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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE NEZAHUALCÓYOTL Organismo Público Descentralizado del Gobierno del Estado de México

DIVISIÓN DE COMERCIALIZACÍÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL ÁREA DE PRODUCCIÓN Y VENTAS

COMERCIALIZADORA MAQUSA S.A DE C.V

TESINA: PARA OBTENER EL TÍTULO DE INGENIERÍA EN NEGOCIOS Y GESTIÓN EMPRESARIAL

P R E S E N T AN : LUNA REYES WALTER GUTIÉRREZ TOVAR ALEJANDRA

Asesor Académico: M. en A. SILVIA GUTIÉRREZ JIMÉNEZ Asesor Empresarial: LIC. ARTURO JARAMILLO QUINTANAR

GENERACIÓN: 11

CD. NEZAHUALCÓYOTL AGOSTO, 2014

DEDICATORIA

Dedico esta memoria en especial a mi madre Graciela Tovar Ponce al saber que con su apoyo y su dedicación en todos estos años cursados en esta universidad, ya que con su ayuda pude dar el último paso para terminar la carrera en Ingeniería en Negocios y Gestión Empresarial.

También la dedico a mi familia más cercana por su gran apoyo y buenos consejos que me proporcionado en los momentos que más necesite al realizar mi carrera.

Dedico y agradezco a mi compañero y amigo Walter Luna ya que en esta carrera me ha entregado su confianza y su gran ayuda desde que entre a la universidad. Así como también a mis profesores que me han aportado muchos conocimientos los cuales llevare a cabo en un futuro no muy lejano.

. Alejandra Gutiérrez Tovar.

i

DEDICATORIA Dedico esta memoria principalmente a la UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE NEZAHUALCOYOTL Por la satisfacción de haber pertenecido a tan noble institución, Gracias por enseñarme el camino hacia el éxito y la sabiduría. A mis padres Guillermo y Ana María por su gran apoyo y constante esfuerzo Gracias por ayudarme a concretar esta meta. A mi hermana Ana Mónica luna, gracias por apoyarme en situaciones en las que Necesite de tu ayuda muchas gracias. A mis amigos Gracias a todos mis amigos que estuvieron en las buenas y en las malas En especial a Alejandra Gutiérrez, por su gran apoyo y entrega en esta memoria. Que fue de gran importancia, por su interés y su Nobleza en mi persona gracias por tu confianza. A mis tíos Por darme su apoyo y sus recomendaciones Familia luna: Laura, Cristina, Miriam y Robert. Familia reyes: José Luis y Celina. A mis abuelos En especial al sr Arnulfo luna porque siempre estuvo en contacto conmigo y con mis estudios te agradezco demasiado tu interés en mi persona A mis profesores A todos los que me aportaron grandes cantidades de Conocimiento y comprensión Invaluable tesoro que siempre conservare.

Walter Luna Reyes.

(WLR)

ii

AGRADECIMIENTOS

Agradecemos profundamente a la licenciada Silvia Gutiérrez Jiménez y al señor empresario Arturo Jaramillo Quintanar por brindarnos la oportunidad, atención, apoyo y sobre todo el tiempo brindado para la realización de este proyecto, así como también la dedicación, el esfuerzo y sus grandes concejos.

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ÍNDICE

Pág. Dedicatorias Agradecimiento Resumen Abstract Introducción

i ii iii iv v

Capítulo I: Descripción de la empresa 1. Antecedentes 1.1. Ubicación 2. Filosofía organizacional (objetivo, misión visión y valores) 3. Organigrama 3.1. Descripción de funciones 4. Productos 5. Competencia 6. Análisis situacional 6.1. Mezcla de marketing 6.2. Análisis FODA

1 2 3-4 5-6 7 8-9 10 11 12 12-14 15

Capitulo II: Antecedentes del proyecto 1. Planteamiento del problema 2. Objetivos 2.1. Objetivo general 2.2. Objetivos específicos 3. Justificación

16 17 18 18 18 19

Capitulo III: Marco teórico 1. ¿Qué es un manual de procedimientos y para qué sirve? 2. Tipos de manuales administrativos 3. Elaboración de los manuales 4. Diagramas de flujo

20 21 22-23 24-25 26-27

Capitulo IV: Método 1. Justificación de las preguntas del cuestionario 1.1. Cuantificación de resultados.

28-29 30 31-33

Capítulo V: Resultados Manual de procedimientos Índice 1. Autorización del manual. 2. Introducción. 3. Antecedentes. 4. Filosofía organizacional (objetivo, misión, visión y valores). 5. Organigrama 6.Objetivo del manual. 7. Alcance 8.Políticas y reglas 9.Marco jurídico. Procedimiento para la fabricación de playeras Formatos a utilizar. 10. Orden de producción 10.1. Instructivo para el llegado de la orden de producción 10.2. Manejo de la orden de producción 10.3. Orden de compra 10.4. Instructivo para el llenado de la orden de compra 10.5Manejo de la orden de compra Procedimiento de ventas Formato a utilizar. 11. Orden de Venta 11.1. Instructivo para el llegado de la orden de venta 11.2. Manejo de la orden de venta Conclusiones y recomendaciones Glosario de términos Bibliografías

34 35 36 37 38 39 40-41 42 43 43 44 45-46 47-58 59 60 61-62 63 64 65-66 67 68-70 71 72 73 74 75-77 78-81 82-83

RESUMEN

En este proyecto se plasma un manual de procedimientos, debido a la problemática actual de la empresa. La problemática actual de la empresa es la falta de organización interna, en el área de producción y en el área de ventas, es por eso que se propone el manual de procedimientos. Este manual de procedimientos ayudara a la empresa a mejorar el sistema administrativo interno y proceso de ventas. Con la implementación de diversos diagramas de flujo, que el empleado tendrá que estudiar y asociarse con el manual para que pueda dar resultados concretos , esto ayudara de una manera eficaz a la empresa en su enorme debilidad que es la pésima administración en el área administrativa así como en el área de ventas. A los empleados se les tendrá que dar cursos en los cuales se les enseñe a utilizar este manual, esto debe ser una regla si es que se quieren obtener resultados satisfactorios. Al término de 6 meses el manual tendrá que dar resultados si es que se aplicó debidamente y tanto como los trabajadores y los gerentes tendrían que poner de su parte e interés para lograr con los objetivos planteados.

iii

ABSTRACT

In this project procedures manual plasma, due to the current problems of the company. Current problems of the company is the lack of internal organization in the area of production and sales in the area, is why the proposed procedures manual.

These operating procedures will help the company improve its internal management system and sales process.

With the implementation of various flowcharts, the employee will have to study and partner with the manual so you can deliver concrete results, this will help in an effective manner to the company as a huge weakness is the mismanagement in administration

and

as

in

the

sales

area.

Employees will have to give them courses in which they are taught to use this manual, this should be a rule if you want to get satisfactory results.

