1.

Definición de la Fórmula del Indicador de retención

Una vez creado el indicador de retencion, se procede a configurar la formular para el calculo, teniendo en cuenta la reglamentacion. Este paso se realiza en el ambiente de parametrizacion, entrando a él por la transaccion SPRO:

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Se selecciona Clave de País CO – Colombia

Se escoge el indicador previamente creado y se selecciona la opcion Fórmulas para el calculo:

Se procede a crear los rangos, según se muestra a continuación:

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Los valores están en pesos, convertidos según el valor de la UVT para cada año gravable y corresponden basicamente a los rangos y valores definidos en la tabla del Articulo 383 del E.T.

En este caso, la formula esta actualizada segun el valor de la UVT para el año 2015 COP 28.279, teniendo en cuenta que los valores deben ser ingresados según se detalla en el siguiente grafico:

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Con este paso se culmina la parametrización de indicador, no sin antes recalcar que debe realizarse la correspondiente asignación de la Clave de Retención, según se indica en al apartado 4.3 de este manual. Es importante considerar que adicional a estos pasos, se deben seguir las definiciones normales de creación de indicador, como cuenta contable, asignación al país, etc.

5. ACTIVIDADES RELACIONADAS CON EL DATO MAESTRO DEL TERCERO Una vez configurados el tipo e indicador de retención en la fuente, teniendo en cuenta las consideraciones señaladas en los apartados anteriores, éstos deben asignarse al tercero. Esta actividad se realiza en el menú funcional de SAP, con la siguiente opción:

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6. TRANSACCION J1ICOVEND Una vez se han realizado las diferentes actividades de configuración, se procede con el registro de las cuentas de cobro por parte de los proveedores. Previo al registro, se debe acceder a la transacción J1ICOVEND con el fin de identificar las diferentes deducciones que aplicaran en el cálculo de la retención. En el menú funcional, se digita la transacción:

Aparecerá a continuación una pantalla para el llenado/selección de diferentes criterios detallados a continuación:

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Los parametros de Sociedad, Mes y Año corresponden al codigo de la compañía y el periodo para el cual aplicaran las diferentes deducciones. En el segmento de Acreedor, se ingresaran los siguientes datos: corresponde al codigo del proveedor/trabajador independiente con el que está grabado en el sistema corresponde a la deduccion por el aporte voluntario a pensión, previamente indicado por el proveedor

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Valor de los pagos o abonos en cuenta del mes, si se es prestador de servicios que ejecuta directamente las actividades científicas o tecnológicas de una entidad que adelanta investigaciones en esos campos (art. 57-2 del E.T.). Esto porque según la normatividad, el 100% del valor no será sometido a retención en la fuente

Deduccion por el aporte al Fondo solidaridad pensional (1%, 1.2%, 1.4%, 1.6%, 1.8%, 2%) de acuerdo a los ingresos percibidos

Deduccion por Intereses en préstamos para adquisición de vivienda del trabajador (o el costo financiero en un contrato de leasing para adquirir vivienda del trabajador) pagados en el año anterior y divididos por los meses a que correspondieron. Deduccion por pagos durante el año anterior a medicina prepagada del trabajador, el cónyuge, y sus hijos y dependientes, y divididos por los meses a que correspondieron Se selecciona esta opcion cuando el registro corresponde a una nota crédito. Al seleccionar este campo, se habilitan los siguientes campos para que el usuario seleccione las deducciones a reversar al registrar la nota crédito:

Deducción por concepto de "personas a cargo" (10% de los ingresos brutos sin exceder de 32 UVT)

Deduccion por concepto de pago por Riesgos Laborales, puede seleccionarse el porcentaje o el valor pagado

Se selecciona esta opcion cuando el registro corresponde a una anulacion del registro previo. Al seleccionar este campo, se habilitan los siguientes campos para que el usuario seleccione las deducciones a reversar:

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Ahora bien, teniendo en cuenta que hay compañías que debido a la no información por parte del proveedor, deciden no tomar las deducciones de ley, las siguientes opciones se han dispuesto para que el usuario seleccione/deseleccione aquellas que no serán consideradas en la depuración de la base de retención:

Si alguna de estas opciones (o todas) no es seleccionada, el sistema no tendrá en cuenta dicha deducción en la depuración de la base de retención.

esta opcion se ha dispuesto si se desea que os valores ingresados apliquen para todas las facturas/cuentas de cobro que el proveedor presente durante el mes Los demás conceptos indicados por la norma ya están siendo considerados por la funcionalidad (aportes obligatorios a salud y pensión, rentas de trabajo exentas (25%); así como la comparación de la retención mínima para aquellos proveedores a quienes aplique. Al grabar los datos en la transaccion J1ICOVEND aparecera el siguiente mensaje:

Una vez grabados los valores, se procede a registrar la factura, por las transacciones estándar de registro de facturas, verificando los cálculos de la retención en la fuente por renta, según el nuevo procedimiento, teniendo en cuenta que es posible que al momento del registro de la factura/cuenta de cobro, se desplieguen algunos mensajes como el siguiente:

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Este un mensaje de advertencia que indica que en la transaccion J1ICOVEND no se registró valor alguno por concepto de deduccion por aporte voluntario a pension. Igualmente si las deducciones de intereses en prestamos para vivienda o pagos de medicina prepapagada excenden los limites indicados por ley, el sistema desplegara el mensaje correspondiente y no permitra el registro del documento.

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