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• Katerin Cutiva Benitez

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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD ISO 9001:2008 FECHA DE APROBACIÓN: 26/11/2013

TITULO: MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL LABORAL FECHA DE REVISION: VERSIÓN No: CODIGO: 26/11/2013 0 P - 13

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MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES REVISIÓN No. 0

MOTIVO DEL CAMBIO Se crea el documento y se publica

FECHA 26/11/2013

DEPARTAMENTO FINANCIERO DIRECTOR FINANCIERO Perfil: Se encarga de tomar las decisiones administrativas y financieras necesarias para el buen desarrollo de las actividades de la empresa mediante de la emisión, análisis e interpretación oportuna de la información financiera que arroga la organización. Funciones:  Velar y monitorear la disponibilidad de fondos.  Administración del capital.  Preparación y análisis de la información financiera.  Planeación y control financiero.  Estructura financiera.  Preparación y evaluación de proyectos. Planes de negocios  Valoración de empresas.  Realiza y aprueba el pago de honorarios, impuestos, mantenimiento, renta y demás gastos relacionados por la empresa. Convocatoria:  Se requiere contador público, administrador de empresas, ingeniero industrial, economista o carreras afines.  Especialización en finanzas  Experiencia mínima de 3 o más años en el cargo.  Salario a convenir  Edad de 28 a 35 años  Estado civil: casado AREA CONTABLE JEFE DE CONTABILIDAD Perfil: Conocimientos del marco conceptual de la contabilidad, normas internacionales sus principios y normas técnicas de aplicación y manejo; conocimientos de manejo de costos en empresas de producción para tener las herramientas básicas para el cálculo y análisis de los costos directos e indirectos y sus variaciones. Funciones: 

Dirige las reuniones con el personal supervisor de la unidad, con la finalidad de fomentar el trabajo en equipo y optimizar los recursos utilizados en los procesos.



Dirige y controla la aplicación y ejecución del sistema general de contabilidad aprobado Financiera.



Dirige, supervisa y controla el proceso contable de las unidades bajo su responsabilidad.



Presenta informe ante el Director Financiero para hacer observaciones y sugerencias sobre la marcha de las actividades contables.



Comprueba la correcta aplicación de los principios y normas establecidas con respecto a la organización y al sistema de control interno.

ELABORADO POR: WILLIAM PRIETO COOR.DE CALIDAD

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F 01 / VERSIÓN 0 APROBADO POR: SONIA RODRIGUEZ ASISTENTE ADMINISTRATIVA

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TITULO: PROCEDIMIENTO PARA RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN E INDUCCION DE PERSONAL FECHA DE REVISION: VERSIÓN No: CODIGO: 26/11/2013 0 P - 13

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Convocatoria:  Se necesita personal contador público  Conocimientos y experiencia en costos e impuestos  3 años de experiencia  Salario a convenir  Edad de 28 a 33 años  Estado civil casado.  Salario a convenir COORDINADOR CONTABLE Perfil: Supervisar, controlar la contabilidad interna de la empresa aplicando las normas y conocimientos vigentes, a fin de lograr información oportuna y confiable que produzca los elementos de análisis para la toma de decisiones e la evaluación, programación y control de los recursos financieros de la empresa y en cumplimiento de obligaciones para con las entidades estatales. Funciones:  Elaborar los estados financieros mensuales y anuales con sus respectivos anexos efectuando el análisis de los resultados de cada uno de los estados financieros mensuales y anuales con el fin de avaluar la razonabilidad de las cifras, la rentabilidad del negocio y los resultados económicos de la empresa.  Elaborar las declaraciones de impuestos mensuales de retención en la fuente, timbre, remesas, industria y comercio y bimestrales de IVA y velar por su oportuno pago y presentación.  Atender y tener disposiciones de los asesores y diferentes organismos de control, la información contable requerida para sus trabajos así como colaborarles en lo que requieran en materia contable.  Velar por la adecuada conservación y archivo de los soportes de la información contable y los libros auxiliares y oficiales conforme a las normas legales vigentes Convocatoria:  Se requiere profesional en contaduría publica  Experiencia con el manejo de estados financieros  Experiencia de 1 a 2 años  Estado civil: casado  Salario a convenir COORDINADOR DE IMPUESTOS Perfil: Responsable de dirigir y coordinar las actividades a desarrollar por el personal de impuestos, asegurando la correcta aplicación de la normatividad legal vigente. Encargado de la presentación de declaraciones tributarias e información exógena, conciliación de cuentas de impuestos, elaboración de cierres mensuales de las cuentas de impuestos y declaraciones tributarias. Funciones:  Responsable del análisis y preparación de impuestos  Registro ante cámara de comercio, reformas estatutarias y elaboración de actas  Evitar las obligaciones fiscales innecesarias  Actualizarse de forma periódicamente de los cambios en los estatutos tributarios Convocatoria:  Se requiere profesional en contaduría pública.