At the end of six months the manual will have to deliver results if properly applied and as much as workers and managers have to do their part and interest to achieve the objectives.

iv

INTRODUCCIÓN

El presente documento se ha integrado con el propósito de guiar el proceso de planeación, elaboración y control en los procedimientos de fabricación y ventas. El manual de procedimientos, constituye un instrumento de carácter obligatorio, con el propósito de llevar a cabo una buena administración. Es importante mencionar que la empresa comercializadora MAQUSA S.A DE C.V junto con la empresa POLO STATE, se unieron para incorporar una sola empresa, llamada POLO STATE CORPORATION. Debido a la deficiente administración en la empresa textil POLO STATE CORPORATION recurre a la realización de un manual de procedimientos en el área de ventas y en área de producción. En este documento se presenta los siguientes capítulos: -Primer capítulo, se describen las principales características de la empresa. -Segundo capítulo, se describen los antecedentes del proyecto, su análisis situacional, su planteamiento del problema y sus objetivos. -Tercer capítulo, se describen los enfoques sobre el marco de referencia. -Cuarto capítulo, se llevó a cabo el método, este ayuda a recopilar información para la elaboración del manual de procedimientos. -Quinto capítulo, se implementaron los resultados en los cuales se realizaron los manuales de procedimientos en las áreas de producción y ventas en este se describieron las actividades de cada uno de los puestos de cada trabajador en sus áreas, así como la realización de sus respectivos diagramas de flujo y sus formatos a utilizar para su mayor control dentro de la empresa. Por último se realizaron las conclusiones del proyecto y recomendaciones para la empresa.

se implementaron

Se espera que este documento sea de gran utilidad para la empresa textil POLO STATE CORPORATION.

v

I DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

1

1. ANTECEDENTES

WLR UNITED CORPORACION y COMERCIALIZADORA MAQUSA S.A DE CV. Decidieron incorporarse en mayo del 2014 para dar inicio a una sola empresa llamada POLO STATE CORPORATION, esta unión dio como resultado una microempresa que se dedica al ramo textil, fabricando playeras para hombre, cuenta con 9 trabajadores en total, sus ingresos fueron de aproximadamente de $500,000 pesos en el primer semestre del año 2014, para la compra de maquinaria y materia prima a utilizar para la producción de las playeras. Su giro es de tipo industrial ya que este tipo de empresa su actividad primordial es la producción de bienes mediante la trasformación de materias primas. Este giro a su vez es susceptible de clasificarse como una empresa manufacturera porque es una empresa que trasforma las materias primas en productos terminados, esta produce bienes de consumo final para satisfacer directamente la necesidad del consumidor.

2

1.1 UBICACIÓN

La empresa POLO STATE CORPORATION actualmente cuenta con dos talleres ubicados en:

1). WLR UNITED CORPORACION

Dirección: Calle sagrado corazón No. 23 Col. Pantitlan México Distrito Federal.

3

2). COMERCIALIZADORA MAQUSA, SA. DE CV.

Dirección: Calle oriente 16 No. 34 Col. Reforma Estado de México.

Oriente 16 34

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2. FILOSOFIA ORGANIZACIONAL

OBJETIVO

Satisfacer las necesidades de nuestros clientes brindando un producto de alta calidad, confort y diseño de última generación.

MISIÓN Queremos ser una empresa que satisfaga a los clientes por medio de diseño moda y calidad a precios competitivos, así como abastecer el mercado en el Distrito Federal y en el Estado de México.

VISIÓN Ser una empresa que garantice la calidad en la producción de playeras y cumplir con las expectativas del cliente, así como la satisfacción del mismo para poder elevar nuestras ventas en todo el territorio nacional.

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VALORES

Honestidad: Cumplir con nuestros compromisos y obligaciones, así como obtener la confianza de nuestros compradores, mayoristas y minoristas. Responsabilidad: Es muy importante dentro y fuera de la empresa, para comprometernos con las actividades. Respeto: Mantener una armonía dentro del equipo de trabajo, así como con nuestros clientes, con el fin trabajar adecuadamente. Humildad: aceptar nuestras debilidades y errores, con un enfoque positivo y una actitud proactiva hacia la mejora. Compromiso: cumplir con las asignaciones aceptadas, con un enfoque al logro de los objetivos, garantizando personalmente que los resultados sean correctos.

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3. ORGANIGRAMA Director de compras Arturo Jaramillo Encargado de corte

Encargado de ojal, botón, etiquetado y terminado

Nélida Peñaloza

Guillermo Luna Maldonado

Gerente general Walter Luna Reyes

Encargado de estampado

Encargado de ventas

Jhon Hernández

Jorge Rivera

Encargada de bordado Ana María Reyes

Ayudante de bordado Mónica Luna

Encargada de maquila Guadalupe Ramírez 7

3.1 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

Gerente general Encargado de mantener una organización dentro de la empresa y alcanzar los objetivos planteados de la misma.

Director de compras Encargado de comprar la materia prima al conseguir las mejores cotizaciones mejores proveedores.

y a los

Encargado de corte Realizar el corte de la tela con sus respectivos moldes y empacar los cortes de acuerdo a su modelo.

Encargado de estampado Estampar los frentes de las playeras con los diseños elegidos por el gerente general y clasificar cada diseño.

Encargada de bordado Programar el diseño en la bordadora con ayuda de un software especializado y llevar acabo el bordado.

Ayudante de bordado Encardada de los detalles del bordado y procurar que el mismo salga a la perfección.

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Encargada de Maquila Realizar el ensamble de los cortes de la playera de acuerdo a los diferentes modelos realizados por el gerente general.

Encargado de ojal, botón, etiquetado y terminado Terminar los detalles de la playera y empacarlas para su respectiva venta.

Encargado de ventas Realizar los pedidos realizados por los clientes en tiempo y en forma, llevando a cabo un control sobre ellos.

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4. PRODUCTOS

La empresa POLO STATE CORPORATION fabrica playeras tipo polo con diferentes modelos sus características principales son las siguientes: Modelos Tipo polo

Tipo tela Piqué

de Tallas

Colores

Características

Marcas

CH , MED Azul , jade, , GDE rojo , verde , blanco , morado , rosa CH , MED Azul , jade, , GDE rojo , verde , blanco , morado , rosa CH , MED Azul , jade, , GDE rojo , verde , blanco , morado , rosa

Playera tipo polo POLO UNITED clásica con insertos AEROSPACE de bordados.

Polo pique triángulos

CH , MED Azul , jade, M GDE rojo , verde , blanco , morado , rosa

POLO UNITED AEROSPACE

Polo Pique franja en medio

CH, MED , Azul , jade, GDE rojo , verde , blanco , morado , rosa

Polo franja lateral

Pique

Polo mitad

Pique

Playera cuello v POLO UNITED con combinaciones AEROSPACE de colores en la franja lateral Playera tipo polo con un color a la mitad y la otra en otro color con colores especiales y combinaciones adicionales Playeras tipo polo con combinaciones en el frente en forma de triángulos a la altura del pecho.

POLO UNITED AEROSPACE

Playera tipo polo POLO UNITED con una franja que AEROSPACE cruza de lado a lado con un tapacosturas especial que remarca el lado a lado que recorre la playera.

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5. COMPETENCIA

Recientemente POLO STATE CORPORACION se ha percatado de sus insuficiencias debido a que es una empresa nueva con diferentes debilidades, cada vez se da a conocer más en el mercado con el paso del tiempo porque se destaca por su buena calidad en sus productos.

Sus principales competidores son los siguientes: 1- POLO SEVEN 2- POLO CLUB 3- POLO BY RALPH LAUREN 4- POLO STAR 5- AERPOSTALE 6- ABERCROMBIE AND FITCH 7- HOLLISTER CALIFORNIA 8- POLO HPC 9- ECKO UNLIMITED 10- ADIDAS

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6. ANÁLISIS SITUACIONAL

Se realizaron dos análisis para identificar como se encuentra en estos momentos la empresa POLO STATE CORPORATION los cuales son:

6.1 MEZCLA DE MARKETING Este análisis tiene como finalidad la especificación de cada una de las 4PS con las que cuenta la empresa estas son las siguientes:

Producto La empresa POLO STATE CORPORACIÓN, está dedicada al ramo textil fabricando playeras tipo polo y cuello V para el hombre específicamente. La base es la playera polo en tres diferentes tipos de corte como es CLÁSICO, SLIM y BIG AND TALL en diferentes tallas. Las telas que se usan para la playera tipo polo son chiffon con un gramaje de 220 gramos y pique con un gramaje de 190 gramos. Para la playera cuello V solo hay un tipo de corte denominado SLIM en tres diferentes tallas CH, MED Y GDE. Se utiliza la tela tipo chiffon únicamente con un gramaje de 220 gramos.

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Precio En POLO STATE CORPORATION se aplican varias políticas de precio.

Clásica 1 bordado Publico general : 90 Mayoreo 1: 75 Mayoreo 2 : 70 Cuello v 1 bordado. Publico general : 80 Mayoreo 1: 70 Mayoreo 2 : 65

(POLO STATE CORPORATION) Tabla de precios Clásica 2 bordados. Clásica 1 bordado y Clásica 2 bordados estampado. y estampado. Publico general : 95 Publico general : 90 Publico general : Mayoreo 1: 80 Mayoreo 1: 75 100 Mayoreo 2 : 75 Mayoreo 2 : 70 Mayoreo 1: 95 Mayoreo 2 : 85 Cuello v 1 bordado Cuello v 2 bordados y y estampado. estampado. Publico general : 80 Publico general : 90 Mayoreo 1: 70 Mayoreo 1: 80 Mayoreo 2 : 65 Mayoreo 2 : 75

Mayoreo 1: compras mayores de 3 piezas en adelante. Mayoreo 2: compras mayores de 50 piezas en adelante.

Plaza Los canales de distribución utilizados son principalmente las ventas al mayoreo en la zona de Mixcalco en el Distrito Federal, La Lagunilla, en Cuautla Morelos Mercado Nuevo Siglo, San Martin Texmelucan, y los mercados minoristas de la zona oriente de Nezahualcóyotl, Estado de México. Se pretende ampliarse en Michoacán, y Guadalajara.

la zona del Bajío incluyendo León Guanajuato, Celaya,

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Promoción

Para promocionar la marca POLO STATE, la empresa hará una serie de playeras cuello redondo para regalarlas al público, se busca tener más presencia, así como promocionar productos y la marca. La dinámica será así: En la compra de cualquier producto de la marca POLO STATE, se obsequiara una playera de regalo. Descripción de la playera La playera tendrá un peso de 100 gramos por pieza, en color blanco y para la empresa tendrá un costo de 13 pesos incluyendo mano de obra y tela. Esta promoción será solo dos veces al año en el mes de agosto y en el mes de enero.

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6.2 ANÁLISIS FODA Este análisis tiene como finalidad determinar las fuerzas y debilidades que existen dentro de la empresa así como sus oportunidades y amenazas que existen fuera de la misma

-

-

Fortalezas Capacidad de producción. tela en stock. Conocimiento de maquinaria industrial. Alta calidad de productos. Personal capacitado para el diseño y manejo de maquinarias. Personal capacitado para el manejo de software especializado. Espacio propio para la producción.

Debilidades Marca no reconocida. Publicidad escasa. Falta de clientes Falta de administración en el área de producción. Falta de página web

-

-

Oportunidades Crecimiento constante del mercado. Declive de la competencia. Nuevos prospectos interesados en los productos.

Amenazas Productos asiáticos que amenazan con entrar al mercado mexicano. Precios más bajos. Nuevos competidores. Nuevas reformas fiscales. Nuevos impuestos.

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II ANTECEDENTES DEL PROYECTO

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1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La empresa POLO STATE CORPORATION se dio a la tarea de realizar un análisis interno y externo, este arrojo información muy importante para determinar cuál es el problema que afecta, se encontraron dos debilidades muy importantes, son las siguientes:

-Falta de administración en el área de producción. -Falta de clientes por mala administración en el área de ventas.

Por lo tanto el problema de la empresa es la falta de control administrativo que hay en el área de producción y ventas. Se pretende resolver estas dos debilidades de la empresa, con el propósito de convertirlas en fortalezas, con la realización de un manual de procedimientos, llevarlo a cabo dentro del área de ventas y el área de producción, así se lograr control administrativo eficaz.

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2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

Elaborar un manual de procedimientos, el cual ayudara a la empresa POLO STATE CORPORATION a tener un control administrativo dentro del área de producción y el área de ventas de playeras.

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

-

Determinar el procedimiento en la elaboración de las playeras con el fin de detectar las fallas y poder proponer mejoras.

-

Determinar el procedimiento de ventas, que se lleva realizara en la empresa y con sus clientes, con el fin de detectar fallas y proponer mejoras.

-

Diseñar los formatos que intervienen en los procedimientos en el área de producción y en el área de ventas con el fin de obtener un control en ellas.

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3. JUSTIFICACIÓN

Actualmente, la efectividad de las empresas textiles no solo depende del producto y la calidad que se ofrece, sino también de las estrategias mercadológicas que se llevaran a cabo para mantenerse dentro del mercado que está cada vez más competitivo. La empresa POLO STATE CORPORATION, requiere de un control efectivo, sobre todo en su administración en el proceso de fabricación del producto así como en ventas personales, es por eso que se tomó la decisión de la realización de un manual de procedimientos, ya que con este la empresa podrá conocer las actividades que llevan a cabo en estas dos importantes áreas y realizar diferentes formas para tener un mejor control. Al terminar este manual de procedimientos se justificaran los fallas que existen en el área de producción y el área de ventas, así mismo se obtendrán las posibilidades de convertir sus debilidades en fortalezas al proponer mejoras a la empresa en estas dos importantes áreas. Este proyecto permitirá poner en práctica los conocimientos y habilidades que se han desarrollado, mediante la estancia en la universidad y en la carrera en ingeniería en negocios y gestión empresarial, desarrollando la creatividad, gracias a los sistemas de control administrativo, se podrá elaborar un documento final del proyecto para obtener el título de la carrera llevada a cabo.

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III MARCO TEÓRICO

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1. ¿QUÉ ES UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PARA QUE SIRVE?

Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el quehacer cotidiano de las diferentes áreas de una empresa. En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la empresa. Además, con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un tiempo definido. Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial de un conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Todo procedimiento implica, además de las actividades y las tareas del personal, la determinación del tiempo de realización, el uso de recursos materiales, tecnológico y financiero, la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr un eficiente y eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa. Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j.

k.

Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal. Auxilian en la inducción al puesto. Describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa. Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo. Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se Siguen para el desarrollo de las actividades de rutina Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo eficiente de la información. Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal. Proporcionan una visión integral de la empresa al personal. Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento. Son guías del trabajo a ejecutar.

Un sistema está basado en varios procedimientos interdependientes.

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2. TIPOS DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

Manual de procedimientos Constituye un documento técnico que incluye información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad para la realización de una función, actividad o tarea específicas en una organización. Todo procedimiento incluye la determinación de tiempos de ejecución, el uso de recursos materiales y tecnológicos, así como la aplicación de métodos de trabajo y control para desarrollar las operaciones de modo oportuno y eficiente. La descripción de los procedimientos permite comprender mejor el desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos, lo que propicia la disminución de fallas y el incremento de la productividad.

Manual de ventas Es un compendio de información específica para apoyar la función de ventas; puede incluir: -Definición de estrategias de comercialización. -Descripción de productos o ambos servicios. -Mecanismos de negociación. -Políticas de funcionamiento. -Estructura de la fuerza de ventas. -Análisis de la competencia. -División territorial por responsable, cliente, producto o servicio. -Forma de evaluar el desempeño.