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Experiencia en el cargo de 1 a 2 años Edad de 25 a 30 años Estado civil casado Salario a convenir

COORDINADOR DE COSTOS Perfil: Controlar y dar seguimiento al cumplimiento de los costos y presupuestos de materias primas e insumos directos e indirectos con base en procedimientos generales a fin de realizar correcciones a alas variaciones de costos reales contra presupuestos. Funciones:  Dar seguimiento a los planes financieros de costos apoyados en tecnología de información  Seguimiento y evaluación de resultados para detectar tendencias, y regularidades y establecer propuestas de indicadores financieros y no financieros orientadas a mejorar el control  Consolidar información y elaborar reportes mensuales de lo presupuestado versus lo real  Asesoras a los jefes de área en la aplicación de costos y presupuestos Convocatoria:  Se requiere Profesional en contaduría pública.  Experiencia en el cargo de 1 a 2 años  Edad de 25 a 30 años  Estado civil casado  Salario a convenir ASISTENTE CONTABLE Perfil: Efectuar asientos de las diferentes cuentas, revisando, clasificando y registrando documentos, a fin de mantener actualizados los movimientos contables que se realizan en la organización. Funciones:  Recibe,examina,clasifica,codifica y efectúa el registro contable de documentos  Revisa y compara lista de pagos,comprobantes,cheques y otros registros con las cuentas respectivas  Archiva documentos contables para uso y control interno  Elabora y verifica relaciones de gastos e impuestos Convocatoria:  Se requiere estudiante universitario de mínimo VII semestre de contaduría pública o tecnólogo en aéreas afines a la contabilidad  Experiencia en el cargo mínimo un año  Edad de 22 a 35 años  Estado civil indiferente  Salario a convenir ANALISTA DE IMPUESTOS Perfil: Persona encargada de Consolidar la información necesaria para la elaboración de las declaraciones tributarias y/o impuestos de la organización, controlando el cumplimiento de las obligaciones de la ley.