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Manual de producción Elemento de soporte para dirigir y coordinar procesos en todas sus fases. Constituye un auxiliar muy valioso para uniformar criterios y sistematizar líneas de trabajo en áreas de fabricación.

Manual de organización Estos manuales contienen información detallada sobre los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura organizacional, organigrama, misión y funciones organizacionales. Cuando corresponden a un área específica comprenden la descripción de puestos; de manera opcional pueden presentar el directorio de la organización.

Manual de gestión de calidad Documentos que describen y consignan los elementos del sistema de gestión de calidad, el cual incluye información sobre el alcance, exclusiones, directrices de calidad; responsabilidad y autoridad del sistema de gestión de calidad; mapas de procesos; sistemas de gestión de la calidad; responsables de la alta dirección; gestión de recurso; realización del servicio o producto.

Manual de contenido múltiple Estos manuales concentran información relativa a diferentes tópicos o aspectos de una organización. El objetivo de agruparla en un solo documento obedece básicamente a las razones siguientes: -Que sea más accesible para su consulta. -Que resulte más viable económicamente. -Que sea una instrucción del nivel directivo.

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3. ELABORACIÓN DE LOS MANUALES

Para realizar un manual primero se debe llevar el siguiente contenido:

-Antecedentes. -Base legal. -Estructura orgánica. -Organigrama -Cultura organizacional

Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes pasos:

Introducción Es una exposición de lo que es el manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y necesidad de mantenerlo vigente.

Objetivo Explicar el propósito que se pretende cumplir con el procedimiento.

Políticas o normas de operación Criterios que formulan de manera explícita para orientar y facilitar el desahogo de las operaciones que llevan a cabo las instancias que participan en el procedimiento.

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Procedimiento (descripción de las operaciones) Presentación por escrito, en forma narrativa, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, para lo cual se anota el número de operación, el nombre de las áreas responsables de llevarlas a cabo y, en la descripción, explicar en qué consiste, como, donde y con que se lleva a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es general y comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación; si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación.

Diagramas de flujo Estos diagramas, representan de manera gráfica la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento, el recorrido de formas o materiales o ambas cosas. En ellos se muestran las áreas o unidades administrativas y los puestos que intervienen en cada operación descrita. Además, pueden mencionar el equipo o los recursos que se deben utilizar en cada caso. Para facilitar su comprensión, los diagramas deben presentar, en forma sencilla y accesible, una descripción clara de las operaciones. Para este efecto, es aconsejable el empleo preciso de símbolos, gráficos simplificados o ambos. Asimismo, conviene que las operaciones se numeraron en la descripción escrita del procedimiento se anoten en el mismo orden en el diagrama.

Formularios o impresos (formas) Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan después de los diagramas de flujo, que a su vez se mencionan, por lo regular, en el apartado de ¨concepto¨. En cada espacio que deba ser llenado debe incluirse un número consecutivo encerrado en un círculo.

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Instructivos Cuando las formas no incluyen instrucciones de llenado es conveniente elaborar un instructivo que incluya el número de referencia, que corresponde al número consecutivo encerrado en un círculo en las formas; el título que identifica cada área, que es el nombre del apartado en el formulario donde se colocó el numero encerrado en un círculo y las instrucciones para su llenado, que es una breve descripción del texto se anota en el formulario.

4. DIAGRAMAS DE FLUJO Es un esquema para representar gráficamente un algoritmo. Se basan en la utilización de diversos símbolos para representar operaciones específicas, es decir, es la representación gráfica de las distintas operaciones que se tienen que realizar para resolver un problema, con indicación expresa el orden lógico en que deben realizarse. Los diagramas de flujo son importantes porque nos facilita la manera de representar visualmente el flujo de datos por medio de un sistema de tratamiento de información, en este realizamos un análisis de los procesos o procedimientos que requerimos para realizar un programa o un objetivo.

Símbolos utilizados en los diagramas de flujo

Se utiliza para representar el inicio o el fin de un algoritmo. También puede representar una parada o una interrupción programada que sea necesaria realizar en un programa.

Se utiliza para un proceso determinado, es el que se utiliza comúnmente para representar una instrucción, o cualquier tipo de operación que origine un cambio de valor.

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Símbolo utilizado para representar una entrada o salida de información, que sea procesada o registrada por medio de un periférico.

Es utilizado para la toma de decisiones, ramificaciones, para la indicación de operaciones lógicas o de comparación entre datos.

Es utilizado para enlazar dos partes cualesquiera de un diagrama a través de un conector de salida y un conector de entrada. Esta forma un enlace en la misma página del diagrama.

Es utilizado para enlazar dos partes de un diagrama pero que no se encuentren en la misma página.

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IV MÉTODO

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Se inició con un instrumento que se pretende aplicar a los trabajadores ,para recopilar información con ayuda de cuestionarios para los 8 trabajadores con los que cuenta la empresa, este se realizara con el fin de determinar cada una de sus actividades de cada trabajador, en el proceso de fabricación de las playeras. Esta información se utilizara para la elaboración de un manual de procedimientos.

El siguiente cuestionario es el que se pretende aplicar:

Nombre del trabajador: 1. ¿Qué puesto ocupa en la empresa?

2. ¿Qué actividades realiza dentro su puesto?

3. ¿Cuáles son los pasos que le conciernen playeras?

para la fabricación de las

4. ¿Qué tipos de recursos ocupa para la fabricación de las playeras?

5. Utiliza algún formato para el control del procedimiento de acuerdo a su cargo, si es así especifique ¿Para qué lo utiliza? Y ¿Qué tipo de formato es?

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1. JUSTIFICACIÓN DE LAS PREGUNTAS DEL CUESTIONARIO

1. ¿Qué puesto ocupa en la empresa? Realizada con la intención de saber en qué puesto y que es lo que hace en la empresa. 2. ¿Qué actividades realiza dentro su puesto? Tiene la intención de ver cuáles son las actividades que realiza en la empresa. 3. ¿Cuáles son los pasos que le conciernen para la fabricación de las playeras? Realizada solo al personal que está directamente relacionado con la producción y también para saber qué pasos sigue dentro de las actividades que le toca realizar. 4. ¿Qué tipos de recursos ocupa para la fabricación de las playeras? Saber que recursos utiliza y con qué frecuencia para ir haciendo un listado de los recursos que se usan con más frecuencia.

5. Utiliza algún formato para el control del procedimiento de acuerdo a su cargo, si es así especifique ¿Para qué lo utiliza? Y ¿Qué tipo de formato es? Realizada para saber qué tipo de administración es utilizada con esto se pretende diseñar los formatos necesarios para que cada área de la empresa utilice su formato y esto conlleve a una mejora administrativa.

30

1.1. CUANTIFICACIÓN DE RESULTADOS A continuación se presentan los resultados que se obtuvieron de los cuestionarios aplicados. Nombre del trabajador

1. ¿Qué cargo ocupa en la empresa?

2. ¿Qué realiza cargo?

Arturo Jaramillo

Director compras

Conseguir las mejores cotizaciones para comprar la materia prima.

de

actividades dentro su

3. ¿Cuáles son los pasos que le conciernen para la fabricación de las playeras?

4. ¿Qué tipos de recursos ocupa para la fabricación de las playeras?

5. Utiliza algún formato para el control del procedimiento de acuerdo a su cargo, si es así especifique ¿Para qué lo utiliza? Y ¿Qué tipo de formato es?

1-buscar proveedores de materia prima

Una camioneta para el trasporte de la materia prima y la distribución de la misma.

Si, una orden de compra, para mantener un control de qué materia prima se compró.

-Cortadora de tela pequeña y grande.

No utiliza ningún formato

2- identificar y cotizar el material que se utilizara. 3-Comprar el material. 4- trasportar la materia prima al almacén de la empresa. 5-Distribuir la materia prima con cada uno de los encargados de cada área.

Nélida Peñaloza

Encargada de corte

Cortar la tela con sus respectivos moldes y empacar los cortes de acuerdo a su modelo.

1. Seleccionar la tela 2. Acomodar la tela para su corte. 3. Acomodar los moldes 4 .Marcar los moldes sobre la tela. 5. Cortar los moldes marcados en la tela.

-Tijeras. -Telas -Marcadores especiales.

6. Contar las piezas de cada molde.

-Moldes. 7. Distribuir y empacar las piezas por forma y color. 9. Entregar los paquetes al gerente.

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Ana María Reyes

Encargada de bordado

Programar el diseño en la bordadora y llevar acabo el bordado.

1.Recibir los frentes de las playeras

-Hilos.

2. Programar los diseños en la maquinaria.

-Bordadora de 20 cabezas.

3. Checar que los hilos y las puntadas sean las correctas. 4. Poner los frentes de la playera en las cabezas de la bordadora con su aro y pellón. 5. Dar inicio a la producción del bordado y supervisarlo.

No utiliza ningún formato

-pellón. -Aros especiales. - software especializado. -Tijeras

Mónica Luna

Ayudante bordado

de

Realizar y Encargarme de los detalles del bordado y procurar que el mismo salga a la perfección.

1. Retira el frente de la playera.

-Tijeras

2. Quitar el pellón del bordado.

-Deshebrado

No utiliza ningún formato

3. Acomodar y seleccionar cada frente de acuerdo al modelo de bordado. 4. acomodar los cortes con su número de corte y por modelo en una bolsa para entregar al maquilero. 5. Entregar las bolsas con el director general, para que el haga entrega al maquilero.

32

Guillermo Luna

Jorge Rivera

Encargado de terminado

Encargado de ventas

Terminar los detalles de la playera y empacarlas para su respectiva venta.

Entregar los pedidos realizados por los clientes en tiempo y en forma.

1. Recibir las playeras. 2. Poner los botones con el hilo del mismo color de la playera. 3. Realizar los ojales. 4. Doblar y acomodar las playeras en paquetes de 10. 5. Etiquetar cada una de las playeras de acuerdo a la marca. 6. Empacar los paquetes de playeras y entregarlos al gerente general,

1 .Recibir orden de venta por el gerente. 2 .Seleccionar las playeras. 3.Transportar las playeras con el cliente 4.Mostrar las playeras al cliente 5.Firmar la orden de venta 6.Pedir firma del cliente 7.Entregar la mercancía 8Entregar copia de la orden de venta y entregar original al gerente

-Máquina de botón y de ojal.

No utiliza ningún formato

-Hilos. -Botones. -Tijera.

se ocupa una camioneta para el trasporte de la mercancía.

Si, una orden de venta, para mantener control en los pedidos del cliente.

33

V RESULTADOS

34

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

35

ÍNDICE Pág. 1. Autorización del manual. 2. Introducción. 3. Antecedentes. ÍNDICE 4. Filosofía organizacional. 5. Organigrama 6. Objetivo del manual. 7. Alcance 8. Políticas y reglas 9. Marco jurídico. Procedimientos para la fabricación de playeras. Formatos a utilizar. 10. Orden de producción 10.1. Instructivo para el llegado de la orden de producción 10.2. Manejo de la orden de producción 10.3. Orden de compra 10.4. Instructivo para el llenado de la orden de compra 10.5. Manejo de la orden de compra Procedimientos de ventas. Formatos a utilizar. 11. Orden de Venta 11.1. Instructivo para el llegado de la orden de venta 11.2. Manejo de la orden de venta

37 38 39 40-41 42 43 43 44 45-46 47-58 59 60 61-62 63 64 65-66 67 68-70 71 72 73 74

36

1. AUTORIZACIÓN DEL MANUAL

Nombre del manual: manual de procedimientos para la producción y ventas de playeras. Contenido: introducción, objetivo del manual, alcance, políticas y reglas, marco jurídico. Procedimientos para la fabricación de playeras: - formatos a utilizar: orden de producción y orden de compra con sus respectivos Instructivos de llenado y su forma de manejarlas dentro de la empresa. Procedimientos de venta: - formato a utilizar: orden de venta con su respectivo instructivo de llenado y su forma de manejarla dentro de la empresa.

HOJA DE REVISION NOMBRE

PUESTO

JORGE RIVERA

ENCARGADO DE VENTAS

WALTER LUNA

DIRECTOR GENERAL

ARTURO JARAMILLO

GERENTE DE COMPRAS

FIRMA

FECHA

37

2. INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Procedimientos tiene como propósito contar con una guía clara y específica que garantice la óptima operación y desarrollo de las diferentes actividades de POLO STATE CORPORATION, para que este sirva como un instrumento de apoyo y mejora.

Comprende en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones de los procedimientos a seguir, para cada actividad laboral, promoviendo el desarrollo y avance de los procedimientos con sus respectivos diagramas de flujo y formatos utilizados.

Es importante señalar, que este manual de procedimientos está sujeto a una actualización en la medida que se presenten variaciones en la ejecución de los procedimientos, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica de la empresa, o bien en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo, con el fin de cuidar su vigencia.

38

3. ANTECEDENTES

WLR UNITED CORPORACION y COMERCIALIZADORA MAQUSA S.A DE CV. Decidieron incorporarse en mayo del 2014 para dar inicio a una sola empresa llamada

POLO STATE CORPORATION, esta unión dio como resultado una

microempresa que se dedica al ramo textil, fabrica playeras para hombre, cuenta con 9 trabajadores en total, sus ingresos fueron de aproximadamente de $500,000 pesos en el primer semestre del año 2014, para la compra de maquinaria y materia prima a utilizar para la producción de las playeras. Su giro es de tipo industrial ya que este tipo de empresa su actividad primordial es la producción de bienes mediante la trasformación de materias primas. Este giro a su vez es susceptible de clasificarse como una empresa manufacturera porque es una empresa que trasforma las materias primas en productos terminados, esta produce bienes de consumo final para satisfacer directamente la necesidad del consumidor.

39

4. FILOSOFÍA ORGANIZACIONAL

OBJETIVO

Satisfacer las necesidades de nuestros clientes brindando un producto de alta calidad, confort y diseño de última generación.

MISIÓN

Queremos ser una empresa que satisfaga a los clientes por medio de diseño moda y calidad a precios competitivos, así como abastecer el mercado en el Distrito Federal y en el Estado de México.

VISIÓN

Ser una empresa que garantice la calidad en la producción de playeras y cumplir con las expectativas del cliente, así como la satisfacción del mismo para poder elevar nuestras ventas en todo el territorio nacional.

40

VALORES

Honestidad: Cumplir con nuestros compromisos y obligaciones, así como obtener la confianza de nuestros compradores, mayoristas y minoristas. Responsabilidad: Es muy importante dentro y fuera de la empresa, para comprometernos con las actividades. Respeto: Mantener una armonía dentro del equipo de trabajo, así como con nuestros clientes, con el fin trabajar adecuadamente. Humildad: aceptar nuestras debilidades y errores, con un enfoque positivo y una actitud proactiva hacia la mejora. Compromiso: cumplir con las asignaciones aceptadas, con un enfoque al logro de los objetivos, garantizando personalmente que los resultados sean correctos.