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Funciones:  Elaborar, analizar y controlar las actividades de preparación y liquidación de los impuestos nacionales, declaración de renta y otros  Cumplir con los requerimientos y términos establecidos por las entidades gubernamentales  Manejo de herramientas ofimáticas  Orientación al cliente, manejó de negocios y de resultados Convocatoria:  Se requiere estudiante universitario de mínimo VII semestre de contaduría pública o tecnólogo en aéreas afines a la contabilidad  Experiencia en el cargo mínimo un año  Edad de 22 a 35 años  Estado civil indiferente  Salario a convenir ANALISTA DE COSTOS Perfil: Mantener actualizada las matrices de costos y archivos de presupuestos de acuerdo con los instructivos del área, contribuyendo a la optimización en el uso de los recursos financieros disponibles mediante la identificación de posibles eficiencias y ajustes en las variaciones del presupuesto, siguiendo los lineamientos organizacionales. Funciones:  Análisis de inventarios  Analizar las tendencias de costos por actividad para identificar eficiencias e ineficiencias y proponer acciones que contribuyan a la mejora del modelo de costos y presupuestos de la organización  Consolidar información y preparar informes de acuerdo a las necesidades del área. Convocatoria:  Se requiere Tecnólogo Industrial, áreas contables, económicas o afines.  Experiencia en el cargo mínimo un año  Edad de 22 a 35 años  Estado civil indiferente  Salario a convenir AUXILIAR DE COSTOS Perfil: Persona encargada de la digitación del costos diario, análisis oportuno de la información, cumplir con la política de calidad, participar activamente en el proceso que está vinculado identificando, analizando y resolviendo problemas mejorando el proceso. Funciones:  Revisar que estén las facturas para digitar y que contengan los requisitos legales.  Revisar precios de facturas e informar las anomalías a quien corresponda.  Actualiza los precios.  Valorizar el inventario físico mensual. Convocatoria:  Se requiere Técnico Profesional en Contabilidad y costos.

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Experiencia en el cargo mínimo 6 meses Edad de 18 a 35 años Estado civil indiferente Manejo de office Salario a convenir

PASANTE SENA Perfil: Persona encargada de la asistencia y apoyo al área contable. Funciones:  Registrar las operaciones contables que afectan cuantas de clientes y de proveedores  Diligenciamiento de notas, egresos, cheques, recibos de caja  Conciliaciones bancarias.  Organización y archivo de documentación del área contable. Convocatoria:  Estudiante Técnico Profesional en Contabilidad- SENA  Edad de 18 a 35 años  Estado civil indiferente  Manejo de office  75% de SMLV.

AREA DE TESORIA JEFE DE TESORERIA Perfil: Velar por el cumplimiento de las actividades o procesos que garanticen la recepción y control de los ingresos de la institución y su adecuada y correcta distribución, coordinando y supervisando la ejecución de los planes y programas de la unidad a su cargo, a fin de garantizar la cancelación de los compromisos de la empresa y apoyar a las áreas en la colocación acertada de los recursos financieros. Funciones:  Planifica las actividades a realizar por la unidad de tesorería delegando responsabilidad en cada sección y o unidad a su cargo.  Dirige y supervisa las actividades realizadas por las secciones y o unidades a su cargo.  Dirige el proceso de emisión de cheques de acuerdo a las políticas financieras.  Analiza y control el rendimiento por concepto de colocaciones financieras. Convocatoria:  Profesional en Economía o Administración de Empresa o afines  Edad de 18 a 35 años  Estado civil indiferente  Manejo de programas contables.  Salario a convenir. COORDINADOR DE TESORERIA

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Perfil: Velar por el trabajo coordinado de la gestión de recuperación de cartera de los clientes, analizar y explotar las mejores prácticas del mercado con las entidades financieras (Bancos, Fiduciarias, Comisionista y Compañías de Leasing y Bancas de inversión), con el fin de negociar los productos de mayor impacto en cuanto costo riesgo, entre otras. Funciones:  Confección el parte diario de ingreso y egresos de valores, ya se efectivo, banco, y o garantías, como fondos de terceros, cargos varios.  Realizar las conciliaciones bancarias sobre los registros de extractos bancarios y libros de tesorería de las cuentas corrientes oficiales del organismo.  Intervenir en los pagos que concierne a gastos a abonar mediante el régimen de fondos rotatorios.  Mantener actualizado el registro de valores en custodia, garantías y fondos de terceros. Convocatoria:  Profesional Administración de Empresa, Contaduría, Ingeniar Industrial o afines  Edad de 18 a 35 años  Estado civil indiferente  Manejo de programas contables.  Salario a convenir. ANALISTA DE TESORERIA Perfil: Colaborar, ayudar y acompañar en las tareas administrativas relacionadas con la operación y manejo de recursos financieros. Manejo de Bancos, y realización de informes y entrega de información a las demás áreas de negocio, flujo de caja, control de pólizas. Coordinar cooperar todas las actividades que aseguren un buen manejo de la tesorería de la empresa Funciones:  Organizar el calendario de pagos a proveedores y cuentas por pagar  Participar en la organización de los informes de gestión de la tesorería  Manejar el día a día con los bancos  Control operativo de las obligaciones y líneas de crédito con entidades financieras. Convocatoria:  Estudiante de Contaduría, Economía, carreras afines  Conocimiento en ISO 9001  Experiencia 1 año mínimo  Edad de 18 a 35 años  Estado civil indiferente  Manejo de programas contables.  Salario a convenir. ANALISTA DE CUENTAS POR PAGAR Perfil: Asegurarse de que todas las facturas sean registradas en forma secuencial y en orden cronológico e el periodo correspondiente, analiza las provisiones evitando la sobre o sub valuación presentado reportes a la gerencia e implementando procesos de mejora. Funciones:

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Análisis de las cuentas de anticipo y compensación de partidas Registrar y conciliar las tarjetas de las agencias de viaje Revisar y controlar todas las cuentas x pagar por cuenta contable y tercero revisando las respectivas conciliaciones. Asegurar que todas las cuentas x pagar cumplen con las políticas corporativas vigentes.

Convocatoria:  Tecnólogo de contaduría publica  Conocimientos en manejo de cuentas x pagar  Experiencia 1 año mínimo  Edad de 23 a 30 años  Estado civil indiferente  Manejo de programas contables. PASANTE SENA Perfil: Asistir los procesos de manejo por parte de tesorería y cuentas x pagar para así optimizar los procesos y archivar los documentación propia del área. Funciones:  Archivar documentos tales como anticipos, facturas y comprobantes de diario.  Identificar y programar desembolsos y pagos.  Preparación de egresos e ingresos contables y entregas de pagos a proveedores Convocatoria:  Estudiante de contabilidad  Edad de 18 a 30 años  Estado civil indiferente  Salario del 75% SMLV

AREA DE PLANEACION FINANCIERA JEFE DE PLANEACION FINANCIERA Perfil: Es responsable por la generación de información de seguimiento, análisis de las tendencias en las cifras y la comunicación a las áreas que implementan los planes de acción, velando por la oportunidad, consistencia y la calidad de información. De igual forma contribuir con herramientas técnicas de planeación y control financiero y apoyar la evaluación de proyectos en todas las áreas de la organización desde el punto de vista financiero. Funciones:  Obtención de los recursos de liquidez para el desarrollo de las operaciones.  Elaborar un plan financiero de corto y largo plazo para la compañía, incluyendo su presupuesto anual.  Apoyar a los procesos comerciales y productivos de su evaluación financiera y concepto previo como también asegurar los recursos necesarios para el desarrollo de los mismos Convocatoria:  Profesional en administración de empresas, ingeniería, economía o contaduría publica  Estudios de especialización en finanzas o administración de negocios

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 Manejo de gestión contable, de tesorería y de planeación corporativa  Conocimiento del mercado de capitales y su funcionamiento COORDINADOR DE PRESUPUESTO Perfil: Coordina actividades para el desarrollo de los controles de las estrategias establecidas reporta y toma decisiones, influye en la motivación de los colaboradores y selecciona los canales de comunicación. Funciones:  Ejecutar el cierre mensual de las operaciones de la empresa y determinar sobre la producción neta, compras de materia prima y productos terminados.  Registrar y controlar las ordenes de inversión y gastos en el sistema  Analizar las cuentas de gastos y de inversión del área presupuestaria Convocatoria:  Profesional e administración o carreras afines.  Experiencia en el manejo de presupuestos y costos de 2 años  Manejo de Excel avanzado  Salario a convenir COORDINADOR DE PLANEACION FINANCIERA Perfil: Coordinar y apoyar las iniciativas o ejercicios de planeación que la entidad emprenda. Funciones:  Diseñar y desarrollar el sistema de información gerencial, así como su posterior administración y actualización.  Es responsable por la generación de información de seguimiento, análisis de las tendencias en las cifras y la comunicación a las áreas que implementan los planes de acción, velando por la oportunidad, consistencia y la calidad de información.  contribuir con herramientas técnicas de planeación y control financiero y apoyar la evaluación de proyectos en todas las áreas de la organización desde el punto de vista financiero. Convocatoria:  Profesional en administración, economía o carreras afines.  Experiencia en el manejo de presupuestos y costos igual o mayor a 2 años  Manejo de Excel avanzado  Salario a convenir ASISTENTE DE PRESUPUESTO Perfil: Asistir en la formulación y control de presupuesto, recopilado, clasificando, revisando la información y realizando trámites para la elaboración y ejecución del presupuesto de una o más dependencias de la organización.