41

5. ORGANIGRAMA Director de compras Arturo Jaramillo Encargado de corte

Encargado de ojal, botón, etiquetado y terminado

Nélida Peñaloza

Guillermo Luna Maldonado

Gerente general Walter Luna Reyes

Encargado de estampado

Encargado de ventas

Jhon Hernández

Jorge Rivera

Encargada de bordado Ana María Reyes

Ayudante de bordado Mónica Luna

Encargada de maquila Guadalupe Ramírez 42

6. OBJETIVO DEL MANUAL

Sistematizar y ordenar las actividades de la empresa con la implementación de procedimientos en el área de producción y en el área de ventas, para facilitar y proporcionar información necesaria para la mejora continua, para obtener un mejor control administrativo dentro de la empresa POLO STATE CORPORATION.

7. ALCANCE

Este manual está realizado para los departamentos de producción y de ventas.

43

8. POLÍTICAS Y REGLAS

Las siguientes políticas y reglas de la empresa se elaboraron con el fin de mantener un mejor control en los procedimientos realizados en el área de producción y en el área de ventas. Estas se deben seguir y respetar.

Políticas

-

Compromiso con la mejora continua, de productos, procesos y el sistema de gestión de la calidad.

-

Cumplir siempre con los pedidos del cliente anotados en una orden de venta.

-

Mantener la máxima calidad en el producto.

-

Capacitación constante del personal, logrando la mejor utilización de los recursos que tienen a su disposición.

Reglas

-

Respetar el horario de entrada y salida de la empresa.

-

El encargado de corte debe de utilizar un protector para su mano, el cual es un guante de metal, proporcionado por la empresa.

-

Mantener la maquinaria en óptimas condiciones para su utilización.

-

Entregar el pedido acordado por gerente general en su determinado tiempo.

44

9. MARCO JURÍDICO . Tipo de propiedad La empresa cuenta con una marca registrada con la cual comercializa sus productos.

Marca Registrada.

Con registro en proceso, número de acta 134839 Para ser comerciante se debe cumplir con los requisitos legales contenidos en el Código de Comercio, entre los cuales destacan: Las personas morales, es decir las sociedades mercantiles, deben satisfacer las exigencias de la legislación correspondiente y no tener impedimento legal.

Derechos y obligaciones del trabajador para la empresa POLO STATE CORPORATION.

Derechos . -

Derecho a recibir el salario acordado, cumpliendo su jornada laboral. de 8 horas efectivas Recibir un trato digno, sin faltas al respeto o alguna agresión. Recibir auxilio en caso de alguna situación de riesgo o accidente. Derecho a recibir bonificaciones por su excelente desempeño dentro de la empresa Recibir capacitación continua Participar en la empresa, ya sea en proponer algo o dar su punto de vista sobre algún tema en su área o departamento. Recibir útiles e instrumentos que estén en condiciones óptimas para trabajar.

45

Obligaciones -

Debe de cumplir con las horas de trabajo que marca la ley. Guardar escrupulosamente los secretos técnicos y comerciales de la empresa. Cumplir con las normas de trabajo que sean aplicadas. Observar las medidas preventivas e higiénicas. Vacaciones Cada uno de los trabajadores con antigüedad mayor a un año tendrá derecho a vacaciones en el mes de agosto por un periodo de 2 semanas con goce de sueldo al 70 % los departamentos que incluyen este beneficio será el departamento de bordado, terminado y corte.

. :

46

PROCEDIMIENTO PARA LA FABRICACIÓN DE PLAYERAS

47

Puesto: Director de compras Función

Objetivo

Formato utilizado

1-recibir la orden de compra con el Conseguir y comprar la Orden de compra listado de materiales a comprar.

materia prima así como distribuirla

a

sus

-Original entrarla al gerente general.

2-cotizar precios con los diferentes respectivos encargados -Una copia se la proveedores.

en

3-seleccionar cual es el

el

área

de debe quedar él.

proveedor producción.

indicado para la compra de materiales requeridos. 4-llegar

al

punto

de

venta

del

proveedor. 5-levantar un pedido con los artículos necesarios

para

la

producción,

mediante la orden de compra. 6- realizar el pago indicado por el proveedor. 7-trasportar los materiales al almacén de la empresa. 8-entregar orden de compra original al gerente. 9-distribuir

|el

material

con

sus

respectivos encargados.

48

Puesto: Director de compras. Área de (corte, bordado y

Director de compras

Gerente general

maquila)

Inicio

Recibir la orden de compra con el listado de materiales a comprar 1

Entregar orden de compra con sus respectivos materiales a comprar

Cotizar precios con diferentes proveedores. 2 11 Seleccionar cual es el proveedor indicado para la compra de materiales requeridos. 3 Llegar al punto de venta del proveedor 4 Levantar un pedido con los artículos necesarios para la producción, mediante la orden de compra. 5

1

49

Encargados (corte,

Director de compras

Gerente general

bordado y maquila)

1

Realizar el pago indicado por el proveedor. 6

Recibir la orden de compra

Copia de Orden de compra para el Dir. Compras.

Dirigirse al almacén con el director de compras.

Trasladar los materiales al almacén de la empresa. 7

Verificar si el material comprado coincide con la orden de compra

Entregar la orden de compra original al gerente 8 Original de Orden compra para el gerente

Trasportar y distribuir el material con sus respectivos encargados 9

de

Ordenar que se distribuyan los materiales con cada uno de los departamentos de producción.

Si

Coinciden los materiales ?

No

Regresar los materiales comprados erróneamente.

Recibir y almacenar los materiales para su respectivo uso en la producción. Fin

50

Puesto: Encargado de corte Función

Objetivo

1. recibir la lista de los modelos a Cortar la tela de forma correcta siguiendo cortar

el procedimiento adecuado, así como

2. seleccionar las telas indicadas de entregar los cortes al gerente general en la fecha acordada.

acuerdo a los modelos. 3. tender la tela necesaria para iniciar el corte. 4.

acomodar

los

moldes

correspondientes. 5 .marcar los moldes con una greda sobre la tela. 6. iniciar el corte con ayuda de una maquina cortadora 7. contar las piezas de cada uno de los modelos. 8. empacar los cortes por modelo y entregarlos al gerente, para que el los entregue al encargado de bordado.

51

Puesto: Encargado de corte

Encargada de corte

Gerente general Inicio

Entregar la lista de modelos para la producción de playeras.

Recibir la lista de los modelos a cortar. 1

Seleccionar las telas indicadas de acuerdo a

los

requeridos.

modelos 2

Tender la tela necesaria para iniciar el corte. 3

Acomodar los moldes correspondientes 4

Marcar los moldes con una greda. 5

Iniciar el corte con ayuda de una maquina cortadora. 6

Contar las piezas de cada uno de los modelos. 7 1

52

Gerente general

Encargada de corte

1

Cortar las piezas faltantes

No

Están completas?

Si Recibir los paquetes y traspórtalos con el encargado de bordado.

Empacar los cortes por modelo y entregarlos al gerente para llevarlos a bordar. 8

53

Puesto: Encargado de Bordado

Función

Objetivo

1- Recibir los paquetes de los Mantener una programación de diseños cortes para iniciar la producción 2- Programar

los

diseños

en la bordadora con ayuda de un

para software especializado, con el fin de

bordar en los frentes de cada que el bordado salga a la perfección. corte. 3- Acomodar

los

frentes

en

la

maquina bordadora. 4- Dar inicio a la producción del bardado. 5- Supervisar

si

el

bordado

producido este en condiciones óptimas de calidad. 6- Terminar la producción.