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Funciones:  Recopilar y ordenar datos para estudios de presupuestos  Realiza cálculos de ante proyectos de presupuestos de una dependencia o unidad  Lleva el control de las solicitudes del personal contratado para el presupuesto  Elabora informes periódicos de las actividades realizadas Convocatoria:  Tecnólogo en administración, economía o carreras afines.  Experiencia en el manejo de presupuestos y costos igual o mayor a 2 años  Manejo de Excel avanzado  Salario a convenir ASISTENTE DE PROYECCION FINANCIERA Perfil: Asistir en el análisis de estados financieros, recopilando, registrando y llevando el control de la información. Afín de apoyar la correcta elaboración de los informes financieros de la institución. Funciones:  Recopila y codifica información financiera suministrada por las diferentes unidades  Elabora series estadísticas,cuadros,graficos y proyecciones de tipo financiero  Efectúa cálculos para la obtención de índices financieros  Apoya el análisis de ejecución o modificación presupuestaria Convocatoria:  Tecnólogo en administración, economía o carreras afines.  Experiencia en el manejo de presupuestos y costos igual o mayor a 2 años  Manejo de Excel avanzado  Salario a convenir AUXILIAR DE PRESUPUESTO Perfil: Persona encargada de elaborar el presupuesto mensual anual o semestral de la empresa mediante un seguimiento de la ejecución del presupuesto y control presupuestal. Funciones:  Registrar gastos administrativos por compras de acuerdo a cada movimiento presupuestal  Actualizar el histórico de las compras y propones sugerencias de productos alternativos  Apoyo en el consolidado de costos totales y unitarios de cada orden afín de controlar el flujo de dinero y asegurando que se encuentre dentro del presupuesto establecido Convocatoria:  Técnico en administración, economía o carreras afines.  Experiencia en el manejo de presupuestos y costos igual o mayor a 2 años  Manejo de Excel avanzado  Salario a convenir AUXILIAR DE PROYECCION FINANCIERA Perfil:

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Persona encargada de el análisis de la información contable y financiera proveniente de la información financiera de la empres, utiliza técnicas que conducen a diagnósticos y por ende ayuda a la toma de decisiones. Funciones:  Analizar los estados financieros  Presentar un diagnostico financiero  Formular alternativas y ajustes considerando objetivos organizacionales Convocatoria:  Técnico en administración, economía o carreras afines.  Experiencia en el manejo de presupuestos y costos igual o mayor a 2 años  Manejo de Excel avanzado  Salario a convenir JEFE DE CARTERA Perfil: Persona encargada de generar estrategias de negociación para la recuperación de cartera, y realiza seguimiento permanente de los casos en procesos de cada uno de los gestores con el fin de generar acompañamiento y direccionar la estrategia especifica. Funciones:  Establecer políticas claras de crédito otorgada a los clientes  Generar reportes y registros contables para que no exista ninguna confusión en la aplicación de pagos, registró de facturas o notas crédito  Darle seguimiento a los clientes y enviándoles cartas y llamándolos con el fin de mantener un contacto cercano a ellos  Emitir un reporte mensual con fines conciliatorios con el departamento de contabilidad Convocatoria:  Profesional en áreas administrativas  Experiencia mínima de 2 a 3 años en el cargo  Conocimientos en paquetes contables  Conocimientos y elaboración de presupuestos e informes  Salario a convenir ANALISTA DE CARTERA Perfil: Persona capaz de agilizar, implementar y promover estrategias que permitan un mejor recaudo de cartera dentro de la empresa. Funciones:  Apoyar en la elaboración de políticas que brinden garantías a la empresa y sus clientes, referentes a la recaudación de dineros  Acordar con los clientes externos todos los pagos a realizar por prestación de servicios o venta de productos  Informar al cliente sobre sus vencimientos con el objetivo de no tener cartera morosa  Recaudar dineros para brindar liquides a la empresa Convocatoria:  Tecnólogo en áreas administrativas