54

Puesto: Ayudante de bordado

Función

Objetivo

7- Retirar de la maquina los frentes Entregar los frentes de las playeras con y limpiar los bordados.

su respectivo bordado en la fecha

8- Empacar los cortes por modelo, acordada por el gerente general. para entregarlos.

55

Puesto: Encargado y ayudante de bordado

Gerente General

Encargado de bordado

Ayudante

Inicio Entregar los cortes para bordados e indicar que modelo llevara cada uno. Recibir los paquetes de los cortes para iniciar producción del bordado. 1

Programar los diseños para bordar en los frentes de cada corte. 2

Acomodar los frentes en la maquina bordadora.3

Dar inicio a la producción de bordado. 4

Supervisar que el bordado producido este en condiciones óptimas de calidad. 5

Está en óptimas condiciones?

SI Terminar la producción. 6

Recibir los paquetes para trasportarlos con el encargado de estampados.

Fin.

NO

Parar la máquina y verificar el error.

Retirar de la maquina los frentes y limpiar los bordados. 7

Empacar los cortes por modelo, para llevarlos a estampar.8

56

Puesto: Encargado de ojal, botón, etiquetado y terminado

Funciones

Objetivo

1- Recibir las playeras y etiquetas. 2- Realizar

los

ojales

con

la acordada por el gerente general en

maquinaria indicada. 3- Poner

los

Entregar las playeras en la fecha

buen

botones

con

estado

manteniendo

siempre

la calidad y una presentación en ellas.

maquina indicada. 4- Doblar las playeras en paquetes de 10 de acuerdo a su marca. 5- Etiquetar

las

playeras

de

acuerdo a su marca y modelo 6- Empacar

las

playeras

de

acuerdo a su marca y modelo para

entregarlas

al

gerente

general. . 7- Entregar

los

paquetes

de

playeras terminadas al gerente general.

57

Puesto: Encargado de ojal, botón, etiquetado y terminado Gerente general kkkkkkkk

Encargado de terminado

Inicio Entregar las playeras maquiladas, bordadas y estampadas. Así como también sus respectivas etiquetas de cada marca de playera.

Recibir las playeras y las etiquetas 1

Realizar ojales con la maquinaria indicada.

2

Poner botones, con la maquinaria indicada. 3 Doblar las playeras en paquetes de 10 piezas de acuerdo a su marca. 4

Están completas las etiquetas?

NO Avisar al gerente sobre las playeras faltantes

Recibir los paquetes de playeras ya terminadas

Trasladar los paquetes de playeras al almacén de la empresa para después sacarlos a la venta.

SI

Etiquetar las playeras de acuerdo a su marca y modelo 5

Empacar las playeras de acuerdo a la marca y modelo 6

Entregar los paquetes de playeras terminadas al gerente para almacenarlos 7

58 FIN

FORMATOS A UTILIZAR

59

10. ORDEN DE PRODUCCIÓN 1 Fecha de expedición de la orden: _____________ 2 Departamento: _____________

Sírvase producir lo siguiente: 3 Producto: ______________

7

Cantidad: ________

4 Inicio: ____________

8

Terminado: _________

5 No. de pedido: _________________ 6 Fecha de almacén:

Materiales Vale No.

material

9

Labor o trabajo

10 Cantidad

Precio

Valor

No.de

unitario

total

empleados

Total

Nombre

Especificaciones:

Gastos indirectos

11

12

Horas

Cuota

Valor

Horas

Cuota

Cantidad

de

por

total

trabajo

por

total

trabajo

hora

Total

Observaciones

hora

Total

60

10.1. INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE LA ORDEN DE PRODUCCIÓN

No.

Concepto

Se debe anotar

1

Fecha de expedición de la orden

Día, mes, y año del momento en que se elaboró la orden de producción

2

Departamento

Departamento de producción

3

Producto

Tipo de playera que se realizara.

4

Inicio

Día, mes, y año del inicio de la realización del producto.

5

No. De pedido

Numero de pedido consecutivo

6

Fecha de entrada al almacén

Día, mes, y año de entrada del producto al almacén

7

Cantidad

Número de productos que se van a elaborar

8

Fecha de termino

Día, mes, y año de terminación del producto

9

Especificaciones

Especificar si el producto contara detalle solicitado por el cliente

61

10

Materiales

Materia

prima

a

utilizar

con

sus

respectivas especificaciones 11

Labor o trabajo

Especificar el

personal con el que

cuenta el departamento de producción con sus respectivas especificaciones 12

Gastos indirectos

Especificar si hay algún otro tipo de gasto, como por ejemplo horas extras.

62

10.2. MANEJO DE LA ORDEN DE PRODUCCIÓN

OBJETIVO: elaborar y llevar a cabo una orden de producción para tener un control en el procedimiento en la fabricación de las playeras y saber con qué tipos de recursos se contaran.

Clave: S/N

Formulación a cargo del: departamento de producción

No. De ejemplares: 1 original

Distribución: Original para el gerente general de la empresa.

63

10.3. ORDEN DE COMPRA

2

1 3 4 7

5 8

6

10

9

11

12

14

13

15 16

64

10.4. INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO PARA LA ODERN DE COMPRA No.

Concepto

Se debe anotar

1

Proveedor

Nombre del proveedor

2

Orden de compra No

Numero de pedido

3

Fecha de pedido

Día,

mes,

pedido

de

y la

año

del

materia

prima 4

Fecha de entrega

Día, mes, y año de la entrega del pedido

5

Requisición

Numero de requisición

6

Fecha de pago

Día, mes, y año de la realización del pago

7

Solicitante

Nombre del comprador

8

Teléfono

Celular del comprador

9

Cantidad

Número de producto a comprar

10

Concepto

Nombre del producto a comprar

11

Precio

Anotar el precio de cada producto

65

12

Importe

Precio final por productos pedidos

13

Observaciones

Si existe algún detalle en los productos pedidos

14

Subtotal

Precio de todos los productos pedidos

15 16

IVA Total

16% del precio total Precio total más IVA

66

10.5. MANEJO DE LA ORDEN DE COMPRA

OBJETIVO: Elaborar y llevar a cabo una orden de compra que especifique los pedidos que ha solicitado el gerente general para la adquisición de la materia prima.

Clave: S/N

Formulación a cargo del: departamento de compras

No. De ejemplares: 1 original y 1 copia.

Distribución: Original para el gerente general de la empresa, la copia para el director de compras.

67

PROCEDIMIENTO DE VENTAS

68

Puesto: Encargado de ventas Función

Objetivo Cumplir con la cuota

1- Recibir el pedido del cliente, para de venta, para cumplir surtir la mercancía requerida, y con los deseos del así crear una orden de venta. cliente para que este 2- Dirigirse al almacén y quede satisfecho con seleccionar las playeras de su compra de acuerdo al pedido. 3- Empacar

playeras playeras.

las

Formato Orden de venta entregar a: -copia para el comprador -original al

seleccionadas para trasportarlas.

gerente

4- Trasportar las playeras al lugar

general

indicado por el cliente. 5- Mostrar las playeras al cliente para cotejar si su pedido es el indicado. 6- Pedir firma del cliente en la orden

de

venta,

para

la

aceptación de playeras 7- Entregar la mercancía al cliente. 8- Entregar la copia de la orden de venta al cliente. 9- Dirigirse

con

el

gerente

y

entregarle la orden de venta original.