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Experiencia mínima de 2 a 3 años en el cargo Conocimientos en paquetes contables Conocimientos y elaboración de presupuestos e informes Salario a convenir

CUENTAS POR COBRAR Perfil: Persona encargada de registrar todas las operaciones del área de cuentas por cobrar del cliente diariamente y de forma automatizada en el sistema contable y administrativo. Funciones:  Gestionar y registrar las cuentas por cobrar, a agentes comerciales, accionistas, empleados, relacionadas a otras  Registrar, emitir y controlar las notas debito y crédito a los empleados relacionados  Realizar la gestión de cobranza comercial, accionistas, empleados ,relacionadas y otras  Atender las auditorias financieras tanto internas como externas

Convocatoria:  Profesional en administración de empresas y afines  Experiencia mínima de 2 a 3 años en el cargo  Conocimientos en paquetes contables  Conocimientos y elaboración de presupuestos e informes  Salario a convenir AUXILIAR DE CARTERA Perfil: Persona encargada de revisar la cartera e informar de anomalías e inconsistencias al jefe de cartera. Funciones:  Creación de clientes nuevos que realizan los pagos en efectivo al sistema  Generar notas créditos y descuentos  Hacer las correcciones pertinentes de cartera  Realizar el análisis de saldos de cartera y plantear posibles soluciones para la recuperación de la misma Convocatoria:  Técnico profesional en contabilidad  Experiencia mínima de 1 a año en el cargo  Conocimientos en paquetes contables  Conocimientos en el análisis y manejo de cartera  Salario a convenir FACTURACION Perfil:

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Persona encargada de supervisar, ordinar y controlar los procesos de facturación, asegurando el proceso de los contratos de servicios establecidos por los clientes. Funciones:  Elabora una relación de las principales funciones que realiza en el puesto, la frecuencia con que se realiza y el criterio de desempeño que permite evaluarla  Liderar e implementar el proceso de atención al cliente  Atender las peticiones, quejas y reclamos de los clientes de manera mable y eficaz  Relacionar la facturación mensual por entidades Convocatoria:  Tecnólogo en administración de empresas y afines  Experiencia mínima de 1 a año en el cargo  Conocimientos en paquetes contables  Conocimientos y elaboración de facturas  Salario a convenir AUXILIAR DE FACTURACION Perfil: Persona encargada de atender al cliente en cuanto a toma de pedidos, generar la factura, recibir los pagos ya sea personalmente o por teléfono. Funciones:  Elaborar notas crédito, recibos de caja, devoluciones, entradas y salidas a Kardex  Verificar las consignaciones hechas por los clientes en las cuentas de la empresa y genera el recibo de caja  Realizar la captura de información de solicitudes insatisfechas de productos o excedentes de inventarios  Prepara el reporte de los pagos efectuados por los clientes y entregar efectivo y los cheques a la cuentas por cobrar Convocatoria:  Técnico en administración de empresas y afines  Experiencia mínima de 1 a año en el cargo  Conocimientos en paquetes contables  Conocimientos y elaboración de facturas  Servicio al cliente  Salario a convenir

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