69

Encargado de ventas

Cliente

Gerente general

INICIO

Levantar un pedido

Recibir el pedido del cliente, para surtir la mercancía requerida. Y así poder crear una orden de venta 1

Dirigirse al almacén y Seleccionar las playeras de acuerdo al pedido. 2 Empacar las playeras seleccionadas para entregarlas al cliente 3 Transportar las playeras al lugar indicado por el cliente. 4 Mostrar las playeras al cliente para cotejar si su pedido es el indicado 5

Su pedido es el indicado?

Si Firmar la orden de venta de aceptación de las playeras.

No

Pedir firma del cliente en la orden de venta, para la aceptación de playeras 6 Regresar

Recibir las playeras.

Recibir la copia de la orden de venta para cualquier aclaración. Copia orden de venta

Copia orden venta

de de

Entregar la mercancía al cliente. 7

la mercancía.

Entregar copia de la orden de venta. Al cliente 8 Entregar la orden original de ventas. 9

Recibir la orden de venta original. Original orden 70 de venta

FIN

FORMATO A UTILIZAR

71

11. ORDEN DE VENTA

Producto

1

Piezas

2

Precio

3

5

Observaciones

Folio: 0000

4

6

Total

7

Total $

8

Firma de vendedor

firma del cliente

72

11.1. INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE LA ORDEN DE VENTAS

No.

Concepto

Se debe anotar

1

Folio

Numero de pedido

2

Producto

Tipos

y

modelos

de

playeras

pedidas 3

Piezas

Total de piezas a pedir de cada uno de los productos elegidos

4

Precio

Precio por cada prenda

5

Observaciones

Si existe algún detalle en las playeras que haya pedido el cliente

6

Total de piezas

Las piezas totales del pedido

7

Total de dinero

Suma general de todas la piezas pedidas

8

Firmas

Firma del vendedor y firma del cliente

73

11.2. MANEJO PARA LA ORDEN DE VENTAS

Objetivo: Elaborar ordenes de ventas a mayoristas y minoristas con el fin de que el empresario y el departamento de ventas lleven un control exacto de ellas.

Clave: S/N

Formulación a cargo del: departamento ventas.

No. de ejemplares: 1 original y 2 copias.

Distribución: original para el gerente general, una copia para el cliente y la otra copia para el vendedor.

74

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

75

CONCLUSIONES

A lo largo de esta investigación se llegó a la conclusión de que los manuales de procedimientos resultan indispensables para cualquier organización, gracias a ellos se logra la mayor eficiencia de los recursos, tanto materiales como humanos, ya que facilitan la estandarización de los procesos y la preservación del conocimiento adquirido por la misma organización.

Por otra parte se puede concluir que sin una estructura organizacional adecuada el personal puede afectar al logro de los objetivos planteados por la empresa, por lo tanto una organización será eficiente si su estructura está organizada para cubrir las necesidades de la misma.

Mientras más claras sean sus funciones realizadas dentro de su respectivo puesto de cada uno de los trabajadores de la empresa, se evitarán conflictos y la producción aumentara dentro de la misma.

Al llevar a cabo el análisis situacional de la empresa, resulto evidente formalizar su estructura orgánica y sus operaciones, ya que actualmente se encuentra desorganizada y el poco personal con el que cuenta no tiene bien definidas sus funciones.

76

RECOMENDACIONES

Para cumplir con los objetivos planteados en el desarrollo de la estancia, se hace una serie de recomendaciones para lograr un control administrativo interno y externo de la empresa, estas son las siguientes:

-

Tomar la propuesta del manual de procedimientos y entregarlo a todos los miembros de la organización para que de esta manera se puedan llevar a cabo los procesos realizados. Es importante que se realicen las actualizaciones necesarias en este documento para la mejora o cambios que puedan ocurrir en la empresa.

-

Uso correcto de los recursos materiales con los que cuenta la empresa al ocupar solo el material necesario en el proceso de fabricación de las playeras para no malgastarlos,

con el fin de tener un control en el

procedimiento. -

Implementar una capacitación a los trabajadores sobre los procesos correctos que deben de llevar a cabo en los procedimientos de producción y ventas de las playeras así como también la enseñanza del uso y llenado de los formatos que intervienen en los mismos.

77

GLOSARIO DE TERMINOS

78

Administración Es un proceso muy particular consistente en las actividades de planeación, organización, ejecución, y control, desempeñadas para determinar y alcanzar los objetivos señalados con el uso de seres humanos y otros recursos.

Alcance Es la definición de los puntos que entran y no entran en un proyecto y que es acordado por todas las partes, refiriéndose a todos los requerimientos a satisfacer en el proyecto.

Análisis Se refiere a la descomposición de un todo en sus distintos elementos constituyentes, con el fin de estudiar éstos de manera separada, para luego, en un proceso de síntesis, llegar a un cabal conocimiento integral. Usado en la Estadística y en todas las Áreas del Conocimiento.

Capacitación Es un proceso continuo de enseñanza-aprendizaje, mediante el cual se desarrolla las habilidades y destrezas de los servidores, que les permitan un mejor desempeño en sus labores habituales. Puede ser interna o externa, de acuerdo a un programa permanente, aprobado y que pueda brindar aportes a la institución.

Competencia Es la capacidad de un buen desempeño en contextos complejos y auténticos. Se basa en la integración y activación de conocimientos, habilidades, destrezas, actitudes y valores.

79

Control Es un mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la administración de una dependencia o entidad que permite la oportuna detección y corrección de desviaciones, ineficiencias o incongruencias en el curso de la formulación, instrumentación, ejecución y evaluación de las acciones, con el propósito de procurar el cumplimiento de la normatividad que las rige, y las estrategias, políticas, objetivos, metas y asignación de recursos.

Cotización Establecer un precio, realizar una estimación de algo o abonar una cuota.

Formato Es una forma particular de codificar información para ser almacenamiento, suelen estar asociados a una o más extensiones de archivo que los identifica.

Giro Se refiere al tipo de actividad que desarrolla la empresa.

Implementar Poner en funcionamiento, aplicar los métodos y medidas necesarios para llevar al go a cabo.

Justificación Exponer todas las razones, las cuales nos parezcan de importancia y nos motiven al realizar una Investigación.

80

Manual Es el documento básico que describe el sistema de gestión de la prevención de riesgos laborales adoptado por la organización. Misión Define el negocio al que se dedica la organización, las necesidades que cubren con sus productos y servicios, el mercado en el cual se desarrolla la empresa y la imagen pública de la empresa u organización.

Objetivo Es un logro que nos proponemos en un plazo determinado. El objetivo es (a diferencia de la Visión y Misión) cuantificable, necesita ser medido. Tiene que ser enunciado específicamente y de forma positiva. Además tiene un plazo de tiempo para su concreción.

El Objetivo tiene que estar alineado en el tiempo con la Visión y en el marco con la Misión.

Procedimiento Es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias.

Producción Es un proceso complejo, requiere de distintos factores que pueden dividirse en tres grandes grupos, a saber: la tierra, el capital y el trabajo.

Visión Es una imagen a futuro sobre como deseamos que sea la empresa o como queremos ser el futuro como individuos.

81

BIBLIOGRAFÍA

82

BIBLIOGRAFÍA Control y procedimientos para el manejo de Recursos Humanos, Roberto Castañón Romo, México: Ed. Limusa, primera edición ,2007. Sistemas y procedimientos. Un manual para los negocios y la industria, Lázaro Víctor, México: Ed. Diana S.A, primera edición, 1990.

CIBERGRAFÍA http://macabremoon0.tripod.com//trabajos59/diagrama-flujo/diagrama-flujo.shtml http://www.pymempresario.com/medianas-empresas/pasos-para-hacer-unmanual-de- procedimientos/

83